Navigating Uncertainty through Standards
0 likes183 views
Dokumen ini membahas ketidakpastian dan risiko dalam konteks manajemen perpustakaan serta pentingnya penerapan sistem manajemen kelangsungan bisnis. Fokus utama terletak pada bagaimana standar internasional, seperti ISO 31000 dan ISO 22301, dapat membantu perpustakaan mengelola risiko dan mempersiapkan diri menghadapi tantangan, termasuk selama pandemi COVID-19. Selain itu, ada penekanan pada pengukuran kinerja perpustakaan melalui indikator yang dapat diadopsi untuk meningkatkan efektivitas layanan.
More Related Content
Navigating Uncertainty through Standards
- 1. Navigating Uncertainty through Standards Muhammad Bahrudin Pustakawan Badan Standardisasi Nasional Seminar Nasional “Information for Society: The Future is Now” yang diselenggarakan oleh Departemen Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Universitas Indonesia, 28 Oktober 2021 (Daring)
- 2. OUTLINE • Ketidakpastian, risiko, dan standar • Penerapan Business Continuity Management System (BCMS) • Mengelola ketidakpastian dan masa depan perpustakaan dengan standar Sumber gambar: Robert Ruggiero on Unsplash
- 3. “Apa tujuan hidupku?” Sumber gambar: freepik.com
- 4. Tujuan akan menggambarkan bagaimana seseorang mengisi kehidupannya, membuat keputusan, dan cara membuat keputusan itu sendiri. Sumber gambar: freepik.com
- 5. ❑ Dengan memiliki tujuan, maka akan selalu ada kemungkinan kejadian yang di luar harapan. Sumber gambar: freepik.com ❑ Kemungkinan itu ada karena kurangnya informasi yang diperlukan dalam rangka mencapai tujuan, atau sering disebut dengan ketidakpastian.
- 6. Kondisi ketidakpastian ini memiliki efek terhadap tujuan/sasaran. Efek ini pun dapat diartikan sebagai deviasi dari hasil yang diharapkan, baik lebih atau kurang. = RISIKO Sumber gambar: freepik.com
- 7. Definisi risiko berdasarkan ISO 31000 “Risk is all about uncertainty, or more importantly, the effect of uncertainty on the achievement of objectives. This is where ISO 31000 is clearly different from existing guidelines in that the emphasis is shifted from something happening – the event – to the effect on objectives 7 Sumber: Kevin W. Knight, AM, Chair of the ISO 31000 working group & Chair of ISO 31004 project committee, ISO Focus, June 2009 APAKAH RISIKO ITU?
- 8. Risk = effect of uncertainty on objectives *Definisi risiko berdasarkan SNI ISO 31000:2018 dan SNI ISO Guide 73:2016 8 Ketidakpastian merupakan keadaan… kekurangan informasi yang berkaitan dengan pemahaman atau pengetahuan terhadap suatu kejadian/peristiwa, konsekuensi/dampaknya, atau kemungkinan terjadinya Efek adalah penyimpangan dari apa yang diharapkan – positif dan/atau negatif Risiko sering dinyatakan dengan mengacu pada potensi kejadian potensial dan konsekuensi Risiko umumnya dinyatakan dengan mengacu kepada sumber risiko, potensi kejadian, konsekuensi, dan kemungkinan terjadinya Sasaran bisa mempunyai berbagai aspek (seperti keuangan, kesehatan dan keselamatan, serta tujuan lingkungan) dan dapat diterapkan pada berbagai tingkatan (seperti strategis, organisasi secara luas, proyek, produk, dan proses). (Risiko = efek dari ketidakpastian pada sasaran) APAKAH RISIKO ITU?
- 9. 9 Manajemen risiko berawal dari penetapan SASARAN/TARGET •Specific – Sasaran dinyatakan dengan jelas (apa, siapa, di mana, kapan) S •Measurable – Pencapaian sasaran dapat diukur melalui ukuran tertentu M •Achievable – Sasaran yang ada bersifat menantang, namun tetap dapat dicapai organisasi A •Relevant – Sasaran yang ada harus sesuai dengan strategi perusahaan R •Time-bound – Menyatakan secara jelas kapan sasaran ingin tercapai T APAKAH RISIKO ITU?
- 10. ❑ Kesimpulannya: • Risiko timbul karena adanya SASARAN • Penyebab risiko adalah KETIDAKPASTIAN • Risiko memerlukan adanya kejelasan mengenai SASARAN; • Sasaran yang jelas harus memenuhi kriteria SMART yaitu S-spesific, M- measurable, A-achievable, R-relevant dan T-time bound; • Penerapan manajemen risiko akan membantu kita untuk memahami sasaran lebih baik ❑ Contoh sasaran yang SMART dalam suatu manajemen perpustakaan: • Meningkatkan indeks kepuasan layanan perpustakaan sebesar 0,5 (skala 4) pada triwulan ke-4 • Meningkatkan pemanfaatan e-resources sebesar 20% pada triwulan ke-4 10 APAKAH RISIKO ITU?
- 11. 11 Kondisi saat ini Ketidakpastian - DAMPAK DAMPAK + KPI ƒ(consequence, likelihood) ? Sasaran masa depan Proses bisnis Keterkaitan antara Sasaran, Ketidakpastian, dan Risiko: Sumber: Leo J. Susilo, 2015 APAKAH RISIKO ITU?
- 12. • Dampak positif – peluang • Dampak negatif – risiko Layanan perpustakaan daring (online) saat ini: • dampak positif: cakupan pengguna lebih luas • dampak negatif: jika tidak dijalankan dengan baik, bisnis akan mati karena pengaruh dari getok tular (word of mouth). 12 PELUANG DAN RISIKO
- 13. THE CAPTAIN (2019) Sumber gambar: imdb.com
- 14. 14 Problem/Krisis: • Terjadi saat ini • Akibat keputusan/aktivitas masa lalu Risiko: • Potensi risiko • Akibat keputusan/aktivitas saat ini Sumber: CRMS Indonesia, 2020. ERM Fundamental ISO 31000:2018 Risk Management International Standard RISIKO VS MASALAH
- 15. SNI ISO 31000 sebagai kerangka manajemen risiko ERM – enterprise risk management
- 16. PERAN SNI ISO 31000 UNTUK STANDAR LAINNYA Sumber: Antonius Alijoyo, 2020. Business Continuity Management (BCM) in the Perspective of Risk Management (RM)
- 17. Uncertainty Crisis Disaster Problem Risk KONTEKS PANDEMI COVID-19 • Peran standar dalam menavigasi ketidakpastian akibat bencana → Pandemi COVID-19 Penerapan BCMS (Business Continuity Management System) SNI ISO 22301
- 18. BUSINESS CONTINUITY MANAGEMENT (BCM) Kondisi layanan normal Process to enablers* Mapping Business Impact Analysis (BIA) Risk Assessment (dilakukan dalam proses ERM BEI) Recovery Strategy Plan Document ation BCMS Exercising Monitor and Review 1 Meningkatkan Kesiapan Menghadapi Kondisi Darurat 2 3 4 5 6 Kode A PENERAPAN BCMS SNI ISO 22301: STUDI KASUS BEI Sumber: Kris Yarismal, 2020. Penerapan SNI ISO 22301:2014 di Lingkungan PT Bursa Efek Indonesia (BEI) dan Implementasi pada Masa Pandemi COVID-19
- 19. SNI ISO 22301 BCMS (Business Continuity Management System) atau SMKU (Sistem Manajemen Kelangsungan Usaha) merupakan proses manajemen menyeluruh; • untuk mengidentifikasi ancaman potensial terhadap organisasi dan dampak dari ancaman tersebut jika terwujud terhadap operasi usaha; • serta menyediakan kerangka kerja bagi pembentukan ketahanan organisasi agar mampu memberikan respon efektif untuk menjaga kepentingan para pemangku kepentingan utama, reputasi, kegiatan yang menghasilkan citra, dan nilai.
- 20. FUNGSI BCMS DAN KESIAGAAN MENGHADAPI COVID-19: STUDI KASUS BEI Fungsi BCMS BEI ditetapkan oleh manajemen yang akan bertanggung jawab terhadap pembentukan, implementasi dan pemantauan BCMS di BEI untuk memastikan bahwa BCMS sejalan dengan arahan strategis organisasi dan terintegrasi pada proses bisnis perusahaan, serta mengkomunikasikan pentingnya BCMS yang efektif dan pemenuhan persyaratan-persyaratan BCMS. Kesiagaan dalam menghadapi pandemi COVID-19: ❑ Memiliki pedoman, prosedur dan recovery strategy untuk tetap menjaga kelangsungan operasional saat terjadi gangguan layanan ❑ Tidak panik, tetap menjaga komunikasi yang baik serta secara aktif memantau perkembangan melalui media massa dan sumber informasi yang terpercaya dan relevan ❑ Koordinasi yang teroganisir untuk lingkup internal (Manajemen dan Karyawan) serta eksternal (interested parties) ❑ Kesiapan sistem, infrastruktur dan prasarana pendukung lainnya 20 Kode A Sumber: Kris Yarismal, 2020. Penerapan SNI ISO 22301:2014 di Lingkungan PT Bursa Efek Indonesia (BEI) dan Implementasi pada Masa Pandemi COVID-19
- 21. NILAI TAMBAH PENERAPAN BCMS SNI ISO 22301 ❑ Lebih tanggap terhadap perkembangan bisnis dan teknologi ❑ Lebih proaktif dalam menganalisa kemungkinan-kemungkinan kondisi yang dapat menjadi gangguan operasional bisnis perusahan ❑ Lebih siap dan cepat tanggap menangani gangguan bisnis dengan berbagai rencana yang sudah dipersiapkan dan terdokumentasi dengan lengkap ❑ Selalu memetik pelajaran dari berbagai gangguan bisnis yang telah terjadi (lesson learned) di dalam perusahaan maupun gangguan yang terjadi pada perusahaan/institusi lainnya untuk me-review pedoman-pedoman BCMS. Sumber: Kris Yarismal, 2020. Penerapan SNI ISO 22301:2014 di Lingkungan PT Bursa Efek Indonesia (BEI) dan Implementasi pada Masa Pandemi COVID-19
- 22. KETIDAKPASTIAN DAN MASA DEPAN PERPUSTAKAAN How will we access information? How will we represent books? How low, or how high, can computer memory go? How will we represent knowledge? How will we find stuff? What do we hire a library to do? What will we need to know? What will be the role of place? How will we measure success? Who will decide what to trust and who will censor? What rights management model will predominate? Pada tahun 2013, Daniel W. Rasmus, konsultan dan analis strategi independen, merilis 11 pertanyaan berkaitan dengan masa depan perpustakaan dalam konteks ketidakpastian. Sumber: https://www.infotoday.com/cilmag/dec13/Rasmus--Uncertainty-and-the-Future-of-Libraries.shtml Bagaimana mengukur kesuksesan/kinerja perpustakaan?
- 23. MENGUKUR KINERJA PERPUSTAKAAN* MENGGUNAKAN STANDAR? *dan Lembaga Dokumentasi/Informasi lainnya ISO 2789:2013, International library statistics ISO/TR 14873:2013, Statistics and quality issues for web archiving ISO 18461:2016, International museum statistics ISO 24083:2021, International archives statistics ISO 9707:2008, Statistics on the production and distribution of books, newspapers, periodicals and electronic publications ISO 11620:2014, Library performance indicators ISO 16439:2014, Methods and procedures for assessing the impact of libraries ISO 21248:2019, Quality assessment for national libraries ISO/TR 28118:2009, Performance indicators for national libraries ISO/TR 11219:2012, Qualitative conditions and basic statistics for library buildings - Space, function and design ISO 9230:2007, Determination of price indexes for print and electronic media purchased by libraries ISO 21246:2019, Key indicators for museums Statistics Performance evaluations Bagaimana mengukur kesuksesan/kinerja perpustakaan? telah diadopsi menjadi SNI dalam proses adopsi menjadi SNI Sumber: Muhammad Bahrudin, 2021
- 24. Menyediakan 54 indikator kinerja perpustakaan yang dapat digunakan untuk mengukur kualitas (efektivitas, efisiensi) layanan perpustakaan Indikator kinerja dapat digunakan untuk menentukan sasaran mutu (IKU, tapkin, KPI) perpustakaan dan perbandingan dari waktu ke waktu Memberikan panduan tentang penerapan indikator kinerja di perpustakaan Standar ini dapat diterapkan untuk semua jenis perpustakaan tetapi tidak semua indikator kinerja bisa/harus digunakan oleh semua perpustakaan Standar ini dipengaruhi oleh faktor-faktor lokal, seperti komunitas perpustakaan yang dilayani, mandat layanan, dan konfigurasi infrastruktur teknologi di perpustakaan >>> SASARAN, TUJUAN, IKU, KPI → Pengukurannya Menyediakan definisi berbagai istilah yang berkaitan dengan penilaian dampak perpustakaan dan bagaimana metodenya dengan tujuan, diantaranya; • Perencanaan strategis perpustakaan; • Perbandingan dampak perpustakaan dari waktu ke waktu di suatu perpustakaan maupun antarperpustakaan dengan tipe dan misi yang sama; • Mempromosikan peran dan nilai perpustakaan untuk aktivitas pembelajaran dan penelitian, pendidikan dan budaya, serta kehidupan sosial-ekonomi; dan • Mendukung pengambilan keputusan pada tingkat layanan dan penentuan sasaran strategis perpustakaan >>> METODE PENILAIAN DAMPAK PERPUSTAKAAN (individu, institusi/komunitas, sosial, nilai ekonomi)
- 25. MENJADI KOMPONEN DALAM SKKNI BIDANG PERPUSTAKAAN SNI ISO 11620 dan SNI ISO 16439 menjadi komponen SKKNI Bidang Perpustakaan (Kepmenaker No. 236 Tahun 2019) → unit kompetensi “Mengevaluasi kinerja perpustakaan” dengan kode R.91PRP05.011.1 Unit kompetensi ini berhubungan dengan pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang dibutuhkan dalam mengevaluasi kinerja perpustakaan yang meliputi proses; menentukan metode evaluasi, analisis kinerja perpustakaan, dan penyusunan laporan
- 26. SEKILAS BSN LPNK (UU 20/2014 SPK) SNI Akreditasi LPK (KAN) SNSU (Kalibrasi) Penerapan SNI (skema sertifikasi, Bina UMK) Riset dan pengembangan SDM SPK
- 27. 27 Pemrograman Perumusan Jajak Pendapat Penetapan Pemeliharaan Pengusulan program Kebutuhan stakeholder ❑ Kaji ulang < 5 tahun ❑ Memastikan relevansi bagi stakeholder Komite Teknis: ▪ Pemerintah ▪ Pelaku Usaha ▪ Konsumen/pengguna ▪ Akademisi/pakar PENGEMBANGAN SNI Sumber: Y. Kristanto Widiwardono, 2020
- 28. PENGEMBANGAN STANDAR DI BIDANG PERPUSTAKAAN, ARSIP, DOKUMENTASI, DAN INFORMASI • BSN mengelola 3 Komite Teknis (Komtek) pengembangan SNI di bidang perpustakaan, arsip, dokumentasi, dan informasi; Kode Nama Komtek Sekretariat Jumlah SNI 01-01 Perpustakaan dan Kepustakaan Perpustakaan Nasional RI Berlaku = 7 SNI Abolisi = 5 SNI Proses = 2 SNI 01-03 Kearsipan Pusat Pengkajian dan Pengembangan, ANRI Berlaku = 0 SNI Abolisi = 0 SNI Proses = 2 SNI 01-05 Dokumentasi dan Informasi PDDI - LIPI / BRIN Berlaku = 24 SNI Abolisi = 4 SNI Proses = 2 SNI 31 SNI berlaku 6 SNI dalam proses 9 SNI diabolisi Sumber: Muhammad Bahrudin, 2021
- 29. SNI ISO 16439:2014, Metode dan prosedur untuk menilai dampak perpustakaan SNI ISO/TR 19814:2017, Manajemen koleksi perpustakaan SNI ISO 2789:2013, Statistik perpustakaan SNI ISO 11620:2014, Indikator kinerja perpustakaan SNI 19-1945-1990, Data statistik perpustakaan SNI 19-1951-1990, Direktori perpustakaan, pusat informasi dan dokumentasi SNI 7712:2012, Perpustakaan keliling kabupaten/kota SNI ISO 20614:2017, Protokol pertukaran data untuk interoperabilitas dan preservasi SNI ISO 5127:2017, Informasi dan dokumentasi – Dasar dan kosakata SNI ISO 15489-1:2016, Pengelolaan arsip - Bagian 1: Konsep dan prinsip SNI ISO 690:2017, Panduan referensi dan sitasi bibliografis untuk sumber daya informasi SNI ISO 26324:2016, Sistem digital objek identifikasi (DOI) SNI ISO 832:2016, Deskripsi dan rujukan bibliografis - Aturan penyingkatan istilah bibliografis SNI ISO 1086:2015, Lembar judul buku SNI ISO 18:2015, Daftar isi terbitan berkala SNI ISO 215:2014, Penyajian artikel pada terbitan berkala SNI ISO 3297:2010, International standard serial number (ISSN) SNI 19-6963-2003, Judul punggung pada buku dan publikasi lainnya SNI 19-4192-2002, Abstrak untuk dokumentasi dan publikasi SNI 19-4195-1996, Penomoran bagian dan sub bagian dalam dokumen tertulis SNI 19-4194-1996, Kode untuk bahasa-bahasa di Indonesia SNI 19-4193-1996, Kode bahasa-bahasa di dunia SNI 19-4190-1996, Rujukan karya tulis SNI 19-1950-1990, Terbitan berkala SNI 19-1949-1990, Deskripsi untuk monografi SNI 19-1948-1990, Penentuan tajuk entri dan deskripsi bahan bukan buku SNI 19-1946-1990, Indeks penerbitan SNI 19-1938-1990, Lembar data bibliografi laporan SNI 19-1937-1990, Halaman judul buku SNI 19-1936-1990, Patokan penyingkatan judul terbitan berseri SNI 19-1935-1990, Penentuan tajuk entri RSNI3 ISO 21110:2019, Kesiapsiagaan dan tanggap darurat RSNI3 ISO/TR 11219:2012, Kondisi kualitatif dan statistik dasar gedung perpustakaan – Ruang fungsi dan desain SNI ISO 30301:2019, Sistem Pengelolaan Arsip – Persyaratan SNI ISO 23081-1:2017, Proses Pengelolaan Arsip – Metadata untuk Arsip RSNI3 ISO 15386-1:2017, Himpunan elemen metadata Dublin Core – Bagian 1: Elemen inti RSNI3 ISO 15511:2019, International Standard Identifier for Libraries and Related Organizations (ISIL) SNI 19-6962.1-2003, Manajemen rekaman - Bagian 1: Umum SNI 19-4196-1996, Pemberian nomor standar internasional untuk terbitan berseri (ISSN) SNI 19-4192-1996, Abstrak publikasi SNI 19-4191-1996, Penyajian terjemahan - Unsur-unsur yang perlu diperhatikan penerbit SNI 7329:2009, Perpustakaan sekolah SNI 7330:2009, Perpustakaan perguruan tinggi SNI 7495:2009, Perpustakaan umum kabupaten/kota SNI 7496:2009, Perpustakaan khusus instansi pemerintah SNI 7596:2010, Perpustakaan desa/kelurahan Komtek 01-01 (7) Komtek 01-05 (24) Dalam proses (6) Diabolisi (9) Sumber: Muhammad Bahrudin, 2021 SNI BIDANG PERPUSTAKAAN, ARSIP, DOKUMENTASI DAN INFORMASI s.d. September 2021
- 30. BAGAIMANA CARA AKSESNYA? GRATIS • AKSES SNI (akses-sni.bsn.go.id) • Referensi SPK & Repositori BSN (perpustakaan.bsn.go.id) • SISPK (sispk.bsn.go.id) • E-learning SPK (elearning.bsn.go.id) BERBAYAR (PNBP) • PESTA ONLINE (pesta.bsn.go.id) • DIKLAT SPK (diklat.bsn.go.id)
- 31. SNI DALAM PROSES… Mari berpartisipasi memberikan masukan dan tanggapan melalui sispk.bsn.go.id
- 32. MENGHADAPI KETIDAKPASTIAN PASCA-PANDEMI COVID-19 Jadilah pembelajar yang lincah (agile learner) Bangun suasana yang saling menginspirasi Bangun ekosistem kolaborasi Jadilah fleksibel!
- 33. REFERENSI • SNI ISO 31000:2018, Manajemen risiko - Pedoman • SNI ISO Guide 73:2016, Manajemen risiko - Kosa Kata • SNI ISO/TR 31004:2016, Manajemen risiko - Panduan untuk implementasi SNI ISO 31000 • SNI ISO/IEC 31010:2016, Manajemen risiko - Teknik penilaian risiko • SNI 8848:2019, Manajemen risiko - Panduan implementasi SNI ISO 31000:2018 di sektor publik • SNI 8849:2019, Manajemen risiko - Kompetensi sumber daya manusia dalam implementasi SNI ISO 31000 • SNI ISO/IEC 27005:2018, Teknologi informasi - Teknik keamanan - Manajemen risiko keamanan informasi • SNI ISO/IEC TR 33015:2019, Teknologi informasi - Penilaian proses - Panduan penentuan risiko proses • SNI ISO 16439:2014, Informasi dan dokumentasi - Metode dan prosedur untuk menilai dampak perpustakaan • SNI ISO 11620:2014, Informasi dan dokumentasi - Indikator kinerja perpustakaan • SNI ISO 2789:2013, Informasi dan dokumentasi - Statistik perpustakaan
- 34. "The illiterate of the 21st century will not be those cannot read and write, but those who cannot learn, unlearn, and relearn.“ ~ Alvin Toffler