Pertemuan 1_Pengantar Manajemen Proyek.ppt
- 1. Pengantar Manajemen Proyek Otomasi Industri
- 2. Definisi Manajemen ? • Merupakan proses yang terdiri dari kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, menggerakkan, dan mengendalikan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi Definisi Proyek ? • Merupakan sarana untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengimplementasikan, dan mengontrol kegiatan, sumber daya dalam proyek
- 3. Definisi Otomasi ? • Suatu teknologi dimana proses atau prosedur dilakukan tanpa atau dengan bantuan manusia (Groover, 2007) Definisi Industri ? • Suatu kegiatan ekonomi, yang mengolah bahan mentah, bahan baku, barang setengah jadi, menjadi barang dengan nilai yang lebih tinggi dalam penggunaannya
- 4. Definisi Manajemen Proyek Otomasi Industri ? • Manajemen Proyek Automasi Industri : proses yang dilakukan untuk merencanakan, mengorganisir, dan mengelola proyek-proyek otomasi industri agar dapat menghasilkan produk dan layanan yang berkualitas tinggi, efisien, dan sesuai dengan tujuan bisnis • Otomasi Industri: teknologi yang menggunakan sistem dan perangkat kontrol untuk mengoperasikan mesin dan proses industri secara otomatis, tanpa memerlukan operator / manusia
- 5. Perbedaan Manajer dan Manajemen ? Manajer adalah seseorang dalam sebuah organisasi yg bertanggungjawab terhadap unjuk kerja orang lain (bawahan) Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasikan, penyusunan personel, pengarahan, dan pengawasan penggunaan sumberdaya untuk mencapai tujuan Struktur Organisasi
- 6. Struktur Organisasi Suatu peta atau skema yang menggambarkan keseluruhan kegiatan serta proses yang terjadi didalam suatu organisasi
- 7. Komponen Dasar Struktur Organisasi • Pembagian tugas-tugas pada suatu organisasi • Hubungan pelaporan resmi (hirarki, rentang kendali) • Pengelompokan individu menjadi bagian-bagian dalam organisasi secara keseluruhan • Sistem hubungan dalam organisasi (komunikasi, koordinasi, dan pengintegrasian kegiatan, secara vertical maupun horizontal)
- 8. Pentingnya struktur organisasi • Memperjelas tanggung jawab • Membentuk alur komunikasi • Mempercepat alur komunikasi • Mempercepat pengambilan keputusan • Membantu pemimpin menentukan tugas • Membantu pemimpin menentukan jumlah karyawan • Membantu atasan mengevaluasi kinerja karyawan
- 9. 3 batasan utama sebuah proyek (Schwalbe, 2006) Tepat waktu ◦ Proyek harus dikerjakan dengan waktu yang sesuai dengan jadwal pelaksanaan proyek yang telah direncanakan melalui presentasi progress kerja Tepat biaya ◦ Tidak melebihi anggaran baik biaya setiap item pekerjaan, biaya setiap periode pelaksanaan maupun biaya total sampai dengan akhir proyek Tepat mutu ◦ Mutu produk disebut juga sebagai kinerja (performance), harus memenuhi spesifikasi dan kriteria dalam batas yang telah disyaratkan oleh pemilik proyek
- 10. Proyek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk menghasilkan produk, jasa atau hasil yang unik KARAKTERISTIK SEBUAH PROYEK : Diawali pada waktu tertentu Ditetapkan dengan pasti baik tujuan maupun lingkup kerja Ditetapkan dengan baik hasil/produknya, termasuk kriteria performansi produk Ditetapkan dengan baik kriteria penyelesaian proyek Ditetapkan titik akhir atau waktu penyelesaian SIFAT PROYEK Memiliki tujuan yang unik. Berlangsung sementara. Membutuhkan sumber daya dari berbagai bidang Memiliki sponsor atau konsumen utama yang menjadi penentu dalam hal finansial dan sasaran proyek Mengandung ketidakpastian, karena lingkungan proyek dapat berubah dan proyek harus meresponnya.
- 11. Contoh proyek dibidang Teknologi Informasi Penambahan fitur baru pada sebuah aplikasi sebagai bagian dari pengembangan/rekayasa perangkat lunak Pengembangan sistem baru untuk optimalisasi sebuah mekanisme proses bisnis pada sebuah perusahaan Perbaikan infrastruktur teknologi pada sebuah perusahaan Peningkatan mekanisme pengamanan informasi dari suatu perusahaan
- 12. Manajemen dan Manajemen Proyek MANAJEMEN Merupakan proses yang terdiri dari kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, menggerakkan, dan mengendalikan sumberdaya organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Unsur : 5M 1. Man 2. Material 3. Machine (termasuk pelayanan, fasilitas dan energi) 4. Money 5. Method MANAJEMEN PROYEK Merupakan sarana untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengimplementasikan, dan mengontrol kegiatan, sumber daya dalam proyek Parameter proyek BMW : Biaya – Mutu – Waktu
- 13. Tujuan Manajemen Proyek 1. Efisiensi (biaya, sumber daya, & waktu) 2. Kontrol terhadap proyek lebih baik sehingga proyek dapat sesuai dengan scope, biaya, sumber daya & waktu yang telah ditentukan 3. Meningkatkan kualitas 4. Meningkatkan produktifitas 5. Dapat menekan resiko yang timbul 6. Koordinasi internal menjadi lebih baik 7. Meningkatkan semangat, tanggung jawab serta loyalitas tim terhadap proyek, yaitu dengan penugasan yang jelas kepada masing-masing anggota tim
- 14. Project Stakeholders adalah orang-orang yang terlibat atau dipengaruhi oleh aktivitas proyek Yang termasuk stakeholder : 1. Sponsor proyek 2. Manajer proyek 3. Tim proyek 4. Staff pendukung 5. Customer 6. User/pengguna 7. Supplier/pemasok
- 15. Project Manager adalah orang yang bertanggung jawab dalam memimpin sebuah proyek TANGGUNG JAWAB Memilih tim proyek Membuat tujuan proyek dan perencanaan untuk dilaksanakan Menentukan aktivitas manajemen risiko Estimasi biaya dan budgeting Penjadwalan proyek Mengelola sumberdaya SKILL AND COMPETENCIES People skills Leadership Listening Integrity, ethical behavior, consistent Strong at building trust Verbal communication Strong at building teams Conflict resolution, conflict management Critical thinking, problem solving Understands, balances priorities
- 16. Tugas Manajer Proyek Survey H.J.Thamhain and D.L.Wilemon appeared in Juni 1986 in Project Management Journal under the title ‘criteria for controlling software according to plan’. Dapat menyelesaikan dengan deadline (85 %) Dapat menyelesaikan dengan batasan –batasan sumber daya (83 %) Mengkomunikasikan secara efektif diantara tugas group (80 %) Meningkatkan komitmen dari anggota tim (74 %) Menjaga milestone yang terukur (70 %) Dapat menyelesaikan dengan perubahan yang terjadi (60 %) Mengerjakan perencanaan proyek dengan kesepakatan dengan anggota tim (57 %) Meningkatkan komitmen dari manajemen (45 %) Menghadapi konflik (42 %) Mengatur vendor dan sub-contractor (38 %)
- 17. Project Management Framework Schwalbe, Information Technology Project Management, 8th Edition. Used with permission by Cengage Learning
- 18. 9 Area Pengetahuan Manajemen Proyek harus mendeskripsikan kompetensi kunci yang harus dikembangkan seorang manajer proyek Empat pilar area pengetahuan menuntun pada tujuantujuan proyek spesifik (scope, waktu, biaya, dan kualitas) Empat area pengetahuan yang memfasilitasi adalah alat untuk mencapai tujuan-tujuan proyek (manajemen sumber daya manusia, komunikasi, resiko, dan keadaan) Project integration management mempengaruhi dan dipengaruhi oleh 8 area pengetahuan lainnya. Semua area pengetahuan tersebut penting
- 19. 9 Area Manajemen Proyek 1. Project integration management memastikan bahwa unsur-unsur berbagai proyek secara efektif dikoordinasikan. 2. Project scope management untuk memastikan semua pekerjaan yang diperlukan dimasukkan. 3. Project time management menyediakan jadwal proyek yang efektif 4. Project cost management untuk mengidentifikasi sumber daya yang dibutuhkan dan mengontrol anggaran 5. Project quality management untuk memastikan bahwa persyaratan fungsional sudah terpenuhi. 6. Project human resource management mengembangkan dan mempekerjakan personil yang efektif. 7. Project communications management untuk memastikan komunikasi internal dan eksternal yang efektif. 8. Project risk management untuk menganalisa dan mengurangi risiko potensial. 9. Project procurement management untuk memperoleh sumber daya yang diperlukan dari sumber eksternal.
- 20. 3 Kemampuan Utama Seorang Pemimpin Proyek 1. Memimpin Harus memahami dan menguasai semua hal baik secara teori maupun teknis terhadap proyek yang sedang di tangani. Memiliki pengalaman dan keahlian yang berkaitan dengan proyek yang sedang dikelola. Sebagai seorang yang mengambil keputusan, maka harus mampu bertindak secara adil dan bertanggung jawab. Memiliki wibawa, mampu beradaptasi dan bergaul dengan bawahan sehingga tidak ada kesenjangan antara atasan dan bawahan.
- 21. 3 Kemampuan Utama Seorang Pemimpin Proyek 2. Negosiasi Memiliki komitmen yang tinggi untuk meraih tujuan serta keberhasilan proyek. Mampu menyelesaikan proyek sesuai dengan waktu dan anggaran yang diberikan. Membuat dan melakukan rencana darurat untuk mengantisipasi hal-hal maupun masalah tak terduga. Mampu membuat perencanaan dalam jangka panjang dan jangka pendek. Memiliki kemauan untuk mendefinisikan ulang tujuan, tanggung jawab dan jadwal selama hal tersebut ditujukan untuk mengembalikan arah tujuan dari pelaksanaan proyek jika terjadi jadwal maupun anggaran yang meleset.
- 22. 3 Kemampuan Utama Seorang Pemimpin Proyek 3. Komunikasi Mampu bersosialisasi dengan bawahan atau anggota tim. Mampu membangun kedisiplinan secara structural Memiliki kemampuan dan keahlian berkomunikasi serta manjerial. Menghormati para anggota tim kerjanya serta mendapat kepercayaan dan penghormatan dari mereka. Memiliki kepercayaan yang tinggi kepada para profesional terlatih untuk menerima pekerjaan-pekerjaan yang didelegasikan darinya. Berbagi sukses dengan seluruh anggota tim. Mampu menempatkan orang yang tepat di posisi yang sesuai. Memberikan apresiasi yang baik kepada para anggota tim yang bekerja dengan baik.
- 23. Keberlangsungan sebuah proyek Perencanaan (planning) Tujuan perencanaan adalah untuk memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, biaya maupun mutu dengan cara melakukan studi kelayakan, rekayasa nilai (estimasi pada 3 batasan), serta melakukan perencanaan area manajemen proyek. Penjadwalan (scheduling) Adalah pengalokasian waktu yang tersedia untuk melaksanakan masing-masing pekerjaan dalam rangka menyelesaikan suatu proyek hingga tercapai optimal dengan mempertimbangkan keterbatasan-keterbatasan yang ada. Manfaat penjadwalan antara lain : 1. Memberikan pedoman terhadap unit pekerjaan/kegiatan mengenai batas-batas waktu untuk mulai dan berakhir 2. Memberikan sarana untuk menilai kemajuan pekerjaan (updating) 3. Menghindari pemakaian sumber daya yang berlebihan 4. Merupakan sarana penting dalam pengendalian proyek (monitoring)
- 24. Lanjutan… Pengendalian proyek 1. Pengendalian mempengaruhi hasil akhir dari suatu proyek. 2. Tujuan utamanya yaitu untuk meminimalisasi segala penyimpangan yang mungkin terjadi selama berlangsungnya proyek. 3. Tujuan dari pengendalian proyek ialah optimasi kinerja biaya, waktu, mutu dan juga keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. 4. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian ialah berupa pengawasan, pemeriksaan, dan juga koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.
- 25. Metode untuk merancang penjadwalan (Scheduling) 1. Gantt Charts : https://try.wrike.com
- 26. Metode untuk merancang penjadwalan (Scheduling) 2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques) : https://https://www.visual-paradigm.com
- 27. Pandangan Sistem Manajemen Proyek 1. Suatu proyek harus beroperasi dalam lingkungan organisasi yang luas 2. Manajer proyek perlu mengambil pandangan proyek yang standar dan memahami bagaimana berhubungan dengan organisasi yang lebih besar 3. Manajer senior harus memastikan proyek-proyek terus mendukung kebutuhan bisnis saat ini
- 28. Kriteria Keberhasilan Proyek 1. Menentukan definisi tujuan (goal definition) yang jelas, maksudnya seberapa besar proyek yang akan dilaksanakan serta kebutuhan apa yang diperlukan oleh semua orang yang terlibat dalam pembuatan proyek. 2. Hasil dari proyek tersebut dapat diterima oleh pelanggan, deadline yang tepat, serta sesuai anggaran atau tidak melebihi budget. 3. Komitmen yang kuat pada suatu proyek, maksudnya proyek yang berhasil adalah proyek yang dapat memiliki komitmen dalam hal manajemen dan organisasi dalam sebuah proyek. Sesuai yang direncanakan maksudnya tidak mengambil jalan pintas dalam sebuah proyek. Terlihat dari harapan- harapan yang membangun di sebuah tim yang menangani proyek. 4. Cakupan (scope) proyek yang digarap sewajarnya, biasanya proyek yang berhasill memliki cakupan (scope) yang jelas, tidak serakah dan hasilnya pun sempurna.
- 29. Kriteria Keberhasilan Proyek 5. Biaya yang dikeluarkan ketika proyek terselesaikan tidak jauh dari rencana awal, maksudnya jangan sampai biaya yang dikeluarkan sudah besar, akan tetapi kualitas dari hasil sebuah proyek mengecewakan. Atau biaya yang dikeluarkan sudah banyak hasil proyeknya telat waktu. 6. Kualitas yang baik, maksudnya ketika dilakukan proses pengujian hasil proyek sesuai dengan apa yang diharapkan. Jangan sampai hasil dari sebuah proyek cepat, tapi kualitasnya dikorbankan. 7. Keterampilan sumber daya manusia, maksudnya diperlukan SDM yang mempunyai kompetensi yang unggul atau ahli didalam bidangnya. SDM yang mempunyai jiwa disiplin tepat waktu, dapat membuat lingkungan kerja yang kondusif, serta pekerja yang dapat diatur oleh manajer.
- 30. Kriteria Keberhasilan Proyek 8. Komunikasi yang baik, mampu menjalin hubungan secara terus menerus kepada pemilik dan pengguna. Dan tidak menutup kemungkinan proyek yang berhasil adalah tim yang dapat menjalin komunikasi sesama tim. 9. Resiko yang ditimbulkandari sebuah proyek kecil, sebisa mungkin proyek yang dijalankan tidak menimbulkan resiko. Diharapkan seminimal mungkin resiko terjadi dalam sebuah proyek. 10. Hasil dari sebuah proyek diharapkan tidak menimbulkan suatu permasalahan baru diperusahaan dalam artikata malah menyulitkan perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasional perusahaan.
- 31. Pihak-pihak yang menentukan keberhasilan proyek 1. Pemilik (owner) Pihak utama yang merupakan penggagas ide utama sekaligus pemilik investasi materi berupa dana (budget) dari sebuah proyek 2. Pengguna (user) Pihak kedua, dimana pengguna adalah orang yang akan menggunakan/memanfaatkan proyek dan yang memberikan penilaian apakah proyek tersebut sudah layak atau belum 3. Lingkungan Termasuk di dalamnya seperti pemerintah, lingkungan sekitar atau pemasok (supplier) dalam sebuah proyek pengadaan /penjualan
- 32. Contoh proyek TI yang sukses di Indonesia 1. National Payment Gateway, Proyek Hubungan ATM bank Mandiri dan bank BCA 2. e-KTP Perekaman sidik jari menggunakan fingerprint scanner Pengiriman rekaman data dari kecamatan ke pusat Encoding rekaman sidik jari di pusat untuk mendapatkan rumusan minutiae Pemadanan 1:N (pencocokan minutiae dengan rekaman seluruh sidik jari) Pengiriman hasil dari pusat ke kecamatan Pemasukan seluruh data ke dalam chip Pemadanan 1:1 (pencocokan sidik jari pemegang KTP dengan data dalam chip)
- 33. Contoh proyek TI yang gagal di Indonesia 1. Website DPR-RI 1. Waktu : √ 2. Biaya : √ (masih dipertanyakan nilai layaknya) 1. Pemeliharaan proyek = 8.4 M/tahun 2. Pemeliharaan situs = 1.3 M/tahun 3. Pengembangan sistem = 12M/tahun 3. Mutu : x Penggunaan akun email http://news.detik.com/read/2011/05/04/175929/1632619/10/minta-tak-dipojokkan-komisi-viii- dpr-sudah-ada-alamat-email-khusus
- 34. Contoh proyek TI yang gagal di Indonesia 2. Pemilu di komisi pemilihan umum 1. Waktu : x 2. Biaya : x(170 M) 3. Mutu : x Aplikasi tidak digunakan, proses perhitungan suara tetap menggunakan cara manual http://news.detik.com/read/2009/08/25/220042/1189631/10/kpk-temukan-pemborosan- dalam-proyek-it-kpu
- 35. Contoh proyek TI yang gagal di Indonesia 3. Bank Mandiri e-toll card http://ekonomi.kompasiana.com/bisnis/2012/03/28/dahlan-iskan-ngamuk-yang-gagal-jasa-marga- atau-bank-mandiri-e-toll-card/ 4. Project IT (e-government) Pemkab Selayar http://selayar.org/economics-a-politics/92-abu-abu-proyek-it 5. “SIM Smart” Alat bayar kena tilang http://www.republika.co.id/berita/nasional/umum/11/03/26/linbv4-sim-smart-alat-bayar-bila-kena- tilang
- 36. End of lecturer
- 37. Jelaskan secara lengkap mengenai Teori pengambilan keputusan: • Maximax, (absen 1-4) • Maximin, (absen 5-8) • Minimax Regret, (absen 9-12) • Hurwicz, (absen 13-16) • Equal Likelihood. (absen 17-20) Tugas 1 (Individu): Format: PPT, Minimum 10 slide (lebih point plus), dibuat dengan bahasa dan ilustrasi yg mudah dimengerti. Antar individu tidak boleh sama Deadline: Rabu, 11 September 2024 Pukul: 23:59 Kirim email: [email protected] Outline : • Latar belakang / pendahuluan • Definisi • Fungsi dan kegunaan • Contoh dalam industri
- 38. Jelaskan teori pengambilan keputusan : • Maximax (Kelompok 1) • Maximin (Kelompok 2) • Minimax Regret (Kelompok 3) • Hurwicz (Kelompok 4) • Equal Likelihood (Kelompok 5) Tugas 1 (Kelompok): Format: PPT, Minimum 8 slide (lebih point plus), dibuat dengan bahasa dan ilustrasi yg mudah dimengerti. 1 Kelompok : 4 orang Deadline: Kamis, 19 September 2024 Pukul maksimal: 12:00 WIB Kirim email: [email protected] Outline : • Latar belakang / pendahuluan • Definisi dan rumus • Fungsi dan kegunaan • Contoh soal pembahasan dalam industry • Sumber referensi (tdk dihitung slide)
Editor's Notes
- #25: bagan Gantt adalah alat manajemen proyek yang digunakan untuk merencanakan dan menjadwalkan tugas, serta menggambarkan kemajuan proyek. Bagan ini berbentuk diagram batang horizontal yang menunjukkan tanggal mulai dan selesai dari setiap elemen proyek, seperti sumber daya, perencanaan, dan ketergantungan
- #26: Diagram PERT atau bagan PERT adalah alat yang digunakan untuk mengatur, menjadwalkan, dan memetakan tugas-tugas dalam suatu proyek