ETS - KAK
- 1. ETS Kerangka Acuan Kerja Aplikasi Sitem Perekaman Kendala dan Gangguan Perangkat TI Inspektorat Nama : Modista Garsia 05111640000031 Kelas : Manajemen Proyek Perangkat Lunak (D) Departemen Informatika Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya 2019
- 2. 1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Inspektorat adalah lembaga negara yang diamanatkan oleh undang-undang 1945 dalam memeriksa pengelolaan dan tanggung jawab tentang keuangan negara. Dalam menjalankan tugas dan kewenangannya, para auditor melakukan kegiatan pekerjaan dengan menggunakan bantuan perangkat TI. Perangkat TI yang digunakan terdiri dari laptop dan personal pc. Jumlah perangkat TI yang digunakan oleh auditor mencapai ribuan. Banyak kendala yang dijumpai terkait dengan perangkat TI. Keluhan dan kendala yang terjadi antara lain adalah kerusakan operating system, kerusakan hardware, ataupun keluhan terkait jaringan. Keluhan dan kendala terkait perangkat TI tersebut ditangani oleh satuan kerja Biro TI. Jumlah keluhan dan kendala terkait dengan perangkat TI sangat banyak sedangkan personel yang menangani kendala mempunyai keterbatasan. Dengan keterbatasan yang ada, kendala dan gangguan yang muncul terkadang tidak dicatat dan direkam dengan baik sehingga akan menyebabkan waktu penyelesaian menjadi lama. Keterlambatan proses penyelesaian akan berdampak bagi kinerja sebuah organisasi. Untuk meningkatkan efisiensi dan kecepatan dalam menangani keluhan dan kendala, maka diperlukan sebuah sistem layanan TI yang dapat membantu dalam proses perekaman keluhan dan kendala. Pembuatan sistem layanan TI memerlukan rancangan desain dan tata kelola teknis yang baik sehingga sistem yang dibuat dapat merekam data keluhan sampai permasalahan terselesaikan. Sistem yang akan dibuat membutuhkan suatu manajemen proyek sehingga tata kelola proses pembuatan sistem manajemen layanan TI lebih terstruktur dan dapat berjalan dengan baik. 1.2. Maksud dan Sasaran Maksud dari Aplikasi Sistem Perekaman Kendala dan Gangguan TI Inspektorat adalah untuk mempermudah perekaman gangguan dan kendala TI di Inspektorat yang mampu : Menyimpan data kendala dan gangguan yang masuk. Mengganti status dari kendala dan gangguan yang masuk. Sasaran yang ingin dicapai dari Aplikasi Sistem Perekaman Kendala dan Gangguan TI Inspektorat adalah sebagai berikut, Kemudahan dalam penyimpanan dan juga pengolaan data kendala dan gangguan yang masuk ke Biro TI. Kemudahan dalam pengembangan, pemeliharaan dan pemanfaatan data kendala dan gangguan yang masuk ke Biro TI.
- 3. 1.3. Hasil Akhir yang diharapkan Hasil akhir yang diharapkan dari kegiatan pengadaan Aplikasi Sistem Perekaman Kendala dan Gangguan TI Inspektorat adalah tersedianya aplikasi yang dapat mempermudah proses pencatatan Kendala dan Gangguan yang masuk ke dalam Biro TI yang diharapkan dapat digunakan dengan baik oleh Inspektorat. 1.4. Waktu Pelaksanaan Kegiatan Secara keseluruhan, kurun waktu yan tersedia untuk melaksanakan dan menyelesaikan kegiatan Aplikasi Sistem Perekaman Kendala dan Gangguan TI Inspektorat antara lain 90 hari. 2.Ruang Lingkup Pekerjaan Ruang Lingkup kegiatan pembuatan Aplikasi Sistem Perekaman Kendala dan Gangguan TI Inspektorat yang harus dilaksanakan oleh Development Team terdiri atas lima tahapan sebagai berikut : Perencanaan dan Persiapan Pelaksanaan Kerja Perancangan Sistem Pembangunan Sistem Uji Coba Operasional Pelatihan bagi Para Calon Pengguna Sistem 2.1. Perencanaan dan Persiapan Pelaksanaan Kerja Kegiatan perencanaan meliputi perkiraan kebutuhan akan apliaksi yang akan dibuat dan dikembangkan sehingga dapat memahami permasalahan utama dan mendefinisikannya secara rinci untuk dituangkan ke dalam rancangan aplikasi serta pembuatan jadwal pelaksaan yang memuat tahapan pekerjaan dimana tahapan tersebut akan dilakukan 2.2. Perancangan Sistem Berdasarkan hasil analisis, pengembang kemudian menyusun rancangan sistem yang akan diimplementasikan. Rancangan sistem harus berbasis pada sistem perangkat keras dan sistem perangkat lunak pendukung yang tersedia, Adapun rancangan tersebut memiliki Deskripsi Sistem o Aplikasi berbasis web dan dapat berjalan dengan baik di web browser berbasis desktop maupun smartphone o Menggunakan bahasa pemrograman minimal PHP 6.0, JAVA 8, ataupun Javascript. o Menggunakan Web Framework sebagai back-end yang mengadopsi template engine, unit testing, schema builder, database migrations, RESTful Controller, dan Dependency Injection. (Laravel atau Spring merupakan contoh yang bagus). o Menggunakan Front End Framework sebagai Single Page Application. o Memiliki fungsi export data ke dalam Grafik, MIcrosoft Excel dan PDF. Pertimbangan Desain
- 4. o Asumsi : Deskripsikan asumsi, latar belakang, ketergantungan dengan perangkat lunak, lingkungan operasional, yang berpengaruh terhadap desain secara langsung o Constraints : Deskripsikan Constraint yang harus diterapkan terhadap sistem (misal teknologi, karakter user, performa, ataupun secara sistem) o Lingkungan Sistem : Deskripsikan perangkat keras dan perangkat lunak dimana sistem harus beroperasi serta berinteraksi dengan sistem o Metodologi Desain : Ringkasan pendekatan yang digunakan untuk merancang sistem. High Level Desain o Logical View : View ini memperlihatkan elemen-elemen fungsional logic dari sistem, setiap komponen merepresentasikan pengelompokan fungsionalitas o Process View : View ini merupakan runtime view dari sistem. Komponennya berupa thread/ proses/ atau aplikasi secara terdistribusi o Physical View : VIew ini adalah untuk distributed system. o Module View : View ini untuk project management dan code organization. Komponennya berupa file dan direktori. View ini memperlihatkan bagaimana struktur direktori dan development environment akan dirancang o Security View : View ini terfokus pada komponen-komponen yang bekerja sama untuk menyediakan fitur pengamanan pada sistem. Low Level Desain o Bagian ini menyajikan deskripsi desain level bawah yang secara langsung mendukung konstruksi modul-modul sistem User Interface Desain o Desain User nterface menyajikan deskripsi desain yang secara langsung mendukung konstruksi user interface, user experience, interaksi dengan manusia, termasuk perilaku umum yang dimiliki halaman, menu, popup, status bar, dan lain-lain. Arsitektur o Arsitektur Sistem yang digunakan merupakan arsitektur MVC, sementara untuk Arsitektur Jaringan menggunakan client-server. Database dan Server o Sebagai penyimpanan data order, dapat menggunakan aplikasi yang tersedia yaitu MySQL 7.0, atau pun menggunakan aplikasi RDBMS Open Source yang cepat, ringan, dan mampu menampung data dalam jumlah besar. Server dapat menggunakan server yang telah tersedia, ataupun dapat dilakukan upgrade berdasarkan permintaan developer, karena faktor performa maupun user. Jaringan o Sistem yang dikembangkan harus mendukung tipe jaringan client-server, yang mengakomodir penggunaan secara multiuser disaat bersamaan Keamanan o Autentikasi user Setiap user memiliki password tersendiri sehingga hanya Anggota dari Biro TI saja yang dapat mengakses ataupun mengubah data order/tracking, sehingga diperlukan tools untuk manajemen user. o Privilege user Demi keamanan dan pembagian wewenang untuk setiap user, maka diperlukan adanya privilege hak akses dan kewenangan masing- masing user. Yang terdiri dari Administrator
- 5. Employee o Backup/Restore Karena pentingnya data yang digunakan oleh aplikasi, maka aplikasi harus dapat menyediakan fasilitas untuk membackup/restore database sehingga apabila terjadi kesalahan/kejadian tak terduga, dapat melakukan backup/restore data dengan mudah o User Log Karena bersifat multiuser, untuk kontrol dan pengawasan diperlukan log untuk memantau kegiatan masing-masing user dalam penggunaan aplikasi o Cache Untuk menjaga performa, diperlukannya caching, sehingga tidak perlu akses ke database terlalu sering. 2.3. Implementasi Sistem1 Implementasi sistem dilakukan berdasarkan rancangan sistem yang telah dihasilkan pada tahap sebelumnya. 2.4. Uji Coba Operasional Untuk menjamin beroperasinya sistem operasi yang baru sebagaimana diharapkan, maka uji coba operasional mutlak harus dilaksanakan. Uji coba operasional harus dilakukan dalam satu periode waktu yang mencerminkan siklus hidup sistem sehari- harinya. 2.5. Pelatihan bagi Para Calon Pengguna Sistem Untuk menjamin kelangsungan operasi sistem informasi yang baru, maka selama pekerjaan berlangsung harus terjadi alih teknologi dari pihak tim pengembang kepada pihak calon pengguna sistem. Namun demikian, tetap diperlukan periode waktu yang bersifat khusus guna merealisasikan alih teknologi secara efektif. Oleh karena itu, menjelang akhir pekerjaan, tim pengembang harus memberikan pelatihan kepada para calon pengguna sistem. Pelatihan harus mencakup: 1. Instalasi dan kustomisasi 2. Pengoperasian 3. Pemeliharaan sistem Peserta yang akan dilatih terdiri atas: 1. Administrator (Anggota dari Biro TI Inspektorat) 2. Pengguna akhir (Anggota dari Inspektorat) 2.6. Metodologi Metodologi yang digunakan adalah dengan menggunakan SDLC (Software Development Life Cycle) yang bernamakan Prototype. Model prototype merupakan model pengembangan software yang mengijinkan pengguna/user memiliki gambaran awal tentang program yang akan dikembangkan serta melakukan pengujian awal. Model prototype juga memberi fasilitas bagi pengembangn dan user untuk saling terkait dan berinteraksi. Model ini digunakan karena sifatnya yang fleksibel, selain itu juga bersifat aktif sehingga user dapat melihat, merasakan, dan juga mengalami proses pengembangannya. Selain itu, dengan menggunakan model Prototype, perbaikan kesalahannya relatif lebih cepat.
- 6. 2.7. Jangka Waktu Pelaksanaan Secara keseluruhan, kurun waktu yang tersedia untuk melaksanakan dan menyelesaikan kegiatan Aplikasi Sistem Perekaman Kendala dan Gangguan TI Inspektorat adalah selama 90 hari dengan rincian sebagai berikut, No Kegiatan Maret 2019 Apr-19 I II III IV I II III IV 1 Kontrak 2 Analisis dan Perancangan Sistem 3 Pemrograman 4 Uji Coba 5 Pelatihan 6 Pelaporan No Kegiatan Mei 2019 I II III IV 1 Kontrak 2 Analisis dan Perancangan Sistem 3 Pemrograman 4 Uji Coba 5 Pelatihan 6 Pelaporan 3. Keluaran 3.1. Aplikasi Software Aplikasi Sistem Perekaman Kendala dan Gangguan TI Inspektorat yang telah terinstalasi pada infrastruktur yang ada. 3.2. Dokumentasi 1. Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, seperti kebututuhan, desain, dan konfigurasi sistem serta arsitektu program. 2. Dokumentasi yang terdiri dari manual untuk Administrator dan Pengguna diserahkan bersamaan dengan laporan akhir. 3. Dokumentasi SOP (System Operation Procedure) maupun SMP (System Maintenance Procedure). 3.3. Migrasi Data Migrasi data pada sistem lama kepada sistem baru, dengan tidak merusak data pada sistem lama. 3.4. Pendampingan, Pemeliharaan, serta Garansi Diperlukannya pendampingan selama 2 minggu, untuk memantau hasil dari alih pengetahuan yang berasal dari developer
- 7. 3.5. Hak Kepemilikan Seluruh prosedur, proses, dokumentasi, analisis, kajian, aplikasi dalam bentuk file maupun object file, execute file atau properti intelektual lainnya yang mungkin dihasilkan pada kegiatan pengembangan sistem ini, baik softcopy maupun hardcopy yang merupakan hasil pembangunan sistem ini merupakan dan akan tetap menjadi hak properti Inspektorat Media dokumentasi pada proyek ini dibuat dalam format softcopy dan hardcopy. Format yang digunakan dalam dokumentasi dalam bentuk softcopy adalah menggunakan standar format PDF. Dokumen yang diserahkan merupakan versi final dari aplikasi yang telah dikembangkan / dibangun melalui tahapan pengujian dan integrasi sistem aplikasi. 4. Tenaga Ahli 4.1. Kebutuhan Tenaga Ahli Berdasarkan lingkup pekerjaan yang ada, maka dibutuhkan tenaga ahli maupun pendukung dengan spesifikasi sebagai berikut : A. Tenaga Ahli Dalam melaksanakan pekerjaan ini, konsultan harus memiliki tenaga ahli dengan kualifikasi dan jumlah sebagai berikut: i. Project Manager, berpendidikan minimal S2 bidang Teknik Informatika atau Manajemen atau sejenisnya, memiliki sertifikasi di bidang proyek manajemen, mempunyai pengalaman sejenis minimal 5 tahun yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1 orang. ii. Team Leader, berpendidikan minimal S2 bidang Teknik Informatika atau sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 5 tahun yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1 orang. iii. System Analyst, berpendidikan minimal S2 bidang Teknik Informatika atau sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun pada bidang system development yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1 orang. iv. Database Analyst, berpendidikan minimal S2 bidang Teknik Informatika atau sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun pada bidang database yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1 orang. v. Programmer, berpendidikan minimal S1 bidang Teknik Informatika atau sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 2 tahun pada bidang pemrograman yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1 orang. vi. Network Engineer, berpendidikan minimal S2 bidang Teknik Informatika atau sejenisnya, mempunyai pengalaman kerja minimal 3 tahun pada bidang jaringan yang dibuktikan dengan surat referensi, sebanyak 1 orang. B. Tenaga Pendukung Dalam pelaksanaan pekerjaan kegiatan ini, konsultan juga harus memiliki tenaga pendukung dengan kualifikasi dan jumlah sebagai berikut: i. Technical Support, berpendidikan minimal D3 jurusan Teknik Informatika atau sejenisnya, sebanyak 1 orang. ii. Tenaga Dokumentasi, berpendidikan minimal D3 semua jurusan serta telah memiliki pengalaman melakukan dokumentasi proyek selama minimal 2 tahun, sebanyak 1 orang.
- 8. iii. Tenaga Administrasi, berpendidikan minimal D3 jurusan Manajemen atau Administrasi atau sejenisnya, sebanyak 1 orang. 4.1. Tugas Pokok Tenaga Ahli Berikut merupakan tugas dari tenaga ahli, A. Tenaga Ahli i. Project Manager, bertugas untuk mengkoordinir, merancanakan dan membuat laporan mengenai kinerja para pegawai dalam mencapai target proyek. ii. Team Leader, bertugas untuk menjadi pemimpin dalam tim proyek, bertanggung jawab atas koordinasi tim serta integrator sistem meliputi aplikasi dan jaringan. iii. System Analyst, bertugas untuk menjadi perancang desain input, desain proses, dan desain output suatu sistem. iv. Database Analyst, bertugas untuk mengumpulkan, mengelola, menganalisa data dari berbagai sumber data. v. Programmer, bertugas untuk membangun program atau aplikasi yang telah dirancang. vi. Network Engineer, bertugas untuk mengimplementasi jaringan pada sistem. B. Tenaga Pendukung i. Technical Support, bertugas untuk memberi dukungan teknis untuk membantu customer dalam pemakaian aplikasi. ii. Tenaga Dokumentasi, bertugas untuk menyusun dokumentasi proyek. iii. Tenanga Administrasi, bertugas untuk menyusun dan menyiapkan segala keperluan administrasi kantor dalam pelaksanaan pekerjaan pembuatan aplikasi. 5. Pembiayaan Kegiatan Kegiatan ini mendapatakan dana sebanyak Rp 1.000.000.000,00 yang bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN). 6. Pelaporan 6.1. Laporan Awal Laporan pendahuluan berisi : 1. Rencana Kerja secara menyeluruh 2. Jadwal Kegiatan 3. Metodologi dan tools yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan 4. Analisa awal terhadap ruang lingkup pekerjaan Laporan ini diserahkan paling lambat 2 (dua) minggu semenjak penandatanganan Surat Perintah Mulai Pekerjaan (SPMK). 6.2. Laporan Pertengahan Laporan Pertengahan berisi : 1. Hasil kegiatan yang sudah dicapai (volume pekerjaan) 2. Masalah pelaksanaan dan rencana solusi 3. Rencana baru berikutnya Laporan ini diserahkan paling lambat 1 (satu) minggu setiap bulannya.
- 9. 6.3. Laporan Akhir Laporan Akhir berisi : 1. Seluruh proses kegiatan dan pertanggungjawaban karena telah selesainya tahapan proyek 2. Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan pembuatan aplikasi 3. Serta keluaran proyek Laporan ini diserahkan paling lambat 20 (dua puluh) hari sejak proyek selesai. 7. Penutup Demikian Kerangka Acuan Kerja (KAK) pada Aplikasi Sistem Perekaman Kendala dan Gangguan TI Inspektorat ini disusun sebagai dasar maupun pedoman pelaksanaan kegiatan.