Microsoft 365-grupper i Outlook tilbyder en effektiv løsning til kommunikation og samarbejde med personer både i og uden for virksomheden. Opret en gruppe for at dele en indbakke, kalender, OneDrive, SharePoint-websted, OneNote-notesbog og meget mere. Du kan også invitere gæster uden for virksomheden, så de kan samarbejde ved hjælp af de samme ressourcer.

Når du opretter en Microsoft 365-gruppe, opretter Outlook automatisk en delt Outlook indbakke, delt kalender og et dokumentbibliotek til samarbejde om filer. Du kan også oprette et Microsoft-team og integrere opgaver med Planner i Teams. Du behøver ikke at bekymre dig om manuelt at tildele tilladelser til alle disse ressourcer, da tilføjelse af medlemmer til gruppen automatisk giver dem de tilladelser, de skal bruge til de værktøjer, din gruppe leverer. 

Microsoft 365-grupper give medlemmer:

  • Delt indbakke – Hvor de samtaler, du traditionelt har i dine distributionslister, foregår. Denne delte indbakke er fuldt søgbar, så den udgør et levende arkiv over gruppens meddelelser. Nytilkommende i gruppen kan søge eller rulle tilbage gennem historikken for hurtigt at sætte sig ind i sagerne, og hvad der er blevet lagt ud i gruppen tidligere. Se: Send en mail til en gruppe i Outlook.

  • Bibliotek med delte filer – Din gruppe har et SharePoint-filbibliotek, hvor brugerne kan gemme, dele og samarbejde om dokumenter, projektmapper, præsentationer, billeder eller enhver anden type fil, de skal arbejde på. Se: Del filer med en gruppe i Outlook.

  • Delt kalender – Din gruppe får en delt kalender til at holde styr på begivenheder, der vedrører gruppen. Alle medlemmer, der abonnerer på gruppen, inviteres automatisk til begivenheder, der tilføjes i kalenderen, så disse begivenheder kan også blive vist i deres personlige kalendere, hvis de ønsker det. Se: Brug en gruppekalender i Outlook til at planlægge og redigere begivenheder.

  • Delt OneNote-notesbog – Gruppen har automatisk en delt OneNote-notesbog, hvor medlemmerne kan indsamle og samarbejde om oplysninger. Mange grupper bruger notesbogen til at oprette en levende wiki med ofte stillede spørgsmål og andre ressourcer.

  • Gæsteadgang – Før kunne du tilføje eksterne kontakter i distributionsgrupper, men det eneste, de fik, var en mail. Med grupper kan du tilbyde gæster adgang til mailsamtaler, filer og endda den delte OneNote-notesbog. Se: Brug grupper i Outlook som gæst.

  • Indhold er synligt – Grupper i Outlook er som standard offentlige, hvilket betyder, at det er nemt for andre personer i organisationen at finde og tilmelde sig eller gennemgå materialerne i gruppen. Hvis indholdet af gruppen er mere følsomt, kan du ændre gruppen til at være privat, hvilket skjuler indholdet for ikke-medlemmer og kræver, at gruppeejeren godkender anmodninger om at blive medlem.

  • Oprettelse via selvbetjening – IT behøver ikke at blive overbebyrdet af anmodninger fra brugere om at oprette grupper. Brugerne kan oprette deres egne grupper efter behov. Hvis du vil styre, hvilke brugere i organisationen der kan oprette grupper, skal du se: Administrer, hvem der kan oprette Microsoft 365-grupper.

Administration af dine grupper

Microsoft 365 indeholder en række nyttige værktøjer og funktioner, som gør det nemmere at administrere og administrere dine grupper. 

Tip!: Bogmærke Microsoft 365-grupper – almindelige opgaver for nem adgang til administratoroplysninger om oprettelse af grupper, delegering, mailadministration, mailflow, gendannelse og nyttige scripts.

At holde styr på adressekataloget er en bekymring, som enhver administrator kender til. Her er nogle af de værktøjer, Microsoft 365 tilbyder for at gøre det nemmere:

  • Navngivningspolitikker – Med navngivningspolitikker kan du definere, hvad der er, og hvad der ikke er acceptable navne til dine grupper. Det forhindrer, at brugerne giver grupperne krænkende eller forbudte navne. Derudover kan du gennemtvinge præfikser eller suffikser, som er virksomhedsstandard, til gruppenavnene.

    Dynamisk medlemskab – Dynamisk medlemskab giver dig mulighed for at angive gruppemedlemskab efter regel, som tilføjer (eller fjerner) gruppemedlemmer baseret på metadata (f.eks. afdeling eller rolle) i active directory. Se Brug af attributter til at oprette avancerede regler for at få mere at vide om oprettelse af dynamisk medlemskab.

  • Skjult medlemskab – Hvis du har en årsag til, at medlemskabet af din gruppe skal være fortroligt, f.eks. hvis medlemmerne er studerende, kan du skjule medlemskabet for eksterne parter.

  • Tilladelser til oprettelse – Der kan være nogle personer i organisationen, som du ikke ønsker at give tilladelse til at oprette nye grupper. Der er flere teknikker til at administrere tilladelser til oprettelse i dit katalog. Se Administrer oprettelse af grupper i Microsoft 365.

  • Overvågningslogge – Du kan have større tillid til at give brugerne tilladelse til at oprette grupper og administrere gruppemedlemskab, fordi Microsoft 365 -overvågningslogge for grupper giver dig mulighed for at finde ud af, hvem der har oprettet eller slettet en bestemt gruppe eller foretaget ændringer i medlemskabet af gruppen. Se: Søg i overvågningsloggen i Microsoft 365 Security & Compliance Center.

Leveringsstyring giver dig nogle metoder til at håndtere, hvordan meddelelser skal sendes eller modtages af gruppen. Der er desuden værktøjer til at overvåge disse meddelelsers flow. Se Microsoft 365-grupper – almindelige opgaver for at få flere oplysninger.

  • Send som eller Send på vegne af – Disse indstillinger gør det muligt for angivne brugere at sende mails, som om de kom fra eller er på vegne af gruppen.

  • Afsenderbegrænsninger – Disse indstillinger giver dig mulighed for at styre, hvem der har tilladelse til at sende meddelelser til gruppen. Gruppen kan konfigureres til at tillade mails fra eksterne parter, men det kan du vælge at begrænse til kun at omfatte bestemte eksterne parter.

  • Understøttelse af eksterne brugere – Ved at invitere gæster til din gruppe kan du vælge at inkludere dem i mailsamtaler i gruppen. Se Føje gæster til grupper i Outlook for at få mere at vide om, hvordan du tilføjer gæster.

  • Transportregler – Transportregler fungerer for grupper, ligesom de gør for din Exchange-server. Reglerne kan søge efter meddelelser, der opfylder bestemte betingelser, og der kan derefter handles ud fra disse meddelelser.

  • MailTips – MailTips er informative meddelelser, der vises til brugerne, mens de skriver en meddelelse. De kan reducere antallet af rapporter om manglende levering (NDR) ved at advare brugeren, hvis vedkommendes meddelelse med sandsynlighed leveres til eksterne parter eller overskrider meddelelseskvoter.

  • Flere proxyadresser – En gruppe kan have aliasser, ligesom en brugerpostkasse har. Flere proxyadresser kan være praktisk for at acceptere meddelelser, der sendes til disse andre aliasser, eller for at gøre det nemmere at nå ud til en gruppe, der har et langt eller svært navn. Du kan finde flere oplysninger under Vælg det domæne, der skal bruges, når du opretter Microsoft 365-grupper

  • Maks. størrelse for Send/modtag – Disse kvoter kan reducere problemer med, at gruppen modtager (eller sender) meget store meddelelser, så det er nemmere at administrere krav til lagerplads og båndbredde.

Microsoft 365 giver dig også nogle værktøjer til at administrere den type indhold, der deles i din gruppe. Se Microsoft 365-grupper – almindelige opgaver for at få flere oplysninger.

  • Retningslinjer for brug – Du vil kunne definere retningslinjer for brug af Microsoft 365 grupper – for at informere brugerne om bedste fremgangsmåder, der hjælper med at holde deres grupper effektive og uddanne dem om interne indholdspolitikker.

  • Dataklassificering – Du kan oprette et brugerdefinerbart dataklassificeringssystem for Microsoft 365 grupper, der tillader adskillelse af grupper efter politiktype (f.eks. "ikke-klassificeret", "fortroligt for virksomheden" eller "tophemmelighed"). På denne måde kan dine grupper udvise politikkerne for andet indhold i organisationen. Med udvidet politik kan din organisation konfigurere et slutpunkt, der kaldes, når en gruppe oprettes eller ændres – og du kan derefter implementere dine egne politikker for gruppeoprettelse eller -ændring.

Et hvilket som helst Microsoft 365-abonnement, der har Exchange Online og SharePoint Online, understøtter grupper. Herunder Business Essentials- og Business Premium-planer, samt Enterprise E1-, E3- og E5-planerne.

Hvis du har en plan kun med Exchange, kan du stadig få adgang til funktionerne Delt indbakke og Delt kalender, der er tilknyttet grupper i Outlook, men ikke dokumentbiblioteket, Planner eller nogen af de andre funktioner. 

Brugerne er nogle gange utilpasse med forandring, så det er vigtigt at kommunikere med de eksisterende medlemmer på distributionslisterne for at fortælle dem, hvad de kan forvente. Her er nogle af de oplysninger, du bør medtage i denne meddelelse, samt nogle svar, der kan være nyttige:

Hvad er grupper i Outlook?

Microsoft 365 grupper i Outlook er en enkelt samarbejdsløsning til teams/grupper, der ønsker et sted at dele diskussioner, filer, kalendere og noter på en ensartet måde, der er nem at finde.  Den bedste enkeltstående funktion er nok, at gruppens indbakke bevarer en historik over diskussionerne, hvilket gør det nemt at søge efter tidligere diskussioner.

Du kan finde flere oplysninger under Oplevelsen Grupper i Outlook.

Hvorfor foretager vi denne ændring?

Folk har ofte ønsket en mulighed for at søge i de meddelelser, der er sendt til vores distributionsliste, for at kunne finde oplysninger, der er blevet diskuteret tidligere. Opgraderingen af distributionslisten til en gruppe betyder, at man ikke længere behøver at stille eller besvare de samme spørgsmål igen og igen.

Derudover indeholder den nye gruppe også en kalender til vores gruppebegivenheder, et bibliotek med delte filer og en OneNote-notesbog, hvor vi kan samarbejde og indsamle oplysninger til fremtidig brug.

Skal jeg gøre noget for at blive medlem af denne gruppe, hvis jeg allerede var medlem af distributionslisten?

Nej, hvis du allerede var medlem af distributionslisten, bliver du automatisk medlem af den nye gruppe.

Hvordan får jeg adgang til den nye gruppe i Outlook? Hvad med Outlook på internettet?

For at få adgang til den nye gruppe i Outlook skal du bare gå til kategorien Grupper i nærheden af bunden af navigationsruden til venstre. Hvis du ofte bruger denne gruppe, kan du overveje at fastgøre den som en favorit ved at højreklikke på den og vælge Vis som favorit.

Derudover er der gratis mobilklienter til Microsoft 365 grupper tilgængelige på alle mobilplatforme (iOS, Android osv.), så du nemt kan få adgang til gruppen på farten.

Kan jeg ikke stadig bare sende en mail?

Jo, naturligvis. Det samme mailalias, du brugte til distributionslisten, fungerer stadig fint for gruppen i Outlook.

Desuden ...

Husk at fortælle dem, hvornår denne ændring bliver til virkelighed, og hvem de skal kontakte, hvis de har yderligere spørgsmål.

Microsoft indeholder ikke et værktøj til at konvertere en delt postkasse til en Microsoft 365-gruppe eller omvendt. Du kan dog opgradere distributionslister til Microsoft 365-grupper. Det er en god måde at give organisationens distributionslister alle funktionerne og funktionaliteten i Microsoft 365-grupper. Se Microsoft 365-grupper – almindelige opgaverfor at få flere oplysninger.

Hvilke distributionslister kan ikke opgraderes til Microsoft 365-grupper? 

Du kan kun opgradere skyadministrerede, enkle, ikke-indlejrede distributionslister til Microsoft 365-grupper. Se Kan ikke opgradere distributionslister til Microsoft 365-grupper.

Når du har opgraderet din distributionsgruppe til enMicrosoft 365 gruppe, er der et par opfølgende opgaver, du kan udføre for at sikre, at den forløber problemfrit.

  • Opfølgning med dine brugere – Tal med dem umiddelbart efter, at opgraderingen er fuldført, og derefter igen et nogle dage senere. Det at være lydhør og effektivt besvare eventuelle spørgsmål, de måtte have, er i høj grad med til at gøre dem tilfredse og fortrolige med ændringen.

  • Overvåg aftalerapporterne – Microsoft 365 Administration Portal indeholder nogle gode rapporter, der kan vise dig, hvor mange brugere der bruger gruppen, hvor ofte og hvilke funktioner de bruger. Disse rapporter kan hjælpe dig med at designe din opfølgning og dine brugerkurser samt fremhæve, hvor dine brugere får den største værdi ud af den nye gruppe. Se: Aktivitetsrapporter i Microsoft 365 Administration.

  • Del din oplevelse – Giv andre grupper i virksomheden besked om, at du har opgraderet din distributionsgruppe, og hvilke trin du har udført for at få det til at lykkes! At dele disse oplysningerne kan hjælpe de andre teams til at følge dit eksempel og selv få en vellykket opgradering.

Har du spørgsmål om Microsoft 365-grupper? Besøg Microsoft 365-grupper Tech Community.

Tip!: Som standard kan alle brugere oprette Microsoft 365-grupper. Få mere at vide under Administrer, hvem der kan oprette Microsoft 365-grupper.

Du kan oprette Microsoft 365-grupper fra en række forskellige værktøjer, herunder Outlook, Outlook på internettet, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams og meget mere. Hvilket værktøj du vælger at starte fra, afhænger af, hvilken type gruppe du arbejder med. Hos Microsoft har vi f.eks. en tendens til at starte fra Outlook , når vi opretter en gruppe, der er organiseret omkring mail og kalender. Hvis gruppen er til kommunikation for hele virksomheden, har vi en tendens til at starte med Viva Engage. For chatbaseret samarbejde ville vi starte vores gruppe fra Microsoft Teams.

Hverken offentlige eller private grupper kan ses eller åbnes af personer uden for organisationen, medmindre de pågældende personer specifikt er blevet inviteret som gæster. Se Føj gæster til grupper i Outlook for at få flere oplysninger.

Administrer ejere, medlemmer og gæster

Gruppeejere er redaktører af gruppen. De kan tilføje eller fjerne medlemmer og har separate tilladelser som f.eks. muligheden for at slette samtaler fra den delte indbakke eller ændre de forskellige indstillinger for gruppen. Gruppeejere kan omdøbe gruppen, opdatere beskrivelsen eller billedet og meget mere. Hvis du er bekendt med SharePoint-roller, er en gruppeejer administrator for en gruppe af websteder.

Tip!: Hvis du, såfremt det er muligt, har mindst to ejere af en gruppe, følger du bedste praksis. På den måde, kan den ene ejer foretage ændringer i gruppen, hvis den anden ejer ikke er tilgængelig.

Gruppemedlemmer er almindelige brugere i organisationen, der bruger gruppen til at samarbejde. De kan få adgang til alt i gruppen, men de kan ikke ændre gruppeindstillingerne. I SharePoint-terminologi er de webstedets medlemmer. Hvis du vil have mere at vide om at tilføje eller fjerne gruppemedlemmer, skal du se Tilføj, rediger og fjern medlemmer af grupper i Outlook.

Gæster er ligesom gruppemedlemmer, men de er uden for organisationen. Som standard kan brugerne invitere gæster til at deltage i din gruppe, og du kan styre denne indstilling. Du kan få mere at vide under Føj gæster til grupper i Outlook.

Brug Microsoft Teams til et fast, chatbaseret arbejdsområde

En fremragende måde at holde kontakten med din gruppe på er Microsoft Teams. Microsoft Teams er dit teams indre kredsløb – et vedvarende, chatbaseret arbejdsområde, hvor man kan have uformelle samtaler i realtid om meget fokuserede emner eller blandt specifikke undergrupper inden for gruppen. Selvom Teams-integration ikke kommer automatisk, kan du nemt oprette en Teams-gruppe baseret på din Microsoft 365-gruppe.

Når en gruppe i Outlook har udtjent sit formål, kan du slette den for at frigøre systemressourcer og for at fjerne gruppen fra lister, eller så den ikke bliver vist. Se Rediger eller slet en gruppe i Outlook for at få flere oplysninger. Hvis du ikke ønsker at huske at slette forældede grupper, kan din administrator angive udløbspolitikker, der medfører, at gamle grupper udløber og automatisk bliver fjernet efter en bestemt tidsperiode. Se også: Udløbspolitik for Microsoft 365-gruppe.

Der findes tre primære modeller af klargøringMicrosoft 365-grupper: Åbne, IT-ledede eller kontrollerede. Hver har sine egne fordele.

Model

Fordele

Åbn (standard)

Brugerne kan oprette deres egne grupper efter behov, uden at skulle vente på eller ulejlige it-afdelingen

It-ledede

Brugere anmoder om en gruppe fra it-afdelingen. It-afdelingen kan hjælpe dem med at vælge de bedste samarbejdsværktøjer til deres behov

Kontrolleret

Gruppeoprettelse er begrænset til bestemte personer, teams eller tjenester (Se: Bestyr, hvem der kan oprette Microsoft 365-grupper)

Hvis du vil styre, hvordan dine Microsoft 365-grupper navngives, kan du bruge navngivningspolitik til at tvinge gruppenavne til at overholde visse standarder, herunder præfikser eller suffikser, samt blokere anstødelige navne. Se Navngivningspolitik for Microsoft 365-grupper for at få flere oplysninger.

Hver gruppe har mindst én ejer, der kan tilføje eller fjerne medlemmer og foretage grundlæggende sortering af gruppen og dens indhold. Hvis en gruppes ejer (eller ejere) forlader organisationen af en eller anden grund, kan administratoren tildele en ny ejer til gruppen. Se Tildel en ny ejer til en tabt gruppe.

Hvis du har Exchange Online administratortilladelser, kan du desuden administrere dine grupper fra Microsoft 365 Administration Center (se Administrer gruppemedlemskab i Microsoft 365 Administration) eller fra PowerShell (se Administrer Microsoft 365-grupper med PowerShell.

Der kan komme et tidspunkt, hvor du gerne vil slette en gruppe fra din lejer. Hvis du vil have mere at vide om, hvordan du sletter en gruppe, skal du se: Slet en gruppe i Outlook. Hvis en gruppe ved et uheld slettes, kan administratorer gendanne den pågældende gruppe i op til 30 dage. Se: Gendan en slettet Microsoft 365-gruppe.

Hvis du foretrækker en mere automatiseret metode til at administrere livscyklussen for din Microsoft 365-grupper, kan du bruge udløbspolitikker til at udløbe grupper med et bestemt tidsinterval. Gruppens ejere får en mail 30, 15 og 1 dag før gruppens udløb, så de nemt kan forny gruppen, hvis det stadig er nødvendigt. Se: Udløbspolitik for Microsoft 365-gruppe.

Microsoft 365-gruppegrænser

Find Gruppegrænser under Oversigt over Microsoft 365-grupper for administratorer.

Hvis du planlægger at bruge funktionen "Tilbageførsel af gruppe" fra Azure Active Directory Connect-værktøjet, er den maksimale længde 448 tegn, som er relateret til attributten "Beskrivelse".

Du kan finde flere oplysninger om SharePoint Online-lager under SharePoint Online-begrænsninger.

Administration af Microsoft 365-grupper er mere effektivt, når du har brugbare oplysninger om brugen af Grupper. Microsoft 365 Administration Center har et rapporteringsværktøj, der giver dig mulighed for at se oplysninger som f.eks. lagerbrug, hvor mange aktive grupper du har, og endda hvordan dine brugere bruger grupperne. Se: Microsoft 365-rapporter i Administration for at få flere oplysninger.

Microsoft 365-grupper giver dig en række værktøjer til overholdelse, beskyttelse af oplysninger og eDiscovery.

Se også

Facebook LinkedIn E-mail

Har du brug for mere hjælp?

Vil du have flere indstillinger?

Udforsk abonnementsfordele, gennemse kurser, få mere at vide om, hvordan du sikrer din enhed og meget mere.

Microsoft 365-abonnementsfordele

Microsoft 365-kurser

Microsoft-sikkerhed

Center for tilgængelighed