Microsoft 365-grupper i Outlook erbjuder en kraftfull lösning för kommunikation och samarbete med personer både inom och utanför ett företag. Skapa en grupp för att dela en inkorg, kalender, OneDrive, SharePoint-webbplats, OneNote-anteckningsbok med mera. Du kan också bjuda in gäster utanför företaget så att de kan samarbeta med hjälp av samma resurser.

När du skapar en Microsoft 365-grupp skapar Outlook automatiskt en delad Outlook inkorg, delad kalender och ett dokumentbibliotek för samarbete i filer. Du kan också skapa ett Microsoft-team och integrera uppgifter med Planner i Teams. Du behöver inte manuellt tilldela behörigheter till alla dessa resurser eftersom medlemmar i gruppen automatiskt får de behörigheter de behöver för verktygen som gruppen tillhandahåller. 

Microsoft 365 Groups ge medlemmarna:

  • Delad inkorg – Det är här diskussionerna du tidigare hade i distributionslistorna äger rum. Den delade inkorgen är fullt sökbar och skapar på så sätt ett användbart arkiv med gruppens meddelanden. Nya gruppmedlemmar kan söka eller gå tillbaka i historiken för att snabbt läsa in det som diskuterats i gruppen tidigare. Se: Skicka ett e-postmeddelande till en grupp i Outlook.

  • Bibliotek med delade filer – Gruppen har ett SharePoint-filbibliotek där användarna kan lagra, dela och samarbeta i dokument, arbetsböcker, presentationer, bilder eller andra typer av filer som de behöver arbeta med. Se: Dela filer med en grupp i Outlook.

  • Delad kalender – Gruppen får en delad kalender för att publicera händelser relaterade till gruppen. Varje medlem som prenumererar på gruppen bjuds automatiskt in till händelser som publiceras i kalendern så att dessa händelser också kan visas i deras personliga kalendrar om de vill. Se: Använda en gruppkalender i Outlook för att schemalägga och redigera händelser.

  • Delad OneNote-anteckningsbok – Gruppen har automatiskt tillgång till en delad OneNote-anteckningsbok där gruppmedlemmar kan samla in och samarbeta om information. Många grupper använder anteckningsgruppen för att skapa en aktiv wiki med vanliga frågor och andra resurser.

  • Gäståtkomst – Tidigare kunde du också lägga till externa kontakter till distributionsgrupper men allt de fick var e-postmeddelanden. Med grupper kan du ge gäster åtkomst till e-postkonversationer, filer och den delade OneNote-anteckningsboken. Se: Använda grupper i Outlook som gäst.

  • Innehåll kan upptäckas – Som standard är grupper i Outlook offentliga vilket gör att det är enkelt för andra i organisationen att upptäcka dem och gå med eller granska gruppens material. Om gruppens innehåll är känsligt kan du göra gruppen privat, vilket döljer innehållet från personer som inte är medlemmar och kräver att gruppägaren godkänner alla förfrågningar om medlemskap.

  • Självbetjäningsskapande – IT-enheten behöver inte fastna i förfrågningar från användare om att skapa grupper. Användare kan skapa sina egna grupper efter behov. Om du vill styra vilka användare i organisationen som kan skapa grupper läser du: Hantera vem som kan skapa Microsoft 365-grupper.

Administrera dina grupper

Microsoft 365 innehåller ett antal användbara verktyg och funktioner som gör det enklare att hantera och administrera dina grupper. 

Tips: Bokmärke Microsoft 365-grupper – vanliga uppgifter för enkel åtkomst till administratörsinformation om hur du skapar grupper, delegering, e-posthantering, e-postflöde, återställning och användbara skript.

Att ha koll på katalogen är något som bekymrar alla administratörer. Här är några av de verktyg Microsoft 365 erbjuder för att göra det enklare:

  • Namnprinciper – Med namnprinciper kan du ange vad som är godkända och inte godkända namn för grupper. Det gör att användare inte kan använda svordomar eller förbjudna namn för grupper. Du kan dessutom se till att alla gruppnamn får ett visst företagsprefix eller -suffix.

    Dynamiskt medlemskap – Dynamiskt medlemskap gör att du kan använda regler för att ställa in gruppmedlemskap, vilket lägger till (eller tar bort) gruppmedlemmar baserat på metadata (som avdelning eller roll) i active directory. Mer information om hur du skapar dynamiskt medlemskap finns i Använda attribut för att skapa avancerade regler .

  • Dolt medlemskap – Om du av någon anledning vill att medlemskapet i en grupp ska vara konfidentiellt, till exempel om medlemmarna är elever, så kan du dölja medlemskap från externa parter.

  • Behörighet för skapande – Det kan finnas personer i organisationen som inte ska kunna skapa nya grupper. Det finns olika tekniker för att hantera behörighet att skapa grupper i katalogen. Se Hantera skapande av grupper i Microsoft 365.

  • Granskningsloggar – Du kan lita mer på att användarna kan skapa grupper och hantera gruppmedlemskap eftersom granskningsloggarna för Microsoft 365 grupper låter dig spåra vem som skapade eller tog bort en viss grupp eller gjorde ändringar i medlemskapet i gruppen. Se: Söka i granskningsloggen i Microsoft 365 Security & Compliance Center.

Leveranshantering ger dig några olika metoder att hantera hur meddelanden ska skickas eller tas emot av gruppen. Det finns även verktyg för att övervaka meddelandeflödet. Mer information finns i Microsoft 365-grupper – vanliga uppgifter.

  • Skicka som och Skicka för – De här inställningarna ger specifika användare möjlighet att skicka e-postmeddelanden som om de kommer från gruppen eller är för gruppens räkning.

  • Avsändarbegränsningar – De här inställningarna gör att du kan styra vem som kan skicka meddelanden till gruppen. Gruppen kan konfigureras för att tillåta e-post från externa parter men du kan vilja begränsa detta till bara vissa specifika externa partner.

  • Stöd för externa användare – Genom att bjuda in gäster till gruppen kan du välja att de ska inkluderas i gruppens e-postkonversationer. Mer information om hur du lägger till gäster finns i Lägga till gäster i Grupper i Outlook.

  • Transportregler – Transportregler fungerar på samma sätt för grupper som för Exchange server. Reglerna kan leta efter meddelanden som uppfyller specifika villkor och sedan utföra åtgärder på dessa meddelanden.

  • E-posttips – E-posttips är informativa meddelanden som visas för användare när de skriver ett meddelande. De kan minska antalet meddelanden som inte kan levereras genom att varna användare om meddelandet troligen ska till externa parter eller överskrider meddelandekvoter.

  • Flera proxyadresser – En grupp kan ha alias precis som en postlåda för en användare. Ytterligare proxyadresser kan vara praktiska för att ta emot meddelanden som skickats till andra alias eller för att göra det lättare att kontakta en grupp som har ett långt eller svårstavat namn. Mer information finns i Välja vilken domän som ska användas när du skapar Microsoft 365-grupper

  • Maximal storlek för sändning och mottagning – Kvoter kan minska problemen när gruppen tar emot (eller skickar) extremt stora meddelanden och ger möjlighet att hantera lagrings- och bandbreddskrav.

Microsoft 365 ger dig också några verktyg för att hantera den typ av innehåll som delas i gruppen. Mer information finns i Microsoft 365-grupper – vanliga uppgifter.

  • Riktlinjer för användning – Du kan definiera riktlinjer för användning för Microsoft 365 grupper – för att informera användarna om metodtips som hjälper till att hålla grupperna effektiva och utbilda dem om interna innehållsprinciper.

  • Dataklassificering – Du kan skapa ett anpassningsbart dataklassificeringssystem för Microsoft 365 grupper som tillåter separation av grupper efter principtyp (t.ex. "oklassificerad", "konfidentiell" eller "topphemlig"). På så sätt kan grupperna visa principer för annat innehåll i organisationen. Med extensible-principen kan organisationen konfigurera en slutpunkt som anropas när en grupp skapas eller ändras. Sedan kan du implementera egna principer för att skapa eller ändra grupper.

Alla Microsoft 365 prenumeration som har Exchange Online och SharePoint Online stöder grupper. Detta inkluderar Business Essentials- och Business Premium-abonnemangen och Enterprise E1-, E3- och E5-abonnemang.

Om du har en Exchange-plan, kan du fortfarande få delad inkorg och delade kalenderfunktioner för grupper i Outlook men du får inte dokumentbiblioteket, Planner eller någon av de andra funktionerna. 

Användare har ibland svårt för förändring så det är viktigt att kommunicera med de aktiva medlemmarna i distributionslistorna och berätta vad de kan förvänta sig. Det här är information som ska finns med i meddelandet samt en del svar som kan vara till hjälp:

Vad är grupper i Outlook?

Microsoft 365 grupper i Outlook är en enda samarbetslösning för team/grupper som vill ha en plats för att dela diskussioner, filer, kalendrar och anteckningar på ett enhetligt sätt som är lätt att hitta.  Den bästa funktionen är antagligen att gruppens inkorg bildar en historik över alla diskussioner vilket gör det enkelt att söka i tidigare diskussioner.

Mer information finns i Funktionen Grupper i Outlook.

Varför gör vi den här ändringen?

Vi får ofta förfrågningar om möjligheten att söka i de meddelanden som skickas till vår distributionslista för att hitta information som diskuterats tidigare. Genom att uppgradera distributionslistan till en grupp behöver användare inte längre besvara eller ställa samma frågor flera gånger.

Den nya gruppen kommer även att ha en kalender för våra gruppevenemang, ett bibliotek för delade filer och en OneNote-anteckningsbok där vi kan samarbeta och samla in information för framtida användning.

Behöver jag göra något för att bli medlem i gruppen om jag redan var medlem i distributionslistan?

Nej, om du redan är medlem i distributionslistan blir du automatiskt medlem i den nya gruppen.

Hur kommer jag åt den nya gruppen i Outlook? Hur fungerar det med Outlook på webben?

Du kommer åt den nya gruppen i kategorin Grupper som finns långt ned i navigeringsfältet till vänster. Om du använder gruppen ofta kan du visa den i favoriter genom att högerklicka på den och välja Visa i favoriter.

Dessutom finns det kostnadsfria mobila klienter för Microsoft 365 grupper tillgängliga på alla mobila plattformar (iOS, Android osv.) så att du enkelt kan komma åt gruppen när du är på språng.

Kan jag inte fortfarande bara skicka e-post?

Självklart. Samma e-postalias som du använde för distributionslistan fungerar fortfarande bra för gruppen i Outlook.

Glöm inte...

Kom ihåg att tala om när ändringen görs och vem de ska kontakta om de har frågor.

Microsoft tillhandahåller inte något verktyg för att konvertera en delad postlåda till en Microsoft 365-grupp, eller tvärtom. Du kan dock uppgradera distributionslistor till Microsoft 365-grupper. Det är ett bra sätt att ge organisationens distributionslistor alla funktioner i Microsoft 365-grupper. Mer information finns i Microsoft 365-grupper – vanliga uppgifter.

Vilka distributionslistor kan inte uppgraderas till Microsoft 365-grupper? 

Du kan bara uppgradera molnhanterade, enkla, icke-kapslade distributionslistor till Microsoft 365-grupper. Se Kan inte uppgradera distributionslistor till Microsoft 365-grupper.

När du har uppgraderat distributionsgruppen till enMicrosoft 365 grupp finns det några uppföljningsuppgifter som du kanske vill göra för att säkerställa att den går smidigt.

  • Följ upp med användarna – Stäm av med användarna direkt efter uppgraderingen och sedan igen efter några dagar. Om du visar att du lyssnar på de frågor de har är det större möjlighet att de blir nöjda och med bytet.

  • Övervaka åtaganderapporterna – I Microsoft 365 Admin-portalen finns några bra rapporter som visar hur många användare som använder gruppen, hur ofta och vilka funktioner de använder. Rapporterna kan hjälpa dig utforma din uppföljning och användarutbildning samt visa på vilket sätt användarna drar störst nytta av den nya gruppen. Se: Aktivitetsrapporter i Administrationscenter för Microsoft 365.

  • Dela med dig av din upplevelse – Berätta för andra grupper i företaget att du uppgraderat din distributionsgrupp och vilka steg du utförde för att lyckas. Genom att dela med dig av den informationen hjälper du andra grupper att följa ditt exempel och lyckas med sina egna uppgraderingar.

Har du frågor om Microsoft 365-grupper? Besök Microsoft 365-grupper Tech Community.

Tips: Som standard kan alla användare skapa Microsoft 365-grupper. Läs mer i Hantera vem som kan skapa Microsoft 365-grupper.

Du kan skapa Microsoft 365 Groups från en mängd olika verktyg, bland annat Outlook, Outlook på webben, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams med mera. Vilket verktyg du väljer att starta från beror på vilken typ av grupp du arbetar med. På Microsoft brukar vi till exempel utgå från Outlook när vi skapar en grupp som är organiserad kring e-post och kalender. Om koncernen är för företagsomfattande kommunikation tenderar vi att utgå från Viva Engage. För chattbaserat samarbete startar vi vår grupp från Microsoft Teams.

Varken offentliga grupper eller privata grupper kan visas eller kommas åt av personer utanför organisationen om inte dessa personer uttryckligen har bjudits in som gäster. Mer information finns i Lägga till gäster i grupper i Outlook.

Hantera ägare, medlemmar och gäster

Gruppägare är moderatorer i gruppen. De kan lägga till eller ta bort medlemmar och har unika behörigheter, som möjligheten att ta bort konversationer från den delade Inkorgen eller ändra olika inställningar för gruppen. Gruppägare kan byta namn på gruppen, uppdatera beskrivningen eller bilden med mera. Om du är bekant med SharePoint-roller är en gruppägare en administratör för webbplatssamlingen.

Tips: Du bör ha minst två ägare för en grupp om du kan. På så sätt kan den andra ägaren göra ändringar i gruppen även om inte den ena ägaren inte kan.

Gruppmedlemmar är de vanliga användarna i organisationen som använder gruppen för att samarbeta. De kan komma åt allt i gruppen men kan inte ändra gruppinställningar. De SharePoint-miljön motsvaras de av webbplatsmedlemmar. Mer information om hur du lägger till eller tar bort gruppmedlemmar finns i Lägga till, redigera och ta bort medlemmar i grupper i Outlook.

Gäster är som gruppmedlemmar, men de finns utanför organisationen. Som standard kan användarna bjuda in gäster till gruppen, och du kan styra den inställningen. Mer information finns i Lägga till gäster i grupper i Outlook.

Använda Microsoft Teams för en beständig, chattbaserad arbetsyta

Ett utmärkt sätt att hålla kontakten med din grupp är Microsoft Teams. Microsoft Teams är en intern kanal för ditt team – en chattbaserad arbetsyta där du kan ha informella konversationer i realtid om specifika ämnen eller i specifika undergrupper inom gruppen. Även om Teams-integreringen inte kommer automatiskt kan du enkelt skapa en Teams-grupp baserat på din Microsoft 365-grupp.

När en grupp inte längre kan användas för sitt avsedda syfte kan du ta bort gruppen och frigöra systemresurser så att gruppen inte längre listas eller visas. Mer information finns i Redigera eller ta bort en grupp i Outlook. Om du inte vill komma ihåg att ta bort gamla grupper kan administratören ange principer för förfallotid som gör att gamla grupper går ut och tas bort automatiskt efter en angiven tidsperiod. Se även: Förfalloprincip för Microsoft 365-grupper.

Det finns tre primära modeller för etableringMicrosoft 365 Groups: Öppna, IT-ledd eller Kontrollerad. Var och en har sin egen fördelar.

Modell

Fördelar

Öppen (standard)

Användarna kan skapa egna grupper efter behov utan att behöva vänta på eller störa IT-avdelningen

IT-ledd

Användare begär en grupp av IT-avdelningen. IT-avdelningen kan vägleda dem i att välja de bästa samarbetsverktygen för deras behov

Kontrollerad

Möjligheten att skapa grupper är begränsad till specifika personer, team eller tjänster (se: Styra vem som kan skapa Microsoft 365-grupper)

Om du vill styra hur Microsoft 365 Groups namnges kan du använda namnprincip för att tvinga gruppnamn att följa vissa standarder, inklusive prefix eller suffix, samt blockera stötande namn. Mer information finns i Namngivningsprinciper för Microsoft 365 grupper.

Varje grupp har minst en ägare som kan lägga till eller ta bort medlemmar och göra grundläggande administrationsuppgifter för gruppen och dess innehåll. Om en grupps ägare (eller ägare) lämnar organisationen av någon anledning kan administratören tilldela en ny ägare till gruppen. Se Tilldela en ny ägare till en överbliven grupp.

Om du har Exchange Online administratörsbehörighet kan du dessutom administrera grupperna från Microsoft 365 Admin Center (se Hantera gruppmedlemskap i Administrationscenter för Microsoft 365) eller från PowerShell (se Hantera Microsoft 365-grupper med PowerShell.

Så småningom kan du vilja ta bort en grupp från klientorganisationen. Mer information om hur du tar bort en grupp finns i: Ta bort en grupp i Outlook. Om en grupp tas bort av misstag kan administratörer återställa gruppen i upp till 30 dagar. Se: Återställa en borttagen Microsoft 365-grupp.

Om du föredrar ett mer automatiserat sätt att hantera livscykeln för Microsoft 365 Groups kan du använda förfalloprinciper för att förfalla grupper med ett visst tidsintervall. Gruppens ägare får ett e-postmeddelande 30, 15 och 1 dag före gruppens utgångsdatum som gör att de enkelt kan förnya gruppen om den fortfarande behövs. Se: Förfalloprincip för Microsoft 365-grupper.

Begränsningar för Microsoft 365-grupper

Hitta gruppgränser i Översikt över Microsoft 365-grupper för administratörer.

Om du planerar att använda funktionen “Tillbakaskrivning av grupp” via verktyget Azure Active Directory Connect är det maximala antalet tecken för attributet “Beskrivning” 448 tecken.

Mer information om lagringsutrymme i SharePoint Online finns i Begränsningar för SharePoint Online.

Hantering av Microsoft 365 Groups är effektivare med interaktiv information om gruppanvändning. I Microsoft 365 Admin Center finns ett rapporteringsverktyg som gör att du kan se information som lagringsanvändning, hur många aktiva grupper du har och även hur användarna använder grupperna. Mer information finns i: Microsoft 365-rapporter i administrationscentret .

Microsoft 365 Groups ger dig ett antal verktyg för efterlevnad, informationsskydd och eDiscovery.

Se även

Facebook LinkedIn E-post

Behöver du mer hjälp?

Vill du ha fler alternativ?

Utforska prenumerationsförmåner, bläddra bland utbildningskurser, lär dig hur du skyddar din enhet med mera.

Fördelar med en Microsoft 365-prenumeration

Utbildning för Microsoft 365

Microsoft-säkerhet

Hjälpmedelscenter