Gestão de Stakeholders - O que ninguém nunca de ensinou

Dicas para Gerenciar as Partes
Interessadas – O que ninguém te ensinou
Nelson Rosamilha,PMP, Prince 2 Practitioner MSC -
www.rosamilha.com - rosamilha@gmail.com
1

Quem são
Qualquer pessoa afetada pelo projeto de qualquer forma ou qualquer
pessoa que possa afetar o projeto
2

REFLITA
Quão forte é o meu relacionamento com
as partes interessadas ?
1. Super forte
2. Forte
3. Adequado
4. Fraco
5. Que stakeholder ?
3

REFLITA
A satisfação das partes interessadas é mais do que a qualidade
da entrega.
• As características físicas do produto e serviço devem ser gerenciadas,
• A percepção das partes interessadas sobre o produto ou serviços
também deve ser gerenciado
Boa Prática:
1. Avalie o poder das partes interessadas
2. Aprenda a lidar com o problema do stakeholder
3. Construa relacionamentos com e entre as partes interessadas.
4

REFLITA
Não há fúria maior no inferno do que um stakeholder sentindo-
se ou sendo desprezado (não mapeou)
Boa Prática:
• Siga o Dinheiro !!
• Não importa se ele esta pagando, economizando ou aumentando os
custos
• Siga os Recursos
• Qualquer entidade que cede os recursos
5

REFLITA
Não há fúria maior no inferno do que um stakeholder
sentindo-se ou sendo desprezado
Boa Prática:
• Siga os entregáveis !!
• Quem esta recebendo o produto ou serviço
• Siga as assinaturas
• O indivíduo que aprova a entrega e efetua o pagamento
6

REFLITA
Não há fúria maior no inferno do que um stakeholder
sentindo-se ou sendo desprezado
Boa Prática:
• Verifique a estrutura organizacional
• Pergunte e confirme com os membros da equipe
• Secretariograma
• Sempre há “outros” não oficiais
7

PERGUNTA
Eu me encontro no início do serviço a ser prestado
com todos os interessados e olho nos olhos dos
stakeholders e ajusto a expectativa do serviço a ser
entregue
1. Verdade absoluta
2. Apenas os mais importantes
3. Não faço
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REFLITA
Coisas que chateiam o cliente quando estamos
entregando um serviço e não esta escrito em lugar
algum. Todos eles possuem um ou mais destes
incômodos
Boa Prática:
• Qual a maior dor deles ou preocupações ?
• Como o desempenho deles é avaliado ?
• O que faz o chefe ou cliente do stakeholder dizer a ele “bom
trabalho “ ?
9

REFLITA
Voce sabe se comunicar com os interessados no serviço
?
Boa Prática:
• Regular e planejada antecipadamente
• Aproveite cada oportunidade para comunicar efetivamente
• Boas notícias -> via email -> BOM !
• Más notícias -> via email -> PÉSSIMO
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REFLITA
As chances são altas de você ter na prestação de seu serviço alguns
stakeholders problemáticos
IntrometidoArrogante Pobre Não confiável
Indeciso
Não disponível
11

REFLITA
A maior parte dos stakeholder com que
me relaciono são
1. Arrogantes
2. Pobres
3. Intrometidos
4. Não confiáveis
5. Indecisos
6. Não disponíveis
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Intrometido
Sempre se intromete em decisões, reuniões e processos
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Intrometido
Boa Prática:
• Desenvolva regras de convivência com eles
• Podem ser escritas ou verbais
• Documente a frequência e formato da comunicação

Arrogante
Em função de seu poder ou personalidade ele pode
dominar o projeto e coloca-lo em risco
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Boa Prática:
• Procure ajuda nesta situação
• Assegure-se que ele não arruine o projeto ou relacionamento com
a equipe
Arrogante

Pobre
Tem interesse ou é impactado pelo projeto mas não tem
orçamento ou autoridade para uso
Pode fazer política para ganhar influência, portanto não
ignore ele
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Boa Prática:
• Compreenda como os interesses deles se alinham ao projeto
• Entenda como seus interesses se conflitam com interessados com
maior poder
• Vai ajudar a prever possíveis preocupações e alavancar
oportunidades
Pobre

Não confiável
Joga dos “dois lados”
Não mantém a palavra
Se recusa a assinar qualquer documento
16
Boa Prática:
• Toda documentação do projeto e comunicação dele deve ser
documentada e ter rastreabilidade
• Use dados e fatos para agir proativamente
• Isto envolve se aliar com outros
• Aja com precaução, mas aja
Não confiável

Indeciso
Nunca decide dentro do prazo necessário
Não se compromete com decisões tomadas anteriormente
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Boa Prática:
• Estabeleça e estruture processo claro de comunicação de quando
a decisão é necessária e o impacto se ela não for tomada
• Quarde um histórico destas consequências
• Estabeleça uma métrica do tempo perdido devido a decisões
tardias
Indeciso

Indisponível
Esta “muito ocupado” em participar com suas sugestões ou
aprovações
Frequentemente se envolvem tardiamente nas entregas
fundamentais do serviço quando tiveram oportunidades
anteriores
18
Boa Prática:
• Quarde um histórico das tentativas de contato com ele
• Faça com que ele delegue autoridade a alguém confiável
• Crie um mecanismo junto a ele que permita à ele tomar decisões
sem estar presente fisicamente
• Publique antecipadamente os convites de reunião e faça follow up
por telefone ou email
Não disponível

Liderando os Stakeholders
19
Você tem que
liderar
Você é o
ponto focal
Aja como igual
independente-
mente do cargo ou
função

Finalizando
Estabeleça claramente as responsabilidades como ponto de contato,
independentemente das tarefas, riscos, problemas, premissas, etc..
20
Construa o relacionamento
Assegure comprometimento da equipe e dos interessados
Evite super comprometimento seu ou da equipe

Finalizando
21
Habilidade para priorizar e re-priorizar tudo, isto também significa que você terá que agregar,
desagregar e agregar novamente
Assegure que os objetivos e requisitos sejam SMART
Tenha um processo para resolver conflitos e problemas rapidamente

Finalizando
22
Escreva as declarações de risco completa para todos os domínios que podem ser impactados
Entenda seu horizonte de planejamento e planeje de acordo
Faça follow up graciosamente, isto é, positivamente

Obrigado
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