OCS in un’ora - Introduzione a Open Conference Systems
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Open Conference Systems (OCS) è un software open source sviluppato per gestire e pubblicare convegni scientifici online, progettato per migliorare l'efficienza amministrativa e editoriale. Il sistema è altamente personalizzabile e consente funzioni come la gestione delle registrazioni, l'invio di call for papers, e la pubblicazione di atti scientifici in formato ricercabile. OCS è gratuito, scaricabile e supportato da istituzioni accademiche, con requisiti di sistema specifici per l'installazione.
OCS in un’ora - Introduzione a Open Conference Systems
- 1. 1 OCS in un’ora OCS in un’ora Introduzione a Open Conference Systems Versione 2.0 Ultimo aggiornamento: dicembre 2007
- 2. 2 OCS in un’ora Open Conference Systems è un’iniziativa di ricerca sviluppata dal Public Knowledge Project dell’Università della Columbia Britannica ed è attualmente sostenuto in partnership da UBC's Public Knowledge Project, dal Canadian Center for Studies in Publishing e dalla Simon Fraser University Library. Per maggiori informazioni, si veda il sito web del Public Knowledge Project: http://pkp.sfu.ca Questa guida è la traduzione di OCS in an Hour - An Introduction to Open Conference Systems, v. 2.0 . <http://pkp.sfu.ca/files/OCSinanHour.pdf> Traduzione di Andrea Marchitelli – Team AePIC-OCS – CILEA <http://www.aepic.it/> <[email protected]> Quest’opera è pubblicata sotto licenza Creative Commons Attribuzione-NonCommerciale-NonOpere derivate Copia della licenza è visibile a http://creativecommons.org/ oppure inviando una lettera a Creative Commons, 559 Nathan Abbott Way, Stanford, California 94305, USA.
- 3. 3 OCS in un’ora IntroduzioneIntroduzioneIntroduzioneIntroduzione Il software Open Conference Systems (OCS) è una soluzione open source per gestire e pubblicare on line convegni scientifici. OCS è un sistema di gestione e pubblicazione altamente gestibile che può essere scaricato gratuitamente e installato su un server locale. È stato progettato per ridurre tempo ed energia dedicati ai compiti amministrativi e gestionali, aumentando l’efficienza del processo editoriale e della pubblicazione. Il sistema cerca di aumentare inoltre la qualità scientifica della pubblicazione di congressi, permettendo l’uso di politiche più trasparenti e aumentando le possibilità di indicizzazione. Caratteristiche di OCSCaratteristiche di OCSCaratteristiche di OCSCaratteristiche di OCS Open Conference Systems è un software per la pubblicazione su Web gratuito, che permette di creare una presenza su Web per il tuo convegno. OCS permette di: 1. creare un sito web per il convegno 2. gestire eventi ricorrenti (per es., annualmente) 3. preparare e inviare una call for papers 4. accettare la submission elettronica di abstract e paper
- 4. 4 OCS in un’ora 5. permettere agli autori di modificare il loro lavoro 6. condurre cicli multipli di peer review 7. pubblicare gli atti del convegno in un formato ricercabile 8. pubblicare, se si vuole, i data-set originali 9. applicare licenze Creative Commons alle presentazioni 10. registrare i partecipanti e gestirne i pagamenti 11. integrare discussioni on line successive all’evento 12. utilizzare email predefinite 13. gestire un congresso multilingue, utilizzando anche un sistema di localizzazione e strumenti di traduzione 14. avere il vantaggio di utilizzare un sistema personalizzabile, scalabile e sicuro
- 5. 5 OCS in un’ora Flusso di lavoroFlusso di lavoroFlusso di lavoroFlusso di lavoro
- 7. 7 OCS in un’ora Requisiti di sistemaRequisiti di sistemaRequisiti di sistemaRequisiti di sistema È raccomandato un ambiente server che soddisfi questi requisiti: PHP 4.2, con supporto MySQL o PostgreSQL MySQL 3.23.23 o successivo, o PostgreSQL 7.0 o successivo sistema operativo UNIX-like (come Linux, FreeBSD, Solaris, Mac OS X, etc.). OCS non è stato testato su sistemi Windows, ma non dovrebbe presentare particolari problemi. Altre versioni o piattaforme potrebbero funzionare, ma non è assicurata l’assistenza e potrebbero non essere state testate. Ringraziamo coloro che ci faranno sapere di aver utilizzato con successo OCS con modalità diverse da quelle indicate. TestTestTestTest----Drive di OCS 2.0Drive di OCS 2.0Drive di OCS 2.0Drive di OCS 2.0 È disponibile un convegno dimostrativo che utilizza OCS 2.0 all'indirizzo http://pkp.sfu.ca/ocs/demo/ Inoltre, potenziali utenti di OCS possono provare il software come gestori di convegni, editor o revisori in un altro sito dimostrativo, all'indirizzo http://pkp.sfu.ca/ocs/demo/testdrive/
- 8. 8 OCS in un’ora Entrare utilizzando adminadminadminadmin come username e testdrivetestdrivetestdrivetestdrive come password, selezionando uno dei ruoli disponibili nel processo di gestione è possibile esplorarne le funzioni. È anche possibile depositare dei paper di prova, per simulare il processo di submission di un autore, o assegnare le submission ai revisori e provare le funzioni di revisione. N.B. Tutte le modifiche effettuate sul sito di prova verranno eliminate ogni lunedì (8:00 GMT).
- 9. 9 RuoliRuoliRuoliRuoli OCS 2.0 è largamente basato sul codice utilizzato per Open Journal Systems 2.x. L'utilizzo è quindi simile per alcune caratteristiche, tra le quali l’uso dei ruoli o la gestione di congressi multipli e ricorrenti su un’unica installazione. Per coloro che hanno utilizzato OJS il concetto di “ruolo” sarà già familiare. Agli altri è importante ricordare che una persona può ricoprire diversi ruoli in diversi congressi. • Amministratore del sitoAmministratore del sitoAmministratore del sitoAmministratore del sito: Sovrintende all’intera installazione, crea ogni nuovo convegno ospitato sul sito. • Gestore delGestore delGestore delGestore del convegnoconvegnoconvegnoconvegno: Gestisce il sito di un convegno sull’installazione, compresi tutti gli account di tutti gli utenti di questi siti. Configura il sito del congresso generale e il sito di ogni singolo evento (per esempio, il convegno 2006 dell'Associazione della Musica, il convegno 2007 dell'Associazione della Musica, ...). • DirettoreDirettoreDirettoreDirettore: Gestisce le proposte di submission, l’editing e il processo di pubblicazione di uno dei convegni. Il direttore stabilisce inoltre le scadenze dei convegni (date di inizio e fine, etc.). • Gestore delle registrazioniGestore delle registrazioniGestore delle registrazioniGestore delle registrazioni: Responsabile delle registrazioni all’evento. • Responsabile di sessioneResponsabile di sessioneResponsabile di sessioneResponsabile di sessione: Responsabile del controllo delle submission per le sue sessioni (o gruppo, categoria etc.), seguendo tutto il processo di revisione e modifica e accettando o rifiutandole per i diversi congressi. • RevisRevisRevisRevisoreoreoreore: Si occupa della peer-review delle submission a un certo congresso. Propone l’accettazione o il rifiuto delle submission ai convegni. • AutoreAutoreAutoreAutore: Sottomette le sue proposte per il convegno e partecipa al processo di revisione e modifica.
- 10. 10 OCS in un’ora • LettoreLettoreLettoreLettore: Gli utenti si possono registrare per leggere gli atti del congresso. Non tutti i congressi necessitano di registrazione per la lettura degli atti.
- 11. 11 OCS in un’ora Amministratore del sito (Site administrator)Amministratore del sito (Site administrator)Amministratore del sito (Site administrator)Amministratore del sito (Site administrator) Una volta che OCS è stato installato, l’amministratore del sito può creare tanti convegni quanti sono necessari per la singola installazione e supervisionare l’amministrazione di ogni convegno creata. OCS è disegnato per ospitare un singola congresso o per essere un sistema completo di gestione multi-convegno, che permette di gestire numerose convegni su una singola installazione, ognuna delle quali può eventualmente ripetersi periodicamente. Per esempio, si potrebbe utilizzare OCS per ospitare i siti dei convegni dell’Associazione di biologia (2004, 2005, 2006, 2007), dell’Associazione storica (2005, 2006) e del Convegno sulla musica (2007, 2008). Ci sarà così un sito centrale che contiene 3 convegni, ognuno dei quali avrà una o più ricorrenze. È importante tenere a mente questa visione ampia della gestione dei convegni, poiché se si guardasse al sistema come gestore di un singolo congresso tenuto un’unica volta, molte delle sue caratteristiche potrebbero sembrare complesse o confuse. Come iniziareCome iniziareCome iniziareCome iniziare Accedere al proprio account e selezionare il ruolo di Amministratore del sito.
- 12. 12 OCS in un’ora Gestione del sitoGestione del sitoGestione del sitoGestione del sito Il menu di gestione del sito prevede numerosi link per la configurazione iniziale del sito del convegno. Parametri del sito Questa sezione permette di capire come aggiungere ulteriori informazioni all’intera installazione di OCS, non ai singoli convegni. Le modifiche possibili riguardano il nome del sito, opzioni di redirect, una nota introduttiva al sito e una sua descrizione, informazioni sui contatti, l’indicazione della lunghezza minima delle password per gli utenti registrati. E' possibile fornire dettagli sui singoli convegni in un momento successivo. L’opzione di redirect è utile quando si ospita un solo convegno, per indirizzare gli utenti direttamente su quel convegno, senza passare dalla pagina principale del sito. Una volta che il convegno è stato impostato (v. oltre) esso apparirà come opzione da selezionare nel menu a tendina. Se il sito ospita diversi convegni, o si preferisce che gli utenti passino prima dalla pagina principale del sito, bisogna
- 13. 13 OCS in un’ora lasciare questo campo vuoto. È possibile anche ignorare questo punto e tornarci in seguito. FigureFigureFigureFigure 1111: Impostazioni del sito: Impostazioni del sito: Impostazioni del sito: Impostazioni del sito Una volta effettuati i cambiamenti, salvare per aggiornare il sistema. Comparirà un link per tornare al menu di amministrazione.
- 14. 14 OCS in un’ora CoCoCoConvegninvegninvegninvegni (hosted conferences)(hosted conferences)(hosted conferences)(hosted conferences) Selezionare poi Elenco dei convegni e, sulla pagina che si aprirà, creare un convegno. Riempire i campi in modo appropriato (controllare di aver selezionato l’opzione “Fai apparire questo convegno nella pagina principale”). Il ‘path’ dovrebbe essere una sola parola o un’abbreviazione, unica per ogni convegno. Bisogna sceglierla con attenzione, perché farà anche parte della URL del convegno. La figura sotto mostra il convegno “PKP Scholarly Publishing Conference” e la sua abbreviazione in “spc” per il path. Non viene specificato l’anno poiché il convegno è ripetuto annualmente. Ogni evento annuale verrà creato dal gestore del convegno, sotto Convegni in programma (v. oltre).
- 15. 15 OCS in un’ora FigureFigureFigureFigure 2222: Impostazioni: Impostazioni: Impostazioni: Impostazioni del cdel cdel cdel convegnoonvegnoonvegnoonvegno Ricordarsi di salvare una volta effettuati i cambiamenti. È anche possibile che una singola installazione di OCS ospiti più di una serie di convegni. Per esempio, nella figura sotto, il Public Knowledge Project ha creato una Scholarly Publishing Conference (che si può svolgere annualmente) ma potrebbe anche tenere un convegno (o un gruppo di convegni annuali) sulle tecnologie per la raccolta di metadati OAI. Questi convegni vengono creati qui dall’amministratore del sito.
- 16. 16 OCS in un’ora Usando le frecce l’amministratore del sito può modificare l’ordine nel quale i convegni debbano comparire sul sito. LingueLingueLingueLingue OCS è un sistema multi-lingua e permette di utilizzare un’ampia varietà di lingue in un’unica installazione. L’amministratore del sito può specificare la lingua predefinita e installare ulteriori localizzazioni non appena vengono rese disponibili. L’inglese è la lingua predefinita. Attualmente non sono disponibili ulteriori lingue e per questo si incoraggia la traduzione volontaria. Fonti di autenticazioneFonti di autenticazioneFonti di autenticazioneFonti di autenticazione Per default è utilizzato il database di OCS per le autenticazioni. Non sono attualmente utilizzabili metodi alternativi, come LDAP. Informazioni di sistemaInformazioni di sistemaInformazioni di sistemaInformazioni di sistema Tra le funzioni amministrative ci sono diverse opzioni di amministrazione. Selezionando Informazioni di sistema, è possibile visualizzare informazioni sulla versione di OCS installata e sulla disponibilità di aggiornamenti software.
- 17. 17 OCS in un’ora FiguraFiguraFiguraFigura 3333: Informazioni d: Informazioni d: Informazioni d: Informazioni di sistemai sistemai sistemai sistema Scadenza delle sessioni utenteScadenza delle sessioni utenteScadenza delle sessioni utenteScadenza delle sessioni utente Questa funzione chiude tutte le sessioni degli utenti attive nel sistema, chiedendo a ogni utente attivo in quel momento di entrare di nuovo nel sistema. Pulire la cache dei datiPulire la cache dei datiPulire la cache dei datiPulire la cache dei dati Elimina tutti i dati memorizzati. Questa funzione può essere utile per effettuare un nuovo caricamento di dati, per esempio dopo aver apportato delle modifiche.
- 18. 18 OCS in un’ora Pulire la cache dei templatePulire la cache dei templatePulire la cache dei templatePulire la cache dei template Cancella tutte le versioni memorizzate dei template HTML. Questa funzione può essere utile per effettuare un nuovo caricamento di dati, per esempio dopo aver apportato delle modifiche.
- 19. 19 OCS in un’ora GestoreGestoreGestoreGestore del convegnodel convegnodel convegnodel convegno (Conference Manager)(Conference Manager)(Conference Manager)(Conference Manager) Il passo successivo nella gestione di un convegno è quello di entrare nel sito come Gestore. Se si è anche Amministratore del sito, il ruolo di Gestore del convegno viene creato automaticamente, in caso contrario è necessario contattare l’Amministratore del sito per ottenere username e password. Una volta entrati, è visibile un menu con diverse opzioni: FiguraFiguraFiguraFigura 4444: Gestione: Gestione: Gestione: Gestione del convegnodel convegnodel convegnodel convegno
- 20. 20 OCS in un’ora Gestione del sito webGestione del sito webGestione del sito webGestione del sito web Seguendo i passi indicati è possibile iniziare la gestione del sito web. FigureFigureFigureFigure 5555: Sei passi per gestire: Sei passi per gestire: Sei passi per gestire: Sei passi per gestire ilililil sito websito websito websito web di un convegnodi un convegnodi un convegnodi un convegno Passo 1: Informazioni sul convegno Qui è possibile inserire una serie di informazioni sul sito del convegno.
- 21. 21 OCS in un’ora 1.1 Desc1.1 Desc1.1 Desc1.1 Descrizionerizionerizionerizione del convegnodel convegnodel convegnodel convegno Questa sezione dovrebbe essere completata automaticamente, con le informazioni inserite dal gestore del sito quando crea il convegno (v. § Convegni (hosted conferences), p. 14). FiguraFiguraFiguraFigura 6666: Descrizione: Descrizione: Descrizione: Descrizione del convegnodel convegnodel convegnodel convegno 1.2 Contatto principale del sito1.2 Contatto principale del sito1.2 Contatto principale del sito1.2 Contatto principale del sito del convegnodel convegnodel convegnodel convegno In questa sezione vengono inseriti i dettagli relativi all’organizzatore del convegno.
- 22. 22 OCS in un’ora FiguraFiguraFiguraFigura 7777: Contatto principale: Contatto principale: Contatto principale: Contatto principale 1.31.31.31.3 Informazioni sul copyrightInformazioni sul copyrightInformazioni sul copyrightInformazioni sul copyright Il sistema propone di default una nota sul copyright, che è possibile modificare.
- 23. 23 OCS in un’ora È anche possibile scegliere se obbligare gli autori ad accettare la nota durante il processo di submission e se pubblicare il logo di una licenza Creative Commons sul sito.
- 24. 24 OCS in un’ora 1.4 Politica di accesso all’archivio1.4 Politica di accesso all’archivio1.4 Politica di accesso all’archivio1.4 Politica di accesso all’archivio È possibile scegliere se richiedere la registrazione per l’accesso agli abstract e alle presentazioni. È inoltre possibile stabilire se accettare commenti alle presentazioni o se evitare i commenti anonimi per ridurre lo spam. 1.51.51.51.5 DichiarazioneDichiarazioneDichiarazioneDichiarazione sulla privacysulla privacysulla privacysulla privacy Il sistema presenta di default una dichiarazione sulla privacy, che è possibile modificare.
- 25. 25 OCS in un’ora 1.6 Ulteriori note1.6 Ulteriori note1.6 Ulteriori note1.6 Ulteriori note sul convegnosul convegnosul convegnosul convegno Se è necessario fornire ulteriori informazioni sul convegno è possibile utilizzare questa sezione per aggiungere note alla pagina Informazioni sul convegno. È possibile aggiungere più elementi, utilizzando il tasto “Aggiungi un elemento”. FiguraFiguraFiguraFigura 8888: Aggiungere informazioni: Aggiungere informazioni: Aggiungere informazioni: Aggiungere informazioni sul convegnosul convegnosul convegnosul convegno Quando il primo passo è stato completato, continuare utilizzando il tasto “Salva e continua”. Passo 2: Contenuti aggiuntivi 2.1 Homepage2.1 Homepage2.1 Homepage2.1 Homepage Ogni convegno ospitato nel sito web può avere un’immagine specifica nella home page, come informazione aggiuntiva. In questa sezione si può caricare un’immagine e aggiungere del testo esplicativo.
- 26. 26 OCS in un’ora FigureFigureFigureFigure 9999: Immagine e testo della home page: Immagine e testo della home page: Immagine e testo della home page: Immagine e testo della home page 2.2 Informazioni per gli utenti2.2 Informazioni per gli utenti2.2 Informazioni per gli utenti2.2 Informazioni per gli utenti Il sistema include di default alcune informazioni per autori e lettori. Queste informazioni appaiono nella zona “Informazioni” della barra laterale. Usare questa sezione per apportare i cambiamenti necessari.
- 27. 27 OCS in un’ora FiguraFiguraFiguraFigura 10101010: Informazioni per gli utenti: Informazioni per gli utenti: Informazioni per gli utenti: Informazioni per gli utenti 2.32.32.32.3 AnnunciAnnunciAnnunciAnnunci È inoltre possibile aggiungere annunci alla home page del convegno, per aiutare gli interessati a rimanere informati sulle ultime notizie. È possibile impostare da qui i nuovi avvisi e decidere quanti mostrarne.
- 28. 28 OCS in un’ora 2.4 Accesso alle presentazioni2.4 Accesso alle presentazioni2.4 Accesso alle presentazioni2.4 Accesso alle presentazioni Successivamente è possibile in questa sezione determinare che tipo di accesso on line si vuol dare alle presentazioni. È possibile scegliere se permettere l’accesso a chiunque, richiedere l’iscrizione al sito del convegno per vederne le presentazioni o limitare l’accesso ai partecipanti registrati al convegno. FiguraFiguraFiguraFigura 11111111: Accesso alle presentazioni: Accesso alle presentazioni: Accesso alle presentazioni: Accesso alle presentazioni Quando il secondo passo è stato completato, continuare utilizzando il tasto “Salva e continua”.
- 29. 29 OCS in un’ora Passo 3: Intestazione e piè di pagina, liste e barra di navigazione del sito 3.1 Intesta3.1 Intesta3.1 Intesta3.1 Intestazione della home pagezione della home pagezione della home pagezione della home page del convegnodel convegnodel convegnodel convegno Da qui è possibile creare un’intestazione per il sito del convegno, sia testuale che come immagine. È inoltre possibile aggiungere un logo. FiguraFiguraFiguraFigura 12121212: Intestazione della: Intestazione della: Intestazione della: Intestazione della homepagehomepagehomepagehomepage del convegnodel convegnodel convegnodel convegno 3.2 Intestazione del sito web3.2 Intestazione del sito web3.2 Intestazione del sito web3.2 Intestazione del sito web Oltre all’intestazione della home page del convegno, è possibile creare un’intestazione che apparirà in tutte le pagine del sito web. In questa sezione è possibile aggiungere un testo o caricare un’immagine e/o un logo.
- 30. 30 OCS in un’ora 3.33.33.33.3 PiPiPiPièèèè di paginadi paginadi paginadi pagina Da qui è possibile creare un piè di pagina per tutto il sito del convegno. 3.4 Liste3.4 Liste3.4 Liste3.4 Liste Usare questa sezione per stabilire quanti elementi di una lista debbano apparire su ogni pagina. Di default il sistema ne prevede 25. Se la lista comprende più di 25 elementi, sarà automaticamente creata una seconda pagina, con i link necessari a navigare tra le due pagine. È anche possibile determinare il numero di link da visualizzare su ogni pagina, che sono 10 per default.
- 31. 31 OCS in un’ora FiguraFiguraFiguraFigura 13131313: Liste: Liste: Liste: Liste Un buon esempio per capire è la lista degli utenti. Se, per esempio, un convegno ha 256 utenti, l’opzione sopra descritta creerà 11 pagine di utenti, con una lista di 25 utenti per pagina. Si può navigare da una pagina all’altra seguendo i link numerati (1, 2, 3, …). I parametri definiti sopra creeranno anche 10 link alle pagine della lista e un link “Successive” ( > ) per andare alla pagina 11. Riducendo il numero delle pagine linkate a 5, saranno invece visibili i link a 5 pagine e usando “Successive” compariranno la sesta, la settima e così via. FiguraFiguraFiguraFigura 14141414: Navigazione nelle liste: Navigazione nelle liste: Navigazione nelle liste: Navigazione nelle liste
- 32. 32 OCS in un’ora Quando il terzo passo è stato completato, continuare utilizzando il tasto “Salva e continua”. Passo 4: Il foglio di stile (CSS) del convegno Da qui è possibile caricare un foglio di stile personalizzato per il convegno, modificando, per esempio, il tipo di carattere o il colore dello sfondo. Una lista di temi alternativi è disponibile sul sito del PKP. FigureFigureFigureFigure 15151515: CSS: CSS: CSS: CSS del convegnodel convegnodel convegnodel convegno Quando il quarto passo è stato completato, continuare utilizzando il tasto “Salva e continua”. Passo 5: Registri e verifiche OCS permette di mantenere un registro delle azioni e dei materiali del convegno. Le opzioni vengono attivate da questa sezione.
- 33. 33 OCS in un’ora FiguraFiguraFiguraFigura 16161616: Registri e verifiche: Registri e verifiche: Registri e verifiche: Registri e verifiche Quando il quinto passo è stato completato, continuare utilizzando il tasto “Salva e continua”. Passo 6: Indicizzazione del convegno Questa sezione permette di indicizzare al meglio il convegno e aiuta le persone a ritrovare le informazioni. 6.1 Indicizzare con i motori di ricerca6.1 Indicizzare con i motori di ricerca6.1 Indicizzare con i motori di ricerca6.1 Indicizzare con i motori di ricerca Innanzitutto si possono aggiungere una descrizione, alcune keyword e alcuni utili tag HTML (cioè, i META tag), con lo scopo di aumentare la visibilità del proprio sito sui motori di ricerca.
- 34. 34 OCS in un’ora 6.2 Registrare6.2 Registrare6.2 Registrare6.2 Registrare il convegnoil convegnoil convegnoil convegno per l’indicizzazione (Metadata Harvesting)per l’indicizzazione (Metadata Harvesting)per l’indicizzazione (Metadata Harvesting)per l’indicizzazione (Metadata Harvesting) C’è inoltre la possibilità di registrare il convegno sul PKP Metadata Harvester, un database online di materiale scientifico raccolto da un gran numero di fonti internazionali. Questa sezione permette inoltre di aggiungere i paper e le presentazioni della propria convegno su altri service provider o archivi OAI. In questo modo è possibile archiviare in maniera semplice i documenti, soprattutto se non si ha intenzione di mantenere indefinitamente il sito web dell’evento. FiguraFiguraFiguraFigura 17171717: Registrare il sito per il Metadata Harvesting: Registrare il sito per il Metadata Harvesting: Registrare il sito per il Metadata Harvesting: Registrare il sito per il Metadata Harvesting OAIOAIOAIOAI Quando il sesto passo è stato completato, continuare utilizzando il tasto “Salva e continua”.
- 35. 35 OCS in un’ora A questo punto il sito web del convegno è pronto per gestire una singoil convegno, un convegno annuale, una serie di convegni: in ogni caso tutto sarà gestibile attraverso questo sito web. Per preparare una singolo convegno, bisogna seguire il link “Convegni in programma”, a partire da questa pagina o ritornando al menu del Gestore del convegno. ConvegniConvegniConvegniConvegni in programmain programmain programmain programma (scheduled conferences)(scheduled conferences)(scheduled conferences)(scheduled conferences) Dal menu generale, scegliere “Convegni in programma”, dopo di che scegliere “Creare un nuovo convegno”. FigureFigureFigureFigure 18181818:::: ConvegniConvegniConvegniConvegni in programmain programmain programmain programma
- 36. 36 OCS in un’ora A questo punto sarà necessario inserire alcuni dettagli relativi al convegno programmato. Nell’esempio sotto è stato aggiunto al titolo l’anno, per differenziare questo convegno dalle successive che si potranno tenere. FiguraFiguraFiguraFigura 19191919:::: PianificarePianificarePianificarePianificare un convegnoun convegnoun convegnoun convegno Questa operazione crea l’evento (che sia un singolo convegno o un ciclo ripetuto). In ogni momento sarà possibile, in questa pagina, aggiungere dettagli o creare eventi aggiuntivi. Tornando alla pagina di gestione dovrebbe essere ora visibile la lista dei convegni programmati.
- 37. 37 OCS in un’ora Setup diSetup diSetup diSetup di un convegnoun convegnoun convegnoun convegno Dal menu del convegno, scegliere Setup. Il processo è guidato in tre passi: informazioni di dettaglio, submission e revisioni. Passo 1: Informazioni di dettaglio Il primo passo è quello relativo alla descrizione del convegno. 1.1 Descrizione di1.1 Descrizione di1.1 Descrizione di1.1 Descrizione di un convegnoun convegnoun convegnoun convegno È possibile inserire una breve descrizione dell’evento da far comparire sul sito web.
- 38. 38 OCS in un’ora 1.2 Luoghi1.2 Luoghi1.2 Luoghi1.2 Luoghi del convegnodel convegnodel convegnodel convegno Questa sezione permette di aggiungere dettagli sui luoghi dove si svolge il convegno.
- 39. 39 OCS in un’ora 1.3 Contatto principale1.3 Contatto principale1.3 Contatto principale1.3 Contatto principale Aggiungere qui le indicazioni sul contatto principale del convegno. Tale contatto può essere lo stesso per tutta la serie di convegni in programma. 1.4 Contatto tecni1.4 Contatto tecni1.4 Contatto tecni1.4 Contatto tecnicocococo È possibile specificare una persona come supporto tecnico, per tutte le questioni inerenti al sito web. 1.5 Email riconoscibili1.5 Email riconoscibili1.5 Email riconoscibili1.5 Email riconoscibili È possibile inoltre configurare una firma per tutti i messaggi di posta elettronica spediti dal sistema. È stata creata una firma di default che può essere modificata in questa sezione. Con l’assistenza dell’amministratore del sito si può specificare una casella di posta elettronica sulla quale ricevere le notifiche dei messaggi che non sono stati inviati correttamente. Questa funzionalità può essere utile se si ha intenzione di scrivere a gruppi di utenti, alcuni dei quali possono aver inserito informazioni non corrette o cambiato il loro indirizzo di posta.
- 40. 40 OCS in un’ora 1.6 Organizzazioni sponsor1.6 Organizzazioni sponsor1.6 Organizzazioni sponsor1.6 Organizzazioni sponsor Utilizzare questa sezione per fornire informazioni sugli sponsor che appariranno sul sito. Il pulsante “Aggiungi organizzazione sponsorizzatrice” permette di aggiungere quanti elementi si vogliano. 1.71.71.71.7 Altri enti finanziatoriAltri enti finanziatoriAltri enti finanziatoriAltri enti finanziatori È anche possibile elencare altre fonti di finanziamento. Come per gli sponsor, è possibile aggiungere elementi a volontà. Una volta completato il primo passo, si procede con il tasto “Salva e continua”. Passo 2: Submission In questa sezione vene definito il modo in cui si accetteranno le submission.
- 41. 41 OCS in un’ora 2.1 Processo di Submi2.1 Processo di Submi2.1 Processo di Submi2.1 Processo di Submissionssionssionssion È possibile impostare il convegno in modo da permettere agli autori di inviare abstract (brevi descrizioni delle presentazioni proposte) e/o proposte complete (cioè testi o slide di presentazioni) per un convegno programmato. La submission può riguardare una singola presentazione (con uno o più autori) o una proposta per più sezioni. Gli autori possono inoltre presentare file supplementari, come set di dati, fonti, documenti collegati, insieme al loro abstract/presentazione. È possibile ricevere copia delle email di ringraziamento inviate a coloro che hanno inviato submission sia nella casella email del contatto principale del convegno, che a qualsiasi altro indirizzo di propria scelta. Questa opzione può essere molto utile per tenere traccia delle submission senza dover entrare nel sito. 2.2 Call for Papers (CFP)2.2 Call for Papers (CFP)2.2 Call for Papers (CFP)2.2 Call for Papers (CFP) Usare questa sezione per creare una Call for Papers per il convegno.
- 42. 42 OCS in un’ora 2.3 Linee guida per gli autori2.3 Linee guida per gli autori2.3 Linee guida per gli autori2.3 Linee guida per gli autori In questa sezione vengono inserite le indicazioni agli autori su come inviare le loro proposte. È possibile inserire qui qualsiasi testo. Inoltre viene automaticamente generata una lista di controllo della submission, che l’autore deve verificare prima di procedere. È possibile modificare questi oggetti, riordinarli, cancellarli o aggiungerne di nuovi. 2.4 Indicizzazione delle submission2.4 Indicizzazione delle submission2.4 Indicizzazione delle submission2.4 Indicizzazione delle submission In OCS gli autori possono indicizzare le loro submission; questa sezione fornisce alcuni elementi di guida nella scelta delle keyword e del sistema di classificazione.
- 43. 43 OCS in un’ora 2.5 Identificazione del contenuto2.5 Identificazione del contenuto2.5 Identificazione del contenuto2.5 Identificazione del contenuto del codel codel codel convegnonvegnonvegnonvegno È possibile utilizzare un sistema di identificazione, come DOI, per identificare univocamente le presentazioni al convegno. Una volta completato, procedere con il passo 3. Passo 3: Il procedimento di revisione Questa sezione permette di definire il procedimento di revisione. 3.13.13.13.1 ModalitàModalitàModalitàModalità di revisionedi revisionedi revisionedi revisione In questa sezione è possibile delineare le politiche e il procedimento per i lettori e gli autori, incluso il numero dei revisori utilizzati per rivedere una submission, i criteri con i quali ai revisori è chiesto di giudicare le submission, il tempo normalmente impiegato per una revisione e i principi per il reclutamento dei revisori. Tutte queste indicazioni appariranno tra le informazioni sul convegno.
- 44. 44 OCS in un’ora 3.2 Peer Review3.2 Peer Review3.2 Peer Review3.2 Peer Review Questa sezione permette di configurare diversi aspetti del sistema di peer review del convegno, come le informazioni aggiuntive, i promemoria via email e le opzioni per la revisione “one-click”, che permettono ai revisori di effettuare la review anche senza entrare nel sito. Questa opzione permette di inviare ai revisori una email contenente un link che punta direttamente dentro OCS, senza bisogno di usare username e password. È comunque auspicabile che i revisori si creino un account personale. Salvare i cambiamenti e tornare alla pagina di gestione del convegno.
- 45. 45 OCS in un’ora CalendarioCalendarioCalendarioCalendario del convegnodel convegnodel convegnodel convegno Si tratta di un elemento critico nella gestione di un convegno. Può infatti attivare e disattivare diversi aspetti del sito sulla base di date selezionate in questa sezione. Usare il bottone Salva per registrare le modifiche e tornare al menu di gestione del convegno. SessioniSessioniSessioniSessioni del convegnodel convegnodel convegnodel convegno Dal menu convegni in programma, scegliere Sessioni.
- 46. 46 OCS in un’ora Da qui è possibile creare tutte le sessioni necessarie. Per ciascuna sessione è possibile scegliere un organizzatore. È possibile, a questo punto, che non ci sia alcun iscritto disponibile al quale affidare il ruolo di direttore di sessione. Una volta che si siano iscritti uno o più utenti (v. oltre la spiegazione su come iscrivere utenti), tornando a questa sezione, li si potrà assegnare alla sessione appropriata. Usare il bottone Salva per registrare le modifiche e tornare al menu di gestione del convegno.
- 47. 47 OCS in un’ora Gli organizzatoriGli organizzatoriGli organizzatoriGli organizzatori Dal menu del convegno scegliere Redazione. Il gruppo degli organizzatori comparirà nella pagina delle informazioni sul convegno. Questa sezione offre la possibilità di avere una lista generata automaticamente dal sistema e basata sui ruoli degli utenti. È anche possibile specificare una propria lista di persone, se si considera non appropriata la lista creata automaticamente. Per farlo, spostare il pulsante di opzione e salvare la modifica. Per creare un gruppo personalizzato di organizzatori, scegliere Creare il titolo di un gruppo organizzativo. Una volta assegnato un nome al gruppo, è possibile aggiungere le persone selezionando il link Membri. In questa pagina scegliere Aggiungi membri.
- 48. 48 OCS in un’ora Usare questa sezione per aggiungere membri dalla lista degli utenti registrati. Potrebbe essere necessario tornare in questa sezione dopo aver creato gli account che servono per gli utenti.
- 49. 49 OCS in un’ora ProgrammaProgrammaProgrammaProgramma Dal menu del convegno, scegliere Programma. Utilizzare questa sezione per aggiungere il testo del programma o caricarne il file. Salvare i cambiamenti. StatisticheStatisticheStatisticheStatistiche Dal menu del convegno, scegliere Statistiche. Questa sezione fornisce informazioni sulle statistiche d’uso e report sul convegno. Selezionare le sessioni da includere nelle statistiche e salvare i cambiamenti. Successivamente è possibile decidere quali statistiche rendere pubbliche, selezionandole e salvando le scelte effettuate.
- 50. 50 OCS in un’ora RegistrazioneRegistrazioneRegistrazioneRegistrazione Dal menu di gestione del convegno, scegliere Registrazione. Non appena il vostro convegno sarà pubblicamente disponibile e aperta per la registrazione, sarà disponibile anche la lista dei partecipanti registrati. Tipi di registrazione Scegliere Tipi di registrazione nella pagine delle registrazioni. Qui è possibile scegliere Creare un nuovo tipo di registrazione per generare i tipi di registrazione necessari per il proprio convegno (Standard, studenti ecc.). È possibile anche stabilire le date nelle quali ciascun tipo di registrazione si apre e si chiude (utile per le opzioni di registrazione anticipata), quelle per la consultazione on line delle presentazioni e dei paper, l’accesso fisico al convegno stesso o entrambe le cose. Se necessario, è inoltre possibile utilizzare diverse opzioni di autenticazione per limitare l’accesso agli utenti registrati.
- 51. 51 OCS in un’ora Regole per la registrazione Poi, tra le regole per la registrazione è possibile anche indicare un gestore delle registrazioni: Informazioni di registrazione È possibile aggiungere ulteriori informazioni sulla registrazione: FiguraFiguraFiguraFigura 20202020: Informazioni: Informazioni: Informazioni: Informazioni sullasullasullasulla registrazioneregistrazioneregistrazioneregistrazione
- 52. 52 OCS in un’ora Promemoria di scadenza delle registrazioni È possibile impostare messaggi di posta elettronica automatici come promemoria, all’interno della sezione Regole per la registrazione. Il testo di tali email è configurabile nella sezione Email preimpostate, p. 58). Per attivare queste opzioni è necessario lavorare insieme all’amministratore del sito. Opzioni per l’accesso aperto nelle registrazioni ai convegni Usare questa sezione per definire un accesso aperto differito e/o l’auto-archiviazione che aumenta il tasso di letture e citazione del contenuto. Il testo della modalità scelta apparirà nella pagina delle informazioni sul convegno. Salvare il lavoro prima di proseguire.
- 53. 53 OCS in un’ora Metodi di pagamentoMetodi di pagamentoMetodi di pagamentoMetodi di pagamento Dal menu di gestione del convegno, scegliere Metodi di pagamento. Questa funzione permette di determinare come pagheranno coloro che si registrano per partecipare al convegno. Attualmente OCS gestisce pagamenti manuali e tramite PayPal. Pagamento manuale Con i pagamenti manuali la gestione è fuori OCS (assegni, ordini di pagamento, dati di carte di credito inviate per email o telefono ecc.) e richiede la validazione da parte del responsabile del convegno prima che la registrazione sia attiva. Il contenuto del campo Informazioni di registrazione nel menu delle Politiche di registrazione (v. sopra) verrà mostrato a coloro che si registrano e fornisce informazioni su come procedere all’invio di un pagamento manuale. Pagamento tramite PayPal Con questa opzione è possibile registrarsi utilizzando le più diffuse carte di credito e gli assegni elettronici. Questa opzione NON richiede di essere membri di
- 54. 54 OCS in un’ora PayPal, MA richiede agli organizzatori del convegno di possedere o creare un Business Account su PayPal ( http://www.paypal.com/ ). Una volta attivato il Business Account si riceverà la IPN URL e le informazioni sull’account del venditore, da utilizzare per compilare questa sezione.
- 55. 55 OCS in un’ora RuoliRuoliRuoliRuoli Dal menu del convegno scegliere Ruoli. Questo aprirà la lista di tutti gli utenti e dei ruoli che rivestono. Il passo successivo è creare alcuni nuovi utenti e assegnare loro i ruoli. Gli utenti avranno la possibilità di creare i propri account, utilizzando il link Account in cima alle pagine del convegno. Creare nuovi utenti Il gestore del convegno può creare nuovi utenti e assegnare loro un ruolo.
- 56. 56 OCS in un’ora Assicurarsi di salvare i cambiamenti prima di proseguire. Assegnare i ruoli agli utenti Una volta che ci siano alcuni utenti registrati nel sito del convegno, è possibile assegnare loro dei ruoli, utilizzando il link Iscrivi un utente esistente. Inviare email agli utenti Tornare alla lista degli utenti per inviare eventuali messaggi alle persone coinvolte nel convegno. Selezionare, prima di tutto, gli utenti.
- 57. 57 OCS in un’ora Poi cliccare sul pulsante Invia e-mail. A questo punto si aprirà una schermata per la composizione del messaggio. Entrare come un utente Un’altra funzionalità di OCS è la possibilità per il gestore del convegno di entrare temporaneamente nel sito come un altro utente, per completare un compito assegnato o fornire assistenza. Per far ciò, occorre tornare alla lista degli utenti e usare il link Impersona accanto al nome dell’utente appropriato.
- 58. 58 OCS in un’ora AvvisiAvvisiAvvisiAvvisi OCS permette di pubblicare annunci sul sito web del convegno. Per farlo, tornare alla pagina di gestione del convegno e scegliere Annunci. Innanzitutto è necessario creare una nuova categoria di avvisi, come per esempio Generale. Creare quindi il testo dell’annuncio utilizzando Crea un nuovo avviso. Quest’avviso sarà visibile sul sito del convegno fino al raggiungimento della data di scadenza indicata. Email preimpostateEmail preimpostateEmail preimpostateEmail preimpostate
- 59. 59 OCS in un’ora Tornare al menu generale e scegliere Email preimpostate. OCS contiene già alcuni modelli di email preimpostate, da inviare ai vari utenti. Questi messaggi possono essere modificati a partire da questa sezione, utilizzando il link Modifica, accanto a ciascuno di essi. Quando si modifica il modello di una email è necessario fare attenzione a non cancellare il codice incluso, che serve a generare i nomi e le relative informazioni appropriate al contesto (per esempio, {$directorUsername}).
- 60. 60 OCS in un’ora Navigazione tra i fileNavigazione tra i fileNavigazione tra i fileNavigazione tra i file Si tratta di una funzionalità avanzata che permette di navigare tra file e cartelle di un convegno per vederli e manipolarli direttamente. È interessante notare che è possibile caricare file e creare cartelle direttamente da qui. Import/Export dei datiImport/Export dei datiImport/Export dei datiImport/Export dei dati Attualmente è possibile esportare dati solo nel formato XML NLM Meeting Abstracts. Altre possibilità verranno aggiunte nelle future versioni di OCS. LingueLingueLingueLingue Attualmente OCS sopporta solo la lingua inglese. Non appena la comunità contribuirà con nuove traduzioni, saranno rese disponibili per i convegni.
- 61. 61 OCS in un’ora Registro delle operazioniRegistro delle operazioniRegistro delle operazioniRegistro delle operazioni Il registro permette di vedere la serie di cambiamenti apportati al sistema. Plugin di sistemaPlugin di sistemaPlugin di sistemaPlugin di sistema I plugin permettono a OCS di espandere le proprie funzionalità e di accettare i contributi di vari sviluppatori, senza alterare il cuore del sistema. Per contribuire allo sviluppo di OCS scrivendo plugin, prendere contatto con la comunità attraverso il forum di sviluppo: http://pkp.sfu.ca/support/forum . Il gestore del convegno può decidere quali plugin utilizzare e quali no. I nuovi plugin sviluppati compariranno man mano in questa sezione.
- 62. 62 OCS in un’ora Gestione delle iscrizioniGestione delle iscrizioniGestione delle iscrizioniGestione delle iscrizioni Sebbene non esista un ruolo separato di tal genere in OCS, il Gestore dei convegni può assegnare questo compito a un’altra persona. Il gestore delle iscrizioni sarà dunque responsabile di mantenere una lista degli iscritti, si occuperà del controllo dei pagamenti e di tutte le comunicazioni. Una volta entrato come gestore del convegno, il responsabile delle iscrizioni sceglierà Registrazione dal suo menu utente. La pagina risultante mostrerà la lista di tutti gli iscritti: La lista presenta i nomi, il tipo di registrazione, la data di iscrizione ed eventualmente quella di pagamento. Scegliendo Cancella, la registrazione relativa viene rimossa dal sistema; Modifica, invece, permette di effettuare cambiamenti.
- 63. 63 OCS in un’ora FigureFigureFigureFigure 21212121:::: Creazione nuova registraziCreazione nuova registraziCreazione nuova registraziCreazione nuova registrazioneoneoneone Da qui è possibile modificare il tipo di registrazione, inviare una email contenente username e altri dettagli dell’iscrizione, inserire informazioni, inclusa qualsiasi richiesta particolare, e segnalare il ricevimento del pagamento. Ricordarsi di salvare i cambiamenti prima di chiudere.
- 64. 64 OCS in un’ora DirettoreDirettoreDirettoreDirettore Una volta completata la configurazione del sito del convegno, il direttore inizia il suo compito, sovrintendendo alle submission, alle revisioni e alla pubblicazione delle presentazioni e dei paper. Il ruolo può essere ricoperto dal gestore del convegno stesso o da un’altra persona. Come iniziareCome iniziareCome iniziareCome iniziare Entrare in OCS e selezionare il ruolo di direttore. Potrebbe essere, o meno, l’unico ruolo disponibile. In questa maniera si entra nella pagina principale del direttore: Assegnare le submissionAssegnare le submissionAssegnare le submissionAssegnare le submission Il sistema presenta le submission non assegnate (due nell’esempio accanto), quante sono in corso di revisione, quante sono state accettate (sotto Presentazioni) e un archivio di tutte le submission.
- 65. 65 OCS in un’ora Per assegnare una submission bisogna cliccare sul titolo. Ciò aprirà la pagina con il sommario della submission, dove è possibile vedere rapidamente i nomi degli autori, il titolo, i file inviati (se richiesto) e altro ancora. Scorrendo la pagina in basso si trova la sezione per aggiungere il direttore del convegno, il direttore della sessione o un altro direttore responsabile della submission attraverso il processo di revisione e poi quello di pubblicazione. Scegliere l’opzione più adatta alle proprie esigenze. AggiungereAggiungereAggiungereAggiungere un direttore di sessioneun direttore di sessioneun direttore di sessioneun direttore di sessione Fare click su Aggiungi un direttore di sessione. È possibile avere uno o più direttori di sessione. Per selezionarne uno, cliccare su Assegna, sulla destra del record. Questa azione genererà un messaggio email dal direttore del convegno alle persone selezionate, secondo i modelli preimpostati.
- 66. 66 OCS in un’ora A questo punto il direttore di sessione è assegnato a quella submission. Ora è possibile continuare il controllo del sommario delle submission. La sezione successiva ne mostra lo status, che in questo momento è “In revisione”.
- 67. 67 OCS in un’ora Archiviare una submission A questo punto è anche possibile rifiutare una submission prima che vada avanti nel processo di revisione. Fare click su Archivia la submission. Oltre ad archiviare la submission, il sistema genererà anche un’email di rifiuto. Tutti i modelli di email possono essere modificati nella sezione Email preimpostate (v. sopra, p. 58). È possibile ora modificare i metadati, effettuando tutti i cambiamenti necessari. La submission è ora pronta perché il Direttore di sessione la assegni a un revisore.
- 68. 68 OCS in un’ora Curare l’editing di un paperCurare l’editing di un paperCurare l’editing di un paperCurare l’editing di un paper Una volta che una submission sia stata accettata, è necessario prepararla per la pubblicazione sul sito web. Caricamento delle bozze delle submission Entrare come Direttore Scegliere Editing Selezionare il link-titolo della submission di esempio Sotto Layout, selezionare Bozze e utilizzare lo strumento di caricamento per caricare i file.
- 69. 69 OCS in un’ora Direttore di sessione (TraDirettore di sessione (TraDirettore di sessione (TraDirettore di sessione (Track Director)ck Director)ck Director)ck Director) Richiedere una revisioneRichiedere una revisioneRichiedere una revisioneRichiedere una revisione Il direttore di sessione ha la responsabilità della submission nel suo percorso attraverso il processo di peer review. Per iniziare, entrare come direttore di sessione. Dalla pagina principale del direttore di sessione, selezionare il titolo della submission. Nella pagina successiva il direttore di sessione vede le informazioni sulla submission e può selezionare un revisore.
- 70. 70 OCS in un’ora Dalla lista dei revisori registrati è possibile selezionarne uno dal link Assegna.
- 71. 71 OCS in un’ora Successivamente, utilizzare l’icona a forma di busta (sotto Richiesta, nell’immagine sottostante) per inviare al revisore un messaggio di richiesta. Inviando il messaggio, la revisione viene contrassegnata come in corso. È possibile assegnare più di un revisore a ciascuna submission. Rispondere a una revisioneRispondere a una revisioneRispondere a una revisioneRispondere a una revisione Il passo successivo è quello di aspettare il rapporto del revisore sulla submission. Il revisore può accettare o rifiutare la submission, suggerire modifiche o
- 72. 72 OCS in un’ora una sessione alternativa. Per tornare alla submission, rientrare selezionando Direttore di sessione e cliccando sul titolo della submission. Utilizzare l’icona email di ringraziamento per inviare un messaggio al revisore ringraziandolo del suo contributo al convegno. Poi è possibile leggere i suggerimenti e i consigli del revisore. A seconda della configurazione del convegno, è anche possibile valutare il contributo del revisore su una scala da 1 a 5. Nel settore Decisione del direttore si può accettare, inviare indietro per modifiche o rifiutare la submission. Con l’icona a forma di busta si invia un'email all’autore comunicando la propria decisione. Usare il bottone “Registra la revisione” per contrassegnare la revisione come completata. A questo punto è possibile accettare il file della presentazione esistente, spostarlo in Layout per ogni modifica necessaria o convertirlo in PDF o HTML. Se la submission è stata inviata al Layout, comparirà in questa sezione.
- 73. 73 OCS in un’ora FiguraFiguraFiguraFigura 22222222: Layout: Layout: Layout: Layout È possibile caricare una versione modificata del paper o della presentazione in formato bozza. Questo aggiornerà automaticamente il file visibile sul sito. Se i cambiamenti vengono effettuati successivamente, sarà sempre possibile caricare qui una versione aggiornata, utilizzando il link Modifica. FigureFigureFigureFigure 23232323:::: BozzeBozzeBozzeBozze Usare il bottone Completa per aggiungere la
- 74. 74 OCS in un’ora submission alla lista delle presentazioni accettate. Questo aprirà la sezione Programmazione, per inserire data, ora e luogo della presentazione. Usare il tasto Salva per registrare le modifiche effettuate. Adesso la presentazione sarà visibile nel sito del convegno, alla voce Presentazione.
- 75. 75 OCS in un’ora RevisoriRevisoriRevisoriRevisori (Rewiever)(Rewiever)(Rewiever)(Rewiever) Revisionare una submissionRevisionare una submissionRevisionare una submissionRevisionare una submission Per iniziare la revisione di una submission, entrare come revisore. Dalla pagina principale del revisore, selezionare il titolo della submission. Nella prima parte è possibile vederne i metadati. Poi occorre verificare le scadenze per la revisione. Infine, vengono riassunte le fasi del processo di revisione.
- 76. 76 OCS in un’ora FiFiFiFiguraguraguragura 24242424: Il processo di revisione: Il processo di revisione: Il processo di revisione: Il processo di revisione 1. Il primo passo consiste nell’informare il direttore di sessione che si accetta o meno l’incarico di revisore di quella submission. 2. Il passo successivo è la revisione della submission. Potrebbe trattarsi del solo abstract o del testo completo, secondo le politiche del convegno. 3. Il terzo passo è scrivere la revisione. Usando l’icona revisione si apre una casella di testo, che permette al revisore di comunicare direttamente con l’autore e il direttore di sessione.
- 77. 77 OCS in un’ora 4. Il quarto è quello di caricare file separati per l’autore e il direttore di sessione. 5. L’ultimo passo è comunicare al direttore di sessione il proprio suggerimento (accettare, richiedere qualche modifica, suggerire di inviare altrove o rifiutare la submission). Usando l’elenco a tendina si può comunicare il risultato della revisione al direttore di sessione. Se la raccomandazione è quella di accettare, suggerire di inviare altrove o rifiutare la submission il lavoro del revisore è finito.
- 78. 78 OCS in un’ora AutorAutorAutorAutoriiii Registrarsi come autoreRegistrarsi come autoreRegistrarsi come autoreRegistrarsi come autore Quando un autore ha intenzione di inviare una proposta per un convegno, deve visitarne il sito e scegliere Submission di una proposta. Si aprirà una pagina di registrazione, dove è possibile inserire le proprie credenziali (se già registrati precedentemente) o registrarsi per la prima volta, compilando il modulo qui riportato. Una volta completato il modulo, si verrà condotti direttamente alla sezione Submission. È comunque possibile uscire dopo la registrazione ed effettuare la submission in un altro momento.
- 79. 79 OCS in un’ora Presentare una propostaPresentare una propostaPresentare una propostaPresentare una proposta Per presentare una proposta l’autore deve entrare nel sistema e, dalla sua pagina principale, scegliere Autori. Passo 1: Iniziare la submission L’autore deve accettare la lista di controllo della submission (impostata dal gestore del convegno). Se qualcuna delle righe non viene accettata, non è possibile andare avanti. A questo punto l’autore deve accettare la dichiarazione di copyright (creato in precedenza). Se l’accordo non viene accettato non è possibile proseguire. Ora l’autore può selezionare il raggruppamento più appropriato alla propria submission. Infine l’autore può aggiungere qualsiasi ulteriore commento.
- 80. 80 OCS in un’ora Salvare e andare avanti. Passo 2: Inserire i metadati della submission I dati dell’autore vengono caricati automaticamente a partire da quelli inseriti in fase di registrazione. Utilizzando il pulsante aggiungi un autore, possono essere aggiunti ulteriori autori. L’autore che effettua la submission (nell’esempio provautore) è comunque considerato autore principale. L’autore deve poi specificare il tipo di submission. Successivamente l’autore inserisce titolo e abstract della proposta ed alcuni elementi utili per l’indicizzazione e la ricerca
- 81. 81 OCS in un’ora Ed eventualmente gli enti che abbiano finanziato e sostenuto la ricerca. Quando questi passaggi sono completati, l’autore seleziona Salva e continua per completare la submission (se il convegno è stato configurato per accettare prima solamente gli abstract) o va al passo tre, per caricare il file della submission. Passo 3: Caricamento della submission Usare l’interfaccia di caricamento, poi salvare e proseguire.
- 82. 82 OCS in un’ora Passo 4: Caricamento di file supplementari Se consentito dalla configurazione del convegno, gli autori hanno l’opportunità di caricare file supplementari, come insiemi di dati, per esempio. Passo 5: Conferma della submission Infine, l’autore conferma la submission. Selezionando il pulsante Chiudi la submission, le informazioni verranno inviate al convegno. Dopo che la proposta è stata depositata con successo, l’autore può entrare di nuovo per vedere lo status della sua proposta. Nell’esempio accanto, la proposta è ancora in attesa di essere assegnata a un revisore. È possibile, inoltre, inviare altre proposte.
- 83. 83 OCS in un’ora Replicare alle revisiReplicare alle revisiReplicare alle revisiReplicare alle revisionionionioni L’autore può tornare periodicamente a controllare il progresso della sua submission. Riceverà comunque una email automatica con l’esito della revisione. La submission può essere rifiutata o si può ricevere il suggerimento di proporla a un altro convegno. Inoltre, si può ricevere la richiesta di modificare la submission secondo le proposte dei revisori, nel qual caso l’autore apporterà le sue modifiche e reinvierà il documento per l’approvazione finale. Infine, la submission può essere accettata senza ulteriori modifiche. Se il convegno è impostato per accettare solo gli abstract o se è stato inviato anche il paper definitivo, il compito dell’autore si esaurisce qui. Se invece il convegno è impostato per raccogliere prima gli abstract e in un secondo momento i paper, a questo punto l’autore deve concludere l'iter (vedi il passo 3: caricamento della submission).
- 84. 84 OCS in un’ora LettoriLettoriLettoriLettori Visitare il sito webVisitare il sito webVisitare il sito webVisitare il sito web del convegnodel convegnodel convegnodel convegno Una volta che tutte le configurazioni del convegno sono state ultimate, il sito web può essere messo a disposizione dei visitatori. Innanzitutto il sito conterrà informazioni sul convegno, come avvisi, presentazione, call for papers, submission di proposte, politiche di gestione, programma, registrazione, organizzatori e partner, scadenze. Una volta che il convegno comincia ad accettare le submission, inoltre, le sezioni Presentazioni e Autori inizieranno a contenere file. Se il convegno è ad accesso aperto (open access), i paper verranno messi a disposizione di tutti. Se il convegno è ad accesso limitato, solamente gli utenti registrati potranno accedere ai paper.
- 85. 85 OCS in un’ora PartecipantiPartecipantiPartecipantiPartecipanti al convegnoal convegnoal convegnoal convegno Tutti coloro che sono interessati a registrarsi per partecipare al convegno, utilizzeranno la funzione Registrazione sul sito web del convegno. Innanzitutto vengono visualizzate tutte le informazioni sulla registrazione e sui costi: FiguraFiguraFiguraFigura 25252525: Costi: Costi: Costi: Costi del convegnodel convegnodel convegnodel convegno
- 86. 86 OCS in un’ora La figura sopra mostra come alcune opzioni particolari (per esempio la registrazione anticipata) vengano automaticamente disabilitate (v. § Registrazione, p. 50). Un nuovo utente può scegliere tra le opzioni disponibili. Bisogna notare che è possibile utilizzare dei buoni sconto, cioè dei codici che possono essere comunicati agli speaker invitati o ai primi registrati, per ricevere sconti o esenzioni dalle tasse di iscrizione. Successivamente si riempie il modulo dei dati personali. È inoltre possibile comunicare eventuali esigenze particolari, come preferenze dietetiche, e vedere le informazioni per contattare il responsabile delle iscrizioni. Se è stato selezionato il pagamento manuale, l’utente registrato potrà inviare un assegno o un ordine di pagamento al responsabile delle iscrizioni e il processo di registrazione sarà concluso.
- 87. 87 OCS in un’ora Se è stato scelto il pagamento via PayPal verrà mostrata immediatamente la pagina del sito web sicuro di PayPal: Selezionando Continua si raggiunge il conto del convegno su PayPal, che permette di eseguire il pagamento on line, completando il processo di registrazione.
- 88. 88 OCS in un’ora ConclusioniConclusioniConclusioniConclusioni Seguendo tutte le indicazioni contenute in questo documento, a questo punto il sistema di gestione del convegno dovrebbe essere ben funzionante. Man mano che verranno aggiunte nuove funzionalità al software, questo manuale verrà aggiornato. Per ogni suggerimento di correzione o di aggiunta, è possibile scrivere a: [email protected]
- 89. 89 OCS in un’ora SommarioSommarioSommarioSommario Introduzione .................................................................................................. 3 Caratteristiche di OCS ........................................................................................................... 3 Flusso di lavoro..................................................................................................................... 5 Requisiti di sistema............................................................................................................... 7 Test-Drive di OCS 2.0 ........................................................................................................... 7 Ruoli ..................................................................................................................................... 9 Amministratore del sito (Site administrator).................................................. 11 Come iniziare...................................................................................................................... 11 Gestione del sito ................................................................................................................. 12 Convegni (hosted conferences) ........................................................................................... 14 Lingue................................................................................................................................. 16 Fonti di autenticazione........................................................................................................ 16 Informazioni di sistema ...................................................................................................... 16 Scadenza delle sessioni utente............................................................................................ 17 Pulire la cache dei dati ........................................................................................................ 17 Pulire la cache dei template ................................................................................................ 18 Gestore del convegno (Conference Manager) ................................................ 19 Gestione del sito web.......................................................................................................... 20 Passo 1: Informazioni sul convegno ................................................................................ 20 1.1 Descrizione del convegno ..................................................................................... 21 1.2 Contatto principale del sito del convegno ............................................................. 21 1.3 Informazioni sul copyright .................................................................................... 22 1.4 Politica di accesso all’archivio ............................................................................... 24 1.5 Dichiarazione sulla privacy.................................................................................... 24 1.6 Ulteriori note sul convegno ................................................................................... 25 Passo 2: Contenuti aggiuntivi.......................................................................................... 25 2.1 Homepage............................................................................................................. 25 2.2 Informazioni per gli utenti..................................................................................... 26 2.3 Avvisi .................................................................................................................... 27 2.4 Accesso alle presentazioni .................................................................................... 28
- 90. 90 OCS in un’ora Passo 3: Intestazione e piè di pagina, liste e barra di navigazione del sito...................... 29 3.1 Intestazione della home page del convegno.......................................................... 29 3.2 Intestazione del sito web....................................................................................... 29 3.3 Piè di pagina ......................................................................................................... 30 3.4 Liste ...................................................................................................................... 30 Passo 4: Il foglio di stile (CSS) del convegno.................................................................... 32 Passo 5: Registri e verifiche............................................................................................. 32 Passo 6: Indicizzazione del convegno ............................................................................. 33 6.1 Indicizzare con i motori di ricerca ......................................................................... 33 6.2 Registrare il convegno per l’indicizzazione (Metadata Harvesting) ........................ 34 Convegni in programma (scheduled conferences)............................................................... 35 Setup di un convegno ......................................................................................................... 37 Passo 1: Informazioni di dettaglio................................................................................... 37 1.1 Descrizione di un convegno .................................................................................. 37 1.2 Luoghi del convegno ............................................................................................ 38 1.3 Contatto principale................................................................................................ 39 1.4 Contatto tecnico.................................................................................................... 39 1.5 Email riconoscibili ................................................................................................. 39 1.6 Organizzazioni sponsor ........................................................................................ 40 1.7 Altri enti finanziatori ............................................................................................. 40 Passo 2: Submission....................................................................................................... 40 2.1 Processo di Submission......................................................................................... 41 2.2 Call for Papers (CFP) .............................................................................................. 41 2.3 Linee guida per gli autori ...................................................................................... 42 2.4 Indicizzazione delle submission............................................................................ 42 2.5 Identificazione del contenuto del convegno .......................................................... 43 Passo 3: Il procedimento di revisione .............................................................................. 43 3.1 Modalità di revisione ............................................................................................. 43 3.2 Peer Review ........................................................................................................... 44 Calendario del convegno..................................................................................................... 45 Sessioni del convegno......................................................................................................... 45 Gli organizzatori ................................................................................................................. 47 Programma ......................................................................................................................... 49 Statistiche ........................................................................................................................... 49 Registrazione ...................................................................................................................... 50 Tipi di registrazione ........................................................................................................ 50 Regole per la registrazione.............................................................................................. 51
- 91. 91 OCS in un’ora Informazioni di registrazione .......................................................................................... 51 Promemoria di scadenza delle registrazioni .................................................................... 52 Opzioni per l’accesso aperto nelle registrazioni ai convegni ........................................... 52 Metodi di pagamento .......................................................................................................... 53 Pagamento manuale........................................................................................................ 53 Pagamento tramite PayPal ............................................................................................... 53 Ruoli ................................................................................................................................... 55 Creare nuovi utenti ......................................................................................................... 55 Assegnare i ruoli agli utenti ............................................................................................ 56 Inviare email agli utenti................................................................................................... 56 Entrare come un utente................................................................................................... 57 Avvisi .................................................................................................................................. 58 Email preimpostate ............................................................................................................. 58 Navigazione tra i file ........................................................................................................... 60 Import/Export dei dati ........................................................................................................ 60 Lingue................................................................................................................................. 60 Registro delle operazioni .................................................................................................... 61 Plugin di sistema................................................................................................................. 61 Direttore ...................................................................................................... 64 Come iniziare...................................................................................................................... 64 Assegnare le submission..................................................................................................... 64 Aggiungere un direttore di sessione ................................................................................... 65 Archiviare una submission .............................................................................................. 67 Curare l’editing di un paper ................................................................................................ 68 Caricamento delle bozze delle submission...................................................................... 68 Direttore di sessione (Track Director) ........................................................... 69 Richiedere una revisione ..................................................................................................... 69 Rispondere a una revisione ................................................................................................. 71 Revisori (Rewiever) ....................................................................................... 75 Revisionare una submission................................................................................................ 75 Autori .......................................................................................................... 78 Registrarsi come autore ...................................................................................................... 78 Presentare una proposta ..................................................................................................... 79
- 92. 92 OCS in un’ora Passo 1: Iniziare la submission........................................................................................ 79 Passo 2: Inserire i metadati della submission .................................................................. 80 Passo 3: Caricamento della submission........................................................................... 81 Passo 4: Caricamento di file supplementari..................................................................... 82 Passo 5: Conferma della submission ............................................................................... 82 Replicare alle revisioni ........................................................................................................ 83 Lettori.......................................................................................................... 84 Visitare il sito web del convegno......................................................................................... 84 Partecipanti al convegno .............................................................................. 85 Conclusioni.................................................................................................. 88 Sommario .................................................................................................... 89