Giao trinh excel_can_ban

MICROSOFT EXCEL Giáo trình Excel căn bản

MỤC LỤC

BÀI 1: BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL...................................................................................2
I. LÀM QUEN VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL..................................................2
1. Khởi động....................................................................................2
2. Giới thiệu bảng tính Excel............................................................2
II. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN...............................................................................4
1. Mở bảng tính mới..........................................................................4
2. Lưu bảng tính..............................................................................4
3. Đóng bảng tính.............................................................................4
4. Mở bảng tính................................................................................4
5. Trang hiện hành, ô hiện hành.......................................................4
6. Nhận dạng con trỏ........................................................................5
7. Cách nhập và chỉnh sửa dữ liệu trên ô hiện hành........................5
BÀI 2: SOẠN THẢO NỘI DUNG BẢNG TÍNH.................................................................................................6

1. Nhập dữ liệu kiểu số và văn bản..................................................6
2. Chỉnh sửa dữ liệu trong ô.............................................................7
3. Thao tác chọn/hủy chọn ô, dòng, cột............................................7
4. Điền số thứ tự tự động..................................................................9
5. Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô..........................................9
6. Thêm/xóa dòng, cột....................................................................10
7. Thao tác với bảng tính................................................................11
BÀI 3: THAO TÁC ĐỊNH DẠNG.......................................................................................................................13

1. Thao tác định dạng ô..................................................................13
2. Định dạng ô chứa văn bản..........................................................15
3. Căn lề, vẽ đường viền ô..............................................................17
.................................................................................................................................................................................19

BÀI 4: CÔNG THỨC VÀ HÀM..........................................................................................................................20

1. Tạo công thức cơ bản.................................................................20
2. Địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ tương đối..........................................22
3. Thao tác với hàm........................................................................23
BÀI 5: BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ...................................................................................................................................28

1. Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau......................................28
2. Sửa đổi biểu đồ, đồ thị ...............................................................29
BÀI 6: HOÀN THIỆN TRANG BẢNG TÍNH VÀ IN ẤN................................................................................30

1. Thay đổi lề của trang in..............................................................30
2. Thay đổi trang in.........................................................................31
3. Chỉnh sửa để in vừa trong số trang định trước...........................32
4. In ấn............................................................................................32

NGUYỄN ĐỨC CẢNH
WEBSITE - http://nguyenduccanh.name.vn


BÀI 1: BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL
I. LÀM QUEN VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL
Microsoft Office Excel là chương trình thuộc bộ phần mềm Microsoft
Office được sử dụng trong hầu hết tất cả các văn phòng trên toàn thế giới. Excel
là chương trình bảng tính có thể ứng dụng cho các công việc quản lý, kế toán,
thống kê ...
1. Khởi động
Cách 1: Nhấn nút Start, Chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn
Microsoft Office Excel 2003.

Hình 1. Khởi động chương trình Excel

Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2003
trên màn hình nền.
2. Giới thiệu bảng tính Excel
- Sau khi khởi
động chương trình
Excel, chúng ta có một
sổ bảng tính
(Workbook). Trong
một sổ bảng tính có rất
nhiều trang bảng tính.
- Một bảng tính
gồm có 256 cột được
đánh chỉ số theo chữ
cái A, B, C…Z, AA,
AB, AC… và 65536
dòng được đánh chỉ số
theo số thứ tự 1,2,3…65536 Hình 2. Cửa sổ chương trình Excel



- Theo mặc định, mỗi lần tạo bảng tính mới thì Excel tạo 3 trang bảng tính
trắng đặt tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Sau này chúng ta có thể chèn thêm các
trang mới và chúng được đặt tên là Sheet4, Sheet5,…

Hình 3. Ba trang bảng tính có tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3
- Ô (Cell): Ô của trang tính là giao của một cột và một dòng. Ô trên trang
bảng tính có địa chỉ viết theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và
số thứ tự dòng đứng sau.

Hình 4. Địa chỉ ô là A1
VD: Địa chỉ ô đầu tiên là A1 và địa chỉ ô cuối cùng trên trang bảng tính là
IV65536
- Cửa sổ bảng tính: Cửa sổ bảng tính Excel có các thành phần chính sau:

Thanh công cụ Thanh thực đơn lệnh
Đường viền dọc
Thanh tiêu đề Thanh công thức

Đường viền ngang
Nhập dữ liệu vào đây Thanh cuộn dọc

Thanh cuộn ngang
Trang tính Sheet1, … Thanh trạng thái

Hình 5. Giao diện chương trình Excel
+ Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên tệp tin.
+ Thanh thực đơn lệnh: Cung cấp các nhóm lệnh làm việc với bảng tính.
+ Thanh công cụ: Cung cấp các nút thao tác nhanh.
+ Thanh công thức (Formula Bar): Gồm ô Name Box hiển thị tọa độ ô
soạn thảo và nội dung dữ liệu của ô.



+ Đường viền ngang: Ghi tên cột từ trái sang phải theo chữ cái A, B…Y,
Z, AA, AB,…IV. Mỗi cột có chứa 65536 ô.
+ Đường viền dọc: Ghi số thứ tự dòng từ 1 đến 65536. Mỗi dòng chứa
256 ô.
+ Thanh trượt ngang, dọc: Cho phép hiển thị những ô bị che khuất.
+ Thanh trạng thái: Ở dưới đáy cửa sổ Excel cho biết thông tin về bảng
tính, về trạng thái soạn thảo, kết quả cộng đơn giản.
 Ready: Đang sẵn sàng làm việc.
 Enter: Đang nhập dữ liệu hay công thức.
 Pointer: Đang ghi công thức tham chiếu đến một địa chỉ.
 Edit: Đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện tại.
+ Cửa sổ Bảng tính (Worksheet Window) là phần lớn nhất dùng để nhập
dữ liệu, tính toán, vẽ đồ thị…
II. CÁC THAO TÁC CƠ BẢN
1. Mở bảng tính mới

- Chọn biểu tượng:
- Ấn tổ hợp phím: Ctrl + N
- Chọn menu File -> New
2. Lưu bảng tính

- Ấn tổ hợp phím: Ctrl + S
- Chọn menu File -> Save
3. Đóng bảng tính

- Ấn tổ hợp phím: Ctrl + W
- Chọn menu File -> Close
4. Mở bảng tính

- Ấn tổ hợp phím: Ctrl + O
- Chọn menu File -> Open
5. Trang hiện hành, ô hiện hành
- Trên một bảng tính hiện hành, tại một thời điểm chúng ta chỉ có thể thao
tác với các ô trên một trang của bảng tính và đó gọi là trang hiện hành.

Hình 6.Bảng tính Sheet1 đang là trang hiện hành



Để chuyển trạng thái hiện hành đến trang khác, chúng ta chỉ cần thao tác
đơn giản là nhắp chuột vào phần chứa tên của trang bảng tính.
- Trên trang hiện hành, tại một thời điểm chúng ta chỉ thao tác được với
một ô, gọi là ô hiện hành.

Hình 7. Ô A1 là ô hiện hành
6. Nhận dạng con trỏ
Trên trang hiện hành, chúng ta sẽ thấy các loại con trỏ sau:
- Con trỏ ô: Xác định ô nào là ô hiện hành trên trang. Một đường bao
đậm xuất hiện trên ô hiện hành.
- Con trỏ soạn thảo: Có hình│màu đen, nhấp nháy, xác định vị trí nhập
dữ liệu cho ô.
- Con trỏ chuột: Thay đổi hình dạng tùy thuộc vị trí của nó trên trang
bảng tính.

Con trỏ chuột dạng chữ thập trắng khi ở trên các ô.

Con trỏ chuột có dạng chữ I khi ở phía trong ô đang soạn
thảo.
7. Cách nhập và chỉnh sửa dữ liệu trên ô hiện hành
- Các phím thường dùng
+ Phím Tab: Di chuyển con trỏ ô sang phải một cột
+ Phím Enter: Di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc việc
nhập/chỉnh sửa dữ liệu.
+ Các phím mũi tên ←↑↓→ : Di chuyển con trỏ ô đến các địa chỉ bất kỳ
trên trang.
- Nhập dữ liệu:
+ Nhắp chuột vào ô cần nhập hoặc sử dụng các phím mũi tên để chuyển
trạng thái hiện hành về ô.
+ Gõ phím để nhập kí tự vào ô, nếu sai thì sử dụng phím Delete hoặc
Backspace để xóa kí tự, sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh trên dòng
nhập
+ Nhấn phím ESC nếu muốn kêt thúc nhập nhưng không lấy dữ liệu đã
nhập. Nhấn phím Enter để đưa dữ liệu cho ô và kết thúc nhập.
- Chỉnh sửa dữ liệu:
Để chỉnh sửa dữ liệu đã nhập trên một ô, chúng ta nhắp đúp chuột vào ô
đó rồi chỉnh sửa dữ liệu. Nhấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa.



BÀI 2: SOẠN THẢO NỘI DUNG BẢNG TÍNH
1. Nhập dữ liệu kiểu số và văn bản
- Dữ liệu một ô của bảng tính sau khi nhập sẽ được chương trình tự động
phân loại và đưa về một trong các kiểu dữ liệu sau: Kiểu số (Number), kiểu văn
bản (Text), kiểu logic, kiểu mã lỗi (Error)
+ Kiểu số: Khi nhập dữ liệu số vào ô -> số được canh sang phải.
Dữ liệu kiểu số được tạo bởi các kí tự cho phép đó là: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
(),/$+-.
Nếu muốn nhập số âm, đánh dấu “-” vào trước số đó hoặc nhập số vào
giữa cặp dấu ngoặc đơn ( ). Để nhập số có phần thập phân, sử dụng dấu “,” ngăn
cách với phần nguyên.
+ Dữ liệu kiểu ngày tháng trong Excel được xem là kiểu số. Kiểu nhập
ngày tháng được hệ điều hành qui định trong mục Regional Setting đặt trong cửa
sổ Control Panel của hệ điều hành. Khi nhập kiểu ngày phải chú ý là máy của
bạn đang đặt hệ ngày là ngày/tháng/năm (mm/dd/yyyy hay là dd/mm/yyyy).

Hình 8. Giá trị kiểu số mặc định được căn lề phải
Kiểu ngày: khi nhập dữ liệu vào ô -> dữ liệu được canh sang phải.
Khi nhập số mà canh sang trái thì phải xoá bỏ định dạng hoặc định dạng
lại.
- Chương trình Excel tự động điều chỉnh độ rộng hàng, cột để hiển thị hết
dữ liệu trong một ô nhưng nếu một ô đã cố định độ rộng làm cho dữ liệu số
không thể hiện được hết thì chúng ta sẽ nhìn thấy dạng thông báo “#########”.
Lưu ý: Giá trị của dữ liệu số sau khi nhập là không thay đổi khi chúng ta
thay đổi khuôn dạng hiển thị dữ liệu trên màn hình.
Ví dụ: Chúng ta nhập giá trị vào ô D4, D6, D7 đều là 20000000. Sau đó
thay đổi khuôn dạng ô D6 và D7 chúng ta có được các dạng thể hiện số khác
nhau nhưng giá trị dữ liệu vẫn không thay đổi, ở ô D7 vẫn là 20000000 được
hiển thị rõ ràng trên thanh công thức.

Hình 9. Thay đổi khuôn dạng số nhưng không làm thay dổi giá trị
+ Kiểu văn bản: Khi nhập dữ liệu vào ô -> dữ liệu được canh sang trái.


Dữ liệu kiểu văn bản được tạo bởi các kí tự, kí tự số hoặc là khoảng trống
và các kí tự không phải là số.
Khi kí tự nhập vượt quá độ dài ô và ô bên phải còn trống thì Excel tiếp tục
hiển thị phần kí tự còn lại của ô đó sang bên phải.
Khi kí tự nhập vào vượt quá độ dài ô mà ô bên phải đã có dữ liệu thì
Excel che dấu các kí tự vượt quá ô nhưng điều đó không làm thay đổi giá trị dữ
liệu nhập của ô.
2. Chỉnh sửa dữ liệu trong ô
Có 3 cách để chỉnh sửa dữ liệu trong ô
Cách 1: Nhắp đúp chuột vào ô mốn chỉnh sửa để chuyển ô sang trạng thái
soạn thảo khi đó có thể chỉnh sửa dữ liệu. Nhấn phím Enter để kết thúc.
Cách 2: Chọn ô muốn chỉnh sửa sau đó nhấn phím F2 khi đó ta sẽ thấy
con trỏ chuột nhấp nháy, chỉnh sửa dữ liệu rồi nhấn phím Enter để kết thúc.
Cách 3: Di chuyển chuột lên thanh Formula Bar sau đó nháy chuột vào
vị trí cần chỉnh sửa, nhấn phím Enter để kết thúc.
3. Thao tác chọn/hủy chọn ô, dòng, cột
3.1 Chọn một ô
Để chọn một ô, chúng ta chỉ cần nhắp chuột vào ô đó.
3.2 Chọn vùng ô liên tục hình chữ nhật
- Nhắp chuột vào ô trên cùng bên trái
- Giữ phím Shift và nhắp chuột vào ô dưới cùng bên phải
- Thả phím Shift để kết thúc việc chọn
Trong trường hợp này địa chỉ vùng ô được viết theo khuôn dạng (địa chỉ ô
trên cùng bên trái:địa chỉ ô dưới cùng bên phải), tách nhau bởi dấu hai chấm “:”
VD: Chọn vùng ô (A1:D6). Nhắp chuột vào ô A1 sau đó nhấn và giữ
phím Shift rồi nhắp chuột vào ô D6 ta chọn được một vùng ô như hình.

Hình 10. Chọn vùng ô liên tục
3.3 Chọn vùng ô rời rạc
- Đầu tiên chọn một ô hoặc một vùng ô liên tục hình chữ nhật
- Giữ phím Ctrl trong khi chọn một hoặc một vùng ô liên tục hình chữ
nhật tiếp theo.
Lưu ý: Chúng ta có thể nhanh chóng thay đổi vùng chọn bằng cách nhắp
chuột một lần nữa trên các ô đã chọn để hủy chọn mà không cần phải làm lại từ
đầu.


- Chỉ thả phím Ctrl khi kết thúc.
3.4 Chọn một cột, dãy cột liền nhau, dãy cột rời rạc
 Chọn một cột: Để chọn một cột, chúng ta nhắp chuột vào tên cột có
trên đường viền ngang.
 Chọn dãy cột liền kề nhau
- Nhắp chuột vào tên cột đầu tiên (bên trái hoặc bên phải của dãy) trên
đường viền ngang
- Giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên cột cuối cùng cùng của dãy
- Sau khi lựa chọn xong thì thả phím Shift ra.
 Chọn dãy cột rời rạc
- Trước tiên chúng ta chọn cột hoặc dãy cột liền nhau
- Giữ phím Ctrl trong khi chúng ta nhắp chuột chọn dãy cột tiếp theo.
- Sau khi lựa chọn xong thì thả phím Ctrl.

Hình 11. Chọn dãy cột rời rạc A, C, D, E, G
3.5 Chọn một dòng, dãy dòng liền kề nhau, dãy dòng rời rạc
 Chọn một dòng
- Để chọn một dòng, chúng ta nhắp chuột vào số thứ tự dòng có trên
đường viền dọc.
 Chọn dãy dòng liền kề nhau
- Nhắp chuột vào số thứ tự dòng đầu tiên (trên cùng hoặc dưới cùng của
dãy) trền đường viền dọc.
- Giữ phím Shift và nhắp chuột vào số thứ tự dòng sau cùng của dãy.
- Thả phím Shift ra.

Hình 12. Chọn dãy dòng liền kề 21, 22, 23
 Chọn dãy dòng rời rạc
- Trước tiên chúng ta chọn dòng hoặc dãy dòng liền nhau
- Giữ phím Ctrl trong khi chúng ta nhắp chuột chọn số thứ tự dòng tiếp
theo, thả phím Ctrl khi kết thúc việc chọn dòng.
3.6 Chọn toàn bộ bảng tính
Cách 1: Chỉ cần nhắp chuột vào ô giao nhau của đường viền ngang và
đường viền dọc.


Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + A
3.7 Hủy chọn
Để hủy chọn các ô, chúng ta chỉ cần nhắp đúp chuột vào ô bất kỳ trên
trang bảng tính.
4. Điền số thứ tự tự động
- Nhập một số vào một ô bất kỳ
- Nhấn và giữ phím Ctrl
- Trỏ chuột vào hình vuông nhỏ ở góc dưới, bên phải ô đó, con trỏ chuyển
thành hình dấu cộng có mũ.

Hình 13. Con trỏ chuột chuyển đổi thành dấu chữ thập đen
- Nhấn và kéo chuột xuống theo chiều dọc, chúng ta sẽ thấy số thứ tự
được điền tự động vào các ô tiếp theo, tăng dần.
5. Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô
5.1 Sao chép các ô
Thao tác sao chép một ô trong Excel không chỉ bao gồm sao chép nội
dung, định dạng của ô đó. Chúng ta có thể nhìn thấy trong bảng dưới đây nhiều
mục lựa chọn khi dán một ô đã sao chép.
 All – Sao chép tất cả (nội dung, định dạng…)
 Formulas – Sao chép công thức
 Values – Sao chép giá trị
 Formats – Sao chép định dạng
 Comments – Sao chép chú thích
 All except borders – Sao chép tất cả trừ đường viền
 Column widths – Sao chép độ rộng cột



 Formulas and number formats – Sao chép công thức và định dạng
số
 Values and number formats – Sao chép giá trị và định dạng số

Hình 14. Lựa chọn khi dán một ô đã sao chép
- Thao tác sao chép giữa các ô trên cùng trang bảng tính.
+ Chọn ô cần sao chép (ô này có thể là một ô hoặc một vùng ô).
+ Nhấn nút Copy hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép.
+ Chuyển con trỏ đến vị trí muốn dán.
+ Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán các ô.
- Thao tác sao chép giữa các ô khác trang bảng tính
+ Trên trang bảng tính hiện hành, chọn các ô cần sao chép
+ Nhấn vào nút lệnh Copy hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C
+ Chuyển trạng thái hiện hành đến trang bảng tính khác hay mở tệp bảng
tính khác.
+ Đặt con vào vị trí mốn dán
+ Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán các ô
5.2 Di chuyển các ô
- Chọn các ô cần di chuyển
- Nhấn nút Cut hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + X
- Chuyển con trỏ đến vị trí muốn dán
- Nhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán các ô
5.3 Xóa nội dung các ô
- Chọn các ô muốn xóa
- Nhắp chọn thực đơn lệnh Edit -> Clear -> Contents hoặc nhấn phím
Delete
6. Thêm/xóa dòng, cột
- Thêm dòng
+ Chọn vị trí mốn thêm dòng, bôi đen một hoặc một số dòng muốn thêm.


+ Nhắp chọn thực đơn lệnh Insert -> Rows để tạo một dòng trống nằm
giữa hai dòng. Dòng mới sẽ có định dạng giống như dòng được lựa chọn.
VD: Muốn thêm 3 dòng vào vị trí dưới dòng số 6 trong danh sách, ta bôi
đen 3 dòng số 7, 8, 9 sau đó nhắp chọn menu Insert chọn Rows, ta sẽ có được 3
dòng mới vào vị trí dưới dòng số 6.

Hình 15. Bôi den số dòng muốn thêm
- Xóa dòng
+ Chọn một hoặc nhiều dòng muốn xóa.
+ Vào thực đơn lệnh Edit -> Delete.
- Thêm cột
+ Chọn vị trí muốn thêm cột, bôi đen một hoặc một số cột muốn thêm.
+ Nhắp chọn thực đơn lệnh Insert -> Columns, một cột mới xuất hiện.
- Xóa cột
+ Chọn một hoặc nhiều cột muốn xóa.
+ Vào thực đơn lệnh Edit -> Delete.
7. Thao tác với bảng tính
7.1 Chèn một trang vào bảng tính
Khi tạo bảng tính thì mặc định có 3 trang bảng tính (Sheet), tuy nhiên
người dùng có thể chèn thêm nhiều trang bảng tính mới.
Cách 1: Nhắp chọn thực đơn lệnh Insert -> Worksheet.
Cách 2: Nhấn phải chuột lên trang bảng tính bất kỳ, chọn mục Insert…
sau đó lựa chọn Worksheet và nhấn vào nút OK. Một bảng tính mới xuất hiện.
7.2 Đổi tên trang bảng tính
Để dễ quản lý nội dung có trên các trang bảng tính, chúng ta nên đổi tên
các trang bảng tính cho phù hợp với nội dung chứa trong trang. Tên trang bảng
tính có thể chứa dấu cách, chữ cái, chữ số, dấu gạch dưới.
Thực hiện các bước sau để đổi tên trang bảng tính:
- Nhấn phải chuột vào tên trang bảng tính muốn thay đổi
- Chọn Rename
- Gõ tên mới rồi nhấn Enter

7.3 Xóa một trang bảng tính
- Nhắp chọn thực đơn lệnh Edit -> Delete Sheet hoặc nhắp phải chuột
vào tên của trang muốn xóa làm xuất hiện hộp lệnh, chọn lệnh Delete.



Hình 16. Thao tác xóa bảng tính Sheet1
Trong trường hợp trang bảng tính đang chứa dữ liệu Excel sẽ hiển thị hộp
thoại yêu cầu người dùng khẳng định việc hủy bỏ. Nhấn nút Delete để thực hiện
việc xóa hoặc nhấn nút Cancel để bỏ qua thôi không xóa.

7.4 Sao chép bảng tính
Có thể sao chép một hoặc nhiều trang bảng tính sang vị trí mới hoặc sang
bảng tính khác.
- Để sao chép một trang bảng tính chúng ta thực hiện các bước sau:
+ Nhắp chọn tên trang bảng tính cần sao chép.
+ Giữ phím Ctrl rồi kéo - thả tên trang bảng tính đó sang vị trí mới.
- Sao chép nhiều trang từ bảng tính này sang bảng tính khác
+ Chọn các trang bảng tính cần sao chép. Có thể sử dụng phím Shift hỗ
trợ để thao tác chọn nhiều trang liền kề hoặc sử dụng phím Ctrl hỗ trợ để chọn
các trang rời rạc.
+ Nhắp chọn thực đơn lệnh Edit -> Move or Copy Sheet… hoặc nhắp
phải chuột vào vùng trang được chọn làm xuất hiện hộp chọn lệnh và sau đó
chọn lệnh Move or Copy…
+ Trong hộp thoại Move or Copy:
 Trong phần To book hãy chọn bảng tính nhận bảng sao chép
 Trong phần Before sheet vị trí đặt trang sao chép là trước trang nào
hoặc để về cuối dãy trang có trên bảng tính (tiếng Anh là move to
end)
 Tích chọn vào ô Create a copy (nếu là di chuyển trang bảng tính
thì không tích vào ô Create a copy)
 Nhấn nút OK để hoàn thành việc sao chép



BÀI 3: THAO TÁC ĐỊNH DẠNG
1. Thao tác định dạng ô
Chúng ta có thể thay đổi cách hiển thị dữ liệu một ô bằng thao tác định
dạng. Thao tác định dạng không làm thay đổi giá trị của dữ liệu chứa trong ô.
Excel cung cấp nhiều dạng biểu diễn dữ liệu trong ô gồm:
 General: Dạng chung do Excel qui định sau khi nhập dữ liệu vào
ô.
 Number: Dạng số.
 Currency: Dạng tiền tệ.
 Date: Dạng ngày tháng.
 Time: Dạng thời gian.
 Text: Dạng văn bản.
Custom: Dạng do người dùng tự định nghĩa theo các qui định mà Excel
hỗ trợ.
1.1 Định dạng dữ liệu số thực
- Chọn ô có chứa dữ liệu số
- Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hiện hôp thoại Format
Cells.
- Chọn thẻ Number
- Chọn mục Number trong nhóm định dạng Category tích chọn vào ô
Use 1000 Separator (.) (sử dụng dấu chấm để ngăn cách phần nghìn). Chúng ta
có thể thấy giá trị của ô được định dạng sẽ hiển thị ở mục Sample.
- Nhấn nút OK để kết thúc.

Hình 17. Định dạng dữ liệu kiểu số thực



1.2 Định dạng dữ liệu theo dạng ngày tháng
Khuôn dạng mặc định của Excel khi nhập dữ liệu kiểu ngày tháng vào
bảng tính là tháng/ngày/năm (mm/dd/yy hoặc mm/dd/yyyy). Chúng ta có thể
thay đổi cách biểu diễn dữ liệu theo ngày/tháng/năm như sau:
- Ta lựa chọn những ô chứa dữ liệu ngày tháng.
Cells.
- Trong hộp danh sách Category nhắp chọn mục Custom
- Ở ô Type nhập chuỗi kí tự dd/mm/yyyy

Hình 18. Định dạng dữ liệu kiểu ngày tháng
1.3 Định dạng dữ liệu dạng tiền tệ
- Chọn những ô có chứa dữ liệu dạng tiền tệ
Cells.
- Trong hộp danh sách Category nhắp chọn mục Custom
- Ở ô Type nhập dãy kí tự #.##0 [$VND]



Hình 19. Định dạng dữ liệu kiểu tiền tệ
1.4 Định dạng dữ liệu theo kiểu phần trăm
Trong một vài trường hợp, người sử dụng muốn biểu diễn một số dưới
dạng phần trăm. Ví dụ: 0,98 sẽ được hiển thị 98% thì chúng ta thực hiện như
sau:
- Chọn ô có chứa dữ liệu muốn hiển thị dưới dạng phần trăm.

- Nhấn chuột vào nút trên thanh công cụ.
2. Định dạng ô chứa văn bản
2.1 Thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, dạng chữ
Trong Excel việc thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, dạng chữ đậm/nghiêng/gạch
chân được thao tác giống như trong Word.
2.2 Thay đổi màu chữ và màu nền
- Thay đổi màu chữ
+ Chọn chữ muốn thay đổi màu
+ Nhấn chuột vào mũi tên trỏ xuống trên thanh định dạng Font Color
, chọn màu theo ý thích.
- Thay đổi màu nền
+ Chọn các ô muốn thay đổi màu nền
Cách 1: Nhấn chuột vào mũi tên trỏ xuống trên thanh định dạng Fill
Color , chọn màu theo ý thích.
Cách 2:
+ Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hiện hôp thoại Format
Cells.



+ Chọn thẻ Patterns
 Lựa chọn màu nền trong bảng màu Color. Thao tác này tương tự
như thao tác tô màu nền ô bằng cách nhấn vào mũi tên trỏ xuống
trong hộp Fill Color trên thanh định dạng rồi chọn màu muốn tô.
 Lựa chọn mẫu họa tiết trang trí cho ô trong bảng mẫu Patterns

Hình 20. Thay đổi màu nền và họa tiết trang trí
2.3 Sao chép định dạng ô
- Chọn ô đã được định dạng trước. Nếu chọn cả vùng ô thì
vùng ô đó phải có cùng kiểu (kiểu chữ, màu chữ…)
- Nhấn nút Format Painter , di chuyển con trỏ chuột
tới vị trí muốn sao chép định dạng khi đó bên phải con trỏ xuất
hiện thêm một chổi quét sơn nhỏ.
- Quét lên ô hoặc vùng ô để áp dụng sao chép định dạng.
2.4 Đặt thuộc tính Wrap Text cho ô
Đây là một công cụ cho phép tự động xuống dòng trong
một ô nếu như dữ liệu nhập vào vượt quá độ rộng ô.
- Chọn ô muốn áp dụng đặt thuộc tính
Cells.
+ Chọn thẻ Alignment

+ Trong phần chọnHình 21. Nhắp chọn chọn ôtext trong mục Text control
Text Control, tích Wrap Wrap Text để đặt thuộc
tính tự động đưa nội dung ô xuống dòng làm cho nội dung được hiện đầy đủ.



Lưu ý: Để xóa bỏ định dạng ô ta lựa chọn ô cần gỡ bỏ định dạng sau đó
nhắp chọn thực đơn lệnh Edit -> Clear -> Format.
3. Căn lề, vẽ đường viền ô
3.1 Căn vị trí chữ trong ô: Giữa, trái, phải, trên, dưới
Khi nhập dữ liệu vào bảng tính, Excel sẽ phân tích xem nếu dữ liệu dạng
văn bản thì tự động căn lề bên trái, nếu dữ liệu dạng số thì căn lề bên phải. Tuy
nhiên, chúng ta có thể chọn cách căn lề khác cho phù hợp với mục đích trình bày
bảng tính. Cách thực hiện như sau:
- Chọn ô muốn áp dụng định dạng.
Cách 1: Nếu căn nội dung ô đó theo chiều ngang thì nhắp chuột vào một
trong ba nút căn trái, căn phải, căn giữa trên thanh công cụ.
Cách 2: Nếu muốn căn nội dụng ô đó theo cả chiêu ngang và chiều dọc
thì ta nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hiện hôp thoại Format
Cells.
Trong phần Text alignment có 2 hướng căn chỉnh lề
 Horizontal (theo chiều ngang): Dùng để căn chỉnh theo lề trái và lề
phải của ô.
 Vertical (theo chiều dọc): Dùng để căn chỉnh theo lề trên và lề
dưới của ô.
+ Nhấn nút OK để kết thúc
3.2 Hòa nhập dãy ô để tạo tiêu đề bảng biểu
Có thể hòa nhập nhiều ô liền nhau thành một ô.

Cách thực hiện như sau:
- Chọn các ô cần hòa nhập
Cách 1:
Cells.
+ Trong phần chọn Text Control, tích chọn Merge cells để hòa nhập các
ô.
+ Nhấn nút OK để kết thúc



Hình 22. Hòa nhập ô

Cách 2: Nhấn nút Merge and Center trên thanh công cụ.
3.3 Thay đổi hướng chữ trong ô
Muốn thay đổi hướng chữ trong ô thì thực hiện các thao tác sau:
- Chọn vùng ô muốn thay đổi hướng chữ
- Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells -> chọn thẻ Alignment.
- Trong phần Orientation, nhắp chuột vào mũi tên màu đỏ, kéo quay trên
đường cung tròn đến độ nghiêng phù hợp. Ở trong ô Degrees sẽ hiển thị độ
nghiêng của văn bản.
- Nhấn vào nút OK để hoàn thành.

Hình 23. Thay đổi hướng viết dữ liệu

3.4 Thêm đường viền cho ô, vùng ô


Cách 1: Sử dụng nút Borders trên thanh công cụ
- Chọn vùng ô muốn vẽ đường viền
- Trên thanh công cụ Formatting, nhắp chuột vào tam giác
nhỏ làm xuất hiện bảng lựa chọn đường viền.

Cách 2: Sử dụng hộp thoại Format Cells
Cách này dùng để tạo đường viền ô hay vùng ô theo yêu cầu phức tạp
hơn. Ta thực hiện như sau:
- Chọn ô, vùng ô cần kẻ đường viền
- Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells -> chọn thẻ Border
- Trong thẻ Border, nhắp chọn kiểu dáng đường viền ở phần Line Style
(đường viền mảnh, đậm, đường viền đôi, đứt quãng…), chọn màu đường viền ở
phần Line Color.
- Trong phần Presets có 3 kiểu tạo đường viền
 None: Không tạo đường viền
 Outline: Kẻ nhanh đường viền ngoài
 Inside: Kẻ nhanh đường viền trong vùng ô
- Trong thẻ Border, Excel còn cho phép người dùng tự vẽ đường viền
bằng cách nhấn vào một trong 8 nút (ngang, dọc, chéo) nằm xung quanh mẫu ô.
Đây cũng là công cụ dùng để xóa bỏ đường viền đã có trước.

Hình 24. Tạo đường viền cho bảng



BÀI 4: CÔNG THỨC VÀ HÀM
1. Tạo công thức cơ bản
1.1 Tạo công thức số học cơ bản
- Công thức được tạo ra để tính toán và trả lại giá trị cho ô bảng tính. Phải
nhập kí tự “=” trước khi nhập nội dung công thức. Kí tự này giúp Excel nhận
biết và thực hiện công thức.
Ví dụ: Muốn tính tổng giá trị có trên ô C5, C6 và kết quả đặt ở trên ô D6,
chúng ta nhập công thức “=C5 + C6” vào ô D6.

Thanh công thức
Formula Bar

Hình 25. Tạo đường viền cho bảng
- Kết quả tính toán sẽ hiển thị tại ô, còn nội dung công thức (gồm cả kí tự
=) có thể nhìn thấy trên thanh công thức Formula Bar.
- Chúng ta có thể chỉnh sửa nội dung công thức và cuối cùng là nhấn phím
Enter để công thức được tính toán lại và trả về giá trị cho ô.
1.1.1 Phép toán trong công thức số học
Danh sách các phép toán và các kí tự khác dùng trong công thức số học
được liệt kê trong bảng sau:

Kí tự Diễn giải
+ (cộng) Phép cộng
- (trừ) Phép trừ
* (sao) Phép nhân
/ (gạch chéo) Phép chia
( ) (cặp dấu ngoặc đơn) Toán tử trong dấu ngoặc luôn được tính toán trước
^ (dấu mũ) Phép mũ (VD: 2^3 tương đương 2*2*2)

1.1.2 Phép so sánh trong công thức LOGIC
Công thức logic có kết quả trả về chỉ là TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai).
Danh sách các phép so sánh dùng trong công thức logic được liệt kê trong bảng
sau:



Toán tử Diễn giải (Ví dụ)
= Bằng (A1=B1)
> Lớn hơn (A1>B1)
< Nhỏ hơn (A1<B1)
>= Lớn hơn hoặc bằng (A1>=B1)
<= Nhỏ hơn hoặc bằng (A1<=B1)
<> Không băng (A1<>B1)
1.1.3 Thứ tự tính toán
Khi tính toán, Excel sẽ ưu tiên các phép toán logic trước rồi mới đến phép
toán số học. Thứ tự thực hiện các phép toán số học trong Excel có mức ưu tiên
như sau:
Thứ tự Phép toán Chức năng
1 - Đảo dấu
2 % Lấy phần trăm
3 ^ Phép lũy thừa
4 * và / Phép nhân và chia
5 + và - Phép cộng và trừ
6 & Phép nối chuỗi, ví dụ =“Viet”&“Nam” sẽ
cho chuỗi kí tự VietNam
7 Các phép toán so sánh
Để làm thay đổi trật tự tính toán, chúng ta chỉ được dùng cặp dấu ngoặc
đơn để nhóm các biểu thức ưu tiên tính trước.
VD: =10+5*2 kết quả được 20.
=(10+5)*2 kết quả được 30.
1.1.4 Cách nhập công thức vào ô
- Nhắp đúp chuột chọn ô
- Trước tiên nhập kí tự “=” sau đó nhập nội dung công thức
- Nhấn phím Enter để kết thúc và thực hiện tính toán công thức.
1.2 Nhận biết và sửa lỗi
- Lỗi #####
Lỗi xảy ra khi chiều rộng cột không đủ để hiển thị kết quả tính toán. Sửa
lỗi bằng cách tăng chiều rộng cột đó hoặc thu nhỏ kích thước phông chữ.
- Lỗi #VALUE!
Lỗi xảy ra do người sử dụng dữ liệu hoặc toán tử tham gia vào công thức
không đúng yêu cầu của công thức.
 Công thức toán học song lại tính toán trên ô chứa dữ liệu kiểu văn
bản. Sửa lỗi bằng cách nhập lại địa chỉ hoặc định dạng lại ô chứa
dữ liệu.
 Công thức sử dụng dữ liệu là địa chỉ ô chứa công thức khác. Sửa lỗi
bằng cách thay đổi công thức.



- Lỗi #DIV/0!
Lỗi xảy ra khi chia một số cho 0 hoặc mẫu số của phép tính là một ô
không có dữ liệu. Sửa lỗi bằng cách nhập công thức khác.
- Lỗi #NAME?
Lỗi xảy ra khi Excel không xác định được các kí tự trong công thức. Ví dụ
sử dụng một tên vùng ô chưa được định nghĩa.
- Lỗi #N/A
Lỗi xảy ra do không có dữ liệu để tính toán
- Lỗi #NUM!
Lỗi xảy ra do sử dụng dữ liệu không đúng kiểu số. Cần định dạng lại dữ
liệu tham gia vào công thức.
2. Địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ tương đối
2.1 Địa chỉ tương đối và tuyệt đối
Các ô là thành phần cơ sở của một bảng tính Excel. Ô có thể chứa các kết
quả tính toán theo một công thức nào đó với sự tham gia của nhiều ô khác,
chẳng hạn chứa tổng số của các ô trong cùng cột hay cùng dòng.
Địa chỉ ô được phép có mặt trong công thức và tự động điều chỉnh theo
thao tác sao chép công thức nên chúng ta có khái niệm địa chỉ tham chiếu tuyệt
đối, địa chỉ tham chiếu tương đối, địa chỉ tham chiếu hỗn hợp.
- Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối: Chỉ đến một ô hay các ô cụ thể.
- Địa chỉ tham chiếu tương đối: Chỉ đến một ô hay các ô trong sự so sánh
với một vị trí nào đó.
- Địa chỉ tham chiếu hỗn hợp: Có một thành phần là tuyệt đối, phần còn
lại là tương đối.
2.2 Địa chỉ tham chiếu tương đối
Địa chỉ tham chiếu tương đối gọi tắt là địa chỉ tương đối có trong công
thức sẽ thay đổi theo vị trí ô khi chúng ta thực hiện sao chép công thức từ một ô
đến các ô khác.
Ví dụ: Chúng ta nhập công thức trong ô C1 là =(A1+B1)/2
Khi sao chép công thức này đến ô C2 thì nó tự động thay đổi địa chỉ để
trở thành công thức là =(A2+B2)/2. Khi sao chép công thức này đến ô C3 thì nó
sẽ tự động thay đổi địa chỉ để trở thành công thức là =(A3+B3)/2
2.3 Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối
Địa chỉ tham chiếu tuyệt đối gọi tắt là địa chỉ tuyệt đối. Dấu (đô la) $
thêm vào trước chữ cái chỉ cột hoặc trước số thứ tự dòng khi viết địa chỉ tuyệt
đối trong công thức. Lúc này, địa chỉ ô ghi trong công thức sẽ cố định không
thay đổi theo thao tác sao chép công thức từ giữa các ô.
Nếu có công thức F2=$C$4+$D$4/5 thì khi sao chép sang ô F3 nó vẫn là
=$C$4+$D$4/5, khi sao chép sang bất kỳ ô nào công thức vẫn là =$C$4+
$D$4/5.



3. Thao tác với hàm
3.1 Giới thiệu về hàm
- Hàm có thể tham gia như một phép toán trong công thức. Hàm sẽ trả về
một giá trị (kiểu số, kiểu ngày tháng, kiểu xâu kí tự…) hay một thông báo lỗi.
- Dạng thức chung của hàm như sau:
<Tên hàm> (Đối số 1, Đối số 2,…, Đối số n)
- Danh sách đối số: Phần lớn các hàm trong Excel đều có một hoặc nhiều
đối số. Đối số có thể là một giá trị kiểu số, một xâu kí tự, địa chỉ ô hay vùng ô,
tên vùng, công thức, hay những hàm khác.
Ví dụ: Hình dưới minh họa một công thức có sử dụng hàm. Ô D9 chứa
giá trị trung bình cộng của các số từ ô C5 đến C9. Hàm EVERAGE sẽ tính giá
trị trung bình các ô trong danh sách đối số.

Hình 26. Các bước nhập tham số vào hàm AVERAGE
* Các bước để nhập một hàm:
Khi con trỏ nhập văn bản đang ở tại vị
trí cần nhập hàm thì nhấn chuột vào menu
Insert -> chọn ƒx Function.

Hình 27. Làm việc với hàm
Hộp thoại Insert Function xuất hiện


 Trong hộp Or select a category: chọn All để hiện thị tất cả các
hàm.
 Trong mục Select a function: lựa chọn hàm cần thực hiện ở khung
bên dưới.
 Nhấn OK để kết thúc.

Hình 28. Hộp thoại Insert Function
Nếu biết chính xác tên hàm và cách điền các tham số chúng ta có thể gõ
trực tiếp trên thanh công thức.
- Thông thường Excel ngầm định dấu phẩy “;” để ngăn cách các đối số
trong hàm.
- Tiêu chuẩn nhận hai giá trị :
0 - xếp hạng giảm dần (số lớn nhất xếp thứ nhất).
1 - xếp hạng tăng dần (số nhỏ nhất xếp thứ nhất).
3.2 Các hàm thường dùng
 Hàm ROUND: Làm tròn một số đến một số thập phân nhất định
Dạng thức: ROUND(Đối số 1;Đối số 2)
Đối số 1 là số muốn làm tròn; Đối số 2 là số thập phân muốn làm tròn.
Ví dụ: =ROUND(9,98;1) – Kết quả là 10
 Hàm MAX, MIN: Cho giá trị cao nhất và thấp nhất trong danh sách
đối số.
Dạng thức: MAX(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n)
Dạng thức: MIN(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n)
Ví dụ: =MIN(G4:G10) – Cho giá trị thấp nhất trong danh sách đối số.
 Hàm AVERAGE: Tính trung bình cộng các giá trị của danh sách đối
số.



Dạng thức: = AVERAGE(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n)
Đối số có thể là giá trị số, địa chỉ ô, vùng ô…
Ví dụ: =AVERAGE(A1;B5:B10) – Tính trung bình cộng các ô trong
phạm vi từ B5 đến B10 và ô A1
 Hàm COUNT: Đếm những ô chứa dữ liệu số trong vùng.
Dạng thức: = COUNT(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n)
Ví dụ: =COUNT(H4:H20) – Đếm những ô chứa dữ liệu số, các ô kiểu
khác không được đếm.
 Hàm COUNTA: Đếm những ô chứa dữ liệu trong vùng.
Dạng thức: = COUNTA(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n)
Ví dụ: =COUNTA(H4:H20) – Đếm những ô chứa dữ liệu cùng kiểu từ ô
H4 đến H20
 Hàm SUM: Tính tổng các giá trị của danh sách đối số.
Dạng thức: SUM(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n).
Đối số có thể là giá trị số, địa chỉ ô, vùng ô…
Ví dụ: =SUM(G4:G10) – Tính tổng số trong phạm vi từ G4 đến G10.
 Hàm IF: Nếu biểu thức điều kiện đúng thì hàm nhận giá trị khi đúng,
nếu không sẽ nhận giá trị khi sai.
Dạng thức: =IF(Biểu thức điều kiện;giá trị nếu đúng;giá trị nếu sai)
Biểu thức điều kiện là biểu thức logic bất kì, nhận giá trị đúng hoặc sai.
 Hàm SUMIF: Tính tổng theo điều kiện đơn giản
Dạng thức: =SUMIF(vùng ước lượng;điều kiện;vùng tính toán)
- Vùng ước lượng: Là một vùng ô
- Điều kiện: Có thể là hằng số, địa chỉ của một ô, hay dạng thức
“>1500000”
- Vùng tính toán: Các ô thật sự cần tính toán. Nếu bỏ qua tham số này thì
vùng ước lượng được lấy làm vùng tính toán.

 Hàm COUNTIF: Đếm theo điều kiện đơn giản.
Dạng thức: =COUNTIF(vùng ước lượng;điều kiện)
Điều kiện: Có thể là hằng sô, tọa độ của một ô, hay dạng thức
“>1500000”
 Hàm VLOOKUP:
Dạng thức của hàm:
=VLOOKUP(Giá trị tìm kiếm;vùng bảng đối chiếu;cột trả kết quả;sắp xếp
vùng đối chiếu)
• Các hàm trên Cơ Sở Dữ Liệu
Dạng thức chung của các hàm trên cơ sở dữ liệu:
=Hàm(Vùng Giá Trị, Tên Trường, Điều Kiện)



 Hàm DCOUNT: Đếm số bản ghi là kiểu số theo điều kiện.
=DCOUNT(Vùng giá trị, Tên Trường, Điều Kiện)

 Hàm DCOUNTA: Đếm số bản ghi khác rỗng theo điều kiện
=DCOUNT(Vùng giá trị, Tên Trường, Điều Kiện)

 Hàm DSUM: Tính tổng các bản ghi thỏa điều kiện
=DSUM(Vùng giá trị, Tên Trường, Điều Kiện)
 Hàm DMAX: Tìm giá trị Max theo điều kiện
=DMAX(Vùng giá trị, Tên Trường, Điều Kiện)
 Hàm DMIN: Tìm giá trị Min theo điều kiện.
=DMIN(Vùng giá trị, Tên Trường, Điều Kiện)

Bài tập:
1. Mở bảng tính mới và nhập dữ liệu vào Sheet1 bao gồm các mục như
hình.



2. Bảng đối chiếu được nhập trên cùng trang bảng tính trong vùng ô
D13:E18 gồm cột chức vụ và phụ cấp.
3. Thực hiện điền phụ cấp vào bảng lương chính một cách tự động tại ô
F6 theo công thức =VLOOKUP(D5;$D$13:$E$18;2;0).
Giải thích công thức VLOOKUP(D5;$D$13:$E$18;2;0) như sau:
- Vùng giá trị tìm kiếm là giá trị tại ô D5
- Vùng bảng đối chiếu là $D$13:$E$18, với địa chỉ tuyệt đối.
- Cột trả lại kết quả là cột thứ 2 trong bảng đối chiếu – cột phụ cấp.
- Cuối cùng số 0 cho biết không cần sắp xếp cột đầu tiên trong bảng đối
chiếu theo trật tự giá trị tăng dần.
4. Cuối cùng là sao chép công thức tại ô F5 đến các ô dưới.



BÀI 5: BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ
Tự động vẽ biểu đồ là một chức năng được ưa thích nhất của bảng tính
Excel. Các biểu đồ, đồ thị là những hình ảnh minh họa rất trực quan, đầy tính
thuyết phục. Người xem rút ra ngay được những kết luận cần thiết từ các biểu
đồ, đồ thị mà không cần giải thích. Ngoài ra chúng ta dễ dàng tạo ra nhiều kiểu
biểu đồ, đồ thị khác nhau dựa vào những số liệu trên bảng tính hiện hành. Excel
còn cho phép thay đổi cách trình bày, điều chỉnh đường trục, đường biểu diễn,
thêm ghi chú…
1. Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau
Bôi đen vùng dữ liệu cần lập biểu đồ
Cách 1: Nháy vào biểu tượng Chart Wizard trên thanh công cụ.
Cách 2: Nhắp chuột vào menu Insert -> Chart -> xuất hiện hộp thoại
Chart Wizard.

Hình 29. Chọn kiểu biểu đồ hay đồ thị
Chọn kiểu biểu đồ (VD: Biểu đồ hình cột đứng) -> Next chuyển sang
bước tiêp theo -> Next chuyển sang bước tiếp.



Hình 30. Thêm tiêu đề chung và tiêu đề trục ngang, dọc
- Gõ tiêu đề cho biểu đồ vào dòng Chart title.
- Gõ tiêu đề trục Y vào trong ô Value (Y) axls.
- Nhấn nút Next để chuyển sang bước chọn nơi đặt biểu đồ, đồ thị, chọn
Sheet2 trong ô As object In.
- Nhấn nút Finish để kết thúc.
2. Sửa đổi biểu đồ, đồ thị
2.1 Thêm tiêu đề, chú thích ý nghĩa các trục đồ thị
 Thêm tiêu đề
- Nhắp phải chuột vào vùng trống trong đồ thị làm xuất hiện hộp lệnh,
chọn lệnh Chart Option.

- Trong hộp Phải chuột chọn Chart Options để chỉnhđó đánh thị đề mới
Hình 31. thoại Chart Option, chọn thẻ Titles sau sửa đồ tiêu
hoặc chỉnh sửa lại tiêu đề.



- Nhấn OK để kết thúc.
 Chú thích ý nghĩa các trục đồ thị
- Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Legend sau đó tích vào ô
Show Legend (hiển thị chú thích).
- Trong mục Placement, chúng ta lựa chọn chế độ hiển thị chú thích (trên,
dưới, trái, phải…)
 Xóa bỏ tiêu đề, chú thích
- Nhắp chuột chọn tiêu đề hay chú thích.
- Nhấn phím Delete để xóa bỏ.
2.2 Hiển thị dữ liệu kèm đồ thị
Trong những trường hợp người dùng muốn dữ liệu cơ sở phải đi kèm
cùng với biểu đồ thì thực hiện thao tác sau:
- Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Data Table sau đó đánh dấu
chọn vào ô Show data table.

Hình 32. Hiển thị dữ liệu kèm đồ thị
BÀI 6: HOÀN THIỆN TRANG BẢNG TÍNH VÀ IN ẤN
1. Thay đổi lề của trang in
- Để thay đổi lề của trang in ta nhắp chuột vào File -> Page Setup…->
Chọn thẻ Margin.



Hình 33. Thẻ Margin – thiết đặt lề cho trang bảng tính
Trong thẻ Margin có các hộp thoại sau:
+ Top/Bottom/Left/Right: Để thiết lập khoảng cách lề trên/dưới/trái/phải
của trang in. Thông thường, đơn vị đo là Inches. Có thể nhập giá trị trực tiếp
vào ô hoặc sử dụng mũi tên lên xuống để tăng giảm khoảng cách.
+ Header: Thiết lập khoảng cách dành cho vùng đầu trang.
+ Footer: Thiết lập khoảng cách dành cho vùng chân trang.
+ Center on page: Căn chỉnh dữ liệu vào giữa theo hai chiều.
 Horizontally: Chiều ngang trang in.
 Veritically: Chiều dọc trang in.
Có thể nhấn vào nút Print Preview để xem các thiết đặt trên được áp
dụng vào tài liệu như thế nào. Nhấn vào nút Print nếu muốn in ngay, nhấn vào
nút Options nếu muốn thay đổi thông số của máy in.
2. Thay đổi trang in
- Nhắp chuột vào File -> Page Setup…-> Chọn thẻ Page. Thiết đặt các
thông số sau:
- Mục Orientation: Cho phép thay đổi hướng trang in
 Portrait: In theo chiều dọc của trang giấy.
 Landcape: In theo chiều ngang của trang giấy.
- Mục Scaling: Cho phép thay đổi tỷ lệ, kích thước nội dung trang in.
 Adjust to: Có thể phóng to hoặc thu nhỏ nội dung theo tỉ lệ phần
trăm so với kích thước chuẩn 100% ban đầu.
- Mục Paper size: Cho phép chọn khổ giấy (A3, A4, Letter,…)



3. Chỉnh sửa để in vừa trong số trang định trước
- Nếu muốn thu nhỏ nội dung để in trong một trang ta thực hiện như sau:
+ Vào menu File -> Page Setup…-> Chọn thẻ Page.
+ Trong hộp chọn Fit to, gõ số 1 và xóa bỏ giá trị trong ô bên phải. Khi
đó, tất cả dữ liệu trong một bảng tính, dù nhiều hay ít, đều được sắp xếp để chỉ
in ra một trang giấy.

Hình 34. Đặt Fit to bằng 1 dể in nội dung trong 1 trang
- Tương tự như vậy ta có thể căn chỉnh để cho in vừa số trang như mong
muốn (VD: Muốn in tổng số là 5 trang, ta cũng chỉ việc gõ số 5 vào hộp chọn Fit
to).
4. In ấn
Nhắp chọn thực đơn lệnh File -> Print hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + P
làm xuất hiện hộp thoại.

Hình 35. Hộp thoại Print
 Chọn máy in: Trong mục Printer, nhấn vào ô Name để chọn máy in.
 In toàn bộ bảng tính:
Một bảng tính gồm nhiều trang bảng tính, mỗi trang bảng tính lại chứa dữ
liệu độc lập với nhau, vì vậy cần thận trọng khi thực hiện thao tác này, tránh
lãng phí giấy.
- Trong phần Print What, nhấn chọn Entire workbook.
- Nhấn nút Preview để xem lại các trang sắp in.



 In toàn bộ trang bảng tính hiện hành
- Trong phần Print What, nhấn chọn Active sheet(s).
- Trong phần Print Range, nhấn chọn vào All.
- Nhấn vào nút Preview để xem lại các trang sắp in.
 In một vùng ô định trước
Để in một phần trang bảng tính hiện hành (VD: Một dãy cột, vùng ô…),
chọn vùng ô định in (sử dụng phím Shift và Ctrl hỗ trợ thao tác chọn) trước khi
mở hộp thoại Print.
- Trong phần Print What, nhấn chọn Selection.
- Nhấn vào nút Preview để xem lại các trang sắp in.
 In một phần trang bảng tính
Trong một trang bảng tính mà ta có 10 trang nhưng ta chỉ muốn in từ
trang 2 đến trang 5 thì ta làm như sau:
- Trong phần Print Range, nhấn chọn vào Page(s).
 Gõ số thứ tự trang muốn in đầu vào ô From, số thứ tự trang in cuối
vào ô To
 Trong trường hợp chỉ muốn in ra một trang thì gõ số thứ tự tờ đó
vào cả hai ô From và To.
 In bảng tính ra nhiều bản
- Chúng ta có thể đặt số bản in sẽ in ra giấy trong phần Copies chọn ô
Number of copies.
- Thường là máy mặc định là in hết bản in này đến bản in khác (nhấn chọn
Collate)
- Nếu muốn in song song các trang giống nhau thì bỏ chọn trong ô
Collate.


Giao trinh excel_can_ban

More Related Content

What's hot (20)

Similar to Giao trinh excel_can_ban (20)

Giao trinh excel_can_ban