Oplossing kleinschalige(jeugd)hulp, begeleiding en behandeling

1
Qsuite
Het instrument dat het
kwaliteitskader vanuit de klant
praktisch maakt:
Faciliteren en sturen op uitkomsten van
1. Het klantproces
2. Het medewerkersproces
3. Het organisatieproces
in samenwerking met
Een concept en instrument voor het besturen en
faciliteren van de organisatie vanuit de klant

Praktisch faciliteren
van de drie procesonderdelen
2
1.
Klant
2.
Medewerker
3.
Organisatie
1. Klant
• Wie is de klant?
• Wat is zijn/haar vraag?
• Zelfstandigheidsmeting
• Risicometingen
• Indicatie/beschikking
• Cliëntplan
• Methodisch proces
• Klantplanning
• Rapporteren
• Registreren
• Signaleren
• MIC meldingen
• Inzage in eigen portaal (voor
cliënten, naasten en
mantelzorgers)
• Cliëntwaarderingsonderzoeken
• Assessments op het
cliëntdossier
2. Medewerker
• Dossier van de medewerkers
• Dossier van de vrijwilligers
• Contracten
• Deskundigheden (wo SKJ registratie)
• Competenties
• Functioneringsgesprekken
• MIM meldingen
• Planning
• Medewerkeragenda
• Urenregistratie
• Verlof
• Verzuim
• Uren t.b.v. verloning
Inzage en communicatie
over de planning in
portaal (telefoon, tablet)
3. Organisatie
• Teams
• Planning per team
• Administratie zorglevering
• Planning, registratie, accordering en facturatie
• Factureren (ook via landelijk berichtenverkeer)
• Koppeling naar de boekhouding (financieel pakket)
• Kwaliteit: Jaarplanning
• Kwaliteit: Processen, documenten en communicatie
• Kwaliteit: Meten, feedback, uitkomsten, reflecteren
• Borging: uitkomsten, leren en continu verbeteren
Planning &
sturen op
uitkomsten
Optimalisatie van de planning
en resultaten

Praktisch faciliteren:
drie onderdelen in één systeem
3
Planning &
sturen op
uitkomsten
Klantdossier richten we
op maat in met elkaar
Medewerkersdossier richten
we op maat in met elkaar
Planning per team
(centraal te plannen of
decentraal, door
zelfsturende teams)
1.
Klant
2.
Medewerker
3.
Organisatie

Niet zomaar:
binnen het kwaliteitskader
4
1. De Klant en de Maatschappelijke meerwaarde (Missie) steeds het
vertrekpunt
2. De rest van de onderdelen volgt
3. De logische volgorde is de unieke kracht: het brengt de kloppende ordening
aan
4. Dit Improvement Model is geaccepteerd door de Raad voor Accreditatie en
kan daardoor onafhankelijk worden getoetst (door Certificerende Instellingen)
5. Het is niet alleen een verbetersysteem, maar we hebben steeds
toetsmomenten of op uitkomsten (1) de klant écht het uitgangspunt is, (2)
de bedrijfsmatige basis goed is, (3) kwaliteit en veiligheid goed geregeld
zijn en risico’s beheerst en (4) het maatschappelijk resultaat goed is

Kwaliteitskader geordend in 12
kernprocessen
5
1. Ook hier weer steeds redeneren
vanuit de Klant.
2. De 12 kernprocessen zijn een
hulpmiddel bij het inrichten van
de Qsuite, maar ook bij het
kwaliteitsdenken in de
organisatie.
3. De 12 kernprocessen vormen met
elkaar het totaal van de
organisatie: dicht bij de klant in
het primaire proces,
ondersteunend en beleidsmatig.
Maar altijd ingebed in de
maatschappelijke context.
4. Ook hier geeft het ordening en
richting: houvast dus

Kwaliteitskader levert output op
uitkomsten en in de verbetercyclus
6
Januari
Juni
December
September
April
In de jaarcyclus krijgt iedereen op tijd een reminder. De uitkomsten vanuit de
dossiers, de onderzoeken en alle screenings en self-assessments vullen het
dashboard met uitkomsten.
Optimale transparantie en groeipaden leiden tot ‘vanzelfsprekende
verbetering’: meetbaar en valide.
Iedereen die meewerkt, draagt bij vanuit de eigen rol.

Op basis van uitkomsten
certificatie: een valide waarborg
7
Groeien en verbeteren
door werken én leren

Verbeteren door leren
8
Leven-lang-leren ondersteunen
Groei- en leerpaden
Iedereen een opleiding vanuit de eigen rol
Blended-learning
Leergroepen
Digitaal leerplatform
Kennis delen
Ook hier persoonlijke certificering en landelijke registraties
mogelijk
Maar ook:
Als organisatie deel uitmaken van een kennisplatform
Ook in netwerkverband met organisaties kennis delen
en mogelijkheden voor verbetering zoeken.

Verbeteren door werken:
een werkomgeving op maat ingericht
9
1. Klant
2.
Medewerker
Planning &
sturen op
uitkomsten
3.
Organisatie

Kortom, leren en werken in één
10

De werkomgeving begint
bij een ‘persoon’
11
1. Klant
> Wie is de klant?
> Wat is zijn/haar vraag?
> Zelfstandigheidsmeting
> Risicometingen
> Indicatie/beschikking
> Cliëntplan
> Methodisch proces
> Klantplanning
> Rapporteren
> Registreren
> Signaleren
> MIC meldingen
> Inzage in eigen portaal
> Cliëntwaarderings-
onderzoeken
> Assessments op het
cliëntdossier
Het vertrekpunt is de klant.
Een klant is een persoon. Een persoon kan een cliëntdossier (klantdossier) hebben (of
meerdere dossiers met verschillende profielen waardoor het systeem heel flexibel op maat
kan worden gemaakt). In het dossier van de klant kunnen de volgende onderdelen worden
toegevoegd.

Het klantdossier:
Wie is de klant?
12
1. Klant
> Wie is de klant?
> Risicometingen
> Cliëntplan
> Methodisch proces
> Klantplanning
> Rapporteren
> Registreren
> Signaleren
> MIC meldingen
onderzoeken
cliëntdossier
Het cliëntdossier (klantdossier) wordt methodisch ingericht en kan op maat worden
afgestemd. Van intake, naar risicometing, plan, rapportage, uitvoering, evaluatie en weer
bijstellen.
In het dossier zijn diverse instrumenten beschikbaar om het methodisch
proces op te bouwen. Door verschillende metingen en vragen (intake,
aanmelding) ontstaat er zicht op wie de klant is. Vanuit de metingen
worden uitkomsten berekend, zodat zicht is op de voortgang en op
mogelijk risico’s waar maatregelen voor moeten worden getroffen.
De voortgang ‘over de tijd
heen’ is ook zichtbaar. Een
meting staat zo niet op
zichzelf maar is onderdeel
van het methodisch proces.

Het cliëntplan
13
1. Klant
> Wie is de klant?
> Risicometingen
> Cliëntplan
> Methodisch proces
> Klantplanning
> Rapporteren
> Registreren
> Signaleren
> MIC meldingen
onderzoeken
cliëntdossier
Vanuit de metingen worden de aandachtspunten als ‘voorbeelddoelen’ en acties zichtbaar.
Zo kan er niet vergeten worden om beheersmaatregelen te nemen.
Verder kan het plan opgebouwd worden aan de hand van verschillende leefgebieden
(leefdomeinen, of zelf te kiezen leefgebieden).
Acties worden aangemaakt en kunnen
worden toegewezen aan
verantwoordelijken. Zo wordt ook
zichtbaar wat het netwerk allemaal doet.
In de klantagenda en de agenda van de
eerst verantwoordelijke zijn de einddata
van het plan en de doelen ook zichtbaar,
zodat er op tijd kan worden
geëvalueerd.

Overige onderdelen in het dossier
14
1. Klant
> Wie is de klant?
> Risicometingen
> Cliëntplan
> Methodisch proces
> Klantplanning
> Rapporteren
> Registreren
> Signaleren
> MIC meldingen
onderzoeken
cliëntdossier
In het klantdossier worden vervolgens de rapportages/ evaluaties opgeslagen, kan er via
een berichtenbox contact worden onderhouden met de familie en kunnen MIC meldingen
worden gedaan.
Meldingen worden automatisch
doorgezonden naar de persoon die
de melding in behandeling kan
nemen.

Overige onderdelen in het dossier
15
1. Klant
> Wie is de klant?
> Risicometingen
> Cliëntplan
> Methodisch proces
> Klantplanning
> Rapporteren
> Registreren
> Signaleren
> MIC meldingen
onderzoeken
cliëntdossier
(Cliënt)waarderingsonderzoeken kunnen gepubliceerd worden op de website, zodat deze
ingevuld kunnen worden door alle belanghebbenden. Antwoorden worden in de Qsuite
opgeslagen en daar berekend tot uitkomsten.
Alle uitkomsten leiden weer
tot scores in het dashboard.
Zo heb je in één oogopslag
duidelijk waar de risico’s
liggen en waar de
verbeterkansen aanwezig
zijn.
Ook worden er zo self-assessments ingevuld, zoals
bijvoorbeeld AO/IC controles (per klantdossier).

Het medewerkersdossier
16
2. Medewerker
> Dossier van de medewerkers
> Dossier van de vrijwilligers
> Contracten
> Deskundigheden (SKJ registraties)
> Competenties
> Functioneringsgesprekken
> MIM meldingen
> Planning
> Medewerkeragenda
> Urenregistratie
> Verlof
> Verzuim
> Uren t.b.v. verloning
> Inzage en communicatie
over de planning/ doelen/ rapportage
in portaal (telefoon, tablet)
> Self-assessments
> Medewerkerwaarderingsonderzoeken
> Screening arbeidsomstandigheden
Gespiegeld aan het klantdossier, hebben ook alle medewerkers dossiers. Alle relevante
gegevens over contracten, verlof, verzuim, deskundigheden en MIM meldingen liggen in dit
dossier vast.
De medewerker kan primair werken vanuit de mobiele app, waarbij de medewerker zijn of
haar planning kan zien en vanuit daar de ondersteuning kan leveren, tijd boeken, doelen
bekijken en doelgericht rapporteren.
Het dossier van de medewerker werkt
verder exact hetzelfde als het dossier
van de klant. Inclusief onderzoeken,
assessments en uitkomsten.

Het organisatiedossier
De planning
17
3. Organisatie
> Teams
> Planning
> Administratie zorglevering
> Planning, registratie, accordering en
facturatie
> Factureren (ook via landelijk
berichtenverkeer)
> Koppeling naar de boekhouding
> Kwaliteit: Jaarplanning
> Kwaliteit: Processen, documenten en
communicatie
> Kwaliteit: Meten, feedback,
uitkomsten, reflecteren
> Borging: uitkomsten, leren en continu
verbeteren
Om de doelen in het plan te halen, wordt er individuele begeleiding geboden of worden er
groepsactiviteiten ingezet. Op basis van het aanbod vanuit de organisatie (gekoppeld uiteraard
aan alle landelijke prestatie- en declaratiecodes) kan er gepland worden. Er is een centrale
planning vanuit de organisatie. Deze kan worden gepland of alleen bekeken. Deze centrale
planningsagenda is ook gekoppeld aan de agenda’s bij de cliënten en de medewerkers.
Er kunnen diensten, losse activiteiten, trainingen en
cursussen worden gepland.
Is de planning goed? Dan krijgt
de medewerker de planning door
via de app. De medewerker ziet
welke activiteit, welke cliënten,
welke bijzonderheden per cliënt,
etc.

Planning, rapportage en registratie
18
3. Organisatie
> Teams
> Planning
facturatie
berichtenverkeer)
communicatie
verbeteren
Na afloop van de activiteit rapporteert de
medewerker de aanwezigheid (wat meteen
leidt tot een declaratieregel), maar ook
rapporteert de medewerker inhoudelijk.
Deze rapportage wordt aan het dossier
toegevoegd en is ook zichtbaar in de
klantenapp/ouderportal.

Facturatie
19
3. Organisatie
> Teams
> Planning
facturatie
berichtenverkeer)
communicatie
verbeteren
Alle gewerkte uren door de medewerker en de geboekte uren op de klant worden door het
registreren van de aanwezigheid en het afvinken van de activiteiten vanuit de planning
meteen al weggeschreven op de urenstaten. De urenstaten worden geaccordeerd en
vervolgens kunnen er facturen worden opgemaakt.
Registratie en
facturatie zijn zo een
logisch gevolg van
een stevig inhoudelijk
methodische proces.

Gedegen administratief proces rondom
het landelijk berichtenverkeer
20
3. Organisatie
> Teams
> Planning
> Planning, registratie, accordering
berichtenverkeer)
communicatie
verbeteren
Voor de koppeling met het landelijk berichtenverkeer werken we samen met De Heer
Software. Alle geboekte uren worden naar PlanCare van De Heer Software verzonden.
WLZ indicaties of Jeugd/WMO beschikkingen komen via landelijk berichtenverkeer vanuit
PlanCare in Qsuite. Alle geregistreerde en geaccordeerde productieregels zijn het startpunt
van het ‘proces van de zorgadministratie’.

Slim en efficiënt digitaliseren
21
3. Organisatie
> Teams
> Planning
> Registratie, accorderen en factureren
(ook via landelijk berichtenverkeer)
communicatie
verbeteren
Bij de inrichting kijken we altijd naar hoe we de dingen zo slim en licht mogelijk kunnen
inregelen en door de ICT kunnen laten ondersteunen.
Bijvoorbeeld door een koppeling met Ondertekenen.nl.
Overeenkomsten, plannen en andere documenten kunnen via Ondertekenen.nl worden
aangeboden aan de klant, diens vertegenwoordiger en ook aan medewerkers of andere
contractpartners. De overeenkomsten worden direct ondertekend weggeschreven in het
dossier. Automatisch wordt men herinnerd aan het ondertekenen.

Kwaliteit en borging van het geheel:
De jaarplanning
22
3. Organisatie
> Teams
> Planning
communicatie
verbeteren
Januari
Juni
April
Wie doet wat op welk moment om alles gaande te houden en op tijd te werken aan verbetering?
In de jaarcyclus krijgt iedereen op tijd een reminder. De uitkomsten vanuit de dossiers, de
onderzoeken en alle screenings en self-assessments vullen het dashboard met uitkomsten.
Werkendeweg toetst iedereen zichzelf vanuit de eigen rol en worden de uitkomsten zichtbaar.
Gewoon aan het werk zijn en gewoon vanzelf herinnerd worden.

Processen, documenten en communicatie
23
3. Organisatie
> Teams
> Planning
communicatie
verbeteren
Ook naslagwerk moet geborgd zijn. Automatisch
documentenbeheer, met herinneringen voor de
documenteigenaren maken hier onderdeel vanuit.
Maar uiteraard wel in samenhang en geordend op basis
van de 12 kernprocessen die nader uitgewerkt worden in
procedures. Deze procedures corresponderen weer met
de inrichting van de dossiers.
Zo hangt alles met elkaar samen.
Afstemming en communicatie kan via het intranet:
prikbord, nieuws delen, forums, etc…

Meten, feedback en reflectie
24
3. Organisatie
> Teams
> Planning
communicatie
verbeteren
Met de reminder uit de jaarplanning als trigger én het naslagwerk om
op terug te vallen, meet iedereen – vanuit de eigen rol – op gezette
momenten alle belangrijke onderdelen. Zo wordt alle data
verzameld…

Kwaliteit en borging van het geheel
door uitkomsten: leren en verbeteren
25
3. Organisatie
> Teams
> Planning
communicatie
verbeteren
Om zo alle data te gebruiken om langs de valide lat van het
Improvement Model om te rekenen in uitkomstscores.
Met concrete verbeterpunten kan er snel geleerd worden.
Op basis van de uitkomsten
worden verbetermaatregelen
getroffen en kan er worden
bijgeleerd. Leergroepen en een
leerplatform zijn hier
ondersteunend aan.
Een draaiende verbetercyclus
wordt zo ook een logisch
gevolg.

26
De oplossingen en de software in de Qsuite zijn allemaal gebaseerd op het kwaliteitskader
‘Improvement Model’.
Kenniscentrum Novire ontwikkelt en beheert het Improvement Model. Het Improvement Model is een
landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerd certificatieschema.
Het is de basis voor de Qsuite – een vertaling in software – én voor alle opleidingen die worden
aangeboden door de Novire Improvement Academy.
Wij geloven in verbinding, samenhang, kennis delen en een vernieuwende vorm van transparantie.
Met het gedachtegoed van het Improvement Model én al het bijbehorende instrumentarium willen
we bijdragen aan het nemen van de Klant als vertrekpunt én het vernieuwend samenwerken met
elkaar.

Oplossing kleinschalige(jeugd)hulp, begeleiding en behandeling

More Related Content

Similar to Oplossing kleinschalige(jeugd)hulp, begeleiding en behandeling

More from Evelien Verkade

Oplossing kleinschalige(jeugd)hulp, begeleiding en behandeling