Ketelhuis ronde 2 e depot di vault deel 2 - oldambt1
- 1. 05-04-17 1 Voorkom digitale dementie Alexandra Janssen Masterclass eDepot gemeente Oldambt 6 april 2017 Of hoe voorkomen beter is dan genezen Waarom eDepot? • Corsa en eSuite niet geschikt voor langdurige bewaring of openbaarmaking • eDepot mogelijkheid tot tussentijdse overbrenging, eerder openbaar, transparant • Uitfaseren Corsa; archief van Corsa naar eDepot betekent snelle uitfasering van Corsa • eDepot aansluiten op eSuite betekent, schoonhouden van eSuite, alleen actuele zaken. Archiefmateriaal naar eDepot • Mogelijkheden tot overbrenging archieven vanuit backoffice systemen
- 2. 05-04-17 2 De formele definitie van een eDepot luidt als volgt: 'Het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat duurzaam beheren en raadplegen van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.' Organisatie • Informeer raad, college en management • Zorg voor besluitvorming • Creëer draagvlak door nut en noodzaak uit te leggen • Bepaal wat je met het eDepot wilt doen en leg dat ook uit in ‘leken’ taal • Wat doen andere gemeenten, ga op zoek naar informatie • Deel en haal kennis door organiseren bijeenkomsten Wat moeten we regelen?
- 3. 05-04-17 3 Financien • Bereken de incidentele en structurele kosten op basis van tb • Reserveer budget in meerjarenbegroting • Kijk waar je elders iets kunt besparen: uitfaseren DMS, verminderen backoffice systemen, verminderen papier opslag • Wat levert het op?: Vermindering gebruik papier, efficiëntie in processen, in- en externe dienstverlening Wat moeten we regelen? Beleid • Vanaf ontstaan digitaal te bewaren archief rekening houden met overbrenging eDepot • Werken op basis van TMLO; afspraken intern, maar ook met leverancier • Digitaal tenzij….dus daar waar kan vervangingsbesluiten • Waardering en selectie op orde en onderdeel van beleid • Wat en wanneer overbrengen; na 20 jaar of tussentijds/vervroegd? Bewaarstrategie • Vastleggen in Informatiebeleidsplan en Informatiebeveiligingsplan Wat moeten we regelen?
- 4. 05-04-17 4 Personeel • Wat betekent de inzet van een eDepot voor medewerkers? • Extra druk op team DIV • Beleggen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden. • Regelen taken • Kennis, vaardigheden en competenties? • Opnemen in gesprekkencyclus • Opnemen in functieomschrijvingen? Wat moeten we regelen? Processen en procedures • Metadata op basis van TMLO • Zaaktypecatalogus • Standaardisatie daar waar kan • Vastleggen proceseigenaar • Wie doet wat en wanneer • Mandaatregeling • Openbaar tenzij…? • Oprichting SIO = Strategisch Informatie Overleg • Hotspotmonitor Wat moeten we regelen?
- 5. 05-04-17 5 Databeheer, -beveiliging en hard- en software • Wie en wanneer mag informatie benaderen? • Koppelingen tussen backoffice systemen en eSuite, vanuit eSuite overbrengen • Informatiebeveiliging; voorkomen, traceren, en oplossen van issues. Veilige mobiele werkomgeving • Het Nieuwe werken en digitaal werken? • Burgers steeds meer rechtstreeks toegang tot overheidsinformatie Wat moeten we regelen?
- 6. 05-04-17 6 Wat doet OLDAMBT? In samenwerking met aanbieder DIVault aansluiten op eDepot middels ‘fast track’ programma. VRAGEN?