Bab i

Bab i

• 1.
  MANAJEMEN INFORMATIKA 2010UNIVERSITAS PUTRA INDONESIA BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Salah satu penunjang keberhasilan dari sebuah organisasi dalam mencapai segala tujuannya adalah sumber daya yang dapat dimanfaatkan secara maksimal dan tepat sasaran, sehingga memberikan kontribusi yang besar bagi organisasi tersebut. Sumber daya tidak harus selalu berbentuk materil seperti orang, benda atau uang. Pada jaman sekarang informasi merupakan sumber daya, informasi merupakan aset penting bagi sebuah organisasi dalam menjalankan proses operasionalnya. Sedangkan yang menjadi perangkat dalam pengolahan data dan informasi tersebut adalah komputer. Komputer memiliki keunggulan dibandingkan manusia dalam hal ketepatan dan kecepatan pengolahan data. Sistem seperti ini dikenal sebagai sistem terkomputerisasi. Rental Mobil Winangun yang beralamat di Jl. KH. Abdullah Bin Nuh adalah sebuah perusahaan berskala kecil yang bergerak dalam bidang penyewaan kendaraan. Rental Mobil Winangun berdiri sejak bulan Mei tahun 2009. Setelah berjalan hampir sau tahun perkembangan perusahaan ini cukup pesat, ini terbukti dari semakin meningkatnya permintaan konsumen terhadap penyewaan kendaraan yang ada di sana. Selain karena alasan murah juga konsumen merasa puas dengan kualitas kendaraan yang disewakan. Kendaraan yang disewakan di Rental Mobil Winangun memiliki spesifikasi mesin keluaran tahun baru yaitu umur mesin dari tahun 2005 keatas. I-1
• 2.
  Adapun jenis-jenis mobilyang disewakan adalah kebanyakan jenis Mini bus, seperti Toyota Avanza, Daihatsu Xenia, Kijang Inova, AVP dan Terios. Rental Mobil Winangun mempekerjakan 5 orang karyawan dengan tugas yang berbeda-beda satu orang bagian administrasi dan sirkulasi penyewaan kendaraan yang bertugas menangani proses pelayanan penyewaan kendaraan kepada konsumen, dua orang sebagai Sopir dan sisanya sebagai mekanik dan perawatan kendaraan. Semua memiliki tanggung jawab yang sama terhadap kemajuan dan keberlangsungannya perusahaan, namun yang paling memiliki peran penting disini adalah bagian administrasi dan pelayanan penyewaan, karena berhubungan langsung dengan konsumen. Bagian administrasi dan pelayanan menjadi barometer kepuasan konsumen terhadap pelayanan penyewaan kendaraan. Pada bagian ini aktivitas pekerjaan cukup padat jika penyewaan kendaraan meningkat, sirkulasi data cukup cepat, data disini berupa data penyewaan kendaraan dan atribut-atributnya. Selama ini bagian administrasi hanya mencatat data penyewaan kendaran dalam sebuah buku dengan mengacu kepada salinan faktur penyewaan kendaraan yang diberikan kepada konsumen. Karena hal tersebut bagian administrasi sering merasa kesulitan dalam mengolah data-data tersebut, sering terjadi kesalahan dalam proses pengolahan data, salah satunya kesalahan dalam menentukan jumlah tagihan sewa kendaraan oleh konsumen karena waktu sewa kendaraan tidak terekam dengan baik bila terjadi penambahan waktu sewa kendaraan oleh konsumen. Bab I Pendahuluan
• 3.
  MANAJEMEN INFORMATIKA 2010UNIVERSITAS PUTRA INDONESIA Tentunya selain masalah tersebut masih banyak masalah yang timbul selama proses pengolahan data penyewaan kendaraan di sana. Hal tersebut bertolak belakang dengan tujuan semula yaitu meningkatkan keuntungan dengan pelayanan yang prima terhadap konsumen, karena dalam prosesnya terjadi masalah-masalah seperti yang disebutkan diatas tadi, lain halnya jika proses pengolahan data tersebut dilakukan dengan bantukan alat seperti komputer dan sistem pengolahan data yang terpadu. Untuk mencapai tujuan semula tentunya dibutuhkan sebuah sebuah sistem atau sebuah metode dalam mengelola data penyewaan termasuk juga informasi seperti yang dijelaskan diatas tadi. Namun pada kenyataannya sampai saat ini Rental Mobil Winangun belum menggunakan sistem pengolahan data dan informasi secara komputerisasi secara utuh, hingga beberapa masalah timbul dalam hal pengolahan data dan informasi Penyewaan kendaraan. Setiap kegiatan operasional yang berhubungan dengan pengolahan data dan informasi penyewaan kendaraan dilakukan dengan cara manual, tanpa bantuan aplikasi khusus yang dapat menangani masalah-masalah tersebut. Masalah yang sering timbul dalam pengolahan data dan informasi adalah pemborosan waktu dalam hal mencari informasi data penyewaan kendaraan sedangkan data dan informasi tersebut salah satu faktor dari penunjang keberhasilan perusahaan. Akurasi data yang sangat kurang dan pemeliharaan data yang menyulitkan bagian Administrasi dan sirkulasi penyewaan kendaraan dalam mengolah data yang ada di sana. Dengan informasi yang akurat tentunya Pemilik Rental Mobil Winangun dapat mengatur dan mengoptimalkan I-3
• 4.
  pengunaan sumberdaya dalammelaksanakan berbagai program kerja yang telah direncanakan. Maka tidak salah kiranya jika penulis melihat ini sebagai sebuah kelemahan sistem yang akan mempersulit dalam pencapaian tujuan Rental Mobil Winangun sebagai bagaian dari aktivitas bisnis. Kelemahan sistem harus segera diperbaiki sehingga tidak menimbulkan masalah yang semakin rumit dikemudian hari. Dalam hal ini penulis mengajukan untuk memperbaharui sistem pengolahan data dan informasi yang tadinya dengan aplikasi manual ke sistem yang lebih khusus artinya, setiap kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan data dan informasi penyewan kendaraan di Rental Mobil Winangun dilaksanakan dengan bantuan komputer dan aplikasi khusus. Aplikasi khusus ini dibuat melalui proses pembuatan program, program yang dibuat akan menjadi media pengolahan data dan informasi yang terintegrasi sehingga konsistensi data dapat dipertahankan. Selain dapat memudahkan proses operasional bagian Administrasi, program ini juga akan menciptakan efisiensi waktu, penggunaan biaya operasional yang relatif lebih murah dan mudah. Selanjutnya program ini akan disebut sebagai “Sistem Informasi Rental Mobil” di Rental Mobil Winangun. 1.2. Identifikasi Masalah Identifikasi masalah adalah salah satu proses penelitan yang boleh dikatakan paling penting diantara proses lain. Identifikasi masalah dimaksudkan untuk mengidentifikasi atau menganalisa suatu masalah yang timbul dalam Bab I Pendahuluan
• 5.
  MANAJEMEN INFORMATIKA 2010UNIVERSITAS PUTRA INDONESIA sebuah objek penelitian. Masalah penelitian akan menentukan kualitas dari penelitian. Masalah penelitian secara umum dapat ditemukan lewat studi literatur atau lewat pengamatan lapangan, observasi, survey dan sebagainya. Mengidentifikasi masalah secara tepat akan memberikan solusi yang tepat terhadap masalah-masalah yang berhasil diidentifikasi penulis. dengan mengidentifikasi masalah secara tepat penulis dapat mengukur sampai sejauh mana masalah yang ada dan menentukan solusi secara proporsional. Berikut adalah masalah-masalah yang berhasil diidentifikasi penulis, diantarannya: 1. Sistem pengolahan data Penyewaan kendaraan Rental Mobil Winangun belum menggunakan aplikasi data base khusus yang terintegrasi, sehingga pemutakhiran data-data penyewaan cukup sulit dilakukan sehingga rawan terjadi inkonsistensi data penyewaan, karena data masih berbentuk modul-modul yang terpisah dan berdiri sendiri. 2. Resiko kesalahan pemasukan data penyewaan kendaraan cukup tinggi karena selama ini prosesnya dilakukan secara manual dan tidak mengarahkan user atau dalam hal ini bagain Administrasi ke arah proses pemasukan data yang sesuai dengan aturan yang telah ditentukan. 3. Penyajian laporan data penyewaan kendaraan belum dapat dilakukan secara praktis, bagian Administrasi Harus mengelompokan kembali data penyewaan kendaraan sesuai kategori laporan yang I-5
• 6.
  diinginkan dengan caramencari file-file data penyewaan kendaraan yang terpisah-pisah, dalam bentuk faktur penyewaan. 1.3. Batasan Masalah Berdasarkan uraian permasalahan yang ada pada sistem pengolahan data penyewaan kendaraan di Rental Mobil Winangun dan keterbatasan waktu serta kemapuan penulis, maka program yang dikembangkan hanya terbatas pada pengolahan data penyewaan kendaraan Rental Mobil Winangun. Yang didalamnya berkaitan dengan hal-hal sebagai berikut: 1. Penelitian hanya dilakukan pada masalah-masalah yang berhubungan dengan proses penyewaan kendaraan dan data-data untuk pembuatan program “Sistem Informasi Rental Mobil “ di Rental Mobil Winangun. 2. Program yang dibuat hanya menangani pengolahan data penyewaan kendaraan dan laporan-laporan yang berkaitan dalam proses penyewaan kendaraan Batasan masalah ini digunakan untuk menjaga agar permasalahan yang akan di selesaikan tidak meluas dan keluar dari rencana semula. 1.4. Maksud Penelitian Maksud dari penelitian yang dilakukan penulis adalah: 1. Agar mahasiswa mengenal lebih jauh mekanisme pelaksanaan kerja dan ruang lingkup kerja dalam sebuah perusahaan. Bab I Pendahuluan
• 7.
  MANAJEMEN INFORMATIKA 2010UNIVERSITAS PUTRA INDONESIA 2. Untuk mengetahui sejauh mana teori yang sudah didapatkan selama masa perkuliahan dapat dipraktekan kedalam dunia kerja yang sebenarnya. 3. Untuk bahan penulisan atau referensi penyusunan laporan akhir, sebagai salah satu persyaratan kelulusan Program Studi Diploma Tiga (D-III) jurusan Manajemen Informatika Universitas Putra Indonesia. 4. Untuk mengetahui sistem pengolahan data dan informasi penyewaan kendaraan di Rental Mobil Winangun. 1.5. Tujuan Penelitian Penelitian ini memiliki tujuan-tujuan, seperti yang tertulis di bawah ini: 1. Untuk pendapatkan data yang akurat dan sesuai dengan kebutuhan penelitian, sebagai bahan dasar pembuatan program. 2. Untuk meciptakan sistem yang lebih baik dalam pengolahan data penyewaan kendaraan di Rental Mobil Winangun, dengan bantuan komputer dan program yang akan dibangun. 3. Sebagai tambahan informasi dan pengetahuan serta sebagai referensi untuk penelitian dimasa yang akan datang. I-7
• 8.
  1.6. Lokasi danWaktu Penelitian Penulis melakukan penelitian di Rental Mobil Winangun. Dengan Alamat Jl. KH. Abdullah Bin Nuh No.56 Cianjur. Penulis melakukan penelitian di sana sejak tanggal 15 Maret 2010 sampai dengan 27 Mei 2010. 1.7. Metode Pengumpulan Data Dalam penulisa tugas akhir ini, penulis melakukan pengumpulan data-data yang diangap perlu untuk pengembangan sistem di Rental Mobil Winangun. Ada empat metode yang penulis lakukan untuk pengupulan data di sana yaitu: 1. Metode Observasi Yaitu pengamatan secara langsung terhadap objek penelitian sebagai bahan dasar pembangunan sistem. 2. Metode Wawancara Yaitu memperoleh data dari proses Tanya jawab atau dialog dengan pihak- pihak yang terkait. 3. Library Research Yaitu penelitian dan pengumpulan data dengan cara membaca buku-buku atau dokumen-dokumen yang ada hubungannya dengan masalah yang diteliti. 4. Analisa Sistem Bab I Pendahuluan
• 9.
  MANAJEMEN INFORMATIKA 2010UNIVERSITAS PUTRA INDONESIA Adalah analisa terhadap sistem yang berjalan, yang bertujuan untuk meneliti permasalahan yang dihadapi oleh sistem secara lebih terperinci. Dari analisa permasalahan tersebut dapat diambil suatu solusi yang lebih berguna untuk memberikan gambaran tentang kebutuhan sistem dengan mempertimbangkan permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem sebelumnya. 1.8. Sistematika Penulisan Untuk mempermudah dan memberikan gambaran yang teratur dalam permasalahan dan pembahasannya, maka penulisan laporan ini dilakukan dengan sistematika penulisan sebagai berikut: BAB I PENDAHULUAN Bab ini merupakan suatu dasar penyusunan yang didalamnya berisi mengenai latar belakang masalah, tujuan penelitian, lokasi dan waktu penelitian, batasan masalah, metodologi pengumpulan data dan sistematika penulisan dari laporan ini. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini meliputi referensi-referensi teoritis, strktur organisasi, susunan organisasi dan fungsi masing-masing yang digunakan sebagai dasar acuan pembahasan yang berhubungan dengan masalah penelitian. I-9
• 10.
  BAB III DATA TEKNIS Bab ini menggambarkan sumber daya yang ada di Rental Mobil Winangun untuk mendukung proses perancangan sistem, mencakup hardware, software dan brainware. BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM Bab ini menjelaskan segala sesuatu yang berhubungan dengan arsitektur perangkat lunak sebelum diimplementasikan dalam sebuah program komputer. BAB V IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini merupakan implementasi serta pengujian dari serangkaian kegiatan-kegiatan sebelumnya berupa produk perangkat lunak. BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dan saran selama proses penelitian dan pengembangan sistem lebih lanjut. Bab I Pendahuluan