Spiba презентация шустерова
0 likes495 views
Документ описывает преимущества аутсорсинга расчета зарплаты и бухгалтерского учета, включая уменьшение затрат и улучшение сущности процессов. Рассматриваются основные риски и стратегии минимизации, а также рекомендации по выбору провайдера аутсорсинга. Приведены примеры успешного сотрудничества с известными компаниями и описаны меры по улучшению контроля расходов и ускорению бизнес-процессов.
Spiba презентация шустерова
- 1. Business Process Outsourcing Аутсорсинг расчета зарплаты Creating business advantagesи бухгалтерского учета. Что Вам необходимо знать заранее? Людмила Шустерова. Заместитель генерального директора Аутсорсингового подразделения БДО
- 2. Причины принятия решения об аутсорсинге Проблемы с удержанием, оценкой или наймом персонала Потребность в снижении затрат Быстрый рост или сокращение бизнеса на функцию Частичная загрузка Нет регламентов бухгалтеров документооборота, (или неэффективная или они есть, загрузка) но не работают Аутсорсинг Стр. 2
- 3. НОРМАТИВ ТРУДОЗАТРАТ ДЛЯ БУХГАЛТЕРОВ и КАДРОВИКОВ НА ПРОЦЕССЫ Учетные функции Норматив Значение Кол-во сотрудников (расчетных листков) в месяц в расчете Расчет заработной платы 1500 на одного бухгалтера Ведение кадрового Кол-во сотрудников в месяц 400 делопроизводства Учет расчетов Кол-во авансовых отчетов в час на 1 бухгалтера 5 с подотчетными лицами Стр. 3
- 4. Экономия при использовании аутсорсинга (пример расчета) Статьи затрат Руб. в Комментарии %% Руб. в Способ экономии месяц экономии месяц Зарплата (оклады, премии) 100 000 3 бухгалтера -25% 75 000 Рациональная загрузка, меньшие трудозатраты за счет регламентации и автоматизации процессов Налоги на зарплату 34 000 -25% 25 500 Найм персонала, замена на 10 000 В т.ч. издержки, связанные с периодом передачи -15% 8 500 Наличие резерва сотрудников, время отпуска и болезни дел. В среднем 1/12 от общих прямых затрат на эффективное распределение задач ФОТ ДМС, Социальный пакет и 6 000 Питание, мобильная связь и пр. (ДМС - ~360 6 000 компенсации долл./год, +1000р. на чел./мес.) Аренда офиса 17 500 7 кв.м. на сотрудника + место для архива -10% 15 750 документов 10 тыс. руб. за 1 кв.м. в год Амортизация мебели, 12 000 Мебель, стеллажи, амортизация серверов и ПК, -20% 9 600 Групповое использование, меньше оборудования и программного принтеры, картриджи, лицензии на ПО, Контур и удельная стоимость на человека обеспечения др. Телефонная связь, интернет, 10 000 10 000 электронная почта, курьерская доставка, почта Доля офисных расходов 5 000 5 000 (уборка, охрана) Юридическая база данных, 5 000 Стоимость поддержки Гарант, Консультант+, курсы -20% 4 000 Групповое использование , меньше обучение повышения квалификации удельная стоимость на человека Канцтовары, подписка, книги 5 000 -20% 4 000 Групповое использование , меньше удельная стоимость на человека Внешние консультации 2 000 Консультации по сложным вопросам (юристы, консультанты и др.) Привлечение ИТ- 10 000 Интеграция бухгалт. программы с другими инф. -40% 6 000 Специальные решения, меньше удельная специалистов системами, ввод/вывод данных, администр. стоимость на человека программ и поддержка пользователей Доля времени руководителей 10 000 ориентировочная доля ФОТ 2 руководителей из -40% 6 000 Оптимизация коммуникаций расчета 8 часов в месяц Пени и штрафы - Задержки со сдачей отчетности, ошибки в учете Суммарные издержки Стр. 4 226 500 -20% 175 150
- 5. Основные «страхи» при передаче функции на аутсорсинг • Я знаю коллег, которые работали с аутсорсингом и были недовольны • Затраты на функцию не сократятся, а возрастут • Я потеряю контроль над процессом, гибкость • Возникнет риск потери конфиденциальности данных о зарплате Стр. 5
- 6. Основные риски при переводе функции на аутсорсинг На начальном этапе: • не выдерживаются сроки перехода При регулярном оказании услуг • Приходится жить по регламентам • У сотрудников много вопросов • Ошибки • Значительные счета за доп. услуги Стр. 6
- 7. Как минимизировать риски •Правильно выбрать Провайдера))))) • Проработать договор •Обсудите с Провайдером заранее – каковы процедуры на случай форс- мажоров •Уточните возможности эскалации вопросов •Попросите Провайдера проводить встречи с сотрудниками для ответов на вопросы •Стратегия выхода Стр. 7
- 8. Выбор Провайдера • Личное впечатление • Опыт на рынке, рейтинги • Рекомендации клиентов!!!! • Наличие сертификата ISO 9000 • Полис страховой ответственности • Наличие плана непрерывности Стр. 8
- 9. Выбор Провайдера - переговоры • Попросите Провайдера сформировать пакет услуг по принципу «все включено» • Обсудите подробно – какие функции придется выполнять вам • Попросите Провайдера предоставить детальный план перехода на аутсорсинг . Стр. 9
- 10. Примеры сотрудничества: OBI • Осуществляется расчет зарплаты для 3 000 сотрудников • Осуществлены необходимые настройки системы • Формируются проводки для загрузки в SAP FI • В единой системе работают сотрудники отдела кадров OBI и расчетчики БДО Стр. 10
- 11. Клиент: Крупная американская фармацевтическая компания • Оборот – 300 миллионов евро • Количество сотрудников – 700 человек • Количество регионов – 50 • Количество региональных сотрудников – 50% • Количество юридических лиц – 4 (2 представительства + 2 ООО) • Количество АО в месяц – 1000 : 1500 (командировки, представительские, общехозяйственные) • Оборот за год через АО: 5 млн евро расходов
- 12. Проблематика • разрозненные бухгалтерии : 4 бухгалтера в разных офисах • отсутствие стандартных политик по подготовке, утверждению АО, оплаты • пересылка АО от сотрудника к руководителю 1-го уровня в регионах, потом в Москву на утверждение начальнику отдела, потом в бухгалтерию • длинный процесс согласования • потеря АО на этапе отправке, согласования и оплаты • длинный цикл оплат : от 2 до 3 месяцев • оплата 2-3 месячных авансов сотрудникам: замораживание денег компании, риск невозварата ден. средств от сотрудника.
- 13. Проблематика • специфические требования к представительским расходом на специалистов здравоохранения: контроль лимитов и видов расходов на врачей • отсутствие прозрачности расходов • нет возможности делать анализ расходов для управленческого учета. • 4 разных физических архива : трудно было найти документы для аудита, налоговых проверок, сверок с сотрудником • большое количество ошибок : несколько итераций по отправке АО между Сотрудником руководителем и бухгалтерией • большая нагрузка на бухгалтерию по коммуникации с сотрудниками в связи с непрозрачностью процесса.
- 14. Задачи проекта и их решение 1. Ускорить бизнес-процесс: сократить цикл от подготовки АО до оплаты до 3-х недель: • стандартизация политик компании • унификация всех внутренних первичных документов • аутсорсинг данного вида бухгалтерских операций: • создание единой точки отправки физических документов в офисе аутсорсинговой компании • сканирование в производственном масштабе АО • проверка АО по разработанным и утвержденным методикам с клиентом : срок проверки сократился до 3 дней
- 15. Задачи проекта и их решение • внедрение системы электронного документооборота: • упрощение подготовки АО со стороны сотрудника: вход в систему, заполнение 1 экрана, обязательные поля для заполнения, автоматическое формирование унифицированных форм и внутренних форм, – уменьшение времени на подготовку, сокращение количества ошибок. • бухгалтерия видит эл.отчет – ждет физический, сканирует, проверяет ошибки. Ошибки двух видов: критические : сбор недостающих документов, некритические – отправка сообщения сотруднику до момента отправки недостающих документов. • эл. авторизацию линейными менеджерами. • формирование бухгалтерских проводок из системы • формирование листов одобрения
- 16. Задачи проекта и их решение 2. Усиление контроля за расходами и сокращение налогов • автоматический контроль внутренних лимитов при создании АО и его авторизации • формирование полного пакета документа в соответствие с учетной политикой компании • формирование управленческой отчетности с анализом перерасходов • прозрачность процесса: всегда быстро найти АО и посмотреть расходы сотрудника и кто их утвердил • сокращение лимитов на ежемесячные авансы
- 17. Задачи проекта и их решение 3. Сокращение времени бухгалтеров: • сокращение времени на коммуникацию с сотрудниками • аутсорсинг операций • эл.архив: ускорение поиска документов из эл.архива и их массовая печать • загрузка проводок через импорт-файлы 4. Удобство для сотрудников: • упрощение процедуры • прозрачность: могут всегда посмотреть в системе информацию • эл.архив АО сотрудника • баланс сотрудника доступен в системе
- 18. Профиль Аутсорсингового подразделения BDO Специализированное Поставщик бизнеса подразделение BDO в России, аутсорсинговых решений член Международной сети BDO ВХОДИТ В ЧИСЛО 3 КРУПНЕЙШИХ Богатый опыт успешной КОМПАНИЙ В ОБЛАСТИ Региональная сеть в России разработки и внедрения АУТСОРСИНГА УЧЕТНЫХ процессов расчѐтов с ФУНКЦИЙ, РАБОТАЮЩИХ НА (17 региональных офисов) персоналом для РОССИЙСКОМ РЫНКЕ, аутсорсинговых клиентов СОГЛАСНО РЕЙТИНГУ АГЕНСТВА «ЭКСПЕРТ РА» ЗА 2009 и 2010 г. Профессиональные риски Более 200 клиентов, включая застрахованы в международных лидеров. ОАО «Росно» Около 220 профессионалов
- 19. Наши клиенты – практика аутсорсинга
- 20. Контактная информация Аутсорсинговое подразделение BDO Москва, 107023, ул. Малая Семѐновская 9, стр.3, эт.3 Тел.: +7 (495) 7878-552/3 Факс: +7 (495) 7878-554 e-mail: [email protected] www.bporus.ru Стр. 20