346 sbi001

T.C.
MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI

BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK

TELEFONLA İLETİŞİM
346SBI001

Ankara 2011

 Bu modül, mesleki ve teknik eğitim okul/kurumlarında uygulanan Çerçeve
Öğretim Programlarında yer alan yeterlikleri kazandırmaya yönelik olarak
öğrencilere rehberlik etmek amacıyla hazırlanmış bireysel öğrenme
materyalidir.

 Millî Eğitim Bakanlığınca ücretsiz olarak verilmiştir.

 PARA İLE SATILMAZ.

İÇİNDEKİLER

AÇIKLAMALAR ....................................................................................................... iii
GİRİŞ ........................................................................................................................... 1
ÖĞRENME FAALİYETİ-1......................................................................................... 3
1. İLETİŞİMDE TELEFON ........................................................................................ 3
1.1. Telefon .............................................................................................................. 3
1.1.1. Telefonunun Büro İletişimindeki Yeri Ve Önemi ..................................... 4
1.1.2. Telefonu Etkin Kullanma ve Telefonla Konuşma Kuralları...................... 5
1.1.3. Telefonda Not (Dikte) Alma Teknikleri .................................................... 8
1.2. Harf Kodlama Ve Kısaltmalar .......................................................................... 9
1.3. Mesaj Formları(Telefon Kayıt Formu) Kullanma .......................................... 10
1.4. Çizelge Oluşturma .......................................................................................... 11
UYGULAMA FAALİYETİ .................................................................................. 13
ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME ........................................................................ 15
PERFORMANS TESTİ ......................................................................................... 16
ÖĞRENME FAALİYETİ-2....................................................................................... 17
2. TELEFON GÖRÜŞMELERİ ................................................................................ 17
2.1. Etkili Telefon Görüşmeleri için İlkeler........................................................... 17
2.1.1. Sesiniz...................................................................................................... 18
2.1.2. Tavrınız .................................................................................................... 18
2.1.3. Nezaketiniz .............................................................................................. 18
2.2. Telefon Görüşmelerini Yönetme .................................................................... 19
2.2.1. Dinleme.................................................................................................... 19
2.2.2. Soru Sorma .............................................................................................. 20
2.2.3. Planlama................................................................................................... 21
2.2.4. Arayanlar ................................................................................................. 21
2.2.5. Biz Aradığımızda..................................................................................... 24
2.2.6. Yazmalı mı, Telefon mu Etmeli?............................................................. 25
3. GÜNÜMÜZ TELEFON SANTRALLERİ ............................................................ 29
3.1. Telefon Aktarma Kuralları.............................................................................. 31
3.2. Teknik Olarak Aktarma-Yönlendirme ............................................................ 33
3.3. Tele Sekreter Kullanımı.................................................................................. 37
4. TELEKONFERANS SİSTEMİ ............................................................................. 42
5. KARTVİZİTLİK MALZEME VE FİHRİST ........................................................ 48

i

5.1. Resmi Kartvizitler........................................................................................... 49
5.2. Özel Kartvizitler.............................................................................................. 49
5.3. İş Kartvizitleri ................................................................................................. 49
5.4. Fihrist: ............................................................................................................. 50
6. TELEFON RAPORLAMA PROGRAMI.............................................................. 55
CEVAP ANAHTARI................................................................................................. 60
MODÜL DEĞERLENDİRME.................................................................................. 63
KAYNAKÇA............................................................................................................. 64

ii

AÇIKLAMALAR

AÇIKLAMALAR
KOD 346SBI001

ALAN Büro Yönetimi ve Sekreterlik

DAL/MESLEK Ortak Alanlar

MODÜLÜN ADI Telefonla İletişim

Telefon cihazını kullanarak telefonla iletişim bilgi ve
MODÜLÜN TANIMI
becerilerinin kazandırıldığı öğretim materyalidir.

SÜRE 40/32

ÖN KOŞUL Temel eğitimi tamamlamış olmak.

YETERLİK Telefonla iletişim kurmak.
Genel Amaç
Santral ve telefon cihazını kullanarak kurum politikasına
uygun telefonla iletişim kurabileceksiniz.
Amaçlar
1. Telefonla etkili konuşma karşılama ve iletişim
kurmayı sağlayabileceksiniz.
MODÜLÜN 2. Santral ve telefonu kullanarak kurum politikasına
AMACI uygun telefonla arama yapabileceksiniz.
3. Santral ve telefonu kullanarak kurum politikasına
uygun telekonferans yapılmasını sağlayabileceksiniz.
4. Santral ve telefonu kullanarak kurum politikasına
uygun fihrist ve kartvizitlik oluşturabileceksiniz.
5. Santral ve telefon cihazını kullanarak kurum
politikasına uygun telefon görüşmeleri raporu
oluşturabileceksiniz.
EĞİTİM ÖĞRETİM Büro SınıfıTelefon ve santral cihazı, santral, bilgisayar,
ORTAMLARI VE fihristler, kartvizitlikler, kayıt defteri.
DONANIMLARI
Modül içinde yer alan her faaliyetten sonra verilen ölçme
sorularıyla kendinizi değerlendirebileceksiniz.
ÖLÇME
Modül sonunda kazandığınız bilgi ve becerileri belirlemek
EDEĞERLENDİRME
amacıyla öğretmeniniz tarafından hazırlanacak bir ölçme
aracıyla değerlendirileceksiniz.

iii

GİRİŞ
GİRİŞ
Sevgili Öğrenci,

Günümüz iş dünyasının iletişim ağı içersinde telefonun yaşamsal bir önem kazanması,
telefonun yanlış kullanılmasını ve mesajların kaybolmasını, anlaşılamamasını ciddi bir sorun
haline getirmiştir.

Bürolarda kullanılan teknolojinin işlevleri her geçen gün daha da artmakta, teknoloji
büro faaliyetlerini daha etkin bir hale getirmektedir.

Telefonla iletişim modülünde, telefonu etkin kullanma ve konuşmada dikkat edilecek
kurallar, telefonda not alma (dikte) teknikleri, dijital santrallerin önemi ve özellikleri, telefon
aktarma kuralları, form kullanma gerekliliği, fihrist ve kartvizit kullanma gibi konularda
bilgi birikimine sahip olacaksınız.

Bu bilgiler sayesinde tam olmayan bir iletişim ortamında, tam bir iletişim kurabilme
becerisini kazanacaksınız. Gelişen teknolojiye uyum sağlayarak kendinizi mesleki olarak
geliştirecek, iş hayatında ve günlük yaşantımızda iletişim sağlamanın ne kadar önemli
olduğunu öğreneceksiniz.

1

ÖĞRENME FAALİYETİ-1
AMAÇ

Telefonla etkili konuşmayı, karşılama ve iletişim kurmayı
sağlayabileceksiniz.

ARAŞTIRMA

 Telefon görüşmesi yapan kişileri izleyiniz. Yaptıkları el, kol, baş ve mimik
hareketlerini gözlemleyiniz. Düşüncelerinizi sınıf arkadaşlarınıza aktarınız.
 Sınıf arkadaşlarınız ile roller paylaşınız (sekreter-yönetici-yöneticinin arkadaşı
olduğunu söyleyen birisi-arayan-). Yöneticiniz henüz gelmemiş, bu durumda
sekreter olarak ne yaparsınız?
 Telefonda gelen mesajları gelişigüzel kâğıtlara aldığınızda ortaya çıkabilecek
olumsuzlukları yazınız ve sınıf ortamında tartışınız.

1. İLETİŞİMDE TELEFON
1.1. Telefon

İletişim denilince akla ilk gelen şeylerden biri “telefon”dur. Telefon birbirinden uzak
iki yer arasında konuşmayı sağlayan önemli bir iletişim aracıdır. Dünyada yaklaşık olarak 1
milyar adet telefon hattı olduğunu düşünürsek, telefonun insan yaşamında nasıl önemli bir
yer işgal ettiğini daha kolay anlayabiliriz.

Günümüzün vazgeçilmez iletişim aracı telefonun, Alexander Graham Bell ‘in 1876
yılında icat etmesinden bu güne, gelişimini kısaca gözden geçirelim:

1980’li yıllara kadar teknolojik olarak sesli iletişimde fazla bir gelişme olmadı. Sesli
haberleşme teknolojileri, sesin elektrik ortamında iletilmesine başlandığı günden beri hızlı
3

bir gelişme kaydetti. 1980 ‘li yıllarda ses ile birlikte görüntüyü ve yazıyı ileten telefonlar
geliştirildi. 1986 yılında, araçlarda kullanılabilen telefonlar, 1990 yıllarında dijital hücresel
telefonlar geliştirildi. Sesi dijital veri haline getirerek iletebilen, dolayısı ile santral dışında
(havada) frekans tarayıcı ile dinlenilebilmesi imkânsız olan cep telefonu diye
adlandırdığımız küçük boyutlarda GSM (Global mobil haberleşme sistemi) telefonlar
kullanıma sunuldu. Telefondaki bu teknolojik gelişmeler ayrıca çağrı yönlendirme, çağrı
bekletme, telesekreter, telekonferans gibi birçok işlemleri yerine getiren CENTREX
sistemini de hayata geçirmiştir. Telefon üzerindeki teknik ve teknolojik gelişmeler, baş
döndürücü bir şekilde günümüzde devam etmekte olup, bu gün gelinen noktada bir fiber kılı
üzerinde, 100 000 den fazla telefon görüşmesi taşınabilmektedir.

Günlük yaşantımızda evde, ofiste, işte hiç elimizden düşürmediğimiz telefon;
“kulaklık” ve “mikrofon” adı verilen iki parçadan meydana gelir. Mikrofon “alıcı” , kulaklık
ise “verici” işine yaramaktadır. Bunlara ilave çeşitli ek mekanizmalar da bulunur.

TELEFON MAKİNASI KISIMLARI

Günümüzde telefonlar; tuşlu telefonlar, otomatik telefonlar, telsiz telefonlar, araç
telefonları, internet telefonlar, cep (mobil ) telefonları olmak üzere çeşitlendirilebilir.

1.1.1. Telefonunun Büro İletişimindeki Yeri Ve Önemi

İş ortamını, iletişime dayalı çalışmaların oluşturduğu bilinmektedir. İletişimin
bürolarda ağırlıklı olarak telefonlarla gerçekleştiğini de kabul edecek olursak, konunun
önemi daha açık görülecektir. İş ortamında çalışan kişilerin iletişimlerini sağlamada en etkili
araç telefondur. İş görüşmelerinin yapılması randevuların ayarlanması, yapılan
değişikliklerin haber verilmesi, ticari işlerin düzenlenmesi, mal alışverişi ve benzeri
alanlardaki işlerin büyük bir çoğunluğu telefonla yapılmaktadır.

Özellikle işlemler için sürat, kolaylık ve tasarruf sağlayan telefonun ticari hayattaki ve
bürolardaki önemi büyüktür. Sesli iletişim teknolojisi büroların dışa açılan pencerelerinden

4

biridir. Bu pencere olumlu, etkin ve verimli kullanılmalıdır. İletişimin verimliliği büro
çalışanlarının beceri ve uğraşlarıyla birlikte, büro makinelerinin standardına ve
kapasitelerine bağlıdır.

Günümüzde, iş dünyasının iletişim ağı içinde telefonun yaşamsal bir önem kazanması,
telefonun yanlış kullanılmasını ve mesajların kaybolmasını ciddi bir sorun haline getirmiştir.
Özellikle hızlı arama, telesekreter, telekonferans gibi kolaylıkların ortaya çıkmasıyla, yazılı
iletişim önemini büyük ölçüde yitirmiştir.

İletişim bakımından, bu mühendislik harikası kadar önemli başka bir şey de, insanların
onu ne kadar kötü kullandığıdır. Bazen telefonun öbür ucundan da aynı konuda yakınmalar
duyulur. Bu anlamda, telefonun etkin kullanılması ve konuşma kurallarının bilinmesi yararlı
olacaktır.

1.1.2. Telefonu Etkin Kullanma ve Telefonla Konuşma Kuralları

Günümüzde iletişimin temel öğesi olan telefon, işletmenin şahsiyetini belirleyici bir
vasıta olacağından, telefon konuşmalarında bazı becerilere sahip olmak ve konuşma
kurallarına mutlaka uymak gerekir. Çünkü arayanı etkileyecek ne görkemli bir büro, ne de
diğer iş atmosferi vardır. Tüm bunların yerine sadece telefondaki ses...

İş hayatında en sık görülen yakınmalardan biri de telefonda kötü muamele görme
gerçeğidir.

 Şirket hatları daima meşgul,
 Sekreter sizi yanlış kişilere bağlıyor,
 Kaba bir şekilde karşılanıyorsunuz,
 Beklemeye alınıp sonra da unutuluyorsunuz,
 Bağlantı birden kesiliyor.

Bütün bunların o iş yeri için sonucu ; “kızgın, kırgın ve mutsuz müşteriler.”
Sekreterin telefonu kullanması büyük ölçüde mesajların alınmasına ve verilmesine
yöneliktir. Çalan bir telefona cevap vermek, bir ziyaretçiyi karşılamaya benzer. Bu sebeple
telefona cevap verilmesi, konuşmaların tatmin edici olması ve nazik davranılması önemlidir.
5

Bürolarda telefonlar, sekreterin masasının hemen üzerinde ve ulaşabileceği bir yerde
olmalıdır. Sekreteter, konuşma esnasında kullanılacak bloknot, kalem, telefon rehberi,
telefon kayıt formu, randevu defteri, ziyaretçi defteri vb. malzemeleri el altında
bulundurulmalı, konuşurken bir eliyle ahizeyi tutmalı, diğer eliyle de gerekli mesaj ve
notunu almalıdır. Bilinmelidir ki telefon konuşmalarında en büyük pay “ses”e aittir. Telefon
konuşmalarında ses, tatlı yumuşak, kendine güvenen, ikna edici ve karşısındakine yardıma
hazır olduğunu hissettirici olmalıdır. Güzel bir telefon konuşması ortada bir telefon
bulunduğunu unutturan ve karşı karşıya (yüz yüze) sohbet hissini veren telefon
konuşmasıdır.

Sekreterler, sözcüklerini dikkatli söylemeli ve her sözcüğe gerekli sesi verebilmelidir.
Ağızda herhangi bir yiyecek varken konuşulmamalıdır. Zira bu durumda ses boğulur gibi
çıkacak ve karşısındakinde iyi bir etki bırakmayacaktır. “Şey, ha, hı” gibi anlamı olmayan,
yoruma açık kelimeler kullanılmamalıdır.

Ses tonu kadar önemli bir diğer konu da konuşma dilidir. Süslü ya da ağdalı bir dil
kullanmak yerine sade, anlaşılır ve akıcı bir dil kullanımı tercih edilmelidir. Konuşmada
zayıf fiiller yerine aktif fiiller kullanılarak konuşma daha canlı ve aktif bir hale getirilmelidir.
Profesyonel bir sekreter, görselliğin olmaması nedeniyle daha iyi bir Türkçe kullanmaya
özen göstermelidir. Argo kelimeler kullanan, dil yanlışlıkları yapan sekreter hemen gözden
düşer. Konuşurken daima “siz” diye hitap etmeli, gerekmedikçe “sen” denilmemelidir.

İş saatleri içinde özel konuşmalar ile telefonu meşgul etmemek, bu tür konuşmaları
kısa kesmek gerekir.

Konuşma anında, telefonla konuşulan kişiler üzerinde iyi etki bırakması bakımında,
basit bazı kurallara uymak kesinlikle gereklidir.
 Telefonu açınca “günaydın”, “iyi günler” şeklinde bir ifadeden sonra kurumun
veya servisin ismi söylenmeli, sonra da konuşan kişi kendisini tanıtmalıdır.
 Ahize ağza yaklaştırılarak konuşulmalı, ahize dudaklara en fazla 2,5- 3 cm
mesafede tutulmalıdır. Konuşma normal bir ses tonu ile tıpkı karşımızdaki
birisiyle konuşuyormuş gibi olmalıdır. Nazik bir ses, düzgün bir ifade şarttır.
 Telefon konuşmaya açıkken boş kalması önlenmelidir. Sekreter, telefona
herhangi bir nedenle cevap verecek durumda değil ise güvenilir birisine geçici
olarak görevini devretmeli veya telefonun telesekreter özelliğini aktif hale
getirerek, gelecek her türlü ileti sahiplenilmelidir .
 Uzun konuşmalardan kaçınılmalıdır. Uzun konuşmalar her iki tarafın zamanını
alır. Hatları uzun süre meşgul eder. Bunun için söylenecekler telefon açmadan
kısa notlar halinde tasarlanmalıdır.
 Konuşan (arayan) herhangi bir nedenle bekletilecekse, bunun nedenleri ve
süresinin, uygun bir ifade ile söylenmesi gerekir.
 Telefonun yanında kalem, bloknot ayrıca mesaj formu mutlaka
bulundurulmalıdır. Alınan mesajlar anlaşılır ve kısa olarak yazılmalı ve bu
mesaj ilgiliye en kısa sürede iletilerek, gerekli hatırlatmalar yapılmalıdır.

6

 Kurum dışına yönelik telefonları kullanırken, telefonun görüşmeye uygun
olduğunu anlamadan, numara çevrilmemelidir.
 Sekreter, devamlı ilişkide bulunulan kişileri ses tonlarından tanıyarak onlara
ismen hitap etmelidir. Bu karşısındaki kişiye mutluluk verecektir.
 Yönetici, önemli telefonlar dışında hiçbir şekilde rahatsız edilmemesini
belirtmişse, bu durumda telefona cevap verirken: “Kendileri şu anda meşguller.
Sizi daha sonra aramalarını söylememi ister misiniz ?” gibi sözler
söylenmelidir.
 Şayet yöneticinin telefonuna cevap veriliyorsa, mutlaka yöneticinin unvanı ve
ismi belirtilmelidir. Örneğin “ Genel Müdür Ahmet Bayram’ın bürosu” gibi.
Telefona cevap verirken hiçbir zaman “Kimsiniz, Kimsin?” denilmemelidir.
Bunun yerine “Kim arıyor efendim” ya da “Kimin aradığını öğrenebilir
miyim?” gibi ifadeler kullanılmalıdır.
 Telefonu, arayan önce kapatır. Eğer yönetici veya diğer üstlerle konuşuluyorsa
bu kurala aykırı olarak onların kapatması beklenir.
 Telefonda, doğruluğundan emin olunmayan bilgiler verilmemelidir.
 Telefon konuşmalarında gizli bilgiler çok gerekmedikçe verilmemelidir.
 Telefonda işyerinin, amirin veya yöneticinin temsil edildiği unutulmamalıdır.
 Şehirlerarası ve uluslar arası telefon ücretleri, indirimli tarifeler, özel hizmetler
ve otomatik telefon kodları hakkında güncel bilgilere sahip olunmalıdır.

Telefonla sağlanan iletişimin genel kurallarını, içeriğe ve standarda dayalı olan
noktalar oluşturmaktadır. Söz konusu içerik ve standartlar, uluslararası ve Avrupa Birliği
standartlarından etkilenmiş olup Türkiye açısından genel kabul görmüş ilkeler olarak kabul
edilmektedir.

Telefon İle İletişimde Söylenmemesi Gerekenler ve Söylenebilecekler
 Söylenmemesi gerekenler  Söylenebilecekler
 Perdeleme yaparken;
 Kimin aradığını bilmek istiyor.  “Kim arıyor?” diyeyim.
 … Bey / Hanım bugün telefonları  Bir saniye bekler misiniz? Yerinde olup
bağlamamamı söyledi. olmadığından emin değilim.
 Kendisi şu anda dışarıda, daha  Kendisi şu an ofiste değil. Mesaj
sonra arayınız. bırakmak ister miydiniz?
 Üzgünüm. Kendisi şu an diğer
 Telefon meşgul ise;
telefonla konuşuyor. Bitinceye kadar
 Kendisi telefonla görüşüyor, ne
bekler miydiniz? Yoksa o mu sizi
istemiştiniz.
arasın?
 Telefonu meşgul, tekrar
 Üzgünüm; ama telefonu meşgul. Sizi
arayabilir misiniz?
beklemeye almamı ister miydiniz?

7

 Yönetici dışarıda ise;
 Hanım/Bey ofis dışında ve yarına kadar
 ………Hanım/Bey burada değil
buraya döneceğini sanmıyorum.
ve ne zaman döneceğini
 Hanım/Bey şu an ofisinde değil,
bilmiyorum.
döndüklerinde sizi aramamızı arzu eder
 ………Hanım/Beyin nerede
misiniz?
olduğunu bilmiyorum.
 İsim ve numaralardan emin
olmak için;
 İsminizi doğru alabilmem için kodlar
 Ne tuhaf bir isim. Heceler
mısınız, lütfen?
misiniz lütfen?
 Numaranızı alabilir miyim, lütfen?
 Numaranız kendisinde var mı?
 Mesajınızı mutlaka ileteceğim.
 Mesajınızı masasına
bırakacağım.
 Beklemeye alırken;
 - Şu an ofiste değil, ama buralarda bir
 “Lütfen bekleyin!”deyip, bir şey
yerde olduğundan eminim. Hatta
söylemesine fırsat vermeden
kalmanızı rica edebilir miyim?
beklemeye almak.

1.1.3. Telefonda Not (Dikte) Alma Teknikleri

Not (dikte) almaya herkes ihtiyaç duyar.

Not alırken sürekli uyanık bir zihinle dinlemek, yazılanı anlamak bakımından da
yararlı olabilir.

Dikte sırasında sekreter etkin bir yol izlemeli, yazı üzerinde düşünmeli ve belleğine
yerleşmesine özen göstermelidir. Zamanla yarışırken ve eksiksiz not almaya çalışırken bazı
zorluklarla karşılaşabilir. Dikte edilirken yetişilemeyen kısımlar ya boş bırakılır, ya da soru
işareti konularak eksiklikler hemen sonra telafi edilir. Bu durum karşısında not almayı
kolaylaştıracak büyülü bir ilaç yoktur.

Not almanın etkinliğini arttırmak için;

 Büyük bir dikkatle dinlemek,
 İç mantığı anlamaya çalışmak,
 Notları olabildiğince çabuk temize çekmek, yapılaşmış bir sentez oluşturmak ve
gereken bilgileri açığa çıkarmak gerekir.
8

Telefonda not almakla yöneticiyle yüz yüze gelerek not almak arasında hiçbir fark
yoktur. Her iki durumda da sekreterin hızlı ve doğru not alma becerisini geliştirmiş olması
önemlidir.

Telefonda not alınması durumunda, masanızın üzerinde her zaman hazır bir
kaleminizin ve bloknotunuzun bulunması, mesajların yerinde ve zamanında doğru bir şekilde
iletilmesine yardımcı olacaktır. Telefon görüşmelerinde kişiler birbirlerini görmedikleri için
not alan bir cümleyi kaydettiğinde “EVET” diyerek, yeni bir cümleyi yazmaya hazır
olduğunu belirtmelidir. Telefonda not alındıktan sonra notun, notu verene okunması
yanlışları önlemek açısında uygun olur.

Telefonda alınacak not uzun ise, konuşma dikte makinesine (diktafon)
kaydedilmelidir. Diktafona kaydedilen konuşmalar ilk fırsatta çevrilir, yazılır ve ilgiliye
dinletilir.

1.2. Harf Kodlama Ve Kısaltmalar
Telefon görüşmelerinde anlaşılamayan kelimelerin karşı taraf tarafından daha kolay
anlaşılabilmesi için kodlama yöntemine gidilir. Türkiye de kullanılan kodlama sisteminde 29
alfabetik harfin bir karşılığı ülke, il ve ilçe isimleri ile belirtilmiştir. Örnek olarak aşağıdaki
tablo verilmiştir.

 A Ankara 
 B Bursa  O Ordu
 C Ceyhan  Ö Ödemiş
 Ç Çanakkale  P Polatlı
 D Denizli  R Rize
 E Edirne  S Sivas
 F Fatih  Ş Şile
 G Giresun  T Trabzon
 H Hakkari  U Uşak
 I Ilgaz  Ü Ürgüp
 İ İzmir  V Van
 J Japonya  Y Yozgat
 K Kayseri  Z Zonguldak
 L Lüleburgaz 
 M Malatya
 N Nevşehir

Kodlama sisteminde anlaşılamayan kelimeler için söyle kodlama yapılır: Örnek,
NAVLUN sözcüğü Nevşehir, Ankara, Van, Lüleburgaz, Uşak, Nevşehir şeklinde
kodlanarak, sözcüğün doğru anlaşılması sağlanır.

İnternational( Uluslararası ) kodlama sistemine aşağıdaki örnek verilebilir.

 A Amsterdan  N New York
9

 B Baltimore  O Oslo
 C Casablanca  P Paris
 D Danemark  Q Quebec
 E Edison  R Roma
 F Florida  S Santiago
 G Gallipoli  T Tapoil
 H Havana  U Uppsala
 I İtalia  V Valencia
 J Jerusalem  W Washington
 K Kilogram  X Xanthippe
 L Liverpool  Y Yokohama
 M Madagaskar  Z Zurich

 KISALTMALAR: Telefon görüşmelerinde telefonu uzun süre meşgul
etmemek ve konuşmaları kısa kesmek önemli bir kuraldır. Profesyonel bir
sekreter kendi yöntemlerini geliştirerek not alırken, mesajları kaydederken bazı
kısaltmalar kullanabilir. Bu kısaltmalar sekreterin yaratıcılığı ölçüsünde
çoğalacak ve bunları aklında tutmasına bağlı olarak etkinliği artacaktı.

Bazı kısaltma örnekleri aşağıdaki gibidir:

 Folklör- flk
 İmparator- imp
 Profesör-prf
 Litre-lt
 Metre-m
 Hizmet-hzm
 Mühendis-mh
 Türk lirası-TL
 Türkiye Büyük Millet Meclisi- TBMM
 Çocuk Esirgeme Kurumu- ÇEK
 Devlet Malzeme Ofisi- DMO

Profesyonel bir sekreter telefon görüşmelerinde (dinlenenden not almada) zamandan
tasarruf sağlamak için bu ve buna benzer kısaltmaları kullanabilir.

1.3. Mesaj Formları(Telefon Kayıt Formu) Kullanma
Telefon görüşmesinin detayları aklınızda iken eğer basit, her günkü çalışmalar dışında
bir takım noktalar var ise kısaca not edilebilir. Telefon ile aranan kişi yerinde yok ise
sekreter ona verilecek bilgilerin esasını, isim, telefon numarası, görüşme tarihi, görüşme
saati, yapılacak iş ve bunu kimin yapacağını bildiren, kendi imza veya parafının bulunduğu
bir telefon mesaj formu hazırlayarak çalışma masasının üzerine bırakmalıdır. Eğer konuşma
acele ve önemliyse aranan kişinin gelmesi beklenmeksizin, not hemen onun bulunduğu yere
ulaştırmalıdır.
10

Geliştirilmiş bir mesaj formu örneği aşağıdaki gibidir.
MESAJ FORMU
Aranan :………………………………………………………….
Arayan :…………………………………………………………..

Telefonu : ……………………………………………………….
TELEFON ETTİ TELEFON EDİNİZ

GÖRÜŞMEYE GELDİ TEKRAR ARAYACAK

RANDEVU İSTİYOR BEKLİYOR

NOT…………………………………………………………..
………………………………………………………………..

Mesajı alan: Tarih: Saat:

1.4. Çizelge Oluşturma
Sekreterlikte çizelge kullanımı ile verimlilik hedeflenmektedir. İşlerin düzenli,
programlı ve zamanın verimli kullanılması için manuel veya otomasyon uygulamaları
kullanılarak çizelgeler oluşturulur.

Bu çizelgeler:

 Telefonla arayanların belirlenmesi,
 Günlük randevuların düzenlenmesi,
 Yöneticilerin bilgilendirilmesi açısından evrak akış çizelgesinin oluşturulması,
 Günlük işlerin planlanması amacıyla düzenlenen hatırlatma çizelgelerinin
yapılması, şeklinde gruplandırılabilir.

11

Telefonla Arayanlar Çizelgesi

Kurumu: Tarih:
Birimi : Gün :
Yöneticinin Adı Soyadı ve Unvanı:

Aranı
lan Arayanın
Mesajı Telefonla
saat
n aranılıp Sonuç
konusu aranmayacağı
Adı
Unva Kurumu
Soya
nı Birimi
dı

Arayanlar tablosu

12

UYGULAMA FAALİYETİ


 İşlem Basamakları  Öneriler

 İletişimde telefon bölümünü okuyunuz ve “telefon
makinesi kısımları” şeklini inceleyiniz.
 Telefonu açınız.
 Selamlamadan sonra kendinizi ve kurumunuzu
tanıtınız.

 “Telefonu etkin kullanma ve telefonla konuşma
kuralları” nı okuyunuz.
 “Telefonla iletişimde söylenmemesi gerekenler ve
 Telefonu cevaplayınız. söylenebilecekler” tablosunu inceleyiniz ve bu
doğrultuda telefonu yanıtlayınız.
 Yanıtlama süresince saygılı ve nazik olunuz. Ses
tonunuza dikkat ediniz.

 Büro sınıfındaki telefonun yönlendirme özelliğini
öğreniniz (kullanım kılavuzuna bakınız).
 Edindiğiniz bilgileri öğretmeniniz ile
değerlendiriniz.
 Büro sınıfındaki telefonu kullanarak yönlendirme
 İlgiliye yönlendiriniz. yöntemlerine göre sınıfınızdaki bir başka
arkadaşınıza telefonu yönlendiriniz. Zamanı etkili
kullanınız. Kendinizi ve kurumunuzu tanıtmayı
unutmayınız.
 Telefonu yanlış kişilere yönlendirmemeye dikkat
ediniz.

13

 “Telefonda not alma teknikleri” bilgisini
okuyunuz.
 Masanızın üzerinde bir bloknot ve kalem
bulundurunuz. Harf kodlama ve kısaltma
tablolarını inceleyiniz.
 Büro sınıfındaki telefonu kullanarak, arkadaşınız
ile yapacağınız telefon görüşmesinin önemli
 İlgiliye ulaşılamıyorsa
kısımlarını kısaltma ve kodlama yaparak not
not alınız.
ediniz. Tuttuğunuz notu öğretmeniniz ile birlikte
değerlendiriniz. Anlaşılmayan sözcüklerin
kodlanmasında dikkatli olunuz. Zamanı etkili
kullanınız.
 Telefonla konuşma kurallarına uygun bir şekilde
telefonu kapatınız. (Telefonu, önce arayan
kapatır.)

 “Mesaj formları kullanma” bilgisini okuyunuz.
 Boş bir mesaj formu, “geliştirilmiş mesaj formu
 İlgiliye alınan mesajın örneği” ne bakarak düzenleyiniz.
iletiniz.  Not alma tekniklerine uygun olarak aldığınız
notları mesaj formuna işleyip doğru olup
olmadığını öğretmeniniz ile değerlendiriniz.

14

ÖLÇME VE DEĞERLENDİRME

1. Telefonla iletişimin verimliliği aşağıdakilerden hangisine bağlı değildir?
A.) Büro çalışanlarının becerilerine
B.) Büro çalışanlarının uğraşlarına
C.) Büro çalışanlarının kapasitesine
D.) Büro çalışanlarının sayısına

2. Aşağıdaki ifadelerden hangisi yanlıştır?
A) Telefonu arayan önce kapatır.
B) Telefon konuşmalarında gizli bilgiler çok gerekmedikçe verilmemelidir.
C) Sekreter telefona herhangi bir nedenle cevap verecek durumda değilse telefonu
açık bırakmalıdır.
D) Telefonda uzun konuşmalardan kaçınılmalıdır.

3. Telefon görüşmelerinde (ŞARK) sözcüğünü ifade ederken karşı tarafın yanlış
anlamaması için kodlama örneğini oluşturunuz.

4. Not alırken aşağıdaki ifadeleri kısaltarak nasıl yazarsınız?

A.) Avrupa Birliği (………..)
B.) Türk Telekom (………..)
C.) Posta Telgraf Teşkilatı (………..)
D.) Devlet Hava Meydanları İşletmesi (………..)
E.) Kamu İktisadi Teşekkülleri (………..)

5. Telefon görüşmelerinde detayların aklınızda kalması ve aranan kişinin yerinde
bulunmaması halinde……………………..formları kullanılır.

6. “ Ne tuhaf bir isim heceler misiniz, lütfen!” ifadesinin yerine söylenebilecek doğru
ifadeyi yazınız.

7. Aşağıdaki ifadeleri dikkatle okuyunuz. Her ifadenin başına doğru ise (D), Yanlış ise (Y)
yazınız

A.) (…)Çizelge oluşturmak ile verimlilik hedeflenir
B.) (…)Telefon konuşmalarında ses kadar görsellik de önemlidir
C.) (…)1980 öncesinde sesli iletişim teknolojisinde çok fazla gelişme oldu
D.) (…)Güzel bir telefon konuşması, yüz yüze sohbet hissini veren konuşmadır.

15

PERFORMANS TESTİ
Bu testi öğrenme faaliyetindeki başarı seviyenizi ölçmek için uygulayınız. Bu
uygulamaları Büro sınıfınızdaki telefonları, okulunuzdaki santrali kullanarak ve
arkadaşlarınız ile rol dağılımı yaparak gerçekleştiriniz.

Değerlendirme ölçütleri Evet Hayır

Telefonu açmak
 Telefon çaldığında, 2. zil sesinden sonra ahizeden tutarak
 açtınız mı?
 Selamlamadan sonra kendinizi ve kurumu tanıttınız mı?
Telefonu yanıtlamak
 Not almak için gerekli malzemeleri hazır bulundurdunuz
 mu?
 Ses tonunuzun nazik ve yumuşak olmasına dikkat ettiniz
 mi
 Arayana, “beyefendi / hanımefendi” yerine, ismi ile hitap
 ettiniz mi?
Yönlendirmek
 Arayanı, süresini ve sebebini belirterek beklettiniz mi?
 Aranan kişinin durumuna göre, telefonu yönlendirdiniz
mi?
 Yönlendirme yaparken telefon fihristini kullandınız mı
Not almak
 Notu, mesaj formuna aldınız mı?
 Doğru not aldığınızdan emin olmak için notu bir kez
okudunuz mu?
 Yaptığınız kodlama ve kısaltmaları kontrol ettiniz mi?
Mesajı iletmek
 İvedilik durumuna göre, notu hemen ilgiliye ulaştırdınız
mı?

 Notu, ilgilinin masasına bıraktınız mı?

DEĞERLENDİRME
Uyguladığınız performans testinde “EVET” sayınız 10 ve üzerinde ise bir sonraki
öğrenme faaliyetine geçebilirsiniz. Eğer “EVET” sayınız 10’nun altında ise öğrenme
faaliyetini tekrar ediniz.
Başarısız olduğunuz konular ile ilgili uygulama faaliyetindeki önerileri uygulayınız.

16

ÖĞRENME FAALİYETİ–1

AMAÇ

Telefon görüşmelerinin yönetimini sağlayabileceksiniz.

ARAŞTIRMA

 Etkili telefon görüşmeleri yapmak için nelere dikkat etmelisiniz araştırınız.
 Telefon görüşmelerini yönetirken nelere dikkat edilir araştırınız.
 Telefon görüşmesi diyologları oluşturup sınıfta uygulayınız.

2. TELEFON GÖRÜŞMELERİ
Çalışma zamanımızın büyük bir bölümünü kapsayan; hızlı, pratik iletişim kurmanızı
sağlayarak iş yaşamında önemli rol oynayan telefonu, heresin etkili ve doğru bir şekilde
kulanmayı öğrenmesi gerekir.

Telefonda etkili iletişim becerisi, öğrenilen incelik kazandırılarak geliştirilebilen özel
bir beceridir.

Telefon, inanılma imkanlarının farkında olabilenlerin elinde çok güçlü ve etkili bir
araçtır. İyi bir telefon tekniği ile üretkenlik artar, dahili iletişim gelişir, iyi müşteri ilişkileri
kurulur.

Yaptığınız her telefon görüşmesiyle, diğer uçtaki kişiye karşı işletmenizi temsil eden
siz sereterler için telefonu doğru ve etkili kullanmayı bilmek çok daha önemlidir. Çünkü
konuştuğunuz kişi, işletmenizi sizin sesinizden ve söylediklerinizden yola çıkarak
değerlendirecektir.

Bunun için bırakın sesiniz profesyonelliğinizi yansıtsın, daha etkili bir iletim için
güçlü bir araç olsun.

2.1. Etkili Telefon Görüşmeleri için İlkeler
Telefonla konuşmak başka şeydir, iletişim başka şey. Hattın öbür ucundaki kişiyle
etkili bir iletişim kurabilmek için tüm enerjinizi başarılı bir görüşme elde etmeye
vermelisiniz.

17

Her görüşmenin bir nedeni vardır. İletişim döngüsü; yani konuşma, dinleme ve
cevaplama, bu neden üzerinde yoğunlaşmalıdır. Bu süreç içinde kafanızın dağılması ve
küçük bir dikkatsizliğiniz, sonucu etkileyecektir.

Telefonda nasıl algılandığınız üç ana öğeye bağlıdır. Bunlar; sesiniz, tavrınız ve
nezaketinizdir. Bu üç ana öğeye dikkat ettiğiniz sürece, olumsuz bilgi ve cevaplar verseniz
dahi iyi bir izlenim bırakabilirsiniz.

2.1.1. Sesiniz

Görüşmenin daha ilk bir-iki saniyesinde sadece sese dayanarak karşımızdaki hakkında
sonuçlar çıkarırız.

 Sesinizin hoş ve cana yakın
 Zorlama ve mekanik değil doğal
 Fazla zorlanmadan duyulabilecek kadar net ve yüksek
 Ne çok ağır, ne çok aceleci
 Mümkün olduğu kadar sakin olmasına çalışın

2.1.2. Tavrınız

En güç telefon görüşmelerinde bile karşı tarafa olumlu ve profesyonel bir tavır
yansıtmak çok önemlidir.

 Ses tonunuz konuya sahip çıktığınızı
 Kendinden emin ve mantıklı olduğunuzu
 Yardım etmeye ve çözüm getirmeye hazır olduğunuzu
 Bunun bir iş görüşmesi olduğunu
 Dürüst olduğunuzu yansıtmalıdır.

Bilmiyorsanız, biliyormuş gibi yapmayın. Hata sizdeyse çekinmeyin, söyleyin.

2.1.3. Nezaketiniz

İnsan ilişkilerindeki önemi bir yana, nazik olmak iyi iş yapmak demektir. Aşağıdaki
öneriler, insanlara göstermeniz gereken profesyonel saygının ana hatları olmalıdır.

 Arayanın adını sık sık söyleyin
 Kibar konuşun. “Lütfen” ve “Teşekkür ederim” kelimelerini cömertce kullanın.
 Gerektiğinde özür dileyin
 Konuşmayı olumlu bir tonda bitirin (Aradığınız için teşekkür ederim, Ayşe
hanım gibi.)
 Telefonu, önce arayanın kapatmasına dikkat edin
 Telefonu yavaşça ve gürültü yapmadan kapatın.

18

Telefonda Daha İyi Konuşmak İçin;

 “Günaydın” ya da “İyi günler” diyerek başlayın ve sonra işletmenizin ismini
ekleyin
 Tane tane konuşun, konuşurken ağzınızda yiyecek, sakız, kalem vs.
bulundurmayın.
 Çok kısa, yetersiz ve kaba yanıtlar vermeyin. Nezaket her zaman geçerlidir.
 Eğer işletmenin başka departmanı aranıyorsa tekrar aramalarını söylemek
yerine, hattı aktarmayı deneyin.
 Telefonun yanından uzun süreli ayrılmayın, bir süre bakamayacağınız
durumlarda mutlka yerinizi alacak birisi olsun.
 Telefonun uzun süre çalmasına izin vermeyin, arkadaşlarınızı rahatsız
edebileceği gibi çok önemli bir çağrıyı yanıtsız bırakabilirsiniz.
 Eğer yöneticiniz toplantıda ve çok acil bir çağrı var ise toplantıyı bölmeyin. Not
alıp, kendisine iletin.
 Yöneticinizle görüşmek isteyen birine, yöneticinizin dışarıda olduğunu
söylemeden önce sakın ismini sormayın. (Arayan, yöneticinizin görüşmek
istemediğini ve kasten perdelettiğini düşünebilir.)
 Telefonda sesinizi değiştirmeyin. Doğal konuşun ve karşı tarafın sizi
anlayabilmesi için hızını ayarlayın.
 Yöneticiniz gerçekten “perdelemenizi” isterse; yani görüşüp görüşmeme
konusunda karar vermeden önce kimin aradığını bildirmenizi isterse, bunu karşı
tarafa hissetirmeyin. Kişi önce kendini tanıtıyor ve siz yöneticinizin
görüşeceğinden eminseniz bağlayın, aksi takdir de “Bir bakayım yerinde mi?
deyin. Tanımadığınız biri ise arayanın adını çalıştığı yeri sorun.
 Eğer yöneticiniz dışarıdaysa, “Ben yardımcı olabilir miyim? diye sorun.
 Telefonu yanıtlamakla o kişiye büyük bir iyilikte bulunuyormuş gibi tavır
takınmayın. Ayrıca sizi işinizden alıkoyuyormuş gibi davranmayın.

2.2. Telefon Görüşmelerini Yönetme
Telefon görüşmesini yönetme tekniklerini kullanarak, telefonda gerçekleşen işleri
denetim altına alabilir ve olumlu sonuçlar elde edebilirsiniz.

Etkili görüşme temelde üç becerinin gelişmesine bağlıdır: Dinleme, Soru Sorma ve
Planlama.

2.2.1. Dinleme

Dinlemenin iletişimdeki önemi yadsınamaz, dinleme aynı derecede telefon
görüşmelerinde de önemlidir.
Telefon görüşmelerinde iyi ir dinleyici olabilmek için sadece arayanın ağzından çıkanı
değil, ne demek itediğini, neyi kastettiğini ya da neyi atladığını da anlamaya çalışırsanız,
olayı bütünüyle görebilirsiniz.

19

Sesi, arayanın kişiliği ve tavrı hakkında size ipucu verecektir ama yine de emin
olmadığınız bir konuda açıklık getirmek için tahmin yapmayıp, soru sorun.

Karşınızdaki kişini mesajını alığınızı ve anladığınızı sözlü olarak ifade edin.
İyidinleyiciler, en basit “evet anladım” dan, kaşıdakinin sözlerini değişik cümlelerle
tekrarlamaya kadar değişik tepkiler verirler.

Sözlü tepkileriniz, karşıdakinin verdiği bilgiler kadar, neler hisettiğini de anladığınızı
yansıtabilir.

Dengeli bir konuşmada, karşıdakinin duygularına önem verildiğini ve alınan bilginin
doğruluğunu onaylamak için kullanılan sözlü tepkilerin ikiside kullanılır.

Verdiğiniz sözlü tepkide;

“Evet Orhan bey, yapılan hatadan dolayı kızmanızı elbette anlıyorum” demeniz, onun
duygularına önem verdiğinizi gösterir.

“O zaman yanlış anlamadıysam, randevunun başka bir gün ve saatte gerçekleşmesini
istiyorsunuz” demeniz, alınan bilginin doğruluğunu onaylamak içindir.

Telefonda iyi bir dinleme için;

 Bütün dikkatinizi karşınızdakine verin.
 Sözünü kesmeden dinleyin.
 Karşınızdakinin neler hisettiğini anladığınızı bildirin, duygularınızı paylaşın.
 Sözlerini aynen veya değişik cümlelerle tekrarlayarak ya da özetleyerek tepki
verin.
 Dikkatli notlar alın, aldığınız rakamların, telefon numaralarının, adreslerin
doğruluğunu bir kere daha karşılıklı kontrol edin.

2.2.2. Soru Sorma

Doğru soru sormayı öğrenirseniz, her türlü telefon konuşmasının akışını denetim
altına alabilirsiniz. Bu yüzden telefon görüşmelerini yönetirken en büyük rol soru sorma
becerisine düşer.

Bir soru karşısında gelecek en doğal tepki cevaptır. Ama önemli olan, herhangi bir
cevap değil, ihtiyacınız olan cevabı alabilmektir.

Önce nasılir cevap istediğinize karar verin: Uzun ve iyice dünülmüş mü, yoksa az ve
öz mü? Böylece sorunuzu nasıl yönelteceğinizi bilirsiniz. İstediğiniz cevap türüne göre iki
çeşit soru şekli vardır: “Açık” ve “Kapalı”.
“Rüçhan bey, yarın toplantıya katılabilecek misiniz?” sorusu kapalı bir sorudur ve
genelde basit bir evet veya hayır gibi belirgin bir cevaba yöneliktir.

20

Hızlı bilgi almak ve örüşmeyi, koudan fazla sapmadan sonuçlandırmak istediğinizde,
Kapalı soru sorma en iyi tekniktir.

Oysa bazen asıl amacımız belli bir bilgiyi almak değil de, karşınızdakini rahatlatmak
veya daha ince bir ayrıntıyı öğrenmek olabilir. Bu durumda Açk sorular sormanız gerekir.

“Sizin bu konuda bir öneriniz var mı?” ya da “Bu soruna nasıl bir çözüm
getirebilirsiniz?” gibi sorular açık sorulardır.

Etkili soru sorabilmek için;

 Mesleki bir dil kullanmayın. Akıl karıştırdığı gibi diğer insanları da sizden
uzaklaştırır.
 Karşımızdakini sabırsızlandırmamak ve zaman kaybetmemek için konuyla ilgili
bilgileri başından alın.

2.2.3. Planlama

Mümkün olduğunca, yapacağınız telefon görüşmelerini önceden planlamaya çalışın.
Arayacağınız telefon görüşmelerinde bunu yapmak kolaydır ama beklediğiniz bir telefona
hzırlıklı bulunmanız da o kadar önemlidir.

Planlama gerekli malzemeyi toplamayı, düşünceleribir sıraya koymayı ve hatta
üzerinde durmak istediğiniz noktaların kısa bir notunu çıkarmayı kapsar.

Telefon görüşmesi için plan yaparken şu noktaları aklınızda bulundurun:

 Bu görüşmedeki amacım nedir?
 Aradığım kişi kim? (kişiliği, konuya yaklaşımı, işletmenizle olan ilişkisi nedir
vb.)
 İstediğim olumlu sonucu elde etmek için ne söylemem gerek?
 En etkili yaklaşım yolu ne olmalıdır?

Planınızı hazırlaıktan sonra hemen önünüze koyun ve onu kullanın. Arayan sizseniz
hemen kendinizi tanıtın, kiminle ve hangi nedenle görüşmek istediğinizi belirtin. Planlama,
size yetkiyle konuşma güveni sağlayacak ve görüşmenizin geçmesine katkıda bulunacaktır.

2.2.4. Arayanlar

İşletmenize gelen bir telefona cevap veriğinizde arayanın ilk sözlerinin ne olacağını
kestirmek pek mümkün değildir. Hele bu sözler, kızgın, daldan dala atlayanlar ve ısrarcıysa
konuşmanın denetimini kaybedeceğiniz hissine kapılabilirsiniz.

Arayanın daima görüşmenin tonunu belirlemede önceliğe sahip olduğu doğrudur ama
siz de o tonu kullanmak zorunda değilsiniz. Biraz çalışarak, konuşmanın nereye doğru
gittiğini hemen fark edebilecek ve sonucu etkileyebilecek hale gelebilirsiniz.

21

Gelen telefonlara cevap vermek daha çok bir sağduyu meselesidir. Sorun çıkartan belli
başlı tiplere karşı nasıl davranacağınızı genel olarak bilir, sağduyulu hareket ederseniz
telefon görüşmelerinizde ki bu sorunlara çözümler getirebilirsiniz.

2.2.4.1. Öfkeliler

Öfkeli telefonlarla başa çıkmayı bilmek, herkesin öğrenmesi gereken bir beceridir.
Telefon ister işletme dışından, isterse işletme içinden olsun, belirli teknikler kullanarak
karşınızdakinin öfkesini yatıştırabilirsiniz.

Öfkeyi yatıştırma, görüşmeyitek taraflı bir azarlamadan iki taraflı bir bilgi alışverişine
dönüştürecek ilk adımdır. Öfkeli biriyle konuşurken kesinlikle sizde öfkelenerek tuzağa
düşmeyin. Bunun yerine karşınızdakini bu duruma getiren nedeni anlamaya çalışın. Çoğu
zaman müşteriler, can sıkıcı bir durumla karşılaştıkları zaman kızarlar. Bu duyguları büyür,
büyür ve bazen konuyla hiç ilgisi olamayan ama kendilerince işletmeyi temsil ettiğine
inandıkları; telefona çıkan ilk kişiye telefonda öfkeyle çatmaya kadar varır. Bazende işletme
içinde elemanlar arasında bu tür telefon görüşmeleri geçer. Bazı kişiler, yeni bir uygulama ya
da karara kızıp, öfkesini işletme içinden birine çatarak çıkarabilir.

Genel Kurallar:

 Sakin olun ve olaya tarafsız gözle bakın.
 İşletmenizin ya da sizin gerçekten hatanız varsa hemen kabul edin. Arayanla
tartışmayın.
 Arayanın olumsuz duyguları üzerinde durmamaya veya bu duyguları büsbütün
artırmamaya çalışın.

Taktikler:

 Bırakın arayan tüm öfkesini konuşmanın başında dile getirsin, bu yatışma süreci
içinde sakın sözünü kesmeyin.
 “Sakin olun” gibi sözler sarfetmeden, kendiniz sükunet gösterek karşınızdakini
sakinleştirin.
 “Niçin böyle hissettiğinizi anlıyorum” gibi sözlü tepkiler verip, duygularını
paylaşarak arayanın elindeki silahını elinden alın. (Bunu yaparken ses tonunuza
dikkat edin, tepeden bakar gibi bir ifade taşımasın)
 Konuyla ilgili bilgileri alın ve arayanın sizden ne istediğini anlamaya çalışın.
 Ne yapılması gerektiğini önermeden önce konuyu doğru algıladığınızı
karşınızdakine belli edin.
 Bu görüşme sonucunda, ne kadar önemsiz olursa olsun nasıl hareket edeceğinizi
açıklayın.
 Eğer yetkiniz ve bilginiz yoksa konuyu bir başkansa devredin ama arayana
üçüncü bir kişiyle görüşmesi gerektiğini söylemeyin; o görüşmeyi siz yapın,
konuyu takip ederek, çözümlendiğinden emin olun, sonucu bildirin.
 Görüşme sırasında sorun halledilemiyorsa, sonuca varana kadar sürekli
arayarak, gelişmelerden haberdar edin.
22

 Aşırı durumlarda; Arayan iyice mantıksızlaşırsa, anlayışlı ve nazik bir ifade ile
görüşmeye daha sonra devam etmeyi önerin. (Efendim, belli ki şu anda çok
üzgünsünüz. Sizi birkaç dakika sonra aramamı ister miydiniz?)

2.2.4.2. Daldan Dala Atlayanlar

Telefonda daldan dala atlayanlar zamanımızı harcamakla kalmaz, sabrımızıda
tüketirler. Kimisi konuşmalarında savruktur; kimisi can sıkkınlığından ya da konuşacak
kimse bulamadığından sizi çeneye tutar. Pek azı da kızgınlık ya da öfke nedeniyle kopuk
konuşurlar. Sizinle konuşmak için geçerli sebepleri olanlar da vardır, sadece vakit geçirmek
için konuşanlarda. Böyle durumlarda mesele onları asıl konuya çekebilmek ya dabir an önce
telefonu kapamalarını sağlayabilmektir.

Genel Kurallar:

 Nezaketi elden brakmayın, ancak kararlı ve kesin bir tavır takınmaktan
çekinmeyin.
 Arayana ilgi gösterin ancak bu şahsın kendisine değil, işe yönelik bir ilgi
olmalıdır.
 Konuşmanın akışını kontrol altında tutmak konusunda ısrarlı olun.

Taktikler:

 Söylediklerine kulak kesilin, arayanın aklındaki konu hakkında ipuçları elde
etmeye çalışın.
 Nazikçe sözünü kesmek fırsatını yakaladığınızda bu fırsatı kaçırmayın.
 Mümkün olduğu kadar “kapalı” sorular sorarak arayanı asıl konuya çekmeye
çalışın.
 Konuşmayı, karşınızdakini kırmadan kesmek için kendi dışınızda bahaneler
uydurun. ( “Özür dilerim Arda bey, konuşmayı burada kesmek zorundayım, şu
anda yöneticimle birlikte bir toplantıya giriyorum gibi.)
 Arayanın hakkaniyet duygularına hitap edin. (“Devam etmek isterdim Elif
hanım ama öbür hatlarda iki kişi daha bekliyor” v.s)

2.2.4.3. Israrcılar

Müşterilerle sık sık telefonda konuşanlar, ısrarcıları çok iyi tanır. Bu kişiler,
karşısındakinin sorunlarını çözemeyeceğine karar verip, başka biriyle konuşmayı talep
ederler. Genellikle daha yetkili birini ararlar. Konuşmak istedikleri “müdür, amir ya da
şeftir”. Asıl amaçları, sorunlarını daha çabuk çözebilecek birine ulaşmaktır. Bazen
konuşmanın ilk anlarında farkında olmadan verdiğiniz olumsuz, ters sinyaller ya da
sesinizdeki sevimsiz bir ton onları böyle bir tepkiye itebilir. Bu yüzden telefonda gergin,
düşmanca ya da sabırsız bir izlenim vermemeye çalışın.

Kimisi bir bayana bağlandığında bir erkekle görüşmek ister, kimisi de tam tersi. Bunu
karşısındakini güç duruma sokmak için yapan olduğu gibi gerçekten belli bir cinsle daha iyi
anlaştığı için yapan da vardır.
23

Israrcıları idare etmek bir kurnazlık işidir. Çoğu zaman başkasıyla konuşma arzuları
kibirlerinden kaynaklanır. Mesajları “Ben senin seviyende biriyle muhatap olamayacak
kadar önemli biriyim” dir. Bu tavrın farkına vardığınızda karşınızdakini yönetmek daha
kolaylaşır.

Genel Kurallar:

 Emin, güvenli ve profesyonel bir tavır takınmaya özellikle dikkat edin.
 Yönetimle ilgili iş bölümü ya da kimin neden sorumlu olduğu yolunda
tartışmalara girmeyin. (“Müdürüm bu tür şikayetlerle ilgilenmez, bu nedenle
konuşulacak doğru kişi değildir. Çünkü zaten o da departman müdürüne
bağlıdır” vs.).
 Karşınızdakini işin ehli olduğunuza inandırın, sorunu en iyi halledebilecek
kişinin siz olduğunuzu vurgulayın.
 Arayanın tavrını kişisel olarak almayın. Bazısı “daha üst” birisiyle konuşmak
ister. Bunun da sizin işi bilip bilmemenizle ilgisi yoktur.
 Sorunu kendi başınıza çözmek için size düşeni yapın ama bazen de arayanı
yatıştrmanın tek çaresi onu “bir üst”e devretmek olabilir. Böyle durumların
farkına varmayı öğrenin.

Taktikler:

 Arayanı konuşmak istediği kişiye bağlanamayacağınızı asla söylemeyin. Konu
hakkında mümkün olduğu kadar bilgi almaya çalışın. Bu bilgiye, kendisini
doğru kişiye bağlayabilmek ya da konuşmak istediği kişiyi kısaca
bilgilendirmek için ihtiyacınız olduğunu söyleyin.
 Bilgiyi ele geçirdikten sonra karşınızdakini konuyu halledebilecek nitelikte bir
kişi olduğunuza inandırın.
 Arayan kiminle neyi halletmesi gerektiğini bilmiyorsa, işletmenizdeki sistemi
açıklayın. Böylece ilerde doğabilecek benzer sorunları önlemiş olursunuz.

2.2.5. Biz Aradığımızda

Arayan siz olduğunuz zaman güç sizdedir. Görüşmenin amacını bilen sizsiniz, konuyu
açma, sorular sorma, ricada bulunma fırsatları sizin elinizdedir. Ama görüşmeye ne elde
etmek istediğinizi bilmeden başlarsanız bu ilk fırsatı kaçırırsınız. Önceden planlama burada
anahtardır.

 Öncelikle zamanlamayı çok iyi yapın.
 Görüşme için hazırlanın, plan yapın.
 Görüşmek istediğiniz kişi hattın öbür ucunda ise hemen nereden aradığınızı ve
kendinizi tanıtın.
 Neyi görüşmek için aradığınızı açık bir dille belirtin.
 Yöneticiniz görüşecekse onu tanıtın ve görüşme gerekçesini söyleyin.

24

 Bir konu veya işle ilgili bilgi vermek için aradınızsa durumu özetleyin, mevcut
durumu söyleyin, sonuçlanmadı ise ne zaman arayacağınızı bildirin.
 Teşekkür etme ve özür dileme görüşmeyi daima olumlu bir tonda bitirir.
“Rahatsız etiğiniz için özür dilemeyi” ve “ilgisi için teşekkür etmeyi”
unutmayın.

2.2.6. Yazmalı mı, Telefon mu Etmeli?

 Yazmalı mısınız, yoksa telefonla mı işinizi halletmelisiniz?
 Telefon görüşmeleri zor bir mektubun kolaylaşmasına yardımcı olur mu?
 Her telefon görüşmesinin arkasından yazılı bir onaylama gerekir mi?

Bu tür soruları cevaplamada aşağıdaki bazı genel kurallar yardımcı olabilir:

 Bir durumu açıklamak ya da bir sorunu ayrıntısıyla ele almak için fazla yazılı
doküman iliştirmek gerekli ise
 Hassas bir bilgi aktarırken
 Elde yazılı bir belge gerekli ise
 Resmi ve mesafeli olmak gerekiyorsa
 Bir kimsenin başarısını takdir ederken
 Telefonda kararlaştırılmış bir toplantı ya da randevunun yer ve tarihini
onaylamak gerekiyorsa yazın!
 Acele bilgi almanız gerekiyorsa
 Daha doğal bir hava yaratmak için
 Çözümlenmemiş bir konuyu takip ederken
 Bilginin doğruluğunu kontrol etmek ya da kısa bir soru sormak için
 Birinin, bir konu hakkındaki düşüncelerini hemen öğrenmeniz gerekiyorsa
telefon edin!

25


İİşlem Basamakları Öneriler
 Hattın öbür ucundaki kişiyle etkili bir iletişim
kurabilmek için tüm enerjinizi başarılı bir görüşme
elde etmeye vermelisiniz.
 Etkili telefon görüşmesi
 Ses tonunuza dikkat edin
sağlayın.
 Karşı tarafa olumlu ve profesyonel bir tavır
sergileyin.
 Nazik olun.

 Karşıdakini dinleyiniz
 Telefon görüşmelerini  Karşıdakine konuyla ilgili sorular sorunuz
yönetiniz.  Telefon görüşmesini planlayınız
 Arayanları yönlendirini

 Bütün dikkatinizi karşınızdakine verin
 Sözünü kesmeden dinleyin.
 Karşınızdakinin neler hissettiğini anladığınızı
 Telefonda dinleyiniz. bildirin, duygularınızı paylaşın
 Sözlerini aynen veya değişik cümlelerle
tekrarlayarak ya da özetleyerek tepki verin
 Dikkatli notlar alın.

 Mesleki bir dil kullanmayın. Karşınızdakinin aklnı
karıştırmayın.
 Telefonda soru sorun.  Karşımızdakini sabırsızlandırmamak ve zaman
kaybetmemek için konuyla ilgili bilgileri başından
alın.

 Telefonda planlama yaparken görüşmedeki amacı
belirleyiniz.
 Aranılan kişinin kişiliği, konuya yaklaşımı,
 Telefondaki görümeleri işletmenizle olan ilişkisi nedir vb sorularına cevap
planlayınız. bulun.
 İstenilen olumlu sonucu elde etmek için söylenmesi
gerekenleri belirleyin.
 En etkili yaklaşım yolunu belirleyin.

26

 Öfkeli telefonlarla başa çıkma kurallarını uygulayın
 Telefonda görüşme  Telefonda daldan dala atlayanlar için yapılması
yaparken arayanları gerekenleri belirleyin
belirleyin  Israrcı görüşmeciler için yapılması gerekenleri
belirleyin

 Zamanlamayı çok iyi yapın
 Görüşme için hazırlanın
 Görüşmek istediğiniz kişi hattın öbür ucunda ise
hemen nereden arağıdınızı ve kendinizi tanıtın
 Neyi görüşmek için aradığınızı açık bir dille
belirtin.
 Biz aradığımızda dikkat  Yöneticiniz görüşecekse onu tanıtın ve görüşme
edilmesi gerekenleri gerekçesini söyleyin.
belirleyin  Bir konu veya işle ilgili bilgi vermek için aradınızsa
durumu özetleyin, mevcut durumu söyleyin,
sonuçlanmadı ise ne zaman arayacağınızı bildirin.
 Teşekkür etme ve özür dileme görüşmeyi daima
olumlu bir tonda bitirir. “Rahatsız etiğiniz için özür
dilemeyi” ve “ilgisi için teşekkür etmeyi”
unutmayın.

27


1. Aşağıdakilerinden hangisi etkili telefon görüşmeleri ilkelerinden değildir?
A.) Ses tonu
B.) Tavır
C.) Nezaket
D.) Not alma

2. Telefonda daha iyi konuşmak için aşağıdakilerden hangisine dikkat edilir?
A.) Telefonda direk konuya girin.
B.) Hızlı konuşun.
C.) Telefonda sesinizi değiştirin.
D.) Eğer yöneticiniz dışarıdaysa “Ben yardımcı olabilir miyim?” diye sorun.

3. Telefonda dinlerken aşağıdakilerden hangisine dikkat edilmez?
A.) Bütün dikkatinizi karşıdakine verin.
B.) Sözlerini kesmeden dinleyin.
C.) Telefonda görüşürken diğer işlerinizide takip edin.
D.) Dikkatli notlar alın.

4. 4. Telefon görüşmelerini yönetirken aşağıdakilerden hangisine dikkat edilmez?
A.) Nezaket.
B.) Soru sormak
C.) Planlamak
D.) Dinlemek

5. 5. Öfkeli biri aradığınd neye dikkat etmelisiniz?
A.) Hızlı konuşup dikkat dağıtın
B.) Sakin olun ve olaya tarafsız bakın
C.) Asla işletmenizin hatalarını kabul etmeyin
D.) Arayanın duygularıyla ilgilenin

6. 6. Daldan dala atlayan görüşmecilerde ne yapılmaz?
A) Arayanın hakkaniyet duygularına hitap edin
B) Nazikçe sözünü kesin
C) Not almayın
D) Mümkün olduğunca kapalı sorular sorarak yönlendirin

7. 7. Telefon görüşmelerini zorlayan aşağıdakilerden hangisi değildir?
A) Daldan dala atlayanlar
B) Israrcılar
C) Öfkeliler
D) Yabancı görüşmeciler

8. Hangi durumlarda telefon etmek daha olumludur ?

28


AMAÇ

Santral ve telefon cihazını kullanarak kurum politikasına uygun telefonla
arama yapabileceksiniz.

ARAŞTIRMA

 Türk Telekom’un kod ve telefon numaraları rehberini inceleyiniz ve edindiğiniz
bilgileri not ederek sınıftaki arkadaşlarınızla paylaşınız.
 “Analog Teknoloji” ile “Dijital Teknoloji” arasındaki farkı araştırınız.
Günümüzde analog teknolojinin kullanıldığı güncel ürünlerin neler olduğunu
araştırınız.
 Telesekreterli bir telefonu inceleyerek iş görüşmesi randevusu almak için ileti
örneği oluşturunuz ve sınıfta uygulayınız.

3. GÜNÜMÜZ TELEFON SANTRALLERİ

İletişim alanı, çağımıza iletişim çağı dedirtecek kadar önemli bir yer kaplar.
Günümüzde iletişim denilince akla gelen ilk şey telefon olur. Telefonun icadından sonra en
önemli sorun, telefon hatlarını en güvenli, verimli ve kaliteli bir şekilde birbirine bağlamak
olmuştur. Bu görevi üstlenen telefon santralleri, iletişimde en önemli kısmı oluştururlar.

İlk telefon santralleri “manuel” idi. Yani bağlantı, elle yapılıyordu. Telefonda birini
aramak isteyen insanlar bir operatörü arıyor, görüşmek istedikleri kişinin telefon numarasını
söylüyor, operatör de arayan ile aranan kişilerin hatlarını elle birbirine bağlıyordu.

Daha sonraları “otomatik telefon santralleri” geliştirildi.

İlk otomatik telefon santralinin üretimi de çok ilginçtir;

29

ABD ‘de bir kasabada cenaze işleriyle uğraşan iki kişi vardır. Bunlardan birisinin
karısı da kasabanın telefon opertatörüdür. Kasabada biri öldüğü zaman, operatör aranıp
cenaze işlerine bakan birisinin telefonu istendiğinde, kadın da hep kocasına ait iş yerinin
telefon numarasını veriyor. Bu duruma çok kızan diğer kişi de sonunda ilk otomatik telefon
santralini geliştiriyor.

Bugün az yer kaplayan, az enerji tüketen, üretimleri ve işletilmeleri kolay, ucuza mal
olan ve kullanıcılarına sayısız hizmet verebilen otomatik telefon santralleri geliştirilmiştir.

Bu telefon santralleri, organizasyonun içindeki dâhili görüşmeleri ve organizasyonun
dış dünya ile harici görüşmelerini anahtarlayan ve yönlendiren sistemlerle donatılmıştır.

Elektronik santrallerin ortak özelliği depo edilmiş programların mikro işlemciler
tarafından kontrol edilmeleridir. Sistemler önceden hazırlanmış programlara göre çalışır ve
modüler yapıdadır.

Elektronik santraller çalışma yöntemlerine göre ikiye ayrılır:

 Analog teknoloji kullananlar,
 Sayısal(dijital) teknoloji kullananlar.

Analog teknolojilerin temel ilkesi, iki değer arasında sonsuz değerin bulunmasıdır. İki
değer arasındaki sonsuz sayıdaki değerlerin yaklaşık ifadesi, kesirli sayıların kullanılması ile
olanaklıdır. Ancak bu durumda sonsuz sayıda haneler ile ilerleyen kesirli sayılara gerek
duyulur.

Dijital teknoloji ise, iki değer arasındaki değerler sonlu sayıdadır. Ne kadar çok değer
olduğu kabul edilirse o kadar çok sayıda değer, rakam ile ifade edilir.

Bu iki temel teknoloji arasındaki fark analog olan ”gerçek” dijital ise “simüle” eden
olarak özetlenebilir.

Günümüz telefon santrallerinin iletimi sayısal (dijital) olarak geliştirilmektedir. Bu
amaçla ses sinyali saniyede 8 bin kez örneklenir. Bir başka deyişle sinyalin genliği çok kısa
zaman aralıklarında ölçülür. Her bir genlik değeri kodlayıcı aracılığıyla “0”ve “1”lerden
oluşan bir elektriksel darbe dizisine dönüştürülür ve karşı tarafa gönderilir. Bu yöntemin iki
temel üstünlüğü vardır:

Birincisi; iletişim sırasında ortaya çıkabilecek bozulmalar (distorsiye) ve gürültünün
etkisi büyük ölçüde azaltılmış olur.

İkincisi; bir konuşmadan alınan örneklerin arasında kalan zaman boşluklarına başka
konuşmalara ilişkin örneklerin yerleştirilmesiyle aynı hat üzerinde birçok konuşmanın
birlikte iletilmesine olanak sağlar. Buna “ zaman çoklaması “yöntemi denir.

30

Dijital teknoloji konusunda hangi ürünlerin dijital teknoloji olduğu, hangilerinin
analog teknoloji olduğunu saptamak her zaman kolay değildir. Neredeyse bütünüyle dijital
teknolojinin kullanıldığı bilgisayarlarda bile hâlâ analog devreler kullanılmaktadır. (
Bilgisayar monitörlerinde birçok devreler analog teknolojiyi kullanmaktadır.) Teorik olarak
analog olan her şey, dijitale dönüştürülebilir.

Telefonda arama yapılmasına ait genel safhalar bütün santrallerde aynıdır.

Arama Şeması

Esnek imkânları olan, yüklenebilir programlar ile çalışan, donanıma bağlı kalmadan
değişik abone özellikleri ve işletme ihtiyacına göre ek istekleri cevaplayan bakım ve
işletmesi kolay sayısal işlemli santraller, bugün yoğun bir şekilde kullanılmaktadır.

Türkiye’de telefon santralleri “kamu” ve “özel” kullanım santralleri olarak iki grupta
toplanmaktadır. Ülkemizde, Netaş, Alcatel, Siemens ve Ericsson firmaları kamuda Türk
Telekom bünyesinde kullanılabilecek santraller üretmekte ve satmaktadır. Telesis, Karel ve
Miltitek firmaları ise özel kullanım santralleri (Private Branch Exchange, PBX) üretmekte ve
satmaktadır.

Özel kullanım santralleri, müşterinin sahibi olduğu ve yönetimini yaptığı santrallerdir.

Günümüz santrallerinin temel özellikleri:

 Modüler tasarım,
 Dağıtılmış yapı,
 Her zaman güncelleştirilebilme,
 Açık mimari ve standart ara yüzler,
 IP networking Türkçesi yok mu?
 Güçlü, esnek şebeke yapısı ve şebeke denetimi şeklinde özetlenebilir.

3.1. Telefon Aktarma Kuralları
Telefonla yapılan konuşmalar genel konuşma kuralları çerçevesinde yapılmalıdır.
Telefon görüşmelerinde yöneticinin yapacağı görüşmelerde aktarma işinin nasıl yapılacağı
bir sorun olarak karşımıza çıkar.

31

Telefonla sağlanan iletişimin, makamları dikkate alan sistematik bir yapısı bulunmakta
olup söz konusu sistematik yapının oluşumundaysa protokol kuralları etkili olmaktadır.

Protokol sözcüğü, uyulması gereken kurallar bütünlüğü olduğuna göre, kamu kurum
ve kuruluşlarıyla özel sektör kuruluşlarının telefonla iletişimlerinde üst, ast ve eşit düzey
makamlar, kurum ve işletmelerin dışındaki, öndeki ve sondaki ve eşit düzey makamların
birbirleriyle olan iletişimlerinde protokol kuralları son derece önemlidir. Telefon protokolü
“Üst asla bekletilemez.” kuralına göre işler.

Yönetim kurulu başkanı ve üyeleri dışında, unvanlar ne olursa olsun, arananın
sekreteri iletişimi sağlar. Arayanın sekreteri edilgen bir rol üslenerek kendi yöneticisini
arananın sekreterine bağlayarak aradan çekilir. Aynı düzey yöneticiler arasındaki bağlantıda
aranan kişinin sekreteri etkin bir rol oynayarak iletişimi sağlar.

Telefon aktarmalarda uyulması gereken protokol kuralları şöyledir:

 Üst makam ast makamı aradığında, sekreter üst makamlara istediğinde
uygulayacağı telefon protokolü şu olmalıdır: “Genel Müdürümüz Yücel Akgül
Bey, Satış Müdürünüz Kadir Sayan Beyle görüşmek istiyor, müdürünüzü
alabilir miyim?”
 Aynı düzeyde makamlar arandığında; “Muhasebe Müdürümüz Kazım Bey,
Mali İşler Müdürü Sefer Beyle görüşmek istiyor birlikte aktarabilir miyiz?”
diyerek aynı anda iki müdürün sekreteri hattan çekilmelidirler.
 Sekreter telefonu açtığı zaman önce kendi kurumunu/ kuruluşunu tanıtmalıdır.
 Telefon edenin öncelikle kendi adını ve soyadını-varsa unvanını- söylemesi
gerekir.
 Aranan şahıs telefona çıkmamış ise konuşulmak istenen kişinin çağrılması rica
edilir.
 Telefonu, iyi dileklerle “arayan kişi” kapatır.

Çok acil olanlar dışında, sekreterin edindiği bilgileri yöneticilere telefonla bildirmesi
doğru değildir. Bunun için, formlaştırılmış bir “bilgi iletim notu” kullanılmalıdır. Bu sayede,
notu yazan ve okuyan kişi, bu işe uygun zamanı ayıracaktır. Üst derece yöneticilerin “bilgi
iletim notu” nu tercih etmelerinin nedeni, bu notların yanlış anlamaları ve hataları
önlemesidir.

Sekreterin telefon bağlama ile ilgili dikkat etmesi gereken bir diğer kural ise karşı
tarafı fazla bekletmemektir.” Bir dakika lütfen, Sayın Genel Müdürümüz sizinle görüşmek
istiyor.” tarzındaki bir ifade, genel müdürün, karşı tarafın zamanını ipotek altına aldığı ve
görüşme isteği genel müdürden gelmesine rağmen, karşı tarafın zamanını, onu bekleyerek
geçirmesini istemek anlamına gelecektir ki, bu kesinlikle bir nezaketsizlik örneğidir.

32

3.2. Teknik Olarak Aktarma-Yönlendirme
Telefonun teknik olarak aktarılmasında sekreterlerin işlerini kolaylaştıracak bir takım
dokümanların her an elinin altında bulunması gerekir. Sekreter öncelikle çalıştığı kurumun
genel örgüt şemasını, telefon rehberini, dış ilişkiler rehberini, birim ve departmanların
çalışma konularını, adresleri, telefon, elektronik posta ve teleks numaralarıyla, en yetkili üçer
kişinin, isimleri, görevleri, ev adresleri ve telefon numaralarını kayıtlarında bulundurmalıdır.

Bugün yeni tip hafızalı telefon aygıtlarına en sık aranılan telefon numaraları
yüklenerek, zaman harcamadan arama yapma olanağı sağlanmıştır.

Kurum ve kuruluşlarda kullanılan otomatik santrallerde abone telefonu eline alıp çevir
sesi aldıktan sonra aradığı telefon numarasını çevirmektedir. Bu numaralar santral
tarafından kaydedilmekte ve yönlendirilmektedir. Aranan telefona ait rakam dizisi,
telekomünikasyon şebekesinde tanımlı bir adresi ifade etmektedir. Şu anda Türkiye’de 7
rakamlı telefon numarası il içindeki bir telefonun adresini tanımlamaktadır. Telefon
numarasının ilk üç hanesi prefiks diye adlandırılır ve santral adresini gösterir. Geriye kalan
dört rakamı santraldeki 10 000 lik grup için kullanıcı adresini tanımlar.

Örnek: 212 61 22

Şehirlerarası aramalarda üç rakamlı il kodu önüne “0” eklenir.

 0 < il kodu < telefon numarası
 0 < 236 < 5471142

Milletlerarası aramada 00 < ülke kodu < il kodu < telefon numarası şeklinde
tanımlanmaktadır.

Türkiye’nin ülke kodu 90’dır.
Özel servis numaraları 1 ile başlamaktadır.(155, 118, 112 vb.)

 Bürolardaki Otomatik Santrallerde Bulunan Çağrı Yönlendirme
Özellikleri :Bu özellikler ile telefon kullanıcısına gelecek tüm çağrılar, başka
bir kullanıcıya yönlendirilebilir. Ayrıca çağrı yönlendirme “ uzaktan çağrı
yönlendirme “ ve “cevapsız çağrı için çağrı yönlendirme “ gibi yönlendirme
özellikleri de mevcuttur.

33

Örnek:

Sayısal Santrallerinde Yönlendirme

Yönlendirilmenin İptali İçin:

Örnek:

Sayısal Santrallerinde Yönlendirme İptali

34

Bu telefonlarda birden fazla telefon aynı aboneye yönlendirilebilir. Abone sistem
sorumlusu (santral sorumlusu) tarafından da çoklu yönlendirme ve rahatsız edilmeme
özelliği ile programlanabilir ve yönlendirilebilir.

 Aboneye dış hat aktarma: Kurum içerisinde bazı abonelerin dış hat erişim
yetkisi olmayabilir. Bu özellikler sayesinde bu abonelere santral sorumlusu veya
dış hat aktarma yetkisi olan bir abonenin kontrolü altında, dış hat görüşme
yapabilmeleri için dış hat aktarma işlemi yapılabilir.

Örnek:

Sayısal Santrallerinde Dış Hat Aktarma

 Bir abone ile İç hat Görüşmesi:Kurum içi iç hat aramalarında telefon
numaraları 1110’ dan başlar. Numaralar tüm kullanıcılar için dört basamaklıdır.
Kurum içi hatları, çalışanlar özel görüşmeleri için meşgul etmemelidir. Kurum
içi hat görüşmeleri, çalışanların zaman kaybını önlemesi ve daha kısa zamanda
iletişim sağlamaları amacı ile oluşturulmuştur.

35

 İç Hat Görüşmesi İşlem Basamakları:

 Dış Hat Görüşmesi: Santraliniz bu özelliği kullandığınızda, ilk boş dış hattı
size bağlayacaktır. Bu şekilde bir dış hatta çıkarak şehiriçi harici numaraya
ulaşabilirsiniz.

36

 Dış Hat Görüşmesi İşlem Basamakları

Sayısal Santrallerinde Dış Hat Arama

3.3. Tele Sekreter Kullanımı

37

 Telesekreter:

Bürolarda zaman zaman gelen çağrı ve iletileri kaydetmek ve arayana bilgi vermek
amacıyla, telesekreterli telefonlar kullanılmaktadır. Sekreterlerin iş yoğunluğunu azaltması
bakımından önemlidir. Telefonlardaki bu özellik sayesinde, arayan istediği iletileri
bırakabilmekte, aranan ise istediği zaman bu iletileri dinleyebilmektedir. Kısacası
telesekreter, telefonla iletişimde yardımcı bir ünitedir. Başlangıçta telesekreter iletim
görevini görmekteyse de, aslında çoğu kez haberli bir telefon görüşmesinin ilk adımıdır.

Telefonla arayan kişi daima karşısına telesekreterin çıkabileceği olasılığını göz
önünde bulundurmalı ve bırakacağı iletiyi önceden hazırlamalıdır. Bu ileti kısa, basit ve
konuya yönelik olmalıdır.

Telesekreterli telefonlar bir bellek ve ses kaydediciyle donatılmıştır. Telefon
teknolojisindeki gelişmelere paralel olarak, telesekreterler de her geçen gün gelişmektedir.
Basit bant kayıtları yerine günümüzde saatlerce kayıt yapabilen sayısal (digital) telesekreter
üniteleri geliştirilmiştir. Günümüzde bilgisayarlar da telesekreter olarak kullanılabilmektedir.

38

İşlem Basamakları Öneriler
 Teknik olarak aktarma-yönlendirme
bilgisini okuyunuz. Görüşmek istenen
kişi, kurum veya birimin numarasını
dış hat veya iç hat olup olmadığına
dikkat ederek kodlayınız.
 Numarayı kodlayınız.
 İç hat ve dış hat görüşmesi işlem
basamaklarını inceleyiniz.
 Kodladığınız numaranın görüşmek
istenilen kişiye ait olup olmadığı
konusunda dikkatli olunuz.
 Telefon görüşmelerinde öncelikle “iyi
günler” dileğinde bulunulmalı ve sonra
kendinizi ve kurumunuzu
 Selamlamadan sonra kendinizi ve
tanıtmalısınız.
kurumunuzu tanıtınız.
 Saygılı olma konusunda daima dikkatli
olunuz. Çünkü kurumunuzu telefonda
siz temsil etmektesiniz.
 Görüşme konusunu kısa, açık, net ve
anlaşılır bir dil ile aktarınız.
 Konuyu aktarınız.  Gereksiz konuşmalara yer vermeyiniz.
Ses tonunuza dikkat ediniz. Saygılı
olunuz.
 Görüşme konusunu, ilgili kişiye
aktarabildiğinizden emin olunuz.
 İlgili kişiye aktarma
 İyi bir dinleyici olma özelliğinizi
koruyunuz.
 İlgili kişiye ulaşılamıyorsa, konuşma
 Not bırakınız. konusunun özeti için, “mesaj formaları
kullanma bilgisini” okuyunuz.
 “Telefonla arayanlar çizelgesini”
inceleyiniz. Aynı çizelgeyi “telefonla
arananlar” çizelgesi olarak
düzenleyiniz. Bu çizelgeden
 Ulaşılamayan telefonları izleyiniz.
“ulaşılamayan telefonların”
izlenmesinde nasıl faydalanılacağı
konusunda, öğretmeninizden bilgi
alınız.

39


1. Aşağıdaki ilgili sözcükleri birbirleriyle eşleştiriniz. Kutucuklara ilgili sözcüklerin
numarasını yazınız.
1-Analog Gerçek
2-Sayısal Simüle
3-İletişim Haberleşme
4-Monütor Ekran
2. Aşağıdakilerden hangisi günümüz santrallerinin özelliklerinden değildir?
A.) IP Networking
B.) Açık mimari
C.) Modüler tasarım
D.) Katı kuralları olan sabit şebeke yapısı

3. Telefon aktarmada, aşağıdakilerden hangisi protokol kurallarına uymaz?
A) Sekreter telefonu açtığında önce kimin aradığını sormalıdır.
B) Sekreter telefonu açtığı zaman kendi kurumunu / kuruluşunu tanıtmalıdır.
C) Telefonu, iyi dilekler ile önce arayan kişi kapatır.
D) Telefon aktarmalarda üst asla bekletilmez.

4. Arama kurallarına uygun olarak, aşağıda verilen il ve telefon numaraları için uygun
şehirlerarası kodları karşılarına yazınız.
A.) İzmir: 6322730 (……….)
B.) Bursa: 2202137 (……….)
C.) Trabzon: 3218141 (……….)
D.) Konya: 3207550 (…….…)

5. Aranan numaraların listesi ile aranılan yerlerin listesini eşleştiriniz?

a- 2458 Dış hat
b- 9 2125111
Şehirle
rarası
c- 2505044 İç hat
d- 0 312 Uluslararası
4251012
e- 00 90 Şehiriçi
156812221 arama
33

6. Aşağıdaki boşluğa telesekreterli telefon için bir karşılama mesajı yazınız
…………………………………….........................…………………
..……………………………………………………..........……………
……………………………………………………………….......…
40

PERFORMANS TESTİ

Bu testi, öğrenme faaliyetindeki başarı seviyenizi ölçmek için uygulayınız. Bu
uygulamaları büro sınıfınızdaki telefonları, okulunuzdaki santrali kullanarak ve
arkadaşlarınız ile rol dağılımı yaparak gerçekleştiriniz.

Numarayı kodlamak
 Telefonu iç hat ve dış hat arama kurallarına göre kodlayıp
görüşmeyi sağladınız mı?

 Selamlamadan sonra, kendinizi ve kurumu tanıttınız mı?

Konuyu aktarmak
 Görüşme konusunu, açık ve net olarak aldınız mı?

 İlgili kişiye, konuyu aktardınız mı?

Not bırakmak
 Aranan kişiye, ulaşamadığınızda telesekretere not
bıraktınız mı?

 Telefonla arananlar çizelgesine işlediniz mi?

Ulaşılamayan telefonları izlemek
 Telefonla arananlar çizelgesini incelediniz mi?

 Ulaşılamayan telefonları iletinin önemine göre tekrar
aradınız mı?

DEĞERLENDİRME

Uyguladığınız performans testinde “EVET” sayınız 6 ve üzerinde ise bir sonraki
öğrenme faaliyetine geçebilirsiniz. Eğer “EVET” sayınız 6’nın altında ise öğrenme
faaliyetini tekrar ediniz.


Hala başarısız olduğunuzu düşünüyorsanız öğretmeninize başvurunuz.

41


AMAÇ

Santral ve telefonu kullanarak kurum politikasına uygun telekonferans yapılmasını
sağlayabileceksiniz

ARAŞTIRMA

 Okulunuzdaki santralin yapısı telekonferans sistemini gerçekleştirmeye uygun
mudur, öğreniniz. Uygun ise 3’lü bir konferans görüşmesini planlayarak
gerçekleştiriniz.

4. TELEKONFERANS SİSTEMİ
Telekonferans kelime anlamı uzaktan konferans vermektir. 3 veya daha fazla yerdeki
insanların birbiriyle aralarında telekomünikasyon imkanlarıyla ses veya elektronik olarak
aynı anda iletişim sağlaması olarak tanımlanabilir. Günümüz iş dünyasında zaman en değerli
kaynaktır. Koşullar her an her yere erişebilmeyi gerektirir. Telekonferans sistemi görüş
alışverişinde bulunmak ve karar vermek için etkili bir yoldur.

Telekonferans sistemini:

Yöneticiler , amirler, akademisyenler iş seyahatlerini azaltmak,

Yönetici ve çalışanların her türlü şehir dışı iştiraklerden kaynaklanan masraflarını en
aza indirmek,bulunulan yerden sürekli uzak kalmamak ve karar verme aşamasında direkt söz
sahibi olabilmek için bu sistemi kullanmaktadırlar.

Ancak telekonferans görüşmesinin etkin bir biçimde işlemesi için önceden dikkatlice
planlanması, katılımcı sayısının belirlenmesi, saat ve tarihin belirlenmesi, görüşmenin
başlatılması, bitirilmesi gibi işler organize edilmeli ve katılımcıların tartışacakları konular
üzerinde düşünmeleri için önceden haberdar edilmesi gerekir.

42

Çoklu konferans için kullanılan santralin bu özelliğinin bulunması gereklidir. Yani
sistemde özel bir devrenin bulunması gerekir.

43

Aşağıda örnek olarak bir telekonferans görüşmesi işlem basamakları verilmiştir.

Bir telekonferans görüşmesini başlatmak için;

Sayısal Santraller İçin Geçerlidir.

Konferans sistemlerindeki yukarıdaki örnek santrallerin yapısına ve markasına göre
değişmektedir.

44




 Telekonferans görüşmesi ile ilgili bilgileri
Faaliyet - 3’ ten okuyunuz.
 Telekonferans görüşmesi işlem basamaklarını
 Telekonferans sistemini
Faaliyet -3’ ten inceleyiniz.
açınız.
 Bu sistemin etkin ve hızlı bir şekilde işlemesi
için önceden dikkatle ve titizlikle planlanması
gerekmektedir.

 Konferansa dahil olacak kişilerin şifrelerini
 Kişilere giriş şifrelerini
iletiniz. Yetkisi olmayan kişilere bu şifreleri
veriniz.
vermeyiniz.

 Katılımcı sayısı sistem kapasitesini aşıyor ise
 Gündemi katılımcılara yöneticinize gerekli bilgiyi veriniz.
iletiniz.  Santral kapasiteleri ile ilgili bilgiyi Faaliyet -
2’den edinebilirsiniz.

 Belirlenen saat ve tarihi  Belirlenen saat ve tarihi ilgililere titizlikle
ilgililere iletiniz. zamanında iletiniz.

 Yöneticinizin telefonunun telekonferans için
hazır olup olmadığını kontrol ediniz.
 Görüşmeyi başlatınız.
Yöneticinize telekonferansa katılabileceği
konusunda bilgi veriniz.

 Görüşme sırasında sistemi  Görüşmenin kesintisiz devam edip etmediğini
denetleyiniz. takip ediniz.

 Kesinti olması durumunda sistemin kontrolü
için gerekli talimatı veriniz. Burada hızlı
 Olası sorunları çözünüz.
hareket etmenin önemli olduğunu
unutmayınız.

45



1. Aşağıdakilerden hangisi telekonferans sisteminin faydalarından değildir?
A) İş seyahatlerini azaltmak,
B) Masrafları en aza indirmek,
C) Zamandan tasarruf sağlamak,
D) Öz kaynakları gereksiz kullanmamak,

2. Bir telekonferansta olası sorunları kim çözümler?
A) Son katılan
B) Herhangi bir katılımcı
C) Sekreter ya da santral sorumlusu
D) Yönetici

3. Görüşmekte olan hattı beklemeye alma işlemine …………….. denir.

4. Aşağıdaki telekonferans ile ilgili ifadeleri, doğru olanlara “D”, yanlış olanlara “Y”
yazarak yorumlayınız?
A.) (….)Telekonferans görüşmesinin etkin bir biçimde işlemesi için önceden
planlanmalıdır
B.) (….)Telekonferans en fazla 3 kişiyle gerçekleştirilen iletişim yöntemidir
C.) (….)Yöneticiler, karar verme aşamasında direkt söz sahibi olabilmek için bu
sistemi kullanmaktadırlar
D.) (….)Katılımcıların tartışacakları konular üzerinde düşünmeleri için önceden
haberdar edilmesi gereksizdir.

5. Bir telekonferans görüşmesi nasıl sonlandırılır?

46

PERFORMANS TESTİ

Bu testi, öğrenme faaliyetinde ki başarı seviyenizi ölçmek için uygulayınız. Bu
uygulamaları büro sınıfınızdaki telefonları ve okulunuzdaki santrali kullanarak
gerçekleştiriniz.

 Telekonferans sistemini açmak
 Okulumuzda bulunan santralin telekonferans özelliğini
öğrendiniz mi?
 Üç (3) arkadaşınızı telekonferansa dahil ettiniz mi

 Görüşme konusunu açıkladınız mı ?

 Görüşmeyi başlatmak
 Katılımcılara görüşmenin başladığını ilettiniz mi?

 Konuşmaların, sağlıklı yapılıp yapılmadığını kontrol ettiniz
mi?

 Sorunları çözmek
 Görüşmenin kesintisiz devam edip etmediğini takip ettiniz
mi?

 Katılımcıların, telefonlarını kapatarak konferansı
sonlandırabileceklerini hatırlattınız mı?

DEĞERLENDİRME

Aşağıda belirtilen ölçütlere göre kendinizi değerlendiriniz.“EVET” sayınız 5 ve
üzerinde ise bir sonraki öğrenme faaliyetine geçebilirsiniz. Eğer “EVET” sayınız 5’in altında
ise ;

Öğrenme faaliyetini tekrar ediniz.

47


AMAÇ

Santral ve telefon cihazını kullanarak kurum politikasına uygun fihrist ve kartvizitlik
oluşturabileceksiniz.

ARAŞTIRMA

 Yakın çevrenizde kullanılan kartvizitlerden örnekler toplayarak inceleyiniz ve
farklılıkları tartışınız. Bu kartvizitleri daha sonraki uygulama faaliyetlerinde
kullanmak için saklayınız.
 İş yerlerinde (ofislerde) telefon fihristi olarak ne tür malzemelerin
kullanıldığını gözlemleyiniz. Örnek bir fihrist temin ediniz.
 Fihristli telefonların, fihrist belleklerinde en fazla kaç kişilik kişisel bilgi
saklanabilir? Bilgi edininiz.
 CD kartvizitlerden örnekler bulup inceleyiniz.

5. KARTVİZİTLİK MALZEME VE
FİHRİST

Kartvizit; şirketleri, firmaları ve kişileri tanıtan, basılı iletişim kurmaya aracılık yapan
bir vazgeçilmezdir. Kartvizitler, kullanım alanına göre çeşitli şekillerde olur.

Sosyal yaşamda kullanılan kartvizitlerde, isim ve soyadı, isteğe bağlı olarak kısaca
unvan, görev, meslek, yer olabilir. İş hayatında kullanılanlarda ise ad, soyad, unvan, görev,iş
ve ev adresleri, telefonlar ve diğer ayrıntılar yazılmalıdır. Her yöneticinin bir kartviziti
bulunmalıdır.

Kartvizitler belirli gruplar için mesleklerin tamamlayıcı bir unsuru olmanın yanı sıra,
bazı ülkelerde günlük yaşamda, sosyal ilişkilerin gelişmesine yardımcı olması bakımından da

48

önemlidir. Bazı ülkelerde kartvizitler bir ziyaret yerini tutmakta, tebrik, teşekkür veya
başsağlığı gibi duyguların iletilmesinde kullanılmaktadır.

Kartvizitlerin üzerine bazen duyguları kısaca ifade edilen sözcükler el yazısı ile
yazılabilir: ‘Tebrik ederim.”, “Acınızı paylaşırım.” “Saygılar sunarım.” gibi. Kartvizit
üzerine hiçbir zaman imza atılmaz.

Kartvizit, sahibinin bir göstergesi olarak ele alınabilir. Kartın kalitesi ve baskısına
özen gösterilmelidir. Baskı için, sert karton tercih edilmelidir.

Kartvizitlerin kullanan kişinin cinsiyeti, mevki, ve görevine göre değişik yazılış
şekilleri vardır. Kartvizitleri resmi kartvizitler, özel kartvizitler, eş kartvizitleri, müşterek
kartvizitler, bekar kadın kartvizitleri şeklinde özelliklerine göre çeşitlendirebiliriz.

5.1. Resmi Kartvizitler
Resmi kartvizitin ortasında kişinin adı ve soyadı, bunun hemen altında da daha küçük
puntolarla unvan ve memuriyet yeri bulunur. Sol alt köşede açık adres, sağ alt köşede ise
telefon, faks numaraları ve elektronik haberleşme(e- posta) adresleri bulunur.

5.2. Özel Kartvizitler
Kartvizitin orta yerinde yalnızca ad ve soyad bulunur. Özel kartlar resmi olmayan
ilişkilerde, yakın dost ve arkadaşlar arasında kullanılır. Beyaz veya açık krem renkli
kartonlara basılır.

5.3. İş Kartvizitleri
İş sahibinin veya iş yerinde çalışanların işle bağlantılı olarak bastırdıkları kartlardır.
Bu kartlarda adı, soyadı, unvan, şirket ismi, adresi, telefon ve faks numaraları ile elektronik
haberleşme adresleri bulunur. İş kartları için kullanılan karton siyah ve gri de dahil olmak
üzere diğer bazı klasik renklerde de bastırılabilir. Yazısı okunaklı ve düz olmalıdır.

İş kartvizitleri üçe ayrılır:

 Büyük ve tanınmış bir şirketin sahibi veya yönetim kurulu başkanı adı, soyadı
ile kartın sol alt köşesinde şirketin isim ve adresi olan kart bastırır.
 Üst düzey yöneticinin unvanı da kartta belirtilir. Unvanın hemen ismin altında
veya şirket isminden sonra yazılması tamamen bir zevk ve seçim meselesidir.
 Şirketin daha az kıdemli personeli tarafından kullanılan karttır. Bu kartlar da
şirketin ismi öne çıkarılır. Kişinin isim ve unvanı daha küçük puntolarla kartın
sol alt köşesine yazılır.

Kartvizit bırakma “ziyaret” yerine sayılacağı için, kartı bizzat bırakmak uygundur.
Kartvizitin kullanım geleneğinin başında kartın bırakılması(depose edilmesi) gerekir.

49

Birini ziyarete giden veya bir yere yeni yerleşen kişi komşu ve meslektaşlarına kendini
tanıtmak amacıyla kart bırakır. Bu formalite yerine getirilirken kartın sol tarafının yukarıya
doğru kıvrılması doğru olur.

Bırakılan kartın ilk fırsatta yine kartvizitle cevaplandırılması gerekir. Kart hiçbir
zaman posta ile gönderilmez.

Kartvizitlik malzeme olarak 1. sınıf hamur kağıt kullanılır. En çok kullanılan 85x50,
90x52, 86x54( Avrupa standardı), 80x45 mm boyutunda olanlarıdır.

Çift Adres Tam Renkli Kartvizitler(Ön Tek Adres Tam Renkli
ve Arka Yüzlü) Kartvizitler(Ön ve Arka
Yüzlü)

Günümüzde kağıt kartvizitler yerini yavaş yavaş aynı boyutlarda olan CD kartvizitlere
bırakmaktadır. CD kartvizitle elektronik ortamın büyük önem kazandığı günümüzde,
firmaların müşteriye kendilerini tanıtmasında büyük kolaylık sağlamaktadır. CD kartvizitler
metin, resim, müzik ve video görüntülerinin oluşturduğu bütünlük ile daha etkileyici bir
özelliğe sahiptir.

Örnek Kartvizitlikler:

Kartvizit Albümü (Mekanik Sepereatörlü)

Masa Tipi Kartvizitlik

5.4. Fihrist:

50

Telefonla iletişimde kişisel veriler (ad-soyad, firma adı, telefon numarası, adres ve
elektronik posta adresi gibi bilgilerin) görüşmenin zamanında ve sağlıklı yapılması açısından
oldukça önemli bir konuma sahiptir.

Günümüzde kişisel veriler ;
 Fihrist defterlerinde (telefon rehberi),
 Fihristli telefonlarda, doğrudan telefonun fihrist belleğinde ,
 Fihrist yazılımları sayesinde bilgisayar ortamında tutulmaktadır.

Telefon fihristi olarak hangi ortam kullanılırsa kullanılsın amaç en kısa zamanda firma
veya şahıs bilgilerine ulaşabilmektir. Kişisel bilgileri tutarken;

 Bilgilerin güncel olmasına ,
 Kişi ve kurum bilgilerinin asıl kullanım amacı dışında kullanılmamasına
özen gösterilmelidir.

Fihrist defterleri, normalde 20 yarıktan (kısımdan) oluşur. Her kısım için üçer veya
dörder sayfa ayrılır. Sağlam, güzel görünümlü ve uzun ömürlü olması şeklinde ciltlenirler.

Malzeme olarak 1. sınıf hamur kağıt kullanılır.

51



 Kişi ve kurumlar ile ilgili iletişim
bilgilerini içeren “fihrist ve
 Kişi ve kurumlar ile ilgili iletişim
kartvizitler” den nasıl
bilgilerini alınız.
faydalanılacağını faaliyet 4’deki
bilgilerden okuyunuz.
 Araştırma 1’de elde ettiğiniz iletişim
bilgilerini düzenli olarak örnek bir
fihriste kaydediniz ve öğretmeninize
inceleterek eksiklerinizi öğreniniz.
 Araştırma 1’de elde edilen
kartvizitleri düzenli olarak
kartvizitliklere yerleştirebilmek için
örnek kartvizitlikleri kullanınız ve
 Alınan iletişim bilgilerini kaydediniz.
öğretmenize gösterip değerlendiriniz.
 Adres ve telefon fihristlerini kurşun
kalem ile yazmayı alışkanlık haline
getirirseniz, sık sık oluşan günlemeleri
daha rahat yapabilirsiniz.
 Tüm bu yapılanları belirli bir düzen
içerisinde yapmayı alışkanlık haline
getiriniz.

 Gelen güncel bilgileri, eski bilgiler ile
karşılaştırarak, gerekli düzeltmeleri
dikkatli bir şekilde gerçekleştiriniz.
Örnek fihristte yaptığınız ekleme ve
 Kaydedilen bilgileri güncelleştiriniz. düzelmeleri öğretmenize göstererek
değerlendiriniz.
 CD Kartvizitlerin nasıl
güncelleneceğini, sınıf ortamında
tartışıp öğretmeniniz ile
değerlendiriniz.


52

LÇME VE DEĞERLENDİRME

1. Aşağıdakilerden hangisi özelliklerine göre kartvizit çeşidi değildir?
A) Resmi kartvizit
B) Özel kartvizit
C) İş kartviziti
D) Unvan kartviziti

2. Bir özel kartvizit üzerinde aşağıdakilerden hangisi bulunmamalıdır?
A) Telefon numarası
B) Mail adresi
C) İmza
D) Adres

3. Aşağıdakilerden hangisi kartvizitin önemini en iyi bir şekilde ifade etmektedir?
A) Kartvizitler, belirli gruplar için bir reklam aracıdır.
B) Kartvizitler, basılı iletişim kurmaya aracılık eden sosyal ilişkilerin gelişmesine
yardımcı olan, sahibinin bir göstergesi sayılabilen, kurum ve kişilerin tanıtımını
yapan bir vazgeçilmezdir.
C) Kartvizitler, belirli gruplar için mesleklerin tamamlayıcı bir unsurudur.
D) Kartvizitler, bir ziyaret göstergesi olan iletişim aracıdır.

4. Günümüzde CD kartvizitler en çok hangi amaçlar için kullanılır ve neleri içerir?
………….…………………………………………………………………………
……

5. Telefon fihristinin işyerleri için önemi nedir?
…………...………………………………………………………………………
………

53

PERFORMANS TESTİ

Bu testi, öğrenme faaliyetindeki başarı seviyenizi ölçmek için uygulayınız. Bu
uygulamaları araştırma faaliyetlerinde elde ettiğiniz örnek kartvizitler ve fihristleri
kullanarak gerçekleştiriniz.

Kartvizitleri incelemek
 Araştırma faaliyetlerinde elde ettiğiniz kartvizitleri
inceleyip gruplandırdınız mı?
 Kartvizitleri kartvizit albümüne alfabetik sırada
yerleştirdiniz mi?
 Aşağıdaki kartvizit hatalı mıdır?

 Telefonla iletişim bilgisinin yeterli olmadığını belirlediniz
mi?
 Adres bilgisinin yeterli olmadığını belirlediniz mi?
Fihrfihristi güncellemek
 Yukarıdaki kartvizitteki telefon ve adres bilgilerini
fihristte güncelleyebildiniz mi ?

DEĞERLENDİRME

Belirtilen ölçütlere göre kendinizi değerlendiriniz. “EVET” sayınız 4 ve üzerinde ise
bir sonraki öğrenme faaliyetine geçebilirsiniz. Eğer “EVET” sayınız 4’ün altında ise ;
 Öğrenme faaliyetini tekrar ediniz.
 Başarısız olduğunuz konular ile ilgili Uygulama Faaliyetindeki önerileri uygulayınız.
 Hâlâ başarısız olduğunuzu düşünüyorsanız, öğretmeninize başvurunuz.

54

AMAÇ

Santral ve telefon cihazını kullanarak kurum politikasına uygun telefon görüşmeleri
raporunu oluşturabileceksiniz.

ARAŞTIRMA

 Bir firmanın telefon raporlama( ücretlendirme) yazılımını inceleyiniz. Elde
ettiğiniz bilgileri tartışınız.
 Evinizdeki ayrıntılı telefon faturalarını inceleyerek uygulanan ücretlendirme
şeklini sınıf ortamında değerlendiriniz

6. TELEFON RAPORLAMA PROGRAMI

Telefon raporlama programları sayesinde, işletmelerdeki mevcut telefon santralleri
üzerinden yapılan tüm telefon görüşmelerini otomatik olarak bilgisayar ortamına aktarmak,
ücretlendirilmesini yapmak ve istendiğinde bu görüşmeler ile ilgili tüm bilgilerin değişik
kriterlere göre raporlamasını yapmak mümkündür.

Piyasada, şirketlerin mevcut Windows veya Linux işletim sistemleri üzerinde çalışan,
değişik yazılımlar mevcuttur. (Phone Tracher, Net- Cm, Tabs-it … ) gibi.

Bu raporlama yazılımları sayesinde, telefon trafiğinin ücret ve sürelerine ilişkin
bilgilerinin bilgisayar monitöründen takibi yapılabilmekte, daha verimli ve ekonomik
55

iletişim olanağı sağlanmaktadır. Ayrıca santral özellikleri de hızlı ve etkin
kullanılabilmektedir.
Raporlama programları otomatik olarak raporlama işlemlerini belirlenen zamanlarda
yaparak kullanımda büyük kolaylık ve zaman tasarrufu sağlamakla birlikte, yaptığı uyarılarla
telefon maliyetlerinin daha kontrol edilebilir olmasına, istenmeyen aramalardan ilgililerin
anında haberdar edilmesine yardımcı olur. Raporları periyodik olarak ilgili kişilere
ulaştırarak, çok sayıda çalışanı bulunan firmaların raporlamadan sorumlu personelin
üzerindeki yükü ortadan kaldırır.

Yazılımların değişik özellikleri sayesinde personelin davranışlarından anında
haberdar olması belirlenen tarih/ saat/ koşulda istenilen zamanda otomatik olarak mevcut
bilgileri elektronik posta adreslerine/ yazıcıya/ ekrana gönderebilir.

Raporlama programlarını düzenli olarak kullanan ve raporları personeline dağıtan
şirketler telefon giderlerinde yaklaşık %35 tasarruf sağlayabilmektedir.

Ücretlendirme Sistemi

Telefon ücretleri telekomünikasyon binaları, santraller, şebeke ve enerji yatırımları ile
her türlü bakım ve işletme giderlerini, personel ücretleri ve vergi gibi giderleri karşılayacak
ve bir miktar kâr sağlayacak şekilde Türk Telekom tarafından (Mobil telefonlarda
ücretlendirme benzer şekilde ilgili servis sağlayıcıları tarafından) belirlenir.

Telefon hizmetlerinin ücretlendirilmesinde paraya çevrilebilir birim seçimi, ülkeler ve
işletmelere göre değişir. Görüşme başına sabit ücret, görüşme süresine göre ücret, belirli
mesafelere veya alana göre kademeli olarak ücret, şehir içi aylık sabit ücret, kurumsal
anlaşmalara göre sabit ücret vb. seçenekleri uygulanmaktadır.

Santrallerde ücretlendirilme aranan abonenin cevap vermesiyle başlar, telefonun
kapatılması ile sona erer. Telefonun karşılıklı olarak iyice kapatılmaması veya açık
unutulması halinde ücretlendirme devam eder.

56

 Telefon görüşmelerine ait hangi çıktıların
alınabileceğini, faaliyet 4’deki bilgilerden
okuyunuz.
 Bilgisayardan görüşmelerin  Okulunuzda bulunan santralde kullanılan
çıktısını alınız. raporlama yazılımının çıktılarından elde
ediniz. Bu çıktıları düzenli aralıklar ile alınız.
Karşılaştırma yapınız. Öğretmeniniz ile birlikte
değerlendiriniz.
 Elde ettiğiniz çıktılardan şehiriçi, şehirlerarası,
uluslararası ve cep telefonları ile yapılan
 Çıktıları rapor haline görüşmeleri içerecek şekilde gruplandırarak bir
dönüştürünüz. Word veya Excel çizelgesi oluşturunuz. Bu
çizelgelerin oluşturulmasında “bilgisayar ile
iletişim” modülünden yararlanınız.
 Kişisel bilgiler, kişinin kendisine veya ilgili
kişiye –gizlilik çerçevesi içinde- aktarılmalıdır.
 Raporları ilgili birime iletiniz.
İş yerlerinde sır saklamanın bir sorumluluk ve
zorunluluk olduğunu aklınızdan çıkartmayınız.

58



1. Telefonlarda, ücretlendirme ne zaman başlar?
A) Numara tuşlandıktan hemen sonra
B) Numara tuşlanmaya başlanmadan
C) Aranan abonenin cevap vermesiyle
D) Ücretlendirme tuşuna basılınca

2. Telefon hizmetlerinin ücretlendirilmesinde, paraya çevrilebilir birim aşağıdakilerden
hangisi olamaz?
A) Görüşme başına sabit ücretlendirme
B) Görüşme süresine göre ücretlendirme
C) Belirli mesafe ve alanlara göre kademeli ücretlendirme
D) Ortalama görüşme süresine göre ücretlendirme

3. Bir telefon raporlama programında olmazsa olmaz özelikler nelerdir?

4. Telefon raporlama programının kurum ve kuruluşlar için en önemli getirisi nedir?

5. Telefonun karşılıklı olarak kapatılmaması veya açık unutulması durumunda
ücretlendirme ne olur?

A) Devam etmez.
B) Devam eder.

59

CEVAP ANAHTARLARI
CEVAP ANAHTARI
ÖĞRENME FAALİYETİ 1’İN CEVAP ANAHTARI

1 D
2 C
Ş İLE – A NKARA – R
3
İZE – K AYSERİ
4
AB, TT , PTT , DHMİ, KİT
5
MESAJ FORMLARI
“İSMİNİZİ DOĞRU
ALABİLMEM İÇİN
6
HECELER MİSİNİZ,
LÜTFEN!”
7 D
8 Y
9 Y
10 D

ÖĞRENME FAALİYETİ 2’NİN CEVAP ANAHTARI

1 D
2 D
3 C
4 A
5 B
6 C
7 D
8. Acele bilgi almanız gerekiyorsa
 Daha doğal bir hava yaratmak için
 Çözümlenmemiş bir konuyu takip ederken
 Bilginin doğruluğunu kontrol etmek ya da kısa bir soru sormak için
 Birinin, bir konu hakkındaki düşüncelerini hemen öğrenmeniz
gerekiyorsa telefon edin!

60

ÖĞRENME FAALİYETİ 3’ÜN CEVAP ANAHTARI
1.
1- 2 GERÇEK
ANALOG
2- 1 SİMÜLE
SAYISAL
3- 3 HABERLEŞME
İLETİŞİM
4- 4 EKRAN
MONÜTOR

2. ( D )
3. ( A )
4.
(232)
(224)
(462)
(332)

5.
B DIŞ HAT
D ŞEHİRLERARASI
A İÇ HAT
E ULUSLARARASI
C ŞEHİRİÇİ
ARAMA

6. İyi günler! Şu anda telefonunuza cevap veremiyorum. Zil sesinden sonra mesajınızı
bırakabilirsiniz.

ÖĞRENME FAALİYETİ 4’ÜN CEVAP ANAHTARI
1. ( D )
2. ( C )
3. ÇATAL ALTI.
4.
D
Y
D
Y

5. TELEFONLARIN KAPATILMASI YETERLİDİR.

61

ÖĞRENME FAALİYETİ 5’İNCEVAP ANAHTARI

1. ( D )
2. ( D )
3. ( B )
4. Firmalar, müşteriye kendilerini tanıtmak amacı ile kullanırlar.
Metin, resim, müzik, ve video görüntülerinin oluşturduğu bütün özellikleri içerirler.

5. En kısa zamanda firma veya satış bilgilerine ulaşılması bakımından önemlidir.,

ÖĞRENME FAALİYETİ 6’NIN CEVAP ANAHTARI

1. ( C )
2. ( D )
3. Telefon görüşmelerini otomatik olarak bilgisayar ortamına atabilmeli, ücretlendirme
yapabilmeli, görüşmeler ile ilgili tüm bilgilerin değişik kriterlere göre sorgulama ve
raporlamasını yapabilmelidir.
4. Tasarruf sağlayabilmesidir.
5. A) Devam eder.

DEĞERLENDİRME

Cevaplarınızı cevap anahtarı ile karşılaştırınız. Doğru cevap sayınız 4’den az ise
öğrenme faaliyetini tekrar ediniz. Cevaplarınızın hepsi doğru ise tebrikler. Bir sonraki
öğrenme faaliyetine geçebilirsiniz.

62

MODÜL DEĞERLENDİRME
MODÜL DEĞERLENDİRME
Modülü bitirdiniz.

Modül sonunda kazanacağınız yeterliliği kazanıp kazanmayacağınızı ölçen bir ölçme
aracı öğretmeniniz tarafından hazırlanarak size uygulanacaktır.

Bu uygulama sonucunda bir üst modüle geçip geçmeyeceğiniz size öğretmeniniz
tarafından bildirilecektir.

63

KAYNAKÇA
KAYNAKÇA
 ALTINÖZ M., Günümüz İş Ortamında Sekreterlik, Yargı Yayınları,
Ankara,1999.
 ALTINÖZ M., Dosya ve Arşiv Yönetimi, Nobel Yayın Dağıtım, Ankara,
2003.
 ALTINÖZ M. H. Tutar, K. Bayraktar, Protokol Bilgisi, Nobel yayın Dağıtım,
Ankara, 2004.
 ATABEK, Ü. İletişim ve Teknoloji, Seçkin Yayıncılık, Ankara,2001.
 EDİZ A., M.Altınöz, Sekreterin Davranışları, Ankara, 1986.
 GÖRAL G. Yazışma Kuralları ve Hızlı Yazma Tekniği, Türkmen Kitapevi,
İstanbul, 2003.
 TUTAR H , Başpınar,Ö.N , M.Altınöz, Sekreterlik El Kitabı, Seçkin
Yayıncılık, Ankara,2004.
 TUTAR,H , M. Altınöz, Sekreterlik Bilgisi, Nobel Yayın Dağıtım,
Ankara,2002.
 TUTAR, H. M. Altınöz, H. Aydos, Ö.T. Altınöz, Bürolarda Teknoloji
Kullanımı, Nobel Yayın Dağıtım, Ankara, 2003.
 TUTAR, H. Mesleki Yazışma Teknikleri, Nobel Yayın Dağıtım, Ankara,
2002.
 UZDİL, Ü., G. Uzdil, Sekreterlik- İş Yazıları- Dosyalama Büro Makineleri,
MEB Yayınları, İstanbul,1997.
 WEİSS,H. D. Telefonda İletişim, Rota Yayın Yapım, İstanbul, Temmuz 1997.

64

346 sbi001

More Related Content

What's hot (18)

Similar to 346 sbi001 (20)

More from Serdar Kılıçaslan (20)

346 sbi001