Skupiny v Microsoft 365 v Outlooku ponúkajú výkonné riešenie komunikácie a spolupráce s ľuďmi v rámci spoločnosti aj mimo nej. Vytvorte skupinu na zdieľanie priečinka doručenej pošty, kalendára, OneDrivu, lokality SharePoint, onenotového poznámkového bloku a ďalších. Môžete tiež pozvať hostí mimo vašej spoločnosti, aby mohli spolupracovať pomocou rovnakých zdrojov.
Keď vytvoríte Skupina v balíku Microsoft 365, Outlook automaticky vytvorí zdieľanú Outlook doručenú poštu, zdieľaný kalendár a knižnicu dokumentov na spoluprácu na súboroch. Môžete tiež vytvoriť Microsoft Team a integrovať úlohy s Planner v aplikácii Teams. Manuálneho priraďovania povolení k všetkým týmto zdrojom sa nemusíte obávať, pretože pridaním členov do skupiny sa im automaticky dajú potrebné povolenia na nástroje, ktoré skupina poskytuje.
Skupiny v Microsoft 365 poskytnúť členom:
-
Zdieľaná doručená pošta – miesto, kde prebiehajú konverzácie, ktoré máte tradične v distribučných zoznamoch. Tento zdieľaný priečinok doručenej pošty je možné vyhľadávať tak, aby sa vytvoril živý archív správ skupiny. Nový členovia skupiny môžu vyhľadávať alebo prejsť späť do histórie a v rýchlosti si pozrieť, čo sa predtým v skupine uverejnilo. Pozrite si tému: Odoslanie e-mailu skupine v Outlooku.
-
Knižnica zdieľaných súborov – skupina má knižnicu súborov lokality SharePoint, kde môžu používatelia ukladať, zdieľať a spolupracovať na dokumentoch, zošitoch, prezentáciách, obrázkoch alebo akomkoľvek inom druhu súborov. Pozrite si tému: Zdieľanie súborov so skupinou v Outlooku.
-
Zdieľaný kalendár – skupina získa zdieľaný kalendár na uverejňovanie udalostí súvisiacich so skupinou. Každý člen, ktorý sa prihlásil do skupiny, bude automaticky pozvaný na udalosti uverejnené v kalendári, aby sa tieto udalosti mohli prípadne zobraziť aj v osobnom kalendári používateľa. Pozrite si tému: Použitie kalendára skupiny v Outlooku na plánovanie a úpravu udalostí.
-
Zdieľaný onenotový poznámkový blok – skupina automaticky získa zdieľaný onenotový poznámkový blok, kde členovia skupiny môžu zhromažďovať informácie a spolupracovať na nich. Veľa skupín používa poznámkový blok na vytvorenie živej stránky wiki s najčastejšími otázkami a ďalšími zdrojmi.
-
Hosťovský prístup – predtým bolo možné do distribučných skupín pridať externé kontakty, ale jediné, k čomu mali prístup, bol e-mail. V skupinách môžete hosťom ponúknuť prístup k e-mailovým konverzáciám, súborom, a dokonca aj k zdieľanému onenotovému poznámkovému bloku. Pozrite si tému: Používajte skupiny v Outlooku ako hosť.
-
Obsah je viditeľný – skupiny v Outlooku sú predvolene verejné, čo znamená, že ostatní používatelia vo vašej organizácii ich jednoducho objavia a pripoja sa do nich alebo skontrolujú materiály v skupine. Ak je obsah skupiny citlivejší, môžete ju zmeniť na súkromnú, čím obsah skryjete pred nečlenmi a každá žiadosť o pripojenie bude vyžadovať schválenie od vlastníka skupiny.
-
Samoobslužné vytváranie – IT sa nemusí zabŕdnuť do žiadostí používateľov o vytvorenie skupín. Používatelia môžu vytvárať svoje vlastné skupiny podľa potreby. Ak chcete určiť, ktorí používatelia vo vašej organizácii môžu vytvárať skupiny, pozrite si tému: Určenie osôb, ktoré môžu vytvárať Skupiny v Microsoft 365.
Správa skupín
Microsoft 365 ponúka množstvo užitočných nástrojov a možností jednoduchšieho spravovania a spravovania skupín.
Tip: Skupiny v Microsoft 365 záložiek – bežné úlohy na jednoduchý prístup k informáciám správcu o vytváraní skupín, delegovaní, správe e-mailov, toku pošty, obnovení a užitočných skriptoch.
Mať adresár pod kontrolou je záujmom každého správcu. Tu je niekoľko nástrojov, ktoré Microsoft 365 ponúka, aby ste to uľahčili:
-
Politiky pomenovania – politiky pomenovania umožňujú definovať, čo sú a čo nie sú prijateľné názvy skupín. Zabraňujú používateľom použiť znevažujúce alebo zakázané názvy skupín. Okrem toho môžete vynútiť štandardné predpony alebo prípony spoločnosti v názvoch skupín.
Dynamické členstvo – dynamické členstvo umožňuje nastaviť členstvo v skupine podľa pravidla, ktoré pridá (alebo odstráni) členov skupiny na základe metaúdajov (napríklad oddelenia alebo úlohy) v službe Active Directory. Ďalšie informácie o vytváraní dynamického členstva nájdete v téme Používanie atribútov na vytvorenie rozšírených pravidiel .
-
Skryté členstvo – ak máte dôvod na to, aby bolo členstvo v skupiny dôverné, napríklad ak sú členovia študenti, môžete členstvo skryť pred externými používateľmi.
-
Povolenia na vytváranie – v organizácii sú možno aj ľudia, ktorým nechcete povoliť možnosť vytvoriť novú skupinu. Existuje niekoľko spôsobov spravovanie povolení na vytváranie v adresári. Pozrite si tému Správa vytvárania skupín v Microsoft 365.
-
Denníky auditu – Môžete mať väčšiu dôveru, vďaka čomu môžu používatelia vytvárať skupiny a spravovať členstvo v skupine, pretože denníky auditu Microsoft 365 skupín umožňujú zistiť, kto vytvoril alebo odstránil konkrétnu skupinu alebo vykonal zmeny v členstve v skupine. Pozrite si tému: Prehľadať denník auditu v Centre zabezpečenia & služby Microsoft 365.
Správa doručovania vám ponúka niekoľko metód na spracovanie spôsobu odoslania alebo prijatia správ skupiny. Okrem toho existujú nástroje na monitorovanie tokov týchto správ. Ďalšie informácie nájdete v téme Skupiny v Microsoft 365 – bežné úlohy.
-
Odoslať ako alebo Odoslať v mene – tieto nastavenia umožňujú konkrétnym používateľom odosielať e-maily ako od skupiny alebo v mene skupiny.
-
Obmedzenia odosielateľa – tieto nastavenia vám umožnia ovládať, kto bude môcť skupine odosielať správy. Skupinu je možné nakonfigurovať na prijímanie e-mailov od externých používateľov, ale možno budete chcieť nastavenie obmedziť iba na niektorých konkrétnych.
-
Podpora externých používateľov – pozvaním hostí do skupiny ich môžete pridať do e-mailových konverzácií v skupine. Ďalšie informácie o pridávaní hostí nájdete v téme Pridávanie hostí do skupín v Outlooku.
-
Pravidlá prenosu – pravidlá prenosu fungujú v skupinách presne tak, ako na serveri Exchange. Na základe pravidiel je možné vyhľadať správy, ktoré spĺňajú špecifické podmienky, a potom s nimi vykonať ďalšie akcie.
-
E-mailové tipy – e-mailové tipy sú informatívne správy, ktoré sa zobrazia používateľom pri vytváraní správy. Môžu pomôcť predchádzať oznámeniam o nedoručení a upozorniť používateľa, ak správa smeruje externým používateľom alebo presahuje kvóty.
-
Viaceré adresy servera proxy – skupina môže mať aliasy podobne ako poštová schránka používateľa. Ďalšie adresy servera proxy môžu byť užitočné na prijímanie správ odoslaným na ďalšie aliasy alebo na jednoduchšie vyhľadanie skupiny s dlhým alebo komplikovaným názvom. Ďalšie informácie nájdete v téme Výber domény, ktorá sa má použiť pri vytváraní skupín v Microsoft 365
-
Maximálne veľkosť pri odosielaní a prijme – tieto kvóty pomôžu predchádzať problémom v skupine s prijímaním (alebo odosielaním) príliš veľkých správ s cieľom lepšie spravovať požiadavky na ukladací priestor a šírku pásma.
Microsoft 365 tiež poskytuje niekoľko nástrojov na správu druhu obsahu, ktorý sa zdieľa vo vašej skupine. Ďalšie informácie nájdete v téme Skupiny v Microsoft 365 – bežné úlohy.
-
Pokyny na používanie – budete môcť definovať pokyny na používanie pre Microsoft 365 skupiny , aby ste používateľov informovali o najvhodnejších postupoch, ktoré pomáhajú udržiavať ich skupiny efektívne a vzdelávať ich o interných politikách obsahu.
-
Klasifikácia údajov – budete môcť vytvoriť prispôsobiteľný systém klasifikácie údajov pre Microsoft 365 skupiny, ktorý umožňuje oddelenie skupín podľa typu politiky (napr. neutajované, podnikové dôverné alebo prísne tajné). Týmto spôsobom môžu vaše skupiny zobrazovať politiky iného obsahu vo vašej organizácii. Rozšíriteľná politika umožňuje vašej organizácii nakonfigurovať koncový bod, ktorý sa vyvolá pri každom vytvorení alebo zmene skupiny, a potom môžete implementovať vlastné politiky na vytvorenie alebo zmenu skupiny.
Každé predplatné služby Microsoft 365, ktoré poskytuje prístup k službe Exchange Online a SharePoint Online, podporuje skupiny. To zahŕňa plány Business Essentials a Business Premium a plány Enterprise E1, E3 a E5.
Ak máte iba plán Exchange, stále máte prístup k zdieľanému priečinku Doručená pošta a zdieľaným funkciám skupín kalendára v Outlooku, ale nebudete mať prístup ku knižnici dokumentov, k Planneru ani k žiadnej ďalšej možnosti.
Používatelia majú so zmenami niekedy problémy, preto je dôležité komunikovať s existujúcimi členmi distribučných zoznamov a informovať ich o tom, čo môžu očakávať. Tu je niekoľko informácií, ktoré by ste mali v správe uviesť, ako aj niekoľko odpovedí, ktoré môžu byť užitočné:
Čo sú skupiny v Outlooku?
Microsoft 365 skupiny v Outlooku sú jedným riešením spolupráce pre tímy alebo skupiny, ktoré chcú miesto na zdieľanie diskusií, súborov, kalendárov a poznámok jednotným spôsobom, ktorý sa dá ľahko nájsť. Pravdepodobne najlepšou funkciou je to, že v priečinku doručenej pošty skupiny sa uchováva história diskusií a predchádzajúce diskusie je možné ľahko vyhľadať.
Ďalšie informácie nájdete v časti Skupiny v Outlooku.
Prečo dochádza k tejto zmene?
Ľudia si často žiadali možnosť vyhľadávať správy uverejnené v distribučnom zozname, aby mohli nájsť informácie, ktoré boli v minulosti predmetom diskusie. Inovácia distribučného zoznamu na skupinu znamená, že ľudia sa nemusia znova a znova pýtať rovnaké otázky alebo odpovedať na ne.
Nová skupina bude obsahovať aj kalendár udalostí skupiny, knižnicu zdieľaných súborov a onenotový poznámkový blok na spoluprácu a zhromažďovanie informácií pre budúce použitie.
Musím niečo urobiť, keď sa chcem pridať do skupiny, ak som už bol členom distribučného zoznamu?
Nie, ak ste už boli členom distribučného zoznamu, členom novej skupiny budete automaticky.
Ako získam prístup do novej skupiny v Outlooku? A čo Outlook na webe?
Ak chcete získať prístup do novej skupiny v Outlooku, stačí prejsť do kategórie Skupiny v dolnej časti navigačnej tably na ľavej strane. Ak túto skupinu budete používať často, môžete ju pripnúť ako obľúbenú položku, keď na ňu kliknete pravým tlačidlom myši a vyberiete položku Zobraziť ako obľúbené.
Okrem toho sú k dispozícii bezplatní mobilní klienti pre Microsoft 365 skupiny na každej mobilnej platforme (iOS, Android atď.), aby ste k skupine mohli jednoducho pristupovať aj na cestách.
Nemôžem stále len odosielať e-maily?
Môžete, samozrejme. Ten istý e-mailový alias, ktorý ste používali v distribučnom zozname, bude naďalej fungovať aj v skupine v Outlooku.
Taktiež...
Nezabudnite ich informovať, kedy k tejto zmene dôjde a na koho sa môžu obrátiť, ak budú mať ďalšie otázky.
Spoločnosť Microsoft neposkytuje nástroj na konvertovanie zdieľanej poštovej schránky na skupinu v Microsoft 365 alebo naopak. Distribučné zoznamy však môžete inovovať na skupiny v Microsoft 365. Je to skvelý spôsob, ako poskytnúť distribučným zoznamom vašej organizácie všetky funkcie a funkcie skupín v Microsoft 365. Ďalšie informácie nájdete v téme Skupiny v Microsoft 365 – bežné úlohy.
Ktoré distribučné zoznamy nie je možné inovovať na skupiny v Microsoft 365?
Inovovať môžete iba cloudové, jednoduché, nevnorené distribučné zoznamy na skupiny v Microsoft 365. Pozrite si tému Distribučné zoznamy nie je možné inovovať na skupiny v Microsoft 365.
Po inovácii distribučnej skupiny na skupinuMicrosoft 365 je potrebné vykonať niekoľko následných úloh, aby ste zabezpečili plynulý priebeh.
-
Spracovanie používateľov – skontrolujte ich hneď po dokončení inovácie a potom znova o niekoľko dní. Ak uvidia, že ich počúvate a reagovať na všetky ich prípadné otázky, bude to mať veľký vplyv na to, aby boli spokojní a pripravení na zmenu.
-
Monitorovanie zostáv rezervovania – portál Microsoft 365 Spravovanie Portal obsahuje niekoľko dobrých zostáv, ktoré vám môžu ukázať, koľko používateľov skupinu používa, ako často a aké funkcie používajú. Tieto zostavy vám pomôžu navrhnúť spracovanie a školenie používateľov, ako aj zvýrazniť to, kde používatelia získavajú z novej skupiny najväčšiu hodnotu. Pozrite si tému: Výkazy aktivít v Centrum spravovania služby Microsoft 365.
-
Zdieľanie skúseností – oznámte aj ďalším tímom v spoločnosti, že ste inovovali distribučnú skupinu a akým spôsobom ste to urobili, aby bola inovácia úspešná. Zdieľaním informácií môžete pomôcť ďalším tímom nasledovať váš príklad úspešnej inovácie s ich skupinou.
Máte otázky týkajúce sa Skupiny v Microsoft 365? Navštívte Skupiny v Microsoft 365 Tech Community.
Tip: Predvolene môžu skupiny v Microsoft 365 vytvárať všetci používatelia. Ďalšie informácie nájdete v časti Spravovanie používateľov, ktorí môžu vytvárať Skupiny v Microsoft 365.
Môžete vytvoriť Skupiny v Microsoft 365 z rôznych nástrojov vrátane nástrojov Outlook, Outlook na webe, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams a ďalších. To, od ktorého nástroja sa rozhodnete začať, závisí od typu skupiny, s ktorou pracujete. Napríklad v spoločnosti Microsoft máme tendenciu začínať od Outlook, keď vytvárame skupinu usporiadanú okolo e-mailu a kalendára. Ak je skupina určená na celopodnikovú komunikáciu, zvyčajne začíname s Viva Engage. Na účely chatovej spolupráce by sme začali našu skupinu z aplikácie Microsoft Teams.
Ľudia mimo vašej organizácie nemôžu zobrazovať obsah vo verejných ani súkromných skupinách, ak neboli osobitne pozvaní ako hostia. Ďalšie informácie nájdete v téme Pridanie hostí do skupín v Outlooku.
Spravovanie vlastníkov, členov a hostí
Vlastníci skupiny sú moderátormi skupiny. Môžu pridávať alebo odstraňovať členov a majú jedinečné povolenia, ako je napríklad možnosť odstrániť konverzácie zo zdieľaného priečinka doručenej pošty alebo zmeniť rôzne nastavenia skupiny. Vlastníci skupiny môžu skupinu premenovať, aktualizovať popis alebo obrázok atď. Ak poznáte roly SharePointu, vlastníkom skupiny je správca kolekcie lokalít.
Tip: Najvhodnejšie je mať aspoň dvoch vlastníkov skupiny, ak je to možné. Ak v takom prípade nie je k dispozícii jeden vlastník, druhý môže vykonávať zmeny v skupine.
Členovia skupiny sú bežní používatelia vo vašej organizácii, ktorí používajú skupinu na spoluprácu. Majú prístup ku všetkému v skupine, ale nemôžu meniť nastavenia skupiny. V SharePointe sa títo používatelia nazývajú členmi lokality. Informácie o pridávaní alebo odstraňovaní členov skupiny nájdete v téme Pridanie, úprava a odstránenie členov skupín v Outlooku.
Hostia sú ako členovia skupiny, ale sú mimo vašej organizácie. Predvolene môžu používatelia pozvať hostí, aby sa pripojili k skupine, a toto nastavenie môžete ovládať. Ďalšie informácie nájdete v téme Pridávanie hostí do skupín v Outlooku.
Používanie aplikácie Microsoft Teams pre trvalý chatový pracovný priestor
Vynikajúcim spôsobom, ako zostať v kontakte so svojou skupinou, je Microsoft Teams. Microsoft Teams je centrálou fungovania tímu – trvalý pracovný priestor pre konverzácie, kde môžete neformálne konverzovať v reálnom čase o špecializovaných témach alebo v rámci konkrétnych podskupín. Hoci integrácia aplikácie Teams neprichádza automaticky, môžete jednoducho vytvoriť skupinu Teams na základe skupiny v Microsoft 365.
Keď skupina stratí svoj pôvodný účel, môžete ju odstrániť, aby sa uvoľnili systémové prostriedky a skupina sa ďalej nezobrazovala v zoznamoch. Ďalšie informácie nájdete v téme Úprava alebo odstránenie skupiny v Outlooku. Ak nechcete, aby ste si museli pamätať potrebu odstránenia zastaraných skupín, správca môže nastaviť politiky uplynutia platnosti, ktoré spôsobia uplynutie platnosti starých skupín a ich automatické odstránenie po uplynutí určeného časového obdobia. Pozrite tiež: Politika uplynutia platnosti skupiny v Microsoft 365.
Existujú tri primárne modely zriaďovaniaSkupiny v Microsoft 365: Otvorené, VEDENÉ IT alebo Riadené. Každý má svoje výhody.
|
Model zriaďovania |
Výhody |
|---|---|
|
Otvorené (predvolená možnosť) |
Používatelia môžu vytvárať vlastné skupiny podľa potreby bez toho, aby museli čakať, alebo obťažovať oddelenie IT |
|
Vedené IT |
Používatelia požiadajú o skupinu oddelenie IT. Oddelenie IT im pomôže pri výbere najlepších nástrojov spolupráce podľa ich potrieb |
|
Kontrolované |
Vytváranie skupín je obmedzené na konkrétnych ľudí, tímy alebo služby (pozrite si tému: Riadenie osôb, ktoré môžu vytvárať Skupiny v Microsoft 365) |
Ak chcete ovládať spôsob pomenovania Skupiny v Microsoft 365, môžete pomocou politiky pomenovania vynútiť, aby názvy skupín dodržiavali určité normy vrátane predpony alebo prípon, ako aj blokovania nevhodných názvov. Pozrite si tému Politika pomenovania skupín Microsoft 365, kde nájdete ďalšie informácie.
Každá skupina má aspoň jedného vlastníka, ktorý môže pridávať alebo odoberať členov a vykonávať základnú správu skupiny a jej obsahu. Ak vlastník skupiny (alebo vlastníci) z akéhokoľvek dôvodu organizáciu opustí, správca môže skupine priradiť nového vlastníka . Pozrite si tému Priradenie nového vlastníka k osamotenej skupine.
Okrem toho, ak máte povolenia správcu Exchange Online môžete spravovať svoje skupiny z centra Microsoft 365 Spravovanie (pozrite si tému Správa členstva v skupine v Centrum spravovania služby Microsoft 365) alebo z prostredia PowerShell (pozrite si tému Správa Skupiny v Microsoft 365 pomocou prostredia PowerShell.
Niekedy sa môže stať, že chcete odstrániť skupinu z nájomníka. Informácie o odstránení skupiny nájdete v téme: Odstránenie skupiny v Outlooku. Ak sa skupina omylom odstráni, správcovia môžu túto skupinu obnoviť až na 30 dní. Pozrite si tému: Obnovenie odstránenej skupiny v Microsoft 365.
Ak uprednostňujete automatizovanejší spôsob spravovania životného cyklu Skupiny v Microsoft 365, môžete použiť politiky uplynutia platnosti na uplynutie platnosti skupín v určitom časovom intervale. Vlastníci skupiny dostanú e-mail 30, 15 a 1 deň pred uplynutím platnosti skupiny, ktorý im umožní jednoducho obnoviť skupinu, ak je stále potrebná. Pozrite si tému: Politika uplynutia platnosti skupiny v Microsoft 365.
Obmedzenia skupín v Microsoft 365
Obmedzenia skupín nájdete v časti Prehľad Skupiny v Microsoft 365 pre správcov.
Ak plánujete používať funkciu Group Wiriteback z nástroja Azure Active Directory Connect, maximálna dĺžka je 448 znakov, pokiaľ ide o atribút Popis.
Ďalšie informácie o ukladacom priestore SharePointu Online nájdete v téme Obmedzenia SharePointu Online.
Skupiny v Microsoft 365 môžete spravovať efektívnejšie, keď máte informácie o používaní skupín. Centrum Microsoft 365 Spravovanie obsahuje nástroj na vytváranie zostáv, ktorý umožňuje zobraziť informácie, ako je napríklad používanie ukladacieho priestoru, počet aktívnych skupín a dokonca aj to, ako vaši používatelia skupiny používajú. Ďalšie informácie nájdete v témach: Zostavy služby Microsoft 365 v Centre spravovania .
Skupiny v Microsoft 365 poskytuje množstvo nástrojov na dodržiavanie súladu, ochranu informácií a eDiscovery.
