Empresa fictícia para trabalho de Administração
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O documento descreve a administração e os processos da empresa Solzil Produtora e Exportadora de Soja S/A, abordando desde a organização interna e planejamento estratégico, até os processos de importação e exportação de insumos e produtos. A administração é centrada em métodos clássicos e modernos, tendo como foco a eficiência e a colaboração dos funcionários para maximizar a produção e a qualidade da soja. O trabalho enfatiza a importância de um planejamento rigoroso, e a análise de mercado visa garantir a competitividade da empresa no setor agrícola.
Empresa fictícia para trabalho de Administração
- 1. Faculdade de Tecnologia de Barueri Tecnologia em Comércio Exterior- 1°Semestre Vespertino Solzil Produtora e Exportadora de Soja S/A Barueri, 22 de junho de 2012.
- 2. 2 Tecnologia em Comércio Exterior- 1°Semestre Vespertino Solzil Produtora e Exportadora de Soja S/A Daiane Sombra de Almeida Giselly Rodrigues Nathalie Almeida Pâmella Carolina Wanderleia Maciel
- 3. 3 Pensamos demasiadamente Sentimos muito pouco Necessitamos mais de humildade Que de máquinas. Mais de bondade e ternura Que de inteligência. Sem isso, A vida se tornará violenta e Tudo se perderá. Charles Chaplin
- 4. 4
- 5. 5 SUMÁRIO Introdução ............................................................................................................................. 10 Dados da empresa ................................................................................................................ 11 Nome da Empresa .................................................................................................. 11 Quantidade de Funcionários ................................................................................. 11 Inicio de plantio ...................................................................................................... 11 Processos de um planejamento .......................................................................... 11 Processos administrativo ............................................................................................... 11 Planejar ......................................................................................................................... 12 Prever ............................................................................................................................ 12 Organizar ...................................................................................................................... 12 Comandar ..................................................................................................................... 13 Controlar....................................................................................................................... 13 Volume de Vendas ........................................................................................................... 13 Processo de Produção ..................................................................................................... 13 Exigências hídricas e térmicas .................................................................................. 14 Calagem ........................................................................................................................ 15 Adubação...................................................................................................................... 15 Semeadura .................................................................................................................... 15
- 6. 6 Tratos Culturais ........................................................................................................... 15 Colheita ........................................................................................................................ 15 Processo de Importação ................................................................................................................. 16 Por que importar máquinas? ............................................................................................ 16 Pesquisa de Mercado ......................................................................................................... 16 Como importar? ................................................................................................................ 16 Fluxograma do processo ................................................................................................... 17 Processo de Exportação ................................................................................................................. 18 Por que exportar Soja? ..................................................................................................... 18 Pesquisa de Mercado ......................................................................................................... 18 Como exportar? ................................................................................................................. 18 Fluxograma do processo ................................................................................................... 19 Controle ............................................................................................................................................. 20 Organogramas da empresa ........................................................................................................... 21 Ênfase na estrutura da empresa........................................................................................ 21 Divisão do trabalho .......................................................................................................... 21 Autoridade e responsabilidade Disciplina ...................................................................... 21 Disciplina ............................................................................................................................ 21 Unidade de comando (setores) ........................................................................................ 22 Unidade de Direção ........................................................................................................... 22 Espírito de equipe .............................................................................................................. 22
- 7. 7 Subordinação dos interesses individuais pelos globais (harmonia na empresa) ...... 22 Organograma do escritório ............................................................................................... 23 Organograma do setor de Produção ................................................................................ 24 Localização ....................................................................................................................................... 25 Departamento Administrativo ..................................................................................................... 26 Rapidez nas decisões ......................................................................................................... 26 Confiabilidade .................................................................................................................... 26 Planejamento estratégico .............................................................................................................. 27 Missão ................................................................................................................................. 27 Visão.................................................................................................................................... 27 Análise de Swot ................................................................................................................. 27 Ambiente Interno ........................................................................................................ 27 Ambiente Externo ....................................................................................................... 27 Diagnóstico situacional ..................................................................................................... 28 Objetivos ............................................................................................................................. 28 Vantagem competitiva ...................................................................................................... 29 Estratégia ............................................................................................................................ 29 Plano de ação...................................................................................................................... 29 Cultura organizacional .................................................................................................................. 30 Princípios ............................................................................................................................ 30 Ideologia ............................................................................................................................. 30 Caráter legal das normas e regulamento ......................................................................... 31 Departamento de Recursos Humanos ........................................................................................ 32 Esforço combinado ............................................................................................................ 32
- 8. 8 Fadiga e psicológico .......................................................................................................... 32 Conceito de autoridade ..................................................................................................... 32 Esforço coletivo ................................................................................................................. 33 Efeito Hawthorne ............................................................................................................... 33 Equidade (tratamento) ...................................................................................................... 33 Processo de Seleção e Contratação ................................................................................. 33 Seleção de currículos .................................................................................................. 34 Entrevistas e dinâmicas .............................................................................................. 34 Profissionalização dos participantes ......................................................................... 34 Subordinação dos mais novos aos mais antigos...................................................... 34 Precisão na definição do cargo e na operação ......................................................... 34 Competência Profissional .......................................................................................... 35 Parceiros............................................................................................................................................ 36 Parceiros da Solzil ............................................................................................................. 36 Tomada de decisão .......................................................................................................................... 37 Gráfico I .............................................................................................................................. 37 Diagrama I .......................................................................................................................... 38 Dinâmica: Brainstorming ................................................................................................. 39 Conclusão .......................................................................................................................................... 42 Referências ....................................................................................................................................... 43
- 10. 10 1 Introdução A Administração definida por Chiavenato é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos a fim de alcançar objetivos (2000, p. 5). Este trabalho tem como propósito estudar áreas da administração, através da criação de uma empresa, onde serão desenvolvidas ideias da Teoria Geral da Administração, teoria que fala sobre a importância de ter eficiência e eficácia na organização, ou seja, na administração. Além disso, serão examinados aspectos das escolas, planejamento estratégico, organogramas, tomada de decisão, cultura organizacional e os processos de importação e exportação para uma empresa. Neste trabalho irá ser observada a importância da administração dentro de uma organização, visto por meio da leitura do planejamento estratégico que é possível refletir sobre como o planejamento e a organização podem trazer soluções e até mesmo prevenções contra erros que a empresa possa cometer. Além desses fatores, no planejamento estratégico, pode-se visualizar o perfil da empresa, pela definição da missão e dos valores da mesma e estabelecer a partir disso a cultura organizacional. A tomada de decisão será apresentada com o propósito de ilustrar a importância da gestão da resolução de um problema, visto que através de soluções propostas por gestores, cria-se discursões sobre qual proposta será a melhor para a solução. Em uma empresa desenvolvem-se características de diversas escolas da administração e isso será observado durante a leitura do trabalho, através das classificações dessas características da empresa para as escolas.
- 11. 11 2 Dados da empresa 2.1 Nome da Empresa Solzil Produtora e Exportadora de Soja S/A. 2.2 Quantidade de Funcionários Empresa de médio porte emprega 300 funcionários. 2.3 Inicio de plantio Para o início do plantio de soja na fazenda da empresa Solzil foi necessária a importação dos primeiros grãos de soja da China, mas para se decidir de onde era mais vantajoso importar foi feito um planejamento, descrito abaixo, embasado na Administração Clássica de Fayol. 2.3.1 Processos de um planejamento Processamento de Levantamento de dados Execução Controle dados 2.4 Processo Administrativo Na Administração Clássica define-se o ato de administrar como: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. A Solzil utiliza desses métodos para uma administração mais eficiente.
- 12. 12 O Processo Administrativo é analisado com bastante rigor, como na Administração Clássica de Fayol, pois ele harmoniza todas as atividades do negócio, controla e localiza as fraquezas e erros no sentido de retificá-los e prevenir a ocorrência dos mesmos 2.4.1 Planejar Estabelece os objetivos da empresa, especificando a forma como serão alcançados, desenvolvendo um plano de ações para atingir as metas traçadas. Divide-se em levantamento de dados, processamento de dados, execução e controle. Na empresa Solzil é usado principalmente no processo de importação e exportação, como exemplo na importação dos primeiros grãos de soja, vindos da China, para o início do plantio. 2.4.2 Prever A implantação de qualquer planejamento seria inviável sem a coordenação das atitudes e esforços de toda a empresa. O levantamento de dados na importação, por exemplo, trata do produto que será importado, que é a soja, o navio como modal de transporte, o custo, prazo de entrega, a documentação, enfim, deve-se prever cada decisão e por ventura algum problema que possa surgir em cada processo dentro da Solzil. 2.4.3 Organizar É a forma de coordenar todos os recursos da empresa, sejam humanos, financeiros ou materiais, usando-os da melhor forma segundo o planejamento estabelecido. O processamento de dados na importação, por exemplo, é feito pelo analista que trabalha do Departamento Administrativo.
- 13. 13 2.4.4 Comandar Faz com que todos os envolvidos no processo executem de maneira eficiente o que foi planejado, está ligado com a execução de todas as ações necessárias para ter o objetivo alcançado, que no caso do processo de importação é feito por um operador. 2.4.5 Controlar O controle das atividades desenvolvidas permite aumentar a probabilidade de que tudo ocorra conforme o planejado, como no controle dos processos de exportação e importação, que é feito também pelo Departamento Administrativo. 2.5 Volume de Vendas A cada plantio, a empresa produz cerca de 32.300 sacas de soja, cada uma com 60 kg de grãos de soja. Na colheita, a venda mínima é de aproximadamente R$1.608.540,00. 2.6 Processo de Produção A Solzil incentiva seus funcionários ao aumento da produtividade e por isso prega a cooperação entre seus funcionários. Para esta produção em grande escala dos grãos de Soja exportados, a Solzil possui uma fazenda com uma área total de 423 alqueires (paulista), com área para cultivo de 323,66 hectares, cada hectare produz até 100 sacas de soja. Em São Paulo, cada saca custa no mínimo R$49,80 e no máximo R$ 59,60. Como no Modelo Japonês de administração e com os princípios da Administração Clássica, a Solzil utiliza o sistema de eliminação de desperdícios e a racionalização da força de trabalho, os operadores de máquinas na plantação são divididos em equipes que são lideradas por um funcionário que trabalha junto com o grupo, visando às tarefas em grupo para melhor eficiência possível.
- 14. 14 Como na Administração Cientifica as condições de trabalho interferem nos resultados da atividade exercida, para isso deve haver a adequação de instrumentos e ferramentas de trabalho para minimizar o esforço e a perda de tempo com o trabalho. As máquinas importadas da Alemanha têm múltiplas funções, melhorando assim as etapas da plantação e colheita da Soja. A flexibilidade da Solzil é refletida em vários aspectos: racionalização do espaço, equipamentos de utilidade geral e versáteis, nivelamento e sequenciamento da produção em pequenos lotes, redução de estoques, quadro de trabalhadores qualificados e flexíveis. A Solzil se baseia na forma participativa de gestão e com o espírito de equipe, que envolve a participação dos funcionários no processo decisório, negociação de metas, trabalho em grupo, controle exercido através de liderança, comunicação bilateral, participação nos resultados. Com os benefícios que a Escola Japonesa trás à empresa, se torna muito fácil os processos de produção da soja e para isso são realizadas as seguintes etapas: 2.6.1 Exigências hídricas e térmicas Preocupados com as exigências hídricas da produção de Soja, a fazenda comprada tem um índice pluviométrico de 1900 mm por ano de água, pois para a obtenção do rendimento máximo, a necessidade de água, durante todo o ciclo de plantação, varia entre 450 a 800 mm, dependendo das condições climáticas, do manejoda cultura e da duração do seu ciclo. Para o melhor rendimento possível dos grãos de Soja, as temperaturas mais favoráveis, estão entre 20ºC e 30ºC, e a temperatura dosolo varia de 20ºC a 30ºC, sendo 25ºC a temperatura ideal para uma emergênciarápida e uniforme.
- 15. 15 2.6.2 Calagem Para as melhores condições possíveis de cultivo de Soja, a fazenda possui solo com predominância de argila entre 30% e 32%, e consequentemente pH quase 6. Como o teor de argila no solo é menor do que 55% aplica-se calcário entre ¼ e ½ SMP (1 SMP é equivalente à dose de calcário para atingir o pH em água desejado). 2.6.3 Adubação Dependendo das condições na análise feita no solo antes de cada cultivo, são colocados micro e macronutrientes para o melhor aproveitamento possível do solo. 2.6.4 Semeadura Os grãos de Soja são plantados com 3 cm de profundidade. A época de semeadura é um fator de elevada importância, pois, está diretamente relacionado com o rendimento e comportamento da planta. Em São Paulo, a semeadura acontece entre 16 de Setembro e 30 de Novembro. A densidade de semeadura varia de 200.000 a 400.000 plantas por hectare. 2.6.5 Tratos Culturais As ervas daninhas prejudica de modo especial à soja quando ocorrem na fase inicial de seu desenvolvimento, ou estão presentes na ocasião da colheita. Por esse motivo a lavoura precisa estar livre de ervas, especialmente nesses períodos, por isso os cultivos em nossa fazenda são feitos de maneira mecânica, com máquinas novas e importadas da Alemanha e com a melhor qualidade possível. Essa operação é dividida em grupos para impulsionar a racionalização da força do trabalho. 2.6.6 Colheita A soja atinge maturação para colheitaentre fins de fevereiro a abril (cultivos de verão) e, em outubro e novembro para cultivos de inverno. Para menor quantidade de perda na colheita, que é um período muito importante na plantação, todas as etapas anteriores são executadas com a maior eficiência possível.
- 16. 16 3 Processo de Importação A empresa pratica a ação da importação como forma de aperfeiçoar o seu produto e diminuir o tempo de sua produção. A empresa importa o maquinário da Alemanha, máquinas modernas e duradoras, que aumentam a produção facilitando a ação da exportação, que é outra prática da empresa. Essa ação envolve questões como porque importar, para onde importar, como importar, entre outras. 3.1 Por que importar máquinas? As máquinas agrícolas proporcionam confiança e tecnologia no plantio, cultivo e colheita de Soja, melhorando a qualidade de nosso produto e facilitação nos processos produtivos. 3.2 Pesquisa de Mercado Foi verificado que o país mais propenso a importar máquinas de qualidade e com grande inovação tecnológica para o setor agrícola é a Alemanha. A empresa com melhor plano de logística e preço foi a: GesellshaftMitBeschrakterHeftung (GMBH). 3.3 Como importar? Aspectos Administrativos: Registros no RADAR e REI. Aspectos Logísticos: Contrato feito entre a Solzil e a empresa importadora das máquinas. Os produtos são transportados em contêineres do Porto de Hamburgo, na Alemanha, para o Porto de Santos, no Brasil. O transporte das máquinas para a fazenda em Cananeia é feito por terra do Porto de Santos para a Fazenda. O incoterm utilizado é o Free on Board (porto de embarque), onde o exportador assume a mercadoria até que esteja a bordo do navio, a Solzil se responsabiliza daí em diante.
- 17. 17 Aspectos Fiscais: Pagamento de tributos do produto importado ao Governo Brasileiro. Aspectos Financeiros: Pagamento dos produtos feito por carta de crédito em Euros. Aspectos Aduaneiros: No SISCOMEX é feita a Declaração de Importação e quando a mercadoria chega ao porto se inicia o processo de Despacho Aduaneiro de Importação e se finaliza com o Desembaraço Aduaneiro. 3.4 Fluxograma do processo Como na Administração Clássica, é preciso fazer um planejamento detalhado para saber quais são os objetivos, no caso a importação de máquinas, e como eles serão alcançados, ede qual forma chegarão ao seu local de destino.
- 18. 18 4 Processo de Exportação O processo de exportação acontece na empresa com o intuito da ampliação de mercados, embora este processo deva ser planejado, analisando todas as etapas, a empresa possui grande eficiência neste processo, já que por meio dele ela expandiu o seu mercado, seus clientes e aumentou o conhecimento do nome da empresa, seja ele em território nacional ou internacional. 4.1 Por que exportar Soja? O produto Soja está sempre em ascensão no Mercado Mundial, além de subsídios agrícolas já que a Soja é um dos principais movimentadores da economia brasileira. 4.2 Pesquisa de Mercado Verificou-se que, em relação à Soja, um grande país importador é a Índia, portanto a Solzil deu preferência a este país em relação às estratégias de Marketing. 4.3 Como exportar? Aspectos Administrativos: Registros no RADAR e REI. Aspectos Logísticos: Os grãos de Soja são transportados em sacas dentro de contêineres em navios, do Porto de Santos, no Brasil, para o Porto de Chennai, na Índia. Da fazenda em Cananeia até o Porto de Santos, o transporte é feito por terra. O incoterm utilizado é o Free on Board. Aspectos Fiscais: Verificação de incentivos fiscais ao exportador brasileiro. Aspectos Financeiros: O pagamento ao importador será feito por carta de crédito e recebido em Reais. Aspectos Aduaneiros: A mercadoria é conferida, de acordo com o registro feito no SISCOMEX, pela Receita Federal no Porto de Santos, antes de sair do Brasil e conferida novamente no Porto de Chennai para ser feito o Despacho Aduaneiro.
- 19. 19 4.3 Fluxograma do processo Para ter certeza de que o processo de exportação será feito de maneira correta, se faz uma análise detalhada desse processo, com o auxilio do planejamento criado por Fayol.
- 20. 20 5 Controle O Departamento Administrativo realizará a avaliação dos resultados obtidos durante os processos de Importação e Exportação da empresa por meio de planilhas durante reuniões periódicas com toda a equipe envolvida. Essa avaliação tem como objetivo identificar os erros e acertos cometidos durante todo o processo afim de que os erros não sejam repetidos.
- 21. 21 6 Organogramas da empresa A Solzil se divide hierarquicamente, cada setor possui a sua função específica. Essa divisão é embasada em princípios da Administração Clássica, que estabelece como os responsáveis de cada setor devem se relacionar com seus subordinados de maneira que proporcione um ambiente saudável de trabalho para ambas as partes. 6.1 Ênfase na estrutura da empresa Cada setor tem a sua função específica, onde, é estabelecida no organograma a divisão de cada um dos setores e os seus responsáveis. Dividiram-se os setores da seguinte maneira: Departamento de Produção, Departamento de Administração, Departamento de Comercial, Departamento de Recursos Humanos, Departamento Financeiro e Departamento de Marketing. 6.2 Divisão do trabalho Com a especialização dos funcionários de ambos os lados do organograma acaba-se favorecendo a produção e o bom funcionamento da empresa Solzil. 6.3 Autoridade e responsabilidade Autoridade é o direito do superior a dar uma ordem, que teoricamente será obedecida. A responsabilidade é a contrapartida da autoridade. Os gestores da empresa buscam chegar a um equilíbrio entre autoridade e responsabilidade. 6.4 Disciplina Necessidade de estabelecer regras de conduta e de trabalho válidas para todos os funcionários, regras que estão dentro do conjunto de normas e valores previamente estabelecidos pela Solzil.
- 22. 22 6.5 Unidade de comando (setores) Um funcionário deve receber ordens de apenas um chefe, evitando contraordens, por isso, cada departamento e setor têm o seu responsável. 6.6 Unidade de Direção Com a unidade de comando é possível à aplicação de um plano de atividades para o grupo com os mesmos objetivos, o que acontece no Departamento de Produção, onde, os operadores de máquinas se dividem em equipe, cada uma com seu líder, e todos buscam o mesmo objetivo. 6.7 Espírito de equipe O trabalho deve ser conjunto e ele é facilitado pela comunicação dentro da equipe e pela unidade de direção, citada acima. 6.8 Subordinação dos interesses individuais pelos globais (harmonia na empresa) Os interesses da organização como um todo devem prevalecer sobre os interesses individuais.
- 23. 23 6.9 Organograma do escritório
- 24. 24 6.10 Organograma do setor de Produção
- 25. 25 7 Localização Sede: Al. Araguaia, 250 – 2º Andar, Alphaville, Barueri – SP Fazenda: Estrada do Quarentenário, s/ nº, Cananeia – SP
- 26. 26 7 Departamento Administrativo O departamento administrativo é aquele responsável pela gestão das atividades realizadas na organizacional. Os profissionais envolvidos neste departamento realizarão o armazenamento dos documentos e anotações sobre todas as atividades realizadas na empresa. Esse setor possui grande influência da Escola Burocrática, que enfatiza a regulamentação, a impessoalidade e a competência profissional. 7.1 Rapidez nas decisões Como a participação de todos os colaboradores da Solzil é importante, cada ação é discutida, tomada com rapidez e com máxima eficiência possível. 7.2 Confiabilidade Como a Solzil tem a característica de armazenar todos seus documentos comprobatórios e legais, ela trás mais confiança tanto para os clientes quanto aos funcionários e setores internos.
- 27. 27 8 Planejamento estratégico 8.1 Missão Produzir e exportar grãos de soja, com o intuito de buscar não somente o crescimento da empresa, mas também o desenvolvimento econômico de seu país de origem. 8.2 Visão Será uma grande produtora e exportadora de soja, reconhecida em vários países e vista como uma empresa que busca inovações tecnológicas, capacidade e reconhecimento do país atrelado ao seu nome. 8.3 Análise de Swot 8.3.1 Ambiente Interno Pontos Fortes: Eficiente estrutura, com ótimo maquinário e agradável ambiente de trabalho, com bom relacionamento entre empregador e empregados. Oportunidade: Pesquisas e estudos para inovações nos processos de importação e exportação da empresa e, além disso, a empresa dá oportunidades de crescimento aos seus funcionários, criando maior motivação na atividade dos mesmos. Pontos Fracos: Enfrenta dificuldades em encontrar profissionais aptos e competentes no setor de marketing. 8.3.2 Ambiente Externo Pontos Fortes: Excelente imagem perante seus clientes, devido à ótima qualidade do seu produto e a valorização das relações internas e externas, tendo como resultado reconhecimento internacional e fidelidade de seus clientes. Pontos Fracos: A empresa possui dificuldades no setor de marketing, pois embora tenha antigos clientes fiéis, encontra obstáculos em atingir novos clientes no âmbito nacional, devido a grande quantidade de concorrentes.
- 28. 28 Ameaças: Crescimento e inovação de muitas produtoras de soja, ocasionando aumento de concorrentes no mercado. 8.4 Diagnóstico situacional A empresa enfrenta atualmente dificuldades de encontrar bons competentes no setor de marketing, pois embora a área tenha um grande número de profissionais, são poucos os que permanecem efetivamente na empresa, por razões que variam desde questões pessoais a incompetência nas funções destinadas. Esse problema interno que a empresa passa, ocasiona outros problemas no ambiente externo, como por exemplo, dificuldades em atingir novos clientes, principalmente no território nacional, já que existem muitas empresas produtoras de soja surgindo no país. Essa situação preocupante não causa a empresa uma parada de suas atividades, mesmo com esses problemas enfrentados hoje por ela, a mesma continua passando por grandes renovações principalmente na área da tecnologia e de aperfeiçoamento, ainda assim busca resolver as falhas presentes, mas sem deixar de manter as qualidades já existentes, isso porque a empresa busca sempre a melhoria de qualidade e a satisfação, para seus clientes e para todos aqueles que fazem da Solzil uma empresa de confiança. 8.5 Objetivos Ser a maior empresa exportadora e produtora de soja do Brasil em médio prazo. Ampliação da carteira de clientes. Crescimento da empresa no Brasil e no exterior. Consolidar a marca da empresa no mercado exportador. Melhorias no setor de marketing da empresa.
- 29. 29 8.6 Vantagem competitiva Inovação no processo de produção com a aplicação de tecnologia atualizada, que visa à eliminação do desperdício e conta ainda com a preocupação com o meio ambiente. 8.7 Estratégia Inovação em todas as áreas de negócios, não somente em produtos. Se adaptar às mudanças no setor de agronegócio. Focar o cliente, concorrentes, fornecedores e outros mercados globais. Melhor administração de custos. 8.8 Plano de ação Para que seja feita a inovação em todas as áreas de negócios, a empresa investirá em treinamentos para os funcionários, e também investirá em melhorias em todos os setores, principalmente na área responsável pelo relacionamento com os clientes. Para se adaptar as mudanças no setor de agronegócio, a empresa deverá fazer uma análise do mercado interno e externo desse setor. Nessa análise, a empresa irá verificar e identificar as principais mudanças no setor agrário a que ela deve se adaptar. A empresa deve priorizar a satisfação de seus clientes, atendendo á todas as suas exigências. Em relação aos concorrentes, a empresa deve verificar no que esses concorrentes estão investindo para poder melhorar também nessa área. E com os fornecedores a empresa deve buscar uma melhor forma de negócio que permita a compra de produtos mais barato. Verificar em quais setores da empresa há a possibilidade da redução de custos.
- 30. 30 9 Cultura organizacional Como na Escola Burocrática, a hierarquia de autoridade faz com que nenhum cargo fique sem controle ou sem supervisão. Essa divisão dos cargos segundo a organização hierárquica encerra privilégios e obrigações e os funcionários ficam protegidos de ações arbitrárias de seu superior. Além disso, a empresa visa o relacionamento ético e plenamente profissional, que foram estabelecidos previamente pela Solzil com o auxílio da Administração Clássica que visa uma maior disciplina dos funcionários. Dentre seus valores, podemos citar: Respeito com seus clientes; Sustentabilidade ambiental; Valorização do ser humano; Respeito às diversas culturas; Identificação da importância das empresas vinculadas à Solzil; e Inovação, crescimento e coragem. 9.1 Princípios A Solzil segue ideia de que em uma organização deve sempre existir respeito independente da atividade a ser feita ou do local. Além de ser sempre necessária a existência de uma participação justa de todos, sem desigualdade e em prol de uma única ação, seja qual for. 9.2 Ideologia “A vida é como um eco, se você não está gostando do que está recebendo, observe o que está enviando” (Chaplin, 1970). Em nossa organização as atividades são como uma troca. Visamos sempre à igualdade e buscamos agir de forma a atender as expectativas de todos os lados, sempre com o intuito de que haja inteira comunicação e participação igual entre
- 31. 31 todos. Assim como na frase escolhida, devemos enviar aos outros integrantes o que gostaríamos receber. 9.3 Caráter legal das normas e regulamento Como na Escola Burocrática a empresa visa o cumprimento do regulamento e de suas normas internas, por isso cada regra é criada de acordo com o bem estar de todos os indivíduos. A empresa criou um espaço para fumantes na calçada da empresa, onde foi colocado um banco e cinzeiros, até o momento, para os fumantes estava tudo indo bem, porém os funcionários que trabalhavam do lado deste espaço não tinham ar condicionado e precisavam trabalhar com a janela aberta, o que fazia com que toda a fumaça entrasse na sala de trabalho. Como visamos o bem estar dos funcionários, a empresa decidiu retirar o banco deste espaço e criar o espaço para fumantes em uma área que não prejudicasse nenhum outro funcionário.
- 32. 32 10 Departamento de Recursos Humanos O departamento de Recursos Humanos é aquele responsável pela gestão das pessoas dentro da empresa e a contratação de novos funcionários. A Solzil visa os benefícios de seus funcionários e por isso adotou algumas características da Teoria das Relações Humanas que são: esforço combinado, fadiga e psicológico, conceito de autoridade, esforço coletivo, lealdade ao grupo, Equidade (tratamento), efeito Hawthorne e participação do trabalhador em grupos sociais. Essas características foram observadas pelos profissionais do Departamento de Recursos Humanos, como características essenciais para bons resultados na realização das atividades destinadas a cada um. 10.1 Esforço combinado Os gerentes são mais sensíveis e compreensíveis às necessidades dos empregados, por meio da criação de ambientes onde os funcionários se sintam encorajados, seguros e reconhecidos. 10.2 Fadiga e psicológico Às vezes trabalhos simples e repetitivos afetam negativamente as atitudes dos trabalhadores, por isso, a empresa dá uma atenção maior ao conteúdo do trabalho exercido em cada cargo, ou seja, a Solzil se preocupa com a sazonalidade do movimento do funcionário, evitando a fadiga e o desperdício de trabalho. Nenhum funcionário trabalha a mais do que o horário permitido por lei. 10.3 Conceito de autoridade A Solzil busca por meio dos setores de supervisão exercer um papel orientador e coordenador, mas nunca controlador. Este mecanismo tende a proporcionar ao trabalhador um ambiente de trabalho agradável. Percebe-se que o trabalhador que é orientado ao invés de controlado através de “autoridades” produz melhores resultados em suas atividades.
- 33. 33 10.4 Esforço coletivo A Solzil entende que em uma organização devem-se existir atividades que tenham que ser realizadas em grupos, pois o individuo precisa realizar o trabalho em equipe, destacando-se que todos estão trabalhando num mesmo objetivo: o desenvolvimento e o crescimento da organização. Um exemplo deste trabalho em equipe é visto no departamento financeiro, onde por semestre todos os empregados deste departamento deve planejar, organizar e fazer uma apresentação a presidente da Solzil, informando-a dos investimentos feitos e os lucros obtidos durante esse semestre, comparando esses resultados com os do ano anterior. 10.5 Efeito Hawthorne A qualidade e o bom tratamento dos administradores aos seus funcionários resultam em ótimos resultados na produção. Os diretores, gerentes e supervisores da Solzil buscam como ideologia tratar seus empregados de forma a construir respeito e reforçar por meio disto a execução do trabalho em grupo. Além disso, nesta forma de tratamento apaga-se o conceito de autoritarismo, destacando-se que o conceito de autoridade deve basear-se na cooperação e coordenação. 10.6 Equidade (tratamento) Como visto na Escola Clássica a justiça deve prevalecer em toda organização, direitos iguais. Quando se busca um funcionário dentro da própria Solzil para suprir a necessidade de uma vaga o processo de seleção é feito de forma minuciosa sem benefícios ou malefícios para um ou para outro. 10.7 Processo de Seleção e Contratação O processo de seleção da Solzil é realizado através de diversas etapas que serão observadas abaixo.
- 34. 34 10.7.1 Seleção de currículos Essa etapa condiz na seleção dos currículos enviados a empresa para as vagas disponíveis. 10.7.2 Entrevistas e dinâmicas Nesta etapa será feito o primeiro encontro com os candidatos. Essas entrevistas serão realizadas primeiramente por meio de dinâmicas que possibilitarão a identificação dos perfis dos candidatos e após isso será realiza as entrevistas individuais. Cada etapa valerá um ponto e os candidatos que obtiverem maiores notas serão os classificados. 10.7.3 Profissionalização dos participantes Como a Solzil tem preferência pelos funcionários com mais anos de casa, tem também que trabalhar para que estes tenham competência para ascender dentro da empresa e isso é feita pela capacitação e profissionalização com cursos pagos pela própria Solzil 10.7.4 Subordinação dos mais novos aos mais antigos A Solzil tem preferência por funcionários que já estão na casa do que novas contratações no caso de algum cargo ser desocupado por qualquer que seja o motivo. Logo, os mais novos são subordinados aos mais experientes. Um de nossos gerentes teve problemas pessoais e precisou deixar a empresa, logo, foi promovido o supervisor que trabalhava no mesmo setor para o cargo livre. Assim, a única contratação nova foi a do cargo mais baixo do setor, e este novo contratado terá ascensão na empresa. 10.7.5 Precisão na definição do cargo e na operação Quando a Solzil abre espaços para novos colaboradores, já é definido o caráter de cada cargo e por isso, nas entrevistas são enviados candidatos aptos para cada operação e com perfil para isso.
- 35. 35 10.7.6 Competência Profissional A Solzil se baseia no mérito e na competência para escolha de seus funcionários, em que o critério de avaliação e escolha abrange toda a empresa, não havendo benefícios para particulares.
- 36. 36 11 Parceiros A definição de parceiros são duas ou mais empresas que trabalham juntas para conquistar maior espaço no mercado, para poder expandir seus negócios, usando o potencial uma da outra para realizar mais negócios, com uma grande versatilidade. Na hora de aliar-se com outras empresas, é preferível que essa parceria seja feita com empresas que cultivem a mesma cultura empresarial, e que exista uma complementação das atividades de cada empresa, com o mesmo propósito de atingir os objetivos propostos. 11.1 Parceiros da Solzil A Solzil tem como parceiros: Faculdade de Agronomia da USP, localizada em Piracicaba. Essa parceira ajuda a empresa na melhoria, qualidade e produtividade dos produtos. Eles planejam, organizam e acompanham o preparo e o cultivo do solo, o combate às pragas e doenças, a colheita, o armazenamento e a distribuição da safra. A Solzil respondea isso cedendo espaço para que façam suas pesquisas e ainda patrocina os projetos da faculdade. Banco do Brasil- Instituição financeira. GesellshaftMitBeschrakterHeftung (GMBH), empresa exportadora de maquinas para Agricultura. Fornece ajuda a Solzil através de menores taxas nas maquinas e facilidade na importação.
- 37. 37 12 Tomada de decisão A tomada de decisão na administração de uma empresa é um dos pontos mais importantes no que se refere ao planejamento da organização, pois é a partir desta ação que são solucionados problemas e aproveitadas oportunidades após uma série de processos, como por exemplo, a análise de swot, que indica os pontos fortes e fracos internos e externos da respectiva companhia. A partir da análise de Swot feita na Solzil, percebemos que enfrentamos problemas em relação ao nosso setor de marketing, que atualmente atua com ineficiência provavelmente porque foi criado muito rapidamente e o recrutamento dos funcionários não nos trouxe o resultado esperado. A má situação do setor de Marketing da Solzil foi comprovada, também, a partir de uma pesquisa feita com os funcionários da empresa. O gráfico de Pareto foi de grande utilidade neste início de tomada de decisão, pois com esta teoria ficou comprovado que 80% dos problemas se devem a 20% das causas. 12.1 Gráfico I Gráfico de Pareto – Reclamações internas 1900ral 120% 1900ral 100% 1900ral 80% 1900ral 60% 1900ral 40% 1900ral 20% Reclamações 1900ral 0% Acumulado %
- 38. 38 Com a má situação da área de Marketing já comprovada, seria agora necessário saber quais eram as causas e quais eram os efeitos dentro da área de Marketing e assim, solucionar o problema principal, que seria a ineficiência deste setor. Para isto, foi feito o Diagrama de Ishikawa, ou Espinha de peixe. 12.2 Diagrama I
- 39. 39 12.3 Dinâmica: Brainstorming Agora que já temos em mãos as causas e os efeitos que fazem o setor de Marketing ser ineficiente, é proposta uma dinâmica chamada Brainstorming com cada uma das diretoras da empresa Solzil. Esta dinâmica se dá com a anotação de soluções propostas por cada uma das diretoras, seja ela qual for. Tivemos o seguinte resultado: Funcionários não treinados e sem preparação Nathalie – Demitir todos os funcionários; Giselly – Terceirizar o setor de Marketing; Pâmella – Deixar como estava, retirar o setor de Marketing; Wanderleia – Não contratar mais ninguém; e Daiane – Contrato psicológico. Softwares ineficientes Wanderleia – Não contratar mais ninguém; Giselly – Deixar como está; Nathalie – Trabalhar sem software; Daiane – Mudar de software; e Pâmella – Terceirizar o serviço de Soluções em Tecnologia e trazer funcionários terceirizados. Má supervisão de serviços Pâmella – Contratar o filho da Daiane que estuda Marketing; Giselly – Terceirizar o setor de Marketing; Wanderleia – Eu posso ser a supervisora; Daiane – Fazer parceria com alguma faculdade para contratarmos estagiários; e Nathalie – Contratar um supervisor da área com, no mínimo, quatro anos de experiência.
- 40. 40 Má verificação de resultados Daiane – Contratar gerentes supervisores; Pâmella – Punição aos de pior desempenho; Nathalie – Diminuir horário de almoço; Wanderleia – Música no ambiente de trabalho para tirar o stress; Giselly – Feedback mensal com cada equipe. Com todas as hipóteses já formuladas, já pode ser feita a avaliação da decisão. Após verificação de cada uma das ideias da diretoria da Solzil, em um consenso chegou-se ao seguinte resultado: Para o problema dos funcionários não treinados e sem preparação, a melhor solução foi a proposta pela diretora Daiane, sendo ela o contrato psicológico que significa a construção de vinculo realizada entre a empresa e o funcionário. Ao firmar um compromisso na contratação de um funcionário a empresa está esperando um resultado e o funcionário ao ser contratado idealiza benefícios e reconhecimento por parte da empresa. O contrato psicológico do trabalho retoma essas ideologias trabalhadas no ato da contratação, com o intuito de conduzir funcionário e empresa a responder essas expectativas idealizadas. Para os Softwares ineficientes, a melhor decisão foi a proposta pela diretora Pâmella, que seria: Terceirizar o serviço de Soluções em Tecnologia e trazer funcionários terceirizados. Para a má supervisão de serviços, a melhor solução foi a proposta pela diretora Nathalie, que seria: Contratar um supervisor da área com, no mínimo, quatro anos de experiência.
- 41. 41 Já para o problema de má verificação de resultados, a solução escolhida foi a de fazer um feedback mensal com cada equipe, proposta pela diretora Giselly.
- 42. 42 13 Conclusão Através da realização deste trabalho, foi possível concluir o quão são importantes para uma empresa às atividades da administração, já que por meio desta obtemos conhecimentos da situação que a empresa enfrenta. Além de preparar a empresa para ações futuras, com sucesso de resultado, isso quer dizer, que as probabilidades de uma empresa obter sucesso em suas ações, dão-se por meio do planejamento, controle e gerenciamento de todos os setores e tarefas, pois neles é possível prever os resultados. Outro fator de extrema importância é a definição da cultura organizacional que exerce influencia em todos os setores da organização, pois esta traça o perfil e o modelo da empresa. Os resultados obtidos durante o processo deste trabalho trouxeram a uma reflexão do quanto é importante colocar em prática as teorias passadas em sala. Durante todo o desenvolvimento do trabalho foi possível exercitar a teoria aprendida em aula identificando as características de cada assunto estudado. Além destes fatores, podemos também concluir a importância do exercício destas atividades administrativas numa empresa, pois estas trazem a empresa formas preventivas no sentido de planejar e analisar a situação podendo assim, prever possíveis resultados, reparar erros atuais e prevenir a ação continua e repetitiva desses erros, através da tomada de decisão, que é um importante mecanismo para soluções e táticas para enfrentar os possíveis problemas. Por outro lado essas atividades também dão formas organizacionais, porque visualiza a estrutura administrativa empresarial, e organiza por meio de relatórios, dados colhidos e pesquisa a situação da empresa, as características e soluções para reparação de erros.
- 43. 43 14 Referências ADMINISTRADORES. Disponível em <http://www.administradores.com.br/informe- se/artigos/administracao-uma-introducao/13034/> Acesso em 06 Mai. 2012. BARBOSA, Alexandre Portela. Artigonal. Administração Japonesa. Disponível em: <http://www.artigonal.com/administracao-artigos/administracao-japonesa-662771.html >Acesso em 15 Jun 2012 CHAPLIN. O Melhor Conteúdo. Disponível em <http://pensador.uol.com.br/autor/charles_chaplin/ > Acesso em 5 Jun.2012 Processo de Produção de Soja. Portal do Agronegócio. Disponível em <http://www.portaldoagronegocio.com.br/conteudo.php?id=22816> Acesso em 02 Mai. 2012 UVB.Evolução do pensamento administrativo. Max Weber e a teoria da burocracia. Disponível em <http://arquivos.unama.br/nead/graduacao/cesa/pec/tga/pdf/epa_impresso_aula08.pdf> Acesso em 12 Jun. 2012
- 44. 44 15 Anexos Anexo A Processamento de Levantamento de dados Execução Controle dados
- 45. 45 Anexo B
- 46. 46 Anexo C
- 47. 47 Anexo D
- 48. 48 Anexo E
- 49. 49 Anexo F Gráfico de Pareto – Reclamações internas 1900ral 120% 1900ral 100% 1900ral 80% 1900ral 60% 1900ral 40% 1900ral 20% Reclamações 1900ral 0% Acumulado %
- 50. 50 Anexo G Diagrama de Ishikawa MÉTODO MÁQUINA Funcionários não Softwares treinados e sem ineficientes preparação EFEITO Má supervisão de serviços Má verificação de resultados CONTROLE