STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE
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Il documento analizza varie soluzioni per fogli elettronici, confrontando OpenOffice, Office 2007-2010 e Google Apps. Viene messo in evidenza che ogni opzione ha punti di forza e debolezze in termini di costo, funzionalità e migrazione dei dati. Viene anche enfatizzata l'importanza di una pianificazione attenta e di un'assistenza post-rilascio per facilitare l'adozione da parte degli utenti.
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- 1. STAY TUNED MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 2. Possibilità STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 3. Openoffice.org Punti di forza Punti deboli Non costa niente Si deve installare su ogni Aggiornarlo ogni volta postazione che esce una nuova Ci sono pochi manuali a release non costa nulla disposizione Non è compatibile con tutte le nuove features dei nuovi Office Agli utenti evoluti mancheranno alcuni strumenti STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 4. Office 2007-2010 Punti di forza Punti deboli Grande quantità di L’upgrade richiede un documentazione ufficiale investimento economico Strumentazione molto Richiede installazione potente per utenti avanzati Microsoft Access Microsoft Outlook Garantito da Microsoft STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 5. Google Apps È una suite di strumenti di messaggistica e collaborazione, integrati in un’unica piattaforma accessibile in modalità “software as a service”: STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 6. Google Apps è nel cloud Vantaggi Punti di attenzione Miti da sfatare • Sono sufficienti • Per accedere ai dati • Se il servizio non è macchine poco o alla posta occorre utilizzato, i dati potenti (es.: netbook) essere collegati a vengono cancellati Internet (ma c’è dal gestore • Si accede ai dati o Google Gear!) alla posta da • I dati sono più qualunque parte del • Se la rete è vulnerabili in caso di mondo, anche senza temporaneamente azioni di hackeraggio il proprio PC non disponibile, non si ha accesso al • Il gestore utilizza i • Se il PC si rompe, servizio dati relativi al nostro tutti i dati online sono profilo personale e i salvi • Se ci si collega via contenuti della posta UMTS, bisogna per operazioni di • Backup e sicurezza considerare i costi marketing non sono a carico dell’utente o dell’IT, ma del gestore STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 7. Vantaggi Dal punto di vista dell’IT Dal punto di vista dell’utente • Riduzione consistente del TCO • Approccio conservatore: possibilità di mantenere la stessa user • Semplificazione gestionale experience (Google Apps si integra con • Contratto basato su livelli di servizio il client Outlook) concordati: se il servizio non c’è, non si • Approccio innovatore: paga possibilità di godere dei vantaggi dell’interfaccia webmail • modello di archiviazione/organizzazione della posta più efficace • integrazione diretta con gli altri strumenti della suite STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 8. Vincoli / Punti di attenzione I contenuti inseriti nei calendari non vengono migrati automaticamente • Occorre che ciascun utente recuperi i propri contenuti manualmente La rubrica condivisa non viene creata automaticamente • Occorre sviluppare uno strato software che utilizzi le API di Google L’utente deve abituarsi all’idea che non può leggere la posta quando è sconnesso • È possibile far installare sui client il plugin “Gears” di Google Cancellare una mail significa perderla • Per usufruire della funzionalità di backup occorre attivare il servizio “Postini” di Google Il comportamento di Outlook con IMAP può apparire non familiare all’utente abituato a Outlook con POP 3 • Es.: se viene cancellata dal server, una e-mail non scompare subito ma resta visibile per un certo tempo, caratterizzata dall’effetto barrato e senza la possibilità di essere aperta; altro esempio: ogni operazione richiede un commit STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 9. Modalità di gestione Pianificare l’intervento con cura • Strategia di migrazione (graduale, big bang, …) • Criteri di gestione della posta pregressa, presente nei server di MS Exchange (migrare tutto, migrare solo una parte, decidere caso per caso, …) o salvata dagli utenti in locale • Azioni di recovery in caso di perdita di dati da parte dell’utente • Tempistica • Caratteristiche del supporto post-rilascio (centro di competenza, training, …) Accompagnare l’intervento da un programma di change mgmt. • Comunicare in anticipo vantaggi e punti di attenzione, gestendo le aspettative • Svolgere incontri di preparazione con gli utenti • Condividere la procedura per la gestione degli impatti (es.: quanta posta pregressa migrare, quando spegnere i calendari di MS Exchange, come gestire le eccezioni) • Fornire un tutorial non tecnico a tutti gli utenti • Fornire un supporto tecnico post-rilascio che tenga conto non solo dei problemi reali, ma anche della percezione rispetto al cambiamento STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE? 18
- 10. Piano migrazione mail Intervento di migrazione Analisi Supporto Switch-off MS Switch-over preliminare post-rilascio Exchange Fase Deliverable/Output Analisi preliminare Documento di strategia di migrazione Piano di migrazione Switch-over Accensione di Google Apps Avvio della migrazione Supporto post-rilascio Centro di competenza per supporto on demand Formazione Switch-off MS Exchange Completamento della migrazione Spegnimento dei vecchi sistemi STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 11. Google Docs Punti di forza Punti deboli Non costa niente È dipendente dalla linea Non si deve installare Internet Lavori in una web application È disponibile anche da un punto di accesso esterno I documenti sono salvati su un server che non è di nostra È disponibile da qualunque proprietà computer connesso a Non è compatibile con tutte Internet le nuove features dei nuovi Permette di condividere Office documenti con chiunque Agli utenti evoluti altro abbia un account mancheranno alcuni Google strumenti STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 12. Perché segmentare gli utenti Soluzioni specifiche per Soluzioni “Taylored by Customer “One-Size-Fits-All” dipartimenti Segment” Soluzioni costose, Bassi costi e alta Massimo rapporto sviluppate volta per scalabilità soddisfazione / costi volta – Ogni dipartimento Forte attenzione alla Capacità di indirizzare anche acqusita gli strumenti standardizzazione esigenze molto specifiche più idonei ai propri senza per questo un eccesso utilizzatori Scarsa soddisfazione di spesa complessiva – Poco coordinamento degli utenti a causa e nessuna dell’impossibilità di attenzione a sinergie inter-aziendali spingere verso servizi IT più allineati alle Notevole proprie specifiche soddisfazione degli esigenze utenti STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 13. Esempio di dimensioni dei profili Tipologia di mobilità Attività / Funzione Livello Aziendale Analisi del tipo di Descrizione attività Descrizione livello spostamento: svolte per singolo aziendale: – Studio della profilo: – Classificazione dei percentuale di – Classificazione delle livelli aziendali tempo trascorso figure professionali – Descrizione delle fuori sede – Descrizione delle implicazioni del – Classificazione dei implicazioni livello sulle esigenze luoghi in relazione dell’attività sulle alla frequenza di esigenze visita – Classificazione dei luoghi in relazione alla loro natura STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 14. Esempi di tipologie di mobilità Catalogazione Tipologie di Mobilità Interni Multiple Fissi Offices Natura Luoghi Alta Luoghi / Esterni Fixed route Frequenza spostamenti Natura Luoghi Diversi Esterni Traveller % Tempo fuori Sede Interni Commuter Fissi Natura Luoghi Luoghi / Personal Frequenza Esterni advisor Bassa spostamenti Natura Luoghi Diversi Operatori Esterni semi-mobili STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 15. Segmentazione per esigenze Svolge un compito per il quale Office è solo un UTENTE BASE complemento. Lo usa poco prevalentemente in consultazione o modificando files prodotti da altri. Svolge un compito per il quale Office è uno strumento UTENTE utile e di uso quotidiano, ma sfrutta solo le funzionalità INTERMEDIO base degli applicativi. Svolge un compito per il quale Office è uno strumento UTENTE fondamentale. Sfrutta tutte le possibilità del programma EVOLUTO ed è in grado di usare velocemente le nuove features. STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 16. Utenti UTENTE BASE È possibile che questi utenti possano coprire tutte le loro esigenze di Office automation con UTENTE qualunque prodotto che fornisca un minimo di INTERMEDIO funzionalità. È possibile che questi utenti spostati su un UTENTE sistema Open o Software as a Service si EVOLUTO lamentino di avere strumenti meno comodi e meno potenti di prima. STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 17. Funzionalità chiave: Mail Merge Segreterie Uffici commerciali Mail merge Uffici soci Uffici pubblici Esiste ancora, modificato e semplificato rispetto all'ultima Word versione. Compatibile con le versioni precedenti Esiste ma si deve impostare in modo estremamente Writer diverso e non di immediata comprensibilità. I vecchi mail merge importati da Word non funzionano Non esiste se non verso indirizzi email salvati nei contatti Documenti dell'account Gmail STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 18. Funzionalità chiave: Funzioni Controllo di gestione Funzioni di Finanza Uffici studi calcolo Uffici tecnici Amministrazione Oltre 200 funzioni di calcolo di varia natura per coprire Excel quasi tutte le esigenze di calcolo con alcune novità rispetto al 2003 Più o meno le stesse funzionalità di calcolo di Excel. Calc Mancano solo le nuove funzioni implementate dal 2007 Più o meno le stesse funzionalità di calcolo di Excel. Spreadsheet Mancano solo alcune delle nuove funzioni implementate dal 2007 STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 19. Funzionalità chiave: Data Analysis Filtri Controllo di gestione Finanza Pivot tables Uffici studi Filtri potenziati e molto comodi Excel Pivot tables potentissime e migliorate anche dal punto di vista grafico I filtri sono simili a quelli di Excel 2000/2003 Calc Le Data Pilot ricordano le Pivot table di Excel 97 Il "gadget" che permette di impostare filtri e creare tabelle Spreadsheet di dati raggruppati è ancora in evoluzione e non è pronto per un uso professionale. STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 20. Business Case Schema di Business case Set-up costs – Costi di acquisto del pacchetto e migrazione On-going costs – Manutenzione licenze, canoni annuali, manutenzioni,... IT Savings + Steady state net Benefits Pay Back Period Risparmi puramente IT Costs of Systems displaced + ICT Risparmi ICT sommati a quelli di Business Anni necessari a Costi cessanti (HW, SW, ripagare l’investimento servizi) iniziale Business Benefits / Savings + Risparmi misurabili / aumento efficienza dovuti ai nuovi servizi STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 21. Economics di Google Apps • Google apps sta progressivamente mutando la policy sul compenso per il servizio • Inizialmente il servizio era gratuito, ora lo è solo se l’azienda ha meno di 50 utenti Google Apps, oltre (anche sono per 51) è necessario sottoscrivere “premier” • Inoltre per esigenze aziendali il servizio di archiviazione della posta (postini) sembra indispensabile almeno per gli utenti con maggiori esigenze STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 22. Impatto differenziazione del servizio Matrice livelli di servizio Cost to Serve Office Workers Remote Users IT Developers Mobile Data Accounting One size fits all Executives Engineers # of FTEs Traders Plants Executives 500 Service Levers Under Served Support Ratio 80:1 175:1 145:1 .. Developers Traders / Seats per user 1.2 1.0 1.5 .. 3000 Refresh rate 33% 33% 50% .. Over Served Hours of Operation 24x7 9-5 24x7 Office/Mobile Worker Response Time .. .. .. .. 8000 Scope of Services .. Resolution (Format & Rate) 100% 110% 120% 60% 70% 80% 90% ... Cost to Serve (%) STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?
- 23. .. e quindi ? ? Se tutte queste soluzioni fossero gratuite quale sceglieresti? ? Secondo te è possibile una soluzione mista? Secondo te è possibile passare ad una di queste soluzioni senza ? prevedere formazione per gli utenti? ? La migrazione include anche il client di posta elettronica? ? Come gestirai le tue applicazioni Access? STAY TUNED: MA IL MIO FOGLIO ELETTRONICO È PROPRIO DA GETTARE?