SlideShare a Scribd company logo

In excel hacks 1

•
T
Trang Trang

Tài liệu "Excel Hacks" của David Raina Hawley trình bày nhiều mẹo và thủ thuật để tối ưu hóa công việc với bảng tính Excel. Các chương đầu tiên tập trung vào cách giảm thiểu khó khăn trong việc xử lý bảng tính, bao gồm cách tổ chức dữ liệu hiệu quả và sử dụng các tính năng sẵn có của Excel. Tài liệu cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc lập kế hoạch trước khi bắt đầu tạo bảng tính để tránh sai sót và tiết kiệm thời gian.

Automotive
1 of 118
Downloaded 45 times
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83
84
85
86
87
88
89
90
91
92
93
94
95
96
97
98
99
100
101
102
103
104
105
106
107
108
109
110
111
112
113
114
115
116
117
118
Excel Hacks Các tuyệệt chiêu trong Excel 1 Nguyên bản: EXCEL HACKS Tác giả: David – Raina Hawley Lược dịch và bổ sung: Ptm0412 – Ttphong2007 – BNTT
www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 2 Các tuyệệt chiêu trong Excel PHẦẦN 1: Chưươơng 1 và Chưươơng 2 Chương 1. GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH ................................ 4 1. Tùy biến cửa sổ làm việc của bảng tính ...............................................................................................10 2. Nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều Sheet .............................................................................................13 3. Ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đó nhất định ........................16 4. Ngăn chặn các nhắc nhở không cần thiết ...........................................................................................20 5. Ẩn Sheet sao cho người khác không thể dùng lệnh Unhide để hiện ra ................................23 6. Tự thiết kế một bảng tính mẫu (template) .........................................................................................24 7. Tạo chỉ mục cho các Sheet trong Workbook .....................................................................................28 8. Giới hạn vùng cuộn của bảng tính .........................................................................................................32 9. Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức ......................................................................................35 10. Sử dụng định dạng theo điều kiện để tìm dữ liệu trùng ..............................................................39 11. Tìm dữ liệu xuất hiện hai hoặc nhiều lần bằng công cụ Conditional Formating ...............41 12. Tạo riêng một thanh công cụ cho riêng một bảng tính cụ thể .................................................42 13. Sao chép công thức giữ nguyên tham chiếu tương đối (giống như sao chép tham chiếu tuyệt đối) ...................................................................................................................................44 14. Gỡ bỏ những liên kết ma ............................................................................................................................45 15. Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường ..........................................................................47 16. Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi ........................................................................................................50
MỤC LỤC 3 Chương 2. NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL ......................54 17. Sử dụng Data Validation khi danh sách nguồn nằm trong một Sheet khác ........................55 18. Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox ........................................................................57 19. Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting .........................................60 20. Đếm hoặc cộng những ô đã được định dạng có điều kiện .........................................................61 21. Tô màu dòng xen kẽ .....................................................................................................................................64 22. Tạo hiệu ứng 3D trong các bảng tính hay các ô ...............................................................................66 23. Bật, tắt chức năng Conditional Formatting bằng một checkbox .............................................71 24. Dùng nhiều List cho một Combobox ....................................................................................................72 25. Tạo một list xác thực thay đổi theo sự lựa chọn từ một list khác ..............................................74 26. Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn ................77 27. Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực ................................................................................78 28. Trích xuất dữ liệu số trong một chuỗi bằng VBA .............................................................................79 29. Tùy biến chú thích của ô bảng tính ........................................................................................................82 30. Sắp xếp theo thứ tự dựa theo nhiều hơn ba cột ..............................................................................85 31. Sắp xếp ngẫu nhiên ......................................................................................................................................86 32. Thao tác trên dữ liệu với Advanced Filter ............................................................................................87 33. Tạo các định dạng số cho riêng bạn ......................................................................................................93 34. Tăng thêm số lần Undo cho Excel ...........................................................................................................99 35. Tự tạo danh sách để fill ............................................................................................................................. 100 36. Làm nổi các Subtotal của Excel ............................................................................................................. 102 37. Chuyển đổi các hàm và công thức trong Excel thành giá trị ................................................... 105 38. Thêm dữ liệu vào danh sách Validation một cách tự động ...................................................... 107 39. Ngày tháng trong Excel ............................................................................................................................ 109 40. Cho phép sử dụng tính năng Group and Outline trên bảng tính bị khoá ......................... 112 41. Bẫy lỗi để trống dữ liệu ............................................................................................................................. 114 42. Giảm danh sách xổ xuống của Validation sau khi chọn một ................................................... 116 43. Thêm các danh sách có sẵn và cả danh sách tự tạo vào menu chuột phải ....................... 117
www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 4 Chưươơng 1 GIẢẢM BỚỚT NHỮỮNG CỰỰC NHỌỌC KHI LÀM VIỆỆC VỚỚI BẢẢNG TÍNH Trong quá trình thực hiện một bảng tính, chúng ta có thể mắc phải vô số lỗi, hoặc có thể mắc phải những sai lầm ngớ ngẩn, và thường không để ý tới những cái có thể giúp chúng ta xử lý bảng tính nhanh hơn, gọn gàng hơn... Trước khi nói đến các Tuyệt chiêu của Excel, xin nói sơ qua một chút về một số thủ thuật và quy tắc cơ bản, những điều sẽ giúp các bạn thực hiện những Tuyệt chiêu được nói đến trong các phần sau cách dễ dàng hơn. Excel là một phần mềm bảng tính rất mạnh, và bạn có thể làm được những điều không thể tin nổi với nó. Nhưng không may, có nhiều người thiết kế bảng tính của mình với quá nhiều sự "lo xa", cẩn thận quá mức cần thiết, và làm cho nó trở nên phức tạp hơn là nó đáng bị như vậy. Phần mở đầu này sẽ mách cho bạn một số thủ thuật và quy tắc mà nếu bạn làm theo, bạn sẽ thấy chúng rất hiệu quả. Quy tắc 80/20 Có lẽ việc quan trọng nhất khi thực hiện một bảng tính là dành một thời gian để nghiên cứu, xem xét cách bố trí dữ liệu, tính trước những việc mình cần làm. Và đừng bao giờ nghĩ rằng sau khi hoàn thành, tôi sẽ không cần phải thêm vào đó các dữ liệu hoặc các công thức khác, vì bạn sẽ luôn làm ngược lại. Điều này có nghĩa rằng, bạn nên dành khoảng 80% thời gian để lên kế hoạch cho một bảng tính và khoảng 20% thời gian để thực hiện bảng tính đó.
Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 5 Cho dù rằng, việc này có vẻ không cần thiết với những bảng tính nhỏ, nhưng bảo đảm rằng, nếu bạn quan tâm đến điều tôi vừa nói ở trên, thì về lâu về dài, bạn sẽ tránh được những cực nhọc khi phải cứ phải sửa đi sửa lại bảng tính của mình, và dễ dàng thực hiện được những bảng tính lớn sau khi đã dành cho nó một thời gian để lên kế hoạch thực hiện. Nên nhớ rằng, các bảng tính phải luôn mang lại cho người dùng những thông tin chính xác, chứ không phải là thông tin chỉ chính xác trong một trường hợp nào đó. Những mẹo nhỏ về cấu trúc một bảng tính Một trong những lỗi mà chúng ta hay mắc phải khi tạo một bảng tính, là chúng ta không thiết lập và trình bày dữ liệu theo cái cách mà Excel và các tính năng của nó mong đợi. Sau đây là một số lỗi phổ biến chúng ta hay mắc phải khi thiết lập một bảng tính: – Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng tính (Workbook) khác nhau – Bố trí dữ liệu trong nhiều trang tính (Worksheet) khác nhau – Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng (Table) khác nhau – Có những hàng trống và cột trống trong khối dữ liệu (database) – Bỏ trống những ô có dữ liệu giống nhau (cùng chung một ngày, cùng chung một đơn vị tính, v.v...) Ba điểm đầu tiên trên đây chỉ muốn nói đến một điều: Bạn nên luôn luôn cố gắng để giữ các mối liên quan giữa các dữ liệu được liên tục trong cùng một bảng dữ liệu. Tôi đã thấy rất nhiều các bảng tính không được trình bày theo cái quy tắc rất đơn giản này, và chính vì vậy, các bảng tính đó không thể tận dụng được tối đa các tính năng mạnh mẽ của Excel như PivotTable, SubTotal... Bạn chỉ có thể sử dụng các tính năng này khi bạn gom hết dữ liệu của bạn vào trong một bảng thật đơn giản. Không phải ngẫu nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng trong Excel 2003 trở về trước) mà lại chỉ có 16.384 cột (256 cột trong Excel 2003 trở về trước). Điều này có ý nói rằng, bạn nên thiết lập dữ liệu của mình với các tiêu đề cột nằm ở hàng trên cùng, và các dữ liệu có liên quan thì nằm liên tục ở bên dưới tiêu đề của nó. Nếu như bạn có những dữ liệu được lặp lại hai lần hoặc nhiều lần trong các hàng của cùng một cột (các ngày tháng, các loại đơn vị tính chẳng hạn), bạn hãy chống lại sự cám dỗ bỏ trống các ô đó. Hãy cố gắng sắp xếp (sort) dữ liệu của bạn bất cứ khi nào có thể. Excel có rất nhiều những công cụ để tìm kiếm và tham chiếu công thức, và một số không nhỏ trong đó, đòi hỏi dữ liệu phải được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý. Việc phân loại cũng sẽ giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý của một số các hàm. Những mẹo nhỏ khi định dạng Ngoài việc thiết kế cấu trúc của bảng tính cho hợp lý, việc định dạng cho nó cũng là một vấn đề cần bàn đến. Mặc dù một bảng tính nên được định dạng sao cho dễ đọc và dễ theo dõi, nhưng chúng ta ít khi nghĩ đến việc sử dụng thời gian cho có hiệu quả. Hãy luôn luôn định dạng thật đơn giản. Rất nhiều người lãng phí thời gian vào việc định dạng một bảng tính mặc dù không nhất thiết phải làm như vậy, và chính điều này làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
6 Vk Việc thường í ích thước, v nh hưng nó lại nh hất mà bạn n Một gợi ý nữ àng này sẽ Advanced Fi MAX, v.v... ũng đừng q hững dữ liệ ừng thay đổ ức khắc rằng gười khác k ố, nhưng thậ ó sau này. C hỉ định dạn ào trong các gay cả khi b Và tồi tệ hơn heo kiểu tex hứa công thứ Mh à AD Cũ nh đừ tứ ng số nó Ch và ng Vt h ch xuyên áp d và cho dù b có thể là m nên áp dụng ữa, là nên b ẽ được dùn ilter, hoặc d ) quan tâm đế u kiểu số, v ổi nó. Nếu b g đó là dữ li khi tham ch ật ra nó là te Chỉ có tiêu đ ng các ô the c ô đã được bạn nghĩ rằn n nữa, bất k xt, cũng sẽ b ức lại bị địn Hình 1 - Chọn www.giaip Center Across S phapexcel.c com dụng những ảng tính củ một nỗi sợ h g cho một b bỏ trống và ng cho nhữ dùng làm vù định dạng ủa bạn có th hãi cho ngư bảng tính, là ài hàng đầu ững tính nă ùng điều ki ến việc can và canh trái bạn thay đổ iệu kiểu số h hiếu đến mộ ext. Nếu bạn đề của bảng eo kiểu text định dạng t ng cái bạn n kỳ ô nào ch bị định dạng nh dạng the phức tạp ch hể trông giố ười khác. M à màu đen, m tiên ở trên ăng nâng c ện cho các nh lề cho dữ cho những ổi kiểu canh hay dữ liệu ột ô, vì nhiề n thay đổi k g tính là đượ t khi thật sự trước theo k nhập vào là hứa công thứ g thành kiểu o kiểu text, Selection thay v ho bảng tính ống như một ột trong nh màu trắng v n cùng (ít nh cao hơn về công thức ữ liệu. Theo g dữ liệu kiể h lề, bạn sẽ kiểu text; v ều khi họ sẽ kiểu canh lề ợc hưởng ng ự cần thiết. kiểu text sẽ dữ liệu kiể ức tham chi u text. Nói c phải không vì Merge Cells h còn làm c t tác phẩm hững kiểu ph và màu xám hất là 3 hàn ề sau, chẳn xử lý dữ li o mặc định ểu text. Và có thể khôn và nó còn có ẽ tưởng rằng mặc định, b goại lệ mà th Bởi vì tất c bị chuyển t ểu số hay dữ iếu đến mộ chung, bạn g. cho nó tăng nghệ thuật, hối màu tốt m. ng). Những ng hạn như ệu (DSUM, h, Excel can đó là điều t ng xác định ó thể gây nh g dữ liệu tro bạn sẽ bị nh hôi. cả những dữ thành dữ liệ ữ liệu kiểu n t ô đã được đâu có muố g , t g ư , nh phải cho o tốt nhất rồi, , h được ngay y hầm lẫn cho o ong ô đó là à hức đầu với i ữ liệu nhập ệu kiểu text, ngày tháng. c định dạng ốn những ô ác ô (merge vấn đề. C ức hoặc ma y được với ộn. Cho nê bạn hãy enter across trong H ent, nhấn v ưới cùng b hộp thoại nment được dụng thanh ung Horizon Across Sele ạn cũng có i chọn Form t menu → Cells) Trộn cá là một công thứ thể chạy được tr trộn ô, năng Ce nằm Alignme tên ở dư mở ra h tab Alig Bạn sử của khu Center A Hoặc bạ click rồi shortcut Format Ctrl+1. CÁC TUY p , . g cells) cũng g Có một số ố acro không g những ô đã ã ên, thay vì ì dùng chức c s selection, , Home → vào cái mũi i ên phải, sẽ ẽ Format với i c chọn sẵn. . h trượt dọc c tal để chọn n ection. ó thể right-mat -ừ Cells từ (Excel2003: hay nhấn YỆT CHIÊU C :n CỦA EXCEL L
N hững mẹo Một sai lầm mảng dữ liệu iệu, để chắc Ví dụ, giả sử àm tìm kiếm hêm dữ liệu ộ các hàng c ụ thể hơn, là hêm dữ liệu ó là một thó nh trở nên ì ần tham chi ộng được cậ 003 trở về trư Một vấn đề n nh toán rất huyên là hã ffice ở góc ools → Option Mm tri Vh à th bộ cụ th Đ tín cầ độ 20 M tín kh Of To Chương 1 o nhỏ khi d rất lớn khi u. Điều này c chắn khôn ử bạn có mộ m của Exce vào mảng của các cột à A1:H1048 vào trong m ói quen vô ạch, thậm ếu ra khỏi c ập nhật tron ước) hoặc sử nữa thường chậm khi d ãy chuyển đ trái phía tr ns → Calcula – GIẢM BỚ dùng công sử dụng cô y làm cho E ng bỏ sót mộ t mảng dữ l el để trích ra này, nên để trong mảng 8567, và bạ mảng. cùng tai hạ chí là khôn công thức, m ng tham chi ử dụng các N xảy ra với dữ liệu được đổi chế độ rên của bản ations), rồi ch H thức ng thức là c Excel phải k ột dữ liệu nà liệu từ A1 đ a những dữ ể chắc ăn, b g này. Khi đ ạn nghĩ rằng cho nó tham kiểm tra hàn ào. đến H1000, ữ liệu cần th bạn tạo tham đó, tham chi g làm như v i mà bạn ph ng chạy nổi mà lại bảo đ iếu của công Name động. những bảng c cập nhật. tính toán củ ng tính, rồi họn Manual Hình 2 - Chọn M ỚT NHỮNG C m chiếu đến ng ngàn ô, n và bạn quy hiết. Bởi vì m chiếu tron iếu của bạn vậy thì bạn s hải luôn trán i. Bạn vẫn đảm được n g thức, bằn . g tính lớn, m Để giải qu ủa Excel th chọn Exce : Manual Caculatio CỰC NHỌC nh xa nó. B có thể loại những dữ li ng cách dùng mà cấu hình uyết vấn đề hành dạng M l Options → on với Excel 200 07 IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V NG TÍNH n toàn bộ cá nếu không n ác cột trong nói là hàng yết định sẽ d bạn còn ph ng công thứ có thể sẽ là sẽ không lo dùng những hải bổ sung ức đến toàn à A:H, hoặc lắng gì khi Bởi nó sẽ làm bỏ những p ệu mới thêm g Table (Lis m cho bảng phần không m vào sẽ tự st trong Excel h máy lại nh này, bạn th Manual: Nh Formulas hỏ, là Excel hường được hấn vào nút (Excel2003: 7 g g g g n c i g g ự l l c t :
8 Tu uy nhiên, lờ tín nh thì bao g ch hế độ tính to cậ ập nhật. Nếu kh hông phải lú Vậy bạn thử hạy chậm lạ oàn toàn và ông thức ch mà làm tiếp? hông ngần n ằng cần phải ạn nên suy n ông thức m ốt khi tham hững dãy dữ mảng tham c dừng hẳn xcel có nhiề ề cập đến tr ác ô. Ngoài hức trên nhữ Vc h ho cô mk h rằ bạ Ct ố nh mn ó Ex đề cá th www.giaip phapexcel.c com H Hình 3 - Chọn M ời khuyên đ giờ cũng có oán Manual u muốn có úc nào bạn c cân nhắc xe ại, bạn sẽ s ào cái thắng ho nó chạy n ? Hầu như ngại đặt bả i đặt bảng t nghĩ đến việ mảng là một chiếu đến ữ liệu lớn, t hiếu đến m luôn, và bạ ều hàm chu ong chiêu th ra, trong E ững bảng dữ Manual Caculatio đó thì không những công l, có thể bạn được thông cũng nhớ đi em: Nếu nh sửa lại cần g tay? Nghĩ nhanh hơn, chúng tôi k ảng tính của ính của mìn ệc thiết kế l trong nhữn những ô riê thì hãy sử dụ một dãy dữ li ạn bắt buộc p uyên xử lý n hứ 79: Trán Excel Help c ữ liệu lớn để on với Excel 200 g hay cho l g thức tính n sẽ chỉ có đ g tin chính iều này! hư cần thắng thắng chân ĩa là, khi b , hay là đặt không bao g a họ trong c nh trong chế lại bảng tính ng nguyên n êng lẻ. Như ụng chúng c iệu lớn, hiệu phải dùng c những dữ liệ nh lỗi #VAL có một số v ể trích ra kế lắm, mà chỉ toán, nếu b được những xác, bạn ph g chân bị kẹ n, hay là gỡ ảng tính củ nó vào chế giờ làm điề chế độ tính ế độ tính toá h. nhân của vấ ưng nếu bạn càng ít càng u suất của b chế độ tính t ệu lớn thay UE! khi tính ví dụ rất ha ết quả dựa th ính đối phó ạy một bảng cũ mèm, ch 9. Nhưng, ch ó. Một bảng g tính trong hưa hề được hắc chắn là ho chiếc xe h ắng chân rồ y chậm, bạn oán bằng tay ưng rất nhiề ual. Nếu nh thì mới làm g g c à hơi của bạn ồi tin tưởng n sẽ sửa lại y rồi cứ thế ều người đã hư bạn thấy m việc được, Chúng là m úng để tham ó một số lượ ẽ bị ảnh hưở ay. hức mảng, m M) hoặc đếm bạn cách để tiêu chuẩn. CÁC TUY 03 ỉ là mang tí ạn đang chạ g thông tin c hải nhấn F9 ẹt và làm ch ỡ bỏ cái thắ ủa bạn chạy ế độ tính to ều này, như h toán Manu án Manual t ấn đề trên. C n dùng chú g tốt. Khi có bảng tính sẽ toán bằng ta cho công th h tổng (SUM ay sẽ giúp b heo những t n g i ế ã y , ột lựa chọn n m chiếu đến n ợng lớn các c ởng, đôi khi i mà sẽ được m (COUNT) dùng công YỆT CHIÊU C c ) g CỦA EXCEL L
Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 9 Hoặc bạn có thể sử dụng PivotTable, sẽ được đề cập đến trong phần thứ 4 của loạt bài này. Mặc dù PivotTable thì có vẻ phức tạp khi bạn sử dụng nó lần đầu tiên, nhưng chúng tôi thành thật khuyên bạn hãy học cách sử dụng nó. Một khi bạn đã làm chủ được PivotTable, ngày nào đó bạn sẽ tự hỏi rằng làm sao tôi có thể sống mà không có PivotTable! Trước khi kết thúc phần mở đầu, xin nói điều này: Nếu bạn chẳng nhớ được gì (vì tôi nói nhiều quá), bạn chỉ cần nhớ một chuyện thôi: Excel sẽ chạy tốt hơn nếu tất cả các dữ liệu của bạn được xếp liên tục với nhau trong cùng một bảng. Nó sẽ giúp cho bạn thực hành các chiêu sau đây một cách dễ dàng hơn. ------------------------------------------------------------ Trong các bài, sẽ có một số biểu tượng sau: Áp dụng cho tất cả các phiên bản của Excel Chỉ áp dụng cho Excel 2007 Chỉ áp dụng cho những phiên bản trước Excel 2007 Chỉ áp dụng cho Excel 2003 và Excel XP Chỉ áp dụng cho Excel 2000 Những chiêu dễ, dành cho mọi người Những chiêu tương đối khó, dành cho những ai có trình độ khá trở lên Những chiêu khó, dành cho những ai đã sử dụng thành thạo Excel Các mẹo giúp cho bạn làm việc với Excel nhanh hơn Các chú ý, cảnh báo
10 Đ CHIÊU 1 ôi khi làm màn hình của rong bài này hức. ầu tiên, bạn m Tr ch Đ Từ Al ch N ừ cửa sổ làm ll (Excel2003 họn thì hãy Nếu chọn kiể www.giaip phapexcel.c com Tùy y biếến cửử Excel hiển t thành ửửa sổổ làm cho phép hi thị và sắp xế h một tập tin việc trong a bạn để làm y sẽ mô tả c iển thị đồng ếp chúng. Sa Workspace ( Excel, bạn m cho nó dễ cách thực h n hãy mở tất Để mở nhiều chọn các tập → Open...) có thể cần ễ dàng sử dụ hiện tổ chức t cả các bản ng tính mà b bảng tính cùn tin bảng tính m việc của 3: Window → bỏ chọn, sa ểu sắp xếp T ng một lúc, bạ cần mở → n một bảng t Arrange). N au đó chọn k Tiled (lát gạ tính đang m Nếu tùy chọ kiểu sắp xếp ch) thì các c Hình 4 - Sắp xếp các T Tùy biến cửa s m việệc củủ ủủa bảảng thời nhiều b au khi thiết lậ không gian sổ làm việc củ tính bảng tính và ập các tùy b làm việc) .xlw n phải có nh ụng hơn ha c cửa sổ làm ủa bảng tính à cho phép tù biến, chúng t w để sử dụng hiều hơn m ay xem dữ li m việc một c bạn cần làm m việc. ạn vào Office → nhấn nút Open h ùy biến cách ta có thể lưu g lại sau này. một Workbo iệu từ nhiều cách gọn gà Open…, g n để mở các tậ mở nào đó, c ọn Window p và nhấp nú cửa sổ làm h u ok mở trên u bảng tính. àng và có tổ giữ phím Ctrl t ập tin (Excel20 chọn Windo ws of active út OK. việc của bả c cửa sổ kiểu Til trong khi 003: File ows → View Workbook ảng tính như CÁC TUY led n . ổ → Arrange đang được ư hình 4: YỆT CHIÊU C ec CỦA EXCEL L
Tùy biến cửa a sổ làm việc N c của bảng tín Nếu chọn kiể N nh ểu sắp xếp H Nếu chọn kiể Chương 1 Horizontal (n ểu Vertical ( – GIẢM BỚ nằm ngang) thẳng đứng ỚT NHỮNG C Hình 5 - ) thì các bản ng tính sẽ x ửa sổ kiểu Horiz g) thì các bả Hình 6 CỰC NHỌC Sắp xếp các cử zontal ảng tính đượ - Sắp xếp các c ợc sắp xếp n cửa sổ kiểu Vert tical IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V NG TÍNH ếp chồng lê ên nhau: nằm cạnh nh hau: 11
12 N Nếu chọn kiể Kc ểu Cascade Khi các cửa h huyển dữ liệ ể sử dụng l ước thực h Excel2003: Fil ưu và nhấn n Muốn chuyển ai lần lên t Maximize trê ảng tính sau ể sử dụng l ạo thì giao d hỉnh hay cậ ạn lưu lại kh Nếu mỗi ngà huyên bạn n ảng tính đó mở tập tin .x hông cần ph Đb ư (E lư Mh a Mb ả Đt ạ ch bạ Nk h bả mk h www.giaip sổ bảng tín ệu giữa các lại các thiết hiện như sa e → Save W nút OK. Tập n đổi một b thanh Title ên cửa sổ bả u khi đã hoà lại không gi diện làm việ ập nhật thôn hi bạn ra lện ày, bạn đều p nên dành m tùy thuộc v xlw cho kiể hải tốn thời phapexcel.c com e (thác nước c) thì các bả Hình 7 - Sắp xếp các c nh đã được cửa sổ. lập này sau au: Chọn ng Workspace…) p tin Worksp ảng tính nà (tiêu đề) ảng tính hiệ àn tất công v ian làm việ ệc được bạn ng tin trong nh đóng Wo phải thực h một ít thời g vào yêu cầu ểu không gi gian sắp xế c sắp xếp g u này, bạn c găn View → → nhập tên pace sẽ có p o đó về chế của cửa sổ ện hành để p việc với cửa c đã thiết lậ n thiết lập t g các bảng t orkspace. hiện các côn gian để thiế u tao tác và x ian làm việc ếp, tổ chức c T Tùy biến cửa s ảng tính sẽ x sổ làm việc củ xếp đè lên n cửa sổ kiểu Casc cade gọn gàng, b nhau: bạn sẽ rất d có thể lưu t tại nhóm n cho Work phần mở rộn ế độ toàn mà ổ bảng tính phóng to cử a sổ đó. ập trước đó trước kia sẽ tính của Wo ủa bảng tính dễ dàng tha thành một tậ m Window c kspace tại hộ ng là .xlw àn hình thì h đó. Bạn c ửa sổ hoặc n h ao tác và di ập tin Work chọn Save ộp File Nam i kspace. Các Workspace me, chọn nơi bạn chỉ cần cũng có th nhấn nút Clo , bạn chỉ cầ ẽ được khôi orkspace sẽ ng việc lặp đ ết lập các k xử lý số liệu c phù hợp v các bảng tín c ei n kích chuột ể nhấn nút ose để đóng ần mở tập ti i phục. Tất ẽ được Exce đi lặp lại trê kiểu không u của chúng với nhu cầu nh ở các lần t t g in .xlw vừa cả các hiệu el nhắc nhở ên nhiều bản gian làm vi g. Sau đó, b u sử dụng c n sử dụng sa CÁC TUY a u ở ng tính. Tôi iệc cho các bạn chỉ việc của bạn mà au. YỆT CHIÊU C i c c à CỦA EXCEL L
Nhập dữ liệu u đồng thời v Nn CHIÊU 2 vào nhiều Sh Nhưng phải n h hiều Sheet m nh hau trong ph Gr Đ bà liệ nh nh heet p dữữ liệệu đđồồng th hường ngườ au. Bạn có th ời. Nhưng cũ i dòng lệnh V nói đến côn một lúc chắ hạm vi Wor roup các S ể nhóm các àn phím vào ệu đồng thờ hập vào các hỉ). ể thoát khỏ oặc click ch ếu bạn chỉ m ên Sheet đó. Đh o nế tê Hình Chương 1 hờời vào n ời dùng Excel hể dùng côn ng có một cá VBA. ng cụ Group ắc có nhiều rkbook. heet lại bằ c Sheet lại, o, rồi vừa n ời. Khi bạn c Sheet còn nhiềều Sh l có những d ng cụ Group ách khác nha p cái đã nhỉ người chưa ằng tay các bạn chỉ nhấn Ctrl, v gõ bất kỳ c n lại trong n ỏi tình trạng huột phải lê muốn gỡ mộ 8 - Khi có nhiều dữ liệu muốn các Sheet lạ anh chóng v ỉ? Công cụ a dùng đến. ỉ việc click vừa nhấn và cái gì vào S nhóm. Điệp g group, bạn ên tên một ột trong số Group dùn Nó dùng để chọn Sheet ào tên nhữn Sheet hiện h p vụ hoàn t n chỉ việc h Sheet trong các Sheet ra y nhiều Sheet ong ngoặc vuô p các Sheets. T bạn không để g. Chính vì th ào các Sheet, p u Sheet đang đ – GIẢM BỚ Nhậập Thông th khác nha đồng thờ dùng vài Khi có 2 ha [Group] (tro trạng group thường thì b việc đã xong hàng loạt và t thứ nhất, n ng Sheet khá hành, dữ liệ tất nhanh ch hoặc click c g nhóm bất a khỏi nhóm t group với n ông). Nhìn vào rừ khi bạn có c ể ý đến dấu hi hế tôi khuyên phải ungroup ược group, tha ỚT NHỮNG C CỰC NHỌC nh tiêu đề của chọn một Sh t kỳ, chọn U m, hãy giữ C hau, trên tha o đó bạn có th cặp mắt sắc n ệu này, bạn s bạn ngay khi chúng ngay. nh tiêu đề củ hể biết bạn vẫ hư chim ưng h ẽ quên và khô thực hiện xo Excel sẽ có chữ [Group] ngay s IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V NG TÍNH heet n nhập vào ại để có thể n và linh hoạt h nhiều Sheet nhập dữ liệu hơn nếu bạn ng để nhập d ể kết nối cá dữ liệu vào ác Sheet với nơi bạn sẽ n ác mà bạn ệu đó cũng hóng (nghe nhập liệu từ muốn nhập sẽ tự động e giống 007 heet khác n Ungroup Sh Ctrl trong kh ngoài nhóm, heets. Hoặc hi click vào a Windows sẽ n còn đang tro hoặc bén như ông ungroup ng thao tác n ẽ có chữ ong tình dao cạo, khi công nhập liệu sau tên của bản ng tính 13 t u n o i ừ p g 7 , c o
www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 14 Nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều Sheet Dù phương pháp này là dễ nhất, nhưng có nghĩa là bạn phải nhớ và nhớ group và ungoup khi cần, nếu không bạn sẽ vô tình ghi đè lên dữ liệu ở những Sheet mà bạn không nhìn thấy trên màn hình hiện thời. Thí dụ như bạn chỉ muốn ghi cùng lúc dữ liệu vào một vùng nào đó của các bảng tính, còn ngoài vùng đó thì dữ liệu các Sheet phải khác nhau. Thế nhưng khi các Sheet đã group rồi thì nó có thèm quan tâm bạn đang nhập liệu ở vùng nào đâu? Group các Sheet lại một cách tự động Bạn có thể giải quyết vấn đề trên bằng cách dùng một đoạn code VBA hết sức đơn giản. Để đoạn code làm việc được, nó phải được đặt trong các sự kiện của riêng Sheet nào bạn muốn. Để vào trang soạn thảo code của Sheet nào, thì click phải chuột vào tên Sheet đó và chọn View Code. Bạn có thể chọn một trong các sự kiện của Sheet, những sự kiện chỉ liên quan đến Sheet đó như đổi ô chọn, thay đổi nội dung một ô, kích hoạt Sheet, thoát khỏi Sheet, … để thực thi đoạn code VBA của mình. Thường thì bạn được đưa thẳng đến trang soạn thảo code riêng của Sheet nếu bạn chọn View Code như trên hướng dẫn. Bạn có thể kiểm tra lại quả thực nó thuộc về Sheet bạn chọn hay không bằng cách nhìn vào cửa sổ VBA Project bên trái, nếu bạn thấy dạng thư mục This Workbook – Sheetname và một Sheet đang chọn thì đúng; nếu không bạn phải tìm đúng Sheet bạn cần và double-click nó. Trước tiên bạn phải đặt Name cho vùng ô bạn muốn nhập dữ liệu trùng trong các Sheet, giả sử là MyRange. Sau đó gõ đoạn code này vào khung soạn thảo bên phải: Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then Sheets(Array("Sheet5", "Sheet3", "Sheet1")).Select Else Me.Select End If End Sub Trong đoạn code trên, Sheet5 được ghi đầu tiên trong mảng Array, vì bạn muốn nó là Sheet mà bạn sẽ gõ dữ liệu nhập vào. Bạn có thể chọn những Sheet khác để group chúng lại bên dưới Sheet5. Sau khi gõ code xong, hoặc nhấn nút View Object, hoặc nhấn nút View Microsoft Excel, hoặc nhấn Alt+Q, Alt+F11 hoặc đóng hẳn cửa sổ VBA trở về màn hình Excel. Lưu bảng tính lại. Cần nhắc lại rằng đoạn code trên phải nằm trong Sheet được khai báo đầu tiên của Array, là Sheet mà bạn sẽ nhập dữ liệu từ bàn phím. Khi bạn đã hoàn tất, mỗi khi bạn click chọn một ô nào đó trong Sheet5, đoạn code sẽ kiểm tra xem ô bạn chọn có nằm trong vùng đã đặt tên MyRange không. Nếu đúng, code sẽ group các Sheet lại với nhau để bạn nhập dữ liệu hàng loạt Sheet. Nếu không phải, nó ungroup chúng ra bằng cách đơn giản là kích hoạt Sheet hiện hành. Dùng đoạn code trên sẽ
Nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều Sheet Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 15 tiện lợi ở chỗ nó giải phóng bạn khỏi cái việc phải nhớ group khi bắt đầu và ungroup khi kết thúc nhập liệu trong vùng chọn. Bây giờ nếu bạn muốn những dữ liệu như nhau được nhập vào các Sheet chọn, nhưng ở những vị trí khác nhau, hãy dùng đoạn code khác: Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then With Range("MyRange") .Copy Destination:=Sheets("Sheet3").Range("A1") .Copy Destination:=Sheets("Sheet1").Range("D10") End With End If End Sub Đoạn code này cũng phải được đặt trong khung soạn thảo của riêng Sheet5. Đoạn code thứ hai hoạt động khác với đoạn code thứ nhất. Khi bạn thay đổi nội dung của một ô nào đó, code sẽ xác định xem ô hiện hành có nằm trong vùng MyRange hay không, nếu phải thì copy nguyên vùng MyRange (của Sheet5) và paste vào đồng thời ô A1 của Sheet1 và D10 của Sheet2. Ngược lại thì không làm gì cả. Hình 9 - Đoạn code này phải được đặt trong khung soạn thảo của riêng Sheet5
16 Ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đó nhất định Ngăăn chậận ngưườời sửử dụụng thựực hiệện mộột sốố hành đđộộng nào đđó nhấất đđịịnh Mặc dù Excel có hỗ trợ việc bảo vệ cho bảng tính (Protect Sheet, Protect Workbook), nhưng công cụ thô sơ này không bao gồm việc chỉ cho phép người sử dụng một số đặc quyền hạn chế - trừ phi bạn làm theo những chiêu sau đây. CHIÊU 3 Bạn có thể quản lý việc tương tác với các bảng tính của bạn bằng cách giám sát và đáp ứng các sự kiện. Các sự kiện (event), là những hành động xảy ra khi bạn làm việc với các bảng tính hoặc các Sheet. Những sự kiện này thường bao gồm việc mở (open) một bảng tính, lưu (save) nó, và đóng (close) nó. Bạn có thể bảo Excel chạy những mã Visual Basic (macro) một cách tự động khi xảy ra bất kỳ một trong những sự kiện như thế. Người sử dụng có thể vượt qua tất cả những mã bảo vệ bởi Visual Basic bẳng cách vô hiệu hóa việc thực thi các macro: Nhấn nút Office → Excel Opions → Trust Center → Trust Center Setting → Macro Settings (Excel2003: Tools → Macro → Security). Nếu đặt mức độ an toàn là Disable all macros with notification (Excel2003: mức Medium), mỗi khi mở một bảng tính có chứa macro, Excel sẽ xuất hiện một hộp thông báo và cho phép người sử dụng có cơ hội để tắt các macro. Nếu đặt mức độ an toàn là Disable all macros without notification (Excel2003: mức High), Excel sẽ ngăn không cho chạy tất cả các macro có trong bảng tính. Nói cách khác, khi cần phải dùng các macro có trong bảng tính, người sử dụng sẽ chọn một mức an toàn thích hợp để cho phép sử dụng các macro. Ngăn chận việc lưu lại bảng tính với một tên khác Bạn có thể thiết lập thuộc tính Read only cho bất kỳ một bảng tính nào, bằng cách nhấn Office → Save, nhấn nút Tools, chọn General Options (Excel2003: File → Save As → Tools → General Options) và kích hoạt hộp kiểm Read only recommended. Việc này ngăn chận người sử dụng lưu lại những thay đổi trên bảng tính, trừ phi họ lưu lại bảng tính với một tên khác hoặc lưu vào một nơi khác. Tuy nhiên, có thể điều bạn muốn là không cho lưu lại bảng tính của bạn với tên khác, cũng không cho lưu vào một nơi khác. Nói cách khác, bạn muốn người khác chỉ có thể lưu lại bảng tính này với chính tên gốc của nó, chứ không được sao chép nó. Điều này đặc biệt hữu dụng khi có nhiều người cùng sử dụng chung một bảng tính, và bạn không muốn trong ổ cứng của mình đầy dẫy những bản sao của bảng tính này, cho dù là với một tên khác, hay ở một thư mục khác. Sự kiện Before Save mà tôi sắp nói đến đã có từ thời Excel 97. Đúng như tên gọi của nó, sự kiện này chỉ xuất hiện ngay trước khi bảng tính được lưu, cho phép bạn can thiệp kịp thời việc lưu lại bảng tính, đưa ra một cảnh báo, và không cho Excel lưu bảng tính. Trước khi tự thực hiện điều này vào bảng tính, hãy chắn chắn rằng bạn đã lưu lại bảng tính của bạn. Bởi vì việc đưa đoạn code sau đây vào môt bảng tính chưa được lưu, có thể sẽ gây cho bạn nhiều rắc rối. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL
Ngăn chận n thực hiện m người sử dụn một số hành đ Đ Al (E m ng động nào đó ể đưa đoạn lt+F11), và Excel2003: nh ục View Code Bv nhất định n code sau v à nhấp đúp hấn phải chuộ e, như minh h ạn hãy nhập Excel, rồi ề Th vào bảng tí p chuột và ột vào biểu tư họa dưới đây ính, bạn hãy ào mục Th ượng Excel ở y). h 10 - Chọn Vie y chọn Dev hisWorkbook ngay bên trá ew Vode để mở dụng Excel 20 Excel Options, ab in the Ribbo p đoạn cod lưu lại bảng 007, mà trên R , nhấn chọn t on. de sau đây v g tính: te Sub Work an) lReply As SaveAsUI = Reply = Ms Workbook as Workbook?" Cancel = (l f Cancel = Cancel = Tr If ub hử một tí. B ây giờ bạn hông thể lưu macro. Bk h m Chương 1 Privat Boolea Dim If S l W W C I C End End Su vào cửa sổ V kbook_Befo oreSave(By s Long True Then sgBox("Sor s another , vbQuesti lReply = v n rry, you a _ name." ion + vbOK vbCancel) hen Me.Sav False Th rue Bạn nhấn Ct nhấn F12 u lại bảng t – GIẢM BỚ Hình Nếu bạn sử vào trong E Develope ta trl+S (hoặc (hoặc gọi l tính này dướ ỚT NHỮNG C gọi lệnh Sa lệnh Save a ới bất kỳ m CỰC NHỌC velope → Vi k trong kh ái menu File t o This Workboo n không có mụ rồi đánh dấu khi nhập xo sUI As Boo lowed to s wish to s ảng tính của gặp một cả khác, trừ ph IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V của sổ VBA cho Ribbon của bạn tab Popular, r VBE. Sau k yVal SaveAs re not all & "Do you KCancel) ve ave) xem. B as), bạn sẽ một tên nào k NG TÍNH (hoặc nhấn ct Explorer enu, và chọn sual Basic hung Projec trên thanh m ok ục Develope, b vào tùy chọn bạn hãy n Show ong, nhấn A Alt+Q để trở olean, Can cel As save this _ save this _ a bạn lưu bì ảnh báo, nó hi bạn vô h ình thường. ói rằng bạn iệu hóa các 17 n r n ở . n c
18 Ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đó nhất định Nói thêm, khi bạn lưu một bảng tính có chứa macro hoặc code trong Excel 2007, bạn sẽ được nhắc nhở rằng bạn phải lưu file ở dạng cho phép macro hoạt động (macro-enable Workbook), có phần mở rộng là *.xlsm, chứ không thể lưu ở dạng bình thường (*.xlsx). Ngăn chận việc in một bảng tính Đôi khi bạn phải rời bàn làm việc đi đâu đó mà quên tắt máy (chuyện này là chuyện thường), cho dù bạn đã làm công việc ngăn chận việc có ai đó chép bảng tính của bạn ra ngoài, như đã nói ở trên, có thể bạn còn lo xa hơn, muốn rằng bảng tính này cũng sẽ không bị in ra khi bạn vắng mặt. Nếu thật sự bạn muốn như vậy, bạn hãy dùng sự kiện Before Print. Hãy nhập đoạn code sau trong cửa sổ VBE: Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean) Cancel = True MsgBox "Sorry, you cannot Print from this Workbook", vbInformation End Sub Nhấn Ctrl+Q để quay về Excel và lưu lại. Từ bây giờ, nếu có ai có muốn ra lệnh in bảng tính này, sẽ không in được và sẽ thấy một thông báo ngăn cản. Dòng lệnh MsgBox ở đoạn code trên chỉ là một tùy chọn, nhưng bạn nên sử dụng nó, vì ít nhất thì nó cũng để lại một thông tin gì đó, để người khác sẽ không tưởng lầm rằng máy in của họ bị hư, hoặc là chương trình Excel có lỗi! Nếu bạn chỉ muốn ngăn chận in một phần nào đó trong bảng tính, ví dụ không cho in Sheet1 và Sheet2, bạn sử dụng đoạn code sau: Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean) Select Case ActiveSheet.Name Case "Sheet1", "Sheet2" Cancel = True MsgBox "Sorry, you cannot print this Sheet from this Workbook", _ vbInformation End Select End Sub Dĩ nhiên bạn có thể thêm vào bất kỳ Sheet nào có trong bảng tính của bạn. Chỉ việc nhập tên của nó vào trong hàng có lệnh Case, và tách biệt Sheet này với Sheet khác bằng dấu phẩy, và nhớ nhập tên Sheet trong một cặp dấu nháy kép. Trong trường hợp bạn chỉ muốn ngăn chận không cho in một Sheet mà thôi, bạn chỉ cần nhập tên của Sheet đó (trong cặp nháy kép) sau chữ Case, và không cần gõ dấu phẩy. Ngăn chận việc chèn thêm Sheet vào một bảng tính Excel có chức năng Protect Workbook, không cho phép thay đổi cấu trúc của bảng tính như thêm, xóa, di chuyển, hay đổi tên các Sheet. Tuy nhiên, có thể bạn chỉ muốn ngăn www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL
Ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đó nhất định Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 19 chận việc thêm Sheet thôi, còn những việc khác thì vẫn cho phép. Đoạn code sau đây giúp bạn làm việc đó: Private Sub Workbook_NewSheet(ByVal Sh As Object) Application.DisplayAlerts = False MsgBox "Sorry, you cannot add any more sheets to this Workbook", _ vbInformation Sh.Delete Application.DisplayAlerts = True End Sub Khi có ai đó chèn thêm một Sheet mới vào trong bảng tính, trước tiên Excel sẽ xuất hiện hộp cảnh cáo: “Xin lỗi, bạn không thể thêm bất kỳ Sheet nào vào trong bảng tính này”, rồi ngay lập tức, Excel sẽ xóa cái Sheet mới thêm vào khi nút OK trong hộp cảnh báo được nhấn. Công dụng của dòng lệnh Application.DisplayAlerts = False là không hiển thị hộp cảnh báo xác nhận việc xóa một Sheet nào đó trong Excel. Một cách khác để ngăn chận việc chèn thêm Sheet vào bảng tính là bạn chọn Review trên thanh Ribbon, chọn lệnh Protect Workbook trong nhóm Changes, rồi chọn lệnh Protect Structure and Windows (Excel2003: Tools → Protection → Protect Workbook... đánh dấu kiểm vào tùy chọn Structure) và nhấn OK (có thể đặt password nếu thích). Tuy nhiên, như đã nói ở đầu bài, việc này sẽ ngăn chận hết mọi thao tác với các Sheet trong bảng tính. Hình 11 - Protect Structure and Windows để ngăn chận việc chèn thêm Sheet
20 Cc CHIÊU 4 ác kiểu cản ho macro ho ảng tính. Sa h bả Th Lỗ xó m W n chặặn cá ác nhắắc n ôn luôn cảnh Bài này sẽ h nh báo mà tô oạt động ha au đây là mộ hông báo k ỗi này phát óa tất cả cá macro và nhấ Workbook sa KVc báo hoặc nh ướng dẫn bạ ôi đề cập tro ay không, h ột số loại cả kích hoạt M sinh do bạn ác mã lệnh ấn Delete đ au đó Excel ong chiêu n hoặc là các ảnh báo của Macro tron n đã từng th macro bằng ể xóa (Exce vẫn cảnh b Bạn chỉ nhận macro with no Nếu mức an to sẽ tự động kíc Nếu mức an t các macro tự đ Khi bạn ghi m Vào lúc mở h húng rỗng h Việc xóa các hông xóa cá ạnh. Do vậy họn ngăn D lt+F11 (Exce Nếu không th hím Ctrl+R. Vk h lạ Ch Al Np h www.giaip ng khi tron hực hiện gh g cách vào el2003: Tools báo bạn là tr được thông b otification (Ex oàn được thiết ch hoạt mà kh toàn là Disabl động bị khóa l một macro, một bảng t hay đang chứ c macro của ác module – , bạn cần ph Developer → el2003: Tools hấy cửa sổ P phapexcel.c Ngăăn Excel luô của bạn. com báo kích hoạt xcel2003: mức ết lập là Enable ông có tiếng k le all macros lại không được Excel chèn tính, Excel ứa các mã l a bảng tính giống như hải xóa đi c chọn nút s → Macro → Project thì b Hình 12 n một modu kiểm tra xe lệnh. h sẽ xóa tất ư việc uống ác module n t Visual Bas Visual Bas bạn vào Vie 2 - Gọi Visual Ba asic từ tab Deve Ngă ăn chặn các n nhởở khô nhắc nhở khô ông cầần t hắc nhở bạn ạn cách loại b thiếết xác nhận cá bỏ các thông này chính là thông báo Excel: ông cần thiết ác hành động g báo hoặc nh à các câu hỏ về các hàn ng Workbo hi macro tro ngăn Deve → Macro → rong Workb t g và thao tác hắc nhở. ỏi mà Excel nh động xóa ook không ong Workbo eloper → ch Macros), nh book có chứ macro khi th Medium). e all macors (E kêu cảnh báo. without notif c phép thực th c l hỏi bạn có a một trang g có macro ook, và mặc họn Macro → hưng trong ứa macro. iết lập mức a ó g c dù bạn đã chọn các các lần mở n toàn là Disa Excel2003: mứ able all ức Low) thì các fication (Excel hi. ule vào để c em bảng tín c macro 2003: mức Hi hứa các lện nh có chứa cả các mã g cạn lon sữ này theo hư sic tại nhóm ic Editor (VB w và chọn P gh) thì nh của bạn v module nào ã c ở và các hàm. o không và bên trong i vỏ hộp sữ u: oặc nhấn tổ View → Proje lorer hoặc n lệnh chứa ữa và bỏ lại ướng dẫn sau m Code ho BE) và chọn V Project Exp eloper trong Ex cel 2007 CÁC TUY . à module mà à a vào lại tủ ủ ổ hợp phím ect Explorer). nhấn tổ hợp YỆT CHIÊU C m . p CỦA EXCEL L
Ngăn chặn các nhắc nhở không cần thiết Hình 13 - Hộp thoại Record Macro Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 21 Nhấp chuột lên các ký hiệu (+) để xem các thành phần bị ẩn của các nhánh con trong cửa sổ Project và hãy tìm đến các module. Bạn nhấp phải chuột lên từng module và chọn lệnh Remove Module từ thực đơn ngữ cảnh. Nếu được hỏi có xuất module ra thành tập tin thì hãy chọn No. Nhấn tổ hợp Alt+Q để đóng cửa sổ VBE. Thông báo nhắc nhở lưu trữ trong khi không có sự thay đổi nào Bạn có thể nhận thấy rằng đôi khi bạn chỉ mở một bảng tính và xem một số thông tin trong đó mà Excel cũng nhắc nhở bạn lưu lại các thay đổi trong Personal Macro Workbook mặc dù bạn không hề thay đổi gì trong đó. Có thể bạn đã biết hoặc chưa, bạn đã có sử dụng một hàm volatile (là hàm trong đó có sử dụng phương thức volatile) trong Personal Macro Workbook của mình. Một Personal Macro Workbook là một bảng tính ẩn được tạo ở lần đầu tiên bạn ghi macro (Excel2003: Tools → Macro → Record NewMacro) với tùy chọn Personal Macro Workbook tại Store Macro in. Macro này sẽ được mở mỗi khi bạn sử dụng Excel. Một hàm volatile sẽ làm bảng tính tự động tính toán lại mỗi khi bạn thực hiện một thao tác nào đó trong Excel, bao gồm cả việc mở và đóng bảng tính hoặc ứng dụng Excel. Hai trong số các hàm volatile phổ biến là hàm TODAY() và NOW(). Vì thế, mặc dù bạn chắc chắn là mình không có thay đổi gì trong bảng tính nhưng các hàm volatile này vẫn đang hoạt động âm thầm. Điều này được tính như là một sự thay đổi và Excel sẽ cảnh báo việc lưu trữ mặc dù không tồn tại bất kỳ sự thay đổi nào trong bảng tính. Nếu bạn muốn Excel dừng việc thông báo lưu trữ các thay đổi mà bạn không hề thực hiện, bạn có một vài cách thực hiện. Cách dễ thấy nhất là ta không lưu các hàm volatile trong Personal Macro Workbook và nên xóa bỏ tất cả các hàm volatile đang có trong đó. Hoặc, nếu bạn cần các hàm volatile nhưng không muốn Excel lưu lại các thay đổi không nhìn thấy này bạn có thể thêm đoạn code sau vào Workbook module của Personal Macro Workbook để đánh lừa nó là bảng tính đã được lưu rồi. Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) Me.Saved = True End Sub Để mở Personal Macro Workbook bạn vào View → Unhide trong nhóm Window (Excel2003: Window → Unhide), chọn Personal.xls từ hộp thoại Unhide View → Unhide và nhấp nút OK.
www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 22 Ngăn chặn các nhắc nhở không cần thiết Nhấn tổ hợp phím Alt+F11 để vào cửa sổ VBE, sau đó nhấp phải chuột lên ThisWorkbook từ Personal.xls trong cửa sổ Project rồi chọn View Code và nhập đoạn mã trên vào. Sau khi nhập xong, bạn nhấn tổ hợp phím Alt+Q để đóng của sổ VBE lại. Tất nhiên, nếu bạn có sử dụng hàm volatile để tính toán lại bảng tính và bạn muốn lưu các thay đổi này thì bạn dùng đoạn mã sau thay cho đoạn mã nêu trên. Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) Me.Save End Sub Đoạn mã trên sẽ lưu lại Personal Macro Workbook một cách tự động mỗi khi nó được mở. Dừng các cảnh báo của Excel về các macro đã ghi Một trong số nhiều hạn chế của việc ghi macro là không tự thêm vào các lệnh loại bỏ các thông báo khi thực thi. Ví dụ như bạn ghi một macro xóa một Worksheet và khi thực thi macro này bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận việc xóa Worksheet. Muốn tắt cảnh báo này, bạn làm như hướng dẫn sau: Chọn ngăn Developer → Macros tại nhóm Code hoặc nhấn Alt+F8 (Excel2003: Tools → Macro → Macros) để gọi hộp thoại Macro. Tại Macro in chọn All Open Workbooks, chọn tên macro mà bạn vừa ghi và nhấn nút Edit. Đặt con trỏ lên trước dòng lệnh đầu tiên của thủ tục và nhập vào dòng lệnh sau: Application.DisplayAlerts = False Tại sau dòng lệnh cuối cùng, bạn thêm vào: Application.DisplayAlerts = True Macro của bạn sau khi thêm 2 dòng lệnh trên sẽ giống như sau: Sub MyMacro() ' ' MyMacro Macro ' Deletes the Active Worksheet ' Application.DisplayAlerts = False ActiveSheet.Delete Application.DisplayAlerts = True End Sub Lưu ý rằng, bạn đã bật chức năng cảnh báo của Excel lại tại dòng lệnh cuối cùng của macro. Nếu bỏ dòng lệnh này, bạn sẽ không bao giờ nhận được các cảnh báo nữa và điều này có thể gây nguy hại vì có thể bạn vô tình thực hiện một thao tác nhầm lẫn nghiêm trọng nào đó mà không hề nhận được cảnh báo để xác nhận hành động.
Ẩn Sheet sao o cho người k NDn CHIÊU 5 khác không t Những thứ b ata Validat h hững thông ch họn View → hơ ơn nếu bạn W Window (Exce Hì thể dùng lện h Unhide để heet sao de đđểể hiệệ cho ngưư ệện ra bạn có những c được. Bạn m g thức, nhữn bạn không m ion, Combo tin nhạy cả Hide trong làm cách k el2003: Form g thông tin t muốn có mộ g chi tiết vụn muốn người obox, những ảm và nhữn g mục chọn khác để ngườ mat → Sheet → g lệnh Hide tro ạn cũng có ạn không th orm. Thay v Vào Develop ools → Macr hông thấy th ìm tên file v ấu, mở khu họn tab Alp Nhấn Alt+Q đ thể thấy đ heet → Unhid ể thấy trở lạ Bb nh 14 - Sử dụn ạ Fo V To kh Tì dấ Ch Nc ó Sh Đ Chương 1 i khác thấy g tên biến ng thứ khác Window (Ex ời dùng khô Unhide). ong Excel 2007 thể dùng c hể khoá nhữ vì vậy, bạn h per → Visua ro → Visual hì chọn View và bấm vào ung Property phabetic, tìm để trở về tra được bằng c de). ại, bạn phải – GIẢM BỚ ẨẨn Sh Unhid Đôi khi b dùng đọc liệu, công chức năng k ững ô chứa hãy thiết lập l Basic hoặ Basic Editor w → Project o dấu cộng đ y bằng cách m dòng Visib ang tính Exc cách thông khoá bảng t dữ liệu kết p trạng thái c nhấn Alt+ r), và nhìn t Explorer. để hiện ra c h vào menu ble và chọn cel, lưu sự t thường trê i vào chỗ cũ ỚT NHỮNG C ũ, chọn lại 1 CỰC NHỌC c không t et nào đó và ó thể là một S ng muốn cho hể là những biến dùng l ạn có thể dấ rmat → Shee ọn View → U Sử dụng lệnh H nó vẫn đượ ững control dạng xlVery o trang soạn ong khung et. Chọn tên Property Wi etVeryHidde y. Sheet của ew → Unhid isible. IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V hiện ra ưườời khác rên một Shee t khu vực (có n vặt và khôn được có th và giá trị b . Mặc dù bạ xcel2003: For ông thể chọ Hình 15 - ính, nhưng nối với nhữ i cho Sheet d +F11 để vào bên trái tro các tên She u View → P 2- xlsShee thay đổi này n menu Vie - xlSheetVi NG TÍNH thểể dùn ng lệệnh à bạn không Sheet) ghi ché o ai nhìn thấy muốn người ép những dữ y. vùng làm d làm const t ấu Sheet đó et → Hide), n Unhide trong dữ liệu cho rong VBA, ó bằng cách nhưng sẽ tốt g mục chọn Hide trong Exce el 2003 ợc nhìn thấy tạo bởi tha yHidden. n thảo VBE Project Ex y. Hơn nữa anh công cụ E (Excel2003: xplorer, nếu n Sheet nào ndow (hoặc en. a bạn sẽ chẳ de (Excel200 o bạn muốn c nhấn F4). ẳng bao giờ 3: Format → 23 i ữ o , h t n a ụ : u n . ờ
24 Kđ CHIÊU 6 Không biết là ể Ne đó à, có khi nà bảng tính m n ra một kiể ng tính này tạo một b ew), và chọn ó sửa lại bản Nt Hình 16 - Chọn Nếu bạn đã từ h hấy sự hữu vi iệc thiết kế v V Và, trong côn trú úc giống nh nộ ội dung và l xó óa luôn cả n nh hững thao tá www.giaip ừng thấy, đ dụng của n và trình bày ng việc, nế hau, tôi ngh lưu lại với t những công ác xóa... phapexcel.c Tựự thi Nếu như của mình tính đã c công thứ Template com iếết kếế m mộột bảảng ư bạn thường h, bạn có thể có sẵn tiêu đ ức; đồng thời es của Excel. g xuyên phải ể tự thiết kế r đề, một số cộ i còn có thể t dụng các Te n nhấn vào h đã được t ủa mình? ào bạn sử d mới, thì bạn ểu bảng tính thành cái c n một bảng tính h đã được thiết đã từng sử d nó, nhờ nó m y. ếu như bạn hĩ rằng việc tên khác, ph thức mà bạ dụng những mà chúng t cứ phải thư bạn thường hải không? N ạn đã mất hà Tự th hiết kế một b g tính m bảng tính mẫ mẫẫu (tem thực hiện cù ra một bảng ột, một số hà tạo ra một hộ mplate) ùng một kiểu tính mẫu cho àng nào đó, ộp thoại riên mplate khô nút Office, thiết kế sẵn ẫu (template) u trình bày ch o riêng bạn, thậm chí là g vào trong ông? Nghĩa chọn lệnh trong thư v kế sẵn trong th ) ho bảng tính là một bảng cả Name và Thư viện các là thay vì n New (Excel2 viện các Tem hư viện Templat bảng tính đ ta tiết kiệm tes của Excel đã đươc thiế m được bao ường xuyên g làm là mở Nhưng cách àng giờ để n h g à c nhấn Ctrl+N 2003: File → mplate, sau ết kế sẵn nà nhiêu là thờ n thiết kế nh ở một bảng t h làm này, đ nghĩ ra, rồi u ày, ắt bạn sẽ ời gian cho hững bảng tính đã có, x đôi khi do s phải mất th CÁC TUY ẽ o tính có cấu xóa đi phần sơ ý, bạn sẽ hời gian cho YỆT CHIÊU C u n ẽ o CỦA EXCEL L
Tự thiết kế m một bảng tín V Ex h mẫu (temp Vậy, có bao g xcel không? cô ông, một bả và ào trong Th ki iệm được ba Tạ plate) giờ bạn ngh ? Để mỗi kh ảng báo giá, hư viện riên ao nhiêu là ạo một bả Những Temp ảng tính, ba ác công thức Ví dụ, đây là Nb ả cá V hĩ đến chuyệ hi cần một , v.v...) thì b ng của bạn, thời gian. C ng tính mẫ plate cho ph ao gồm phần c, và cả các Template B ạn cũng có hông có gì k Name, thiết k ào. Bạn hãy hôi. Hoặc bạ hần trình bà Bk h Nv à th ph Chương 1 ện sẽ làm m loại bảng tí bạn chỉ việc lấy một cá Chiêu thứ 6 ẫu hép bạn có s n tiêu đề củ c Name (nếu BillingStatem một cái giốn ính nào đó c vào trong ái mẫu ra rồ này sẽ giúp sẵn một "dự ủa bảng tính u có)... ment1 có sẵ nh 17 - Templat ó thể tạo ra khó. Bạn m kế công thứ y xóa hết cá ạn có thể m ày. Sau đó, b – GIẢM BỚ Hìn ng như nhữn (một bảng l g Thư viện T ồi chỉ việc n p bạn thực h ự án" (proje h, một số hà ct), có nghĩ àng và cột v ẵn trong Ex te BillingStatem một cái gi mở một bảng ức, v.v... nh ác Sheet kh mở một bảng bạn nhấn F1 ỚT NHỮNG C cel 2007: ment1 có sẵn tr ống vậy, sa g tính mới, hư bình thườ hông cần thi g tính đã có 12 (Save as CỰC NHỌC rong Excel 2007 au đó lưu lạ tạo ra một ờng bạn vẫn iết, chỉ giữ ó sẵn, xóa h s...) rồi chọn ại thành mộ cái sườn: t n làm, nhưn lại những S hết những d n Excel Tem IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V NG TÍNH ng Template lương, một Templates, nhập số liệu hiện điều tôi e có sẵn của bảng chấm thậm chí là u vào? Tiết i vừa nói. ĩa là bạn sẽ với các tiêu 7 có sẵn môt u đề của nó, ột Template tô màu, địn ng khoan nh Sheet đã đư dữ liệu thô, mplate. e. Việc này nh dạng, đặt hập dữ liệu ược thiết kế , chỉ giữ lại 25 a m à t t , y t u ế i
26 B ạn hãy đặt c tín nh mẫu này Mỗi khi cần emplate như emplates... ở ôi đã trình b M Te Te tô www.giaip phapexcel.c com Hình 1 cho nó một y vào Thư m sử dụng m ư ở trên, bạ cửa sổ Ne ày ở trên, sẽ Hì 8 - Chọn loại fi le khi lưu là Exc cái tên dễ n mục chứa cá một bảng tí ạn nhấn nút ew Workboo ẽ hiện ra. B nhớ, rồi nhấ c Template ính có cấu t Office → N ok. Các bản ạn chỉ việc nh 19 - Chọn M My Template để Tự th hiết kế một b cel Template tro bảng tính mẫ ong hộp thoại S ấn Save. The đã được tạo trúc y hệt New (Excel20 ng tính mẫu chọn mẫu b Save eo mặc định o ra khi bạn bảng tính b 003: File → N u mà bạn đã bạn cần, rồi ể mở các bảng tí ẫu (template) h thì Excel n cài đặt Exc bạn vừa lư New), rồi ch ã tạo ra và i nhấn OK. ính mẫu đã lưu u CÁC TUY ) sẽ lưu bảng cel 2007. ưu với dạng họn tiếp My lưu lại như YỆT CHIÊU C g g y ư CỦA EXCEL L
Tự thiết kế m một bảng tín Tạ N h mẫu (temp ạo một tab Như bạn đã một cửa sổ N Nhưng hiện g ảng tính mẫ ho mỗi loại hế ? mNb ả ch th Hình 20 - Nhấ plate) b riêng tro thấy ở hình New sẽ mở giờ nó chỉ n ẫu, thay vì mẫu không ấn Create New C ong cửa sổ h trước, khi ra. Để ý m nó mỗi một "nhét" tất c g? Ví dụ, ta Folder để tạo t Hình 21 - Ta thư mục mới ab "Báo cáo thu :Document Với Owner là ơi lưu các T Workbook, E hôi. Do đó, mục C:Docu Vn ơ Wt h md ự Wđ My Templ i bạn nhấn một tí, bạn t tab My Te cả vào một ab "Báo cáo uế" được thêm ts and Settin à tên của A Template n Excel chỉ liệt khi cài đặt uments and ho các Tem ạn chỉ việc c hể sử dụng t Windows, bạ â ây), là có th Chương 1 phòng ch – GIẢM BỚ lates My Templa sẽ thấy cử emplates thô chỗ, bạn có o thuế", tab ates trong c ửa sổ này có ôi. Giả sử b ó muốn tạo "Báo giá", n nhấn F12 đ rình bày ở ư mục lưu t der. p thoại sẽ m iểu mẫu mà óm là "Báo để in ra cá K, đặt tên c rồi đó. vào trong hộp t ngsOwner Acount mà b này, nhưng t kê những lại Window Settings... V mplate này, chép các bả iếp. ỚT NHỮNG C Application bạn đã tạo r không đượ Template n ws, có thể b Vậy, điều l , cất giữ c ản sao vào đ CỰC NHỌC Khi bạn tôi đã tr chọn thư New Fol Một hộp nhóm bi một nhó sẽ dùng nhấn OK là xong để lưu lại v phần trên, tự động, bạ mở ra, và bạn à bạn muốn cáo thuế" đ ác báo cáo n cho Templat n DataMicr a khi sử dụ c. Khi chọn nào nằm ở tr bạn sẽ mất h lưu ý ở đây cẩn thận. S đúng chỗ củ rosoftTemp ụng Window n My Temp rong cái đư hết tất cả nh là, bạn nên au này, kh ủa nó (chính IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V thoại New NG TÍNH cửa sổ New ó dạng nhữ bạn đã tạo r thêm nhữn v.v... hay đ Workbook, ững cái tab. ra rất nhiều ng tab riêng đại loại như với dạng Te , thì thay v ạn hãy nhấn mplate như vì để Excel n nút Create n nhập một n. Ở đây, tô để lưu nhữn nộp cho cơ te, và nhấn cái tên cho ôi tạo thêm ng bảng tính ơ quan thuế, n Save. Vậy Tôi mở bạn xem hình 21) không, sổ New thêm m là Báo Hay chứ Một đi chắc thừa. Tấ Templat thư mục tự tạo r này, đề đây: thử ra cho m nhé (xem ). Bạn thấy trong cửa này, đã có một tab mới cáo thuế. ứ nhỉ! iều lưu ý, là không ất cả những te và những c mà bạn đã ra trong bài ều nằm ở plate ws. Tôi đã th late trong c ờng dẫn ở t hững gì nằm n tạo ra nhữ hi có phải h là cái đườ hử thay đổi cửa sổ New trên đây mà m trong thư ững bản sao cài đặt lại ờng dẫn trên 27 , . u g ư ư l e o m h , y o m y a ó i . , g g g ã i i w à ư o i n
28 CHIÊU 7 Sử ử dụng một tro ong bảng tí muốn đến mà ay, tự động hí có thể dùn mt a ch Tạ t chỉ mục cá ính, vì chỉ à không lo tạo ra bởi m ng các hàm ạo chỉ mục ách này rất hư tên là Ind ác siêu liên họn Place i ất. Phương Worksheet k ông tác bảo Cn h cá Ch tấWc ô Tạ c thủ công dễ làm, bạn dex. Sau đó kết (hyperli in This Doc pháp này không có sự trì trang ch ạo chỉ mục Một cách tha tự động tạ Ms ẽ www.giaip c tự động b ay thế khác ạo ra một b phapexcel.c Tạạo ch Nếu bạn Workshe một tran để thuận com hỉỉ mụục c cho các S đã tốn quá n eet (trang tín ng tính nào đ n tiện cho việc nhiều thời gi nh), bạn sẽ cả đó. Khi đó, có c điều hướng ác trang tín với một cú bị nhầm lẫn mã VBA, h m Macro4 – k nh sẽ cho ph ú nhấp chuộ n. Bạn có th oặc là sử dụ không trình n chỉ cần ch ó, bạn nhập ink) đến các ument và c phù hợp k ự thay đổi th hỉ mục. hèn mới mộ vào tên của c Workshee chọn tên Sh khi bảng tín hường xuyê Hình h 22 - Hộp thoạ bằng cách là sử dụng bảng chỉ m sử dụng V VBA để tự mục liên kết Tạo ch hỉ mục cho cá Sheet tro ác Sheet tron ong Wor ian trong mộ ảm thông đư lẽ ta nên lập g trong bảng rkbook ột Workbook ược sự khó k p một chỉ mụ g tính. hép bạn nha ột, Excel sẽ hể tạo một c ụng trình đ h bày ở đây) ng Workbook (bảng tính) v khăn trong v ục các trang t anh chóng v ẽ đưa bạn đ chỉ mục tro ơn tùy chọn ). ột Workshee a các Works et tương ứng heet muốn k nh không c ên, nếu khô k với rất nhiều việc tìm kiếm tính đang có và dễ dàng đ đến chính x ong một vài n theo ngữ u m ó điều hướng xác nơi bạn cách: bằng cảnh (thậm o nó một cá ng W orkboo à bạn nhập. Nhấn nút O iều Worksh ra nhiều kh et và đặt cho sheet có tron g với tên mà kết nối tới. có quá nhi ông sẽ gây r ại Insert Hypelin VBA ự động tạo r đến tất cả g n g m ái tên, ví dụ ụ ok và tạo o OK để hoàn heet và tên hó khăn cho mục. Đoạn m sheet mà bạ CÁC TUY nk ra các chỉ m các Works n n o mã sau đây ạn có trong YỆT CHIÊU C y g CỦA EXCEL L
Tạo chỉ mục cho các Sheet trong Workbook Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 29 Workbook. Bảng chỉ mục này sẽ được tạo lại mỗi khi Worksheet lưu chỉ mục được chọn. Đoạn mã này phải được đặt trong Private Module của Sheet chứa chỉ mục. Chèn một Worksheet mới vào Workbook và đặt tên cho nó là Index chẳng hạn. Nhấp chuột phải vào tên Worksheet vừa tạo và chọn ViewCode từ trình đơn ngữ cảnh hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+F11. Nhập đoạn mã VBA sau vào cửa sổ Code: Private Sub Worksheet_Activate() Dim wSheet As Worksheet Dim lCount As Long lCount = 1 With Me .Columns(1).ClearContents .Cells(1, 1) = "INDEX" End With For Each wSheet In Worksheets If wSheet.Name <> Me.Name Then lCount = lCount + 1 With wSheet .Range("A1").Name = "Start" & wSheet.Index .Hyperlinks.Add Anchor:=.Range("A1"), Address:="", _ SubAddress:= "Index", TextToDisplay:="Back to Index" End With Me.Hyperlinks.Add Anchor:=Me.Cells(lCount, 1), Address:="", _ SubAddress:= "Start" & wSheet.Index, TextToDisplay:=wSheet.Name End If Next wSheet End Sub Nhấn tổ hợp phím Alt+Q để thoát VBE và trở về cửa sổ bảng tính, sau đó lưu bảng tính lại. Để chạy đoạn mã vừa tạo, bạn dùng chuột chọn sang Worksheet khác trong Workbook và sau đó chọn lại Worksheet Index để kích hoạt sự kiện Worksheet_Activate. Lưu ý rằng, đoạn mã sẽ các đặt tên (Name) cho các ô A1 ở mỗi Worksheet kèm theo số chỉ mục của Worksheet trong bảng tính (Worksheet đầu tiên có chỉ mục là 1, kế đó là 2, 3…. n). Điều này bảo đảm rằng ô A1 trên mỗi trang tính có một tên khác nhau. Nếu ô A1 trên Worksheet của bạn đã được đặt tên, bạn nên cân nhắc đến việc thay đổi ô A1 trong đoạn mã sang một địa chỉ khác phù hợp hơn. Lưu ý thêm, nếu bạn có thiết lập Hyperlink base (siêu liên kết cơ sở) trong Workbook thì các hyperlink được tạo ra từ đoạn mã trên sẽ không thể hoạt động được, do chúng đã liên kết đến các Name trong Workbook hiện hành. Khi thuộc tính Hyperlink base được thiết lập thì các siêu liên kết sẽ trỏ đến Hyperlink base kết hợp với các Name. Cách thêm thuộc tính Hyperlink base: Vào Office → Prepare → Properties → Document Properties → chọn Advanced Properties (Excel2003: File → Properties → Summary) và nhập vào khung Hyperlink Base. Ví dụ, nhập vào: http://www.giaiphapExcel.com/
30 Th hêm lệnh g ách thứ ba n ác Workshe ùng bảng tín Nhấn Alt+F1 hisWorkboo Cc á vù NT h www.giaip Privat ByVal Dim On E phapexcel.c com Hình 2 23 - Thêm thuộ Hình 24 ộc tính Hyperlin 4 - Siêu liên kết gọi chỉ mụ này sẽ hướn eet trong Wo nh bất kỳ. 11 để mở c ok: t trước và sau kh ục vào trìn ng dẫn bạn orkbook và h đơn ngữ thêm một lệ bạn có thể cửa sổ VB te Sub Work Target As cCont As Error Resu BE, sau đó kbook_Shee Range, Ca CommandBa ume Next etBeforeRi ancel As B rButton Tạo ch hỉ mục cho cá nk base vào bản ng tính hi thêm Hyperl ink base ữ cảnh ệnh vào trìn chọn lệnh n ác Sheet tron nh đơn ngữ này bằng cá nhập đoạn ng Workbook cảnh để gọ ch kích phả n mã sau v ghtClick(B Boolean) k ọi danh sách ải chuột vào vào cửa sổ ByVal Sh A h o ổ Code của As Object, CÁC TUY _ YỆT CHIÊU C a CỦA EXCEL L
Tạo chỉ mục c cho các She Đ eet trong Wor rkbook lication.C Error GoTo cCont = A e:=msoCont h cCont Caption = OnAction = With b oạn mã này Ti CommandBar o 0 Application trolButton y sẽ gọi than iếp theo, bạ Đb s("Cell"). .Controls( n.CommandB , Temporar ndex" ode" nh lệnh Tab ạn vào Inser "Sheet Ind Bars("Cell ry:=True) bs của Work l").Control kbook như h e và nhập và rt → Module ndexCode() lication.C ub oạn mã trên ạ ạn phải đặt n Nhấn Alt+Q huột tại bất ệnh Sheet In ễ dàng. Nc h lệ dễ Chương 1 Appl On E Set Type With . . End End Sub Sub In Appl End Su CommandBar n sẽ thực th nó trong M để đóng cử kỳ ô nào tr dex giúp bạ – GIẢM BỚ s("Workboo hi mỗi khi odule thì Ex ửa sổ VBE rong bất kỳ ạn điều hướ ỚT NHỮNG C "Sheet In "IndexCo bạn chọn lệ xcel mới có trở về bản Worksheet ớng đến bất CỰC NHỌC Hình hình sau: sau: ShowPopup Index” từ t ược thủ tục el. Kể từ lú ng trình đơn eet nào tron IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V 25 ào đoạn mã ok Tabs"). ệnh “Sheet ó thể thấy đư ng tính Exce nào thì tron cứ Workshe NG TÍNH dex").Dele ls.Add _ ete trình đơn n này. úc này, bạn n ngữ cảnh ng Workboo ngữ cảnh và n nhấp phải sẽ có thêm ok một cách 31 à i m h
32 Cv CHIÊU 8 ác bảng tính à có số dòn dụ ụng hết. Bạ liệ ệu nhạy cảm cu uộn xuống d mà m xem. ạn có thể dù ịnh nghĩa m Bđ ị Dấ h tạo bởi E ng tối đa là ạn có thể giớ m, bạn để n dòng 500.0 ùng cách đơ một vùng cho ấu dòng v ách dễ nhất òng cuối có uống để chọ Hide & Un họn Hide. Cd ò xu → ch à cột t là dấu nhữ ó dữ liệu, nh ọn đến cuối nhide → Hid Hình 26 - Giới www.giaip hạn vùng cuộn phapexcel.c Giớới h Nếu bạn hoặc bạn có thể giớ com hạạn vùng g cuộộn c không muố n có dữ liệu ở ới hạn vùng n củủa bảảng ốn thanh cuộ một vùng n nhìn được củ Excel 2007 c 1.048.576 ới hạn chỉ c ngoài vùng đ 00 và đến l g tính ộn kéo bảng nào đó mà kh ủa bảng tính có số cột tố (trước đó là cho người d đó. Ngoài ra lượt người ơn giản là d o phép xem vùng cuộn củ tính lên xuốn hông muốn c trong phạm ối đa 16.384 65.536). Nh dùng xem tr a nó còn hạ khác la làn dấu (Hide) n m hoặc chỉ kí ững dòng v hấn chọn dò i dòng cuối de Rows (Ex ủa bảng tính ống hoặc qua cho nguời dù vi bạn cho p 4 (Excel trước hưng thườn rong một ph ạn chế khi a ng rằng kéo những dòng ích hoạt vùn và cột không òng dưới nó cùng (1.04 xcel2003: For n bảng tính bằn h a phải nhiều, , ùng xem, bạn n phép. từ A đến IV), hiếm khi sử đó, còn dữ h kéo thanh thấy cái gì c đó là 256, t ng thì bạn h hạm vi nào ai đó vô tình mãi chẳng g và cột muố ng có dữ liệ g dùng đến ó, nhấn thêm 8.576). Sau rmat → Row ng cách ẩn các h ốn dấu hoặc ệu. n: Trên Shee m cùng lúc u đó trong ta → Hide), ho hàng và các cột Giới hạn , ử ữ h ì c bằng cách et hiện hành c Ctrl + Shif ab Home, ch oặc click ph CÁC TUY h h, xác định ft + mũi tên họn Format hải chuột và Làm tươ vậy để cột kh đến: tìm click ch bên, nh Shift + sang p Hide colu Kết quả 26: vùng bị trùm tăm tố quanh v có thể k được nữ h n t à ơng tự như ư dấu những g ông dùng g m cột cuối, , họn cột kế ế hấn Ctrl + mũi tên phải, chọn umns. ả như hình g làm việc một màu ối chung và chẳng ai kéo đi đâu a. YỆT CHIÊU C nn h c u g i u CỦA EXCEL L
Giới hạn vùn ng cuộn của Mk bảng tính Hình 27 7 Mặc dù khôn h hỏi vùng, bạ dù ù bạn có ng Th hậm chí với nằ ằm ngoài vù Đ ể có thể thự Đ ầu code thê Cu ng có vùng b ạn cố chọn ó thấy cũng i những đoạ ùng cho phé ực thi các đo êm dòng: ác định mộ Bằng cách sử thể ấn địn hực hiện nh Nhấn chuột họn View co rong cửa sổ m dòng Scr ụ: $A$1:$H Quay trở lại thể cuộn x à tối đa, khô uy vậy, Ex nh, nên lần a phải viết ích hoạt Sh heet mình m ột vùng sử ử dụng Pro nh vùng làm hư sau: phải vào tê ode, hoặc nh Project Exp rollArea gõ H$50 (hình 2 bảng tính v xuống đến d ông cuộn đư xcel không sau mở fil một đoạn c heet. Vào muốn, chọn rivate Sub Me.Scrol nd Sub ử dụng bằn operty của S m việc trong ên Sheet tro hấn Alt+F11 plorer, rồi x vào địa chỉ 27). và thử kéo t dòng 50 và ược nữa. lưu tính c e lên phải s code thực h vùng soạn sự kiện Wo b Workshee lArea = "A Bây giờ mỗi ùng giới hạn tăm tối như ngoài vùng m thôi. A bạn tạo s ọn nguyên c ên bạn phải bao quanh t một ô nằm g chỉ để thèm ạn code VB ép, hoặc chọ oạn code trê eSheet.Scro uối code thê Th Chương 1 Active êm dòng: Active hí dụ: ollArea = eSheet.Scro Sub My ollArea = yMacro( ) iveSheet.S ge("Z100") ection.Fon Acti Rang Sele – GIẢM BỚ "" t_Activate A1:H50" i khi kích h n như mong ư cách trên, g cho phép c hoạt bảng t g muốn. nhưng bạn cũng không sau này, tron cột nguyên d cho vào co "$A$1:$G$ ScrollArea .Select nt.Bold = T ỚT NHỮNG C Xá Bc ó T Nc h tr tìm dụ Qc ó là T tín ta kí Sh Pr En Bv ù CỰC NHỌC = "" True ng đó có câu dòng, cũng de 2 dòng l IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V 50" NG TÍNH ng Propert Sheet trong g phạm vi m ty g VBA, bạn mong muốn. ong tab Sh 1, chọn đún xuống khun ỉ vùng mong eet Names, ng tên Sheet ng Property, g muốn, thí thanh cuộn, cuộn ngang ta thấy chỉ g đến cột H chất này kh set Property hiện điều n thảo code orksheet_ac e () hi lưu bảng y lại. Do đó này mỗi khi e của đúng ctivate: tính, VBA sẽ ấn định không thể n được, kể cả nào cuộn ra ả cột I, J, K u lệnh selec không chọn lệnh: ct một vùng n được. 33 n . , t , í ỉ g ó i g h a g
www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 34 Giới hạn vùng cuộn của bảng tính ActiveSheet.ScrollArea = "$A$1:$G$50" Sheets("Daily Budget").Select ActiveSheet.ScrollArea = "" Range ("T500").Select Selection.Font.Bold = False ActiveSheet.ScrollArea = "$A$1:$H$25" End Sub Đoạn code trên chọn ô Z100 trong Sheet hiện hành và định dạng in đậm. Sau đó chọn ô T500 trong Sheet khác, định dạng in thường (không đậm). Trước khi thực hiện chọn và định dạng ở Sheet nào, phải set vùng cuộn Sheet đó là “”. Sau khi định dạng, set trả vùng giới hạn cuộn theo mong muốn. Chỉ kích hoạt vùng dữ liệu hiện hành Phương pháp này linh hoạt hơn, tự động giới hạn vùng cuộn bảng tính vừa bằng vùng dữ liệu của bảng tính mà bạn đặt code sau: Private Sub Worksheet_Activate() Me.ScrollArea =Me.UsedRange. Address End Sub Đoạn code trên sẽ chạy mỗi khi bạn kích hoạt bảng tính mà bạn đặt code. Dù vậy cũng có hạn chế là bạn không thể thêm dữ liệu vào dòng mới hoặc cột mới. Bạn có thể mở rộng vùng giới hạn ra thêm 5 dòng và 2 cột bằng đoạn code sau: Private Sub Worksheet_Activate() With Me.UsedRange Me.ScrollArea = .Resize(.Rows.Count + 5, .Columns.Count _ + 2).Address End With End Sub Còn nếu bạn muốn hơn nữa, nhập liệu thêm một cách thoải mái, thì dùng một đoạn code nhằm reset vùng cuộn bằng nguyên Sheet: Sub ResetScrollArea() ActiveSheet.ScrollArea = "" End Sub Bạn có thể gán short key (phím tắt) cho đoạn code này bằng cách nhấn Alt+F8, chọn macro ResetScrollArea, nhấn nút Option, và gán một phím tắt thí dụ Ctrl+W. Sau này mỗi khi bạn muốn nhập liệu, nhấn Ctrl+W trước khi nhập liệu. Khi nhập liệu xong, chỉ cần bạn kích hoạt một Sheet khác xong quay lại Sheet này, vùng cuộn lại bị giới hạn bởi đoạn code trên (Worksheet_Activate()).
Khóa và bảo o vệ những ô Kb CHIÊU 9 có chứa côn Khi tạo một b ả ảng tính ch nh hững vào nh vệ ệ) bảng tính ch hứa công thứ tín nh của bạn. th hức thôi, còn ó ba giải ph ata Validati CD Kh Th có lệ bả Ch đi Pr ng thức và bảảo v vệệ nhữữn ày giúp bạn thay đổi các ô không cần p bảng tính, t ho mọi ngườ hững ô có c h. Tuy nhiên ức, mà nó k Đôi khi, bạ n những ô c háp để thực on cho các hóa các ô c heo mặc địn ó tác dụng g ệnh Protect ảo vệ: họn toàn bộ iểm của cột rotection, bỏ Chương 1 ng ô có ch cho phép ng chứa công phải bảo vệ to thường chún ời, có thể b chứa công th n, Protect b không cho c ạn lại khôn chứa dữ liệu c hiện điều n ô chứa côn chứa công nh, tất cả c gì trừ phi bạ cho bảng tí hứứa côn gười khác th thức. Bạn cũ oàn bộ trang ng ta sẽ phả bạn muốn r hức. Cách d bảng tính kh can thiệp và g muốn như u thì không. này: Khóa n g thức, và t thức các ô trong ạn áp dụng ính, nhưng ộ bảng tính t A và hàng ỏ đánh dấu – GIẢM BỚ Khóa Chiêu nà cấm họ t thức mà ay đổi các ô ũng có thể bả g tính của bạn ải dùng đến rằng, không dễ nhất là c hông chỉ ngă ào tất cả, ngh ư vậy, bạn c n một số côn g ai có thể cũng phổ biế ăn không ch hĩa là không chỉ muốn b những ô ch ự động bật bảng tính đ lệnh Protec chỉ những h, bằng cách g 1. Rồi nh ở tùy chọn ỚT NHỮNG C hứa công thứ tắt chức năn đều được kh ct bảng tính ô chứa côn h nhấn Ctrl hấn nút phả Locked, rồi Hình 28 - Gá hóa (locked h. Đây là cá ng thức thì +A, hoặc n ải chuột và i nhấn OK. án thuộc tính Lo CỰC NHỌC nhấn vào cá chọn Form ock cho một ho ặc nhiều ô IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V NG TÍNH ng thứức có chứa dữ ảo vệ các ô c n. ữ liệu, nhưng có chứa công ng thức, và can thiệp ( ến nhất là P ho can thiệp g ai có thể l ảo vệ các ô khi chia sẻ xóa, sửa...) Protect (bảo p vào các ô làm gì bảng chứa công ức, sử dụng ng bảo vệ. g chức năng d), tuy nhiên ách dễ nhất mới bị khó n, nó chẳng để áp dụng óa, và được ái ô vuông n mat Cells, rồ nằm ở giao ồi trong tab 35 g g ẻ ) o g g g g g c o b
36 Sa au đó, bạn (E Excel2003: Ed H Hộp thoại Go Tr rong hộp th ch họn thêm 4 ch họn), và nhấ th hì bạn đánh th hấy) thì đánh V Ce Sh n chọn đại dit → Go To… o To Special hoại đó, bạn ô nhỏ ở dư ấn OK. Sau h dấu vào tù h dấu vào tù Việc cuối cùn ells, rồi nhấ heet (Excel2 www.giaip một ô nào … → Special l sẽ mở ra. n nhấn vào t ưới (liệt kê đó, bạn mở ùy chọn Lo ùy chọn Hid ng là Protec ấn vào Prot 003: Tools → phapexcel.c com Hình 3 o đó, chọn ); hoặc nhấ tùy chọn Fo các loại cô ở lại hộp tho ocked, và nế dden, nhấn O Hìn nh 29 - Hộp tho ct bảng tính tect Sheet.. Protection → h: Chọn Hom .; hoặc chọ Protect Wo 30 - Chọn Prote ect Sheet từ tab Khóa và bảo vệ nh Home → ấn Ctrl+G ha hững ô có chứ Find & Sel ay F5 rồi n rmulas, và n ông thức, m oại Format C ếu bạn thíc OK. ứa công thức ect → Go nhấn vào nú nếu cần thiế mặc định thì Cells đã nói ch ẩn luôn c oại Go To Specia me trên Ribb ọn Review tr orksheet): b Review trên R c To Special út Special.... ết thì chọn h ì cả 4 ô này i ở trên, như công thức ( l . hoặc không y đều được ưng lần này không cho vào Format t n, rồi nhấn v CÁC TUY al bon, nhấn v rên Ribbon Ribbon g c y o trong nhóm vào Protect YỆT CHIÊU C m t CỦA EXCEL L
Khóa và bảo o vệ những ô Hình 32 - Hộp thoại Pro bạ ch có chứa côn otect Sheet ạn vẫn có th hung nó khô ể thực hiện ôi đã nói ở tr ừ menu Dat Đt ô từ Chương 1 ng thức h 31 - Chọn Prot hể xóa công ông bảo vệ đ n, bạn hãy c rên. Rồi, vớ ta trên Ribb – GIẢM BỚ Hình tect Sheet từ ta g hộp thoạ ct locked ce g ô không là xong. Từ bảo vệ, có en, bạn khôn ụng Data V ụng Data V những ô có c Tuy nhiên, nghĩa là trán ứa công thức c dán vào nh iều. Nhưng ô chứa ô cô chứa công t 003: Data → g thức, hoặc được gì nhi họn những ới những ô c bon (Excel2 ỚT NHỮNG C Trong Selec những thiết. Vậy l được Hidde Sử dụ Sử dụ vào n thức. bạn, n ô chứ CỰC NHỌC ibbon Sheet, bỏ đ phép Selec nhập vào m hững ô chứa xem thấy đ g công thức n chỉ là đơn g thức, nghĩa háp này chỉ máy sửa lại ra, mặc dù đ bất kỳ dữ liệ ói sơ qua về ằng chức nă được chọn, b . Trong hộp IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V b Home trên Ri ại Protect S lls, chỉ cho khóa), và n bây giờ, nh thể không ng lo những Validation Validation, c chứa công t phương ph nh việc táy c, chứ thật r hững ô đó b cũng xin nó ông thức bằ thức đang đ Validation). NG TÍNH đánh dấu ở ct unlocked một passwor tùy chọn cells (chọn rd, nếu cần a công thức được nếu b này bị can c của bạn sẽ bạn đã chọn thiệp nữa. cho ghi đè ho sửa công a cho chính rong những Validation”, thích... Nói háp này: Specials mà a Validation y, chọn tab giản không là không ch phòng ngừa i cái gì đó tr đã được “V ệu nào bạn ề phương ph ăng Go To S bạn gọi Data p thoại này 37 n n n ẽ n è g h g , i à n b
38 H Hình 33 - Hộp th vệ độ hoại Data Valid ệ bảng tính ộng tắt chức ể bắt đầu, b hóa, còn nh háp thứ nhấ hóa ở trong Đk h ph kh N m dation (Protect) m c năng bảo v bạn hãy chắ hững ô khô ất. Sau đó, đó, rồi nhập te Sub Work Target.Loc Me.Protect e Me.Unprotec If ub Nếu không c muốn Passwo Nếu bạn lo rằ hể bảo vệ cá họn tab Prop Nt h ch www.giaip Privat If T M Else M End End Su cần đến pas ord là thứ g ằng người t ác code này perties, chọ phapexcel.c Tuy nhiên, p bạn được ph code sẽ chỉ nói thêm, c thôi, là ô đa Vì lý do này thì người đó được tự độn com mỗi khi bạn c vệ khi bạn c ắc chắn rằng ng cần bảo bạn nhấn A p vào trong ksheet_Sel cked = Tru Password: ct Passwor ssword, bạn ì khác, bạn ta có thể vào y (không cho ọn Lock Proj phương pháp hần nào việc b để tham chiế cho dù bạn ch ng có màu kh , nếu một ngư ó có thể xóa t ng bật! Setti công OK. Kể t trong sửa ngăn phươ thức chứa Tự đ Phươ chọn một ô chọn một ô g những ô b o vệ thì khô Alt+F11, nhấ g khung soạn lectionCha e Then :="Secret" rd:="Secre n không cần sửa lại chữ o trong khu o xem) bằn ject for View này cũng khô bảo vệ các công ếu đến ô đang họn một dãy, ác với những ô ười nào đó chọ toàn bộ dãy ô Khóa và bảo vệ nh ings, chọn C g thức này: hững ô có chứ Custom cho =" " vào kh từ đây, mỗi g những ô lại công thứ n không ch ơng pháp n c, cũng như a công thức ứa công thức o khung Allo hung Formu i khi bạn n chứa công ức, sẽ có m ho bạn nhậ này không c ư dán đè th . động bật t ơng pháp n đã được kh không bị kh bạn muốn bả ông bị khóa ấn vào She n thảo đoạn c ow, và nhập la, rồi nhấn nhập bất kỳ thức, hoặc một cảnh báo ập vào. Xin cấm việc xó hứ gì đó và ắt chức nă này, sẽ tự độ hóa (locked hóa. ảo vệ (ô chứ a, như tôi đ et mà bạn m n code sau đ ange(ByVal t" p n thứ gì vào c bạn muốn o xuất hiện, n nhắc lại, óa hẳn công ào những ô ăng bảo vệ ộng bật chứ d), nhưng nó o n , , g ệ ức năng bảo ó cũng sẽ tự ứa công thứ đã trình bày muốn bảo v đây: Target As s Range) ạn Password g cái bạn m ảo VBA để n Tools → V ập vào một n dùng đoạ ữ Secret bằn ung soạn thả ng cách chọn wing, và nhậ ông hoạt động g thức. Từ khó g "active" nga nhưng trong còn lại). ọn một dãy cá này, bởi vì k o ự ức) đã được y ở phương vệ các ô đã d:="Secret" muốn. xem passw VBAProject password. g hoàn hảo, m óa Target được y tại thời điểm dãy đó, chỉ có c g ã ", hoặc nếu u word, bạn có Properties, mặc dù nó cũn c sử dụng tron m nó được ch ó một ô "activ c ô (với ô "act khi đó thì chức ng giúp ng đoạn ọn (xin ve" mà tive" không bị c năng Unpro CÁC TUY khóa), tect đã YỆT CHIÊU C ó , CỦA EXCEL L
Sử dụng địn để tìm dữ liệ nh dạng theo ệu trùng CHIÊU 10 Mb o điều kiện Mọi người th ả ảng, và làm cô ông việc nà Ex xcel một ít. Ví dụ như, b ằng cách ch H100). Điều ựa chọn. Sau Vb ằ (H lự Tr th =C ụụng đđịịnh m dữữ liệệu h dạạng th u trùng ng theo điều cụ thể trên b p dữ liệu tron n trong Excel phiên bản từ hường xuyên m thủ công c ày dễ dàng heo đđiềều kiện của Exc bảng tính, nh ng một danh l 2007 đã đư ừ Excel 2003 v n phải nhận công việc nà hơn, bạn c bạn có một b họn ô trên cù u này rất qu u đó vào Fo rong hộp th hức sau vào COUNTIF($ Chương 1 u kiệện cel thường đư hưng chúng t sách hoặc m ược cải tiến, d về trước. n diện sự trù ày có thể m có thể chế b bảng dữ liệ ùng bên trá uan trọng, v rmat → chọ được sử dụng ta có thể cải một bảng. Ch do vậy bài h ùng lắp dữ li mất nhiều thờ biến công c ệu là vùng $ ái của bảng vì ta muốn ô ọn Condition Hình 34 - Lệnh hoại Conditio hộp trống b $A$1:$H$10 – GIẢM BỚ Sửử dụụ đđểể tìm Định dạn phạm vi trùng lắp điều kiện cho các p H iệu trong m ời gian và d cụ Định dạn A$1:$H$1 (A1) và kéo A1 phải là nal Formatt định dạng theo 00. Với Ex o chuột đến à ô hiện hàn ing…. o điều kiện tron tting, bạn ch onal Format bên cạnh: 00,A1)>1 ỚT NHỮNG C Hình 35 CỰC NHỌC ng Excel 2003 họn Formul - Hộp thoại Co as Is tại Co atting IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V nditional Form NG TÍNH để xác định tiến nó để nh hức năng địn ướng dẫn nà giá trị trong hận dạng sự nh dạng theo ày thích hợp một danh sác dễ mắc lỗi. Đ ng theo điề ch hoặc một Để làm cho ều kiện của cel 2003, b n ô dưới cùn nh (active) bạn chọn nó ng bên phải trong vùng ndition 1 và à nhập công 39 g ự o p t o a ó i g g
40 N Nhấn chọn n Pa atterns. Nh vù ùng dữ liệu Th heo bảng số Tr rong công t ô cần kiểm t nh hư thế này, th hể thì các cô Đ tro Ch Du Tr ch nút Format → ấn OK khi đang chọn. ố liệu minh thức định dạ ra trong vù Excel sẽ tự ông thức địn ẽ có công th ẽ có công th ẽ có công th ẽ có công th ịnh dạng th ong một vù họn vùng d uplicate Val rong hộp th họn định dạ www.giaip Ô A1 s Ô A2 s … Ô B1 s Ô B2 s … heo điều kiệ ng dữ liệu. dữ liệu → và lues… hoại Duplic ng tại hộp k H Hình 36 - Lệnh D phapexcel.c com chọn mà hoàn tất việ àu và kiểu c ệc định dạn họa thì hầu ạng theo điề ùng địa chỉ ự động nhận nh dạng theo hức là: =C hức là: =C chữ tại ngăn ng. Nhấn tiế u hết các ô đ ều kiện này, xác định. B n biết địa c o điều kiện COUNTIF($A COUNTIF($A hức là: =C hức là: =C định dạng th n Font và c ếp OK để á đều có dữ liệ , ta sử dụng Bằng cách s hỉ ô làm đi tại các ô nh A$1:$H$100 A$1:$H$100 COUNTIF($A COUNTIF($A ện trong Ex Các bước th ào ngăn Hom heo điều kiện dữ liệu trùng chọn màu n áp dụng địn ệu trùng trừ g tham chiếu sử dụng địn ều kiện tron hư sau: 0,A1)>1 0,A2)>1 A$1:$H$100 A$1:$H$100 xcel 2007 đ hực hiện nh me → Cond cate Values, kế bên sau đ 0,B1)>1 0,B2)>1 đã có sẵn tín hư sau: ditional Form , bạn chọn đó nhấn OK Duplicate Value n g nền tại ngăn nh dạng cho ừ hai ô H7 v u tương đối nh dạng the ng hàm CO nh năng làm n o và H49. cho địa chỉ o điều kiện OUNTIF. Cụ m nổi các g matting → H kiểu Dupli K. es của Condition nal Formatting Sử dụng ỉ n ụ giá trị trùng Highlight Ce cate (hoặc g lls Rules → Unique: du trong Excel 200 07 CÁC TUY để tìm uy nhất) và YỆT CHIÊU C à CỦA EXCEL L
Tìm dữ liệu xuất hiện hai hoặc nhiều lần bằng công cụ Conditional Formating Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 41 Tìm dữữ liệệu xuấất hiệện hai hoặặc nhiềều lầần bằằng công cụụ Conditional Formating Dù cho công cụ Conditional Formating đã cải tiến rất nhiều trong Excel 2007, giúp chúng ta tìm những dữ liệu trùng (Duplicate), nhưng nó vẫn chưa cung cấp những tính năng tìm ra những dữ liệu xuất hiện 2 lần hoặc nhiều hơn. Nếu bạn muốn xác định những dữ liệu 2 lần hoặc nhiều hơn, bạn có thể dùng Conditional Formating với số lượng nhiều các điều kiện, trong giới hạn cho phép của bộ nhớ hệ thống (nhớ rằng trong Excel 2003 trở về trước, chỉ chấp nhận có 3 điều kiện). Sau đó bạn gán những định dạng màu sắc cho mỗi điều kiện. Để thực hiện, chọn ô A1 là ô trên cùng bên trái của vùng dữ liệu, bấm Shift và click vào ô H100. Cần nhắc các bạn một lần nữa, là phải làm đúng trình tự để cho ô chọn (activecell) là ô A1. Bây giờ vào tab Home → Conditional Formating → NewRule, trong mục Style chọn Use a Formula to determine which cells to format và click chọn Format values where this formula is true (Excel 2003: Format → Conditional Formating → Formula Is). Trong ô trống gõ công thức: =COUNTIF($A$1:$H$100,A1)>3 Nhấn nút Format, chọn màu nền và màu chữ cho những ô chứa dữ liệu xuất hiện hơn 3 lần, và OK. Nhấn New Rule (trong Excel 2003 chọn vào điều kiện thứ 2), làm tiếp một điều kiện, lần này công thức là: =COUNTIF($A$1:$H$100,A1)=3 Nhấn New Rule (trong Excel 2003 chọn vào điều kiện thứ 3), làm tiếp một điều kiện, lần này công thức là: =COUNTIF($A$1:$H$100,A1)=2 Nhớ mỗi lần chọn một màu khác nhau. Kết quả: bạn có những ô có màu khác nhau cho những dữ liệu xuất hiện 2 lần, 3 lần, và nhiều hơn. Cần nhắc lại chuyện chọn đúng vùng chọn sao cho ô A1 là ô hiện hành, để Excel hiểu đúng điều kiện trong công thức COUNTIF. Conditional Formatting trong Excel 2003 bị giới hạn bởi 3 điều kiện, trong khi đó Excel 2007 chỉ bị giới hạn bởi bộ nhớ hệ thống. CHIÊU 11 Hình 37 - Hộp thoại New Formatting Rule
42 Tạo riêng một thanh công cụ cho riêng một bảng tính cụ thể Tạạo riêng mộột thanh công cụụ cho riêng mộột bảảng tính cụụ thểể Bạn đã từng tạo ra thanh công cụ riêng cho mình? Bạn có thấy rằng, thanh công cụ này luôn luôn được nạp vào Excel, và luôn hiển thị, với bất kỳ bảng tính nào, với bất kỳ người sử dụng nào? Có bao giờ, bạn muốn rằng, thanh công cụ tự tạo này chỉ được hiển thị với một bảng tính cụ thể nào đó mà thôi không? CHIÊU 12 Ví dụ, bạn tự tạo ra một thanh công cụ có chứa những nút dùng để hỗ trợ việc nhập công thức và xử lý bảng (những dấu =, +, -, *, /, những nút dùng để xóa hàng, xóa cột, v.v...), tạm gọi là thanh công cụ A, phục vụ riêng cho bảng tính B. Và bạn muốn, làm thế nào để chỉ khi bạn mở bảng tính B, thì mới thấy thanh công cụ A của bạn, còn mở bảng tính khác, thì chỉ thấy những thanh công cụ mặc định của Excel? Thậm chí trong cùng một cửa sổ Excel, nhưng khi bạn kích hoạt bảng tính B, thì mới thấy thanh công cụ A, còn khi nhấn Ctrl+Tab để chuyển sang bảng tính khác, thì thanh công cụ A này sẽ biến mất? Thiết nghĩ, chắc hẳn đã có lúc bạn muốn điều tôi vừa nói. Vì nó giúp cho thanh công cụ của Excel luôn gọn gàng, ngăn nắp (luôn là thanh công cụ mặc định của Excel), nếu không phải là bạn, mà là người khác, thì không có gì bỡ ngỡ với thanh công cụ lạ hoắc; hoặc là, chỉ khi nào mở bảng tính B ra, thì mới cần đến thanh công cụ A, còn bình thường thì chẳng cần... Việc này, không có gì khó. Bạn chỉ cần chèn một đoạn code đơn giản vào trong Private module của bảng tính. Trước hết, bạn hãy tạo cho riêng mình một thanh công cụ. Đặt tên cho nó là MyCustomToolbar chẳng hạn. Tiếp theo, bạn nhấn Alt+F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic, nhấn đúp vào This Workbook trong khung Project. Bạn cũng có thể làm nhanh việc này bằng cách nhấn nút phải chuột vào cái biểu tượng Excel bé tí nằm ngay bên Hình 38 - Nhấn phải chuột vào biểu tượng Excel nhỏ ở bên trái menu File rồi chọn View Code trái menu File, rồi chọn View Code, cửa sổ VBA cũng sẽ mở ra với This Workbook được chọn sẵn. Nhập vào hai đoạn code sau đây: Option Explicit -------------------------------------------------------------------- Private Sub Workbook_Activate() On Error Resume Next With Application.CommandBars("MyCustomToolbar") .Enabled = True www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL
Tạo riêng một thanh công cụ cho riêng một bảng tính cụ thể Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 43 .Visible = True End With On Error GoTo 0 End Sub -------------------------------------------------------------------- Private Sub Workbook_Deactivate() On Error Resume Next Application.CommandBars("MyCustomToolbar").Enabled = False On Error GoTo 0 End Sub Bạn có thể thay thế MyCustomToolbar bằng cái tên mà bạn đã đặt cho thanh công cụ tự tạo của bạn. Sau đó bạn nhấn Alt+Q để trở về Excel. Để thử, bạn hãy mở thêm một bảng tính nữa, Book2.xls chẳng hạn. Bạn sẽ thấy, khi nào bạn chọn bảng tính mà có đoạn code ở trên, thì bạn mới thấy MyCustomToolbar, còn nếu chọn Book2 (chuyển đổi qua lại giữa các bảng tính bằng Ctrl+Tab), MyCustomToolbar biến mất! Chọn lại bảng tính ban đầu, MyCustomToolbar xuất hiện lại. Vậy là thành công rồi! Được voi đòi tiên. Bây giờ, giả sử bạn muốn rằng, trong cùng một bảng tính, nhưng chỉ có Sheet1 thì mới thấy MyCustomToolbar, còn Sheet khác thì không? Được thôi. Bạn có thể viết thêm một Level nữa cho đoạn code trên. Hãy bảo đảm là bạn đang chọn bảng tính có chứa code (tốt nhất là bạn đóng cái Book2). Quay trở lại cửa sổ VBA, bạn hãy nhấn phải chuột vào Sheet nào mà bạn muốn thấy MyCustomToolbar, rồi chọn View Code (hoặc nhấn đúp vào tên Sheet đó cũng được). Ở đây tôi giả sử bạn chọn Sheet1. Nhập vào hai đoạn code sau đây: Option Explicit -------------------------------------------------------------------- Private Sub Worksheet_Deactivate() On Error Resume Next Application.CommandBars("MyCustomToolbar").Enabled = False On Error GoTo 0 End Sub -------------------------------------------------------------------- Private Sub Worksheet_Activate() On Error Resume Next With Application.CommandBars("MyCustomToolbar") .Enabled = True .Visible = True End With On Error GoTo 0 End Sub Rồi nhấn Alt+Q để quay lại Excel. Bây giờ, bạn hãy dùng chuột hoặc nhấn Ctrl+PgUp / Ctrl+PgDn để chọn qua lại các Sheet và xem thử cái gì xuất hiện trên màn hình.
CHIÊU 13 www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 44 Sao chép công thức giữ nguyên tham chiếu tương đối (giống như sao chép tham chiếu tuyệt đối) Sao chép công thứức giữữ nguyên tham chiếếu tưươơng đđốối (giốống nhưư sao chép tham chiếếu tuyệệt đđốối) Trong Excel, một công thức có thể chứa những tham chiếu tương đối hoặc tuyệt đối. Khi một công thức có tham chiếu tương đối được sao chép, thì do tính chất, tham chiếu sẽ chạy theo đến chỗ mới. Chỉ có công thức có tham chiếu tuyệt đối mới giữ nguyên khi sao chép. Xin nhắc lại một tí: Khi bạn muốn công thức, dù cho copy đi đâu, cũng tham chiếu đến một ô hay một vùng cố định nào đó, bạn phải dùng tham chiếu tuyệt đối bằng cách thêm dấu $ vào tham chiếu, thí dụ: $A$1. Bạn cũng có thể chỉ thêm dấu $ vào tiêu chí dòng hoặc chỉ tiêu chí cột để chỉ cố định một chiều khi copy công thức. Nhưng đôi khi bạn muốn sao chép một công thức tham chiếu tương đối, giữ nguyên tham chiếu, nhưng lại không muốn chuyển thành tuyệt đối? Có hai cách để làm: Cách 1 Tô đen công thức trong thanh công thức (formula bar) rồi copy, không copy ô, và tại ô đích cũng paste vào thanh công thức. Cách này dùng khi bạn chỉ sao chép một ô. Cách 2 Khi bạn muốn sao chép cả một khối ô, thì dùng Find and replace: – Trước tiên, tô chọn khối muốn copy. – Nhấn Ctrl+H, là phím tắt của Home → Find & Select → Replace (Excel2003: Edit → Replace). – Trong ô Find what: gõ dấu =; trong ô Replace with: gõ dấu & (hoặc dấu nháy đơn (‘), hoặc bất cứ ký tự nào không dùng trong công thức). – Nhấn Replace All – Để nguyên như vậy, nhấn Ctrl+C, qua vị trí cần chuyển đến, nhấn Ctrl+V. – Để nguyên như vậy, chuyển ngược lại dấu & hoặc dấu nháy thành dấu = với công cụ Find and replace. – Trở về vùng nguồn hồi nãy, cũng chuyển ngược dấu & thành dấu =. Nghe thì nhiêu khê, nhưng vẫn nhanh hơn sửa từng tham chiếu tương đối thành tuyệt đối của cả một khối ô, rồi chuyển ngược lại.
Gỡ bỏ những liên kết ma CHIÊU 14 Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 45 Gỡỡ bỏỏ nhữững liên kếết ma Bạn mở một bảng tính, nhận ngay một thông báo: "Update links", nhưng chẳng có link nào! Làm thế nào để Update một link khi nó không tồn tại? Những liên kết ngoài (external links) là những liên kết tham chiếu đến một bảng tính khác, chúng có thể nằm trong các công thức, trong các Name, hoặc trong các đối tượng được chèn vào (các đồ thị, các hình...). Khi những liên kết này bị "gãy", phần lớn lý do là do việc di chuyển hoặc sao chép một Sheet đến một bảng tính khác. Và khi đó, chúng trở thành những "liên kết ma", nghĩa là thấy đường link, nhưng không biết chúng được dẫn đến từ đâu. Sau đây là một vài cách giúp bạn xử lý những liên kết ma này. Đầu tiên, bạn cần xem lại liệu trong các công thức trong bảng tính của bạn có chứa bất kỳ một liên kết ngoài nào (mà không phải là liên kết ma) không. Nếu bạn không chắc rằng trong các công thức trong bảng tính của bạn có một liên kết ngoài, bạn hãy sử dụng công cụ tìm kiếm. Khi tìm ra rồi, bạn chỉ việc đơn giản là sửa lại cho nó chính xác, hoặc xóa hẳn chúng đi nếu không cần thiết. Bạn cũng có thể vào trang web này: http://www.microsoft.com/downloads/s...displaylang=vi để tải về công cụ Delete Links Wizard, là một công cụ được thiết kế để tìm và xóa tất cả những liên kết như liên kết đến các Name, liên kết đến các Name ẩn, đến các đồ thị, các query, các đối tượng... Tuy nhiên, công cụ này không tìm ra được những liên kết ma. Cho dù bạn đã tin chắc rằng, không có một công thức nào có chứa liên kết, bạn vẫn cần phải chắc chắn là không có bất kỳ một liên kết ma nào đang núp ở đâu đó. Để làm việc này, tôi thường mở hộp thoại Name Manager, dò từng Name một, để chắc chắn rằng không có một Name nào chứa một tham chiếu đến một bảng tính khác. Với Excel 2003, thay vì nhấn vào từng cái tên để xem tham chiếu của nó trong khung Refers to, bạn có thể sử dụng cách này, nhanh hơn: Chọn menu Insert → Name → Paste, rồi trong hộp thoại Paste Name, nhấn vào nút Paste Link. Excel sẽ tạo ra một danh sách các Name có trong bảng tính, cùng những tham chiếu của nó, ngay trong bảng tính, để bạn kiểm tra. Excel 2007 thì dễ hơn, bạn có thể xem một lần tất cả các Name trong hộp thoại Define Name. Nhưng nếu bạn cũng muốn dán chúng ra ngoài bảng tính, bạn hãy chọn Formulas → Use in formula → Paste Name, rồi nhấn vào Paste List trong hộp thoại vừa xuất hiện. Với tất cả phiên bản Excel, cách nhanh nhất để gọi hộp thoại Paste Name, là nhấn F3. Nếu có bất kỳ một Name nào tham chiếu đến một vùng ngoài bảng tính, có thể bạn sẽ thấy chúng có chứa ít nhất một đường link giống cái đã hiển thị trong hộp thoại cảnh báo Update Link khi bạn mở bảng tính. Và bạn hãy tự quyết định là sửa lại đường link cho đúng, hoặc xóa Name đó đi. Có một loại kiên kết khác nữa, nằm trong các biểu đồ. Khi bạn đã kiểm tra các công thức, các Name như tôi vừa trình bày, mà bảng tính của bạn vẫn đòi Update Link, bạn nên kiểm tra các biểu đồ (nếu có), nghĩa là kiểm tra vùng dữ liệu và nhãn X-asis của biểu đồ xem
www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 46 Gỡ bỏ những liên kết ma chúng có chứa một liên kết ngoài nào không. Nếu tìm thấy, hãy sửa lại đường link cho đúng. Các liên kết ngoài còn có thể núp trong các đối tượng (object) như là các Text box, các hình vẽ, v.v... Các đối tượng này có thể được liên kết đến một bảng tính khác. Cách dễ nhất để chọn nhanh các đối tượng, là bạn đứng tại bất kỳ một ô nào trong bảng tính, chọn Home → Find & Select → Go to Special (Excel2003: Edit → Go to... → Special), hoặc nhấn F5, rồi kích hoạt tùy chọn Object và nhấn OK. Các thao tác này sẽ chọn tất cả các đối tượng (object) có trong bảng tính. Bạn nên làm những việc sau đây trong một bản sao của file: Với tất cả các đối tượng đang được chọn, bạn có thể xóa, lưu bảng tính, đóng bảng tính, và mở ra lại xem thử có còn vấn đề gì nữa không. Cuối cùng, nơi mà bạn phải tìm là trong những Sheet ẩn mà bạn đã tạo ra, dấu đi rồi quên phứt. Bạn hãy làm cho chúng hiện lên: View → Unhide (Excel2003: Format → Sheet → Unhide). Nếu mục Unhide này bị mờ đi, nghĩa là không có Sheet ẩn. Nếu bạn vẫn còn nghi ngờ rằng có những Sheet siêu ẩn, hãy đọc lại chiêu số 5 để tìm và buộc chúng hiện ra. Thế là bạn đã xử xong những link có thực mà bị gãy. Bây giờ đến những link ma. Mở file bị lỗi lên, chọn Data → Edit links (Excel2003: Edit → Links). Đôi khi bạn chỉ cần nhấn chọn vào cái link ma, nhấn Change Source, và gán trở lại chính cái link đó. Nhưng thường thì bạn bị một thông báo lỗi rằng công thức nào đó bị lỗi, và không thực hiện được. Nếu bạn làm cách dễ như vậy không xong thì áp dụng cách này: Mở cả 2 file lên, file lỗi và file được link đến. Từ một ô bất kỳ của file lỗi, đánh dấu bằng (=), rồi qua file kia chọn cũng một ô bất kỳ, rồi Enter. Bạn đã tạo được một link thiệt, link ngon. Lưu cả 2 bảng tính lại, nhưng đừng đóng. Vào bảng tính lỗi, lại chọn Data → Edit links (Excel2003: Edit → Links) → Change source, sửa mọi tham chiếu của link ma vào bảng tính kia. Lưu lại lần nữa rồi xoá ô chứa link bạn mới tạo. Cách này thường là có hiệu quả trừ ma, bây giờ Excel nhận ra rằng bạn đã xoá link đến bảng tính còn lại. Nhưng nếu vẫn chưa trừ tận gốc và vẫn bị lỗi, bạn làm bước tiếp theo, nhưng nhớ là làm trên một bản sao của file lỗi. Tuy nhiên, cách này sẽ xoá vĩnh viễn dữ liệu của bạn, nên tốt nhất là tạo một bản dự phòng trước. Mở file lỗi lên, delete một Sheet, lưu, đóng, rồi mở lên lại. Nếu không còn thông báo update link ma, thì 100% link ma nằm trong Sheet đó. Nếu không, delete tiếp một Sheet nữa để kiểm tra. Trước khi xoá Sheet cuối cùng, phải insert một Sheet trắng. Nhớ ghi lại những Sheet chứa link ma. Tiếp theo, mở file backup hồi nãy lên, back up lần nữa, trở vào Sheet lỗi hồi nãy bạn đã ghi nhớ. Bây giờ chọn từng vùng 10 x 10 ô dữ liệu, xoá bằng lệnh Clear → Clear All. Mà khoan, bạn backup lần 2 chưa? Nếu chưa thì back up đi nhé. Bây giờ lại lưu, đóng, mở lên lại xem còn lỗi không. Nếu còn, chọn vùng 10 x 10 ô tiếp theo, lại xoá, lưu, đóng, mở lên xem thông báo update link. Đến khi nào mà không còn thông báo link ma thì nghĩa là link ma nằm trong vùng 10 x 10 ô mới xoá. Bạn tập trung tìm kiếm trong khu vực này, từng ô một, sẽ thấy lòi ra con ma.
Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường CHIÊU 15 Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 47 Giảảm kích thưướớc file Excel bịị phình to bấất thưườờng Bạn có bao giờ có một file Excel bị tăng kích thước đến mức báo động chả biết nguyên nhân? Có nhiều lý do làm cho bảng tính bị phình lên về kích thước file và có những cách để loại trừ. Những bí quyết sau đây có thể giúp bạn nếu bạn có một file Excel có kích thước lớn bất thường. Có khi nào bạn bị bội thực do cố ăn mà chưa tiêu hoá kịp chưa? File Excel cũng thế. Nó bị phình ra là do bạn cố nhồi nhét đủ thứ vào bắt nó phải thực hiện, nó phải nuốt trọng chứ không kịp nhai, hậu quả là nó sẽ không làm việc như ý muốn. Tôi đã thử với một file Excel chuẩn với khá nhiều dữ liệu. Với dữ liệu thô, nó có kích thước 1,37 Mb. Rồi tôi cho vào một Pivot Table, sử dụng dữ liệu nguồn là bốn cột của vùng dữ liệu. Kích thước file tăng lên 2,4 Mb. Tôi thử thiết lập vài định dạng, và kích thước file lập tức bị nhân đôi. Một trong những nguyên nhân chủ yếu làm tăng kích thước file ở những file Excel trước 2007, khi chưa có khái niệm table, là các bạn cứ thế định dạng màu, cỡ font, màu chữ, đóng khung,... cho cả cột hoặc cho cả dòng, nếu không nói là cả bảng tính; chứ không chỉ định dạng cho khu vực chứa dữ liệu. Tôi từng thấy người hễ mở bảng tính mới lên, là lập tức Ctrl+A, tô trắng toàn bộ, đóng khung toàn bộ. Không những thế họ còn xác định vùng dữ liệu nguồn cho biểu đồ, cho Pivot table, . . . là cả nguyên cột. Có khi thấy cái thanh cuộn dọc và ngang của Excel trở nên nhỏ tí tị, kéo hoài không thấy hết mà dữ liệu thì trống trơn. Để giải quyết bạn phải sửa, bỏ hết những định dạng thừa trong những dòng cột trống, bỏ cái thói quen xoá màu fill color bằng cách chọn fill trắng. Hãy chọn No Fill! Sau đó điều chỉnh dữ liệu nguồn của biểu đồ, của Pivot Table chỉ vừa với vùng có dữ liệu. Hãy làm như sau. Nhưng trước hết, hãy back up bảng tính lại. Gỡ bỏ những định dạng trên những dòng cột thừa Bước đầu tiên là xác định bằng tay và mắt ô cuối cùng bên phải ở dưới, có chứa dữ liệu. Đừng có mà dùng phím Ctrl+ mũi tên xuống hoặc Ctrl + mũi tên qua phải, hoặc dùng Find → Select → Go To Special → Last Cells, cách này sẽ chỉ tới ô cuối cùng có định dạng, không phải ô cuối có dữ liệu. Khi đã xác định bằng mắt ô cuối chứa dữ liệu thì click chọn nguyên dòng kề dưới ô đó. Lúc này mới nhấn Ctrl + Shift + mũi tên xuống để chọn toàn bộ những dòng bên dưới vùng có dữ liệu. Sau đó dùng lệnh Clear → All để xoá vùng này. Tương tự, khi xác định ô cuối có chứa dữ liệu xong, nhấn chọn nguyên cột liền kề bên phải, nhấn tiếp Ctrl + Shift + mũi tên qua phải để chọn toàn bộ cột bên phải. Sau đó lại dùng lệnh Clear → All để xoá vùng này. Không nên dùng lệnh xoá dòng hoặc cột, vì có thể có những công thức tham chiếu đến chúng. Lưu bảng tính lại và thử xem kích thước file trong Property, bằng cách chọn Office button → Prepare → Properties → Document Properties → Advanced Properties (Excel2003: File → Properties… → General).
www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 48 Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường Xoá Macro Không phải là xoá hẳn Macro, mà chỉ gỡ chúng ra ngoài file Excel. Có một cách nhanh, không gây hại đó là Export tất cả các Module và UserForm vào đĩa cứng. Nhấn Alt+F11 vào cửa sổ VBA. nhấn chuột phải vào từng module, chọn Remove Module (tên module). Trong thông báo hiện ra nhấn Yes, và chọn một thư mục để lưu lại. Làm tiếp cho từng cái Form, đừng quên cả những Macro lưu trữ trong Sheet hoặc Workbook. Sau khi đã xoá xong, lưu bảng tính lại. Sau đó, cũng trong cửa sổ VBA, vào menu File → Import File và Import hết những Module và Form hồi nãy. Làm như vậy, ta vẫn có thể sử dụng Form và Macro, nhưng mỗi cái như vậy sẽ tạo một file text, và ngăn chặn những thứ linh tinh mà Macro mang theo. Điều chỉnh vùng dữ liệu nguồn Nếu sau khi làm những bước trên mà kích thước file của bạn không giảm được bao nhiêu, hãy kiểm tra dữ liệu nguồn của Pivot Table và Pivot Chart. Một vài người thường sử dụng nguyên cả cột dữ liệu để làm nguồn cho Pivot table, chỉ để phòng xa sau này có thêm dữ liệu cập nhật vào dù chỉ vài dòng. Nếu nhất thiết phải phòng xa như vậy, tốt hơn bạn dùng name động. Làm sạch các Sheet Trong các Sheet của bạn có thể tồn tại những định dạng thừa, những style, những autoshape thấy được và không thấy được (có khi lên đến hàng trăm hoặc hàng ngàn). Để tìm ra những autoshape hoặc object ẩn bạn phải vào Option của Excel sửa lại.Với mỗi phiên bản của Excel, cách sửa có khác nhau chút ít: Hình 39 - Chỉnh Option để Show All Object trong Excel 2007
Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường Hình 41 - Sử dụng Go To Special để chọn một lúc nhiều Object Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 49 Hình 40 - Chỉnh Option để Show All Object trong Excel 2003 Hoặc bạn có thể nhấn Ctrl+G → Special → Object để chọn một lúc nhiều object (hình 41). Sau khi đã xác định được những autoshape hoặc object ẩn không cần thiết, bạn có thể xóa chúng. Trong một số trường hợp, bảng tính của bạn sẽ giảm kích thước đáng kể. Ngoài các autoshape hoặc object ẩn không cẩn thiết, còn có những cái không nhìn thấy trong Sheet, mà bạn có thể cần phải làm sạch đi. Trước tiên, bạn hãy backup bảng tính. Unhide toàn bộ Sheet ẩn và cả Sheet siêu ẩn (xem lại chiêu số 5). Bây giờ bạn thử xoá lần lượt từng Sheet một (xoá hẳn), lưu lại, rồi vào Property xem lại kích thước. Nếu sau khi xoá Sheet nào, mà kích thước file giảm đáng kể, thì Sheet đó chứa nhiều rác (không kể dữ liệu). Vậy, khi đã xác định Sheet chứa rác thì bạn phải làm gì? Bạn hãy mở file backup hồi nãy lên, tạo một Sheet mới toanh, chọn vùng dữ liệu của Sheet chứa rác, dùng lệnh Cut (Ctrl+X) chứ đừng copy, rồi Paste vào Sheet mới. Bằng cách cắt (Cut) thay vì Copy, Excel sẽ giữ nguyên tham chiếu cho bạn. Cuối cùng, xóa hẳn Sheet chứa rác. Hy vọng là sau bài này, các bạn sẽ biết cách xử lý những file có kích thước lớn lạ thường.
www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 50 Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi Cứứu dữữ liệệu từừ mộột bảảng tính bịị lỗỗi Khi bảng tính bị lỗi (corrupt), bị hư, nghĩa là bạn bị mất hết dữ liệu, mà nhiều khi sự mất mát này còn đau hơn là mất tiền. Chiêu này sẽ giúp bạn một vài cách để phục hồi lại phần nào dữ liệu trong những bảng tính bị lỗi. Một bảng tính đôi khi gặp phải những lỗi mà bạn chẳng hiểu vì lý do gì. Điều này có thể đem lại cho bạn những vấn đề trầm trọng, nhất là khi bạn bị hư một bảng tính quan trọng mà bạn chưa hề sao lưu dự phòng. Do đó, bài học đầu tiên là: Luôn luôn sao lưu bảng tính của bạn vào một nơi khác. Nhưng trong thực tế thì không phải ai cũng nhớ điều này, và, có thể là bảng tính của bạn sẽ bị hư trước khi bạn nghĩ đến việc sao lưu! Tuy nhiên, bạn đừng thất vọng quá, vì cho dù bảng tính của bạn bị lỗi, đôi khi bạn vẫn có thể mở được nó ra và có thể làm được cái gì đó... Khi bạn vẫn còn mở được bảng tính Khi bạn vẫn còn có thể mở được một bảng tính bị lỗi, thì trước khi làm bất cứ điều gì, bạn hãy sao lưu ngay ra một bản khác, nếu không, có thể bạn sẽ mất luôn nó. Vì nếu còn giữ được bản sao lưu, bạn có thể cầu cứu được một sự giúp đỡ chuyên nghiệp hơn, khi bạn không thể làm gì nữa. Và bạn hãy thử từng cách sau đây: Đầu tiên, bạn hãy mở cái bảng tính bị lỗi đó ra, với phiên bản Excel cao nhất có thể, và lại nhấn lưu thêm một lần nữa, tuy nhiên điều này thì không cần thiết nếu như bạn đang dùng Excel 2007. Nếu như bảng tính đã làm bằng cách trên đây không hoạt động, bạn hãy cố gắng mở lại lần nữa và lưu nó dưới dạng HTML (Single File Web Page) hoặc HTM (Web Page). Rồi đóng nó lại, và lại mở ra, nhưng lần này thì lưu lại với dạng bình thường (*.xls chẳng hạn). Hình 42 - Lưu bảng tính ở dạng Single File Web Pages CHIÊU 16
Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 51 Khi lưu ở dạng HTML hoặc HTM, bảng tính của bạn sẽ bị mất những thứ sau đây • Với những bảng tính tạo ra từ Excel 2007: − Những tính năng mới của Excel 2007 − Các PivotTable và các biểu đồ (chúng vẫn được lưu lại, nhưng sẽ mất hết khi bạn mở ra và lưu lại với dạng bình thường của Excel) − Các VBA Project • Với những bảng tính tạo ra từ những phiên bản trước Excel 2007 (Excel 2003, Excel XP,...): − Những định dạng số chưa dùng đến − Những style chưa dùng đến − Các thiết lập Data Consolidation − Các Seriano − Các công thức sử dụng ngôn ngữ tự nhiên, chúng sẽ được chuyển đổi thành các tham chiếu dãy bình thường − Các hàm tự tạo − Các định dạng gạch ngang chữ (strikethrough), chỉ số trên (superscript), chỉ số dưới (subscript) − Các thay đổi có thể hồi phục (bằng lệnh Undo) − Các thiết lập định dạng trang cho các biểu đồ đã được nhúng trong bảng tính − Các danh sách cài đặt cho các ListBox và ComboBox − Các loại định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) Ngoài ra, các bảng tính được chia sẻ (shared Workbook) trong những phiên bản trước Excel 2007 sẽ không còn chia sẻ được nữa. Với các biểu đồ, những thiết lập cho Value (Y) axis crosses at category number trên tab Scale trong hộp thoại Format Axis sẽ không được lưu, nếu như tùy chọn Value (Y) axis crosses a maximum category được chọn; những thiết lập Vary colors by point trong hộp thoại Format Data Series cũng không được lưu nếu như biểu đồ chứa nhiều hơn một Data Serie. Cuối cùng, nếu như bảng tính đó vẫn không hoạt động, hãy cố gắng mở lại bảng tính đó một lần nữa, và lần này thì lưu nó với dạng SYLK (loại tập tin có đuôi là *.slk – Symbolic Link). Nhưng hãy nhớ rằng, khi bạn lưu ở dạng này, thì chỉ có Sheet hiện hành (active Sheet) được lưu, do đó, nếu trong bảng tính có nhiều Sheet, bạn hãy làm thêm vài lần, với mỗi lần một Sheet, nhớ đặt tên cho nó sao cho dễ nhận biết. Rồi lại mở cái bảng tính *.slk đó ra, và lưu lại với dạng bình thường (*.xls chẳng hạn).
52 Kh hi bạn khô N Nếu như bản Word để mở liệu trong ạn hãy mở nh bị hư. Ví 'C:Docume opy liên kế cái bảng t ho những Sh ảng tính đã ủa Sheet khi Nếu hai cách ownload ph oolbar, Open xcel (có đế penoffice.o au khi đã do ùng nó để m ược phục h xcel không Wd ữ B tín = Cv ề ch bả củ Nd o to Ex O Sa dù đư Ex www.giaip ông còn mở ng tính bị hư nó. Nghe t bảng tính n một bảng tí í dụ: ents and Se t này vào n tính đã bị h heet khác (n bị hư, bạn c i bạn nhấn E h trên không hiên bản mi noffice.org ến 96% cá org). ownload ph mở bảng tín hồi. Tuy nhi tương thích phapexcel.c com Hình 43 - Lưu u bảng tính ở d ở được bản ư của bạn k thì có vẻ bu này (dĩ nhiê ính mới, và ạng SYLK (Sym ng tính không thể m uồn cười, nh ên tất cả nhữ à tạo cho nó ttingsBNTT những ô khá hư, nó có b nếu cần thiế cứ tạo đại m Enter. Có th g đem lại c iễn phí của khá giống E ác công thứ mbolic Link) mở ra được hưng đôi kh ững định dạn ó một Exten TMy Docum ác (số lượng ao nhiêu hà ết). Nếu bạn một Sheet vớ hể bạn sẽ th cho bạn điều bộ phần m Excel, vì nó ức trong E hiên bản mi nh bị hư củ iên, những h với Openo ệu từ một bả nữa, bạn hã hi, bạn có t ng, công thứ nal Link (liê ments[Cho g bao nhiêu àng, bao nh n không nhớ ới đường dẫ hấy được gì u gì, bạn hã mềm này về ó được tạo r Excel có th ễn phí của a bạn. Tron VBA code office.org. ảng tính bị lỗi ãy thử dùng thể copy đư ức, v.v... th ên kết ngoà ookSheet.xls] thì tùy thu hiêu cột...), ớ được bất k ẫn chính xác đó... ãy vào trang . Ngoại trừ ra cùng một hể sử dụng Openoffice ng khá nhiề thì không Cứu dữ liệ i g Microsoft ược một vài hì mất hết). i) đến bảng s]Sheet1'!A1 ộc vào trí n và cũng làm kỳ tên Shee c, Excel sẽ t i g 1 nhớ của bạn m tương tự et nào trong hiển thị tên g web Open ừ các tên trê t cấu trúc bả trong bản .org, bạn cà ều trường hợ còn gì cả, n ự g n noffice.org, ên menu và ảng tính với ng tính của ài đặt nó và ợp, dữ liệu vì các VBA CÁC TUY , à i a ào máy. Rồi của bạn sẽ A code của YỆT CHIÊU C i ẽ a CỦA EXCEL L
Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 53 Nếu số bạn quá đen, không thể dùng Openoffice.org để cứu dữ liệu, vẫn còn một cách nữa, nhưng bạn phải mất tiền. Một trong những chương trình có thể phục hồi khá tốt những bảng tính bị hư là Corrupt File Recovery. Bạn hãy tải và cài đặt phần mềm này, chạy chương trình ExcelFix, nhấn Select File, chọn bảng tính bị lỗi, và nhấn Diagnose để phục hồi. Bạn sẽ thấy thành quả của mình, và có thể lưu lại bảng tính, nếu như bạn đã trả tiền bản quyền, còn nếu chưa trả tiền bản quyền, thì bạn chỉ có thể xem chứ không thể lưu lại. ∗∗∗
www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 54 Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi Chưươơng 2 NHỮỮNG THỦỦ THUẬẬT VỚỚI CÁC TÍNH NĂĂNG CÓ SẴẴN TRONG EXCEL Mặc dù Excel cung cấp cho chúng ta nhiều tính năng để quản lý và phân tích dữ liệu, nhưng giới hạn của các tính năng này thường làm cho chúng ta nhiều lúc phải bực mình. Các chiêu trong chương này sẽ cung cấp rất nhiều cách, mà nhờ đó, chẳng những bạn có thể thoát khỏi những giới hạn của các tính năng có sẵn của Excel, mà còn làm cho các tính năng này mạnh mẽ hơn nữa.
Sử dụng Da khi danh sá ta Validation ch nguồn nằ CHIÊU 17 Ch nằ Ex n ằm trong một hiêu này sẽ ằm trong m xcel, cách th Cá t Sheet khác ụụng Data anh sách a Validat h nguồồn Data Valida dãy dữ liệu. danh sách ng y tắc này. Tuy ẽ giúp bạn một Sheet kh hứ hai là sử ách 1: Sử d ó lẽ cách nh ho dãy mà b Giả sử bạn đ hoặc dãy) tr ong menu D alidation). Ch MyRange. N ởi vì bạn đã ho bất kỳ Sh Cc h G( h tro Va =M Bc h Chương 2 tion n nằằm tro ation là một Theo mặc đ guồn nằm tr y nhiên, vẫn làm cho D hác. Cách th ử dụng một h dụng Name hanh nhất v bạn sẽ dùng đã đặt tên c rong bất kỳ Data trên R họn List tro Nhấn OK. ã sử dụng m heet nào. – NHỮNG T Sửử dụụ khi da Sử dụng cho một những d dụng quy ong mộột cách dễ nhấ định, Excel ch rong cùng m có cách để lá ata Validati hứ nhất là l hàm để gọi e cho dãy n và dễ nhất đ làm quy tắ cho dãy sẽ Sheet nào Ribbon, bạn ong danh s t Sheet ất để áp dụn hỉ cho phép D một Sheet với ách khỏi chuy ion có thể lợi dụng ch ra danh sác nguồn để vượt qua c nhập liệu. dùng làm q mà bạn mu n chọn Data sách các Al một Name đ Hì g một quy tắ Data Validat i dãy dữ liệu yện đó. sử dụng nh hính việc đặ ch đó. rào cản Da . quy tắc nhậ uốn có một a Tools → D low, và tro để làm List, ình 44 - Sử dụn THỦ THUẬT hững danh s ặt tên cho m ata Validatio on của Exce ập liệu là M danh sách x Data Validat ng khung S nên bạn có ng Name làm dã T VỚI CÁC T MyRange. B xổ ra để nh tion (Excel20 Source, bạn ó thể áp dụn ãy nguồn cho D TÍNH NĂNG ng Data Val Data Validation CÓ SẴN TR RONG EXCE EL khác ắc nhập liệu tion sử dụng u sẽ được áp sách nguồn một dãy của el là đặt tên Bạn chọn ô hập liệu, rồi 003: Data → n nhập vào lidation này 55 u g p n a n i o y
56 Hình 45 - Sử ử dụng hàm IND =I H DIRECT để chỉ ra INDIRECT( Hãy chắc chắ Nếu tên She heet trong m chứ không p INDIRECT( hỗ khác nha ), và một dấ Xin mở một ạn nên tập t ác dụng gì v iờ gặp lỗi, k N Sh (c =I Ch (" Xb ạ tá gi Ư Đ Ti a dãy nguồn ch "Sheet1!$A ắn rằng tùy et của bạn một cặp nhá phải Sheet1) "'Sheet 1'!$ au so với cô ấu nháy đơn ngoặc đơn thói quen lu với những t khi bạn hay Ưu điểm và ặt tên cho d iện lợi của v ata Validat heet, tên mớ ẫn muốn dù ông thức. iện lợi của ằm yên chỗ ạn lỡ tay xó ho đúng... DS h vẫ cô Ti nằ bạ ch www.giaip Khuyết đi dãy, và dùng việc đặt tên tion. Và đó ới sẽ không ùng công th việc dùng ỗ đã chọn (A óa mất vài phapexcel.c com o Data Validati A$1:$A$8"). chọn In-cell có chứa kh áy đơn ('). V ), thì bạn sử $A$1:$A$8" ông thức hồ n (') nữa trư n: Nếu như uôn luôn bỏ tên Sheet n đặt tên She on l drop-down hoảng trắng Ví dụ, giả sử ửa công thức ). ồi nãy là có ước dấu chấm có thể đượ nó vào tron như Sheet1, eet có khoản iểm của cả g hàm INDI n cho dãy, là ó chính là c g tự động c hức này, bạn ả hai cách đ RECT, đều à việc bạn th cái bất tiện cập nhật tro n phải mở D , là dãy dù ng ví dụ trên c cột) ngay INDIRECT A1:A8 tron hàng (hoặc khi danh sá Sử dụng Dat ằm trong mộ ách nguồn nằ Các Hàm tham đại bạn tham chiế khá này mà ngu Giả này $A$ Val bướ thay thì b ch 2: Sử dụ m INDIRE m chiếu đế diện cho m n có thể sử m chiếu cụ ếu đến dữ ác. Bạn có t y để tham ch bạn sẽ d uồn cho quy ả sử, dãy c y nằm ở $1:$A$8. lidation, bạ ớc như tôi đ y vì gõ tên bạn nhập và n đang được g, hoặc có ử tên Sheet c trên lại nh ta Validation ột Sheet khác ụng hàm IN CT() cho ến ô chứa d một địa ch ử dụng ô đ ục bộ, cho d liệu trong thể sử dụng hiếu đến nơ dùng làm y tắc Data V hứa danh s Sheet1, Để tạo m ạn cũng l đã nói ở các dãy vào tro ào đó công c kích hoạt, dấu tiếng V chứa danh hư sau: thêm một d m than (!). c, khi gặp n ng cặp dấu n DMHH... n ng trắng, hay nc NDIRECT phép bạn n dữ liệu text t ỉ ô. Và rồi i đó như môt t dù nó tham m một Sheet t g tính năng g ơi chứa dãy y danh sách h Validation. sách nguồn n trong dãy y một Dala-làm -g ch 1, nhưng ong Source, thức: và nhấn OK Việt, bạn p sách nguồn dấu nhấy đơ g , K. phải đặt tên n là Sheet 1 ơn (') sau dấ những tham nháy đơn. Đ nhưng nó s y là có bỏ d đã nêu trê có cái tiện hay đổi tên của việc d ong công thứ Data Valida n ấu nháy kép m chiếu đến Điều này, tu sẽ giúp bạn dấu tiếng Vi ên lợi và cả cá Sheet chẳn dùng INDIR ức dùng IN ation ra và s ng làm dan n chẳng hạn chỗ chứa N p n tên Sheet, uy chẳng có không bao iệt... ái bất tiện. ng có ảnh hư RECT, khi b DIRECT, c sửa lại tên S nh sách ngu n). Còn nếu Name, thì b , ó o ưởng gì đến bạn đổi tên ho nên nếu Sheet trong uồn của bạn u bạn dùng bạn phải điề CÁC TUY n n u g n luôn luôn g Name, mà ều chỉnh lại YỆT CHIÊU C những n à i CỦA EXCEL L
Điều khiển C Conditional F Cđ CHIÊU 18 Formating bằ onditional F iều kiện nào hiều hơn kh hững ô này, i nh nh D ằng checkbo ox khiểển Co ondition Conditional F ật hay tắt nó ch điều khiển utton càng g Formating o đó. Điều hi dùng điều , khi có sự t ùng một C ạn muốn m rước tiên bạ rong Excel oggle Butto heet một cá BT r Tr To Sh Chương 2 nal Form Formating là ó bằng ribbo n bằng một c giống hơn). có từ đời E kiện có thể u kiện là cô thay đổi giá Checkbox h một vùng dữ ạn phải gán 2007, vào on trong Co i. Ở đây, tô – NHỮNG T ĐĐiềều k Mặc dù C muốn bậ bằng các Toggle B mating b à một trong n n hay menu checkbox giố Excel 97, gá ể là một đi ông thức, d trị của ô kh hoặc một T liệu nào đó lên Sheet m tab Develop ontrol Toolb i làm luôn c Hình 46 bằằng che những chiêu thì khá bực ống như mộ án định dạn ều kiện về dựa vào đó hác. Toggle But ó chỉ hiện ra một Checkb per, nhấn In box (Excel20 cả 2 cái. 6 - Chọn công c Hình 47 u mạnh của E bội. Bây giờ t công tắc (h ng cho nhữ giá trị, như ta có thể th tton để xe a lúc cần xem ox hoặc mộ nsert trong 003: View → cụ Checkbox ho 7 - Chọn công c THỦ THUẬT ững ô nào th ưng ta có th hay đổi địn em và ẩn d m, xem xon ột Toggle Bu Controls → Toolbar → C ặc Toggle Butto cụ Checkbox ho T VỚI CÁC T TÍNH NĂNG ữ liệu ng thì biến đ utton. chọn Chec Control Toolb on trong Excel 2 ặc Toggle Butto 2007 on trong Excel 2 CÓ SẴN TR 2003 RONG EXCE EL eckbox Excel, nhưng ờ ta biến hoá hoặc một cái hoả một số hể tuỳ biến h dạng cho đi cho rảnh. ckbox hoặc box), vẽ lên 57 g á i ố n o . c n
58 Sửa dòng 48 ong cửa sổ Prop g Linked Cell tro th kế FA Hình hoát ta khỏi ết quả. Nếu ALSE hiện l www.giaip perties chế độ Des u bạn không lên. Hình 49 - Dùng phapexcel.c com sign Mode. V g thích thì đ g một Checkbox Điều Đ khiển C Nhấn vào vừa vẽ, Property, s Linked Cel Checkbox Bây giờ k Toggle, ô FALSE. Conditional Fo nút Design nhấn thêm sửa dòng Ca ll thành $C$ và Toggle khi bạn clic C2 sẽ lần Bây giờ g trong đó b còn Field không cần Field 4, tr Formating determine Conditional gõ: = $C$2 = Nhấn vào Nhấn OK Và nhấn nú định dạng ô ormating bằ Mode, click m nút Prop aption thành $2 (cả 2007 Button cũng k chọn Che n lượt có giả sử vùng bạn chỉ mu thứ 4 thì k n thì dấu đi rong 2007 b → New R which cell Formating → ng checkbox k chọn cái perty. Tron h View/ Hide 7 và 2003 nh g như nhau) eckbox hoặ các giá trị g dữ liệu củ uốn 3 Field khi nào cần i. Bạn đánh bạn vào tab Rule, chọn t ls to forma FALSE nút Format và OK. N út Toggle ho C2 chữ trắ x hoặc một Tog x control bạn ng cửa sổ e, sửa dòng hư nhau, cả ). ặc nhấn nút ị TRUE và ủa bạn gồm ds hiện thườ n mới hiện h dấu chọn b Home → tiếp Use a at (Excel2003 ). Trong ô k t, định dạng Nhấn nút De oặc click ch ắng luôn, để gle Button để x Formula is) n ổ g ả t à m 4 Fields, ờng xuyên, ra để xem, vùng chứa Conditional formula to 3: Fornat → kế bên, bạn g font chữ esign một họn cái Che ể khỏi thấy xem và ẩn dữ li ệu CÁC TUY , , , a l o n màu trắng. lần nữa để eckbox xem chữ TRUE, YỆT CHIÊU C . ể m , CỦA EXCEL L
Điều khiển C Conditional F Tắ Formating bằ ắt mở định ùng Condit iá trị đặc bi ong khoảng ương tự nh Nhưng lần n eginNum và hí dụ 1.000. rong vùng d ẽ được tô m ông thức là: AND($C8>= họn cho nó Kết quả: khi trong kho alse, các ô t à EndNum, Dg i tro Tư N Be th Tr sẽ cô =A Ch Ks ố Fa và Bt ằng checkbo h dạng mà tional Form iệt cho trướ g cho trước. hư phần trê ày ta đặt N à $B$2 là E ox àu cho ô ating nhằm ớc. Excel 2 Nhưng biện n, ta tạo ra Name cho nó EndNum, vớ dữ liệu B5:B màu. Vậy dù tô màu ô th 2007 có nhi n pháp để m a một Chec ó là IsFill ch ới A2 là giới B16, ta muố ùng Condit =BeginNum một định d nhấn Butto ảng (100, 1 trở lại bình nên khi tha heo điều kiệ iều định dạn mở tắt bằng ckbox hoặc hẳng hạn. T i hạn dưới, ốn giá trị nà tional Form m, $C8<=En dạng màu th on hoặc clic 1000) sẽ đư thường. Đồ ay đổi 2 số n nh 50 - Dùng m ạn thấy đấy h hể lầm tưởng Chương 2 Hìn ện giúp ta d ng khác nh checkbox l Toggle Bu Ta cũng đặt thí dụ 100, ào nằm tron mating như t ndNum, IsFi heo ý muốn. ck Checkbo ược tô màu, ồng thời, vì này, kết quả ột Checkbox ho y, nếu bạn c g người ta s – NHỮNG T ll) ễ tìm được hau cho giá là không có utton link t t Name cho và B2 là gi ng khoảng B trên, chọn v ox thay đổi , các ô còn ì bạn đặt cô ả tô màu cũn oặc Toggle Butt chưa xem bà sử dụng cod THỦ THUẬT BeginNum v vùng C8:C trạng thái th lại không t ông thức liê ng thay đổi. ton để tắt mở đ ài này mà th de của VBA T VỚI CÁC T hành True, tô. Khi thay n quan đến . định dạng màu hấy một file A. Sự thực th TÍNH NĂNG cho ô e tương tự c hì quá đơn g CÓ SẴN TR của người k giản phải kh RONG EXCE EL những ô có trị số nằm sẵn. tới ô $C$2. o ô $A$2 là ới hạn trên, và EndNum 18, lần này các ô chứa y đổi thành BeginNum khác, bạn có hông? 59 ó m . à , m y a h m ó
60 Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting ĐĐánh dấấu nhữững ô chứứa công thứức bằằng Conditional Formatting Khi một ô có chứa dữ liệu, bạn có thể muốn biết dữ liệu trong ô đơn thuần là dữ liệu nhập vào, hay dữ liệu là kết quả của một công thức. Bạn có thể chỉ cần click chọn ô đó và xem trên thanh công thức. Bạn cũng có thể dùng phím tắt Ctrl + ~ để chuyển qua lại giữa chế độ xem giá trị và xem công thức. Chiêu số 19 này sẽ giới thiệu với bạn một hàm tự tạo, kết hợp với Conditional Formatting để đánh dấu ô chứa công thức. Bằng cách này có thể giúp bạn tìm ra tất cả những ô chứa công thức trong số 10.000 ô mà không phải ngó từng ô một. CHIÊU 19 Mặc dù bạn có thể dùng một hàm có sẵn của Macro4 trong Conditional Formatting, như sau: trong hộp thoại Conditional Formatting, chọn sử dụng điều kiện định dạng bằng công thức, và gõ công thức: = CELL(“type”, A1); nhưng hạn chế của việc dùng hàm CELL() là công thức sẽ tự tính lại mỗi khi có sự thay đổi nhỏ xíu trong bảng tính, vì CELL() là một hàm thuộc loại volatile. Khi Excel tính lại CELL() cho 10.000 ô như trên sẽ khiến cho bạn bực mình vì chờ đợi. Do đó bạn hãy dùng tuyệt chiêu sau đây, đơn giản, dễ làm và không phải hàm loại volatile. Bạn hãy nhấn Alt+F11 để vào cửa sổ VBA, nhấn chuột phải vào This Workbook để insert vào một Module. Nhập đoạn code sau vào khung soạn thảo: Function IsFormula (CheckCells As Range) IsFormula = CheckCells.HasFormula End Function Do tính chất của Property HasFormula, hàm bạn mới tạo sẽ trả về các giá trị luận lý TRUE, FALSE. Nghĩa là khi bạn gõ vào ô bất kỳ công thức = IsFormula(A1) sẽ cho kết quả TRUE nếu A1 chứa công thức và cho kết quả FALSE nếu A1 chứa giá trị. Đóng cửa sổ VBA lại, trở về bảng tính. Bây giờ đánh dấu toàn bộ vùng dữ liệu của bạn (có thể chọn dư ra một số cột và dòng, phòng khi bạn cập nhật thêm dữ liệu) sao cho ô A1 là ô hiện hành. Bằng cách như chiêu số 18, bạn hãy vào được chỗ cần thiết để gõ công thức trong hộp thoại Conditional Formatting, và gõ vào: =IsFormula(A1) Sau đó định dạng tô màu hoặc đổi màu chữ cho khác những ô còn lại. Sau khi nhấn OK bạn sẽ được kết quả là tất cả những ô chứa công thức sẽ được tô màu. Bây giờ mỗi khi bạn sửa hoặc thêm một ô trở thành công thức, ô đó sẽ có màu. Ngược lại, nếu bạn sửa một công thức thành giá trị hoặc thêm giá trị vào một ô, ô đó sẽ không có màu. Đôi khi bạn không thấy kết quả, vì anh Bill lanh chanh và chậm hiểu, anh ta cho rằng công thức sử dụng hàm của bạn là một text nên ảnh tự sửa thành : =“IsFormula(A1)”. Vậy bạn phải vào chỗ cũ sửa lại. Cái Conditional Formatting và cái User Define Function này đơn giản mà thực sự hữu ích, bạn nhỉ! www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL
Đếm hoặc cộng những ô đã được định dạng có điều kiện Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 61 ĐĐếếm hoặặc cộộng nhữững ô đđã đđưượợc đđịịnh dạạng có đđiềều kiệện Chúng ta thường hỏi: "Làm thế nào để tính toán với những ô đã được tô một màu cụ thể nào đó?" Câu hỏi này thường được nêu ra, bởi vì Excel không có một hàm bình thường nào để thưc hiện được nhiệm vụ này; tuy nhiên, nó có thể được thực hiện bằng một hàm tự tạo. Vấn đề duy nhất xảy ra với việc sử dụng hàm tự tạo, là nó không thể lọc ra bất kỳ một loại định dạng nào đã được áp dụng bởi việc định dạng có điều kiện (conditional formatting). Tuy nhiên, suy nghĩ một tí, bạn vẫn có thể có được kết quả tương tự mà không phải cần đến một hàm tự tạo. Giả sử rằng bạn có một danh sách dài những con số trong dãy $A$2:$A$100. Và bạn đã áp dụng định dạng có điều kiện cho dãy đó: đánh dấu những ô nào có giá trị nằm trong khoảng từ 10 đến 20. Bây giờ, bạn muốn lấy ra giá trị của những ô thỏa mãn điều kiện mà bạn đã thiết lập, và tính tổng của những ô đã được áp dụng định dạng đó. Không có gì khó! Bạn đừng để những kiểu định dạng đã được áp dụng chi phối bạn, nói cách khác, bạn không cần quan tâm những ô đó được định dạng kiểu gì. Bạn chỉ cần quan tâm đến điều kiện để áp dụng định dạng cho chúng (trong trường hợp này, là những ô có giá trị trong khoảng từ 10 đến 20). Sau đây là một số chiêu để tính tổng theo một hoặc vài điều kiện: Dùng hàm SUM với công thức mảng Bạn có thể dùng hàm SUMIF() để tính tổng của những ô thỏa mãn điều kiện nào đó, nhưng chỉ một điều kiện mà thôi! Nếu muốn có nhiều điều kiện, bạn phải dùng hàm SUMIFS() trong Excel 2007, hoặc là dùng một công thức mảng. Ở đây tôi sẽ nói đến công thức mảng, vì nó có thể sử dụng trong hầu hết các phiên bản của Excel. Với trường hợp đã ví dụ trong bài này, bạn sử dụng một công thức mảng giống như sau: =SUM(IF($A$2:$A$100>10, IF($A$2:$A$100<20, $A$2:$A$100))) Khi nhập một công thức mảng, bạn đừng nhấn Enter, hãy nhấn Ctrl+Shift+Enter. Khi đó, Excel sẽ tự động thêm một cặp dấu ngoặc ở hai đầu công thức, giống như vầy: {=SUM(IF($A$2:$A$100>10, IF($A$2:$A$100<20, $A$2:$A$100)))} Nếu bạn tự gõ cặp dấu ngoặc { }, thì công thức sẽ không chạy. Bạn phải để Excel làm việc này cho bạn. Và bạn cũng nên biết điều này: sử dụng công thức mảng có thể làm cho Excel tính toán chậm hơn, nếu như có quá nhiều tham chiếu đến những dãy lớn. CHIÊU 20
62 Đếm hoặc cộng những ô đã được định dạng có điều kiện Trên diễn đàn Giải pháp Excel có rất nhiều các bài viết về công thức mảng, bạn có thể tham khảo thêm. Hoặc nếu bạn giỏi tiếng Anh và thích nghiên cứu sâu hơn về công thức mảng, bạn hãy ghé thăm trang web này: http://www.ozgrid.com/Excel/arrays.htm. Dùng thêm cột phụ Ngoài việc sử dụng công thức mảng, bạn có thể dùng một cột phụ để tham chiếu đến những ô bên cột A. Những tham chiếu này sẽ trả về những giá trị của cột A mà thỏa mãn điều kiện bạn đã đặt ra (ví dụ: > 10, < 20). Để làm điều này, bạn theo các bước sau: Chọn ô B2 và nhập vào đó công thức: =IF(AND(A2>10, A2<20), A2, "") Kéo công thức này xuống cho đến ô B100. Khi các công thức đã được điền vào, bạn sẽ có những giá trị nằm trong khoảng 10 đến 20 (xuất hiện trong cột B). Để nhanh chóng "kéo" các công thức vào trong một cột xuống đến ô cùng hàng với ô cuối cùng đã được sử dụng của cột ngay bên cạnh, sau khi nhập công thức trong ô đầu tiên, hãy chọn ô đó, rồi nhấp đúp chuột (double click) vào cái Fill handle (là cái núm chút xíu nằm ở góc dưới bên phải của ô được chọn, mà bạn vẫn thường dùng để "kéo" công thức). Bây giờ, bạn có thể chọn bất kỳ một ô nào mà bạn muốn xuất hiện tổng của những giá trị thỏa mãn điều kiện đã đề ra, và sử dụng một hàm SUM() bình thường (=SUM(B2:B100) chẳng hạn). Bạn có thể ẩn (Hide) cột B đi nếu bạn muốn. Dùng hàm DSUM Cách dùng cột phụ như tôi vừa nói, chắc chắn là chạy tốt rồi. Nhưng, Excel còn có một hàm cho phép bạn sử dụng hai hoặc nhiều điều kiện cho một dãy. Đó làm hàm DSUM(). Để thử nó, bạn dùng lại ví dụ ở trên: tính tổng của những giá trị trong dãy $A$2:$A$100 thỏa mãn điều kiện lớn hơn 10 và nhỏ hơn 20. Bạn hãy chọn các ô C1:D2, đặt tên cho nó là SumCriteria. Rồi chọn ô C1, nhập vào đó công thức: =$A$1, tham chiếu đến ô đầu tiên của Sheet. Copy công thức đó sang ô D1, bạn sẽ có hai bản sao cho ô tiêu đề của cột A, và những ô này (C1, D1) sẽ được dùng như những ô tiêu đề của vùng điều kiện của hàm DSUM, vùng mà bạn đã đặt tên là SumCriteria (C1:D2). Trong ô C2, nhập vào biểu thức >10. Trong ô D2, nhập vào biểu thức <20. Rồi tại ô mà bạn muốn có kết quả là tổng của những giá trị thỏa mãn điều kiện vừa nêu, nhập vào công thức sau: =DSUM($A$1:$A$100, $A$1, SumCriteria) www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL
Đếm hoặc cộng những ô đã được định dạng có điều kiện Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 63 DSUM là một hàm có hiệu quả nhất khi bạn làm việc với những ô thỏa mãn nhiều điều kiện; và không giống như mảng, các Hàm cơ sở dữ liệu được thiết kế riêng cho những trường hợp này. Thậm chí khi chúng tham chiếu đến những dữ liệu rất lớn, làm việc với những con số lớn, thì ảnh hưởng của chúng đến tốc độ tính toán là rất nhỏ so với việc dùng công thức mảng. Dùng hàm SUMPRODUCT Cách này, tôi học được trên Giải pháp Excel. Cũng với bài toán tính tổng của những giá trị trong dãy $A$2:$A$100 thỏa mãn điều kiện lớn hơn 10 và nhỏ hơn 20. Bạn hãy chọn ô mà bạn muốn có kết quả là tổng của những giá trị thỏa mãn điều kiện vừa nêu, nhập vào công thức sau: =SUMPRODUCT(($A$2:$A$100>10) * ($A$2:$A$100<20) * $A$2:$A$100) Hoặc: =SUMPRODUCT(--($A$2:$A$100>10), --($A$2:$A$100<20), $A$2:$A$100) Diễn một cách bình dân, thì hàm SUMPRODUCT sẽ copy khối $A$2:$A$100 ra thành 3 mảng (trong bộ nhớ máy tính): - Mảng thứ nhất, nếu giá trị trong một ô mà > 10, ô đó sẽ có giá trị là 1 (TRUE), còn không thì bẳng 0 (FALSE) - Mảng thứ hai, cũng tương tự như vậy, nhưng áp dụng cho những ô có giá trị <20 - Mảng thứ 3 có giá trị trong mỗi ô bằng các giá trị tương ứng trong $A$2:$A$100 Tiếp theo, SUMPRODUCT sẽ nhân từng nhóm 3 giá trị tương ứng trong mỗi mảng với nhau. Bạn sẽ thấy, chỉ khi nào giá trị trong mảng 1 và mảng 2 là 1, thì giá trị được nhân ra mới bằng giá trị tương ứng trong $A$2:$A$100; còn nếu có một giá trị nào đó trong mảng 1 hoặc mảng 2 mà bằng 0, thì kết quả của phép nhân này sẽ bẳng 0. Nói cách khác, chỉ những giá trị nào trong $A$2:$A$100 thỏa mãn điều kiện >10 và <20 thì mới được lấy ra. Cuối cùng, SUMPRODUCT sẽ cộng hết các kết quả của phép nhân ở trên (SUM là phép tính tổng, PRODUCT là phép tính nhân, SUMPRODUCT là tổng của các tích), và đó chính là kết quả mà ta muốn có.
CHIÊU 21 Hình 51 - Hộp thoại New Formatting Ruler với hàm MOD để tô màu cho những dòng lẻ www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 64 Tô màu dòng xen kẽ Tô màu dòng xen kẽẽ Ắt hẳn bạn đã từng thấy bảng tính Excel với những dòng tô màu cách nhau, thí dụ dòng chẵn thì tô màu xám, dòng lẻ không tô hoặc tô màu khác. Trình bày bảng tính tô màu cách dòng như vậy khiến cho bảng tính có vẻ Pro và làm cho người dùng dễ đọc dữ liệu. Bạn có thể định dạng từ từ bằng tay từng dòng, nếu bạn đủ kiên nhẫn, nhưng bạn biết rồi đấy, kiên nhẫn một lần thì chưa đủ. Bạn sẽ phải bực mình khi cần xoá dòng, chèn dòng, cập nhật dữ liệu. May sao, sử dụng Conditional Formatting có thể giúp bạn thực hiện tô màu nhanh và loại bỏ hết những phiền toái trên sau khi tô màu. Giả sử bạn có dữ liệu trong vùng A1:H57, và bạn dự trù sẽ cập nhật cho đến hết tháng sẽ khoảng 100 dòng. Vậy bạn đánh dấu chọn khối A1:H100 sao cho ô A1 là ô hiện hành. Dùng cách như chiêu 18, 19, để vào chỗ cần gõ công thức của chức năng Conditional Formatting, và gõ công thức sau: = MOD(ROW(), 2) Nhấn Format và chọn màu tô cho dòng lẻ. Nguyên nhân tô dòng lẻ: Công thức trên sẽ cho các giá trị lần lượt là 1, 0, 1, 0, … đến hết dòng 100, tương ứng với TRUE, FALSE,… và Conditional Formatting sẽ chỉ tô dòng TRUE. Cũng như vậy nếu bạn muốn tô màu cột cách cột, thì dùng công thức: =MOD(COLUMN(),2) Nếu bạn có sử dụng ASAP Utilities, bạn cũng có thể làm được như sau: Vào menu ASAP → Columns & Rows → Color Each n’th row or column in selection. Chọn Row hoặc Column tuỳ ý, chọn màu tuỳ ý, gõ 2 trong ô Steps, đánh dấu vào mục chọn Conditional Formatting. Khi đó, công thức của Condition sẽ là: = MOD(ROW() - 1, 2*1) + 1 <= 1 Công thức trên có vẻ hơi phức tạp, nhưng nếu rút gọn là: = MOD(ROW() - 1, 2) = 0 thì hiệu quả vẫn tương tự. Sở dĩ nó phức tạp, là để có thể thay đổi phương pháp tô màu theo Step đã chọn. Thí dụ khi chọn Step = 3, cách 2 dòng tô 1 dòng, nghĩa là chỉ tô màu cho những dòng có công thức là: MOD(ROW() - 1, 3) = 0 Mặc dù phương pháp này dễ thực hiện, nhưng không linh hoạt: Tất cả các dòng lẻ từ 1 đến 100 đều bị tô màu, dù có dữ liệu hay không. (nhớ lại, dữ liệu hiện tại của bạn chỉ đến dòng 57). Vậy có thể chỉ tô tự động đến hết dòng cuối có dữ liệu, còn những ô chưa có dữ liệu chỉ bị tô màu sau khi nhập liệu không? Hãy xem cách sau đây.
Tô màu dòn ng xen kẽ Tô ô màu độn Vẫn giả sử bạ A1 là ô hiện íu xiu (chú ý AND(MOD( nghĩa công VAx í =A Ý Chương 2 ng ạn có dữ liệ hành. Bạn chỗ tham (ROW(), 2), g thức này l Bổ su Bạn c hoạt. ệu trong vùn sửa công t chiếu tuyệt COUNTA($ à: Chỉ tô m ung: Tô mà chỉ cần sửa Thí dụ với Bạn s ng A1:H57, thức trong C t đối cột và $A1:$H1)) àu những d àu cách 2 d a công thức các công th sẽ có kết quả – NHỮNG T , bạn đánh d Conditional tương đối d dấu chọn kh Formatting dòng): òng lẻ và có dòng tô 1, ASAP cho hức như hình ả như hình s THỦ THUẬT ó dữ liệu. hoặc tô xe phù hợp, k h sau: hối A1:H10 g đã nói ở t en kẽ 3 mà kết hợp với nh 52 nào không có sau, dòng n T VỚI CÁC T Hìn Hìn nh 53 TÍNH NĂNG àu trở lên i COUNTA ó dữ liệu th CÓ SẴN TR hì không tô m RONG EXCE EL 0 sao cho ô trên lại một () cho linh màu: 65 t
66 Hl CHIÊU 22 Hãy bắt đầu v ê ên trên giống Tr rong một bả tín nh). Dưới C Fo ormat → Cells Tr rong hộp Li rằ ằng màu đượ lự ựa chọn này (h hình 54). www.giaip với một ví d g như một n ảng tính trố Cell Option s → Border). ine, chọn đư ợc chọn là m y). Bây giờ phapexcel.c Tạạo h Bất cứ kh ứng dụng được tạo này một Excel 200 lại để sử com hiệệu ứứng g 33D tron hi nào bạn n g, chẳng hạn o ra bởi cách cách dễ dàn 07 đã đưa và dụng vào bấ nhìn thấy mộ n như Excel, h định dạng ng bằng cách ào các styles c ất cứ khi nào dụ đơn giản nút lệnh (bu ống, bạn chọ ns ở tab Ho Hoặc các b ường dày n màu đen (ho click chọn n, chúng ta utton). ọn ô D5. (B ome, chọn F bạn có thể cl nhất thứ 2 (b oặc chọn au n đường viề Hình Tạo hiệu ứng 3D trong ng các bảả g các bảng tí ảảng tính ột hiệu ứng 3 ắt hẳn bạn s đặc biệt. Chí h định dạng m của ô, vì vậy bạn muốn. ính hay các ô h hay các 3D trong một sẽ thấy một ính bạn cũng một ô hoặc m bạn có thể tạ sẽ tạo hiệu c ô t chương trìn sự đánh lừa g có thể tạo một dãy các ạo hiệu ứng 3 ứng 3D cho Bạn chọn ô D Format → F lick chuột p bên phải, th utomatic nếu ền bên phải 54 nh hoặc một qua thị giác ra hiệu ứng ô. Phiên bản 3D và lưu nó o một ô để n D5 bởi vì n Format Cells phải, chọn F hứ 3 từ dướ u bạn chưa và đường t c g n ó nó nhìn nổi nó không nằ s → Border Format cells ới đếm lên). thay đổi m viền bên d CÁC TUY i ằm rìa bảng r (Excel2003: → Border. Chắc chắn ặc định của dưới ở bảng YỆT CHIÊU C g : n a g CỦA EXCEL L
Tạo hiệu ứn ng 3D trong c Qđ các bảng tính uay trở lại v ư ường viền c Ch ch hi vi N tro Ce vi đư ch Ô h hay các ô với box Col còn lại là đư họn tab Fil họn OK và t iện nổi lên g iền và bóng Nếu muốn vu ong thì chọ ells → Form iền dày nhấ ược chọn là ho đường vi E5 sẽ bị lõ Chương 2 lor để chọn ường viền bê màu trắng. ên trên và b 3: Patterns) t chọn ô D5 n một button l (Excel2003 thôi không c giống như m đổ. ui hơn và đ ọn ô E5 (vì mat → Forma ất thứ 2 (thứ à màu đen c iền ở bên p õm xuống (h – NHỮNG T Vẫn chọn đ bên trái của 55 trong hộp th nữa (di chuy (hình 56). B đa dạng hơn nó kế ô D at Cells → B ứ 3 bên ph cho đường v hải và bên hình 57). Vi Hìn nh 56 THỦ THUẬT đường viền ô (hình 55) hoại Forma yển con trỏ Bạn đã làm n, bạn tạo m D5 và sẽ sử Border (Exce ải từ dưới đ viền ở trên v dưới ô. Chọ iệc này trái T VỚI CÁC T Hình dày thứ 2, v . at Cells và chuột sang m tất cả điều một ô nhìn g dụng cho b el2003: Forma đếm lên) tr và bên trái. ọn tab Patte ngược với ô TÍNH NĂNG chọn màu g ô khác). Ô u đó chỉ với giống như là bài tập tiếp at → Cells → rong bảng l Chọn màu erns và chọn D5 là hiệu CÓ SẴN TR à bị lõm ho p theo). Chọ Border) và c line và chắc u trắng trong n màu xám u ứng nổi lê H ình 57 RONG EXCE EL và chọn hai xám. Click D5 sẽ xuất i các đường oặc thụt vào ọn Home → chọn đường c chắn màu g bảng màu . Click OK. ên. 67 i k t g o g u u .
68 Sử ử dụng hiệ Kế tiếp, chún ạn có thể tạ ông cụ Form Excel2003: xe huột qua ô J Kb ạ cô (E ch Bn ệu ứng 3D ng ta sẽ làm ạo ra cho c mat Painter ( em trên thanh J5, sau đó nh ây giờ chọn hấn h chuột tr K Kết quả bạn s www.giaip n vùng D5 rái, chọn ô sẽ có như h phapexcel.c Nếu bạn cảm chọn Home cho Style nà hiện tại mặc này không c trong các ph Nếu bạn mu → NewTab một bảng. com m thấy thích → Styles → ày vào và click c dù bạn có th có trong các ph hiên bản trước thú với Style Cell Style → k OK. Chú ý rằn hể kết hợp các hiên bản trước c thì bạn vào F cho một b m thí nghiệm ác bảng ho biểu tượng h Standard To hả ra. bảng dữ liệ m với công c oặc các shee g cái chổi qu oolbar). Tron :J5 và click D6, kéo chu ình 59. uốn lưu style c ble Style. Với c Hình k chọn côn uột ngang s Hình của bảng này, ác phiên bản t Tạo hiệu ứng 3D trong của ô mà bạn NewCell Sty ng các Styles c Styles này từ c Excel 2007. N ormat → Sty g các bảng tí n đã tạo ra. Bạ yle, bạn gõ tê của ô chỉ được ừ những Work Nếu bạn muốn yle. ệu cụ này để th ets của mìn uét ) dướ ng khi nhấn 58 ính hay các ô ạn lưu lại bằn ên mà bạn mu c lưu lại ở Wo book khác. Lự n lưu một styl hấy được cá nh. Chọn ô ới Clipboard n chuột trái, g cụ Forma sang phải và ng cách uốn đặt orkbook ựa chọn e của ô ác loại hiệu D5 và E5, options trê , click chọn at Painter m à kéo xuống 59 , bạn chọn Ho trước Excel 20 ứng 3D mà click chọn n tab Home n ô F5 và rê một lần nữa g ô J15, sau me → Styles 007 thì bạn khô à n eê a. Cùng lúc u đó nhả ra. → Format a ông thể lưu st CÁC TUY s Table tyle của YỆT CHIÊU C c . CỦA EXCEL L
Tạo hiệu ứn ng 3D trong c Ch rà hơ các bảng tính húng ta đã àng, tuy nhi ơn. ạn cũng có tìm ra nhữ nh trống để à khiếu thẩm Bđ ể tín là Hn h hay các ô sử dụng m iên, bạn có một đường v thể tạo ra m thể sử dụng ững sự kết tạo ra hiệu m mỹ: Hãy luôn luô g ghiệp và dễ nh hững ảnh hư Nếu bạn muố ộng, bạn có mà bạn thích Nđộ m Chương 2 viền dày để một sự tinh g các đường hợp có hiệu ứng mà bạn ể chắc rằng tế hơn bằn g khác để tạ u quả là bạ n muốn. Bạ hiệu ứng đ ng cách sử d ạo ra những ạn nên thử v ạn chỉ bị giớ nh 60 - Thí dụ d Thí dụ dùng đ ôn nhớ rằng ễ cảm nhận ưởng trái ng ốn tạo ra đi ó thể kết hợ . – NHỮNG T Hình 61 - được thấy m dụng một đư g hiệu ứng h và kiểm tra ới hạn bởi sự dùng màu khác ường kẻ không g hiệu ứng 3 n hơn, nhưn gược. Nên n xa hơn và ợp 3D với đ THỦ THUẬT Hì c g liền nét cho nh 3D có thể là ng khi chún nhớ, sử dụng cung cấp n định dạng có T VỚI CÁC T hay hơn. Cá a sai sót trên ự tưởng tượ hững đường kẻ àm cho bản ng được sử g mọi thứ c những hiệu ứ ó điều kiện TÍNH NĂNG ngang ng tính dễ đ ử dụng quá ó mức độ. ứng 3D mộ n để tự động CÓ SẴN TR đọc, nhìn có mức chúng ột cách tự độ g cung cấp RONG EXCE EL một cách rõ ường mảnh ách dễ nhất n một bảng ợng và có lẽ ó vẻ chuyên g có thể có ộng và sinh nhiều style 69 õ h t g ẽ n ó h e
www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 70 Tạo hiệu ứng 3D trong các bảng tính hay các ô Bổ sung Bạn có thể dùng chính hiệu ứng 3D cho một ô (đã thực hiện ở trên) để dùng như một button thực thụ, nếu bạn kết hợp với VBA. Giả sử bạn muốn bảng tính của bạn có một button (nổi, đương nhiên), khi nhấn vào nó sẽ chìm xuống và thực thi một macro nào đó. Khi nhấn một lần nữa thì nút này sẽ nổi lên và thực hiện một macro khác hoặc dừng thực hiện macro thứ nhất. Dùng công cụ ghi macro để ghi lại quá trình lập hiệu ứng 3D cho một ô D5, ta được một đoạn code trong module, sửa lại chút đỉnh với một biến Public IsRun để tuỳ trường hợp gán Border thích hợp: Sub Change1() With Selection.Borders(xlEdgeLeft) .LineStyle = xlContinuous .Weight = xlMedium .ColorIndex = IIf(IsRun, 2, 0) End With With Selection.Borders(xlEdgeTop) .LineStyle = xlContinuous .Weight = xlMedium .ColorIndex = IIf(IsRun, 2, 0) End With With Selection.Borders(xlEdgeBottom) .LineStyle = xlContinuous .Weight = xlMedium .ColorIndex = IIf(IsRun, 0, 2) End With With Selection.Borders(xlEdgeRight) .LineStyle = xlContinuous .Weight = xlMedium .ColorIndex = IIf(IsRun, 0, 2) End With End Sub Bây giờ dựa vào sự kiện SelectionChange của Sheet, ta làm cho ô D5 thay đổi border như sau: Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Target.Address = "$D$5" Then If Target = "Run" Then Target = "Stop" IsRun = False Else Target = "Run" IsRun = True End If Change1 Cells(1, 1).Select End If End Sub Thí dụ này chỉ là minh hoạ, không có đoạn code nào được thực thi, nhưng ô D5 đã trở thành một nút nhấn thực sự.
Bật, tắt chức năng Conditional Formatting bằng một checkbox Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 71 Bậật,, tắắt chứức năăng Conditional Formatting bằằng mộột checkbox Bạn thường dùng Data Validation để giới hạn dữ liệu nhập vào, hoặc dùng Conditional Formatting để cảnh báo khi nhập dữ liệu trùng. Nhưng đôi khi bạn muốn tắt chúc năng cảnh báo của Conditional Formatting. Có một cách đơn giản để bật tắt chức năng này bằng cách sử dụng một checkbox (xem Chiêu số 18), nhưng ở đây là Conditional Formatting tô màu dữ liệu nhập trùng. Trong thí dụ dưới đây, bạn sẽ dùng Conditional Formatting để đánh dấu (tô màu) những ô có dữ liệu xuất hiện nhiều hơn một lần trong vùng dữ liệu. Giả sử trong vùng A1:A100 bạn đã thiết lập Conditional Formatting với công thức như sau: =COUNTIF($A$1:$A$100, $A1) > 1 Bây giờ bạn muốn tuỳ ý bật tắt cái Conditional Formatting này. Trước tiên bạn cùng công cu Form hoặc Control Toolbox, vẽ một cái Checkbox lên Sheet. Thiết lập Property Cell Link cho cái checkbox này là một ô nào đó, thí dụ K1. Ta vào Name box đặt luôn tên cho ô này là IsCheck. Bây giờ click chọn vùng dữ liệu A1:A100 sao cho ô A1 là ô hiện hành. Thiết lập Conditional Formatting cho vùng này với công thức sau: =AND(COUNTIF($A$1:$A$100, $A1) >1, IsCheck) Nhấn nút Format để tô màu theo ý muốn, rồi OK. Sau khi hoàn thành, khi bạn check vào cái checkbox, ô K1 sẽ thành TRUE, và những ô có dữ liệu trùng sẽ bị tô màu. Trái lại, khi bạn uncheck cái checkbox, ô K1 sẽ có giá trị FALSE, và chẳng có ô nào bị tô màu nữa. Cũng như chiêu số 18, bạn hoàn toàn có thể dùng cái toggle Button làm một cái công tắc bật tắt y như cái checkbox. Chắc cũng cần nói lại cách mà công tắc này hoạt động: Do công thức của bạn là AND(điều kiện 1, điều kiện 2), nên chỉ cần một trong 2 điều kiện không thoả (=FALSE), nguyên điều kiện chung sẽ False, Conditional Formatting không hoạt động; vì Conditional Formatting chỉ có tác dụng khi điều kiện chung là TRUE. CHIÊU 23 Hình 62
72 CHIÊU 24 Ex xcel cung c một ô. Trong họn một ngà Nếu bạn cần ombobox. N ption button rong thí dụ hủ nhật đến 1:C7. mc h Nc o op Tr ch C B To ấp cho bạn g đó có côn ày trong tuầ n chọn lựa Nhưng, thay n. sau, bạn hã n thứ hai v ây giờ bạn oolbars → Fo một cái Grou hỗ thích hợp Nhấn chuột p hành Numbe mc h Nt h www.giaip n vào Deve orms) và nhấ upbox bao q p. phải vào cá er, Weekday phapexcel.c Dùng Khi làm v các optio Một cách nh nắm cái fill click vào fill C1. com g nhiềều L List cho m việc với nhiề on button để Dùng nhiều mộột Com ều danh sách ể điều khiển v những cách g cụ combo ần, một thán trong 3 da y vì vậy, b u List cho mộ mbobox h, bạn có thể việc lựa chọn h để chọn m obox, từ dan ng trong năm anh sách k ạn dùng ch ãy tạo một ào vùng B ể kết hợp mộ một danh sá một thứ tron nh sách xổ m, hoặc một khác nhau, hiêu sau đâ bảng tính, 1:B7, và đi hanh nhất để handle của ô handle của B ột Combobox ột combox vớ ách. ng một danh xuống của t sản phẩm bạn sẽ ngh ây: kết hợp x ới một nhóm h sách để nh combobox, trong danh hĩ rằng bạn một combo 1 đến 7 vào ừ tháng 1 đ điền số từ iền tháng từ ể điền 21 ô nà A1 và kéo xu 1. Cuối cùng g eloper → Co ấn icon Opt quanh 3 cái ày là hãy gõ 1 uống A7. Tiếp gõ Jan vào ô C ontrols → tion Button. i Option ch ác Option, c y, Month; v m hập liệu vào , bạn có thể sách. n cần 3 cái obox với 3 o vùng A1:A đến tháng 7 vào A1. Tron theo, gõ Sun C1, double-clic Insert → F Vẽ 3 cái O ho đẹp. Sau chọn Edit T à sửa Group o ể i A7, điền từ vào vùng ng khi nhấn g day vào B2, d ck vào fill han giữ Ctrl, double-dle ols (Excel20 on lên Shee t cái Combo Form Contro Option Butto đó vẽ một Text, sửa cá pbox1 thành Hình 63 ác từ Option h Select Lis ừ g 003: View → et. Vẽ thêm obox ở một n1, Option 2 st (hình 63) CÁC TUY m t 2, Option 3 . YỆT CHIÊU C của CỦA EXCEL L
Dùng nhiều u List cho một Nv t Combobox Nhấn chuột p à ào ô Cell Lin Bổ phải vào mộ nk. Hìn nh 64 ổ sung ó một vấn đ hí dụ số từ 1 hải làm gì? a hãy làm t hức sau vào COUNTA(IN Với công thứ ửa tiếp số 7 ADDRESS( Kết quả hoàn Ct h ph Ta th =C V Sử =A K Bâ ột Option b đề là 3 list đến 10, th bất kỳ, chọn không phải hứ trong tuần ừ từ nhé, tr ô G1: NDIRECT(A ức trên, G1 s chết trong (1, $F$1) & n toàn mỹ m ây giờ là cá Hiện Name M ông thức củ INDIRECT( Kế đó thay $ INDIRECT( F$1) & ":" & a có thể đà ormat nó thà Hc ô =I K =I $F Ta fo Chương 2 n Format Co ontrol, trong 6 gõ công th RESS(1, $F efine Name hức là: RECT($D$6 chuột phải l, trong Inp $G$8. iờ khi bạn ổi các giá t iá trị $A$1 t trong comb i lúc nào cũ n từ Chủ nh rước tiên là g tab Contro hức: F$1) & ":" & , đặt mới m ADDRESS một name My 6) vào cái co put Range ombobox, v gõ MyRang chọn một t trị từ 1 đến 1:$A$7, $B bobox cũng ũng dài bằng hật đến thứ cách dùng ADDRESS( sẽ có các gi công thức ô ":" & ADDR mãn. Ô D6 s ách GPE: d MyRange c a D6: ADDRESS G$1 bằng c ADDRESS ADDRESS àng hoàng x ành chữ trắn – NHỮNG T ô phụ (tác 1, $F$1) & iá trị là 10, 7 D6 thành RESS($G$1 ẽ lần lượt là dấu (bỏ) cá ủa ta là =IN trong các op n 3, ô D6 th B$1:$B$7, $ g đổi theo. g nhau (bằn bảy, tháng ng 7 trong t từ 1 đến 12 giả cũng dù ":" &ADDRE 7, 12 tương $G$1 cho đ 1,$F$1) à $A$1:$A$ ác ô phụ NDIRECT($ (1, $F$1) & công thức củ (1, $F$1) & S(100, $F$1 xoá ô D6 và ng là OK. THỦ THUẬT ùng 2 ô phụ ESS(100, $ ứng với F1 động: F$1))) 1 là 1, 2, 3. $10, $B$1:$ $D$6), sửa b ":" &ADDR ủa G1: ":" & AD 1))), $F$1)) à ô G1. Chỉ T VỚI CÁC T Ở ô D6 =ADDR Vào De công th =INDIR Nhấn contro link là Bây gi thay đ các gi Và list $B$7, $C$1 bước thứ nh RESS($G$1 , $F$1)) DDRESS(CO hất là thay OUNTA(IND ỉ còn một ô TÍNH NĂNG CÓ SẴN TR DIRECT(AD F1 là link k cell của 3 RONG EXCE EL ol, gõ $F$1 S(7, $F$1) yRange, có vào Format ge, và Cell ption, ô F1 hay đổi với C$1:$S$7. thí dụ trên), 2. Vậy ta sẽ ụ). Gõ công :$S$12 $D$6 bằng DDRESS(1, options, ta 73 ó t l i . , ẽ g g a
74 CHIÊU 25 Tr rước tiên, c Sh heet mới và C Correspondin Vùng A10:A 2:B17 bạn ain, Hot, Co ại ô C1 nhậ Can, Sofa, Sh VB Ra Tạ C Sa chúng ta cần à đặt tên là L ng List. Vù A13 nhập và nhập vào c old, Warm, ập vào tiêu đ hower và Ca n có thể dùng A17 → Data que Records O dán vào vùng C au khi nhập Bư → hộ =O p xong bạn c ước tiếp the Define Nam ộp Name bạ OFFSET($A www.giaip Bạn A2:A Uni và d eo là chúng mes → Nam ạn nhập vào A$2,0,0,CO phapexcel.c Tạạo m thay đđ com mộột list x đđổổi theo xác thựực o sựự lựựa c n chuẩn bị List và tại ô ùng A2:A5 ào từ Showe các từ sau: Trip, Journ đề Validatio ar. Đây là d một số dữ A1 nhập và bạn nhập v er. Vùng A1 Tin, Steel, ney, Bonnet, on List. Kế danh sách ch chức năng Ad → Sort & Fil Only → Filter C2:C5. dvanced Filter ter → Advan r the List in Pla có danh sách h như hình ta sẽ định n me Manager từ Objects. OUNTA($A$ Hình nghĩa một s r → chọn Ne . Tại hộp Re $2:$A$20), 1 thay c chọọn từừ y đổi theo sự t list xác thực một list khác ự lựa chọn từ m mộột list liệu để thự ào tiêu đề O vào từ Can. 14:A17 nhậ , Opener, L , và Boot. đó, bạn nhậ hứa các từ d t khác ực hành bài Objects. Tại . Vùng A2: ập vào từ Ca Lid, Bed, Se này. Bạn h ô B1 nhập :A9 nhập v ar. Sau đó, eat, Lounge ập vào các t duy nhất từ r để lọc ra dan nced (Excel200 ace ➝ OK. Sa sau: 65 cc hãy tạo một vào tiêu đề vào từ Sofa. trong vùng e, Cushion, từ sau tại cá vùng A2:A nh sách duy nh 03: Data → F au đó chép da số Name cho ew (Excel200 efer to bạn n 1) t ề . g ác ô C2:C5: A17. hất này bằng Filter → Adva anh sách kết q o các List tr 03: Insert → nhập vào cô : cách chọn vù anced Filter) → quả lọc duy nh rên. Bạn và Name → De ông thức sau CÁC TUY Tạo một ng hất ào Formulas fine). Trong u: YỆT CHIÊU C s g CỦA EXCEL L
Tạo một list thay đổi the t xác thực eo sự lựa chọ N Ad =$ B Na C =O C Ti tê Ti sa Đ n từ một list Nhấn nút OK dd) để tạo N $C$2:$C$5 ạn chèn thê ame Manag orrespondin OFFSET(IN OUNTIF(Ob iếp tục nhấn ên là Val1Ce iếp tục nhấ au khi hoàn ây là danh s Chương 2 khác K sau khi nh Name mới. T . Nhấn Clos êm một She er → chọn N ngList và tại NDIRECT(A bjects, Val1 n New (hoặc ell và tại Ref n New để th tất. sách các Na Hìn hập xong cô Trong hộp se để đóng h eet mới có tê New (Excel2 i Refer to nh ADDRESS(M 1Cell), 1) c Add trong E fer to nhập hêm Name ông thức trê Name nhập hộp thoại lạ ên là “Shee 003: Insert → hập vào côn MATCH(Val ên. Tiếp the p vào tên là ại. et1”. Vào Fo Name → D ng thức sau: l1Cell, Obje Excel 2003) đ vào =$D$6 mới với tên ame mà bạn nh 66 – Xemda – NHỮNG T Hình 67 n đã tạo: nh sách các Nam THỦ THUẬT eo, bạn nhấ à ValList và ấn New (Exce à tại Refer t ormular → c efine). Tron chọn Defin ng hộp Name ects, 0) + 1 để thêm Nam và nhấn OK n là Val2Ce me trong hộp t T VỚI CÁC T 1, 2, , , "Lis me mới. Tro K. ell và Refer thoại Name Ma TÍNH NĂNG ong hộp Na nager (Excel 20 Chúng ta thiết, bây năng Data Chọn ô $D Data → tạ Validation thoại Dat Validation → Chọn loạ Source nh =ValList Đánh dấu nhấn OK đ to là =$E$ 007) bị xong c ến lúc áp n. heet1, sau đ ta Tools bạn găn Settings on (Excel200 a đã chuẩn y giờ đã đ a Validation D$6 trên Sh ại nhóm Dat n → chọn ng ta Validatio Settings). ại List tại h hập vào: hộp Allow u chọn In-c để hoàn tất CÓ SẴN TR cell dropdow (hình 67). RONG EXCE EL el2003: nhấn o nhập vào e Names → e, nhập vào sts")), 0, 0, ame bạn đặt $6 nhấn OK ác thứ cần dụng chức đó vào ngăn n chọn Data s trong hộp 03: Data → và tại hộp wn, sau đó 75 no o , t K n c n a p p ó
76 Ch Li =C Đ họn ô E6, s st tại Allow Correspond ánh dấu chọ Bs sau đó vào w và nhập và dingList ọn vào In-ce Trong quá trìn source curren này xuất hiện ạn thử chọn á ách tại ô E6 www.giaip n một tên tr tùy theo đố phapexcel.c com ngăn Settin ào trong hộp ngs trong h p Source: wn và nhấn O ell dropdow nh thiết lập Da tly evaluates t là do ô D6 đa rong danh s ối tượng mà Hình ata Validation to an error. Do ng rỗng. sách tại ô D à bạn đang c Hình thay y đổi theo sự hộp thoại Da OK. 68 t list xác thực một list khác ự lựa chọn từ m on như trên ata Validatio n cho ô E6, bạn o you want to n sẽ nhận được continue?”. B D6 và xem s chọn tại D6 69 cc n. Bạn chọn c thông báo lỗ Bạn hãy chọn Y sự thay đổi như hình sa ỗi: “The Yes. Lỗi tương ứng au: CÁC TUY Tạo một n trong danh YỆT CHIÊU C h CỦA EXCEL L
Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn CHIÊU 26 Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 77 Sửử dụụng chứức năăng thay thếế (Replace) đđểể gỡỡ bỏỏ các ký tựự không mong muốốn Khi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excel thì các ký tự không mong muốn sẽ xuất hiện trong toàn bộ bảng tính của bạn. Sử dụng chiêu này bạn có thể khắc phục được những rắc rối khi gỡ bỏ các ký tự không mong muốn bằng tay. Chức năng thay thế (replace) trong Excel có thể giúp bạn gỡ bỏ các ký tự không mong muốn trong bảng tính, nhưng phải qua một vài bước phụ. Bạn có thể thay thế những ký tự không mong muốn bằng chuỗi rỗng tựa như nó chưa hề tồn tại. Muốn vậy bạn cần biết mã của từng ký tự mà bạn muốn gỡ bỏ. Tất cả các ký tự đều mang một mã riêng và Excel sẽ cho bạn biết nó là gì khi bạn sử dụng hàm CODE. Hàm CODE sẽ trả về một mã số cho ký tự đầu tiên trong một chuỗi. Mã này tương đương ký tự mà máy tính của bạn đã thiết lập. Để thực hiện điều này, chọn một trong các ô có chứa những ký tự không mong muốn. Từ thanh công thức, bôi đen ký tự và sao chép ký tự đó. Tiếp theo chọn ô trống bất kỳ (A1 chẳng hạn) và dán ký tự đó vào ô đã chọn (A1). Tại ô khác, nhập công thức sau: =CODE($A$1) Công thức này trả về mã của ký tự không mong muốn. Sau đó, bạn chọn toàn bộ dữ liệu của bạn, chọn Home → Editing → Find & Select → Replace (Excel2003: Edit → Replace…), ở khung Find what: nhấn phím Alt và gõ số 0 kèm theo code đã đưa ra bởi công thức trên. Để nhập mã code của một ký tự kèm theo phím Alt, bạn phải dùng bàn phím số (Numeric Keyboard). Bạn không thể dùng dãy phím số dàn hàng ngang ở phía trên. Với bàn phím laptop, bạn phải sử dụng phím Fn để bật bàn phím số và nhập code bằng những phím này. Nếu mã số là 163 thì nhấn Alt và nhấn 0163 (hoặc bạn có thể để con trỏ chuột tại ô có ký tự không mong muốn, sao chép ký tự đó và dán vào ô Find what cũng được). Bỏ trống khung Replace With và nhấn Replace all. Việc làm này sẽ xóa bỏ tất cả những ký tự không mong muốn rất nhanh qua việc dò tìm mã ký tự. Lặp lại các bước ở trên cho mỗi ký tự không mong muốn tiếp theo.
CHIÊU 27 www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 78 Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực Chuyểển đđổổi con sốố dạạng văăn bảản sang sốố thựực Đôi khi, nội dung trong một ô trông có vẻ như là một con số, nhưng bạn không thể thực hiện các phép tính với nó. Đây là trường hợp những “con số “ đang được định dạng dưới dạng text. Chiêu này trình một số cách giúp bạn dễ dàng chuyển đổi những con số đang ở dạng text sang số thực để có thể tính toán với chúng. Các giá trị số (number) trong Excel được mặc định canh lề phải và văn bản (text) thì canh lề trái. Do vậy, cách đơn giản để nhận biết các giá trị số và văn bản trong một cột trên bảng tính là bạn thiết lập chế độ canh lề mặc định cho cột đó. Bạn vào Home → nhóm Alignment → chọn Format Cells → vào ngăn Alignment (Excel2003: Format → Cells → Alignment) → chọn General tại hộp Horizontal để thiết lập việc canh lề mặc định cho cột đang chọn → nhấn OK để đóng hộp thoại Format Cells lại. Bạn kéo cột rộng ra một ít để đễ phân biệt việc canh lề, khi đó bạn sẽ thấy các giá trị số, ngày tháng sẽ được canh lề phải và văn bản sẽ được canh lề trái. Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn bản sang số thực Đây là cách nhanh và dễ dàng nhất để chuyển các giá trị số dang văn bản sang số thực. Các bước thực hiện như sau: Chọn một ô trống nào đó và nhấn lệnh Copy (Ctrl+C) → quét chọn vùng số liệu dạng văn bản định chuyển đổi (ví dụ như vùng A1:A9 ở hình trên) → nhấp phải chuột và chọn Paste Special… → chọn Add tại nhóm Operation → nhấn OK để hoàn tất. Việc làm trên sẽ giúp chuyển toàn số các con số dạng văn bản sang số thực, vì ô rỗng có giá trị là 0 và khi bạn cộng bất kỳ số nào vào một con số lưu dưới dạng văn bản trong Excel thì bạn đã làm cho con số dạng văn bản chuyển thành số thực. Dùng các hàm TEXT để chuyển đổi Bạn có thể áp dụng nguyên tắc như cách trên vào một số hàm có sẵn của Excel để thực hiện việc chuyển đổi. Thông thường, khi bạn dùng một hàm thuộc nhóm Text và kết quả trả về dưới dạng con số thì Excel vẫn xem con số đó là giá trị dạng văn bản. Giả sử bạn có một vùng dữ liệu A1:A10. Bạn dùng hai hàm trong nhóm Text là LEFT và FIND để tách các giá trị ra khỏi các chuỗi văn bản như sau: =LEFT(A1, FIND(" ", A1) -1) Tuy nhiên, sau khi dùng hàm LEFT để tách phần giá trị ra, thì các kết quả trả về vẫn được Excel xem như là văn bản vì chúng được canh lề trái. Do vậy, bạn cần phải hiệu chỉnh công thức tách chuỗi trên một ít để kết quả trả về là các con số thực sự, bằng cách cộng thêm số 0 vào sau công thức trên: =LEFT(A1, FIND(" ", A1) -1) + 0
Trích xuất d dữ liệu số tron B CHIÊU 28 ng một chuỗi ạn hãy nhấn Bổ V riê Đ i bằng VBA xuấất dữữ ữữ liệệu sốố t ờng lấy dữ liệ ẫn chữ như: cũng có khi b ể lấy riêng số bằng VBA, b đi nữa. n Alt+F11 đ trong m ệu từ nguồn “1,254.00VN bạn đã nhập ố ra bằng các bạn có thể tr để vào cửa s ion Extract lCount As sText As lNum As S xt = rCell lCount = f IsNumeri Num = Mid End If t lCount ractNumber unction Hình 70 0 ổ sung Vẫn còn chú êng biệt trở ể giải quyết Chương 2 Functi Dim Dim Dim sTex For I l E Next Extr End Fu mộột chuỗỗ ngoài, chẳng ND” hoặc “US p liệu hỗn hợp hàm tách ch rích xuất riên ổ VBA, ins tNumber(rC s Long String String l Len(sText ic(Mid(sTe (sText, lC ỗỗi bằằng V g hạn từ Inte SD 2,500.00”, ợp text và số k huỗi thông th ng phần số r sert một Mo Cell As Ra ange) ) To 1 Ste ext, lCoun Count, 1) r = CLng(lN út vấn đề: nế ở lên như ô B t vấn đề số Functi Num) ernet, trong đ ”, thậm chí cò không theo q hường. Dùng ra, dù cho ch odule và dán ep -1 nt, 1)) The & lNum Vào lại Exce ý, trong ô kế EXTRACTN Ta sẽ có kết ếu dữ liệu l B4, kết quả thập phân, t ion CtoN(My Kqng, Kqt Sotp As D = 1 Dim Dim Neg Le = – NHỮNG T Trích Bạn thườ số xen lẫ hơn. Và c để có thể tạo viết dạng gì đ 0 en el, trong ô B ế bên C1 gõ NUMBER(B quả như hìn là số thập p sẽ không n tôi có một h ystr As St tp, Neg A Double, Le THỦ THUẬT Vý = T n đoạn code B1 gõ dữ li công thức: B1) nh 70. iệu số xen l B5, hoặc d . phân như ô như ý muốn. hàm khác: tring, Opt s Double, As Byte T VỚI CÁC T TÍNH NĂNG ional Daut Kqtam As dữ liệu gồm tp As Stri String CÓ SẴN TR ing) As Do RONG EXCE EL VBA đó có dữ liệu òn phức tạp quy luật nào g một hàm tự huỗi có kiểu e sau vào: lẫn text tuỳ 2 nhóm số uble 79 u p o ự u ỳ ố
80 Đ i = 1 To am = Mid(M Select Case Hình 71 ể giải quyết www.giaip For t S E Next Sele C C End CtoN End Fu Functi Option News For I C Next News End Fu ------ phapexcel.c Len(Mystr Mystr, i, e tam To 9 = Kqtam & Case 0 T com Kqtam Case "-" Neg = -1 utp Case Dau Kqng = Le = 1 Mystr Kqtp = Sotp = End Select t i ect Case L Case 0 CtoN = I Case 1 CtoN = K Select N = CtoN * unction t vấn đề nhi ion CtoNPlu nal Dautp A str = Myst i = 1 To f Len(News CtoNPlus = t i str = "" unction --------- Kqtam ) 1) = Right(M CtoN(Mys Kqtp * 1 Le IIf(Kqtam Kqng + Sotp Neg Gh tha hay nếu Hà và iều nhóm số us(Mystr A As String) tr sttchuoi str) < 2 T CtoN1st(N ---------- tam Mystr, Len str) 10 ^ (-Len = "", 0, K p hi chú: Khi am số cho b y dấu chấm u bạn biết ch àm này đọc đứng trước ố khác nhau As String, As Doubl Then Exit Newstr, Da ---------- Trích xuất (Mystr) - (Kqtp)) Kqtam) t dữ liệu số tr i) sử dụng hà biết dấu thậ m (.). Thí dụ hắc là số ng được cả số số. rong một chu m này, bạn ập phân là ụ =CtoN(“U guyên thì kh ố âm nếu ký u trong chuỗ uỗi bằng VBA n sẽ thêm và dấu nào, d USD 14255 hông cần th ý hiệu số âm ỗi, tôi cũng sttchuoi e For utp) As Byte, ---------- A ào hàm một dấu phẩy (,) .20”,”.”), và êm. m là dấu trừ có một hàm _ ---------- m: ---------- CÁC TUY YỆT CHIÊU C t ) à ừ CỦA EXCEL L
Trích xuất d dữ liệu số tron Cú St Chương 2 ng một chuỗi Functi As Dou i bằng VBA ion CtoN1st uble Kqng, Kqt Sotp As D = 1 Dim Dim Neg Le = For t(ByVal My ystr As St s Double, As Byte, tp, Neg A Double, Le 0 i = 1 To t am = Mid(M S Select Case E Len(Mystr Mystr, i, e tam To 9 = Kqtam & Numeric(Mi ystr, i + ystr, i + wstr = Righ it For f -1 utp ) 1) tam id(Mystr, 1, 1) <> 1, 1) <> ht(Mystr, r2 = Right CtoN1st( Kqtp * 1 End Select t i ect Case L Case 0 Next Sele C C Case 1 Le ional Daut String As String i + 1, 1)) "," And _ "." Then Len(Mystr t(Mystr, L (NewStr2) 10 ^ (-Len = IIf(Kqta ring, Opti ) = False r) - i) en(Mystr) (Kqtp)) am = "", 0 = Kqng + S CtoN1st Select N1st = Cto unction End CtoN End Fu ú pháp hàm ttchuoi là số Sotp oN1st * Neg m: CtoNPlus ố thứ tự nhó – NHỮNG T Case 0 T Kqtam If IsN Mid(My Mid(My New Exi End If Case "-" Neg = Case Dau Kqng = Le = 1 NewStr Kqtp = Sotp = CtoN1st g s(Mystr , sttc óm số trong THỦ THUẬT Kqtam 0, Kqtam) chuoi, [Dau chuỗi, Dau Hình 72 – Mộ - i) tp]) utp là ký tự d t số ví dụ dùng T VỚI CÁC T TÍNH NĂNG Kqtam As NewStr2 A tp As Stri And dấu phân cá hàm CtoNPlus CÓ SẴN TR ách thập phâ RONG EXCE EL ng) _ ân. 81
82 CHIÊU 29 Khi K chúng ta (Excel2003: E Ins ch hú thích. Bạ (Excel2003: E To hộ ộp User nam Mn biếến chú ờng lấy dữ liệ ẫn chữ như: cũng có khi b ể lấy riêng số bằng VBA, b đi nữa. a chèn chú sert → Comm ạn có thể th ools → Option me: Mặc dù chú g gười dùng k Tr rước tiên, b đó ó, các bước co ommands fr → nhấn OK h www.giaip phapexcel.c Tùy b Bạn thườ số xen lẫ hơn. Và c để có thể tạo viết dạng gì đ com ú thích cho ment), Excel hay đổi điều ns → Genera Hình 73 – thích cho ô khác, bạn có bạn cần tùy c thực hiện rom bạn chọ hoàn tất (Exc Hình 74 – Sửa lại tên ng có mục đ ó thể tùy biế biến thanh như sau: O ọn Smart Ar cel2003: gọi t Đặt thêm nút l thích củủ ủủa ô bảản ệu từ nguồn “1,254.00VN bạn đã nhập ố ra bằng các bạn có thể tr ng tính ngoài, chẳng ND” hoặc “US p liệu hỗn hợp hàm tách ch rích xuất riên ô bằng lệ sẽ mặc địn u này bằng al). Bạn nhậ chú thích của g hạn từ Inte SD 2,500.00”, ợp text và số k huỗi thông th ng phần số r ệnh Review nh chèn tên n cách vào O ập lại đoạn v ười dùng để làm a ô bảng tính ernet, trong đ ”, thậm chí cò không theo q hường. Dùng ra, dù cho ch → Comme người dùng Office → Exc văn bản mặ m mặc định tro đích chính l ến nó nhằm Quick Acce Office → Ex rt Tools → F thanh Drawing h đó có dữ liệu òn phức tạp quy luật nào g một hàm tự huỗi có kiểu ents → New g của máy tí cel Options ặc định mon ong các chú thíc là hiển thị mục đích là ess Toolbar xcel Option Format Tab → g bằng cách V ệnh lên thanh Q ch cho ô các thông b àm rõ hơn c r (QAT) để t s → Custom nhấn nút View → Toolb Quick Access To Tùy biến c u p o ự u w Comment ính vào hộp s → Popular ng muốn tại báo cho bạ chủ ý của bạ thêm một n mize. Tại h Add để thêm bars → Draw oolbar trong Ex cel 2007 CÁC TUY t p ri n hoặc cho ạn. nút lệnh vào hộp Choose m vào QAT wing). YỆT CHIÊU C o o e T CỦA EXCEL L
Tùy biến chú ú thích của ô Hìn nh 75 – Chèn th Fl th bảng tính hêm chú thích c cho ô Callouts và thì: low Chart, C hay đổi tức t Th một chú th w → tại n ent (Excel20 ch sẽ xuất h ch vào đó (h y đổi hình ái chuột lên nhập liệu nh QAT → c các nhóm h au khi chọn, Banners. Sa Stars and B 76 – Thay đổi h Đối với phiên định và các tù bóng, hiệu ứn chú thích, nhấ muốn. hêm ảnh v Một điều cũn hông làm ản hí dụ như, b ố liệu mà kh ể thêm hìn omment → omment (Ex olors and L à nhấn Inser Mk h Th số Đ Co Co Co và Chương 2 hình dạng của bản Excel 200 ùy chọn Shado ng 3-D trong ấn vào thanh vào chú thí ng khá thú nh hưởng đế bạn có thể c hông cần ph nh, bạn chọ chọn khu xcel2003: nhấ ines → tại h rt → OK → O – NHỮNG T Hình hích cho ô nhóm Comm 003: Insert → hiện và bạn hình 75). dạng của h n khung viề → chọn lện chọn kiểu h hình Basic , hình dạng hộp chú thích ( 07 thì việc hiệ ow Setting đã phiên bản Exc Drawing, chọn ích vị là bạn c ến các nội d chèn một đồ hải lúc nào c ọn ô đang ung viền củ ấp chuột 2 lầ hộp Color, c OK. THỦ THUẬT bằng cách ments → Comment) n có thể nhậ hộp chú thí ền của nó để nh Change hình dạng m Shapes, Bl hộp chú thí trong Excel 200 u ứng 3-D cho bị loại bỏ. Bạ cel trước đó n n nút lệnh Sha có thể dùng dung khác. ồ thị vào hộ cũng hiện đồ có chú thí ủa hộp chú ần liên tiếp lê chọn Fill Eff T VỚI CÁC T Chèn m Review Comme chú thí chú thíc Để thay nhấp tr chế độ từ than trong c 07) o hộp chú thíc ạn có thể thay như sau: chọn adow Settings g các hộp c h được thiết lậ y đổi các tùy c khung viền c s rồi chọn kiểu chú thích đ ộp chú thích ồ thị lên. ích → nhấp thích → n ên khung viề fects → chọ TÍNH NĂNG ể hiển thị c h nhằm min nh họa tốt h p phải chuộ nhấp phải c ền của hộp c ọn nút Selec CÓ SẴN TR ột lên ô → chuột → ch chú thích) → ct Picture → RONG EXCE EL h vào ngăn chọn New ). Một hộp ập nội dung ch này bạn ể thoát khỏi AutoShape mong muốn lock Arrow, ích của ô sẽ ập mặc họn đổ ủa hộp u mong các ảnh mà hơn cho các chọn Edit họn Format chọn ngăn chọn hình 83 n w p g n i e n , ẽ à c t tn h
www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 84 Tùy biến chú thích của ô bảng tính Hình 77 – Dùng Fill Effects để thêm hình vào trong chú thích Trích xuất nội dung chú thích Để trích xuất nội dung trong hộp chú thích, chúng ta cần viết một hàm người dùng đơn giản. Bạn nhấn tổ hợp Alt+F11 để vào cửa sổ VBE hoặc vào ngăn Developer → Code → Visual Basic (Excel2003: Tools → Macro → Visual Basic Editor), sau đó vào Insert → chọn Module → nhập vào đoạn mã sau: Function GetCommentText(rCommentCell As Range) Dim strGotIt As String On Error Resume Next strGotIt = WorksheetFunction.Clean(rCommentCell.Comment.Text) GetCommentText = strGotIt On Error GoTo 0 End Function Vào File → Save (Ctrl+S) để lưu Module, sau đó vào File → Close and Return to Microsoft Excel (Alt+Q) để trở về cửa sổ bảng tính. Bạn vào một ô trống nào đó và nhập vào: =GetCommentText(B2) Với B2 là ô đang có chú thích. Nhấn Enter để xem kết quả.
Sắp xếp theo thứ tự dựa theo nhiều hơn ba cột CHIÊU 30 Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 85 Sắắp xếếp theo thứứ tựự dựựa theo nhiềều hơơn ba cộột Chức năng sắp xếp dữ liệu (sort) trong những phiên bản Excel trước 2007 bị giới hạn với việc chỉ sắp xếp trong phạm vi 3 cột. Trong hầu hết các trường hợp, 3 cột là đủ nhưng đôi khi bạn cần sắp xếp nhiều hơn 3 cột dữ liệu. Chiêu này sẽ giúp bạn vượt qua hạn chế này. Với ví dụ sau, chúng tôi giả sử bạn có các cột dữ liệu liên quan với nhau A, B, C, D và E, và bạn muốn sắp xếp dữ liệu này đầu tiên theo cột A, tiếp theo là cột B, kế đến là cột C, tiếp nữa là cột D và cuối cùng là cột E. Để làm điều này, bạn sắp xếp lần lượt theo thứ tự ngược: Sắp xếp theo cột cuối cùng trước và tiếp theo tuần tự ngược đến cột đầu tiên. Chọn các cột từ A đến E, sau đó chọn Data → Sort. Chọn để sắp xếp theo thứ tự cột C đầu tiên, tiếp theo là đến cột D và sau đó đến cột E. Nhấn Sort. Bây giờ chọn các cột từ A đến E và chọn Data → Sort. Lúc này, bạn chọn sắp xếp theo thứ tự cột A trước rồi mới đến cột B. Click Sort. Mọi thứ sẽ được sắp xếp theo thứ tự. Excel đã sắp xếp theo 5 cột thay vì 3 cột. Nếu bạn muốn Excel tự động làm điều này, bạn có thể sử dụng một macro mà sẽ sắp xếp theo vùng chọn và giả định rằng dữ liệu của bạn có các tiêu đề cột được xác định và định dạng ở hàng đầu tiên của vùng chọn. Nếu các tiêu đề được in đậm, Excel sẽ biết chúng là các tiêu đề và sẽ không sắp xếp chúng. Thay vào đó, nó sẽ sắp xếp cột đầu tiên bên trái trước rồi mới tới cột bên phải cho đến tối đa là 256 cột. Đoạn code macro bạn cần sử dụng phải được đặt trong một module chuẩn. Để làm điều này, bạn chọn Tools → Macro → Visual Basic Editor (Hoặc nhấn Alt+F11), sau đó chọn Insert → Module và gõ đoạn code sau vào: Sub SortByX( ) Dim i As Long For i = Selection.Columns.Count To 1 Step -1 Selection.Sort Key1:=Selection.Cells(2, i), _ Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess, Orientation:=xlTopToBottom Next i End Sub Để quay lại Excel, bạn đóng cửa sổ code này lại hoặc nhấn Alt+Q. Ngay khi bạn dán đoạn code này vào, bạn đã có thể thực hiện được việc sắp xếp này: Tô chọn vùng cần sắp xếp, kể cả tiêu đề, rồi chạy code.
86 CHIÊU 31 ng tạ Hìn nh 78 gẫu nhiên. T ạo ra bộ số n ể việc chọn ảng tính. M ày. Bạn làm ước này bạn ecord Macro hấn F9. Vào ớn hoặc lớn Đb ả nà Bư Re nh lớ bạ nh Tuy nhiên c ngẫu nhiên m n lựa được d Mỗi khi muố m theo hướng n sẽ tiến hà o (Excel2003 o Data → So → nhỏ). ạn nhấp chu hiên và bạn www.giaip Hình 79 uột lên nút có thể dễ d phapexcel.c Sắắp x Bạn có th và 3 – từ nhất và c của Exce Hàm RAND nhiên. Về m phải luôn lu 0. com xếếp ngẫẫu u nhiên hể dùng Exce ừ một danh s công bằng n l. el để chọn ra sách trên bản nhất, bạn nên chúng ta cần mới. dễ dàng, chú ốn chọn ra g dẫn sau: ành ghi Mac 3: Tools → Ma ort & Filter Pick Winn dàng chọn ra trong các phiê mặt lý thuyết, uôn đúng khi p một cách ng ng tính. Để th n dùng hàm Giả s ô A2 đến ô Bây g và ID nhiên Hàm sự tha nhấn được gẫu nhiên ba hực hiện điề RAND kết hợ ử bạn có m bạn nhập A10. giờ, bạn có D No. theo c n 3 người th RAND sẽ đ ay đổi trên F9 để ép E những phầ một thủ tục n phải tạo m úng ta sẽ gh nhóm ngườ p ngẫu nhiên a người thắn ều này một cá ợp với tính n một bảng dữ vào: =RAN n g cuộc – 1, 2 ách dễ dàng năng sắp xếp ữ liệu như h ND và sao c ó thể sắp xế cột A và từ hắng cuộc. được tự độn bảng tính, d xcel tính to ần tử trong sắp xếp lại hi một Macr ời thắng cu cro: Bạn chọ acro → Reco → Sort → c g p hình 78. Tại chép xuống ếp các cột N đó chọn ra i g Name, Age được ngẫu ng tính lại do vậy chún oán lại và từ g danh sách i dữ liệu sau ro và gán nó uộc thì bạn ọn một ô bấ ord New Macr chọn sắp xế er thì dữ li a 3 người th ên bản trước E hàm RAND ch phát nhiều số n e u mỗi khi có ng ta có thể ừ đó chọn ra h một cách u khi Excel ó vào một n chỉ cần nhấ ất kỳ và vào ro…). Chọn ếp cột A the Bước t Develop (Excel20 chọn Bu một nú Macro v Nhấn và tên, giả Bạn chọ không t ó ể a h l nút lệnh trên ấn nút lệnh o Developer 4 cột A, B, eo thứ tự tù tiếp theo, per → nhóm 03: View → utton (Form út trên bản vừa ghi → ào nút vừa t sử là Pick W ọn cột A và thấy các số n sẽ được sắ iệu của bạn hắng cuộc. Excel 2003 có hỉ trả về các g ngẫu nhiên vì n h r → Code → C và D rồi ùy ý (nhỏ → bạn hãy m Controls Toolbars → m Control) v ng tính → nhấn OK đ tạo, đặt cho Winner (hìn à ẩn nó để n ố ngẫu nhiê ắp xếp một tồn tại lỗi tron giá trị từ 0 đế đôi khi hàm t i vào ngăn s → Insert Forms) → và vẽ thành chọn tên để hoàn tất. o nó một cái nh 79). người dùng ên. Mỗi lần t cách ngẫu ng việc phát s ến 1, điều này trả về giá trị n CÁC TUY Sắp xếp số ngẫu không hỏ hơn YỆT CHIÊU C n t h n . i g n u CỦA EXCEL L
Thao tác trê ên dữ liệu với CHIÊU 32 D liệ th i Advanced F ù cho bị hạ ệu lên màn hông tin cần Advanced Fi ạn phải sắp ên cùng bản ất cứ ô nào Ab ạ trê bấ N Filter tác trên n dữữ liệệu n đã quen vớ er. Nếu bạn c họn lựa tốt. ạn chế, Auto hình theo m n thiết khi dù ilter sẽ hữu xếp dữ liệu ng dữ liệu, của bảng dữ hững trườ Khi sử dụng àm tiêu chí l ốt nhất bạn n iều kiện lọc ác cột mà bạ hững điều k =, <>. Kl à tố đi cá nh <= C Chương 2 u vớới Adv ới công cụ A cần xử lý chọ oFilter cũng một vài điề ùng AutoFi dụng hơn n u đúng chu dùng một d ữ liệu. ờng hợp đơ Advanced F lọc, nên bạn nên dùng m cũng đúng ạn muốn làm kiện lọc. Nh vanced F uto Filter, bạ ọn lọc dữ liệu g đã là một ều kiện nào lter. nhiều. Tuy ẩn như đã n dòng duy nh ơn giản Filter cho n n sẽ phải co một công thứ g, dù cho bạn m tiêu chí l hững điều k Xin nói thêm hoặc OR) ch chỉ có thể kế Ghi nhớ mộ kiện AND sẽ một tiêu chí n OR: ác điều kiện – NHỮNG T Thao Nếu bạn AutoFilte là một ch Filter ạn hẳn đã th u ngoài giới h công cụ hữu o đó. Nhưng hấy những h hạn này, Adv u ích để chỉ g đôi khi bạ nhiên nếu nói ở Lời n hất làm tiêu những trườn opy tiêu đề ức chẳng h n có thay đổ lọc. Sau đó kiện lọc sẽ d m, Excel 2003 ho một cột. Hơ ết hợp bằng to ột điều rằng n ẽ sắp theo hàn í, thì phải dùn Hình 80 ỉ thể hiện m ạn không th bạn muốn d nói đầu: chừ đề bảng dữ ng hợp đơn cột dán vào ạn như =A4 ổi tiêu đề cộ ngay dưới dùng những và kể cả Exce ơn thế, nếu bạ oán tử AND giữ hững điều kiệ g ngang. Do đ g một tiêu đề 0 – Lọc dữ liệu THỦ THUẬT dùng Advan ừa ít nhất 3 ữ liệu, và kh giản, bạn sẽ o chỗ nào đ 4 để bảo đả ột. Dùng cô mỗi tiêu đề g toán tử so el 2007 chỉ có n muốn lọc dữ ữa các điều kiệ ện OR cần sắp đó nếu bạn cần cột trên 2 ô. bằng Advanced T VỚI CÁC T ẽ phải dùng đó trên dòng ảm rằng bất ông thức này ề (dòng 2, v sánh như: thể lọc một l ữ liệu theo 2 t ện của 2 cột. xếp theo chiề n lọc theo 2 đi d Filter với điều TÍNH NĂNG lần 2 điều kiệ iêu chí trên 2 ều đứng, nhữn ều kiện AND v u kiện tại C2 ho CÓ SẴN TR ặc C3 RONG EXCE EL hạn chế của vanced Filter một phần dữ hể chọn lọc nced Filter, dòng trống hông merge g tiêu đề cột g 1. Nhưng cứ lúc nào y cho tất cả và 3) bạn để =, >, <, >=, n (AND cột, thì ng điều và cùng 87 a r ữ c , g e t g o ả ể ,
88 C ác điều kiện K Kết hợp AND www.giaip phapexcel.c com Hình 81 n AND: Hình 8 Hình 8 D và OR: 1 – Lọc dữ liệu bằng Advanced 82 – Lọc dữ liệu u bằng Advance 83 – Lọc dữ liệu u bằng Advance Tha ao tác trên d d Filter với điều dữ liệu với Ad u kiện tại C2 ho ed Filter với điề ặc C3 ều kiện tại C2 và ed Filter với điề à D2 ều kiện tại C2 và à D2 CÁC TUY vanced Filter YỆT CHIÊU C r CỦA EXCEL L
Thao tác trê ên dữ liệu với Nt i Advanced F Những thí dụ a sẽ áp dụng N Filter Lọc ra tất cả n g người thuộc b c những người t hững người thu ụ đơn giản t g Advanced hững trườ ất cứ khi n ưới đây, bạn ãy đặt một t hí dụ 1: Cũ ương nhỏ hơ ùng Criteria D6<AVERA Kết quả ở C2 Bd ư hã Tl ư vù =D K Chương 2 Hình 85 - ra tất cả những bộ phận KT có m thuộc bộ phận H uộc bộ phận KT trên đây, nế Filter cho v ờng hợp ph nào áp dụng n phải nhớ k tên cho điều ũng với dữ l ơn mức lươ a, ở hình 86 AGE($D$6:$ 2 sẽ là TRUE – NHỮNG T Hình 84 - Lọc mức lương từ 40 HC T hoặc bộ phận 00 đến 700; HC mà có mức , bạn vẫn có mà AutoFilte ếu biết cách vài thí dụ m hức tạp g Advanced không dùng u kiện, hoặc liệu như đã ơng trung bì , tôi nhập cô $D$22) E hoặc FAL THỦ THUẬT hoặc d Filter cho g tiêu đề của c để trống. làm thí dụ ình, thì bạn ông thức nà lương từ 400 đ ó thể sử dụn er không làm điều kiện l a bảng dữ li ng AutoFilt m được. là công thứ iệu làm tiêu ở phần trướ n dùng công ày tại ô C2) LSE, bạn đừ T VỚI CÁC T ức như các u đề cho điều ớc, để lọc ra g thức sau ( : ừng quan tâm TÍNH NĂNG a những ngư tại bất kỳ ô m, mà cứ dù CÓ SẴN TR ùng Advanc RONG EXCE EL ến 700 ter. Bây giờ trường hợp u kiện. Bạn ười có mức nào thuộc ced Filter: 89 ờ p n c c
90 B K Dùng Advanced ạn cũng có KT mà có mứ Lư đố $D ẩn ưu ý rằng D ối. Điều nà D$6:$D$22 n dòng. Đó T hí dụ 2: Nhận thấy rằ hỉ một ngườ hác, ta dùng Nch kh www.giaip Hình 86 – D phapexcel.c com (giá t Filter với công rị ở D2 là giá tr thể kết hợp ức lương dư thức tại C2 để ị trung bình tín p thêm điều ưới mức trun Hình 8 u kiện bộ ph ng bình): Filter với công t KT mà có mức 87 - Advanced thuộc bộ phận D6 là một th ày là cần t 2, hễ giá trị là cách mà ham chiếu tư thiết để Ex nào của D6 anh Bill ta t ằng có nhữn ời có, ta m g công thức ương đối tro xcel dò tìm 6, D7, … m thực thi Ad ng mức lươ muốn lọc ra như sau: ơng mà nhiề những ngư Tha ao tác trên d lọc ra những ng nh sẵn 468,8235 dữ liệu với Ad gười có mức lươ 5 để tiện theo d hận là KT (l vanced Filter ơng dưới mức tr dõi) lọc ra những thức tại C2 để l lương dưới mứ rung bình g người thu ọc ra những ng ức trung bình ong khi $D$ m lần lượt D mà có kết qu dvanced Filt gười $6:$D$22 là D6, D7, … uả TRUE th ter. ều người hư ười có mức r uộc bô phận à một tham trong vùn hì cho hiện, ưởng, và có c lương trùn n chiếu tuyệt ng cố định FALSE thì những mức ng với một CÁC TUY t h ì c lương mà người nào YỆT CHIÊU C à o CỦA EXCEL L
Thao tác trê ên dữ liệu với =C i Advanced F COUNTIF($ C =C Filter $D$6:$D$22 òn nếu muố COUNTIF($ Bt 2;D6)>1 nh 88 - Lọc ra n ốn lọc nhữn $D$6:$D$22 ây giờ nếu hì làm như ocation, clic ể trống vùng h lo để Chương 2 ng người có 2;D6)=1 hững người có mức lương h 89 - Lọc ra nhữ bạn muốn l sau: khi m k chọn vào g Criteria: – NHỮNG T Hìn Hình những mức lươ ững người có m lọc ra chỉ nh mở hộp tho ô Unique r THỦ THUẬT ơng giống nhau độc, chỉ mộ u ột người có mức lương khôn hững mức l oại Advance records only T VỚI CÁC T , ta dùng cô g trùng với ai h lương không ed Filter, h y, chọn thêm TÍNH NĂNG hết g trùng nha hãy click và m ô sẽ copy CÓ SẴN TR au, cho ra m ào ô Copy y sang ở ô C RONG EXCE EL ông thức: một cột khác to another Copy To, và 91 c r à
92 K Kết quả: www.giaip phapexcel.c com Hình 90 – Sử dụng Unique records on Hình Tha ao tác trên d nly để lọc ra nhữ 91 dữ liệu với Ad ững dữ liệu duy y nhất CÁC TUY vanced Filter YỆT CHIÊU C r CỦA EXCEL L
Tạo các định dạng số cho riêng bạn CHIÊU 33 Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 93 Tạạo các đđịịnh dạạng sốố cho riêng bạạn Excel đã có những định dạng số của riêng nó nhưng thỉnh thoảng bạn cần sử dụng một định dạng số không có sẵn trong Excel. Sử dụng chiêu này, bạn có thể tạo ra các định dạng số mà bạn có thể điều chỉnh cho nhu cầu riêng của bạn. Trước khi bạn thử những chiêu này, sẽ có ích cho bạn nếu bạn hiểu được làm thế nào Excel nhận biết được các định dạng của ô. Excel nhận biết một định dạng của ô khi có 4 phần sau (từ trái sang phải): số dương, số âm, giá trị 0, và giá trị chuỗi. Mỗi phần được ngăn cách bởi một dấu chấm phẩy (;). Khi bạn tạo ra một định dạng số cho riêng bạn, bạn không cần phải định dạng tất cả 4 phần này. Nói cách khác, nếu định dạng của bạn chỉ có hai phần thì phần đầu tiên được sử dụng cho cả các số dương và các giá trị 0, trong khi phần thứ 2 sẽ được sử dụng cho số âm. Nếu định dạng của bạn chỉ bao gồm một phần, tất cả các loại số sẽ dùng một định dạng. Chuỗi bị ảnh hưởng bởi các định dạng riêng chỉ khi bạn sử dụng tất cả 4 phần, phần cuối sẽ sử dụng cho chuỗi. Đừng nghĩ rằng những định dạng riêng chỉ áp dụng chỉ cho các dữ liệu kiểu số. Các định dạng số cũng áp dụng cho các dữ liệu kiểu chữ. Định dạng riêng cho số được hiển thị ở hình 92 là định dạng tiền tệ chuẩn của Excel, nó chỉ ra số tiền âm là màu đỏ. Hình 92 – Một ví dụ định dạng số trong Excel Nếu bạn gõ một số dương tương ứng với một giá trị tiền tệ, Excel sẽ định dạng nó ngay lập tức bao gồm dấu phẩy (,) ngăn cách hàng ngàn, theo sau hai số lẻ thập phân. Excel sẽ định dạng tương tự cho giá trị âm, ngoại trừ số âm được hiển thị là màu đỏ. Bất kỳ giá trị 0 nào cũng sẽ không có ký hiệu tiền tệ và sẽ được hiển thị hai số lẻ thập phân (0.00). Nếu bạn gõ một chuỗi vào một ô, Excel sẽ hiển thị dòng chữ “Chuỗi hiển thị”, bất kể giá trị thật sự của chuỗi bạn gõ vào là gì. Điều quan trọng là phải chú ý, việc định dạng một giá trị của ô không ảnh hưởng đến giá trị đích thực của ô. Ví dụ, gõ bất kỳ số nào vào ô A1. Nhấn chuột phải và chọn Format Cells → Number → Custom, và sử dụng bất kỳ định dạng nào ngay tại con trỏ chuột đầu tiên (trong hộp Type), gõ “Hello” (với dấu nháy kép “”). Sau đó nhấn OK. Mặc dù ô hiển thị từ “Hello” nhưng bạn có thể thấy giá trị thật sự của ô bằng cách chọn ô và xem trên thanh công thức (Formula bar), hoặc nhấn F2. Nếu bạn tham chiếu ô này trong một công
www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 94 Tạo các định dạng số cho riêng bạn thức – ví dụ, =A1+20 – kết quả của ô sẽ dẫn đến định dạng lúc nãy, nghĩa là sẽ trả về kết quả là “Hello” (bạn hãy làm thử, bạn sẽ thấy kết quả ngay tức khắc!) Nếu bạn đã tham chiếu ô A1 cùng với những ô khác mà có bất kỳ định dạng chuẩn Excel nào – ví dụ, =Sum(A1:A10) – kết quả trả về sẽ vẫn theo định dạng riêng của ô A1. Excel đưa ra một giả thiết đã được thiết lập trước rằng bạn muốn kết quả của ô đã được định dạng giống như cách tham chiếu đến một hay nhiều ô. Nếu các ô tham chiếu chứa nhiều hơn một loại định dạng thì bất cứ định dạng riêng nào cũng sẽ được ưu tiên trước. Điều này có nghĩa là, bạn phải luôn luôn nhớ rằng Excel sử dụng một giá trị thật sự của ô để tính toán, và sẽ không lấy giá trị thể hiện của nó. Điều này có thể tạo ra ngạc nhiên khi Excel tính toán dựa trên các ô đã được định dạng không có số lẻ thập phân hoặc có một vài số lẻ thập phân, thí dụ: Để thấy được điều này, bạn gõ 1.4 vào ô A1 và 1.4 vào ô A2, định dạng cho cả hai ô là không có số lẻ thập phân theo sau bằng cách bạn chọn vùng A1:A2, click chuột phải, chọn Format Cells → Number, trong khung Decimal Places chọn 0. Sau đó gõ công thức =A1+A2 vào một ô khác. Dĩ nhiên kết quả trả về sẽ là 3 vì Excel đã làm tròn. Excel có một lựa chọn được gọi là Precision as Displayed, bạn có thể tìm thấy bằng cách chọn Office button → Excel Options → Advanced (Excel2003: Tools → Options → Calculation), nhưng bạn nên biết rằng định dạng này sẽ thay đổi vĩnh viễn các giá trị trong các ô từ đầy đủ các số lẻ thập phân (gồm 15 ký số) đến bất kỳ định dạng nào, bao gồm các số lẻ thập phân, được thể hiện. Nói cách khác, khi bạn đánh dấu chọn Precision as Displayed và nhấn OK thì nó sẽ không trả lại kết quả ban đầu. (Bạn có thể thử nhưng các thông tin về các số lẽ thập phân mở rộng sẽ bị mất đi.) Ghi chú thêm: để hiểu thêm điều này, bạn làm ví dụ như sau ô A1 bạn gõ 1.53, A2: 2.75, A3: 5.68, A4: 3.25, A5: sum(A1:A4). Kết quả bạn thấy được ở ô A5 là 13.21. Giờ bạn vào Office button → Excel Options → Advanced và chọn Set precision as display. Chọn vùng A1:A4, bạn nhấn nút Decrease Decimal, bạn sẽ thấy phần thập phân bị làm tròn dần lên. Khi còn một số thập phân thì tổng là 13.30; khi không còn chữ số thập phân nào nữa thì tổng là 14. Bây giờ, bạn lại dùng nút Increase Decimal, bạn sẽ thấy phần số lẻ ở sau các số ban đầu bạn gõ vào đã trở thành số 0 hết. Đây là điều bạn nên chú ý khi lựa chọn tùy chọn này. Tuy nhiên nếu ở các ô A1:A4 là công thức thì dữ liệu ban đầu của bạn vẫn còn nguyên. Ví dụ, thay vì gõ trực tiếp ô A1 là 1.53, bạn gõ =1.53 và tương tự như thế cho các ô. Định dạng mặc định cho tất cả các ô trong Excel là General. Nếu bạn gõ một con số vào một ô, Excel thường sẽ đoán định dạng số nào là phù hợp nhất. Ví dụ, nếu bạn gõ 10% vào một ô, Excel sẽ định dạng ô đó là kiểu Percentage. Trong hầu hết các trường hợp thì Excel đoán khá chính xác nhưng thỉnh thoảng bạn cần thay đổi lại. Khi sử dụng định dạng cho các ô, hãy tránh việc bị cám dỗ để định dạng canh trái, canh phải hay canh giữa. Theo mặc định các số sẽ được canh phải và chuỗi sẽ được canh trái. Nếu bạn bỏ điều này, bạn có thể nhận biết thoáng qua dù cho ô đó là chuỗi hay số vì trong trường hợp ví dụ trước, ô A1 bạn thấy là chuỗi ("Hello") nhưng thực sự nó là một số. Mỗi phần của một định dạng được đưa ra sử dụng những mã định dạng riêng của nó. Các mã này ảnh hưởng đến Excel trong việc thể hiện dữ liệu theo cách mà bạn muốn. Vì vậy,
Tạo các định dạng số cho riêng bạn Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 95 thí dụ, giả sử bạn muốn số âm xuât hiện trong ngoặc đơn, và tất cả các số, số dương, số âm và số 0 đều hiển thị 2 số lẻ thập phân. Để làm điều này, bạn click chuột phải chọn Format Cells, tab Number mục Custom, ở khung Type bạn gõ: 0.00_ ;(-0.00) Nếu bạn muốn số âm màu đỏ, bạn làm tương tự như trên nhưng trong khung Type bạn gõ: 0.00_ ;[Red](-0.00) và chú ý là hãy sử dụng dấu ngoặc vuông ([ ]) trước code. Code sử dụng cho định dạng nói cho Excel biết để tạo ra số màu đỏ. Bạn có thể sử dụng nhiều code định dạng khác nhau trong các mục ở Format cells/number/custom. Bảng 2-1 đến bảng 2-5 được lấy từ tài liệu của Microsoft đã giải thích những code này. Bảng 2.1 - Các mã về định dạng số Mã số Mô tả General Định dạng số chung (gõ như thế nào thấy như thế ấy) 0 (số 0) Ký hiệu 0 đóng vai trò như số thế chổ cho một ký hiệu số. Ký hiệu 0 chỉ ra rằng nếu số được định dạng không có nhiều ký tự số như số 0 trong mã định dạng thì số 0 sẽ thế chỗ số đó. Thí dụ nếu mã định dạng là 0000.000 thì số 123.45 mà bạn gõ vào sẽ được hiển thị là 0123.450 # Ký hiệu # đóng vai trò như ký hiệu 0 chỉ khác là nó không buộc một ký số phải thế chỗ nếu không có số nào tương ứng. Ví dụ nếu mã định dạng là #,###.## thì số 1234.5 sẽ được hiển thị là 1,234.5. ? Ký hiệu này cũng giống ký hiệu 0 chỉ có khác là nếu trống chỗ thì nó thay bằng một khoảng trắng chứ không phải là số 0. Điều này hữu ích nếu bạn muốn canh thẳng đấu phân cách thập phân trong bảng. Ngoài ra ký hiệu ? trong cũng được sử dụng trong phần định dạng phân số. Ví dụ: # ???/??? thì số được thể hiện sẽ đuợc trình bày chính xác đến 3 con số và nếu có thể giản ước tốt thì nó hiện ra đến mức dưới 3 và có thêm khoảng trắng. % Nếu bạn sử dụng ký hiệu này, thì khi hiển thị số, Excel sẽ tự động nhân số đó với 100 và thêm dấu này đằng sau. , (dấu phẩy) Dấu phân cách hàng ngàn. E+ E- e+ e- Thể hiện một số dưới dạng scientific. Thí dụ: mã là 0.00E+00 thì số 12345.56 được thể hiên 1.23E+04
www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 96 Tạo các định dạng số cho riêng bạn Bảng 2.2 - Các mã định dạng chuỗi Mã chuỗi Mô tả $ - + / ( ) : khoảng trắng Các ký hiệu này, nếu được thể hiện trong mã định dạng, thì sẽ được thể hiện trong phần hiển thị của số đó. Các ký hiệu khác muốn được thể hiện ra thì bạn phải tham khảo ký tự bên dưới ký tự Đây là ký hiệu đặc biệt không thể hiện trong định dạng, nhưng nó bắt buộc Excel phải thể hiện ký tự tiếp theo sau nó, dù ký tự đó là ký tự gì. Ví dụ: ” thì dấu ” sẽ được thể hiện. Nếu bạn muốn thể hiện dấu thì bạn phải ghi trong mã là "text" Trong trường hợp bạn muốn thể hiện một chuổi ký tự sau hay trước một số thì bạn bỏ chuỗi ký tự đó trong dấu ngoặc kép như thế này: "VND" #,##0.00 thì một số bất kỳ sẽ được thêm vào đằng trước “VND” * Giống như ký hiệu nhưng khác một điều là Excel sẽ điền ký tự đứng sau nó cho đến hết chiều dài của ô. _ (dấu gạch dưới) Ký hiệu này thường được dùng với dạng: _), nó nhắc nhở Excel chèn một khoảng trắng vào vị trí của nó. Ví dụ: trong một định dạng có dấu ngoặc bao quanh số âm, dấu chấm thập phân của một số dương không được canh thẳng hàng với dấu chấm thập phân của số âm, bởi vì số âm sẽ mất nhiều vị trí hơn bên phải dấu thập phân vì phải thể hiện dấu đóng ngoặc. Trong trường hợp này bạn dùng một dấu _ tại cuối phần định dạng của số dương để Excel dành một khoảng trắng sau số dương: một khoảng trắng tương đương với vị trí dấu đóng ngoặc trong số âm. Ví dụ: #,##0_);(#,##0). @ Ký hiệu @ dùng để chỉ chuổi ký tự được nhập vào ô. Trong ví dụ ở phần trên ký hiệu @ thể hiện những gì đã nhập vào ô. Bảng 2.3 - Các mã về định dạng ngày tháng năm Mã ngày Mô tả M Chỉ ra số tháng mà không có số 0 ở đầu với số tháng có một chữ số. Ví dụ: 1, 2,...12.
Tạo các định dạng số cho riêng bạn Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 97 Mm Chỉ ra số tháng và có số 0 ở đầu với số tháng có một chữ số. Ví dụ: 01, 02, 03...12 Mmm Chỉ tháng nhưng là với 3 chữ đầu của tháng (theo tiếng Anh). Ví dụ tháng 1 = Jan Mmmm Chỉ tháng và hiện đầy đủ tên tháng. Ví dụ tháng 1 = January D Chỉ ngày với một chữ số đối với số nhỏ hơn 10 Dd Chỉ ngày với 2 chữ số đối với số nhỏ hơn 10, ví dụ: 01, 02,... 22, 23 Ddd Chỉ thứ trong tuần với 3 ký tự. Ví dụ thứ Hai = Mon, thứ Ba = Tue Dddd Chỉ thứ trong tuần với đầy đủ các ký tự. Ví dụ: Monday, Tuesday, Wednesday... Yy Chỉ năm với 2 số cuối của năm. Ví dụ: năm 2008 = 08, năm 2009 = 09... Yyyy Chỉ năm vơi đủ 4 số của năm. Ví dụ: 2008, 2009, 2010.... Bảng 2.4 - Các mã định dạng về thời gian Mã ngày Mô tả H Chỉ giờ với một chữ số Hh Chỉ giờ với 2 chữ số m Chỉ phút với một chữ số mm Chỉ phút với 2 chữ số s Chỉ giây với một chữ số ss Chỉ giây với 2 chữ số AM/PM am/pm Hiển thị giờ với 12 tiếng, và hiển thị AM, PM hay bạn cũng có thể dùng am/pm, A/P, a/p, S/C
www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 98 Tạo các định dạng số cho riêng bạn Bảng 2.5 - Các mã định dạng khác Mã định dạng Mô tả [BLACK], [BLUE], [CYAN], [GREEN], [MAGENTA], [RED], [WHITE], [YELLOW], [các màu khác tùy bạn chọn] Dùng để thể hiện màu. Màu bạn chọn phải là màu trong 56 màu của bảng màu. [giá trị điều kiện] Dùng để ra điều kiện vơi các toán tử so sánh: >, <, =, >=, <= , <> (không bằng). Ví du: [>100] : điều kiện lớn hơn 100 Hãy chú ý đến điểm đặc biệt ở mã định dạng cuối cùng trong bảng 2.5: các toán tử so sánh. Giả sử bạn muốn định dạng số là: 0.00_ ;[Red](-0.00) để hiển thị số âm là màu đỏ và trong ngoặc đơn nếu số nhỏ hơn -100. Để làm điều này, bạn làm như sau: 0.00_ ;[Red][<-100](-0.00);0.00 Mã định dạng [Red][<-100](-0.00) được đặt trong phần số âm tạo nên kết quả này. Việc sử dụng phương pháp này kết hợp với định dạng có điều kiện bạn có thể nhân đôi số điều kiện định dạng có điều kiện từ 3 lên đến 6 điều kiện. Thường người sử dụng muốn hiện thị giá trị dollar ở dạng chữ. Để làm điều này, ở khung type của Format cells/number/custom, bạn gõ: 0 "Dollars and" .00 "Cents" Định dạng này sẽ ảnh hưởng đến một số được nhập vào như 55.25 được hiển thị là: 55 Dollars and .25 Cents. Nếu bạn muốn đổi số thành dollars và cents, hãy tham khảo thêm hai hàm tự tạo từ link sau của Microsoft: http://www.ozgrid.com/VBA/ValueToWords.htm http://www.ozgrid.com/VBA/CurrencyToWords.htm. Bạn cũng có thể sự dụng một định dạng riêng để hiển thị các từ như : Low, Average, hay High cùng với số được gõ vào. Đơn giản chỉ việc sử dụng mã định dạng sau: [<11]"Low"* 0;[>20]"High"* 0;"Average"* 0 Hãy chú ý đên việc sử dụng dấu *. Dấu này sẽ lặp lại các ký tự tiếp theo trong định dạng để điền đầy ô theo độ rộng cột, nghĩa là tất cả các từ Low, Average, hoặc High sẽ bị dồn về bên phải, trong khi số sẽ bị dồn về bên trái.
Tăng thêm s KU tín hi ch th H từ cho Excel thêm sốố ốố lầần Un húng ta đều đ ại những sai cel 2007, phiê hể tăng số lần dụng chức đi, không t Undo cũng ng tính) mà b n đã hài lòng ữ lại danh sá do cho E đã quen thuộ i lầm của m ên bản chún n Undo lên n năng Undo thể Undo đư g bị mờ đi, bạn đã thực g với bảng t ách những t lệnh Regedit của Windows KEY_CURR Hì – NHỮNG T Chương 2 số lần Undo c Khi bạn sử d Undo bị mờ nh, thì nút iện trên bản ho rằng bạn hiết phải giữ H CHIÊU 34 ình 93 – Chạy l hộp thoại Run nh 94 - Tạo mớ Tăăng Tất cả ch ta làm lạ trước Exc bạn có th Excel ộc với chức n mình. Tuy nhi ng ta chỉ có th nhiều hơn, có o của Excel ược nữa. N và danh sá c hiện bị mấ tính này (th ác vụ trước Bạn có thể nhưng làm làm cách n Thưa rằng đến 100 lần Để làm điề Sau đó bạn hoặc nhấn nhấn OK. hãy tìm đế ER Softwa RENT_USE ới môt mục tron ng Regedit THỦ THUẬT T VỚI CÁC T ăng Undo củ iên, theo mặ hể Undo đượ ó thể đến 100 l, và bạn đã Ngoài ra, kh ách những t ất sạch. Đó l ì mới nhấn khi lưu nữa ể thấy rằng, m cách nào nào để tăng , có cách, v n. ều này, trướ n chạy lệnh phím Wind Khi bạn đã n khóa: are Microso Co on số 11.0 Ex xcel2000 th nó ó là 12.0. hấn Edit → 4). Một mụ a trong khun ndoHistory, double-click ồi gõ vào hộ miễn là lớn h ồi thoát Reg ạn hãy khở ong đó, rồi hể Undo đượ y vọng rằng ạn. Tuy nhi hì danh sách N9 4 ra U( d rồ mr ồ Bạ tro th Hb ạ th TÍNH NĂNG ủa Excel, cho ặc định, với ợc 16 lần. Ch 0 lần. ã thực hiện hi bạn nhấn tác vụ (nhữn là do khi bạ Save), và n a. , quay lui l để tăng số danh sách c và bạn có th n Undo 16 nút Save đ ng hành độ ạn lưu bảng nó thấy rằng ại 16 lần là lần này lên các tác vụ c hể tăng con ớc hết, bạn h Run của W ow+R), gõ ã mở được hãy thoát k Windows (St vào đó Reg chương trìn oft Office ở trên đây hì nó là 10. 11.0 Exce có thể khác .0, với Exc New → DW c mới New ng bên phải , và nhấn k) vào mục ộp thoại mở hơn 16 và nh gedit. ởi động lại nhấn vào n ợc bao nhiêu g Undo 100 iên, nếu bạ h các tác vụ CÓ SẴN TR WORD Value Value #1 s i, bạn nhập n Enter. UndoHisto ở ra một con hỏ hơn 100 Excel và nút Undo x u lần nhé. 0 lần, đã là ạn nhấn lưu có thể Und RONG EXCE EL phép chúng những Excel iêu này giúp lần, thì nút để lưu bảng ộng đã thực tính, Excel g không cần à không đủ, n? Nghĩa là ủa bạn lên? n số này lên khỏi Excel. tart → Run, gedit.exe và nh Regedit, el Options c, ví dụ với cel 2007 thì e (xem hình sẽ được tạo vào đó chữ Nhấn đúp ry mới tạo, n số bất kỳ, . Nhấn OK, thử làm gì xem bạn có quá đủ cho u bảng tính, do vẫn mất. 99 g l p t g c l n , à ? n . , à , s i ì h o ữ p , , , ì ó o ,
100 CHIÊU 35 xcel cung c hông chỉ ch hứ trong tuầ ách sẽ tự độ uống, các ô òn tiếp. ạn hoàn toà ạo list là gõ ằng tiếng V ồi chọn tro ools → Optio mport và nhấ www.giaip 0 Ex kh th sá xu cò Bt ạ bằ R To Im o danh s sách đđểể f ch tự tạo mộ oặc fill ngan cấp cho bạn ho số mà cả ần. Bạn chỉ ộng được điề kế sẽ tự độ ột danh sách, ng bằng cái F n một khả cho chuỗi. ỉ cần gõ mộ ền vào với n ộng được đi àn có thể tự danh sách iệt, bạn hãy ng Office b ons → Custo ấn OK. phapexcel.c Tựự tạạo Bằng các xuống ho tuần tự. com năng tiết k Nó có tạo ột từ đầu (c những giá t iền là Wed, tạo một Li bạn cần vào y gõ chúng v button → Ex m Lists), tro H st riêng của o các ô. Th vào các ô từ xcel Options ong vùng Im Hình 95 – Tự tạ o ra một danh fill , bạn có thể Fill Handle, d chỉ cần gõ m danh sách sẽ kiệm đáng sẵn cho bạn có trong Lis trị kế tiếp củ , Thu, Fri, S nh sách để fill một giá trị đầ ẽ được tự độ kể thời gia n vài danh s st), rồi kéo ủa List. Thí Sat, Sun, M a bạn để dùn hí dụ bạn cầ ừ A1 đến A s → Popula mport List in l ầu, sau đó fill ộng điền vào an cho việc sách: tháng cái Fill Ha í dụ bạn gõ Mon, và trở l o c nhập liệu, trong năm, andle, danh Tue, và fill lại Tue nếu Một cách đ h các tháng ng sau này. ần danh sách 12. r → Edit Cu n cells, chọ sách Custom Li , , h l u đơn giản để ể g trong năm m s (Excel2003: A$12. Nhấn ustom Lists ọn $A$1:$A CÁC TUY st Tự tạo dan YỆT CHIÊU C : n CỦA EXCEL L
Tự tạo danh h sách để fill Mk Một khi bạn đ é éo cái fill H Bs đã tạo một Handle, bạn ạn cũng có á ách, một nằm Chương 2 list như vậy sẽ được kết y, chỉ cần gõ t quả: h 96 – Danh sá ó thể fill giá m kế trên tr õ vào một ô ch ngày tháng á trị ngược rong danh sá Hình 97 – Dan – NHỮNG T Hình được tạo ra tự đ chiều nếu ách, tô chọn h sách ngày thá THỦ THUẬT động bạn gõ 2 g n cả 2 ô rồi áng được tạo ra T VỚI CÁC T iá trị trong l giá trị, một Fill: a tự động theo t TÍNH NĂNG thứ tự ngược lạ CÓ SẴN TR với một gi ại RONG EXCE nằm dưới EL 101 list, rồi nắm m trong danh h
102 CHIÊU 36 Hình 98 Các tiêu đề Subt nhưng các giá t www.giaip 2 Hình 100 - C được in đậm phapexcel.c Làm n nổổi các S Khi làm v subtotal subtotal cột đầu t gây khó cách sử d biệt và dễ com Subtotal việc với Subt rất khó phân xuất hiện bê tiên và các Su khăn cho vi dụng định dạ ễ đọc hơn. Tv Tđ total trong Ex n biệt với các ên phải tập d ubtotal lại kh iệc đọc các k ạng theo điều Trước tiên, vào các số l Tiếp theo là đặt ô hiện h ( Excel2003: D l lập các tuỳ N Nhập Regio At each ch cho mục Us vào mục Sa Add subtot nhấn nút OK Trong hình các tiêu đề Ac v An Tc total của từng R trị Subtotal bên chúng ta cầ liệu như hìn à các bạn h hành vào dù Data → Subto chọn như sa on vào tro hange in, c se Function, ales trong tal to (hìn K. h 100, bạn ề Subtotal Region tại cột A n cột B thì khôn Regio A đư nhưng trị Su cột không tập số thì cũ nhiên khi có Chún định động dùng subto chọn vào D All. Sau đ tại tạ ng l củủa Exc cel xcel bằng lện c số liệu khi c dữ liệu trong hông được đ kết quả. Tron u kiện để địn nổi các Subto nh Data Out có nhiều cột d g khi tiêu đề c định dạng in đ ng phần này h dạng các S ần có tập số nh 98. hãy tính sub ùng số liệu v otals). Hộp t au: ong khung chọn Sum , đánh dấu danh sách nh 99) và otal của Excel tline Subtot dữ liệu. Cụ th của nó thườn đậm như các y sẽ hướng d Subtotal sao ố liệu để thự l tal, các dòng hể là, các cột ng lại nằm ở c tiêu đề nên dẫn bạn các cho dễ phân ực hành. Cá btotal cho từ và vào Data thoại Subto thấy rằng của từng on tại cột ợc in đậm g các giá ubtotal bên B thì g. Đối với ố liệu trên ũng không n chúng ta s ó nhiều cột ng ta sẽ dù các các giá và bạn ph lệnh Subto otal thì bạn ô hiện hàn Data → Out g t n c n ác bạn nhập ừng Region a → Outline otal xuất hiệ quá khó để ẽ khó nhận số liệu hơn ng định dạ á trị Subtota hải thực hiệ otal. Do vậy n hãy xoá b nh trong vùn tline → Sub đó chọn vùn ại ô A1, s Làm n Hình 99 p n bằng cách → Subtotal ện, bạn thiết ể đọc các k biết ngay c n. ạng theo đi al in đậm m ện điều này y nếu đã thự bỏ nó theo ng kết quả btotal → chọ ng A1:B16, sau đó vào h lt kết quả, tuy y các Subtotal l iều kiện để một cách tự y trước khi ực hiện lệnh o cách sau: subtotal và ọn Remove , lưu ý để ô o Home → CÁC TUY YỆT CHIÊU C ể ự i h : à e hiện hành h Styles → CỦA EXCEL L
Làm nổi các c Subtotal củ Hình 102 a Excel 101 2 - Subtotal sau vù Ru Hình 1 u khi đã được đị ùng số liệu ule và nhấn ạn phải xoá họn vùng A ormatting → Excel2003: Fo ormat value $A1= “Gran Bc h Fo (E Fo =$ Chương 2 ịnh dạng lại rồi vào Ho n nút Delete á vùng kết A1:B16, nhớ Manage R ormat → Co s where this nd Total” – NHỮNG T ome → Styl Rule. quả Subtot ớ chọn ô A1 ule → New nditional For s formula is THỦ THUẬT al Formatt o determine Conditional ức sau vào s true: $A1, 5)= “T hải cố định m chiếu tư → vào hộp Bold tại Fon OK → nhấn t o, bạn chọn ata → Outlin → OK. Kết bạn chọn ô g định dạng hỉ tham chi các ô trong ẽ có công t GHT($A2,5)= GHT($A3,5)= trả về TRU theo thiết l ing → New e which cell Formatting… hộp Form w Rules… ls to format → Formula mat values otal” cột A (thê ương đối p Format Ce nt Style và c tiếp OK để t một ô nào ne → Subto quả bạn sẽ A1 là ô m theo điều k ếu trong cô vùng chọn. thức định d = “Total” v = “Total”. K E thì ô đó lập trong lện tiến định d định dạng t các dòng có biệt dòng G . Phần này, điều kiện nhau. ớc tiên, bạn p hần trước b ditional Form es → Cond tal tương tự 1 là ô hiện h Rule → Use rmatting… → s true: T VỚI CÁC T Condition formula to Format → công thứ formula is =RIGHT($ Lưu ý ph dùng tha Format… → chọn B → nhấn O Tiếp theo và vào Da mặc định Do b dụng địa ch cho c B2 sẽ =RIG =RIG nào t dạng kiện. Cải t Các đ cho c phân khác. theo khác Trướ ở ph êm $ vào tr cho dòng. ells → chọn chọn màu đ trở về bảng đó trong v otal → để cá có như hình mặc định và kiện, Excel ng thức địn Ví dụ như dạng theo đ và các ô A3 Khi công th sẽ được áp nh định dạn dạng cho su theo hướng ó tính subtot Grand Total chúng ta cũ để làm cho ubtotal g dẫn trên sẽ tal, do vậy c l với các dò ũng sẽ dùng o chúng có phải xoá địn ằng cách đ matting → M ự như hướn hành. Bạn v e a formula t Formula Is) TÍNH NĂNG nh dạng the đặt ô hiện Manage Ru ng dẫn ở ph vào Home → to determin ) và nhập c CÓ SẴN TR hần trước. S Styles → e which cel công thức s RONG EXCE EL 103 → Use a t (Excel2003: : Is) và nhập p where this s rước A) và à Nhấn nút t n ngăn Font t đỏ tại Color r tính. vùng số liệu u ác tuỳ chọn n h 102. sau khi áp p sẽ thay đổi i nh dạng trên n tại ô A2 và à điều kiện là à 3, B3 sẽ là à hức trong ô p dụng định h ng theo điều u ẽ như nhau u cũng sẽ khó ó òng subtotal l g định dạng g định dạng g eo điều kiện n hành trong g les → chọn n Sau đó, bạn n Conditional l ls to format sau tại hộp tp
104 Nhấn nút For nhấn OK. etermine wh ormula is tru RIGHT($A1 Nhấn nút Fo nderline → rmat → chọn Tiếp tục, bạ hich cells to ue: ,5)=”Total” ormat ➝ chọ nhấn OK → uối cùng, b www.giaip 4 N → de fo =R N Un Cu phapexcel.c n ngăn Fon ạn nhấn nút o format → t → chọn Bo t New Rule ( nhập công ọn ngăn Fo OK. Nhấp Trong Excel đầu tiên (= sách các Rul com old tại Font Excel2003: n g thức sau t ont → chọn tiếp OK để 2007, Rule th $A1= “Grand le. Hình 103 nổi các Subto t Style → ch nhấn Add) → tại hộp For otal của Excel họn màu xan chọn Use a rmat values tại Font St n hình bảng Bold Italic ể trở lại màn hêm vào trướ Total”) và nh 3 – Di chuyển cá ạn vào Data a → Outline H c sẽ nằm dướ hấn Move Up đ ác Rule trong h → chọn Su Hình 104 - Subto otal sau khi đã l nh tại Color formula to where this tyle → chọn tính. ới cùng. Do vậ để đưa nó lên ộp thoại Condi r o s n Single tại y bạn chọn R đầu tiên tron tional Formatti btotal → nh ule tạo g danh ing Rules Mana hấn OK và x được cải tiến th Làm n ager : xem kết quả hêm một bước CÁC TUY YỆT CHIÊU C i CỦA EXCEL L
Chuyển đổi các hàm và công thức trong Excel thành giá trị CHIÊU 37 Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 105 Chuyểển đđổổi các hàm và công thứức trong Excel thành giá trịị Hầu hết các bảng tính Excel đều chứa các công thức. Thỉnh thoảng bạn chỉ muốn hiện lên kết quả của một công thức trong một ô, thay vì để công thức ở đó, vì nó sẽ thay đổi khi dữ liệu mà nó tham chiếu đến thay đổi. Bạn có thể làm điều này bằng tay theo hai cách sau đây, hoặc bạn có thể sử dụng một macro mà sẽ làm cho công việc nhẹ đi. Trước hết hãy xem các phương pháp bằng tay. Dùng Paste Special Bạn có thể sao chép các kết quả của các công thức và vẫn để lại công thức tại ô gốc bằng việc sử dụng công cụ Paste Special của Excel. Giả sử bạn có các công thức ở trong vùng A1:A100. Chọn vùng này, chọn lệnh copy (bạn có thể làm điều này bằng cách chọn các lựa chọn trong Clipboard ở tab Home hoặc nhấn chuột phải), sau đó chọn ô bắt đầu để dán kết quả (giả sử ô B1). Chọn Clipboard → Paste → Paste Values (hoặc nhấn phải chuột và chọn Paste Special → Values hoặc dùng phím tắt Alt+E+S+V) và nhấn OK. Lúc này bạn sẽ thấy vùng B1:B100 sẽ là các kết quả của công thức ở các ô trong vùng A1:A100, nhưng chúng chỉ là các giá trị. Nếu bạn muốn chép đè các công thức gốc với kết quả của chúng, chọn dãy công thức và chọn Copy. Vẫn ở dãy công thức được chọn đó, chọn Paste → Paste Values (hoặc click phải chuột và chọn Paste Special → Values hoặc dùng phím tắt Alt+E+S+V), sau đó click OK. Sử dụng Copy Here As Values Only Bạn cũng có thể sao chép các kết quả của công thức mà vẫn để lại các công thức ở ô gốc bằng cách sử dụng một menu ẩn mà thậm chí nhiều người dùng không biết sự tồn tại của nó. Chọn dãy công thức, nhấn phải chuột ở đường biên bên phải hoặc bên trái vùng chọn (nói cách khác là bạn có thể click chuột phải ở bất kỳ đường biên nào của vùng chọn ngoại trừ việc bạn sử dụng nút "fill handle" có hình dấu thập). Trong lúc nhấn giữ chuột phải, kéo chuột đến nơi cần dán, nhả chuột phải và nhấn Copy Here as Values Only từ một menu xổ xuống. Bạn cũng có thể chép đè lên các công thức với kết quả của chúng: Chọn dãy có công thức, sau đó nhấn phải chuột ở đường biên bên phải hoặc bên trái vùng chọn (nhắc lại một lần nữa là bạn có thể click chuột phải ở bất kỳ đường biên nào của vùng chọn ngoại trừ việc bạn sử dụng nút "fill handle" có hình dấu thập). Trong khi nhấn phải chuột (hoặc nhấn Ctrl), kéo chuột qua một cột bên phải hoặc bên trái và sau đó quay về dãy ban đầu, nhả chuột phải và nhấn Copy Here as Values Only từ kết quả của một một menu xổ xuống.
106 ình 105 - Dùng ử dụng Ma Nếu bạn thườ dụng macr acro ờng xuyên c ro đơn giản aluesOnly( rRange As Error Resu rRange = le:="VALUE rRange Is nge = rRan ub ể sử dụng m sual Basic E ode ở trên tr Nhấn chọn n họn Develo lt+F8, chọn ào đó để gá muốn sử dụn macro này, Editor) hoặc rực tiếp vào nút Close củ oper → Cod ValuesOnly án một nút ng macro nà Khi bạn sử d hức của bạn ong Inputbo www.giaip 6 Sử Ns ử Đ Vi co N Ch Al nà m Kt h tro Hì Sub Va Dim On E Set Titl If r rRan End Su dụng macro n là dãy nào ox, và tất cả phapexcel.c Bạn không n Ctrl+C, Ctrl+ com chuột phải để c chuyển đổi n như sau: ) s Range ume Next Applicati ES ONLY", T Nothing Th nge.Value chọn Develo nhấn Alt+F o module. ủa cửa sổ c de → Macro y, sau đó cli tắt cho mac ày bạn chỉ cầ nên chọn các +S.... o, bạn sẽ th o. Địa chỉ c ả những gì b Chuyển đ đổi các hàm chọn lệnh Copy và công thức y Here as Values các ô có cô c trong Excel s Only từ một m ng thức hoặ on.InputBo Type:=8) hen Exit S menu xổ xuống ặc hàm thàn ox(Prompt: Sub oper → Cod 11 để chèn thành giá trị nh giá trị thì ="Select t ị ì bạn có thể the formul Basic (Exce ule chuẩn. S de → Visual n một modu code hoặc n os Basic (Ex ick chọn nú cro này (Ví ần gõ Ctrl+E nhấn Alt+Q xcel2003: Too út Options, ở í dụ: bạn gõ E). phím tắt trùn las", _ el2003: Tools Sao chép v để quay tr ols → Macro shortcut k õ ở shortcu g với các phím hấy một Inp của dãy đư bạn cần để l ể s → Macro → à dán đoạn rở lại bảng o → Macros) key bạn thêm ut key là E m tắt có sẳn củ put box đượ ược chọn sẽ àm thực hiệ n tính Excel. hoặc nhấn m một phím thì sau này ủa Excel như C ợc hiển thị được hiển ện việc chuy Ctrl+V, và hỏi dãy thị một cá yển đổi là n CÁC TUY . n m y chứa công ách tự động nhấn OK. YỆT CHIÊU C g g CỦA EXCEL L
Thêm dữ liệ một cách tự u vào danh s ự động Hình CHIÊU 38 h 106 Ch nh nh =O sách Validati họn Formu hập vào tên hấp OK: OFFSET(Sh Chương 2 ion m dữữ liệệu cách tựự đđ u vào dan đđộộng đã từng sử d ểm ấn tượng kỳ ô nào trên không nếu k lidation thì Ex y có thể thực nh sách dụng validat nhất của nó n bảng tính v khi bạn nhập Excel sẽ tự độ hiện được kh bạn có dan ính là tên củ ấy rằng: tại ào được tên hêm tên nhâ lại vùng dữ g. n chế nhược chép đến A R($D$1="",C las → Defin n MyName t Validati tion, bạn sẽ chính là khả và cho phép p vào một tên ng thêm tên hi bạn làm th nh sách tên t ủa các nhân i một ô đan n một nhân ân viên mới liệu của va ion biết nó là m ả năng thêm người sử dụ n mới trong m này vào tron heo các hướn trong vùng A n viên trong ng áp dụng viên mới n i này vào dò alidation trư c điểm này, A20 (dự trù t COUNTIF($ ned Names tại hộp Nam heet1!$A$1 – NHỮNG T Thêm mộột c Nếu bạn Có lẽ điểm vào bất k hơn hay năng val Điều này Giả sử này chí Bạn th nhập v phải th chỉnh l sử dụng Để hạn và sao =IF(OR ột tính năng một danh sá ụng chọn lựa một ô đang á ng danh sách g dẫn trong A1:A10 như một công ty validation, ngoài danh s òng cuối tro ước. Điều nà tại ô A11 b trước sẽ thê $A$1:A10,$ 107 ư hình 106. y. bạn sẽ khô sách lựa ch ong danh sá ày sẽ rất bấ bạn nhập và êm 10 tên m D$1)),"x",$D Name (Excel fers To, bạn → Define N mes. Tại Ref ,0,0,COUN THỦ THUẬT NTA(Sheet1 T VỚI CÁC T Hình 1 TÍNH NĂNG !$A:$A),1) ào công thứ mới). D$1) l2003: Insert n nhập vào CÓ SẴN TR RONG EXCE → Name → công thức EL 107 g rất rõ ràng. . ách lựa chọn n a. Nó sẽ tuyệt t áp dụng tính h h validation? ? bài này. . Danh sách h ông thể nào o họn, mà bạn n ách và điều u ất tiện trong g ức bên dưới i Define), và à sau đây và à
108 uy nhiên, th OFFSET(Sh họn ô D1, st từ hộp A -Cell dropd ntered. Nhấ heo tôi, nên heet1!$A$1 vào Data → llow, và tại down. Chọn ấn nút OK kh Nhấp phải ch thay bằng c ,0,0,COUN Data Tool Source nhậ n ngăn Error hi hoàn tất. huột lên tên công thức: NTA(Sheet1 s → Data V ập vào =My r Alert và b Sheet1 và c te Sub Work lReply As Target.Cel f Target.A óng cửa sổ ong danh sá ách dữ liệu ũng sẽ thấy www.giaip 8 Tu =O Ch Li In en N Đ tro sá cũ Privat Dim If T I E End End Su phapexcel.c ksheet_Cha s Long lls.Count Address = pty(Target rksheetFun If IsEmp com If Wor Then _ lReply vbQues If lRe Range Target End If End If If ub y = MsgBox stion) eply = vbY ("MyNames" t VBE và lư ách validati trên bảng t tên mới đã a bảng tính ion và nhấn tính tại ô A được bổ su Hình 108 chọn View ange(ByVal > 1 Then E "$D$1" Th ) Then Exi nction.Cou x("Add " & Yes Then _ ").Cells(R lại, sau đó n Enter. Bạn A11 và nếu ung vào. Th hêm dữ liệu v !$A:$A)-CO Validation (E Names, bạn bỏ chọn Sho vào danh sác OUNTIF(She Excel2003: D n đảm bảo r ow error ale Code. Sau đ ch Validation cách tự động eet1!$A:$A Data → Valida rằng đã chọ ert after inv đó bạn nhập Target As s Range) Exit Sub hen it Sub ntIf(Range n g ,"=x"),1) ation). Chọn ọn thêm hộp valid data is p vào đoạn m e("MyNames Target & mã sau: s"), Targe " to list ange("MyNa t) = 0 t", vbYesNo ames").Row chọn ô D1 n sẽ thấy tê chọn ô D1 o + ws.Count + và nhập và ên mới xuất và mở dan o một tên m t xuất hiện nh sách val CÁC TUY một c 1, 1) = n p s mới chưa có trong danh idation bạn YỆT CHIÊU C ó h n CỦA EXCEL L
Ngày tháng trong Excel CHIÊU 39 Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 109 Ngày tháng trong Excel Ngày tháng trong Excel được xử lý rất tuyệt khi được tạo và sử dụng trong Excel, tuy nhiên có những vướng mắc khi xử lý với những dữ liệu ngoại lai import vào. May thay, Excel có những công cụ và phương thức để giải quyết khi nó không đúng như bạn muốn. Mặc định, Excel sử dụng hệ thống ngày dựa trên năm gốc 1900. Nó coi ngày 01/01/1900 có giá trị 1, ngày 02/01/1900 có giá trị 2, và cứ thế. Các giá trị này giúp cho Excel thực hiện những yêu cầu tính toán thời gian. Giờ phút cũng tương tự như vậy, nhưng Excel coi giờ như là số thập phân, với 1 tương đương 24:00 hay 00:00. 18:00 được coi như là 0,75 vì 18 giờ là ¾ của một ngày. Để có thể thấy giá trị số của ngày và giờ, bạn hãy định dạng ô là General. Thí dụ dữ liệu ngày giờ đầy đủ 03/05/2007 03:00:00 PM có một giá trị số là 39.025,625, nghĩa là đã 39.025 ngày tính từ ngày gốc 01/01/1900 và kèm theo 0,625 ngày tương đương 15/24 ngày. Tính toán cho kết quả nhiều hơn 24 giờ Bạn có thể cộng các giá trị giờ với nhau bằng toán tử cộng hoặc dùng hàm SUM(). Vì vậy SUM(A1:A5) sẽ cho kết quả là tổng giờ của vùng A1:A5 nếu trong vùng có những giá trị giờ đúng nghĩa. Thế nhưng nếu bạn không để ý bạn sẽ tưởng kết quả sai nếu như tổng tính được nhiều hơn 24 giờ: mỗi 24 giờ Excel coi như một ngày, và do định dạng giờ phút, con số chỉ ngày không hiển thị. Bạn hãy thử thì biết: Trong một ô nào đó bạn gõ công thức =5:00 + 17:00 + 6:00, bạn cho rằng kết quả phải là 28:00, nhưng Excel lại chỉ cho bạn thấy trên ô là 4:00, vì 24 giờ đã bị chuyển thành 1 ngày, chỉ còn 4 giờ lẻ. Muốn buộc Excel hiện rõ số giờ lớn hơn 24, bạn phải định dạng custom cho ô đó là [h]:mm hoặc [h]:mm:ss. Bạn cũng có thể dùng kiểu định dạng đó để biết số phút hoặc số giây của một giá trị giờ, hoặc ngày. Thí dụ như một ô có giá trị 1 (24 giờ) và định dạng [m] sẽ hiển thị số phút của 24 giờ là 1.440. Nếu bạn định dạng [s], bạn sẽ thấy số giây là 86.400. Tính toán ngày và giờ Để tính toán ngày giờ bạn cần nhớ những con số sau: 1 ngày = 24 giờ = 1.440 phút = 86.400 giây 1 giờ = 60 phút = 3.600 giây Khi đã nhớ các con số này, bạn có thể dễ dàng sử dụng để tính toán quy đổi đơn vị thời gian.
www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 110 Ngày tháng trong Excel Thí dụ bạn có con số 5,5 trong ô A1, và bạn muốn: - Bạn muốn nó là 5:30 hoặc 5:30 AM, bạn dùng công thức =A1/24 - Bạn muốn nó là 17:30 hoặc 5:30 PM, bạn dùng công thức =A1/24 + 0,5 - Bạn muốn tính xem trong 5,5 ngày có bao nhiêu giờ, dùng công thức =A1*24 Thí dụ khác: bạn có một giá trị ngày (đúng nghĩa) như là 22/05/2007 15:36 và bạn chỉ muốn: - Lấy số ngày : = INT(A1) - Lấy số giờ: =A1- INT(A1), hoặc = MOD(A1, 1) Để tìm khoảng thời gian tính bằng ngày giữa 2 mốc ngày, bạn tính bằng công thức: =DATEDIF(A1, A2, “d”) – với A1 là ngày sớm hơn (có giá trị nhỏ hơn A2) Hàm DATEDIF có thể dùng với tham số “m” cho tháng, “y” cho năm. Hàm DATEDIF không có trong danh sách hàm của Excel vì nó là một hàm của Lotus123. Nếu bạn không biết chắc ngày nào nhỏ hơn ngày nào trong công thức tính, hãy dùng kết hợp Min và Max như sau: =DATEDIF(MIN(A1, A2), MAX(A1, A2), ”d”) Để hiển thị giờ âm sau khi tính toán Khi tính toán thời gian, khi có những kết quả âm, Excel sẽ bị lỗi và hiển thị tràn số: #######. Chẳng hạn bạn tính khoảng thời gian giữa giờ bắt đầu và giờ kết thúc: =A2 - A1. Nếu như giờ bắt đầu là 17:00 và kết thúc là 5:00 sáng hôm sau thì công thức trên sẽ bị lỗi. Bạn hãy dùng công thức này: =A2 - A1 + (A2<A1) Còn nếu bạn cần tính hiệu số của 2 giờ trong cùng ngày, bạn dùng công thức =MAX(A1:A2) - MIN(A1:A2) hoặc =ABS(A2- A1) Cách này là chuyển số âm thành số dương, còn có một cách để hiện số giờ âm: chỉnh Option → Calculation → đánh dấu chọn vào mục 1904 Date Systems. Tuy nhiên cách này có thể gây lỗi tính toán cho những công thức khác. Đây còn gọi là hệ thống ngày MacinTosh, sẽ nói kỹ hơn trong Chiêu 87. Bạn cũng có thể yêu cầu Excel cộng thêm vào giá trị ngày có sẵn một khoảng thời gian mà bạn muốn (khi tính thời hạn này nọ kể từ một thời điểm), bằng cách dùng hàm DATE() với cú pháp sau: =DATE(YEAR(A1)+ số năm, MONTH(A1) + số tháng, DAY(A1) + số ngày)
Ngày tháng trong Excel Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 111 Thí dụ như thêm 3 tháng vào ô A1: =DATE(YEAR(A1, MONTH(A1) + 3, DAY(A1)) AddIns Analysis ToolPak còn hỗ trợ nhiều hàm trong đó có những hàm thời gian như EDATE() để cộng trừ một số tháng vào một ngày cho trước. Hoặc hàm EOMONTH() để tính ngày cuối tháng của một thời điểm bất kỳ. Excel có một lỗi là coi năm 1900 là một năm nhuận, trong khi không phải vậy. Điều ngạc nhiên là anh Bill cố tình làm vậy, theo như họ tuyên bố. Một số link hữu ích về xử lý ngày tháng: HOW TO: Use Dates and Times in Excel 2000 http://support.microsoft.com/default...n-us;Q214094#6 Text or Number Converted to Unintended Number Format http://support.microsoft.com/default...;en-us;Q214233 Maximum Times in Microsoft Excel http://support.microsoft.com/default...;en-us;Q214386 Dates and Times Displayed as Serial Numbers When Viewing Formulas http://support.microsoft.com/default...;en-us;Q241072 Controlling and Understanding Settings in the Format Cells Dialog Box http://support.microsoft.com/default...;en-us;Q264372 How to Use Dates and Times in Microsoft Excel http://support.microsoft.com/default...b;en-us;214094 Xử lý ngày giờ là một trong những điều kỳ diệu của Excel. Nắm vững những thủ thuật này bạn sẽ tiết kiệm vô khối thời gian với nó.
112 CHIÊU 40 ể có thể sử hiết lập Grou họn vùng d roup & Outlin phép sửử d bảảng tín dụng tính n uping and O dữ liệu rồi v e), bạn sẽ có dụụng tín nh bịị kho năng Group Outline cho ào Data → G ó một kết qu 109 – Gọi lệnh p and Outlin dữ liệu của Group → Ou uả như hình Auto Ouline để dùng tính n chọn Protect au đó, bạn hanges → c Khi bảng tín utline. Do rotect kết h nableOutlin www.giaip 2 Đt h Ch Gr Sa Ch KO Pr En Hình phapexcel.c Cho p trên b com ể thiết lập Grou năng Protec t Sheet và đ H ình 111 – Prot nh trong chế vậy chúng hợp với sự k ning thành T ế độ bảo vệ g ta sẽ sử kiện mở bản True. Hình 110 ct Sheet để đặt vào mật ect WorkSheet ệ thì bạn kh dụng tham ng tính (Wo Cho phép s sử dụng tính nh năăng oá năng Group trên bảng g Group a ne trên bảng a mình: utline và chọ h 110: p and Outline g tính bị khoá and Outl g tính bị kh line hoá, trước ti ọn Auto Ou uping and Outlin ne (trong Excel khoá bảng mã bảo vệ. e á iên bạn hãy tline (Excel2 2007) tính lại: và (Ví dụ như trong Excel 200 hông thể sử m số UserIn orkbook_Op y 2003: Data → ào Review → ư mật mã là tại nhóm Secret). c tính năng ly trong ph UserInterf CÁC TUY 07 dụng được nterfaceOnl pen) để bật m Group and hương thức faceOnly và YỆT CHIÊU C d c à CỦA EXCEL L
Cho phép sử trên bảng tí ử dụng tính n ính bị khoá Sa Th Ex năng Group a au khi áp dụ hisWorkboo xercise, bạn Sa đó cả bị and Outline ụng Group ok và nhập n cũng có th and Outline vào đoạn m hể thay bằng te Sub Work h Sheet1 Protect Pa EnableOutl With ub au đó nhấn óng lại. Sau ảnh báo), kh ị khoá (các n Chương 2 Privat With . . End End Su e xong, bạn mã sau (Tên g Index của kbook_Open n() assword:=" lining = T Save và đó u đó, bạn m hi đó bạn có nút lệnh đã Th Nế th Nế cá En "Secret", True óng cửa sổ mở lại tập tin ó thể sử dụn bị mờ). nhấn Alt+F n Sheet1 là Sheet trong F11 để vào c à CodeNam g bảng tính UserInterf VBE để trở n và cho ph ng được các - Các nút Group ham số UserIn ếu là TRUE: sẽ hay đổi. ếu không kha ác lệnh macro nableOutlining – NHỮNG T Hình 112 cửa sổ VBE me của Shee hoặc dùng faceOnly:= ở về cửa sổ hép Macro th c nút Group p and Outline b terfaceOnly củ ẽ bảo vệ giao =True ổ bảng tính, hực thị (nếu and Outlin bị mờ đi trong b ủa phương thứ o diện người d i báo thì nhận can thiệp vào g = True → b THỦ THUẬT , hãy lưu bả u nhận đượ ne trong bản bảng tính đang ức Protect mặc dùng (user int n giá trị mặc đ giao diện ngư bật các nút Sho T VỚI CÁC T bị khoá c định là FALS terface) nhưng định là FALSE: ười dùng. ow/ Hide Deta TÍNH NĂNG ail CÓ SẴN TR E g cho phép d bảo vệ cả gia ao diện người RONG EXCE EL 113 E. Bạn chọn n et Formulas s TabName): ảng tính và à ợc hộp thoại i ng tính đang g ùng macro để ể dùng và ngăn n
114 CHIÊU 41 ằng cách dù hất thiết phả ên trường là ào nhập liệu Nếu bạn bắt hần nằm tro ùng Data V ải nhập liệu à Tên và Bộ u vào bảng c đầu với 1 b ong khung m ữ liệu vào c các công cụ Filter, hàm ằm xen kẽ n à nhấn OK. g giá trị hoặ ũi tên lên, rồ au khi đã bả ữ liệu, từ ô Mở hộp thoạ hức sau vào AND(COUN www.giaip 4 Bn h tê nà Np h Sa dữ Mt h =A Điền dữ Một số c Sorting, trống nằ Blank, và đó những nhấn mũ ảo đảm các A3 đến ô B ại Data Valid khung công NTA($A$2:$ phapexcel.c Bẫẫy lỗỗ com ỗỗi đđểể trốố ốống dữữ li Validation, c u, không đư phận nằm cũng phải n bảng dữ liệu màu xám sau iệệu chúng ta có ược để trống ở 2 ô A1 và nhập đủ 2 nộ u có sẵn nhữ u đây. các ô trống ụ hoặc hàm SUMPROD nhau. bạn h Bây giờ tất ặc công thứ ồi nhấn Ctrl+ ó thể bảo đả g. Thí dụ ta à B1. Bên d ội dung này ững ô bị để g của Excel k DUCT,… G hãy nhấn F t cả các ô tr ức giống ô li +Enter. ô trống tron B100 chẳng dation, trong g thức: $A2)=ROW( ảm rằng 1 a tạo 1 bảng dưới, bạn m y. trống, cần đ không làm Giả sử bạn 5, hoặc Ctr rống đã đượ iền ngay trê ng vùng dữ hạn (bằng g tab Settin trống dữ liệu trường dữ l g dữ liệu 2 muốn rằng bấ u liệu nào đó trường, với ất kỳ người điền đầy và việc với ô t có 1 cột A rl+G, nhấn ợc chọn. Nế ên của nó, h liệu đã đượ với độ lớn ng chọn Cus ()-2,COUNT ó i i ào, hãy xem trống như P với 1 đốn Special, ch ếu bạn muố ãy nhấn dấu ợc điền đầy, của vùng b stom trong TA($B$2:$B Hình 1 113 m Pivot table, ng những ô họn ô chọn ốn điền vào u bằng (=), , bạn hãy tô bạn định nhậ ô Allow, rồ B2)=ROW( )-2) CÁC TUY Bẫy lỗi để ô chọn vùng ập dữ liệu). i điền công YỆT CHIÊU C g . g CỦA EXCEL L
Bẫy lỗi để trống dữ liệu Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 115 Chú ý các ký hiệu $ liên quan đến tham chiếu tương đối và tuyệt đối, nếu sai hoặc thiếu, validation không hoạt động như ý muốn ráng chịu. Vào tab Alert, gõ tiêu đề cho thông báo cảnh báo trong ô Title, gõ câu thông báo của bạn vào ô Error Message, chọn Stop trong khung Error Style (hình 114): Hình 114 – Nhập các thông báo lỗi khi cho Data Validation Bây giờ mỗi khi bạn nhập thiếu dòng trên, mà nhảy xuống nhập dòng dưới, bạn sẽ được cảnh báo như sau: Hình 115
116 Giảm danh sách xổ xuống của Validation sau khi chọn một Giảảm danh sách xổổ xuốống củủa Validation sau khi chọọn mộột Rất hữu ích cho người dùng Excel khi bạn cho họ một danh sách để chọn bằng Validation, nhưng cái danh sách này tự động ngắn lại mỗi khi họ chọn một mục trong danh sách, để khỏi phải lựa chọn trong một danh sách quá dài, đồng thời tránh việc nhập trùng dữ liệu (đôi khi cần thiết). CHIÊU 42 Bước 1: Trong 1 sheet bất kỳ (thí dụ sheet1) bạn có 1 danh sách trong vùng A1:A10. Bạn hy đặt name cho danh sách này bằng cách tô chọn vùng danh sách, rồi gõ tên MyList trong hộp namebox. Bước 2: Trong 1 sheet khác mà bạn muốn dùng validation dựa vào danh sách MyList nói trên, tô chọn vùng bạn cần, mở menu Data Validation, chọn Allow là List, Source là =MyList, rồi nhấn OK. Bước 3: Mở cửa sổ VBA của sheet đó, nhập vào đoạn code sau: Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim strVal As String Dim strEntry As String On Error Resume Next strVal = Target.Validation.Formula1 If Not strVal = vbNullString Then strEntry = Target Application.EnableEvents = False With Sheet1.Range("MyList") .Replace What:=strEntry, Replacement:="", LookAt:=xlWhole, _ SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False .Sort Key1:=.Range("A1"), Order1:=xlAscending, Header:=xlNo, _ OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom .Range("A1", .Range("A65536").End(xlUp)).Name = "MyList" End With End If Application.EnableEvents = True On Error GoTo 0 End Sub Đóng cửa sổ VBA rồi quay về Excel. Thử chọn 1 mục trong validation, sang 1 ô khác và xổ cái validation xuống, bạn sẽ thấy mục vừa chọn xong không còn trong list nữa. Lưu ý trong code, khi nói đến name MyList, phải xác định rõ Sheet1.MyList, vì nếu không, VBA sẽ cho rằng name này nằm chung sheet với sheet chứa code và sẽ không tìm thấy và báo lỗi. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL
Thêm các da anh sách có s CHIÊU 43 Tr tín nú Cu sẵn và cả da rước tiên, b nh. Ví dụ n út Office → ustom Lists). A1:A26. Sau ụng để fill tr Ad ụ Chương 2 nh sách tự tạ ạo vào menu m các dan menu ch u chuột phải nh sách uộột phảả t danh sách hóng nhập d dựng sẵn mộ ng (Jan – Dec ới cho mình. bạn cần nhậ như bạn nhậ Excel Opti Nhấp chọn u đó nhấn nú rong tất cả b – NHỮNG T Thêm vào m Tạo một nhanh c đã xây d các thán sách mớ Handle. có sẵẵn v ảải để fill trong danh sách cá ột số Custom c) và các chu Phần này sẽ ập vào danh ập và 26 chữ ons → Pop n nút nằm bê út Import v bảng tính tr THỦ THUẬT và cảả dan Excel thông ác chuỗi số ho List về các n uỗi số nhưng ẽ hướng dẫn h sách các p ữ cái trong pular → Edi ên trái nút I à OK. Kể từ rên máy tính T VỚI CÁC T nh sách t qua Fill han oặc chuỗi vă ngày trong tu bạn cũng có bạn các tạo phần tử cần các ô A1:A t Custom L Import và dù ừ lúc này d h này. Hình 1 116 TÍNH NĂNG ndle là việc là n bản vào bả uần (Sun - Sa ó thể tự tạo th o thêm Custo n đưa vào C A26 trên Sh Lists (Excel2 ùng chuột q anh sách cá CÓ SẴN TR Custom Lis heet1. Sau đ 003: Tools → quét chọn vù ác chữ cái s RONG EXCE EL tựự tạạo 117 àm rất hay đ ảng tính. Exc at), danh sác hêm các dan om List cho F để cel ch nh Fill st trên bảng đó nhấn vào g o u ử Options → ùng dữ liệu sẽ có thể sử
www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 118 Thêm các danh sách có sẵn và cả danh sách tự tạo vào menu chuột phải Tiếp theo, để đưa các Custom List vào trong thực đơn ngữ cảnh thì bạn nhấn tổ hợp Alt+F11 rồi vào Insert → Module. Sau đó, bạn nhập vào đoạn mã như sau: Sub AddFirstList() Dim strList As String strList = Application.CommandBars.ActionControl.Caption If Not strList Like "*...*" Then Exit Sub ActiveCell = Left(strList, InStr(1, strList, ".", vbTextCompare) - 1) End Sub Bạn kích chuột hai lần lên ThisWorkbook trong cửa sổ VBAProject và nhập vào đoạn mã sau: Private Sub Workbook_SheetBeforeRightClick _ ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range, Cancel As Boolean) Dim cBut As CommandBarButton Dim lListCount As Long Dim lCount As Long Dim strList As String Dim MyList On Error Resume Next With Application lListCount = .CustomListCount For lCount = 1 To lListCount MyList = .GetCustomListContents(lCount) strList = .CommandBars("Cell").Controls(MyList(1) & "..." & _ MyList(UBound(MyList))).Caption .CommandBars("Cell").Controls(strList).Delete Set cBut = .CommandBars("Cell").Controls.Add(Temporary:=True) With cBut .Caption = MyList(1) & "..." & MyList(UBound(MyList)) .Style = msoButtonCaption .OnAction = "AddFirstList" End With Next lCount End With On Error GoTo 0 End Sub Đóng cửa sổ VBE và lưu bảng tính lại. Sau đó nhấp phải chuột vào một ô nào đó trên bảng tính, bạn sẽ thấy các Custom List dựng sẵn và do bạn tạo xuất hiện trong trình đơn ngữ cảnh. Muốn sử dụng, bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào ô chọn, rồi chọn 1 trong các list hiện ra trong menu ngữ cảnh, bạn sẽ có giá trị thứ nhất của list. Sau đó kéo cái Fill handle để fill list như mọi khi. ∗∗∗

More Related Content

Viewers also liked (20)

PDF
Iig excel 2010_exercise_vn
Chi Lê Yến
 
PDF
Workbench "Always on the Job!"© software-as-a-service for social collaboration
tom termini
 
PDF
Lap+trinh+vba
xitrumball
 
PDF
Vba cho ppt
xongdzomuong
 
PPTX
Carboxylic acid and their derivatives for B.pharm Organic Chemistry by Amit Z...
AZCPh
 
PPT
Litiasis vesicular
maryorie zuñiga
 
PDF
Kevin Cooper PPP
Kevin Cooper
 
DOCX
Essays to tariq's articles
shireen obaidullah
 
PDF
Holcomb teddy 4.4
teddyholcomb
 
PPTX
Elon musk
Kike Carvajal
 
PPTX
Amino Acids & Derivatives
Lobachemie
 
PPT
MORINGA ppt Phllipines
Dr.Rajendran A
 
PPTX
презентация неделя рекламы 2014
Vizavi_Consalt
 
PPTX
Power point Magosto 2014
dinamizacion
 
PPTX
(Nearly) Instant Recommendations
Colin Zima
 
DOC
212 Syllabus Spring 2014
Shawn Mikus, M.A.
 
PDF
Caklentamientoglobal
Natividad Sequeiros Hilares
 
PPTX
MCG suggestions on Whitireia Park management plan, Nov 2014
Mana Cycle Group Inc.
 
PPTX
Filtration
Lobachemie
 
PPT
Lobachemie Offers Complexometric Indicators
Lobachemie
 
Iig excel 2010_exercise_vn
Chi Lê Yến
 
Workbench "Always on the Job!"© software-as-a-service for social collaboration
tom termini
 
Lap+trinh+vba
xitrumball
 
Vba cho ppt
xongdzomuong
 
Carboxylic acid and their derivatives for B.pharm Organic Chemistry by Amit Z...
AZCPh
 
Litiasis vesicular
maryorie zuñiga
 
Kevin Cooper PPP
Kevin Cooper
 
Essays to tariq's articles
shireen obaidullah
 
Holcomb teddy 4.4
teddyholcomb
 
Elon musk
Kike Carvajal
 
Amino Acids & Derivatives
Lobachemie
 
MORINGA ppt Phllipines
Dr.Rajendran A
 
презентация неделя рекламы 2014
Vizavi_Consalt
 
Power point Magosto 2014
dinamizacion
 
(Nearly) Instant Recommendations
Colin Zima
 
212 Syllabus Spring 2014
Shawn Mikus, M.A.
 
Caklentamientoglobal
Natividad Sequeiros Hilares
 
MCG suggestions on Whitireia Park management plan, Nov 2014
Mana Cycle Group Inc.
 
Filtration
Lobachemie
 
Lobachemie Offers Complexometric Indicators
Lobachemie
 

Similar to In excel hacks 1 (20)

PDF
Những tuyệt chiêu trong excel cực hay
Thiết
 
DOC
Giao trinh-excel-2007-nhung-tuyet-chieu-trong-excelbookbooming-com-1209230501...
sao12
 
DOC
Giao trinh-excel-2007-nhung-tuyet-chieu-trong-excel[bookbooming.com]
bookbooming1
 
PDF
Huong dan su_dung_excel_2007_2454_6613[bookbooming.com]
bookbooming1
 
PDF
Excel 2007
meoconlulu
 
PDF
Excel 2007
Hung Pham Thai
 
PDF
Access 2007
nhatthai1969
 
PDF
Excel 2010 final
tankhoa1989
 
PDF
Thực hành kế toán máy tính trên excel 2010 full data4u
Xephang Daihoc
 
PDF
Hướng Dẫn Sử Dụng excel 2010
xeroxk
 
DOC
Giao trinh excel_can_ban
vodkato45
 
PDF
Giáo trình Excel 2007
Huynh ICT
 
PDF
Tài liệu giảng dạy cho Access 2007 - p1.pdf
PhamThiThuThuy1
 
PDF
Excel 2010 tutorial
tunglam37
 
PDF
Excel 2010 final
Hung Pham Thai
 
PDF
Giáo trình Excel, Làm Quen Với Bảng Tính Excel
Trần Phú
 
DOCX
Tìm hiểu Google Docs
buianhtai
 
PDF
Excel 2010 book
Văn An Thái
 
DOC
Tài liệu Matlab kỹ thuật
Pham Hoang
 
PDF
Huong dan ky_nang_su_dung_excel_2003
Nguyễn Duy Hưng
 
Những tuyệt chiêu trong excel cực hay
Thiết
 
Giao trinh-excel-2007-nhung-tuyet-chieu-trong-excelbookbooming-com-1209230501...
sao12
 
Giao trinh-excel-2007-nhung-tuyet-chieu-trong-excel[bookbooming.com]
bookbooming1
 
Huong dan su_dung_excel_2007_2454_6613[bookbooming.com]
bookbooming1
 
Excel 2007
meoconlulu
 
Excel 2007
Hung Pham Thai
 
Access 2007
nhatthai1969
 
Excel 2010 final
tankhoa1989
 
Thực hành kế toán máy tính trên excel 2010 full data4u
Xephang Daihoc
 
Hướng Dẫn Sử Dụng excel 2010
xeroxk
 
Giao trinh excel_can_ban
vodkato45
 
Giáo trình Excel 2007
Huynh ICT
 
Tài liệu giảng dạy cho Access 2007 - p1.pdf
PhamThiThuThuy1
 
Excel 2010 tutorial
tunglam37
 
Excel 2010 final
Hung Pham Thai
 
Giáo trình Excel, Làm Quen Với Bảng Tính Excel
Trần Phú
 
Tìm hiểu Google Docs
buianhtai
 
Excel 2010 book
Văn An Thái
 
Tài liệu Matlab kỹ thuật
Pham Hoang
 
Huong dan ky_nang_su_dung_excel_2003
Nguyễn Duy Hưng
 

In excel hacks 1

  • 1. Excel Hacks Các tuyệệt chiêu trong Excel 1 Nguyên bản: EXCEL HACKS Tác giả: David – Raina Hawley Lược dịch và bổ sung: Ptm0412 – Ttphong2007 – BNTT
  • 2. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 2 Các tuyệệt chiêu trong Excel PHẦẦN 1: Chưươơng 1 và Chưươơng 2 Chương 1. GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH ................................ 4 1. Tùy biến cửa sổ làm việc của bảng tính ...............................................................................................10 2. Nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều Sheet .............................................................................................13 3. Ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đó nhất định ........................16 4. Ngăn chặn các nhắc nhở không cần thiết ...........................................................................................20 5. Ẩn Sheet sao cho người khác không thể dùng lệnh Unhide để hiện ra ................................23 6. Tự thiết kế một bảng tính mẫu (template) .........................................................................................24 7. Tạo chỉ mục cho các Sheet trong Workbook .....................................................................................28 8. Giới hạn vùng cuộn của bảng tính .........................................................................................................32 9. Khóa và bảo vệ những ô có chứa công thức ......................................................................................35 10. Sử dụng định dạng theo điều kiện để tìm dữ liệu trùng ..............................................................39 11. Tìm dữ liệu xuất hiện hai hoặc nhiều lần bằng công cụ Conditional Formating ...............41 12. Tạo riêng một thanh công cụ cho riêng một bảng tính cụ thể .................................................42 13. Sao chép công thức giữ nguyên tham chiếu tương đối (giống như sao chép tham chiếu tuyệt đối) ...................................................................................................................................44 14. Gỡ bỏ những liên kết ma ............................................................................................................................45 15. Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường ..........................................................................47 16. Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi ........................................................................................................50
  • 3. MỤC LỤC 3 Chương 2. NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL ......................54 17. Sử dụng Data Validation khi danh sách nguồn nằm trong một Sheet khác ........................55 18. Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox ........................................................................57 19. Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting .........................................60 20. Đếm hoặc cộng những ô đã được định dạng có điều kiện .........................................................61 21. Tô màu dòng xen kẽ .....................................................................................................................................64 22. Tạo hiệu ứng 3D trong các bảng tính hay các ô ...............................................................................66 23. Bật, tắt chức năng Conditional Formatting bằng một checkbox .............................................71 24. Dùng nhiều List cho một Combobox ....................................................................................................72 25. Tạo một list xác thực thay đổi theo sự lựa chọn từ một list khác ..............................................74 26. Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn ................77 27. Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực ................................................................................78 28. Trích xuất dữ liệu số trong một chuỗi bằng VBA .............................................................................79 29. Tùy biến chú thích của ô bảng tính ........................................................................................................82 30. Sắp xếp theo thứ tự dựa theo nhiều hơn ba cột ..............................................................................85 31. Sắp xếp ngẫu nhiên ......................................................................................................................................86 32. Thao tác trên dữ liệu với Advanced Filter ............................................................................................87 33. Tạo các định dạng số cho riêng bạn ......................................................................................................93 34. Tăng thêm số lần Undo cho Excel ...........................................................................................................99 35. Tự tạo danh sách để fill ............................................................................................................................. 100 36. Làm nổi các Subtotal của Excel ............................................................................................................. 102 37. Chuyển đổi các hàm và công thức trong Excel thành giá trị ................................................... 105 38. Thêm dữ liệu vào danh sách Validation một cách tự động ...................................................... 107 39. Ngày tháng trong Excel ............................................................................................................................ 109 40. Cho phép sử dụng tính năng Group and Outline trên bảng tính bị khoá ......................... 112 41. Bẫy lỗi để trống dữ liệu ............................................................................................................................. 114 42. Giảm danh sách xổ xuống của Validation sau khi chọn một ................................................... 116 43. Thêm các danh sách có sẵn và cả danh sách tự tạo vào menu chuột phải ....................... 117
  • 4. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 4 Chưươơng 1 GIẢẢM BỚỚT NHỮỮNG CỰỰC NHỌỌC KHI LÀM VIỆỆC VỚỚI BẢẢNG TÍNH Trong quá trình thực hiện một bảng tính, chúng ta có thể mắc phải vô số lỗi, hoặc có thể mắc phải những sai lầm ngớ ngẩn, và thường không để ý tới những cái có thể giúp chúng ta xử lý bảng tính nhanh hơn, gọn gàng hơn... Trước khi nói đến các Tuyệt chiêu của Excel, xin nói sơ qua một chút về một số thủ thuật và quy tắc cơ bản, những điều sẽ giúp các bạn thực hiện những Tuyệt chiêu được nói đến trong các phần sau cách dễ dàng hơn. Excel là một phần mềm bảng tính rất mạnh, và bạn có thể làm được những điều không thể tin nổi với nó. Nhưng không may, có nhiều người thiết kế bảng tính của mình với quá nhiều sự "lo xa", cẩn thận quá mức cần thiết, và làm cho nó trở nên phức tạp hơn là nó đáng bị như vậy. Phần mở đầu này sẽ mách cho bạn một số thủ thuật và quy tắc mà nếu bạn làm theo, bạn sẽ thấy chúng rất hiệu quả. Quy tắc 80/20 Có lẽ việc quan trọng nhất khi thực hiện một bảng tính là dành một thời gian để nghiên cứu, xem xét cách bố trí dữ liệu, tính trước những việc mình cần làm. Và đừng bao giờ nghĩ rằng sau khi hoàn thành, tôi sẽ không cần phải thêm vào đó các dữ liệu hoặc các công thức khác, vì bạn sẽ luôn làm ngược lại. Điều này có nghĩa rằng, bạn nên dành khoảng 80% thời gian để lên kế hoạch cho một bảng tính và khoảng 20% thời gian để thực hiện bảng tính đó.
  • 5. Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 5 Cho dù rằng, việc này có vẻ không cần thiết với những bảng tính nhỏ, nhưng bảo đảm rằng, nếu bạn quan tâm đến điều tôi vừa nói ở trên, thì về lâu về dài, bạn sẽ tránh được những cực nhọc khi phải cứ phải sửa đi sửa lại bảng tính của mình, và dễ dàng thực hiện được những bảng tính lớn sau khi đã dành cho nó một thời gian để lên kế hoạch thực hiện. Nên nhớ rằng, các bảng tính phải luôn mang lại cho người dùng những thông tin chính xác, chứ không phải là thông tin chỉ chính xác trong một trường hợp nào đó. Những mẹo nhỏ về cấu trúc một bảng tính Một trong những lỗi mà chúng ta hay mắc phải khi tạo một bảng tính, là chúng ta không thiết lập và trình bày dữ liệu theo cái cách mà Excel và các tính năng của nó mong đợi. Sau đây là một số lỗi phổ biến chúng ta hay mắc phải khi thiết lập một bảng tính: – Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng tính (Workbook) khác nhau – Bố trí dữ liệu trong nhiều trang tính (Worksheet) khác nhau – Bố trí dữ liệu trong nhiều bảng (Table) khác nhau – Có những hàng trống và cột trống trong khối dữ liệu (database) – Bỏ trống những ô có dữ liệu giống nhau (cùng chung một ngày, cùng chung một đơn vị tính, v.v...) Ba điểm đầu tiên trên đây chỉ muốn nói đến một điều: Bạn nên luôn luôn cố gắng để giữ các mối liên quan giữa các dữ liệu được liên tục trong cùng một bảng dữ liệu. Tôi đã thấy rất nhiều các bảng tính không được trình bày theo cái quy tắc rất đơn giản này, và chính vì vậy, các bảng tính đó không thể tận dụng được tối đa các tính năng mạnh mẽ của Excel như PivotTable, SubTotal... Bạn chỉ có thể sử dụng các tính năng này khi bạn gom hết dữ liệu của bạn vào trong một bảng thật đơn giản. Không phải ngẫu nhiên mà Excel có 1.048.567 hàng (65.536 hàng trong Excel 2003 trở về trước) mà lại chỉ có 16.384 cột (256 cột trong Excel 2003 trở về trước). Điều này có ý nói rằng, bạn nên thiết lập dữ liệu của mình với các tiêu đề cột nằm ở hàng trên cùng, và các dữ liệu có liên quan thì nằm liên tục ở bên dưới tiêu đề của nó. Nếu như bạn có những dữ liệu được lặp lại hai lần hoặc nhiều lần trong các hàng của cùng một cột (các ngày tháng, các loại đơn vị tính chẳng hạn), bạn hãy chống lại sự cám dỗ bỏ trống các ô đó. Hãy cố gắng sắp xếp (sort) dữ liệu của bạn bất cứ khi nào có thể. Excel có rất nhiều những công cụ để tìm kiếm và tham chiếu công thức, và một số không nhỏ trong đó, đòi hỏi dữ liệu phải được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý. Việc phân loại cũng sẽ giúp ích đáng kể cho tốc độ xử lý của một số các hàm. Những mẹo nhỏ khi định dạng Ngoài việc thiết kế cấu trúc của bảng tính cho hợp lý, việc định dạng cho nó cũng là một vấn đề cần bàn đến. Mặc dù một bảng tính nên được định dạng sao cho dễ đọc và dễ theo dõi, nhưng chúng ta ít khi nghĩ đến việc sử dụng thời gian cho có hiệu quả. Hãy luôn luôn định dạng thật đơn giản. Rất nhiều người lãng phí thời gian vào việc định dạng một bảng tính mặc dù không nhất thiết phải làm như vậy, và chính điều này làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
  • 6. 6 Vk Việc thường í ích thước, v nh hưng nó lại nh hất mà bạn n Một gợi ý nữ àng này sẽ Advanced Fi MAX, v.v... ũng đừng q hững dữ liệ ừng thay đổ ức khắc rằng gười khác k ố, nhưng thậ ó sau này. C hỉ định dạn ào trong các gay cả khi b Và tồi tệ hơn heo kiểu tex hứa công thứ Mh à AD Cũ nh đừ tứ ng số nó Ch và ng Vt h ch xuyên áp d và cho dù b có thể là m nên áp dụng ữa, là nên b ẽ được dùn ilter, hoặc d ) quan tâm đế u kiểu số, v ổi nó. Nếu b g đó là dữ li khi tham ch ật ra nó là te Chỉ có tiêu đ ng các ô the c ô đã được bạn nghĩ rằn n nữa, bất k xt, cũng sẽ b ức lại bị địn Hình 1 - Chọn www.giaip Center Across S phapexcel.c com dụng những ảng tính củ một nỗi sợ h g cho một b bỏ trống và ng cho nhữ dùng làm vù định dạng ủa bạn có th hãi cho ngư bảng tính, là ài hàng đầu ững tính nă ùng điều ki ến việc can và canh trái bạn thay đổ iệu kiểu số h hiếu đến mộ ext. Nếu bạn đề của bảng eo kiểu text định dạng t ng cái bạn n kỳ ô nào ch bị định dạng nh dạng the phức tạp ch hể trông giố ười khác. M à màu đen, m tiên ở trên ăng nâng c ện cho các nh lề cho dữ cho những ổi kiểu canh hay dữ liệu ột ô, vì nhiề n thay đổi k g tính là đượ t khi thật sự trước theo k nhập vào là hứa công thứ g thành kiểu o kiểu text, Selection thay v ho bảng tính ống như một ột trong nh màu trắng v n cùng (ít nh cao hơn về công thức ữ liệu. Theo g dữ liệu kiể h lề, bạn sẽ kiểu text; v ều khi họ sẽ kiểu canh lề ợc hưởng ng ự cần thiết. kiểu text sẽ dữ liệu kiể ức tham chi u text. Nói c phải không vì Merge Cells h còn làm c t tác phẩm hững kiểu ph và màu xám hất là 3 hàn ề sau, chẳn xử lý dữ li o mặc định ểu text. Và có thể khôn và nó còn có ẽ tưởng rằng mặc định, b goại lệ mà th Bởi vì tất c bị chuyển t ểu số hay dữ iếu đến mộ chung, bạn g. cho nó tăng nghệ thuật, hối màu tốt m. ng). Những ng hạn như ệu (DSUM, h, Excel can đó là điều t ng xác định ó thể gây nh g dữ liệu tro bạn sẽ bị nh hôi. cả những dữ thành dữ liệ ữ liệu kiểu n t ô đã được đâu có muố g , t g ư , nh phải cho o tốt nhất rồi, , h được ngay y hầm lẫn cho o ong ô đó là à hức đầu với i ữ liệu nhập ệu kiểu text, ngày tháng. c định dạng ốn những ô ác ô (merge vấn đề. C ức hoặc ma y được với ộn. Cho nê bạn hãy enter across trong H ent, nhấn v ưới cùng b hộp thoại nment được dụng thanh ung Horizon Across Sele ạn cũng có i chọn Form t menu → Cells) Trộn cá là một công thứ thể chạy được tr trộn ô, năng Ce nằm Alignme tên ở dư mở ra h tab Alig Bạn sử của khu Center A Hoặc bạ click rồi shortcut Format Ctrl+1. CÁC TUY p , . g cells) cũng g Có một số ố acro không g những ô đã ã ên, thay vì ì dùng chức c s selection, , Home → vào cái mũi i ên phải, sẽ ẽ Format với i c chọn sẵn. . h trượt dọc c tal để chọn n ection. ó thể right-mat -ừ Cells từ (Excel2003: hay nhấn YỆT CHIÊU C :n CỦA EXCEL L
  • 7. N hững mẹo Một sai lầm mảng dữ liệu iệu, để chắc Ví dụ, giả sử àm tìm kiếm hêm dữ liệu ộ các hàng c ụ thể hơn, là hêm dữ liệu ó là một thó nh trở nên ì ần tham chi ộng được cậ 003 trở về trư Một vấn đề n nh toán rất huyên là hã ffice ở góc ools → Option Mm tri Vh à th bộ cụ th Đ tín cầ độ 20 M tín kh Of To Chương 1 o nhỏ khi d rất lớn khi u. Điều này c chắn khôn ử bạn có mộ m của Exce vào mảng của các cột à A1:H1048 vào trong m ói quen vô ạch, thậm ếu ra khỏi c ập nhật tron ước) hoặc sử nữa thường chậm khi d ãy chuyển đ trái phía tr ns → Calcula – GIẢM BỚ dùng công sử dụng cô y làm cho E ng bỏ sót mộ t mảng dữ l el để trích ra này, nên để trong mảng 8567, và bạ mảng. cùng tai hạ chí là khôn công thức, m ng tham chi ử dụng các N xảy ra với dữ liệu được đổi chế độ rên của bản ations), rồi ch H thức ng thức là c Excel phải k ột dữ liệu nà liệu từ A1 đ a những dữ ể chắc ăn, b g này. Khi đ ạn nghĩ rằng cho nó tham kiểm tra hàn ào. đến H1000, ữ liệu cần th bạn tạo tham đó, tham chi g làm như v i mà bạn ph ng chạy nổi mà lại bảo đ iếu của công Name động. những bảng c cập nhật. tính toán củ ng tính, rồi họn Manual Hình 2 - Chọn M ỚT NHỮNG C m chiếu đến ng ngàn ô, n và bạn quy hiết. Bởi vì m chiếu tron iếu của bạn vậy thì bạn s hải luôn trán i. Bạn vẫn đảm được n g thức, bằn . g tính lớn, m Để giải qu ủa Excel th chọn Exce : Manual Caculatio CỰC NHỌC nh xa nó. B có thể loại những dữ li ng cách dùng mà cấu hình uyết vấn đề hành dạng M l Options → on với Excel 200 07 IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V NG TÍNH n toàn bộ cá nếu không n ác cột trong nói là hàng yết định sẽ d bạn còn ph ng công thứ có thể sẽ là sẽ không lo dùng những hải bổ sung ức đến toàn à A:H, hoặc lắng gì khi Bởi nó sẽ làm bỏ những p ệu mới thêm g Table (Lis m cho bảng phần không m vào sẽ tự st trong Excel h máy lại nh này, bạn th Manual: Nh Formulas hỏ, là Excel hường được hấn vào nút (Excel2003: 7 g g g g n c i g g ự l l c t :
  • 8. 8 Tu uy nhiên, lờ tín nh thì bao g ch hế độ tính to cậ ập nhật. Nếu kh hông phải lú Vậy bạn thử hạy chậm lạ oàn toàn và ông thức ch mà làm tiếp? hông ngần n ằng cần phải ạn nên suy n ông thức m ốt khi tham hững dãy dữ mảng tham c dừng hẳn xcel có nhiề ề cập đến tr ác ô. Ngoài hức trên nhữ Vc h ho cô mk h rằ bạ Ct ố nh mn ó Ex đề cá th www.giaip phapexcel.c com H Hình 3 - Chọn M ời khuyên đ giờ cũng có oán Manual u muốn có úc nào bạn c cân nhắc xe ại, bạn sẽ s ào cái thắng ho nó chạy n ? Hầu như ngại đặt bả i đặt bảng t nghĩ đến việ mảng là một chiếu đến ữ liệu lớn, t hiếu đến m luôn, và bạ ều hàm chu ong chiêu th ra, trong E ững bảng dữ Manual Caculatio đó thì không những công l, có thể bạn được thông cũng nhớ đi em: Nếu nh sửa lại cần g tay? Nghĩ nhanh hơn, chúng tôi k ảng tính của ính của mìn ệc thiết kế l trong nhữn những ô riê thì hãy sử dụ một dãy dữ li ạn bắt buộc p uyên xử lý n hứ 79: Trán Excel Help c ữ liệu lớn để on với Excel 200 g hay cho l g thức tính n sẽ chỉ có đ g tin chính iều này! hư cần thắng thắng chân ĩa là, khi b , hay là đặt không bao g a họ trong c nh trong chế lại bảng tính ng nguyên n êng lẻ. Như ụng chúng c iệu lớn, hiệu phải dùng c những dữ liệ nh lỗi #VAL có một số v ể trích ra kế lắm, mà chỉ toán, nếu b được những xác, bạn ph g chân bị kẹ n, hay là gỡ ảng tính củ nó vào chế giờ làm điề chế độ tính ế độ tính toá h. nhân của vấ ưng nếu bạn càng ít càng u suất của b chế độ tính t ệu lớn thay UE! khi tính ví dụ rất ha ết quả dựa th ính đối phó ạy một bảng cũ mèm, ch 9. Nhưng, ch ó. Một bảng g tính trong hưa hề được hắc chắn là ho chiếc xe h ắng chân rồ y chậm, bạn oán bằng tay ưng rất nhiề ual. Nếu nh thì mới làm g g c à hơi của bạn ồi tin tưởng n sẽ sửa lại y rồi cứ thế ều người đã hư bạn thấy m việc được, Chúng là m úng để tham ó một số lượ ẽ bị ảnh hưở ay. hức mảng, m M) hoặc đếm bạn cách để tiêu chuẩn. CÁC TUY 03 ỉ là mang tí ạn đang chạ g thông tin c hải nhấn F9 ẹt và làm ch ỡ bỏ cái thắ ủa bạn chạy ế độ tính to ều này, như h toán Manu án Manual t ấn đề trên. C n dùng chú g tốt. Khi có bảng tính sẽ toán bằng ta cho công th h tổng (SUM ay sẽ giúp b heo những t n g i ế ã y , ột lựa chọn n m chiếu đến n ợng lớn các c ởng, đôi khi i mà sẽ được m (COUNT) dùng công YỆT CHIÊU C c ) g CỦA EXCEL L
  • 9. Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 9 Hoặc bạn có thể sử dụng PivotTable, sẽ được đề cập đến trong phần thứ 4 của loạt bài này. Mặc dù PivotTable thì có vẻ phức tạp khi bạn sử dụng nó lần đầu tiên, nhưng chúng tôi thành thật khuyên bạn hãy học cách sử dụng nó. Một khi bạn đã làm chủ được PivotTable, ngày nào đó bạn sẽ tự hỏi rằng làm sao tôi có thể sống mà không có PivotTable! Trước khi kết thúc phần mở đầu, xin nói điều này: Nếu bạn chẳng nhớ được gì (vì tôi nói nhiều quá), bạn chỉ cần nhớ một chuyện thôi: Excel sẽ chạy tốt hơn nếu tất cả các dữ liệu của bạn được xếp liên tục với nhau trong cùng một bảng. Nó sẽ giúp cho bạn thực hành các chiêu sau đây một cách dễ dàng hơn. ------------------------------------------------------------ Trong các bài, sẽ có một số biểu tượng sau: Áp dụng cho tất cả các phiên bản của Excel Chỉ áp dụng cho Excel 2007 Chỉ áp dụng cho những phiên bản trước Excel 2007 Chỉ áp dụng cho Excel 2003 và Excel XP Chỉ áp dụng cho Excel 2000 Những chiêu dễ, dành cho mọi người Những chiêu tương đối khó, dành cho những ai có trình độ khá trở lên Những chiêu khó, dành cho những ai đã sử dụng thành thạo Excel Các mẹo giúp cho bạn làm việc với Excel nhanh hơn Các chú ý, cảnh báo
  • 10. 10 Đ CHIÊU 1 ôi khi làm màn hình của rong bài này hức. ầu tiên, bạn m Tr ch Đ Từ Al ch N ừ cửa sổ làm ll (Excel2003 họn thì hãy Nếu chọn kiể www.giaip phapexcel.c com Tùy y biếến cửử Excel hiển t thành ửửa sổổ làm cho phép hi thị và sắp xế h một tập tin việc trong a bạn để làm y sẽ mô tả c iển thị đồng ếp chúng. Sa Workspace ( Excel, bạn m cho nó dễ cách thực h n hãy mở tất Để mở nhiều chọn các tập → Open...) có thể cần ễ dàng sử dụ hiện tổ chức t cả các bản ng tính mà b bảng tính cùn tin bảng tính m việc của 3: Window → bỏ chọn, sa ểu sắp xếp T ng một lúc, bạ cần mở → n một bảng t Arrange). N au đó chọn k Tiled (lát gạ tính đang m Nếu tùy chọ kiểu sắp xếp ch) thì các c Hình 4 - Sắp xếp các T Tùy biến cửa s m việệc củủ ủủa bảảng thời nhiều b au khi thiết lậ không gian sổ làm việc củ tính bảng tính và ập các tùy b làm việc) .xlw n phải có nh ụng hơn ha c cửa sổ làm ủa bảng tính à cho phép tù biến, chúng t w để sử dụng hiều hơn m ay xem dữ li m việc một c bạn cần làm m việc. ạn vào Office → nhấn nút Open h ùy biến cách ta có thể lưu g lại sau này. một Workbo iệu từ nhiều cách gọn gà Open…, g n để mở các tậ mở nào đó, c ọn Window p và nhấp nú cửa sổ làm h u ok mở trên u bảng tính. àng và có tổ giữ phím Ctrl t ập tin (Excel20 chọn Windo ws of active út OK. việc của bả c cửa sổ kiểu Til trong khi 003: File ows → View Workbook ảng tính như CÁC TUY led n . ổ → Arrange đang được ư hình 4: YỆT CHIÊU C ec CỦA EXCEL L
  • 11. Tùy biến cửa a sổ làm việc N c của bảng tín Nếu chọn kiể N nh ểu sắp xếp H Nếu chọn kiể Chương 1 Horizontal (n ểu Vertical ( – GIẢM BỚ nằm ngang) thẳng đứng ỚT NHỮNG C Hình 5 - ) thì các bản ng tính sẽ x ửa sổ kiểu Horiz g) thì các bả Hình 6 CỰC NHỌC Sắp xếp các cử zontal ảng tính đượ - Sắp xếp các c ợc sắp xếp n cửa sổ kiểu Vert tical IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V NG TÍNH ếp chồng lê ên nhau: nằm cạnh nh hau: 11
  • 12. 12 N Nếu chọn kiể Kc ểu Cascade Khi các cửa h huyển dữ liệ ể sử dụng l ước thực h Excel2003: Fil ưu và nhấn n Muốn chuyển ai lần lên t Maximize trê ảng tính sau ể sử dụng l ạo thì giao d hỉnh hay cậ ạn lưu lại kh Nếu mỗi ngà huyên bạn n ảng tính đó mở tập tin .x hông cần ph Đb ư (E lư Mh a Mb ả Đt ạ ch bạ Nk h bả mk h www.giaip sổ bảng tín ệu giữa các lại các thiết hiện như sa e → Save W nút OK. Tập n đổi một b thanh Title ên cửa sổ bả u khi đã hoà lại không gi diện làm việ ập nhật thôn hi bạn ra lện ày, bạn đều p nên dành m tùy thuộc v xlw cho kiể hải tốn thời phapexcel.c com e (thác nước c) thì các bả Hình 7 - Sắp xếp các c nh đã được cửa sổ. lập này sau au: Chọn ng Workspace…) p tin Worksp ảng tính nà (tiêu đề) ảng tính hiệ àn tất công v ian làm việ ệc được bạn ng tin trong nh đóng Wo phải thực h một ít thời g vào yêu cầu ểu không gi gian sắp xế c sắp xếp g u này, bạn c găn View → → nhập tên pace sẽ có p o đó về chế của cửa sổ ện hành để p việc với cửa c đã thiết lậ n thiết lập t g các bảng t orkspace. hiện các côn gian để thiế u tao tác và x ian làm việc ếp, tổ chức c T Tùy biến cửa s ảng tính sẽ x sổ làm việc củ xếp đè lên n cửa sổ kiểu Casc cade gọn gàng, b nhau: bạn sẽ rất d có thể lưu t tại nhóm n cho Work phần mở rộn ế độ toàn mà ổ bảng tính phóng to cử a sổ đó. ập trước đó trước kia sẽ tính của Wo ủa bảng tính dễ dàng tha thành một tậ m Window c kspace tại hộ ng là .xlw àn hình thì h đó. Bạn c ửa sổ hoặc n h ao tác và di ập tin Work chọn Save ộp File Nam i kspace. Các Workspace me, chọn nơi bạn chỉ cần cũng có th nhấn nút Clo , bạn chỉ cầ ẽ được khôi orkspace sẽ ng việc lặp đ ết lập các k xử lý số liệu c phù hợp v các bảng tín c ei n kích chuột ể nhấn nút ose để đóng ần mở tập ti i phục. Tất ẽ được Exce đi lặp lại trê kiểu không u của chúng với nhu cầu nh ở các lần t t g in .xlw vừa cả các hiệu el nhắc nhở ên nhiều bản gian làm vi g. Sau đó, b u sử dụng c n sử dụng sa CÁC TUY a u ở ng tính. Tôi iệc cho các bạn chỉ việc của bạn mà au. YỆT CHIÊU C i c c à CỦA EXCEL L
  • 13. Nhập dữ liệu u đồng thời v Nn CHIÊU 2 vào nhiều Sh Nhưng phải n h hiều Sheet m nh hau trong ph Gr Đ bà liệ nh nh heet p dữữ liệệu đđồồng th hường ngườ au. Bạn có th ời. Nhưng cũ i dòng lệnh V nói đến côn một lúc chắ hạm vi Wor roup các S ể nhóm các àn phím vào ệu đồng thờ hập vào các hỉ). ể thoát khỏ oặc click ch ếu bạn chỉ m ên Sheet đó. Đh o nế tê Hình Chương 1 hờời vào n ời dùng Excel hể dùng côn ng có một cá VBA. ng cụ Group ắc có nhiều rkbook. heet lại bằ c Sheet lại, o, rồi vừa n ời. Khi bạn c Sheet còn nhiềều Sh l có những d ng cụ Group ách khác nha p cái đã nhỉ người chưa ằng tay các bạn chỉ nhấn Ctrl, v gõ bất kỳ c n lại trong n ỏi tình trạng huột phải lê muốn gỡ mộ 8 - Khi có nhiều dữ liệu muốn các Sheet lạ anh chóng v ỉ? Công cụ a dùng đến. ỉ việc click vừa nhấn và cái gì vào S nhóm. Điệp g group, bạn ên tên một ột trong số Group dùn Nó dùng để chọn Sheet ào tên nhữn Sheet hiện h p vụ hoàn t n chỉ việc h Sheet trong các Sheet ra y nhiều Sheet ong ngoặc vuô p các Sheets. T bạn không để g. Chính vì th ào các Sheet, p u Sheet đang đ – GIẢM BỚ Nhậập Thông th khác nha đồng thờ dùng vài Khi có 2 ha [Group] (tro trạng group thường thì b việc đã xong hàng loạt và t thứ nhất, n ng Sheet khá hành, dữ liệ tất nhanh ch hoặc click c g nhóm bất a khỏi nhóm t group với n ông). Nhìn vào rừ khi bạn có c ể ý đến dấu hi hế tôi khuyên phải ungroup ược group, tha ỚT NHỮNG C CỰC NHỌC nh tiêu đề của chọn một Sh t kỳ, chọn U m, hãy giữ C hau, trên tha o đó bạn có th cặp mắt sắc n ệu này, bạn s bạn ngay khi chúng ngay. nh tiêu đề củ hể biết bạn vẫ hư chim ưng h ẽ quên và khô thực hiện xo Excel sẽ có chữ [Group] ngay s IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V NG TÍNH heet n nhập vào ại để có thể n và linh hoạt h nhiều Sheet nhập dữ liệu hơn nếu bạn ng để nhập d ể kết nối cá dữ liệu vào ác Sheet với nơi bạn sẽ n ác mà bạn ệu đó cũng hóng (nghe nhập liệu từ muốn nhập sẽ tự động e giống 007 heet khác n Ungroup Sh Ctrl trong kh ngoài nhóm, heets. Hoặc hi click vào a Windows sẽ n còn đang tro hoặc bén như ông ungroup ng thao tác n ẽ có chữ ong tình dao cạo, khi công nhập liệu sau tên của bản ng tính 13 t u n o i ừ p g 7 , c o
  • 14. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 14 Nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều Sheet Dù phương pháp này là dễ nhất, nhưng có nghĩa là bạn phải nhớ và nhớ group và ungoup khi cần, nếu không bạn sẽ vô tình ghi đè lên dữ liệu ở những Sheet mà bạn không nhìn thấy trên màn hình hiện thời. Thí dụ như bạn chỉ muốn ghi cùng lúc dữ liệu vào một vùng nào đó của các bảng tính, còn ngoài vùng đó thì dữ liệu các Sheet phải khác nhau. Thế nhưng khi các Sheet đã group rồi thì nó có thèm quan tâm bạn đang nhập liệu ở vùng nào đâu? Group các Sheet lại một cách tự động Bạn có thể giải quyết vấn đề trên bằng cách dùng một đoạn code VBA hết sức đơn giản. Để đoạn code làm việc được, nó phải được đặt trong các sự kiện của riêng Sheet nào bạn muốn. Để vào trang soạn thảo code của Sheet nào, thì click phải chuột vào tên Sheet đó và chọn View Code. Bạn có thể chọn một trong các sự kiện của Sheet, những sự kiện chỉ liên quan đến Sheet đó như đổi ô chọn, thay đổi nội dung một ô, kích hoạt Sheet, thoát khỏi Sheet, … để thực thi đoạn code VBA của mình. Thường thì bạn được đưa thẳng đến trang soạn thảo code riêng của Sheet nếu bạn chọn View Code như trên hướng dẫn. Bạn có thể kiểm tra lại quả thực nó thuộc về Sheet bạn chọn hay không bằng cách nhìn vào cửa sổ VBA Project bên trái, nếu bạn thấy dạng thư mục This Workbook – Sheetname và một Sheet đang chọn thì đúng; nếu không bạn phải tìm đúng Sheet bạn cần và double-click nó. Trước tiên bạn phải đặt Name cho vùng ô bạn muốn nhập dữ liệu trùng trong các Sheet, giả sử là MyRange. Sau đó gõ đoạn code này vào khung soạn thảo bên phải: Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then Sheets(Array("Sheet5", "Sheet3", "Sheet1")).Select Else Me.Select End If End Sub Trong đoạn code trên, Sheet5 được ghi đầu tiên trong mảng Array, vì bạn muốn nó là Sheet mà bạn sẽ gõ dữ liệu nhập vào. Bạn có thể chọn những Sheet khác để group chúng lại bên dưới Sheet5. Sau khi gõ code xong, hoặc nhấn nút View Object, hoặc nhấn nút View Microsoft Excel, hoặc nhấn Alt+Q, Alt+F11 hoặc đóng hẳn cửa sổ VBA trở về màn hình Excel. Lưu bảng tính lại. Cần nhắc lại rằng đoạn code trên phải nằm trong Sheet được khai báo đầu tiên của Array, là Sheet mà bạn sẽ nhập dữ liệu từ bàn phím. Khi bạn đã hoàn tất, mỗi khi bạn click chọn một ô nào đó trong Sheet5, đoạn code sẽ kiểm tra xem ô bạn chọn có nằm trong vùng đã đặt tên MyRange không. Nếu đúng, code sẽ group các Sheet lại với nhau để bạn nhập dữ liệu hàng loạt Sheet. Nếu không phải, nó ungroup chúng ra bằng cách đơn giản là kích hoạt Sheet hiện hành. Dùng đoạn code trên sẽ
  • 15. Nhập dữ liệu đồng thời vào nhiều Sheet Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 15 tiện lợi ở chỗ nó giải phóng bạn khỏi cái việc phải nhớ group khi bắt đầu và ungroup khi kết thúc nhập liệu trong vùng chọn. Bây giờ nếu bạn muốn những dữ liệu như nhau được nhập vào các Sheet chọn, nhưng ở những vị trí khác nhau, hãy dùng đoạn code khác: Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) If Not Intersect(Range("MyRange"), Target) Is Nothing Then With Range("MyRange") .Copy Destination:=Sheets("Sheet3").Range("A1") .Copy Destination:=Sheets("Sheet1").Range("D10") End With End If End Sub Đoạn code này cũng phải được đặt trong khung soạn thảo của riêng Sheet5. Đoạn code thứ hai hoạt động khác với đoạn code thứ nhất. Khi bạn thay đổi nội dung của một ô nào đó, code sẽ xác định xem ô hiện hành có nằm trong vùng MyRange hay không, nếu phải thì copy nguyên vùng MyRange (của Sheet5) và paste vào đồng thời ô A1 của Sheet1 và D10 của Sheet2. Ngược lại thì không làm gì cả. Hình 9 - Đoạn code này phải được đặt trong khung soạn thảo của riêng Sheet5
  • 16. 16 Ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đó nhất định Ngăăn chậận ngưườời sửử dụụng thựực hiệện mộột sốố hành đđộộng nào đđó nhấất đđịịnh Mặc dù Excel có hỗ trợ việc bảo vệ cho bảng tính (Protect Sheet, Protect Workbook), nhưng công cụ thô sơ này không bao gồm việc chỉ cho phép người sử dụng một số đặc quyền hạn chế - trừ phi bạn làm theo những chiêu sau đây. CHIÊU 3 Bạn có thể quản lý việc tương tác với các bảng tính của bạn bằng cách giám sát và đáp ứng các sự kiện. Các sự kiện (event), là những hành động xảy ra khi bạn làm việc với các bảng tính hoặc các Sheet. Những sự kiện này thường bao gồm việc mở (open) một bảng tính, lưu (save) nó, và đóng (close) nó. Bạn có thể bảo Excel chạy những mã Visual Basic (macro) một cách tự động khi xảy ra bất kỳ một trong những sự kiện như thế. Người sử dụng có thể vượt qua tất cả những mã bảo vệ bởi Visual Basic bẳng cách vô hiệu hóa việc thực thi các macro: Nhấn nút Office → Excel Opions → Trust Center → Trust Center Setting → Macro Settings (Excel2003: Tools → Macro → Security). Nếu đặt mức độ an toàn là Disable all macros with notification (Excel2003: mức Medium), mỗi khi mở một bảng tính có chứa macro, Excel sẽ xuất hiện một hộp thông báo và cho phép người sử dụng có cơ hội để tắt các macro. Nếu đặt mức độ an toàn là Disable all macros without notification (Excel2003: mức High), Excel sẽ ngăn không cho chạy tất cả các macro có trong bảng tính. Nói cách khác, khi cần phải dùng các macro có trong bảng tính, người sử dụng sẽ chọn một mức an toàn thích hợp để cho phép sử dụng các macro. Ngăn chận việc lưu lại bảng tính với một tên khác Bạn có thể thiết lập thuộc tính Read only cho bất kỳ một bảng tính nào, bằng cách nhấn Office → Save, nhấn nút Tools, chọn General Options (Excel2003: File → Save As → Tools → General Options) và kích hoạt hộp kiểm Read only recommended. Việc này ngăn chận người sử dụng lưu lại những thay đổi trên bảng tính, trừ phi họ lưu lại bảng tính với một tên khác hoặc lưu vào một nơi khác. Tuy nhiên, có thể điều bạn muốn là không cho lưu lại bảng tính của bạn với tên khác, cũng không cho lưu vào một nơi khác. Nói cách khác, bạn muốn người khác chỉ có thể lưu lại bảng tính này với chính tên gốc của nó, chứ không được sao chép nó. Điều này đặc biệt hữu dụng khi có nhiều người cùng sử dụng chung một bảng tính, và bạn không muốn trong ổ cứng của mình đầy dẫy những bản sao của bảng tính này, cho dù là với một tên khác, hay ở một thư mục khác. Sự kiện Before Save mà tôi sắp nói đến đã có từ thời Excel 97. Đúng như tên gọi của nó, sự kiện này chỉ xuất hiện ngay trước khi bảng tính được lưu, cho phép bạn can thiệp kịp thời việc lưu lại bảng tính, đưa ra một cảnh báo, và không cho Excel lưu bảng tính. Trước khi tự thực hiện điều này vào bảng tính, hãy chắn chắn rằng bạn đã lưu lại bảng tính của bạn. Bởi vì việc đưa đoạn code sau đây vào môt bảng tính chưa được lưu, có thể sẽ gây cho bạn nhiều rắc rối. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL
  • 17. Ngăn chận n thực hiện m người sử dụn một số hành đ Đ Al (E m ng động nào đó ể đưa đoạn lt+F11), và Excel2003: nh ục View Code Bv nhất định n code sau v à nhấp đúp hấn phải chuộ e, như minh h ạn hãy nhập Excel, rồi ề Th vào bảng tí p chuột và ột vào biểu tư họa dưới đây ính, bạn hãy ào mục Th ượng Excel ở y). h 10 - Chọn Vie y chọn Dev hisWorkbook ngay bên trá ew Vode để mở dụng Excel 20 Excel Options, ab in the Ribbo p đoạn cod lưu lại bảng 007, mà trên R , nhấn chọn t on. de sau đây v g tính: te Sub Work an) lReply As SaveAsUI = Reply = Ms Workbook as Workbook?" Cancel = (l f Cancel = Cancel = Tr If ub hử một tí. B ây giờ bạn hông thể lưu macro. Bk h m Chương 1 Privat Boolea Dim If S l W W C I C End End Su vào cửa sổ V kbook_Befo oreSave(By s Long True Then sgBox("Sor s another , vbQuesti lReply = v n rry, you a _ name." ion + vbOK vbCancel) hen Me.Sav False Th rue Bạn nhấn Ct nhấn F12 u lại bảng t – GIẢM BỚ Hình Nếu bạn sử vào trong E Develope ta trl+S (hoặc (hoặc gọi l tính này dướ ỚT NHỮNG C gọi lệnh Sa lệnh Save a ới bất kỳ m CỰC NHỌC velope → Vi k trong kh ái menu File t o This Workboo n không có mụ rồi đánh dấu khi nhập xo sUI As Boo lowed to s wish to s ảng tính của gặp một cả khác, trừ ph IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V của sổ VBA cho Ribbon của bạn tab Popular, r VBE. Sau k yVal SaveAs re not all & "Do you KCancel) ve ave) xem. B as), bạn sẽ một tên nào k NG TÍNH (hoặc nhấn ct Explorer enu, và chọn sual Basic hung Projec trên thanh m ok ục Develope, b vào tùy chọn bạn hãy n Show ong, nhấn A Alt+Q để trở olean, Can cel As save this _ save this _ a bạn lưu bì ảnh báo, nó hi bạn vô h ình thường. ói rằng bạn iệu hóa các 17 n r n ở . n c
  • 18. 18 Ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đó nhất định Nói thêm, khi bạn lưu một bảng tính có chứa macro hoặc code trong Excel 2007, bạn sẽ được nhắc nhở rằng bạn phải lưu file ở dạng cho phép macro hoạt động (macro-enable Workbook), có phần mở rộng là *.xlsm, chứ không thể lưu ở dạng bình thường (*.xlsx). Ngăn chận việc in một bảng tính Đôi khi bạn phải rời bàn làm việc đi đâu đó mà quên tắt máy (chuyện này là chuyện thường), cho dù bạn đã làm công việc ngăn chận việc có ai đó chép bảng tính của bạn ra ngoài, như đã nói ở trên, có thể bạn còn lo xa hơn, muốn rằng bảng tính này cũng sẽ không bị in ra khi bạn vắng mặt. Nếu thật sự bạn muốn như vậy, bạn hãy dùng sự kiện Before Print. Hãy nhập đoạn code sau trong cửa sổ VBE: Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean) Cancel = True MsgBox "Sorry, you cannot Print from this Workbook", vbInformation End Sub Nhấn Ctrl+Q để quay về Excel và lưu lại. Từ bây giờ, nếu có ai có muốn ra lệnh in bảng tính này, sẽ không in được và sẽ thấy một thông báo ngăn cản. Dòng lệnh MsgBox ở đoạn code trên chỉ là một tùy chọn, nhưng bạn nên sử dụng nó, vì ít nhất thì nó cũng để lại một thông tin gì đó, để người khác sẽ không tưởng lầm rằng máy in của họ bị hư, hoặc là chương trình Excel có lỗi! Nếu bạn chỉ muốn ngăn chận in một phần nào đó trong bảng tính, ví dụ không cho in Sheet1 và Sheet2, bạn sử dụng đoạn code sau: Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean) Select Case ActiveSheet.Name Case "Sheet1", "Sheet2" Cancel = True MsgBox "Sorry, you cannot print this Sheet from this Workbook", _ vbInformation End Select End Sub Dĩ nhiên bạn có thể thêm vào bất kỳ Sheet nào có trong bảng tính của bạn. Chỉ việc nhập tên của nó vào trong hàng có lệnh Case, và tách biệt Sheet này với Sheet khác bằng dấu phẩy, và nhớ nhập tên Sheet trong một cặp dấu nháy kép. Trong trường hợp bạn chỉ muốn ngăn chận không cho in một Sheet mà thôi, bạn chỉ cần nhập tên của Sheet đó (trong cặp nháy kép) sau chữ Case, và không cần gõ dấu phẩy. Ngăn chận việc chèn thêm Sheet vào một bảng tính Excel có chức năng Protect Workbook, không cho phép thay đổi cấu trúc của bảng tính như thêm, xóa, di chuyển, hay đổi tên các Sheet. Tuy nhiên, có thể bạn chỉ muốn ngăn www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL
  • 19. Ngăn chận người sử dụng thực hiện một số hành động nào đó nhất định Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 19 chận việc thêm Sheet thôi, còn những việc khác thì vẫn cho phép. Đoạn code sau đây giúp bạn làm việc đó: Private Sub Workbook_NewSheet(ByVal Sh As Object) Application.DisplayAlerts = False MsgBox "Sorry, you cannot add any more sheets to this Workbook", _ vbInformation Sh.Delete Application.DisplayAlerts = True End Sub Khi có ai đó chèn thêm một Sheet mới vào trong bảng tính, trước tiên Excel sẽ xuất hiện hộp cảnh cáo: “Xin lỗi, bạn không thể thêm bất kỳ Sheet nào vào trong bảng tính này”, rồi ngay lập tức, Excel sẽ xóa cái Sheet mới thêm vào khi nút OK trong hộp cảnh báo được nhấn. Công dụng của dòng lệnh Application.DisplayAlerts = False là không hiển thị hộp cảnh báo xác nhận việc xóa một Sheet nào đó trong Excel. Một cách khác để ngăn chận việc chèn thêm Sheet vào bảng tính là bạn chọn Review trên thanh Ribbon, chọn lệnh Protect Workbook trong nhóm Changes, rồi chọn lệnh Protect Structure and Windows (Excel2003: Tools → Protection → Protect Workbook... đánh dấu kiểm vào tùy chọn Structure) và nhấn OK (có thể đặt password nếu thích). Tuy nhiên, như đã nói ở đầu bài, việc này sẽ ngăn chận hết mọi thao tác với các Sheet trong bảng tính. Hình 11 - Protect Structure and Windows để ngăn chận việc chèn thêm Sheet
  • 20. 20 Cc CHIÊU 4 ác kiểu cản ho macro ho ảng tính. Sa h bả Th Lỗ xó m W n chặặn cá ác nhắắc n ôn luôn cảnh Bài này sẽ h nh báo mà tô oạt động ha au đây là mộ hông báo k ỗi này phát óa tất cả cá macro và nhấ Workbook sa KVc báo hoặc nh ướng dẫn bạ ôi đề cập tro ay không, h ột số loại cả kích hoạt M sinh do bạn ác mã lệnh ấn Delete đ au đó Excel ong chiêu n hoặc là các ảnh báo của Macro tron n đã từng th macro bằng ể xóa (Exce vẫn cảnh b Bạn chỉ nhận macro with no Nếu mức an to sẽ tự động kíc Nếu mức an t các macro tự đ Khi bạn ghi m Vào lúc mở h húng rỗng h Việc xóa các hông xóa cá ạnh. Do vậy họn ngăn D lt+F11 (Exce Nếu không th hím Ctrl+R. Vk h lạ Ch Al Np h www.giaip ng khi tron hực hiện gh g cách vào el2003: Tools báo bạn là tr được thông b otification (Ex oàn được thiết ch hoạt mà kh toàn là Disabl động bị khóa l một macro, một bảng t hay đang chứ c macro của ác module – , bạn cần ph Developer → el2003: Tools hấy cửa sổ P phapexcel.c Ngăăn Excel luô của bạn. com báo kích hoạt xcel2003: mức ết lập là Enable ông có tiếng k le all macros lại không được Excel chèn tính, Excel ứa các mã l a bảng tính giống như hải xóa đi c chọn nút s → Macro → Project thì b Hình 12 n một modu kiểm tra xe lệnh. h sẽ xóa tất ư việc uống ác module n t Visual Bas Visual Bas bạn vào Vie 2 - Gọi Visual Ba asic từ tab Deve Ngă ăn chặn các n nhởở khô nhắc nhở khô ông cầần t hắc nhở bạn ạn cách loại b thiếết xác nhận cá bỏ các thông này chính là thông báo Excel: ông cần thiết ác hành động g báo hoặc nh à các câu hỏ về các hàn ng Workbo hi macro tro ngăn Deve → Macro → rong Workb t g và thao tác hắc nhở. ỏi mà Excel nh động xóa ook không ong Workbo eloper → ch Macros), nh book có chứ macro khi th Medium). e all macors (E kêu cảnh báo. without notif c phép thực th c l hỏi bạn có a một trang g có macro ook, và mặc họn Macro → hưng trong ứa macro. iết lập mức a ó g c dù bạn đã chọn các các lần mở n toàn là Disa Excel2003: mứ able all ức Low) thì các fication (Excel hi. ule vào để c em bảng tín c macro 2003: mức Hi hứa các lện nh có chứa cả các mã g cạn lon sữ này theo hư sic tại nhóm ic Editor (VB w và chọn P gh) thì nh của bạn v module nào ã c ở và các hàm. o không và bên trong i vỏ hộp sữ u: oặc nhấn tổ View → Proje lorer hoặc n lệnh chứa ữa và bỏ lại ướng dẫn sau m Code ho BE) và chọn V Project Exp eloper trong Ex cel 2007 CÁC TUY . à module mà à a vào lại tủ ủ ổ hợp phím ect Explorer). nhấn tổ hợp YỆT CHIÊU C m . p CỦA EXCEL L
  • 21. Ngăn chặn các nhắc nhở không cần thiết Hình 13 - Hộp thoại Record Macro Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 21 Nhấp chuột lên các ký hiệu (+) để xem các thành phần bị ẩn của các nhánh con trong cửa sổ Project và hãy tìm đến các module. Bạn nhấp phải chuột lên từng module và chọn lệnh Remove Module từ thực đơn ngữ cảnh. Nếu được hỏi có xuất module ra thành tập tin thì hãy chọn No. Nhấn tổ hợp Alt+Q để đóng cửa sổ VBE. Thông báo nhắc nhở lưu trữ trong khi không có sự thay đổi nào Bạn có thể nhận thấy rằng đôi khi bạn chỉ mở một bảng tính và xem một số thông tin trong đó mà Excel cũng nhắc nhở bạn lưu lại các thay đổi trong Personal Macro Workbook mặc dù bạn không hề thay đổi gì trong đó. Có thể bạn đã biết hoặc chưa, bạn đã có sử dụng một hàm volatile (là hàm trong đó có sử dụng phương thức volatile) trong Personal Macro Workbook của mình. Một Personal Macro Workbook là một bảng tính ẩn được tạo ở lần đầu tiên bạn ghi macro (Excel2003: Tools → Macro → Record NewMacro) với tùy chọn Personal Macro Workbook tại Store Macro in. Macro này sẽ được mở mỗi khi bạn sử dụng Excel. Một hàm volatile sẽ làm bảng tính tự động tính toán lại mỗi khi bạn thực hiện một thao tác nào đó trong Excel, bao gồm cả việc mở và đóng bảng tính hoặc ứng dụng Excel. Hai trong số các hàm volatile phổ biến là hàm TODAY() và NOW(). Vì thế, mặc dù bạn chắc chắn là mình không có thay đổi gì trong bảng tính nhưng các hàm volatile này vẫn đang hoạt động âm thầm. Điều này được tính như là một sự thay đổi và Excel sẽ cảnh báo việc lưu trữ mặc dù không tồn tại bất kỳ sự thay đổi nào trong bảng tính. Nếu bạn muốn Excel dừng việc thông báo lưu trữ các thay đổi mà bạn không hề thực hiện, bạn có một vài cách thực hiện. Cách dễ thấy nhất là ta không lưu các hàm volatile trong Personal Macro Workbook và nên xóa bỏ tất cả các hàm volatile đang có trong đó. Hoặc, nếu bạn cần các hàm volatile nhưng không muốn Excel lưu lại các thay đổi không nhìn thấy này bạn có thể thêm đoạn code sau vào Workbook module của Personal Macro Workbook để đánh lừa nó là bảng tính đã được lưu rồi. Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) Me.Saved = True End Sub Để mở Personal Macro Workbook bạn vào View → Unhide trong nhóm Window (Excel2003: Window → Unhide), chọn Personal.xls từ hộp thoại Unhide View → Unhide và nhấp nút OK.
  • 22. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 22 Ngăn chặn các nhắc nhở không cần thiết Nhấn tổ hợp phím Alt+F11 để vào cửa sổ VBE, sau đó nhấp phải chuột lên ThisWorkbook từ Personal.xls trong cửa sổ Project rồi chọn View Code và nhập đoạn mã trên vào. Sau khi nhập xong, bạn nhấn tổ hợp phím Alt+Q để đóng của sổ VBE lại. Tất nhiên, nếu bạn có sử dụng hàm volatile để tính toán lại bảng tính và bạn muốn lưu các thay đổi này thì bạn dùng đoạn mã sau thay cho đoạn mã nêu trên. Private Sub Workbook_BeforeClose(Cancel As Boolean) Me.Save End Sub Đoạn mã trên sẽ lưu lại Personal Macro Workbook một cách tự động mỗi khi nó được mở. Dừng các cảnh báo của Excel về các macro đã ghi Một trong số nhiều hạn chế của việc ghi macro là không tự thêm vào các lệnh loại bỏ các thông báo khi thực thi. Ví dụ như bạn ghi một macro xóa một Worksheet và khi thực thi macro này bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận việc xóa Worksheet. Muốn tắt cảnh báo này, bạn làm như hướng dẫn sau: Chọn ngăn Developer → Macros tại nhóm Code hoặc nhấn Alt+F8 (Excel2003: Tools → Macro → Macros) để gọi hộp thoại Macro. Tại Macro in chọn All Open Workbooks, chọn tên macro mà bạn vừa ghi và nhấn nút Edit. Đặt con trỏ lên trước dòng lệnh đầu tiên của thủ tục và nhập vào dòng lệnh sau: Application.DisplayAlerts = False Tại sau dòng lệnh cuối cùng, bạn thêm vào: Application.DisplayAlerts = True Macro của bạn sau khi thêm 2 dòng lệnh trên sẽ giống như sau: Sub MyMacro() ' ' MyMacro Macro ' Deletes the Active Worksheet ' Application.DisplayAlerts = False ActiveSheet.Delete Application.DisplayAlerts = True End Sub Lưu ý rằng, bạn đã bật chức năng cảnh báo của Excel lại tại dòng lệnh cuối cùng của macro. Nếu bỏ dòng lệnh này, bạn sẽ không bao giờ nhận được các cảnh báo nữa và điều này có thể gây nguy hại vì có thể bạn vô tình thực hiện một thao tác nhầm lẫn nghiêm trọng nào đó mà không hề nhận được cảnh báo để xác nhận hành động.
  • 23. Ẩn Sheet sao o cho người k NDn CHIÊU 5 khác không t Những thứ b ata Validat h hững thông ch họn View → hơ ơn nếu bạn W Window (Exce Hì thể dùng lện h Unhide để heet sao de đđểể hiệệ cho ngưư ệện ra bạn có những c được. Bạn m g thức, nhữn bạn không m ion, Combo tin nhạy cả Hide trong làm cách k el2003: Form g thông tin t muốn có mộ g chi tiết vụn muốn người obox, những ảm và nhữn g mục chọn khác để ngườ mat → Sheet → g lệnh Hide tro ạn cũng có ạn không th orm. Thay v Vào Develop ools → Macr hông thấy th ìm tên file v ấu, mở khu họn tab Alp Nhấn Alt+Q đ thể thấy đ heet → Unhid ể thấy trở lạ Bb nh 14 - Sử dụn ạ Fo V To kh Tì dấ Ch Nc ó Sh Đ Chương 1 i khác thấy g tên biến ng thứ khác Window (Ex ời dùng khô Unhide). ong Excel 2007 thể dùng c hể khoá nhữ vì vậy, bạn h per → Visua ro → Visual hì chọn View và bấm vào ung Property phabetic, tìm để trở về tra được bằng c de). ại, bạn phải – GIẢM BỚ ẨẨn Sh Unhid Đôi khi b dùng đọc liệu, công chức năng k ững ô chứa hãy thiết lập l Basic hoặ Basic Editor w → Project o dấu cộng đ y bằng cách m dòng Visib ang tính Exc cách thông khoá bảng t dữ liệu kết p trạng thái c nhấn Alt+ r), và nhìn t Explorer. để hiện ra c h vào menu ble và chọn cel, lưu sự t thường trê i vào chỗ cũ ỚT NHỮNG C ũ, chọn lại 1 CỰC NHỌC c không t et nào đó và ó thể là một S ng muốn cho hể là những biến dùng l ạn có thể dấ rmat → Shee ọn View → U Sử dụng lệnh H nó vẫn đượ ững control dạng xlVery o trang soạn ong khung et. Chọn tên Property Wi etVeryHidde y. Sheet của ew → Unhid isible. IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V hiện ra ưườời khác rên một Shee t khu vực (có n vặt và khôn được có th và giá trị b . Mặc dù bạ xcel2003: For ông thể chọ Hình 15 - ính, nhưng nối với nhữ i cho Sheet d +F11 để vào bên trái tro các tên She u View → P 2- xlsShee thay đổi này n menu Vie - xlSheetVi NG TÍNH thểể dùn ng lệệnh à bạn không Sheet) ghi ché o ai nhìn thấy muốn người ép những dữ y. vùng làm d làm const t ấu Sheet đó et → Hide), n Unhide trong dữ liệu cho rong VBA, ó bằng cách nhưng sẽ tốt g mục chọn Hide trong Exce el 2003 ợc nhìn thấy tạo bởi tha yHidden. n thảo VBE Project Ex y. Hơn nữa anh công cụ E (Excel2003: xplorer, nếu n Sheet nào ndow (hoặc en. a bạn sẽ chẳ de (Excel200 o bạn muốn c nhấn F4). ẳng bao giờ 3: Format → 23 i ữ o , h t n a ụ : u n . ờ
  • 24. 24 Kđ CHIÊU 6 Không biết là ể Ne đó à, có khi nà bảng tính m n ra một kiể ng tính này tạo một b ew), và chọn ó sửa lại bản Nt Hình 16 - Chọn Nếu bạn đã từ h hấy sự hữu vi iệc thiết kế v V Và, trong côn trú úc giống nh nộ ội dung và l xó óa luôn cả n nh hững thao tá www.giaip ừng thấy, đ dụng của n và trình bày ng việc, nế hau, tôi ngh lưu lại với t những công ác xóa... phapexcel.c Tựự thi Nếu như của mình tính đã c công thứ Template com iếết kếế m mộột bảảng ư bạn thường h, bạn có thể có sẵn tiêu đ ức; đồng thời es của Excel. g xuyên phải ể tự thiết kế r đề, một số cộ i còn có thể t dụng các Te n nhấn vào h đã được t ủa mình? ào bạn sử d mới, thì bạn ểu bảng tính thành cái c n một bảng tính h đã được thiết đã từng sử d nó, nhờ nó m y. ếu như bạn hĩ rằng việc tên khác, ph thức mà bạ dụng những mà chúng t cứ phải thư bạn thường hải không? N ạn đã mất hà Tự th hiết kế một b g tính m bảng tính mẫ mẫẫu (tem thực hiện cù ra một bảng ột, một số hà tạo ra một hộ mplate) ùng một kiểu tính mẫu cho àng nào đó, ộp thoại riên mplate khô nút Office, thiết kế sẵn ẫu (template) u trình bày ch o riêng bạn, thậm chí là g vào trong ông? Nghĩa chọn lệnh trong thư v kế sẵn trong th ) ho bảng tính là một bảng cả Name và Thư viện các là thay vì n New (Excel2 viện các Tem hư viện Templat bảng tính đ ta tiết kiệm tes của Excel đã đươc thiế m được bao ường xuyên g làm là mở Nhưng cách àng giờ để n h g à c nhấn Ctrl+N 2003: File → mplate, sau ết kế sẵn nà nhiêu là thờ n thiết kế nh ở một bảng t h làm này, đ nghĩ ra, rồi u ày, ắt bạn sẽ ời gian cho hững bảng tính đã có, x đôi khi do s phải mất th CÁC TUY ẽ o tính có cấu xóa đi phần sơ ý, bạn sẽ hời gian cho YỆT CHIÊU C u n ẽ o CỦA EXCEL L
  • 25. Tự thiết kế m một bảng tín V Ex h mẫu (temp Vậy, có bao g xcel không? cô ông, một bả và ào trong Th ki iệm được ba Tạ plate) giờ bạn ngh ? Để mỗi kh ảng báo giá, hư viện riên ao nhiêu là ạo một bả Những Temp ảng tính, ba ác công thức Ví dụ, đây là Nb ả cá V hĩ đến chuyệ hi cần một , v.v...) thì b ng của bạn, thời gian. C ng tính mẫ plate cho ph ao gồm phần c, và cả các Template B ạn cũng có hông có gì k Name, thiết k ào. Bạn hãy hôi. Hoặc bạ hần trình bà Bk h Nv à th ph Chương 1 ện sẽ làm m loại bảng tí bạn chỉ việc lấy một cá Chiêu thứ 6 ẫu hép bạn có s n tiêu đề củ c Name (nếu BillingStatem một cái giốn ính nào đó c vào trong ái mẫu ra rồ này sẽ giúp sẵn một "dự ủa bảng tính u có)... ment1 có sẵ nh 17 - Templat ó thể tạo ra khó. Bạn m kế công thứ y xóa hết cá ạn có thể m ày. Sau đó, b – GIẢM BỚ Hìn ng như nhữn (một bảng l g Thư viện T ồi chỉ việc n p bạn thực h ự án" (proje h, một số hà ct), có nghĩ àng và cột v ẵn trong Ex te BillingStatem một cái gi mở một bảng ức, v.v... nh ác Sheet kh mở một bảng bạn nhấn F1 ỚT NHỮNG C cel 2007: ment1 có sẵn tr ống vậy, sa g tính mới, hư bình thườ hông cần thi g tính đã có 12 (Save as CỰC NHỌC rong Excel 2007 au đó lưu lạ tạo ra một ờng bạn vẫn iết, chỉ giữ ó sẵn, xóa h s...) rồi chọn ại thành mộ cái sườn: t n làm, nhưn lại những S hết những d n Excel Tem IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V NG TÍNH ng Template lương, một Templates, nhập số liệu hiện điều tôi e có sẵn của bảng chấm thậm chí là u vào? Tiết i vừa nói. ĩa là bạn sẽ với các tiêu 7 có sẵn môt u đề của nó, ột Template tô màu, địn ng khoan nh Sheet đã đư dữ liệu thô, mplate. e. Việc này nh dạng, đặt hập dữ liệu ược thiết kế , chỉ giữ lại 25 a m à t t , y t u ế i
  • 26. 26 B ạn hãy đặt c tín nh mẫu này Mỗi khi cần emplate như emplates... ở ôi đã trình b M Te Te tô www.giaip phapexcel.c com Hình 1 cho nó một y vào Thư m sử dụng m ư ở trên, bạ cửa sổ Ne ày ở trên, sẽ Hì 8 - Chọn loại fi le khi lưu là Exc cái tên dễ n mục chứa cá một bảng tí ạn nhấn nút ew Workboo ẽ hiện ra. B nhớ, rồi nhấ c Template ính có cấu t Office → N ok. Các bản ạn chỉ việc nh 19 - Chọn M My Template để Tự th hiết kế một b cel Template tro bảng tính mẫ ong hộp thoại S ấn Save. The đã được tạo trúc y hệt New (Excel20 ng tính mẫu chọn mẫu b Save eo mặc định o ra khi bạn bảng tính b 003: File → N u mà bạn đã bạn cần, rồi ể mở các bảng tí ẫu (template) h thì Excel n cài đặt Exc bạn vừa lư New), rồi ch ã tạo ra và i nhấn OK. ính mẫu đã lưu u CÁC TUY ) sẽ lưu bảng cel 2007. ưu với dạng họn tiếp My lưu lại như YỆT CHIÊU C g g y ư CỦA EXCEL L
  • 27. Tự thiết kế m một bảng tín Tạ N h mẫu (temp ạo một tab Như bạn đã một cửa sổ N Nhưng hiện g ảng tính mẫ ho mỗi loại hế ? mNb ả ch th Hình 20 - Nhấ plate) b riêng tro thấy ở hình New sẽ mở giờ nó chỉ n ẫu, thay vì mẫu không ấn Create New C ong cửa sổ h trước, khi ra. Để ý m nó mỗi một "nhét" tất c g? Ví dụ, ta Folder để tạo t Hình 21 - Ta thư mục mới ab "Báo cáo thu :Document Với Owner là ơi lưu các T Workbook, E hôi. Do đó, mục C:Docu Vn ơ Wt h md ự Wđ My Templ i bạn nhấn một tí, bạn t tab My Te cả vào một ab "Báo cáo uế" được thêm ts and Settin à tên của A Template n Excel chỉ liệt khi cài đặt uments and ho các Tem ạn chỉ việc c hể sử dụng t Windows, bạ â ây), là có th Chương 1 phòng ch – GIẢM BỚ lates My Templa sẽ thấy cử emplates thô chỗ, bạn có o thuế", tab ates trong c ửa sổ này có ôi. Giả sử b ó muốn tạo "Báo giá", n nhấn F12 đ rình bày ở ư mục lưu t der. p thoại sẽ m iểu mẫu mà óm là "Báo để in ra cá K, đặt tên c rồi đó. vào trong hộp t ngsOwner Acount mà b này, nhưng t kê những lại Window Settings... V mplate này, chép các bả iếp. ỚT NHỮNG C Application bạn đã tạo r không đượ Template n ws, có thể b Vậy, điều l , cất giữ c ản sao vào đ CỰC NHỌC Khi bạn tôi đã tr chọn thư New Fol Một hộp nhóm bi một nhó sẽ dùng nhấn OK là xong để lưu lại v phần trên, tự động, bạ mở ra, và bạn à bạn muốn cáo thuế" đ ác báo cáo n cho Templat n DataMicr a khi sử dụ c. Khi chọn nào nằm ở tr bạn sẽ mất h lưu ý ở đây cẩn thận. S đúng chỗ củ rosoftTemp ụng Window n My Temp rong cái đư hết tất cả nh là, bạn nên au này, kh ủa nó (chính IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V thoại New NG TÍNH cửa sổ New ó dạng nhữ bạn đã tạo r thêm nhữn v.v... hay đ Workbook, ững cái tab. ra rất nhiều ng tab riêng đại loại như với dạng Te , thì thay v ạn hãy nhấn mplate như vì để Excel n nút Create n nhập một n. Ở đây, tô để lưu nhữn nộp cho cơ te, và nhấn cái tên cho ôi tạo thêm ng bảng tính ơ quan thuế, n Save. Vậy Tôi mở bạn xem hình 21) không, sổ New thêm m là Báo Hay chứ Một đi chắc thừa. Tấ Templat thư mục tự tạo r này, đề đây: thử ra cho m nhé (xem ). Bạn thấy trong cửa này, đã có một tab mới cáo thuế. ứ nhỉ! iều lưu ý, là không ất cả những te và những c mà bạn đã ra trong bài ều nằm ở plate ws. Tôi đã th late trong c ờng dẫn ở t hững gì nằm n tạo ra nhữ hi có phải h là cái đườ hử thay đổi cửa sổ New trên đây mà m trong thư ững bản sao cài đặt lại ờng dẫn trên 27 , . u g ư ư l e o m h , y o m y a ó i . , g g g ã i i w à ư o i n
  • 28. 28 CHIÊU 7 Sử ử dụng một tro ong bảng tí muốn đến mà ay, tự động hí có thể dùn mt a ch Tạ t chỉ mục cá ính, vì chỉ à không lo tạo ra bởi m ng các hàm ạo chỉ mục ách này rất hư tên là Ind ác siêu liên họn Place i ất. Phương Worksheet k ông tác bảo Cn h cá Ch tấWc ô Tạ c thủ công dễ làm, bạn dex. Sau đó kết (hyperli in This Doc pháp này không có sự trì trang ch ạo chỉ mục Một cách tha tự động tạ Ms ẽ www.giaip c tự động b ay thế khác ạo ra một b phapexcel.c Tạạo ch Nếu bạn Workshe một tran để thuận com hỉỉ mụục c cho các S đã tốn quá n eet (trang tín ng tính nào đ n tiện cho việc nhiều thời gi nh), bạn sẽ cả đó. Khi đó, có c điều hướng ác trang tín với một cú bị nhầm lẫn mã VBA, h m Macro4 – k nh sẽ cho ph ú nhấp chuộ n. Bạn có th oặc là sử dụ không trình n chỉ cần ch ó, bạn nhập ink) đến các ument và c phù hợp k ự thay đổi th hỉ mục. hèn mới mộ vào tên của c Workshee chọn tên Sh khi bảng tín hường xuyê Hình h 22 - Hộp thoạ bằng cách là sử dụng bảng chỉ m sử dụng V VBA để tự mục liên kết Tạo ch hỉ mục cho cá Sheet tro ác Sheet tron ong Wor ian trong mộ ảm thông đư lẽ ta nên lập g trong bảng rkbook ột Workbook ược sự khó k p một chỉ mụ g tính. hép bạn nha ột, Excel sẽ hể tạo một c ụng trình đ h bày ở đây) ng Workbook (bảng tính) v khăn trong v ục các trang t anh chóng v ẽ đưa bạn đ chỉ mục tro ơn tùy chọn ). ột Workshee a các Works et tương ứng heet muốn k nh không c ên, nếu khô k với rất nhiều việc tìm kiếm tính đang có và dễ dàng đ đến chính x ong một vài n theo ngữ u m ó điều hướng xác nơi bạn cách: bằng cảnh (thậm o nó một cá ng W orkboo à bạn nhập. Nhấn nút O iều Worksh ra nhiều kh et và đặt cho sheet có tron g với tên mà kết nối tới. có quá nhi ông sẽ gây r ại Insert Hypelin VBA ự động tạo r đến tất cả g n g m ái tên, ví dụ ụ ok và tạo o OK để hoàn heet và tên hó khăn cho mục. Đoạn m sheet mà bạ CÁC TUY nk ra các chỉ m các Works n n o mã sau đây ạn có trong YỆT CHIÊU C y g CỦA EXCEL L
  • 29. Tạo chỉ mục cho các Sheet trong Workbook Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 29 Workbook. Bảng chỉ mục này sẽ được tạo lại mỗi khi Worksheet lưu chỉ mục được chọn. Đoạn mã này phải được đặt trong Private Module của Sheet chứa chỉ mục. Chèn một Worksheet mới vào Workbook và đặt tên cho nó là Index chẳng hạn. Nhấp chuột phải vào tên Worksheet vừa tạo và chọn ViewCode từ trình đơn ngữ cảnh hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+F11. Nhập đoạn mã VBA sau vào cửa sổ Code: Private Sub Worksheet_Activate() Dim wSheet As Worksheet Dim lCount As Long lCount = 1 With Me .Columns(1).ClearContents .Cells(1, 1) = "INDEX" End With For Each wSheet In Worksheets If wSheet.Name <> Me.Name Then lCount = lCount + 1 With wSheet .Range("A1").Name = "Start" & wSheet.Index .Hyperlinks.Add Anchor:=.Range("A1"), Address:="", _ SubAddress:= "Index", TextToDisplay:="Back to Index" End With Me.Hyperlinks.Add Anchor:=Me.Cells(lCount, 1), Address:="", _ SubAddress:= "Start" & wSheet.Index, TextToDisplay:=wSheet.Name End If Next wSheet End Sub Nhấn tổ hợp phím Alt+Q để thoát VBE và trở về cửa sổ bảng tính, sau đó lưu bảng tính lại. Để chạy đoạn mã vừa tạo, bạn dùng chuột chọn sang Worksheet khác trong Workbook và sau đó chọn lại Worksheet Index để kích hoạt sự kiện Worksheet_Activate. Lưu ý rằng, đoạn mã sẽ các đặt tên (Name) cho các ô A1 ở mỗi Worksheet kèm theo số chỉ mục của Worksheet trong bảng tính (Worksheet đầu tiên có chỉ mục là 1, kế đó là 2, 3…. n). Điều này bảo đảm rằng ô A1 trên mỗi trang tính có một tên khác nhau. Nếu ô A1 trên Worksheet của bạn đã được đặt tên, bạn nên cân nhắc đến việc thay đổi ô A1 trong đoạn mã sang một địa chỉ khác phù hợp hơn. Lưu ý thêm, nếu bạn có thiết lập Hyperlink base (siêu liên kết cơ sở) trong Workbook thì các hyperlink được tạo ra từ đoạn mã trên sẽ không thể hoạt động được, do chúng đã liên kết đến các Name trong Workbook hiện hành. Khi thuộc tính Hyperlink base được thiết lập thì các siêu liên kết sẽ trỏ đến Hyperlink base kết hợp với các Name. Cách thêm thuộc tính Hyperlink base: Vào Office → Prepare → Properties → Document Properties → chọn Advanced Properties (Excel2003: File → Properties → Summary) và nhập vào khung Hyperlink Base. Ví dụ, nhập vào: http://www.giaiphapExcel.com/
  • 30. 30 Th hêm lệnh g ách thứ ba n ác Workshe ùng bảng tín Nhấn Alt+F1 hisWorkboo Cc á vù NT h www.giaip Privat ByVal Dim On E phapexcel.c com Hình 2 23 - Thêm thuộ Hình 24 ộc tính Hyperlin 4 - Siêu liên kết gọi chỉ mụ này sẽ hướn eet trong Wo nh bất kỳ. 11 để mở c ok: t trước và sau kh ục vào trìn ng dẫn bạn orkbook và h đơn ngữ thêm một lệ bạn có thể cửa sổ VB te Sub Work Target As cCont As Error Resu BE, sau đó kbook_Shee Range, Ca CommandBa ume Next etBeforeRi ancel As B rButton Tạo ch hỉ mục cho cá nk base vào bản ng tính hi thêm Hyperl ink base ữ cảnh ệnh vào trìn chọn lệnh n ác Sheet tron nh đơn ngữ này bằng cá nhập đoạn ng Workbook cảnh để gọ ch kích phả n mã sau v ghtClick(B Boolean) k ọi danh sách ải chuột vào vào cửa sổ ByVal Sh A h o ổ Code của As Object, CÁC TUY _ YỆT CHIÊU C a CỦA EXCEL L
  • 31. Tạo chỉ mục c cho các She Đ eet trong Wor rkbook lication.C Error GoTo cCont = A e:=msoCont h cCont Caption = OnAction = With b oạn mã này Ti CommandBar o 0 Application trolButton y sẽ gọi than iếp theo, bạ Đb s("Cell"). .Controls( n.CommandB , Temporar ndex" ode" nh lệnh Tab ạn vào Inser "Sheet Ind Bars("Cell ry:=True) bs của Work l").Control kbook như h e và nhập và rt → Module ndexCode() lication.C ub oạn mã trên ạ ạn phải đặt n Nhấn Alt+Q huột tại bất ệnh Sheet In ễ dàng. Nc h lệ dễ Chương 1 Appl On E Set Type With . . End End Sub Sub In Appl End Su CommandBar n sẽ thực th nó trong M để đóng cử kỳ ô nào tr dex giúp bạ – GIẢM BỚ s("Workboo hi mỗi khi odule thì Ex ửa sổ VBE rong bất kỳ ạn điều hướ ỚT NHỮNG C "Sheet In "IndexCo bạn chọn lệ xcel mới có trở về bản Worksheet ớng đến bất CỰC NHỌC Hình hình sau: sau: ShowPopup Index” từ t ược thủ tục el. Kể từ lú ng trình đơn eet nào tron IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V 25 ào đoạn mã ok Tabs"). ệnh “Sheet ó thể thấy đư ng tính Exce nào thì tron cứ Workshe NG TÍNH dex").Dele ls.Add _ ete trình đơn n này. úc này, bạn n ngữ cảnh ng Workboo ngữ cảnh và n nhấp phải sẽ có thêm ok một cách 31 à i m h
  • 32. 32 Cv CHIÊU 8 ác bảng tính à có số dòn dụ ụng hết. Bạ liệ ệu nhạy cảm cu uộn xuống d mà m xem. ạn có thể dù ịnh nghĩa m Bđ ị Dấ h tạo bởi E ng tối đa là ạn có thể giớ m, bạn để n dòng 500.0 ùng cách đơ một vùng cho ấu dòng v ách dễ nhất òng cuối có uống để chọ Hide & Un họn Hide. Cd ò xu → ch à cột t là dấu nhữ ó dữ liệu, nh ọn đến cuối nhide → Hid Hình 26 - Giới www.giaip hạn vùng cuộn phapexcel.c Giớới h Nếu bạn hoặc bạn có thể giớ com hạạn vùng g cuộộn c không muố n có dữ liệu ở ới hạn vùng n củủa bảảng ốn thanh cuộ một vùng n nhìn được củ Excel 2007 c 1.048.576 ới hạn chỉ c ngoài vùng đ 00 và đến l g tính ộn kéo bảng nào đó mà kh ủa bảng tính có số cột tố (trước đó là cho người d đó. Ngoài ra lượt người ơn giản là d o phép xem vùng cuộn củ tính lên xuốn hông muốn c trong phạm ối đa 16.384 65.536). Nh dùng xem tr a nó còn hạ khác la làn dấu (Hide) n m hoặc chỉ kí ững dòng v hấn chọn dò i dòng cuối de Rows (Ex ủa bảng tính ống hoặc qua cho nguời dù vi bạn cho p 4 (Excel trước hưng thườn rong một ph ạn chế khi a ng rằng kéo những dòng ích hoạt vùn và cột không òng dưới nó cùng (1.04 xcel2003: For n bảng tính bằn h a phải nhiều, , ùng xem, bạn n phép. từ A đến IV), hiếm khi sử đó, còn dữ h kéo thanh thấy cái gì c đó là 256, t ng thì bạn h hạm vi nào ai đó vô tình mãi chẳng g và cột muố ng có dữ liệ g dùng đến ó, nhấn thêm 8.576). Sau rmat → Row ng cách ẩn các h ốn dấu hoặc ệu. n: Trên Shee m cùng lúc u đó trong ta → Hide), ho hàng và các cột Giới hạn , ử ữ h ì c bằng cách et hiện hành c Ctrl + Shif ab Home, ch oặc click ph CÁC TUY h h, xác định ft + mũi tên họn Format hải chuột và Làm tươ vậy để cột kh đến: tìm click ch bên, nh Shift + sang p Hide colu Kết quả 26: vùng bị trùm tăm tố quanh v có thể k được nữ h n t à ơng tự như ư dấu những g ông dùng g m cột cuối, , họn cột kế ế hấn Ctrl + mũi tên phải, chọn umns. ả như hình g làm việc một màu ối chung và chẳng ai kéo đi đâu a. YỆT CHIÊU C nn h c u g i u CỦA EXCEL L
  • 33. Giới hạn vùn ng cuộn của Mk bảng tính Hình 27 7 Mặc dù khôn h hỏi vùng, bạ dù ù bạn có ng Th hậm chí với nằ ằm ngoài vù Đ ể có thể thự Đ ầu code thê Cu ng có vùng b ạn cố chọn ó thấy cũng i những đoạ ùng cho phé ực thi các đo êm dòng: ác định mộ Bằng cách sử thể ấn địn hực hiện nh Nhấn chuột họn View co rong cửa sổ m dòng Scr ụ: $A$1:$H Quay trở lại thể cuộn x à tối đa, khô uy vậy, Ex nh, nên lần a phải viết ích hoạt Sh heet mình m ột vùng sử ử dụng Pro nh vùng làm hư sau: phải vào tê ode, hoặc nh Project Exp rollArea gõ H$50 (hình 2 bảng tính v xuống đến d ông cuộn đư xcel không sau mở fil một đoạn c heet. Vào muốn, chọn rivate Sub Me.Scrol nd Sub ử dụng bằn operty của S m việc trong ên Sheet tro hấn Alt+F11 plorer, rồi x vào địa chỉ 27). và thử kéo t dòng 50 và ược nữa. lưu tính c e lên phải s code thực h vùng soạn sự kiện Wo b Workshee lArea = "A Bây giờ mỗi ùng giới hạn tăm tối như ngoài vùng m thôi. A bạn tạo s ọn nguyên c ên bạn phải bao quanh t một ô nằm g chỉ để thèm ạn code VB ép, hoặc chọ oạn code trê eSheet.Scro uối code thê Th Chương 1 Active êm dòng: Active hí dụ: ollArea = eSheet.Scro Sub My ollArea = yMacro( ) iveSheet.S ge("Z100") ection.Fon Acti Rang Sele – GIẢM BỚ "" t_Activate A1:H50" i khi kích h n như mong ư cách trên, g cho phép c hoạt bảng t g muốn. nhưng bạn cũng không sau này, tron cột nguyên d cho vào co "$A$1:$G$ ScrollArea .Select nt.Bold = T ỚT NHỮNG C Xá Bc ó T Nc h tr tìm dụ Qc ó là T tín ta kí Sh Pr En Bv ù CỰC NHỌC = "" True ng đó có câu dòng, cũng de 2 dòng l IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V 50" NG TÍNH ng Propert Sheet trong g phạm vi m ty g VBA, bạn mong muốn. ong tab Sh 1, chọn đún xuống khun ỉ vùng mong eet Names, ng tên Sheet ng Property, g muốn, thí thanh cuộn, cuộn ngang ta thấy chỉ g đến cột H chất này kh set Property hiện điều n thảo code orksheet_ac e () hi lưu bảng y lại. Do đó này mỗi khi e của đúng ctivate: tính, VBA sẽ ấn định không thể n được, kể cả nào cuộn ra ả cột I, J, K u lệnh selec không chọn lệnh: ct một vùng n được. 33 n . , t , í ỉ g ó i g h a g
  • 34. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 34 Giới hạn vùng cuộn của bảng tính ActiveSheet.ScrollArea = "$A$1:$G$50" Sheets("Daily Budget").Select ActiveSheet.ScrollArea = "" Range ("T500").Select Selection.Font.Bold = False ActiveSheet.ScrollArea = "$A$1:$H$25" End Sub Đoạn code trên chọn ô Z100 trong Sheet hiện hành và định dạng in đậm. Sau đó chọn ô T500 trong Sheet khác, định dạng in thường (không đậm). Trước khi thực hiện chọn và định dạng ở Sheet nào, phải set vùng cuộn Sheet đó là “”. Sau khi định dạng, set trả vùng giới hạn cuộn theo mong muốn. Chỉ kích hoạt vùng dữ liệu hiện hành Phương pháp này linh hoạt hơn, tự động giới hạn vùng cuộn bảng tính vừa bằng vùng dữ liệu của bảng tính mà bạn đặt code sau: Private Sub Worksheet_Activate() Me.ScrollArea =Me.UsedRange. Address End Sub Đoạn code trên sẽ chạy mỗi khi bạn kích hoạt bảng tính mà bạn đặt code. Dù vậy cũng có hạn chế là bạn không thể thêm dữ liệu vào dòng mới hoặc cột mới. Bạn có thể mở rộng vùng giới hạn ra thêm 5 dòng và 2 cột bằng đoạn code sau: Private Sub Worksheet_Activate() With Me.UsedRange Me.ScrollArea = .Resize(.Rows.Count + 5, .Columns.Count _ + 2).Address End With End Sub Còn nếu bạn muốn hơn nữa, nhập liệu thêm một cách thoải mái, thì dùng một đoạn code nhằm reset vùng cuộn bằng nguyên Sheet: Sub ResetScrollArea() ActiveSheet.ScrollArea = "" End Sub Bạn có thể gán short key (phím tắt) cho đoạn code này bằng cách nhấn Alt+F8, chọn macro ResetScrollArea, nhấn nút Option, và gán một phím tắt thí dụ Ctrl+W. Sau này mỗi khi bạn muốn nhập liệu, nhấn Ctrl+W trước khi nhập liệu. Khi nhập liệu xong, chỉ cần bạn kích hoạt một Sheet khác xong quay lại Sheet này, vùng cuộn lại bị giới hạn bởi đoạn code trên (Worksheet_Activate()).
  • 35. Khóa và bảo o vệ những ô Kb CHIÊU 9 có chứa côn Khi tạo một b ả ảng tính ch nh hững vào nh vệ ệ) bảng tính ch hứa công thứ tín nh của bạn. th hức thôi, còn ó ba giải ph ata Validati CD Kh Th có lệ bả Ch đi Pr ng thức và bảảo v vệệ nhữữn ày giúp bạn thay đổi các ô không cần p bảng tính, t ho mọi ngườ hững ô có c h. Tuy nhiên ức, mà nó k Đôi khi, bạ n những ô c háp để thực on cho các hóa các ô c heo mặc địn ó tác dụng g ệnh Protect ảo vệ: họn toàn bộ iểm của cột rotection, bỏ Chương 1 ng ô có ch cho phép ng chứa công phải bảo vệ to thường chún ời, có thể b chứa công th n, Protect b không cho c ạn lại khôn chứa dữ liệu c hiện điều n ô chứa côn chứa công nh, tất cả c gì trừ phi bạ cho bảng tí hứứa côn gười khác th thức. Bạn cũ oàn bộ trang ng ta sẽ phả bạn muốn r hức. Cách d bảng tính kh can thiệp và g muốn như u thì không. này: Khóa n g thức, và t thức các ô trong ạn áp dụng ính, nhưng ộ bảng tính t A và hàng ỏ đánh dấu – GIẢM BỚ Khóa Chiêu nà cấm họ t thức mà ay đổi các ô ũng có thể bả g tính của bạn ải dùng đến rằng, không dễ nhất là c hông chỉ ngă ào tất cả, ngh ư vậy, bạn c n một số côn g ai có thể cũng phổ biế ăn không ch hĩa là không chỉ muốn b những ô ch ự động bật bảng tính đ lệnh Protec chỉ những h, bằng cách g 1. Rồi nh ở tùy chọn ỚT NHỮNG C hứa công thứ tắt chức năn đều được kh ct bảng tính ô chứa côn h nhấn Ctrl hấn nút phả Locked, rồi Hình 28 - Gá hóa (locked h. Đây là cá ng thức thì +A, hoặc n ải chuột và i nhấn OK. án thuộc tính Lo CỰC NHỌC nhấn vào cá chọn Form ock cho một ho ặc nhiều ô IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V NG TÍNH ng thứức có chứa dữ ảo vệ các ô c n. ữ liệu, nhưng có chứa công ng thức, và can thiệp ( ến nhất là P ho can thiệp g ai có thể l ảo vệ các ô khi chia sẻ xóa, sửa...) Protect (bảo p vào các ô làm gì bảng chứa công ức, sử dụng ng bảo vệ. g chức năng d), tuy nhiên ách dễ nhất mới bị khó n, nó chẳng để áp dụng óa, và được ái ô vuông n mat Cells, rồ nằm ở giao ồi trong tab 35 g g ẻ ) o g g g g g c o b
  • 36. 36 Sa au đó, bạn (E Excel2003: Ed H Hộp thoại Go Tr rong hộp th ch họn thêm 4 ch họn), và nhấ th hì bạn đánh th hấy) thì đánh V Ce Sh n chọn đại dit → Go To… o To Special hoại đó, bạn ô nhỏ ở dư ấn OK. Sau h dấu vào tù h dấu vào tù Việc cuối cùn ells, rồi nhấ heet (Excel2 www.giaip một ô nào … → Special l sẽ mở ra. n nhấn vào t ưới (liệt kê đó, bạn mở ùy chọn Lo ùy chọn Hid ng là Protec ấn vào Prot 003: Tools → phapexcel.c com Hình 3 o đó, chọn ); hoặc nhấ tùy chọn Fo các loại cô ở lại hộp tho ocked, và nế dden, nhấn O Hìn nh 29 - Hộp tho ct bảng tính tect Sheet.. Protection → h: Chọn Hom .; hoặc chọ Protect Wo 30 - Chọn Prote ect Sheet từ tab Khóa và bảo vệ nh Home → ấn Ctrl+G ha hững ô có chứ Find & Sel ay F5 rồi n rmulas, và n ông thức, m oại Format C ếu bạn thíc OK. ứa công thức ect → Go nhấn vào nú nếu cần thiế mặc định thì Cells đã nói ch ẩn luôn c oại Go To Specia me trên Ribb ọn Review tr orksheet): b Review trên R c To Special út Special.... ết thì chọn h ì cả 4 ô này i ở trên, như công thức ( l . hoặc không y đều được ưng lần này không cho vào Format t n, rồi nhấn v CÁC TUY al bon, nhấn v rên Ribbon Ribbon g c y o trong nhóm vào Protect YỆT CHIÊU C m t CỦA EXCEL L
  • 37. Khóa và bảo o vệ những ô Hình 32 - Hộp thoại Pro bạ ch có chứa côn otect Sheet ạn vẫn có th hung nó khô ể thực hiện ôi đã nói ở tr ừ menu Dat Đt ô từ Chương 1 ng thức h 31 - Chọn Prot hể xóa công ông bảo vệ đ n, bạn hãy c rên. Rồi, vớ ta trên Ribb – GIẢM BỚ Hình tect Sheet từ ta g hộp thoạ ct locked ce g ô không là xong. Từ bảo vệ, có en, bạn khôn ụng Data V ụng Data V những ô có c Tuy nhiên, nghĩa là trán ứa công thức c dán vào nh iều. Nhưng ô chứa ô cô chứa công t 003: Data → g thức, hoặc được gì nhi họn những ới những ô c bon (Excel2 ỚT NHỮNG C Trong Selec những thiết. Vậy l được Hidde Sử dụ Sử dụ vào n thức. bạn, n ô chứ CỰC NHỌC ibbon Sheet, bỏ đ phép Selec nhập vào m hững ô chứa xem thấy đ g công thức n chỉ là đơn g thức, nghĩa háp này chỉ máy sửa lại ra, mặc dù đ bất kỳ dữ liệ ói sơ qua về ằng chức nă được chọn, b . Trong hộp IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V b Home trên Ri ại Protect S lls, chỉ cho khóa), và n bây giờ, nh thể không ng lo những Validation Validation, c chứa công t phương ph nh việc táy c, chứ thật r hững ô đó b cũng xin nó ông thức bằ thức đang đ Validation). NG TÍNH đánh dấu ở ct unlocked một passwor tùy chọn cells (chọn rd, nếu cần a công thức được nếu b này bị can c của bạn sẽ bạn đã chọn thiệp nữa. cho ghi đè ho sửa công a cho chính rong những Validation”, thích... Nói háp này: Specials mà a Validation y, chọn tab giản không là không ch phòng ngừa i cái gì đó tr đã được “V ệu nào bạn ề phương ph ăng Go To S bạn gọi Data p thoại này 37 n n n ẽ n è g h g , i à n b
  • 38. 38 H Hình 33 - Hộp th vệ độ hoại Data Valid ệ bảng tính ộng tắt chức ể bắt đầu, b hóa, còn nh háp thứ nhấ hóa ở trong Đk h ph kh N m dation (Protect) m c năng bảo v bạn hãy chắ hững ô khô ất. Sau đó, đó, rồi nhập te Sub Work Target.Loc Me.Protect e Me.Unprotec If ub Nếu không c muốn Passwo Nếu bạn lo rằ hể bảo vệ cá họn tab Prop Nt h ch www.giaip Privat If T M Else M End End Su cần đến pas ord là thứ g ằng người t ác code này perties, chọ phapexcel.c Tuy nhiên, p bạn được ph code sẽ chỉ nói thêm, c thôi, là ô đa Vì lý do này thì người đó được tự độn com mỗi khi bạn c vệ khi bạn c ắc chắn rằng ng cần bảo bạn nhấn A p vào trong ksheet_Sel cked = Tru Password: ct Passwor ssword, bạn ì khác, bạn ta có thể vào y (không cho ọn Lock Proj phương pháp hần nào việc b để tham chiế cho dù bạn ch ng có màu kh , nếu một ngư ó có thể xóa t ng bật! Setti công OK. Kể t trong sửa ngăn phươ thức chứa Tự đ Phươ chọn một ô chọn một ô g những ô b o vệ thì khô Alt+F11, nhấ g khung soạn lectionCha e Then :="Secret" rd:="Secre n không cần sửa lại chữ o trong khu o xem) bằn ject for View này cũng khô bảo vệ các công ếu đến ô đang họn một dãy, ác với những ô ười nào đó chọ toàn bộ dãy ô Khóa và bảo vệ nh ings, chọn C g thức này: hững ô có chứ Custom cho =" " vào kh từ đây, mỗi g những ô lại công thứ n không ch ơng pháp n c, cũng như a công thức ứa công thức o khung Allo hung Formu i khi bạn n chứa công ức, sẽ có m ho bạn nhậ này không c ư dán đè th . động bật t ơng pháp n đã được kh không bị kh bạn muốn bả ông bị khóa ấn vào She n thảo đoạn c ow, và nhập la, rồi nhấn nhập bất kỳ thức, hoặc một cảnh báo ập vào. Xin cấm việc xó hứ gì đó và ắt chức nă này, sẽ tự độ hóa (locked hóa. ảo vệ (ô chứ a, như tôi đ et mà bạn m n code sau đ ange(ByVal t" p n thứ gì vào c bạn muốn o xuất hiện, n nhắc lại, óa hẳn công ào những ô ăng bảo vệ ộng bật chứ d), nhưng nó o n , , g ệ ức năng bảo ó cũng sẽ tự ứa công thứ đã trình bày muốn bảo v đây: Target As s Range) ạn Password g cái bạn m ảo VBA để n Tools → V ập vào một n dùng đoạ ữ Secret bằn ung soạn thả ng cách chọn wing, và nhậ ông hoạt động g thức. Từ khó g "active" nga nhưng trong còn lại). ọn một dãy cá này, bởi vì k o ự ức) đã được y ở phương vệ các ô đã d:="Secret" muốn. xem passw VBAProject password. g hoàn hảo, m óa Target được y tại thời điểm dãy đó, chỉ có c g ã ", hoặc nếu u word, bạn có Properties, mặc dù nó cũn c sử dụng tron m nó được ch ó một ô "activ c ô (với ô "act khi đó thì chức ng giúp ng đoạn ọn (xin ve" mà tive" không bị c năng Unpro CÁC TUY khóa), tect đã YỆT CHIÊU C ó , CỦA EXCEL L
  • 39. Sử dụng địn để tìm dữ liệ nh dạng theo ệu trùng CHIÊU 10 Mb o điều kiện Mọi người th ả ảng, và làm cô ông việc nà Ex xcel một ít. Ví dụ như, b ằng cách ch H100). Điều ựa chọn. Sau Vb ằ (H lự Tr th =C ụụng đđịịnh m dữữ liệệu h dạạng th u trùng ng theo điều cụ thể trên b p dữ liệu tron n trong Excel phiên bản từ hường xuyên m thủ công c ày dễ dàng heo đđiềều kiện của Exc bảng tính, nh ng một danh l 2007 đã đư ừ Excel 2003 v n phải nhận công việc nà hơn, bạn c bạn có một b họn ô trên cù u này rất qu u đó vào Fo rong hộp th hức sau vào COUNTIF($ Chương 1 u kiệện cel thường đư hưng chúng t sách hoặc m ược cải tiến, d về trước. n diện sự trù ày có thể m có thể chế b bảng dữ liệ ùng bên trá uan trọng, v rmat → chọ được sử dụng ta có thể cải một bảng. Ch do vậy bài h ùng lắp dữ li mất nhiều thờ biến công c ệu là vùng $ ái của bảng vì ta muốn ô ọn Condition Hình 34 - Lệnh hoại Conditio hộp trống b $A$1:$H$10 – GIẢM BỚ Sửử dụụ đđểể tìm Định dạn phạm vi trùng lắp điều kiện cho các p H iệu trong m ời gian và d cụ Định dạn A$1:$H$1 (A1) và kéo A1 phải là nal Formatt định dạng theo 00. Với Ex o chuột đến à ô hiện hàn ing…. o điều kiện tron tting, bạn ch onal Format bên cạnh: 00,A1)>1 ỚT NHỮNG C Hình 35 CỰC NHỌC ng Excel 2003 họn Formul - Hộp thoại Co as Is tại Co atting IỆC VỚI BẢN KHI LÀM V nditional Form NG TÍNH để xác định tiến nó để nh hức năng địn ướng dẫn nà giá trị trong hận dạng sự nh dạng theo ày thích hợp một danh sác dễ mắc lỗi. Đ ng theo điề ch hoặc một Để làm cho ều kiện của cel 2003, b n ô dưới cùn nh (active) bạn chọn nó ng bên phải trong vùng ndition 1 và à nhập công 39 g ự o p t o a ó i g g
  • 40. 40 N Nhấn chọn n Pa atterns. Nh vù ùng dữ liệu Th heo bảng số Tr rong công t ô cần kiểm t nh hư thế này, th hể thì các cô Đ tro Ch Du Tr ch nút Format → ấn OK khi đang chọn. ố liệu minh thức định dạ ra trong vù Excel sẽ tự ông thức địn ẽ có công th ẽ có công th ẽ có công th ẽ có công th ịnh dạng th ong một vù họn vùng d uplicate Val rong hộp th họn định dạ www.giaip Ô A1 s Ô A2 s … Ô B1 s Ô B2 s … heo điều kiệ ng dữ liệu. dữ liệu → và lues… hoại Duplic ng tại hộp k H Hình 36 - Lệnh D phapexcel.c com chọn mà hoàn tất việ àu và kiểu c ệc định dạn họa thì hầu ạng theo điề ùng địa chỉ ự động nhận nh dạng theo hức là: =C hức là: =C chữ tại ngăn ng. Nhấn tiế u hết các ô đ ều kiện này, xác định. B n biết địa c o điều kiện COUNTIF($A COUNTIF($A hức là: =C hức là: =C định dạng th n Font và c ếp OK để á đều có dữ liệ , ta sử dụng Bằng cách s hỉ ô làm đi tại các ô nh A$1:$H$100 A$1:$H$100 COUNTIF($A COUNTIF($A ện trong Ex Các bước th ào ngăn Hom heo điều kiện dữ liệu trùng chọn màu n áp dụng địn ệu trùng trừ g tham chiếu sử dụng địn ều kiện tron hư sau: 0,A1)>1 0,A2)>1 A$1:$H$100 A$1:$H$100 xcel 2007 đ hực hiện nh me → Cond cate Values, kế bên sau đ 0,B1)>1 0,B2)>1 đã có sẵn tín hư sau: ditional Form , bạn chọn đó nhấn OK Duplicate Value n g nền tại ngăn nh dạng cho ừ hai ô H7 v u tương đối nh dạng the ng hàm CO nh năng làm n o và H49. cho địa chỉ o điều kiện OUNTIF. Cụ m nổi các g matting → H kiểu Dupli K. es của Condition nal Formatting Sử dụng ỉ n ụ giá trị trùng Highlight Ce cate (hoặc g lls Rules → Unique: du trong Excel 200 07 CÁC TUY để tìm uy nhất) và YỆT CHIÊU C à CỦA EXCEL L
  • 41. Tìm dữ liệu xuất hiện hai hoặc nhiều lần bằng công cụ Conditional Formating Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 41 Tìm dữữ liệệu xuấất hiệện hai hoặặc nhiềều lầần bằằng công cụụ Conditional Formating Dù cho công cụ Conditional Formating đã cải tiến rất nhiều trong Excel 2007, giúp chúng ta tìm những dữ liệu trùng (Duplicate), nhưng nó vẫn chưa cung cấp những tính năng tìm ra những dữ liệu xuất hiện 2 lần hoặc nhiều hơn. Nếu bạn muốn xác định những dữ liệu 2 lần hoặc nhiều hơn, bạn có thể dùng Conditional Formating với số lượng nhiều các điều kiện, trong giới hạn cho phép của bộ nhớ hệ thống (nhớ rằng trong Excel 2003 trở về trước, chỉ chấp nhận có 3 điều kiện). Sau đó bạn gán những định dạng màu sắc cho mỗi điều kiện. Để thực hiện, chọn ô A1 là ô trên cùng bên trái của vùng dữ liệu, bấm Shift và click vào ô H100. Cần nhắc các bạn một lần nữa, là phải làm đúng trình tự để cho ô chọn (activecell) là ô A1. Bây giờ vào tab Home → Conditional Formating → NewRule, trong mục Style chọn Use a Formula to determine which cells to format và click chọn Format values where this formula is true (Excel 2003: Format → Conditional Formating → Formula Is). Trong ô trống gõ công thức: =COUNTIF($A$1:$H$100,A1)>3 Nhấn nút Format, chọn màu nền và màu chữ cho những ô chứa dữ liệu xuất hiện hơn 3 lần, và OK. Nhấn New Rule (trong Excel 2003 chọn vào điều kiện thứ 2), làm tiếp một điều kiện, lần này công thức là: =COUNTIF($A$1:$H$100,A1)=3 Nhấn New Rule (trong Excel 2003 chọn vào điều kiện thứ 3), làm tiếp một điều kiện, lần này công thức là: =COUNTIF($A$1:$H$100,A1)=2 Nhớ mỗi lần chọn một màu khác nhau. Kết quả: bạn có những ô có màu khác nhau cho những dữ liệu xuất hiện 2 lần, 3 lần, và nhiều hơn. Cần nhắc lại chuyện chọn đúng vùng chọn sao cho ô A1 là ô hiện hành, để Excel hiểu đúng điều kiện trong công thức COUNTIF. Conditional Formatting trong Excel 2003 bị giới hạn bởi 3 điều kiện, trong khi đó Excel 2007 chỉ bị giới hạn bởi bộ nhớ hệ thống. CHIÊU 11 Hình 37 - Hộp thoại New Formatting Rule
  • 42. 42 Tạo riêng một thanh công cụ cho riêng một bảng tính cụ thể Tạạo riêng mộột thanh công cụụ cho riêng mộột bảảng tính cụụ thểể Bạn đã từng tạo ra thanh công cụ riêng cho mình? Bạn có thấy rằng, thanh công cụ này luôn luôn được nạp vào Excel, và luôn hiển thị, với bất kỳ bảng tính nào, với bất kỳ người sử dụng nào? Có bao giờ, bạn muốn rằng, thanh công cụ tự tạo này chỉ được hiển thị với một bảng tính cụ thể nào đó mà thôi không? CHIÊU 12 Ví dụ, bạn tự tạo ra một thanh công cụ có chứa những nút dùng để hỗ trợ việc nhập công thức và xử lý bảng (những dấu =, +, -, *, /, những nút dùng để xóa hàng, xóa cột, v.v...), tạm gọi là thanh công cụ A, phục vụ riêng cho bảng tính B. Và bạn muốn, làm thế nào để chỉ khi bạn mở bảng tính B, thì mới thấy thanh công cụ A của bạn, còn mở bảng tính khác, thì chỉ thấy những thanh công cụ mặc định của Excel? Thậm chí trong cùng một cửa sổ Excel, nhưng khi bạn kích hoạt bảng tính B, thì mới thấy thanh công cụ A, còn khi nhấn Ctrl+Tab để chuyển sang bảng tính khác, thì thanh công cụ A này sẽ biến mất? Thiết nghĩ, chắc hẳn đã có lúc bạn muốn điều tôi vừa nói. Vì nó giúp cho thanh công cụ của Excel luôn gọn gàng, ngăn nắp (luôn là thanh công cụ mặc định của Excel), nếu không phải là bạn, mà là người khác, thì không có gì bỡ ngỡ với thanh công cụ lạ hoắc; hoặc là, chỉ khi nào mở bảng tính B ra, thì mới cần đến thanh công cụ A, còn bình thường thì chẳng cần... Việc này, không có gì khó. Bạn chỉ cần chèn một đoạn code đơn giản vào trong Private module của bảng tính. Trước hết, bạn hãy tạo cho riêng mình một thanh công cụ. Đặt tên cho nó là MyCustomToolbar chẳng hạn. Tiếp theo, bạn nhấn Alt+F11 để mở cửa sổ Microsoft Visual Basic, nhấn đúp vào This Workbook trong khung Project. Bạn cũng có thể làm nhanh việc này bằng cách nhấn nút phải chuột vào cái biểu tượng Excel bé tí nằm ngay bên Hình 38 - Nhấn phải chuột vào biểu tượng Excel nhỏ ở bên trái menu File rồi chọn View Code trái menu File, rồi chọn View Code, cửa sổ VBA cũng sẽ mở ra với This Workbook được chọn sẵn. Nhập vào hai đoạn code sau đây: Option Explicit -------------------------------------------------------------------- Private Sub Workbook_Activate() On Error Resume Next With Application.CommandBars("MyCustomToolbar") .Enabled = True www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL
  • 43. Tạo riêng một thanh công cụ cho riêng một bảng tính cụ thể Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 43 .Visible = True End With On Error GoTo 0 End Sub -------------------------------------------------------------------- Private Sub Workbook_Deactivate() On Error Resume Next Application.CommandBars("MyCustomToolbar").Enabled = False On Error GoTo 0 End Sub Bạn có thể thay thế MyCustomToolbar bằng cái tên mà bạn đã đặt cho thanh công cụ tự tạo của bạn. Sau đó bạn nhấn Alt+Q để trở về Excel. Để thử, bạn hãy mở thêm một bảng tính nữa, Book2.xls chẳng hạn. Bạn sẽ thấy, khi nào bạn chọn bảng tính mà có đoạn code ở trên, thì bạn mới thấy MyCustomToolbar, còn nếu chọn Book2 (chuyển đổi qua lại giữa các bảng tính bằng Ctrl+Tab), MyCustomToolbar biến mất! Chọn lại bảng tính ban đầu, MyCustomToolbar xuất hiện lại. Vậy là thành công rồi! Được voi đòi tiên. Bây giờ, giả sử bạn muốn rằng, trong cùng một bảng tính, nhưng chỉ có Sheet1 thì mới thấy MyCustomToolbar, còn Sheet khác thì không? Được thôi. Bạn có thể viết thêm một Level nữa cho đoạn code trên. Hãy bảo đảm là bạn đang chọn bảng tính có chứa code (tốt nhất là bạn đóng cái Book2). Quay trở lại cửa sổ VBA, bạn hãy nhấn phải chuột vào Sheet nào mà bạn muốn thấy MyCustomToolbar, rồi chọn View Code (hoặc nhấn đúp vào tên Sheet đó cũng được). Ở đây tôi giả sử bạn chọn Sheet1. Nhập vào hai đoạn code sau đây: Option Explicit -------------------------------------------------------------------- Private Sub Worksheet_Deactivate() On Error Resume Next Application.CommandBars("MyCustomToolbar").Enabled = False On Error GoTo 0 End Sub -------------------------------------------------------------------- Private Sub Worksheet_Activate() On Error Resume Next With Application.CommandBars("MyCustomToolbar") .Enabled = True .Visible = True End With On Error GoTo 0 End Sub Rồi nhấn Alt+Q để quay lại Excel. Bây giờ, bạn hãy dùng chuột hoặc nhấn Ctrl+PgUp / Ctrl+PgDn để chọn qua lại các Sheet và xem thử cái gì xuất hiện trên màn hình.
  • 44. CHIÊU 13 www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 44 Sao chép công thức giữ nguyên tham chiếu tương đối (giống như sao chép tham chiếu tuyệt đối) Sao chép công thứức giữữ nguyên tham chiếếu tưươơng đđốối (giốống nhưư sao chép tham chiếếu tuyệệt đđốối) Trong Excel, một công thức có thể chứa những tham chiếu tương đối hoặc tuyệt đối. Khi một công thức có tham chiếu tương đối được sao chép, thì do tính chất, tham chiếu sẽ chạy theo đến chỗ mới. Chỉ có công thức có tham chiếu tuyệt đối mới giữ nguyên khi sao chép. Xin nhắc lại một tí: Khi bạn muốn công thức, dù cho copy đi đâu, cũng tham chiếu đến một ô hay một vùng cố định nào đó, bạn phải dùng tham chiếu tuyệt đối bằng cách thêm dấu $ vào tham chiếu, thí dụ: $A$1. Bạn cũng có thể chỉ thêm dấu $ vào tiêu chí dòng hoặc chỉ tiêu chí cột để chỉ cố định một chiều khi copy công thức. Nhưng đôi khi bạn muốn sao chép một công thức tham chiếu tương đối, giữ nguyên tham chiếu, nhưng lại không muốn chuyển thành tuyệt đối? Có hai cách để làm: Cách 1 Tô đen công thức trong thanh công thức (formula bar) rồi copy, không copy ô, và tại ô đích cũng paste vào thanh công thức. Cách này dùng khi bạn chỉ sao chép một ô. Cách 2 Khi bạn muốn sao chép cả một khối ô, thì dùng Find and replace: – Trước tiên, tô chọn khối muốn copy. – Nhấn Ctrl+H, là phím tắt của Home → Find & Select → Replace (Excel2003: Edit → Replace). – Trong ô Find what: gõ dấu =; trong ô Replace with: gõ dấu & (hoặc dấu nháy đơn (‘), hoặc bất cứ ký tự nào không dùng trong công thức). – Nhấn Replace All – Để nguyên như vậy, nhấn Ctrl+C, qua vị trí cần chuyển đến, nhấn Ctrl+V. – Để nguyên như vậy, chuyển ngược lại dấu & hoặc dấu nháy thành dấu = với công cụ Find and replace. – Trở về vùng nguồn hồi nãy, cũng chuyển ngược dấu & thành dấu =. Nghe thì nhiêu khê, nhưng vẫn nhanh hơn sửa từng tham chiếu tương đối thành tuyệt đối của cả một khối ô, rồi chuyển ngược lại.
  • 45. Gỡ bỏ những liên kết ma CHIÊU 14 Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 45 Gỡỡ bỏỏ nhữững liên kếết ma Bạn mở một bảng tính, nhận ngay một thông báo: "Update links", nhưng chẳng có link nào! Làm thế nào để Update một link khi nó không tồn tại? Những liên kết ngoài (external links) là những liên kết tham chiếu đến một bảng tính khác, chúng có thể nằm trong các công thức, trong các Name, hoặc trong các đối tượng được chèn vào (các đồ thị, các hình...). Khi những liên kết này bị "gãy", phần lớn lý do là do việc di chuyển hoặc sao chép một Sheet đến một bảng tính khác. Và khi đó, chúng trở thành những "liên kết ma", nghĩa là thấy đường link, nhưng không biết chúng được dẫn đến từ đâu. Sau đây là một vài cách giúp bạn xử lý những liên kết ma này. Đầu tiên, bạn cần xem lại liệu trong các công thức trong bảng tính của bạn có chứa bất kỳ một liên kết ngoài nào (mà không phải là liên kết ma) không. Nếu bạn không chắc rằng trong các công thức trong bảng tính của bạn có một liên kết ngoài, bạn hãy sử dụng công cụ tìm kiếm. Khi tìm ra rồi, bạn chỉ việc đơn giản là sửa lại cho nó chính xác, hoặc xóa hẳn chúng đi nếu không cần thiết. Bạn cũng có thể vào trang web này: http://www.microsoft.com/downloads/s...displaylang=vi để tải về công cụ Delete Links Wizard, là một công cụ được thiết kế để tìm và xóa tất cả những liên kết như liên kết đến các Name, liên kết đến các Name ẩn, đến các đồ thị, các query, các đối tượng... Tuy nhiên, công cụ này không tìm ra được những liên kết ma. Cho dù bạn đã tin chắc rằng, không có một công thức nào có chứa liên kết, bạn vẫn cần phải chắc chắn là không có bất kỳ một liên kết ma nào đang núp ở đâu đó. Để làm việc này, tôi thường mở hộp thoại Name Manager, dò từng Name một, để chắc chắn rằng không có một Name nào chứa một tham chiếu đến một bảng tính khác. Với Excel 2003, thay vì nhấn vào từng cái tên để xem tham chiếu của nó trong khung Refers to, bạn có thể sử dụng cách này, nhanh hơn: Chọn menu Insert → Name → Paste, rồi trong hộp thoại Paste Name, nhấn vào nút Paste Link. Excel sẽ tạo ra một danh sách các Name có trong bảng tính, cùng những tham chiếu của nó, ngay trong bảng tính, để bạn kiểm tra. Excel 2007 thì dễ hơn, bạn có thể xem một lần tất cả các Name trong hộp thoại Define Name. Nhưng nếu bạn cũng muốn dán chúng ra ngoài bảng tính, bạn hãy chọn Formulas → Use in formula → Paste Name, rồi nhấn vào Paste List trong hộp thoại vừa xuất hiện. Với tất cả phiên bản Excel, cách nhanh nhất để gọi hộp thoại Paste Name, là nhấn F3. Nếu có bất kỳ một Name nào tham chiếu đến một vùng ngoài bảng tính, có thể bạn sẽ thấy chúng có chứa ít nhất một đường link giống cái đã hiển thị trong hộp thoại cảnh báo Update Link khi bạn mở bảng tính. Và bạn hãy tự quyết định là sửa lại đường link cho đúng, hoặc xóa Name đó đi. Có một loại kiên kết khác nữa, nằm trong các biểu đồ. Khi bạn đã kiểm tra các công thức, các Name như tôi vừa trình bày, mà bảng tính của bạn vẫn đòi Update Link, bạn nên kiểm tra các biểu đồ (nếu có), nghĩa là kiểm tra vùng dữ liệu và nhãn X-asis của biểu đồ xem
  • 46. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 46 Gỡ bỏ những liên kết ma chúng có chứa một liên kết ngoài nào không. Nếu tìm thấy, hãy sửa lại đường link cho đúng. Các liên kết ngoài còn có thể núp trong các đối tượng (object) như là các Text box, các hình vẽ, v.v... Các đối tượng này có thể được liên kết đến một bảng tính khác. Cách dễ nhất để chọn nhanh các đối tượng, là bạn đứng tại bất kỳ một ô nào trong bảng tính, chọn Home → Find & Select → Go to Special (Excel2003: Edit → Go to... → Special), hoặc nhấn F5, rồi kích hoạt tùy chọn Object và nhấn OK. Các thao tác này sẽ chọn tất cả các đối tượng (object) có trong bảng tính. Bạn nên làm những việc sau đây trong một bản sao của file: Với tất cả các đối tượng đang được chọn, bạn có thể xóa, lưu bảng tính, đóng bảng tính, và mở ra lại xem thử có còn vấn đề gì nữa không. Cuối cùng, nơi mà bạn phải tìm là trong những Sheet ẩn mà bạn đã tạo ra, dấu đi rồi quên phứt. Bạn hãy làm cho chúng hiện lên: View → Unhide (Excel2003: Format → Sheet → Unhide). Nếu mục Unhide này bị mờ đi, nghĩa là không có Sheet ẩn. Nếu bạn vẫn còn nghi ngờ rằng có những Sheet siêu ẩn, hãy đọc lại chiêu số 5 để tìm và buộc chúng hiện ra. Thế là bạn đã xử xong những link có thực mà bị gãy. Bây giờ đến những link ma. Mở file bị lỗi lên, chọn Data → Edit links (Excel2003: Edit → Links). Đôi khi bạn chỉ cần nhấn chọn vào cái link ma, nhấn Change Source, và gán trở lại chính cái link đó. Nhưng thường thì bạn bị một thông báo lỗi rằng công thức nào đó bị lỗi, và không thực hiện được. Nếu bạn làm cách dễ như vậy không xong thì áp dụng cách này: Mở cả 2 file lên, file lỗi và file được link đến. Từ một ô bất kỳ của file lỗi, đánh dấu bằng (=), rồi qua file kia chọn cũng một ô bất kỳ, rồi Enter. Bạn đã tạo được một link thiệt, link ngon. Lưu cả 2 bảng tính lại, nhưng đừng đóng. Vào bảng tính lỗi, lại chọn Data → Edit links (Excel2003: Edit → Links) → Change source, sửa mọi tham chiếu của link ma vào bảng tính kia. Lưu lại lần nữa rồi xoá ô chứa link bạn mới tạo. Cách này thường là có hiệu quả trừ ma, bây giờ Excel nhận ra rằng bạn đã xoá link đến bảng tính còn lại. Nhưng nếu vẫn chưa trừ tận gốc và vẫn bị lỗi, bạn làm bước tiếp theo, nhưng nhớ là làm trên một bản sao của file lỗi. Tuy nhiên, cách này sẽ xoá vĩnh viễn dữ liệu của bạn, nên tốt nhất là tạo một bản dự phòng trước. Mở file lỗi lên, delete một Sheet, lưu, đóng, rồi mở lên lại. Nếu không còn thông báo update link ma, thì 100% link ma nằm trong Sheet đó. Nếu không, delete tiếp một Sheet nữa để kiểm tra. Trước khi xoá Sheet cuối cùng, phải insert một Sheet trắng. Nhớ ghi lại những Sheet chứa link ma. Tiếp theo, mở file backup hồi nãy lên, back up lần nữa, trở vào Sheet lỗi hồi nãy bạn đã ghi nhớ. Bây giờ chọn từng vùng 10 x 10 ô dữ liệu, xoá bằng lệnh Clear → Clear All. Mà khoan, bạn backup lần 2 chưa? Nếu chưa thì back up đi nhé. Bây giờ lại lưu, đóng, mở lên lại xem còn lỗi không. Nếu còn, chọn vùng 10 x 10 ô tiếp theo, lại xoá, lưu, đóng, mở lên xem thông báo update link. Đến khi nào mà không còn thông báo link ma thì nghĩa là link ma nằm trong vùng 10 x 10 ô mới xoá. Bạn tập trung tìm kiếm trong khu vực này, từng ô một, sẽ thấy lòi ra con ma.
  • 47. Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường CHIÊU 15 Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 47 Giảảm kích thưướớc file Excel bịị phình to bấất thưườờng Bạn có bao giờ có một file Excel bị tăng kích thước đến mức báo động chả biết nguyên nhân? Có nhiều lý do làm cho bảng tính bị phình lên về kích thước file và có những cách để loại trừ. Những bí quyết sau đây có thể giúp bạn nếu bạn có một file Excel có kích thước lớn bất thường. Có khi nào bạn bị bội thực do cố ăn mà chưa tiêu hoá kịp chưa? File Excel cũng thế. Nó bị phình ra là do bạn cố nhồi nhét đủ thứ vào bắt nó phải thực hiện, nó phải nuốt trọng chứ không kịp nhai, hậu quả là nó sẽ không làm việc như ý muốn. Tôi đã thử với một file Excel chuẩn với khá nhiều dữ liệu. Với dữ liệu thô, nó có kích thước 1,37 Mb. Rồi tôi cho vào một Pivot Table, sử dụng dữ liệu nguồn là bốn cột của vùng dữ liệu. Kích thước file tăng lên 2,4 Mb. Tôi thử thiết lập vài định dạng, và kích thước file lập tức bị nhân đôi. Một trong những nguyên nhân chủ yếu làm tăng kích thước file ở những file Excel trước 2007, khi chưa có khái niệm table, là các bạn cứ thế định dạng màu, cỡ font, màu chữ, đóng khung,... cho cả cột hoặc cho cả dòng, nếu không nói là cả bảng tính; chứ không chỉ định dạng cho khu vực chứa dữ liệu. Tôi từng thấy người hễ mở bảng tính mới lên, là lập tức Ctrl+A, tô trắng toàn bộ, đóng khung toàn bộ. Không những thế họ còn xác định vùng dữ liệu nguồn cho biểu đồ, cho Pivot table, . . . là cả nguyên cột. Có khi thấy cái thanh cuộn dọc và ngang của Excel trở nên nhỏ tí tị, kéo hoài không thấy hết mà dữ liệu thì trống trơn. Để giải quyết bạn phải sửa, bỏ hết những định dạng thừa trong những dòng cột trống, bỏ cái thói quen xoá màu fill color bằng cách chọn fill trắng. Hãy chọn No Fill! Sau đó điều chỉnh dữ liệu nguồn của biểu đồ, của Pivot Table chỉ vừa với vùng có dữ liệu. Hãy làm như sau. Nhưng trước hết, hãy back up bảng tính lại. Gỡ bỏ những định dạng trên những dòng cột thừa Bước đầu tiên là xác định bằng tay và mắt ô cuối cùng bên phải ở dưới, có chứa dữ liệu. Đừng có mà dùng phím Ctrl+ mũi tên xuống hoặc Ctrl + mũi tên qua phải, hoặc dùng Find → Select → Go To Special → Last Cells, cách này sẽ chỉ tới ô cuối cùng có định dạng, không phải ô cuối có dữ liệu. Khi đã xác định bằng mắt ô cuối chứa dữ liệu thì click chọn nguyên dòng kề dưới ô đó. Lúc này mới nhấn Ctrl + Shift + mũi tên xuống để chọn toàn bộ những dòng bên dưới vùng có dữ liệu. Sau đó dùng lệnh Clear → All để xoá vùng này. Tương tự, khi xác định ô cuối có chứa dữ liệu xong, nhấn chọn nguyên cột liền kề bên phải, nhấn tiếp Ctrl + Shift + mũi tên qua phải để chọn toàn bộ cột bên phải. Sau đó lại dùng lệnh Clear → All để xoá vùng này. Không nên dùng lệnh xoá dòng hoặc cột, vì có thể có những công thức tham chiếu đến chúng. Lưu bảng tính lại và thử xem kích thước file trong Property, bằng cách chọn Office button → Prepare → Properties → Document Properties → Advanced Properties (Excel2003: File → Properties… → General).
  • 48. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 48 Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường Xoá Macro Không phải là xoá hẳn Macro, mà chỉ gỡ chúng ra ngoài file Excel. Có một cách nhanh, không gây hại đó là Export tất cả các Module và UserForm vào đĩa cứng. Nhấn Alt+F11 vào cửa sổ VBA. nhấn chuột phải vào từng module, chọn Remove Module (tên module). Trong thông báo hiện ra nhấn Yes, và chọn một thư mục để lưu lại. Làm tiếp cho từng cái Form, đừng quên cả những Macro lưu trữ trong Sheet hoặc Workbook. Sau khi đã xoá xong, lưu bảng tính lại. Sau đó, cũng trong cửa sổ VBA, vào menu File → Import File và Import hết những Module và Form hồi nãy. Làm như vậy, ta vẫn có thể sử dụng Form và Macro, nhưng mỗi cái như vậy sẽ tạo một file text, và ngăn chặn những thứ linh tinh mà Macro mang theo. Điều chỉnh vùng dữ liệu nguồn Nếu sau khi làm những bước trên mà kích thước file của bạn không giảm được bao nhiêu, hãy kiểm tra dữ liệu nguồn của Pivot Table và Pivot Chart. Một vài người thường sử dụng nguyên cả cột dữ liệu để làm nguồn cho Pivot table, chỉ để phòng xa sau này có thêm dữ liệu cập nhật vào dù chỉ vài dòng. Nếu nhất thiết phải phòng xa như vậy, tốt hơn bạn dùng name động. Làm sạch các Sheet Trong các Sheet của bạn có thể tồn tại những định dạng thừa, những style, những autoshape thấy được và không thấy được (có khi lên đến hàng trăm hoặc hàng ngàn). Để tìm ra những autoshape hoặc object ẩn bạn phải vào Option của Excel sửa lại.Với mỗi phiên bản của Excel, cách sửa có khác nhau chút ít: Hình 39 - Chỉnh Option để Show All Object trong Excel 2007
  • 49. Giảm kích thước file Excel bị phình to bất thường Hình 41 - Sử dụng Go To Special để chọn một lúc nhiều Object Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 49 Hình 40 - Chỉnh Option để Show All Object trong Excel 2003 Hoặc bạn có thể nhấn Ctrl+G → Special → Object để chọn một lúc nhiều object (hình 41). Sau khi đã xác định được những autoshape hoặc object ẩn không cần thiết, bạn có thể xóa chúng. Trong một số trường hợp, bảng tính của bạn sẽ giảm kích thước đáng kể. Ngoài các autoshape hoặc object ẩn không cẩn thiết, còn có những cái không nhìn thấy trong Sheet, mà bạn có thể cần phải làm sạch đi. Trước tiên, bạn hãy backup bảng tính. Unhide toàn bộ Sheet ẩn và cả Sheet siêu ẩn (xem lại chiêu số 5). Bây giờ bạn thử xoá lần lượt từng Sheet một (xoá hẳn), lưu lại, rồi vào Property xem lại kích thước. Nếu sau khi xoá Sheet nào, mà kích thước file giảm đáng kể, thì Sheet đó chứa nhiều rác (không kể dữ liệu). Vậy, khi đã xác định Sheet chứa rác thì bạn phải làm gì? Bạn hãy mở file backup hồi nãy lên, tạo một Sheet mới toanh, chọn vùng dữ liệu của Sheet chứa rác, dùng lệnh Cut (Ctrl+X) chứ đừng copy, rồi Paste vào Sheet mới. Bằng cách cắt (Cut) thay vì Copy, Excel sẽ giữ nguyên tham chiếu cho bạn. Cuối cùng, xóa hẳn Sheet chứa rác. Hy vọng là sau bài này, các bạn sẽ biết cách xử lý những file có kích thước lớn lạ thường.
  • 50. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 50 Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi Cứứu dữữ liệệu từừ mộột bảảng tính bịị lỗỗi Khi bảng tính bị lỗi (corrupt), bị hư, nghĩa là bạn bị mất hết dữ liệu, mà nhiều khi sự mất mát này còn đau hơn là mất tiền. Chiêu này sẽ giúp bạn một vài cách để phục hồi lại phần nào dữ liệu trong những bảng tính bị lỗi. Một bảng tính đôi khi gặp phải những lỗi mà bạn chẳng hiểu vì lý do gì. Điều này có thể đem lại cho bạn những vấn đề trầm trọng, nhất là khi bạn bị hư một bảng tính quan trọng mà bạn chưa hề sao lưu dự phòng. Do đó, bài học đầu tiên là: Luôn luôn sao lưu bảng tính của bạn vào một nơi khác. Nhưng trong thực tế thì không phải ai cũng nhớ điều này, và, có thể là bảng tính của bạn sẽ bị hư trước khi bạn nghĩ đến việc sao lưu! Tuy nhiên, bạn đừng thất vọng quá, vì cho dù bảng tính của bạn bị lỗi, đôi khi bạn vẫn có thể mở được nó ra và có thể làm được cái gì đó... Khi bạn vẫn còn mở được bảng tính Khi bạn vẫn còn có thể mở được một bảng tính bị lỗi, thì trước khi làm bất cứ điều gì, bạn hãy sao lưu ngay ra một bản khác, nếu không, có thể bạn sẽ mất luôn nó. Vì nếu còn giữ được bản sao lưu, bạn có thể cầu cứu được một sự giúp đỡ chuyên nghiệp hơn, khi bạn không thể làm gì nữa. Và bạn hãy thử từng cách sau đây: Đầu tiên, bạn hãy mở cái bảng tính bị lỗi đó ra, với phiên bản Excel cao nhất có thể, và lại nhấn lưu thêm một lần nữa, tuy nhiên điều này thì không cần thiết nếu như bạn đang dùng Excel 2007. Nếu như bảng tính đã làm bằng cách trên đây không hoạt động, bạn hãy cố gắng mở lại lần nữa và lưu nó dưới dạng HTML (Single File Web Page) hoặc HTM (Web Page). Rồi đóng nó lại, và lại mở ra, nhưng lần này thì lưu lại với dạng bình thường (*.xls chẳng hạn). Hình 42 - Lưu bảng tính ở dạng Single File Web Pages CHIÊU 16
  • 51. Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 51 Khi lưu ở dạng HTML hoặc HTM, bảng tính của bạn sẽ bị mất những thứ sau đây • Với những bảng tính tạo ra từ Excel 2007: − Những tính năng mới của Excel 2007 − Các PivotTable và các biểu đồ (chúng vẫn được lưu lại, nhưng sẽ mất hết khi bạn mở ra và lưu lại với dạng bình thường của Excel) − Các VBA Project • Với những bảng tính tạo ra từ những phiên bản trước Excel 2007 (Excel 2003, Excel XP,...): − Những định dạng số chưa dùng đến − Những style chưa dùng đến − Các thiết lập Data Consolidation − Các Seriano − Các công thức sử dụng ngôn ngữ tự nhiên, chúng sẽ được chuyển đổi thành các tham chiếu dãy bình thường − Các hàm tự tạo − Các định dạng gạch ngang chữ (strikethrough), chỉ số trên (superscript), chỉ số dưới (subscript) − Các thay đổi có thể hồi phục (bằng lệnh Undo) − Các thiết lập định dạng trang cho các biểu đồ đã được nhúng trong bảng tính − Các danh sách cài đặt cho các ListBox và ComboBox − Các loại định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) Ngoài ra, các bảng tính được chia sẻ (shared Workbook) trong những phiên bản trước Excel 2007 sẽ không còn chia sẻ được nữa. Với các biểu đồ, những thiết lập cho Value (Y) axis crosses at category number trên tab Scale trong hộp thoại Format Axis sẽ không được lưu, nếu như tùy chọn Value (Y) axis crosses a maximum category được chọn; những thiết lập Vary colors by point trong hộp thoại Format Data Series cũng không được lưu nếu như biểu đồ chứa nhiều hơn một Data Serie. Cuối cùng, nếu như bảng tính đó vẫn không hoạt động, hãy cố gắng mở lại bảng tính đó một lần nữa, và lần này thì lưu nó với dạng SYLK (loại tập tin có đuôi là *.slk – Symbolic Link). Nhưng hãy nhớ rằng, khi bạn lưu ở dạng này, thì chỉ có Sheet hiện hành (active Sheet) được lưu, do đó, nếu trong bảng tính có nhiều Sheet, bạn hãy làm thêm vài lần, với mỗi lần một Sheet, nhớ đặt tên cho nó sao cho dễ nhận biết. Rồi lại mở cái bảng tính *.slk đó ra, và lưu lại với dạng bình thường (*.xls chẳng hạn).
  • 52. 52 Kh hi bạn khô N Nếu như bản Word để mở liệu trong ạn hãy mở nh bị hư. Ví 'C:Docume opy liên kế cái bảng t ho những Sh ảng tính đã ủa Sheet khi Nếu hai cách ownload ph oolbar, Open xcel (có đế penoffice.o au khi đã do ùng nó để m ược phục h xcel không Wd ữ B tín = Cv ề ch bả củ Nd o to Ex O Sa dù đư Ex www.giaip ông còn mở ng tính bị hư nó. Nghe t bảng tính n một bảng tí í dụ: ents and Se t này vào n tính đã bị h heet khác (n bị hư, bạn c i bạn nhấn E h trên không hiên bản mi noffice.org ến 96% cá org). ownload ph mở bảng tín hồi. Tuy nhi tương thích phapexcel.c com Hình 43 - Lưu u bảng tính ở d ở được bản ư của bạn k thì có vẻ bu này (dĩ nhiê ính mới, và ạng SYLK (Sym ng tính không thể m uồn cười, nh ên tất cả nhữ à tạo cho nó ttingsBNTT những ô khá hư, nó có b nếu cần thiế cứ tạo đại m Enter. Có th g đem lại c iễn phí của khá giống E ác công thứ mbolic Link) mở ra được hưng đôi kh ững định dạn ó một Exten TMy Docum ác (số lượng ao nhiêu hà ết). Nếu bạn một Sheet vớ hể bạn sẽ th cho bạn điều bộ phần m Excel, vì nó ức trong E hiên bản mi nh bị hư củ iên, những h với Openo ệu từ một bả nữa, bạn hã hi, bạn có t ng, công thứ nal Link (liê ments[Cho g bao nhiêu àng, bao nh n không nhớ ới đường dẫ hấy được gì u gì, bạn hã mềm này về ó được tạo r Excel có th ễn phí của a bạn. Tron VBA code office.org. ảng tính bị lỗi ãy thử dùng thể copy đư ức, v.v... th ên kết ngoà ookSheet.xls] thì tùy thu hiêu cột...), ớ được bất k ẫn chính xác đó... ãy vào trang . Ngoại trừ ra cùng một hể sử dụng Openoffice ng khá nhiề thì không Cứu dữ liệ i g Microsoft ược một vài hì mất hết). i) đến bảng s]Sheet1'!A1 ộc vào trí n và cũng làm kỳ tên Shee c, Excel sẽ t i g 1 nhớ của bạn m tương tự et nào trong hiển thị tên g web Open ừ các tên trê t cấu trúc bả trong bản .org, bạn cà ều trường hợ còn gì cả, n ự g n noffice.org, ên menu và ảng tính với ng tính của ài đặt nó và ợp, dữ liệu vì các VBA CÁC TUY , à i a ào máy. Rồi của bạn sẽ A code của YỆT CHIÊU C i ẽ a CỦA EXCEL L
  • 53. Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi Chương 1 – GIẢM BỚT NHỮNG CỰC NHỌC KHI LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH 53 Nếu số bạn quá đen, không thể dùng Openoffice.org để cứu dữ liệu, vẫn còn một cách nữa, nhưng bạn phải mất tiền. Một trong những chương trình có thể phục hồi khá tốt những bảng tính bị hư là Corrupt File Recovery. Bạn hãy tải và cài đặt phần mềm này, chạy chương trình ExcelFix, nhấn Select File, chọn bảng tính bị lỗi, và nhấn Diagnose để phục hồi. Bạn sẽ thấy thành quả của mình, và có thể lưu lại bảng tính, nếu như bạn đã trả tiền bản quyền, còn nếu chưa trả tiền bản quyền, thì bạn chỉ có thể xem chứ không thể lưu lại. ∗∗∗
  • 54. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 54 Cứu dữ liệu từ một bảng tính bị lỗi Chưươơng 2 NHỮỮNG THỦỦ THUẬẬT VỚỚI CÁC TÍNH NĂĂNG CÓ SẴẴN TRONG EXCEL Mặc dù Excel cung cấp cho chúng ta nhiều tính năng để quản lý và phân tích dữ liệu, nhưng giới hạn của các tính năng này thường làm cho chúng ta nhiều lúc phải bực mình. Các chiêu trong chương này sẽ cung cấp rất nhiều cách, mà nhờ đó, chẳng những bạn có thể thoát khỏi những giới hạn của các tính năng có sẵn của Excel, mà còn làm cho các tính năng này mạnh mẽ hơn nữa.
  • 55. Sử dụng Da khi danh sá ta Validation ch nguồn nằ CHIÊU 17 Ch nằ Ex n ằm trong một hiêu này sẽ ằm trong m xcel, cách th Cá t Sheet khác ụụng Data anh sách a Validat h nguồồn Data Valida dãy dữ liệu. danh sách ng y tắc này. Tuy ẽ giúp bạn một Sheet kh hứ hai là sử ách 1: Sử d ó lẽ cách nh ho dãy mà b Giả sử bạn đ hoặc dãy) tr ong menu D alidation). Ch MyRange. N ởi vì bạn đã ho bất kỳ Sh Cc h G( h tro Va =M Bc h Chương 2 tion n nằằm tro ation là một Theo mặc đ guồn nằm tr y nhiên, vẫn làm cho D hác. Cách th ử dụng một h dụng Name hanh nhất v bạn sẽ dùng đã đặt tên c rong bất kỳ Data trên R họn List tro Nhấn OK. ã sử dụng m heet nào. – NHỮNG T Sửử dụụ khi da Sử dụng cho một những d dụng quy ong mộột cách dễ nhấ định, Excel ch rong cùng m có cách để lá ata Validati hứ nhất là l hàm để gọi e cho dãy n và dễ nhất đ làm quy tắ cho dãy sẽ Sheet nào Ribbon, bạn ong danh s t Sheet ất để áp dụn hỉ cho phép D một Sheet với ách khỏi chuy ion có thể lợi dụng ch ra danh sác nguồn để vượt qua c nhập liệu. dùng làm q mà bạn mu n chọn Data sách các Al một Name đ Hì g một quy tắ Data Validat i dãy dữ liệu yện đó. sử dụng nh hính việc đặ ch đó. rào cản Da . quy tắc nhậ uốn có một a Tools → D low, và tro để làm List, ình 44 - Sử dụn THỦ THUẬT hững danh s ặt tên cho m ata Validatio on của Exce ập liệu là M danh sách x Data Validat ng khung S nên bạn có ng Name làm dã T VỚI CÁC T MyRange. B xổ ra để nh tion (Excel20 Source, bạn ó thể áp dụn ãy nguồn cho D TÍNH NĂNG ng Data Val Data Validation CÓ SẴN TR RONG EXCE EL khác ắc nhập liệu tion sử dụng u sẽ được áp sách nguồn một dãy của el là đặt tên Bạn chọn ô hập liệu, rồi 003: Data → n nhập vào lidation này 55 u g p n a n i o y
  • 56. 56 Hình 45 - Sử ử dụng hàm IND =I H DIRECT để chỉ ra INDIRECT( Hãy chắc chắ Nếu tên She heet trong m chứ không p INDIRECT( hỗ khác nha ), và một dấ Xin mở một ạn nên tập t ác dụng gì v iờ gặp lỗi, k N Sh (c =I Ch (" Xb ạ tá gi Ư Đ Ti a dãy nguồn ch "Sheet1!$A ắn rằng tùy et của bạn một cặp nhá phải Sheet1) "'Sheet 1'!$ au so với cô ấu nháy đơn ngoặc đơn thói quen lu với những t khi bạn hay Ưu điểm và ặt tên cho d iện lợi của v ata Validat heet, tên mớ ẫn muốn dù ông thức. iện lợi của ằm yên chỗ ạn lỡ tay xó ho đúng... DS h vẫ cô Ti nằ bạ ch www.giaip Khuyết đi dãy, và dùng việc đặt tên tion. Và đó ới sẽ không ùng công th việc dùng ỗ đã chọn (A óa mất vài phapexcel.c com o Data Validati A$1:$A$8"). chọn In-cell có chứa kh áy đơn ('). V ), thì bạn sử $A$1:$A$8" ông thức hồ n (') nữa trư n: Nếu như uôn luôn bỏ tên Sheet n đặt tên She on l drop-down hoảng trắng Ví dụ, giả sử ửa công thức ). ồi nãy là có ước dấu chấm có thể đượ nó vào tron như Sheet1, eet có khoản iểm của cả g hàm INDI n cho dãy, là ó chính là c g tự động c hức này, bạn ả hai cách đ RECT, đều à việc bạn th cái bất tiện cập nhật tro n phải mở D , là dãy dù ng ví dụ trên c cột) ngay INDIRECT A1:A8 tron hàng (hoặc khi danh sá Sử dụng Dat ằm trong mộ ách nguồn nằ Các Hàm tham đại bạn tham chiế khá này mà ngu Giả này $A$ Val bướ thay thì b ch 2: Sử dụ m INDIRE m chiếu đế diện cho m n có thể sử m chiếu cụ ếu đến dữ ác. Bạn có t y để tham ch bạn sẽ d uồn cho quy ả sử, dãy c y nằm ở $1:$A$8. lidation, bạ ớc như tôi đ y vì gõ tên bạn nhập và n đang được g, hoặc có ử tên Sheet c trên lại nh ta Validation ột Sheet khác ụng hàm IN CT() cho ến ô chứa d một địa ch ử dụng ô đ ục bộ, cho d liệu trong thể sử dụng hiếu đến nơ dùng làm y tắc Data V hứa danh s Sheet1, Để tạo m ạn cũng l đã nói ở các dãy vào tro ào đó công c kích hoạt, dấu tiếng V chứa danh hư sau: thêm một d m than (!). c, khi gặp n ng cặp dấu n DMHH... n ng trắng, hay nc NDIRECT phép bạn n dữ liệu text t ỉ ô. Và rồi i đó như môt t dù nó tham m một Sheet t g tính năng g ơi chứa dãy y danh sách h Validation. sách nguồn n trong dãy y một Dala-làm -g ch 1, nhưng ong Source, thức: và nhấn OK Việt, bạn p sách nguồn dấu nhấy đơ g , K. phải đặt tên n là Sheet 1 ơn (') sau dấ những tham nháy đơn. Đ nhưng nó s y là có bỏ d đã nêu trê có cái tiện hay đổi tên của việc d ong công thứ Data Valida n ấu nháy kép m chiếu đến Điều này, tu sẽ giúp bạn dấu tiếng Vi ên lợi và cả cá Sheet chẳn dùng INDIR ức dùng IN ation ra và s ng làm dan n chẳng hạn chỗ chứa N p n tên Sheet, uy chẳng có không bao iệt... ái bất tiện. ng có ảnh hư RECT, khi b DIRECT, c sửa lại tên S nh sách ngu n). Còn nếu Name, thì b , ó o ưởng gì đến bạn đổi tên ho nên nếu Sheet trong uồn của bạn u bạn dùng bạn phải điề CÁC TUY n n u g n luôn luôn g Name, mà ều chỉnh lại YỆT CHIÊU C những n à i CỦA EXCEL L
  • 57. Điều khiển C Conditional F Cđ CHIÊU 18 Formating bằ onditional F iều kiện nào hiều hơn kh hững ô này, i nh nh D ằng checkbo ox khiểển Co ondition Conditional F ật hay tắt nó ch điều khiển utton càng g Formating o đó. Điều hi dùng điều , khi có sự t ùng một C ạn muốn m rước tiên bạ rong Excel oggle Butto heet một cá BT r Tr To Sh Chương 2 nal Form Formating là ó bằng ribbo n bằng một c giống hơn). có từ đời E kiện có thể u kiện là cô thay đổi giá Checkbox h một vùng dữ ạn phải gán 2007, vào on trong Co i. Ở đây, tô – NHỮNG T ĐĐiềều k Mặc dù C muốn bậ bằng các Toggle B mating b à một trong n n hay menu checkbox giố Excel 97, gá ể là một đi ông thức, d trị của ô kh hoặc một T liệu nào đó lên Sheet m tab Develop ontrol Toolb i làm luôn c Hình 46 bằằng che những chiêu thì khá bực ống như mộ án định dạn ều kiện về dựa vào đó hác. Toggle But ó chỉ hiện ra một Checkb per, nhấn In box (Excel20 cả 2 cái. 6 - Chọn công c Hình 47 u mạnh của E bội. Bây giờ t công tắc (h ng cho nhữ giá trị, như ta có thể th tton để xe a lúc cần xem ox hoặc mộ nsert trong 003: View → cụ Checkbox ho 7 - Chọn công c THỦ THUẬT ững ô nào th ưng ta có th hay đổi địn em và ẩn d m, xem xon ột Toggle Bu Controls → Toolbar → C ặc Toggle Butto cụ Checkbox ho T VỚI CÁC T TÍNH NĂNG ữ liệu ng thì biến đ utton. chọn Chec Control Toolb on trong Excel 2 ặc Toggle Butto 2007 on trong Excel 2 CÓ SẴN TR 2003 RONG EXCE EL eckbox Excel, nhưng ờ ta biến hoá hoặc một cái hoả một số hể tuỳ biến h dạng cho đi cho rảnh. ckbox hoặc box), vẽ lên 57 g á i ố n o . c n
  • 58. 58 Sửa dòng 48 ong cửa sổ Prop g Linked Cell tro th kế FA Hình hoát ta khỏi ết quả. Nếu ALSE hiện l www.giaip perties chế độ Des u bạn không lên. Hình 49 - Dùng phapexcel.c com sign Mode. V g thích thì đ g một Checkbox Điều Đ khiển C Nhấn vào vừa vẽ, Property, s Linked Cel Checkbox Bây giờ k Toggle, ô FALSE. Conditional Fo nút Design nhấn thêm sửa dòng Ca ll thành $C$ và Toggle khi bạn clic C2 sẽ lần Bây giờ g trong đó b còn Field không cần Field 4, tr Formating determine Conditional gõ: = $C$2 = Nhấn vào Nhấn OK Và nhấn nú định dạng ô ormating bằ Mode, click m nút Prop aption thành $2 (cả 2007 Button cũng k chọn Che n lượt có giả sử vùng bạn chỉ mu thứ 4 thì k n thì dấu đi rong 2007 b → New R which cell Formating → ng checkbox k chọn cái perty. Tron h View/ Hide 7 và 2003 nh g như nhau) eckbox hoặ các giá trị g dữ liệu củ uốn 3 Field khi nào cần i. Bạn đánh bạn vào tab Rule, chọn t ls to forma FALSE nút Format và OK. N út Toggle ho C2 chữ trắ x hoặc một Tog x control bạn ng cửa sổ e, sửa dòng hư nhau, cả ). ặc nhấn nút ị TRUE và ủa bạn gồm ds hiện thườ n mới hiện h dấu chọn b Home → tiếp Use a at (Excel2003 ). Trong ô k t, định dạng Nhấn nút De oặc click ch ắng luôn, để gle Button để x Formula is) n ổ g ả t à m 4 Fields, ờng xuyên, ra để xem, vùng chứa Conditional formula to 3: Fornat → kế bên, bạn g font chữ esign một họn cái Che ể khỏi thấy xem và ẩn dữ li ệu CÁC TUY , , , a l o n màu trắng. lần nữa để eckbox xem chữ TRUE, YỆT CHIÊU C . ể m , CỦA EXCEL L
  • 59. Điều khiển C Conditional F Tắ Formating bằ ắt mở định ùng Condit iá trị đặc bi ong khoảng ương tự nh Nhưng lần n eginNum và hí dụ 1.000. rong vùng d ẽ được tô m ông thức là: AND($C8>= họn cho nó Kết quả: khi trong kho alse, các ô t à EndNum, Dg i tro Tư N Be th Tr sẽ cô =A Ch Ks ố Fa và Bt ằng checkbo h dạng mà tional Form iệt cho trướ g cho trước. hư phần trê ày ta đặt N à $B$2 là E ox àu cho ô ating nhằm ớc. Excel 2 Nhưng biện n, ta tạo ra Name cho nó EndNum, vớ dữ liệu B5:B màu. Vậy dù tô màu ô th 2007 có nhi n pháp để m a một Chec ó là IsFill ch ới A2 là giới B16, ta muố ùng Condit =BeginNum một định d nhấn Butto ảng (100, 1 trở lại bình nên khi tha heo điều kiệ iều định dạn mở tắt bằng ckbox hoặc hẳng hạn. T i hạn dưới, ốn giá trị nà tional Form m, $C8<=En dạng màu th on hoặc clic 1000) sẽ đư thường. Đồ ay đổi 2 số n nh 50 - Dùng m ạn thấy đấy h hể lầm tưởng Chương 2 Hìn ện giúp ta d ng khác nh checkbox l Toggle Bu Ta cũng đặt thí dụ 100, ào nằm tron mating như t ndNum, IsFi heo ý muốn. ck Checkbo ược tô màu, ồng thời, vì này, kết quả ột Checkbox ho y, nếu bạn c g người ta s – NHỮNG T ll) ễ tìm được hau cho giá là không có utton link t t Name cho và B2 là gi ng khoảng B trên, chọn v ox thay đổi , các ô còn ì bạn đặt cô ả tô màu cũn oặc Toggle Butt chưa xem bà sử dụng cod THỦ THUẬT BeginNum v vùng C8:C trạng thái th lại không t ông thức liê ng thay đổi. ton để tắt mở đ ài này mà th de của VBA T VỚI CÁC T hành True, tô. Khi thay n quan đến . định dạng màu hấy một file A. Sự thực th TÍNH NĂNG cho ô e tương tự c hì quá đơn g CÓ SẴN TR của người k giản phải kh RONG EXCE EL những ô có trị số nằm sẵn. tới ô $C$2. o ô $A$2 là ới hạn trên, và EndNum 18, lần này các ô chứa y đổi thành BeginNum khác, bạn có hông? 59 ó m . à , m y a h m ó
  • 60. 60 Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting ĐĐánh dấấu nhữững ô chứứa công thứức bằằng Conditional Formatting Khi một ô có chứa dữ liệu, bạn có thể muốn biết dữ liệu trong ô đơn thuần là dữ liệu nhập vào, hay dữ liệu là kết quả của một công thức. Bạn có thể chỉ cần click chọn ô đó và xem trên thanh công thức. Bạn cũng có thể dùng phím tắt Ctrl + ~ để chuyển qua lại giữa chế độ xem giá trị và xem công thức. Chiêu số 19 này sẽ giới thiệu với bạn một hàm tự tạo, kết hợp với Conditional Formatting để đánh dấu ô chứa công thức. Bằng cách này có thể giúp bạn tìm ra tất cả những ô chứa công thức trong số 10.000 ô mà không phải ngó từng ô một. CHIÊU 19 Mặc dù bạn có thể dùng một hàm có sẵn của Macro4 trong Conditional Formatting, như sau: trong hộp thoại Conditional Formatting, chọn sử dụng điều kiện định dạng bằng công thức, và gõ công thức: = CELL(“type”, A1); nhưng hạn chế của việc dùng hàm CELL() là công thức sẽ tự tính lại mỗi khi có sự thay đổi nhỏ xíu trong bảng tính, vì CELL() là một hàm thuộc loại volatile. Khi Excel tính lại CELL() cho 10.000 ô như trên sẽ khiến cho bạn bực mình vì chờ đợi. Do đó bạn hãy dùng tuyệt chiêu sau đây, đơn giản, dễ làm và không phải hàm loại volatile. Bạn hãy nhấn Alt+F11 để vào cửa sổ VBA, nhấn chuột phải vào This Workbook để insert vào một Module. Nhập đoạn code sau vào khung soạn thảo: Function IsFormula (CheckCells As Range) IsFormula = CheckCells.HasFormula End Function Do tính chất của Property HasFormula, hàm bạn mới tạo sẽ trả về các giá trị luận lý TRUE, FALSE. Nghĩa là khi bạn gõ vào ô bất kỳ công thức = IsFormula(A1) sẽ cho kết quả TRUE nếu A1 chứa công thức và cho kết quả FALSE nếu A1 chứa giá trị. Đóng cửa sổ VBA lại, trở về bảng tính. Bây giờ đánh dấu toàn bộ vùng dữ liệu của bạn (có thể chọn dư ra một số cột và dòng, phòng khi bạn cập nhật thêm dữ liệu) sao cho ô A1 là ô hiện hành. Bằng cách như chiêu số 18, bạn hãy vào được chỗ cần thiết để gõ công thức trong hộp thoại Conditional Formatting, và gõ vào: =IsFormula(A1) Sau đó định dạng tô màu hoặc đổi màu chữ cho khác những ô còn lại. Sau khi nhấn OK bạn sẽ được kết quả là tất cả những ô chứa công thức sẽ được tô màu. Bây giờ mỗi khi bạn sửa hoặc thêm một ô trở thành công thức, ô đó sẽ có màu. Ngược lại, nếu bạn sửa một công thức thành giá trị hoặc thêm giá trị vào một ô, ô đó sẽ không có màu. Đôi khi bạn không thấy kết quả, vì anh Bill lanh chanh và chậm hiểu, anh ta cho rằng công thức sử dụng hàm của bạn là một text nên ảnh tự sửa thành : =“IsFormula(A1)”. Vậy bạn phải vào chỗ cũ sửa lại. Cái Conditional Formatting và cái User Define Function này đơn giản mà thực sự hữu ích, bạn nhỉ! www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL
  • 61. Đếm hoặc cộng những ô đã được định dạng có điều kiện Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 61 ĐĐếếm hoặặc cộộng nhữững ô đđã đđưượợc đđịịnh dạạng có đđiềều kiệện Chúng ta thường hỏi: "Làm thế nào để tính toán với những ô đã được tô một màu cụ thể nào đó?" Câu hỏi này thường được nêu ra, bởi vì Excel không có một hàm bình thường nào để thưc hiện được nhiệm vụ này; tuy nhiên, nó có thể được thực hiện bằng một hàm tự tạo. Vấn đề duy nhất xảy ra với việc sử dụng hàm tự tạo, là nó không thể lọc ra bất kỳ một loại định dạng nào đã được áp dụng bởi việc định dạng có điều kiện (conditional formatting). Tuy nhiên, suy nghĩ một tí, bạn vẫn có thể có được kết quả tương tự mà không phải cần đến một hàm tự tạo. Giả sử rằng bạn có một danh sách dài những con số trong dãy $A$2:$A$100. Và bạn đã áp dụng định dạng có điều kiện cho dãy đó: đánh dấu những ô nào có giá trị nằm trong khoảng từ 10 đến 20. Bây giờ, bạn muốn lấy ra giá trị của những ô thỏa mãn điều kiện mà bạn đã thiết lập, và tính tổng của những ô đã được áp dụng định dạng đó. Không có gì khó! Bạn đừng để những kiểu định dạng đã được áp dụng chi phối bạn, nói cách khác, bạn không cần quan tâm những ô đó được định dạng kiểu gì. Bạn chỉ cần quan tâm đến điều kiện để áp dụng định dạng cho chúng (trong trường hợp này, là những ô có giá trị trong khoảng từ 10 đến 20). Sau đây là một số chiêu để tính tổng theo một hoặc vài điều kiện: Dùng hàm SUM với công thức mảng Bạn có thể dùng hàm SUMIF() để tính tổng của những ô thỏa mãn điều kiện nào đó, nhưng chỉ một điều kiện mà thôi! Nếu muốn có nhiều điều kiện, bạn phải dùng hàm SUMIFS() trong Excel 2007, hoặc là dùng một công thức mảng. Ở đây tôi sẽ nói đến công thức mảng, vì nó có thể sử dụng trong hầu hết các phiên bản của Excel. Với trường hợp đã ví dụ trong bài này, bạn sử dụng một công thức mảng giống như sau: =SUM(IF($A$2:$A$100>10, IF($A$2:$A$100<20, $A$2:$A$100))) Khi nhập một công thức mảng, bạn đừng nhấn Enter, hãy nhấn Ctrl+Shift+Enter. Khi đó, Excel sẽ tự động thêm một cặp dấu ngoặc ở hai đầu công thức, giống như vầy: {=SUM(IF($A$2:$A$100>10, IF($A$2:$A$100<20, $A$2:$A$100)))} Nếu bạn tự gõ cặp dấu ngoặc { }, thì công thức sẽ không chạy. Bạn phải để Excel làm việc này cho bạn. Và bạn cũng nên biết điều này: sử dụng công thức mảng có thể làm cho Excel tính toán chậm hơn, nếu như có quá nhiều tham chiếu đến những dãy lớn. CHIÊU 20
  • 62. 62 Đếm hoặc cộng những ô đã được định dạng có điều kiện Trên diễn đàn Giải pháp Excel có rất nhiều các bài viết về công thức mảng, bạn có thể tham khảo thêm. Hoặc nếu bạn giỏi tiếng Anh và thích nghiên cứu sâu hơn về công thức mảng, bạn hãy ghé thăm trang web này: http://www.ozgrid.com/Excel/arrays.htm. Dùng thêm cột phụ Ngoài việc sử dụng công thức mảng, bạn có thể dùng một cột phụ để tham chiếu đến những ô bên cột A. Những tham chiếu này sẽ trả về những giá trị của cột A mà thỏa mãn điều kiện bạn đã đặt ra (ví dụ: > 10, < 20). Để làm điều này, bạn theo các bước sau: Chọn ô B2 và nhập vào đó công thức: =IF(AND(A2>10, A2<20), A2, "") Kéo công thức này xuống cho đến ô B100. Khi các công thức đã được điền vào, bạn sẽ có những giá trị nằm trong khoảng 10 đến 20 (xuất hiện trong cột B). Để nhanh chóng "kéo" các công thức vào trong một cột xuống đến ô cùng hàng với ô cuối cùng đã được sử dụng của cột ngay bên cạnh, sau khi nhập công thức trong ô đầu tiên, hãy chọn ô đó, rồi nhấp đúp chuột (double click) vào cái Fill handle (là cái núm chút xíu nằm ở góc dưới bên phải của ô được chọn, mà bạn vẫn thường dùng để "kéo" công thức). Bây giờ, bạn có thể chọn bất kỳ một ô nào mà bạn muốn xuất hiện tổng của những giá trị thỏa mãn điều kiện đã đề ra, và sử dụng một hàm SUM() bình thường (=SUM(B2:B100) chẳng hạn). Bạn có thể ẩn (Hide) cột B đi nếu bạn muốn. Dùng hàm DSUM Cách dùng cột phụ như tôi vừa nói, chắc chắn là chạy tốt rồi. Nhưng, Excel còn có một hàm cho phép bạn sử dụng hai hoặc nhiều điều kiện cho một dãy. Đó làm hàm DSUM(). Để thử nó, bạn dùng lại ví dụ ở trên: tính tổng của những giá trị trong dãy $A$2:$A$100 thỏa mãn điều kiện lớn hơn 10 và nhỏ hơn 20. Bạn hãy chọn các ô C1:D2, đặt tên cho nó là SumCriteria. Rồi chọn ô C1, nhập vào đó công thức: =$A$1, tham chiếu đến ô đầu tiên của Sheet. Copy công thức đó sang ô D1, bạn sẽ có hai bản sao cho ô tiêu đề của cột A, và những ô này (C1, D1) sẽ được dùng như những ô tiêu đề của vùng điều kiện của hàm DSUM, vùng mà bạn đã đặt tên là SumCriteria (C1:D2). Trong ô C2, nhập vào biểu thức >10. Trong ô D2, nhập vào biểu thức <20. Rồi tại ô mà bạn muốn có kết quả là tổng của những giá trị thỏa mãn điều kiện vừa nêu, nhập vào công thức sau: =DSUM($A$1:$A$100, $A$1, SumCriteria) www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL
  • 63. Đếm hoặc cộng những ô đã được định dạng có điều kiện Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 63 DSUM là một hàm có hiệu quả nhất khi bạn làm việc với những ô thỏa mãn nhiều điều kiện; và không giống như mảng, các Hàm cơ sở dữ liệu được thiết kế riêng cho những trường hợp này. Thậm chí khi chúng tham chiếu đến những dữ liệu rất lớn, làm việc với những con số lớn, thì ảnh hưởng của chúng đến tốc độ tính toán là rất nhỏ so với việc dùng công thức mảng. Dùng hàm SUMPRODUCT Cách này, tôi học được trên Giải pháp Excel. Cũng với bài toán tính tổng của những giá trị trong dãy $A$2:$A$100 thỏa mãn điều kiện lớn hơn 10 và nhỏ hơn 20. Bạn hãy chọn ô mà bạn muốn có kết quả là tổng của những giá trị thỏa mãn điều kiện vừa nêu, nhập vào công thức sau: =SUMPRODUCT(($A$2:$A$100>10) * ($A$2:$A$100<20) * $A$2:$A$100) Hoặc: =SUMPRODUCT(--($A$2:$A$100>10), --($A$2:$A$100<20), $A$2:$A$100) Diễn một cách bình dân, thì hàm SUMPRODUCT sẽ copy khối $A$2:$A$100 ra thành 3 mảng (trong bộ nhớ máy tính): - Mảng thứ nhất, nếu giá trị trong một ô mà > 10, ô đó sẽ có giá trị là 1 (TRUE), còn không thì bẳng 0 (FALSE) - Mảng thứ hai, cũng tương tự như vậy, nhưng áp dụng cho những ô có giá trị <20 - Mảng thứ 3 có giá trị trong mỗi ô bằng các giá trị tương ứng trong $A$2:$A$100 Tiếp theo, SUMPRODUCT sẽ nhân từng nhóm 3 giá trị tương ứng trong mỗi mảng với nhau. Bạn sẽ thấy, chỉ khi nào giá trị trong mảng 1 và mảng 2 là 1, thì giá trị được nhân ra mới bằng giá trị tương ứng trong $A$2:$A$100; còn nếu có một giá trị nào đó trong mảng 1 hoặc mảng 2 mà bằng 0, thì kết quả của phép nhân này sẽ bẳng 0. Nói cách khác, chỉ những giá trị nào trong $A$2:$A$100 thỏa mãn điều kiện >10 và <20 thì mới được lấy ra. Cuối cùng, SUMPRODUCT sẽ cộng hết các kết quả của phép nhân ở trên (SUM là phép tính tổng, PRODUCT là phép tính nhân, SUMPRODUCT là tổng của các tích), và đó chính là kết quả mà ta muốn có.
  • 64. CHIÊU 21 Hình 51 - Hộp thoại New Formatting Ruler với hàm MOD để tô màu cho những dòng lẻ www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 64 Tô màu dòng xen kẽ Tô màu dòng xen kẽẽ Ắt hẳn bạn đã từng thấy bảng tính Excel với những dòng tô màu cách nhau, thí dụ dòng chẵn thì tô màu xám, dòng lẻ không tô hoặc tô màu khác. Trình bày bảng tính tô màu cách dòng như vậy khiến cho bảng tính có vẻ Pro và làm cho người dùng dễ đọc dữ liệu. Bạn có thể định dạng từ từ bằng tay từng dòng, nếu bạn đủ kiên nhẫn, nhưng bạn biết rồi đấy, kiên nhẫn một lần thì chưa đủ. Bạn sẽ phải bực mình khi cần xoá dòng, chèn dòng, cập nhật dữ liệu. May sao, sử dụng Conditional Formatting có thể giúp bạn thực hiện tô màu nhanh và loại bỏ hết những phiền toái trên sau khi tô màu. Giả sử bạn có dữ liệu trong vùng A1:H57, và bạn dự trù sẽ cập nhật cho đến hết tháng sẽ khoảng 100 dòng. Vậy bạn đánh dấu chọn khối A1:H100 sao cho ô A1 là ô hiện hành. Dùng cách như chiêu 18, 19, để vào chỗ cần gõ công thức của chức năng Conditional Formatting, và gõ công thức sau: = MOD(ROW(), 2) Nhấn Format và chọn màu tô cho dòng lẻ. Nguyên nhân tô dòng lẻ: Công thức trên sẽ cho các giá trị lần lượt là 1, 0, 1, 0, … đến hết dòng 100, tương ứng với TRUE, FALSE,… và Conditional Formatting sẽ chỉ tô dòng TRUE. Cũng như vậy nếu bạn muốn tô màu cột cách cột, thì dùng công thức: =MOD(COLUMN(),2) Nếu bạn có sử dụng ASAP Utilities, bạn cũng có thể làm được như sau: Vào menu ASAP → Columns & Rows → Color Each n’th row or column in selection. Chọn Row hoặc Column tuỳ ý, chọn màu tuỳ ý, gõ 2 trong ô Steps, đánh dấu vào mục chọn Conditional Formatting. Khi đó, công thức của Condition sẽ là: = MOD(ROW() - 1, 2*1) + 1 <= 1 Công thức trên có vẻ hơi phức tạp, nhưng nếu rút gọn là: = MOD(ROW() - 1, 2) = 0 thì hiệu quả vẫn tương tự. Sở dĩ nó phức tạp, là để có thể thay đổi phương pháp tô màu theo Step đã chọn. Thí dụ khi chọn Step = 3, cách 2 dòng tô 1 dòng, nghĩa là chỉ tô màu cho những dòng có công thức là: MOD(ROW() - 1, 3) = 0 Mặc dù phương pháp này dễ thực hiện, nhưng không linh hoạt: Tất cả các dòng lẻ từ 1 đến 100 đều bị tô màu, dù có dữ liệu hay không. (nhớ lại, dữ liệu hiện tại của bạn chỉ đến dòng 57). Vậy có thể chỉ tô tự động đến hết dòng cuối có dữ liệu, còn những ô chưa có dữ liệu chỉ bị tô màu sau khi nhập liệu không? Hãy xem cách sau đây.
  • 65. Tô màu dòn ng xen kẽ Tô ô màu độn Vẫn giả sử bạ A1 là ô hiện íu xiu (chú ý AND(MOD( nghĩa công VAx í =A Ý Chương 2 ng ạn có dữ liệ hành. Bạn chỗ tham (ROW(), 2), g thức này l Bổ su Bạn c hoạt. ệu trong vùn sửa công t chiếu tuyệt COUNTA($ à: Chỉ tô m ung: Tô mà chỉ cần sửa Thí dụ với Bạn s ng A1:H57, thức trong C t đối cột và $A1:$H1)) àu những d àu cách 2 d a công thức các công th sẽ có kết quả – NHỮNG T , bạn đánh d Conditional tương đối d dấu chọn kh Formatting dòng): òng lẻ và có dòng tô 1, ASAP cho hức như hình ả như hình s THỦ THUẬT ó dữ liệu. hoặc tô xe phù hợp, k h sau: hối A1:H10 g đã nói ở t en kẽ 3 mà kết hợp với nh 52 nào không có sau, dòng n T VỚI CÁC T Hìn Hìn nh 53 TÍNH NĂNG àu trở lên i COUNTA ó dữ liệu th CÓ SẴN TR hì không tô m RONG EXCE EL 0 sao cho ô trên lại một () cho linh màu: 65 t
  • 66. 66 Hl CHIÊU 22 Hãy bắt đầu v ê ên trên giống Tr rong một bả tín nh). Dưới C Fo ormat → Cells Tr rong hộp Li rằ ằng màu đượ lự ựa chọn này (h hình 54). www.giaip với một ví d g như một n ảng tính trố Cell Option s → Border). ine, chọn đư ợc chọn là m y). Bây giờ phapexcel.c Tạạo h Bất cứ kh ứng dụng được tạo này một Excel 200 lại để sử com hiệệu ứứng g 33D tron hi nào bạn n g, chẳng hạn o ra bởi cách cách dễ dàn 07 đã đưa và dụng vào bấ nhìn thấy mộ n như Excel, h định dạng ng bằng cách ào các styles c ất cứ khi nào dụ đơn giản nút lệnh (bu ống, bạn chọ ns ở tab Ho Hoặc các b ường dày n màu đen (ho click chọn n, chúng ta utton). ọn ô D5. (B ome, chọn F bạn có thể cl nhất thứ 2 (b oặc chọn au n đường viề Hình Tạo hiệu ứng 3D trong ng các bảả g các bảng tí ảảng tính ột hiệu ứng 3 ắt hẳn bạn s đặc biệt. Chí h định dạng m của ô, vì vậy bạn muốn. ính hay các ô h hay các 3D trong một sẽ thấy một ính bạn cũng một ô hoặc m bạn có thể tạ sẽ tạo hiệu c ô t chương trìn sự đánh lừa g có thể tạo một dãy các ạo hiệu ứng 3 ứng 3D cho Bạn chọn ô D Format → F lick chuột p bên phải, th utomatic nếu ền bên phải 54 nh hoặc một qua thị giác ra hiệu ứng ô. Phiên bản 3D và lưu nó o một ô để n D5 bởi vì n Format Cells phải, chọn F hứ 3 từ dướ u bạn chưa và đường t c g n ó nó nhìn nổi nó không nằ s → Border Format cells ới đếm lên). thay đổi m viền bên d CÁC TUY i ằm rìa bảng r (Excel2003: → Border. Chắc chắn ặc định của dưới ở bảng YỆT CHIÊU C g : n a g CỦA EXCEL L
  • 67. Tạo hiệu ứn ng 3D trong c Qđ các bảng tính uay trở lại v ư ường viền c Ch ch hi vi N tro Ce vi đư ch Ô h hay các ô với box Col còn lại là đư họn tab Fil họn OK và t iện nổi lên g iền và bóng Nếu muốn vu ong thì chọ ells → Form iền dày nhấ ược chọn là ho đường vi E5 sẽ bị lõ Chương 2 lor để chọn ường viền bê màu trắng. ên trên và b 3: Patterns) t chọn ô D5 n một button l (Excel2003 thôi không c giống như m đổ. ui hơn và đ ọn ô E5 (vì mat → Forma ất thứ 2 (thứ à màu đen c iền ở bên p õm xuống (h – NHỮNG T Vẫn chọn đ bên trái của 55 trong hộp th nữa (di chuy (hình 56). B đa dạng hơn nó kế ô D at Cells → B ứ 3 bên ph cho đường v hải và bên hình 57). Vi Hìn nh 56 THỦ THUẬT đường viền ô (hình 55) hoại Forma yển con trỏ Bạn đã làm n, bạn tạo m D5 và sẽ sử Border (Exce ải từ dưới đ viền ở trên v dưới ô. Chọ iệc này trái T VỚI CÁC T Hình dày thứ 2, v . at Cells và chuột sang m tất cả điều một ô nhìn g dụng cho b el2003: Forma đếm lên) tr và bên trái. ọn tab Patte ngược với ô TÍNH NĂNG chọn màu g ô khác). Ô u đó chỉ với giống như là bài tập tiếp at → Cells → rong bảng l Chọn màu erns và chọn D5 là hiệu CÓ SẴN TR à bị lõm ho p theo). Chọ Border) và c line và chắc u trắng trong n màu xám u ứng nổi lê H ình 57 RONG EXCE EL và chọn hai xám. Click D5 sẽ xuất i các đường oặc thụt vào ọn Home → chọn đường c chắn màu g bảng màu . Click OK. ên. 67 i k t g o g u u .
  • 68. 68 Sử ử dụng hiệ Kế tiếp, chún ạn có thể tạ ông cụ Form Excel2003: xe huột qua ô J Kb ạ cô (E ch Bn ệu ứng 3D ng ta sẽ làm ạo ra cho c mat Painter ( em trên thanh J5, sau đó nh ây giờ chọn hấn h chuột tr K Kết quả bạn s www.giaip n vùng D5 rái, chọn ô sẽ có như h phapexcel.c Nếu bạn cảm chọn Home cho Style nà hiện tại mặc này không c trong các ph Nếu bạn mu → NewTab một bảng. com m thấy thích → Styles → ày vào và click c dù bạn có th có trong các ph hiên bản trước thú với Style Cell Style → k OK. Chú ý rằn hể kết hợp các hiên bản trước c thì bạn vào F cho một b m thí nghiệm ác bảng ho biểu tượng h Standard To hả ra. bảng dữ liệ m với công c oặc các shee g cái chổi qu oolbar). Tron :J5 và click D6, kéo chu ình 59. uốn lưu style c ble Style. Với c Hình k chọn côn uột ngang s Hình của bảng này, ác phiên bản t Tạo hiệu ứng 3D trong của ô mà bạn NewCell Sty ng các Styles c Styles này từ c Excel 2007. N ormat → Sty g các bảng tí n đã tạo ra. Bạ yle, bạn gõ tê của ô chỉ được ừ những Work Nếu bạn muốn yle. ệu cụ này để th ets của mìn uét ) dướ ng khi nhấn 58 ính hay các ô ạn lưu lại bằn ên mà bạn mu c lưu lại ở Wo book khác. Lự n lưu một styl hấy được cá nh. Chọn ô ới Clipboard n chuột trái, g cụ Forma sang phải và ng cách uốn đặt orkbook ựa chọn e của ô ác loại hiệu D5 và E5, options trê , click chọn at Painter m à kéo xuống 59 , bạn chọn Ho trước Excel 20 ứng 3D mà click chọn n tab Home n ô F5 và rê một lần nữa g ô J15, sau me → Styles 007 thì bạn khô à n eê a. Cùng lúc u đó nhả ra. → Format a ông thể lưu st CÁC TUY s Table tyle của YỆT CHIÊU C c . CỦA EXCEL L
  • 69. Tạo hiệu ứn ng 3D trong c Ch rà hơ các bảng tính húng ta đã àng, tuy nhi ơn. ạn cũng có tìm ra nhữ nh trống để à khiếu thẩm Bđ ể tín là Hn h hay các ô sử dụng m iên, bạn có một đường v thể tạo ra m thể sử dụng ững sự kết tạo ra hiệu m mỹ: Hãy luôn luô g ghiệp và dễ nh hững ảnh hư Nếu bạn muố ộng, bạn có mà bạn thích Nđộ m Chương 2 viền dày để một sự tinh g các đường hợp có hiệu ứng mà bạn ể chắc rằng tế hơn bằn g khác để tạ u quả là bạ n muốn. Bạ hiệu ứng đ ng cách sử d ạo ra những ạn nên thử v ạn chỉ bị giớ nh 60 - Thí dụ d Thí dụ dùng đ ôn nhớ rằng ễ cảm nhận ưởng trái ng ốn tạo ra đi ó thể kết hợ . – NHỮNG T Hình 61 - được thấy m dụng một đư g hiệu ứng h và kiểm tra ới hạn bởi sự dùng màu khác ường kẻ không g hiệu ứng 3 n hơn, nhưn gược. Nên n xa hơn và ợp 3D với đ THỦ THUẬT Hì c g liền nét cho nh 3D có thể là ng khi chún nhớ, sử dụng cung cấp n định dạng có T VỚI CÁC T hay hơn. Cá a sai sót trên ự tưởng tượ hững đường kẻ àm cho bản ng được sử g mọi thứ c những hiệu ứ ó điều kiện TÍNH NĂNG ngang ng tính dễ đ ử dụng quá ó mức độ. ứng 3D mộ n để tự động CÓ SẴN TR đọc, nhìn có mức chúng ột cách tự độ g cung cấp RONG EXCE EL một cách rõ ường mảnh ách dễ nhất n một bảng ợng và có lẽ ó vẻ chuyên g có thể có ộng và sinh nhiều style 69 õ h t g ẽ n ó h e
  • 70. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 70 Tạo hiệu ứng 3D trong các bảng tính hay các ô Bổ sung Bạn có thể dùng chính hiệu ứng 3D cho một ô (đã thực hiện ở trên) để dùng như một button thực thụ, nếu bạn kết hợp với VBA. Giả sử bạn muốn bảng tính của bạn có một button (nổi, đương nhiên), khi nhấn vào nó sẽ chìm xuống và thực thi một macro nào đó. Khi nhấn một lần nữa thì nút này sẽ nổi lên và thực hiện một macro khác hoặc dừng thực hiện macro thứ nhất. Dùng công cụ ghi macro để ghi lại quá trình lập hiệu ứng 3D cho một ô D5, ta được một đoạn code trong module, sửa lại chút đỉnh với một biến Public IsRun để tuỳ trường hợp gán Border thích hợp: Sub Change1() With Selection.Borders(xlEdgeLeft) .LineStyle = xlContinuous .Weight = xlMedium .ColorIndex = IIf(IsRun, 2, 0) End With With Selection.Borders(xlEdgeTop) .LineStyle = xlContinuous .Weight = xlMedium .ColorIndex = IIf(IsRun, 2, 0) End With With Selection.Borders(xlEdgeBottom) .LineStyle = xlContinuous .Weight = xlMedium .ColorIndex = IIf(IsRun, 0, 2) End With With Selection.Borders(xlEdgeRight) .LineStyle = xlContinuous .Weight = xlMedium .ColorIndex = IIf(IsRun, 0, 2) End With End Sub Bây giờ dựa vào sự kiện SelectionChange của Sheet, ta làm cho ô D5 thay đổi border như sau: Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range) If Target.Address = "$D$5" Then If Target = "Run" Then Target = "Stop" IsRun = False Else Target = "Run" IsRun = True End If Change1 Cells(1, 1).Select End If End Sub Thí dụ này chỉ là minh hoạ, không có đoạn code nào được thực thi, nhưng ô D5 đã trở thành một nút nhấn thực sự.
  • 71. Bật, tắt chức năng Conditional Formatting bằng một checkbox Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 71 Bậật,, tắắt chứức năăng Conditional Formatting bằằng mộột checkbox Bạn thường dùng Data Validation để giới hạn dữ liệu nhập vào, hoặc dùng Conditional Formatting để cảnh báo khi nhập dữ liệu trùng. Nhưng đôi khi bạn muốn tắt chúc năng cảnh báo của Conditional Formatting. Có một cách đơn giản để bật tắt chức năng này bằng cách sử dụng một checkbox (xem Chiêu số 18), nhưng ở đây là Conditional Formatting tô màu dữ liệu nhập trùng. Trong thí dụ dưới đây, bạn sẽ dùng Conditional Formatting để đánh dấu (tô màu) những ô có dữ liệu xuất hiện nhiều hơn một lần trong vùng dữ liệu. Giả sử trong vùng A1:A100 bạn đã thiết lập Conditional Formatting với công thức như sau: =COUNTIF($A$1:$A$100, $A1) > 1 Bây giờ bạn muốn tuỳ ý bật tắt cái Conditional Formatting này. Trước tiên bạn cùng công cu Form hoặc Control Toolbox, vẽ một cái Checkbox lên Sheet. Thiết lập Property Cell Link cho cái checkbox này là một ô nào đó, thí dụ K1. Ta vào Name box đặt luôn tên cho ô này là IsCheck. Bây giờ click chọn vùng dữ liệu A1:A100 sao cho ô A1 là ô hiện hành. Thiết lập Conditional Formatting cho vùng này với công thức sau: =AND(COUNTIF($A$1:$A$100, $A1) >1, IsCheck) Nhấn nút Format để tô màu theo ý muốn, rồi OK. Sau khi hoàn thành, khi bạn check vào cái checkbox, ô K1 sẽ thành TRUE, và những ô có dữ liệu trùng sẽ bị tô màu. Trái lại, khi bạn uncheck cái checkbox, ô K1 sẽ có giá trị FALSE, và chẳng có ô nào bị tô màu nữa. Cũng như chiêu số 18, bạn hoàn toàn có thể dùng cái toggle Button làm một cái công tắc bật tắt y như cái checkbox. Chắc cũng cần nói lại cách mà công tắc này hoạt động: Do công thức của bạn là AND(điều kiện 1, điều kiện 2), nên chỉ cần một trong 2 điều kiện không thoả (=FALSE), nguyên điều kiện chung sẽ False, Conditional Formatting không hoạt động; vì Conditional Formatting chỉ có tác dụng khi điều kiện chung là TRUE. CHIÊU 23 Hình 62
  • 72. 72 CHIÊU 24 Ex xcel cung c một ô. Trong họn một ngà Nếu bạn cần ombobox. N ption button rong thí dụ hủ nhật đến 1:C7. mc h Nc o op Tr ch C B To ấp cho bạn g đó có côn ày trong tuầ n chọn lựa Nhưng, thay n. sau, bạn hã n thứ hai v ây giờ bạn oolbars → Fo một cái Grou hỗ thích hợp Nhấn chuột p hành Numbe mc h Nt h www.giaip n vào Deve orms) và nhấ upbox bao q p. phải vào cá er, Weekday phapexcel.c Dùng Khi làm v các optio Một cách nh nắm cái fill click vào fill C1. com g nhiềều L List cho m việc với nhiề on button để Dùng nhiều mộột Com ều danh sách ể điều khiển v những cách g cụ combo ần, một thán trong 3 da y vì vậy, b u List cho mộ mbobox h, bạn có thể việc lựa chọn h để chọn m obox, từ dan ng trong năm anh sách k ạn dùng ch ãy tạo một ào vùng B ể kết hợp mộ một danh sá một thứ tron nh sách xổ m, hoặc một khác nhau, hiêu sau đâ bảng tính, 1:B7, và đi hanh nhất để handle của ô handle của B ột Combobox ột combox vớ ách. ng một danh xuống của t sản phẩm bạn sẽ ngh ây: kết hợp x ới một nhóm h sách để nh combobox, trong danh hĩ rằng bạn một combo 1 đến 7 vào ừ tháng 1 đ điền số từ iền tháng từ ể điền 21 ô nà A1 và kéo xu 1. Cuối cùng g eloper → Co ấn icon Opt quanh 3 cái ày là hãy gõ 1 uống A7. Tiếp gõ Jan vào ô C ontrols → tion Button. i Option ch ác Option, c y, Month; v m hập liệu vào , bạn có thể sách. n cần 3 cái obox với 3 o vùng A1:A đến tháng 7 vào A1. Tron theo, gõ Sun C1, double-clic Insert → F Vẽ 3 cái O ho đẹp. Sau chọn Edit T à sửa Group o ể i A7, điền từ vào vùng ng khi nhấn g day vào B2, d ck vào fill han giữ Ctrl, double-dle ols (Excel20 on lên Shee t cái Combo Form Contro Option Butto đó vẽ một Text, sửa cá pbox1 thành Hình 63 ác từ Option h Select Lis ừ g 003: View → et. Vẽ thêm obox ở một n1, Option 2 st (hình 63) CÁC TUY m t 2, Option 3 . YỆT CHIÊU C của CỦA EXCEL L
  • 73. Dùng nhiều u List cho một Nv t Combobox Nhấn chuột p à ào ô Cell Lin Bổ phải vào mộ nk. Hìn nh 64 ổ sung ó một vấn đ hí dụ số từ 1 hải làm gì? a hãy làm t hức sau vào COUNTA(IN Với công thứ ửa tiếp số 7 ADDRESS( Kết quả hoàn Ct h ph Ta th =C V Sử =A K Bâ ột Option b đề là 3 list đến 10, th bất kỳ, chọn không phải hứ trong tuần ừ từ nhé, tr ô G1: NDIRECT(A ức trên, G1 s chết trong (1, $F$1) & n toàn mỹ m ây giờ là cá Hiện Name M ông thức củ INDIRECT( Kế đó thay $ INDIRECT( F$1) & ":" & a có thể đà ormat nó thà Hc ô =I K =I $F Ta fo Chương 2 n Format Co ontrol, trong 6 gõ công th RESS(1, $F efine Name hức là: RECT($D$6 chuột phải l, trong Inp $G$8. iờ khi bạn ổi các giá t iá trị $A$1 t trong comb i lúc nào cũ n từ Chủ nh rước tiên là g tab Contro hức: F$1) & ":" & , đặt mới m ADDRESS một name My 6) vào cái co put Range ombobox, v gõ MyRang chọn một t trị từ 1 đến 1:$A$7, $B bobox cũng ũng dài bằng hật đến thứ cách dùng ADDRESS( sẽ có các gi công thức ô ":" & ADDR mãn. Ô D6 s ách GPE: d MyRange c a D6: ADDRESS G$1 bằng c ADDRESS ADDRESS àng hoàng x ành chữ trắn – NHỮNG T ô phụ (tác 1, $F$1) & iá trị là 10, 7 D6 thành RESS($G$1 ẽ lần lượt là dấu (bỏ) cá ủa ta là =IN trong các op n 3, ô D6 th B$1:$B$7, $ g đổi theo. g nhau (bằn bảy, tháng ng 7 trong t từ 1 đến 12 giả cũng dù ":" &ADDRE 7, 12 tương $G$1 cho đ 1,$F$1) à $A$1:$A$ ác ô phụ NDIRECT($ (1, $F$1) & công thức củ (1, $F$1) & S(100, $F$1 xoá ô D6 và ng là OK. THỦ THUẬT ùng 2 ô phụ ESS(100, $ ứng với F1 động: F$1))) 1 là 1, 2, 3. $10, $B$1:$ $D$6), sửa b ":" &ADDR ủa G1: ":" & AD 1))), $F$1)) à ô G1. Chỉ T VỚI CÁC T Ở ô D6 =ADDR Vào De công th =INDIR Nhấn contro link là Bây gi thay đ các gi Và list $B$7, $C$1 bước thứ nh RESS($G$1 , $F$1)) DDRESS(CO hất là thay OUNTA(IND ỉ còn một ô TÍNH NĂNG CÓ SẴN TR DIRECT(AD F1 là link k cell của 3 RONG EXCE EL ol, gõ $F$1 S(7, $F$1) yRange, có vào Format ge, và Cell ption, ô F1 hay đổi với C$1:$S$7. thí dụ trên), 2. Vậy ta sẽ ụ). Gõ công :$S$12 $D$6 bằng DDRESS(1, options, ta 73 ó t l i . , ẽ g g a
  • 74. 74 CHIÊU 25 Tr rước tiên, c Sh heet mới và C Correspondin Vùng A10:A 2:B17 bạn ain, Hot, Co ại ô C1 nhậ Can, Sofa, Sh VB Ra Tạ C Sa chúng ta cần à đặt tên là L ng List. Vù A13 nhập và nhập vào c old, Warm, ập vào tiêu đ hower và Ca n có thể dùng A17 → Data que Records O dán vào vùng C au khi nhập Bư → hộ =O p xong bạn c ước tiếp the Define Nam ộp Name bạ OFFSET($A www.giaip Bạn A2:A Uni và d eo là chúng mes → Nam ạn nhập vào A$2,0,0,CO phapexcel.c Tạạo m thay đđ com mộột list x đđổổi theo xác thựực o sựự lựựa c n chuẩn bị List và tại ô ùng A2:A5 ào từ Showe các từ sau: Trip, Journ đề Validatio ar. Đây là d một số dữ A1 nhập và bạn nhập v er. Vùng A1 Tin, Steel, ney, Bonnet, on List. Kế danh sách ch chức năng Ad → Sort & Fil Only → Filter C2:C5. dvanced Filter ter → Advan r the List in Pla có danh sách h như hình ta sẽ định n me Manager từ Objects. OUNTA($A$ Hình nghĩa một s r → chọn Ne . Tại hộp Re $2:$A$20), 1 thay c chọọn từừ y đổi theo sự t list xác thực một list khác ự lựa chọn từ m mộột list liệu để thự ào tiêu đề O vào từ Can. 14:A17 nhậ , Opener, L , và Boot. đó, bạn nhậ hứa các từ d t khác ực hành bài Objects. Tại . Vùng A2: ập vào từ Ca Lid, Bed, Se này. Bạn h ô B1 nhập :A9 nhập v ar. Sau đó, eat, Lounge ập vào các t duy nhất từ r để lọc ra dan nced (Excel200 ace ➝ OK. Sa sau: 65 cc hãy tạo một vào tiêu đề vào từ Sofa. trong vùng e, Cushion, từ sau tại cá vùng A2:A nh sách duy nh 03: Data → F au đó chép da số Name cho ew (Excel200 efer to bạn n 1) t ề . g ác ô C2:C5: A17. hất này bằng Filter → Adva anh sách kết q o các List tr 03: Insert → nhập vào cô : cách chọn vù anced Filter) → quả lọc duy nh rên. Bạn và Name → De ông thức sau CÁC TUY Tạo một ng hất ào Formulas fine). Trong u: YỆT CHIÊU C s g CỦA EXCEL L
  • 75. Tạo một list thay đổi the t xác thực eo sự lựa chọ N Ad =$ B Na C =O C Ti tê Ti sa Đ n từ một list Nhấn nút OK dd) để tạo N $C$2:$C$5 ạn chèn thê ame Manag orrespondin OFFSET(IN OUNTIF(Ob iếp tục nhấn ên là Val1Ce iếp tục nhấ au khi hoàn ây là danh s Chương 2 khác K sau khi nh Name mới. T . Nhấn Clos êm một She er → chọn N ngList và tại NDIRECT(A bjects, Val1 n New (hoặc ell và tại Ref n New để th tất. sách các Na Hìn hập xong cô Trong hộp se để đóng h eet mới có tê New (Excel2 i Refer to nh ADDRESS(M 1Cell), 1) c Add trong E fer to nhập hêm Name ông thức trê Name nhập hộp thoại lạ ên là “Shee 003: Insert → hập vào côn MATCH(Val ên. Tiếp the p vào tên là ại. et1”. Vào Fo Name → D ng thức sau: l1Cell, Obje Excel 2003) đ vào =$D$6 mới với tên ame mà bạn nh 66 – Xemda – NHỮNG T Hình 67 n đã tạo: nh sách các Nam THỦ THUẬT eo, bạn nhấ à ValList và ấn New (Exce à tại Refer t ormular → c efine). Tron chọn Defin ng hộp Name ects, 0) + 1 để thêm Nam và nhấn OK n là Val2Ce me trong hộp t T VỚI CÁC T 1, 2, , , "Lis me mới. Tro K. ell và Refer thoại Name Ma TÍNH NĂNG ong hộp Na nager (Excel 20 Chúng ta thiết, bây năng Data Chọn ô $D Data → tạ Validation thoại Dat Validation → Chọn loạ Source nh =ValList Đánh dấu nhấn OK đ to là =$E$ 007) bị xong c ến lúc áp n. heet1, sau đ ta Tools bạn găn Settings on (Excel200 a đã chuẩn y giờ đã đ a Validation D$6 trên Sh ại nhóm Dat n → chọn ng ta Validatio Settings). ại List tại h hập vào: hộp Allow u chọn In-c để hoàn tất CÓ SẴN TR cell dropdow (hình 67). RONG EXCE EL el2003: nhấn o nhập vào e Names → e, nhập vào sts")), 0, 0, ame bạn đặt $6 nhấn OK ác thứ cần dụng chức đó vào ngăn n chọn Data s trong hộp 03: Data → và tại hộp wn, sau đó 75 no o , t K n c n a p p ó
  • 76. 76 Ch Li =C Đ họn ô E6, s st tại Allow Correspond ánh dấu chọ Bs sau đó vào w và nhập và dingList ọn vào In-ce Trong quá trìn source curren này xuất hiện ạn thử chọn á ách tại ô E6 www.giaip n một tên tr tùy theo đố phapexcel.c com ngăn Settin ào trong hộp ngs trong h p Source: wn và nhấn O ell dropdow nh thiết lập Da tly evaluates t là do ô D6 đa rong danh s ối tượng mà Hình ata Validation to an error. Do ng rỗng. sách tại ô D à bạn đang c Hình thay y đổi theo sự hộp thoại Da OK. 68 t list xác thực một list khác ự lựa chọn từ m on như trên ata Validatio n cho ô E6, bạn o you want to n sẽ nhận được continue?”. B D6 và xem s chọn tại D6 69 cc n. Bạn chọn c thông báo lỗ Bạn hãy chọn Y sự thay đổi như hình sa ỗi: “The Yes. Lỗi tương ứng au: CÁC TUY Tạo một n trong danh YỆT CHIÊU C h CỦA EXCEL L
  • 77. Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn CHIÊU 26 Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 77 Sửử dụụng chứức năăng thay thếế (Replace) đđểể gỡỡ bỏỏ các ký tựự không mong muốốn Khi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excel thì các ký tự không mong muốn sẽ xuất hiện trong toàn bộ bảng tính của bạn. Sử dụng chiêu này bạn có thể khắc phục được những rắc rối khi gỡ bỏ các ký tự không mong muốn bằng tay. Chức năng thay thế (replace) trong Excel có thể giúp bạn gỡ bỏ các ký tự không mong muốn trong bảng tính, nhưng phải qua một vài bước phụ. Bạn có thể thay thế những ký tự không mong muốn bằng chuỗi rỗng tựa như nó chưa hề tồn tại. Muốn vậy bạn cần biết mã của từng ký tự mà bạn muốn gỡ bỏ. Tất cả các ký tự đều mang một mã riêng và Excel sẽ cho bạn biết nó là gì khi bạn sử dụng hàm CODE. Hàm CODE sẽ trả về một mã số cho ký tự đầu tiên trong một chuỗi. Mã này tương đương ký tự mà máy tính của bạn đã thiết lập. Để thực hiện điều này, chọn một trong các ô có chứa những ký tự không mong muốn. Từ thanh công thức, bôi đen ký tự và sao chép ký tự đó. Tiếp theo chọn ô trống bất kỳ (A1 chẳng hạn) và dán ký tự đó vào ô đã chọn (A1). Tại ô khác, nhập công thức sau: =CODE($A$1) Công thức này trả về mã của ký tự không mong muốn. Sau đó, bạn chọn toàn bộ dữ liệu của bạn, chọn Home → Editing → Find & Select → Replace (Excel2003: Edit → Replace…), ở khung Find what: nhấn phím Alt và gõ số 0 kèm theo code đã đưa ra bởi công thức trên. Để nhập mã code của một ký tự kèm theo phím Alt, bạn phải dùng bàn phím số (Numeric Keyboard). Bạn không thể dùng dãy phím số dàn hàng ngang ở phía trên. Với bàn phím laptop, bạn phải sử dụng phím Fn để bật bàn phím số và nhập code bằng những phím này. Nếu mã số là 163 thì nhấn Alt và nhấn 0163 (hoặc bạn có thể để con trỏ chuột tại ô có ký tự không mong muốn, sao chép ký tự đó và dán vào ô Find what cũng được). Bỏ trống khung Replace With và nhấn Replace all. Việc làm này sẽ xóa bỏ tất cả những ký tự không mong muốn rất nhanh qua việc dò tìm mã ký tự. Lặp lại các bước ở trên cho mỗi ký tự không mong muốn tiếp theo.
  • 78. CHIÊU 27 www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 78 Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực Chuyểển đđổổi con sốố dạạng văăn bảản sang sốố thựực Đôi khi, nội dung trong một ô trông có vẻ như là một con số, nhưng bạn không thể thực hiện các phép tính với nó. Đây là trường hợp những “con số “ đang được định dạng dưới dạng text. Chiêu này trình một số cách giúp bạn dễ dàng chuyển đổi những con số đang ở dạng text sang số thực để có thể tính toán với chúng. Các giá trị số (number) trong Excel được mặc định canh lề phải và văn bản (text) thì canh lề trái. Do vậy, cách đơn giản để nhận biết các giá trị số và văn bản trong một cột trên bảng tính là bạn thiết lập chế độ canh lề mặc định cho cột đó. Bạn vào Home → nhóm Alignment → chọn Format Cells → vào ngăn Alignment (Excel2003: Format → Cells → Alignment) → chọn General tại hộp Horizontal để thiết lập việc canh lề mặc định cho cột đang chọn → nhấn OK để đóng hộp thoại Format Cells lại. Bạn kéo cột rộng ra một ít để đễ phân biệt việc canh lề, khi đó bạn sẽ thấy các giá trị số, ngày tháng sẽ được canh lề phải và văn bản sẽ được canh lề trái. Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn bản sang số thực Đây là cách nhanh và dễ dàng nhất để chuyển các giá trị số dang văn bản sang số thực. Các bước thực hiện như sau: Chọn một ô trống nào đó và nhấn lệnh Copy (Ctrl+C) → quét chọn vùng số liệu dạng văn bản định chuyển đổi (ví dụ như vùng A1:A9 ở hình trên) → nhấp phải chuột và chọn Paste Special… → chọn Add tại nhóm Operation → nhấn OK để hoàn tất. Việc làm trên sẽ giúp chuyển toàn số các con số dạng văn bản sang số thực, vì ô rỗng có giá trị là 0 và khi bạn cộng bất kỳ số nào vào một con số lưu dưới dạng văn bản trong Excel thì bạn đã làm cho con số dạng văn bản chuyển thành số thực. Dùng các hàm TEXT để chuyển đổi Bạn có thể áp dụng nguyên tắc như cách trên vào một số hàm có sẵn của Excel để thực hiện việc chuyển đổi. Thông thường, khi bạn dùng một hàm thuộc nhóm Text và kết quả trả về dưới dạng con số thì Excel vẫn xem con số đó là giá trị dạng văn bản. Giả sử bạn có một vùng dữ liệu A1:A10. Bạn dùng hai hàm trong nhóm Text là LEFT và FIND để tách các giá trị ra khỏi các chuỗi văn bản như sau: =LEFT(A1, FIND(" ", A1) -1) Tuy nhiên, sau khi dùng hàm LEFT để tách phần giá trị ra, thì các kết quả trả về vẫn được Excel xem như là văn bản vì chúng được canh lề trái. Do vậy, bạn cần phải hiệu chỉnh công thức tách chuỗi trên một ít để kết quả trả về là các con số thực sự, bằng cách cộng thêm số 0 vào sau công thức trên: =LEFT(A1, FIND(" ", A1) -1) + 0
  • 79. Trích xuất d dữ liệu số tron B CHIÊU 28 ng một chuỗi ạn hãy nhấn Bổ V riê Đ i bằng VBA xuấất dữữ ữữ liệệu sốố t ờng lấy dữ liệ ẫn chữ như: cũng có khi b ể lấy riêng số bằng VBA, b đi nữa. n Alt+F11 đ trong m ệu từ nguồn “1,254.00VN bạn đã nhập ố ra bằng các bạn có thể tr để vào cửa s ion Extract lCount As sText As lNum As S xt = rCell lCount = f IsNumeri Num = Mid End If t lCount ractNumber unction Hình 70 0 ổ sung Vẫn còn chú êng biệt trở ể giải quyết Chương 2 Functi Dim Dim Dim sTex For I l E Next Extr End Fu mộột chuỗỗ ngoài, chẳng ND” hoặc “US p liệu hỗn hợp hàm tách ch rích xuất riên ổ VBA, ins tNumber(rC s Long String String l Len(sText ic(Mid(sTe (sText, lC ỗỗi bằằng V g hạn từ Inte SD 2,500.00”, ợp text và số k huỗi thông th ng phần số r sert một Mo Cell As Ra ange) ) To 1 Ste ext, lCoun Count, 1) r = CLng(lN út vấn đề: nế ở lên như ô B t vấn đề số Functi Num) ernet, trong đ ”, thậm chí cò không theo q hường. Dùng ra, dù cho ch odule và dán ep -1 nt, 1)) The & lNum Vào lại Exce ý, trong ô kế EXTRACTN Ta sẽ có kết ếu dữ liệu l B4, kết quả thập phân, t ion CtoN(My Kqng, Kqt Sotp As D = 1 Dim Dim Neg Le = – NHỮNG T Trích Bạn thườ số xen lẫ hơn. Và c để có thể tạo viết dạng gì đ 0 en el, trong ô B ế bên C1 gõ NUMBER(B quả như hìn là số thập p sẽ không n tôi có một h ystr As St tp, Neg A Double, Le THỦ THUẬT Vý = T n đoạn code B1 gõ dữ li công thức: B1) nh 70. iệu số xen l B5, hoặc d . phân như ô như ý muốn. hàm khác: tring, Opt s Double, As Byte T VỚI CÁC T TÍNH NĂNG ional Daut Kqtam As dữ liệu gồm tp As Stri String CÓ SẴN TR ing) As Do RONG EXCE EL VBA đó có dữ liệu òn phức tạp quy luật nào g một hàm tự huỗi có kiểu e sau vào: lẫn text tuỳ 2 nhóm số uble 79 u p o ự u ỳ ố
  • 80. 80 Đ i = 1 To am = Mid(M Select Case Hình 71 ể giải quyết www.giaip For t S E Next Sele C C End CtoN End Fu Functi Option News For I C Next News End Fu ------ phapexcel.c Len(Mystr Mystr, i, e tam To 9 = Kqtam & Case 0 T com Kqtam Case "-" Neg = -1 utp Case Dau Kqng = Le = 1 Mystr Kqtp = Sotp = End Select t i ect Case L Case 0 CtoN = I Case 1 CtoN = K Select N = CtoN * unction t vấn đề nhi ion CtoNPlu nal Dautp A str = Myst i = 1 To f Len(News CtoNPlus = t i str = "" unction --------- Kqtam ) 1) = Right(M CtoN(Mys Kqtp * 1 Le IIf(Kqtam Kqng + Sotp Neg Gh tha hay nếu Hà và iều nhóm số us(Mystr A As String) tr sttchuoi str) < 2 T CtoN1st(N ---------- tam Mystr, Len str) 10 ^ (-Len = "", 0, K p hi chú: Khi am số cho b y dấu chấm u bạn biết ch àm này đọc đứng trước ố khác nhau As String, As Doubl Then Exit Newstr, Da ---------- Trích xuất (Mystr) - (Kqtp)) Kqtam) t dữ liệu số tr i) sử dụng hà biết dấu thậ m (.). Thí dụ hắc là số ng được cả số số. rong một chu m này, bạn ập phân là ụ =CtoN(“U guyên thì kh ố âm nếu ký u trong chuỗ uỗi bằng VBA n sẽ thêm và dấu nào, d USD 14255 hông cần th ý hiệu số âm ỗi, tôi cũng sttchuoi e For utp) As Byte, ---------- A ào hàm một dấu phẩy (,) .20”,”.”), và êm. m là dấu trừ có một hàm _ ---------- m: ---------- CÁC TUY YỆT CHIÊU C t ) à ừ CỦA EXCEL L
  • 81. Trích xuất d dữ liệu số tron Cú St Chương 2 ng một chuỗi Functi As Dou i bằng VBA ion CtoN1st uble Kqng, Kqt Sotp As D = 1 Dim Dim Neg Le = For t(ByVal My ystr As St s Double, As Byte, tp, Neg A Double, Le 0 i = 1 To t am = Mid(M S Select Case E Len(Mystr Mystr, i, e tam To 9 = Kqtam & Numeric(Mi ystr, i + ystr, i + wstr = Righ it For f -1 utp ) 1) tam id(Mystr, 1, 1) <> 1, 1) <> ht(Mystr, r2 = Right CtoN1st( Kqtp * 1 End Select t i ect Case L Case 0 Next Sele C C Case 1 Le ional Daut String As String i + 1, 1)) "," And _ "." Then Len(Mystr t(Mystr, L (NewStr2) 10 ^ (-Len = IIf(Kqta ring, Opti ) = False r) - i) en(Mystr) (Kqtp)) am = "", 0 = Kqng + S CtoN1st Select N1st = Cto unction End CtoN End Fu ú pháp hàm ttchuoi là số Sotp oN1st * Neg m: CtoNPlus ố thứ tự nhó – NHỮNG T Case 0 T Kqtam If IsN Mid(My Mid(My New Exi End If Case "-" Neg = Case Dau Kqng = Le = 1 NewStr Kqtp = Sotp = CtoN1st g s(Mystr , sttc óm số trong THỦ THUẬT Kqtam 0, Kqtam) chuoi, [Dau chuỗi, Dau Hình 72 – Mộ - i) tp]) utp là ký tự d t số ví dụ dùng T VỚI CÁC T TÍNH NĂNG Kqtam As NewStr2 A tp As Stri And dấu phân cá hàm CtoNPlus CÓ SẴN TR ách thập phâ RONG EXCE EL ng) _ ân. 81
  • 82. 82 CHIÊU 29 Khi K chúng ta (Excel2003: E Ins ch hú thích. Bạ (Excel2003: E To hộ ộp User nam Mn biếến chú ờng lấy dữ liệ ẫn chữ như: cũng có khi b ể lấy riêng số bằng VBA, b đi nữa. a chèn chú sert → Comm ạn có thể th ools → Option me: Mặc dù chú g gười dùng k Tr rước tiên, b đó ó, các bước co ommands fr → nhấn OK h www.giaip phapexcel.c Tùy b Bạn thườ số xen lẫ hơn. Và c để có thể tạo viết dạng gì đ com ú thích cho ment), Excel hay đổi điều ns → Genera Hình 73 – thích cho ô khác, bạn có bạn cần tùy c thực hiện rom bạn chọ hoàn tất (Exc Hình 74 – Sửa lại tên ng có mục đ ó thể tùy biế biến thanh như sau: O ọn Smart Ar cel2003: gọi t Đặt thêm nút l thích củủ ủủa ô bảản ệu từ nguồn “1,254.00VN bạn đã nhập ố ra bằng các bạn có thể tr ng tính ngoài, chẳng ND” hoặc “US p liệu hỗn hợp hàm tách ch rích xuất riên ô bằng lệ sẽ mặc địn u này bằng al). Bạn nhậ chú thích của g hạn từ Inte SD 2,500.00”, ợp text và số k huỗi thông th ng phần số r ệnh Review nh chèn tên n cách vào O ập lại đoạn v ười dùng để làm a ô bảng tính ernet, trong đ ”, thậm chí cò không theo q hường. Dùng ra, dù cho ch → Comme người dùng Office → Exc văn bản mặ m mặc định tro đích chính l ến nó nhằm Quick Acce Office → Ex rt Tools → F thanh Drawing h đó có dữ liệu òn phức tạp quy luật nào g một hàm tự huỗi có kiểu ents → New g của máy tí cel Options ặc định mon ong các chú thíc là hiển thị mục đích là ess Toolbar xcel Option Format Tab → g bằng cách V ệnh lên thanh Q ch cho ô các thông b àm rõ hơn c r (QAT) để t s → Custom nhấn nút View → Toolb Quick Access To Tùy biến c u p o ự u w Comment ính vào hộp s → Popular ng muốn tại báo cho bạ chủ ý của bạ thêm một n mize. Tại h Add để thêm bars → Draw oolbar trong Ex cel 2007 CÁC TUY t p ri n hoặc cho ạn. nút lệnh vào hộp Choose m vào QAT wing). YỆT CHIÊU C o o e T CỦA EXCEL L
  • 83. Tùy biến chú ú thích của ô Hìn nh 75 – Chèn th Fl th bảng tính hêm chú thích c cho ô Callouts và thì: low Chart, C hay đổi tức t Th một chú th w → tại n ent (Excel20 ch sẽ xuất h ch vào đó (h y đổi hình ái chuột lên nhập liệu nh QAT → c các nhóm h au khi chọn, Banners. Sa Stars and B 76 – Thay đổi h Đối với phiên định và các tù bóng, hiệu ứn chú thích, nhấ muốn. hêm ảnh v Một điều cũn hông làm ản hí dụ như, b ố liệu mà kh ể thêm hìn omment → omment (Ex olors and L à nhấn Inser Mk h Th số Đ Co Co Co và Chương 2 hình dạng của bản Excel 200 ùy chọn Shado ng 3-D trong ấn vào thanh vào chú thí ng khá thú nh hưởng đế bạn có thể c hông cần ph nh, bạn chọ chọn khu xcel2003: nhấ ines → tại h rt → OK → O – NHỮNG T Hình hích cho ô nhóm Comm 003: Insert → hiện và bạn hình 75). dạng của h n khung viề → chọn lện chọn kiểu h hình Basic , hình dạng hộp chú thích ( 07 thì việc hiệ ow Setting đã phiên bản Exc Drawing, chọn ích vị là bạn c ến các nội d chèn một đồ hải lúc nào c ọn ô đang ung viền củ ấp chuột 2 lầ hộp Color, c OK. THỦ THUẬT bằng cách ments → Comment) n có thể nhậ hộp chú thí ền của nó để nh Change hình dạng m Shapes, Bl hộp chú thí trong Excel 200 u ứng 3-D cho bị loại bỏ. Bạ cel trước đó n n nút lệnh Sha có thể dùng dung khác. ồ thị vào hộ cũng hiện đồ có chú thí ủa hộp chú ần liên tiếp lê chọn Fill Eff T VỚI CÁC T Chèn m Review Comme chú thí chú thíc Để thay nhấp tr chế độ từ than trong c 07) o hộp chú thíc ạn có thể thay như sau: chọn adow Settings g các hộp c h được thiết lậ y đổi các tùy c khung viền c s rồi chọn kiểu chú thích đ ộp chú thích ồ thị lên. ích → nhấp thích → n ên khung viề fects → chọ TÍNH NĂNG ể hiển thị c h nhằm min nh họa tốt h p phải chuộ nhấp phải c ền của hộp c ọn nút Selec CÓ SẴN TR ột lên ô → chuột → ch chú thích) → ct Picture → RONG EXCE EL h vào ngăn chọn New ). Một hộp ập nội dung ch này bạn ể thoát khỏi AutoShape mong muốn lock Arrow, ích của ô sẽ ập mặc họn đổ ủa hộp u mong các ảnh mà hơn cho các chọn Edit họn Format chọn ngăn chọn hình 83 n w p g n i e n , ẽ à c t tn h
  • 84. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 84 Tùy biến chú thích của ô bảng tính Hình 77 – Dùng Fill Effects để thêm hình vào trong chú thích Trích xuất nội dung chú thích Để trích xuất nội dung trong hộp chú thích, chúng ta cần viết một hàm người dùng đơn giản. Bạn nhấn tổ hợp Alt+F11 để vào cửa sổ VBE hoặc vào ngăn Developer → Code → Visual Basic (Excel2003: Tools → Macro → Visual Basic Editor), sau đó vào Insert → chọn Module → nhập vào đoạn mã sau: Function GetCommentText(rCommentCell As Range) Dim strGotIt As String On Error Resume Next strGotIt = WorksheetFunction.Clean(rCommentCell.Comment.Text) GetCommentText = strGotIt On Error GoTo 0 End Function Vào File → Save (Ctrl+S) để lưu Module, sau đó vào File → Close and Return to Microsoft Excel (Alt+Q) để trở về cửa sổ bảng tính. Bạn vào một ô trống nào đó và nhập vào: =GetCommentText(B2) Với B2 là ô đang có chú thích. Nhấn Enter để xem kết quả.
  • 85. Sắp xếp theo thứ tự dựa theo nhiều hơn ba cột CHIÊU 30 Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 85 Sắắp xếếp theo thứứ tựự dựựa theo nhiềều hơơn ba cộột Chức năng sắp xếp dữ liệu (sort) trong những phiên bản Excel trước 2007 bị giới hạn với việc chỉ sắp xếp trong phạm vi 3 cột. Trong hầu hết các trường hợp, 3 cột là đủ nhưng đôi khi bạn cần sắp xếp nhiều hơn 3 cột dữ liệu. Chiêu này sẽ giúp bạn vượt qua hạn chế này. Với ví dụ sau, chúng tôi giả sử bạn có các cột dữ liệu liên quan với nhau A, B, C, D và E, và bạn muốn sắp xếp dữ liệu này đầu tiên theo cột A, tiếp theo là cột B, kế đến là cột C, tiếp nữa là cột D và cuối cùng là cột E. Để làm điều này, bạn sắp xếp lần lượt theo thứ tự ngược: Sắp xếp theo cột cuối cùng trước và tiếp theo tuần tự ngược đến cột đầu tiên. Chọn các cột từ A đến E, sau đó chọn Data → Sort. Chọn để sắp xếp theo thứ tự cột C đầu tiên, tiếp theo là đến cột D và sau đó đến cột E. Nhấn Sort. Bây giờ chọn các cột từ A đến E và chọn Data → Sort. Lúc này, bạn chọn sắp xếp theo thứ tự cột A trước rồi mới đến cột B. Click Sort. Mọi thứ sẽ được sắp xếp theo thứ tự. Excel đã sắp xếp theo 5 cột thay vì 3 cột. Nếu bạn muốn Excel tự động làm điều này, bạn có thể sử dụng một macro mà sẽ sắp xếp theo vùng chọn và giả định rằng dữ liệu của bạn có các tiêu đề cột được xác định và định dạng ở hàng đầu tiên của vùng chọn. Nếu các tiêu đề được in đậm, Excel sẽ biết chúng là các tiêu đề và sẽ không sắp xếp chúng. Thay vào đó, nó sẽ sắp xếp cột đầu tiên bên trái trước rồi mới tới cột bên phải cho đến tối đa là 256 cột. Đoạn code macro bạn cần sử dụng phải được đặt trong một module chuẩn. Để làm điều này, bạn chọn Tools → Macro → Visual Basic Editor (Hoặc nhấn Alt+F11), sau đó chọn Insert → Module và gõ đoạn code sau vào: Sub SortByX( ) Dim i As Long For i = Selection.Columns.Count To 1 Step -1 Selection.Sort Key1:=Selection.Cells(2, i), _ Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess, Orientation:=xlTopToBottom Next i End Sub Để quay lại Excel, bạn đóng cửa sổ code này lại hoặc nhấn Alt+Q. Ngay khi bạn dán đoạn code này vào, bạn đã có thể thực hiện được việc sắp xếp này: Tô chọn vùng cần sắp xếp, kể cả tiêu đề, rồi chạy code.
  • 86. 86 CHIÊU 31 ng tạ Hìn nh 78 gẫu nhiên. T ạo ra bộ số n ể việc chọn ảng tính. M ày. Bạn làm ước này bạn ecord Macro hấn F9. Vào ớn hoặc lớn Đb ả nà Bư Re nh lớ bạ nh Tuy nhiên c ngẫu nhiên m n lựa được d Mỗi khi muố m theo hướng n sẽ tiến hà o (Excel2003 o Data → So → nhỏ). ạn nhấp chu hiên và bạn www.giaip Hình 79 uột lên nút có thể dễ d phapexcel.c Sắắp x Bạn có th và 3 – từ nhất và c của Exce Hàm RAND nhiên. Về m phải luôn lu 0. com xếếp ngẫẫu u nhiên hể dùng Exce ừ một danh s công bằng n l. el để chọn ra sách trên bản nhất, bạn nên chúng ta cần mới. dễ dàng, chú ốn chọn ra g dẫn sau: ành ghi Mac 3: Tools → Ma ort & Filter Pick Winn dàng chọn ra trong các phiê mặt lý thuyết, uôn đúng khi p một cách ng ng tính. Để th n dùng hàm Giả s ô A2 đến ô Bây g và ID nhiên Hàm sự tha nhấn được gẫu nhiên ba hực hiện điề RAND kết hợ ử bạn có m bạn nhập A10. giờ, bạn có D No. theo c n 3 người th RAND sẽ đ ay đổi trên F9 để ép E những phầ một thủ tục n phải tạo m úng ta sẽ gh nhóm ngườ p ngẫu nhiên a người thắn ều này một cá ợp với tính n một bảng dữ vào: =RAN n g cuộc – 1, 2 ách dễ dàng năng sắp xếp ữ liệu như h ND và sao c ó thể sắp xế cột A và từ hắng cuộc. được tự độn bảng tính, d xcel tính to ần tử trong sắp xếp lại hi một Macr ời thắng cu cro: Bạn chọ acro → Reco → Sort → c g p hình 78. Tại chép xuống ếp các cột N đó chọn ra i g Name, Age được ngẫu ng tính lại do vậy chún oán lại và từ g danh sách i dữ liệu sau ro và gán nó uộc thì bạn ọn một ô bấ ord New Macr chọn sắp xế er thì dữ li a 3 người th ên bản trước E hàm RAND ch phát nhiều số n e u mỗi khi có ng ta có thể ừ đó chọn ra h một cách u khi Excel ó vào một n chỉ cần nhấ ất kỳ và vào ro…). Chọn ếp cột A the Bước t Develop (Excel20 chọn Bu một nú Macro v Nhấn và tên, giả Bạn chọ không t ó ể a h l nút lệnh trên ấn nút lệnh o Developer 4 cột A, B, eo thứ tự tù tiếp theo, per → nhóm 03: View → utton (Form út trên bản vừa ghi → ào nút vừa t sử là Pick W ọn cột A và thấy các số n sẽ được sắ iệu của bạn hắng cuộc. Excel 2003 có hỉ trả về các g ngẫu nhiên vì n h r → Code → C và D rồi ùy ý (nhỏ → bạn hãy m Controls Toolbars → m Control) v ng tính → nhấn OK đ tạo, đặt cho Winner (hìn à ẩn nó để n ố ngẫu nhiê ắp xếp một tồn tại lỗi tron giá trị từ 0 đế đôi khi hàm t i vào ngăn s → Insert Forms) → và vẽ thành chọn tên để hoàn tất. o nó một cái nh 79). người dùng ên. Mỗi lần t cách ngẫu ng việc phát s ến 1, điều này trả về giá trị n CÁC TUY Sắp xếp số ngẫu không hỏ hơn YỆT CHIÊU C n t h n . i g n u CỦA EXCEL L
  • 87. Thao tác trê ên dữ liệu với CHIÊU 32 D liệ th i Advanced F ù cho bị hạ ệu lên màn hông tin cần Advanced Fi ạn phải sắp ên cùng bản ất cứ ô nào Ab ạ trê bấ N Filter tác trên n dữữ liệệu n đã quen vớ er. Nếu bạn c họn lựa tốt. ạn chế, Auto hình theo m n thiết khi dù ilter sẽ hữu xếp dữ liệu ng dữ liệu, của bảng dữ hững trườ Khi sử dụng àm tiêu chí l ốt nhất bạn n iều kiện lọc ác cột mà bạ hững điều k =, <>. Kl à tố đi cá nh <= C Chương 2 u vớới Adv ới công cụ A cần xử lý chọ oFilter cũng một vài điề ùng AutoFi dụng hơn n u đúng chu dùng một d ữ liệu. ờng hợp đơ Advanced F lọc, nên bạn nên dùng m cũng đúng ạn muốn làm kiện lọc. Nh vanced F uto Filter, bạ ọn lọc dữ liệu g đã là một ều kiện nào lter. nhiều. Tuy ẩn như đã n dòng duy nh ơn giản Filter cho n n sẽ phải co một công thứ g, dù cho bạn m tiêu chí l hững điều k Xin nói thêm hoặc OR) ch chỉ có thể kế Ghi nhớ mộ kiện AND sẽ một tiêu chí n OR: ác điều kiện – NHỮNG T Thao Nếu bạn AutoFilte là một ch Filter ạn hẳn đã th u ngoài giới h công cụ hữu o đó. Nhưng hấy những h hạn này, Adv u ích để chỉ g đôi khi bạ nhiên nếu nói ở Lời n hất làm tiêu những trườn opy tiêu đề ức chẳng h n có thay đổ lọc. Sau đó kiện lọc sẽ d m, Excel 2003 ho một cột. Hơ ết hợp bằng to ột điều rằng n ẽ sắp theo hàn í, thì phải dùn Hình 80 ỉ thể hiện m ạn không th bạn muốn d nói đầu: chừ đề bảng dữ ng hợp đơn cột dán vào ạn như =A4 ổi tiêu đề cộ ngay dưới dùng những và kể cả Exce ơn thế, nếu bạ oán tử AND giữ hững điều kiệ g ngang. Do đ g một tiêu đề 0 – Lọc dữ liệu THỦ THUẬT dùng Advan ừa ít nhất 3 ữ liệu, và kh giản, bạn sẽ o chỗ nào đ 4 để bảo đả ột. Dùng cô mỗi tiêu đề g toán tử so el 2007 chỉ có n muốn lọc dữ ữa các điều kiệ ện OR cần sắp đó nếu bạn cần cột trên 2 ô. bằng Advanced T VỚI CÁC T ẽ phải dùng đó trên dòng ảm rằng bất ông thức này ề (dòng 2, v sánh như: thể lọc một l ữ liệu theo 2 t ện của 2 cột. xếp theo chiề n lọc theo 2 đi d Filter với điều TÍNH NĂNG lần 2 điều kiệ iêu chí trên 2 ều đứng, nhữn ều kiện AND v u kiện tại C2 ho CÓ SẴN TR ặc C3 RONG EXCE EL hạn chế của vanced Filter một phần dữ hể chọn lọc nced Filter, dòng trống hông merge g tiêu đề cột g 1. Nhưng cứ lúc nào y cho tất cả và 3) bạn để =, >, <, >=, n (AND cột, thì ng điều và cùng 87 a r ữ c , g e t g o ả ể ,
  • 88. 88 C ác điều kiện K Kết hợp AND www.giaip phapexcel.c com Hình 81 n AND: Hình 8 Hình 8 D và OR: 1 – Lọc dữ liệu bằng Advanced 82 – Lọc dữ liệu u bằng Advance 83 – Lọc dữ liệu u bằng Advance Tha ao tác trên d d Filter với điều dữ liệu với Ad u kiện tại C2 ho ed Filter với điề ặc C3 ều kiện tại C2 và ed Filter với điề à D2 ều kiện tại C2 và à D2 CÁC TUY vanced Filter YỆT CHIÊU C r CỦA EXCEL L
  • 89. Thao tác trê ên dữ liệu với Nt i Advanced F Những thí dụ a sẽ áp dụng N Filter Lọc ra tất cả n g người thuộc b c những người t hững người thu ụ đơn giản t g Advanced hững trườ ất cứ khi n ưới đây, bạn ãy đặt một t hí dụ 1: Cũ ương nhỏ hơ ùng Criteria D6<AVERA Kết quả ở C2 Bd ư hã Tl ư vù =D K Chương 2 Hình 85 - ra tất cả những bộ phận KT có m thuộc bộ phận H uộc bộ phận KT trên đây, nế Filter cho v ờng hợp ph nào áp dụng n phải nhớ k tên cho điều ũng với dữ l ơn mức lươ a, ở hình 86 AGE($D$6:$ 2 sẽ là TRUE – NHỮNG T Hình 84 - Lọc mức lương từ 40 HC T hoặc bộ phận 00 đến 700; HC mà có mức , bạn vẫn có mà AutoFilte ếu biết cách vài thí dụ m hức tạp g Advanced không dùng u kiện, hoặc liệu như đã ơng trung bì , tôi nhập cô $D$22) E hoặc FAL THỦ THUẬT hoặc d Filter cho g tiêu đề của c để trống. làm thí dụ ình, thì bạn ông thức nà lương từ 400 đ ó thể sử dụn er không làm điều kiện l a bảng dữ li ng AutoFilt m được. là công thứ iệu làm tiêu ở phần trướ n dùng công ày tại ô C2) LSE, bạn đừ T VỚI CÁC T ức như các u đề cho điều ớc, để lọc ra g thức sau ( : ừng quan tâm TÍNH NĂNG a những ngư tại bất kỳ ô m, mà cứ dù CÓ SẴN TR ùng Advanc RONG EXCE EL ến 700 ter. Bây giờ trường hợp u kiện. Bạn ười có mức nào thuộc ced Filter: 89 ờ p n c c
  • 90. 90 B K Dùng Advanced ạn cũng có KT mà có mứ Lư đố $D ẩn ưu ý rằng D ối. Điều nà D$6:$D$22 n dòng. Đó T hí dụ 2: Nhận thấy rằ hỉ một ngườ hác, ta dùng Nch kh www.giaip Hình 86 – D phapexcel.c com (giá t Filter với công rị ở D2 là giá tr thể kết hợp ức lương dư thức tại C2 để ị trung bình tín p thêm điều ưới mức trun Hình 8 u kiện bộ ph ng bình): Filter với công t KT mà có mức 87 - Advanced thuộc bộ phận D6 là một th ày là cần t 2, hễ giá trị là cách mà ham chiếu tư thiết để Ex nào của D6 anh Bill ta t ằng có nhữn ời có, ta m g công thức ương đối tro xcel dò tìm 6, D7, … m thực thi Ad ng mức lươ muốn lọc ra như sau: ơng mà nhiề những ngư Tha ao tác trên d lọc ra những ng nh sẵn 468,8235 dữ liệu với Ad gười có mức lươ 5 để tiện theo d hận là KT (l vanced Filter ơng dưới mức tr dõi) lọc ra những thức tại C2 để l lương dưới mứ rung bình g người thu ọc ra những ng ức trung bình ong khi $D$ m lần lượt D mà có kết qu dvanced Filt gười $6:$D$22 là D6, D7, … uả TRUE th ter. ều người hư ười có mức r uộc bô phận à một tham trong vùn hì cho hiện, ưởng, và có c lương trùn n chiếu tuyệt ng cố định FALSE thì những mức ng với một CÁC TUY t h ì c lương mà người nào YỆT CHIÊU C à o CỦA EXCEL L
  • 91. Thao tác trê ên dữ liệu với =C i Advanced F COUNTIF($ C =C Filter $D$6:$D$22 òn nếu muố COUNTIF($ Bt 2;D6)>1 nh 88 - Lọc ra n ốn lọc nhữn $D$6:$D$22 ây giờ nếu hì làm như ocation, clic ể trống vùng h lo để Chương 2 ng người có 2;D6)=1 hững người có mức lương h 89 - Lọc ra nhữ bạn muốn l sau: khi m k chọn vào g Criteria: – NHỮNG T Hìn Hình những mức lươ ững người có m lọc ra chỉ nh mở hộp tho ô Unique r THỦ THUẬT ơng giống nhau độc, chỉ mộ u ột người có mức lương khôn hững mức l oại Advance records only T VỚI CÁC T , ta dùng cô g trùng với ai h lương không ed Filter, h y, chọn thêm TÍNH NĂNG hết g trùng nha hãy click và m ô sẽ copy CÓ SẴN TR au, cho ra m ào ô Copy y sang ở ô C RONG EXCE EL ông thức: một cột khác to another Copy To, và 91 c r à
  • 92. 92 K Kết quả: www.giaip phapexcel.c com Hình 90 – Sử dụng Unique records on Hình Tha ao tác trên d nly để lọc ra nhữ 91 dữ liệu với Ad ững dữ liệu duy y nhất CÁC TUY vanced Filter YỆT CHIÊU C r CỦA EXCEL L
  • 93. Tạo các định dạng số cho riêng bạn CHIÊU 33 Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 93 Tạạo các đđịịnh dạạng sốố cho riêng bạạn Excel đã có những định dạng số của riêng nó nhưng thỉnh thoảng bạn cần sử dụng một định dạng số không có sẵn trong Excel. Sử dụng chiêu này, bạn có thể tạo ra các định dạng số mà bạn có thể điều chỉnh cho nhu cầu riêng của bạn. Trước khi bạn thử những chiêu này, sẽ có ích cho bạn nếu bạn hiểu được làm thế nào Excel nhận biết được các định dạng của ô. Excel nhận biết một định dạng của ô khi có 4 phần sau (từ trái sang phải): số dương, số âm, giá trị 0, và giá trị chuỗi. Mỗi phần được ngăn cách bởi một dấu chấm phẩy (;). Khi bạn tạo ra một định dạng số cho riêng bạn, bạn không cần phải định dạng tất cả 4 phần này. Nói cách khác, nếu định dạng của bạn chỉ có hai phần thì phần đầu tiên được sử dụng cho cả các số dương và các giá trị 0, trong khi phần thứ 2 sẽ được sử dụng cho số âm. Nếu định dạng của bạn chỉ bao gồm một phần, tất cả các loại số sẽ dùng một định dạng. Chuỗi bị ảnh hưởng bởi các định dạng riêng chỉ khi bạn sử dụng tất cả 4 phần, phần cuối sẽ sử dụng cho chuỗi. Đừng nghĩ rằng những định dạng riêng chỉ áp dụng chỉ cho các dữ liệu kiểu số. Các định dạng số cũng áp dụng cho các dữ liệu kiểu chữ. Định dạng riêng cho số được hiển thị ở hình 92 là định dạng tiền tệ chuẩn của Excel, nó chỉ ra số tiền âm là màu đỏ. Hình 92 – Một ví dụ định dạng số trong Excel Nếu bạn gõ một số dương tương ứng với một giá trị tiền tệ, Excel sẽ định dạng nó ngay lập tức bao gồm dấu phẩy (,) ngăn cách hàng ngàn, theo sau hai số lẻ thập phân. Excel sẽ định dạng tương tự cho giá trị âm, ngoại trừ số âm được hiển thị là màu đỏ. Bất kỳ giá trị 0 nào cũng sẽ không có ký hiệu tiền tệ và sẽ được hiển thị hai số lẻ thập phân (0.00). Nếu bạn gõ một chuỗi vào một ô, Excel sẽ hiển thị dòng chữ “Chuỗi hiển thị”, bất kể giá trị thật sự của chuỗi bạn gõ vào là gì. Điều quan trọng là phải chú ý, việc định dạng một giá trị của ô không ảnh hưởng đến giá trị đích thực của ô. Ví dụ, gõ bất kỳ số nào vào ô A1. Nhấn chuột phải và chọn Format Cells → Number → Custom, và sử dụng bất kỳ định dạng nào ngay tại con trỏ chuột đầu tiên (trong hộp Type), gõ “Hello” (với dấu nháy kép “”). Sau đó nhấn OK. Mặc dù ô hiển thị từ “Hello” nhưng bạn có thể thấy giá trị thật sự của ô bằng cách chọn ô và xem trên thanh công thức (Formula bar), hoặc nhấn F2. Nếu bạn tham chiếu ô này trong một công
  • 94. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 94 Tạo các định dạng số cho riêng bạn thức – ví dụ, =A1+20 – kết quả của ô sẽ dẫn đến định dạng lúc nãy, nghĩa là sẽ trả về kết quả là “Hello” (bạn hãy làm thử, bạn sẽ thấy kết quả ngay tức khắc!) Nếu bạn đã tham chiếu ô A1 cùng với những ô khác mà có bất kỳ định dạng chuẩn Excel nào – ví dụ, =Sum(A1:A10) – kết quả trả về sẽ vẫn theo định dạng riêng của ô A1. Excel đưa ra một giả thiết đã được thiết lập trước rằng bạn muốn kết quả của ô đã được định dạng giống như cách tham chiếu đến một hay nhiều ô. Nếu các ô tham chiếu chứa nhiều hơn một loại định dạng thì bất cứ định dạng riêng nào cũng sẽ được ưu tiên trước. Điều này có nghĩa là, bạn phải luôn luôn nhớ rằng Excel sử dụng một giá trị thật sự của ô để tính toán, và sẽ không lấy giá trị thể hiện của nó. Điều này có thể tạo ra ngạc nhiên khi Excel tính toán dựa trên các ô đã được định dạng không có số lẻ thập phân hoặc có một vài số lẻ thập phân, thí dụ: Để thấy được điều này, bạn gõ 1.4 vào ô A1 và 1.4 vào ô A2, định dạng cho cả hai ô là không có số lẻ thập phân theo sau bằng cách bạn chọn vùng A1:A2, click chuột phải, chọn Format Cells → Number, trong khung Decimal Places chọn 0. Sau đó gõ công thức =A1+A2 vào một ô khác. Dĩ nhiên kết quả trả về sẽ là 3 vì Excel đã làm tròn. Excel có một lựa chọn được gọi là Precision as Displayed, bạn có thể tìm thấy bằng cách chọn Office button → Excel Options → Advanced (Excel2003: Tools → Options → Calculation), nhưng bạn nên biết rằng định dạng này sẽ thay đổi vĩnh viễn các giá trị trong các ô từ đầy đủ các số lẻ thập phân (gồm 15 ký số) đến bất kỳ định dạng nào, bao gồm các số lẻ thập phân, được thể hiện. Nói cách khác, khi bạn đánh dấu chọn Precision as Displayed và nhấn OK thì nó sẽ không trả lại kết quả ban đầu. (Bạn có thể thử nhưng các thông tin về các số lẽ thập phân mở rộng sẽ bị mất đi.) Ghi chú thêm: để hiểu thêm điều này, bạn làm ví dụ như sau ô A1 bạn gõ 1.53, A2: 2.75, A3: 5.68, A4: 3.25, A5: sum(A1:A4). Kết quả bạn thấy được ở ô A5 là 13.21. Giờ bạn vào Office button → Excel Options → Advanced và chọn Set precision as display. Chọn vùng A1:A4, bạn nhấn nút Decrease Decimal, bạn sẽ thấy phần thập phân bị làm tròn dần lên. Khi còn một số thập phân thì tổng là 13.30; khi không còn chữ số thập phân nào nữa thì tổng là 14. Bây giờ, bạn lại dùng nút Increase Decimal, bạn sẽ thấy phần số lẻ ở sau các số ban đầu bạn gõ vào đã trở thành số 0 hết. Đây là điều bạn nên chú ý khi lựa chọn tùy chọn này. Tuy nhiên nếu ở các ô A1:A4 là công thức thì dữ liệu ban đầu của bạn vẫn còn nguyên. Ví dụ, thay vì gõ trực tiếp ô A1 là 1.53, bạn gõ =1.53 và tương tự như thế cho các ô. Định dạng mặc định cho tất cả các ô trong Excel là General. Nếu bạn gõ một con số vào một ô, Excel thường sẽ đoán định dạng số nào là phù hợp nhất. Ví dụ, nếu bạn gõ 10% vào một ô, Excel sẽ định dạng ô đó là kiểu Percentage. Trong hầu hết các trường hợp thì Excel đoán khá chính xác nhưng thỉnh thoảng bạn cần thay đổi lại. Khi sử dụng định dạng cho các ô, hãy tránh việc bị cám dỗ để định dạng canh trái, canh phải hay canh giữa. Theo mặc định các số sẽ được canh phải và chuỗi sẽ được canh trái. Nếu bạn bỏ điều này, bạn có thể nhận biết thoáng qua dù cho ô đó là chuỗi hay số vì trong trường hợp ví dụ trước, ô A1 bạn thấy là chuỗi ("Hello") nhưng thực sự nó là một số. Mỗi phần của một định dạng được đưa ra sử dụng những mã định dạng riêng của nó. Các mã này ảnh hưởng đến Excel trong việc thể hiện dữ liệu theo cách mà bạn muốn. Vì vậy,
  • 95. Tạo các định dạng số cho riêng bạn Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 95 thí dụ, giả sử bạn muốn số âm xuât hiện trong ngoặc đơn, và tất cả các số, số dương, số âm và số 0 đều hiển thị 2 số lẻ thập phân. Để làm điều này, bạn click chuột phải chọn Format Cells, tab Number mục Custom, ở khung Type bạn gõ: 0.00_ ;(-0.00) Nếu bạn muốn số âm màu đỏ, bạn làm tương tự như trên nhưng trong khung Type bạn gõ: 0.00_ ;[Red](-0.00) và chú ý là hãy sử dụng dấu ngoặc vuông ([ ]) trước code. Code sử dụng cho định dạng nói cho Excel biết để tạo ra số màu đỏ. Bạn có thể sử dụng nhiều code định dạng khác nhau trong các mục ở Format cells/number/custom. Bảng 2-1 đến bảng 2-5 được lấy từ tài liệu của Microsoft đã giải thích những code này. Bảng 2.1 - Các mã về định dạng số Mã số Mô tả General Định dạng số chung (gõ như thế nào thấy như thế ấy) 0 (số 0) Ký hiệu 0 đóng vai trò như số thế chổ cho một ký hiệu số. Ký hiệu 0 chỉ ra rằng nếu số được định dạng không có nhiều ký tự số như số 0 trong mã định dạng thì số 0 sẽ thế chỗ số đó. Thí dụ nếu mã định dạng là 0000.000 thì số 123.45 mà bạn gõ vào sẽ được hiển thị là 0123.450 # Ký hiệu # đóng vai trò như ký hiệu 0 chỉ khác là nó không buộc một ký số phải thế chỗ nếu không có số nào tương ứng. Ví dụ nếu mã định dạng là #,###.## thì số 1234.5 sẽ được hiển thị là 1,234.5. ? Ký hiệu này cũng giống ký hiệu 0 chỉ có khác là nếu trống chỗ thì nó thay bằng một khoảng trắng chứ không phải là số 0. Điều này hữu ích nếu bạn muốn canh thẳng đấu phân cách thập phân trong bảng. Ngoài ra ký hiệu ? trong cũng được sử dụng trong phần định dạng phân số. Ví dụ: # ???/??? thì số được thể hiện sẽ đuợc trình bày chính xác đến 3 con số và nếu có thể giản ước tốt thì nó hiện ra đến mức dưới 3 và có thêm khoảng trắng. % Nếu bạn sử dụng ký hiệu này, thì khi hiển thị số, Excel sẽ tự động nhân số đó với 100 và thêm dấu này đằng sau. , (dấu phẩy) Dấu phân cách hàng ngàn. E+ E- e+ e- Thể hiện một số dưới dạng scientific. Thí dụ: mã là 0.00E+00 thì số 12345.56 được thể hiên 1.23E+04
  • 96. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 96 Tạo các định dạng số cho riêng bạn Bảng 2.2 - Các mã định dạng chuỗi Mã chuỗi Mô tả $ - + / ( ) : khoảng trắng Các ký hiệu này, nếu được thể hiện trong mã định dạng, thì sẽ được thể hiện trong phần hiển thị của số đó. Các ký hiệu khác muốn được thể hiện ra thì bạn phải tham khảo ký tự bên dưới ký tự Đây là ký hiệu đặc biệt không thể hiện trong định dạng, nhưng nó bắt buộc Excel phải thể hiện ký tự tiếp theo sau nó, dù ký tự đó là ký tự gì. Ví dụ: ” thì dấu ” sẽ được thể hiện. Nếu bạn muốn thể hiện dấu thì bạn phải ghi trong mã là "text" Trong trường hợp bạn muốn thể hiện một chuổi ký tự sau hay trước một số thì bạn bỏ chuỗi ký tự đó trong dấu ngoặc kép như thế này: "VND" #,##0.00 thì một số bất kỳ sẽ được thêm vào đằng trước “VND” * Giống như ký hiệu nhưng khác một điều là Excel sẽ điền ký tự đứng sau nó cho đến hết chiều dài của ô. _ (dấu gạch dưới) Ký hiệu này thường được dùng với dạng: _), nó nhắc nhở Excel chèn một khoảng trắng vào vị trí của nó. Ví dụ: trong một định dạng có dấu ngoặc bao quanh số âm, dấu chấm thập phân của một số dương không được canh thẳng hàng với dấu chấm thập phân của số âm, bởi vì số âm sẽ mất nhiều vị trí hơn bên phải dấu thập phân vì phải thể hiện dấu đóng ngoặc. Trong trường hợp này bạn dùng một dấu _ tại cuối phần định dạng của số dương để Excel dành một khoảng trắng sau số dương: một khoảng trắng tương đương với vị trí dấu đóng ngoặc trong số âm. Ví dụ: #,##0_);(#,##0). @ Ký hiệu @ dùng để chỉ chuổi ký tự được nhập vào ô. Trong ví dụ ở phần trên ký hiệu @ thể hiện những gì đã nhập vào ô. Bảng 2.3 - Các mã về định dạng ngày tháng năm Mã ngày Mô tả M Chỉ ra số tháng mà không có số 0 ở đầu với số tháng có một chữ số. Ví dụ: 1, 2,...12.
  • 97. Tạo các định dạng số cho riêng bạn Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 97 Mm Chỉ ra số tháng và có số 0 ở đầu với số tháng có một chữ số. Ví dụ: 01, 02, 03...12 Mmm Chỉ tháng nhưng là với 3 chữ đầu của tháng (theo tiếng Anh). Ví dụ tháng 1 = Jan Mmmm Chỉ tháng và hiện đầy đủ tên tháng. Ví dụ tháng 1 = January D Chỉ ngày với một chữ số đối với số nhỏ hơn 10 Dd Chỉ ngày với 2 chữ số đối với số nhỏ hơn 10, ví dụ: 01, 02,... 22, 23 Ddd Chỉ thứ trong tuần với 3 ký tự. Ví dụ thứ Hai = Mon, thứ Ba = Tue Dddd Chỉ thứ trong tuần với đầy đủ các ký tự. Ví dụ: Monday, Tuesday, Wednesday... Yy Chỉ năm với 2 số cuối của năm. Ví dụ: năm 2008 = 08, năm 2009 = 09... Yyyy Chỉ năm vơi đủ 4 số của năm. Ví dụ: 2008, 2009, 2010.... Bảng 2.4 - Các mã định dạng về thời gian Mã ngày Mô tả H Chỉ giờ với một chữ số Hh Chỉ giờ với 2 chữ số m Chỉ phút với một chữ số mm Chỉ phút với 2 chữ số s Chỉ giây với một chữ số ss Chỉ giây với 2 chữ số AM/PM am/pm Hiển thị giờ với 12 tiếng, và hiển thị AM, PM hay bạn cũng có thể dùng am/pm, A/P, a/p, S/C
  • 98. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 98 Tạo các định dạng số cho riêng bạn Bảng 2.5 - Các mã định dạng khác Mã định dạng Mô tả [BLACK], [BLUE], [CYAN], [GREEN], [MAGENTA], [RED], [WHITE], [YELLOW], [các màu khác tùy bạn chọn] Dùng để thể hiện màu. Màu bạn chọn phải là màu trong 56 màu của bảng màu. [giá trị điều kiện] Dùng để ra điều kiện vơi các toán tử so sánh: >, <, =, >=, <= , <> (không bằng). Ví du: [>100] : điều kiện lớn hơn 100 Hãy chú ý đến điểm đặc biệt ở mã định dạng cuối cùng trong bảng 2.5: các toán tử so sánh. Giả sử bạn muốn định dạng số là: 0.00_ ;[Red](-0.00) để hiển thị số âm là màu đỏ và trong ngoặc đơn nếu số nhỏ hơn -100. Để làm điều này, bạn làm như sau: 0.00_ ;[Red][<-100](-0.00);0.00 Mã định dạng [Red][<-100](-0.00) được đặt trong phần số âm tạo nên kết quả này. Việc sử dụng phương pháp này kết hợp với định dạng có điều kiện bạn có thể nhân đôi số điều kiện định dạng có điều kiện từ 3 lên đến 6 điều kiện. Thường người sử dụng muốn hiện thị giá trị dollar ở dạng chữ. Để làm điều này, ở khung type của Format cells/number/custom, bạn gõ: 0 "Dollars and" .00 "Cents" Định dạng này sẽ ảnh hưởng đến một số được nhập vào như 55.25 được hiển thị là: 55 Dollars and .25 Cents. Nếu bạn muốn đổi số thành dollars và cents, hãy tham khảo thêm hai hàm tự tạo từ link sau của Microsoft: http://www.ozgrid.com/VBA/ValueToWords.htm http://www.ozgrid.com/VBA/CurrencyToWords.htm. Bạn cũng có thể sự dụng một định dạng riêng để hiển thị các từ như : Low, Average, hay High cùng với số được gõ vào. Đơn giản chỉ việc sử dụng mã định dạng sau: [<11]"Low"* 0;[>20]"High"* 0;"Average"* 0 Hãy chú ý đên việc sử dụng dấu *. Dấu này sẽ lặp lại các ký tự tiếp theo trong định dạng để điền đầy ô theo độ rộng cột, nghĩa là tất cả các từ Low, Average, hoặc High sẽ bị dồn về bên phải, trong khi số sẽ bị dồn về bên trái.
  • 99. Tăng thêm s KU tín hi ch th H từ cho Excel thêm sốố ốố lầần Un húng ta đều đ ại những sai cel 2007, phiê hể tăng số lần dụng chức đi, không t Undo cũng ng tính) mà b n đã hài lòng ữ lại danh sá do cho E đã quen thuộ i lầm của m ên bản chún n Undo lên n năng Undo thể Undo đư g bị mờ đi, bạn đã thực g với bảng t ách những t lệnh Regedit của Windows KEY_CURR Hì – NHỮNG T Chương 2 số lần Undo c Khi bạn sử d Undo bị mờ nh, thì nút iện trên bản ho rằng bạn hiết phải giữ H CHIÊU 34 ình 93 – Chạy l hộp thoại Run nh 94 - Tạo mớ Tăăng Tất cả ch ta làm lạ trước Exc bạn có th Excel ộc với chức n mình. Tuy nhi ng ta chỉ có th nhiều hơn, có o của Excel ược nữa. N và danh sá c hiện bị mấ tính này (th ác vụ trước Bạn có thể nhưng làm làm cách n Thưa rằng đến 100 lần Để làm điề Sau đó bạn hoặc nhấn nhấn OK. hãy tìm đế ER Softwa RENT_USE ới môt mục tron ng Regedit THỦ THUẬT T VỚI CÁC T ăng Undo củ iên, theo mặ hể Undo đượ ó thể đến 100 l, và bạn đã Ngoài ra, kh ách những t ất sạch. Đó l ì mới nhấn khi lưu nữa ể thấy rằng, m cách nào nào để tăng , có cách, v n. ều này, trướ n chạy lệnh phím Wind Khi bạn đã n khóa: are Microso Co on số 11.0 Ex xcel2000 th nó ó là 12.0. hấn Edit → 4). Một mụ a trong khun ndoHistory, double-click ồi gõ vào hộ miễn là lớn h ồi thoát Reg ạn hãy khở ong đó, rồi hể Undo đượ y vọng rằng ạn. Tuy nhi hì danh sách N9 4 ra U( d rồ mr ồ Bạ tro th Hb ạ th TÍNH NĂNG ủa Excel, cho ặc định, với ợc 16 lần. Ch 0 lần. ã thực hiện hi bạn nhấn tác vụ (nhữn là do khi bạ Save), và n a. , quay lui l để tăng số danh sách c và bạn có th n Undo 16 nút Save đ ng hành độ ạn lưu bảng nó thấy rằng ại 16 lần là lần này lên các tác vụ c hể tăng con ớc hết, bạn h Run của W ow+R), gõ ã mở được hãy thoát k Windows (St vào đó Reg chương trìn oft Office ở trên đây hì nó là 10. 11.0 Exce có thể khác .0, với Exc New → DW c mới New ng bên phải , và nhấn k) vào mục ộp thoại mở hơn 16 và nh gedit. ởi động lại nhấn vào n ợc bao nhiêu g Undo 100 iên, nếu bạ h các tác vụ CÓ SẴN TR WORD Value Value #1 s i, bạn nhập n Enter. UndoHisto ở ra một con hỏ hơn 100 Excel và nút Undo x u lần nhé. 0 lần, đã là ạn nhấn lưu có thể Und RONG EXCE EL phép chúng những Excel iêu này giúp lần, thì nút để lưu bảng ộng đã thực tính, Excel g không cần à không đủ, n? Nghĩa là ủa bạn lên? n số này lên khỏi Excel. tart → Run, gedit.exe và nh Regedit, el Options c, ví dụ với cel 2007 thì e (xem hình sẽ được tạo vào đó chữ Nhấn đúp ry mới tạo, n số bất kỳ, . Nhấn OK, thử làm gì xem bạn có quá đủ cho u bảng tính, do vẫn mất. 99 g l p t g c l n , à ? n . , à , s i ì h o ữ p , , , ì ó o ,
  • 100. 100 CHIÊU 35 xcel cung c hông chỉ ch hứ trong tuầ ách sẽ tự độ uống, các ô òn tiếp. ạn hoàn toà ạo list là gõ ằng tiếng V ồi chọn tro ools → Optio mport và nhấ www.giaip 0 Ex kh th sá xu cò Bt ạ bằ R To Im o danh s sách đđểể f ch tự tạo mộ oặc fill ngan cấp cho bạn ho số mà cả ần. Bạn chỉ ộng được điề kế sẽ tự độ ột danh sách, ng bằng cái F n một khả cho chuỗi. ỉ cần gõ mộ ền vào với n ộng được đi àn có thể tự danh sách iệt, bạn hãy ng Office b ons → Custo ấn OK. phapexcel.c Tựự tạạo Bằng các xuống ho tuần tự. com năng tiết k Nó có tạo ột từ đầu (c những giá t iền là Wed, tạo một Li bạn cần vào y gõ chúng v button → Ex m Lists), tro H st riêng của o các ô. Th vào các ô từ xcel Options ong vùng Im Hình 95 – Tự tạ o ra một danh fill , bạn có thể Fill Handle, d chỉ cần gõ m danh sách sẽ kiệm đáng sẵn cho bạn có trong Lis trị kế tiếp củ , Thu, Fri, S nh sách để fill một giá trị đầ ẽ được tự độ kể thời gia n vài danh s st), rồi kéo ủa List. Thí Sat, Sun, M a bạn để dùn hí dụ bạn cầ ừ A1 đến A s → Popula mport List in l ầu, sau đó fill ộng điền vào an cho việc sách: tháng cái Fill Ha í dụ bạn gõ Mon, và trở l o c nhập liệu, trong năm, andle, danh Tue, và fill lại Tue nếu Một cách đ h các tháng ng sau này. ần danh sách 12. r → Edit Cu n cells, chọ sách Custom Li , , h l u đơn giản để ể g trong năm m s (Excel2003: A$12. Nhấn ustom Lists ọn $A$1:$A CÁC TUY st Tự tạo dan YỆT CHIÊU C : n CỦA EXCEL L
  • 101. Tự tạo danh h sách để fill Mk Một khi bạn đ é éo cái fill H Bs đã tạo một Handle, bạn ạn cũng có á ách, một nằm Chương 2 list như vậy sẽ được kết y, chỉ cần gõ t quả: h 96 – Danh sá ó thể fill giá m kế trên tr õ vào một ô ch ngày tháng á trị ngược rong danh sá Hình 97 – Dan – NHỮNG T Hình được tạo ra tự đ chiều nếu ách, tô chọn h sách ngày thá THỦ THUẬT động bạn gõ 2 g n cả 2 ô rồi áng được tạo ra T VỚI CÁC T iá trị trong l giá trị, một Fill: a tự động theo t TÍNH NĂNG thứ tự ngược lạ CÓ SẴN TR với một gi ại RONG EXCE nằm dưới EL 101 list, rồi nắm m trong danh h
  • 102. 102 CHIÊU 36 Hình 98 Các tiêu đề Subt nhưng các giá t www.giaip 2 Hình 100 - C được in đậm phapexcel.c Làm n nổổi các S Khi làm v subtotal subtotal cột đầu t gây khó cách sử d biệt và dễ com Subtotal việc với Subt rất khó phân xuất hiện bê tiên và các Su khăn cho vi dụng định dạ ễ đọc hơn. Tv Tđ total trong Ex n biệt với các ên phải tập d ubtotal lại kh iệc đọc các k ạng theo điều Trước tiên, vào các số l Tiếp theo là đặt ô hiện h ( Excel2003: D l lập các tuỳ N Nhập Regio At each ch cho mục Us vào mục Sa Add subtot nhấn nút OK Trong hình các tiêu đề Ac v An Tc total của từng R trị Subtotal bên chúng ta cầ liệu như hìn à các bạn h hành vào dù Data → Subto chọn như sa on vào tro hange in, c se Function, ales trong tal to (hìn K. h 100, bạn ề Subtotal Region tại cột A n cột B thì khôn Regio A đư nhưng trị Su cột không tập số thì cũ nhiên khi có Chún định động dùng subto chọn vào D All. Sau đ tại tạ ng l củủa Exc cel xcel bằng lện c số liệu khi c dữ liệu trong hông được đ kết quả. Tron u kiện để địn nổi các Subto nh Data Out có nhiều cột d g khi tiêu đề c định dạng in đ ng phần này h dạng các S ần có tập số nh 98. hãy tính sub ùng số liệu v otals). Hộp t au: ong khung chọn Sum , đánh dấu danh sách nh 99) và otal của Excel tline Subtot dữ liệu. Cụ th của nó thườn đậm như các y sẽ hướng d Subtotal sao ố liệu để thự l tal, các dòng hể là, các cột ng lại nằm ở c tiêu đề nên dẫn bạn các cho dễ phân ực hành. Cá btotal cho từ và vào Data thoại Subto thấy rằng của từng on tại cột ợc in đậm g các giá ubtotal bên B thì g. Đối với ố liệu trên ũng không n chúng ta s ó nhiều cột ng ta sẽ dù các các giá và bạn ph lệnh Subto otal thì bạn ô hiện hàn Data → Out g t n c n ác bạn nhập ừng Region a → Outline otal xuất hiệ quá khó để ẽ khó nhận số liệu hơn ng định dạ á trị Subtota hải thực hiệ otal. Do vậy n hãy xoá b nh trong vùn tline → Sub đó chọn vùn ại ô A1, s Làm n Hình 99 p n bằng cách → Subtotal ện, bạn thiết ể đọc các k biết ngay c n. ạng theo đi al in đậm m ện điều này y nếu đã thự bỏ nó theo ng kết quả btotal → chọ ng A1:B16, sau đó vào h lt kết quả, tuy y các Subtotal l iều kiện để một cách tự y trước khi ực hiện lệnh o cách sau: subtotal và ọn Remove , lưu ý để ô o Home → CÁC TUY YỆT CHIÊU C ể ự i h : à e hiện hành h Styles → CỦA EXCEL L
  • 103. Làm nổi các c Subtotal củ Hình 102 a Excel 101 2 - Subtotal sau vù Ru Hình 1 u khi đã được đị ùng số liệu ule và nhấn ạn phải xoá họn vùng A ormatting → Excel2003: Fo ormat value $A1= “Gran Bc h Fo (E Fo =$ Chương 2 ịnh dạng lại rồi vào Ho n nút Delete á vùng kết A1:B16, nhớ Manage R ormat → Co s where this nd Total” – NHỮNG T ome → Styl Rule. quả Subtot ớ chọn ô A1 ule → New nditional For s formula is THỦ THUẬT al Formatt o determine Conditional ức sau vào s true: $A1, 5)= “T hải cố định m chiếu tư → vào hộp Bold tại Fon OK → nhấn t o, bạn chọn ata → Outlin → OK. Kết bạn chọn ô g định dạng hỉ tham chi các ô trong ẽ có công t GHT($A2,5)= GHT($A3,5)= trả về TRU theo thiết l ing → New e which cell Formatting… hộp Form w Rules… ls to format → Formula mat values otal” cột A (thê ương đối p Format Ce nt Style và c tiếp OK để t một ô nào ne → Subto quả bạn sẽ A1 là ô m theo điều k ếu trong cô vùng chọn. thức định d = “Total” v = “Total”. K E thì ô đó lập trong lện tiến định d định dạng t các dòng có biệt dòng G . Phần này, điều kiện nhau. ớc tiên, bạn p hần trước b ditional Form es → Cond tal tương tự 1 là ô hiện h Rule → Use rmatting… → s true: T VỚI CÁC T Condition formula to Format → công thứ formula is =RIGHT($ Lưu ý ph dùng tha Format… → chọn B → nhấn O Tiếp theo và vào Da mặc định Do b dụng địa ch cho c B2 sẽ =RIG =RIG nào t dạng kiện. Cải t Các đ cho c phân khác. theo khác Trướ ở ph êm $ vào tr cho dòng. ells → chọn chọn màu đ trở về bảng đó trong v otal → để cá có như hình mặc định và kiện, Excel ng thức địn Ví dụ như dạng theo đ và các ô A3 Khi công th sẽ được áp nh định dạn dạng cho su theo hướng ó tính subtot Grand Total chúng ta cũ để làm cho ubtotal g dẫn trên sẽ tal, do vậy c l với các dò ũng sẽ dùng o chúng có phải xoá địn ằng cách đ matting → M ự như hướn hành. Bạn v e a formula t Formula Is) TÍNH NĂNG nh dạng the đặt ô hiện Manage Ru ng dẫn ở ph vào Home → to determin ) và nhập c CÓ SẴN TR hần trước. S Styles → e which cel công thức s RONG EXCE EL 103 → Use a t (Excel2003: : Is) và nhập p where this s rước A) và à Nhấn nút t n ngăn Font t đỏ tại Color r tính. vùng số liệu u ác tuỳ chọn n h 102. sau khi áp p sẽ thay đổi i nh dạng trên n tại ô A2 và à điều kiện là à 3, B3 sẽ là à hức trong ô p dụng định h ng theo điều u ẽ như nhau u cũng sẽ khó ó òng subtotal l g định dạng g định dạng g eo điều kiện n hành trong g les → chọn n Sau đó, bạn n Conditional l ls to format sau tại hộp tp
  • 104. 104 Nhấn nút For nhấn OK. etermine wh ormula is tru RIGHT($A1 Nhấn nút Fo nderline → rmat → chọn Tiếp tục, bạ hich cells to ue: ,5)=”Total” ormat ➝ chọ nhấn OK → uối cùng, b www.giaip 4 N → de fo =R N Un Cu phapexcel.c n ngăn Fon ạn nhấn nút o format → t → chọn Bo t New Rule ( nhập công ọn ngăn Fo OK. Nhấp Trong Excel đầu tiên (= sách các Rul com old tại Font Excel2003: n g thức sau t ont → chọn tiếp OK để 2007, Rule th $A1= “Grand le. Hình 103 nổi các Subto t Style → ch nhấn Add) → tại hộp For otal của Excel họn màu xan chọn Use a rmat values tại Font St n hình bảng Bold Italic ể trở lại màn hêm vào trướ Total”) và nh 3 – Di chuyển cá ạn vào Data a → Outline H c sẽ nằm dướ hấn Move Up đ ác Rule trong h → chọn Su Hình 104 - Subto otal sau khi đã l nh tại Color formula to where this tyle → chọn tính. ới cùng. Do vậ để đưa nó lên ộp thoại Condi r o s n Single tại y bạn chọn R đầu tiên tron tional Formatti btotal → nh ule tạo g danh ing Rules Mana hấn OK và x được cải tiến th Làm n ager : xem kết quả hêm một bước CÁC TUY YỆT CHIÊU C i CỦA EXCEL L
  • 105. Chuyển đổi các hàm và công thức trong Excel thành giá trị CHIÊU 37 Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 105 Chuyểển đđổổi các hàm và công thứức trong Excel thành giá trịị Hầu hết các bảng tính Excel đều chứa các công thức. Thỉnh thoảng bạn chỉ muốn hiện lên kết quả của một công thức trong một ô, thay vì để công thức ở đó, vì nó sẽ thay đổi khi dữ liệu mà nó tham chiếu đến thay đổi. Bạn có thể làm điều này bằng tay theo hai cách sau đây, hoặc bạn có thể sử dụng một macro mà sẽ làm cho công việc nhẹ đi. Trước hết hãy xem các phương pháp bằng tay. Dùng Paste Special Bạn có thể sao chép các kết quả của các công thức và vẫn để lại công thức tại ô gốc bằng việc sử dụng công cụ Paste Special của Excel. Giả sử bạn có các công thức ở trong vùng A1:A100. Chọn vùng này, chọn lệnh copy (bạn có thể làm điều này bằng cách chọn các lựa chọn trong Clipboard ở tab Home hoặc nhấn chuột phải), sau đó chọn ô bắt đầu để dán kết quả (giả sử ô B1). Chọn Clipboard → Paste → Paste Values (hoặc nhấn phải chuột và chọn Paste Special → Values hoặc dùng phím tắt Alt+E+S+V) và nhấn OK. Lúc này bạn sẽ thấy vùng B1:B100 sẽ là các kết quả của công thức ở các ô trong vùng A1:A100, nhưng chúng chỉ là các giá trị. Nếu bạn muốn chép đè các công thức gốc với kết quả của chúng, chọn dãy công thức và chọn Copy. Vẫn ở dãy công thức được chọn đó, chọn Paste → Paste Values (hoặc click phải chuột và chọn Paste Special → Values hoặc dùng phím tắt Alt+E+S+V), sau đó click OK. Sử dụng Copy Here As Values Only Bạn cũng có thể sao chép các kết quả của công thức mà vẫn để lại các công thức ở ô gốc bằng cách sử dụng một menu ẩn mà thậm chí nhiều người dùng không biết sự tồn tại của nó. Chọn dãy công thức, nhấn phải chuột ở đường biên bên phải hoặc bên trái vùng chọn (nói cách khác là bạn có thể click chuột phải ở bất kỳ đường biên nào của vùng chọn ngoại trừ việc bạn sử dụng nút "fill handle" có hình dấu thập). Trong lúc nhấn giữ chuột phải, kéo chuột đến nơi cần dán, nhả chuột phải và nhấn Copy Here as Values Only từ một menu xổ xuống. Bạn cũng có thể chép đè lên các công thức với kết quả của chúng: Chọn dãy có công thức, sau đó nhấn phải chuột ở đường biên bên phải hoặc bên trái vùng chọn (nhắc lại một lần nữa là bạn có thể click chuột phải ở bất kỳ đường biên nào của vùng chọn ngoại trừ việc bạn sử dụng nút "fill handle" có hình dấu thập). Trong khi nhấn phải chuột (hoặc nhấn Ctrl), kéo chuột qua một cột bên phải hoặc bên trái và sau đó quay về dãy ban đầu, nhả chuột phải và nhấn Copy Here as Values Only từ kết quả của một một menu xổ xuống.
  • 106. 106 ình 105 - Dùng ử dụng Ma Nếu bạn thườ dụng macr acro ờng xuyên c ro đơn giản aluesOnly( rRange As Error Resu rRange = le:="VALUE rRange Is nge = rRan ub ể sử dụng m sual Basic E ode ở trên tr Nhấn chọn n họn Develo lt+F8, chọn ào đó để gá muốn sử dụn macro này, Editor) hoặc rực tiếp vào nút Close củ oper → Cod ValuesOnly án một nút ng macro nà Khi bạn sử d hức của bạn ong Inputbo www.giaip 6 Sử Ns ử Đ Vi co N Ch Al nà m Kt h tro Hì Sub Va Dim On E Set Titl If r rRan End Su dụng macro n là dãy nào ox, và tất cả phapexcel.c Bạn không n Ctrl+C, Ctrl+ com chuột phải để c chuyển đổi n như sau: ) s Range ume Next Applicati ES ONLY", T Nothing Th nge.Value chọn Develo nhấn Alt+F o module. ủa cửa sổ c de → Macro y, sau đó cli tắt cho mac ày bạn chỉ cầ nên chọn các +S.... o, bạn sẽ th o. Địa chỉ c ả những gì b Chuyển đ đổi các hàm chọn lệnh Copy và công thức y Here as Values các ô có cô c trong Excel s Only từ một m ng thức hoặ on.InputBo Type:=8) hen Exit S menu xổ xuống ặc hàm thàn ox(Prompt: Sub oper → Cod 11 để chèn thành giá trị nh giá trị thì ="Select t ị ì bạn có thể the formul Basic (Exce ule chuẩn. S de → Visual n một modu code hoặc n os Basic (Ex ick chọn nú cro này (Ví ần gõ Ctrl+E nhấn Alt+Q xcel2003: Too út Options, ở í dụ: bạn gõ E). phím tắt trùn las", _ el2003: Tools Sao chép v để quay tr ols → Macro shortcut k õ ở shortcu g với các phím hấy một Inp của dãy đư bạn cần để l ể s → Macro → à dán đoạn rở lại bảng o → Macros) key bạn thêm ut key là E m tắt có sẳn củ put box đượ ược chọn sẽ àm thực hiệ n tính Excel. hoặc nhấn m một phím thì sau này ủa Excel như C ợc hiển thị được hiển ện việc chuy Ctrl+V, và hỏi dãy thị một cá yển đổi là n CÁC TUY . n m y chứa công ách tự động nhấn OK. YỆT CHIÊU C g g CỦA EXCEL L
  • 107. Thêm dữ liệ một cách tự u vào danh s ự động Hình CHIÊU 38 h 106 Ch nh nh =O sách Validati họn Formu hập vào tên hấp OK: OFFSET(Sh Chương 2 ion m dữữ liệệu cách tựự đđ u vào dan đđộộng đã từng sử d ểm ấn tượng kỳ ô nào trên không nếu k lidation thì Ex y có thể thực nh sách dụng validat nhất của nó n bảng tính v khi bạn nhập Excel sẽ tự độ hiện được kh bạn có dan ính là tên củ ấy rằng: tại ào được tên hêm tên nhâ lại vùng dữ g. n chế nhược chép đến A R($D$1="",C las → Defin n MyName t Validati tion, bạn sẽ chính là khả và cho phép p vào một tên ng thêm tên hi bạn làm th nh sách tên t ủa các nhân i một ô đan n một nhân ân viên mới liệu của va ion biết nó là m ả năng thêm người sử dụ n mới trong m này vào tron heo các hướn trong vùng A n viên trong ng áp dụng viên mới n i này vào dò alidation trư c điểm này, A20 (dự trù t COUNTIF($ ned Names tại hộp Nam heet1!$A$1 – NHỮNG T Thêm mộột c Nếu bạn Có lẽ điểm vào bất k hơn hay năng val Điều này Giả sử này chí Bạn th nhập v phải th chỉnh l sử dụng Để hạn và sao =IF(OR ột tính năng một danh sá ụng chọn lựa một ô đang á ng danh sách g dẫn trong A1:A10 như một công ty validation, ngoài danh s òng cuối tro ước. Điều nà tại ô A11 b trước sẽ thê $A$1:A10,$ 107 ư hình 106. y. bạn sẽ khô sách lựa ch ong danh sá ày sẽ rất bấ bạn nhập và êm 10 tên m D$1)),"x",$D Name (Excel fers To, bạn → Define N mes. Tại Ref ,0,0,COUN THỦ THUẬT NTA(Sheet1 T VỚI CÁC T Hình 1 TÍNH NĂNG !$A:$A),1) ào công thứ mới). D$1) l2003: Insert n nhập vào CÓ SẴN TR RONG EXCE → Name → công thức EL 107 g rất rõ ràng. . ách lựa chọn n a. Nó sẽ tuyệt t áp dụng tính h h validation? ? bài này. . Danh sách h ông thể nào o họn, mà bạn n ách và điều u ất tiện trong g ức bên dưới i Define), và à sau đây và à
  • 108. 108 uy nhiên, th OFFSET(Sh họn ô D1, st từ hộp A -Cell dropd ntered. Nhấ heo tôi, nên heet1!$A$1 vào Data → llow, và tại down. Chọn ấn nút OK kh Nhấp phải ch thay bằng c ,0,0,COUN Data Tool Source nhậ n ngăn Error hi hoàn tất. huột lên tên công thức: NTA(Sheet1 s → Data V ập vào =My r Alert và b Sheet1 và c te Sub Work lReply As Target.Cel f Target.A óng cửa sổ ong danh sá ách dữ liệu ũng sẽ thấy www.giaip 8 Tu =O Ch Li In en N Đ tro sá cũ Privat Dim If T I E End End Su phapexcel.c ksheet_Cha s Long lls.Count Address = pty(Target rksheetFun If IsEmp com If Wor Then _ lReply vbQues If lRe Range Target End If End If If ub y = MsgBox stion) eply = vbY ("MyNames" t VBE và lư ách validati trên bảng t tên mới đã a bảng tính ion và nhấn tính tại ô A được bổ su Hình 108 chọn View ange(ByVal > 1 Then E "$D$1" Th ) Then Exi nction.Cou x("Add " & Yes Then _ ").Cells(R lại, sau đó n Enter. Bạn A11 và nếu ung vào. Th hêm dữ liệu v !$A:$A)-CO Validation (E Names, bạn bỏ chọn Sho vào danh sác OUNTIF(She Excel2003: D n đảm bảo r ow error ale Code. Sau đ ch Validation cách tự động eet1!$A:$A Data → Valida rằng đã chọ ert after inv đó bạn nhập Target As s Range) Exit Sub hen it Sub ntIf(Range n g ,"=x"),1) ation). Chọn ọn thêm hộp valid data is p vào đoạn m e("MyNames Target & mã sau: s"), Targe " to list ange("MyNa t) = 0 t", vbYesNo ames").Row chọn ô D1 n sẽ thấy tê chọn ô D1 o + ws.Count + và nhập và ên mới xuất và mở dan o một tên m t xuất hiện nh sách val CÁC TUY một c 1, 1) = n p s mới chưa có trong danh idation bạn YỆT CHIÊU C ó h n CỦA EXCEL L
  • 109. Ngày tháng trong Excel CHIÊU 39 Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 109 Ngày tháng trong Excel Ngày tháng trong Excel được xử lý rất tuyệt khi được tạo và sử dụng trong Excel, tuy nhiên có những vướng mắc khi xử lý với những dữ liệu ngoại lai import vào. May thay, Excel có những công cụ và phương thức để giải quyết khi nó không đúng như bạn muốn. Mặc định, Excel sử dụng hệ thống ngày dựa trên năm gốc 1900. Nó coi ngày 01/01/1900 có giá trị 1, ngày 02/01/1900 có giá trị 2, và cứ thế. Các giá trị này giúp cho Excel thực hiện những yêu cầu tính toán thời gian. Giờ phút cũng tương tự như vậy, nhưng Excel coi giờ như là số thập phân, với 1 tương đương 24:00 hay 00:00. 18:00 được coi như là 0,75 vì 18 giờ là ¾ của một ngày. Để có thể thấy giá trị số của ngày và giờ, bạn hãy định dạng ô là General. Thí dụ dữ liệu ngày giờ đầy đủ 03/05/2007 03:00:00 PM có một giá trị số là 39.025,625, nghĩa là đã 39.025 ngày tính từ ngày gốc 01/01/1900 và kèm theo 0,625 ngày tương đương 15/24 ngày. Tính toán cho kết quả nhiều hơn 24 giờ Bạn có thể cộng các giá trị giờ với nhau bằng toán tử cộng hoặc dùng hàm SUM(). Vì vậy SUM(A1:A5) sẽ cho kết quả là tổng giờ của vùng A1:A5 nếu trong vùng có những giá trị giờ đúng nghĩa. Thế nhưng nếu bạn không để ý bạn sẽ tưởng kết quả sai nếu như tổng tính được nhiều hơn 24 giờ: mỗi 24 giờ Excel coi như một ngày, và do định dạng giờ phút, con số chỉ ngày không hiển thị. Bạn hãy thử thì biết: Trong một ô nào đó bạn gõ công thức =5:00 + 17:00 + 6:00, bạn cho rằng kết quả phải là 28:00, nhưng Excel lại chỉ cho bạn thấy trên ô là 4:00, vì 24 giờ đã bị chuyển thành 1 ngày, chỉ còn 4 giờ lẻ. Muốn buộc Excel hiện rõ số giờ lớn hơn 24, bạn phải định dạng custom cho ô đó là [h]:mm hoặc [h]:mm:ss. Bạn cũng có thể dùng kiểu định dạng đó để biết số phút hoặc số giây của một giá trị giờ, hoặc ngày. Thí dụ như một ô có giá trị 1 (24 giờ) và định dạng [m] sẽ hiển thị số phút của 24 giờ là 1.440. Nếu bạn định dạng [s], bạn sẽ thấy số giây là 86.400. Tính toán ngày và giờ Để tính toán ngày giờ bạn cần nhớ những con số sau: 1 ngày = 24 giờ = 1.440 phút = 86.400 giây 1 giờ = 60 phút = 3.600 giây Khi đã nhớ các con số này, bạn có thể dễ dàng sử dụng để tính toán quy đổi đơn vị thời gian.
  • 110. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 110 Ngày tháng trong Excel Thí dụ bạn có con số 5,5 trong ô A1, và bạn muốn: - Bạn muốn nó là 5:30 hoặc 5:30 AM, bạn dùng công thức =A1/24 - Bạn muốn nó là 17:30 hoặc 5:30 PM, bạn dùng công thức =A1/24 + 0,5 - Bạn muốn tính xem trong 5,5 ngày có bao nhiêu giờ, dùng công thức =A1*24 Thí dụ khác: bạn có một giá trị ngày (đúng nghĩa) như là 22/05/2007 15:36 và bạn chỉ muốn: - Lấy số ngày : = INT(A1) - Lấy số giờ: =A1- INT(A1), hoặc = MOD(A1, 1) Để tìm khoảng thời gian tính bằng ngày giữa 2 mốc ngày, bạn tính bằng công thức: =DATEDIF(A1, A2, “d”) – với A1 là ngày sớm hơn (có giá trị nhỏ hơn A2) Hàm DATEDIF có thể dùng với tham số “m” cho tháng, “y” cho năm. Hàm DATEDIF không có trong danh sách hàm của Excel vì nó là một hàm của Lotus123. Nếu bạn không biết chắc ngày nào nhỏ hơn ngày nào trong công thức tính, hãy dùng kết hợp Min và Max như sau: =DATEDIF(MIN(A1, A2), MAX(A1, A2), ”d”) Để hiển thị giờ âm sau khi tính toán Khi tính toán thời gian, khi có những kết quả âm, Excel sẽ bị lỗi và hiển thị tràn số: #######. Chẳng hạn bạn tính khoảng thời gian giữa giờ bắt đầu và giờ kết thúc: =A2 - A1. Nếu như giờ bắt đầu là 17:00 và kết thúc là 5:00 sáng hôm sau thì công thức trên sẽ bị lỗi. Bạn hãy dùng công thức này: =A2 - A1 + (A2<A1) Còn nếu bạn cần tính hiệu số của 2 giờ trong cùng ngày, bạn dùng công thức =MAX(A1:A2) - MIN(A1:A2) hoặc =ABS(A2- A1) Cách này là chuyển số âm thành số dương, còn có một cách để hiện số giờ âm: chỉnh Option → Calculation → đánh dấu chọn vào mục 1904 Date Systems. Tuy nhiên cách này có thể gây lỗi tính toán cho những công thức khác. Đây còn gọi là hệ thống ngày MacinTosh, sẽ nói kỹ hơn trong Chiêu 87. Bạn cũng có thể yêu cầu Excel cộng thêm vào giá trị ngày có sẵn một khoảng thời gian mà bạn muốn (khi tính thời hạn này nọ kể từ một thời điểm), bằng cách dùng hàm DATE() với cú pháp sau: =DATE(YEAR(A1)+ số năm, MONTH(A1) + số tháng, DAY(A1) + số ngày)
  • 111. Ngày tháng trong Excel Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 111 Thí dụ như thêm 3 tháng vào ô A1: =DATE(YEAR(A1, MONTH(A1) + 3, DAY(A1)) AddIns Analysis ToolPak còn hỗ trợ nhiều hàm trong đó có những hàm thời gian như EDATE() để cộng trừ một số tháng vào một ngày cho trước. Hoặc hàm EOMONTH() để tính ngày cuối tháng của một thời điểm bất kỳ. Excel có một lỗi là coi năm 1900 là một năm nhuận, trong khi không phải vậy. Điều ngạc nhiên là anh Bill cố tình làm vậy, theo như họ tuyên bố. Một số link hữu ích về xử lý ngày tháng: HOW TO: Use Dates and Times in Excel 2000 http://support.microsoft.com/default...n-us;Q214094#6 Text or Number Converted to Unintended Number Format http://support.microsoft.com/default...;en-us;Q214233 Maximum Times in Microsoft Excel http://support.microsoft.com/default...;en-us;Q214386 Dates and Times Displayed as Serial Numbers When Viewing Formulas http://support.microsoft.com/default...;en-us;Q241072 Controlling and Understanding Settings in the Format Cells Dialog Box http://support.microsoft.com/default...;en-us;Q264372 How to Use Dates and Times in Microsoft Excel http://support.microsoft.com/default...b;en-us;214094 Xử lý ngày giờ là một trong những điều kỳ diệu của Excel. Nắm vững những thủ thuật này bạn sẽ tiết kiệm vô khối thời gian với nó.
  • 112. 112 CHIÊU 40 ể có thể sử hiết lập Grou họn vùng d roup & Outlin phép sửử d bảảng tín dụng tính n uping and O dữ liệu rồi v e), bạn sẽ có dụụng tín nh bịị kho năng Group Outline cho ào Data → G ó một kết qu 109 – Gọi lệnh p and Outlin dữ liệu của Group → Ou uả như hình Auto Ouline để dùng tính n chọn Protect au đó, bạn hanges → c Khi bảng tín utline. Do rotect kết h nableOutlin www.giaip 2 Đt h Ch Gr Sa Ch KO Pr En Hình phapexcel.c Cho p trên b com ể thiết lập Grou năng Protec t Sheet và đ H ình 111 – Prot nh trong chế vậy chúng hợp với sự k ning thành T ế độ bảo vệ g ta sẽ sử kiện mở bản True. Hình 110 ct Sheet để đặt vào mật ect WorkSheet ệ thì bạn kh dụng tham ng tính (Wo Cho phép s sử dụng tính nh năăng oá năng Group trên bảng g Group a ne trên bảng a mình: utline và chọ h 110: p and Outline g tính bị khoá and Outl g tính bị kh line hoá, trước ti ọn Auto Ou uping and Outlin ne (trong Excel khoá bảng mã bảo vệ. e á iên bạn hãy tline (Excel2 2007) tính lại: và (Ví dụ như trong Excel 200 hông thể sử m số UserIn orkbook_Op y 2003: Data → ào Review → ư mật mã là tại nhóm Secret). c tính năng ly trong ph UserInterf CÁC TUY 07 dụng được nterfaceOnl pen) để bật m Group and hương thức faceOnly và YỆT CHIÊU C d c à CỦA EXCEL L
  • 113. Cho phép sử trên bảng tí ử dụng tính n ính bị khoá Sa Th Ex năng Group a au khi áp dụ hisWorkboo xercise, bạn Sa đó cả bị and Outline ụng Group ok và nhập n cũng có th and Outline vào đoạn m hể thay bằng te Sub Work h Sheet1 Protect Pa EnableOutl With ub au đó nhấn óng lại. Sau ảnh báo), kh ị khoá (các n Chương 2 Privat With . . End End Su e xong, bạn mã sau (Tên g Index của kbook_Open n() assword:=" lining = T Save và đó u đó, bạn m hi đó bạn có nút lệnh đã Th Nế th Nế cá En "Secret", True óng cửa sổ mở lại tập tin ó thể sử dụn bị mờ). nhấn Alt+F n Sheet1 là Sheet trong F11 để vào c à CodeNam g bảng tính UserInterf VBE để trở n và cho ph ng được các - Các nút Group ham số UserIn ếu là TRUE: sẽ hay đổi. ếu không kha ác lệnh macro nableOutlining – NHỮNG T Hình 112 cửa sổ VBE me của Shee hoặc dùng faceOnly:= ở về cửa sổ hép Macro th c nút Group p and Outline b terfaceOnly củ ẽ bảo vệ giao =True ổ bảng tính, hực thị (nếu and Outlin bị mờ đi trong b ủa phương thứ o diện người d i báo thì nhận can thiệp vào g = True → b THỦ THUẬT , hãy lưu bả u nhận đượ ne trong bản bảng tính đang ức Protect mặc dùng (user int n giá trị mặc đ giao diện ngư bật các nút Sho T VỚI CÁC T bị khoá c định là FALS terface) nhưng định là FALSE: ười dùng. ow/ Hide Deta TÍNH NĂNG ail CÓ SẴN TR E g cho phép d bảo vệ cả gia ao diện người RONG EXCE EL 113 E. Bạn chọn n et Formulas s TabName): ảng tính và à ợc hộp thoại i ng tính đang g ùng macro để ể dùng và ngăn n
  • 114. 114 CHIÊU 41 ằng cách dù hất thiết phả ên trường là ào nhập liệu Nếu bạn bắt hần nằm tro ùng Data V ải nhập liệu à Tên và Bộ u vào bảng c đầu với 1 b ong khung m ữ liệu vào c các công cụ Filter, hàm ằm xen kẽ n à nhấn OK. g giá trị hoặ ũi tên lên, rồ au khi đã bả ữ liệu, từ ô Mở hộp thoạ hức sau vào AND(COUN www.giaip 4 Bn h tê nà Np h Sa dữ Mt h =A Điền dữ Một số c Sorting, trống nằ Blank, và đó những nhấn mũ ảo đảm các A3 đến ô B ại Data Valid khung công NTA($A$2:$ phapexcel.c Bẫẫy lỗỗ com ỗỗi đđểể trốố ốống dữữ li Validation, c u, không đư phận nằm cũng phải n bảng dữ liệu màu xám sau iệệu chúng ta có ược để trống ở 2 ô A1 và nhập đủ 2 nộ u có sẵn nhữ u đây. các ô trống ụ hoặc hàm SUMPROD nhau. bạn h Bây giờ tất ặc công thứ ồi nhấn Ctrl+ ó thể bảo đả g. Thí dụ ta à B1. Bên d ội dung này ững ô bị để g của Excel k DUCT,… G hãy nhấn F t cả các ô tr ức giống ô li +Enter. ô trống tron B100 chẳng dation, trong g thức: $A2)=ROW( ảm rằng 1 a tạo 1 bảng dưới, bạn m y. trống, cần đ không làm Giả sử bạn 5, hoặc Ctr rống đã đượ iền ngay trê ng vùng dữ hạn (bằng g tab Settin trống dữ liệu trường dữ l g dữ liệu 2 muốn rằng bấ u liệu nào đó trường, với ất kỳ người điền đầy và việc với ô t có 1 cột A rl+G, nhấn ợc chọn. Nế ên của nó, h liệu đã đượ với độ lớn ng chọn Cus ()-2,COUNT ó i i ào, hãy xem trống như P với 1 đốn Special, ch ếu bạn muố ãy nhấn dấu ợc điền đầy, của vùng b stom trong TA($B$2:$B Hình 1 113 m Pivot table, ng những ô họn ô chọn ốn điền vào u bằng (=), , bạn hãy tô bạn định nhậ ô Allow, rồ B2)=ROW( )-2) CÁC TUY Bẫy lỗi để ô chọn vùng ập dữ liệu). i điền công YỆT CHIÊU C g . g CỦA EXCEL L
  • 115. Bẫy lỗi để trống dữ liệu Chương 2 – NHỮNG THỦ THUẬT VỚI CÁC TÍNH NĂNG CÓ SẴN TRONG EXCEL 115 Chú ý các ký hiệu $ liên quan đến tham chiếu tương đối và tuyệt đối, nếu sai hoặc thiếu, validation không hoạt động như ý muốn ráng chịu. Vào tab Alert, gõ tiêu đề cho thông báo cảnh báo trong ô Title, gõ câu thông báo của bạn vào ô Error Message, chọn Stop trong khung Error Style (hình 114): Hình 114 – Nhập các thông báo lỗi khi cho Data Validation Bây giờ mỗi khi bạn nhập thiếu dòng trên, mà nhảy xuống nhập dòng dưới, bạn sẽ được cảnh báo như sau: Hình 115
  • 116. 116 Giảm danh sách xổ xuống của Validation sau khi chọn một Giảảm danh sách xổổ xuốống củủa Validation sau khi chọọn mộột Rất hữu ích cho người dùng Excel khi bạn cho họ một danh sách để chọn bằng Validation, nhưng cái danh sách này tự động ngắn lại mỗi khi họ chọn một mục trong danh sách, để khỏi phải lựa chọn trong một danh sách quá dài, đồng thời tránh việc nhập trùng dữ liệu (đôi khi cần thiết). CHIÊU 42 Bước 1: Trong 1 sheet bất kỳ (thí dụ sheet1) bạn có 1 danh sách trong vùng A1:A10. Bạn hy đặt name cho danh sách này bằng cách tô chọn vùng danh sách, rồi gõ tên MyList trong hộp namebox. Bước 2: Trong 1 sheet khác mà bạn muốn dùng validation dựa vào danh sách MyList nói trên, tô chọn vùng bạn cần, mở menu Data Validation, chọn Allow là List, Source là =MyList, rồi nhấn OK. Bước 3: Mở cửa sổ VBA của sheet đó, nhập vào đoạn code sau: Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim strVal As String Dim strEntry As String On Error Resume Next strVal = Target.Validation.Formula1 If Not strVal = vbNullString Then strEntry = Target Application.EnableEvents = False With Sheet1.Range("MyList") .Replace What:=strEntry, Replacement:="", LookAt:=xlWhole, _ SearchOrder:=xlByRows, MatchCase:=False .Sort Key1:=.Range("A1"), Order1:=xlAscending, Header:=xlNo, _ OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom .Range("A1", .Range("A65536").End(xlUp)).Name = "MyList" End With End If Application.EnableEvents = True On Error GoTo 0 End Sub Đóng cửa sổ VBA rồi quay về Excel. Thử chọn 1 mục trong validation, sang 1 ô khác và xổ cái validation xuống, bạn sẽ thấy mục vừa chọn xong không còn trong list nữa. Lưu ý trong code, khi nói đến name MyList, phải xác định rõ Sheet1.MyList, vì nếu không, VBA sẽ cho rằng name này nằm chung sheet với sheet chứa code và sẽ không tìm thấy và báo lỗi. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL
  • 117. Thêm các da anh sách có s CHIÊU 43 Tr tín nú Cu sẵn và cả da rước tiên, b nh. Ví dụ n út Office → ustom Lists). A1:A26. Sau ụng để fill tr Ad ụ Chương 2 nh sách tự tạ ạo vào menu m các dan menu ch u chuột phải nh sách uộột phảả t danh sách hóng nhập d dựng sẵn mộ ng (Jan – Dec ới cho mình. bạn cần nhậ như bạn nhậ Excel Opti Nhấp chọn u đó nhấn nú rong tất cả b – NHỮNG T Thêm vào m Tạo một nhanh c đã xây d các thán sách mớ Handle. có sẵẵn v ảải để fill trong danh sách cá ột số Custom c) và các chu Phần này sẽ ập vào danh ập và 26 chữ ons → Pop n nút nằm bê út Import v bảng tính tr THỦ THUẬT và cảả dan Excel thông ác chuỗi số ho List về các n uỗi số nhưng ẽ hướng dẫn h sách các p ữ cái trong pular → Edi ên trái nút I à OK. Kể từ rên máy tính T VỚI CÁC T nh sách t qua Fill han oặc chuỗi vă ngày trong tu bạn cũng có bạn các tạo phần tử cần các ô A1:A t Custom L Import và dù ừ lúc này d h này. Hình 1 116 TÍNH NĂNG ndle là việc là n bản vào bả uần (Sun - Sa ó thể tự tạo th o thêm Custo n đưa vào C A26 trên Sh Lists (Excel2 ùng chuột q anh sách cá CÓ SẴN TR Custom Lis heet1. Sau đ 003: Tools → quét chọn vù ác chữ cái s RONG EXCE EL tựự tạạo 117 àm rất hay đ ảng tính. Exc at), danh sác hêm các dan om List cho F để cel ch nh Fill st trên bảng đó nhấn vào g o u ử Options → ùng dữ liệu sẽ có thể sử
  • 118. www.giaiphapexcel.com CÁC TUYỆT CHIÊU CỦA EXCEL 118 Thêm các danh sách có sẵn và cả danh sách tự tạo vào menu chuột phải Tiếp theo, để đưa các Custom List vào trong thực đơn ngữ cảnh thì bạn nhấn tổ hợp Alt+F11 rồi vào Insert → Module. Sau đó, bạn nhập vào đoạn mã như sau: Sub AddFirstList() Dim strList As String strList = Application.CommandBars.ActionControl.Caption If Not strList Like "*...*" Then Exit Sub ActiveCell = Left(strList, InStr(1, strList, ".", vbTextCompare) - 1) End Sub Bạn kích chuột hai lần lên ThisWorkbook trong cửa sổ VBAProject và nhập vào đoạn mã sau: Private Sub Workbook_SheetBeforeRightClick _ ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range, Cancel As Boolean) Dim cBut As CommandBarButton Dim lListCount As Long Dim lCount As Long Dim strList As String Dim MyList On Error Resume Next With Application lListCount = .CustomListCount For lCount = 1 To lListCount MyList = .GetCustomListContents(lCount) strList = .CommandBars("Cell").Controls(MyList(1) & "..." & _ MyList(UBound(MyList))).Caption .CommandBars("Cell").Controls(strList).Delete Set cBut = .CommandBars("Cell").Controls.Add(Temporary:=True) With cBut .Caption = MyList(1) & "..." & MyList(UBound(MyList)) .Style = msoButtonCaption .OnAction = "AddFirstList" End With Next lCount End With On Error GoTo 0 End Sub Đóng cửa sổ VBE và lưu bảng tính lại. Sau đó nhấp phải chuột vào một ô nào đó trên bảng tính, bạn sẽ thấy các Custom List dựng sẵn và do bạn tạo xuất hiện trong trình đơn ngữ cảnh. Muốn sử dụng, bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào ô chọn, rồi chọn 1 trong các list hiện ra trong menu ngữ cảnh, bạn sẽ có giá trị thứ nhất của list. Sau đó kéo cái Fill handle để fill list như mọi khi. ∗∗∗