More Related Content
Similar to Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dan API Spec Q1 di PT. Pipa Mas Putih Sebagai Bagian Business Rules Perusahaan (20)
Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dan API Spec Q1 di PT. Pipa Mas Putih Sebagai Bagian Business Rules Perusahaan
- 1. TUGAS MANDIRI Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 dan API Spec Q1 di PT. Pipa Mas Putih Sebagai Bagian Business Rules Perusahaan Mata Kuliah: Manajemen Basis Data Nama Mahasiswa : Dedy Kurniadi NPM : 113620020 Kode Kelas : 111-55004-N1 Dosen : Derist Touriano, SE., ST., M.Kom STMIK PUTERA BATAM 2012
- 2. KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah berkenan memberi Rakhmat dan dan Hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan dengan sebaik-baikya makalah tugas mandiri dari mata kuliah Manajemen Basis Data yang berjudul “Penerapan Business Rules di PT. Pipa Mas Putih”. Makalah tugas mandiri ini disusun berdasarkan landasan teori dari materi kuliah Manajemen Basis Data dan materi lainnya yang berhubungan dengan Manajemen Basis Data. Materi-materi yang dirangkum tersebut diharapkan dapat menambah pengetahuan dan wawasan bagi mahasiswa dan pembaca pada umumnya dan bagi penulis sendiri pada khususnya. Terima kasih yang sebanyak banyaknya kepada Pihak Manajemen PT. Pipa Mas Putih yang telah membantu memberikan informasinya, sehingga tugas mandiri ini dapat disusun dan diselesaikan dengan sebaik-baiknya. Batam, Januari 2012. Penulis i
- 3. DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR…………………………………………………………………....... i DAFTAR ISI………………………………………………………………………………. ii BAB I PENDAHULUAN……………………………………………………………….1 1.1 Latar Belakang Masalah…………………………………………………… 1 1.2 Tujuan dan Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Mutu………………… 3 1.2.1 Tujuan………………………………………………………………. 3 1.2.2 Manfaat……………………………………………………………... 3 1.3 Ruang Lingkup…………………………………………………………….. 5 BAB II LANDASAN TEORI…………………………………………………………… 6 2.1 Sistem Manajemen Mutu ISO 9000……………………………………….. 6 2.2 Sistem Manajemen Mutu API Spec Q1…………………………………… 8 2.3 Business Rules…………………………………………………………….. 9 2.3.1 Kategori Aturan Bisnis…………….……………………………….. 11 2.3.2 Siklus Aturan Bisnis dan Manajemen Proses Bisnis……………….. 13 BAB III ANALISA………………………………………………………………………. 15 3.1 Analisa Berdasarkan Data.…..……………………………………………. 15 3.2 Analisa Berdasarkan Wawancara…….…………………………………… 15 BAB IV KESIMPULAN……………………………….…………………………............ 17 DAFTAR PUSTAKA / REFERENSI……………………………………………………... 18 ii
- 4. BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG MASALAH PT. Pipa Mas Putih yang dikenal dengan nama PIPAMAS, pabriknya berlokasi di jalan Tenggiri No. 1 Kawasan Industri Batu Ampar, Kota Batam, sedangkan kantor pusatnya di jalan Kramat Asem No. 1 Jakarta dan mempunyai fasilitas Repair Shop di jalan Duri-Dumai KM 4.5 Duri, Riau adalah Perusahaan Manufaktur yang memproduksi pipa saringan (Screen Jacket) dan Penguliran Pipa-pipa (Casing dan Tubing) yang digunakan untuk perlengkapan pengeboran minyak dan gas alam, air sumur dan industri pertambangan lainnya, baik untuk kebutuhan dalam negeri maupun luar negeri. Pelanggan Pipamas sebagian besar adalah perusahaan pertambangan minyak dan gas alam Indonesia yang disebut Indonesian Oil Company yang investornya sebagian besar dari luar negeri termasuk Pertamina dan BP Migas. PT. Pipa Mas Putih senantiasa melayani pelanggan dengan sebaik-baiknya dengan cara memenuhi persyaratan yang ditentukan pelanggan, selain itu juga dapat mensuplay produk yang bermutu tinggi sesuai kebutuhan pelanggan yang sesuai dengan system manajemen mutu berstandar Internasional seperti standar International Organization for Standardization (ISO 9001:2008) dan American Petroleum Institute (API Spec 5CT). Sejak awal Bulan Agustus 2011 kebutuhan akan Pipa Saringan (Screen Jacket) dan Penguliran Pipa-pipa (Casing dan Tubing) untuk perusahaan pertambangan minyak dan gas alam di Indonesia sangat tinggi, pesanan untuk pengadaan barang-barang tersebut terus masuk ke Pipamas, sehingga meningkatnya permintaan produk tersebut dan padatnya jadwal produksi yang berarti meningkatnya operasional dan aktivitas perusahaan. Untuk memenuhi permintaan pelanggan tersebut maka jadwal produksi ditambah, waktu kerja di buat dua shift x 24 jam (1 shit/12 jam) jika perlu hari sabtu dan minggu dipergunakan juga. Permintaan dari pelanggan akan produk-produk tersebut terus berdatangan, akan tetapi untuk memenuhi permintaan pelanggan tersebut harus memenuhi pesyaratan administrasi yang harus dipatuhi, permintaan pelanggan tersebut adalah perusahaan yang memproduksi barang-barang peralatan untuk industri perminyakan dan gas alam harus mempunyai sertifikat lisensi American Petroleum Institute (API) yaitu suatu badan sertifikasi 1
- 5. perminyakan di Amerika di bidang sistem manajemen mutu untuk spesifikasi produk yang serinya yaitu API Spec Q1 : Specification for Quality Programs for the Petroleum, Petrochemical and Natural Gas Industry yang seri Sertifikat Lisensinya adalah API Spec 5CT : Spesification for Casing and Tubing, serta harus mempunyai sertifikat registrasi International Standardization Organization (ISO 9001) yaitu suatu badan standardisasi international di bidang sistem manajemen mutu yang berkantor pusat di Geneva, Swiss. Perusahaan yang mengadopsi sistem manajemen mutu ISO 9001 dan API Spec Q1 harus mematuhi segala ketentuan yang dipersyaratkan oleh kedua Badan sertifikasi tersebut yang harus mempunyai dokumen sistem mutu, prosedur, instruksi kerja, gambaran proses kerja, rencana mutu dan lain-lain yang berhubungan dengan sistem manajemen mutu di perusahaan. Sertifikat yang diberikan kepada perusahaan yang mengadopsi sistem manajemen mutu API dan ISO tersebut harus lulus audit oleh kedua badan sertifikasi yang mengeluarkan sertifikat lisensi tersebut. Persyaratan untuk mendapatkan kedua sertifikat tersebut sangat ketat sehingga perusahaan yang menerapkannya harus benar-benar mengikuti dan menjalankan sistem manajemen mutu tersebut. Perusahaan yang mempunyai lisensi ISO 9001 dan API Spec 5CT di perbolehkan mengikuti tender pengadaan atau sebagai pensuplay barang-barang kebutuhan perusahaan perminyakan dan gas alam diindonesia maupun di luar negeri. Dari segi bisnis, jelas bahwa kedua sertifikat ini adalah sebagai alat untuk mencapai sasaran perusahaan, sehingga manajemen perusahaan menilai bahwa sangat penting untuk mendapatkan dan memelihara kedua lisensi tersebut. Penerapan standar sistem manajemen mutu ISO 9001/API Spec Q1 berarti melakukan pengaturan berbagai aktifitas dalam organisasi dan menerapkannya. Perubahan-perubahan dalam berbagai aktifitas yang selama ini dilakukan organisasi mungkin diperlukan untuk memenuhi persyaratan standar sistem manajemen mutu ISO 9001/API Spec Q1. Satu hal yang mutlak diperlukan untuk memungkinkan perubahan terjadi dengan lancar adalah pengembangan'wawasan' dan kompetensi setiap karyawan yang terlibat dengan perubahan tersebut. Wawasan tentang manajemen mutu, alasan yang mendasari perubahan, manfaat yang akan timbul dari perubahan, pengetahuan tentang konsep dan teknik-teknik baru yang diperlukan harus dikembangkan dalam diri karyawan sebelum perubahan dapat dilakukan. 2
- 6. Wawasan akan memunculkan kesadaran internal karyawan untuk melakukan perubahan dan memungkinkan terjadinya perubahan yang lancar dan permanen. Penerapan standar sistem manajemen mutu ISO 9001/API Spec Q1 juga membutuhkan tahapan-tahapan yang sistematis, yang dimulai dari tahapan perencanaan perubahan, pelaksanaan, pemantauan dan tindak lanjut. Pada umumnya organisasi dapat menerapkan standar sistem manajemen mutu ISO 9001/API Spec Q1 dalam waktu sekitar antara 6 – 12 bulan. Variasi waktu tergantung dari ketersediaan sumber daya dalam organisasi, komitmen pihak manajemen, praktek manajemen mutu yang sudah diterapkan dan pengaturan program. Keberhasilan dalam penerapan ISO 9001/API Spec Q1 diukur dari 2 parameter dasar: Kesesuaian sistem manajemen dengan persyaratan ISO 9001/API Spec Q1 (yang berarti keberhasilan memperoleh sertifikat Lisensi API Spec 5CT dan Sertifikat registrasi ISO 9001) dan tingkat manfaat perbaikan yang diperoleh. Setiap organisasi mendapat manfaat perbaikan dalam tingkat yang berbeda-beda, tergantung dari cara dan metoda yang dipilih untuk memenuhi persyaratan dan efektifitas perubahan yang dilakukan. 1.2 TUJUAN DAN MANFAAT PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU 1.2.1 Tujuan Standar sistem manajemen mutu ISO 9001/API Spec Q1 bertujuan untuk menjamin konsistensi organisasi dalam menghasilkan produk yang bermutu yang dapat memuaskan pelanggannya. Untuk tujuan tersebut, ISO 9001/API Spec Q1 berisi persyaratan-persyaratan bagaimana organisasi harus mengendalikan berbagai proses yang dapat mempengaruhi mutu, baik langsung maupun maupun tidak langsung. Persyaratan tersebut pada dasarnya adalah saduran dari praktek-praktes bisnis yang sudah diakui oleh dunia industri efektif dalam upaya penjaminan mutu. 1.2.2 Manfaat a) Memperluas dan mempertahankan pasar Makin banyak industri menengah dan besar di Indonesia yang menjadikan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001/API Spec Q1 sebagai salah satu faktor yang menentukan dalam pemilihan pemasok mereka. 3
- 7. Alasan yang mendasarinya adalah jelas: Bahwa pemasok atau calon yang sudah menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001/API Spec Q1 berarti sudah melakukan berbagai pengaturan proses yang diperlukan untuk menjamin mutu produk yang akan dikirim kepada mereka. Manfaat lain tentunya timbul sebagai implikasi logis dari penerapan-persyaratan yang terkandung dalam ISO 9001/API Spec Q1dengan cara yang tepat. b) Mengurangi biaya yang tidak diperlukan karena kegagalan produk ISO 9001/API Spec Q1 mensyaratkan agar organisasi melakukan perencanaan yang layak sebelum organisasi melakukan proses produksi atau memberikan pelayanan. Ada cukup banyak persyaratan tentang perencanaan yang memungkinkan organisasi dapat mengidentifikasi potensi kegagalan sejak awal dan mencegah kegagalan sebelum terjadi dan dengan demikian mencegah kerugian yang tidak diperlukan. c) Memudahkan pengendalian berbagai aktifitas. ISO 9001/API Spec Q1 mensyaratkan agar organisasi melakukan pendekatan proses dalam upaya menjamin mutu produk. Dengan pendekatan ini organisasi dapat melihat dengan mudah seluruh aktifitas yang dilakukan dalam organisasi sebagai rangkaian dari proses-proses yang saling terkait dan saling mempengaruhi. Organisasi dapat mengetahui dengan jelas output yang dihasilkan dari setiap proses, kemana output tersebut dialirkan dan apa yang diharapkan oleh penerima output tersebut. Ini menjadi dasar yang berguna untuk mengatur bagaimana sebuah proses harus dilakukan dan bagaimana mengukur keberhasilan suatu proses. d) Meningkatkan kemampuan untuk peningkatan kinerja secara berkelanjutan ISO 9001/API Spec Q1 mensyaratkan agar organisasi melakukan tindakan koreksi yang sistematis, dimulai dari identifikasi masalah sampai pemantauan efektifitas tindakan koreksi. Tujuannya untuk menghilangkan akar penyebab setiap masalah tidak muncul kembali. Hal ini tentu akan membuat terus menerus berkembang ke arah yang lebih baik, bersih dari masalah-masalah kronis yang merugikan. 4
- 8. ISO 9001/API Spec Q1 juga memberikan persyaratan lain yang memungkinkan terjadinya peningkatan kinerja secara berkelanjutan seperti penetapan sasaran mutu, analisa data (termasuk tingkat kepuasan pelanggan) dan audit internal. Persyaratan-persyaratan lain dalam standar sistem manajemen mutu ISO 9001/API Spec Q1 juga membawa manfaat masing masing. Persyaratan tentang tinjauan manajemen akan membuat pihak majemen mendapatkan informasi terbaru dengan mudah tentang kinerja organisasi secara keseluruhan. Persyaratan tentang dokumentasi akan membuat organisasi dapat mengendalikan dokumen-dokumen dengan lebih rapih dan membuat pengaturan pengaturan yang baku (bukan berarti tidak fleksibel). Persyaratan tentang kompetensi dan pelatihan akan membuat organisasi mempunyai sumber daya manusia yang handal yang dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi. 1.3 RUANG LINGKUP Suatu keputusan strategis yang disepakati bersama untuk mengadopsi sistem manajemen yang mengarah kepada pencapaian kepuasan pelanggan dan secara konsisten memenuhi bentuk kepuasan tersebut serta berupaya meningkatkannya sejalan dengan perubahan-perubahan yang terjadi. Sistem manajemen yang dimaksudkan adalah sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1 dengan dasar orientasi kepuasan pelanggan yang mengarah kepada pemenuhan persyaratan pelanggan dan undang-undang yang berlaku terhadap produk/jasa. Tidak ada pengecualian dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1 tersebut, dimana semua persyaratan yang ditetapkan dalam ISO 9001:2008 dan API Spec Q1 diterapkan dan dilaksanakan oleh PT. Pipa Mas Putih. Ruang lingkup penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1 di PT. Pipa Mas Putih Batam dan Jakarta yang beralamat: Lokasi Pabrik : Jalan Tenggiri No.1, Batu Ampar - Batam 29451, Kepulauan Riau. Kantor Pusat : Gedung Cipta Graha, Jalan Kramat Asem No.1, Jakarta 13120. 5
- 9. BAB II LANDASAN TEORI Sistem Manajemen Mutu adalah sistem yang memuat garis besar kebijakan dan prosedur yang diperlukan untuk meningkatkan dan mengontrol berbagai proses menuju peningkatan business performance yang diaplikasikan pada seluruh kegiatan dan unit dalam suatu organisasi. Kunci utama dari kebijakan mutu adalah pencapaian kepuasan permanen dan kepercayaan stakeholders. Tujuan dicapai melalui identifikasi sistem, pengukuran dari seluruh proses yang mempengaruhi persepsi stakeholders terhadap mutu dari produk/pelayanan yang dihasilkan suatu organisasi. Sistem Manajemen Mutu merupakan suatu pola manajemen yang berisi prosedur- prosedur kerja agar dalam organisasi setiap orang mau berusaha bekerja keras secara terus menerus memperbaiki jalan menuju sukses. Sistem ini bukanlah seperangkat peraturan dan ketentuan yang kaku dan yang harus diikuti, melainkan seperangkat prosedur dan proses untuk memperbaiki kinerja dan meningkatkan mutu kerja. 2.1 Sistem Manajemen Mutu ISO 9000 ISO 9000 adalah kumpulan standar untuk sistem manajemen mutu (SMM). ISO 9000 yang dirumuskan oleh TC 176 ISO, yaitu organisasi internasional di bidang standardisasi. ISO 9000 pertama kali dikeluarkan pada tahun 1987 oleh International Organization for Standardization Technical Committee (ISO/TC) 176. ISO/TC inilah yang bertanggungjawab untuk standar-standar sistem manajemen mutu. ISO/TC 176 menetapkan siklus peninjauan ulang setiap lima tahun, guna menjamin bahwa standar-standar ISO 9000 akan menjadi up to date dan relevan untuk organisasi. Revisi terhadap standar ISO 9000 telah dilakukan pada tahun 1994 dan tahun 2000. Maka yang berlaku pada saat ini adalah ISO 9000 edisi tahun 2008 yaitu terdapat persyaratan yang harus dibuat dan dilaksanakan, antara lain : Adanya satu set prosedur yang mencakup semua proses penting dalam bisnis; Adanya pengawasan dalam proses pembuatan untuk memastikan bahwa sistem dapat menghasilkan produk-produk berkualitas; Tersimpannya data dan arsip penting dengan baik; 6
- 10. Adanya pemeriksaan barang-barang yang diproduksi untuk mendeteksi yang rusak, dengan disertai tindakan perbaikan yang benar apabila dibutuhkan; Secara teratur meninjau keefektifan tiap-tiap proses dan sistem kualitas itu sendiri. Sebuah perusahaan atau organisasi yang telah diaudit dan disertifikasi sebagai perusahaan yang memenuhi syarat-syarat dalam ISO 9001 berhak mencantumkan label "ISO 9001 Certified" atau "ISO 9001 Registered". Sertifikasi terhadap salah satu ISO 9000 standar tidak menjamin kualitas dari barang dan jasa yang dihasilkan. Sertifikasi hanya menyatakan bahwa bisnis proses yang berkualitas dan konsisten dilaksanakan di perusahaan atau organisasi tersebut. Walaupan standar-standar ini pada mulanya untuk pabrik-pabrik, saat ini mereka telah diaplikasikan ke berbagai perusahaan dan organisasi, termasuk perguruan tinggi dan universitas. Kumpulan Standar dalam ISO 9000 mencakup standar-standar di bawah ini: ISO 9000 - Quality Management Sistems - Fundamentals and Vocabulary: mencakup dasar-dasar sistem manajemen kualitas dan spesifikasi terminologi dari Sistem Manajemen Mutu (SMM). ISO 9001 - Quality Management Sistems - Requirements: ditujukan untuk digunakan di organisasi manapun yang merancang, membangun, memproduksi, memasang dan/atau melayani produk apapun atau memberikan bentuk jasa apapun. Standar ini memberikan daftar persyaratan yang harus dipenuhi oleh sebuah organisasi apabila mereka hendak memperoleh kepuasan pelanggan sebagai hasil dari barang dan jasa yang secara konsisten memenuhi permintaan pelanggan tersebut. Implementasi standar ini adalah satu-satunya yang bisa diberikan sertifikasi oleh pihak ketiga. ISO 9004 - Quality Management Sistems - Guidelines for Performance Improvements: mencakup perihal perbaikan sistem yang terus-menerus. Bagian ini memberikan masukan tentang apa yang bisa dilakukan untuk mengembangkan sistem yang telah terbentuk lama. Standar ini tidaklah ditujukan sebagai panduan untuk implementasi, hanya memberikan masukan saja. 7
- 11. Masih banyak lagi standar yang termasuk dalam kumpulan ISO 9000, dimana banyak juga diantaranya yang tidak menyebutkan nomor "ISO 900x" seperti di atas. Beberapa standar dalam area ISO 10000 masih dianggap sebagai bagian dari kumpulan ISO 9000. Sebagai contoh ISO 10007:1995 yang mendiskusikan Manajemen Konfigurasi dimana di kebanyakan organisasi adalah salah satu elemen dari suatu sistem manajemen. ISO mencatat "Perhatian terhadap sertifikasi sering kali menutupi fakta bahwa terdapat banyak sekali bagian dalam kumpulan standar ISO 9000. Suatu organisasi akan meraup keuntungan penuh ketika standar-standar baru diintegrasikan dengan standar-standar yang lain sehingga seluruh bagian ISO 9000 dapat diimplementasikan". Sebagai catatan, ISO 9001, ISO 9002 dan ISO 9003 telah diintegrasikan menjadi ISO 9001. Kebanyakan, sebuah organisasi yang mengumumkan bahwa dirinya "ISO 9000 Registered" biasanya merujuk pada ISO 9001. 2.2. Sistem Manajemen Mutu API Spec Q1. American Petroleum Institute (API Spec Q1) adalah Sistem manajemen mutu yang tidak sepopuler ISO 9001. Ini disebabkan oleh beberapa hal, antara lain: 1. API Spec Q1 ditujukan khusus untuk organisasi yang bergerak di bidang minyak dan gas. API Spec Q1 ini merupakan persyaratan spesifik (technical standard) dari standar sistem manajemen mutu untuk organisasi yang bergerak di bidang minyak dan gas (petroleum, petrochemical & natural gas industry sector). Standar ini dikeluarkan oleh American Petroleum Institute (API), sebuah organisasi yang terakreditasi oleh American National Standards Institute (ANSI) yang bertugas mengembangkan standar organisasi dan standar operasi untuk industri minyak dan gas. Hanya organisasi yang bergerak baik langsung ataupun tidak langsung di bidang minyak dan gas yang menerapkannya sistem ini. 2. API Spec Q1 tidak harus didaftarkan terlebih dahulu untuk mendapat sertifikasi. API Spec Q1 adalah prasyarat untuk mendapatkan API Monogram (API untuk standar produk peralatan industri minyak dan gas). Setiap organisasi yang ingin meraih sertifikat API Monogram diwajibkan mengimplementasikan API Spec Q1 di lingkungan organisasinya. 8
- 12. Namun, kewajian implementasi ini tidak diikuti dengan kewajiban mendaftarkan sertifikat API Spec Q1. Akan tetapi tentu, organisasi yang mendaftarkan sertifikasi API spec Q1 dan berhasil meraihnya telah membuktikan bahwa organisasinya telah sesuai dengan standar industri minyak dan gas yang diakui secara internasional. 3. API Spec Q1 tidak memiliki Certification Body (CB) selain API sendiri. Berbeda dengan ISO yang memiliki banyak perwakilan Certification Body (CB) di Indonesia semisal SGS, DQS, LRQA, BV, dan sebagainya, API tidak memiliki CB selain API sendiri. Sehingga pihak yang hendak mendaftarkan API Q1 harus berhubungan langsung dengan pusat API, Amerika. Perbedaan persyaratan & implementasi sistem yang diminta oleh API Spec Q1, ISO 9001 dan ISO/TS 29001? API Spec Q1 berisi semua persyaratan yang dimiliki oleh ISO 9001 dengan beberapa persyaratan tambahan yang disesuaikan kebutuhan industri minyak dan gas. Dengan kata lain, organisasi yang telah mengimplementasikan API Spec Q1 berarti telah memenuhi semua persyaratan yang diminta dalam ISO 9001. Ini dikarenakan API dan ISO saling bekerja sama dan menghasilkan sistem manajemen mutu untuk industri minyak dan gas; API dengan API Spec Q1 dan ISO dengan ISO/TS 29001. Kedua jenis standar ini adalah similar, hanya beda pada organisasi yang menerbitkannya. Ada sekitar tiga puluhan lebih persyaratan tambahan yang diminta oleh API Spec Q1 atau ISO/TS 29001 dibandingkan dengan ISO 9001. Penambahan persyaratan ini contohnya penambahan ketentuan masa simpan rekaman mutu minimal lima tahun, pelaksanaan management review minimal setahun sekali, serta kewajiban membuat beberapa prosedur beserta rekamannya di luar enam prosedur wajib yang ada di standard ISO 9001. 2.3 Business Rules Aturan Bisnis (Business Rules) adalah pernyataan yang mendefinisikan atau membatasi beberapa aspek dari bisnis dan selalu memutuskan untuk bisa benar atau salah. Aturan bisnis dimaksudkan untuk menegaskan struktur bisnis atau untuk mengendalikan atau 9
- 13. mempengaruhi perilaku bisnis. Bisnis aturan menggambarkan operasi, definisi dan batasan yang berlaku untuk organisasi. Aturan bisnis dapat diterapkan pada orang, proses, perilaku perusahaan dan sistem komputasi dalam suatu organisasi, dan diletakkan di tempat untuk membantu organisasi mencapai tujuannya. Contoh lain dari aturan bisnis termasuk membutuhkan agen sewa untuk melarang penyewa sewa jika rating kredit mereka terlalu rendah, atau membutuhkan agen perusahaan untuk menggunakan daftar pemasok pilihan dan jadwal pasokan. Sementara aturan bisnis dapat informal atau bahkan tidak tertulis, menulis aturan secara jelas dan memastikan bahwa mereka tidak konflik adalah sebuah aktivitas yang berharga. Ketika hati-hati dikelola, aturan dapat digunakan untuk membantu organisasi untuk lebih mencapai tujuan, menghilangkan hambatan untuk pertumbuhan pasar, mengurangi kesalahan mahal, meningkatkan komunikasi, sesuai dengan persyaratan hukum, dan meningkatkan loyalitas pelanggan. Aturan bisnis (Business Rules) organisasi memberitahu apa yang dapat dilakukan secara rinci, sedangkan strategi mengatakan itu bagaimana untuk fokus bisnis pada tingkat makro untuk mengoptimalkan hasil. Dengan kata lain, strategi menyediakan tingkat tinggi arah tentang apa yang harus dilakukan organisasi. Aturan bisnis memberikan panduan rinci tentang bagaimana strategi dapat diterjemahkan ke tindakan. Aturan bisnis untuk sebuah organisasi apakah ada atau tidak pernah mereka ditulis, berbicara tentang atau bahkan bagian dari kesadaran organisasi. Namun itu adalah praktek yang cukup umum bagi organisasi untuk mengumpulkan aturan bisnis. Hal ini dapat terjadi dalam satu dari dua cara. Organisasi dapat memilih untuk secara proaktif menjelaskan praktek bisnis mereka, menghasilkan database aturan. Meskipun kegiatan ini mungkin bermanfaat, mungkin mahal dan memakan waktu. Sebagai contoh, mereka mungkin menyewa konsultan untuk datang melalui organisasi untuk mendokumentasikan dan mengkonsolidasikan berbagai standar dan metode yang saat ini dalam praktek. Lebih umum, aturan bisnis yang ditemukan dan didokumentasikan informal selama tahap awal proyek. Dalam hal ini pengumpulan aturan bisnis adalah kebetulan. Selain itu, proyek bisnis, seperti peluncuran produk baru atau rekayasa ulang proses yang kompleks, mungkin mengarah pada definisi aturan bisnis baru. 10
- 14. Praktek pengumpulan aturan bisnis kebetulan adalah rentan terhadap penciptaan aturan bisnis tidak konsisten atau bahkan bertentangan dalam unit organisasi yang berbeda, atau dalam unit organisasi yang sama dari waktu ke waktu. Ketidak konsistenan ini menimbulkan masalah yang bisa sulit untuk menemukan dan memperbaiki. Membiarkan aturan bisnis harus didokumentasikan selama proyek bisnis lebih murah dan lebih mudah untuk dicapai daripada pendekatan pertama, tetapi jika aturan tidak dikumpulkan dalam cara yang konsisten, mereka tidak berharga. Dalam rangka untuk mengajar orang-orang bisnis tentang cara terbaik untuk mengumpulkan dan mendokumentasikan aturan bisnis, ahli dalam analisis bisnis telah menciptakan Metodologi Aturan Bisnis. Metodologi ini mendefinisikan proses menangkap aturan bisnis dalam bahasa alami, dalam cara yang diverifikasi dan dimengerti. Proses ini tidak sulit untuk belajar, dapat dilakukan secara real- time, dan memberdayakan para pemangku kepentingan bisnis untuk mengelola aturan bisnis mereka sendiri secara konsisten. Mengumpulkan aturan bisnis juga disebut panen aturan atau aturan bisnis pertambangan . Para analis bisnis atau konsultan dapat mengekstrak aturan dari IT dokumentasi (seperti kasus penggunaan, spesifikasi atau kode sistem). Mereka mungkin juga menyelenggarakan lokakarya dan wawancara dengan ahli subjek (biasa disingkat UKM). Perangkat lunak teknologi yang dirancang untuk menangkap aturan bisnis melalui analisis kode warisan sumber atau perilaku pengguna yang sebenarnya dapat mempercepat proses pengumpulan aturan. 2.3.1 Kategori aturan bisnis Menurut Kelompok Aturan Usaha, sebuah pernyataan dari sebuah aturan bisnis jatuh ke dalam salah satu dari empat kategori: a) Definisi istilah bisnis Unsur yang paling dasar dari sebuah aturan bisnis adalah bahasa yang digunakan untuk mengekspresikannya. Definisi sangat istilah itu sendiri merupakan aturan bisnis yang menggambarkan bagaimana orang berpikir dan berbicara tentang hal- hal. Jadi, mendefinisikan istilah adalah membangun kategori aturan bisnis. Ketentuan tradisional telah didokumentasikan dalam Daftar Istilah atau sebagai entitas dalam model konseptual . 11
- 15. b) Fakta istilah yang berkaitan satu sama lain Struktur sifat atau operasi dari suatu organisasi dapat digambarkan dalam bentuk fakta-fakta yang berhubungan satu sama lain hal. Untuk mengatakan bahwa pelanggan dapat memesan adalah aturan bisnis. Fakta dapat didokumentasikan sebagai kalimat bahasa alami atau sebagai hubungan, atribut, dan struktur generalisasi dalam model grafis. c) Kendala (disebut juga "pernyataan tindakan”) Setiap perusahaan membatasi perilaku dalam beberapa cara, dan ini terkait erat dengan kendala pada data yang mungkin atau mungkin tidak diperbarui. Untuk mencegah merekam dari yang dibuat adalah, dalam banyak kasus, untuk mencegah tindakan dari mengambil tempat. d) Derivasi (Asal mula) Aturan bisnis (termasuk hukum alam) menentukan bagaimana pengetahuan dalam satu bentuk dapat diubah menjadi pengetahuan lainnya, mungkin dalam bentuk yang berbeda. Dalam aplikasi dunia nyata dan hambatannya, aturan bisnis yang dikumpulkan dalam situasi ini adalah: Ketika didikte oleh hukum Selama analisis bisnis Sebagai fana bantuan untuk insinyur. Kurangnya pendekatan yang konsisten terutama karena biaya dan upaya yang diperlukan untuk mempertahankan daftar aturan. Biaya pemeliharaan daftar meningkat dalam situasi di mana aturan-aturan yang cepat berubah, seperti di sebuah perusahaan start-up. Hambatan lain umum untuk penerapan manajemen aturan bisnis formal adalah resistensi dari karyawan yang memahami bahwa pengetahuan mereka tentang aturan bisnis adalah kunci untuk pekerjaan mereka. Karena teknologi membutuhkan dan menegakkan konsistensi dalam penggunaan, teknologi ini sering digunakan untuk mengatasi masalah ini. Akibatnya, telah ada investasi yang besar dalam alat untuk melakukan manajemen bisnis aturan dan pelaksanaan aturan. 12
- 16. Software alat seperti Wolf Frameworks adalah contoh dari kecenderungan ini. Perhatikan bahwa banyak alat membuat perbedaan antara Mesin Aturan Bisnis dan Manajemen Aturan Bisnis, dan memerlukan terjemahan antara keduanya. Alat komersial tersedia sekarang juga menawarkan kemungkinan untuk menggabungkan kedua manajemen dan pelaksanaan aturan Dikombinasikan dengan mudah untuk menggunakan antarmuka dan notasi yang tepat yang dapat dipertahankan oleh pengguna bisnis, pelanggan alat ini berharap untuk mengurangi atau menghilangkan hambatan yang disebutkan di atas. Sementara perangkat lunak baru yang mampu menggabungkan bisnis manajemen dan pelaksanaan aturan, penting untuk menyadari bahwa kedua ide-ide yang berbeda, dan masing- masing memberikan nilai yang berbeda dari yang lain. Paket perangkat lunak aturan bisnis mengotomatisasi menggunakan logika bisnis Aturan bisnis jangka kadang-kadang digunakan bergantian dengan logika bisnis, namun yang terakhir berkonotasi suatu praktek rekayasa dan praktek bisnis mantan intrinsik. Ada nilai dalam menguraikan aturan bisnis organisasi terlepas dari apakah informasi ini digunakan untuk mengotomatisasi operasi. 2.3.2 Siklus Aturan Bisnis dan Manajemen Proses Bisnis Dengan Manajemen Proses Bisnis (BPM) alur kerja kegiatan dan informasi dimodelkan dan dikendalikan sebagai proses end-to-end dalam rangka untuk akhirnya mengotomatisasi tugas- tugas sebanyak mungkin. 13
- 17. Business Process Mamangement (BPM) menggabungkan teknologi Manajemen Workflow dan Integrasi Aplikasi. Mereka memungkinkan untuk tugas-tugas untuk kedua diarahkan kepada staf untuk diproses, dan akan ditransfer ke sistem TI sebagai peserta dalam rantai proses. Dengan Aturan Bisnis Manajemen (BRM) perusahaan terutama mengotomatisasi keputusan yang kompleks dalam proses bisnis mereka: Dalam langkah-langkah proses untuk sepenuhnya mengotomatisasi mereka Untuk transisi antara langkah-langkah individu ("aliran") Sebagai generator cerdas peristiwa yang memicu proses berdasarkan aturan Workflow Manajemen Bisnis Proses dan Aturan Bisnis 14
- 18. BAB III ANALISA Analisa dilakukan terhadap data (dokumen dan laporan) yang dilihat/dievaluasi dari pelaksanaan penerapan system manajemen mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1 dari seluruh Departemen, serta wawancara langsung dengan para Manajer Departemennya, Supervisor, Kepala Seksi dan beberapa Karyawan yang melaksanakan penerapan langsung dilapangan. 3.1 ANALISA BERDASARKAN DATA Data-data yang dianalisa antara lain adalah : 1. Laporan Internal Audit Kuaslitas 2. Laporan Audit dari Badan Sertifikasi 3. Laporan Inspeksi Produk 4. Laporan Pelatihan Karyawan 5. Laporan Rapat Tinjauan Manajemen 6. Laporan Ketidaksesuaian Produk 7. Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan 8. Laporan Evaluasi Pemasok 9. Laporan Produksi 10. Laporan Kalibrasi Alat Ukur 11. Laporan Pembelian Material 3.2 ANALISA BERDASARKAN WAWANCARA Wawancara dilakukan langsung dengan Manajer Departemen untuk mendapatkan informasi langsung mengenai pelaksanaan penerapan system manajemen mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1 di PT. Pipa Mas Putih. Adapun karyawan yang di wawancarai secara langsung diantaranya adalah : 1. Manajer Produksi 2. Manajer Engineering 3. Manajer PPIC 4. Manajer Pembelian 5. Manajer Quality 15
- 19. 6. Supervisor Produksi 7. Supervisor Quality 8. Kepala Seksi Produksi 9. Staff Personalia 10. Karyawan Produksi Dari hasil analisa data dan hasil wawancara tersebut terkumpul maka dibuat tabel rekapitulasi perbandingan keadaan sebelum dan sesudah penerapan system manajemen mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1. Tabel Rekapitulasi Perbandingan Sebelum dan Sesudah Penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1. NO. DESKRIPSI KEADAAN SEBELUM KEADAAN SESUDAH 1 Dokumen Manual Sistem Mutu Kurang memenuhi standar Memenuhi Standar ISO/API 2 Dokumen Prosedur / Instruksi Kerja Kurang lengkap Lebih lengkap 3 Dokumen Rencana Mutu Kurang spesifik Lebih spesifik 4 Kebijakan Mutu Kurang Jelas Jelas dan terperinci 5 Sasaran Mutu Kurang terarah Lebih terarah 6 Kualitas Produk Kurang meningkat Meningkat lebih baik 7 Kepuasan Pelanggan Tidak diketahui Diketahui melalui survey 8 Penggunaan Dokumen dan Data Kurang terkontrol Terkontrol dengan baik 9 Pembelian Material Dari pemasok bebas Dari pemasok yg terevaluasi 10 Alur Proses Kerja Kurang teratur Rapih dan teratur 11 Motivasi Kerja Karyawan Biasa seadanya Meningkat baik 12 Pengetahuan Karyawan Hanya sesuai bidangnya Bertambah dengan kualitas 13 Komitmen Top Manajemen Kurang konsisten Konsisten terus menerus 14 Peralatan Inspeksi Kurang lengkap Lengkap sesuai peruntukanya 15 Kalibrasi alat ukur Program kurang terlaksana Program dilaksanakan 16 Pelatihan Karyawan Program tidak terlaksana Program dilaksanakan 17 Stok Material dan konsumabel Kurang terkontrol Terkontrol dengan baik 18 Audit Internal Tidak ada jadwal audit Dilaksanakan sesuai jadwal 19 Perawatan Mesin-mesin Jadwal tidak terlaksana Dilaksanakan sesuai jadwal 20 Tindakan perbaikan dan pencegahan Hanya terfokus pada saat itu Terfokus untuk kedepan 21 Laporan Inspeksi material/produk Kurang konsisten dibuat Konsisten dibuat dan lengkap 22 Rapat tinjauan manajemen (RTM) Hanya rapat operasional Rapat (RTM) dilaksanakan 16
- 20. BAB IV KESIMPULAN Berdasarkan dari tabel rekapitulasi perbandingan sebelum dan sesudah penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1 tersebut maka dapat diambil kesimpulan secara menyeluruh bahwa telah diperoleh dampak positif terhadap perusahaan, antara lain : 1. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu dari ISO 9001:2008 dan API Spec Q1 telah dipenuhi dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. 2. Produk telah dibuat sesuai dengan standar kriteria keberterimaan kualitas yang telah ditentukan. 3. Kepuasan pelanggan telah terpenuhi sesuai dengan tingkatannya. 4. Meningkatkan pengetahuan, disiplin dan motivasi karyawan terhadap kualitas. 5. Meningkatkan komitmen Manajemen Puncak terhadap pelaksanaan penerapan Sistem Manajemen Mutu dari ISO 9001:2008 dan API Spec Q1. 6. Meningkatkan perbaikan secara berkesinambungan. 7. Meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap perusahaan 8. Mengurangi jumlah produk yang rusak/gagal termasuk biaya kegagalannya 9. Dapat bersaing di pasar Nasional maupun Internasional 10. Meningkatkan performansi dan profit margin perusahaan 11. Dan hal-hal lain yang positif dan keuntungan bagi perusahaan. Dari berbagai keuntungan yang diperoleh perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1, berdampak pula terhadap kesejahteraan karyawannya. Bahwa sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1 yang diterapkan di PT. Pipa Mas Putih adalah sebagai bagian dari Business Rules perusahaan, dimana segala ketentuannya dipenuhi dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan yang diharapkan perusahaan. Business Rules PT. Pipa Mas Putih dituangkan dalam Prosedur yang terdokumentasi, seluruh aktivitas tertuang dalam prosedur, sebagaimana disyaratkan dalam sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 dan API Spec Q1. 17
- 21. DAFTAR PUSTAKA / REFERENSI 1. International standard ISO 9001 Fourth Edition 15-11-2008 : Quality Management System Requirements. 2. ANSI/API Specification Q1 Eigth Edition, June 15, 2008. Addendum 1, June 2010 : Specification for Quality Programs for the Petroleum, Petrochemical and Natural Gas Industry. 3. API Specification 5CT, Ninth Edition, July 2011 : Specification for Casing and Tubing. 4. ISO/TS 29001:2010 (Third Edition 01-06-2010) : Petroleum, Petrochemical and Natural Gas Industries – Sector specific quality management systems - Requirements for product and service supply organizations. 5. Quality System Manual PT. Pipa Mas Putih, revisi 2, tanggal 10 Jan. 2012. 6. Operating Procedure Manual PT. Pipa Mas Putih, revisi 2, tanggal 5 Jan. 2012. 7. Business Rules, http://en.wikipedia.org/wiki/Business_rule 8. Sistem Manajemen Mutu API Spec Q1, Khairul Umam ST., dan Ir. Hengky S Nugroho MT., IPM. www.Bikasolusi.com 9. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Ir. Iim Ibrohim, PT. PGI Consulting www.ibrosys.com 18