Mind The Gap
- 1. 11. april 2010 Side 1 af 2 Artikel ”Mind the gap” Sætningen ”Mind the gap”, vil mange nok associere med undergrundsbanen i London, hvor denne besked ofte bliver hørt over højttaleranlægget. Men ”Mind the gap”, kan også bruges som synonym for de mellemrum, kløfter, huller og forskelle der opstår i forbindelse med udviklingen af en virksomhed. Med andre ord: Virksomhedens forretningsudvikling. ”Mind the gap” drejer sig om at udnytte mellemrummene/hullerne i virksomhedens handlinger, hvor der kan ændres/korrigeres for bedre performance. ”Mind the gap”, kan kortes ned til disse to opmærksomhedspunkter: • Mellemrummet/kløften mellem strategi/forretningsplan og konkrete aktiviteter til udførsel. • Mellemrummet/distancen fra planlægning af konkrete aktiviteter til de udføres af engagerede og involverende medarbejdere. Strategien ”Mind the gap” – Vær opmærksom på, at afstanden/kløften imellem den gode strategi og konkrete handlinger i hverdagen hurtigt kan blive overset. Strategien for udviklingen af virksomheden får stor fokus med planlægning af strategiseminar, strategimøder, brainstorms eller lign. Og det er meget vigtigt og det bliver tillagt stor opmærksomhed, at strategien er så velsmurt, velskrevet, populær og velovervejet som muligt. Men strategi eller forretningsplan, bliver ikke til andet end et stykke papir, en mappe, eller noget, der ligger i baggrunden, hvis den ikke bliver konverteret til konkrete handlinger i dagligdagen - Handlinger, der kan planlægges i den enkelte medarbejders kalender. Handlingsplaner skal være konkrete handlingsplaner, hvor det defineres hvad der skal gøres, på hvilke tidspunkter, på hvilke dage, med hvilken frekvens og hvem, der skal gøre det. Overordnede handlingsplaner, der beskriver at ”vi i løbet af de første tre måneder skal have kontakt til 50 potentielt nye kunder”, er ikke godt nok. Fra strategien, hvor fokusområderne er fastlagt, skal der udarbejdedes en handlingsplan indeholdende konkrete aktiviteter, der skal igangsættes og det skal være krystalklart, hvem der har ansvaret for at udføre den enkelte aktivitet. Herefter er det afgørende, at hver enkelt medarbejder får mulighed for selv at planlægge aktiviteterne i egen kalender. For den videre proces og for at få succes med en veldefineret handlingsplan, er det vigtigt, at have fokus på: • At følge op, ved at afholde resultatmøder med fast interval. o At opnåede resultater noteres og debatteres blandt udførende medarbejdere. o At bevare fokus og o evt. tilretning af resultatplanen. Som at sætte et spejl op Nogle vil kalde coaching som at sætte et spejl op. For inderst inde kender man jo godt selv svarene. Og de fleste vil måske også kunne genkende, at de - internt i virksomheden, og som dem der kender markedet eller iværksættersituationen bedst - godt selv er klar over, hvad der skal til for at nå de realistiske og ambitiøse mål i strategien eller forretningsplanen. Men ligesom i coaching, er det afgørende for succes med processen, at processen styres af en erfaren person. Virksomhedsguide Skolestien 3 · 3250 Gilleleje · (+45) 40 51 40 32 · [email protected] · www.virksomhedsguide.net
- 2. 11. april 2010 Side 2 af 2 Fra planlægning til udførelse. ”Mind the gap” – Vær opmærksom på hullet/distancen mellem planlægning af konkrete aktiviteter til den konkrete udførsel. Fra planlægning af den perfekte handlingsplan til den konkrete udførsel af udførende medarbejdere må det ikke glemmes at det stadig er mennesker der skal udføre de konkrete aktiviteter. Og de skal motiveres! Det fremhæves tit – i overført betydning - at engagerede medarbejdere er vigtigere end det perfekte produkt. Og i forhold at opnå succes med strategien/forretningsplanen for virksomheden, er det afgørende, at medarbejderne deltager i at udarbejde handlingsplaner. Udarbejdelse af konkrete handlingsplaner kan derfor ikke (kun) foregå på ledelsesniveau. Et af en virksomheds vigtigste aktiver er medarbejderne på det operationelle, dvs. det udførende niveau. Det er dem, der tager sig af kunderne, leverandørerne, produktionen, regnskabet, osv., osv. De ved, hvad der fungerer godt og mindre godt i virksomheden. Ligesom det er her, der kan hentes information omkring vigtige fokuspunkter for forbedring af resultater – Igen: ”Som at sætte et spejl op..”. For at opbygge motivationen, der skal være med til at realisere strategien og handlingsplanen, er det derfor vigtigt, at medarbejderne deltager i at udarbejde af handlingsplan(er), da den enkelte ofte føler større engagement omkring det, man selv har deltaget i udviklingen af – Ejerskab. Konklusion: I flere tilfælde, har jeg succes brugt denne model til planlægning af virksomhedsudvikling/realisering af strategi. Det har vist sig, at man på meget kort tid, bl.a. kan få et overblik over aktivitetsniveau, retningen for kunde og kundesegmenter, ligesom den stærke fokusering (læs: resultatmøder), har gjort det muligt at opnå betydelige resultater i selv ustrukturerede organisationer. Vigtigt er det dog med stærk leder, der sikre at handlinger bliver udført rettidigt. Virksomhedsguide Skolestien 3 · 3250 Gilleleje · (+45) 40 51 40 32 · [email protected] · www.virksomhedsguide.net