Manual de Usuario OpenErp v7 Português Brasil
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O documento é um manual de usuário do sistema OpenERP, que aborda suas funcionalidades, vantagens e desvantagens no contexto de gestão empresarial. Destaca a importância da integração de dados e processos por meio do ERP, além de fornecer orientações básicas para o uso do software na prática. O guia é voltado para o treinamento e consulta de usuários finais, visando facilitar a operação do sistema no dia a dia.
Manual de Usuario OpenErp v7 Português Brasil
- 1. Manual de Usuário OpenERP Tutorial Ilustrado Básico de Uso Fábio Martinelli Rodrigues www.zupy.com.br [email protected] pt-BR - V 0.1 - Fev/ 2013 Licenciado sob os termos da licença http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/br/
- 2. Agradecimentos OpenERP S/A - www.openerp.com Akretion www.akretion.com Pelo Software de Gestão Open Source Comunidade OpenERP Brasil Raphael Valyi @rvalyi www.openerpbrasil.org Renato Lima @renatonlima OpenERP Brasil Team Pelo excelente trabalho com a liderança da https://launchpad.net/~openerp-brazil-team www.zupy.com.br localização Brasileira do OpenERP, treinamentos sobre a ferramenta e inúmeras Fórum do Google Groups contribuições no Fórum da Comunidade, [email protected] manutenção do site e contribuições OpenSource
- 3. Sistema integrado de gestão empresarial (ERP) Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre. Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE ou SIG), em inglês Enterprise Resource Planning (ERP), são sistemas de informação que integram todos os dados e processos de uma organização em um único sistema. A integração pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras etc) e sob a perspectiva sistêmica (sistema de processamento de transações, sistemas de informações gerenciais, sistemas de apoio a decisão etc). Os ERPs em termos gerais, são uma plataforma de software desenvolvida www.zupy.com.br para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócios.
- 4. A Importância do ERP nas Corporações Entre as mudanças mais palpáveis que um sistema de ERP propicia a uma corporação, está a maior confiabilidade dos dados, agora monitorados em tempo real, e a diminuição do retrabalho. Algo que é conseguido com o auxílio e o comprometimento dos funcionários, responsáveis por fazer a atualização sistemática dos dados que alimentam toda a cadeia de módulos do ERP e que, em última instância, fazem com que a empresa possa interagir. Assim, as informações trafegam pelos módulos em tempo real, ou seja, uma ordem de vendas dispara o processo de fabricação com o envio da informação para múltiplas bases, do estoque de insumos à logística do produto. Tudo realizado com dados orgânicos, integrados e não redundantes. www.zupy.com.br Para entender melhor como isto funciona, o ERP pode ser visto como um grande banco de dados com informações que interagem e se realimentam. Assim, o dado inicial sofre uma mutação de acordo com seu status, como a ordem de vendas que se transforma no produto final alocado no estoque da companhia.
- 5. Vantagens do ERP Algumas das vantagens da implementação de um ERP numa empresa são: ● Eliminar o uso de interfaces manuais ● Otimizar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da organização (eficiência) ● Otimizar o processo de tomada de decisão ● Eliminar a redundância de atividades ● Reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado ● Reduzir as incertezas do Lead time ● Incorporação de melhores práticas (codificadas no ERP) aos processos internos da empresa ● Reduzir o tempo dos processos gerenciais www.zupy.com.br ● Redução de estoque
- 6. Desvantagens do ERP Algumas das desvantagens da implementação de um ERP numa empresa são: ● A utilização do ERP por si só não torna uma empresa verdadeiramente integrada; ● Altos custos que muitas vezes não comprovam a relação custo/benefício; ● Dependência do fornecedor do pacote; ● Adoção de melhores práticas aumenta o grau de imitação e padronização entre as empresas de um segmento; ● Torna os módulos dependentes uns dos outros, pois cada departamento depende das informações do módulo anterior, por exemplo. Logo, as informações têm que ser constantemente atualizadas, uma vez que as www.zupy.com.br informações são em tempo real, ocasionando maior trabalho; ● Aumento da carga de trabalho dos servidores da empresa e extrema dependência dos mesmos;
- 7. Fatores Críticos de Sucesso Segundo uma pesquisa Chaos e Unfinished Voyages (1995) os principais fatores críticos de sucesso para um projeto de implantação de um ERP são: ● Envolvimento do Usuário ● Apoio da direção ● Definição clara de necessidades ● Planejamento adequado ● Expectativas realistas ● Marcos intermediários ● Equipe competente ● Comprometimento www.zupy.com.br ● Visão e objetivos claros ● Equipe dedicada ● Infraestrutura adequada ● Constante qualificação da equipe usuária
- 8. O OpenERP O OpenERP é o sistema de gestão empresarial (ERP) Open Source que mais cresce no mundo atualmente se destacando por sua arquitetura elegante, pelo uso de ferramentas ágeis de desenvolvimento e pela sua flexibilidade extraordinária para customizações. O Open ERP é a solução em gestão empresarial mais completa e flexível, com vários casos de sucesso nos mais diversos segmentos de negócios, afirmando assim sua eficiência. E o mais surpreendente, e um dos principais motivos deste sucesso, é que se trata de um projeto open source que conta com desenvolvedores espalhados pelo mundo; um projeto grandioso que vem vencendo desafios e promovendo uma verdadeira revolução. www.zupy.com.br O OpenERP atende a vários segmentos de negócios em diversos países e agora está chegando no Brasil.
- 9. OpenSource / Código Aberto A definição do Open Source foi criada pela Open Source Iniciative (OSI) a partir do texto original da Debian Free Software Guidelines (DFSG) e determina que um programa de código aberto deve garantir: Distribuição livre A licença não deve restringir de nenhuma maneira a venda ou distribuição do programa gratuitamente, como componente de outro programa ou não. Código fonte O programa deve incluir seu código fonte e deve permitir a sua distribuição também na forma compilada. Se o programa não for distribuído com seu www.zupy.com.br código fonte, deve haver algum meio de se obter o mesmo seja via rede ou com custo apenas de reprodução. O código deve ser legível e inteligível por qualquer programador. Mais Informações: http://pt.wikipedia.org/wiki/C%C3%B3digo_aberto
- 10. Manual de Usuário Este manual pretende ser um guia simples e visa demonstrar a interface e uso dos aplicativos mais comuns, do OpenERP voltandos ao treinamento e consulta de usuários finais, que irão efetivamente usar o sistema em seu dia a dia. Foi criado para ser utilizado nos treinamentos dos usuários da Zupy! e liberado gratuitamente a comunidade. www.zupy.com.br Não visa em momento algum fornecer informações técnicas ou informações para instalação, implementação ou parametrização do Software.
- 11. A Interface Tela de Login www.zupy.com.br
- 12. Nas próximas telas será apresentado os itens comuns Interface em todo o programa, essa é a estrutura básica para a Dados do Usuário navegação e uso atual e acesso ao email Acesso aos aplicativos principais: CRM, Vendas, Compras, Contabilidade, Projetos, RH, etc... Busca e Filtros Novas Informações / Ações Necessárias Sempre que houver alguma novidade em um item que você esteja acompanhando, será exibido um número no item do menu, você pode clicar para ter acesso rápido ao item www.zupy.com.br Acesso aos itens de Menu específicos do Aplicativo selecionado
- 13. Caixa de Busca Filtros Selecionados Ao clicar no " x " exclui Instantânea o filtro selecionado O Triângulo abre o menu Ao digitar será exibido automaticamente os resultados da busca instantânea de Filtros e Agrupamento Pode ser pesquisado apenas por O " x " irá pedaços das palavras, desmarcar todos os sílabas, o sistema busca por qualquer filtros selecionados trecho, no início, meio e fim da palavra Irá agrupar as informações de acordo com as opções selecionadas Exibirá somente as informações correspondentes aos critérios selecionados www.zupy.com.br
- 14. Caixa de Pesquisa Alterna o Modo de Visualização Quantidade Navega entre as de registros páginas ou registros Estilos de Visualização Kanban - Kanban é uma palavra japonesa que significa literalmente registro ou placa visível. Exibe placas para uma visão geral de vários itens, como Oportunidades, Tarefas de Projetos, Clientes... Lista - O modo de visualização em listagem dá uma visão geral resumida, de várias linhas de registros ao mesmo tempo, podendo ser ordenadas por diversos critérios Formulário ou Página - Exibição completa dos dados do registro associado com links para ações específicas ou históricos é também nesse modo de visualização que é feita a edição do registro Gráfico - Fornece 5 modos de gráficos para uma visão estatística dos registros: Pizza, Linhas, Barras, Área e Radar www.zupy.com.br Calendário - O modo calendário oferece uma visualização por datas, muito útil para acompanhar ligações, Reuniões, fechamento esperado e ações a serem executadas em dias determinados, pode ser visualizada por dia, semana e mes. Nota: Nem todas as opções de visualização estão disponíveis em todas as telas e itens de menu, dependem exclusivamente a que se referem as informações e podem ser alternadas entre elas.
- 15. Visualização Kanban Cada modo de visualização tem suas vantagens e desvantagens, depende realmente do tipo de informação que se deseja ter em geral Kanban é uma palavra japonesa que significa literalmente registro ou placa visível. Exibe placas para uma visão geral de vários itens, como Oportunidades, Tarefas de Projetos, Clientes... www.zupy.com.br
- 16. Visualização Listagem O modo de visualização em listagem dá uma visão geral resumida, de várias linhas de registros ao mesmo tempo, podendo ser ordenadas por diversos critérios As informações podem ser ordenadas pelos campos clicando no nome do item, como data, estágio, por exemplo para ordenar pelo nome do cliente clique aqui www.zupy.com.br
- 17. Formulário ou Página Exibição completa de todos os dados do registro associado com links para ações específicas ou históricos é também nesse modo de visualização que é feita a edição do registro Campos com fundo Azul são obrigatórios www.zupy.com.br
- 18. Exibição de Gráficos Fornece 5 modos de gráficos para uma visão estatística dos registros: Pizza, Linhas, Barras, Área e Radar Você pode alterar o formato do gráfico clicando neste ícone www.zupy.com.br
- 19. Gráfico - Fornece 5 modos de gráficos para uma visão estatística dos registros: Pizza, Linhas, Barras, Área e Radar www.zupy.com.br
- 20. Calendário por Mês - O modo calendário oferece uma visualização por datas, muito útil para acompanhar ligações, Reuniões, fechamento esperado e ações a serem executadas em dias determinados, pode ser visualizada por dia, semana e mes. Acesso rápido a Acesso ao dia de hoje ou navegar Escolha se deseja ver um dia específico pelos dias por Dia, Semana ou Mês É possível exibir apenas informações de usuários específicos selecionando aqui www.zupy.com.br Você pode alterar a data de um evento diretamente pelo item no calendário
- 21. Calendário exibição por Semana Você pode criar um novo evento clicando diretamente em um dia em branco no calendário, ou acessar detalhes, editar e excluir um registro existente www.zupy.com.br
- 22. Calendário exibição por Dia Os registros estão ordenados pelo horário que será realizado a próxima ação, muito útil para reuniões e ligações, também é possivel definir lembretes e o sistema informará antes de um evento ocorrer www.zupy.com.br
- 23. Botões de Ação e Barra de Estágio Botão de Edição e Criação Breadcrumb Também permite salvar e cancelar o registro Para navegação entre as páginas visitadas, com acesso fácil as telas anteriores atual quando estiver editando Mais opções Links para ações e menus relacionados ao item Botões de Ação Barra de Estágio Aqui é possível executar diversas ações que irão Exibe o estágio do registro atual, dentro do fluxo de alterar o estado da oportunidade, dar continuidade trabalho, pode ser clicada para alterar o estágio no fluxo de trabalho entre outras coisas www.zupy.com.br Exibição de um item de Oportunidade vista em modo Página
- 24. Mais Opções Fornece acesso a outros itens e ações relacionados ao registro atual, como ver as faturas, acessar os contratos, duplicar ou excluir o item Links mais comuns para itens relacionados ao cliente atual www.zupy.com.br
- 25. Acompanhamento Você pode acompanhar para ser avisado sobre Conversação alterações em estágios No final de cada documento existe um formulário com o específicos do documento e histórico de conversação e acompanhamento sobre o adicionar mais pessoas na item atual, você pode registrar qualquer evento conversa www.zupy.com.br
- 26. CRM - Gestão de Relacionamento com o Cliente Customer Relationship Management (CRM) Foi criada para definir toda uma classe de ferramentas que automatizam as funções de contacto com o cliente, essas ferramentas compreendem sistemas informatizados e fundamentalmente uma mudança de atitude corporativa, que objetiva ajudar as companhias a criar e manter um bom relacionamento com seus clientes armazenando e inter- relacionando de forma inteligente, informações sobre suas atividades e interações com a empresa. O CRM abrange, na generalidade, três grandes áreas: ● Automatização da gestão de marketing ● Automatização da gestão comercial, dos canais e da força de vendas ● Gestão dos serviços ao cliente Uma das atividades da Gestão do Relacionamento com o cliente implica registrar os contatos por si realizados, de forma centralizada. Os registros não dependem do canal de comunicação que o cliente utilizou (voz, fax, e-mail, chat, SMS, MMS etc) e servem para que se tenham informações úteis e www.zupy.com.br catalogáveis sobre os clientes. Qualquer informação relevante para as tomadas de decisões podem ser registradas, analisadas periodicamente, de forma a produzir relatórios de gestão. Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Customer_relationship_management
- 27. CRM - Relacionamento com o Cliente O Fluxo de Trabalho segue uma sequência Acessar através do item Vendas no Menu Principal lógica através dos menus do OpenERP, sendo cada passo um item no menu ● Clientes Agenda de Endereços, possui empresas, contatos, Para criar um clientes e fornecedores, e informações de telefones, Novo Cliente emails e outras, ● Prospectos Primeiro contato com um futuro cliente ● Oportunidades Oportunidades de negócio com um cliente, aqui é definido o funil de vendas, da qualificação ao fechamento ● Cotações Pedido de venda provisório, enviando ao cliente para aprovação, pode ser alterado ● Pedidos de Venda Pedidos confirmados, prontos para ser faturados ● Contratos Gestão de Contratos com o cliente, toda a compra ou serviço prestado pode ser vinculado a um contrato www.zupy.com.br Solicitações Ligações Telefônicas Controla as interações com o cliente, como Aqui ficam registradas o histórico de ligações questões, dúvidas, reclamações e qualquer efetuadas, bem como a agenda de ligações tarefa que requer uma interação com o futuras, essas informações são vinculadas ao cliente, como cobranças, retirada de cadastro do cliente pagamentos
- 28. Importante! Antes de criar Como Cadastrar um Cliente? Vá em Vendas > Clientes > Criar um cliente verifique se ele já não se encontra 1- Selecione se o cadastrado! Cadastro é de uma empresa ou não Pode ser enviada o logotipo ou foto do cliente Preencha o máximo de informações 2- Insira o nome fantasia possíveis quanto mais completo o da empresa. cadastro melhor. O sistema valida as Lembrando que o nome deve ser informações de CNPJ e CPF portanto simples, deve ter a inicial em letra devem ser válidos maiúscula e o restante minúsculo. Preposições devem ser em letras Escolha as Tags que minúsculas. definem o cliente 3- Insira o CEP do local Se não souber procure no Google ou nos Correios, é importante o CEP correto para padronizar as informações e evitar erros 4- Clique em Pesquisar CEP. Após isso, o sistema localizará o endereço através do www.zupy.com.br CEP. Acrescente as informações adicionais como nº de telefone e email. Lembrando que o número de telefone Após preencher todas as Muito importante Colocar o Site Correto, deve ser padronizado dessa forma: acesse para ver se abre e é o do cliente (xx) xxxx-xxxx. informações Clique no botão Vermelho Salvar
- 29. No Final da Página aparece essas abas Clique no botão Criar Para adicionar os contatos da empresa Vai abrir essa tela, preencha as informações e salve Repita para todas as pessoas de contato da empresa Importante salvar email e telefone se tiver Escolha o Vendedor e a Equipe de Vendas Referência: é o Código do cliente dentro da empresa www.zupy.com.br Data de Cadastro Marque se for um fornecedor Opt-Out se o cliente não aceita receber mala-direta por email
- 30. CRM - Tela do Cliente Cadastrado Dados da Acesso aos Empresa itens do Cliente Informações Informações de Endereço de Contato Acesso a informações Pessoas de complementares e Contato no históricos, Cliente Clicando nas abas abrira logo abaixo www.zupy.com.br informações específicas de cada uma
- 31. Prospectos (Leads) Um prospecto representa um cliente em potencial com o qual ainda não estabelecemos um relacionamento comercial, ou mesmo uma nova solicitação de um cliente existente. No entanto um prospecto contém informações valiosas para aproveitar oportunidades de vendas futuras. No entanto o erro mais comum é que tal informação acaba não sendo registrada em lugar algum e se perde, ou mesmo quando registrada pode ser difícil rastrear as atividades para este prospecto, pois a informação não está a mão quando se precisa. Você pode obter prospectos de diversas fontes: ● Um email recebido ● Listas de empresas ● Cartões de Visitas ● Um telefonema solicitando mais informações ● Um formulário no próprio site ● Campanhas de Marketing www.zupy.com.br O prospecto é uma opção de Pré-Venda e poderá ser convertido a um cliente ou uma oportunidade, mas precisa ser qualificado
- 32. O prospecto pode ser convertido em uma oportunidade clicando aqui Será apresentada esta tela aonde você informará se deseja criar uma nova oportunidade ou mesclar com uma oportunidade existente E aqui você poderá Criar um Novo Cliente ou relacionar a oportunidade a um cliente existente www.zupy.com.br
- 33. Oportunidades Enquanto o prospecto representa o primeiro contato com o cliente, a ser qualificado, a Oportunidade representa um contrato em potencial. Cada oportunidade precisa ser tratada individualmente, fazendo a qualificação, agendando ligações, dando acompanhamentos, negociando com o cliente e definindo a posição nos estágios em que elas se encontram dentro do funil de vendas, até a conclusão do negócio. O OpenERP fornece inúmeras ferramentas e opções para facilitar esse acompanhamento, e integração com o sistema de emails, estoque, manufatura, faturamento, etc www.zupy.com.br
- 34. É possível alterar o estágio da oportunidade Visão Geral das Oportunidades em Kanban apenas movendo o painel para uma outra coluna Você pode adicionar Estágios da oportunidade Você pode Dobrar, Quantidade de Itens Desdobrar, Editar no Estágio ou Excluir a Coluna Pode ser criada uma nova oportunidade de forma completa definindo todas as opções, ou Criar rapidamente para completar depois clicando no " + " A Estrela serve como Nome da Oportunidade sinalizador visual Valor da Oportunidade Nome do Cliente É possível alterar a cor de fundo Data da Próxima Ação dos painéis Se estiver em vermelho é por que foi ultrapassada para um controle www.zupy.com.br próprio Mensagens e Seguidores Ao passar o mouse sobre a oportunidade aparecerá este Foto do Vendedor ícone para opções como Editar ou Alterar a cor de fundo responsável pela do painel oportunidade
- 35. Oportunidade em Modo Formulário Barra de Estágio Exibe o estágio do registro atual, dentro do fluxo de trabalho, pode ser clicada para alterar o estágio Ligações e Nome da Oportunidade reuniões específicas a esta oportunidade Receita Esperada e Você pode abrir os detalhes do Probabilidade da cliente para completar venda acontecer informações a qualquer momento IMPORTANTE! clicando aqui Sempre atualizar os dados referente a Ao selecionar o Cliente próxima ação e automaticamente o sistema data já busca nos clientes cadastrados e preenche os O calendário dados de email e telefone fornece opções se não existir dá a opção de para escolher a criar um novo cliente. data, mas pode ser digitada Vendedor responsável por Fechamento Esperado da Venda e essa oportunidade, é Prioridade, você poderá filtrar depois possível escalar essa por esses dados Categorias da oportunidade a um nível Oportunidade, hierárquico superior pode associar várias ou criar na hora www.zupy.com.br Neste espaço de anotações internas você pode descrever qualquer informação relevante a essa oportunidade
- 36. Estágios da Oportunidade / Venda Os pontos chaves no Ciclo de Venda são chamados de Estágios, dessa forma conseguiremos melhorar as nossas vendas, pois permitirão descobrir quais as razões e em que ponto da venda tivemos sucesso ou falhamos. Os estágios permitirão saber exatamente em qual ponto da venda se encontra uma oportunidade. A maior dificuldade nos estágios é saber qual é o estágio de uma oportunidade, o que é resolvido definindo claramente o resultado esperado de cada estágio, dessa forma estaremos padronizando as oportunidades e conseguindo dar mais atenção as que estiverem com maior probabilidade de www.zupy.com.br sucesso. Antes de passar para o próximo Estágio, as seguintes condições devem ser cumpridas em cada Oportunidade
- 37. Estágio: NOVO Novas oportunidades a serem trabalhadas ● Identificar o potencial de se tornar um cliente ● Completar o cadastro da empresa ● Definir o vendedor responsável pela oportunidade. Atenção ● Não é necessário passar por todos os estágios desde que as condições necessárias para cada um deles estejam todas cumpridas www.zupy.com.br ● Você pode alterar o estágio da oportunidade clicando na opção da Barra de Estágio
- 38. Estágio: Qualificação Identificado os seguintes itens ● Decisores, Responsável ou Sócio ● Potencial de Produto (empresa x categoria) ● Potencial da Empresa ● Qual plano oferecer ● Obter email do responsável ● Ligação para confirmar as informações www.zupy.com.br
- 39. Apresentação Uma apresentação da empresa foi enviada ao decisor ● Fornecer mais detalhes sobre o produto ● Criar um gancho para uma próxima ligação ● Despertar interesse no comprador ● Não foi enviado valores! ● Definir data da Próxima Ação ● Enviar mais detalhes sobre a mídia Internet www.zupy.com.br
- 40. Estágio: Proposta Os seguintes seguintes itens são necessários ● Foi enviada a Apresentação ● Foi enviada a Proposta de Valores ● Definir o Fechamento Esperado ● Definir Data de Próxima Ação ● Definir Validade da proposta ● Confirmar Receita Esperada ● Se comprometer ao acompanhamento ● Padrão 10 dias www.zupy.com.br
- 41. Estágio: Negociação Os seguintes seguintes itens são necessários ● Definir o Plano e Categorias com o Cliente ● Negociar Formas de Pagamento ● Negociar Modo de Pagamento ● Definir de acordo com as condições comerciais ● Definir data do 1 pagamento www.zupy.com.br
- 42. Estágio: Ganhamos Os seguintes seguintes itens são necessários ● O Cliente aceitou as condições da Negociação ● A Venda foi concluída ● Encaminhar a oportunidade para o back-office Próximos Passos ● Criação da Cotação ● Criação do Pedido de Venda www.zupy.com.br
- 43. Estágio: Perdido Os seguintes seguintes itens são necessários ● Escrever o motivo de não ter fechado ● Rever as condições oferecidas ● Descobrir se há possibilidade de venda no futuro Próximos Passos ● Pensar em nova proposta ou solução ● Definir acompanhamento para 2 meses www.zupy.com.br
- 44. Cotação A qualquer momento é possível Fechar uma Venda clicando em Ganhamos ou em Converter em Cotação www.zupy.com.br Se marcar o Ganhamos a Oportunidade será fechada