Project Charter
7 likes7,200 views
Dokumen ini berisi rincian Project Charter untuk pengembangan sistem informasi penjualan di Toko Bazaar, mulai dari tujuan hingga anggaran dan jadwal pelaksanaan. Proyek ini bertujuan untuk mempermudah manajemen stok dan transaksi penjualan melalui sistem otomatis dengan fitur barcode scanner dan pengelolaan data stok. Anggaran yang disediakan adalah Rp 5.000.000, dan proyek diharapkan selesai dalam waktu dua bulan.
Project Charter
- 1. 1 Daftar Isi Daftar Isi ......................................................................................................................... 1 Project Charter ............................................................................................................... 2
- 2. 2 Project Charter Judul Proyek : Sistem Informasi Penjualan Toko Bazaar Tanggal Mulai Proyek : 07 Maret 2014 Tanggal Akhir Proyek : 07 Mei 2014 Nomor Kontrak : .... Informasi Anggaran : Toko Bazaar menganggarkan dana sebesar Rp. 5.000.000 untuk proyek ini. Biaya teralokasi untuk pengerjaan proyek sekitar 20 jam per-minggu selama 2 bulan, dan untuk pembelian alat scanner serta instalasi. Manajer Proyek : AS Wahid Faizin Tujuan Proyek : Membuat Aplikasi penjualan untuk toko Bazaar. Aplikasi ini dapat digunakan untuk sistem kasir dan juga stok barang. Pendekatan: Melakukan pertemuan langsung dengan klien untuk mendapatkan requirement-requirement yang dibutuhkan. Melakukan riset perangkat lunak untuk menyediakan jaminan keamanan dan kemudahan user dalam mengelola input. Mengembangkan software dengan pendekatan iteratif, mengumpulkan umpan balik dari user. Peranan dan Tanggung Jawab Nama Peranan Posisi Informasi Kontak AS Wahid Faizin Project Manager - Project Manager - Software Analyst [email protected] Ahmad Salam Anggota Tim - Software Developer (progammer) [email protected]
- 3. 3 SISTEM INFORMASI PENJUALAN TOKO BAZAAR 1. Introduction/Background Toko Bazaar merupakan sebuah minimarket yang menjual berbagai kebutuhan sehari-hari, mulai dari perlengkapan dapur, perlengkapan sekolah, kosmetik, obat-obatan, dll. Dan untuk memudahkan dalam proses transaksi maka toko bazaar membutuhkan sebuah sistem informasi untuk mengelola transaksi dan juga stok barang. Fitur-fitur yang terdapat pada SI Penjualan Toko Bazaar antara lain: • Transaksi Penjualan • Input Data Stok Barang Manual • Import Data Stok Barang dari Microsoft Excel
- 4. 4 2. Business Objective Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu Instansi. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi ,sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur dan fleksibel. Bahkan dewasa ini perkembangan Teknologi Informasi mulai mendapat sambutan positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan dinikmati oleh kalangan bisnis dalam skala besar dan juga instansi-instansi pemerintah saja, namun sudah merambah ke kalangan bisnis kecil dan menengah. Teknologi informasi menjadi kebutuhan yang tak dapat ditawar lagi, karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan sistem yang efisien dan kompetitif. 3. Current Situation and Problem/Opportunity Statement Untuk toko dan minimarket serta supermarket di daerah perkotaan sebagian besar sudah menggunakan sistem administrasi yang berbasis komputer, namun untuk toko di daerah pedesaan masih banyak yang menggunakan cara manual. Penggunaan sistem yang berbasis komputer akan lebih cepat dan mudah untuk mengelola hal-hal yang sebelumnya dilakukan manual, seperti saat melakukan penjualan, stok barang dsb. 4. Critical Assumption and Constraints Sistem Informasi Penjualan harus dapat memberikan manfaat yang signifikan bagi pihak toko dalam hal kemudahan melakukan pengelolaan dan manajemen. Oleh karena itu, sistem harus mudah diakses oleh pengguna. Sistem selalu bekerja dengan baik tanpa adanya hambatan yang bersifat teknis maupun personal (human error). Project manager harus selalu sigap atas adanya permasalahan yang mengganggu kinerja sistem khususnya yang berhubungan dengan layanan terhadap klien. Sistem harus dapat dijalankan pada hardware dan software yang sudah ada, dan dapat meminimasi kebutuhan dukungan teknis. 5. Analysis of Options and Recommendation Terdapat tiga opsi untuk oportuniti tersebut: 1. Tidak adanya layanan Sistem Informasi Penjualan banyak mempengaruhi dari bisnis perusahaan terkait, 2. Penggunaan perangkat lunak khusus diminimalisasi. 3. Melakukan perancangan dan implementasi dari layanan ini dengan menggunakan perangkat keras dan perangkat lunak yang telah ada.
- 5. 5 6. Preliminary Project Requirements Fitur utama dari proyek Sistem Informasi Penjualan toko Bazaar mencakup: 1. Proses penjualan yang dapat dilakukan otomatis dengan bantuan Barcode-Scanner 2. Proses penjualan tetap dapat dilakukan manual oleh user. 3. Sistem stok barang dapat melakukan proses import dari file Microsoft excel tahun 2003- 2010. 4. Sistem stok barang secara langsung dengan input manual dari user. 5. Sistem stok barang terdapat tanggal kadaluarsa untuk produk-produk tertentu, sehingga jika saat proses penjualan ternyata barang sudah kadaluarsa maka sistem akan mengeluarkan peringatan transaksi. 7. Budget Estimate and Financial Analysis Estimasi biaya proyek sebesar Rp 5.000.000,-. Kisaran tersebut didasarkan pada waktu yang diluangkan anggota tim (termasuk project manager) untuk mengerjakan proyek selama 2 bulan dengan bayaran Rp 1.000.000/bl (untuk project manager) dan Rp 500.000/bl untuk Software developer. 2 bulan x (Rp 1.000.000 + Rp. 500.000) = 3.000.000 Selain itu saat software dibuat diperlukan biaya untuk menginstalasi software. Biaya tersebut sebesar Rp 5.00.000,- ditambah dengan pengadaan alat tambahan seperti barcode scanner seharga Rp 1.500.000,-. Benefit yang diperoleh toko bazaar dengan menggunakan aplikasi ini berasal dari memudahkan kontrol stok barang, dan sistem penjualan. Jika menggunakan cara konvensional (cara langsung), toko membutuhkan paling tidak lebih dari 2 pegawai untuk melakukan pencatatan stok dan 1 orang untuk melayani penjualan, sedangkan setelah menggunakan aplikasi ini, toko cukup menggunakan 2 orang yang mengelola stok barang dan penjualan, sehingga toko menghemat tenaga kerja sebanyak ± 2 orang. Total penghematan tersebut (dalam bentuk rupiah) yang diproyeksikan tiap tahunnya adalah 2 orang @12 bulan x Rp 1.000.000,-/ bulan = Rp 24.000.000,- 8. Schedule Estimate User menginginkan proyek diselesaikan dalam waktu dua bulan, tapi terdapat beberapa fleksibilitas dalam jadwal.
- 6. 6 9. Potential Risks Terdapat beberapa resiko pada proyek ini. Resiko terbesar adalah kesalahan dalam memasukan data input oleh pengguna untuk stok barang kedalam sistem ini dan pengguna terkadang lupa untuk memasukan input tentang informasi terbaru, tanggal kadaluarsa dsb. Resiko terdapat pada sistem reservasi apabila terdapat karyawan toko yang melakukan tindakan iseng dengan menambahkan atau tidak memasukkan penjualan ke dalam sistem. Terdapat beberapa risiko teknis dalam memilih tipe software yang digunakan untuk search pada sistem, pemeriksaan keamanan, proses pembayaran, dan lain-lain. Resiko bisnis utama adalah apakah sistem ini merupakan sistem yang tepat guna sehingga pihak toko tidak merasa rugi dalam menginvestasikan waktu dan uang pada proyek dan dapat memperoleh manfaat yang diinginkan. 10. Schedule Jadwal tabel kerja proyek pada tabel 1. Tabel 1. Jadwal Pelaksanaan Kerja Proyek No. Kegiatan Kerja Proyek Minggu I II III IV V VI VII VIII 1. Persiapan 2. Pengambilan data primer 3. Pembuatan Sistem Informasi 4. Penyusunan laporan 5. Pelatihan karyawan
- 7. 7 11. Work Breakdown Structure (WBS)