透视表数据查看与分析全攻略

### 透视表数据查看与分析全攻略 #### 1. 透视表简介 透视表是一种强大的交互式工具，用于分析数据。在使用透视表时，你可以快速拖动字段、创建新的汇总，从而呈现数据的全新视角，还能深入查看构成汇总的各个数据项。它与交叉表查询在数据呈现方式上密切相关，都将数据分组到行和列中，行和列标题由字段定义。使用透视表，你可以选择如何将数据分类到行和列，选择要在表体中汇总的字段，并对数据进行筛选。而且，无需使用设计视图来定义表格，只需点击表格、拖动字段名或从自动创建的下拉菜单中选择，就能创建和修改透视表。 #### 2. 创建空白透视表 要创建空白透视表，首先需要创建一个包含你希望在透视表中显示的所有字段的查询，然后可以使用以下两种方法之一： - **方法一**：打开包含数据的查询，然后点击 Access 窗口右下角的“透视表视图”按钮（它是五个小按钮组中的第二个）。 - **方法二**：在导航窗格中选择包含数据的查询，然后显示功能区上的“创建”选项卡，点击“窗体”组中的“更多窗体”按钮，从下拉列表中选择“透视表”。 创建透视表后，你会看到一个带有“透视表字段列表”的空白透视表。如果看不到字段列表，可点击功能区上“透视表工具 - 设计”选项卡中的“字段列表”按钮。 #### 3. 在透视表中显示数据 创建空白透视表后，若要查看数据，需要将字段拖放到相应的放置区域。“透视表字段列表”中的每个字段名旁边都有一个加号（展开指示符）或减号（折叠指示符）。点击展开指示符可查看更多可拖放的字段选项。特别是，Access 会添加按周、月、季度等对日期数据进行分类的字段。此外，你可以在透视表中创建和显示无限数量的计算字段，甚至可以按计算字段进行排序。 四个放置区域如下： - **总计或明细字段**：将包含你希望在透视表体中显示的值的字段名称拖到此放置区域。该字段中的值将按列和行字段中的值进行组织。将字段拖到“总计或明细字段”放置区域后，你将在透视表中看到数据。 - **列字段**：将你希望显示为列标题的字段名称拖到此区域。 - **行字段**：将你希望显示为行标题的字段名称拖到此区域。 - **筛选字段**：将你希望用于筛选目的的任何字段名称拖到此区域。 你可以按任意顺序开始拖动字段。将明细字段拖放到透视表后，你将在表中看到数据。以下是在透视表中查看数据的具体步骤： 1. 从“透视表字段列表”中将一个字段拖放到透视表的主要部分，即标记为“放置总计或明细字段”的部分。选择你希望使用其他字段进行组织查看的字段。如果透视表中的放置区域不可见，可点击“设计”选项卡“显示/隐藏”部分中的“放置区”。此时，每个数据记录都会出现一个单元格。通过添加行和列标签，你可以对这些数据进行分类，稍后使用“自动计算”按钮进行汇总。如果你不想拖动字段，也可以在字段列表中选择字段，使用字段列表底部的下拉列表告诉 Access 你希望使用该字段的位置，然后点击“添加到”按钮。在透视表中使用的字段在“透视表字段列表”中会以粗体显示。 2. 将一个字段拖放到透视表的“放置行字段”部分（即左侧部分），以创建行标签。你可能需要点击“透视表字段列表”中的展开指示符，以查看更多可拖放的字段选项。特别是，Access 会添加按周、月、季度等对日期数据进行分类的字段。 3. 将一个字段拖放到透视表的“放置列字段”部分，以创建列标签。此时得到的表格可能会让人困惑，因为你看到的是每条记录，而不是数据汇总。不过，改变这种情况并不困难。 4. 点击表体中显示字段名称的列标签，以查看汇总数据。所有同名的列标题将自动被选中。 5. 点击功能区“设计”选项卡上的“自动计算”按钮，选择你想要使用的汇总类型。对于文本字段，你唯一的选项是“计数”汇总。此时，你会在表格的最右侧看到一个“总计”列（根据你选择的汇总方式命名），在表格底部看到一个“总计”行。表格中的每个单元格底部还会增加一条额外的信息，即该单元格中数据的总和、计数或其他汇总。此外，新字段会添加到“透视表字段列表”中。 6. 点击功能区“设计”选项卡上的“隐藏明细”按钮。此时，表格将显示汇总数据。你可以通过点击行或列标题中的展开（+）或折叠（-）指示符，显示或隐藏每行或每列的详细信息。 #### 4. 使用查找字段的注意事项 当在透视表中使用查找字段时，你看到的是 Access 存储在该字段中的数据，而不是通常显示的数据。一般来说，为了查看合适的数据，你应该在透视表中使用描述性字段，而不是查找字段。 #### 5. 修改透视表 拥有基本的透视表后，你可以对其进行修改，使其完全符合你的需求。你可以添加字段、将字段移动到不同的放置区域、格式化数据、创建新字段、展开和折叠详细信息等。在修改透视表的大部分工作中，功能区上的“透视表工具 - 设计”选项卡是你的好帮手。以下是该选项卡中部分按钮及其功能的表格： | 按钮名称 | 功能描述 | | --- | --- | | 保存 | 保存对象的格式，包括透视表的格式 | | 视图 | 以另一种视图查看透视表。“数据透视图”始终可用，其他选项取决于你用于创建透视表的对象类型（表或查询） | | 字段列表 | 显示或隐藏此透视表可用的字段列表 | | 放置区 | 显示或隐藏可放置字段名称的区域标签（例如“放置筛选器”） | | 钻取按钮 | 显