Download to read offline
![Mekelle Institute Of Technology[1].pptx.](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/mekelleinstituteoftechnology1-240129140233-131ddcf2-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
707619982---(3).pptx training for planners
- 1. በአዲስ አበባ ከተማአስተዳደር የሰላምና ፀጥታ አስተዳደር ቢሮ የዕቅድ አዘገጃጀት ይዘት፣ የክትትልና ግምገማ ስርዓት የግንዛቤ ማስጨበጫ ስልጠና መጋቢት/2013 አዲስ አበባ
- 2. የስልጠናው አስፈላጊነት በባለሙያዎችመካከል መማማርን ለመፍጠር፣ በቢሮው (በዳይሬክቶሬቶች፣ በቡድኖች፣ በሥራ ክፍሎች፣ በክፍለ ከተማዎችና በወረዳዎች) የሚዘጋጀው ዕቅድ ወጥና ሊለካ በሚችል መልኩ እንዲሆን ግንዛቤ ለመፍጠር፣ የስትራቴጂክ ዕቅድ እና የዓመታዊ ዕቅድ ዝግጅት ይዘት ምን መምሰል እንዳለበት ተገቢውን ግንዛቤ ለማስጨበጥ፣
- 3. የስልጠና አዘገጃጀትና ይዘት •ይህ ስልጠና በዕቅድ አዘገጃጀትና አፈጻጸም ረገድ በሥራ ላይ ያሉ ልዩ-ልዩ የመንግስት መመሪያዎች፣ ማኑዋሎች፣ አግባብ ያላቸው መጽሐፍትና ጽሑፎች እንዲሁም ድረ- ገጾችን በመዳሰስና በማገናዘብ የተዘጋጀ ነው፡፡ • በዚህም መሰረት ስልጠናው የዕቅድ አዘገጃጀት፣ ክትትልና ግምገማ እንዲሁም የሪፖርት አቀራረብ ሥርዓትን የተመለከቱ መሠረታዊ ጉዳዮችን ይይዛል፡፡
- 4. የዕቅድ ትርጉም • የዕቅድትርጉምን በተመለከተ በተለያዩ ምሁራን መካከል የጋራ መግባባት የተደረሰበትና ተቀባይነት ያገኘ ፍቺ ባለመኖሩ የተለያየ ትርጉም ተሰጥቶት ማየትና ማንበብ ብዙውን ጊዜ የተለመደ ነው፡፡ • በመሆኑም ከዚህ በታች ለምሳሌ ያህል በተለያዩ ሁለት ግለሰቦች የተሰጡ ትርጉሞችን እንደሚከተለው እናያለን፡-
- 5. … የቀጠለ • ዕቅድ ማለት፣የሀገር ኢኮኖሚ እድገትና የልማት ደረጃ ምን እንደሚመስል፣ ስራ ላይ ሊውል የሚችል ሃብት ዝግጁ መሆን አለመሆኑን፣ ለወደፊት የእድገትና የልማት ስራ ሊኖር የሚገባው ሃብት ምን እንደሆነና ይህን ሃብት ስልታዊ በሆነ መንገድ በብቃትና በጥራት መጠቀም የሚያስችል መሳሪያ ነው። (ጄ.ኤች.አድልር) • ዕቅድ ማለት፣ አሁን ባለንበትና ወደፊት ልንደርስበት በምንፈልገው መካከል ያለውን ክፍተት የሚሞላ ድልድይ ነው፡፡ ምንም እንኳን ስለወደፊቱ በትክክል መተንበይ ባይቻልም ፤ ይላል(ኩንትዝና ኡ.ዶኔል)
- 6. … የቀጠለ • ዕቅድ የታሰበንዓላማ ወይም ግብ ለማሳካት ጥቅም ላይ ከሚውሉ ሃብቶችን ለመወሰን ይረዳል፣ • ዕቅድ በወደፊት ላይ አተኩሮ ችግሮችን በመለየት፣ ችግሮችን ለመፍታት፣ ወይም ሁኔታዎችን በሚገባ ለመጠቀም ያገለግላል፣
- 7. … የቀጠለ • ዕቅድ ራሱበመሰረቱ ውጤት ሳይሆን ለለውጥና ለመሻሻል ዕድል የሚሰጥ ሂደት ነው። • ዕቅድ ሁኔታዎችን ለመመጠን ዓላማዎችንና ግቦችን ለመምረጥና ልዩ ልዩ ስልቶችን ለመለየት የነቃ የተደራጀና ሚዛናዊ ትንተና ለማስቀመጥ ይጠቅማል፡፡ • ዕቅድ ከፖሊሲ፣ ከፕሮግራምና ከፕሮጀክት ጋር ጥብቅ ቁርኝት አለው፡፡
- 8. የዕቅድ መሠረተ ሃሳብናአስፈላጊነት • ዕቅድ አንድን ዓላማ ለማሳካት ለሚደረገው እንቅስቃሴ የሚያስፈልግ ሀብትን (የሰው ኃይል፣ ገንዘብ፣ … ማቴሪያል፣ ቴክኖሎጂና ጊዜን ወዘተ ) በአግባቡ አቀናጅቶ በመጠቀም በተወሰነ የጊዜ ገደብ ውስጥ የሚጠበቀውን ውጤት ለማግኘት የሚያስችል መሣሪያ ነው፡፡ • ዕቅድ የወደፊቱ ሥራችንን፣ የበጀት አጠቃቀማችንና ከሥራችን የሚጠበቀው ውጤት ምን መምሰል እንዳለበት ዛሬ ላይ ሆነን የነገን የምንወስንበት ሲሆን ይህም ምን ይሠራ? እንዴት ይሠራ? መቼ ይሠራ? በማን ይሠራ? የት ይሠራ? ምን ያስፈልጋል? የሚሉትን ነገሮች አስቀድምን የምንመልስበት መሳሪያችን ነው፡፡
- 9. … የቀጠለ • ዕቅድ አስፈላጊየሆነበት መሠረታዊ ምክንያት መ/ቤቱ እንዲያስፈጽማቸው የተሰጡት ተልዕኮዎች (ፍላጎቶች) መጠነ-ሰፊ ሲሆኑ፣ እነዚህን ተልዕኮዎች ለማሟላት የሚያስፈልግ የተመደበ ሀብት (Resource) እጅግ ውስን በመሆኑ ይህንኑ ውሱን ሀብት በዕቅድ በመምራትና በአግባቡ በመጠቀም ፍላጎቶችን ደረጃ በደረጃ ማሟላት ግድ ስለሚል ነው፡፡ • በመ/ቤት ለሚዘጋጀው ዕቅድ መሠረት የሚሆነው ለመ/ቤቱ የተሰጠው ሥልጣንና ኃላፊነት (Mandate)፣ ራዕይ(ፖሊሲዎች)፣ ከፖሊሲው የሚመነጩ ስትራቴጂክ ዕቅድና ፕሮግራሞች፣ ሕጎች፣ መመሪያዎች … ወዘተ ሲሆኑ፣ እነዚህኑ በብቃት ለማበርከት እንዲያስችለው መ/ቤቱ በዕቅድ መመራት አለበት፡፡
- 10. የዕቅድ መሰረታዊ መርሆዎች(Basic principles of planning) • ዕቅድ የመ/ቤቱን ተልዕኮዎች የማሳካት መርህን ይከተላል፣ (Principle of contribution to mission)፣ • ዕቅድ የመ/ቤቱን ውስን ሀብት መሰረት አድርጎ የመሥራት መርህን ይከተላል (Principle of limiting factor)፣ • ዕቅድ ሀብትን በታቀደለት የጊዜ ገደብ ውስጥ ሥራ ላይ የማዋል መርህን ይከተላል (Principle of timing)፣ • የየክፍሉን ዕቅድ አቀናጅቶና አስተባብሮ የመምራት መርህን ይከተላል (Principle of coordinating effort)፣
- 11. … የቀጠለ • በየደረጃው ባሉፈፃሚ ሠራተኞች ዘንድ የመ/ቤቱ ዕቅድ ተቀባይነት እንዲኖረው የማድረግ መርህን ይከተላል (Principle of acceptance)፣ • ዕቅድ ሊሠራ ወይም ሊተገበር የሚችል የመሆን መርህን ይከተላል (Principle of Feasible)፣ • ዕቅድ ሥራን በውጤታማነት የመምራት መርህን ይከተላል (Principle of Efficiency)፣ • … ወዘተ
- 12. የዕቅድ መለያ ባህሪያት(Characterstics of Planning) • አንድ መ/ቤት ሥራዎቹን ከመፈጸሙ በፊት አስቀድሞ የሚሠራው ዕቅዱን ነው፡፡ (The primacy of planning)፣ • ዕቅድ ሊሻሻል (ሊጨመር ወይም ሊቀነስ) የሚችል ነው፡፡ (Flexible)፣ • ዕቅድ በተለያዩ የእርከን ደረጃዎች (በአለም፣ በአህጉር፣ በአገር፣ በክልል፣ በክፍለ ከተማና በወረዳ ባሉ እርከኖች የመታቀድ ባህሪያት አሉት (Planning is pervasive/universal/)፣ • ዕቅድ በተጨባጭ መረጃዎች ላይ ተመስርቶ የሚዘጋጅ ነው፣ • ዕቅድ ቀጣይነት ያለው ዑደት … ነው፡፡ ወዘተ
- 13. የዕቅድ ታሪካዊ አመጣጥናመነሻ በዓለም ላይ • ዕቅድ በዓለም ላይ በመንግስታዊ ተቋማት ደረጃ የተጀመረበትን ቀንና ዓመተ ምህረት በትክክል ማስቀመጥ አስቸጋሪ ቢሆንም በ1920ዎቹ አካባቢ በተለያዩ የአውሮፓ መንግስታት ጥቅም ላይ ውሎ እንደነበር መረጃዎች ይጠቁማሉ። • ለምሳሌ በ1928 የቀድሞዋ ሶቪየት ህብረት የ5 ዓመት ዕቅድ አዘጋጅታ ተጠቅማበታለች። • እንደዚሁም በርካታ የምዕራብ አውሮፓ ምሁራን በካፒታሊዝም ምክንያት የተፈጠረን የኑሮ ውድነት ለማስወገድ መንግስት ከማስፈፀሚያ ስልቶቹ አንዱ የሆነውን ዕቅድን በመጠቀም ኢኮኖሚው ውስጥ ጣልቃ እንዲገባ በወቅቱ ግፊት ያደርጉ ነበር።
- 14. … የቀጠለ • ከዚህ በተጓዳኝእንደ አውሮፓውያን ዘመን አቆጣጠር (እ.ኤ.አ) በ1930 የነበረው የኢኮኖሚ ድቀት (Economic Depression) እና ከዚህ በኋላ የተከሰተው የሁለተኛ ዓለም ጦርነት የካፒታሊስት አገሮችን ኢኮኖሚ ጐድቶት ስለነበር በወቅቱ የነበሩ ባለሙያዎችና የፖለቲካ ሰዎች የችግሩ ብቸኛ መፍትሄና አማራጭ አድርገው ያቀረቡት ዕቅድን ጊዜ ሳይሰጠው ተግባራዊ ማድረግ እንደሚገባው ማሳሰብ ነበር። (ለምን ቅድሚያ እንስጥ? ምን እንሥራ? መቼ ይሠራ? ማን ይሥራው? እንዴት እንሥራ? ምን ያስፈልጋል? ወዘተ..)
- 15. … የቀጠለ • በወቅቱ ከነበሩምሁራን መካከል አንዱ የሆነው ኬንስ (ታዋቂ የአለማችን የኢኮኖሚክስ ሳይንቲስት) • የዕቅድን ችግር ፈችነት በተመለከተ እ.ኤ.አ በ1936 ባሳተመውና The General Theory of Employment, Interest and Money በሚለው መጽሃፉ ያለውን የኢኮኖሚ ልዩነት ለማስተካከል መንግስት ከማስፈፀሚያ ስልቱ ጋር በዕቅድ ተመርቶ ኢኮኖሚው ውስጥ ጣልቃ ገብቶ አስፈላጊውን ማድረግ እንደሚገባው አሳስቦ ነበር።
- 16. … የቀጠለ • በሌላ በኩልደግሞ አሜሪካ በሁለተኛው የዓለም ጦርነት ምክንያት የተጐዱ የምዕራብ አውሮፓ አገሮችን ከነበሩበት የኢኮኖሚ ድቀት ለማውጣት ማርሻል ፕላን (Marshal Plan) አውጥታ ተግባራዊ ከማድረጓ በተጨማሪ እ.ኤ.አ በ1930ዎቹ ከነበረው የኢኮኖሚ ድቀት (Economic Depression) ለመውጣት New Deal
- 17. … የቀጠለ (The New Dealwas a series of domestic programs enacted in the United States between 1933 and 1938, ) of President Franklin D. Roosevelt. ዕቅድን ተግባራዊ አድርጋለች።
- 18. የዕቅድ አዘገጃጀት በኢትዮጵያ የዕቅድአዘገጃጀት በኢትዮጵያ የተጀመረበት ሁኔታ ሲታይ በቅድሚያ፣ በአፄ ኃይለ ስላሴ ዘመን፣ • በ1937 ዓ.ም የ10 ዓመት የኢንዱስትሪ ልማት ፕሮግራም ተዘጋጅቶ የነበረ ሲሆን በተከታታይም በእርሻና በደን፣ በትራንስፖርትና በመገናኛ፣ በትምህርት፣ በጤና በመሳሰሉት ክፍላተ ኢኮኖሚዎች የተለያየ ዘመን ያላቸው የልማት ዕቅዶች (ፕሮግራሞች) ይዘጋጁ ነበር።
- 19. … የቀጠለ • ይህም ማለትበክፍለ ኢኮኖሚዎችና በማህበራዊ አገልግሎቶች በመከፋፈል የልማት ፕሮግራሞችን ተግባራዊ ለማድረግ በተናጠል የዕቅድ ዝግጅት ይከናወን ነበር። • ይህ በተናጠል ይከናወን የነበረው የዕቅድ ዝግጅት ስራ ለ12 ዓመታት ካገለገለ በኋላ ፤ የአጠቃላይ ፕላን አሰራር • በመጀመሪያው የ5 ዓመት ዕቅድ በ1949 ዓ.ም ተጀመረ። • እስከ አፄ ኃይለ ስላሴ ስርዓት ውድቀት ድረስም በአራት ዙር የተካተቱ የ5 ዓመት የልማት ዕቅድች ተዘጋጅተው ነበር። ነገር ግን ተግባራዊ የሆኑት ሦስት ዙሮች ብቻ ነበሩ።
- 20. … የቀጠለ እነዚህም • የመጀመሪያው የ5ዓመት ዕቅድ ከ1949 – 1953 ዓ.ም የሚቆይ ተዘጋጅቶ በአንድ ዓመት ተራዝሞ በ1954 በጀት ዓመት ተጠናቋል፣ • ሁለተኛው የ5 ዓመት ዕቅድ በ1955 በጀት ዓመት ተጀምሮ በ1959 ዓ.ም ተጠናቋል፣ • ሦስተኛው የ5 ዓመት ዕቅድ ከ1961 – 1965 እንዲሸፍን ተደርጐ ተዘጋጅቶ በስራ ላይ ውሏል፣ • አራተኛው የ5 ዓመት ዕቅድ ከ1967 – 1971 ዓ.ም እንዲሸፍን ዝግጅቱ ተገባዶ የነበረ ቢሆንም በስራ ላይ ሳይውል ቀርቷል፣ • በእነዚህ የተለያዩ የዕቅድ ወቅቶች የዕድገት ፕላን (ዕቅድ) አፈፃፀም፣ ክትትልና ግምገማ ስራን በባለቤትነት በመከታተል የአፈፃፀሙን ሁኔታ የሚቃኝ የተደራጀ አካል አልነበረም።
- 21. … የቀጠለ የዕድገት ፕላን (DevelopmentPlan) ዝግጅት በተጠናከረ መልኩ ስራ ላይ መዋል የጀመረው፣ በደርግ ዘመን • የብሔራዊ አብዮታዊ የምርት ዘመቻ ማዕከላዊ ፕላን ጠቅላይ መምሪያ በአዋጅ ቁጥር 156/1971 በተቋቋመበት ጊዜ ነበር። ከ1983 ዓ/ም ወዲህ በኢህአዴግ፣ • የድህነት ቅነሳ ፕሮግራም ከ1995 - 1997 ዓ.ም እና • ድህነትን የማስወገድ የተፋጠነና ዘላቂ ልማት ዕቅድ ከ1998-2002 ዓ.ም
- 22. … የቀጠለ • ከ2002-2007 የዕድገትናትራንስፎርሜሽን ዕቅድ፣ • እየተተገበረ ያለው ከ2008—2012 ያለው የዕድገትና ትራንስፎርሜሽን ዕቅድ ይጠቀሳል፡፡ • በኢትዮጵያም ሆነ በሌሎች በማደግ ላይ ያሉ አገሮች ያላቸውን ውስን ሃብት በአግባቡ ተጠቅመው ፈጣንና ቀጣይነት ያለው የኢኮኖሚ ልማት ለማስመዝገብ ዕቅድን እንደብቸኛ ችግር ፈቺ መሳሪያ አድርገው እንደሚጠቀሙበት የታወቀ ነው። • ዕቅድ በአለም ላይ ተግባራዊ መሆን ከጀመረ 100 ዓመት ይጠጋዋል፣ • በአገራችንም ተግባራዊ መሆን ከጀመረ 75 ዓመት ይጠጋዋል፣
- 23. … የቀጠለ • አገራችን በዕቅድበመመራት ህዝቡን በየደረጃው ተጠቃሚ ያደረጉ ከፍተኛ የኢኮኖሚ ዕድገት፣ የማህበራዊ ልማትና የመልካም አስተዳደር ስኬቶች ተመዝግበዋል። • ዕቅድን ከሚተገበርበት የኢኮኖሚ ሥርዓት፣ ከሚሸፍነው የጊዜ አድማስ፣ ከመንግስት አስተዳደራዊ መዋቅር ወይም አደረጃጀት እና ከክፍለ ኢኮኖሚያዊ ሽፋን አንፃር ከፍሎ ማየት ይቻላል።
- 24. የዕቅድ ዓይነቶች • ለምሳሌከኢኮኖሚ ሥርዓት አኳያ የዕዝ ኢኮኖሚ (Command Economy) የደርግ ዘመን ዕቅድ እና ነፃ ገበያ (Free Market Economy) የአሁን ዘመን ዕቅድ፤ • ከመንግስት አስተዳደራዊ መዋቅር ወይም አደረጃጀት አንፃር (አገራዊ፣ ክልላዊ፣ የክፍለ ከተማ እና የወረዳ)፣ • ከጊዜ አድማስ አንፃር (ረጅም፣ መካከለኛና አጭር ዘመን) እና • ከዘርፍ አንፃር (ኢኮኖሚያዊ፣ ማህበራዊ፣ ወዘተ) ብሎ መከፋፈል ይቻላል።
- 25. … የቀጠለ የእነዚህን የዕቅድ አከፋፈልበዝርዝር ማየት ቢቻልም ለዚህ ስልጠና ግብዓት በዝርዝር የምናየው በጊዜ ሽፋን የሚከፍለውን ነው። • በመሆኑም የዕቅድ ዓይነት ከጊዜ ሽፋን አንፃር በሦስት ዋና ዋና ክፍሎች ይከፈላል። እነሱም፡- 1ኛ. የረጅም ዘመን መሪ ዕቅድ (Long-term Perspective Plan)፣ 2ኛ. የመካከለኛ ዘመን ዕቅድ (Medium-term Plan) እና 3ኛ. የአጭር ዘመን ዕቅድ (Short-term Plan)
- 26. ዕቅድ ከጊዜ ሽፋንአንፃር 1ኛው. የረጅም ዘመን ዕቅድ፡- • የረጅም ዘመን ዕቅድ መሪ ዕቅድ ነው። • የመ/ቤቱ ራዕይ የሚገለጽበት ነው፡፡ • ይህም በዋነኛነት የአገሪቱን የልማት ዕድገት መድረስ የሚችልበትን እንዲሁም መከተል ያለበትን ዋና ስትራቴጂ እና የኢኮኖሚው ቅርጽ ወይም የሴክተሮች ቅንብርን ያመለክታል። • የረጅም ዘመን ዕቅድ እንደ ተፈፃሚ ዕቅድ ሊወሰድ አይችልም፡፡ • ሊወሰድ ከማይችልባቸው ዋነኛ ምክንያቶች አንዱ በሚከሰቱ የቴክኖሎጂም ሆነ የዓለም ገበያ ባህርያት ለውጦች ሳቢያ ወደፊት የሚሆነውን አስቀድሞ ማወቅ ስለማይቻል ነው።
- 27. … የቀጠለ • ዓመታዊ ዕቅዶችሲታቀዱ በመካከለኛና በረጅም ጊዜ ዕቅዶች ላይ የተመሠረቱ ካልሆኑ አድማሳቸው ጠባብ ከመሆኑ የተነሳ(ዓመታዊ ስለሆኑ) በጊዜያዊና አጣዳፊ ችግሮች ላይ የማተኮር አዝማሚያ ስለሚኖራቸው የሃብት መባከንን ሊያስከትሉ ከመቻላቸውም በላይ • ለመሠረታዊ ችግሮች መሠረታዊ መፍትሄዎችን የማስገኘት ችሎታ ስለማይኖራቸው ለእነዚህ ዓመታዊ ዕቅዶችና እንደዚሁም ለመካከለኛ ዘመን ዕቅዶች መሠረት የሚሆን የረጅም ጊዜ ዕቅድን መንደፍ አስፈላጊ ነው። • የትግበራ ዘመኑም 10 ዓመት እስከ 15 ዓመት ሊሆን ይችላል። • በአገራችንም ይታቀዳል፡፡ በቅርቡም በኮርያ ባለሙያዎች ኃላፊነት በፕላን ኮሚሽን እየተሠራ እንደሆነ አውቃለሁ፡፡
- 28. … የቀጠለ 2ኛው. የመካከለኛ ዘመንእቅድ (Intermidate range plan) • ከሦስቱ የዕቅድ የጊዜ አድማሶች መካከል የመካከለኛ ዘመን ዕቅድ ተጨባጭና ተፈፃሚነት ያለው የዕቅድ ክፍል ነው፡፡ • ይህም ከሦስት እስከ ሰባት ዓመታትን የመሸፈን ባህርይ ያለው ሲሆን በብዙ አጋጣሚዎች የሚሰራበት ግን የአምስት ዓመት ዕቅድ (ስትራቴጂክ ዕቅድ)በመሆን ነው። • ዕቅዱ በእነዚህ ዓመታት ውስጥ መደረግ ያለባቸውን ነገሮች በዝርዝር ያካትታል፡፡
- 29. … የቀጠለ • ይኸውም የዕቅዱንዓላማ፣ ስትራቴጂዎችንና ግቦችን፣ ፕሮግራሞችን፣ ዋና ዋና የፕሮጀክት ዝርዝሮችን፣ የገንዘብ አቅምንና ምንጮቻቸውን አጠቃሎ የያዘ ነው። • ዋና-ዋና የመ/ቤቱን ግቦች የሚወስን ነው፣ • ወሰኑ ሰፋ ያለ ነው (Wide scope)፣ • የከፍተኛ አመራሩና የመካከለኛ አመራሩ መ/ቤቱን የሚመራበት ነው፣
- 30. … የቀጠለ • የመካከለኛ ዘመንዕቅድን አስመልከቶ በአሁኑ ወቅት ተቀባይነት እያገኘና በተጨባጭ ሁኔታም ጥቅም ላይ እየዋለ ያለው ስትራቴጂክ ዕቅድ ነው። • ስትራቴጂክ ዕቅድ ማለት የአንድን መ/ቤት አመራርና ሌሎች ባለድርሻ አካላት የመ/ቤቱን የወደፊት ራዕይ የሚተልሙበትና ይህንኑ ለማሳካት አስፈላጊ የሆኑ የኦፕሬሽን ቅደም ተከተሎችን (Procedures) አስቀድመው የሚያደራጁበት ሂደት ነው።
- 31. … የቀጠለ • የመካከለኛ ዘመንየልማት ዕቅድ ከረጅም ዘመን ጠቋሚ ዕቅድ በሚመነዘሩ ዓላማዎችና ግቦች ላይ ተመስርቶ የሚዘጋጅ፣ ከረጅም ዘመን የልማት ዕቅድ በተሻሉ ተጨባጭ የመረጃ ግብዓቶች የሚደገፍ፣ ዝርዝር የማስፈፀሚያ ስልቶችን እና ዕቅዱን ለመተግበር የሚያስፈልገውን የሰው፣ የፋይናንስ፣ የማቴሪያል እና የቴክኖሎጂ ሃብት በግልጽ የሚያካትት ነው።
- 32. … የቀጠለ • የመካከለኛ ተብሎየሚታወቀው የዕቅድ አድማስ ተመራጭ ሆኖ የሚወሰድበት ዋነኛ ምክንያት ብዙዎቹ በፕሮጀክት መልክ የሚገለፁት ዕቅዶች ተግባራዊ በመሆን ተገንብተው የሚጠናቀቁበት ጊዜ ስለሆነና ፖሊሲዎችና ስትራቴጂዎች ተብራርተው ወደ ተግባር ሊለወጡ የሚችሉበት የተመጣጠነ ጊዜ በመሆኑ ነው።
- 33. … የቀጠለ የመካከለኛ ዘመን ዕቅድውስንነቶች (Limitation of Strategic Plan) • በዕቅድ አተገባበራችን ላይ ወደፊት ምን ሊከሰት እንደሚችል ቀድመን አለማወቅ (Uncertainty of the future)፣ • ለዕቅዳችን መሰረት የሆኑ መረጃዎች ትክክለኛነት (The accuracy and
- 34. … የቀጠለ በስትራቴጂክ ዕቅድና አመራርመርሆ መሰረት ዕቅድ የሚታቀደው Uncertainty ለመቀነስ ብቻ ሳይሆን ከUncertainty ጋር ለመጣጣም እንዲቻል ነው፡፡ ይህንንም ለማስቻል ወሳኝ የሚሆኑት ጉዳዮች፡- • ለውሳኔዎች ቀልጣፋነት ሥልጣንን የማጋራትና ውሳኔ ለመስጠት የሚያስችሉ ሁኔታዎችን መፍጠር (Delegate and empowerment)፣ • የአካባቢን ሁኔታና ዓላማን በትክክል በመረዳት ውሳኔ መስጠት (Understanding the environment and the objectives)፣
- 35. … የቀጠለ • በሂደቶች/በተግባራት/ ላይብቻ ሳይሆን በውጤቶች ላይ ማተኮር (Concentration on ends not means)፣ • አማራጮችን በበቂ ሁኔታ በመገምገምና በማበላለጥ ስትራቴጂን መቀየስ (Reboust strategy)፣ • የመጠባበቂያ ዕቅድ (Contingency plan) … ማዘጋጀት፣ ወዘተ ናቸው፡፡
- 36. … የቀጠለ የስትራቴጂክ ዕቅድ በምናቅድበትወቅት ከምንፈጽማቸው ስህተቶች መካከል (Top 7 Strategic Planning Mistakes) • የቅንጅት አለመኖር (Lack of Integration) ፣ • የእቅዱን ጥቅል ዓላማ አለማየት (Looking at only a part of the business and not the whole)፣ • ብሩህ አስተሳሰብ ወይም ጥልቅ እይታ አለመኖር (Not thinking BIG enough)፣
- 37. … የቀጠለ • የቀጣይ ዕሳቤዎችንአሁን ባለው ሁኔታ መግታት (Limiting future thinking based on current reality)፣ • ባለድርሻ አካላትን አለማካተት (Not including key stakeholders)፣ • ለመረጃ ትኩረት አለመስጠት (Ignoring the data)፣ • መለኪያዎችን ከራዕይ ጋር አለማስተሳሰር (Not measuring key activities aligned with the vision)፣
- 38. … የቀጠለ 3ኛው. የአጭር ጊዜእቅድ (short range plan) ዓመታዊ ዕቅድ (Operational Plan) • ዓመታዊ ዕቅድ (የአጭር ዘመን ዕቅድ) ከመካከለኛ ዘመን ዕቅድ በሚመነዘሩ ዓላማዎች፣ ግቦችና የማስፈፀሚያ ስልቶች ላይ ተመስርቶ ይዘጋጃል። • የአጭር ዘመን የልማት ዕቅድ ከመካከለኛ ዘመን የልማት ዕቅድ በተሻሉ መረጃዎች ላይ ይመሰረታል። • ዓመታዊ ግቦችን ለማስፈፀም በሚያስችሉ
- 39. … የቀጠለ • የአጭር ዘመንወይም ዓመታዊ ዕቅድ እንዲሁ በራሱ የልማት ዕቅድ ተደርጐ ሊወሰድ አይችልም ምክንያቱም ከጊዜው ማጠር አንፃር አንዱን የተሟላ ፕሮጀክት ጀምሮ ማጠናቀቅ ስለማያስችል ነው። • ይህ የዕቅድ አድማስ የሚታሰበው የመካከለኛው ዕቅድ የአፈፃፀም ፕሮግራም አካል ተደርጐ ነው። • በጣም ዘርዘር ተደርገው ሥራዎች የሚቀመጡበት ነው፣ • በዝቅተኛ የአመራር ደረጃ የሚገኙ ኃላፊዎች፣ የሥራ
- 40. የመካከለኛና የአጭር ዘመንዕቅድ ዓይነቶች አዘገጃጀት ከዚህ ቀጥሎ በተቀመጠው አግባብ ይፈጸማል። • የተለያዩ መረጃዎችንና ጥናቶችን መቃኘት፣ • የዕቅድ አዘገጃጀት ቢጋር ማዘጋጀት፣ • የሚመለከታቸው ዳይሬክተሮች፣ ቡድኖች፣ የሥራ ክፍሎች፣ ክፍለ ከተማዎችና ወረዳዎች ረቂቅ ዕቅድ አዘጋጅተው እንዲልኩ የዕቅድ መነሻ ነጥቦችንና የትኩረት አቅጣጫዎችን መላክና ረቂቅ ዕቅድ መቀበል፣
- 41. የመካከለኛና የአጭር ዘመንዕቅድ የሃሳብ ምንጮችን እንደሚከተለው ማየት ይቻላል፡፡ • ከመንግስት ራዕይ(ፖሊሲዎች)ና ስትራቴጂዎች፣ • መ/ቤቱ ከተቋቋመበት ዓላማዎች፣ • ካለፉት ዓመታት ዕቅዶችና አፈጻጻም፣ • ከመ/ቤቱ አጠቃላይ ወቅታዊ ሁኔታ ትንታኔ፣ • ከወደፊት ሁኔታ ትንበያ፣
- 42. … የቀጠለ • ከጥናት ግኝቶችናምክረ-ሃሰቦች፣ • ከተባባሪና ከባለድርሻ አካላት ከሚገኙ መረጃዎች፣ • ከበላይ አካል ከሚተላለፉ መመሪያዎችና ውሳኔዎች፣ • በድንገት በሚከሰቱ ሰው ሰራሽና ተፈጥሮአዊ ሁኔታዎች፣ መነሻ በማድረግ፤ ዕቅዳችንን ስናዘጋጅ፤
- 43. የመካከለኛና የአጭር ዘመንዕቅድ አስተማማኝ ሊሆን የሚችለው፤ • የዕቅዱ መረጃ ምንጭ ትክክለኛ ሲሆን፣ • ትክክለኛ ወይም ከስህተት የፀዳ ዕቅድ ሲሆን (Accuracy)፣ • ዕቅዱ ተአማኝ ሲሆን (Reliable and consistency)፣ • ወቅታዊነት ያለው ወይም ጊዜውን የጠበቀ ሲሆን (Timelines)
- 44. … የቀጠለ • የመ/ቤቱን ሥራ፣ተልዕኮና ግብ በግልጽ ማሳየት ሲችል፣ • ዕቅዱ የተሟላና ሁሉን አቀፍ ሲሆን (Completeness and comprehensive) • ዕቅዱ ጥልቅና ይዘቱ በሚፈለገው ደረጃ ሲሆን (Granularity)፣ • ዕቅዱ በመ/ቤቱ የጸደቀና ህጋዊ ሲሆን (legitimacy and validity)፣
- 45. የእቅድ ዑደት 6.ክትትልና ግምገማ 1.የፍላጎት ዳሰሳ ጥናትማድረግ 2.ችግሮችን መለየትና ቅደም ተከተል ማስያዝ 3.አላማና ግብ ማስቀመጥ 4.የማስፈጸሚያ ስትራቴጂ ማውጣት 5.ትግበራ
- 47. የመካከለኛና የአጭር ዘመንዕቅድ ዝግጅት ማካተት የሚገባቸው መሠረታዊ ጉዳዮች 1ኛ. የመ/ቤቱ ራዕይ (Vision)፣ • ራዕይ- መ/ቤቱ ወደፊት ዕውነታው እንዲሆንለት (The reality to be) ተስፋ የሚያደርግበት የረጅም ጊዜ ዕይታ ሲሆን፤ ይህ በተወሰነ ጊዜ ውስጥ በተግባር የሚታይ ላይሆን ይችላል፡፡ ቀደም ሲል እንዳልነው የረጅም ጊዜ ዕቅዶች ተግባራዊ የመሆን ዕድላቸው ጠበብ ይላል፡፡ • ሆኖም መ/ቤቱ በዕሴቶቹ ላይ የተመረኮዘና ተባባሪና ባለድርሻ አካላት የሚጋሩት ግልጽ የሆነ ራዕይ ሊኖረው ይገባል የዕቅድ ሃሳቦች ከሚመነጭባቸውና መሠረት ከሚያደርጉት ጉዳዮች አንዱ የመ/ቤቱ ራዕይ ነው፡፡ • ስለሆነም ይህ የመ/ቤቱ ራዕይ ከላይ እሰከ ታች ባሉ የመ/ቤቱ መዋቅሮችና አካላት የጋራ ግንዛቤ ተወስዶበት በመ/ቤቱ የዕቅድ ዝግጅት፣ በአፈጻጸሙና ክትትል እንዲሁም የውሳኔ አሰጣጥ ወዘተ.. ዋነኛ መርሆ ሊሆን ይገባል፡፡
- 48. … የቀጠለ 2ኛ. የመ/ቤቱ ተልዕኮ(Mission)፣ • የመ/ቤቱ ተልዕኮ ከራዕዩ ጠበብ ያለና መ/ቤቱ ለምን ዓላማ እንደተቋቋመ የሚገልጽ ነው፡፡ • በግልጽ በተቀመጠ ተልዕኮ የተለያዩ የሥራ እንቅስቃሴዎችን ወደ አንድ አቅጣጫ ለመምራት ስለሚያስችል በየጊዜው የሚዘጋጁ ዕቅዶች ይህንኑ መሰረት በማድረግ መነደፍ ይኖርባቸዋል፡፡ • ስለሆነም በየወቅቱ የሚዘጋጁ ዕቅዶች የመ/ቤቱን ተልዕኮ በሂደት የማሳካት ዓላማ ሊኖራቸው ስለሚገባ የመ/ቤቱን ተልዕኮ መሠረት በማድረግ መቅረብ ይኖርባቸዋል፡፡
- 49. … የቀጠለ 3ኛ. ያለፈው በጀትዓመት የዕቅድ አፈጻጸም ግምገማ፣ • ከላይ ለመግለጽ እንደተሞከረው የዕቅድ ሃሳቦች ከሚመነጩባቸው ጉዳዮች አንዱ ያለፉትን የዕቅድ አፈጻጸም ሁኔታን መቃኘት ነው፡፡ • ይህም የመ/ቤቱን የማስፈጽም ብቃት ለመፈተሽና ባለፈው ዓመት በተደረጉ የሥራ እንቅስቃሴዎች ውስጥ ምን ጠንካራና ደካማ ጎኖች እንደነበሩ በመለየት ለቀጣዩ ዕቅድ ዝግጅት የሚረዱ ተሞክሮዎችን ለመውሰድ የሚጠቅም አካሄድ ነው፡፡
- 50. … የቀጠለ ያለፈው ዕቅድ አፈጻጸምበሚገመገምበት ወቅት በዝርዝር መታየት የሚገባቸው ጉዳዮች፤ • ያለፈው ዕቅድ አፈጻጸም ደረጃ (Status of performance) የፊዚካል ሥራዎች አፈጻጸም ደረጃ፣ የሰው ኃይል፣ በጀትና ማቴሪያል አጠቃቀም ሁኔታ፣ የሠራተኛው ተሳትፎ … ፣ወዘተ • ያለፈው ዕቅድ አዘገጃጀትና አፈጻጸሙን ለመከታተልና ለመገምገም የተዘረጋው ስርዓት ውጤታማነት፣
- 51. … የቀጠለ • በዕቅዱ አፈጻጸምወቅት ያጋጠሙ ችግሮችና የተወሰዱ የመፍትሔ እርምጃዎች፣ • በዕቅዱ አፈጻጸም ወቅት የታዩ ጠንካራና ደካማ ጎኖች፣ • በአጠቃላይ ካለፈው ዕቅድ አፈጻጸም የተወሰዱ ልምዶች፣ ተጀምረው ያልተጠናቀቁ ዕቅዶች እና ሌሎችም
- 52. … የቀጠለ 4ኛ. የአካባቢ ሁኔታቅኝትና ግምገማ (Situational analysis) የአካባቢ ሁኔታ ትንተና ውስጣዊና ውጫዊ በመባል የሚታወቅ ሲሆን፤ ይህም • ዕቅዶች የመ/ቤቱን ወይም የሥራ ክፍሉን የአካባቢ (ውስጣዊና ውጫዊ) ሁኔታ ትንተና በማካሄድ ከዚሁ በተገኙ ውጤቶች ላይ በመመስረት መቅረብ ይኖርባቸዋል፡፡ በSWOT analysis መሰረት፡፡ • Strength and Weakness for Internal environment • Opportunities and treats External environment • የመ/ቤቱ ወይም የሥራ ክፍሉ ውስጣዊ (Internal environment) ትንተና በሚካሄድበት ጊዜ መሠረታዊ ጥያቄዎች ን ማንሳት ተገቢ ይሆናል፡፡
- 53. … የቀጠለ • ያሰብነውን ለመፈጸምበምናደርገው ጥረት ሊረዱን ወይንም ሊያደናቅፉን የሚችሉ ሁኔታዎች ምንድናቸው? • ከተሰጠን የሥራ ኃላፊነት አንፃር ትክክለኛ ሥራ እየሠራን ነው ወይ? • የምንሠራቸውስ በአጥጋቢ ሁኔታ ነው ወይ? ይህ ካልሆነ፡- • ያሰብነውን በትክክልና በአጥጋቢ ሁኔታ እንድንፈጽም ያገዱን ሁኔታዎች
- 54. … የቀጠለ • ውስጣዊ ሁኔታትንተና ለማካሄድ የሚረዱ የተለያዩ ቴክኒኮች ያሉ ሲሆን፤ የመ/ቤቱ ወይም የሥራ ክፍሉን ውስጣዊ ትንተና ለማድረግ የሚከተሉ ሁለት ቴክኒኮች አግባብነት ይኖራቸዋል፡፡ እነዚህም፡- 1ኛው. መ/ቤቱን ከሌላ ተመሳሳይ መ/ቤት ጋር ወይንም አንድን የሥራ ክፍል በመ/ቤቱ ውስጥ ወይንም በሌላ ተመሳሳይ መ/ቤት ካሉት የሥራ ክፍሎች ጋር የማነፃፀር ዘዴ (Benchmarking)፣ እና 2ኛው. The 7-s framework ናቸው፡፡
- 55. … የቀጠለ “Benchmarking” ዘዴን በምንጠቀምበት ወቅትየሚከተሉትን ጥያቄዎች በማንሳት ምላሽ ማግኘት ይኖርብናል፡፡ • የምናነፃፅረው ምንን ከምን ጋር ነው? • ማንን ከማን ጋር ነው? • መረጃን እንዴት እናገኛለን? • መረጃን እንዴት እንተነትናለን? • መረጃን እንዴት እንጠቀማለን?
- 56. … የቀጠለ “ የውስጣዊ ሁኔታ ትንተናለማካሄድ The 7-s framework” ቴክኒክን በምንጠቀምበት ወቅት በዝርዝር የሚታዩ ጉዳዮች፡- 1. ያለው የመ/ቤቱ የሥራ ክፍሉ መዋቅር (Structure) ዕቅዱን የሚያሠራ መሆኑን፣ 2. የመ/ቤቱ የሥራ ክፍሉ የአሠራር ዘይቤ (System), በዚህ ውስጥ የሚነሱ ጥያቄዎች፡- • ሥራዎች እንዴት ይደራጃሉ? • ሥራዎች ከአንዱ ክፍል ወደ ሌላው ክፍል እንዴት ይተላለፋሉ?
- 57. … የቀጠለ • ያለው ሀብትበጥቅም ላይ የሚውለው እንዴት ነው? • ለተጠቃሚዎች አገልግሎት የሚሰጠው እንዴት ነው? … ወዘተ 3. የጋራ የሆኑ ዕሴቶች (Shared values) መኖራቸውን ማየት፣ 4. በቂ ሠራተኛ (Staff) መኖሩን ማረጋገጥ፣ 5. በቂ ዕውቀትና ችሎታ እንዲሁም ልምድ ያለው ባለሙያ (Skill) መኖሩን መፈተሸ፣
- 58. … የቀጠለ 6. የማናጅመንት ሁኔታ(Management Skill) ሥራዎችን መገምገምና ወቅታዊ ውሳኔዎችን የመስጠት፣ የሠራተኛን ተሳትፎና የሥራ ተነሳሽነትን ለማሳደግ ማናጅመንቱ የሚጠቀምበት … የማበረታቻ ዘዴዎችን ወዘተ መፈተሸ፣ 7. ስትራቴጂያዊ (Strategy) የሆኑ የመ/ቤቱ ወይም የሥራ ክፍሉ ዓላማ ምንድ ነው? በየትኛው አቅጣጫ ነው እየተጓዘ ያለው? የትኞቹ ጉዳዮች ላይ ነው በስፋት ለመሄድ ወይም ላለመሄድ ጥረት እየተደረገ ያለው? … ወዘተ
- 59. … የቀጠለ • ከላይ ለማመላከትየተሞከሩት ውስጣዊ ሁኔታ ትንተና ቴክኒኮችን በመጠቀም በተመሳሳይ መልኩ የመ/ቤቱን ወይም የሥራ ከፍሉን ውጫዊ ሁኔታ (External environment) ትንተና ማካሄድ ይቻላል፡፡ ይህም ውጫዊ ትንተና በሚካሄድበት ወቅት ሊነሱ የሚገባቸው ጥያቄዎች፡- • ሥራችንን ለማሳለጥ ምንጥሩ አጋጣሚዎች ይኖራሉ?
- 60. … የቀጠለ • በመ/ቤታችን ምንዓይነት ለውጥ ሊከሰት ይችላል? • ይህ የሚከሰተው ለውጥ በመ/ቤታችን ወይም በሥራ ክፍላችን ላይ ምን ዓይነት ተፅዕኖ ሊያሳድርብን ይችላል? የሚሉት ጉዳዮች ሊሆኑ ይችላሉ፡፡ እነዚህ ጥያቄዎች “PEST” በመባል የሚታወቀውን የውጫዊ ሁኔታ ትንተና ቴክኒክ ይጠቀማሉ ማለትም፡- • ፖለቲካዊ (Political) • ኢኮኖሚያዊ ሁኔታ (Economic) • ማኅበራዊ ሁኔታ (Social) • ቴክኖሎጂካል ሁኔታ (Technological)
- 61. … የቀጠለ 5ኛ. ዓላማ፣ ግብ ዓላማ(Aim/Goal) –Is a general statement of what should be done to solve a problem. • መ/ቤቱ በአጠቃላይም ሆነ በተናጥል የሚያከናውነውን ተግባር ጠቅለል ባለ መልኩ የሚገልጽና የአካሄድ አቅጣጫ አመልካች ሃሳብ ነው፡፡ • ዓላማ የመ/ቤቱን ራዕይና ተልዕኮ መሰረት በማድረግ ሊደረስበት የታለመውን ጉዳይ ለይቶ የሚያስቀምጥ ነው፡፡ • ዓላማ የመ/ቤቱ ዕቅድ የመሰረት ድንጋይ ነው ለማለት ይቻላል፡፤ • ዓላማ ዕቅድ ሲዘጋጅ ለማግኘት የሚታሰበውን ውጤት ከማመልከቱም በላይ ምን-ምን ተግባራትን አከናውኖ ውጤቱ ላይ ለመድረስ እንደሚቻል ይመራናል፡፡
- 62. … የቀጠለ • ዓላማ በዕቅድትግበራ ምክንያት በረጅም ጊዜ ሊረጋገጥ የሚችል አጠቃላይ ስኬት ነው። • ዓላማ ሰፋ ባለ መልክ የሚገለጽ ሆኖ ግብ ግን ዓላማን የማሳኪያ መንገድ እንደሆነ ተደርጐ የሚወሰድ ነው። • ተግባራት ደግሞ ግብን ለማሳካት አስተዋጽኦ ያላቸው ዝርዝር ስራዎች ናቸው።
- 63. … የቀጠለ • አንድ ዕቅድየሚዘጋጀው በተወሰነ ጊዜ ውስጥ የተወሰነ ውጤት ለማስገኘት መሆን ይኖርበታል። • ይህም የዕቅዱ ዓላማ ወይም ግብ ነው። • ዓላማው ወይም ግቡ በግልፅ ያልታወቀ ዕቅድ ፍሬ ቢስ ነው። • ስለዚህ የዕቅድን ዓላማ ፣ ግብንና ተግባራትን በግልጽ ማስቀመጥ ተቀባይነቱ ወሳኝ ነው። • ዓላማ የተፈለገውን አቅጣጫ አመልካች ሲሆን አጭርና ግልጽ በሆነ መንገድ በመቀመጥ ሁሉም የመ/ቤቱ አካላት አውቀውት ለውጤቱ መሥራት
- 64. … የቀጠለ ግብ (Objectives) –Is a sub-set of goal and should be SMART • Specific ---Realistic • Measurable ---Time Bounded • Achievable • ግብ ዓላማን መሰረት በማድረግ ወደፊት እንዲገኙ የሚፈለጉ ውጤቶችን ወይንም እንዲመጡ የታሰቡ ለውጦችን በግልጽ የሚያመለክት ነው፡፡ • የዕቅድ ግብ የሚተገብሩ ሥራዎች ላይ ሳይሆን ሥራዎቹ ተከናውነው በሚገኘው ውጤት፣ እንዲሆን በምንፈልገው ሁኔታ ላይ (Towards something which we want to happen) ወይም እንዳይሆን የምንፈልገው ሁኔታ እንዳይከሰት መከላከል (something which we wish to prevent happening) አመልካች መሆን ይኖርበታል፡፡
- 65. … የቀጠለ በአጠቃላይ የሚጣሉ ግቦች፡- •ግልጽና ሊመዘኑ የሚችሉ (Specific and measurable) ምሳሌ- ግቡ ደረጃውን የጠበቀ ሪፖርት ማዘጋጀት ቢሆን፣ ደረጃውን የጠበቀ ሪፖርት ስንል ምን ማለት ነው? መለኪያዎቹስ ምንድናቸው? መመዘኛዎቹንስ በግልጽና በማያሻማ መንገድ ለሌላ ወገን ለማስረዳት እንችላለን? • Subjective ሳይሆን Objective መሆን ፤ ማለት ከግቡ መዳረሻ በሚገኘው ውጤት ላይ በተቻለ መጠን በሁሉም ወገን አንድ ዓይነት ግንዛቤ (እርግጠኝነት) ሊኖር ይገባል፡፡
- 66. … የቀጠለ • ግቦች በቁጥርውስን (ጥቂት) Few in number)፣ • በሂደት ላይ ሳይሆን በውጤት ላይ የተመረኮዘ (ends not means)፣ • ምኞታዊ ሳይሆን ሊደረስበት የሚችል እና እውነታነት ያለው መሆኑ፣ (Achievable and realistic)፣ • በጊዜ ገደብ የተወሰነ መሆኑ (Time bounded)፣ • የቅደም ተከተል ደረጃ የወጣለት (Prioritized)፣
- 67. … የቀጠለ 6ኛ. የአፈጻጸም መለኪያ(Performance indicators) • የአፈጻጸም መለኪያዎች ከተጣለው ግብ ለመድረስ የሚከናወኑ ሥራዎች ሂደት በትክክል ወደ ግቡ መዳረሻ የሚወስዱ ስለመሆናቸው የማረጋገጫ መመዘኛዎች ናቸው፡፡ • በሌላ አገላለጽ የአፈጻጸም መለኪያ የተጣለው ግብ የሚያስገኘውን ውጤት መለኪያ መሣሪያ ሲሆን፤ ከግቡ ጋር የሚገናኝ (Relevant)፣ ግልጽ የሆነ፣ የሚነፃፀርና ቀላል መሆኑ ሊረጋገጥ ይገባል፡፡ • ስለሆነም የሚጣሉ ግቦች በትክክልና በግልፅ እንዲታወቁ (እንዲመዘኑ) ካስፈለገ የአፈጻጸም መለኪያዎች ሊቀመጡላቸው ይገባል፡፤
- 68. … የቀጠለ የአፈጻጸም መለኪያዎችን ለማስቀመጥ የሚከተለውንጥያቄ ማንሳት ይጠቅማል፡- • የተጣለውን ግብ መምታታችንን እንዴት እናውቃለን? ወይንም እናረጋግጣለን? (How do we know whether we have achieved the objective or not?) • ጥሩ የአፈጻጸም መለኪያዎች (Qualities of good performance indicators) የሚባሉትም፡-
- 69. … የቀጠለ • ከተጣለው ግብጋር ግንኙነት ያላቸው፣ • ከሚገባው ኃላፊነት ጋር የተጣጣሙ፣ • ተገቢ ከሆኑ ሁኔታዎች (Factors) የመነጩና • ቢቻል በአሃዝ የሚገለጹ … ፣ ወዘተ ሆነው ሥራን ለመቆጣጠር፣ ምን ውጤት ለማስገኘት እንደታሰበ ለተግባር አስፈላጊ መረጃ የሚሰጡና ለሌሎች ስለ ውጤት የሚያስረዱ ናቸው፡፡
- 70. … የቀጠለ • በመሠረቱ ቀላልየሆነ የውጤት መለኪያ ማዘጋጀት ከባድ ቢሆንም እንደ ጉዳዩ ስፋት ለመመዘን የሚቻሉትን ጉዳዮች በማሰባሰብ አንድ መለኪያ ማውጣት ያስፈልጋል፡፡ • በአጠቃላይ የሚቀርቡ የአፈጻጸም መለኪያዎች የተጣለውን ግብ ለማሳከት የሚያስችሉ፣ ትክክልና ግለጽ መሆናቸውን ማረጋገጥና ባለሙያዎች (ፈጻሚዎች) ይህንኑ ተገንዝበውና አውቀው ተግባራዊ ለማድረግ መንቀሳቀስ ይጠበቅባቸዋል፡፡
- 71. … የቀጠለ 7ኛ. የግብ መዳረሻ(Target) • የአንድ ዕቅድ ግብ ክንውኑ በጊዜ ገደብ ውስጥ የተወሰነ፣ ውጤቱ የሚመዘን ወይንም የሚለካና ዓላማን ከዳር ለማድረስ መፈጸም ያለበት ተግባር ነው፡፡ • የአንድ ዕቅድ ግብ መዳረሻ ወይንም ታርጌት አግባብ ባለው መመዘኛ ወይንም መለኪያ መገለጽ መቻል ይኖርበታል፡፡ ለምሳሌ፡- • ክብደትን በሚመለከት ውጤቱን በኪሊ ግራም፣ በኩንታል፣ • ርዝመትን ብንወስድ በሜትር፣ ይዘትን በሊትር፣ እና
- 72. … የቀጠለ • ሌሎች የግብውጤቶችን ወይንም ታርጌቶቸን በቁጥርና በፐርሰንት … ወዘተ ሊ ገለጹ ይችላሉ፡፡ • ስለሆነም የአንድ ዕቅድ አፈጻጸም የመጨረሻ ደረጃው የአፈጻጸም መለኪያ (Performance indicator) ታርጌት ማስቀመጥ ነው፡፡ • በዕቅድ አሠራር መሠረታዊ ተብሎ ሊወሰድ የሚገባው ዋነኛ ጉዳይ የአንድ መ/ቤት ዓላማ (Aim)፣ ግቡ (Objective)፣ የአፈጻጸም መለኪያ (Performance indicators) እና የግቡ መዳረሻ (Target) በመጠንና ጊዜ ጋር የተቀናጁና የማይፋለሱ (Coherent and Consistent) መሆናቸውን ማረጋገጥ ያሻል፡፡
- 73. … የቀጠለ 8ኛ. የአፈጻጸም ስልት(Implemenetation strategy) • የአንድ ዕቅድ የአፈጻጸም ስልት የዕቅዱን ዓላማ ዕውን ለማድረግ የምንከተለው አሠራር ወይንም ዘዴ ነው፡፡ • የዕቅድ አፈጻጸም ስልት መኖር ዋናው ጥቅሙ የዕቅድ አፈጻጸሙ መንገድ ግልጽ እንዲሆን ከማድረጉም በላይ አስፈጻሚዎቹ አንድ ዓይነት አካሄድ እንዲኖራቸው ያስችላል፡፡ • ከዚህ በተጨማሪም ከሚኖሩት አማራጮች የዕቅድ ማስፈጸሚያ ስልቶች መካከል አንድን ዕቅድ በሥራ ላይ ለመተርጎም የተሻለና ተገቢ የሆነውን ስልት መመረጡን ለመገንዘብ ያስችላል፡፡ • ስለዚህም አንድን ዕቅድ ተግባራዊ ለማድረግ የተቀየሱ ስልቶች በግልጽ ተለይተው በዕቅዱ ዶክመንት ውስጥ መቀመጥ ይኖርባቸዋል፡፡
- 74. … የቀጠለ 9ኛ. የክትትልና ግምገማሥርዓት ክትትል • የተለያዩ ተቋሞች ለክትትል የሚሰጡት ትርጉም የተለያየ ቢሆንም ሁሉም የሚሽከረከሩት በተመሳሳይ መሠረታዊ መርሆች ዙሪያ ነው። • ይኸውም ክትትል ማለት ዓላማና ግብን ለማሳካት የተቀመጡ ተግባራትን (Input and Output Oriented Activities) በተመለከተ የአሰራር ሂደትን ከተቀመጠ ዕቅድ አንፃር የመፈተሽ፣ መረጃ የመሰብሰብና አፈፃፀምን የመከታተል የማያቋርጥ ሂደት ነው።
- 75. … የቀጠለ የክትትል አስፈላጊነት • S‰ãCb¬qd§cW ጊዜ፣ wÀ y_‰T dr© mf{¥cWN l¥rUg_ ÃglG§L፣ • bydr©W yxgLGlÖT xsÈ_ yxs‰R GLAnT፣ h§ðnT tጠÃqEnT XNዲrUg_ ÃSC§L፣ • lWúኔ sÀãC wQ¬êE mr© XNዲñ‰cW ÃSC§L፣ • WSN hBTN Wጤ¬¥ bçn mNgD _QM §Y l¥êL ÃG²L፣ • b:QD xfጻጸM y¸ÃU_Ñ CGéC SR úYsÇ m_æ WጤT úÃSkTሉ mFTÿ lmSጠT ÃG²ል።
- 76. … የቀጠለ የክትትል ዓላማ • የሚያስፈልጉግብአቶች መሟላታቸውን ለማረጋገጥ፣ • በተመደበለት በጀት እየተከናወነ መሆን/አለመሆኑን ለማረጋገጥ፣ • በተያዘለት የጊዜ ገደብ እየሔደ መሆን/አለመሆኑን ለማረጋገጥ፣ • ችግሮች ካሉ በወቅቱ ለመፍታት፣ • የፕሮግራሙን/ፕሮጀክቱን ጠንካራና ደካማ ጐኖች ለመፈተሽ፣ • የአመራር ብቃትን ለመዳሰስ፣
- 77. … የቀጠለ • ተጠያቂነትን በየደረጃውለማረጋገጥ፣ • የሚፈለገውን ውጤት ሊያመጣ የሚችል መሆን/አለመሆኑን ለመገምገም፣ • የባለ ድርሻ አካላትን ተጨባጭ ተሣትፎ ለመገምገም፣ • የፕሮግራሙን/ፕሮጀክቱን ቴክኒካል ሁኔታ ለመፈተሽ፣ • በአጠቃላይ ከሂደቱ ጠንካራና ደካማ ጐኖችን እየለዩ ወቅታዊ እርምጃ በመውሰድ ፕሮግራሙ/ፕሮጀክቱ የታለመለትን ግብ እንዲመታ ለማድረግ የክትትል ሥርዓት መፍጠርና ተግባራዊ ማድረግ በጣም ጠቃሚ ነው። • በአጭር አነጋገር ክትትል ማለት የዕቅድ፣ የፕሮግራሞችና ፕሮጀክቶች አፈፃፀም በዕቅዱ መሠረት በትክክለኛው ሀዲድ ላይ መሆን/አለመሆኑን የምናውቅበት መሳሪያ
- 78. … የቀጠለ የግምገማ (Evaluation) ትርጉም •የተለያዩ ተÌሞች ለግምገማ የሚሰጡት ትርጉም የተለያየ ቢሆንም ሁሉም የሚያጠነጥኑት በተመሳሳይ መሰረታዊ መርሆዎች ዙሪያ ነው፡፡ • ይኸውም ግምገማ ማለት የአንድን ፖሊሲ፣ ፕሮግራም ወይም ፕሮጀክት አዘገጃጀት፣ አፈጻጸምና ውጤት ለመፈተሸ በተወሰነ ጊዜ ውስጥ አንዴ የሚከናወን ፣ ስልታዊና ተጨባጭ በሆነ መንገድ የሚሠራ እንዲሁም የአንድን ፕሮግራም ወይም ፕሮጀክት ፋይዳ፣ ተገቢነት፣ ውጤታማነት፣ ብቃትና ዘላቂነት ለመፈተሸ የሚካሄድ ተግባር ነው፡፡ • ግምገማ ስላለፈው ነገር ብቻ ሳይሆን ስለወደፊቱም ጠቃሚ ግብረ መልስ የሚገኝበት የመማማሪያ መድረክ ነው፡፡
- 79. … የቀጠለ የግምገማ አስፈላጊነት ዋናዋናዎቹ • የፕሮግራሙን ወይም የፕሮጀክቱን አመራር ለማሻሻል፣ • በፕሮጀክቶችና ተÌሞች እንዲሁም በልማት አጋሮች መካከል ያለውን ግንኙነት የሚያጠናክር መረጃ ለማግኘት፣ • የተቀመጡት የፕሮግራሙን ወይም የፕሮጀክቱን ዓላማዎች ምን ያህል ተፈጻሚነት እንዳላቸው ለማረጋገጥ፣ • የፕሮግራሙን ወይም የፕሮጀክቱን ውጤታማነት ለማረጋገጥ፣ • የፕሮግራሙን ወይም የፕሮጀክቱን ተጠቃሚዎችን በትክክል ሊጠቅም በሚችል ሁኔታ ላይ መሆን አለመሆኑን ለማረጋገጥ፡፡
- 80. … የቀጠለ • ከፕሮግራሙ ወይምከፕሮጀክቱ የአፈጻጸም ሂደት አዲስ ዕውቀት በማግኘት ለሌሎች ተመሳሳይ ሥራዎች ተሞክሮ ለማግኘት፣ • የተሻለ ሀብት አጠቃቀምን ለመፍጠር፣ • የፕሮግራሙን ወይም የፕሮጀክቱን ቀጣይነት ስልት ለመፈተሸ፣ (Sustainability Mechanisms) • የፕሮግራሙ ወይም የፕሮጀክቱ ሂደት በተፈለገው ሀዲድ ላይ እየሄደ ካልሆነ እስከ ማቁዋረጥ የሚደርስ የመፍትሔ እርምጃ ለመውሰድ፡፡
- 81. … የቀጠለ ስለሆነም • ዕቅዱን ስኬታማበሆነ መልኩ ለመተግበርና የታቀዱትን ዘርፈ ብዙ ተግባራት ዳር ለማድረስ አግባብ ያለው የክትትልና ግምገማ ዘዴ በመንደፍ የዕቅዱ አካል ሆኖ በሰነዱ ውስጥ ሊካተት ይገባል። • በውስን ሃብትና ባልተሟላ የማስፈፀም አቅም ለሚካሄዱ ስራዎች ውጤታማነት፣ ስኬትና በሂደት የሚያጋጥሙ ችግሮችን ለመፍታትና በሌላ በኩል ደግሞ ያለው ውስን ሃብት በስራ ላይ መዋል አለመዋሉን በማወቅ ወቅታዊ እርምጃ ለመውሰድ
- 82. … የቀጠለ • የመ/ቤቱን ስትራቴጂክዕቅድ አፈፃፀም ክትትልና ግምገማ ስራ ተቀባይነት ባላቸው የክትትል፣ ግምገማና ግብረ-መልስ አሰራር መርሆዎች የተቃኘ ለማድረግ እና ከመ/ቤቱ ተጨባጭ ሁኔታ ጋር በተጣጣመ መንገድ ጥቅም ላይ ለማዋል ፤ • እንዲሁም በመ/ቤቱ በየደረጃው የሚካሄደውን የክትትል፣ ግምገማና ግብረ-መልስ ስራ በተቀናጀ፣ ወጥነት ባለውና በሚናበብ መንገድ ለመምራት እንዲቻል የክትትል፣ ግምገማ እና ግብረ-መልስ ሥርዓት አስፈላጊነት አያጠያይቅም።
- 83. … የቀጠለ • በመሆኑም የተዘጋጀውንስትራቴጂክ ዕቅድ መሠረት በማድረግ ዝርዝር ዓመታዊ ዕቅድ እንዲዘጋጅ ይደረጋል። • ዝርዝር ዓመታዊ ዕቅዱ በየደረጃው በሚገኙ የሴክተሩ ባለሙያዎችና የስራ ኃላፊዎች ውይይት እየተደረገበት እንዲፀድቅ ይደረጋል። • የፀደቀው ዓመታዊ ዕቅድ የአፈፃፀም መርሃ-ግብር በሩብ ዓመት፣ በግማሽ ዓመት እና በዓመት እንዲዘጋጅ ይደረጋል። • በዕቅድ ዝግጅት ወቅት የየክፍሉ የስራ ድርሻና የአፈፃፀም ወሰን ኃላፊነት ውሳኔ እንዲያገኝ (የሥራው ባለቤት እንዲለይ) ይደረጋል።
- 84. … የቀጠለ • የክትትል ሥርዓቱዓመቱን ሙሉ የሚከናወን ሆኖ የግምገማና ግብረ-መልስ ሥርዓቱ እንደ አስፈላጊነቱ በየሩብ ዓመቱ ሊደረግ ይችላል። • እንደ አስፈላጊነቱ በየጊዜው በስልክ እና በመሳሰሉት የመገናኘትና መረጃን የመለዋወጥ ስርዓት ሊኖር ይችላል፡፡ • ከባለ-ድርሻ አካላት ጋር በተለያዩ ጊዜ የመረጃ ልውውጥ የማድረግ ሥራዎች ሊኖሩ ይችላሉ፡፡ • በተለያዩ ጊዜ የስብሰባ (የግንኙነት) መድረኮችን በመጠቀም ግምገማዎችን ማስኬድ ይቻላል፡፡
- 85. … የቀጠለ የመ/ቤቱ ዓመታዊ ዕቅድአፈፃፀም ክትትል፣ ግምገማና ግብረ-መልስ በሚደረግበት ወቅት የሚከተሉት ዋና ዋና ስልቶች ጥቅም ላይ ይውላሉ። • የዳሰሣ ጥናቶችን ማድረግ፣ • የአፈፃፀም ሪፖርቶችን መገምገም(ወርሃዊ፣ የሩብ ዓመት፣ የ6 ወርና ዓመታዊ)፣ • አጫጭር ስብሰባዎችን ማካሄድ፣ • በመስክ ክትትልና ግምገማ የማድረግ፣ • እንደ አስፈላጊነቱ በየጊዜው ምልከታ (Observation) የማድረግ፣
- 86. … የቀጠለ 10ኛ. ሊያጋጥሙ የሚችሉችግሮችና የመፍትሔ እርምጃዎች • ዕቅድ ወደፊት የሚሆነውን ነገር የሚያመለክት ሲሆን፤ ወደፊት የሚፈጠረውን ሁኔታ እርግጠኛ ሆኖ መተንበይ ያስቸግራል፡፡ • ይሁንና አንድ ዕቅድ ተግባራዊ በሚደረግበት ወቅት የታሰበውን ግብ ለመምታት ለዕቅዱ አፈጻጸም ጠቃሚ ወይንም ጎጂ ሊሆኑ የሚችሉትን ሁኔታዎች ማለትም በዕቅድ አፈጻጻም ወቅት ሊያጋጥሙ የሚችሉ ችግሮችንና ሊወሰዱ የሚገባቸውን የመፍትሔ እርምጃዎች (ሃሳቦች) በመገመትና ለይቶ በማስቀመጥ መንቀሳቀስ ያስፈልጋል፡፡
- 87. … የቀጠለ • በዕቅድ ክንውንወቅት ሊያጋጥሙ ከሚችሉ ችግሮች መካከል የትኞቹን መቆጣጠር እንደሚቻልና የትኞቹ እንደማይቻሉ ለይቶ ማወቅም እጅግ ጠቃሚ ነው፡፡ • በመሠረቱ ቀደም ሲል ከመግቢያችን ላይ እንደተገለጸው ዕቅድ ወደፊት ተለዋዋጭ ከሚሆነው ሁኔታ ጋር እራስን ለማጣጣም ቢሆንም ዕቅዶች ተግባራዊ በሚደረጉበት ወቅት ሊያጋጥሙ የሚችሉ ችግሮች በተለያዩ ምክንያቶች ሊከሰቱ እንደሚችሉ ማስቀመጥ
- 88. … የቀጠለ እነዚህም፡- • ዕቅዶች በተለይከተባባሪና ከባለድርሻ አካላትና ጉዳዩ ከሚመለከታቸው ወገኖች ጋር በግልጽ ባለመዘጋጀታቸው በአፈጻጻም ላይ የሚያስከትለው ችግር፣ • ዕቅዶቹ ተግባራዊ በሚደረጉበት ወቅት በግብዓት አቅርቦት የሚከሰቱ አስተዳደራዊና ቴክኒካዊ ችግሮች፣ … ወዘተ • ስለሆነም የመ/ቤቱ ዕቅድ በሚዘጋጅበት ወቅት ለዕቅዱ አፈጻጸም አመቺ የሆኑ ሁኔታዎችንና ሊያጋጥሙ የሚችሉ ችግሮችን በቅድሚያ ለይቶ የመፍትሔ እርምጃ አማራጮችን ማስቀመጡ ጠቃሚ ነው፡፡
- 89. … የቀጠለ 11. የድርጊት መርሃግብር • መርሃ ግብር አንድ መስሪያ ቤት ዕቅዱን መቼ፣ እንዴት እና በምን ያህል ወጪ እንደሚያከናውን የሚገለጽበት ስልት ነው፡፡ • መርሃ ግብር ምን መሰራት እንዳለበት በቀላሉ ለመለየት፣ ማን ሊሰራው እንደሚገባ (እንዳለበት) ለማወቅ፣ በምን ያህል ገንዘብ ሊሰራ እንደሚችል ለመለየት፣ መቼ መሰራት እንዳለበት ለማወቅ እና ስራን በረጅም ርቀት በማቀድ ባልተዘበራረቀ እና መልክ ባለው ሁኔታ ለመስራት ይጠቅማል፡፡
- 90. … የቀጠለ ለዕቅድ ማስፈፀሚያ የሚያስፈልግየሰው ኃይል፣ በጀት እና ምንጭ የሰው ኃይል • ዕቅድን ለማስፈፀም የሰው ኃይል አስፈላጊ ነው። • ስለዚህ ለዕቅዱ የሚያስፈልገውን የሰው ኃይል አስፈላጊነቱን በግልጽና በተጨባጭ ሁኔታ ማስረዳት ያሰፈልጋል። በጀት • ዕቅድን ለማስፈፀም በጀት ሊመደብለት ይገባል። • ስለዚህ ለዕቅዱ የሚያስፈልገውን በጀት (የገንዘብ መጠን) ከነምንጩ ማሳየት ያስፈልጋል። • በተጨማሪም የበጀቱን አስፈላጊነት በግልጽና በተጨባጭ ሁኔታ ማስረዳት ጠቃሚ ነው።
- 92.