Uploaded byLee Oi Wah
Taklimat senarai semak pemeriksaan mengejut kewangan pkk tawau
Dokumen ini merupakan taklimat mengenai semakan kewangan yang melibatkan pengurusan dan kawalan kewangan di PKK Tawau. Ia menekankan kepentingan pengasingan tugas, pematuhan prosedur dalam pengurusan belanja, pemeriksaan mengejut, dan latihan pegawai untuk memastikan pengurusan kewangan yang telus dan berkesan. Selain itu, dokumen ini juga menyentuh aspek pengurusan perolehan, kontrak, serta laporan kewangan yang diperlukan untuk memastikan semua proses berjalan dengan baik.
More Related Content
![KURSUS BUKU REKOD PERKHIDMATAN BRP [edited Dis 2015]](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/kursusbrpediteddis2015-151229002401-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
Similar to Taklimat senarai semak pemeriksaan mengejut kewangan pkk tawau
![241010b_DEP_Program_Perencanaan_dan_Penganggaran_untuk_Keberlanjutan[1] - BAP...](https://cdn.slidesharecdn.com/ss_thumbnails/241010bdepprogramperencanaandanpenganggaranuntukkeberlanjutan1-bappenas-251116132955-b3b08ee2-thumbnail.jpg?width=640&height=640&fit=bounds)
Taklimat senarai semak pemeriksaan mengejut kewangan pkk tawau
- 1. TAKLIMAT SENARAI SEMAK PEMERIKSAANMENGEJUT KEWANGAN PKK TAWAU DR LEE OI WAH PEGAWAI KESIHATAN KAWASAN II
- 3. CARTA ORGANISASI Disediakan Dipamerkan Lengkap dan dikemaskini
- 4. REKOD / DAFTAR PENURUNANKUASA Surat penurunan kuasa secara bertulis Fail / daftar penurunan kuasa mudah dikesan / disemak Penurunan kuasa khusus untuk pegawai yang terlibat dalam kutipan Penurunan kuasa khusus untuk pegawai yang terlibat dalam bayaran
- 5. PENGASINGAN TUGAS Pengasingantugas untuk terimaan diwujudkan Pengasingan tugas untuk bayaran diwujudkan
- 6. PEMERIKSAAN MENGEJUT (AP 308) Pemeriksaan dijalankan oleh Ketua Jabatan atau pegawai yang dilantik Pemeriksaan terhadap sebahagian atau keseluruhan kewajipan kewangan termasuk aset Direkodkan dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut
- 7. PEMERIKSAAN MENGEJUT (AP 309) Pemeriksaan dijalankan oleh Ketua Jabatan Pemeriksaan meliputi perkara-perkara berikut: # peti besi # bilik kebal # peti wang tunai # laci dan lain-lain bekas untuk menyimpan wang , setem dsbnya Direkodkan dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut dengan lengkap Dilakukan sekurang-kurangnya setiap 6 bulan sekali
- 8. JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN &AKAUN(JKPA) JKPA ditubuhkan berdasarkan pekeliling Mesyuarat sekurang-kurangnya 3 bulan sekali Agenda mesyuarat mengikut pekeliling Minit mesyuarat disedikan Laporan Suku Tahun disediakan dan dihantar ke JKNS.
- 9. PENGURUSAN TEGURAN AUDIT Rekod/ Daftar Audit diselenggarakan dengan kemaskini Pertanyaan audit dijawab dalam tempoh yang ditetapkan. Teguran Audit telah diambil tindakan.
- 10. LATIHAN Merancang danmelaksanakan latihan pengurusan kewangan Latihan diberikan berkaitan dengan tugas pegawai Pegawai dilatih sekurang-kurangnya 7 hari setahun
- 12. KELULUSAN PINDAH PERUNTUKAN Waranpindah peruntukan bagi perbelanjaan mengurus ditandatangani oleh Ketua Jabatan atau wakil yang diberi kuasa secara bertulis. Pindah peruntukan direkodkan dengan tepat dan lengkap dalam Buku Vot.
- 13. PENGURUSAN BELANJA MENGURUS (B) Perbelanjaan mempunyai peruntukan Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan Peruntukan diterima dibelanjakan Peruntukan tambahan/khas/luar jangka/viremen Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan keseluruhan
- 14. PENGURUSAN BELANJA PEMBANGUNAN (P) Perbelanjaan mempunyai peruntukan Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan Peruntukan diterima dibelanjakan > 50% Peruntukan tambahan/khas/luar jangka/viremen Perbelanjaan tidak melebihi peruntukan keseluruhan
- 16. PENGURUSAN BORANG HASIL Borang Hasil direkodkan dengan kemas kini dalam daftar Borang hasil (Kew 67) Borang Hasil dikeluarkan mengikut susunan nombor yang betul. Baki stok Borang Hasil di Daftar bersamaan dengan baki sebenar. Borang Hasil yang belum dan sedang digunakan disimpan dengan selamat. Borang Hasil yang diterima, disemak dan diperakui betul tentang ketepatan nombor siri di belakang helaian pertama salinan pejabat buku resit. Borang Hasil yang dikeluarkan daripada stok , disemak sekurang-kurangnya setiap minggu oleh pemungut atau wakilnya untuk memastikan borang hasil yang belum digunakan masih utuh.
- 17. PENERIMAAN WANG Hasilyang dikutip adalah mengikut kadar yang dibenarkan. Semua terimaan sewaan diakaunkan sebagai hasil kerajaan dan dimasukkan dalam Kumpulan wang Disatukan.
- 18. KESELAMATAN SEMASA KUTIPAN Ciri-cirikeselamatan wujud di ruang tempat cashier membuat kutipan hasil. Notis pemberitahuan kepada orang awam untuk meminta resit dipaparkan di tempat yang mudah dilihat. Peti besi : 2 kunci yang berlainan dipegang oleh 2 pegawai yang berlainan. Hanya wang awam disimpan dalam peti besi.
- 19. PERAKUAN PENERIMAAN WANG Resitrasmi dikeluarkan dengan segera bagi semua kutipan. Resit rasmi yang dipinda (amaun) dibatalkan. Resit rasmi yang dibatalkan beserta salinannya dikemukakan untuk diaudit. Resit rasmi dibatalkan oleh pegawai yang diberi kuasa secara bertulis.
- 20. PEREKODAN BORANG HASIL Setiap Resit Rasmi yang dikeluarkan , direkodkan dalam Buku Tunai pada hari yang sama. Pegawai yang bertanggungjawab , menyemak Buku Tunai dengan Resit rasmi setiap hari Semua Borang Hasil yang hilang , direkodkan dan dilaporkan dengan segera.
- 21. PENGURUSAN DAFTAR KOMPAUN DaftarKompaun disediakan dengan lengkap dan kemas kini. Kompaun/ permit dikutip mengikut kadar yang ditetapkan. Notis kompaun / permit yang dikeluarkan adalah bersiri. Notis kompaun / permit direkodkan dalam Daftar Kompaun. Rayuan pengurangan nilai kompaun diluluskan oleh Pihak Berkuasa melulus.
- 22. KEMASUKAN PUNGUTAN KE BANK Pungutan telah dimasukkan dengan segera dan diakui terima oleh bank. Penyata Pemungut disediakan tanpa kelewatan Penyata Pemungut diluluskan dengan segera oleh Pelulus II. Pengesahan kutipan dimasukkan ke dalam bank (cetakan bank di penyata Pemungut) diperolehi. Seorang pegawai bertanggungjawab menyemak Penyata pemungut selepas kutipan dimasukkan ke dalam bank bagi menentukan jumlah sebenar telah dibankkan. Pungutan yang tidak sempat dibankkan , disimpan di tempat berkunci dengan selamat.
- 24. PERANCANGAN PEROLEHAN PerancanganPerolehan Tahunan (PPT) dibuat mengikut format dan dikemukakan dalam tempoh yang ditetapkan. Jadual Umum disediakan untuk semua urusan tender / sebutharga yang hendak dilaksanakan.
- 25. GPIS Semua kategoriperolehan didaftarkan dalam GPIS. Penyelia dilantik untuk memantau GPIS. Laporan perolehan dikemukan untuk dibentangkan dalam Mesyuarat JKPA.
- 26. PENGURUSAN PEMBELIAN TERUS Pembelianterus dibuat bagi bekalan setiap jenis item / perkhidmatan tidak melebihi RM 20,000.00 setahun. Pesanan kerajaan dikeluarkan terlebih dahulu sebelum bekalan / perkhidmatan diterima. Pesanan Kerajaan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa. Pesanan Kerajaan dicatatkan dengan lengkap. Kajian Pasaran dibuat dengan mendapatkan sekurang-kurangnya 3 tawaran harga daripada pembekal tempatan.
- 27. KAWALAN AM SEBUTHARGA Peti tawaran Sebut Harga/Tender mempunyai 2 kunci berbeza yang dipegang oleh 2 orang pegawai kanan. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga/Tender dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan. Proses pembukaan Sebut Harga/Tender dilaksanakan dengan teratur. Keputusan muktamad tender/sebut harga dipamerkan di dalam laman web/papan kenyataan Agensi. Perlaksanaan Integrity pact dipatuhi. Perolehan tidak dipecah kecilkan. Pesanan Kerajaan dikeluarkan dengan segera setelah menerima keputusan JK Sebutharga.
- 28. PENGURUSAN SEBUTHARGA Perolehansetiap jenis item yang melibatkan perbelanjaan tahunan melebihi RM 20,000.00 sehingga RM 1,000,000.00 dibuat dengan mempelawa Sebutharga. Sebutharga dibuat dengan mempelawa sekurang- kurangnya : # 3 pembekal :perolehan RM 20,000 hingga RM 50,000 # 5 pembekal : perolehan RM 50,000 hingga RM 1 juta
- 29. PENGURUSAN SEBUTHARGA Jawatankuasa Sebuthargadilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan untuk perolehan melebihi RM 20,000.00 hingga RM 50,000.00 Keputusan Jawatankuasa Sebutharga ditandatangani oleh Pengerusi dan AJK Sebut Harga Maklumat lengkap mengenai pertimbangan , minit mesyuarat dan keputusan sebutharga disimpan oleh Urusetia Sebut Harga.
- 30. PENGURUSAN SEBUTHARGA Notissebut harga : # 3 hari : perolehan RM 20,000 hingga RM 50,000 # 7 hari : perolehan RM 50,000 hingga RM 1 juta Daftar edaran Sebut Harga disediakan untuk menyenaraikan Lampiran Q yang diedarkan. Senarai Semak disediakan dan disertakan bersama Dokumen Sebutharga. JK Pembuka Sebutharga menyemak dan memastikan penyebutharga mengemukakan semua dokumen. Anggaran Jabatan disediakan oleh oleh pegawai yang mengurusakn perolehan atau oleh Pegawai Teknikal berdasarkan harga pasaran.
- 31. PENGURUSAN KONTRAK Daftar/rekodpembayaran kontrak diselenggarakan untuk rujukan dan pemantauan bayaran. Kontrak dibuat atas nama Kerajaan dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi kuasa di bawah Akta Kontrak Kerajaan 1949. (Disemak 1973). Klausa Pencegahan Rasuah dimasukkan dalam Kontrak. Bon Pelaksanaan dikenakan.Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) dipotong mengikut kadar yang sepatutnya. Kontrak ditandatangani dalam tempoh 4 bulan dari tarikh keluarnya Surat Setuju Terima. Tiada perolehan/bekalan melebihi nilai kontrak yang ditetapkan dalam kontrak terlibat. Tindakan diambil terhadap kontraktor yang tidak mematuhi syarat mengenai tempoh bekalan perjanjian kontrak.
- 32. PENGURUSAN PEROLEHAN KONTRAK PUSAT Perolehan dibuat melalui pembekal yang ditetapkan. Kebenaran Perbendaharaan Malaysia diperoleh terlebih dahulu bagi pembelian yang dibuat luar dari Kontrak Pusat. Tindakan susulan diambil terhadap pembekal Kontrak Pusat yang lambat membekalkan barangan /pesanan.
- 33. PENGURUSAN PEROLEHAN KONTRAK PUSATSISTEM PANEL Perolehan melalui Kontrak Pusat Sistem Panel mematuhi kaedah perolehan yang ditetapkan. Kebenaran Perbendaharaan Malaysia diperoleh terlebih dahulu bagi pembelian yang dibuat luar dari Panel Pembekal. Tindakan susulan diambil terhadap pembekal Kontrak Pusat yang lambat membekalkan barangan /pesanan. Kajian Pasaran dijalankan.
- 35. PERAKAUNAN Bayaran bagiinvois tanpa PT dibuat hanya untuk jenis perbelanjaan yang dibenarkan. Tanggungan direkodkan dengan betul. Buku Vot hendaklah diperiksa sekurang-kurangnya sebulan sekali oleh penyelia dengan menurunkan tandatangan ringkas. Penyata Penyesuaian Perbelanjaan disediakan dengan betul. Penyata Penyesuaian dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan.
- 36. PENGURUSAN BAYARAN Had KuasaBerbelanja yang ditetapkan dalam sistem adalah selaras dengan pewakilan kuasa menandatangani baucar yang diluluskan. Capaian dalam sistem telah dibatalkan bagi pegawai yang bertukar / berhenti / bersara atau tidak aktif. Kad pintar/token tidak digunakan semasa ketiadaan pegawai /pegawai tidak bertugas. Pengasingan tugas untuk bayaran diwujudkan.
- 37. PENGURUSAN BAYARAN Daftar Bildisediakan dan dikemaskini. Daftar Bil dicetak dan disemak oleh pegawai bertanggungjawab sekurang-kurangnya sekali sebulan dan ditangani ringkas. Baucar bayaran disokong dengan dokumen sokongan asal, lengkap dan sempurna. Peraturan Kewangan dipatuhi. Pembayaran dibuat dengan wajar , betul dan tepat.
- 38. PENGURUSAN BAYARAN Penjenisan pembayarandirekodkan dengan betul. Pembayaran telah diperakukan dengan sewajarnya. Pembayaran dibuat kepada penerima yang sah. Baucar bayaran/dokumen sokongan ditebuk/dicop TELAH BAYAR.
- 39. PEMBAYARAN DIBUAT DENGANBETUL & TEPAT (PEMERIKSAAN FIZIKAL) Bekalan /Perkhidmatan / Kerja diterima mengikut kuantiti dan spesifikasi yang ditetapkan. Bekalan /Perkhidmatan / Kerja diterima dalam tempoh yang ditetapkan. Bekalan /Perkhidmatan / Kerja disahkan oleh pegawai yang diberi kuasa.
- 40. PENGURUSAN BAYARAN PUKAL Terdapat buktiLaporan BP21 disemak dengan bil asal. Tindakan pembetulan diambil ke atas kesilapan /perbezaan antara laporan BP21 dengan bil. Semua Bil Pukal dibayar melalui Sistem Bayaran Pukal.
- 41. PENGURUSAN PANJAR WANG RUNCIT Wang panjar digunakan untuk tujuan pembayaran kecil yang segera dan perbelanjaan runcit kecuali tuntutan perjalanan. Baki wang tunai di tangan sama dengan baki pada Buku Wang Runcit. Surat Kelulusan mengadakan Panjar Wang Runcit disimpan selamat. Rekupmen Panjar Wang Runcit dibuat mengikut keperluan. Semua Baucar Kecil (KEW.50A) dinomborkan dan dicatat dalam Buku Wang Runcit pada hari ia dibayar. Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit disedia setiap tahun dan dihantar ke Bahagian Akaun, IPKKM / Pejabat Bendahari Negeri.
- 42. PENGURUSAN BAYARAN AP58(a) Pembayaran dibawah AP 58(a) adalah untuk Perbelanjaan Mengurus. Kelulusan Jabatan Akauntan Negara Malaysia diperoleh bagi pembayaran di bawah AP 58(a) – oleh Bahagian Kewangan, IPKKM
- 44. PENGURUSAN LAPORAN PERUBATAN Buku AkaunAmanah disediakan dan dikemaskini. Daftar Laporan Perubatan disediakan serta diselenggara dengan lengkap dan kemas kini. Semua tuntutan bagi penyediaan laporan ringkasan oleh Pegawai perubatan yang tidak melebihi RM 40.00 dibayar 100% dan pembayaran diproses di tempat Pegawai Perubatan berkenaan bertugas. Surat Arahan Amanah / Surat Ikatan Amanah disimpan.
- 45. PENGURUSAN AKAUN DEPOSIT(DEPOSIT AM) Akaun Utama Deposit diselenggara. Deposit diakaunkan mengikut jenis deposit yang diterima. Daftar / rekod kecil diselenggara sekiranya bilangan deposit yang sama jenis adalah banyak. Bayaran balik deposit mengikut peraturan yang ditetapkan. Penyata Penyesuaian Deposit disediakan dengan tepat setiap bulan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh terimaan flimsy /tarikh bulletin JANM. Deposit yang tidak dituntut melebihi 12 bulan daripada tarikh deposit boleh dikembalikan (serta tidak diperlukan) , diwartakan. Deposit yang tidak dituntut 3 bulan selepas diwartakan , dikredit ke akaun hasil.
- 47. PENGURUSAN JKPAK MesyuaratJKPAK dilakukan setiap 3 bulan. Mesyuarat dipengerusikan oleh Pengerusi yang dilantik mengikut pekeliling dan membincangkan agenda mesyuarat yang ditetapkan. Laporan mesyuarat dikemukakan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan Dan akaun . (JKPA). UPAS menjadi Urusetia Mesyuarat JKPAK. Laporan Tahunan Aset Alih , Stor dan Aset Tak Ketara Kerajaan disediakan oleh UPAS dan dikemukakan kepada JKNS mengikut tempoh yang ditetapkan.
- 48. PENERIMAAN ASET &STOK PTJ mempunyai Pegawai Penerima yang dilantik oleh Ketua Jabatan serta diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset / barang stor yang diterima. Bagi penerimaan barang-barang dari pembekal di Stor Pusat /Utama,Borang Terimaan barang-barang (BTB) KEW.PS-1 disediakan oleh Pegawai Penerima dan diperakukan oleh Pegawai Pengesah/Pegawai Teknikal (jika perlu). Borang Laporan Terimaan Barang-barang (KEW.PS-2) disediakan dan dikemukakan kepada Syarikat Pembekal dengan serta-merta jika terdapat kerosakan atau perselisihan kuantiti barang-barang stor. Borang Laporan penerimaan Aset Alih Kerajaan (KEW. PA- 1) disediakan dan dikemukakan kepada syarikat pembekal dengan serta-merta jika asset yang diterima rosak / perselisihan kuantiti / tidak mengikut spesifikasi.
- 49. PENDAFTARAN ASET Semua HartaModal dan Aset Alih Bernilai Rendah didaftarkan dalam tempoh 2 minggu daripada tarikh pengesahan penerimaan.(KEW.PA-2 , KEW.PA-3). KEW.PA-2 asal disimpan oleh Pegawai Aset. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA- 5) disediakan dalam tahun semasa dan dikemas kini apabila terdapat asset baharu , asset dilupus atau asset dihapus kira.
- 50. PENDAFTARAN STOK Kad KawalanStok (KEW.PS3) dan Kad Petak (KEW.PS4) diselenggara dengan lengkap dan kemas kini. # hijau- stok tidak bertarikh luput # merah jambu – stok bertarikh luput Kad Petak (KEW.PS-4) diletakkan bersama dengan stok. Senarai Daftar Kad Kawalan Stok (KEW.PS-5) diselenggara. Borang Laporan Terimaan Barang-barang (KEW.PS-2) dan Borang Permohonan Stok (KEW.PS-11) dicetak.
- 51. PELABELAN ASET Aset diberitanda pengenalan Hak Kerajaan Malaysia. Semua asset ditandakan dengan nombor siri pendaftaran yang betul.
- 52. PENGGUNAAN ASET(TIDAK TERMASUK KENDERAAN) Pergerakan asset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara direkod dalam Rekod Pinjaman dan Pergerakan Aset Alih (KEW.PA-6) . Aset yang dibawa keluar dari pejabat mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan /pegawai-pegawai lain yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan dan hendaklah dipulangkan sebaik selesai penggunaanya. Senarai Aset di Lokasi (KEW.PA-7) disediakan oleh Pegawai Aset dalam 2 salinan. Satu salinan disimpan oleh Pegawai Aset manakala 1 salinan dipamerkan di lokasi. Kerosakan asset dilaporkan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset Alih (KEW.PA-9). Tindakan susulan diambil terhadap asset yang rosak.
- 53. PENYIMPANAN ASET &STOK Aset dan barang-barang di stor disimpan di tempat yang selamat dan sesuai. Tempat menyimpan aset dan barang-barang stor yang sangat menarik/ bernilai tinggi mempunyai kawalan keselamatan yang lebih ketat.
- 54. PEMERIKSAAN ASET Semuaaset alih kerajaan diperiksa sekurang-kurangnya 1 kali setahun. Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) dan Laporan Pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-11) disediakan dengan lengkap oleh Pegawai Pemeriksa. Laporan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 dikemukakan kepada Ketua Jabatan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh pemeriksaan. Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Aset Alih Bernilai Rendah (KEW.PA-12) disediakan dan dikemukakan bersama-sama Laporan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 kepada Unit Pengurusan Aset , JKNS mengikut tempoh yang ditetapkan.
- 55. PENGIRAAN STOK Pegawai Stormelaksanakan pengiraan stok dengan mengemas kini Kad Petak (KEW.PS-4) serta membuat pengesahan dengan mencatatkan nama dan tarikh pada akhir transaksi di Kad Petak. Baki fizikal barang-barang stor adalah sama dengan baki terakhir di Kad Petak. Pelarasan Stok dilaksanakan apabila terdapat perbezaan disebabkan oleh silap pengiraan dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok (KEW.PS- 17)
- 56. PEMERIKSAAN STOK Pemeriksaan stokdilakukan oleh pegawai yang dilantik oleh Ketua Jabatan secara bertulis. Pemeriksaan dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama sekali setahun ke atas semua stok secara 100% mulai 1 Oktober tahun semasa. Pegawai Pemeriksa membuat pengesahan dengan mencatatkan nama dan tarikh pad akhir transaksi di Kad Kawalan Stok setelah pemeriksaan dilaksanakan. Laporan Pemeriksaan (KEW.PS-14) disediakan oleh Pegawai Pemeriksa Stok.
- 57. VERIFIKASI STOK Verifikasi stordilaksanakan oleh pegawai yang dilantik oleh KSU /TKSU (K). Verifikasi stor dilaksanakan selepas pemeriksaan stok oleh Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama sekurang-kurangnya setahun sekali sebelum berakhir pada 31 Disember. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14) disemak dan disahkan oleh Pemverifikasi Stor. Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) disediakan oleh Pemverifikasi Stor.
- 58. PENYELENGGARAAN ASET Aset alihyang memerlukan penyelenggaraan dikenal pasti dan disenaraikan dalam Senarai Aset Alih Kerajaan yang memerlukan penyelenggaraan berjadual (KEW.PA-13). Penyelenggaraan yang dilaksanakan (penyelenggaraan pencegahan dan pembaikan) direkodkan dalam Rekod Penyelenggaraan Aset Alih (KEW.PA-14).
- 59. PELUPUSAN ASET FailPelupusan diselenggara dengan lengkap dan dikemas kini. Pelantikan Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih Kerajaan adalah teratur. Aset yang hendak dilupuskan diperiksa oleh Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih Kerajaan yang dilantik. PEP (KEW.PA16)disediakan bagi asset mekanikal , teknikal , elektrik dan elektronik yang nilai perolehan asal lebih daripada RM 5000.00. PEP (KEW.PA16) disediakan bagi perkakasan computer yang nilai perolehan asal lebih daripada RM 1000.00. Aset yang perlu dilupuskan disenaraikan di dalam Borang KEW.PA-17 oleh Urus Setia Pelupusan.
- 60. PELUPUSAN ASET Lembaga Pemeriksamenyediakan dan menandatangani Laporan Lembaga Pemeriksaan (KEW.PA-17). Lembaga Pemeriksa menyediakan dan menandatangani Laporan Lembaga Pemeriksaan (KEW.PA-17) Pelupusan dijalankan dalam tempoh 6 bulan selepas mendapat kelulusan. Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan dikemukakan kepada Kuasa Melulus , 2 minggu sebelum tamat tempoh pelupusan. Daftar KEW.Pa-2 dan KEW.PA-3 dikemas kini dan disimpan dalam Fail Pelupusan.
- 61. PELUPUSAN STOK Pemeriksaan bagipelupusan stok menggunakan Borang Laporan Pelupusan Stok Bernilai Rendah (KEW.PS-19). Kad Kawalan Stok(Kew.PS-3) dan Kad Petak (KEW.PS-4) dikemas kini selepas Sijil Pelupusan dikeluarkan. Pelupusan dijalankan dalam tempoh 3 bulan selepas mendapat kelulusan. Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan dikemukakan kepada Kuasa Melulus 2 minggu sebelum tamat tempoh pelupusan
- 62. PENGURUSAN KEHILANGAN Pastikan tiadakehilangan asset/stok tahun sebelum yang belum selesai pada tahun kewangan yang diaudit. Laporan Polis dibuat dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui oleh Ketua Jabatan / pegawai yang bertanggungjawab. Laporan Awal (KEW.PA 28) bersama salinan Laporan Polis dikemukakan kepada KSU dan Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh 2 hari bekerja selepas Laporan Polis dibuat. Salinan KEW.PA-28 dikemukakan kepada JANM dan Jabatan Audit Negara.
- 63. PENGURUSAN HAPUSKIRA Laporan Akhir(KEW.PA-30) disediakan serta dikemukakan kepada Urus Setia Kehilangan Dan Hapus Kira dalam tempoh 1 bulan dari tarikh perlantikan. Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok Bernilai Rendah (KEW.PS-21) disahkan oleh Ketua Jabatan dan diluluskan oleh Kuasa Melulus
- 65. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI KENDERAAN Pegawai Kenderaansepenuh masa dilantik oleh PTJ yang mempunyai lebih daripada 20 buah kenderaan kerajaan. Penerimaan kenderaan baru adalah teratur. Pegawai Kenderaan hendaklah memastikan kenderaan tersebut diperiksa dengan teliti supaya mematuhi spesifikasi dan peraturan yang ditetapkan. Fail kenderaan diselenggara untuk setiap kenderaan. Semua set kunci disimpan oleh Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa semasa kenderaan tidak digunakan.
- 66. KAWALAN PENGGUNAAN KENDERAAN Kenderaanhanya boleh digunakan dengan kelulusan Pegawai Kenderaan. Buku log diselenggarakan untuk semua kenderaan dengan lengkap dan kemas kini. Helaian Buku Log difailkan berasingan.Salinan asal butir-butir penggunaan kenderaan disimpan di pejabat. Helaian Buku Log difailkan berasingan.Salinan asal butir-butir penggunaan kenderaan disimpan di pejabat. Kenderaan dipandu oleh pemandu atau pegawai yang diberi kuasa.
- 67. KAWALAN PENGGUNAAN KENDERAAN Pengesahanpengiraan Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan dilakukan selewat-lewatnya sebelum 10 hari bulan berikutnya. Pemeriksaan Mengejut ke atas Buku Log dilakukan sekurang-kurangnya sekali setahun oleh Ketua Jabatan / wakil yang dilantik (selain Pegawai Kenderaan). Pegawai Kenderaan merekod notis kesalahan lalu lintas / saman dalam Buku Log. Peringatan bertulis dikeluarkan oleh Ketua Jabatan untuk menyelesaikan saman tertunggak.
- 68. KAWALAN KAD INDENMINYAK Kad Inden Minyak disimpan oleh Pegawai Kenderaan (Pemegang Kad) setiap masa melainkan ada keperluan mengisi minyak. Buku Rekod Pergerakan Kad Inden diselenggarakan dengan lengkap dan dikemas kini. Penyata pembelian/penyata kad disemak kepada salinan resit dan disahkan oleh Pemegang Kad sebelum bayaran dilakukan. Ulasan terhadap Analisis Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan dibuat setiap 6 bulan.
- 69. PENYELENGGARAAN KENDERAAN Penyelenggaraan pencegahandan pembaikan yang dilaksanakan , direkod dalam Buku Log serta Rekod Penyelenggaraan Aset Alih (KEW.PA-14). Kos penyelenggaraan dan pembaikan yang melebihi had dirujuk kepada JKR.
- 70. PENGURUSAN KEMALANGAN KENDERAAN Kemalangan dilaporkanke Balai Polis yang berhampiran dalam tempoh 24 jam dari masa kejadian.(pemandu /pegawai terkanan / Ketua Jabatan). Borang Laporan Kemalangan Am (362A) diisi dengan segera dan diserahkan kepada Ketua Jabatan dalam tempoh 48 jam kemalangan berlaku. Ketua Jabatan/pegawai yang diberi kuasa memastikan kenderaan yang rosak diperiksa oleh pihak yang berkuasa menilai kerosakan (contohnya JKR) Borang Laporan Kerosakan Am (362B) diisi oleh pihak Polis dan pihak yang mmeriksa kenderaan.