Nhóm-13-Last time.docx
- 1. ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KHOA TIN HỌC BÁO CÁO CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM ĐỀ TÀI QUẢN LÝ CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ TIN HỌC PHI LONG Sinh viên thực hiện: Mai Đức Tin Tạ Ngọc Trọng Phạm Anh GVHD: Lê Thị Thanh Bình Đà Nẵng – 11/2021
- 2. Trụ sở giao dịch và kinh doanh: Số 152 Hàm Nghi – Quận Thanh Khê – TP Đà Nẵng
- 3. MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH..................................................................................................4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT.......................................................................5 1.1. Hệ thống thông tin quản lý ..............................................................................5 1.1.1. Các thành phần cấu tạo..............................................................................5 1.1.2. Vòng đời phát triển hệ thống thông tin......................................................5 1.1.3. Công tác quản lý bán hàng ........................................................................6 1.2. Các công cụ xây dựng hệ thống thông tin quản lý ..........................................6 1.2.1. Sơ đồ phân cấp chức năng BFD ................................................................6 1.2.2. Sơ đồ dòng chảy dữ liệu DFD...................................................................6 1.2.3. Mô hình quan hệ thực thể..........................................................................7 CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT YÊU CẦU....................................................................9 2.1. Khảo sát hiện trạng tổ chức .............................................................................9 2.1.1. Cơ cấu tổ chức công ty ..............................................................................9 2.1.2. Nhiệm vụ của mỗi phòng ban....................................................................9 2.2. Khảo sát hiện trạng nghiệp vụ .......................................................................13 2.2.1. Nghiệp vụ mua hàng................................................................................13 2.2.2. Nghiệp vụ bán hàng.................................................................................14 2.3. Khảo sát hiện trạng tin học............................................................................16 2.3.1. Trình độ học vấn/chuyên môn.................................................................16 2.3.2. Kỹ năng....................................................................................................16 2.3.3. Kinh nghiệm ............................................................................................17 2.3.4. Phẩm chất cá nhân ...................................................................................17 2.3.5. Tổng quan ................................................................................................17 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH YÊU CẦU ................................................................18 3.1. Yêu cầu chức năng:........................................................................................18 3.2. Yêu cầu phi chức năng...................................................................................25 3.3. Nắm bắt yêu cầu ............................................................................................26 3.3.1. Phương pháp nắm bắt yêu cầu.................................................................26 3.3.2. Mục đích và kết quả đạt được..................................................................27 3.3.3. Khó khăn..................................................................................................28 CHƯƠNG 4: ĐẶC TẢ YÊU CẦU........................................................................29 4.1. Đặc tả phi hình thức (Sử dụng ngôn ngữ mô hình).......................................29 4.1.1. Xác định các thực thể ..............................................................................29 4.1.2. Đặc tả dữ liệu...........................................................................................33
- 4. DANH MỤC HÌNH Hình 1-1 .....................................................................................................................5 Hình 2-1 .....................................................................................................................9 Hình 2-2 ...................................................................................................................13 Hình 2-3 ...................................................................................................................15 Hình 2-4 ...................................................................................................................16 Hình 3-1 ...................................................................................................................19 Hình 3-2 ...................................................................................................................20 Hình 3-3 ...................................................................................................................21 Hình 3-4 ...................................................................................................................23 Hình 3-5 ...................................................................................................................24 Hình 3-6 ...................................................................................................................25 Hình 4-1 ...................................................................................................................34 Hình 4-2 ...................................................................................................................35
- 5. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Hệ thống thông tin quản lý 1.1.1. Các thành phần cấu tạo - Hệ thống thông tin thông thường được cấu thành bởi: + Các phần cứng + Phần mềm + Các hệ mạng + Dữ liệu + Con người trong hệ thống thông tin 1.1.2. Vòng đời phát triển hệ thống thông tin Hệ thống thông tin được xây dựng là sản phẩm của một loạt các hoạt động gọi là phát triển hệ thống. Quá trình để phát triển một hệ thống thông tin được gọi là vòng đời phát triển hệ thống (Systems Development Life Cycle). Khởi tạo và lập kế Vận hành, bảo trì Phân tích Thiết kế Triển khai Thời gian Figure 0-1 Hình 1-1 Hình 1-1
- 6. 1.1.3. Công tác quản lý bán hàng Quản lý bán hàng giúp các nhà quản lý kinh doanh thấy được bức tranh tổng thể về khách hàng và tình hình kinh doanh của công ty mình, cho phép đưa ra các quyết định dựa trên các số liệu thực tế để rồi kiểm soát bán hàng có lợi nhuận cao. Hệ thống quản lý bán hàng sẽ tự động hóa quá trình bán hàng và chuyển giao thông tin đúng, giúp cải thiện công tác quản lý điều hành, tăng hiệu quả, tăng doanh thu, lãi và quan hệ khách hàng. 1.2. Các công cụ xây dựng hệ thống thông tin quản lý 1.2.1. Sơ đồ phân cấp chức năng BFD - Sơ đồ phân rã chức năng là công cụ để biểu diễn phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con. Số mức chia phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. Đặc điểm của sơ đồ phân rã chức năng là: sơ đồ phân rã chức năng cho 1 cách nhìn tổng quát, dễ hiểu từ đại thể đến chi tiết về các chức năng và nhiệm vụ thực hiện. 1.2.2. Sơ đồ dòng chảy dữ liệu DFD - Sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagrams) mô tả các thành phần của hệ thống xét theo khía cạnh sử dụng thông tin, dữ liệu, bao gồm các tiến trình, các yêu cầu dữ liệu, các kho dữ liệu và các tác nhân ngoài có quan hệ với hệ thống. - Việc xây dựng mô hình luồng dữ liệu là rất cần thiết nhằm mục đích: + Bổ sung khiếm khuyết của BFD bằng việc bổ sung các luồng thông tin nghiệp vụ. + Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống. + Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống. - DFD mô tả quá trình luân chuyển dữ liệu trong một hệ thống thông tin, bằng các ký hiệu đồ họa.
- 7. - DFD không mô tả chi tiết các bước xử lý. - DFD chỉ ra hệ thống của chúng ta làm gì, không chỉ ra cách thực hiện công việc đó. 1.2.3. Mô hình quan hệ thực thể - Mô hình thực thể xác định thông tin cơ sở cần thiết cho hệ thống (các thực thể) và mối quan hệ giữa chúng. Điều đó có nghĩa tất cả dữ liệu chỉ được lưu một lần trong toàn bộ hệ thống và có thể thâm nhập vào bất cứ chương trình nào. - Dữ liệu lưu trữ trong hệ thống dưới dạng bảng, mỗi bảng thể hiện một cơ sở dữ liệu. Xây dựng mô hình thực thể sẽ xác định có bao nhiêu bảng dùng trong hệ thống và mối quan hệ giữa chúng. - Các thành phần mô hình thực thể quan hệ: + Thực thể : Là một đối tượng, một sự kiện đối với tổ chức, kể cả những thông tin mà nó lưu giữ. + Tập thực thể : Là tập hợp các thực thể có cùng tính chất, mô tả cho một loại thông tin (bản thân tập thực thể không phải là thông tin). - Trong sơ đồ mô hình thực thể, tập thực thể có dạng hình chữ nhật. Nó tương đương với một bảng. Tập thực thể thường là một trong ba trường hợp sau: + Thông tin liên quan đến một giao dịch chủ yếu của hệ thống (đơn đặt hàng). + Thông tin liên quan đến thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống (kho, nhà cung cấp, khách hàng). + Thông tin đã khái quát dưới dạng thống kê liên quan đến lập kế hoạch hoặc kiểm soát (bảng lương,…) - Thuộc tính: Một thực thể bao gồm nhiều thông tin, mỗi thông tin là thuộc tính của thực thể, chúng thường gọi là những field thể hiện trên từng cột của bảng. Có 3 loại thuộc tính: + Thuộc tính khóa
- 8. + Thuộc tính kết nối + Thuộc tính mô tả - Mối quan hệ giữa thực thể của bảng này với thực thể của bảng khác là một trong ba mối quan hệ sau: + Quan hệ 1 – 1: Là mối quan hệ mà một thực thể của bảng này tương ứng với duy nhất một thực thể của bảng kia và ngược lại. Thí dụ một thực thể sản phẩm có duy nhất một thực thể chi tiết sản phẩm mô tả nó. + Quan hệ 1 – n: Một thực thể bên bảng A có quan hệ với nhiều thực thể bên bảng B. Thí dụ một khách hàng có thể đặt nhiều đơn đặt hàng. + Quan hệ n – n: Một thực thể bên bảng A có quan hệ với nhiều thực thể bên bảng B và ngược lại. Thí dụ một thực thể nhà cung cấp trong bảng nhà cung cấp có quan hệ cung cấp nhiều thực thể mặt hàng trong bảng mặt hàng và ngược lại. + Đặc trưng: Bậc và bản số. + Biểu diễn: Hình thoi có tên quan hệ bên trong, nối với các thực thể bằng đoạn thẳng. + Bậc của mối quan hệ là số thực thể tham gia vào quan hệ. + Trong mối quan hệ, một bản thể có thể có quan hệ với một hay nhiều bản thể của một thực thể khác, tương ứng ta có quan hệ 1- 1, 1- n, m - n. + Các bản số: Là số các bản thể của thực thể tham gia vào quan hệ.
- 9. CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT YÊU CẦU 2.1. Khảo sát hiện trạng tổ chức 2.1.1. Cơ cấu tổ chức công ty Sơ đồ cơ cấu tổ chức: Hình 2-1 2.1.2. Nhiệm vụ của mỗi phòng ban - Ban giám đốc: có nghĩa vụ và trách nhiệm trong mọi công việc và hoạt động của công ty. Chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật Ban Giám Đốc Phòng Kinh Doanh Phòng Kỹ Thuật Phòng Dự Án Phòng Kế toán Bộ phận Bán lẻ Bộ phận Bán sỉ Bộ phận Bảo hành Bộ phận Sửa chữa Bộ phận Thiết bị Bộ phận Kiểm tra Bộ phận Ráp máy Bộ phận Điện tử Bộ phận Xử lý sự cố Bộ phận Nhà nước Bộ phận Doanh nghiệp Bộ phận Kế toán máy Bộ phận Chứng từ Bộ phận Kho Bộ phận Công nợ Bộ phận Hóa đơn Bộ phận BC Thuế
- 10. cũng như toàn bộ hội đồng quản trị về toàn bộ kết quả sản xuất của công ty. Ngoài ra còn có nhiệm vụ và chức năng: + Tuyển dụng, giám sát, đánh giá và bồi dưỡng quản lý + Định hướng chiến lược và mục tiêu phát triển của tổ chức + Thiết lập hệ thống quản trị + Quản trị tổ chức và mối quan hệ với giám đốc điều hành + Ủy thác + Giám sát và điền khiển - Phòng kinh doanh: + Chức năng: • Tham mưu giúp Ban Tổng Giám đốc Công ty trong công việc triển khai thực hiện các Nghị quyết của HĐQT về công tác định hướng kế hoạch kinh doanh cũng như định hướng khách hàng. • Trực tiếp triển khai tổ chức các hoạt động kinh doanh theo kế hoạch và mục tiêu đề ra. + Nhiệm vụ: • Lên kế hoạch chi tiết và tổ chức thực hiện các kế hoạch phát triển kinh doanh từ BGĐ Công ty đưa ra. • Quản lý, kiểm soát, đào tạo đội ngũ nhân viên tư vấn bán hàng. • Phối hợp với các phụ trách ngành hàng và các bộ phận liên quan xây dựng chương trình bán hàng, thúc đẩy hoạt động bán hàng. • Tổ chức trưng bày sản phẩm, điều phối nhân sự bán hàng các ca làm việc. • Theo dõi các chỉ tiêu: Doanh thu, lợi nhuận, hàng tồn kho, tình hình giao nhận, lắp đặt hàng hóa bán trong ngày… nhằm điều chỉnh phương án tổ chức bán hàng kịp thời.
- 11. • Huấn luyện và đào tạo kiến thức sản phẩm, kỹ năng cho nhân viên. • Thực hiện các công việc khác đảm bảo kết quả kinh doanh được tốt nhất. - Phòng kế toán: + Chức năng: • Tham mưu cho Ban Tổng Giám Đốc đồng thời thực hiện quản lý tài sản, vốn và các hoạt động kế toán – tài chính. • Triển khai thực hiện kế hoạch tài chính của Công ty. + Nhiệm vụ: • Kiểm soát các đơn hàng nhập khẩu vào Cty và xuất ra từ Cty sao cho trùng khớp với chứng từ. • Tổ chức test, kiểm soát chứng từ kế toán, thử nghiệm tính chính xác thông tin trên phần mềm của nhân viên trong bộ phận đã Update trước đó. • Có kế hoạch đào tạo, xây dựng phòng ban & điều chỉnh kịp thời các lỗi vi phạm trong đơn vị của nhân viên. • Thực hiện lưu trữ chứng từ hóa đơn, test sổ sách theo quy định • Quản lý ngân quỹ thu chi của toàn Công ty. - Phòng kỹ thuật: + Chức năng: • Nghiên cứu, tư vấn, tham mưu và đề xuất giải pháp liên quan đến các lĩnh vực sau của doanh nghiệp: Quản lý, điều hành và kiểm tra những việc liên quan đến kỹ thuật, công nghệ. Mục tiêu nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất, kế hoạch và các dự án của công ty. Đồng thời đảm bảo an toàn lao động, chất lượng cũng như khối lượng và hiệu quả hoạt động của toàn công ty.
- 12. Quản lý việc sử dụng, sửa chữa, bảo trì, mua sắm bổ sung các trang thiết bị, máy móc phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. + Nhiệm vụ: Quản lý những vấn đề lien quan đến kỹ thuật, công nghệ trong các dự án hay kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. Quản lý, bảo dưỡng, sữa chữa hệ thống máy móc, thiết bị của doanh nghiệp. Quản lý đội ngũ kỹ thuật viên. - Phòng dự án: tham mưu, tư vấn cho ban giám đốc công ty về các vấn đề liên quan đến việc quản lý quá trình thực hiện dự án. Đồng thời nghiên cứu, tìm ra các phương án hiệu quả để phát triển dự án nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của thị trường. Từ đó công ty có thể hoàn thành các chiến lược kinh doanh và đạt được sự tang trưởng kinh tế mong muốn. + Nhiệm vụ: Điều phối tổng thể các hoạt động của dự án: Phân tích yêu cầu, thiết kế giải pháp hệ thống, lên kế hoạch và chịu trách nhiệm triển khai dự án từ đầu đến cuối Lập kế hoạch và quản lý tiến độ của dự án Quản lý phạm vi và khối lượng công việc ban đầu, các yêu cầu thay đổi của dự án Quản lý các nguồn lực của dự án như chi phí, nhân lực, công nghệ, thời gian… Trao đổi với khách hàng và các bên liên quan của dự án Báo cáo tiến độ, chất lượng và các vấn đề liên quan của dự án với Ban Giám đốc Quản lý các giấy tờ, tài liệu và hồ sơ của dự án Xây dựng, đào tạo và quản lý đội ngũ nhân sự phần mềm phục vụ các dự án và hoạt động của công ty
- 13. 2.2. Khảo sát hiện trạng nghiệp vụ 2.2.1. Nghiệp vụ mua hàng Các bước thực hiện nghiệp vụ mua hàng: - Khi công ty có yêu cầu nhập thiết bị, bộ phận mua hàng sẽ phân tích và chọn nhà cung cấp sau đó lập đơn đặt hàng để mua hàng từ nhà cung cấp đã chọn. - Hóa đơn mua hàng sẽ được chuyển đến bộ phận kho của công ty. Bộ phận kho sẽ kiểm tra hóa đơn với đơn đặt hàng rồi tiến hành lập phiếu nhập kho để nhập hàng đã mua vào kho. - Sau đó, bộ phận kho chuyển hóa đơn mua hàng cho bộ phận kế toán để tiến hành lập phiếu chi để xuất tiền thanh toán cho nhà cung cấp. Sơ đồ minh họa Hình 2-2 Quá trình mua hàng Phase Bộ phận mua hàng Nhà cung cấp Bộ phận kho Bộ phận kế toán 2. Đơn ĐH 1. Đơn ĐH 1. Đơn ĐH 2. Đơn ĐH Kiểm tra ĐĐH TB hết 1. Đơn ĐH đã kiểm tra Lập HĐ mua hàng ĐĐH 2. HĐ mua hàng 1. HĐ mua hàng HĐ 2. Phiếu chi 2. HĐ mua hàng Kiểm tra HĐMH 2. HĐMH đã kiểm tra Lập phiếu nhập Phiếu nhập PN ĐĐH 2. HĐMH đã kiểm tra Lập phiếu chi 1. Phiếu chi 2. Phiếu chi PC HĐ TB hết
- 14. 2.2.2. Nghiệp vụ bán hàng Các bước thực hiện nghiệp vụ bán hàng - Khi Khách hàng có nhu cầu mua hàng của công ty, bộ phận bán hàng sẽ dựa trên yêu cầu của khách hàng và căn cứ vào kết quả thống kê kho hàng từ bộ phận kho để trả lời yêu cầu khách hàng. - Sau đó, bộ phận kho chuyển bản hóa đơn chính đã kiểm tra cho bộ phận kế toán để tiến hành lập phiếu thu tính tiền khách hàng. Trước khi nhận hàng, nếu mặt hàng mà khách hàng mua cần phải lắp ráp thì bộ phận ráp máy sẽ lắp ráp mặt hàng cho khách hàng trước khi giao. - Thông tin phiếu xuất và phiếu thu, hóa đơn bán hàng sẽ được bộ phận kế toán lưu giữ. - Hàng tháng, bộ phận kho lại thống kê thông tin nhập xuất hàng và bộ phận kế toán lại kiểm tra quá trình thanh toán tiền mua bán hàng của khách hàng và nhà cung cấp để báo cáo công nợ khách hàng, công nợ nhà cung cấp để công ty tiến hành đòi nợ, thanh toán nợ với khách hàng và nhà cung cấp. - Và để nắm tình hình kinh doanh của công ty, ban giám đốc của công ty yêu cầu phòng kế toán và phòng kinh doanh tổng hợp thông tin rồi gửi bảng báo cáo về tình hình doanh thu, nhập xuất hàng hóa, công nợ khách hàng và nhà cung cấp. Sơ đồ minh họa
- 15. Hình 2-3 Đặt hàng tại website Quá trình bán hàng Phase Khách hàng Bộ phận bán hàng Bộ phận kho Bộ phận kế toán 2. Đơn hàng 1. Đơn hàng 2. Đơn hàng Kiểm tra ĐH TB hết 2. Đơn ĐH đã kiểm tra Lập HĐ bán hàng 1. HĐ bán hàng 2. HĐ bán hàng 2. Phiếu thu 1. HĐ bán hàng Kiểm tra HĐMH 1. HĐBH đã kiểm tra Lập phiếu xuất Phiếu xuất PX ĐH 2. HĐBH đã kiểm tra Lập phiếu thu 1. Phiếu thu 2. Phiếu thu PT HĐ TB hết ĐH TB hết 2. Đơn ĐH đã kiểm tra 2. HĐ bán hàng 2. Đơn hàng
- 16. Hình 2-4 2.3. Khảo sát hiện trạng tin học 2.3.1. Trình độ học vấn/chuyên môn Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Marketing hoặc các ngành liên quan 2.3.2. Kỹ năng - Kỹ năng giao tiếp - Kỹ năng đàm phán và thuyết phục
- 17. - Kỹ năng quản trị xung đột - Kỹ năng xây dựng và phát triển đội nhóm - Tự học, tự trau dồi - Năng lực giải trình - Kỹ năng đào tạo 2.3.3. Kinh nghiệm - Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí Quản lý cửa hàng hoặc các vị trí liên quan - Có kinh nghiệm và kiến thức về lĩnh vực kinh doanh. - Có kinh nghiệm vận dụng kỹ năng xử lý xung đột và phát triển đội, nhóm. 2.3.4. Phẩm chất cá nhân - Trung thực, linh hoạt - Đặt khách hàng là trung tâm - Bảo mật kinh doanh 2.3.5. Tổng quan - Tổng số nhân viên hơn 300 người, trong đó đa số là nhân viên trẻ, được thường xuyên đào tạo và trau dồi khả năng làm việc cũng như nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. - Cung cấp sản phẩm Máy tính để bàn, máy tính xách tay, máy in và thiết bị văn phòng, thiết bị mạng, Thiết bị an ninh, viễn thông... - Phụ kiện máy tính đa dạng chủng loại, loa và âm thanh.... - Tư vấn giải pháp và thi công các ứng dụng về CNTT, Điện tử Viễn thông. - Tư vấn và cung cấp Máy tính và hệ thống mạng cho các điểm truy cập internet, gaming Center...
- 18. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH YÊU CẦU 3.1. Yêu cầu chức năng: Hệ thống quản lý bán hàng gồm 5 thành phần chính: - Quản lý bán hàng + Quản lý danh mục khách hàng: quản lý thông tin từ khách hàng cập nhât. + Lập đơn hàng: thu thập thông tin mặt hàng yêu cầu từ khách hàng, thông tin của mặt hàng sau đó gửi thông tin báo giá về cho khách hàng + Lập hóa đơn bán hàng: sau khi lập đơn hàng thông tin đơn hàng sẽ đưa về để lập hóa đơn gửi cho khách hàng, thông tin đơn hàng sẽ tiếp tục gửi đến bộ phận kho + Lập phiếu thu : sau khi có hóa đơn khách hàng sẽ biết được số tiền thanh toán, đồng thời khi có được thông tin hóa đơn bán hàng công ty sẽ gửi thông tin phiếu thu về cho khác hàng.
- 19. Hình 3-1 - Quản lý mua hàng: + Quản lý danh mục nhà cung cấp : quản lý thông tin từ nhà cung cấp cập nhật. + Quản lý danh mục mặt hàng : thu thập thông tin mặt hàng từ nhà cung cấp. + Lập đơn hàng : thu thập thông tin từ nhà cung cấp, thông tin mặt hàng sau đó gửi thông tin đơn đặt hàng đến nhà cung cấp để nhà cung cấp xác nhận. 4.Thôngtinmặthàngyêucầu 7.Thôngtinkháchhàng 6.Thôngtinbáogiá 9.Thôngtinđơnhàng 10.Thôngtinhóađơnbánhàng 13.Thôngtinsốtiềnthanhtoán 14.Thôngtinhóađơnbánhàng 15.Thôngtinphiếuthu 11.Thôngtinhóađơnbánhàng 1.1 Quảnlýdanhmục kháchhàng 1.2 Lậpđơnhàng 1.3 Lậphóađơn bánhàng 1.4 Lậpphiếuthu KHÁCHHÀNG D2 Kháchhàng 1.Thôngtinkháchhàng 2.Thôngtinkháchhàng D3 Đơnhàng 8.Thôngtinđơnhàng D1 Mặthàng D4 HóađơnMH BỘ PHẬNKHO D5 Phiếuthu 16.Thôngtinphiếuthu 12.Thôngtinhóađơnbánhàng 5.Thôngtinmặthàng 3.Thôngtinkháchhàngcậpnhật
- 20. + Lập hóa đơn mua hàng: sau khi có được thông tin đơn hàng, thông tin hóa đơn mua hàng từ nhà cung cấp sẽ tiến hành lập hóa đơn mua hàng. + Lập phiếu chi: có được hóa đơn mua hàng tiến hành lập phiếu chi và gửi thông tin phiếu chi về nhà cung cấp, đồng thời xuất ra thông tin phiếu chi Hình 3-2 - Quản lý kho hàng: 4. Thông tin mặt hàng 7. Thông tin mặt hàng 6. Thông tin nhà cung cấp 8. Thông tin đơn đặt hàng 10. Thông tin trả lời 13. Thông tin hóa đơn mua hàng 16. Thông tin phiếu chi 11. Thông tin mặt hàng mới 15. Thông tin hóa đơn mua hàng 12. Thông tin đơn đặt hàng 2.1 Quảnlýdanhmục nhà cung cấp 2.2 Quảnlýdanhmục mặthàng 2.3 Lập đơnđặthàng 2.4 Lập hóa đơn mua hàng 2.5 Lập phiếuchi NHÀCUNGCẤP D6 Nhà cung cấp 1. Thông tin nhà cung cấp 2. Thông tin nhà cung cấp D1 Mặt hàng 5. Thông tin mặt hàng D7 Đơn đặt hàng 9. Thông tin đơn đặt hàng D8 Hóa đơn MH D9 Phiếu chi 14. Thông tin hóa đơn mua hàng 17. Thông tin phiếu chi 3. Thông tin nhà cung cấp cập nhật
- 21. + Quản lý danh mục kho hàng: thu thập thông tin kho hàng từ bộ phận kho, xuất ra thông tin kho hàng và sẽ cập nhật thường xuyên. + Lập phiếu nhập: thu thập thông tin phiếu nhập từ bộ phận kho, thông tin kho hàng cần nhập hàng sau đó in ra thông tin phiếu nhập + Lập phiếu xuất: thu thập thông tin hóa đơn bán hàng, thông tin kho hàng cần xuất hàng, thông tin phiếu xuất từ bộ phận kho sau đó xuất ra thông tin phiếu xuất. + Lập phiếu bảo hành: sau khi có được thông tin phiếu xuất tiến hành gửi thông tin phiếu bảo hành đến cho khách hàng. Hình 3-3 9.Thôngtinphiếuxuất 11.Thôngtinphiếuxuất 5.Thôngtinphiếunhập 4.Thôngtinkhohàngcầnnhậphàng 8.Thôngtinkhohàngcầnxuấthàng 3.2 Lậpphiếunhập BỘ PHẬNKHO D13 Phiếunhập 3.3 Lậpphiếuxuất 3.4 Lậpphiếubảo hành D11 Phiếuxuất D4 HóađơnBH D12 Phiếubảohành KHÁCHHÀNG 6.Thôngtinphiếunhập 7.Thôngtinhóađơnbánhàng 10.Thôngtinphiếuxuất 12.Thông tinphiếubảohành 13.Thôngtinphiếubảohành 3.1 Quảnlýdanhmục khohàng D10 Khohàng 1.Thôngtinkhohàng 2.Thôngtinkhohàng 3.Thôngtinkhohàng cậpnhật
- 22. - Tìm kiếm: + Tìm kiếm danh mục: Thông tin danh mục cần tìm từ ban giám đốc Thông tin mặt hàng cần tìm kiếm Thông tin khách hàng cần tìm kiếm Thông tin nhà cung cấp cần tìm kiếm Thông tin kho hàng cần tìm kiếm Thông tin danh mục tìm được sẽ được gửi về cho ban giám đốc + Tìm kiếm hàng tồn kho: Thông tin mặt hàng cần tìm từ ban giám đốc Thông tin phiếu nhập Thông tin phiếu xuất Thông tin mặt hàng tìm được sẽ được gửi về cho ban giám đốc + Tìm kiếm công nợ khách hàng: Thông tin công nợ khách hàng cần tìm từ ban giám đốc Thông tin khách hàng cần tìm Thông tin hóa đơn bán hàng Thông tin phiếu thu Sau khi tìm kiếm được thông tin cần thiết, thông tin công nợ khách hàng tìm được sẽ được gửi về lại cho ban giám đốc
- 23. Hình 3-4 - Báo cáo và thống kê: + Báo cáo doanh thu : để có được thông tin doanh thu gửi về cho ban giám đốc cần thu thập thong tin hóa đơn bán hàng, thông tin phiếu thu sau đó nộp bản báo cáo doanh thu về cho ban giám đốc + Báo cáo nhập xuất tồn : thu thập thông tin kho hàng, thông tin phiếu nhập, thông tin phiếu xuất sau đó gửi bản báo cáo nhập xuất tồn về cho ban giám đốc + Báo cáo công nợ : thu thập thông tin khách hàng, thông tin hóa đơn bán hàng, thông tin phiếu thu thông tin nhà cung cấp, thông tin hóa đơn mua hàng, thông tin phiếu chi sau đó gửi bản báo cáo công nợ về cho ban giám đốc. + Thống kê doanh số theo tháng: để có được thông tin yêu cầu thông kê gửi về ban giám đốc cần thu thập thông tin phiếu thu. 7.Thôngtinmặthàngcầntìm 10.Thôngtinmặthàngtìm được 11.Thôngtincôngnợ kháchhàngcầntìm 15.Thôngtincôngnợ kháchhàngtìm được 5.Thôngtinkhohàngcầntìm 4.1 Tìmkiếm danhmục BANGIÁMĐỐC D1 Mặthàng 4.2 Tìmkiếm hàngtồnkho 4.3 Tìmkiếm côngnợ kháchhàng D2 Kháchhàng D6 Nhàcungcấp D12 Phiếunhập D10 Phiếuxuất D2 Kháchhàng D4 HóađơnBH D5 Phiếuthu 1.Thôngtindanhmục cầntìm 6.Thôngtindanhmục tìm được 2.Thôngtinmặthàngcầntìm 3.Thôngtinkháchhàngcầntìm 4.Thôngtinnhàcungcấpcầntìm 8.Thôngtinphiếunhập 9.Thôngtinphiếuxuất 12.Thôngtinkháchhàngcầntìm 13.Thôngtinhóađơnbánhàng 14.Thôngtinphiếuthu D10 Khohàng
- 24. + Thống kê doanh số loại hàng : để có được thông tin yêu cầu thông kê doanh số theo loại hàng gửi về ban giám đốc cần thu thập thông tin phiếu xuất. Hình 3-5 18. Thông tin yêu cầu thống kê 20. Thông tin doanh số theo tháng 23. Thông tin doanh số theo loại hàng 21. Thông tin yêu cầu thống kê 11. Thông tin khách hàng 15. Thông tin hóa đơn mua hàng 16. Thông tin phiếu chi 12. Thông tin hóa đơn bán hàng 4. Bảng báo cáo doanh thu 1. Thông tin doanh thu 5. Thông tin hàng nhập xuất tồn 9. Bảng báo cáo nhập xuất tồn 6. Thông tin kho hàng 5.1 Báo cáo doanhthu D4 Hóa đơn BH BANGIÁMĐỐC 5.2 Báo cáo nhập xuấttồn 5.3 Báo cáo công nợ 5.4 Thống kê doanhsố theo tháng 5.5 Thống kê doanhsố theo loại hàng D5 Phiếu thu D13 Phiếu nhập D11 Phiếu xuất D2 Khách hàng D4 Hóa đơn BH D5 Phiếu thu D6 Nhà cung cấp D8 Hóa đơn MH D5 Phiếu thu 10. Thông tin công nợ 17. Bảng báo cáo công nợ 2. Thông tin hóa đơn bán hàng 3. Thông tin phiếu thu D9 Phiếu chi 7. Thông tin phiếu nhập 8. Thông tin phiếu xuất 13. Thông tin phiếu thu 14. Thông tin nhà cung cấp D11 Phiếu xuất 19. Thông tin phiếu thu 22. Thông tin phiếu xuất D10 Kho hàng
- 25. Sơ đồ phần cấp chức năng của hệ thống quản lý bán hàng 3.2. Yêu cầu phi chức năng Hệ thống quản lý bán hàng Quản Lý bán hàng Quản Lý mua hàng Quản Lý kho hàng Tìm kiếm Báo cáo & thống kê Quản Lý danh mục khách hàng Lập đơn hàng Lập hóa đơn bán hàng Lập phiếu thu Quản Lý danh mục nhà cung cấp Lập đơn đặt hàng Lập hóa đơn mua hàng Quản Lý danh mục kho hàng Lập phiếu nhập Lập phiếu xuất Lập phiếu bảo hành Tìm kiếm mặt hàng Tìm kiếm khách hàng Tìm kiếm nhà cung cấp Tìm kiếm kho hàng Báo cáo doanh thu Báo cáo nhập xuất tồn Báo cáo công nợ khách hàng Quản Lý danh mục mặt hàng Lập phiếu chi Tìm kiếm hàng tồn Tìm kiếm công nợ khách hàng Báo cáo công nợ nhà cung cấp Thống kê doanh số theo tháng Thống kê doanh số loại hàng Hình 3-6
- 26. - Tạo thêm mới người dùng - Thực hiện phân quyền người dùng - Thực hiện chức năng bảo mật 3.3. Nắm bắt yêu cầu 3.3.1. Phương pháp nắm bắt yêu cầu - Phương pháp bảng câu hỏi kết hợp nghiên cứu tài liệu * Bảng câu hỏi: https://docs.google.com/forms/d/1aIuiHvls0uBZK1iRPXHmH5dC9bG8 XRxA1HRlZVoYF4c/edit + Không phải tốn công phí phỏng vấn nhiều người + Các câu hỏi nói chung là đơn giản. + Tỉ lệ trả lời không cần cao. + Để xác nhận số liệu thu thập từ nơi khác. * Nghiên cứu tài liệu: + Nghiên cứu tài liệu bao gồm các phương pháp: phân loại tài liệu, phân tích tài liệu, đọc, ghi chép và tóm tắt tài liệu. Các Tài liệu: - Tài liệu do các nhân viên tổ chức ghi chép và sau đó được chuyển giữa các bộ phận hay được lưu trữ để tham khảo. - Bảng mô tả công việc. - Chính sách của công ty. - Tài liệu thông tin công khai và những tài liệu thông tin cho các cơ quan ngoài. Những quy định nội bộ:
- 27. Công ty TNHH Công Nghệ Tin Học Phi Long xây dựng những nguyên tắc chuẩn trong phục vụ khách hàng như sau: - Giá cả sản phẩm phải cạnh tranh so với các nhà cung cấp khác. - Tư vấn, cung cấp sản phẩm phù hợp với nhu cầu, chi phí của Quý khách. - Thực hiện chương trình khuyến mãi định kỳ, tặng phẩm và chính sách chiết khấu giảm giá hấp dẫn. - Đáp ứng nhanh chóng, kịp thời nhu cầu thị hiếu của khách hàng. - Phương thức thanh toán đa dạng: Tiền mặt, chuyển khoản, bằng thẻ… - Chính sách đổi trả hàng linh hoạt. - Nhân viên nhiệt tình, chu đáo, hòa nhã. 3.3.2. Mục đích và kết quả đạt được - Để khai thác được cơ sở dữ liệu của hệ thống và tình hình công việc tại công ty TNHH công nghệ tin học Phi Long. - Nắm vững các quy định, quy trình về chuyên môn nghiệp vụ trong bán hàng, xuất nhập hàng, xử lý hóa đơn. - Hiểu rõ và nắm vững các nội dung thông tin cần lưu trữ trên hóa đơn và đưa vào hệ thống một cách một cách logic và đầy đủ. Trang excel thực hiện kết quả của khách hàng đã điền form khảo sát : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1E2gye2jLH7q4N0Dx2m7we- M_pwrZQmeE3T24VUYYLBw/edit?resourcekey#gid=947188632
- 28. 3.3.3. Khó khăn - Hạn chế của bảng câu hỏi: + Người trả lời khó tránh khỏi hiểu nhầm trong trả lời. + Chỉ cung cấp thông tin ngắn gọn. + Tỉ lệ trả lời bảng câu hỏi thường thấp. + Người đưa ra câu hỏi phải hiểu biết nhiều thông tin về hệ thống. - Hạn chế của nghiên cứu tài liệu: có quá nhiều tài liệu nhất là những tổ chức lớn, do đó chúng ta phải đọc rất nhiều để thu thập một lượng lớn thông tin hữu ích.
- 29. CHƯƠNG 4: Đặc tả yêu cầu 4.1. Đặc tả phi hình thức (Sử dụng ngôn ngữ mô hình) Yêu cầu hệ thống: - Tin học hóa công tác quản lý bán hàng một cách tự động thống nhất trong công ty và hệ thống nhằm hỗ trợ công tác quản lý cho chủ quản lý. - Cập nhật, quản lý, theo dõi, báo cáo đánh giá toàn bộ quá trình bán hàng để có những thay đổi phù hợp, kịp thời. - Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về bán hàng thống nhất với khả năng lưu trữ và xử lý dữ liệu khối lượng lớn. 4.1.1. Xác định các thực thể Thực thể 1: Nhân viên(NHANVIEN) - Mô tả: Lưu thông tin các nhân viên trong công ty + MaNV: Mã nhân viên, ràng buộc(khóa chính) + TenNV: Tên của nhân viên, ràng buộc(khóa chính) + NgaySinhNV: Ngày sinh của nhân viên + SoDTNV: Số điện thoại của nhân viên + DiaChiNV: Địa chỉ của nhân viên Thực thể 2: Nhà cung cấp(NHACUNGCAP) - Mô tả: Lưu thông tin của các nhà cung cấp hàng cho công ty + MaNCC: Mã nhà cung cấp, ràng buộc(khóa chính) + TenNCC: Tên của nhà cung cấp + SoDTNCC: Số điện thoại của nhà cung cấp + DiaChiNCC: Địa chỉ nhà cung cấp Thực thể 3: Mặt hàng (MATHANG) - Mô tả: lưu thông tin các mặt hàng mà công ty kinh doanh + MaMH: Mã mặt hàng, ràng buộc (Khóa chính) + TenMH: Tên của mặt hàng + DVT: Đơn vị tính
- 30. + DonGiaB: Đơn giá bán + MaLH: Mã loại hàng, ràng buộc (Khóa ngoại) Thực thể 4: Loại hàng (LOAIHANG) - Mô tả: lưu thông tin các loại hàng để phân loại các mặt hàng + MaLH: Mã loại hàng, ràng buộc (Khóa chính) + TenLH: Tên loại hàng Thực thể 5: Khách hàng (KHACHANG) - Mô tả: Lưu thông tin của khách hàng mua hàng của công ty + MaKH: Mã khách hàng, ràng buộc (Khóa chính) + TenKH: Tên khách hàng + SoDTKH: Số điện thoại khách hàng + DiaChiKH: Địa chỉ khách hàng + TaiKhoan: Tài khoản của khách hàng + MaSoThue: Mã số thuế Thực thể 6: Phiếu thu (PHIEUTHU) - Mô tả: Lưu thông tin về các phiếu thu tiền của khách hàng + MaPT: Mã phiếu thu, ràng buộc (Khóa chính) + NgayLapPT: Ngày lập phiếu thu + LyDoT: Lý do thu + MaNV: Mã nhân viên, ràng buộc (Khóa ngoại) + MaKH: Mã khách hàng, ràng buộc (Khóa ngoại) Thực thể 7: Phiếu chi (PHIEUCHI) - Mô tả : Lưu thông tin về các phiếu chi tiền hàng cho nhà cung cấp + MaPC : Mã phiếu chi, ràng buộc (Khóa chính) + NgayLapPC : Ngày lập phiếu chi + LyDoC : Lý do chi + MaNV : Mã nhân viên, ràng buộc (Khóa ngoại) + MaNCC : Mã nhà cung cấp (Khóa ngoại) Thực thể 8: Phiếu nhập(PHIEUNHAP)
- 31. - Mô tả : Lưu thông tin về các phiếu nhập hàng từ nhà cung cấp + MaPN : Mã phiếu nhập, ràng buộc (Khóa chính) + NgayNhap : Ngày nhập hàng + GhiChuN : Lý do nhập hàng + MaNCC : Mã nhà cung cấp, ràng buộc (Khóa ngoại) + MaKho : Mã kho, ràng buộc (Khóa ngoại) Thực thể 9: Chi tiết phiếu nhập(CTPHIEUNHAP) - Mô tả : Lưu thông tin chi tiết về các phiếu nhập hàng + MaPN : Mã phiếu nhập, ràng buộc (Khóa chính) + MaMH : Mã mặt hàng, ràng buộc (Khóa chính) + SoLuongN : Số lượng nhập Thực thể 10: Phiếu xuất (PHIEUXUAT) - Mô tả : Lưu thông tin về các phiếu xuất hàng cho khách hàng + MaPX : Mã phiếu xuất, ràng buộc (Khóa chính) + NgayXuat : Ngày xuất hàng + GhiChuX : Lý do xuất hàng + MaKH: Mã khách hàng, ràng buộc(Khóa ngoại) + MaKho : Mã kho, ràng buộc(Khóa ngoại) Thực thể 11: Chi tiết phiếu xuất (CTPHIEUXUAT) - Mô tả: Lưu thông tin chi tiết về các phiếu xuất hàng + MaPX: Mã phiếu xuất, ràng buộc (Khóa chính) + MaMH: Mã mặt hàng, ràng buộc (Khóa chính) + SoLuongX: Số lượng xuất Thực thể 12: Kho hàng (KHOHANG) - Mô tả: Lưu thông tin về các mặt hàng hiện có trong kho + MaKho: Mã kho, ràng buộc (Khóa chính) + TenKho: Tên kho + DiaChiK: Địa chỉ kho
- 32. Thực thể 13: Hóa đơn mua hàng (HOADONMH) - Mô tả: Lưu thông tin các hóa đơn mua hàng của công ty + MaHDMH: Mã hóa đơn mua hàng, ràng buộc (Khóa chính) + NgayLapHDMH: Ngày lập hóa đơn + ThueSuat: Thuế suất + TienThueGTGT: Tiền thuế giá trị gia tăng + TongTienMH: Tổng tiền mua hàng + MaNV: Mã nhân viên, ràng buộc (Khóa ngoại) + MaNCC: Mã nhà cung cấp, ràng buộc(Khóa ngoại) Thực thể 14: Chi tiết hóa đơn mua hàng (CTHOADONMH) - Mô tả: Lưu thông tin chi tiết các hóa đơn mua hàng + MaHDMH: Mã hóa đơn mua hàng, ràng buộc(Khóa chính) + MaMH : Mã mặt hàng, ràng buộc (Khóa chính) + DonGiaM: Đơn giá mua Thực thể 15: Hóa đơn bán hàng (HOADONBH) - Mô tả: Lưu thông tin các hóa đơn bán hàng của công ty + MaHDBH: Mã hóa đơn bán hàng, ràng buộc (Khóa chính) + NgayLapHDBH: Ngày lập hóa đơn + HinhThucTT: Hình thức thành toán hóa đơn + ThueSuat: Thuế suất + TienThueGTGT: Tiền thuế giá trị gia tăng + TongTienBH: Tổng tiền bán hàng + MaNV: Mã nhân viên, ràng buộc(Khóa ngoại) + MaKH: Mã khách hàng, ràng buộc(Khóa ngoại) Thực thể 16: Chi tiết hóa đơn bán hàng(CTHOADONBH) - Mô tả: Lưu thông tin chi tiết các hóa đơn bán hàng + MaHDBH: Mã hóa đơn bán hàng, ràng buộc(Khóa chính) + MaMH: Mã mặt hàng, ràng buộc(Khóa chính) + SoLuongB: Số lượng bán Thực thể 17: Tồn kho(TONKHO)
- 33. - Mô tả: Lưu thông tin về các mặt hàng hiện tồn trong kho + MaMH: Mã mặt hàng, ràng buộc(Khóa chính) + SoLuongT: Số lượng tồn Thực thể 18: Công nợ nhà cung cấp(CONGNONCC) - Mô tả: Lưu thông tin về công nợ phải trả cho nhà cung cấp + MaNCC: Mã nhà cung cấp, ràng buộc(Khóa chính) + DaThanhToan: Đã thanh toán + ConLai: Còn lại Thực thể 19: Công nợ khách hàng(CONGNOKH) - Mô tả: Lưu thông tin về công nợ cần phải thu với khách hàng + MaKH: Mã khách hàng, ràng buộc(Khóa chính) + DaThanhToan: Đã thanh toán + ConLai: Còn lại 4.1.2. Đặc tả dữ liệu Mô hình ER (Entity-relationship model)
- 34. Hình 4-1 NHANVIEN MaNV TenNV NgaySinhNV SoDTNV DiaChiNV PHIEUTHU MaPT NgayLapPT LyDoT PHIEUCHI MaPC NgayLapPC LyDoC NHACUNGCAP MaNCC TenNCC SoDTNCC DiaChiNCC PHIEUNHAP MaPN NgayNhap GhiChuN HOADONMH MaHDMH NgayLapHDMH ThueSuat TienThueGTGT TongTienMH LOAIHANG MaLH TenLH KHOHANG MaKho TenKho DiaChiK KHACHHANG MaKH TenKH SoDTKH DiaChiKH SoTaiKhoan MaSoThue MATHANG MaMH TenMH DVT DonGiaB PHIEUXUAT MaPX NgayXuat GhiChuX HOADONBH MaHDBH NgayLapHDBH HinhThucTT ThueSuat TienThueGTGT TongTienBH Lập Lập Thuộc Nhận Thuộc Nhận Lập Có Có Có Thuộc Lập Nhận CTHOADONBH SoLuongB CTHOADONMH SoLuongM DonGiaM CTPHIEUNHAP SoLuongN CTPHIEUXUAT SoLuongX TONKHO SoLuongT CONGNONCC DaThanhToan ConThieu CONGNOKH DaThanhToan ConThieu Có Có Có
- 35. Mô hình DR chuyển sang từ mô hình ER Hình 4-2
- 36. CẢM ƠN QUÝ THẦY CÔ VÀ CÁC BẠN ĐÃ LẮNG NGHE PHẦN TRÌNH BÀY CỦA NHÓM 13