Download to read offline
Business Process Reengineering Framework and Approach
- 1. 1 BPR Framework and Approach Week 4 Dosenpengampu: Dea Wemona Rahma, S.Kom., M.T.I. Mata Kuliah Rekayasa Proses Bisnis (IS22C3) Program Studi S1 Sistem Informasi, Fakultas Rekayasa Industri Universitas Telkom Kampus Jakarta (Genap 2022/2023)
- 2. 2 OUTLINES Recap materi week2 & week 3 Materi BPR Framework and Approach
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
- 9. 9 Introduction Reengineering adalah fundamentalrethinking dan radical redesign dari suatu proses bisnis untuk mencapai peningkatan/perbaikan dramatis dengan sangat cepat (rapid) dalam ukuran kinerja seperti biaya, kualitas, layanan, dan kecepatan (responsiveness). -Hammer and Champy 1993 • BPR dikenal dengan pendekatan "reinventing the wheel". • Pendekatan itu mendorong organisasi untuk memulai dari awal (from scratch) menuju penemuan kembali (reinvention), sehingga menghasilkan banyak peningkatan kinerja dan pendapatan. • Fokus BPR adalah PROSES; Yang mana dilakukan kegiatan redesign pada proses yang bersifat strategis dan value-added.
- 10. 10 BPR BASIC FRAMEWORK •Suatu organisasi, bisa menambah atau melewati beberapa step/tahapan metodologi BPR berdasarkan kebutuhan organisasinya. Namun urutannya kurang lebih tetap sama. Mengembangkan visi dan tujuan bisnis Mengidentifikasi proses yang akan di- redesign Memahami dan mengukur proses AS-IS Mengidenfitikasi IT yang dapat diaplikasikan Mendesain proses TO-BE Implementasi proses dan continuous improvement
- 11. 11 Mengembangkan visi dan tujuanbisnis • Tujuan dilakukan reegineering adalah memberikan keunggulan (competitive advantage) bagi perusahaan. • Visi dan tujuan bisnis (bukan tujuan departemen atau fungsional) dikembangkan oleh level strategis perusahaan. Sebuah visi dan tujuan setidaknya memiliki karakteristik sebagai berikut: • Bersifat market/customer driven dan dilengkapi dengan critical success factors (CSF) dari perusahaan tersebut. • Mencapai visi bisnis sangat mungkin melibatkan reengineering pada lebih dari satu proses. • Ukuran kesuksesan tiap proses perlu ada → sebagai pemberi arah pemilihan proses kunci (key processes) mana yang perlu dilakukan reengineering.
- 12. 12 Mengidentifikasi proses yang akandi-redesign • Tahap ke-2 dilakukan setelah visi dan tujuan bisnis sudah clear. • Cara mengindentifikasi proses: The priority approach → Mengidentifikasi semua proses yang ada di tiap departemen perusahaan. Kemudian ditentukan prioritas redesign pada tiap proses tersebut. Prioritasnya berdasarkan kebijakan perusahaan, kompetensi utama dari perusahaannya, atau dari segi tingkat kepentingan proses tersebut. The critical success process approach → Memilih proses-proses yang kritikal atau memegang peranan penting dalam kesuksesan perusahaan. Let’s identify the processes
- 13.
- 14. 14 Memahami dan mengukur prosesAS-IS • Apa saja yang perlu diidentifikasi? ▪ Input dan output proses ▪ Aktor/departemen/individu yang terlibat pada proses ▪ Customer dari proses (internal dan eksternal) ▪ Siapa process ownernya ▪ Deliverables pada tiap tahapan proses • Ukuran untuk menilai suatu proses ada 3 kriteria: ▪ Efektivitas: Seberapa jauh proses dapat memenuhi kebutuhan dan ekspektasi dari customer proses tsb. ▪ Efisiensi: Seberapa tepat resource diutilisasi (digunakan), waste dan rework nya dikurangi. Umumnya ukuran yang digunakan adalah resource utilization rate, cycle time, defect rate, revenue per employee, time to martket, dst. ▪ Adaptabilitas: Seberapa jauh fleksibilitas proses untuk menyesuaikan perubahan di masa mendatang. Untuk memahami tiap proses, perlu dibentuk tim yang bertanggung jawab untuk memahami dan mendesain ulang tiap proses di tahap berikutnya.
- 15. 15 Mengidenfitikasi IT yangdapat diaplikasikan Pergeseran peran dari IT as a support menjadi IT as ENABLER. Buku Sanjay Hal. 58 • Kapabilitas IT juga meningkatkan koordinasi dan akses informasi antar departemen organisasi internal, bahkan antar organisasi eksternal. Sehingga memungkinkan pengelolaan tugas yang lebih efektif. Fungsi IT
- 16. 17 Mendesain proses TO-BE (Prototyping) •Prototype dibangun sebagai baseline yang kemudian terus diperbaiki (refine) sampai versi akhirnya sesuai dengan kebutuhan bisnis. • Memungkinkan instan feedback pada saat proses redesign. • Continuous prototyping memungkinkan tim reengineer dan pihak manajemen untuk membuat perubahan yang dibutuhkan sebelum versi final proses TO BE disetujui. • Prototyping dapat membantu memahami: ▪ Apakah proses yang didesain akan memenuhi tujuan. ▪ Apakah ada bottleneck pada proses atau permasalahan lainnya yang perlu diperbaiki. ▪ Membantu memahami exception dan errror processing pada proses secara efektif. ▪ Mengetahui isu/masalah organisasi yang sebelumnya diabaikan. ▪ Memahami apakah asumsi proses dari pemahaman tim reengineer sudah tepat atau belum. Benchmark dan learn from others.
- 17. 18 • Sebelum diimplementasikansecara full, dilakukan PILOT TEST, yaitu demonstrasi live dari proses yang telah diredesign. Biasanya dalam waktu terbatas (misal 1 siklus proses) dan melibatkan beberapa pihak penting saja. • Continuous improvement = monitoring. • Dua hal yang perlu dimonitor: Implementasi proses dan continuous improvement ▪ Action → dimonitor dari melihat apakah semua karyawan mendapatkan informasi yang cukup, bagaimana komitmen manajemen, bagaimana penerimaan karyawan terhadap perubahan ini (lancar atau ada perlawanan/resistensi). ▪ Results → Dimonitor dari ukuran kesuksesan proses. Customer satisfaction, responsiveness, proses on time atau delay, dsb.
- 18. 19 REENGINEERING APPROACH • Approach= metodologi • Berdasarkan basic framework yang sebelumnya, beberapa pendekatan reengineering dikembangkan. Pendekatan ini dapat diterapkan bergantung pada culture dan proses eksisting di perusahaan. • Hal umum yang perlu diperhatikan: ▪ Project harus didefinisikan terlebih dahulu ▪ Analisis cost-benefit harus dilakukan ▪ Seluruh tahapan proses harus direncanakan terlebih dahulu sebelum diimplementasikan ▪ Perlu mendefinisikan metode/cara mengukur performa proses "before" dan "after (untuk continuous improvement juga)
- 19. 20 BPR implementation approach#1 • Objectives, values, dan vision didefinisikan di awal. • Organisasi wajib mendefinisikan keunggulan apa yang ingin dicapai, apa kebutuhan dan keinginan customernya, dan teknologi baru apa yang bisa digunakan. • Cara memahami customer → melakukan analisis customer dan competitor
- 20. 21 BPR implementation approach#2 • Perbedaan dengan tahapan sebelumnya ada analisis proses AS-IS. • Selain proses bisnis AS-IS organisasi, tahapan ini juga termasuk menganalisis customer dan kompetitor.
- 21. 22 BPR implementation approach#3 • Kelebihan approach ini adalah tiap tahapan didefinisikan dengan jelas dan detail. • Namun tahapan ini mengkonsumsi banyak waktu dan butuh banyak resource untuk continuous development di masa mendatang.
- 22. 23 BPR implementation approach#4 • Kegiatan brainstorming dapat membantu memunculkan ide baru dan cemerlang yang dapat digunakan untuk reengineering. • Kelemahannya adalah minim keselarasan antara ide-ide dengan visi misi organisasi (karena visi & misi tidak didefinisikan di approach ini). • Jadi approach ini dapat digunakan ketika organisasi sudah benar- benar tahu arah strategis organisasinya mau dibawah ke arah mana.
- 23. 24 BPR implementation approach#5 • Approach ini melibatkan tahapan membangun culture untuk mempersiapkan organsisasi menghadapi perusabahan akibat dari BPR. • Kelemahannya approach ini tidak menekankan kegiatan mempelajari proses dan kondisi AS-IS perusahaan. • Approach ini sebaiknya digunakan oleh perusahaan yang proses-prosesnya telah didefinisikan dengan jelas dan ada masalah resistensi perubahan dari para pekerja.
- 24.
- 25. 26 Which approach is the best? Tidak adaapproach yang bisa disebut dengan best approach. Karena approach ini dikembangkan berdasarkan kebutuhan dan situasi di suatu organisasi. Organisasi perlu memilih approach yang paling sesuai dengan kebutuhan dan kondisi organisasinya sendiri.
- 26. 27 This is theend of slides.
- 27.
- 28.
- 29.
- 30.