Comment utilisez-vous la surveillance et le contrôle des processus pour favoriser l’amélioration continue ?

1 Qu’est-ce que la surveillance et le contrôle des processus?

La surveillance et le contrôle des processus sont les activités de mesure, d’analyse et d’ajustement des performances des processus métier en fonction de normes et d’objectifs prédéfinis. La surveillance des processus implique la collecte et l’affichage de données sur les indicateurs clés des processus (KPI), tels que le temps de cycle, le taux d’erreur, la satisfaction client et le coût. Le contrôle des processus consiste à comparer les performances réelles aux performances souhaitées, à identifier les lacunes et les causes profondes et à mettre en œuvre des mesures correctives et préventives pour combler les lacunes et prévenir les récurrences.

2 Pourquoi la surveillance et le contrôle des processus sont-ils importants pour BPI ?

La surveillance et le contrôle des processus sont essentiels pour BPI, car ils vous permettent d’évaluer l’efficacité de vos initiatives d’amélioration des processus, d’identifier les opportunités d’amélioration et de vous assurer que les processus améliorés sont soutenus et alignés sur vos objectifs stratégiques. En surveillant et en contrôlant vos processus, vous pouvez suivre l’avancement et l’impact de vos projets d’amélioration des processus, mesurer le retour sur investissement (ROI) de vos efforts BPI, détectez et résolvez les problèmes et les écarts de processus avant qu’ils ne s’aggravent, identifiez et éliminez le gaspillage, la variation et l’inefficacité de vos processus, et favorisez une culture d’amélioration continue et d’innovation dans votre organisation. Cela vous aidera à améliorer votre productivité, votre qualité et la satisfaction de vos clients, ainsi qu’à encourager vos employés à participer aux activités de BPI et à fournir des commentaires et des suggestions.

3 Comment utilisez-vous la surveillance et le contrôle des processus pour favoriser l’amélioration continue ?

Pour favoriser l’amélioration continue grâce à la surveillance et au contrôle des processus, vous devez suivre un processus systématique et itératif qui comprend quatre étapes. Tout d’abord, vous devez planifier en définissant vos buts et objectifs d’amélioration des processus, en identifiant et en hiérarchisant vos opportunités d’amélioration des processus et en établissant votre plan de surveillance et de contrôle des processus. Ce plan doit inclure la portée, l’objectif et la fréquence de vos activités de surveillance et de contrôle des processus, les KPI et les objectifs que vous utiliserez pour mesurer et évaluer la performance de votre processus, ainsi que les rôles et responsabilités de votre équipe de surveillance et de contrôle des processus. Deuxièmement, vous devez exécuter vos projets d’amélioration des processus et mettre en œuvre votre plan de surveillance et de contrôle des processus. Vous devez collecter et enregistrer des données sur les performances de votre processus et les afficher de manière visuelle et accessible, telles que des tableaux de bord, des graphiques ou des rapports. En outre, vous devez utiliser des outils et des techniques tels que la cartographie des processus, les organigrammes, les listes de contrôle ou les audits pour documenter et normaliser vos processus et garantir la conformité avec les exigences et les meilleures pratiques de vos processus. Troisièmement, vous devez vérifier en analysant vos données de performance de processus et en les comparant avec vos buts et objectifs d’amélioration des processus. Vous devez identifier et quantifier les écarts et les écarts entre vos performances réelles et souhaitées, et déterminer les causes profondes et les sources de variation de vos processus. Vous devez utiliser des outils et des techniques tels que les diagrammes de Pareto, les diagrammes en arête de poisson ou 5 pourquoi pour hiérarchiser et catégoriser vos problèmes de processus et trouver leurs causes profondes. Enfin, vous devez agir en prenant des mesures pour corriger et prévenir vos problèmes de processus et combler les lacunes et les écarts dans la performance de votre processus. Vous devez mettre en œuvre des actions correctives et préventives, telles que la refonte des processus, la formation ou l’automatisation, et surveiller leur efficacité et leur impact. Vous devez également examiner et mettre à jour votre plan de surveillance et de contrôle des processus et vos indicateurs de performance clés au besoin, et communiquer et célébrer vos résultats et réalisations en matière d’amélioration des processus.