More Related Content
Similar to Laporan praktik kerja industri fix (20)
![Modul Ajar Deep Learning IPAS Kelas 5 Kurikulum Merdeka [modulguruku.com]](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/modulajardeeplearningipaskelas5kurikulummerdekamodulguruku-250831091427-ce5de3f2-thumbnail.jpg?width=560&fit=bounds)
Laporan praktik kerja industri fix
- 1. LAPORAN PRAKTIK KERJA INDUSTRI PROSES ORDER SAMPAI DENGAN PENGARSIPAN Disusun sebagai salah satu syarat mengikuti sidang Praktik Kerja Industri DISUSUN OLEH: NAMA : ASMA UL HUSNA NIS : 18.1700 JURUSAN : AKUNTANSI SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) AL-AZHAR BATAM JL. GUNUNG BROMO NO. 1 BALOI INDAH - BATAM TP.2019/2020
- 2. KATA KATA MUTIARA Jangan bandingkan prosesmu dengan orang lain Karena, “ Tidak semua bunga tumbuh dan mekar bersamaan ” MOTTO Tidak ada tekanan,Tidak ada berlian. ii
- 3. HALAMAN PENGESAHAN INDUSTRI PROSES ORDER SAMPAI DENGAN PENGARSIPAN Laporan ini telah disahkan dan disetujui Pada tanggal ….…………. Di Batam oleh: Koordinator Prakerind Du/Di Sumilah Pembimbing Du/Di Jon Kenedi Pimpinan Perusahaan Ambar Prawidiyanto Kepala Cabang iii
- 4. HALAMAN PENGESAHAN SEKOLAH PROSES ORDER SAMPAI DENGAN PENGARSIPAN Laporan ini telah disahkan dan disetujui Pada tanggal …………….. di Batam oleh: Koordinator Prakerind Guru Pembimbing H.Muhammad.Rusdi,S.Ag,M.Sy Indra Azianti.S.HI Nuptk. 5749752655200002 Nuptk. 493776866913008 Megetahui Kepala SMK AL-AZHAR BATAM Afrinaldy,S.Kom.,MOS Nuptk. 1753764665130212 iv
- 5. KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Allah SWT atas segala Rahmat dan Hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Praktek Kerja Industri (PRAKERIND) yang bertempat di PT SUCOFINDO CABANG BATAM, selama empat bulan dengan baik. Sekaligus penulis dapat menyusun laporan ini sebagai kewajiban pelaksanaan Praktek Kerja Industri (PRAKRIND) di instansi ini. Dengan adanya Praktek Kerja Industri (PRAKERIND) ini, penulis dapat menambah wawasan dan pengalaman ,serta dapat mempraktekkan ilmu yang telah Bapak/Ibu guru berikan di sekolah sebagai penunjang selama mengikuti PRAKERIND. Dengan di adakannya PRAKERIND ini, siswa tidak canggung dalam menghadapi dunia usaha sesungguhnya. Laporan ini merupakan bukti tertulis bahwa penulis telah melaksanakan kegiatan PRAKERIND di tempat ini. Penulis mengucapkan banyak terimakasih yang sebesar besarnya kepada semua pihak yang telah membantu , membimbing dan memberikan dukungan kepada penulis dalam melaksanakan pelaksanaan Praktek Kerja Industri (PRAKERIND). Dengan terselesaikannya laporan ini , penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada : 1. Bapak Afrinaldy,S.Kom,MOS selaku Kepala SMK Al-Azhar Batam. 2. Bapak Ambar Prawidiyanto selaku Pimpinan (Kepala Cabang) PT SUCOFINDO. 3.Ibu Indra Azianti S.H.I selaku Pembimbing dari pihak SMK Al-Azhar Batam. 4.Bapak Jon Kenedi selaku Pembimbing dari pihak PT SUCOFINDO. 5.Ibu Helda Fahyuti selaku Kaprodi jurusan Akuntansi SMK Al-Azhar Batam. 6.Ibu Fatmalasari,S.Pd selaku Wali Kelas XI Akuntansi SMK Al-Azhar Batam. 7.Bapak H.Muhammad Rusdi,S.Ag,M.Sy selaku Koordinator Prakerind SMK Al-Azhar Batam. v
- 6. 8. Bapak Teuku Mahawira Nohan,S.T, M.I.T selaku System Administrator SMK Al- Azhar Batam 9. Seluruh Pengajar PRAKERIND yang telah senantiasa mengajar dan membimbing penulis. 10. Seluruh Karyawan PT SUCOFINDO yang telah banyak membantu dalam pelaksanaan PRAKERIND. 11. Bapak/Ibu guru, kakak kelas dan adik kelas penulis yang telah memberi dorongan material maupun spiritual. 12. Keluarga dan Saudara-saudara penulis, serta semua pihak yang telah banyak membantu dalam pembuatan laporan ini yang tidak penulis sebutkan satu per satu. Dalam menyusun laporan ini penulis telah berusaha semaksimal mungkin, tetapi penulis menyadari bahwa laporan ini jauh dari kesempurnaan. Namun hal tersebut menutup adanya kelebihan dan kekurangan, untuk itu kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan untuk perbaikan. Batam,… 2020 Asma Ul Husna NIS. 18.1700 vi
- 7. DAFTAR ISI KATA MUTIARA DAN MOTO ii HALAMAN PENGESAHAN PIHAK INDUSTRI iii HALAMAN PENGESAHAN PIHAK SEKOLAH iv KATA PENGANTAR v DAFTAR ISI vii DAFTAR GAMBAR ix BAB I PENDAHULUAN 1 1.1 Latar Belakang 1 1.2 Tujuan 3 1.3 Manfaat 4 1.4 Rumusan Masalah 5 1.5 Waktu Pelaksanaan 5 BAB II TINJAUAN UMUM 6 2.1 Sejarah Singkat Perusahaan 6 2.2 Visi dan Misi Perusahaan 8 2.3 Struktur Organisasi 9 2.4 Peraturan dan Tata Tertib 10 BAB III TINJAUAN KHUSUS 12 3.1 Landasan Teori 12 3.2 Pembahasan Masalah 17 vii
- 8. BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN 22 4.1 Kesimpulan 22 4.2 Saran 22 DAFTAR PUSTAKA 23 viii
- 9. DAFTAR GAMBAR GAMBAR 2.1 PT Sucofindo Cabang Batam 6 GAMBAR 2.2 Struktur Organisasi 9 GAMBAR 2.3 Contoh Baju Seragam 11 GAMBAR 3.1 Purchase Order 17 GAMBAR 3.2 Subjek File 18 GAMBAR 3.3 Surat Tugas 19 GAMBAR 3.4 Peroforma Invoice 19 GAMBAR 3.5 Contoh Invoice 20 GAMBAR 3.6 Rekapitulasi File Order 21 GAMBAR 3.7 Lemari Arsip 21 ix
- 11. BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan dunia teknologi saat ini sangat pesat seiring dengan peningkatan kebutuhan layanan yang cepat dan efisien. Pada suatu kegiatan usaha seperti pada sebuah perusahaan, sangat membutuhkan sumber daya manusia yang mampu memanfaatkan teknologi sebagai alat untuk menopang kualitas maupun produktivitas usaha tersebut. Sumber saya manusia merupakan modal utama dalam kegiatan tersebut. Maka dari itu kualitas tenaga kerja harus dikembangkan dengan baik. Salah satu caranya adalah memberikan kesempatan pada siswa siswi untuk lebih mengenal dunia kerja dengan mengikuti kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL). SMK AL - AZHAR adalah salah stau instansi pendidikan yang mengajarkan tentang dunia kerja dan mengharuskan siswa siswinya untuk mengikuti Praktek Kerja Lapangan (PKL). Sekolah sebagai pusat pemeliharaan dan pengembangan ilmu pengetahuan turut mempunyai peranan dalam mencerdaskan kehidupan bangsa sebagaimana yang tercantum dalam pembukaan UUD 1945 Alinea ke-4 dengan cara mendidik siswa dengan ilmu pengetahuan dan keterampilan agar kelak berguna bagi Bangsa dan Negara. Dalam rangka mendekatkan kesesuaian antara mutu dan tamatan pendidikan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK), perlu adanya dukungan dari berbagai pihak yang terkait dengan bidang keahlian yang dibutuhkan oleh lapangan kerja. Salah satu pihak yang ikut serta dalam menghasilkan tamatan dan mutu pendidikan yang berkualitas dan berdedikasi tinggi serta berdisiplin ilmu adalah pihak DU/DI ( Dunia Usaha/Dunia Industri ). Setiap siswa lulusan SMK dituntut untuk mempunyai suatu keahlian siap kerja. Oleh karena itu diadakan suatu program Pendidikan Sistem Ganda (PSG), yaitu dengan melaksanakan Praktek Kerja Industri (PRAKERIND) agar setiap siswa lulusan SMK 1
- 12. mempunyai pengalaman dalam dunia usaha sebelum memasuki dunia usaha yang sesungguhnya setelah tamat sekolah. Sesuai dengan hasil pengamatan dan penelitian Direktorat Pendidikan Menengah Kejuruan, pola penyelenggaraan di SMK belum secara tegas dapat menghasilkan tamatan sebagaimana yang di harapkan. Hal tersebut dapat dilihat dari kondisi pembelajaran yang belum kondusif untuk menghasilkan tenaga kerja yang professional, karena keahlian professional seseorang tidak semata-mata diukur oleh penguasaan unsur pengetahuan dan teknik bekerja, tetapi harus dilengkapi dengan penguasaan kiat (arts) bekerja yang baik. Ada dua pihak yaitu lembaga pendidikan dan lapangan kerja ( industri/perusahaan atau instansi tertentu ) yang secara bersama - sama menyelenggarakan suatu program keahlian kejuruan. Dengan demikian kedua belah pihak seharusnya terlibat dan bertanggung jawab mulai dari tahap perencanaan program, tahap penyelenggaraan sampai penilaian dan penentuan kelulusan siswa. 2
- 13. 1.2 Tujuan 1.2.1 Tujuan Pembuatan Laporan Adapun tujuan dari pembuatan laporan prakerind ini antara lain : a. Sebagai bukti tertulis bahwa siswa telah melaksanakan prakerind b. Sebagai syarat wajib untuk mengikuti sidang prakerind c. Agar siswa mampu mengembangkan dasar-dasar teori yang didapatkan dari sekolah yang berhubungan dengan hasil prakerind d. Siswa dapat menuangkan pikiran kedalam tulisan yang dapat diuji kebenarannya 1.2.2 Tujuan Praktek Kerja Industri Adapun tujuan dari praktek kerja industri yaitu : a. Mengimplementasikan materi yang selama ini didapatkan di sekolah. b. Membentuk pola pikir yang membangun siswa dan siswi prakerind. c. Melatih siswa untuk berkomunikasi dan berinteraksi secara professional di dunia kerja yang sebenarnya. d. Membentuk semangat kerja yang baik bagi siswa-siswi prakerind. e. Menambah dan mengembangkan ilmu pengetahuan dasar yang dimiliki oleh siswa dan siswi prakerind sesuai bidangnya masing masing. f. Menambah jenis keterampilan yang dimiliki oleh siswa agar dapat dikembangkan dan di implementasikan dalam kehidupan sehari hari. g. Menjalin kerjasama yang baik antar sekolah dengan dunia industri ataupun dunia usaha. 3
- 14. 1.3 Manfaat Jika ditinjau dari tujuan prakerind ,maka prakerind ini memiliki manfaat besar bagi siswa itu sendiri, diantaranya : a. Menghasilkan sumber daya manusia yang memiliki keahlian professional, dengan keterampilan, pengetahuan, serta etos kerja yang sesuai dengan tuntutan zaman. b. Mengasah keterampilan yang diberikan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK). c. Menjalin kerjasama yang baik antar sekolah dan perusahaan terkait, baik dalam dunia usaha maupun dunia industri. d. Meningkatkan efisiensi waktu dan tenaga dalam mendidik dan melatih tenaga kerja yang berkualitas. e. Sebagai bentuk pengakuan dan penghargaan bahwa pengalaman kerja sebagai bagian dari proses pendidikan. f. Mengenalkan siswa siswi pada pekerjaan lapangan di dunia usaha dan industri, sehingga pada saatnya mereka terjun ke lapangan pekerjaan yang sesungguhnya dapat beradaptasi dengan cepat. g. Menambah teman selain di lingkungan sekolah. h. Meningkatkan citra sekolah dan perusahaan terkait. i. Memberikan keuntungan pada pihak sekolah dan siswa siswi itu sendiri, karena keahlian yang tidak diajarkan di sekolah didapat di dunia usaha atau industri. 4
- 15. 1.4 Rumusan masalah Bagaimana alur proses order sampai dengan pengarsipan di PT SUCOFINDO BATAM ? 1.5 Waktu Pelaksanaan Adapun waktu pelaksanaan Praktek Kerja Industri (PRAKERIND) sama dengan waktu pelaksanaan kerja para karyawan dan karyawati PT SUCOFINDO BATAM, yaitu : - Masuk kerja hari Senin s.d Jumat - Libur kerja hari Sabtu, Minggu dan Hari Libur Nasional - Jam masuk pukul 08.00 WIB - Untuk hari Senin s.d Kamis jam Istirahat, Sholat, Makan (ISHOMA) pukul 12.00 s.d 13.00 - Untuk hari Jumat jam istirahat, Sholat, Makan (ISHOMA) pukul 11.30 s.d 13.30 - Jam pulang kerja pukul 17.00 WIB 5
- 16. BAB II TINJAUAN UMUM 2.1 Sejarah Singkat Perusahaan Gambar 2.1 PT Sucofindo Cabang Batam PT Superintending Company of Indonesia (Persero) (selanjutnya disebut SUCOFINDO) merupakan Badan Usaha Milik Negara yang dibangun antara Pemerintah Republik Indonesia dengan SGS, Perusahaan inspeksi terbesar di dunia yang berpusat di Jenewa, Swiss. Berdiri pada tanggal 22 Oktober 1956 berdasarkan Akta Notaris Johan Arifin Lumban Tobing Sutan Arifin Nomor 42, awalnya SUCOFINDO hanya berfokus pada layanan jasa Pemeriksaan dan Pengawasan di bidang perdagangan, terutama komoditas pertanian, serta membantu pemerintah dalam menjamin kelancaran arus barang dan pengamanan devisa negara dalam perdagangan ekspor impor. Seiring dengan perkembangan kebutuhan dunia usaha, SUCOFINDO melakukan langkah kreatif dan inovatif serta menawarkan jasa-jasa terkait lainnya. 6
- 17. Komposisi kepemilikan saham SUCOFINDO beberapa kali mengalami perubahan. Tahun 1961, komposisinya berubah menjadi 20% SGS dan 80% Pemerintah Indonesia, kemudian berubah menjadi 5% SGS dan 95% Pemerintah Indonesia hingga saat ini. Berbagai layanan baru pun ditawarkan oleh SUCOFINDO, seperti pergudangan, dan penerusan, laboratorium analitik, industri dan teknik kelautan, pengasapan dan kebersihan industri. Keanekaragaman jenis jasa SUCOFINDO dikemas secara terpadu, didukung oleh tenaga professional yang ahli di bidangnya, kemitraan usaha strategis dengan beberapa institusi internasional serta jaringan kerja laboratorium, cabang dan titik layanan yang tersebar di berbagai kota di Indonesia telah memberikan nilai tambah terhadap layanan yang diberikan oleh SUCOFINDO. SUCOFINDO telah mengembangkan jasa di bidang usaha inspeksi dan audit, pengujian dan analisis, sertifikasi, konsutasi, dan pelatihan dalam bidang pertanian, Kehutanan, Pertambangan (Migas dan Nonmigas), Konstruksi, Industri Pengolahan, Kelautan, Perikanan, Pemerintah, Transportasi, Sistem Informatika dan Energi Terbarukan. Kompetensi dan pengalaman SUCOFINDO tak perlu diragukan lagi. Tahun 2017, dengan didukung oleh budaya kerja yang tinggi, peningkatan kompetensi melalui knowledge management dan pengembangan jasa yang inovatif, diharapkan dapat mengembangkan bisnis yang berorientasi kelas dunia. Dengan perjalanan panjang yang dilalui, SUCOFINDO melalui visi dan misi bertekad untuk terus menjadi perusahaan inspeksi terdepan dan terbesar di Indonesia. 7
- 18. 2.2 Visi Dan Misi 2.2.1 Visi Perusahaan Menjadi perusahaan Kelas Dunia yang kompetitif, andal, dan terpercaya di bidang inspeksi, pengujian, sertifikasi, konsultasi dan pelatihan. 2.2.2 Misi Perusahaan Menciptakan nilai ekonomi kepada para pemangku kepentingan terutama pelanggan, pemegang saham dan karyawan melalui layanan jasa inspeksi, pengujian, sertifikasi, konsultasi serta jasa terkait lainnya untuk menjamin kepastian berusaha. 8
- 19. 2.3 Struktur Organisasi Gambar 2.2 Struktur Organisasi 9
- 20. 2.4 Peraturan Dan Tata Tertib Kewajiban yang harus di taati oleh setiap pegawai antara lain : 1. Setiap insan sucofindo wajib mengikuti sosialisasi etika usaha dan tata perilaku , baik sosialisasi melalui tatap muka / morning call , ataupun melalui media elektronik seperti KM Portal, email, website sucofindo. 2.Setiap insan sucofindo wajib membaca, memahami dan menerapkan etika usaha dan tata perilaku dalam semua aktifitas perusahaan. 3. Menempatkan serikat pekerja sebagai mitra perusahaan. 4. Menjual produk sesuai dengan persyaratan pelanggan dan standar mutu yang telah ditetapkan. 5. Melakukan persaingan yang sehat dengan mengedepankan keunggulan produk dan layanan yang bermutu. 6. Melaksanakan pembayaran kepada pemasok dengan tepat waktu dan tepat jumlahnya. 7. Melakukan analisis resiko dan manfaat sebelum melakukan ikatan perjanjian kerjasama. 8. Membina hubungan dan komunikasi yang baik. 9. Memberi informasi yang relevan dan berimbang kepada Media Massa. 10. Saling menghargai, menghormati, jujur dan sopan. 11. Menjaga kerahasiaan data maupun informasi tentang pelanggan. 12. Mengamankan harta perusahaan dari kerusakan dan kehilangan. 13. Bersikap netral dan tidak memberikan perlakuan istimewa kepada stakeholders tertentu dalam memberikan layanan. 10
- 21. 14. Dilarang untuk melakukan kegiatan perjudian, perbuatan asusila, penyalahgunaan narkotika dan obat terlarang (narkoba) serta minuman beralkohol. 15. Setiap insan sucofindo wajib datang tepat waktu. 16. Setiap insan sucofindo wajib menggunakan seragam sesuai hari yang telah ditetapkan. Gambar 2.3 Contoh Baju Seragam 17. Setiap insan sucofindo yang muslim wajib melaksanakan sholat fardhu. 18. Setiap insan sucofindo wajib berpakaian yang rapi,bersih, dan wangi. 19. Selalu menggunakan alat - alat keselamatan kerja dan selalu mencegah terjadinya tindakan atau keadaan yang dapat menimbulkan bahaya. 20. Melakukan check-in pada saat masuk kerja dan check-up pada waktu pulang kerja. 21. Selalu menggunakan atau membawa kartu tanda pengenal pegawai. 22. Melakukan tugas atau pekerjaan dengan sebaik baiknya , penuh pengabdian, kesadaran, dan tanggung jawab. 23. Menjadi contoh serta teladan yang baik terhadap bawahannya. 24. Setiap insan sucofindo wajib mematuhi peraturan yang telah di tetapkan. 11
- 22. BAB III TINJAUAN KHUSUS 3.1 Landasan Teori 3.1.1 Pengertian Proses Order ( Purchase Order ) Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari pihak penjual. Purchase Order juga merupakan sebuah kontrak yang membentuk kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin di beli oleh pihak pembeli. 3.1.2 Aspek-Aspek dalam Purchase Order Selain informasi yang memperlihatkan detail perusahaan yang terlibat dan tanggal pesanan, purchase order juga berisi rincian penting tentang barang yang akan dibeli oleh pihak pembeli termasuk nama produk, jumlah barang yang dibeli, harga, dan juga ketentuan tambahan untuk penjualan seperti diskon. Purchase order adalah sebuah surat permintaan barang dengan jumlah dan harga yang dicantumkan oleh pembeli. 3.1.3 Purchase Order Setelah Dikirim Setelah purchase order telah dibuat dan dikirim ke penjual, penjual kemudian memutuskan apakah akan menerima kontrak atau tidak. Jika purchase order diterima, penjual telah setuju untuk menjual produk dan jumlah yang tercantum pada harga yang ditetapkan oleh pembeli. Penjual kemudian mengeluarkan faktur (invoice) kepada pembeli berdasarkan pesanan pembelian. 12
- 23. 3.1.4 Fungsi Purchase Order Meskipun terlihat cukup rumit untuk memesan barang dari pemasok dengan menggunakan purchase order, namun pesanan pembelian dengan PO tersebut akan memberi rasa aman dari tindakan penipuan tambahan serta mengamankan ketersediaan bahan dengan harga yang diinginkan Beberapa Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Purchase Order: 1. Sebagai pemesan, cantumkan identitas perusahaan dengan jelas dalam purchase order. 2. Cantumkan detail apa saja yang akan di pesan, seperti merek, nama barang, jumlah, dan informasi lainnya. 3. Cantumkan dengan jelas produsen atau supplier yang di pilih. 4. Sebutkan media sebagai tempat iklan produk yang di tawarkan (jika dirasa perlu). 5. Sebutkan bentuk dan jumlah pesanan dengan detail, bila dibutuhkan buatlah daftar dalam tabel agar memudahkan penelusuran serta pelayanannya. 6. Sebutkan cara pengiriman, waktu pengiriman, metode pembayaran, dan juga cara pengiriman yang di inginkan. 7. Cantumkan nomor PO (purchase order). Nomor ini sangat penting untuk melakukan penelusuran apabila ada kekeliruan ataupun permasalahan. 13
- 24. 3.1.5 Pengertian Invoice Invoice adalah surat penagihan yang dikeluarkan oleh pihak penjual kepada pihak pembeli atau dalam hal ini pelanggan sesuai kesepakatan yang tertera di Purchase Order. Atau yang lebih dikenal dengan surat pemesanan yang dikeluarkan setelah terjadi booking atau pesanan antara penjual dengan pembeli. Invoice berisi rincian dari setiap barang atau produk yang ditawarkan dengan harga sesuai kesepakatan PO. Masyarakat umum Indonesia lebih mengenal faktur daripada invoice. Sebagaimana termuat dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia menyebutkan bahwa faktur merupakan daftar kiriman barang yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, dan harga yang harus dibayar oleh pelanggan. Faktur juga bisa diartikan sebagai perhitungan penjualan kredit yang diberikan oleh penjual kepada konsumen. Semua yang terlibat dalam bisnis baik perdagangan produk, jasa atau yang lainnya pasti membutuhkan invoice. Di perusahaan jasa invoice biasa disebut dengan Notice atau kwitansi. Invoice ini merupakan bukti transaksi antara penjual dan konsumen. 3.1.6 Fungsi Invoice Fungsi dari invoice maupun faktur tidak jauh berbeda. Yang lain hanyalah satu fungsi invoice yaitu sebagai alat bukti pembelian sekaligus sebagai surat penagihan hutang pembelian. 1. Sebagai informasi tagihan yang harus dibayar. 2. Menjadi rujukan yang sah jika barang/ jasa akan dijual lagi. 3. Sebagai rekomendasi ketika menambahkan transaksi ke pembukuan. 4. digunakan sebagai rujukan yang resmi sebagai faktur pajak. 14
- 25. 3.1.7 Jenis-Jenis Invoice Dokumen invoice dibagi menjadi beberapa jenis. Semuanya, sering digunakan untuk bertransaksi oleh pengusaha dan pebisnis kelas atas maupun menengah. Berikut ini jenis-jenis yang dimaksud yakni : 1. Invoice Biasa Invoice biasa adalah dokumen penagihan hutang yang paling umum. Biasanya catatan ini digunakan untuk transaksi yang sederhana. Karena itulah, format surat juga simpel. Hanya berisi nama barang dan harga jualnya saja. 2. Invoice Peroforma Invoice peroforma disebut juga invoice sementara. Biasanya, surat ini diberikan ketika suplai produk masih belum rampung. Maka dari itu, ciri invoice jenis ini adalah diberikan kepada pembeli secara bertahap. Sebagai bukti, kalau sebagian produk sudah dikirimkan. 3. Invoice Konsuler Jenis yang ketiga adalah invoice yang paling eksklusif yang disebut invoice konsuler. Biasanya dokumen ini disertakan untuk transaksi besar kelas antar negara. Yang paling sering menggunakan dokumen ini adalah transaksi ekspor dan impor. Sedangkan syarat keluarnya invoice, harus ada persetujuan tertulis dari atase perdagangan dari negara yang bertransaksi. 15
- 26. 3.1.8 Pengertian Pengarsipan Pengarsipan adalah proses menyimpan dan mengelola dokumen arsip menurut sistem pengarsipan tertentu. 3.1.9 Tujuan Pengarsipan Adapun di bawah ini adalah tujuan dari pengarsipan, yaitu: 1. Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai keterangan. 2. Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau. 3. Memberikan keterangan vital, sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. 4. Membantu kita untuk membuat keputusan yang tepat. 5. Membantu kita dalam berkomunikasi dengan orang lain. 3.1.10 Sistem Pengarsipan Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu: 1. Sistem Alfabet 2. Sistem Nomor 3. Sistem Grafik 4. Sistem Kronologi 5. Sistem Subjek 16
- 27. 3.2 Pembahasan Masalah 3.2.1 Alur Proses Order Sampai dengan Pengarsipan A. Penerimaan dan Pencatatan Order Dalam tahapan penerimaan dan pencatatan order ada beberapa hal yang harus di isi, yakni Nomor order, Nama Pelanggan, Jenis Kegiatan. Setelah semua terisi, selanjutnya memasuki tahap Kelengkapan Dokumen. Dalam tahap ini, pembeli juga diberikan hak untuk melakukan penawaran harga ( Quotation ). Setelah quotation di terima dan disepakati, masuk ke dalam proses pembuatan PO/WO/IWO. Gambar 3.1 Purchase Order 17
- 28. Selanjutnya order di terima dan di buatkan Order Confirmation (OC), ini bertujuan sebagai tanda bahwa permintaan telah di sepakati atau diterima. Setelah semua selesai Subjek file diberikan ke Operasi. Gambar 3.2 Subjek File B. Pelaksanaan Order Setelah subjek file diterima oleh operasi, tahap selanjutnya adalah pembuatan surat tugas , surat tugas ini berguna sebagai bukti bahwasannya petugas yang bertugas ke lapangan,benar-benar telah diberi izin untuk bertugas dan telah melakukan inspeksi ke perusahaan yang bersangkutan. Jika surat tugas telah diterbitkan, barulah masuk ke tahap pelaksanaan pekerjaan. Setelah itu, akan dibuatkan atau di cetak : - Draf Laporan/HPL/HAL - Media Invoice (Peroforma) - Draf Setrifikat - Berita Acara 18
- 29. Setelah semua di cetak Subjek File diserahkan kepada PPS(Petugas Pencetakan Sertifikat). Gambar 3.3 Surat Tugas Gambar 3.4 Peroforma Invoice C. Pencetakan Sertifikat Setelah subjek file diterima oleh PPS, petugas akan membuatkan Check List/Verifikasi Dokumen. Jika syarat yang di tentukan belum terpenuhi, maka tidak bisa melakukan pencetakan sertifikat dan invoice. Jika syarat telah terpenuhi,selanjutnya adalah pencetakan sertifikat, sertifikat ini adalah tuangan dari HPL. Selanjutnya adalah pencetakan invoice. Jika invoice sudah di terbitkan, maka subjek file akan di serahkan ke operasi. 19
- 30. Gambar 3.5 Contoh Invoice D. Pendistribusian Dokumen Setelah subjek file diterima, copy sertifikat dan data teknis. Setelah di copy, sertifikat dan invoice diserahkan ke pelanggan. Subjek file diserahkan ke operasi. E. Pengarsipan Setelah subjek file diterima di operasi, selanjutnya pemberian label atau dibuatkan rekapitulasi file order. 20
- 31. Gambar 3.6 Rekapitulasi File Order Setelah file order di cetak, subjek file akan di simpan di lemari pengarsipan. Jika telah 1 tahun, subjek file akan dipindahkan kedalam gudang pengarsipan. Gambar 3.7 Lemari Arsip 21
- 32. BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan Dari hasil laporan ini, dapat disimpulkan bahwa proses order sampai dengan pegarsipan adalah proses kegiatan mulai dari awal pemesanan sampai dengan selesainya semua kegiatan, dokumen dan administrasi yang bersangkutan hingga pangarsipan dokumen ke dalam lemari penyimpanan. Dalam proses order sampai dengan pengarsipan ada 5 tahapan yang harus dikerjakan yaitu penerimaan dan pencatatan order, pelaksanaan order, pencetakan sertifikat, pendistribusian dokumen dan pengarsipan. 4.2 Saran Dokumen yang diberikan ke klien adalah dokumen yang asli, sedangkan yang di arsipkan di subjek file adalah dokumen yang copy. Apapun yang di cetak, harus di copy atau di scan untuk pegangan perusahaan, sehingga jika terjadi kesalahan atau hal yang berhubungan dengan itu, perusahaan punya dokumen pegangannya sendiri. 22
- 33. DAFTAR PUSTAKA Husna,asma,ul,2020.Laporan Praktik Kerja Industri : proses order sampai dengan invoice.Batam https://www.beecloud.id/pengertian-dan-contoh-invoice-bagi-perusahaan/ https://cpssoft.com/blog/akuntansi/pengertian-invoice/ https://www.jurnal.id/id/blog/pengertian-purchase-order/ https://smkn1-ketapang.sch.id/index.php?id=artikel&kode=39 http://kiperkece.blogspot.com/2017/10/tata-cara-mengarsip-dan-pengertiannya.html?m=1 23