Pp cv i projecten en processen
0 likes447 views
Presentatie t.b.v. CVI conferentie 2012 in Papendal.
Pp cv i projecten en processen
- 1. Project- en procesmanagement nodig voor onderwijsvernieuwing Ed Clevers en Matthé Drost 21 maart 2012 CVI conferentie 2012
- 2. De goede projecten doen én de projecten goed doen Ed Clevers
- 3. ROC Nijmegen 2009 Projectbureau met accent op subsidie Vooral problemen in: • Koppeling met strategie/speerpunten ROCN • Overdracht van projectresultaten in reguliere lijn • Uitsluitend projecten Onderwijs, geen ICT en Bedrijfsvoering
- 4. ROC Nijmegen 2012 • Alle grote projecten zijn binnen Project Portfolio Management ondergebracht • Strategie bepaalt projecten en niet andersom • Overkoepelende regie op projecten • In control op inhoud, tijd en geld • Training en coaching Opdrachtgevers en Projectleiders • Gestructureerde informatie
- 5. Hoe hebben we het gedaan?
- 6. PPM Organisatiemodel College van Bestuur Management Overleg = Portfolio Strategie Board Operationele organisatie Regiegroep Regiegroep Onderwijs PPM- Bedrijfsvoering en Fundament Staf bureau (de Spil) Projecten Delivery Organisatie
- 7. Projectleiders training Opstarten Initiatie Uitvoering Afsluiten - Doel Aanpak - Voortgang management - Oplevering en overdracht naar - Resultaat Projectplan - Projectteam overleg de lijn - Monitoren onderwerpen - Scope Product Based Planning - Decharge - Initiële BC Organisatie - Rapporteren - Leerpunten - Kwaliteit Begroting (€/inzet) - Issue management - Restpunten Afhankelijkheden - Scope management Risico’s - Change management - Stakeholder analyse - Risico management - Communicatieplan - Stakeholder management producten - Project brief - Project Initiatie - Project producten - Project einde Documentatie (PID) documentatie - Highlight reports - Exception reports - Communicatie producten
- 8. Tooling • Beheer van portfolio (PPM bureau) – Kenmerken per initiatief – Mapping initiatief op strategie drivers – Kosten en inzet raming per initiatief – Voortgang lopende projecten • Beheer projecten (Projectleiders) – Opstellen Projectbrief (Wat gaan we doen?) – Opstellen PID (Hoe gaan we het doen?) – Bijhouden logboeken – Voortgang bewaking en rapporteren (o.a. kosten en inzet) – Opstellen Project Closure document (Zijn we echt klaar?)
- 9. Waar staat ROC Nijmegen? Apr-10 2012 PPM PPM PPM PPM Initiatieven Deeloplossingen Organisatiebreed In control Focus op Afdelingsniveau Portfolio in lijn met Business Case sturing Bestuur projecten managen beleid en strategie & Decibel gestuurd Roadmapping Beleid Project criteria Scenario’s Project management Eerste versie PM Toetsingsprocessen PPM onderdeel van Processen methode en PPM processen Regiegroepen Planning & Control & Tooling Projectenlijst Project- en Volledige PPM+ Portfolioanalyses (spreadsheet) resource planning PM+RM informatie Trendgrafieken e.d. Projectmatig werken Directie betrokken PPM eigendom top Mens Geen PPM awareness Secretariële onder- Organisatiebreed Opdrachtgeverschap & steuning PMO verbonden met PPM Organisatie Trainingen PM Professionaliseren PM Portfoliomanager(s) PPMO © Arlande 2010
- 11. Procesmanagement • Logisch geordende activiteiten gericht op bereiken resultaten voor een klant (belangrijkste is de student). • Onderwijs & bedrijfsvoering werken samen aan een betere organisatie • Gericht op minder regels i.p.v. meer!
- 18. Informatie • Welke activiteiten? • Waarom doen we het (wie is de klant)? • Wie is proceseigenaar? • Welke rollen (RACI/VERI)? • Welke systemen en documenten? • Inspectiekader? Waar opgeslagen? • Relatie met kwaliteitszorg/PDCA-cyclus. • Basis voor procesanalyse. • Sturen op resultaten.
- 19. Aanpak procesanalyse • Knelpunten in organisatie vaststellen • Vaste werkwijze voor procesanalyse • Onderwijs & bedrijfsvoering bepalen samen de beste procesgang (doorbreken hokjesgeest) • KISS (SharePoint + MS Office)
- 20. Plek binnen organisatie geven • Commitment van alle MT’s. • Teammanagers zorgen voor commitment in hun team. • Betrekken van medewerkers bij voor hen relevante processen. • Werken vanuit 3 lijnen: – Lijnorganisatie – Processen – Projecten
- 21. Samenhang ProjectPortfolioManagement & ProcesManagement • Streven: bij alle projecten een procesanalyse maken • Geeft antwoord op: – Samenbrengen onderwijs & bedrijfsvoering – ROC krijgt grip op complexe veranderingen in onderwijs in alle haarvaten van de organisatie – Samenbrengen onderwijslijnorganisatie, onderwijsontwikkeling middels projecten, kwaliteitszorg – Commitment binnen de gehele organisatie
- 22. Dank voor jullie aandacht ? ! of