Caso lago

Case history:
Lago Arredamenti
Intranet 2.0:
migliorare l’organizzazione
con i social media
Deliverable finale

Agenda
1. Obiettivi del progetto
2. Risultati e storie di successo
3. Percorso del progetto
4. Analisi dei dati di partecipazione
5. Lessons learned
6. Prossimi passi

http://www.lago.it/azienda.html

Caso:Lago Arredamenti] (p. 1)

Lago: tanti strumenti partecipativi interni ed esterni
Utilizzato per supportare i processi tecnici di produzione
Utilizzato per raccogliere tutte le interazioni con l’esterno in un unico
feed rss
Utilizzato per gestire i progetti con individui abituati a lavorare in rete
Utilizzato per permettere all’azienda di comunicare con i rivenditori e
stabilire ed agli stessi rivenditori di entrare in contatto l’un l’altro
I corporate blog e twitter vengono utilizzati per stimolare un dialogo tra i
dipartimento di Lago (azienda, PR, Marketing, Operation, Risorse
Umane) ed i clienti
Utilizzato per gestire il Lagostudio, un centro creativo che ospita giovani
creativi da tutto il mondo in una serie di workshop estivi
Condividere informazioni sui prodotti e sull’azienda online


L’obiettivo del progetto Intranet 2.0
“ Un nuovo modo di condividere,
lavorare insieme e prendere decisioni’
migliori’

Un solo luogo dove fare tutto
Tutta l’azienda viene coinvolta

organizzativo

Più dipartimenti sullo stesso compito
---------------------------------------------------Da tante piattaforme ad una sola
Passare da … a
Tanti strumenti diversi
Poche persone coinvolte
I dipartimenti lavorano come silos

INTRANET 2.0

Migrazione di tutte le attività precedenti
verso il nuovo strumento
---------------------------------------------------Coinvolgimento attivo del management
aziendale
Tutti si sentono parte

Obiettivo generale del progetto è stato il passaggio da un utilizzo prettamente
tecnico di alcuni strumenti collaborativi ad un utilizzo più strutturato dal punto di vista
organizzativo, tecnologico e culturale


tecnologico

culturale

L’oggetto del nostro lavoro: il processo di sviluppo e modifiche di
prodotto


Agenda
5. Lessons learned
6. Prossimi passi


Storia di successo: la maggior efficienza nel caso dell’analisi procedura
sviluppo Top Cucina 1/2

Tempi di attivazione persone a inizio processo

Tempi totali

-41%
-70%

3,0 h

1,45 h
13 h

Processo
standard

Nuova
Intranet 2.0

Processo
standard


4h
Nuova
Intranet 2.0

Storia di successo: la maggior efficienza nel caso dell’analisi procedura
sviluppo Top Cucina 2/2

Tempi di riunioni operative

Qualità delle decisioni

+67%
-97%
6,0 h

0,1 h
Valore
3

Processo
standard

Nuova
Intranet 2.0

Processo
standard


Valore
5
Nuova
Intranet 2.0

Storia di successo: la maggior efficacia decisionale nel caso “Che
facciamo con Colors?”


Storia di successo: la maggior razionalizzazione del lavoro nel caso delle
correzioni per il nuovo listino


Gli esiti del progetto rispetto alle potenziali criticità iniziali
Evidenze
Piena adeguatezza del processo “Modifiche e sviluppo del nuovo prodotto”:
Scelta del processo
su cui lavorare

• Coinvolgimento attivo dei responsabili del processo
• Molteplicità delle funzioni attivate
• Elevato interesse professionale dei partecipanti
Congruità del periodo programmato per le operazioni di lancio e avviamento:

Tempi di attivazione
della community

• Consistenti risultati numerici in termini di contributi (vedi analisi sulla
partecipazione)
• Migrazione completata delle attività da altri strumenti collaborativi (es. Social
Text e Zoho Project)
• Buon numero di modifiche trattate con la nuova Intranet
Rapida individuazione di potenziali aree di efficientamento del processo:

Valore
concreto dei risultati

• Forte riduzione dei tempi per le decisioni
• Forte riduzione dei tempi delle fasi di lavoro comuni
• Forte riduzione degli errori di comunicazione
• Maggiore visibilità sul processo
• Tutti gli scambi vengono registrati

Ulteriori benefici del progetto

1

Creazione e affermazione di una cultura attiva sugli strumenti di collaborazione

2

Costruzione di una piattaforma di base per l’apertura potenziale a tutti i processi aziendali e a
tutte le funzioni aziendali

3

Predisposizione di una mentalità positiva del management e degli operatori all’utilizzo di
strumenti collaborativi anche con il mondo esterno

4

Affermazione di trasparenza e condivisione come presupposto del comportamento
organizzativo


Agenda
5. Lessons learned
6. Prossimi passi


Il percorso di progetto in quattro passaggi fondamentali
1

2

Progettazione

Avvio e
attivazione

• Identificazione
dell’oggetto di
sperimentazione
• Set up obiettivi e
criteri di valutazione
dell’efficacia del pilot

3

• Co-progettazione
degli strumenti ed
avvio del pilot
• Attivazione del
gruppo di progetto e
identificazione dei
friends

4

Esecuzione
e revisione

Conclusione

• Esecuzione della fase
pilota

• Chiusura delle attività
con i friends

• Sperimentazione del
servizio per sei
settimane

• Dossier finale e
presentazione dei
risultati al management

• Revisione del lavoro
svolto e
proseguimento delle
attività di coltivazione


Organizzazione ed evoluzione degli spazi (metaplan)
Ci siamo concentrati sul processo di sviluppo prodotto schematizzandolo con i diretti interessati:

Abbiamo progettato insieme un modello di collaborazione dentro la intranet

Discussione proposta

Validazione

Discussione soluzione in
spazio dedicato

Approvazione e scheda modifica

Due spazi diversi
Due aree: una di preparazione e l’altra di Sviluppo Prodotto vero e proprio

1
2


L’uso della piattaforme è stato guidato dalle persone
Problema

Soluzione

OK/KO

Guida chiara al lavoro: quale strumento utilizzare in relazione ai vari obiettivi della
piattaforma

Abbiamo preparato QUANDO VOGLIO... UTILIZZO...

OK

Come tenere traccia dei vari contributi nel tempo

Tramite i tag, l'organizzazione degli spazi, ultime attività. I nuovi contenuti ancora non letti
vengono segnati con il grassetto

OK

Come caricare contenuti tramite la mail, da casa o dal blackberry?

Abbiamo installato un nuovo plugin per permettere di postare via mail

OK

Rendere più facile l'accesso alla piattaforma

Gli utenti non vengono più disconnessi e Francesco estenderà il tempo di scadenza della
connessione

OK

Integrazione di strumenti di Project Management nella piattaforma

I progetti iniziano ad essere migrati in Clearspace. Manca solamente l’assegnazione di un task a
più persone

OK

Nomi delle aree: migliorare la comprensione delle finalità

Le aree sono state rinominate

OK

Capire quanto si concludono le discussioni

La conclusione avviene inserendo un ultimo messaggio e bloccando la discussione

OK

Confusione tra proposte e soluzioni

Chiarito durante l'incontro del 26

OK

Selezione rapida delle informazioni chiave

Tramite l’utilizzo dei tag e della homepage personale. Selezionati tag condivisi (es. codicerosso)

OK

Indirizzo di contenuto solo a persone specifiche

Tramite la segnalazione via mail di messaggi importanti

OK

Installazione di instant messenger

Installare Openfire


in corso di realizzazione

Organizzazione finale degli spazi
• Organizzare bene gli spazi tra i temi principali emersi dalla survey
• Abbiamo guidato i partecipanti ad adattare gli spazi alle loro esigenze per raffinamenti successivi
• Sviluppo Prodotto come modello e guida per tutti gli altri spazi che Lago creererà da sola

Chi sta
facendo che
cosa?

Modifica
approvata.
Facciamo il
lavoro!

Quali modifiche e
soluzioni?

Su cosa
stiamo
lavorando di
più?

Tutto organizzato
per linea di
prodotto o tema


Agenda
5. Lessons learned
6. Prossimi passi


Gli utenti attivi crescono velocemente (e non si tratta dei soliti noti)

Caricamento
30 utenti

Caricamento
30 utenti


Le persone lavorano insieme e le discussioni diventano memoria dell’azienda
Vengono create anche più di
dieci discussioni al giorno

10

5

Più di 5 risposte per ogni discussione
mostrano un forte scambio tra le persone

35

A solo un mese dal lancio, in totale vengono
inseriti più di 35 messaggi al giorno ed i
numeri stanno crescendo!


Tanti documenti, ancora più collaborazione nella intranet delle persone

10

Più di 10 documenti condivisi al
giorno con punte di 12-16

30

Più del numero di documenti stupisce quanto la
scrittura avvenga in gruppo! La intranet oggi sta
diventando delle persone..


Non c’è ancora convergenza nei tag, ma alcuni temi iniziano ad emergere
Tag più utilizzati nell’ultima settimana

Tag più utilizzati dall’inizio


La popolazione è prevalentemente giovane, al di sotto dei
30 anni

LAGO Intranet 2.0
Final Survey


Le funzioni di appartenenza sono trasversali, mentre il
periodo di permanenza in azienda è inferiore ai 5 anni

LAGO Intranet 2.0
Final Survey


La conoscenza e la diffusione di social media più popolari
tra i partecipanti al progetto appare essere piuttosto alta

LAGO Intranet 2.0
Final Survey


L’esperienza è stata giudicata molto positivamente: un
partecipante su due ha elevata fiducia nel valore potenziale
dello strumento

LAGO Intranet 2.0
Final Survey


I partecipanti si sono sentiti supportati nel corso del
progetto

LAGO Intranet 2.0
Final Survey


La aspettativa più importante è in linea con il taglio dato al
progetto

LAGO Intranet 2.0
Final Survey


Il livello di soddisfazione è considerato elevato

LAGO Intranet 2.0
Final Survey


Reperibilità, qualità delle decisioni e bontà degli input per il lavoro sono i fattori
più importanti per le persone. L’intranet 2.0 supporta questi fattori in modo non
ancora forte

LAGO Intranet 2.0
Final Survey


La grande maggioranza delle funzionalità è stata giudicata
utile

LAGO Intranet 2.0
Final Survey


La parte degli spazi è da migliorare significativamente e
urgentemente

LAGO Intranet 2.0
Final Survey


La maggior parte dei partecipanti ha capito che valeva
buttarsi nel progetto da subito

LAGO Intranet 2.0
Final Survey


E’ percepito un vantaggio sostanziale dell’uso della Intranet
2.0 per tutti i processi aziendali

LAGO Intranet 2.0
Final Survey


Comunicazione e coinvolgimento come maggiori fattori di
successo

LAGO Intranet 2.0
Final Survey


Il maggiore vantaggio futuro percepito sta nella diminuzione
degli errori e nella condivisione delle esperienze

LAGO Intranet 2.0
Final Survey


Il valore della nuova Intranet è universalmente riconosciuto
dai partecipanti

LAGO Intranet 2.0
Final Survey


Il 100% dei partecipanti proseguirebbe nell’esperimento!

LAGO Intranet 2.0
Final Survey


Agenda
2. Risulti e storie di successo
5. Lessons learned
6. Prossimi passi


Abbiamo imparato che…. 1/2
1.

E’ la community che guida. E’ possibile guidare l’utilizzo dello strumento e supportare le nuove modalità di lavoro, ma
è il gruppo che decide dove partecipare

2.

Il cambiamento è possibile ma richiede tempo ed impegno. I partecipanti vedono valore in una maggiore
condivisione di contenuti e trasparenza, ma cambiare gli schemi di collaborazione richiede tempo ed una presenza
costante all’interno della community.

3.

Il commitment e la partecipazione attiva da parte del senior management sono fondamentali. Le persone di
Lago conoscono piuttosto bene gli strumenti e sono predisposte alle iniziative 2.0. Messaggi chiari e supporto da parte
dei responsabili possono però dare continuità e direzione alla partecipazione

4.

E’ necessario il presidio delle attività da parte di un facilitatore interno. Al fine di ridurre costi e tempo di ingaggio
delle persone, è fondamentale prevedere una figura che conosca il contesto, segua quotidianamente i partecipanti,
gestisca lo strumento e risponda alle richieste di aiuto più semplici


Abbiamo imparato che…. 2/2
5.

Bisogna condividere dall’inizio modalità d’impiego e strutturazione degli spazi, correggendo tempestivamente
eventuali comportamenti non allineati con gli obiettivi della community o causa di rumore

6.

E’ bene introdurre attivamente ed immediatamente i partecipanti, dedicando tempo all’apprendere insieme i
concetti base di utilizzo degli strumenti

7.

Un’alta trasparenza porta forti benefici all’azienda. Poter osservare gli scambi tra altri dipartimenti e l’essere messi
a conoscenza di tutto quanto avviene in azienda porta ad una crescita professionale dell’individuo e ad un maggiore
senso di appartenenza

8.

Mantenere un forte coinvolgimento emotivo dei partecipanti può fare la differenza tra un’iniziativa di successo o
di fallimento. L’energia viene creata consentendo alle persone di esprimersi ed ascoltando i loro bisogni


Agenda
2. Risulti e storie di successo
5. Lessons learned
6. Prossimi passi


Ed ora?
Cavalcando il lavoro di evangelizzazione, coltivazione e coinvolgimento fatto in queste settimane, Lago è pronta ad
applicare il modello 2.0 in modo diffuso sia verso l’interno che verso l’esterno.
Open Knowledge si propone come partner per guidare strategicamente ed operativamente alcuni prossimi passi :
1.Il progetto è pronto ad uscire dalla fase sperimentale per diventare la nuova intranet di Lago. Il modello dello
Sviluppo Prodotto può ora essere applicato ad altri ambiti e processi (es. Lean)
2.L’esperienza fatta all’interno dell’azienda può essere portata verso consumatori finali utilizzando lo stesso
strumento e sfruttando la sensibilità, prontezza, trasparenza che tutta l’azienda ha acquisito
3.Le community dei rivenditori ed il LagoStudio possono essere migrate e potenziate tramite il nuovo strumento per
consentire una partecipazione più forte da parte dell’azienda e degli utenti


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