Digitaliseringsplan Erfgoed (Universiteitsbibliotheek Amsterdam) 2010-2011. By Henriette Reerink

Inhoud
Managementsamenvatting…………………………………………………………………………… 4

1 Wat / waarom? .............................................................................................................................5
1.1 Achtergrond digitaliseringsplan........................................................................................................ 5
1.2 Definitie digitaliseringsplan ............................................................................................................. 5
1.2.1 Reikwijdte digitaliseringsplan ...................................................................................................................................... 5
1.2.2 Alleen Erfgoed? ............................................................................................................................................................ 6
1.3 Opzet digitaliseringsplan .................................................................................................................. 6
2 Digitalisering bij Erfgoed (december 2009) ...............................................................................8
2.1 Collecties .......................................................................................................................................... 8
2.1.1 Fysieke Erfgoedcollecties............................................................................................................................................. 8
2.1.2 Digitale Erfgoedcollecties ............................................................................................................................................ 8
2.2 Infrastructuur .................................................................................................................................... 9
2.3 Projecten ......................................................................................................................................... 10
2.3.1 Lopende digitaliseringsprojecten Erfgoed.................................................................................................................. 10
2.3.2 In voorbereiding genomen projecten .......................................................................................................................... 11
2.4 Projectideeën .................................................................................................................................. 11
3 (Nieuwe) aanpak.........................................................................................................................12
3.1 Beleid.............................................................................................................................................. 12
3.1.1 Prioriteiten digitalisering ............................................................................................................................................ 12
3.1.2 Werkprocessen ............................................................................................................................................................ 12
3.1.3 Richtlijnen en standaarden .......................................................................................................................................... 12
3.1.4 Opslag masterbestanden ............................................................................................................................................. 13
3.1.5 Landelijke samenwerking ........................................................................................................................................... 14
3.1.6 Ontsluiting................................................................................................................................................................... 14
3.1.7 Eigen publicaties open access..................................................................................................................................... 14
3.2 Organisatie...................................................................................................................................... 14
3.2.1 Erfgoed........................................................................................................................................................................ 15
3.2.2 Elektronische Diensten ............................................................................................................................................... 16
3.2.3 Acauisitie & Metadatering .......................................................................................................................................... 16
3.3 Infrastructuur .................................................................................................................................. 17
3.3.1 (Virtuele) samenvoeging databanken ......................................................................................................................... 17
3.3.2 Workflow en procedures EAD’s ................................................................................................................................ 17
3.3.3 OAI-MPH ................................................................................................................................................................... 17
3.3.4 METS .......................................................................................................................................................................... 17
3.3.5 EAC ............................................................................................................................................................................. 18
3.4 Digitalisering op aanvraag .............................................................................................................. 18
3.4.1 Meest aangevraagd Erfgoed materiaal ....................................................................................................................... 18
3.4.2 Actualiteit .................................................................................................................................................................... 18

4 Het digitaliseringsproces ...........................................................................................................20
4.1 Opstellen projectvoorstel, begroting en planning ........................................................................... 20
4.1.1 Organisatie .................................................................................................................................................................. 20
4.1.2 Sjablonen en eenduidige basisgegevens ..................................................................................................................... 20
4.1.3 Afstemming en communicatie .................................................................................................................................... 21
4.2 Metadata ......................................................................................................................................... 21
4.2.1 Beschikbaarstelling digitale bestanden van archivale collecties................................................................................ 22
4.2.2 Dubbele digitalisering ................................................................................................................................................. 22
4.2.3 Gebruikte standaarden ................................................................................................................................................ 22
4.3 Digitalisering en technische controle.............................................................................................. 23
4.4 Koppeling scans en metadata, inhoudelijke controle ..................................................................... 23
4.4.1 Acceptatieomgeving? ................................................................................................................................................. 23
4.5 Presentatie ...................................................................................................................................... 23
Bestandsnaam: Digitaliseringsplan Erfgoed Auteur: Henriette Reerink en Marike van Roon 2/40
Versie: definitief Datum: 12-01-2010

4.5.1 Website ....................................................................................................................................................................... 23
4.5.2 Samenvoeging databanken ......................................................................................................................................... 24
4.5.3 Presentatie ‘digital born’ materiaal............................................................................................................................. 24
4.5.4 Tentoonstellingen........................................................................................................................................................ 24
4.5.5 Engelse vertaling......................................................................................................................................................... 25
4.5.6 Copyright .................................................................................................................................................................... 25
4.5.7 Geïntegreerd front-end? .............................................................................................................................................. 26
4.5.8 (Inter)nationale samenwerking ................................................................................................................................... 26
4.6 Duurzame opslag en toegankelijkheid ............................................................................................ 28
4.6.1 Samenstelling digitale collectie .................................................................................................................................. 28
4.6.2 Duurzaamheidsstrategie en perpetual acces ............................................................................................................... 28
4.6.3 Opslag / Repository / Uitbesteden .............................................................................................................................. 28
4.6.4 Organisatie .................................................................................................................................................................. 29
4.7 Evaluatie ......................................................................................................................................... 29
4.7.1 Kennisdisseminatie ..................................................................................................................................................... 29

5 Richtlijnen en standaarden .......................................................................................................30
5.1 Metadata ......................................................................................................................................... 30
5.1.1 Richtlijnen metadata per materiaalsoort..................................................................................................................... 30
5.1.2 Metadata na Aleph: van Dublin Core naar MARC21 ................................................................................................ 30
5.2 Digitalisering .................................................................................................................................. 31
5.2.1 Richtlijnen................................................................................................................................................................... 31
5.2.2 Targets ......................................................................................................................................................................... 32
5.2.3 Formaten ..................................................................................................................................................................... 32
5.2.4 Preservation / technische metadata ............................................................................................................................. 32
5.2.5 Bestandsnaamgeving .................................................................................................................................................. 32

6 Projectvoorstellen.......................................................................................................................33
6.1 Infrastructurele projecten ................................................................................................................ 33
6.1.1 Samenvoeging databanken en richtlijnen per materiaalsoort..................................................................................... 33
6.1.2 Workflow en procedures EAD ................................................................................................................................... 33
6.1.3 Implementatie OAI-PMH in teksten beeldbank en EAD’s ..................................................................................... 34
6.1.4 ErfgoedLab web-infrastructuur .................................................................................................................................. 34
6.2 Optimalisering werkprocessen ....................................................................................................... 35
6.2.1 Optimalisering werkprocessen digitalisering ............................................................................................................. 35
6.2.2 Beschrijving en ontwikkeling werkproces digitale duurzaamheid ............................................................................ 35
6.2.3 Optimalisering werkproces reproductieaanvragen ..................................................................................................... 36
6.3 Als gevolg van de implementatie van Aleph .................................................................................. 36
6.3.1 Applicaties voor museale taken .................................................................................................................................. 36
6.4 Overige projecten ........................................................................................................................... 36
6.4.1 Digitalisering op aanvraag.......................................................................................................................................... 36
6.4.2 Verwerken, tonen en aanvragen van inventarissen in EAD ....................................................................................... 37
6.4.3 Onderzoek digital born materiaal ............................................................................................................................... 37
6.4.4 Onderzoek persistente identificatoren ........................................................................................................................ 37
6.4.5 Open access beschikbaarstelling van Erfgoed / UBA publicaties ............................................................................. 37

7 Bijlage 1: Ontsluiting .................................................................................................................39
7.1 Inleiding.......................................................................................................................................... 39
7.2 Collectiebeschrijvingen / EAD’s .................................................................................................... 39
7.2.1 UBA-beleid ................................................................................................................................................................. 39
7.2.2 Digitale presentatie EAD’s ......................................................................................................................................... 39
7.2.3 Raadpleging fysiek materiaal ..................................................................................................................................... 40
7.2.4 Themacollecties in EAD ............................................................................................................................................. 40
7.2.5 Nationale EAD portal ................................................................................................................................................. 40

8 Bijlage 2: Overzicht afgeronde en lopende projecten .........Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.


Managementsamenvatting

Dit digitaliseringsplan Erfgoed van de UBA brengt de reeds bestaande digitaliseringsproducten van
Erfgoed, de collecties met digitaliseringspotentie en de digitaliseringsstandaarden die gehanteerd wor-
den zo volledig mogelijk in kaart, evenals de doelen, uitdagingen en knelpunten met betrekking tot de
wijze van digitalisering, de beschikbaarstelling en duurzame opslag. Daarbij zullen concrete digitalise-
ringsdoelen van de UBA voor de periode 2010-2011 worden geformuleerd.

Dit beleidsplan beoogt aan het eind van 2011 tot resultaten te hebben geleid die het mogelijk maken
een UBA-brede digitaliseringsstrategie te formuleren die aansluit bij de visie van de UKB en DEN.
Om dit te kunnen bereiken zal in de komende 2 jaar de nadruk liggen op het verbeteren van de werk-
processen, het optimaliseren van de digitale beschikbaarstelling en de infrastructuur. Het digitaliseren
van collecties zal met name gericht zijn op de lopende-, in voorbereiding genomen- en landelijke pro-
jecten en niet op nieuwe initiatieven. Het plan zal derhalve begin 2010 uitmonden in ruim 10 project-
voorstellen die de komende 2 jaar zullen worden uitgevoerd t.b.v. de informatie-infrastructuur en de
optimalisering van de werkprocessen voor digitaliseringsprojecten.


1 Wat / waarom?

1.1 Achtergrond digitaliseringsplan
Het projectplan bij de subsidieaanvraag bij SenterNovem Digitaliseren met be-
leid t.b.v. een Informatieplan voor de Bibliotheken van de UvA beschrijft 2 pro-
jectresultaten 1 :
 UBA informatiebeleidsplan
 Digitaliseringsplan Erfgoed van de Universiteitsbibliotheek (UBA) van de
Universiteit van Amterdam (UvA).
Het informatiebeleidsplan UBA 2009-2013 is in november 2008 verschenen 2 .
Dit rapport vormt het digitaliseringsplan Erfgoed 2010-2011van de UBA.
De subsidieaanvraag bij SenterNovem is destijds ingediend vanwege de behoef-
te het huidige informatiebeleid van de UBA en het digitaliseringsbeleid van de
Divisie Erfgoed in kaart te brengen en richting te geven. Het belang hiervan kan
niet onderschat worden. Een samenhangende visie is nodig, de huidige en toe-
komstige digitaliseringproducten dienen hun plek te krijgen in een breder be-
leidskader en gëintegreerde infrastructuur. Dit is niet alleen van belang voor op-
timale dienstverlening van onze universiteitsbibliotheek, maar ook bezien van-
uit de (inter)nationale ontwikkelingen die allen wijzen op vergaande samenwer-
king tussen kennis- en erfgoedinstellingen. Hiertoe moet worden ingezet op het
gebruik van open standaarden die uitwisseling mogelijk maken en op het flexi-
bel kunnen inspelen op wensen van de gebruiker, waarbij de profilering van de
instelling als beheerder van content van ondergeschikt belang is.

1.2 Definitie digitaliseringsplan
Dit digitaliseringsplan Erfgoed van de UBA brengt de reeds bestaande digitali-
seringsproducten van Erfgoed en de collecties met digitaliseringspotentie zo
volledig mogelijk in kaart, evenals de doelen, uitdagingen en knelpunten m.b.t.
de wijze van digitalisering, beschikbaarstelling en duurzame opslag. Daarbij
zullen concrete digitaliseringsdoelen van de UBA voor de periode 2010-2011
worden geformuleerd. Dit digitaliseringsplan zal in de komende beleidsperiode
resulteren in een tiental projecten waarin deze doelen worden gerealiseerd (zie
hoofdstuk 6).

1.2.1 Reikwijdte digitaliseringsplan
Een digitaliseringsplan pur sang (volgens de normen van Digitaal Erfgoed Ne-
derland 3 (DEN)) - welke collecties gaan we wanneer digitaliseren - is op dit

1 P:Elektronische DienstenAfdeling Ontwikkeling en InnovatieInformatieplansubsidieaanvraagProjectplan Digitaliseren
met beleid.doc P.4.
2 http://home.medewerker.uva.nl/m.j.vandenberg/bestanden/Informatiebeleidsplan%202009-2013%20v2a.pdf
3 http://www.den.nl/docs/20060629185053

moment niet haalbaar en niet wenselijk. Niet haalbaar omdat een totaaloverzicht
van al het Erfgoed ontbreekt omdat delen ervan niet beschreven zijn (zie para-
graaf 2.1.1). En niet wenselijk omdat er allereerst behoefte is aan effectieve
werkprocessen, praktisch uitvoerbare richtlijnen en aan onderbrenging en opti-
male presentatie van bestaande en toekomstige digitaliseringsproducten. Toe-
komstige digitaliseringsprojecten zullen veel efficiënter uitgevoerd kunnen
worden als bovengenoemde zaken op orde zijn.

1.2.2 Alleen Erfgoed?
Er is in eerste instantie ingezet op een digitaliseringsplan voor alleen het UBA
Erfgoed. Het zou zinvol zijn als dit plan na vaststelling uitgebreid zou worden
met de verspreide en reguliere 4 collecties van de UBA. Voorwaarde daarbij is
dat ook het collectieplan Erfgoed uitgebreid wordt tot een UBA breed collectie-
plan 5 .

1.3 Opzet digitaliseringsplan
DEN gaat bij de opstelling van een digitaliseringsplan impliciet uit van een ge-
degen, samenhangende infrastructuur voor de opslag en presentatie van de digi-
tale afbeeldingen en een efficiënte workflow van de digitaliseringsprocessen.
Het opstellen van een digitaliseringsplan volgens de normering van DEN con-
fronteert de instelling dan ook met de huidige stand van zaken, met de situatie
die wenselijk is en met de noodzaak tot formulering van een visie op digitalise-
ring die vertaald moet worden in concrete en praktische beleidsdoelen.
Met dit digitaliseringsplan Erfgoed beoogt de UBA haar digitaliseringsbeleid te
professionaliseren. Niet alleen omdat subsidiegevers dat verlangen, maar ook
omdat door de sterke groei van de digitale dienstverlening en de onderliggende
ICT infrastructuur een ad hoc beleid niet langer toereikend is. Een samenhan-
gende visie waar de UBA staat en in de nabije toekomst naar toe wil, is noodza-
kelijk.
Dit digitaliseringsplan beoogt aan het eind van 2011 tot resultaten te hebben ge-
leid die het mogelijk maken een UBA-brede digitaliseringsstrategie te formule-
ren die aansluit bij de visie van de UKB 6 . Om dit te kunnen bereiken zal in de 2
jaar die dit digitaliseringsplan bestrijkt de nadruk liggen op het verbeteren van
de werkprocessen, het opstellen van digitaliseringsrichtlijnen en het optimalise-
ren van de digitale beschikbaarstelling en infrastructuur. Het digitaliseren van
collecties zal met name gericht zijn op de hiervoor beschreven lopende-, in
voorbereiding genomen- en landelijke projecten en niet op nieuwe initiatieven.

4
De reguliere collecties kunnen de kennis over Erfgoed collecties onderbouwen en in perspectief plaatsen. Tijdschriften,
naslagwerken en specialistische collecties bij faculteitsbibliotheken zouden ook geïnventariseerd moeten worden op digital-
iseringsmogelijkheden.
5
Een digitaliseringsplan bouwt voort op een collectieplan met daarin een totaaloverzicht van alle collecties, hun omvang,
plaatsing, bewaarcondities en fysieke staat.
6 UKB is het samenwerkingsverband van de dertien Nederlandse universiteitsbibliotheken en de Koninklijke Bibliotheek.

Er zijn tot nu toe diverse ad hoc digitaliseringsprojecten opgestart en afgerond.
Er is weinig zicht op de totale hoeveelheid personele inzet die deze projecten
vergen. Het recent ingerichte projectbureau Erfgoed zal in de toekomst toezicht
moeten houden op de inzet van menskracht. De lopende en in voorbereiding ge-
nomen projecten zullen de komende 2 jaar een grote belasting voor de UBA
brede organisatie betekenen. Daarom is besloten deze beleidsperiode geen
nieuwe initiatieven voor het digitaliseren van collecties te ontwikkelen naast de
lopende en in voorbereiding genomen projecten.
Dit digitaliseringsplan is tot stand gekomen na uitvoerig vooronderzoek, inclu-
sief workshops, gebruikersonderzoek en gesprekken met betrokkenen.
Het hierna volgende hoofdstuk 2 beschrijft de huidige stand van zaken. Hierin
zullen de (digitale) collecties en digitaliseringsproducten, de huidige infrastruc-
tuur en de lopende en in voorbereiding genomen projecten kort besproken wor-
den. In hoofdstuk 3 wordt nader ingegaan op de verschillende onderdelen van
de digitaliseringsstrategie van de UBA. Aan de hand van 7 stappen van het digi-
taliseringsproces worden in hoofdstuk 4 een aantal voornemens en voorwaarden
m.b.t. de werkprocessen voor digitalisering besproken die na vaststelling van
het digitaliseringsplan zullen uitmonden in concrete projectresultaten. Hoofd-
stuk 5 bevat voornemens en voorwaarden om tot concrete, werkzame praktische
richtlijnen voor digitalisering te komen. Tot slot zal hoofdstuk 6 kort ingaan op
de concrete projectvoorstellen die voortvloeien uit dit digitaliseringsplan. Er
zijn 2 bijlages aan het plan toegevoegd: 1.Ontsluiting, 2 Gedetailleerd overzicht
van afgeronde, lopende en in voorbereiding genomen digitaliseringsprojecten.
Een geïnitieerde bijlage met projectideëen komt te vervallen. Dit overzicht is in
bewerking en zal worden beheerd door de Exptertisegroep Ontsluiting en Digi-
talisering (Expertisegroep O&D) van Erfgoed.


2 Digitalisering bij Erfgoed (december 2009)

2.1 Collecties

2.1.1 Fysieke Erfgoedcollecties
Het concept collectieplan van de Divisie Erfgoed biedt geen totaaloverzicht van
alle Erfgoed collecties. Het collectieplan is een beleidsdocument. In de nabije
toekomst zal het leiden tot een overzicht van Erfgoedcollecties ingedeeld vol-
gens zwaartepunt (A-, B- en C-collecties) die het resultaat zijn van methodisch
verantwoord onderzoek. De lijst zal in de toekomst een totaaloverzicht bieden
van alle collecties getoetst aan verschillende criteria die de digitaliseringspoten-
tie bepalen (zoals bijv. staat, belang, omvang, vraag, doelgroep, copyright en
digitale presentatie) 7 .

2.1.2 Digitale Erfgoedcollecties 8
2.1.2.1.1 Tekstbanken (samengestelde objecten)
 Romeyn de Hooghe
 Nederlandse Boekproductie UBA 9
 Boeken en handschriften Bijzondere Collecties
 Coornhert (wordt Non-conformisten)
 Anatomische preparaten van Frederik Ruysch
2.1.2.1.2 Beeldbanken (enkelvoudige objecten)
 Remonstrantse prenten
 Doopsgezinde prenten
 Affiches
 Bijzondere Collecties – een verzameling verzamelingen
 Botanie
 Surinamica
 Amsterdams Archeologisch Centrum
 Boekillustraties
 UBA-inv 10
 Universiteitsgeschiedenis
 Kaartencollectie
 Portrettencollectie
 Allard Pierson Museum – Archeologische Collectie

7 Er bestaan wel collectielijsten met dergelijke gegevens. Er wordt momenteel besproken of deze gegevens in een
verkorte versie van een definitief collectieplan anno 2009 opgenomen zouden kunnen worden.
8 zie ook Bijlage 2 / Hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden..
9
Nederlandse Boekproductie UBA betreft strikt genomen geen Erfgoedcollectie vanwege de periode waarin de boeken ge-
drukt zijn. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering berust desondanks wel bij het Projectbureau Bijzondere Collecties,
vanwege de ervaring met Metamorfozeprojecten. Zie: http://uba-bnb.dpc.uba.uva.nl/
10
UBA-inv is een tijdelijke beeldbank voor lopende projecten (tussenstation) en voor illustraties bij collectiebeschrijvingen.
Deze beeldbank is niet direct toegankelijk voor het publiek.


2.1.2.1.3 Onderzoeksdatabanken
 Album Academicum
2.1.2.1.4 Digital born en ander digitaal materiaal
 Digital born kaartenmateriaal – geen voorziening
 Fotografie (geplaatst in beeldbank Universiteitsgeschiedenis)
 Digitale (vormgevers)archieven zijn nog niet in de collectie aanwezig (maar
worden wel verwacht in de nabije toekomst) – geen voorziening
2.1.2.1.5 Overige digitale Erfgoedproducten
 Scans vervaardigd voor projecten, waarvan de opnames nooit geplaatst zijn
in een Erfgoed-databank (bv. scans Willem Witsen 11 , overige scans Surina-
mica).
 Scans vervaardigd voor projecten, waarvan de opnames nooit geplaatst zijn
i.v.m. ontbreken metadata en/of ontbreken passende databank.
 Scans vervaardigd voor reproductieaanvragen van Erfgoed. Deze zijn in het
verleden niet bewaard. Het bleek ondoenlijk digitale opnames te hergebrui-
ken, vooral vanwege het ontbreken van metadata (en de administratieve han-
delingen bij digitalisering van enkele tekstpagina’s uit een boek). Onder-
zocht moet worden of de metadata die de fotograaf nu toekent wèl toerei-
kend is voor plaatsing in de beeldbank.

2.2 Infrastructuur
De technische infrastructuur van UBA valt onder de verantwoordelijkheid van
de sector Elektronische Diensten (ED), waarbij het Digitaal Productiecentrum
(DPC) de technische infrastructuur voor Erfgoed verzorgt. Het DPC biedt ad-
vies en technische ondersteuning bij de creatie van digitale producten en be-
schikt over de infrastructuur om dit materiaal toegankelijk te maken. Het DPC
levert diensten aan derden (intern en ex-tern) tegen betaling.
De producten van het DPC worden op basis van open, internationale standaar-
den beschikbaar gemaakt via het internet en zijn raadpleegbaar en doorzoekbaar
via een browser (FireFox, Explorer). De teksten of gegevens worden geënco-
deerd in XML (Extensible Markup Language). Voor iedere productielijn wordt
één type Document Type Definition of Schema gebruikt voor de structurering
van de gegevens in XML. Daarbij wordt aangesloten bij internationale stan-
daarden zoals de Text Encoding Initiative (TEI) DTD en de ISO 12083 Article
DTD. Iedere productielijn bevat daarnaast een standaard opzet van de webinter-
face en middleware voor de databank of publicatie.
Afbeeldingen worden gedigitaliseerd in een hoogwaardig TIFF formaat. Deze
masters vormen het digitaal archief, waarvan afgeleiden gemaakt worden voor
de webpublicatie. Het gebruik van open, internationale, 'non-proprietary' stan-
daarden garandeert dat de producten platform- en producentonafhankelijk zijn.
Om de XML geëncodeerde informatie te kunnen indexeren en fijnmazig door-
zoekbaar te maken via internet is destijds een krachtige XML zoekmachine aan-

11
http://www.geheugenvannederland.nl/?/nl/collecties/willem_witsen

geschaft. De communicatie naar en van de zoekmachine verloopt via modulair
opgebouwde middleware. Deze middleware op de server zorgt voor de verwer-
king van zoekvragen die een gebruiker via een webpagina invoert. De data die
de zoekmachine verstuurt, worden via de middleware dan weer dynamisch om-
gevormd tot webpagina’s. De Digital Library eXtension Service (DLXS) van de
University of Michigan levert de zoekmachine en middleware klassen. Momen-
teel wordt er getest met XTF (Extensible Text Framework) van de California
Digital Library. Indien de test gunstig uitpakt (eindresultaten in juni 2010), zal
overwogen worden op deze software over te gaan.
Voor de invoer van gegevens door redacteuren of auteurs wordt het content ma-
nagement systeem OUI gebruikt. De basis van dit cms is de native XML data-
base van X-Hive. Het cms dat nu gebruikt wordt, is op termijn aan vervanging
toe. In de loop van 2010 zal hier meer duidelijkheid over komen.

2.3 Projecten

2.3.1 Lopende digitaliseringsprojecten Erfgoed 12
2.3.1.1 Metamorfoze
 Pekidim en Amarkalim
 Schoolmuseum
 Aanvulling Nederlandse Boekproductie - incl. Jaarboeken UvA

12 zie ook Bijlage 2 / Hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.

2.3.1.2 Geheugen van Nederland
 Iconographia Zoologica
 Highlights Multatuli
 Highlights Albert Verwey
 Highlights Frederik van Eeden
 Brieven Willem Witsen
2.3.1.3 Overige digitaliseringsprojecten
 Middeleeuwse manuscripten UBA
 Verhandlungen der Germanisten
 3D modellen gipsen APM
 Dutch Print Online
2.3.1.4 Onderzoeksdatabanken
Album Promotorum (uitbreiding bestaande Album Academicum)

2.3.2 In voorbereiding genomen projecten
 Libratory (monografieën) i.s.m. KB en UBL
 UNICUM (gezamenlijke digitale toegang tot de academische museale en ar-
chivale erfgoedcollecties op basis van EAD).
 Dagboeken Willem de Clerq
 Archief Hugo de Vries
 19e eeuwse boekhandelscatalogi
 Toonkunstcollectie
 Digitalisering analoge afbeeldingen van de museale objecten van het Allard
Pierson Museum 13
 Atlas der Nederlanden
 Biblia Sacra
 Erfgoedlab (zie paragraaf 6.1.4)

2.4 Projectideeën
Voor projectideeën wordt verwezen naar de lijst die beheerd wordt door de Ex-
pertisegroep O&D van Erfgoed.

13
Thumbnails zouden op een UBA server geplaatst kunnen worden waarnaar gelinkt wordt vanuit Aleph.

3 (Nieuwe) aanpak

3.1 Beleid

3.1.1 Prioriteiten digitalisering
De grote hoeveelheid aan afzonderlijk lopende en in voorbereiding genomen
projecten legt een groot beslag op de organisatie en infrastructuur van de UBA.
Stroomlijning van de digitaliseringsprocessen komt alle projecten ten goede. De
lopende en in voorbereiding genomen projecten zullen waarschijnlijk de ko-
mende 2 jaar al zo’n belasting voor de organisatie opleveren (zowel voor de di-
visie Erfgoed, het DPC als voor de sector Acquisitie en Metadatering (A&M)),
dat de vraag rijst of ze allemaal bijtijds uitgevoerd kunnen worden. Een aantal
lopende en in voorbereiding genomen projecten vraagt om ontwikkeling van
nieuwe functionaliteit waarvoor tijd, personele inzet en middelen dienen te
worden gereserveerd.
Derhalve zal in de komende beleidsperiode de nadruk liggen op infrastructurele
projecten en de ontwikkeling van effectieve werkprocessen. Er zal alleen gedi-
gitaliseerd worden in het kader van:
- lopende - en al in voorbereiding genomen projecten (vastgelegd in het jaarplan
digitalisering van de Expertisegroep O&D van Erfgoed)
- aanvulling van al bestaande groeidatabanken (zie bijlage 2)
- nieuwe digitaliseringsprojecten in landelijk verband

3.1.2 Werkprocessen
Het digitaliseringsbeleid voor de komende 2 jaar zal zich vooral richten op het
in kaart brengen en zoveel mogelijk structureren en uniformeren van de werk-
processen volgens vastgestelde procedures. Hiertoe zullen enkele projectvoor-
stellen worden ingediend. Zie paragraaf 6.2.

3.1.3 Richtlijnen en standaarden
In de hier beschreven beleidsperiode zal met praktisch hanteerbare richtlijnen
voor UBA digitalisering worden gewerkt (zie hoofdstuk 5). Kwaliteitseisen
voor digitalisering kunnen worden afgeleid uit de doelstelling van de afzonder-
lijke digitaliseringsprojecten. Afhankelijk van die doelstelling kunnen er drie
soorten digitalisering onderscheiden worden:
1. Preservation imaging (Richtlijnen Metamorfoze- in de nabije toekomst twee
kwaliteiten mogelijk) – vervaardiging van preservation masters voor de lange
termijn.
2. Digitalisering voor de Erfgoed teksten beeldbanken (Richtlijnen Geheugen
van Nederland) en digitalisering op aanvraag - vervaardiging van productie
masters van goede kwaliteit voor de middellange termijn.


3. Digitalisering op aanvraag van access masters, waarbij kwaliteit zich alleen
richt op leesbaarheid.
n.b. Categorie 3: Digitalisering op aanvraag stelt minder hoge kwaliteitseisen
aan de scans. Hierbij gaat het vooral om snelle levering en leesbaarheid - ‘quick
and dirty’ digitalisering. Gebruikers die expliciet om hoge kwaliteit images vra-
gen (nr. 2 productie masters), kunnen tegen gepaste betaling en met een langere
wachttijd bediend worden.
Bij een aanvraag kan Erfgoed vanuit conserveringsoogpunt of omdat de aan-
vraag materiaal uit A-collecties betreft, besluiten te digitaliseren volgens de ei-
sen van categorie 2 (alleen in geval van integrale boeken of objecten), zodat de
aangevraagde scans tevens voor de eigen databanken gebruikt kunnen worden.

3.1.3.1 OCR
Beleid: Bij drukwerk OCR (optical character recognition) altijd uitvoeren, maar
de manier van beschikbaarstelling laten afhangen van de kwaliteit van de OCR.
1. Lage kwaliteit = gebruiken om op woordbasis te kunnen zoeken, maar OCR-
versie niet tonen.
2. Hoge kwaliteit = zowel gebruiken voor zoeken als tonen.

3.1.4 Opslag masterbestanden
De drie soorten digitalisering leiden tot drie vormen van opslag van de master-
bestanden:
1. Preservation imaging (Richtlijnen Metamorfoze, in het kader van Metamor-
foze Projecten) – opslag in e-Depot
2. Digitalisering voor de Erfgoed beelden tekstbanken (Richtlijnen Geheugen
van Nederland of Metamorfoze) of digitalisering op aanvraag van production
masters van goede kwaliteit (eigen fotograaf) – opslag bij Data Archiving and
Networked Services (DANS).
3. Digitalisering op aanvraag van access masters (eigen fotograaf) – opslag op
de server van de fotograaf van Erfgoed, niet voor de lange termijn.

3.1.4.1 Opslag masterbestanden bij nationale samenwerkingsprojecten
Bij nationale samenwerkingsprojecten (zoals Dutch Print Online) zorgt de pen-
voerende instelling (in dit voorbeeld de Konklijke Bibliotheek (KB)) voor de
duurzame opslag. Indien hier niet in voorzien kan worden, zal UBA de eigen
masters opslaan via DANS.
De masters worden niet dubbel opgeslagen als zij bij DANS zijn opgeslagen.
De masters in het e-Depot worden alleen in het geval van topstukken dubbel
opgeslagen (zie de topstukkenlijst in het collectieplan Erfgoed 2010-2014).


3.1.5 Landelijke samenwerking
Met het oog op de toekomst is (landelijke) samenwerking leidend in het digita-
liseringsbeleid van de UBA. Projecten die in landelijk verband worden opge-
start of brede samenwerking beogen, hebben ten alle tijden voorrang.

3.1.5.1 Beschikbaarstelling bij nationale samenwerkingsprojecten
Bij nationale samenwerkingsprojecten zorgt de penvoerende instelling voor de
centrale toegankelijkheid.
Er kan voor gekozen worden de afgeleiden van dergelijke projecten tevens in de
eigen systemen te importeren (tekst-, beeldbank) vanwege bijv. UBA profile-
ring, uitgebreidere metadatering of technische redenen:

1. Als het om topstukken gaat, worden opnames die geplaatst zijn in externe da-
tabanken eveneens binnen UBA-databanken getoond (n.b. kosten voor de inter-
ne opslag van de afgeleiden zijn hierop van invloed)
2. Als het niet om topstukken gaat, hangt het af van de status van de externe si-
te. Bij nationale, betrouwbare databanken, waaruit duidelijk blijkt dat de UvA
hierbij betrokken is, wordt niet voor verdubbeling gekozen, maar voor koppe-
ling

3.1.6 Ontsluiting
Hoewel ontsluiting een wezenlijk onderdeel vormt van het digitaliseringsproces,
is besloten dit onderdeel buiten het digitaliseringsplan om te behandelen in het
collectieplan Erfgoed.
Zie derhalve Hoofdstuk 6 / Bijlage 1

3.1.7 Eigen publicaties open access
Publicaties van en over de UBA worden per definitie open access beschikbaar
gesteld via de UBA repository en worden tevens op de Erfgoed site gepresen-
teerd. Dit open access beleid van de UBA is uitgangspunt bij gesprekken en
contractonderhandelingen met de uitgever. Er zal tevens een inhaalslag op dit
gebied ondernomen worden met het doel UBA publicaties uit het verleden waar
nog belangstelling voor is alsnog open access beschikbaar te kunnen stellen.
Hiervoor zal uitgezocht dienen te worden of de rechten van dergelijke publica-
ties uitsluitend bij de UvA liggen. Zie ook paragraaf 4.5.6.
Er zal een apart contract vanuit Erfgoed moeten worden opgesteld voor digitale
publicaties. Hierin moeten creative commons licenties opgenomen worden.

3.2 Organisatie
Een regulier digitaliseringsplan zou uitgevoerd worden door de divisie Erfgoed
in nauwe samenwerking met de sectoren ED, A&M en Publieksdiensten. Dit
digitaliseringsplan richt zich niet op (prioritering van) digitaliseringsprojecten


maar op infrastructurele projecten en zal dus in hoofdzaak uitgevoerd worden
door de sector Elektronische Diensten in nauwe samenwerking met de divisie
Erfgoed (inclusief Metamorfoze UBA) en het Expertiseteam Metadata van
A&M. Daarbij zal voor de vaststelling van de projecten in de stuurgroep digita-
lisering en ontsluiting beoordeeld worden wat het aandeel van de verschillende
sectoren zou kunnen en moeten zijn bij de uitvoering. Die betrokkenheid zal
expliciet in overleg met de betreffende afdelingen in alle project initiatiedocu-
menten (PID’s) worden gedefinieerd. Tevens dient bij ieder project gekeken te
worden naar de relatie van de benodigde inzet voor projecten en de reguliere
werkzaamheden van de verschillende UBA sectoren. Er is behoefte aan een
overzicht van benodigde fte’s uitgesplitst naar type behorend bij de planning
van projecten.

3.2.1 Erfgoed
3.2.1.1 Projectbureau
De divisie Erfgoed is onlangs gereorganiseerd en heeft een overkoepelend pro-
jectbureau ingesteld dat de opzet en de voortgang van de afzonderlijke Erfgoed-
projecten bewaakt. Het projectbureau houdt daarnaast toezicht op de benodigde
en beschikbare personele inzet van alle Erfgoedprojecten tezamen. De benodig-
de en beschikbare personele inzet bij de overige sectoren zal voor de start van
een project uitgezocht en bewaakt worden.

3.2.1.2 Stuurgroep digitalisering en ontsluiting
UBA (Erfgoed)projecten worden uitgevoerd volgens de methodiek van Prince2.
Er is onlangs een UBA brede stuurgroep ingesteld die twee-maandelijks bijeen-
komt ter beoordeling van lopende en in voorbereiding genomen digitaliserings-,
ontslutings en infrastructurele projecten van Erfgoed. Van de stuurgroepverga-
deringen worden verslagen gemaakt die binnen de betrokken sectoren openbaar
zijn om de transparantie, kennisverspreiding en betrokkenheid te bevorderen.
Afwijkingen op het beleid zoals vastgelegd in het digitaliseringsplan moeten al-
tijd worden goedgekeurd door de stuurgroep digitalisering en ontsluiting.

3.2.1.3 Expertisegroep Ontsluiting en Digitalisering
De Erfgoedprojecten worden inhoudelijk binnen de Expertisegroep O&D van
de divisie Erfgoed besproken en voorbereid voor de stuurgroepbijeenkomsten.
De Expertisegroep O&D is samengesteld uit drie teams: itemontsluiting, collec-
tie- en archiefontsluiting en digitalisering.

3.2.1.4 Team Metamorfoze
Het Metamorfoze team van de UBA is gevestigd op het Singel en valt functio-
neel onder de divisie Erfgoed. De met Metamorfoze subsidie te digitaliseren
collecties behoren echter niet altijd tot Erfgoed (bijv. de boeken gedrukt in Ne-
derland in de periode 1840-1950 binnen het traject Behoud Nederlandse Boek-
productie). De projectleiders stellen projectvoorstellen op voor Metamorfoze en
Het Geheugen van Nederland en voeren ze, indien subsidie is toegekend, uit in
nauwe samenwerking met Metamorfoze projectmedewerkers en conservatoren

onder supervisie van de stuurgroep digitalisering en ontsluiting. Zowel het op-
stellen van de project initiatiedocumenten als de uitvoering ervan staat onder
toezicht van de hierboven beschreven stuurgroep.

3.2.2 Elektronische Diensten
3.2.2.1 DPC
Het Digitaal Productiecentrum biedt advies en technische ondersteuning bij de
creatie van digitale producten en beschikt over de infrastructuur om dit materi-
aal toegankelijk te maken. Het DPC levert diensten aan derden (intern en ex-
tern) tegen betaling. Het DPC heeft vele opdrachtgevers en werkt projecten
planmatig. Projecten kunnen niet ad hoc uitgevoerd worden en worden zorgvul-
dig ingepland. Om enige ruimte te houden voor ad hoc ontwikkelfaciliteit ten
behoeve van Erfgoed zal een jaarlijks afgesproken hoeveelheid vrije ruimte bij
het DPC worden gereserveerd.

3.2.2.2 Diensten (intern ED voor Erfgoed)
Er dient een mogelijkheid voor Erfgoed te zijn om advies in te winnen en con-
crete technische ondersteuning te krijgen van ED / DPC binnen een redelijke
termijn.
Voorbeelden:
 Ondersteuning van ED bij gebruik en evt. vervanging of vernieuwing van de
door Erfgoed gebruikte software tools zoals databases (van een workflow-
module in Microsoft Office Access naar MySQL, Filemaker) en wiki’s.
 Advisering bij voorgenomen aanschaf van nieuwe programma’s zoals bijv.
het voor musea gemaakte software programma Spectrum inzake integratie
met de catalogus.
 Assistentie van ED bij de vraag of, en zo ja hoe, bijv. conditie- en scha-
derapporten van objecten en/of bruiklenen in de toekomst gekoppeld kunnen
worden aan de catalogus (Aleph).
3.2.3 Acquisitie & Metadatering
De metadatering binnen de UBA valt onder verantwoordelijkheid van de sector
Acquisitie & Metadatering. In voorkomende gevallen kan een beroep op de sec-
tor gedaan worden voor de feitelijke metadatering en/of de supervisie van de
ontsluiting. Over de inzet van de A&M medewerkers bij de metadatering van
het (digitale) materiaal worden afzonderlijke afspraken gemaakt, één en ander
afhankelijk van beschikbare capaciteit en prioritering.
Het Expertiseteam Metadata biedt primair advies en (technische) ondersteuning
bij de ontsluiting van digitale producten in de vorm van standaarden, formaten,
richtlijnen, instructie en begeleiding. Het draagt geen zorg voor de metadatering
zelf. Daarnaast bewaakt het team de relatie met andere bronbestanden zoals de
catalogus.
Een vertegenwoordiger van ED maakt formeel geen deel uit van het Expertise-
team Metadata, maar zal wel nauw samenwerken met dit team.


3.3 Infrastructuur

3.3.1 (Virtuele) samenvoeging databanken
In de loop der jaren heeft het DPC een groot aantal teksten beelddatabanken in
opdracht van Erfgoed en derden vervaardigd. Deze databanken worden nu in
eerste instantie 14 afzonderlijk gepresenteerd via de sites van resp. Bijzondere
Collecties en het DPC. Erfgoed en ED willen de verschillende UBA databanken
in de toekomst in eerste instantie gezamenlijk presenteren binnen slechts 2 ge-
meenschappelijke zoekschillen, één voor teksten één voor beeldmateriaal 15 .
Dit komt zowel tegemoet aan de behoefte van gebruikers om zoveel mogelijk
informatie met één zoekactie te doorzoeken als aan de overzichtelijkheid. De
aparte ingangen op de deelcollecties blijven daarnaast bestaan. Zie hiervoor ook
paragraaf 4.5.2.

3.3.2 Workflow en procedures EAD’s
Verder ontwikkelen integratie online inventarissen in EAD 16 , tekstbanken en
beeldbanken n.a.v. het PID 17 en het evaluatierapport Vernieuwde website Bij-
zondere Collecties 18 .

3.3.3 OAI-MPH
Tekst-, beeld-, andere databanken en online inventarissen toegankelijk maken
via het OAI-PMH protocol. Dit heeft hoge prioriteit. Bij (inter)nationale projec-
ten zal er steeds meer via harvesting gewerkt gaan worden. Onderzocht dient
tevens te worden of het harvesten via de tekst/beeldbanken kan verlopen of
rechtstreeks via het selectief harvesten van het catalogussysteem (Aleph).

3.3.4 METS
Toepassing METS 19 als XML container voor gedigitaliseerde boeken. Dit heeft
in relatie tot andere projecten geen prioriteit. Het is nu nog niet duidelijk of de
huidige UBA software METS (een ouderwets formaat) aankan. De UBA ge-
bruikt TEI binnen het cms OUI en de publicatieomgeving van het DPC. De UB
Leiden bijv., maakt gebruik van het cms Digitool waarmee wel met METS ge-
werkt kan worden.

14
In het project Samenvoeging databanken (zie hoofdstuk 6.1.1) zal tevens onderzocht worden wat de voor- en nadelen zijn
van het presenteren van de gegevens binnen één gemeenschappelijke zoekschil.
15
Er kan nu ook al tegelijk in alle beeld- of tekstdatabanken gezocht worden, alleen is de eerste ingang voor de bezoeker zo
opgezet dat de informatie per databank wordt aangeboden.
16 EAD staat voor Encoded Archival Description, een reeks internationale afspraken om archieftoegangen te kunnen maken,
opslaan, publiceren, koppelen en uitwisselen. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de markeertaal XML.
17 Marco Streefkerk, Projectvoorbereidingsdocument Vernieuwde website Bijzondere Collecties. Amsterdam 11 mei 2007.
18 Zie paragraaf 4.5.1 noot 23.
19
METS staat voor Metadata Encoding and Transmission Standard. Zie: http://www.loc.gov/standards/mets/.

3.3.5 EAC
Toepassing van EAC 20 (nieuwe release) voor contextuele informatie. Dit heeft
in relatie tot andere projecten geen prioriteit.

3.4 Digitalisering op aanvraag
De UBA wil zicht krijgen op de mogelijkheden van digitalisering op aanvraag,
de kwaliteitseisen die hierbij aan de afbeeldingen gesteld worden en de kosten
die hieraan verbonden zouden zijn. Onlangs heeft de Universiteitsbibliotheek
(UB) Leiden hier onderzoek naar laten verrichten. Het eind mei 2009 versche-
nen onderzoeksrapport is nog niet beschikbaar. Wanneer het gepubliceerd wordt
begin 2010, zal de UBA overwegen of zij (in samenwerking met andere biblio-
theken) structureel een dergelijke dienst zal kunnen opzetten of zich bij een lan-
delijk initiatief (bijv. een nog in te richten digitaal IBL (Interbibliothecair Leen-
verkeer) of digitalisering-op-aanvraag-dienst à la het Stadsarchief Amsterdam)
zou kunnen aansluiten 21 .
Aangevraagde digitale afbeeldingen zouden intern vervaardigd moeten worden
door (de fotografen die in dienst zijn van de) UBA. In voorkomende gevallen
kunnen betrokken conservatoren digitale reproducties voor klanten produceren
(bijv. de conservatoren kaarten en atlassen) 22 .

3.4.1 Meest aangevraagd Erfgoed materiaal
Vooruitlopend op het Leids rapport moet er een overzicht worden vervaardigd
van het meest geraadpleegde fysieke materiaal van de divisie Erfgoed 23 . Voor
gedrukt materiaal is dit vrij eenvoudig. Voor handschriftelijke collecties daaren-
tegen zal dit moeilijker zijn, omdat stukken uit deze collecties slechts geraad-
pleegd kunnen worden door handmatig aanvraagbriefjes in te vullen. De raad-
pleeggegevens van dit soort materiaal kunnen tot op heden niet automatisch
verkregen worden. Zie hiervoor ook paragraaf 6.4.2.

3.4.2 Actualiteit
Snelheid speelt bij digitalisering op aanvraag een belangrijke rol. De UBA in-
tern zou eveneens kunnen profiteren van een snelle digitaliseringsfaciliteit. Er
bestaat grote behoefte om ad hoc, snel enkele werken te kunnen (laten) digitali-
seren. Hiermee kan ingespeeld worden op de actualiteit, kan de dienstverlening
naar studenten, onderzoekers en anderen worden uitgebreid en kan op het laatste

20
EAC staat voor Encoded Archival Context (for Corporate Bodies, Persons and Families).
21 https://stadsarchief.amsterdam.nl/archieven/archiefbank/introductie/index.nl.html
22 De fotografen van de UBA hebben behoefte aan technische feedback. Zo ook bijv. de conservator kaarten en atlassen die
veel zelf op aanvraag scant voor een breed geïnteresseerd publiek. Hij wil graag weten of hij het goed doet en of het wellicht
beter kan (bijv. targets toevoegen als referentie). De kwaliteitsmanager digitalisering van DEN zou bijv. voor een 2-
dagelijkse cursus ingehuurd kunnen worden.
23
En bij een UBA breed digitaliseringsplan ook van de verspreide collecties, de reguliere collectie en de collecties van de
faculteitsbibliotheken.

moment een belangrijk stuk dat niet in het bezit is van de UB, digitaal aan een
tentoonstelling worden toegevoegd.
De UBA fotografen zouden een zwaardere rol in dit proces kunnen gaan vervul-
len.


4 Het digitaliseringsproces
De zeven stappen van een digitaliseringsproject:
1. Projectvoorstel
2. Metadata
3. Digitalisering
4. Koppeling scans en metadata
5. Presentatie
6. Duurzame opslag en ontsluiting
7. Evaluatie

4.1 Opstellen projectvoorstel, begroting en planning

4.1.1 Organisatie
Zie paragraaf 3.2.

4.1.2 Sjablonen en eenduidige basisgegevens
Er wordt voor de projecten gebruik gemaakt van de standaard projectsjablonen
van Prince2 voor de UBA 24 . Er dient tevens gewerkt te gaan worden met stan-
daard sjablonen voor aanvragen voor offertes en begrotingen. Deze kunnen naar
believen aangepast worden, maar zorgen ervoor dat er geen benodigde informa-
tie over het hoofd wordt gezien.
In elk PID voor een nieuw project dient een paragraaf over de te volgen digitali-
seringsrichtlijnen, OCR, opslag, ontsluiting, beschikbaarstelling en copyright te
zijn opgenomen. Deze passages dienen altijd vergezeld te gaan van een kosten-
baten afweging. Externe digitaliseringsprojectvoorstellen krijgen hiertoe een
UvA-addendum.
Daarnaast zijn er een aantal basisgegevens die in elk projectvoorstel dienen te
worden opgenomen, zoals bijv. de exploitatiekosten, doelgroep, controles en
evaluatie.
Er dient één standaardoverzicht te komen van UBA bruto uurtarieven (incl.
werkgeverslasten) en overhead die de UBA hanteert. Dit overzicht zou door zo-
veel mogelijk betrokkenen gebruikt dienen te worden. Momenteel zijn er diver-
se van dit soort overzichten in omloop. Van sommige is de herkomst niet duide-
lijk (bijv. op hoeveel werkzame uren per jaar zijn de bedragen gebaseerd), in-

24 P:UvA ErfgoedProjectbureau6. Toolkit en P:AlgemeenProjectsjablonen


formatie die nodig kan zijn bij het opstellen van begrotingen voor bepaalde sub-
sidiegevers.

4.1.3 Afstemming en communicatie
De UBA beslaat diverse werkplekken en afdelingen op verschillende locaties
die wel ervaren worden als afzonderlijke eilandjes. Door passend gebruik te
maken van de digitale voorzieningen kan de organisatorische samenhang binnen
de UBA gewaarborgd blijven.
Definitieve projectdocumenten worden op een voor alle betrokkenen overzich-
telijke wijze geplaatst op een voor alle betrokkenen toegankelijke directory. Dit
voorkomt mailoverlast en foutief versiebeheer. Afgeronde projecten worden
correct gearchiveerd zodat de projectdocumentatie eenvoudig vindbaar blijft.
Het projectbureau Erfgoed zal hierbij een cruciale rol vervullen en een belang-
rijk aanspreekpunt zijn voor Elektronische Diensten en A&M.

4.2 Metadata
De bibliografische en structurele metadata kan voorafgaand aan het scannen
worden gegenereerd of achteraf worden vervaardigd 25 . Het vooraf beschikbaar
hebben van de metadata heeft als voordeel dat de externe leverancier goed in-
zicht krijgt in de toekenning van bestandsnamen of de opstelling van een con-
cordantietabel. Indien de metadata na het scanproces vervaardigd wordt, zit het
voordeel er vooral in dat er vanaf de scans in plaats van het originele materiaal
gewerkt kan worden. De structuur en presentatie-eenheid kunnen dan achteraf
bepaald worden. Per project dient de volgorde bepaald te worden. Dit is van
grote invloed op de planning van het project. Metadatering dient atijd binnen
het project plaats te vinden.
De benodigde bibliografische metadata voor complexe objecten moet door het
Expertiseteam Metadata vastgesteld worden. Momenteel wordt bij tekstbanken
gekozen voor toegevoegde metadata bij elke pagina: paginering of foliëring, in-
houdsaanduiding volgens trefwoordenlijst en analytisch-bibliografische infor-
matie. Dit is zeer tijdrovend en mogelijk niet voor elke collectie van even groot
belang.
In het begin van de digitalisering werd ook de technische metadata opgeslagen
(dwz type scanner, etc.) en de administratieve metadata (wie heeft de rechten
etc.). Daar is later vanaf gezien, vanwege de werkdruk en de uitbesteding van
het scannen bij digitaliseringsbedrijven. Met het oog op digitale duurzaamheid
verdient het de voorkeur de technische en administratieve metadata in toekom-
stige projecten wel te registreren.
Zie ook paragraaf 5.1.1 (Richlijnen metadata per materiaalsoort)

25
In dit digitaliseringsplan is, in navolging van Metamorfoze sprake van drie soorten metadata: beschrijvende metadata
(bibliografische of archivistische informatie), structuurmetadata (informatie over de onderlinge relaties tussen de bestanden)
en technische metadata (informatie over de technische eigenschappen van het digitale bestand).

4.2.1 Beschikbaarstelling digitale bestanden van archivale collecties
De catalogus fungeert momenteel als bron van waaruit metadata gegenereerd
kan worden voor beschikbaarstelling van digitale bestanden van gedrukte wer-
ken, brieven en afzonderlijke handschriften. In voorkomende gevallen dient de-
ze automatisch gegenereerde metadata in Excel-bestanden te worden verrijkt
voor optimale digitale presentatie (structuur) en zoekfunctionaliteit.
De komende beleidsperiode zal de UBA in UKB verband en via UNICUM 26 in-
zetten op het ontwerpen van optimale functionaliteit voor beschikbaarstelling
van digitale archivale collecties m.b.v. EAD collectiebeschrijvingen 27 . Hier is
behoefte aan omdat in de nabije toekomst tienduizenden scans van UBA hand-
schriftencollecties (o.a. delen van de archieven van Hugo de Vries, Reveil, Mul-
tatuli, Van Eeden) met Metamorfoze subsidiegeld vervaardigd gaan worden en
bij voorkeur in hun eigen context beschikbaar moeten kunnen worden gesteld.
Zie ook paragraaf 7.2.2 / bijlage 1.

4.2.2 Dubbele digitalisering
Dubbele digitalisering van werken komt voor. Er is geen afstemming tussen de
diverse instellingen en er zijn vooralsnog geen voorzieningen getroffen om ge-
digitaliseerde werken centraal te registeren. Romeyn de Hooghe’s Hieroglyphi-
ca of merkbeelden der oude volkeren editie 1735 bijv. is zowel door Utrecht als
door Amsterdam gedigitaliseerd.
Op kleine schaal dient voorafgaand aan het digitaliseren van gedrukt materiaal
onderzocht te worden of er vergelijkbare projecten lopen en gekeken te worden
of het werk mogelijk al digitaal beschikbaar is en of ernaar gelinkt zou kunnen
worden.

4.2.3 Gebruikte standaarden
De wijze van beschrijven bij de UBA ondersteunt uitwisseling van gegevens in
het Dublin Core format. De volgende metadataformats en internationale stan-
daarden zijn bij de UBA in gebruik: TEI (Text Encoding Inititative voor de
tekstbanken), EAD (Encoded Archival Description voor de online inventarissen
van archiefcollecties), MARC21 – een formaat voor bibliografische data (de ca-
talogus) en het hierop gebaseerde MODS 28 (de repositories).

26
Zie paragraaf 4.5.8.3.
27 Er bestaan wensen een nationaal portaal voor EAD’s (van in eerste instantie archiefcollecties) te ontwikkelen in nauwe
samenwerking met het Nationaal Archief , het IISG en Metamorfoze. Thematische verwantschappen tussen collecties zouden
hiermee zichtbaar moeten kunnen worden gemaakt en het zou mogelijk moeten kunnen zijn digitale tentoonstellingen samen
te stellen. Kleine instellingen zouden via dit portaal gefaciliteerd moeten kunnen worden om ook hun collecties te kunnen
toevoergen. De informatie zou centraal geharvest moeten worden bij de instellingen. Europeana zou op haar beurt deze portal
weer kunnen harvesten.
28
Metadata Object Description Schema.

Voor de inhoudelijke ontsluiting wordt gebruik gemaakt van AAT (Art & Ar-
chitecture Index, GOO (Gemeenschappelijke Onderwerps Ontsluiting) en Icon-
class 29 .

4.3 Digitalisering en technische controle
Het digitaal opnemen van collecties wordt in de regel uitbesteed aan externe le-
veranciers en in sommige gevallen intern uitgevoerd. In beide gevallen dienen
de tussen betrokken partijen gemaakte afspraken schriftelijk te worden vastge-
legd. Voor richtlijnen m.b.t. de digitalisering zie paragraaf 3.1.3 en 5.2.
Al in een vroeg stadium dienen de eerste controles plaatste vinden om het scan-
proces indien nodig bij te sturen. Allereerst worden in een test de masterbestan-
den en afgeleiden op het oog technisch gecontroleerd door het DPC. Na goed-
keuring vervaardigt de leverancier de masterbestanden en de gespecificeerde
afgeleiden welke vervolgens na de koppeling (zie paragraaf 4.4) steekproefsge-
wijs inhoudelijk door Erfgoed gecontroleerd dienen te worden.
Het is daarnaast van belang vlak na oplevering van de eindproducten de door
het bedrijf geleverde concordantietabel, waar de structurele metadata uit af te
leiden is, te controleren op consistentie. Van tevoren dient afgesproken te zijn
bij welke foutmarge de batch en/of de concordantietabel wordt gecorrigeerd
door het scanbedrijf.
Deze controleslagen dienen in elk project te zijn opgenomen.

4.4 Koppeling scans en metadata, inhoudelijke controle

4.4.1 Acceptatieomgeving?
Overwogen wordt om een acceptatieomgeving in te richten waarin A&M en/of
Erfgoed direct zelf (verbeteringen in bijvoorbeeld) metadata kan in- (of door-)
voeren zonder tussenkomst van het DPC. De voor- en nadelen hiervan dienen
nader onderzocht te worden en er moet een kosten/batenafweging worden ge-
maakt.
Voor bestandsnaamgeving zie paragraaf 5.2.5.

4.5 Presentatie

4.5.1 Website
De website van Erfgoed en de beschikbaarstelling van de digitale Erfgoed pro-
ducten zijn voor verbetering vatbaar. Sommigen vinden dat er een andere web-
site moet komen, maar uit het Evaluatierapport Vernieuwde website Bijzondere

29
Iconclass is een iconografisch classificatiesysteem dat wereldwijd wordt gebruikt in musea en andere erfgoedinstellingen
voor de beschrijving en ontsluiting van afbeeldingen.

Collecties 30 blijkt dat dit geen eenvoudig project zal zijn. Daarbij komt dat de
regels van de afdeling Communicatie van de UvA als belemmerend worden er-
varen voor optimale presentatie van de schatten van Erfgoed.
Om te beginnen zou het Evaluatierapport bijgewerkt kunnen worden. Daarna
kan de divisie Erfgoed formuleren hoe zij de nieuwe website functioneel en qua
presentatie vorm zou willen geven. Wanneer daar duidelijkheid over bestaat
zou ED een adviserende en vertalende rol kunnen gaan spelen. Mede op grond
van de bevindingen in bovengenoemd Evaluatierapport Vernieuwde website
Bijzondere Collecties wordt verbetering van de Erfgoed-website buiten het digi-
taliseringsplan gehouden.

4.5.2 Samenvoeging databanken
De digitale Erfgoedproducten zijn ondergebracht in verschillende tekst-, beeld
en onderzoeksdatabanken met dezelfde structuur. Het streven is om die diversi-
teit aan databanken te kanaliseren (zie paragraaf 3.3.1).
Daarnaast zou de presentatie en de functionaliteit van de samengevoegde data-
banken geëvalueerd moeten worden. Dit is ook van belang als er op termijn een
vernieuwde website voor Erfgoed wordt overwogen. Zie hiervoor ook paragraaf
3.3.

4.5.3 Presentatie ‘digital born’ materiaal
De term ‘digital born’ duidt er op dat er geen analoge equivalent bestaat. De
aanschaf van ‘digital born’ materiaal neemt toe. Kaartmateriaal bijv. wordt hoe
langer hoe meer in digitale vorm aangeschaft.
De komende beleidsperiode zal nagegaan worden hoe dit soort materiaal opti-
maal gepresenteerd en bewaard kan worden. Voor presentatie van o.a. het digi-
tal born kaartmateriaal dient een oplossing te komen. Wellicht biedt het Delftse
initiatief Geoloket perspectief 31 .

4.5.4 Tentoonstellingen
Momenteel heeft alleen Erfgoed zicht op toekomstige tentoonstellingen. Op de
site van Bijzondere Collectie zou een overzicht moeten komen ‘to wet the appe-
tite’ van het publiek en om andere instellingen te attenderen op UBA initiatie-
ven (evt. samenwerking). Ook intern voor de UBA is het van belang om te we-
ten wat er komen gaat, niet in de laatste plaats om te weten wanneer er inzet van
bepaalde afdelingen buiten Erfgoed nodig is.

30
Marco Streefkerk. Evaluatierapport Vernieuwde website Bijzondere Collecties. Amsterdam 20 juli 2007. P. 5: “Vrijwel
geheel 2006 is besteed aan het opstellen van een projectvoorstel. Meerdere bijeenkomsten met wisselende samenstelling
zijn gehouden en meerdere voorstellen zijn geschreven over de presentatie van Bijzondere Collecties in relatie tot de infor-
matie-infrastructuur van de UBA en tot de beoogde landelijke samenwerking van de Bijzondere Collecties van Amstrdam,
Leiden en de KB. Mogelijk als gevolg van het cultuurverschil en in het bijzonder het taalverschil tussen de sectoren ED en
BC, wisselden momenten van consensus en van onderling onbegrip elkaar af. Uiteindelijk werd een compromis bereikt …”
31
P. Suijker. Projectplan Geoloket DANS/UKB. Distributie digitaal kaarmateriaal via het TU Delft Geoloket. Comcept. 21
april 2009. Versie 1.1.

Erfgoed-tentoonstellingen worden nog niet in grote mate ondersteund met gedi-
gitaliseerd materiaal. In de meeste gevallen worden op het laatste moment digi-
tale producten vervaardigd t.b.v. een tentoonstelling. Deze scans hebben vaak
een lage kwaliteit en worden niet bewaard. In de toekomst zou wel naar herge-
bruik gestreefd moeten worden. Analoge tentoonstellingsproducten zoals loop-
boekjes en catalogi zouden wel via de BC website en de repository digitaal be-
schikbaar moeten worden gesteld.
Ook zou per tentoonstelling overwogen moeten worden of het zinvol is de gehe-
le tentoonstelling in digitale vorm te blijven aanbieden. Dat hangt o.a. samen
met het succes van de tentoonstelling. Er zou na elke tentoonstelling een evalua-
tie moeten komen met daarin o.a. kengetallen voor het aantal fysieke en virtuele
bezoekers. Deze evaluatie zou richtinggevend moeten zijn bij het besluit de ten-
toonstelling virtueel voort te zetten. Organisatorisch en virtueel dienen er voor-
zieningen getroffen worden voor het digitaal in de lucht houden van specifieke
tentoonstellingen.

4.5.5 Engelse vertaling
De UBA betaalt voor deelname aan ArchiveGrid van OCLC 32 , een site waar ar-
chieven, bibliotheken en musea wereldwijd aan kunnen deelnemen door hun
collectiebeschrijvingen in EAD beschikbaar te stellen. De site is op woord
doorzoekbaar. Om de UvA-Erfgoedcollecties ook internationaal te positioneren,
is destijds besloten de samenvatting en gecontroleerde trefwoorden in de EAD
beschrijving in het Engels te vertalen.
Daarnaast kan besloten worden een collectiebeschrijving in EAD volledig in
een andere taal aan te bieden, als de collectie zich daarvoor leent (zie hiervoor
bijv. de collectiebeschrijvingen van het Internationaal Instituut voor Sociale Ge-
schiedenis).
Tevens valt te overwegen de beschrijvingen van de museale objecten van het
Allard Pierson Museum in het Engels te vertalen.

4.5.6 Copyright
Bij beschikbaarstelling van gedigitaliseerd materiaal dient een algemene dis-
claimer opgenomen te worden over het copyright op de gedigitaliseerde bestan-
den.
- Indien het copyright berust bij een externe partij, bepaalt deze de mate van be-
schikbaarstelling.
- Indien het materiaal copyrightvrij is of het copyright berust bij de UBA:
Tekstbank:

32
http://www.archivegrid.org/web/. ArchiveGrid is een initiatief van OCLC. De collectiebeschrijvingen in
ArchiveGrid zijn eveneesn zichtbaar in WorldCat.

Alle digitale opnames, OCR-teksten of transcripties binnen de tekstbanken zijn
printbaar en downloadbaar. Disclaimer: geen expliciete commerciële exploita-
tie, verplichte bronvermelding.
Beeldbank:
Als het gebruiksrecht overgedragen is aan een andere partij wordt downloaden
en printen technisch onmogelijk gemaakt (bijv. middels Zoomify)
Als het gebruiksrecht bij de UBA ligt zullen alle beelden printbaar en down-
loadbaar beschikbaar worden gesteld. Disclaimer: geen expliciete commerciële
exploitatie, verplichte bronvermelding. De opnames zullen qua resolutie ge-
schikt zijn voor eenvoudig gebruik, maar niet voor professioneel gebruik.
Bij expliciete commerciële exploitatie of indien beelden van een hogere resolu-
tie nodig zijn, moeten deze besteld worden en zullen er voorwaarden en kosten
aan verbonden worden.

4.5.7 Geïntegreerd front-end?
ED is in september 2009 begonnen met een onderzoek rond de vraag of een ge-
integreerd front end een volgende stap in de verbetering van de digitale dienst-
verlening kan zijn. Een dergelijk systeem zou alle digitaal beschikbare bronnen
dienen te ontsluiten vanuit één gebruiksvriendelijke user interface maar over in-
richting en uitwerking bestaan nog veel vragen. Die vragen hebben hun weer-
slag op besluiten die vandaag genomen (moeten) worden in digitaliseringspro-
jecten, zoals:
* Het geïntegreerd front-end zelf roept ook vele vragen op. Hoe verhoudt het
geïntegreerde front-end zich tot de catalogus die de centrale administratie van
het fysieke (en digitale) bibliotheekmateriaal vormt.
* Voorziet een geïntegreerd front-end ook in geïntegreerde aanvraagfunctionali-
teit? Bijv. kan er bij implementatie van een geïntegreerd front-end tegelijkertijd
zowel gezocht als aangevraagd worden in zowel de catalogus als in EAD’s?
* Moet al het gedigitaliseerde materiaal uit de teksten beeldbank gekoppeld
blijven worden aan de catalogus? Een geïntegreerd front-end (dat bij evt. im-
plementatie de OPC zou vervangen) maakt een dergelijke koppeling wellicht
overbodig. Of blijft die koppeling juist wel nodig om op een centrale plaats
(WorldCat) te kunnen zien wat er al gedigitaliseerd is?
* Zouden de tekst - en beeldbank gekoppeld moeten worden aan de digitale bi-
bliotheek (vgl. EEBO en ECCO 33 ). Zou zo’n koppeling ook nodig zijn na evt.
implementatie van een geïntegreerd front-end?

4.5.8 (Inter)nationale samenwerking
De trend voor de (nabije) toekomst is verregaande (inter)nationale samenwer-
king op het terrein van de erfgoedinformatievoorziening. Samenwerking is het

33
EEBO – Early English Books Online; ECCO – Eighteenth Century Collections Online.

speerpunt van het UBA digitaliseringsbeleid. De UBA hanteert open standaar-
den om uitwisseling te bevorderen (denk hierbij aan TEI, EAD, Dublin Core
qua metadataformaten, aan MARC21 voor de catalogus, aan MODS en OAI-
MPH voor repositories en ongecomprimeerde TIFF op beeldgebied).

4.5.8.1 Naar een Nederlandse portaal voor Erfgoed?
Verscheidene afgeronde en lopende nationale programma’s en initiatieven zou-
den een dergelijk portaal gestalte kunnen geven. Te denken valt in dit verband
aan: Het Geheugen van Nederland, Dutch Print Online, Erfgoed van de Oorlog,
Metamorfoze (waaronder BNB), Databank Digitale Dagbladen, Medieval Ma-
nuscripts of Dutch Collections, Digitale Bibliotheek Nederlandse Letteren. Het
is heel goed mogelijk dat een dergelijk initiatief niet tot de bibliotheeksector
beperkt zou blijven. Deelname van de archiefsector, musea, Beeld & Geluid zou
de kracht van een dergelijke portaal alleen maar vergroten.

4.5.8.2 Libratory
Momenteel worden plannen ontwikkeld door de de vijf klassieke universiteits-
bibliotheken (Amsterdam, Delft, Groningen, Utrecht en Leiden) en de Ko-
ninklijke Bibliotheek voor het Libratory project. Het gaat om een landelijk plan
van aanpak voor de grootschalige digitalisering van de bijzondere collecties in
Nederlandse wetenschappelijke bibliotheken. Het einddoel is de vorming van
een zo volledig mogelijk corpus, integraal raadpleegbaar en doorzoekbaar, dat
de ruggengraat vormt van een digitaal onderzoekslaboratorium voor de gees-
teswetenschappen.
Het doel is digitalisering en beschikbaarstelling via OCR van het volledige his-
torische boekenbezit (gedrukt in de Nederlandse taal gedrukt en / of in Neder-
land uitgegeven) in Nederlandse universiteitsbibliotheken tot 1840 (44 miljoen
pagina’s). Het gaat om 220.000 unieke titels. Binnen het project is ook voorzien
in digitalisering op aanvraag (ca. 10 miljoen pagina’s) van handschriftelijke col-
lecties. Voor de ontsluiting zijn 1200 beschrijvingen op collectieniveau begroot.
De geraamde kosten voor het project bedragen M€ 6,9 per jaar bij een looptijd
van 10 jaar.

4.5.8.3 UNICUM
De Stichting Academisch Erfgoed (SAE), de overkoepelende organisatie van
vijf universiteiten (Amsterdam, Leiden, Utrecht, Delft, Groningen) start in 2010
een project om functionaliteit te ontwikkelen voor het beschikbaarstellen van in
EAD beschreven academische collecties op collectie- en objectniveau. De UBA
heeft samen met het Universiteitsmuseum Utrecht in het kader van een ontwik-
kelingsproject subsidie aangevraagd om een dergelijk project voor de SAE uit te
voeren. Het DPC zal de beoogde functionaliteit ontwikkelen en een vertegen-
woordiger van de divisie Erfgoed zal in het projectteam vertegenwoordigd zijn.
Dit project zet in op vergaande samenwerking in het beschrijven met EAD van
academische collecties (museale- en archiefcollecties) en het gezamenlijk pre-
senteren ervan. De projectresultaten zullen van waarde zijn voor de divisie Erf-
goed waar zowel museale- als bibliotheekcollecties beheerd worden.

4.5.8.4 Europeana
Van alle (nationale) Erfgoedprojecten die door de UBA worden uitgevoerd,
dienen de resultaten opgenomen te worden in het Europese erfgoedportaal Eu-
ropeana. Hiervoor is het noodzakelijk dat de UBA teksten beeldbank en de
EAD’s geharvest kunnen worden (zie paragraaf 6.1.3).

4.6 Duurzame opslag en toegankelijkheid
De UBA zal in de periode 2010-2011 een workflow ontwikkelen voor depone-
ring van gedigitaliseerd UBA materiaal bij DANS waarmee contracten zijn af-
gesloten voor duurzame opslag van de masters van digitaliseringsprojecten. Er
zal tevens onderzocht worden aan welke criteria dit materiaal dient te voldoen
en een oplossing worden gezocht voor de duurzame opslag van digital born col-
lecties 34 . Van alle met Metamorfoze subsidie geconserveerde / gedigitaliseerde
collecties zullen de masters worden opgeslagen in het e-Depot van de KB

4.6.1 Samenstelling digitale collectie
Zie paragraaf 2.1.2 en meer specifiek hoofdstuk Fout! Verwijzingsbron niet
gevonden. / bijlage 2

4.6.2 Duurzaamheidsstrategie en perpetual acces
Er zou een preserveringsplan moeten komen waarin de duurzaamheidsstrategie
van de UBA op haar digitale collectie wordt toegepast. Op welke wijze dient
die collectie op de lange termijn toegankelijk te blijven? Welke kwaliteitscrite-
ria spelen daarbij een rol? Welke toekomstige vormen van hergebruik worden
verwacht? Voor welke doelgroepen dient de collectie duurzaam beschikbaar te
blijven? Voor het opstellen van een preserveringsplan kan gebruik gemaakt
worden van de tools die ontwikkeld zijn binnen het Europese PLANETS pro-
ject 35 .
Permanente toegankelijkheid van gedigitaliseerd UBA-erfgoed is momenteel
niet goed geregeld. Omdat de duurzame opslag wel geregeld is (zie hierboven)
is dit geen onoverkomelijk probleem. Het zou wenselijk zijn dat UBA en DANS
hiervoor een regeling uitwerken. Het ligt voor de hand dat dan te doen door ge-
bruik te maken van persistent identifiers voor (erfgoed-)objecten.

4.6.3 Opslag / Repository / Uitbesteden
De UBA heeft eigen beeldbanken en tekstbanken die als ‘repository’ aan te
merken zijn (strikt genomen vindt opslag plaats in het content management sys-
teem OUI en/of het webpublicatiesysteem van het DPC). Er worden geen back
ups gemaakt van deze databanken. Dit dient in de toekomst wel te gebeuren.
Samen met een presentatielaag verzorgt dit systeem opslag van - en toegang tot
hoogwaardige afgeleiden van de digitale originelen (‘masters’) van het gedigita-

34
Vooral bij het kennisdomein kaarten en atlassen worden digital born collecties aangeschaft.
35
http://www.planets-project.eu/.

liseerde erfgoed van de UBA. De ‘master’-bestanden worden in TIFF-formaat
opgeslagen bij DANS. Eisen aan metadata zijn momenteel minimaal. Er zal in
de toekomst technische, zgn. preservation metdata toegevoegd dienen te worden
(over o.a. het gebruikte bestandsformaat en de soft- en hardware).
Toegang tot DANS is er momenteel alleen voor UBA-personeel, niet voor het
publiek.
De workflow voor de opslag bij DANS moet getest worden. Momenteel worden
alle nieuwe digitale afbeeldingen op harddisks bij Erfgoed opgeslagen. De toe-
gevoegde metadata in Excel dienen op een centrale plaats op een UBA server of
bij DANS opgeslagen te worden. In de toekomst dient binnen de digitalise-
ringsprojecten te zijn voorzien in de duurzame opslag van digitale afbeeldingen
en metadata. Op algemeen niveau moet het werkproces hiervoor vastgesteld
worden (zie paragraaf 6.2.2).

4.6.4 Organisatie
UBA betaalt per GB/TB een vast bedrag per jaar aan DANS en krijgt daarvoor
een beperkte capaciteit voor up- en downloads ter beschikking. Bulkinvoer of
bulkopvraging wordt per geval geregeld en verrekend.
Verantwoordelijk voor de duurzaamheidsstrategie is het hoofd van de sector
Elektronische Diensten, voor de praktische toepassing hiervan de hoofdconser-
vator Erfgoed.
Het beheer van beeld-, teksten databanken en het content management systeem
is belegd bij het Digitaal Productiecentrum van de UBA. Het is de bedoeling dat
dit t.z.t. wordt overgedragen aan de afdeling Bibliotheeksystemen.

4.7 Evaluatie

4.7.1 Kennisdisseminatie
In het PID van elk project dient te zijn opgenomen hoe de projectresultaten on-
der de aandacht worden gebracht. Ook voorziet elk PID in een evaluatie van het
project. Evaluaties worden in de stuurgroep digitalisering en ontsluiting bespro-
ken.
Belangrijke projecten die als uitgangspunt voor vervolgprojecten gaan dienen
zouden binnen het project tevens door een onafhankelijk UB brede klankbord-
groep moeten worden geëvalueerd. Denk hierbij bijv. aan de BNB tekstbank die
in de toekomst goed gevuld zal raken en waarin straks vele duizenden UBA-
boeken zullen worden opgenomen die mogelijkerwijs gekoppeld zal worden aan
de BNB projecten van de UB Leiden, Utrecht en de KB.


5 Richtlijnen en standaarden
Er is behoefte aan richtlijnen voor metadata en digitalisering waar iedereen mee
uit de voeten kan. Maak en houd het eenvoudig!

5.1 Metadata

5.1.1 Richtlijnen metadata per materiaalsoort
Momenteel worden er plannen gemaakt voor het gezamenlijk presenteren van
het digitale Erfgoed binnen 2 gemeenschappelijke zoekschillen, één voor tekst-
en één voor beeldmateriaal 36 . Dit komt zowel tegemoet aan de behoefte van ge-
bruikers om zoveel mogelijk informatie met één zoekactie te doorzoeken als aan
de overzichtelijkheid (zie paragraaf 3.3.1). De aparte ingangen op de deelcollec-
ties blijven daarnaast bestaan. Parallel hieraan wil Erfgoed de werkprocessen
vereenvoudigen voor het toevoegen van scans uit eerder uitgevoerde 37 - en in
voorbereiding genomen digitaliseringsprojecten aan de teksten beeldbank.
Hiervoor zullen generieke richtlijnen voor metadata (per materiaalsoort) worden
opgesteld door het Expertiseteam Metadata in overleg met Erfgoed.
In de generieke richtlijnen komen de overeenkomsten tussen de gedigitaliseerde
collecties tot uiting. Daarnaast heeft elke (deel)collectie unieke kenmerken die
bij digitalisering getoond moeten kunnen worden. Deze specifieke eigenheid
kan al geregistreerd zijn in de catalogus. De metadata kan dan met extra specifi-
caties volledig uit de catalogus gegenereerd worden. Het komt evenwel ook
voor dat de metadata uit de catalogus verder aangevuld dient te worden 38 buiten
de catalogus om. Dit gebeurt tot op heden nog in Excel bestanden. Er zal door
de Expertiseteam Metadata en Erfgoed onderzocht moeten worden of hier meer
geschikte alternatieven voor zijn.

5.1.2 Metadata na Aleph: van Dublin Core naar MARC21
Wanneer de databanken de gemeenschappelijke zoekschillen krijgen, moet te-
vens worden uitgezocht hoe de mapping van de metadata naar Dublin Core
(zoekfunctionaliteit bij het tegelijkertijd zoeken in meerdere teksten beeldban-
ken) vervangen kan worden door een mapping naar MARC21. De voor- en na-
delen van mappen naar MARC21 zullen inzichtelijk gemaakt moeten worden.

36
Er kan nu ook al tegelijk in alle beeld- of tekstdatabanken gezocht worden, alleen is de eerste ingang voor de bezoeker zo
opgezet dat de informatie per databank wordt aangeboden.
37
Zo wil Erfgoed op den duur bijv. de databank UBA-inv opheffen. Dit is een databank die oorspronkelijk is opgezet voor
afbeeldingen bij de EAD-inventarissen. De databank is vervolgens gevuld met allerhande afbeeldingen waarvoor nog geen
passende databank bestond en waaribij de inhoudelijke metadata ontbrak. Deze afbeeldingen moeten ondergebracht worden
in de algemene tekst- of beeldbank , met toevoeging van metadata. Ook wil Erfgoed inventariseren wat er verder al gedigi-
taliseerd is (bijv. reproductieaanvragen) en dit materiaal onderbrengen in resp. de toekomstige tekst- of beeldbank. Dit ma-
teriaal is nu nog niet toegankelijk voor het publiek.
38
Bijv. metadata voor de beeldbank waarin juist de enkelvoudige (i.p.v. de samengestelde) objecten worden gepresenteerd.
Deze metadata is in de catalogus niet op enkelvoudig (pagina) niveau geregistreerd, maar op het niveau van uitleenbare
eenheid (bijv. een boek).

Het verlaten van de Dublin Core standaard heeft naast nadelen 39 , veel voorde-
len. Bij de UBA was men al langer ontevreden over de beperkte mogelijkheden
van Dublin Core.
PicaMuse en Pica+ worden in augustus 2009 vervangen door Aleph/MARC21.
Het is van belang dat er zo spoedig mogelijk zicht komt in de mogelijkheden
die Aleph biedt voor aanlevering van metadata voor digitalisering, uitgesplitst
naar materiaalsoort.

5.2 Digitalisering

5.2.1 Richtlijnen
Bij UvA-Erfgoed worden de Metamorfoze preservation imaging richtlijnen in
naam toegepast voor niet-Metamorfoze projecten, maar in werkelijkheid is dat
niet altijd het geval. Hier kan wel uit afgeleid worden dat de UBA kwalitatief
hoogwaardige scans nastreeft, dubbel werk wil voorkomen en het originele do-
cument digitaal zo getrouw mogelijk representeren.
De komende beleidsperiode zullen praktisch hanteerbare richtlijnen voor UBA
digitalisering worden vastgesteld. Er van uitgaande dat kwaliteitseisen voor di-
gitalisering afhankelijk zijn van het gestelde doel, zullen richtlijnen worden ge-
formuleerd voor 3 soorten digitalisering:
 Preservation imaging (Metamorfoze projecten)
o Doel: subsititie
o Levensduur: eeuwig
o Veelzijdige master (internet, drukwerk, documentleverantie)
o Hoge, gewaarborgde (meetbare) kwaliteit
o Technische targets per set en per beeld
o Opslagformaat: TIFF (LZW), PNG, JPEG2000 lossless
o Opslagformaat: TIFF (LZW), PNG, JPEG2000 lossless
o Richtlijnen: Metamorfoze
 Reguliere UBA digitalisering (UBA beelden tekstbank)
o Doel: veelzijdige gebruiksmaster
o Levensduur: middellange termijn (10-20 jaar)
o Voor internetgebruik, eenvoudig drukwerk, documentleverantie
o Hoge, gematigd gewaarborgde kwaliteit
o Technisch targets per batch van beelden
o Opslagformaat: JPEG PSD 10, TIFF LZW, PNG, JPEG2000 lossy
o Richtlijnen: Vernieuwde Geheugen van Nederland richtlijnen
 Digitalisering op aanvraag
o Doel: eenzijdige gebruiksmaster
o Levensduur: korte tot middellange termijn
o Voor internetgebruik, documentleverantie, ocr.
o Gemiddelde, lage niet of nauwelijks gewaarborgde kwaliteit
o Evt technisch targets per batch van beelden
o Opslagformaat: JPEG PSD <8

39
De KB heeft haar hele gegevensarchitectuur in 2007 ingericht naar en aangepast aan Dublin Core Extended (DCX).

o Richtlijnen: per project te bepalen

5.2.2 Targets
Afhankelijk van de gekozen richtlijnen voor digitalisering, dienen er targets bij
de op te nemen (batch) afbeeldingen te worden gevoegd (Kodak Grayscale
Q13). Deze targets dienen als referentie, m.b.v. deze targets kan het origineel
herleid worden.
Voor quick-and-dirty digitalisering op aanvraag is het toevoegen van targets
niet nodig. Er kan evenwel voor gekozen worden om bij een batch scans een
minimale target set toe te voegen. Dit kan feedback geven over de aard van de
digitalisering waaraan soms behoefte kan zijn (bijv. bij het scannen van kaarten
en atlassen door conservatoren).

5.2.3 Formaten
De masterbestanden worden nu vervaardigd en opgeslagen in TIFF en de afge-
leiden in (diverse) JPG-formaten (Erfgoed) of in ‘raw’ en PDF (proefschriften).
In navolging van de KB en de UB Leiden, zal UBA de komende beleidsperiode
onderzoeken of kan worden overgegaan op JP2000 als opslagformaat voor de
masters. JP2000 uncompressed betekent een halvering van de bestandsomvang,
hetgeen een reductie van de opslagkosten voor digitale duurzaamheid zou kun-
nen betekenen (zie paragraaf 4.6.4).

5.2.4 Preservation / technische metadata
Toevoegen afhankelijk van de gehanteerde richtlijnen.

5.2.5 Bestandsnaamgeving
Bij de UBA wordt geen standaard gehanteerd voor de naamgeving van de digi-
tale bestanden. De meeste bestanden hebben een betekenisvolle bestandsnaam
(gebaseerd op de signatuur of het inventarisnummer). Daarnaast worden er con-
cordanties vervaardigd voor de structuur (paginering) en aanvullingen op de uit
de catalogus gegenereerde metadata.
Er zal een kort onderzoekje plaatsvinden of standaard naamgeving nuttig, nodig
en mogelijk is of dat juist moet worden overgegaan op betekenisloze bestands-
namen. Dat de KB met betekenisloze - en de UB Leiden met betekenisvolle be-
standsnamen werkt, zal in dit onderzoekje worden meegenomen.
Hieraan gekoppeld is het vraagstuk van de persistent identifiers dat de komende
beleidsperiode tevens aan de orde zal komen.


6 Projectvoorstellen
Het digitaliseringsplan zal uitmonden in projectinitiatiedocumenten (PID) die
de komende 2 jaar zullen worden uitgevoerd t.b.v. de informatie-infrastructuur
en de optimalisering van de werkprocessen voor digitaliseringsprojecten. Bij
vrijwel alle projecten zijn zowel Erfgoed, Elektronische Diensten als het Exper-
tiseteam Metadata betrokken. Per afzonderlijk project staat aangegeven welke
sector de projectleiding op zich neemt en verantwoordelijk is voor het PID.
Deze projecten zullen allen ondergebracht worden binnen de stuurgroep digita-
lisering en ontsluiting. Vooruitlopend op de PID’s zullen deze projecten in het
jaarplan van de Expertisegroep O&D van Erfgoed nader aangevuld worden
met gegevens over mensen, middelen en tijdsplanning.

6.1 Infrastructurele projecten

6.1.1 Samenvoeging databanken en richtlijnen per materiaalsoort
Dit project moet zorgen voor de presentatie van de verschillende tekstbanken
binnen één afzonderlijke tekstbank en van de verschillende beeldbanken binnen
één afzonderlijke beeldbank. Tevens zullen algemene richtlijnen worden opge-
leverd voor de aanlevering van metadata per materiaalsoort (in MARC21) en
zal er gekeken worden naar de consequenties van de mogelijke overgang van
Dublin Core voor databanken naar MARC21. Dit project behelst daarnaast
eveneens een onderzoek naar de voor- en nadelen om alle databanken binnen
één zoekschil te presenteren.
Vooruitlopend op de vernieuwing van de Bijzondere Collecties website zal de
presentatie en functionaliteit van de samengevoegde databanken geëvalueerd
worden.
Projectleiding: ED
Prioriteit: 2e helft 2010

6.1.2 Workflow en procedures EAD
Het is momenteel mogelijk collectiebeschrijvingen in EAD beschikbaar te stel-
len. De productie van deze collectiebeschrijvingen is echter zeer laag. Er zal de
komende beleidsperiode worden ingezet op het vervaardigen van EAD be-
schrijvingen met een beperkte, essentiële set velden (EAD Light).
Verbetering van het volledige werkproces (clustering, dossiervorming, maken
van beschrijvingen, overzetting in XML, verzamelen en verwerken van illustra-
ties, publicatie en een koepelbeschrijving in de catalogus) is nodig om tot een te
verantwoorden productie te komen.
Binnen dit project zullen tevens richtlijnen voor de beschrijving van thematisch
gevormde collecties worden opgesteld.


Keuzes die tijdens dit project gemaakt worden kunnen leiden tot een aanpassing
van de DTD (uit te voeren door DPC).
Projectleiding: Erfgoed
Samenwerking en advies: EAD werkgroep Bijzondere Collecties UKB en
UNICUM

6.1.3 Implementatie OAI-PMH in teksten beeldbank en EAD’s
Het metadata harvesting protocol OAI-PMH is een op XML gebaseerd protocol
waarmee metadata kan worden opgehaald uit databanken, archieven en reposi-
tories die dit protocol ondersteunen. Met die metadata kunnen vervolgens weer
nieuwe diensten aangeboden worden. Hiermee wordt de interoperabiliteit en de
toegang tot informatie vergroot.
Implementatie van dit protocol in de databanken (het functioneert al in de repo-
sitory) is van belang omdat (inter)nationale websites dan optimaal gebruik kun-
nen maken van de UBA metadata en content. Bijkomend voordeel is dat gehar-
veste metadata dynamisch is omdat de metadata direct vanuit de bron (bijv. de
catalogus) opgehaald wordt. Er hoeft niet met statische exports en periodieke
updates gewerkt te worden, noch hoeven op 2 verschillende plekken correcties
in de metadata aangebracht te worden (in het bron bestand en op de website).
Projectleiding: ED
Prioriteit: wordt bepaald door ED, zie activiteitenplan DPC 2010

6.1.4 ErfgoedLab web-infrastructuur
In het kader van het ErfgoedLab worden thematisch onderzoeksresultaten ge-
presenteerd waarbij een verbinding met de erfgoedcollecties van de UvA be-
staat. Die resultaten tonen we in een fysieke vorm in een tentoonstelling maar
worden ook gepresenteerd op het web. Daarnaast kan via het web ook het on-
derzoeksproces en de reacties op die onderzoeksresultaten worden verzameld en
getoond. Daarbij gaat het om content die nu vaak in een vluchtige vorm wordt
geproduceerd en die vaak niet duurzaam gedocumenteerd wordt. De huidige
webfaciliteiten voorzien hier niet in.
Het project onderzoekt de vraag of we deze innovatieve toepassingen kunnen
gaan faciliteren via een infrastructuur en de content die op deze manier wordt
geproduceerd, kunnen beheren en duurzaam archiveren om de collectie verder
te verrijken. Hiermee willen we als UvA Erfgoed onderwijs en onderzoek ont-
sluiten en op een innovatieve manier presenteren, waarbij de fysieke presentatie
en de virtuele presentatie elkaar moeten gaan versterken.
De omschrijving van dit project (ErfgoedLab web-infrastructuur) is dus om de
toepassingen van een sociaal netwerk te ontwikkelen als een integraal onderdeel
van de UvA webtoepassing waarbij de volgende aspecten van belang zijn:


 het gaat om social media toepassingen als weblogs, video's, audio, discussie-
fora, die via een redactie beheerd kunnen worden (vgl. ning)
 koppeling van (usergenerated) content aan collectie's, beeldbanken etc.
 elk ErfgoedLab moet als een dossier worden gearchiveerd dat ontsloten kan
worden via zoekmachines
 de infrastructuur die ontwikkeld wordt moet open staan voor verdere innova-
tie (wet van de remmende voorsprong in acht nemen)
 deze infrastructuur moet een helder en actueel beheer mogelijk maken
Advies: Informatie Centrum UvA als adviseur inzake Virtual Research Envi-
ronments

6.2 Optimalisering werkprocessen

6.2.1 Optimalisering werkprocessen digitalisering
Er vinden voortdurend door Erfgoed geïnitieerde digitaliseringsprojecten plaats.
Het werkproces is tot nu toe niet gestandaardiseerd en er worden telkens op-
nieuw besluiten over de uitgangspunten genomen. Dit leidt tot een wisselvallige
productie en zeer arbeidsintensieve projecten. Bestaande omschrijvingen van
werkprocessen en de bestaande documentatie moeten als uitgangspunt genomen
worden voor alle lopende en te starten projecten in 2010 en deze dienen binnen
dit project geëvalueerd te worden. Onderdeel van dit project is een onderzoekje
naar standaardisering van de bestandsnamen.
Het Metamorfoze preservation imaging project Schoolmuseum collectie zal als
uitgangspunt dienen voor dit project. Voor dat project zal een MySQL database
worden ontwikkeld voor de algemene workflow van preservation imaging pro-
jecten. Dit project zal toezicht houden op de functionele eisen voor -, en opzet
en ontwikkeling van deze database.

6.2.2 Beschrijving en ontwikkeling werkproces digitale duurzaamheid
Het bestaande werkproces voor archivering bij DANS moet geïmplementeerd
en geëvalueerd worden. Achterstanden in de duurzame opslag van masterscans
dienen weggewerkt te worden. Binnen dit project moet gekeken worden of de
UBA een preserveringsplan voor haar digitale collecie kan opstellen.


6.2.3 Optimalisering werkproces reproductieaanvragen
Er is geen dienst gericht op het automatisch bestellen van reproducties. Onder-
zocht moet worden in hoeverre dit proces geautomatiseerd kan worden.
Kleine digitaliseringsopdrachten dragen niet bij aan de digitale collectieop-
bouw. Onderzocht moet worden in hoeverre wij zo effectief mogelijk gebruik
van opdrachten kunnen maken voor onze eigen databanken.
De archivering van opnames bij de eigen fotograaf moet nader bekeken worden.
Er dient onderzocht te worden of de opnames in Cumulus geplaatst kunnen
worden zonder dat dit consequenties heeft voor het goed functioneren van de
huidige workflow. Opnames van de eigen fotograaf die gebruikt worden voor
eigen databanken dienen bij DANS gearchiveerd te worden.

6.3 Als gevolg van de implementatie van Aleph

6.3.1 Applicaties voor museale taken
Activiteiten rond het collectiebeheer, zoals restauraties en conservering, bruik-
leenverkeer, tentoonstellingen, reproducties, worden niet of inefficiënt in afzon-
derlijke systemen, buiten de catalogus geadministreerd. Deze beheersgegevens
zouden bij voorkeur gekoppeld moeten kunnen worden aan de catalogus. On-
derzocht moet worden of Aleph zich hiervoor leent, of dat er van andere appli-
caties gebruik gemaakt moet worden.
Voorafgaand aan dit project dient de basisvraag beantwoord te worden of Aleph
het optimale systeem is voor museale objecten. Deze vraag valt buiten het digi-
taliseringsplan en dient beantwoord te worden in nauw overleg met de regie-
groep Aleph.

6.4 Overige projecten

6.4.1 Digitalisering op aanvraag
Onderzoek naar de mogelijkheden voor digitalisering op aanvraag binnen de
UBA of via een landelijke dienst (zoals het Interbibliothecair Leenverkeer -
IBL). Hierbij kan gebruik gemaakt worden van het onderzoeksrapport van de
UB Leiden over dit onderwerp dat in januari 2010 openbaar wordt.
Projectleiding: nog te bepalen
Prioriteit: 2011


6.4.2 Verwerken, tonen en aanvragen van inventarissen in EAD
Momenteel is het nog niet mogelijk inventarissen van collecties en archieven te
verwerken en op het web te tonen
De oorzaken liggen zowel aan de invoerkant (het OUI CMS) als aan de presen-
tatie kant. Aangezien er in 2010 tienduizenden scans van archivale collecties
worden vervaardigd met Metamorfoze-subsidie en deze gelinkt moeten worden
aan de beschrijving van de originelen, is er grote behoefte aan oplossing van dit
probleem.
Ook moet er een automatische aanvraagmodule voor de beschreven eenheden
komen. Het is de vraag of dit via de catalogus moet plaatsvinden of dat er een
andere methode voor gekozen moet worden.
Om tot een heldere projectdefinitie en stappenplan te kunnen komen, zal er eerst
een brainstorm plaats moeten vinden. Daarna kunnen bovengenoemde werk-
zaamheden samenhangend in één of meerdere projecten worden ondergebracht.
Dit voorbereidende werk zal begin 2010 door Erfgoed uitgevoerd worden.

6.4.3 Onderzoek digital born materiaal
Inventarisatie van de hoeveelheid, samenstelling, beschikbaarstelling en duur-
zame opslag van digital born en ander verspreid digitaal materiaal.
Prioriteit: 2011
Samenwerking: werkgroep Digital born materiaal van de UKB, werkgroep
Kaarten & Atlassen van de UKB

6.4.4 Onderzoek persistente identificatoren
Er is geen universele methode voor het persistent identificeren en relateren van
originelen (digitaal of analoog), digitale reproducties en metadata zowel voor de
interne informatiehuishouding als voor het gebruik van de informatie door het
publiek. Dit probleem geldt voor bijna alle erfgoedinstellingen in Nederland (en
daarbuiten).
Prioriteit: 2011
Samenwerking: werkgroep Persistent Identifiers van de UKB en DANS

6.4.5 Open access beschikbaarstelling van Erfgoed / UBA publicaties
Een selectie van publicaties van en over Erfgoed dient digitaal beschikbaar te
worden gesteld. Oude publicaties moeten gedigitaliseerd worden, van nieuwere
publicaties zou bekeken moeten worden of de digitale bestanden nog bij de uit-


gever voorhanden zijn. Digitaal publiceren moet onderdeel gaan uitmaken van
elk werkproces rond Erfgoed-publicaties.
Prioriteit: 2011


7 Bijlage 1: Ontsluiting

7.1 Inleiding
Ontsluiting is een absolute randvoorwaarde voor digitalisering, zowel voor de
identificatie van de digitale bestanden als voor digitalisering op aanvraag, maar
vormt geen onderdeel van dit digitaliseringsplan. Ontsluitingskwesties die grote
raakvlakken hebben met digitalisering, worden daarom in deze bijlage beschre-
ven.

7.2 Collectiebeschrijvingen / EAD’s

7.2.1 UBA-beleid
Items (boeken, prenten, museale objecten etc.) worden in principe per object
ontsloten. Dit geldt niet voor handschriftelijke- en archiefcollecties. Vanwege
de interne samenhang en hiërarchische structuur worden zij per archief/collectie
met behulp van EAD beschreven.
Momenteel zijn er circa 100 beschrijvingen voltooid van de circa 1000 bekende
Erfgoedcollecties 40 . Eén archief is voorzien van een inventaris 41 .
Het UBA-beleid is er op gericht in de periode 2010-2012 alle handschriftelijke
en boekhistorische Erfgoedcollecties van een minimale collectiebeschrijving te
voorzien 42 . Dit zal de komende beleidsperiode een hoge prioriteit hebben. De
gepubliceerde minimale collectiebeschrijvingen zullen bijdragen aan de vind-
baarheid en toegankelijkheid van de collecties en aan de ontwikkeling van be-
leid, onder andere op het gebied van digitalisering.
Daarnaast zal door alle conservatoren gewerkt worden aan de vervaardiging van
volledige collectiebeschrijvingen, eventueel inclusief inventaris. Met de hoofd-
conservator worden afspraken over de productie gemaakt.

7.2.2 Digitale presentatie EAD’s
Het proces van beschikbaarstelling van het fysieke materiaal van handschrifte-
lijke- en archiefcollecties en van de digitale opnames verloopt anders dan van
materiaal dat itemgewijs beschreven wordt.
Bij archieven en collecties is het voor zowel de presentatie als voor de fysieke
raadpleging van stukken van belang dat zij beschreven worden tot op het niveau
van aanvraagbare eenheid 43 . Deze eenheden worden gepresenteerd op de juiste

40
Het gaat hier overigens ook om bibliotheken en museumcollecties.
41
http://dpc.uba.uva.nl/inventarissen
42
Vlg. ISAD(G) - General International Standard Archival Description: inhoud, samenstelling, omvang, vindplaats, her-
komst.
43
Een tijdelijke oplossing voor beschikbaarstelling van deze eenheden zou kunnen zijn om elke EAD-beschrijving te koppe-
len aan zeer algemene beschrijvingen, zoals bijv. “doos 1”, “doos 2”, “doos 3” etc. Collecties dienen dan wel globaal opge-

plek binnen de gelaagde EAD-beschrijving. Scans van deze eenheden worden
niet opgenomen in de collectiebeschrijving, maar in een tekst- of beeldbank,
waarnaar wordt gelinkt. Zie hiervoor paragraaf 4.2.1.

7.2.3 Raadpleging fysiek materiaal
Het aanvragen van de eenheden kan geheel buiten de catalogus om plaatsvin-
den. Het is mogelijk een automatische raadpleegfunctie aan EAD beschrijvin-
gen te koppelen 44 . Het is de vraag of dit wenselijk is. Eenheden die in een EAD
worden beschreven, kunnen ook in de catalogus opgenomen worden, zodat ge-
bruik gemaakt kan worden van de uitleenfunctionaliteit van de catalogus. In dat
geval dient er wel een link gelegd te worden tussen de EAD-beschrijving en de
in de catalogus opgenomen beschrijvingen. De catalogusbeschrijvingen dienen
op hun beurt te verwijzen naar de EAD-beschrijving.
Hierbij moet worden aangetekend dat het met een evt. toekomstig geïntegreerd
front-end mogelijk moet zijn in verschillende systemen beschreven items geïn-
tegreerd aan te kunnen vragen 45 .

7.2.4 Themacollecties in EAD
Er is voor gekozen thematisch gevormde collecties in EAD te beschrijven, in-
clusief de voor- en nadelen. Er dienen richtlijnen te worden opgesteld.

7.2.5 Nationale EAD portal
De mogelijkheden van EAD-beschrijvingen voor archief- en handschriftencol-
lecties worden in de bibliotheeksector nog niet ten volle benut. Hiertoe is door
de vertegenwoordiging van de Bijzondere Collecties van de UKB een EAD
werkgroep in het leven geroepen. Deze werkgroep beoogt o.a. initiatieven te
ontwikkelen voor een nationaal EAD-portaal. Niet alleen kan zo’n portaal klei-
nere instellingen in staat stellen hun collecties in nationaal verband beschikbaar
te stellen, ook kunnen er nieuwe dwarsverbanden tussen Nederlandse collecties
gelegd worden. Een ander voordeel van zo’n nationaal portaal zou ook stroom-
lijning van invulling en gebruik van EAD kunnen zijn. Het UNICUM project
zou een aanzet voor een dergelijk portaal kunnen zijn.

schoond te zijn en aangeboden te kunnen worden in archiefdozen. Als de collectie voor digitalisering in aanmerking mocht
komen, moet die zeer algemene beschrijving altijd vervangen worden door een meer specifieke beschrijving toegespitst op
de inhoud van de doos (de aanvraagbare / digitaal presenteerbare eenheid).
44
Als EAD’s op aanvraagbare eenheid in de catalogus worden opgenomen, zou dat kunnen worden beschouwd als vervuiling
van de catalogus. Het opnemen van koepelbeschrijvingen van de collecties, die verwijzen naar de EAD, valt niet onder deze
discussie; dit dient altijd te gebeuren.
45
Bijv. geïntegreerd zoeken naar Multatuli in Aleph en in EAD, en vervolgens tegelijkertijd de 18e druk van de Max Have-
laar en doos 3 van de Multatuli collectie aan te vragen.

8 Bijlage 2: Overzicht afgeronde, lopende en in voorbereiding genomen projecten (i.o.m. Jaarplan Erfgoed 2010)
nr naam proj. plaat inhoud ocr aantal gescand vanaf duur- formaat plaatsing afge- bestands-
leider sing scans door orig / zame masters elders rond namen
film opslag
BESTAANDE TEKST- (tb) EN BEELDBANKEN (bb) - (tbb staat voor teksten beeldbank; db staat voor databank; ws staat voor website)
NIET AAN TE VULLEN IN 2010
D001 Remonstrantse prenten AP bb prenten nee 397 IH o ja tiff ja sgn
D002 Doopsgezinde prenten AP bb prenten nee 1.223 IH o ja tiff ja sgn
D003 Affiches Boekhistorie en MR bb affiches nee 579 Pictura o, gbd ? en ja tiff ja sgn
Sociale Geneeskunde
D004 Bijzondere Collecties - een WK bb divers nee 71 o ja
verzameling verzamelingen
D005 Botanie MR bb onderwijspl. + , nee 1.777 Pictura o ja tiff GvN ja sgn
prenten in
boeken
D006 Surinamica WK bb divers nee 660 IH, Strata o ? tiff GvN neen sgn
D007 Amsterdams Archeologisch MR bb velddia's en - nee 17.047 Strata, o ja tiff nee sgn
Centrum tekeningen Pictura
D008 Romeyn de Hooghe MR tb monografieën nee 1.200 Pictura, o ? tiff ja sgn
Erfgoed
D009 Boekillustraties MR bb prenten in nee 1.214 Pictura, o ? tiff groeidata sgn
boeken Erfgoed bank
D010 Nederlandse Boekproductie WK tb BNB 1910-13; ja 753.181 + MF f MM film groei beteke-
(BNB) 1914-19; 1.034.165 databank nisloos
jaarboeken UvA
1830-1960
D011 UBA-inv. MB bb divers nee o ? tiff ja sgn
Album Academicum MR db biografische 15.600 groeidata
informatie ingangen bank

AAN TE VULLEN IN 2010
D012 Collectie Universiteitsgesch. MR bb divers nee 1.517 + Pictura, IH o ja en ? tiff Album groei sgn
300 Academic databank
um
D013 Kaartencollectie JW bb kaarten nee 428 + ? JW o oude tiff groeidata epn
gedeelte bank
wel
D014 Portrettencollectie MR bb portretten nee 455 + 50 IH gbd ja tiff ja sgn
D015 APM RH? bb objecten nee 2.500 + ? APM dia's nee ? groei sgn
databank
D016 Boek en Handschrift MR tb boeken en nee 9.483 + ? Pictura o nee tiff nog niet groei sgn
handschriften databank
TE VERVAARDIGEN TEKST- EN BEELDBANKEN IN 2010
D017 Pekidim en Amarkalim WK tb brieven neen 26.000 MF f nee film nee nee sgn
D018 Middeleeuwse hss UBA MR bb handschriften nee 5.000 Pictura o ? tiff MMDC nee sgn
D019 Verhandlungen der RB tb tijdschrift ja Pictura o ? tiff nee
Germanisten
D020 Non-conformisten MR tb monografieën trans- + 20.000 Pictura o Coorn- tiff DBNL? groei 2e deel
(Coornhert) scrip- hert tiff's databank sgn
ties wel
D021 Iconographia Zoologica WK bb prenten nee 45.000 IH o GvN tiff GvN nee beteke-
nisloos
D022 Collectie Schoolmuseum WK tb monografieën ja 350.000 Karmac o e-Depot tiff GvN nee beteke-
nisloos
D023 Highlights Multatuli MP tbb divers nee 1.485 Microform o nee tiff GvN nee sgn
at
D024 Highlights Albert Verwey MP tbb divers nee 2.100 Microform o nee tiff GvN nee sgn
at
D025 Reveil: dagboeken Willem MP tb handschriften nee ca. 7.000 Microform o e-Depot jpg 2000 nee beteke-
De Clercq at nisloos

D026 3D-modellen gipsen APM WH bb objecten n.v.t. ? MB nee
D027 Archief Hugo de Vries WK tbb divers nee 25.000 MF o e-Depot jpg 2000 nee beteke-
nisloos
D028 19e eeuwse WK tb catalogi ja n.n.b. n.n.b. o e-Depot jpg 2000 nee nee beteke-
boekhandelscatalogi nisloos
D029 Atlas der Nederlanden JW bb kaarten nee 600 Pictura o ? tiff nee n.n.b.
D030 Highlights van Eeden WK tbb divers nee 1.500 MF o GvN tiff GvN nee sgn
LOPENDE PROJECTEN 2009-2010
Dutch Print Online MR tb boeken ja 240.848 Microform o KB tiff nationaal nee beteke-
at nisloos
Ruysch Project RB tb boeken trans- Pictura o ? tiff Ruysch- nee sgn
scrip- website
ties
EAD's Bibl. Rosenthaliana MP divers nee
IN VOORBEREIDING GENOMEN PROJECTEN (2010)
O0001 UNICUM - HR bb prenten of nee 1.600 n.n.b. o DANS tiff SAE nee n.n.b.
basisdigitalisering objecten FNWI
O0003 Verwerken, tonen en
aanvragen online
inventarissen in EAD (digi
plan project 6.1.1)
OVERIGE TOEKOMSTIGE PROJECTEN
Project Willem Witsen WK niet divers trans- 1.700 Pictura o ? tiff GvN ja sgn
scrip-
ties
Restant Surinamica WK tbb landkaarten en nee 3.500 IH, Strata o ? tiff GvN nee sgn
boeken

Digitaliseringsplan Erfgoed (Universiteitsbibliotheek Amsterdam) 2010-2011. By Henriette Reerink

More Related Content

What's hot

Viewers also liked

Similar to Digitaliseringsplan Erfgoed (Universiteitsbibliotheek Amsterdam) 2010-2011. By Henriette Reerink

Digitaliseringsplan Erfgoed (Universiteitsbibliotheek Amsterdam) 2010-2011. By Henriette Reerink