Вебинар №5 "План и методика перехода на безбумажный документооборот"
Download as PPTX, PDF0 likes204 views
Документ описывает план и методику перехода на безбумажный документооборот, включая обучение и вебинары для различных участников процесса, таких как менеджеры, IT-специалисты и юристы. Перечислены ключевые этапы перехода, требования к инфраструктуре и подготовка нормативной документации. Также рассматриваются возможные опасения при переходе и способы их преодоления.
Вебинар №5 "План и методика перехода на безбумажный документооборот"
- 1. ПЛАН И МЕТОДИКА ПЕРЕХОДА НА БЕЗБУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ВЛАДИМИР АНДРЕЕВ Президент «ДоксВижн»
- 2. 1. 09 марта – «Что такое безбумажный юридически значимый документооборот (ЮЗДО)» 2. 23 марта - «Электронная подпись - просто о сложном» 3. 30 марта - «Чего мы опасаемся при отказе от бумажного документооборота. Как преодолеть эти опасения» 4. 06 апреля - «IT-инфраструктура безбумажной работы» 5. 13 апреля - «План и методика перехода на безбумажный документооборот» ПЛАН ВЕБИНАРОВ
- 3. Формирование команды Приобретение компетенций Определение номенклатуры процессов в развитии Нормативная подготовка МЕТОДИЧЕСКАЯ ПОДГОТОВКА
- 4. Менеджмент компании • Главные интересанты • Формулируют задачи, и критерии их реализации • Планируют бюджет • Контролируют ход реализации проекта УЧАСТНИКИ ПРОЦЕССА
- 5. IT Специалисты • Требования к инфраструктуре, реализация PKI инфраструктуры • Настройка (разработка) решения - в соответствии с требованиями этапа • Установка готового модуля • Настройка на базе инструмента платформы • Разработка нового модуля • Разработка документации (пользователя, администратора) • Техническая поддержка решения, профилактические работы. УЧАСТНИКИ ПРОЦЕССА
- 6. Юристы • Подготовка нормативной документации • Правила использования ЭДО в рамках Корпоративной информационной системы (или публичного сервиса) • Документ фиксирующий обязательство сотрудника исполнять Правила использования ЭДО • Детальные регламенты использования ЭДО в каждом конкретном бизнес-процессе • Внести изменения в договорные документы с учетом ЭДО!!! • Разрешение конфликтов УЧАСТНИКИ ПРОЦЕССА
- 7. Документоведы, специалисты по бизнес процессам, предметные специалисты • Определение номенклатуры документов готовых к переводу на ЮЗДО • Формирование требований внешних инстанций • Определение правил хранения и передачи документов • Участие в формировании регламентов, определение KPI и их модификации УЧАСТНИКИ ПРОЦЕССА
- 8. Специалисты по учету • Формирование требований в части обработки бухгалтерских документов и интеграции с учетной системой • Изменения в учетной политике • Формирование выгрузок по требованиям УЧАСТНИКИ ПРОЦЕССА
- 9. Менеджмент – общее понимание задач и проблем ЮЗДО IT специалисты – более глубокое понимание задач технологий Корпоративный Workshop «У Вас на подписи» • Практикум для руководителей – согласование, утверждение и обмен безбумажными документами • Режим учебного класса • Деловая игра • Тест-драйв безбумажного управления Конечные пользователи – доведение до сведения правил использования и передача ответственности ОБУЧЕНИЕ ПЕРСОНАЛА
- 10. Правила использования ЭДО в рамках Корпоративной информационной системы (или публичного сервиса) • Правила использования ЭП • Правила допуска сотрудника к ЭДО • Ответственность работника • Изменение или прекращение действий правил не отменяет действенности документов!!! Документ фиксирующий обязательство сотрудника исполнять Правила использования ЭДО Детальные регламенты использования ЭДО в каждом конкретном бизнес-процессе и правила эксплуатации информационных систем, использующих ЭП, в том числе платформы СЭД Изменения в учетную политику организации и договорные документы с учетом ЭДО На каждом шаге уточняются НОРМАТИВНАЯ ПОДГОТОВКА. СОПРОВОЖДАЕТ КАЖДЫЙ ШАГ
- 11. Шаг 1. Перевод внутреннего документооборота на безбумажные технологии Шаг 2. Переход к безбумажному документообороту первичных бухгалтерских документов Шаг 3. Внедрение процессов безбумажного «внешнего» документооборота Шаг 4. Интеграция процессов обработки первичных документов в платформе СЭД Шаг 5. Реализация архива долгосрочного хранения Шаг 6. Дальнейшее развитие ROADMAP ЮЗДО
- 12. Организационно распорядительные документы (кроме кадровых) Информационные рассылки Согласование планов и бюджетов, отчеты Поручения и распоряжения Заявки (заказы оборудования и отношения, платежные и пр.) Документы СМК (системы менеджмента качества) Документы процессов и технических регламентов (не требующие передачи в контрольные органы) Подготовки и согласование официальных документов и договоров …. ШАГ 1. ПЕРЕВОД ВНУТРЕННЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА БЕЗБУМАЖНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
- 13. СЭД с ПЭП • Ничего не надо реализовывать дополнительно, только настраивать процессы • При условии наличия ПЭП в СЭД СЭД с УНЭП (УКЭП) • Более надежная степень защиты • Необходимо обеспечить работоспособную PKI инфраструктуру Электронная почта, ФС и приложения с УНЭП (УКЭП) • Независимая реализация и сопровождение отдельных приложений ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ
- 14. Бухгалтерская первичка – огромное кол-во документов Трудоемкие процессы сверки и подготовки отчетов Велики риски не предоставления адекватной отчетности ….. Готовые технологии для перевода на безбумажный документооборот Ограниченные сроки хранения Готовая инфраструктура хранения (оператор) …. ШАГ 2. БЕЗБУМАЖНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПЕРВИЧНЫХ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ
- 15. Договоры с операторами Ключи УКЭП на РМ где пересылаются документы и формируется отчетность Модуль интеграции с учетной системой Интеграция с СЭД/ECM ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ
- 16. Договоры Официальная переписка Документы в рамках контрактных отношений Распоряжения и отчеты во вышестоящие организации Обмен с контролирующими инстанциями (не ФНС) …. Документы не требующие долгосрочного хранения и передачи во внешние архивы ШАГ 3. БЕЗБУМАЖНЫЙ «ВНЕШНИЙ» ДОКУМЕНТООБОРОТ
- 17. Взаимодействие внутренней СЭД с внешним миром • Электронная почта • Специальные каналы связи (например, СМЭВ, МЭДО) • Оператор ЭДО Почему оператор ЭДО • Принимает на себя гарантии, упрощает договорной процесс • Весь пакет услуг хранения и доставки от одного провайдера (УЦ, Транспорт, штампы времени, хранение и услуги 3й стороны) • Если внешний документооборот не большой и не требует интеграции в СЭД будет достаточно SAAS сервиса оператора • Не дорого ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ
- 18. ПОТРЕБУЕТСЯ СЭД И ИНТЕГРАЦИЯ СЭД – ОПЕРАТОР ЭДО
- 19. Шлюз СЭД-оператор ЭДО • Реализует протокол обмена, преобразование форматов для неформализованных документов • Пользователи работают в СЭД • Взаимодействие с контрагентами прозрачно, включение в бизнес – процессы • Управление сертификатами и полномочиями Настроенные процессы, включающие обмен документов с контрагентами PRI инфраструктура • ПЭП или УНЭП для внутренних согласований • УКЭП для внешнего обмена ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ
- 20. Функции СЭД • Интеграция с различными видами подписи • Обеспечение поддержки штампа временим • Собственная инфраструктура • Облачная подпись • Получение штампов времени от оператора • Различные сценарии использования ЭП • Наличие инструментов настройки использования ЭП • Поддержка импорта экспорта - для интеграции с внешними приложениями • Печать бумажной копии электронного документа ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ
- 21. Консолидированный архив первички Согласование и утверждение формализованных документов Интеграция Учетной системы и оператора ЭДО Формирование ФД в СЭД – для новых типов документов (Передача проектной документации на экспертизу и пр.) Не только бухгалтерские первичные документы ШАГ 4. ОБРАБОТКА ФОРМАЛИЗОВАННЫХ ЮЗДО ДОКУМЕНТОВ В СЭД
- 22. Поддержка типовых формализованных документов в СЭД (СФ, УПД…) • Чтение, печать • Маршрутизация, согласование, архив • Нанесение верификация подписи • Протокол обмена с ЭДО Реализация интеграционного механизма СЭД – учетная система Сквозная передача почты: СЭД – УС – Оператор ЭДО Конструирование новых типов документов в СЭД • Состав атрибутов, жизненный цикл • Формы • Бизнес логика • Процессы обмена (УС, протоколы оператора ЭДО ) ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ
- 23. Документы длительного срока хранения (дольше устаревания сертификата сервиса штампа времени) Документы подлежащие передаче в архивы Все документы кроме требующих оформления на бумажном носителе!!! ШАГ 5. ДОЛГОСРОЧНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
- 24. Сервис повторного заверение штампа времени Желателен перевод документа в формат PDF/A до нанесения утверждающей подписи Сохранение согласующих подписей на предыдущих версиях Функции сравнения содержания версий Реализация протокола выгрузки в формате МЭДО 2.7 ???? ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ
- 25. Новые процессы Появление изменений в законодательстве Развитие технологий ЮЗДО Получение метрик процессов, внесение изменений и улучшений ШАГ 6. ДАЛЬНЕЙШЕЕ РАЗВИТИЕ
- 26. Корпоративный тренинг • У Вас в офисе • До 10 человек в группе • Те, кто реально согласовывает и подписывает бумажные документы • На базе Ваших шаблонов • Сценарии безбумажного ДО, интересные именно Вам Результаты • Ваш менеджмент будет иметь общий опыт безбумажной работы на современных технологиях • Вы примете обоснованный план перехода на безбумажную работу Параметры • 4 часа практической работы и теоретического материала • ХХ т.р./чел. • Были на всех пяти вебинарах? Один участник – бесплатно! ТРЕНИНГ «У ВАС НА ПОДПИСИ»
- 27. План проекта • Анализ документооборота, разработка стратегии и тактики • Внутренний документооборот с ПЭП • Опция - внутренний документооборот с НКЭП • Внешний (и внутренний) документооборот с УКЭП • Опция – внешний безбумажный документооборот структурированных документов Преимущества • Все из одних рук – и работы, и ПО и ключи и обучение • Обоснованный план с максимальными выгодами • Прошли тренинг? Получите скидку! УСЛУГА DOCSVISION «ПЕРЕХОД НА БЕЗБУМАЖНУЮ РАБОТУ»
- 28. 1. 09 марта – «Что такое безбумажный юридически значимый документооборот (ЮЗДО)» 2. 23 марта - «Электронная подпись - просто о сложном» 3. 30 марта - «Чего мы опасаемся при отказе от бумажного документооборота. Как преодолеть эти опасения» 4. 06 апреля - «IT-инфраструктура безбумажной работы» 5. 13 апреля - «План и методика перехода на безбумажный документооборот» ПЛАН ВЕБИНАРОВ
- 29. Новый вебинар! 25 апреля – «Методика привлечения контрагентов для перехода на безбумажный ДО», совместно с Диадок Наши новые модули для поддержки ЮЗДО (ближайший – новый web- клиент с поддержкой ЭП) Проекты, реализованные нами и нашими партнерами по теме ЮЗДО Новые решения наших технологических партнеров ПРОДОЛЖЕНИЕ ТЕМЫ ЮЗДО – НОВЫЕ ВЕБИНАРЫ
- 30. НАЗВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ, ШРИФТ TAHOMA, НАЧЕРТАНИЕ REGULAR, КЕГЕЛЬ 24 PT 21 СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ! +7 (812) 335-3515