Quản trị học
Download as PPTX, PDF34 likes63,131 views
Tài liệu trình bày các khái niệm và chức năng của quản trị, xác định rằng quản trị là cả một nghệ thuật và khoa học nhằm đạt được mục tiêu thông qua việc làm việc với người khác. Nó cũng phân loại nhà quản trị thành các cấp khác nhau và đề cập đến các kỹ năng và năng lực cần thiết để thành công trong vai trò quản trị. Cuối cùng, tài liệu nhấn mạnh tính quan trọng của năng lực quản trị đối với sự phát triển của tổ chức và xã hội.
Quản trị học
- 1. BÀI GIẢNG MÔN QUẢN TRỊ HỌC LÊ THỊ BÍCH NGỌC Hà Nội, 2009
- 2. 2
- 3. • Khái niệm quản trị • Sự cần thiết phải quản trị • Chức năng của quản trị • Nhà quản trị • Vai trò của nhà quản trị • Kỹ năng của nhà quản trị • Năng lực của nhà quản trị • Quản trị là khoa học • Quản trị là nghệ thuật 3
- 4. Mary Parker Follett cho rằng “quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”. • Định nghĩa này nói lên rằng những nhà quản trị đạt được các mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thực hiện chứ không phải hoàn thành công việc bằng chính mình. Robert Kreitner” Quản trị là tiến trình làm việc với hoặc thông qua người khác để đạt các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi • Khái niệm trên chỉ ra rằng tất cả những nhà quản trị phải thực hiện các hoạt động quản trị nhằm đạt được mục tiêu mong đợi. Trọng tâm của tiến trình này là kết quả và hiệu quả của việc sự dụng các nguồn lực giới hạn 4
- 5. Quản trị được xem như là tiến trình hoànthành công việc một các có hiệu quả và hữu hiệu thông qua và với người khác. Từ tiến trình trong định nghĩa này biểu thị Hữu hiệu và hiệu quả đề những hoạt động chính cập đến việc chúng ta mà nhà quản trị thực đang làm gì và thực hiện hiện, những hoạt động chúng như thế nào đó là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát. 5
- 6. Là hoạt động cần thiết được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung Quản trị tạo lập và duy trì một môi trường nội bộ thuận lợi nhất trong đó các cá nhân làm việc theo nhóm và có thể đạt được hiệu suất cao nhất nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức 6
- 7. Là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm: việc xác định mục tiêu hoạt Chức năng hoạch động, xây dựng chiến lược tổng định Tổ chức làmục tiêu, và thiết lập thể để đạt tiến trình thiết lập một cấu hệ về các mối quan hệ để một trúc thống các kế hoạch giúp mọi người cóhoạt động.hiện được phối hợp các thể thực Chức năng tổ chức các kế định liên quan đến thoả Hoạch hoạch đã đề ra và dự báo các mục tiêuliệu tổ chức. mãn và tiên của tương Lãnhnhữngnàygồmtiêu hoạt động Công đạo bao bao gồm: xác đạt lai, việc mục các cần định nhằm và những phươngngười thực được thúc đẩy mọi người để những việc phải làm, thức nào Chức năng lãnh đạo hiện những công việc cần động để phải làm,mục tiêu đóhoạt thiết ra đạt được phối hợp sao, thành mục tiêu của tổ chức hoànbộ phận nào được được hình Chức năng lãnh đạo cácmột phận thành, trình giám không phải Là quáquan hệ giữasát bộ cách Chức năng kiểm tra đượcđộng đối với một công chức được thực hiện sau khi các việc chủ thiết lập thế nào và hệ năngmột tổ chức thực tổ chức đã hay hoạch định và hiện nhiệm thống quyền hành trong tổ chức hoàn tất mà nó là ra sao. tố then vụ được thiết lập một yếu chỉnh đó và tiến hành những điều chốt thiếtcác chứcchức không đạt cần của khi tổ năng này được hiệu suất mong muốn 7
- 8. Ai là nhà quản trị? • Nhà quản trị là những người làm việc trong tổ chức, điều khiển công việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ. Nhà quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất và thông tin một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu. Nhà quản trị có thể được chia thành 3 loại • Quản trị viên cao cấp • Quản trị viên cấp trung • Quản trị viên cấp cơ sở 8
- 9. 9
- 10. 10
- 11. Vai trò quan hệ với người khác Vai trò thông tin Vai trò quyết định • Vai trò thu thập và tiếp nhận • Vai trò cách tân: Xuất hiện • Vai trò đại diện: Là người khi nhà quản trị tìm cách cải đứng đầu một đơn vị, nhà các thông tin: Nhà quản trị đảm nhiệm vai trò thu thập tiến hoạt động của tổ chức. quản trị thực hiện các hoạt • Vai trò người giải quyết xáo động với tư cách là người đại bằng cách thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh trộn: Nhà quản trị là người diện, là biểu tượng cho tập phải kịp thời đối phó với thể, có tính chất nghi lễ xung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức, những hoạt những biến cố bất ngờ nảy • Vai trò lãnh đạo: Phối hợp và động và những sự kiện có sinh làm xáo trộn hoạt động kiểm tra công việc của nhân thể đem lại cơ hội tốt hay sự bình thường của tổ chức như viên dưới quyền. Một số công đe dọa đối với hoạt động mâu thuẩn về quyền lợi, việc như tuyển dụng, đào của tổ chức. khách hàng thay đổi... nhằm tạo, hướng dẫn, và khích lệ đưa tổ chức sớm trở lại sự ổn nhân viên là một vài ví dụ về • Vai trò phổ biến thông tin: Là người phổ biến thông tin định. vai trò này của nhà quản trị. • Vai trò người phân phối tài cho mọi người, mọi bộ phận • Vai trò liên lạc: Quan hệ với có thể là thuộc cấp, cùng nguyên: Khi tài nguyên khan người khác ở trong hay ngoài cấp hiếm mà lại có nhiều yêu tổ chức, để nhằm góp phần cầu, nhà quản trị phải dùng hoàn thành công việc được • Vai trò cung cấp thông tin: Là người có trách nhiệm và đúng tài nguyên, phân phối giao cho đơn vị của họ. Ví dụ các tài nguyên cho các bộ như tiếp xúc với khách hàng quyền lực thay mặt tổ chức phát ngôn những tin tức ra phận đảm bảo tính hợp lý và và những nhà cung ứng tính hiệu quả cao. bên ngoài với mục đích giải thích, bảo vệ các hoạt động • Vai trò đàmphán: Thay mặt của tổ chức hay tranh thủ cho tổ chức thương thuyết thêm sự ủng hộ cho tổ chức. trong quá trình hoạt động, trong các quan hệ với những 11 đơn vị khác, với xã hội.
- 12. Kỹ năng nhận thức • Là khả năng dựa trên hiểu biết để nhìn nhận tổ chức ở góc độ tổng thể và mối quan hệ giữa các bộ phận • Kỹ năng nhận thức bao gồm khả năng tư duy của nhà quan trị, khả năng xử lý thông tin và khả năng hoạch định Kỹ năng nhân sự • Là khả năng của nhà quản trị làm việc với và thông qua người khác và khả năng làm việc một cách hiệu quả như là một thành viên nhóm • Kỹ năng này được minh hoạ theo cách thức mà nhà quản trị quan hệ với người khác, bao gồm: khả năng động viên, tạo thuận lợi, điều phối, lãnh đạo, truyền thôngvà giải quyết mâu thuẫn Kỹ năng chuyên môn • Là khả năng am hiểu và thành thạo trong thực hiện các công việc cụ thể • Bao gồm sự tinh thông về các phương pháp, kỹ thuật và thiết bị liên quan đến các chức năng cụ thể như Marketing, sản xuất, tài chính…Kỹ năng chuyên môn còn bao gồm những kiến thức chuyên môn, khả năng phân tích và sử dụng các công cụ kỹ thuật để giải quyết vấn đề trong lĩnh vực cụ thể. 12
- 13. Quản trị viên cấp cao Quản trị viên cấp trung Quản trị viên cấp cơ sở Kỹ năng tư duy Kỹ năng nhân sự Kỹ năng chuyên môn 13
- 14. Năng lực được xem là sự tổng hoà của kiến thức, kỹ năng, hành vi và thái độ góp phần tạo nên tính hiệu quả trong công việc của mỗi người Năng lực quản trị là tập hợp các kiến thức, kỹ năng, hành vi và thái độ mà một nhà quản trị viên cần có để tạo ra hiệu quả trong các hoạt động quản trị khác nhau và ở các loại tổ chức khác nhau. 14
- 15. Truyền thông Hoạch Tự quản định và trị điều hành Nhận Làm việc thức toàn nhóm cầu Hành động chiến lược 15
- 16. Là khả năng truyền đạt và trao đổi một cách hiệu quả thông tin làm sao để mình và người khác có thể hiểu rõ. Truyền thông chính thức • Thông báo các hoạt động và các sự kiện liên quan đến mọi người giúp họ cập nhật các sự kiện, hoạt động • Tạo khả năng thuyết phục, trình bày gây ấn tượng, kiểm soát vấn đề tốt • Viết rõ ràng, xúc tích và hiệu quả Truyền thông không chính thức • Khuyến khích truyền thông 2 chiều thông qua đặt câu hỏi để có được các thông tin phản hồi, lắng nghe và thiết lập những cuộc trò chuyện thân mật • Hiểu được tình cảm của người khác, thiết lập các mối quan hệ cá nhân… Thương lượng • Thay mặt nhóm để đàm phán một các có hiệu quả về vai trò và nguồn lực 16 • Rèn luyện kỹ năng phát triển các mối quan hệ và xử lý tốt các quan hệ với cấp trên • Thực hiện các hành động quyết đoán và công bằng đối với thuộc cấp.
- 17. Bao gồm việc quyết định những nhiệm vụ cần phải thực hiện, xác định rõ xem chúng có thể được thực hiện như thế nào, phân bổ nguồn lực để thực hiện các nhiệm vụ đó và giám sát toàn bộ tiến trình để đoán chắc rằng chúng được thực hiện tốt. Thu thập, phân tích thông tin và giải quyết vấn đề Hoạch định và tổ chức thực hiện các dự án Quản lý thời gian Hoạch định ngân sách và quản trị tài chính 17
- 18. Việc hoàn thành công việc thông qua những nhóm người có cùng trách nhiệm và thực hiện công việc mang tính phụ thuộc lẫn nhau yêu cầu năng lực làm việc nhón Các nhà quản trị có thể làm cho hoạt động nhóm trở nên hữu hiệu bằng cách: • Thiết kế nhóm hợp lý • Tạo môi trường hỗ trợ hoạt động nhóm • Quản trị sự năng động của nhóm một cách thích hợp 18
- 19. Thiết kế nhóm • Thiết lập các mục tiêu rõ ràng để khích lệ việc hoàn thành công việc của các thành viên trong nhóm • Cơ cấu thành viên của nhóm một cách hợp lý • Xác định trách nhiệm chung cho cả nhóm, ấn định nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng thành viên của nhóm một cách thích hợp Tạo lập một môi trường khích lệ, hỗ trợ • Tạo lập môi trường mà trong đó sự hợp tác hiệu quả luôn được đánh giá kịp thời và khích lệ, khen thưởng. Các thành viên được trao quyền hoạt động dựa trên khả năng suy sét tốt nhất của họ không phụ thuộc vào ý kiễn của người lãnh đạo. • Hỗ trợ nhóm trong việc xác định và sử dụng các nguồn lực cần thiết để hoàn thành mục tiêu. • Hành động như là một huấn luyện viên, người tư vấn, cố vấn đối với các thành viên trong nhóm. Quản trị sự năng động của nhóm • Hiểu rõ điểm mạnh, yếu của từng thành viên trong nhóm và khai thác các điểm mạnh của họ để hoàn thành nhiệm vụ của nhóm. • Cởi mở đối với các mâu thuẫn và bất đồng và xử lý tốt chúng để nâng 19 cao kết quả công việc • Chia sẻ sự tin cậy đối với mọi người.
- 20. Hiểu rõ về ngành mà tổ chức đang hoạt động Thấu hiểu về tổ chức Thực hiện các hành động chiến lược 20
- 21. Việc thực hiện các công việc quản trị trong tổ chức thông qua việc sử dụng phối hợp các nguồn lực từ nhiều quốc gia và đáp ứng nhu cầu thị trường với sự đa dạng về văn hoá đòi hỏi nhà quản trị phải có năng lực nhận thức toàn cầu Các khía cạnh của năng lực toàn cầu bao gồm: - Sự hiểu biết và cập nhật các khuynh hướng và sự kiện chính trị, xã hội kinh tế trên toàn thế giới - Nhận thức rõ sự tác động của các sự kiện quốc tế đến tổ chức - Hiểu và nói thông thạo hơn một ngôn ngữ khác - Hiểu rõ đặc trưng của những khác biệt về quốc gia và dân tộc, có khả năng thích nghi một cách nhanh chóng với những tình huống mới 21
- 22. Xử lý công việc trung thực và có đạo đức Có nghị lực và nỗ lực cá nhân Cân bằng giữa nhu cầu công việc và cuộc sống Khả năng tự nhận thức và phát triển 22
- 23. Năng lực quản trị ngày nay được xem là một nguồn lực quan trọng Theo tài liệu của GS. Nguyễn cho sự phát triển của văn Lê. Nguyên nhân phá sản một quốc gia nói chung một doanh nghiệp: hay một tổ chức kinh tế -60% do quản trị thiếu khả năng. nói riêng -20% do chiều hướng bất lợi.- 10% do tai nạn . -10% do các yếu tố linh tinh khác. Các nhà kinh tế Pháp điều tra nghiên cứu và phân định trước Trong các nguồn lực của những tổn thất của doanh nghiệp doanh nghiệp, năng lực do các nguyên nhân sau: Quản trị là quan trọng -50% thuộc về lãnh đạo. nhất, bỡi vì các nguồn -25% thuộc về giáo dục – đào lực khác có phát huy tác tạo. dụng được hay không -25% thuộc về những người thừa 23 đều phụ thuộc phần lớn hành. vào năng lực quản trị.
- 24. Cách thức quản trị giống như mọi lĩnh vực khác (y học, hội họa, kỹ thuật ...) đều là nghệ thuật, là „bí quyết nghề nghiệp‟, là quá trình thực hiện các công việc trong điều kiện nghệ thuật với kiến thức khoa học làm cơ sở. Do đó, khi khoa học càng tiến bộ, thì nghệ thuật làm việc càng hoàn thiện. Khoa học và nghệ thuật không loại trừ nhau mà phụ trợ cho nhau, nó chỉ là hai mặt của một vấn 24
- 25. Quản trị học là khoa học nghiên cứu phân tích về công việc quản trị trong tổ chức, tổng kết hóa các kinh nghiệm tốt thành nguyên tắc và lý thuyết có thể áp cho các tình huống quản trị tương tự. Mục tiêu của quản trị học là trang bị cho chúng ta những kiến thức và kỹ thuật cần thiết để gia tăng hiệu quả trong các hoạt tập thể, kinh doanh hoặc không kinh doanh. Khoa học quản trị là một bộ phận tri thức đã được tích luỹ qua nhiều năm, bản thân nó là một khoa học tổng hợp thừa hưởng kết quả từ các ngành khoa học khác như toán học, điều khiển học, kinh tế học... 25
- 26. Tính khoa học của Quản trị thể hiện: • Thứ nhất, quản trị phải đảm bảo phù hợp với sự vận động của các qui luật tự nhiên, xã hội. Điều đó đòi hỏi việc quản trị phải dựa trên sự hiểu biết sâu sắc các qui luật khách quan chung và riêng của tự nhiên và xã hội. • Thứ hai, trên cơ sở đó mà vận dụng tốt nhất các thành tựu khoa học, trước hết là triết học, kinh tế học, toán học, tin học, điều khiển học, công nghệ học, … và các kinh nghiệm trong thực tế vào thực hành quản trị. • Thứ ba, quản trị phải đảm bảo phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của mỗi tổ chức trong từng giai đoạn cụ thể. Điều đó cũng có nghĩa, người Quản trị vừa phải kiên trì các nguyên tắc vừa phải vận dụng một cách linh hoạt những phương pháp, những kỹ thuật Quản trị phù hợp trong từng điều kiện, hoàn cảnh nhất định. 26
- 27. Khoa học quản trị nhằm: • Cung cấp cho các nhà quản trị một cách suy nghĩ có hệ thống trước các vấn đề phát sinh, cung cấp những phương pháp khoa học giải quyết các vấn đề trong thực tiễn làm việc. Thực tế đã chứng minh các phương pháp giải quyết khoa học đã là những kiến thức không thể thiếu của các nhà quản trị. • Cung cấp cho các nhà quản trị các quan niệm và ý niệm nhằm phân tích, đánh giá và nhận diện bản chất các vấn đề. • Cung cấp cho các nhà quản trị những kỹ thuật đối phó với các vấn đề trong công việc, hình thành các lý thuyết, các kinh nghiệm lưu truyền và giảng dạy cho các thế hệ sau. 27
- 28. Người ta thường xem quản trị là một nghệ thuật còn người quản trị là người nghệ sĩ tài năng. Quản trị khác với những hoạt động sáng tạo khác ở chỗ nhà „nghệ sĩ quản trị‟ phải sáng tạo không ngừng trong thực tiễn sản xuất kinh doanh. Quản trị không thể học thuộc lòng hay áp dụng theo công thức. Nó là một nghệ thuật và là một nghệ thuật sáng tạo. Nhà quản trị giỏi có thể bị lầm lẫn nhưng họ sẽ học hỏi được ngay từ những sai lầm của mình để trau dồi nghệ thuật quản trị của họ, linh hoạt vận dụng các lý thuyết quản trị vào trong những tình huống cụ thể. 28
- 29. Tính nghệ thuật của quản trị thể hiện • Nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức để vận dụng phù hợp trong từng lĩnh vực, trong từng tình huống. • Trong nghệ thuật sử dụng người . • Nghệ thuật giáo dục con người. • Nghệ thuật giao tiếp, đàm phán trong kinh doanh. • Nghệ thuật ra quyết định quản trị. • Nghệ thuật quảng cáo. • Nghệ thuật bán hàng • Nghệ thuật là cái gì đó hết sức riêng tư của từng người, không thể “nhập khẩu” từ người khác. Nó đòi hỏi ở người quản trị (mà trước hết là người lãnh đạo) không những biết vận dụng có hiệu quả các thành tựu khoa học hiện có vào hoàn cảnh cụ thể của mình mà còn tích lũy vốn kinh nghiệm của bản thân, của người khác để nâng chúng lên thành nghệ thuật – tức biến nó thành cái riêng của mình. 29
- 30. Nghệ thuật bao giờ cũng phải dựa trên một sự hiểu biết khoa học làm nền tảng cho nó. Khoa học và nghệ thuật quản trị không đối lập, loại trừ nhau mà không ngừng bổ sung cho nhau. Khoa học phát triển thì nghệ thuật quản trị cũng được cải tiến theo. Khoa học là sự hiểu biết kiến thức có hệ thống, còn nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức. Nghệ thuật quản trị trước hết là tài nghệ của nhà quản trị trong việc giải quyết những nhiệm vụ đề ra một cách khéo léo và có hiệu quả nhất. Tài năng của quản trị gia, năng lực tổ chức, kinh nghiệm giúp họ giải quyết sáng tạo xuất sắc nhiệm vụ được giao. 30