Nâng Cao Chất Lượng Hoạt Động Công Tác Văn Thư – Lưu Trữ Tại Đại Học Y Dược.

DỊCH VỤ VIẾT THUÊ ĐỀ TÀI TRỌN GÓI ZALO TELEGRAM : 0909 232 620
TẢI FLIE TÀI LIỆU – BAOCAOTHUCTAP.NET
BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
----------------------
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TẠI ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HCM NĂM 2014
TP. HỒ CHÍ MINH - 2023

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
Tp Hồ Chí Minh, Ngày Tháng Năm 2023

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
................................................................................................................................
Tp Hồ Chí Minh, Ngày Tháng Năm 2023

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành Báo cáo thực tập tốt nghiệp này, tác giả đã nhận được rất nhiều sự
giúp đỡ từ phía các Thầy cô, gia đình, bạn bè…
Tác giả xin trân trọng gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý thầy cô Học viện
Hành Chính Quốc Gia đã tận tình truyền đạt cho tác giả những kiến thức, kinh
nghiệm quý báu trong suốt thời gian học tập rèn luyện dưới mái trường, đặc biệt
em xin chân thành cảm ơn Th.S Nguyễn Thế Tài là người trực tiếp tận tình hướng
dẫn em làm báo cáo tốt nghiệp này.
Trong thời gian tìm hiểu thực tế tại Đại Học Y Dược Tp.HCM, tác giả đã học hỏi
được nhiều kiến thức và thu thập được nhiều thông tin cần thiết để phục vụ cho chuyên
đề của mình. Tuy chỉ có một tháng ngắn ngủi nhưng đây chính là cơ hội tốt để tác giả
tiếp cận với thực tế của trường. Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban lãnh
đạo, đặc biệt là các anh chị hành chính văn thư của Đại Học Y Dược Tp.HCM cùng
toàn thể cán bộ công nhân viên đã tận tình chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi cho tác
giả hoàn thành chuyên đề này.
Cuối cùng xin gởi lời cám ơn đến toàn thể gia đình, bạn bè đã ủng hộ, giúp đỡ tác
giả trong suốt thời gian vừa qua.
Họ và tên học viên
NGUYỄN ĐỨC MINH

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
WTO : World Trade Organization
Tp. HCM : Tp. Hồ Chí Minh
TW3 : Trung ương 3
GS : Giáo sư
PGS : Phó giáo sư
TS : Tiến sỹ
THPT : Trung học phổ thông

MỤC LỤC
Kế hoạch Thực tập ......................................................................................................1
Những công việc thực tập ...........................................................................................1
Thực hành nghiệp vụ công tác văn thư 19
Thực hành nghiệp vụ công tác lưu trữ 23
Lời mở đầu ....................................................................................................................1
I TỔNG QUAN VỀ ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HCM
1.1 Sự hình thành và phát triển của Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh ......................7
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đại học Y Dược Thành
phố Hồ Chí Minh....................................................................................................8
1.3 Cơ cấu tổ chức.........................................................................................................9
II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HCM
2.1 Tình hình chung của Văn phòng cơ quan (phòng Hành chính Tổng hợp) 11
2.2 Nội dung công tác văn thư tại Đại học Y Dược Tp. HCM 12
2.2.1 Soạn thảo, ban hành văn bản 12
2.2.2 Quản lý văn bản đi..............................................................................................13
2.2.3 Quản lý văn bản đến...........................................................................................15
2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu:..............................................................................17
2.2.5 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan................................................18
2.2.6 Tình hình ứng dụng tin học trong công tác văn thư:.........................................18
2.2.7 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác Văn thư ...................................19
2.3 Nội dung công tác công tác lưu trữ tại Đại học Y Dược Tp. HCM......................21
2.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ .......................................................................21
2.3.2 Phân loại (chỉnh lý) tài liệu lưu trữ ....................................................................21
2.3.3 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ...........................................................................21
2.3.4 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ ....................................................................22
2.3.5 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ .........................................................................23
2.3.6 Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ............................................................23
2.3.7 Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ .....................................23
2.4 Nhận xét ,đánh giá về ưu điểm và hạn chế trong công tác văn thư lưu trữ tại Đại

học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh..................................................................27
2.4.1 Ưu điểm:.............................................................................................................27
2.4.2 Hạn chế:.............................................................................................................28
III NHỮNG GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN NÂNG CAO
CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ĐẠI
HỌC Y DƯỢC TPHCM...........................................................................................29
3.1. Một số đề xuất nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ .............................29
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6................................................................................Error! Bookmark not defined.
KẾT LUẬN
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU
Nền kinh tế thị trường ra đời là một bước ngoặt vô cùng to lớn và là một dấu
mốc quan trọng của nền kinh tế loài người. Song song với sự hình thành và phát triển
của nó là hàng loạt các quy luật kinh tế, nguyên tắc kinh tế. Cạnh tranh là một trong
các quy luật cơ bản và tất yếu của nền kinh tế thị trường hiện nay.
Trong thời cuộc nhân loại đang đẩy mạnh quá trình quốc tế hoá thì cạnh tranh
càng trở nên gay gắt, khốc liệt. Đặc biệt hiên nay khi mà Việt Nam đã gia nhập tổ chức
kinh tế thế giới WTO nên có rất nhiều cơ hội và thách thức. Tuy nhiên do sự non yếu
về mặt kinh nghiệm và khoa học công nghệ so với các nước trên thế giới nên các cơ
quan, đơn vị Nhà nước Việt Nam đã, đang và sẽ phải trải qua rất nhiều khó khăn và
thử thách.
Công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong những hoạt động quan trọng trong các
cơ quan tổ chức của Nhà nước trong giai đoạn hiện nay. Tại mỗi cơ quan, công tác
Văn thư – Lưu trữ có một vị trí quan trọng trong toàn bộ hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức nói chung và Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh nói riêng. Xuất phát từ
vai trò quan trọng ấy, Nhà nước ta đã, đang và sẽ tiếp tục đào tạo đội ngũ cán bộ Hành
chính, Văn thư – Lưu trữ có tư cách đạo đức tốt và có nghiệp vụ chuyên môn vững
vàng ngang tầm với nhiệm vụ đề ra.
Nhằm nâng cao trình độ lý luận, kỹ năng nghiệp vụ, rèn luyện tư cách đạo đức,
bổ sung hoàn chỉnh những kiến thức đã học, đem những kiến thức đã học vận dụng
vào thực tiễn, được sự chấp thuận của Học viện hành chính TP. Hồ Chí Minh và sự
tiếp nhận của Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh, em đã tới đây thực tập nghiệp vụ
trong thời gian từ ngày 16 tháng 10 năm 2023 đến ngày 16 tháng 11 năm 2023 .
Thực tập là quá trình mà em thể vận dụng những kiến thức chuyên môn mà thầy
cô giảng dạy trên giảng đường, giúp cho sinh viên được tiếp cận và tiếp xúc với thực
tế trong hoạt động thực tập của cơ quan nhằm rèn luyện tay nghề, củng cố kiến thức,
nâng cao khả năng và thu thập được những kinh nghiệm thực tế.
Mặt khác là một học viên của trường Học Viện Hành Chính được tham gia học
tập, nghiên cứu tại trường 2 năm và một tháng được thực tập tại Đại học Y Dược Tp.

Hồ Chí Minh, em rất quan tâm đến vấn đề văn thư – lưu trữ. Đó là nguồn cảm hứng và
động lực thôi thúc em không ngừng học hỏi, tìm hiểu trong thời gian em thực tập tại
trường. Từ những thực tế thu thập trong quá trình thực tập và được sự hướng dẫn
nhiệt tình của ThS NGUYỄN THẾ TÀI vì vậy em xin mạnh dạn nghiên cứu đề tài:
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TẠI ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HCM NĂM 2014
Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
Bài báo cáo của em tâp trung nghiên cứu lý luận chung về công tác văn thư -
lưu trữ đồng thời phân tích thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Đại học Y Dược
Tp. Hồ Chí Minh. Để thấy được những ưu điểm, nhược điểm của công tác lưu trữ -
văn thư tại trường. Từ đó đưa ra kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu
trữ và tiếp tục hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí
Minh
Phạm vị và đối tượng nghiên cứu
Bài báo cáo nghiên cứu về công tác văn thư – lưu trữ của Đại học Y Dược Tp. Hồ
Chí Minh
Phương pháp nghiên cứu
Bài báo cáo sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau
- Phương pháp phân tích
- Phương pháp tổng hợp
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp duy vật biện chứng
Bài báo cáo của em gồm 3 phần:
I: Lý luận chung về công tác văn thư – lưu trữ
II: Thực trạng về công tác văn thư – lưu trữ tại Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí
Minh
III: Một số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng hoạt động công tác văn thư –
lưu trữ tại Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh
Trong suốt thời gian thực tập khó tránh khỏi những thiếu sót, rất mong được sự
động viên của Quý cơ quan, đoàn thể và các anh/ chị tại bộ phận thực tập. Em xin gửi

lời cảm ơn sâu sắc nhất đến toàn thể những người đã giúp em hoàn thành tốt bài báo
cáo này. Xin cảm ơn Ban Giám hiệu, phòng Hành chính Tổng hợp Đại học Y Dược
Tp.Hồ Chí Minh, Phòng Quản lý Đào tạo và Ban Chủ nhiệm – thầy cô của các Bộ môn
thuộc Học Viện Hành Chính Tp. HCM và đặc biệt là thầy Ths.Nguyễn Thế Tài đã tạo
điều kiện cho em hoàn thành báo cáo thực tập này.

KẾ HOẠCH THỰC TẬP
Cơ quan thực tập : Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh
Thời gian thực tập : 18/10/2023 đến ngày 18/11/2023
Kế hoạch thực tập
Thời
gian
Mục tiêu Công việc thực hiện
Tuần 1 - Hiều sơ lược về Đại
học Y Dược Tp. Hồ Chí
Minh
- Quá trình hình thành,
cơ cấu tổ chức, quy định
cơ quan….
- Tiếp xúc và làm quen
với các anh chị trong cơ
quan
- Đọc các tài liệu về cơ quan trên website, các
tài liệu để hiểu rõ hơn về Đại học Y Dược Tp.
Hồ Chí Minh
- Quan sát công việc của các nhân viên cơ
quan.
Tuần 2 - Hiểu về quyền hạn,
trách nhiệm của phòng
thực tập
- Nắm bắt và trau dồi
tốt các kỹ năng nghề
nghiệp, các công việc cơ
bản của một nhân viên
văn phòng
- Bắt đầu làm quen với các công việc như: sắp
xếp giấy tờ,photo,in tài liệu, sắp xếp văn bản
- Tiếp xúc ban đầu với các công việc thường
ngày về soạn thảo và xử lý văn bản
- Tìm hiểu việc tổ chức xác định tài liệu, văn
thư lưu trữ
- Thực hàng đăng ký văn bản đi và đến, oạn
thảo và trình bày thể thức của 5 loại văn bản.
- Thực hành lập hồ sơ hiện hành
Tuần 3 - Chủ động hơn trong
công việc, khẳng định
năng lực của bản thân.
- Học hỏi những kỹ
-Chú ý quan sát ,học hỏi các anh chị đồng
nghiệp trong các nghiệp vụ thực tiễn về soạn
thảo văn bản
- Chủ động tiếp cận công việc và sẵn sàng hỗ

Quá trình thực tập
năng quản trị, kiến thức
về soạn thảo văn bản
trong thực tiễn
trợ cán bộ nhân viên cơ quan để có thể hoàn
thành các công việc chung.
Tuần 4 - Hoàn thiện báo cáo
thực tập.
-Tham khảo ý kiến các anh chị trong phòng về
bài báo cáo
- Hoàn thiện và xin đánh giá của cơ quan
- Đánh giá sự thay đổi của bản thân từ đầu kỳ
thực tập cho đến nay, điểm mạnh, điểm yếu
như thế nào.

Báo cáo thực tập GVHD: Th.S Nguyễn Thế Tài
SVTH: Nguyễn Đức Minh Trang1
I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VĂN THƯ, LƯU TRỮ
1.1. Nghiệp vụ văn thư
1.1.1. Kháiniệmvănthư
Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và cần
thiếtđốivớihoạtđộngquảnlýNhànước,dođóviệclàmcôngvăngiấytờvà quản lý chúng là
hai công tác không thể thiếu được trong hoạt động đó.
Nhữnghoạtđộngđócầnđượctuânthủtheochếđộchặtchẽ,nghiêmngặttrên
cơsởquyđịnhcủaphápluậtvềcôngtácvănthư,tứclàquyđịnhvềtoànbộ
cáccôngviệccủacơquanquảnlýhànhchínhNhànướcvềxâydựng và quản lý văn bản,
giảiquyếtvănbảntrongmọihoạtđộngcủamình.Tuynhiên,hiệnnayvẫntồntạicáckhuynhhướ
ngkhácnhautrongquan niệmvềcôngtácnày.
- Côngtácvănthưlàcôngtáctổ chứcgiảiquyếtvàquảnlýcôngvăn
giấytờtrongcáccơquan,tứclàcôngtácnàygồmhainộidungchủyếusau:
tổchứcquảnlývănbảnvàtổchứcgiảiquyếtvănbản.
- Côngtácvănthưlàtoànbộcáccôngviệcxâydựngvănbản(soạnthảo và
banhànhvănbản)trongcáccơquanvàtổ chứcquảnlý, giảiquyếtvăn bảntrongcáccơquan.
Theo công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số 55 – CV/TCCB ngày 01/03/1991 về
việchướngdẫn thựchiệnQuyếtđịnh24– CT củaChủ tịch
HộiđồngBộtrưởngthì:“Côngtácvănthưlàtoànbộquátrìnhxâydựngvà
banhànhvănbản,quátrìnhquảnlývàphụcvụchoyêucầuquảnlýcủacác
cơquan.Mụcđíchchínhcủacôngtácvănthưlàđảmbảothôngtinchoquá trình quản lý.
Những tàiliệu vănkiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng
theocácnguyêntắccủavănthưlàphươngtiệnthiếtyếubảođảmchohoạt
dộngcủacáccơquancóhiệuquả”.
1.1.2. Ý nghĩacủacôngtácvănthư
- Côngtácvănthưgópphầnkhôngnhỏtrongviệcduytrìhoạtđộngvà
ổnđịnhcủacáccơquan,đơnvị.Đốitượngchủyếucủacôngtácvănthưlà
tàiliệu,côngvăn,giấytờ,chúngđượcbanhànhchophùhợpvớiđặcđiểm của từngcơ quan,
đơn vị. Tổ chức khoa học công tác văn thư sẽ đảm bảo
thôngtincầnthiếtphụcvụcáchoạtđộngcủacơquan.
-Côngtácvănthưcó nhiềuý nghĩaquantrọng, tuynhiêncó thểkhái

quátthànhnhữngđiểm chủyếusau:
+Côngtácvănthưyêucầumộtcáchkịpthờichínhxácnhữngthông
tincầnthiếtphụcvụcôngtáclãnhđạocủaĐảng,vàquảnlýcủaNhànước,là
sợidâyliênhệgiữaĐảng,Nhànướcvớiquầnchúngnhândânvàgiữacáccơ
quan,tổchứcvớinhau.Đồngthời, côngtácvănthưnếuđượcthựchiệntốtsẽ
tạođiềukiệnbảovệđượcbímậtcủacủađảngvànhànước, hạnchếđược
bệnhquanliêugiấytờ,gópphầncảicáchthủtụchànhchínhtrongcơquan Nhànước.
+Làmtốtcôngtácvănthưgiúpchoviệcgiảiquyếtcôngviệccủacơ quan được nhanh
chóng,chínhxác, chất lượng,đúngđường lối chính sách
chếđộ.Đồngthờigiúpchoviệcquảnlý, kiểmtracôngviệctrongcáccơquan
đơnvịđượcchặtchẽ.
+ Làm tốt công tácvănthưsẽgópphầntiếtkiệm đượccôngsức, nguyênvật liệu làm
vănbảnvàtrang thiết bị dụng cụ trong quá trình xây dựngvàbanhànhvănbản.
-Côngtác vănthưgópphầngiữgìnnhữnghồsơtàiliệucógiátrịvề
mọilĩnhvựcđểphụcvụchoviệctracứu,giảiquyếtcáccôngviệctrướcmắt.
Đồngthờitạođiềukiệnlàmtốtcôngtáclưutrữ.
1.1.3. Nộidungcôngtácvănthư:
Côngtácvănthư
baogồmnhữngnhómcôngviệcchủyếusauxâydựngvàbanhànhvănbản,trongđóđảmbảocác
nguyêntắcvàtiêu chuẩnkhoahọcvề:
+Thểthứccácloạivănbản.
+Hệthốngvănbảnvàthẩmquyềnbanhànhtừngloạivănbản.
+ Qui trình xây dựng bản thảo, từ khi mới khởi thảo, sửa chữa đến duyệtbảnthảo.
+ Đánhmáy, saoinvànhânbản.
+ Nguyêntắcký,đóngdấuvàbanhànhvănbản.
+Tổchứcquảnlývàgiảiquyếtvănbảntronghoạtđộngcủacơquan.
+Tổchứcquảnlývàgiảiquyếtvănbảnđến.
+Tổchứcchuyểngiaovănbảnđi.
+Tổchứcgiảiquyếtvàquảnlývănbảnnộibộ,vănbảnmật.
+Tổchứccôngtáclậphồsơ,giaonộphồsơ.
+Tổchứcquảnlývàsử dụngcondấu:

Nộidungcôngtácnàybaogồmcácquyđịnhvềđóngdấucácvăn
bảnvàquảnlýcondấucủacơquan.Cáccondấuđượcbảoquảnvàsửdụng
tạiphòngvănthư,cánbộvănthưchỉđóngdấuvàovănbảnkhiđãcóđầyđủ
cácchữkýcủathủtrưởngcơquanhoặctrưởngphóphòng, ban,đơnvị khiđã
kiểmtravàxácminhđúngvềthểthứcvànộidung.Dấuđượcđóngđúngquy định của Nhà
nước, trùm lên 1/3 đến1/4 chữ ký vềphía bên trái.Việc bảo
quảncondấuđượcgiaochocánbộvănthưcấtgiữtrongtủcókhoáantoàn.
Tránhvachạmmạnhlàmbiếndạngcondấu.
1.2. Kháiniệmvềcôngtáclưutrữvàmộtsốkhíaniệmcơbảntrongcôngtáclưutrữ
1.2.1. Các khái niệm
a. Côngtáclưutrữ
Làquátrìnhhoạtđộngnghiệpvụnhằmthuthập, bảoquảnantoànvàsử
dụngcóhiệuquảtàiliệulưutrữ.
b. Phônglưutrữ
Làtoànbộkhốitàiliệuhoànchỉnhhìnhthànhtrongquátrìnhhoạtđộng
củamộtcơquan,mộttổchứchaymộtcánhân,cóýnghĩachínhtrị,kinhtế, khoahọc, vănhoá,
lịchsử vàcácý nghĩakhác,đượcthuthập vàbảoquản
trongmộtcơsởlưutrữnhấtđịnh.Cơquanhoặccánhâncóđầyđủnhữngyếu
tốđảmbảotínhđộclậptrongquátrìnhtồntạicủamìnhtạonênphônglưutrữ
gọilàđơnvịhìnhthànhphông.
c. PhônglưutrữQuốcgia
Làtoànbộkhốitàiliệulưutrữcủamộtquốcgiacógiátrịchínhtrị,kinh
tế,vănhoá…khôngphânbiệtthờigian,kỹthuật,vậtliệuchếtác,đượcbảo
quảntrongcáckholưutrữNhànước.
d. Tàiliệulưutrữ
Lànhữngvậtmangtindướidạnggiấy,vải…đượchìnhthànhtrongquá
trìnhhoạtđộngcủacáccơquan,cáccánhântiêubiểu,cóýnghĩakhácđược
bảoquảntrongcáckholưutrữnhấtđịnh.
1.2.2. Ýnghĩacủatàiliệulưutrữ
Tàiliệulưutrữcóýnghĩarấtlớn vềchínhtrị,kinhtế,xãhội…

Ýnghĩachínhtrịởbấtkỳquốcgianàovàởbấtkỳthờiđạinàođềucóýthứcsửdụngtài
liệulưutrữđểbảovệquyềnlợicủaquốcgiamình.
Ýnghĩakinhtế
Mộtsốlượnglớntàiliệulưutrữlàtàiliệuphảnánhtìnhhìnhkinhtế.
Nguồntàiliệunàycungcấpnhữngthôngtinquákhứrấtcógiátrị,phụcvụ
việcxâydựngcácquyhoạch,kếhoạchpháttriểnkinhtếđượchoànchỉnh.
Tàiliệulưutrữphảnánhsựthậtkháchquan,nếuđượctổnghợpcóhệ
thốngcòngiúpviệcnghiêncứuvàtìmracácquyluậtpháttriểncủatựnhiên
vàxãhộinhằmphụcvụcácmụcđíchcủaconngười.
Ýnghĩavănhoá
Tàiliệulưutrữphảnánhthànhquảlaođộngsángtạovềvậtchấtvàtinh
thần,phảnánhnhậnthứcvềxãhộivàtựnhiêncủamộtdântộcquacácthời
kỳlịchsử.Tàiliệulưutrữlàdisảnvănhoáđặcbiệtcủadântộc.Cùngvới
cáclợiíchcủadisảnvănhoákhác,tàiliệulưutrữ cóvaitròvàýnghĩatolớn
đốivớicôngcuộcbảovệvàpháttriểnvănhoáViệtNam.
Ýnghĩalịchsử
Tàiliệulưutrữbaogiờcũnggắnliềnvàphảnánhmộtcáchtrungthựcquá
trìnhhoạtđộngcủamộtconngười,mộtcơ quanvàcủacảxãhội.Vìthế,tàiliệu lưutrữ làmộttư
liệuquýgiánhất,chânthựcnhấtđểnghiêncứulịchsử.
Ýnghĩakhoahọc
Tàiliệulưutrữghilạiquátrìnhhoạtđộngcủaxãhội, củacơquanvàcá
nhântrongcáclĩnhvực,đồngthờighilạinhữngcôngtrìnhnghiêncứukhoa học,cácphát minh
sangchếnêntài liệulưutrữ phụcvụ cho việc kếthừa nhữngthànhtựukhoa học công nghệ
đãcó, giúp cho khoa học công nghệ pháttriểnmạnhmẽ.
Ýnghĩathựctiễn
TrongthựctếhoạtđộngcủacáccơquanquảnlýNhànước,tàiliệulưu trữphụcvụ côngtác
hàngngày. Tàiliệulưutrữlà nguồn cungcấp những thông tin quantrọng trong quá khứ,
phụcvụ cho việc ra những quyết định quảnlýtrongcơquanquảnlýNhànước.
1.2.3. Chứcnăngcủacôngtáclưutrữ
Hiệnnayởnướcta,côngtác lưutrữ đượchiểulàviệclựachọn,giữlạivà
tổchứckhoahọcnhữngvănbản,tưliệucógiátrịđượchìnhthànhtrongquá

trìnhhoạtđộngcủacơquan, cánhânđểlàmbằngchứngvàtracứuthôngtinkhi cầnthiết.
Côngtáclưutrữlàmộtviệclàm khôngthểthiếutronghoạtđộngquản
lýcủabộmáyNhànước.Côngtáclưutrữcóhaichứcnăngcơbảnsau:
TổchứcbảoquảnhoànchỉnhvàantoànPhônglưutrữ Quốcgia.
Tổchứckhaithácsửdụngphụcvụcácmụcđíchquảnlýxãhộinghiên
cứukhoahọcvànhucầuchínhđángcủacôngdân.
Haichứcnăngnàycóliênquanchặtchẽ vớinhau.Thựchiệntốtchức
năngthứnhấtsẽtạotiềnđềvậtchấtchủyếuđểthựchiệnchứcnăngthứ hai.
1.2.4. Nộidungcủacôngtáclưutrữ:
Đểthựchiệnnhữngchứcnăngcơbảntrên, côngtáclưutrữ phảỉđảm bảocácnộidungsau:
-Phânloạitàiliệulưutrữlàsựphânchiatàiliệuthànhcácnhóm tạo
điềukiệnthuậnlợichobảoquảnvàtổchứcsử dụng.
-Đánhgiátàiliệulưutrữ:Làsựnghiêncứulựachọnnhữngtàiliệucó
giátrịđểđưavàobảoquảntrongcáccơsởlưutrữvàtiêudùngnhữngtàiliệu đãhếtgiátrị. -
Chỉnhlýtàiliệulưutrữlàsựnghiêncứuđểsắpxếptàiliệumộtcách
khoahọc,tạođiềukiệnthuậnlợichobảoquảnvàtổchứcsửdụng.
-Thuthập, bổsungtàiliệulưutrữ
Thuthập,bổsungtàiliệulưutrữlàmộtnộidungđượctiếnhànhthường
xuyênnhằmtừngbướchoànthiệnPhônglưutrữQuốcgianóichungvàtừng
phônglưutrữcụthểnóiriêng.Thuthập,bổsungbaogồmgiaiđoạnthuthập
tàiliệuđểgiảiquyếtxongtừvănthưvàolưutrữ hiệnhànhcủacơquanvàthu thậptàiliệulưutrữ
hiệnhànhvàolưutrữlịchsử.Trongquátrìnhthuthập,bổ
sungtàiliệulưutrữ,ngườitađặcbiệtchúýsưutầmnhữngtàiliệucóxuấtxứ
cánhân,tàiliệucònnằmrảirácởbảotàng,thưviệnhaytrongnhândânvì
nhiềukhinhữngtàiliệunàyrấtcógiátrị.
-Bảoquản,bảovệtàiliệulưutrữ
Bảo quản tàiliệu lưu trữ là quá trình áp dụng cácbiện pháp xử lý kỹ thuậtnhằm
kéodàituổithọ, chốnghưhạiđốivớitàiliệulưutrữ.Kỹthuật
bảoquảntàiliệulưutrữphảiđượcđặcbiệtcoitrọngđểtránhnhữngtácđộng xấulàm giảm tuổi
thọ của tàiliệu.Mặtkhác, nội dung của tài liệu lưu trữ
chứađựngnhữngthôngtinbímậtvềchínhtrị,quốcphòngvàanninhquốc

gianênviệcbảoquảntàiliệulưutrữkhôngchỉchútrọngđếngócđộvậtlý
củatàiliệumàcònphảisử dụngcácbiệnphápngănchặnviệcđánhcắpthông
tintrongtàiliệuvàsựpháhoạitàiliệulưutrữ.Nộidungbảoquảntàiliệulưu
trữtậptrungchủyếulàviệcxâydựng,cảitạokholưutrỡ,xửlýkỹthuậtbảo quảnvàviệctubổ,
phụcchếtàiliệulưutrữ.
-Tổchứcsử dụngtàiliệulưutrữ
Đây lànhiệm vụ rấtquan trọngcủa cáccơquan, tổ chức lưu trữ.Về
nguyêntắc,tàiliệulưutrữkhôngchỉbảoquảnđóngkínmàchúngchỉcóý
nghĩakhiđượckhaithácphụcvụchotoànxãhội. Tổchứcsửdụngtàiliệu
lưutrữlàmụcđíchcuốicùngcủacôngtáclưutrữ.Nộidungchủyếucủaviệcsử
dụngtàIliệulưutrữlàtổchứcphòngđọcphụcvụđộcgiảlàmcôngtáctra
cứu,côngbố,giớithiệutrưngbàytriểnlãm tàiliệulưutrữ.

II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI
ĐẠI HỌC Y DƯỢC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
2.1TỔNG QUAN VỀ ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HCM
2.1.1. Sự hình thành và phát triển của Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh
- Đại học Y khoa Sài Gòn, thường gọi là Y khoa Đại học đường Sài Gòn được thành
lập năm 1947, như một phân hiệu của trường Y khoa Hà Nội. GS. C.Massias được bổ
nhiệm làm Hiệu trưởng phân hiệu này.
- Đến năm 1976, Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh được thành lập trên cơ sở hợp
nhất giữa các trường; Y khoa Đại học đường Sài Gòn, Dược khoa Đại học đường Sài
Gòn, Nha khoa Đại học đường Sài Gòn và đào tạo Cán bộ Y tế miền Nam. Khi mới
thành lập có 3 khoa; Khoa Y, Khoa Dược, Y khoa Đại học đường Sài Gòn trở thành
khoa Y của Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh.
- Ngày 16 tháng 11 năm 1966, Y khoa Đại học đường Sài Gòn chính thức
chuyển về Trung tâm Giáo dục Y khoa trên đường An Dương Vương - Quận 5 TP. Hồ
Chí Minh (nay là đường Hồng Bàng).
- Trung tâm có cơ sở vật chất khá tiện nghi, hiện đại lúc bấy giờ, được sử dụng
chung cho 2 trường: Y khoa Đại học đường Sài Gòn và Nha khoa Đại học đường Sài
Gòn, với 1 đại giảng đường 500 chỗ ngồi, 3 giảng đường với mỗi giảng đường có 300
chỗ ngồi, thư viện và đầy đủ các khu y học cơ sở cùng với các phòng thí nghiệm.
- Ngày 27 tháng 10 năm 1976, Thủ tướng Chính phủ ký quyết định số 426/TTg
về một số vấn đề cấp bách trong mạng lưới các đại học ở miền Nam, tổ chức lại các
trường thuộc Viện Đại học Sài Gòn, tất cả gom lại còn 8 trường, trong đó có Đại Học
Y Dược TP.HCM được sáp nhập bởi Y khoa, Nha khoa và Dược khoa Đại học đường
Sài Gòn). Từ quyết định này Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh chính thức được thành
lập và trở thành tên gọi thân quen trong suốt nhiều năm vừa qua. Từ 3 trường riêng
biệt nay với quyết định sáp nhập lại, mỗi trường trở thành một khoa.
- Đến năm 1990 lãnh đạo nhà trường đã bàn bạc và thống nhất với Bộ Y tế về việc
xây dựng Viện đại học sức khỏe. Từ đó, ngoài 3 khoa gồm; Y, Dược, Răng hàm mặt,
nhà trường đã xây dựng thêm 4 khoa mới và một bệnh viện đại học như sau:

+ Năm 1994: xây dựng khoa Khoa Học Cơ Bản, trên cơ sở sáp nhập và tổ chức lại
các bộ môn Toán, Lí, Hóa, Sinh học, Triết học Mác-Lênin, Ngoại ngữ, thể dục thể
thao, Quân sự.
+ Năm 1998: xây dựng khoa Điều dưỡng-Kỹ thuật y học trên cơ sở sáp nhập
trường Trung học Kỹ thuật Y tế TW3.
+ Năm 1999: xây dựng khoa Y tế công cộng trên cơ sở sáp nhập bộ môn Y tế công
cộng và khoa Tổ chức – Quản lý y tế của Viện vệ sinh Y tế công cộng.
+ Năm 2000: Bệnh viện Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh được thành lập trên cơ
sở phát triển phòng khám đa khoa của trường
- Ngày 18/6/2003, Bộ Y tế ra Quyết định số 2223/QĐ-BYT đổi tên Trường Đại
Học Y Dược TP. Hồ Chí Minh thành Đại Học Y Dược TP. Hồ Chí Minh trực thuộc
Bộ Y tế với chức năng, nhiệm vụ không thay đổi.
- Trường thành lập 01 Bệnh viện gồm 4 cơ sở với đầy đủ phòng khám chuyên
khoa, một trung tâm Khoa học Công Nghệ Dược, 6 đơn vị thuộc Trung tâm Y tế
chuyên sâu TP. Hồ Chí Minh, là những nơi áp dụng kỹ thuật cao trong điều trị và
nghiên cứu y học.
- Đại Học có 4 ký túc xá sinh viên-học sinh với 1.500 chỗ; Ngô Gia Tự; Nguyễn
Thái Học; Nguyễn Chí Thanh; Hoàng Văn Thụ.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Đại học Y Dược
Thành phố Hồ Chí Minh
- Đào tạo nguồn nhân lực y tế từ trung học, đại học và chuyên sâu.
- Đào tạo nguồn nhân lực y tế, đào tạo chuyên sâu, nghiên cứu khoa học cho các
tỉnh từ Bình Thuận, Tây Nguyên và các tỉnh thành phía nam.
- Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh có nhiệm vụ đào tạo các cán bộ ngành y
tế từ trung học đến sau đại học, là Đại Học trọng yếu của khu vực phía Nam. Bên cạnh
đó Đại Học còn tổ chức quản lý nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế trong đào tạo và
tham gia chăm sóc sức khỏe cho người dân.. Đồng thời trường còn hỗ trợ đào tạo lại
cán bộ y tế củng cố giúp đỡ trang thiết bị, cơ sở vật chất cho các vùng xa hẻo lánh.
- Quản lý cán bộ viên chức, giảng viên, giáo viên, học viên và sinh viên, điều hành
các công việc hàng ngày theo chế độ của Nhà nước (chế độ thủ trưởng đứng đầu là
Hiệu trưởng).

2.1.3 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ: 1.1:Cơ cấu tổ chức

CÔNG TÁC CÁN BỘ:
1. Tổng số biên chế được giao: 1.500
- Hiện nay tổng số cán bộ CBVC toàn đại học là: 4.588, trong đó
* Số lượng CBVC phục vụ công tác giảng dạy: 1.795
+ Biên chế: 1.350; Gỉảng viên: 1.006
+ Hợp đồng: 445
* Số lượng CBNV phục vụ công tác tại BV ĐHYD: 2.793
+ Biên chế: 22
+ Hợp đồng: 2.771 (TX: 2107; vụ việc: 664)
- Về trình độ:
+ GS: 14 người chiếm tỷ lệ 12% trên tổng số
+ PGS: 109 người giảng viên cơ hữu
+ TS: 231 người (chiếm tỷ lệ 23% trên tổng số
giảng viên cơ hữu)
+ ThS: 365 người;
+ CKI: 72 người
+ CKII: 10 người
+ ĐH: 445 người
+ CNCĐ: 14 người
+ THPT: 105 người
+ Nội trú: 185 người. )

2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP.HCM
2.2.1. Tình hình chung của Văn phòng cơ quan (phòng Hành chính Tổng hợp)
Sơ đồ 2.2.:Tổ chức phòng Hành chính Tổng hợp
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng cơ quan:
+ Tham mưu và giúp Ban Giám hiệu công tác hành chính tổng hợp về thời gian
lẫn phạm vi được giao, lên lịch làm việc hàng tuần, hàng tháng của Hiệu trưởng và
Ban Giám hiệu.
+ Tham mưu đề xuất Ban Giám hiệu xây dựng chương trình hành động, kế
hoạch tổng hợp. Giúp Ban Giám Hiệu tổ chức quản lý toàn bộ các hoạt động hành
chính trong phạm vi toàn trường.
+ Quản lý mạng thông tin hữu tuyến, xử lý và thực hiện văn thư báo chí đi –
đến, đảm bảo hệ thống hành chính vận hành thông suốt, đảm bảo quyền lãnh đạo và
hiệu lực quản lý của Ban Giám Hiệu trong công tác chỉ đạo, triển khai thực hiện các
mặt công tác; giữ vững an ninh trật tự vệ sinh môi trường; quản lý tốt tổ công xa, đảm
bảm phục vụ kịp thời, an toàn, tiết kiệm.
+ Cập nhật và thống kê tổng hợp, báo cáo phục vụ các cuộc họp định kỳ, quản
lý lưu trữ các loại văn bản đi – đến đầy đủ, chính xác, quản lý dấu các loại và sử dụng
theo luật định.
+ Chủ động phối hợp tích cực giữa các đơn vị trong việc tổ chức các hoạt động
đối nội, đối ngoại, hội họp và lễ hội.
- Đội ngũ cán bộ nhân viên văn phòng:39 người.

Bảng 2.1 Tình hình nhân sự văn phòng
2.2.2 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư
2.2.2.1.Soạn thảo, ban hành văn bản
* Bước chuẩn bị:Để soạn thảo một văn bản phải tùy theo loại văn bản và nội
dung cần soạn thảo mà chuẩn bị cho phù hợp. Quá trình chuẩn bị bao gồm các công
việc như xác định sơ bộ vấn đề, xác định tên loại văn bản, thu thập những thông tin có
liên quan, hình thành đề cương…
Ví dụ: Phòng Tổ chức cán bộ của trường cần soạn thảo một Quyết định kỷ luật
viên chức thì các bước chẩn bị; Biểu mẫu, biên bản cuộc họp, bản tường trình, bản
kiểm điểm …
* Quá trình soạn thảo văn bản:Việc soạn thảo văn bản được căn cứ vào tính
chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho
đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. Qua quá trình thực hiện các thao
tác nghiệp vụ tại nơi thực tập, cho thấy còn nhiều thiếu sót trong khâu xử lý thông tin.
Quy trình soạn thảo không đúng với quy định của Nhà nước, trong thực tế không có
khâu viết bản thảo mà văn thư tự soạn dựa theo lời gợi ý của thủ trưởng và trình ký.
* Duyệt bản thảo, đánh máy, trình ký và nhân bản:Sau khi soạn thảo xong,
cán bộ soạn thảo văn bản trình thủ trưởng xem xét, sửa chữa về nội dung và hình thức.
Bản thảo sau khi được duyệt (có ký tắt) trở thành bản gốc chuyển cho nhân viên văn
thư đánh máy.
Chức vụ Số lượng Trình độ chuyên môn
Trưởng phòng 01 Giảng viên cao cấp
Phó trưởng phòng 01 Chuyên viên
Nhân viên văn thư – lưu trữ 02 Cán sự
Nhân viên soạn thảo văn bản 02 Chuyên viên
Trực tổng đài 01 Nhân viên
Nhân viên phục vụ 9 Nhân viên
Tổ xe 8 Nhân viên
Bảo vệ, trật tự 23 Nhân viên

- Văn bản sau khi đánh máy được trình ký chính thức. Tất cả các văn bản trước
khi trình ký đều phải có chữ ký tắt của bộ phận liên có quan, sau đó người có thẩm
quyền mới ký chính thức để bảo đảm văn bản ban hành có chất lượng, ít sai sót, nhầm
lẫn …
- Bộ phận văn thư đóng dấu, cho số, ký hiệu, ngày tháng ban hành và chuyển
đến những nơi có liên quan thực hiện theo tinh thần của văn bản.
- Về thẩm quyền ban hành văn bản: Tất cả các văn bản của nhà trường ban hành
đều đúng thẩm quyền theo qui định cuả Nhà nước, thể hiện rõ tính pháp lý và hiệu lực
thi hành.
2.2.2.2. Quản lý văn bản đi
* Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày:Nếu có sai sót phải kịp
thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết
Tất cả các văn bản của cơ quan, tổ chức (trừ trường hợp pháp luật có quy định
khác) đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức (do bộ phận văn
thư thống nhất quản lý). Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản của cơ
quan ban hành trong một năm để lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản
cho phù hợp.
* Nhân bản: Đúng số lượng và thời gian quy định.
* Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có): Nhân viên văn thư
tự tay đóng dấu vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu phải trùm
lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của
văn bản hoặc phụ lục văn bản, con dấu phải trùm lên một phần các tờ giấy.
Đóng dấu độ khẩn mật: Đóng dấu mức độ mật (tuyệt mật, tốt mật, mật), dấu thu
hồi đối với văn bản có nội dung bí mật của Nhà
nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
* Đăng ký văn bản đi:
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ: Văn bản đi được hoàn thành thủ tục văn thử và
chuyển phát đi trong ngày văn bản được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản chỉ mức độ khẩn đều được đăng ký, trình đúng quy trình và chuyển giao ngay sau
khi nhận được, tất cả các văn bản chuyển đi đều có ký nhận vào sổ để theo dõi.

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
Mẫu số đăng ký văn bản đi
- Đăng ký văn bản đi trên máy tính: Cập nhật văn bản vào cơ sở dữ liệu theo
hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung
cấp phần mềm đó.
* Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
- Thủ tục phát hành văn bản: Lựa chọn bao bì thích hợp cho văn bản, trình bày bì
và viết bì thư, cho văn bản vào bì thư và dán lại, đóng dấu chỉ ký hiện mức độ quan
trọng của văn bản.
- Chuyển phát văn bản: Chuyển giao trực tiếp đến các đơn vị, cá nhân có liên
quan.Chuyển giao văn bản qua đường bưu điện, bằng máy fax, qua mạng …
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển
phát văn bản, văn bản có dấu hiệu thu hồi phải thu hồi đúng thời hạn.
- Văn bản bị trả lại phải chuyển giao đến đơn vị hoặc cá nhân phát hành ra văn
bản. Văn bản bị thất lạc phải báo cáo kịp thời cho người được giao trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
*Lưu văn bản đi:
- Mỗi văn bản phát hành lưu lại hai (02) văn bản: một bản lưu tại văn thư; một
bản lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị hoặc người soạn thảo. Bản lưu tại văn thư
phải là bản có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo và có đóng dấu của trường. Trường hợp
văn bản sau này còn để nhân bản khi cần thiết thì có thể lưu chưa đóng dấu.
BỘ Y TẾ
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI NĂM 2012
Từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/06/2012
Từ số 01 đến số 450
Quyển số 01

- Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự của sổ đăng ký. Sau khi
kết thúc năm, nhân viên văn thư sắp xếp các văn bản đi của năm đó theo tên loại văn
bản, theo thời gian sau đó lưu trữ tại văn phòng.
- Lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời văn bản lưu theo quy định của pháp luật và
cơ quan, tổ chức. Văn bản lưu có đóng dấu mức độ mật phải thực hiện bảo vệ bí mật
theo đúng quy định của pháp luật.
* Nhận xét:
- Tất cả các văn bản do Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh phát hành đều theo
trình tự quản lý văn bản đi ở Mục 2 quản lý văn bản đi của Nghị định 110/2004/NĐ-
CP, ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Sổ đăng ký văn bản đi đúng
theo quy định của nhà nước.
- Quản lý văn bản đi đúng cách sẽ giảm bớt được sự sai sót về thể thức, hình thức
trình bày văn bản. Tránh được sự tùy tiện của việc giải quyết công việc, có được một
quy trình đăng ký và quản lý đúng mức.
2.2.2.3. Quản lý văn bản đến
* Tiếp nhận, phân loại, đăng ký, bóc bì và đóng dấu công văn đến:
- Tiếp nhận và phân loại: Tất cả các công văn, thư từ do nhân viên Bưu điện hoặc
các cơ quan, tổ chức chuyển đến đều tập trung tại phận văn thư trường tiếp nhận. Khi
nhận văn bản nhân viên văn thư xem nhanh qua nơi nhận, nội dung và kiểm tra phong
bì còn nguyên vẹn, nếu có hiện tượng bị bóc thì lập biên bản trước mặt người đưa công
văn. Sau khi nhận đủ số lượng bì công văn, giấy tờ gửi cho cơ quan thì nhân viên văn
thư tiến hành phân loại công văn thành 2 loại là công văn đăng ký vào sổ và công văn
không đăng ký vào sổ.
- Đăng ký văn bản: là tất cả những văn bản gửi cho trường, gửi cho Hiệu trưởng
hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong trường. Thư riêng, báo, tạp chí … không
phải đăng ký vào sổ mà chuyển thẳng cho cá nhân, đơn vị đó.
- Đăng ký bằng sổ: Lập sổ đăng ký văn bản đến theo mẫu đã quy định và phân
chia
cho thích hợp theo tình hình công văn của đơn vị, tổ chức đó.
Ví dụ: Dưới 2000 bản/1 năm, lập ít nhất 2 sổ (văn bản đến và văn bản mật).
Từ 2000 – 5000 bản/1 năm, lập sổ theo sự phân cấp.

Mẫu số đăng ký văn bản đến
- Đăng ký văn bản trên máy tính: Sử dụng chương trình quản lý văn bản, hoặc tự
lập sổ trên máy tính theo cách tốt nhất của nhân viên văn thư.
- Bóc bì văn bản: Các loại công văn gửi đến nếu phải bóc bì thì công văn khẩn
bóc trước, sau đó đến công văn thường, công văn mật chỉ bóc bì bên ngoài chuyển lên
Hiệu
trưởng giải quyết, công văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể hoặc đích danh người
nhận thì không được bóc bì.
- Đóng dấu công văn đến: Tất cả văn bản đến đều được đóng dấu “công văn
đến” tại văn thư, ghi rõ số và ngày đến, đối với fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu,
văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu.
* Trình và chuyển giao văn bản đến:
- Trình văn bản:Sau khi đăng ký, văn bản phải được trình cho người đứng đầu cơ
quan kịp thời xử lý, người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung công văn để chỉ đạo
giải quyết. Sau khi có sự chỉ đạo của cấp trên, văn bản được chuyển giao cho bộ phận
văn thư đăng ký và vào sổ đăng ký văn bản.
- Chuyển giao văn bản: Nhanh chóng, kịp thời, đúng đối tượng, chặt chẽ …Lập
sổ chuyển giao văn bản đến để tiện việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và giải quyết văn bản đến.
* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
- Giải quyết văn bản đến: Kịp thời, đúng thời hạn của pháp luật quy định hoặc
theo quy định của cơ quan, tổ chức. Khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết phải đính kèm
phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đế xuất của đơn vị, cá nhân.
BỘ Y TẾ
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN NĂM 2015
Từ ngày 01/01/2012 đến ngày 31/06/2012
Quyển số 01

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Người được giao nhiệm vụ phải
có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc các đơn vị, các nhân có liên quan giải quyết văn bản
theo đúng thời hạn quy định. Văn bản có dấu tài liệu thu hồi, bộ phận văn thư có trách
nhiệm theo dõi thu hồi hoặc gửi trả lại theo đúng thời hạn.
* Nhận xét:
Tất cả các văn bản đến đều được bộ phận văn thư của trường quản lý theo trình
tự quản lý văn bản đến ở Mục 1 quản lý văn bản đến của Nghị định 110/2004/NĐ-CP,
ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Sổ đăng ký văn bản đến đúng theo mẫu quy định của nhà nước sẽ góp phần bảo vệ văn
bản được tốt hơn, việc phát hành văn bản đúng lúc, kịp thời. Đăng ký, quản lý văn bản
có sự thống nhất, không nhầm lẫn khi đánh số và việc cập nhật, tra tìm văn bản nhanh
chóng, chính xác, công tác lưu trữ văn bản sẽ dễ dàng và tốt hơn.
2.2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu:
- Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh đang sử dụng 02 loại con dấu, đó là:
- Dấu tròn: 02 con dấu (một dấu nổi và dấu mực đỏ)
- Dấu vuông: 07 con dấu bao gồm: dấu của các khoa. Ngoài ra còn có các loại
dấu như; dấu tên, dấu chỉ mức độ khẩn, mật …
* Cách quản lý và sử dụng con dấu:
- Trưởng Phòng Hành chính chịu trách nhiệm giúp Hiệu trưởng quản lý, bảo
quản con dấu của Trường. Con dấu (dấu tròn) được lưu giữ và bảo quản tại Trường và
giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu. Trong trường hợp do yêu cầu giải quyết
công việc ngoài Trường thì phải được sự đồng ý của Hiệu trưởng. Nhân viên văn thư
quản lý con dấu như sau:
+ Dấu của trường do nhân viên văn thư quản lý và sử dụng theo đúng qui định
của Nhà nước và được bảo quản cẩn mật.
+ Dấu chỉ được đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ ký của các cấp có
thẩm quyền.
+ Dấu do tự tay nhân viên văn thư đóng vào các văn bản giấy tờ của cơ quan.
+ Không đóng dấu khống chỉ và mang dấu theo người.
+ Dấu được đóng lên chữ ký và dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

+ Khi có phục lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và
dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức của hoặc tên
phục lục.
+ Đóng dấu giáp lai lên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo qui
định của Bộ trưởng và Hiệu trưởng trường.
- Đối với các con dấu vuông: Đây là các con dấu mang tính chất nội bộ nên được
lưu giữ tại các cơ sở và các bộ phận nhằm phục vụ cho công tác hành chính hàng ngày.
2.2.2.5. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
* Lập hồ sơ:
- Việc tập hợp sắp xếp văn bản thành hồ sơ là một công việc tất yếu trong mỗi
cơ quan. Lập hồ sơ hiện hành tại Trường tương đối tốt giúp cho việc nâng cao năng
suất, chất lượng công tác của cán bộ, viên chức trong cơ quan. Trong quá trình giải
quyết và sau khi đã giải quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo
từng vấn đề, sự việc, phản ánh đúng chức năng của cơ quan, của từng đơn vị, giúp cho
việc tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, chính xác.
- Hàng năm Ban Giám Hiệu vẫn thường xuyên chỉ đạo cho các đơn vị lập danh
mục hồ sơ của đơn vị mình. Vì chỉ có lập danh mục hồ sơ mới trả lời được câu hỏi mỗi
năm đơn vị mình phải lập bao nhiêu hồ sơ? cụ thể là những hồ sơ nào? ai lập? Hồ sơ
nào cần nộp vào lưu trữ cơ quan?
* Về giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh
là một trong các trường lớn trong cả nước. Vì vậy có nhiều loại tài liệu khác nhau liên
quan đến lĩnh vực đào tạo nhân lực y tế thì việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
được thực hiện nghiêm túc. Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu từ các Khoa, Phòng vào Lưu
trữ trường là một chế độ bắt buộc.
Nhìn chung các tài liệu đã được lập thành hồ sơ nên việc giao nộp tài liệu vào
lưu trữ trường đã tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ sau này.
2.2.2.6 Tình hình ứng dụng tin học trong công tác văn thư:
Văn phòng hiện nay chưa sử dụng phần mềm điều hành tác nghiệp hệ thống kết
nối thông tin giữa các phòng ban và các khoa. Việc ứng dụng tin học trong công tác
văn thư tại trường chủ yếu là nhập tài liệu lưu giữ tại từng phòng ban, khoa. Tuy nhiên
Trường sẽ cố gắng để sớm đưa phần mềm này vào sử sụng để đảm bảo thông tin thông

suốt trong nội bộ, giúp cho việc chống quan liêu giấy tờ, chống lãnh phí và giảm bớt
chi phí cho Trường.
2.2.2.7. Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác Văn thư
Văn phòng trường được trang bị tương đối hiện đại, tất cả các phòng làm việc
được trang bị bàn ghế, tủ đựng tài liệu, trong phòng làm việc được trang bị một máy
điện thoại riêng và 2 máy điện nội bộ để tiện liên hệ công tác trong cơ quan và bên
ngoài. Mỗi nhân viên văn phòng đều có máy tính, máy in riêng được kết nối với mạng
nội bộ và kết nối mạng internet. Mỗi văn phòng còn được trang bị máy photocopy hiện
đại, riêng Văn phòng được ưu tiên trang bị thêm máy hút bụi, máy Fax, máy in màu,
máy scan …
2.2.2.8. Thực hành nghiệp vụ công tác văn thư
Soạn thảo và trình bày thể thức của 5 loại văn bản
Trong thời gian thực tập tại khối văn phòng, tôi đã được Phó Trưởng phòng Hành
chính Tổng hợp phân công và tạo điều kiện cho trực tiếp soạn thảo các loại văn bản.
Với sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ viên chức trong văn phòng, tôi đã hoàn thành
nhiệm vụ. Tuy trong quá trình soạn thảo cũng còn nhiều lúng túng, nhưng bằng sự cố
gắng nỗ lực của mình tôi đã có thể tự soạn thảo các loại văn bản như:
a). Quyết định: Phụ lục 1
b). Công văn: Phụ lục 2
c). Thông báo: Phụ lục 3
d). Biên bản: Phụ lục 4
đ). Tờ trình: Phụ lục 5
Thực hành đăng ký văn bản đến: Phụ lục 6 và 7
- Mọi văn bản, giấy tờ gửi đến cơ quan đều phải qua văn thư để đăng ký vào sổ.
Bản thân đã trực tiếp tiếp nhận văn bản và ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản. Trong
thời gian thực tập đã tiếp nhận được một số văn bản của các cơ quan gửi đến,khi nhận
văn bản xem nhanh qua có đúng là gửi cho cơ quan mình hay
không, kiểm tra phong bì có nguyên vẹn không nếu thấy bị rách nát hoặc có hiện
tượng bị bóc thì lập biên bản trước mặt người đưa. Sau khi nhận đủ số lượng bì

vănbản, giấy tờ gửi cho cơ quan tiến hành phân loại văn bản thành 2 loại đó là loại
phải đăng ký vào sổ và loại không đăng ký vào sổ.
- Sau khi nhận văn bảnđã tiến hành bóc bì, đóng dấu đến, trình Ban Giám hiệu
cho ý kiến phân phối giải quyết, sau khi có ý kiến phân phối văn bảnđưa trở lại văn thư
nhập vào sổ, và chuyển đến người giải quyết theo sự phân phối.
- Các loại văn bản gửi cho Trường phải bóc bì thì văn bản khẩn bóc trước, văn
bản thường bóc sau . Những công văn mật chỉ bóc bì bên ngoài chuyển lên Ban Giám
hiệu giải quyết.
Thực hành đăng ký văn bản đi: Phục lục 8 và 9
- Tất cả văn bảngiấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan để gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ
cơ quan đều phải đưa qua văn thư cơ quan để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi.
văn bảnđi sau khi được ký chính thức bản thân phải kiểm tra lần cuối về thể thức và
thẩm quyền ký đã đúng chưa. Sau đó lấy số và vào sổ văn bảnđi, bỏ vào bì thư có in
sẵn tên Trường và gửi qua bưu điện.
- Đối với những văn bản ban hành trong nội bộ cơ quan thì giao trực tiếp cho
người nhận hoặc Phòng, Ban của người đó nhờ chuyển dùm.Tất cả văn bảncủa cơ
quan khi gửi đi đều phải giữ lại ở bộ phận văn thư một bản chính có đầy đủ thể thức
và rõ ràng nhất.
Thực hành lập hồ sơ hiện hành
a).Lập danh mục hồ sơ có tác dụng giúp cho công tác lập hồ sơ, phân loại tài liệu
trong cơ quan, đơn vị được chính xác, quản lý văn bảngiấy tờ được chặt chẽ, tạo thuận
lợi cho nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ nhà nước.
- Trong quá trình thực tập tôi đã căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, thực tế hoạt
động cơ quan và dựa vào danh mục hồ sơ có sẵn để lập danh mục hồ sơ.
- Lập hồ sơ là một nội dung quan trọng của công tác văn thư. Chỉ có lập hồ sơ
mới tạo được những hồ sơ ghi lại kết quả của toàn bộ hoạt động của văn thư và hoạt
động của cơ quan. Vì vậy tất cả các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan
đều được lập hồ sơ. Phụ lục 10
b). Trình bày trang bìa và tờ Mục lục văn bản (4 hồ sơ) được lập theo các đặt
trưng: Tên loại văn bản, vấn đề, tác giả, thời gian. Phụ lục 11, 12, 13, 14, 23 , 16, 17,
18

2.2.3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ về công tác lưu trữ
2.2.3.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
- Theo quy định của Nhà nước, tài liệu của các đơn vị tổ chức trong cơ quan,
sau khi giải quyết công việc xong thì phải lập hồ sơ và được giữ lại các bộ phận
chuyên môn một năm, sau đó phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
- Nhưng trên thực tế tại Trường chưa có kho lưu trữ chung cho toàn Trường, tài
liệu từ trước tới giờ vẫn được lưu trữ tại các Khoa, đơn vị, phòng ban. Nhân viên lưu
trữ tại các bộ phận chịu trách nhiệm thu thập, thống kê, và bổ sung tài liệu vào hồ sơ
và lưu giữ tại phòng, công việc này được thực hiện theo từng quý.
- Hàng năm sau khi các đơn vị tổ chức, cá nhân giải quyết xong công việc đều
phải đóng lại cho lưu trữ phòng, Ban mình. Đây là nguồn nộp lưu thường xuyên quan
trọng nhất vì nó phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông.
- Nhìn chung các tài liệu lưu trữ tại các Khoa, đơn vị, phòng ban đều đã được
lập thành hồ sơ nên rất thuận lợi cho công tác lưu trữ.
2.2.3.2. Phân loại (chỉnh lý) tài liệu lưu trữ
- Tài liệu được cán bộ lưu trữ tổ chức tiến hành chỉnh lý, thu năm nào chỉnh lý
ngay năm đó nên rất gọn gàng, khoa học, không có tình trạng tài liệu bó gói, lộn xộn.
- Trước khi chỉnh lý một phông hay một phần của phông cán bộ lưu trữ nghiên
cứu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông để chọn một phương án tối ưu.
Trong quá trình hoạt động của Trường có một số thay đổi về cơ cấu tổ chức, tên
gọi nhưng chức năng và nhiệm vụ cơ bản không có gì thay đổi, vì vậy phương án phân
chia tài liệu của Đại học Y Dược TP. HCM được chọn là: “Thời gian – Cơ cấu – Tổ
chức”.
2.2.3.3.Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
- Việc xác định giá trị tài liệu trong phông lưu trữ của Trường chủ yếu được
tiến hành kết hợp trong quá trình chỉnh lý. Đây là hình thức chủ yếu để cơ quan xác
định giá trị tài liệu.
- Đại học Y Dược TP. HCM chưa thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu,
những tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa, tài liệu khác phông được để riêng và xin ý
kiến lãnh đạo kết hợp với đơn vị tiêu hủy tài liệu để tiêu hủy, thường việc tiêu hủy tài
liệu được thực hiện theo từng đợt.

- Những tài liệu được giữa lại trong phông bao gồm:
+ Tài liệu của các cơ quan Trung ương
+ Tài liệu của các cơ quan ngang Bộ
+ Tài liệu của các cơ quan địa phương
+ Tài liệu của các đơn vị trực thuộc
- Dựa vào chức năng, nhiệm vụ của Trường mà xác định giá trị tài liệu, có thể có
tài liệu được giữ vĩnh viễn, lâu dài hay chỉ giữ tạm thời.
Ví dụ:
+ Tài liệu của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Y tế chỉ đạo về công tác tuyển
sinh: bảo quản vĩnh viễn
+ Tài liệu về kết quả học tập của học sinh, sinh viên: bảo quản lâu dài
+ Hồ sơ sinh viên, học sinh: Bảo quản ít nhất 10 năm
2.2.3.4. Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ
* Thống kê:
- Thống kê trong công tác lưu trữ là dùng các biện pháp nghiệp vụ để xác định
số lượng thành phần, nội dung tài liệu và các trang thiết bị trong các phòng, kho lưu
trữ đồng thời nắm được tình hình đội ngũ cán bộ công tác trong ngành lưu trữ. Thống
kê đóng vai trò rất quan trọng trong việc quản lý tài liệu, giúp cho công
tác lưu trữ làm tốt công việc bổ sung, thu thập, chỉnh lý, tổ chức sử dụng tài liệu và
việc bảo quản.
- Đại học Y Dược Thành phố Hồ Chí Minh thực hiện thống kê theo năm, hồ sơ
của năm nào thì thực hiện theo năm đó. Số liệu thống kê chính xác, trung thực, thống
nhất với số liệu bảo quản.
- Để số liệu thống kê được chính xác, nhân viên lưu trữ cơ quan đã lập các sổ
sách như:
+ Sổ nhập tài liệu lưu trữ.
+ Sổ xuất tài liệu lưu trữ.
+ Sổ xuất tạm.
* Nội dung thống kê:
+ Thống kê số lượng, chất lượng, thành phần nội dung tài liệu
+ Thống kê các loại công cụ tra cứu trong.

+ Thống kê các phương tiện bảo quản
+ Thống kê tình hình tổ chức sử dụng tài liệu
* Bảo quản:
- Kho bảo quản tài liệu tại các bộ phận được xây dựng sạch sẽ, thoáng mát, tiện
nghi …
- Hồ sơ sau khi chỉnh lý xong được cho vào hộp nhựa và đặt vào kệ sắt, các tủ
đựng hồ sơ (riêng tài liệu điểm sinh viên được đặt trong tủ và có ổ khóa). Đại học Y
Dược Thành phố Hồ Chí Minh có đầy đủ trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy, có
kệ, hộp đựng hồ sơ, máy điều hòa …
- Tài liệu được sắp xếp khoa học, được sắp xếp theo trật tự từ trái qua phải, từ
trên xuống dưới. Tất cả các tài liệu đều có chế độ bảo quản chặt chẽ, tài liệu được
kiểm tra thường xuyên.
2.2.3.5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh cho phép khai thác, sử dụng tài liệu tại Thư
viện. Đối tượng khai thác chủ yếu là các cán bộ của Trường, sinh viên (Đại học, Sau
đại học), và độc giả vãng lai …
- Hình thức sử dụng tài liệu: Sử dụng tại phòng đọc, cho mượn về nhà và trên
Internet.
2.2.3.6. Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ
Vấn đề ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ được thực hiện nội bộ tại các bộ
phận chuyên môn như; Phòng Tổ chức cán bộ , phòng Quản lý đào tạo, Văn phòng,
các Khoa …
2.2.3.7. Tình hình trang thiết bị sử dụng trong công tác lưu trữ
- Tài liệu lưu trữ của Đại học Y Dược TP. HCM là nguồn tài liệu có giá trị rất
lớn trong việc hoạt động và phát triển của trường. Vì vậy, Ban Giám Hiệu đã quan tâm
chuẩn bị các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ tương đối đầy đủ, đồng bộ.
- Cơ sở vật chất như: cặp, hộp, tủ, giá đựng tài liệu, máy đo nhiệt độ ẩm, máy
hút bụi, máy vi tính, hệ thống điều hòa, hệ thống báo cháy, báo trộm tự động và nhiều
phương tiện khác phục vụ tốt cho nhu cầu bảo quản tài liệu.
2.2.3.8. Thực hành nghiệp vụ công tác lưu trữ
Về thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ

a). Theo quy định của Nhà nước, tài liệu của các đơn vị tổ chức trong cơ quan,
sau khi giải quyết công việc xong thì phải lập hồ sơ và được giữ lại các bộ phận
chuyên môn một năm, sau đó phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
- Nhưng trên thực tế tại Trường chưa có kho lưu trữ chung cho toàn Trường, tài
liệu từ trước tới giờ vẫn được lưu trữ tại các Khoa, đơn vị, phòng ban. Hàng năm sau
khi các đơn vị tổ chức, cá nhân giải quyết xong công việc đều phải đóng lại cho lưu trữ
phòng, ban mình. Đây là nguồn nộp lưu thường xuyên quan trọng nhất vì nó phản ánh
đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông.
- Do trường không có bộ phận lưu trữ riêng biệt và không có nội quy cụ thể nào
về lưu trữ nên tôi không có điều kiện tham gia cùng cán bộ lưu trữ để thực hành các
nghiệp vụ về công tác lưu trữ của trường. Tuy nhiên bằng những nhận thức mà bản
thân tiếp thu được trong quá trình học tập và quá trình được cọ sát với công việc trong
quá trình thực tập tại trường, bản thân nhận thấy các văn bản đã và đang được hình
thành trong công tác văn thư trực thuộc Văn phòng ngày càng nhiều. Nếu các nghiệp
vụ của công tác lưu trữ không được triển khai sẽ dẫn đến tình trạng các văn bản không
được xắp xếp khoa học, bị chất đống, hư hỏng gây khó khăn trong công tác tìm kiếm
và những văn bản đã hết thời hạn sử dụng không được loại ra để tiêu hủy đã chiếm tỷ
lle65 diện tích đáng kể tại các kho lưu trữ bộ phận. Do đó, tôi có một số ý kiến đóng
góp và đề xuất về công tác lưu trữ như sau.
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
- Bộ phận văn thư tại Văn phòng phốii hợp với bộ phận văn thư các đơn vị, cá
nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;
- Lập bản hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ tài liệu giao nộp và
thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
- Chuẩn bị kho và các phương tiện đề tiếp nhận tài liệu.
- Tổ chức tiếp nhận và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”;
- “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản bàn giao tài liệu” được lập
thành 02 bản. Các đơn vị chuyên môn lưu 01 bản và lưu trữ lưu 01 bản.
b). Lập bản Mục lục hồ sơ nộp lưu và Biên bản giao nộp tài liệu: Phụ lục 19 và 20
Về phân loại chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
a). Tham gia chỉnh lý tài liệu của phông lưu trữ:Phụ lục 21

Xây dựng bản Phương án phân loại tài liệu của phông lưu trữ: Phụ lục 22
b). Trực tiếp chỉnh lý một nhóm tài liệu của phông:Phụ lục 23
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
a). Tìm hiểu việc tổ chức xác định tài liệu lưu trữ:
- Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
+ Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn;
+ Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
+ Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu
+ Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Cơ quan và đơn vị phải thành lập Hội
đồng xác định giá trị tài liệu.
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu do lãnh đạo cơ quan quyết định thành lập, gồm
có:
+ Phó Hiệu trưởng Chủ tịch Hội đồng,
+ Lãnh đạo Phòng, ban có tài liệu Ủy viên,
+ Đại diện lưu trữ đơn vị Ủy viên (Thư ký Hội đồng).
- Nhiệm vụ của Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Tư vấn cho Thủ trưởng đơn
vị quyết định mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản và danh mục tài liệu hết giá
trị.Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với
Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại. Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần);
- Hội đồng thảo luận biểu quyết theo đa số về tài liệu dự kiến loại. Biên bản
cuộc họp có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng và được lập thành 2 bản,
một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu, một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền
thẩm tra tài liệu hết giá trị.
- Thông qua biên bản trình Thủ trưởng đơn vị quyết định.
- Tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Nghiêm cấm các đơn vị, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu của đơn vị dưới bất
kỳ hình thức nào và bán tài liệu tiêu hủy ra thị trường tự do.
- Quy trình tiêu hủy tài liệu:
+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
+ Trình lãnh đạo hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị;

+ Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét hủy tài liệu hết giá trị;
+ Thẩm tra tài liệu hết giá trị khi tiêu hủy;
+ Hoàn thiện hồ sơ trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
+ Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
+ Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
+ Hồ sơ trình xét hủy tài liệu hết giá trị:
+ Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
+ Danh mục tài liệu hết giá trị;
+ Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
+ Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;
+ Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi hủy: Hồ sơ đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị
+ Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị;
+ Danh mục tài liệu hết giá trị;
+ Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:
+ Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
+ Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản thuyết minh;
+ Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị;
+ Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Văn bản của cấp có
thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;
+ Quyết định của người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
+ Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị;
+ Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Các tài liệu khác có liên quan:
+ Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại đơn vị có tài liệu hủy trong
thời hạn ít nhất 20 năm kể từ ngày tài liệu được tiêu hủy.
+ Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
- Thời hạn bảo quản:

+ Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công
nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: sau 10 năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ
đơn vị;
+ Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh, mi-crô-phim, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài
liệu khác: sau 2 năm kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ đơn vị;
b).Dự thảo Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu:Phụ lục 24
c).Lập một phần bản Danh mục tài liệu hết giá trị và nêu lý do đề nghị tiêu hủy
những tài liệu đó: Phụ lục 25
2.3. Nhận xét chung
2.3.1.Ưu điểm:
- Tất cả các văn bản đi, đến của trường đều được tập trung vào bộ phận văn thư.
Đội ngũ cán bộ văn thư có chuyên môn cao, nên việc soạn thảo, ban hành, quản lý và
giải quyết văn bản đều được thực hiện đúng quy trình, thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản của Nhà nước.
- Các loại văn bản đi, đến đều được đăng ký vào sổ theo dõi văn bản và được
lưu giữ trên máy vi tính giúp cho công tác phục vụ được nhanh chóng, kịp thời.
- Việc quản lý con dấu rất chặc chẽ và sử dụng đúng mục đích, không có tình
trạng đóng dấu chỉ khống.
- Ngoài ra, được sự quan tâm sâu sát của lãnh đạo công tác văn thư được trang
bị đầy đủ các loại trang thiết bị phụ vụ tốt cho công tác văn thư. Nhìn chung công tác
văn thư đã thực hiện tốt quy trình nghiệp vụ, tiếp nhận và chuyển giao công văn kịp
thời và không bị thất lạc.
- Hàng năm Văn phòng đã phối hợp với phòng Tổ chức Cán bộ tham mưu cho
Ban Giám hiệu cử cán bộ trong cơ quan đi tập huấn về công tác văn thư, công tác quản
trị văn phòng nhằm thực hiện khác khâu nghiệp vụ tốt hơn, đáp ứng được nhu cầu hoạt
động của trường.
- Những năm gần đây, được sự chỉ đạo của Ban Giám hiệu, các Phòng ban đều
lập hồ sơ trước khi nộp vào lưu trữ cơ quan.
- Hồ sơ được lập để trong trang bìa theo đúng tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ” với
mã số: TCN 01: 2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành vào ngày 01/5/2002.

Tất cả các tài liệu lưu trữ đều được lưu tại kho lưu trữ của các Khoa, Phòng có
hệ thống, giúp cho việc tra tìm được nhanh chóng, chính xác có hiệu quả phục vụ cho
công tác giảng dạy và học tập tại trường.
- Tài liệu của bộ phận nào thì được sắp xếp tại bộ phận đó, không có tình trạng
tài liệu thất lạc từ Khoa này sang Khoa khác, từ Phòng này qua Phòng khác.
- Hàng năm Văn phòng đã phối hợp với phòng Tổ chức cán bộ đã tham mưu
cho Ban Giám hiệu cử cán bộ trong cơ quan đi tập huấn về công tác lưu trữ, nâng cao
trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ngoại ngữ và vi tính nhằm thực hiện khác khâu nghiệp vụ
tốt hơn.
- Thủ trưởng và cán bộ nhân viên trong cơ quan thường xuyên quán triệt công
tác yêu cầu, nhiệm vụ bảo quản tuyệt đối an toàn tài liệu lưu trữ trong mọi hoàn cảnh
và tình huống, thực hiện nghiêm túc Pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
- Về cơ sở vật chất trường cũng đã quan tâm đầu tư các trang thiết bị phục vụ
cho công tác lưu trữ tương đối đầy đủ và đồng bộ. Hồ sơ được lập để trong trang bìa
theo đúng tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ” với mã số: TCN 01: 2002 của Cục Lưu trữ
Nhà nước ban hành vào ngày 01/5/2002.
2.3.2. Hạn chế:
- Với khối lượng lớn công việc nên đôi khi việc giải quyết còn chậm trễ.
- Khối lượng tài liệu chỉ được lưu giữ tại kho của văn phòng, trường không có
kho lưu trữ cơ quan.
- Thể thức văn bản và vị trí trình bày các thành phần chưa thật chuẩn với quy
định của Nhà nước(canh lề, cở chữ, cách trình bày,…không đúng với Tiêu chuẩn).
Còn một số văn bản thiếu phần trích yếu nội dung hoặc nơi nhận.
Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh chưa xây dựng được kho lưu trữ tại cơ quan,
nên công tác tổ chức sử dụng tài liệu cũng còn hạn chế.
- Nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ phục vụ trong công tác lưu trữ tại các bộ phận
còn yếu, nên công tác lưu trữ còn lúng túng chưa thống nhất tại các Khoa, phòng ban

III NHỮNG GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN NÂNG
CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU
TRỮ TẠI ĐẠI HỌC Y DƯỢC TPHCM
3.1. Một số đề xuất nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ
- Để nâng cao vai trò của công tác văn thư tại cơ quan, nên lập ra một tổ chuyên
về công tác văn thư. Mở lớp tập huấn tại cơ quan về công tác văn thư cho các cán bộ
soạn thảo văn bản ở các Khoa, Phòng, Ban để đảm bảo về thể thức và cách trình bày
văn bản theo đúng quy định, hạn chế những sai sót đến mức tối thiểu.
- Trường nên có một khoa lưu trữ cơ quan dành cho khối tài liệu hành chính, để
các phòng ban có thể giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của nhà
nước và giúp cho việc lưu giữ, bao quản và sử dụng tài liệu được thuận tiện.
- Đề nghị các cấp lãnh đạo quan tâm hơn nữa trong việc cải tạo mặt bằng, mở
rộng phòng ốc và lập kho lưu trữ cơ quan để lưu trữ tài liệu được tốt hơn thống nhất về
một mối.
- Cần bổ sung thêm biên chế đối với công tác lưu trữ tại các Khoa, Phòng để
hạn chế việc kiêm nhiệm nhằm phát huy hết khả năng làm việc của mỗi người và đảm
bảo cho công tác lưu trữ thực hiện tốt. Mở lớp tập huấn tại cơ quan về công tác lưu trữ
cho các cán bộ chuyên môn tại các Khoa, Phòng, Ban.
- Công tác văn thư – lưu trữ tại Đại Học Y Dược TP. Hồ Chí Minh cần được sự
quan tâm của Ban Giám hiệu trường nhiều hơn nữa, để việc quản lý hồ sơ được chặt
chẽ, cẩn thận …nên có một kho lưu trữ cơ quan dành cho khối lượng tài liệu hành
chính còn tồn đọng tại các bộ phận. Ngoài ra, cần mở them lớp bồi dưỡng kiến thức
cho nhân viên làm công tác lưu trữ cũng như các nhân viên làm công tác liên quan
như: bố trí cho đi học các lớp nghiệp vụ ngắn hạn, lớp bồi dưỡng kiến thức lưu trữ để
người làm công tác lưu trữ nhanh chóng cập nhật những thông tin về công việc của
mình nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, phục vụ lợi ích chung của trường.
- Hàng năm nên tiến hành chỉnh lý tài liệu lưu trữ giúp cho việc phục vụ, tra tìm
hồ sơ được nhanh chóng, chính xác, không phân tán tài liệu, giúp bổ sung tài liệu vào
kho lưu trữ đầy đủ hơn.

KẾT LUẬN
- Trải qua nhiều năm thực hiện đường lối đổi mới, nhân dân ta đã đạt được
những thành tựu to lớn đưa đất nước quá độ lên chủ nghĩa xã hội “phát huy sức mạnh
toàn dân tộc, tiếp tục đổi mới, đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa” (Đại hội IV
của Đảng). Để đạt được điều này, nền kinh tế Việt Nam cần phải phát triển ổn định.
- Mục tiêu quan trọng là lợi nhuận thu được từ việc sản xuất, kinh doanh. Sản
xuất, kinh doanh có hiệu quả sẽ đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của cơ quan,
doanh nghiệp. Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh đã đứng vững và khẳng định được vị
trí của mình trong nền kinh tế thị trường hiện nay.
- Công tác “Văn thư - Quản trị văn phòng” tại Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí
Minh đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin giữa các
khoa, phòng các đơn vị trực thuộc chuyển giao thông tin xuyên suốt trong qua trình
hoạt động. Trong công tác Văn thư, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải tuân theo thủ
tục, nguyên tắc, quy định đã đề ra, bảo đảm tính chính xác, nhanh chóng và đáp ứng
đầy đủ, hỗ trợ các đơn vị, cơ quan hữu quan biết tình hình được chuyển tải qua nội
dung văn bản đề cập. Từ đó giúp cho cơ quan cấp trên đề ra kế hoạch chỉ đạo phù hợp
cho các đơn vị thực hiện. Đồng thời giúp cho việc phối hợp của các đơn vị với nhau
một cách có hệ thống khoa học và đạt hiệu quả thiết thực.
- Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh đã xây dựng được hệ thống Lưu trữ tương
đối hoàn chỉnh. Hồ sơ được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng, bảo quản tốt. Tài liệu chuyên
môn được lưu trữ cả trong phần mềm quản lý hồ sơ bệnh án, với mã số lưu trữ cho
từng loại hồ sơ giúp cho việc tra tìm được nhanh chóng, kịp thời và chính xác.
- Do thời gian thực tập không dài và khả năng của bản than còn hạn chế nên bài
báo cáo vẫn còn nhiều thiếu sót. Kính mong quý Thầy, Cô và Ban lãnh đạo trường
đóng góp ý kiến cho chuyên đề tốt nghiệp được hoàn chỉnh hơn.

PHỤ LỤC
STT PHỤ LỤC NỘI DUNG GHI CHÚ
1 Phụ lục số 1
3

PHỤ LỤC
PHỤ LỤC 1
BỘ Y TẾ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐẠI HỌC Y DƯỢC Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
TP. HỒ CHÍ MINH
Tp. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2023
Số: /QĐ-ĐHYD
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Quy chế tạm thời về công tác Thi đua, Khen thưởng
HIỆU TRƯỞNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
Căn cứ Quyết định số 1863/QĐ-BYT ngày 27/5/2009 của Bộ Y tế về việc ban
hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh;
Căn cứ Luật Thi đua, Khen thưởng, Nghị định số 42/2010/NĐ-CP ngày 23 /4/2010
về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thi đua, Khen thưởng và Luật
sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thi đua, Khen thưởng, Nghị định 39/2012/NĐ-
CP ngày 27/4/2012 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 42/2010/NĐ-Cp của Chính phủ;
Theo đề nghị của Ông Trưởng Phòng Tổ chức – Cán bộ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tạm thời về công tác Thi
đua, Khen thưởng của Đại học Y Dược Tp.Hồ Chí Minh.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành. Các quy định trước
đây trái với Quy định của Quyết định này đều bãi bỏ.
Điều 3. Các ông, bà trưởng phòng chức năng, khoa trưởng các khoa, giám đốc
bệnh viện, trưởng các đơn vị trực thuộc và cán bộ viên chức có tên ở Điều 1 chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này.
Nơi nhận: KT. HIỆU TRƯỞNG
- Như điều 3; PHÓ HIỆU TRƯỞNG
- Lưu : VT.
Lê Văn Chánh

PHỤ LỤC 2
TP. HỒ CHÍ MINH
Số: /TCCB-ĐHYD
V/v hướng dẫn xét các danh hiệu
thi đua cho cá nhân, tập thể.
Kính gửi:
- Ban Chủ nhiệm các phòng, các khoa;
- Trưởng đơn vị trực thuộc.
Để đánh giá những đóng góp của cán bộ viên chức kịp thời động viên khen
thưởng và phát huy truyền thống cho năm tới; Ban Giám hiệu đề nghị Ban Chủ nhiệm
các phòng, các khoa và Trưởng các đơn vị trực thuộc chỉ đạo xét các danh hiệu thi đua
cho tập thể và cá nhân như sau:
1. Viết báo cáo
- Cá nhân viết bản tự nhận xét, đánh giá, phân loại của cán bộ hàng năm.
- Cá nhân viết bản thành tích khen thưởng ( nếu có).
- Đơn vị viết báo cáo tổng hợp.
2. Tiến hành bình xét thi đua
- Họp bình xét khen thưởng thành tích cuối năm với các hình thức khen thưởng
và lập hồ sơ theo Quy chế tạm thời về công tác Thi đua, Khen thưởng.
- Từ danh hiệu chiến sĩ thi đua cấp cơ sở và tập thể lao động xuất sắc trở lên phải
viết báo cáo thành tích.
- Năm học 2013 – 2014 là năm đầu tiên thực hiện Quy chế về Công tác Thi đua,
Khen thưởng nên có thể bình xét các danh hiệu thi đua cá nhân và tập thể chưa đăng ký
thi đua.
- Quy chế thạm thời về Công tác Thi đua, Khen thưởng Bản tự nhận xét đánh giá
phân loại của cán bộ và các mẫu danh sách, bản khai thành tíhc đề nghị khen thưởng
được đăng tải trên mạng nội bộ của Đại học Y Dược Tp.Hồ Chí Minh. Đề nghị các đơn
vị lấy thông tin trên theo địa chỉ: www.yds.edu.vn.
Sau khi hoàn thành, các đơn vị gửi hồ sơ về phòng Tổ chức Cán bộ từ ngày 23
/8/2014 để tổng hợp và trình Hội đồng Thi đua Khen thưởng xét và báo cáo Bộ Y tế
công nhận, chuẩn y Quyết định khen thưởng.
Xin chân thành cảm ơn./.
Nơi nhận: KT. HIỆU TRƯỞNG
- Như trên; PHÓ HIỆU TRƯỞNG
- Lưu : VT.
Lê Văn Chánh

PHỤ LỤC 3
TP. HỒ CHÍ MINH
Số: /TB-ĐHYD
THÔNG BÁO
Về việc bầu cử đại biểu Quốc hội khoá VIII
và bầu cử đại biểu Hội đồng Nhân dân khoá VIII;
đạiđại biểu Hội đồng Nhân dân xã - thị trần nhiệm kỳ 2011 – 2016.
Để chuẩn bị cho công tác bầu cử Quốc hội và Hội đồng nhân dân các cấp diễn ra
thành công tốt đẹp, theo yêu cầu của UBND Phường 11 – Quận 5, Phòng Hành chính
Tổng hợp thông báo các Khoa triển khai đến HSSV có nguyện vọng bầu cử tại điểm bầu
cử Phường 11 – Quận 5 cần thực hiện các yêu cầu sau:
Lãnh đạo các Khoa chịu trách nhiệm lập danh sách HSSV của Khoa có nguyện
vọng đăng ký bầu cử tại điểm bầu cử Phường 11 – Quận 5.( theo mẫu đính kèm )
Danh sách HSSV tham gia bầu cử xin gửi về Phòng Hành chính Tổng hợp trước
ngày 18/3/2011, để tổng hợp báo cáo Hội đồng bầu cử Phường 11 – Quận 5.
Lưu ý:
Những HSSV đã đăng ký bầu cử tại điểm bầu cử Ký Túc Xá Ngô Gia Tự thì
không đăng ký trong danh sách này.
Nhà trường khuyến khích HSSV nên bầu cử tại nơi mình đã đăng ký tạm trú, tạm vắng.
Xin trân trọng cảm ơn.
Nơi nhận: TL.HIỆU TRƯỞNG
- Khoa Y, Khoa RHM; PHÓ TRƯỞNG PHÒNG HCTH
- Lưu: VT.
.
Nguyễn Phúc Hậu

PHỤ LỤC 4
TP. HỒ CHÍ MINH
BIÊN BẢN
Vê việc cho mượn văn bản phục vụ công tác
xác minh văn bằng, chứng chỉ
Hôm nay, ngày 26 tháng 7 năm 2012, Phòng Hành chính Tổng hợp – Đại
học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh giao bản chính văn bản của Trường Đại học Y
Dược Tp. HCM cho ông: Vũ Thành Doanh – Trung úy – SQNV – Công An Đồng
Nai để phục vụ công tác điều tra, xác minh văn bằng, chứng chỉ, bao gồm các văn
bản sau: Công văn số: 240/YD - LLTV
Đại diện Công an Đồng Nai sẽ trao trả lại các văn bản trên cho Đại học Y
Dược Tp. HCM sau khi hoàn thành công tác điều tra, xác minh văn bằng chứng chỉ.
BÊN GIAO BÊN NHẬN
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG HCTH
Nguyễn Phúc Hậu Vũ Thành Doanh

PHỤ LỤC 5
TP. HỒ CHÍ MINH
TỜ TRÌNH
Về việc sửa chữa, mua sắm trang thiết bị
Kính gửi: Ban Giám Hiệu Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh.
Đội bảo vệ Đại học Y Dược Tp. Hồ Chí Minh nhiều năm qua đã có đóng góp
tích cực trong công tác bảo vệ - đảm bảo an ninh trật tự của trường.Tuy nhiên hiện nay,
cơ sở vật chất bao gồm: phòng làm việc của anh em bảo vệ sau thời gian dài sử dụng đã
xuống cấp, các trang thiết bị phục vụ công tác bảo vệ nhiều năm liền chưa được sửa
chữa, duy tu.
Nhằm đảm bảo tốt cho việc triển khai các nhiệm vụ của nhà trường trong công
tác bảo vệ trong thời gian tới, đội bảo vệ kính trình Ban Giám Hiệu xem xét, chấp thuận
cho sửa chữa, mua sắm thêm các thiết bị sau:
1. Sửa chữa
- Nhà bảo vệ
- Phòng vệ sinh
- Hồ nước
2. Mua mới
- 01 tủ gỗ đựng trang thiết bị
- 04 ghế ngồi
Đội bảo vệ kính mong được sự quan tâm, chấp thuận của Ban Giám Hiệu.
Trân trọng cảm ơn.
DUYỆT
BAN GIÁM HIỆU ĐỘI TRƯỞNG ĐỘI BẢO VỆ

PHỤ LỤC 6
BỘ Y TẾ
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
NĂM: 2015
Từ ngày 01/01/2015 đến ngày 30/06/2015
Từ số 001 đến số
Quyển số: 01

PHỤ LỤC 7
Ngày đến
Số VB
đến
Tác giả Số và ký hiệu
Ngày tháng
văn bản
Tên loại và trích yếu
nội dung
Đơn vị hoặc
người nhận
Ký
nh
ận
06/01/2012 01
Nguyễn Tiến
Dũng
2028/CV-
ĐHTV
30-12/2011
V/v xác nhận điểm thi
tuyển sinh CĐ, ĐH
chính quy năm 2011.
Phòng Quản
lý Đào tạo.
10/01/2012 18
Đoàn Hữu
Đủ
8519/BYT-
TCCB
29/12/2011
V/v báo cáo danh sách
trợ cấp tết Nguyên đán
Nhâm Thìn.
Phòng Tổ
chức Cán bộ.
12/3/2012 123
Trần Thị
Oanh
1132/BYT-
K2ĐT
06/3/2012.
V/v thực hiện chế độ
báo cáo thống kê cơ sở
về KHCN.
Phòng
Nghiên cứu
Khoa học
& Công
nghệ.
09/4/2012 199
Nguyễn
Ngọc Tuấn
08/GM-BYT 03/4/2012
V/v hội nghị triển khai
văn bản QPPL và Tập
huấn quy trình YHCT.
Khoa Y học
Cổ truyền.
07/6/2012 350 Lê Tấn Dũng 66/SNV-ĐT 04/6/2012
V/v đề nghị hợp tác đào
tạo Sau Đại học.
PGS.TS.Châ
u Ngọc Hoa

PHỤ LỤC 8
BỘ Y TẾ
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
NĂM 2015
Từ ngày 01/01/2015 đến ngày 30/06/2015
Quyển số: 01

PHỤ LỤC 9
Ngày tháng
của văn
bản
Số và
ký hiệu VB
Tên loại và trích
yếu nội dung
Người
ký
Nơi nhận
Đơn vị
hoặc người
nhận bản
lưu
Số
lượng
bản
Ghi
chú
03/01/2012 1193/ĐHYD-HC
Thông báo nghỉ tết
Nhâm Thìn 2012.
Nguyễn
Phúc
Hậu
Các phòng,
các khoa,
đơn vị trực
thuộc.
Văn thư. 20
13/3/2012
137/ĐHYD-
HTQT
V/v gửi sinh viên
nước ngoài đến
thực tập.
Lê Văn
Chánh
Bệnh viện
Chợ Rẫy, cá
nhân.
Văn thư,
phòng Hợp
tác Quốc tế
04
16/4/2012 239/QĐ-ĐHYD
Quyết định về việc
chọn chọn đơn vị
cung cấp hàng hoá:
hoá chất thực tập.
Lê Văn
Chánh
Phòng Quản
trị Giá tài &
XDCB, Cty
TNHH
Bách Khoa
Văn thư,
phòng
Phòng
Quản trị
Giá tài &
XDCB
04
18/4/2012
254/ĐHYD-
RHM
V/v điều chỉnh nội
dung và kế hoạch
mua sắm vật liệu
của đề tài
Đỗ Văn
Dũng
Bộ Khoa
học & Công
nghệ
Văn thư,
Khoa Răng
Hàm Mặt
02
324/5/2012
345/ĐHYD-HC
V/v phúc đáp công
văn của ĐH Quốc
tế Hồng Bàng
Lê Quan
Nghiệm
ĐH Quốc tế
Hồng Bàng
Văn thư. 01

PHỤ LỤC 10
TP. HỒ CHÍ MINH
DANH MỤC HỒ SƠ
CỦA PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
NĂM 2023
Số và
ký
hiệu
hồ sơ
Tiêu đề hồ sơ
Thời hạn
bảo quản
Người lập
hồ sơ
Năm
bảo
quản
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5)
PHÒNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC
01-NC
Kế hoạch báo cáo công tác
quý về khoa học công nghệ
năm 2012.
5 năm Hoàng Thị Phương 2013
02-NC
Hồ sơ trình đề tài nghiên
cứu khoa học cấp cơ sở năm
2012
20 năm Hoàng Thị Phương 2013
03-NC
Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ
thuật, quy trình công nghệ
cấp Nhà nước 2012.
Vĩnh viễn Nguyễn Bảo Châu 2013
04-NC
Hồ sơ các bài báo cáo khoa
học chuyên đề tại hội nghị
khoa học lần thứ 22 (năm
2012)
20 năm Nguyễn Bảo Châu 2013
PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
05-TC
Hồ sơ nâng lương của cán
bộ viên chức năm 2012
20 năm Lê Thị Hồng Phước 2013
06-TC
Hồ sơ về việc Thi đua khen
thưởng năm 2012
Vĩnh viễn Lê Thị Hồng Phước 2013
07-TC
Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu
tổ chức thi tuyển viên chức
năm 2012
5 năm Trần Thị Ngọc Hiền 2013
PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP
08-HC
Hồ sơ hội nghị cán bộ viên
chức năm 2012
Vĩnh viễn Lý Hoàng dung 2013
09-HC
Hồ sơ báo cáo tổng kết năm
học, năm 2012
Vĩnh viễn Đoàn Chính Linh 2013
10-HC
Hồ sơ kế hoạch, báo cáo
công tác của các đơn vị trực
thuộc năm 2012
10 năm Đoàn Chính Linh 2013

Bản danh mục hồ sơ này gồm có 10 hồ sơ bao gồm:
Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn: 04
Hồ sơ bảo quản 20 năm: 03
DUYỆT
HIỆU TRƯỞNG

PHỤ LỤC 11
HỒ SƠ ĐẶC TRƯNG TÊN LOẠI
BỘ Y TẾ
ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HCM
Ký hiệu thông tin………………
Số: 02 VT
HỒ SƠ
NÂNG LƯƠNG CỦA CÁN BỘ VIÊN CHỨC
(Từ tháng 01/2015 đến tháng 12/2015)
Gồm:1383 tờ
Thời hạn bảo quản:
Phông số:
Mục lục số:
Hồ sơ số:

PHỤ LỤC 12
MỤC LỤC VĂN BẢN
Số
TT
Số ký hiệu
văn bản
Ngày tháng
văn bản
Tác giả
văn bản
Trích yếu nội dung văn bản
Số
tờ
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7
01
367/QĐ-
ĐHYD
03/7/2010 Võ Tấn Sơn
Về việc nâng lương sớm cho cán
bộ viên chức hoàn thành xuất sắc
công tác.
55
02
1138/QĐ-
ĐHYD
12/10/2010 Võ Tấn Sơn
Về việc nâng bậc lương thường
xuyên cho 905cán bộ viên chức
905
03
1252/QĐ-
ĐHYD
12/10/2010 Võ Tấn Sơn
Về việc nâng bậc lương trước
thời hạn cho 175 cán bộ viên
chức.
175
04
1354/QĐ-
ĐHYD
13/10/2010 Võ Tấn Sơn
Về việc nâng lương vượt khung
cho 247 cán bộ viên chức.
247
CHỨNG TỪ KẾT THÚC
Đơn vị bảo quản này gồm có: 1382 tờ
(viết bằng chữ: một ngàn ba trăm tám mươi hai )
Mục lục văn bản có: 01 tờ
Đặc điểm trạng thái tài liệu bên trong hồ sơ:
Tài liệu bên trong hồ sơ là những văn bản bằng giấy trắng khổ A4 và là bản
chính, vẫn còn nguyên vẹn, có đầy đủ thể thức của một văn bản theo quy định của
Nhà nước.
TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 20……
Người lập hồ sơ
Trần Thị Ngọc Hiền

PHỤ LỤC 13
HỒ SƠ ĐẶC TRƯNG VẤN ĐỀ
BỘ Y TẾ
Số: 02 VT
HỒ SƠ
THI ĐUA KHEN THƯỞNG NĂM HỌC 2014-2015
Gồm: 52 tờ
Phông số:
Mục lục số:
Hồ sơ số:

PHỤ LỤC 14
(viết bằng chữ: năm mươi mốt)
chính, vẫn còn nguyên vẹn, có đầy đủ thể thức của một văn bản theo quy định
của Nhà nước.
TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2023
Đoàn Chính Linh
Số
TT
Số ký hiệu
văn bản
Ngày
tháng
văn bản
Tác giả
văn bản
Trích yếu nội dung
văn bản
Số tờ
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7
01 50/KY-ĐHYD 23/07/11 Khoa Y
Báo cáo tổng kết năm học
2010-2011, khoa Y
11
02 25/KD-ĐHYD 25/07/11 Khoa Dược
2010-2011, Khoa Dược
7
03 07/RHM-ĐHYD 27/07/11
Khoa Răng
Hàm Mặt
Báo cáo về việc tổng kết
năm học 2010-2011, Khoa
Răng Hàm Mặt
8
04 42/ĐD-ĐHYD 27/07/11
Khoa Điều
dưỡng- KTYH
2010-2011, Khoa Điều
dưỡng-Kỹ thuật Y học
6
05 22/YTCC-ĐHYD 14/07/11
Khoa Y tế Công
cộng
2010-2011, Khoa Y tế
Công cộng.
9
06 06/YHCT-ĐHYD 20/07/11
Khoa Y học
Cổ truyền
2010-2011, Khoa Y học
Cổ truyền.
5
07 08/KHCB-ĐHYD 30/07/11
Khoa Khoa học
Cơ bản
2010-2011, Khoa Khoa
học Cơ bản.
5

PHỤ LỤC 23
HỒ SƠ ĐẶC TRƯNG TÁC GIẢ
BỘ Y TẾ
Số: 04 VT
HỒ SƠ
THÔNG TƯ, CHỈ THỊ, QUYẾT ĐỊNH
CỦA BỘ Y TẾ
Gồm: 28 tờ
Phông số:
Mục lục số:
Hồ sơ số:

PHỤ LỤC 16
(viết bằng chữ: Hai mươi bảy tờ)
của Nhà Nước.
TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2023
Nguyễn Đức Minh
Số
TT
Số ký hiệu
văn bản
Ngày tháng
văn bản
Tác giả văn bản
Trích yếu nội dung
văn bản
Số
tờ
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7
01 01/CT-BYT 01/02/2010 Bộ Y tế
Về việc phục vụ Y tế
trong dịp tết Nguyên
Đán Canh Dần 2010.
04
02 05/CT-BYT 25/10/2010 Bộ Y tế
Về việc tăng cường
công tác giám định
pháp y, pháp y tâm
thần.
05
03 01/2010/TT-BYT 06/01/2010 Bộ Y tế
Quy định trách nhiệm,
trình tự thông báo kết
quả xét nghiệm HIV
dương tính.
07
04 37/2010/TT-BYT 16/8/2010 Bộ Y tế
Quy định về quản lý đề
tài NCKH và Dự án sản
xuất thử nghiệm cấp Bộ
Y tế.
06
05 2889/QĐ-BYT 12/10/2010 Bộ Y tế
Về việc quy định tuyển
Nghiên cứu sinh
05

PHỤ LỤC 17
HỒ SƠ ĐẶC TRƯNG THỜI GIAN
BỘ Y TẾ
Số: 03 VT
HỒ SƠ
ĐẠI HỘI CÁN BỘ CÔNG CHỨC THÁNG 12
NĂM 2008
Gồm: 23 tờ
Phông số:
Mục lục số:
Hồ sơ số:

PHỤ LỤC 18
Số
TT
Số ký hiệu
văn bản
Ngày
tháng
văn bản
Tác giả
văn bản
Trích yếu nội dung văn
bản
Số tờ
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7
01
540/KH-
ĐHYD
23
/11/2008
Đại học Y
Dược TP.
HCM
Kế hoạch cuộc hội nghị
cán bộ công chức của
Đại học Y Dược TP.
HCM vào ngày 26 tháng
12 năm 2008
1
02
541/TB-
ĐHYD
17/12/2008
Đại học Y
Dược TP.
HCM
Thông báo kết quả thực
hiện các vấn đề về chính
sách cũng như nội quy,
quy chế đối với các cán
bộ công chức, viên chức
của Đại học Y Dược TP.
HCM
3
03
542/BC-
ĐHYD
20/12/2008
Đại học Y
Dược Tp.
HCM
Báo cáo tình hình kết
quả giải quyết khiếu nại,
tố cáo năm 2008 của Đại
học Y Dược TP. HCM
(BC trình bày tại hội
nghị CBCC năm 2008)
4
04
543/TM-
ĐHYD
24/12/2008
Đại học Y
Dược TP.
HCM
Thư mời dự cuộc họp
của Đại học Y Dược TP.
HCN đối với các CBCC
ngày 26/12/2008
1
05
544/BC-
ĐHYD
26/12/2008
Đại học Y
Dược TP.
HCM
Về thực hiện nội quy,
quy chế cơ quan và thực
hiện chế độ chính sách
với CBVC năm 2008
(báo cáo trình bày tại hội
nghị cán bộ công chức
ngày 26/12)
5
06
545/BC-
ĐHYD
26/12/2008
Đại học Y
Dược TP.
HCM
Kết quả công tác thanh
tra năm 2008 và phương
hướng công tác 2009
4
07
546/NQ-
ĐHYD
26/12/2008
Đại học Y
Dược TP.
HCM
Hội nghị cán bộ công
chức năm 2008
4

(viết bằng chứ: Hai mươi hai tờ)
của Nhà Nước.
TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2023
Nguyễn Đức Minh

PHỤ LỤC 19
TP. HỒ CHÍ MINH
MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯU
NĂM 2010
STT
Ký
hiệu
hồ sơ
Ngày tháng bắt
đầu và kết thúc
Số
lượng
tờ
Thời
gian
bảo
quản
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7
1
01-
ĐT
Tài liệu của Bộ Y tế,
Bộ Giáo dục & Đào
tạo chỉ đạo về công tác
đào tạo.
Từ ngày
01/01/2002 đến
ngày 30/9/2010
76
Vĩnh
viễn
2
02-
ĐT
Tài liệu về tuyển sinh
Từ năm 1976 đến
ngày 30/9/2010
Vĩnh
viễn
3
03-
ĐT
Tài liệu về học phí, học
bổng và trợ cấp ưu
đãi
Từ ngày 29/4/2003
đến ngày
30/9/2010
22
Lâu
dài
4
05-
ĐT
Tài liệu về thi đua khen
thưởng và kỷ luật sinh
viên.
Từ ngày
29/04/2003 đến
ngày 30/09/2010
58
Lâu
dài
5
06-
ĐT
Tài liệu về chương
trình kế hoạch, chỉ tiêu
công tác.
Từ ngày
01/01/2002 đến
ngày 30/9/2008
36
Lâu
dài
6
07-
ĐT
Kết quả học tập của
sinh viên.
Từ năm 1976 đến
ngày 30/9/2010
Lâu
dài
7
08-
ĐT
Tài liệu xét lưu ban lên
lớp.
Từ ngày
01/01/2002 đến
ngày 30/9/2010
245
Lâu
dài
Tổng cộng bản mục lục hồ sơ này gồm: 7 hồ sơ.
Trong đó có: 02 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
05 hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài.
Tổ trưởng tổ lưu trữ Người nộp

PHỤ LỤC 20
TP. HỒ CHÍ MINH
BIÊN BẢN NỘP LƯU TÀI LIỆU
Số: 01/2010
Đơn vị nộp: Phòng Đào tạo Đại học Y Dược TP. HCM
Đơn vị nhận: Bộ phận lưu trữ Đại học Y dược TP. HCM
Căn cứ để nộp: Mục lục hồ sơ nộp lưu năm 2010
Số lượng tài liệu: Tổng cộng bảng mục lục hồ sơ này gồm có 07 hồ sơ. (Mười hồ
sơ) Trong đó có: 02 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; 05 hồ sơ có thời hạn bảo quản
lâu dài.
Tình hình tài liệu: Bên trong hồ sơ là những văn bản bằng giấy trắng khổ A4
và là bản chính, vẫn còn nguyên vẹn, có đầy đủ thể thức của một văn bản theo quy
định của Nhà Nước. Tài liệu nộp lưu được thống kê trong các bản mục lục kèm theo.
Người nhận Người giao
(Ký tên) (Ký tên)
Chứng thực của thủ trưởng bên nhận Chứng thực của thủ trưởng bên giao
(Ký tên) (Ký tên)
DUYỆT CỦA BAN GIÁM HIỆU
(Ký tên, đóng dấu)

PHỤ LỤC 21
CHỈNH LÝ TÀI LIỆU CỦA PHÔNG
1. Lịch sử đơn vị hình thành phông
a). Bối cảnh lịch sử và thời gian thành lập
- Sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng thống nhất đất nước ngày 27 tháng
10 năm 1976 Thủ tướng Phạm Văn Đồng ký Quyết định số: 426/TTg thành lập trường
Đại học Y Dược TP. Hồ Chí Minh trên cơ sở sát nhập Y Khoa Đại học đường Sài
Gòn, Nha Khoa Đại học đường Sài Gòn, Dược Khoa Đại học đường Sài Gòn và
trường Y tế cao cấp miền Nam;
- Ngày 18 tháng 01 năm 1977, Bộ Y tế ra Quyết định số 85/BYT-QĐ quy định
tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Đại học Y Dược TP. HCM. Bổ nhiệm Giáo sư
Trương Công Trung làm Hiệu trưởng, Giáo sư Vĩ Thế Quang làm Phó Hiệu trưởng,
DS. Nguyễn Kim Hùng làm Phó Hiệu trưởng, kiêm nhiệm Khoa trưởng Khoa Dược.
- Ngày 01 tháng 11 năm 1994 Trường thành lập thêm một Khoa mới là Khoa
Khoa Học Đại Cương để dạy các môn Khoa học Cơ sở. Ngày 24 tháng 10 năm 1998
được sự đồng ý của Bộ Y tế Khoa Khoa học Đại Cương được đổi thành Khoa Khoa
Học Cơ Bản.
- Ngày 03 tháng 09 năm 1998 Trường thành lập thêm 02 Khoa mới: Khoa Điều
Dưỡng - Kỹ Thuật Y Học và Khoa Y Học Cổ Truyền.
- Ngày 23 tháng 03 năm 1999 Khoa Y tế Công Cộng, đến năm 1999 Trường có
tất cả 07 Khoa.
- Ngày 18 tháng 06 năm 2003, Bộ Y tế ra Quyết định số: 2223/QĐ-BYT đổi
tên trường Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh thành Đại học Y Dược thành phố
Hồ Chí Minh trực thuộc Bộ Y tế nhưng chức năng, nhiệm vụ không thay đổi.
b). Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường Đại học
Y Dược TP. HCM
Từ năm1976 - 1998
- Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn:
Theo quyết định số: 85/TCQĐ ngày 18/01/1977 của Bộ Y tế, quy định chức năng,
nhiệm vụ và quyền hạn chủ yếu đào tạo các cán bộ ngành y tế từ Đại học đến Sau đại
học. Bên cạnh đó trường còn tổ chức quản lý nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế,
tham gia chăm sóc sức khỏe cho người dân. Đồng thời trường còn hỗ trợ đào tạo lại
cán bộ y tế, cũng cố giúp đỡ trang thiết bị, cơ sở vật chất cho các vùng xa hẻo lánh.
Quản lý cán bộ viên chức, giảng viên, học viên và sinh viên, điều hành các công việc
hàng ngày theo chế độ của Nhà Nước (chế độ thủ trưởng, đứng đầu là Hiệu trưởng).
- Cơ cấu tổ chức: Theo điều lệ, ngay từ khi thành lập (ngày 18/01/1977)
Trường có cơ cấu tổ chức gồm: 01 Hiệu trưởng, 02 Phó Hiệu trưởng, 09 Trưởng
phòng chức năng, 3 Khoa và 01 trạm y tế.
Khoa: Khoa Y, Khoa Dược, Khoa Răng Hàm Mặt
Các phòng chức năng:
Phòng Giáo vụ
Phòng Giáo dục chính trị
Phòng Giáo tài

Phòng Tổ chức cán bộ
Phòng Kế toán tài vụ
Phòng Hành chính tổng hợp
Phòng Quản trị
Phòng Quản lý nghiên cứu khoa học
Phòng Quản lý sinh viên
Trạm Y tế
Ngày 01/11/1994 trường sáp nhập phòng Quản lý sinh viên và phòng Giáo tài
thành phòng Đào tạo, thành lập thêm 01 phòng mới đó là phòng Sau Đại học, có
nhiệm vụ đào tạo chương trình chuyên môn trên đại học.
Theo Quyết định 108/QĐ-YDTC ngày 01/01/1996 của Hiệu trưởng về việc
quyết định thành lập thêm phòng mới đó là Phòng Bảo vệ chính trị nội bộ. Chức năng
của phòng Bảo vệ chính trị là bảo vệ chính trị nội bộ của cơ quan, giữ gìn trật tự, an
ninh cho toàn trường trực thuộc Ban Giám Hiệu và Đảng Ủy của trường.
Từ năm 1998 đến năm 2003:
- Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn: Ngoài chức năng, nhiệm vụ cũ nay có
thêm nhiệm vụ đào tạo các ngành Y tế Điều dưỡng kỹ thuật y học, Y học Cổ truyền có
trình độ từ Trung học đến Đại học.
- Cơ cấu tổ chức:
Ban Giám Hiệu gồm có: 01 Hiệu trưởng, 02 Hiệu phó, 10 phòng chức năng, 06 khoa.
Các phòng chức năng:
Phòng hành chính tổng hợp
Phòng Tổ chức cán bộ
Phòng Quản trị
Phòng Tài chính kế toán
Phòng Sau Đại học
Phòng Đào tạo
Phòng Nghiên cứu Khoa học
Phòng Tuyên Huấn
Phòng Bảo vệ chính trị nội bộ
Phòng Trung học
Phòng Trung học: Có nhiệm vụ giúp Hiệu trưởng chỉ đạo và quản lý việc đào
tạo các cán bộ y tế bậc Trung học theo đúng quy định của Bộ Y tế và Bộ Giáo dục &
Đào tạo.
Khoa:
Khoa Y
Khoa Dược
Khoa Khoa học cơ Bản
Khoa Răng Hàm Mặt
Khoa Điều Dưỡng
Khoa Y học cổ truyền
Ngày 23/03/1999 Khoa Y tế công cộng được thành lập theo Quyết định số
799/1999/QĐ-BYT, ngày 23/03/1999 của Bộ trưởng Bộ Y tế. Vì vậy, Đại Học Y
Dược TP. Hồ Chí Minh đến thời điểm này gồm có 07 Khoa: Khoa Y, Khoa Dược,

Khoa Khoa học cơ Bản, Khoa Răng Hàm Mặt, Khoa Điều Dưỡng, Khoa Y học cổ
truyền, Khoa Y tế công cộng.
Từ năm 2003 đến nay
- Cơ cấu tổ chức:
Ban Giám Hiệu: 01 Hiệu trưởng, 02 phó Hiệu trưởng, 07 Khoa, 09 phòng chức năng
Khoa và các phòng chức năng: Không thay đổi
- Công tác văn thư:
Trong quá trình hoạt động trường đã ban hành các tài liệu như: Quyết định, quy
định, báo cáo, thông báo, công văn, biên bản…Ngoài ra, trường còn nhận các tài liệu
như: Quyết định, Quy định, Thông tư, Chỉ thị…của Bộ Y tế, Bộ Giáo dục & Đào tạo,
Sở Y tế, chuyển giao kỹ thuật của các bệnh viện trong thành phố, các bệnh viện tại các
địa phương khác trong nước và các tạp chí khoa học chuyên ngành …
Công tác văn thư của trường từ ngày thành lập các tài liệu văn bản đều được tập
trung tại phòng hành chính.
2. Lịch sử phông
a). Tên Phông
- Năm 1976 - 2002 tên Phông: Trường Đại học Y Dược TP. HCM.
- Từ năm 2003 đến nay tên Phông được đổi là: Đại học Y Dược TP. HCM.
b). Thành phần tài liệu gồm
- Tài liệu hành chánh gồm các văn bản chủ yếu như : Quyết định, Thông tư,
Chỉ thị, Báo cáo, thông báo, Đề nghị, Quy định, Tờ trình, Kế hoạch…. Có 176 bìa
còng, 123 hộp và 25 bó tài liệu bó gói (tài liệu kế toán, tài liệu đơn vị cấp trên, tài liệu
đơn vị trực thuộc, tài liệu các cơ quan ngang Bộ …)
- Tài liệu hồ sơ sinh viên, học viên. Có 124.234 hồ sơ
- Tài liệu bảng điểm: Được lưu trữ tại các Khoa
- Tài liệu khoa học kỹ thuật gồm: Hồ sơ dự thầu, đấu thầu, bản vẽ thiết kế, hồ
sơ dự toán công trình. Có 40 bìa còng và 22 bó tài liệu bó gói.
c). Nội dung của tài liệu
- Tất cả các tài liệu của trường đều là bản chính, được bảo quản kỹ, sắp xếp
theo thời gian và theo tên gọi, không bị mối mọt, hư hỏng và không bị thất lạc.
- Tài liệu hành chính đã được lưu trữ trong bìa còng, hộp đựng trên kệ và tủ.
Tài liệu hồ sơ sinh viên, học viên cũng được sắp xếp theo thời gian, dán mã số thứ tự,
cứ 30 hồ sơ được đựng trong 1 hộc được đặt ngay ngắn trên kệ sắt trong kho lưu trữ
cơ quan.
- Tài liệu của trường phản ánh các mặt hoạt động như: Quá trình học tập của
sinh viên, học viên. Công tác văn phòng, công tác chuyên môn, công tác đối ngoại,
công tác từ thiện, công tác đoàn thể…
- Tài liệu của cấp trên (Chính phủ, Bộ Nội vụ, Bộ Y tế, Sở Giáo dục và Đào tạo
và các Bộ ngành khác): Quyết định, Thông tư, Chỉ thị… Khối tài liệu này thể hiện
chức năng quản lý điều hành hoạt động của trường.
d). Tình trạng tài liệu của phông:
- Tài liệu hành chánh được nhân viên lưu trữ cho lưu trữ tại các kho của văn
phòng trường và tại các kho lưu trữ của từng bộ phận. Các tài liệu này được lưu trữ
theo tên gọi, thời gian, theo công văn đi, công văn đến.

- Tài liệu chuyên môn nghiên cứu khoa học được giao nộp vào thư viện và
được lưu trữ theo thời gian có dán mã số lưu trữ.
- Tài liệu bảng điểm được lưu trữ tại Ban Đào tạo của các Khoa và được lưu trữ
theo thời gian
- Tài liệu hồ sơ sinh viên, học viên được lưu trữ tại phòng Đào tạo và lưu trữ
theo thời gian.

PHỤ LỤC 22
XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRƯỜNG
Trong quá trình được phân công thực tập tại bộ phận Văn phòng, được sự
hướng của toàn thể nhân viên văn phòng và tìm hiểu lịch sử hình thành của đơn vị.
Tôi xin chọn phương án phân loại tài liệu của phông lưu trữ Đại học Y Dược TP.
HCM là phương án Thời gian – Cơ cấu tổ chức. Cách xây dựng phương án này là
lần lượt xây dựng cho tài liệu của từng năm một và trong từng năm lại lần lượt xây
dựng cho tài liệu từng đơn vị tổ chức:
Ví dụ: Năm 2011 tài liệu trường được phân nhóm như sau:
1. Phòng hành chánh
a). Bộ phận tổng hợp
- Tài liệu hướng dẫn chung về công tác hành chánh của trường.
- Chương trình công tác.
- Báo cáo hoạt động của trường.
- Kế hoạch công tác …
b). Bộ phận văn thư- Lưu trữ
- Tài liệu về công tác văn thư.
- Tài liệu về công tác lưu trữ ...
2. Phòng Tổ chức cán bộ
- Tài liệu về công tác tổ chức.
- Tài liệu về nhân sự.
- Tài liệu về công tác chế độ tiền lương
- Tài liệu về công tác bảo hiểm xã hội
- Tài liệu chung về công tác thi đua khen thưởng …
3. Phòng Đào tạo
- Tài liệu của Bộ Y tế, Bộ Giáo dục Đào tạo
- Tài liệu về tuyển sinh
- Tài liệu tổ chức học tập và giảng dạy
- Tài liệu Quyết định tốt nghiệp…
Danh sách các đơn vị cần giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan và bản kê các
nhóm tài liệu cần thu của từng đơn vị:
Stt Đơn vị Tài liệu cần thu
1 Phòng Hành chính
- Tài liệu vầ công tác văn thư – lưu trữ
- Tài liệu về chương trình công tác.
- Báo cáo công tác hoạt động của trường..
- Kế hoạch hoạt động…
2 Phòng Tổ chức cán bộ
- Tài liệu về công tác tổ chức.
- Tài liệu về công tác lao động tiền lương.
- Tài liệu về BHXH, BHYT.
- Tài liệu chung cề công tác thi đua khen thưởng
3 Phòng Ðào tạo
- Tài liệu về tuyển sinh
- Tài liệu Quyết định tốt nghiệp
- Tài liệu của Bộ Y tế, Bộ Giáo dục và Đào tạo
4 Phòng Tài chính kế toán - Chứng từ kế toán.

- Số liệu kế toán.
- Sổ thu – chi.
- Hóa đơn xuất nhập…
5
Phòng Quản trị Giáo tài
& Xây dựng Cơ bản
- Tài liệu về mua sắm trang thiết bị.
- Hồ sơ đấu thầu, xây dựng…

PHỤ LỤC 23
TRỰC TIẾP CHỈNH LÝ MỘT NHÓM TÀI LIỆU CỦA PHÔNG
Chỉnh lý nhóm tài liệu của phông:
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sắp xếp, hệ thống hóa tài liệu theo một phương án
nhất định, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi những hồ sơ, đơn vị bảo quản để thực hiện
tối ưu hóa tài liệu.
Các bước phân chia tài liệu kết hợp xác định giá trị tài liệu trong từng bước của
phông lưu trữ Đại học Y Dược TP. HCM: theo phương án Thời gian – Cơ cấu tổ
chức:
 Bước 1: Tài liệu của toàn phông phân chia ra nhóm lớn đầu tiên.
Ví dụ: Tài liệu của trường chia ra năm:
Năm 2005
Năm 2006
Năm 2007….
Trong bước này loại các tài liệu không có giá trị như: sách, báo, tạp chí, giấy
trắng, giấy nháp, tài liệu khác phông.
 Bước 2: Phân chia tài liệu từng đơn vị tổ chức tra tìm các nhóm vừa
Ví dụ: Tài liệu năm 2008 được chia ra theo:
Phòng Hành chính tổng hợp (văn phòng)
Phòng Nghiên cứu khoa học
Phòng Sai đại học.…
Trong bước này loại các tài liệu không có giá trị như:: Sách, báo, tạp chí, giấy
trắng, giấy nháp, tài liệu khác phông và tài liệu trùng, thừa.
 Bước 3: Phân chia tài liệu của từng phông thành từng nhóm nhỏ (mỗi nhóm
là một mặt hoạt động cụ thể).
Ví dụ: Tài liệucủa phòng Hành chính tổng hợp được chia ra thành:
Tài liệu về hướng dẫn chung.
Tài liệu về kế hoạch và báo cáo công tác
Tài liệu về tổ chức các sự kiện.
Trong bước này tiếp tục loại ra tài liệu trùng, thừa và bắt đầu loại tài liệu hết
giá trị như: Giấy giới thiệu, công văn trao đổi về những công việc thông thường; giấy,
lệnh điều động xe…
 Bước 4: Phân chia tài liệu trong những nhóm nhỏ thành các nhóm nhỏ hơn,
nhóm nhỏ nữa và ra các hồ sơ. Trong lúc phân chia tài liệu của các nhóm, tiếp tục loại
các tài liệu trùng, thừa và hết giá trị.
Ví dụ: Nhóm tài liệu và tổ chức các sự kiện
Đại hội Công chức viên chức
Hội nghị Nghiên cứu khoa học
Kỷ niệm 30 năm thành lập Đại học Y Dược TP.HCM …
 Bước 5: Lập và hoàn chỉnh hồ sơ:
1). Biên mục các hồ sơ (sắp xếp thứ tự văn bản bên trong hồ sơ, viết tiêu đề hồ
sơ, lên sơ mi tạm hồ sơ).
Ví dụ:Nhóm tài liệu về công tác Tổ chức bộ máy:
Tiêu đề hồ sơ: Thành lập phòng
+ Hồ sơ số : 01

+ Số và ký hiệu hồ sơ : 01-NS
+ Thời gian bảo quản : Lâu dài
Tiêu đề hồ sơ: Thành lập khoa:
+ Hồ sơ số : 02
+ Số và ký hiệu hồ sơ : 02NS
+ Thời gian bảo quản : Lâu dài
Tiếp tục làm tiếp các hồ sơ khác…….
Mục lục hồ sơ của nhóm tài liệu đã được chỉnh lý:
TP. HỒ CHÍ MINH
MỤC LỤC HỒ SƠ NỘP LƯUNĂM 2010
STT
Ký
hiệu
hồ sơ
Ngày tháng bắt đầu
và kết thúc
Số
lượn
g tờ
Thời
gian
bảo
quản
Ghi
chú
1 2 3 4 5 6 7
1 01-NS Thành lập phòng
Từ ngày 18/01/1977
đến ngày 30/08/2008
93 Lâu dài
2 02-NS Thành lập khoa
Từ ngày 18/01/1977
đến ngày 30/08/2008
75 Lâu dài
3 03-NS
Bổ nhiệm Khoa
Y
Từ ngày 18/01/1977
đến ngày 30/08/2010
75 Lâu dài
4 04-NS
Bổ nhiệm Khoa
Dược
Từ ngày 18/01/1977
đến ngày 30/08/2010
55 Lâu dài
5 07-NS
Bổ nhiệm Khoa
YHCT
Từ ngày 03/09/1998
đến ngày 30/08/2010
30 Lâu dài
6 08-NS
Bổ nhiệm Khoa
Điều dưỡng
KTYH
Từ ngày 03//09/1998
đến ngày 30/08/2010
25 Lâu dài
7 09-NS
Bổ nhiệm Khoa
YTCC
Từ ngày 23/03/1999
đến ngày 30/08/2010
10 Lâu dài
8 10-NS
Đi học trong
nước
Từ tháng 5/2002 đến
30/08/2008
120
Tạm
thời
9 11-NS
Đi học ngoài
nước
Từ tháng 10/2002 đến
30/098/2010
55
Tạm
thời
Tổng cộng bản mục lục hồ sơ này gồm : 09 hồ sơ.
Trong đó có: 07 hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài.
02 hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời.

Tổ trưởng tổ lưu trữ Người nộp
2). Sắp xếp hồ sơ vào hộp.
3). Ghi nhãn hộp.
4). Sắp xếp hồ sơ lên kệ, giá.
5). Thống kê tài liệu loại.
 Bước 6: Kết thúc chỉnh lý, kiểm tra mục lục hồ sơ, thiết kế phần mềm lưu trữ trên
máy vi tính làm công cụ tra cứu, tra tìm tài liệu.

PHỤ LỤC 24
TP. HỒ CHÍ MINH
QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ
HIỆU TRƯỞNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC TP. HỒ CHÍ MINH
Căn cứ Quyết định số 2223/QĐ-BYT ngày 18/06/2003 và Quyết định số
85/BYT ngày 18/01/1977 của Bộ Y tế quy định nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ
máy của Đại học Y Dược thành phố Hồ Chí Minh;
Căn cứ Quyết định số 5572/QĐ/BYT về tổ chức và hoạt động của trường;
Căn cứ Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia;
Theo đề nghị của ông Trưởng phòng Hành chính Đại học Y Dược TP. HCM.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Nay thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ của Đại học Y Dược
TP. HCM, gồm các ông (bà) có tên sau đây:
1. Trần Diệp Tuấn Phó Hiệu Trưởng Chủ tịch
2. Nguyễn Phúc Hậu P. Trưởng Phòng HC-TH P. Chủ tịch
3. Lê Xuân P. Trưởng phòng QTGT Ủy viên
4. Trương Thị Thùy Trang Trưởng phòng TCKT Ủy viên
5. Nguyễn Thị Bích Thủy Trưởng phòng Công tác chính trị Ủy viên
6 6. Nguyễn Thùy Dương Phụ trách Văn thư – Lưu trữ Thư ký
Điều 2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu có nhiệm vụ:
1. Lập mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản (bảo quản vĩnh viễn và bảo quản
có thời hạn tính bằng số lượng năm).
2. Lập danh mục tài liệu hết giá trị (cần loại ra để tiêu hủy).
Điều 3. Hội đồng xác định giá trị tài liệu làm việc theo phương thức sau:
1. Từng thành viên Hội đồng xem xét các văn bản quy định tại Điều 2; đối với
danh mục tài liệu hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu.
2. Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số. Nội dung cuộc họp
được lập thành biên bản có đủ chữ ký các thành viên trong Hội đồng.
Điều 4. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và Hội đồng sẽ tự giải thể sau khi
hoàn thành nhiệm vụ.
Điều 5. Ông trưởng phòng Hành chính và các ông (bà) có tên trong Điều 1 chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG
- Như Điều 5;
- Ban Giám hiệu (báo cáo);
- Các Khoa, phòng, Đơn vị TT;
- Lưu VT.
Võ Tấn Sơn
PHỤ LỤC 25 BẢNG DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2023
Người lập bảng
Hộp
số
Tập số
Tiêu đề hồ sơ hoặc
tập tài liệu
Lý do huỷ Ghi chú
(1) (2) (3) (4) (5)
23 01 Giấy giới thiệu
Tài liệu hết hạn sử dụng
và bảo quản
Hội đồng xác định
giá trị tài liệu đồng
ý cho hủy.
16 03 Đơn xin nghỉ học
và bảo quản vì đã qua
năm học mới
ý cho hủy.
16 04
Bài thi của các khóa
1998 đến khóa 2002
Tài liệu hết hết hạn sử
dụng và bảo quản vì các
khóa này đã tốt nghiệp ra
trường được 6, 7 năm.
ý cho hủy.
17 05 Tài liệu trùng thừa
và bảo quản
ý cho hủy.
17 06 Thư cá nhân Tài liệu không có giá trị
ý cho hủy.
17 07
Báo, tạp chí không
đề cập đến hoạt động
của trường
Tài liệu không có giá trị
ý cho hủy.
18 08
Tài liệu của Đoàn
thanh niên, của
Đảng, và cùa công
đoàn
Tài liệu khác phông
ý cho chuyển về các
đơn vị trực thuộc.

Nâng Cao Chất Lượng Hoạt Động Công Tác Văn Thư – Lưu Trữ Tại Đại Học Y Dược.

More Related Content

Similar to Nâng Cao Chất Lượng Hoạt Động Công Tác Văn Thư – Lưu Trữ Tại Đại Học Y Dược. (20)

More from Nhận Viết Thuê Đề Tài Zalo: 0909.232.620 / Baocaothuctap.net (20)

Recently uploaded (20)

Nâng Cao Chất Lượng Hoạt Động Công Tác Văn Thư – Lưu Trữ Tại Đại Học Y Dược.