![Bab 4
Pengguna dan Pengembang Sistem
Dalam pembangunan sistem informasi diperlukan upaya pemetaan dan tahapan-
tahapan tertentu agar sistem informasi yang dibangun dapat diimplementasikan sesuai
kebutuhan organisasi/perusahaan. Suatu sistem informasi digunakan untuk mengatur
hubungan anatar manusia dan komponene mesin serta prosedur-prosedur yang harus
dilakukan serta berkaitan satu dengan yang lainya untuk mendukung kebutuhan
informasi atau mekanisme bisnis pada sebuah organisasi.
Agar sistem informasi yang dibangun sesuai dengan kebutuhan organisasi maka
diperlukan upaya proses pengembangan sistem (system develoment life cycle [SDLC] )
yang harus dilakukan oleh organisasi. SDLC merupakan proses formal yang harus
dilakukan organisasi yang akan membangun sebuah sistem infrmasi yang berbasi
komputer. Termasuk dalam hal ini adalah, size of organisation, jobs description,
relevant experiece, education system yang terintegrasikan dalam proses informasi,
sumber daya, peralatan dan teknis operasional.
Secara umum, pengembangan sistem informasi melalui tahap-tahap sebagai berikut
1. Survei Sistem (preliminary)
Survei sistem merupakan hal yang harus dilakuka bagi organisasi yang ingin membuat
sistem informasi. Pada tahap ini, organisasi dan konsultan mendefinisikan tentang
sistem yang akan dibuat. Upaya yang dilakukan dalam tahap ini adalah
mengidentifikasi permasalahan, peluang, arahan melalui investigasi awal dalam melihat
kebutuhan organisasi. Mendefinisikan lingkup kerja dimasing-masing bidang/divisi yang
terdapat di organisasi. Penyususnan proposal meliputi gambaran umum pelaksanaan
proyek, jadwal pelaksanaan, rincian biaya, aplikasi yang dikembangkan, analisis
keuntungan, metodologi. Dalam penyusunan proposal ini dipertimbangkan kelayakan
operasional (sistem, sumber daya, metode traiing, layanan purna jual/pemeliharaan,
efesiensi dan efektifitas), kelayakan teknis (hardware, software, jadawal pelaksanaan
proyek, fisiable, sistem keamanan data) dan kelayakan ekonomis (biaya pembuatan,
implementasi dan keuntungan/benefit). Preliminary ini merupakan tahap awal saja,
belum melakukan identifikasi secara mendalam.
2. Analisis Sistem
Analsis sistem merupakan sebuah teknik pemecahan masalah yang mendekomposisi
sebuah sistem menjadi komponen-komponen penyusunannya dalam rangka
mempelajari lebih jauh bagaimana komponen sistem tersebut bekerja dan berinteraksi
dengan komponen lainya untuk tujuan tertentu. Tahap analisis sitem sudah lebih
mendalam dalam mengidentifikasi komponen dan interaksi yang terjadi. Dalam analisis
sistem juga dibangun desain sistem yang akan dikembangkan sesuai kebutuhan
organisasi. Desain sistem yang merupakan kelanjutan dari teknik pemecahan masalah
yang merangkai kembali komponen-komponen sistem menjadi satu kesatuan sistem](https://image.slidesharecdn.com/tugassimrahayuyanantomihadiputrapenggunadanpengembangsistem-181002034900/85/Tugas-sim-rahayu-yananto-mihadi-putra-pengguna-dan-pengembang-sistem-2-320.jpg)
More Related Content
Similar to Tugas sim, rahayu, yananto mihadi putra, pengguna dan pengembang sistem (20)
Tugas sim, rahayu, yananto mihadi putra, pengguna dan pengembang sistem
- 1. Sistem Informasi Manajemen Pengguna dan Pengembang Sistem Oleh : Rahayu (43217110058) S1 AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS MERCUBUANA
- 2. Bab 4 Pengguna dan Pengembang Sistem Dalam pembangunan sistem informasi diperlukan upaya pemetaan dan tahapan- tahapan tertentu agar sistem informasi yang dibangun dapat diimplementasikan sesuai kebutuhan organisasi/perusahaan. Suatu sistem informasi digunakan untuk mengatur hubungan anatar manusia dan komponene mesin serta prosedur-prosedur yang harus dilakukan serta berkaitan satu dengan yang lainya untuk mendukung kebutuhan informasi atau mekanisme bisnis pada sebuah organisasi. Agar sistem informasi yang dibangun sesuai dengan kebutuhan organisasi maka diperlukan upaya proses pengembangan sistem (system develoment life cycle [SDLC] ) yang harus dilakukan oleh organisasi. SDLC merupakan proses formal yang harus dilakukan organisasi yang akan membangun sebuah sistem infrmasi yang berbasi komputer. Termasuk dalam hal ini adalah, size of organisation, jobs description, relevant experiece, education system yang terintegrasikan dalam proses informasi, sumber daya, peralatan dan teknis operasional. Secara umum, pengembangan sistem informasi melalui tahap-tahap sebagai berikut 1. Survei Sistem (preliminary) Survei sistem merupakan hal yang harus dilakuka bagi organisasi yang ingin membuat sistem informasi. Pada tahap ini, organisasi dan konsultan mendefinisikan tentang sistem yang akan dibuat. Upaya yang dilakukan dalam tahap ini adalah mengidentifikasi permasalahan, peluang, arahan melalui investigasi awal dalam melihat kebutuhan organisasi. Mendefinisikan lingkup kerja dimasing-masing bidang/divisi yang terdapat di organisasi. Penyususnan proposal meliputi gambaran umum pelaksanaan proyek, jadwal pelaksanaan, rincian biaya, aplikasi yang dikembangkan, analisis keuntungan, metodologi. Dalam penyusunan proposal ini dipertimbangkan kelayakan operasional (sistem, sumber daya, metode traiing, layanan purna jual/pemeliharaan, efesiensi dan efektifitas), kelayakan teknis (hardware, software, jadawal pelaksanaan proyek, fisiable, sistem keamanan data) dan kelayakan ekonomis (biaya pembuatan, implementasi dan keuntungan/benefit). Preliminary ini merupakan tahap awal saja, belum melakukan identifikasi secara mendalam. 2. Analisis Sistem Analsis sistem merupakan sebuah teknik pemecahan masalah yang mendekomposisi sebuah sistem menjadi komponen-komponen penyusunannya dalam rangka mempelajari lebih jauh bagaimana komponen sistem tersebut bekerja dan berinteraksi dengan komponen lainya untuk tujuan tertentu. Tahap analisis sitem sudah lebih mendalam dalam mengidentifikasi komponen dan interaksi yang terjadi. Dalam analisis sistem juga dibangun desain sistem yang akan dikembangkan sesuai kebutuhan organisasi. Desain sistem yang merupakan kelanjutan dari teknik pemecahan masalah yang merangkai kembali komponen-komponen sistem menjadi satu kesatuan sistem
- 3. yang utuh dengan harapan akan membentuk perbaikan sistem. Hal ini dipahami sebagai proses memahami sistem yang ada dengan menganalisis komponen terbentuknya. Dalam tahap ini, pembentukan sistem informasi dapat melakukan identifikasi terhadap aspek analisis sistem meliputi analisis jabatan dan uraian tugas (business users), proses bisnis (business process), aturan/ketentuan sistem (business rules), masalah dan solusi (business problem and solution), business tools, dan rencana perusahaan (business plans). Dalam proses ini, biasanya melakukan analisis pendekatan sistem yang include dengan metodologi pengembangan sistem seperti menggunakan pendekatan Structured Analysis Design, Information Engineering, Object-Oriented Analysis, Accelerated Analysis, Requirements Discovery, Business Process Reengineering, FAST, dll. Berikut penjelasan aspek yang dianalisis dalam analisis sistem : 1. Analisis Jabatan (Business users) Analisis ini meliputi analisis jabatan dan pekerjaan yang dilakukan personel yang menjalankan suatu bisnis, yang dapat dimulai dari staff, kasi, kabag/manajer sampai direktur. Rahap ini mengidentifikasi jabatan-jabatan dan pekerjaan dengan sistem yang akan dikembangkan. Struktur organisasi, uraian tugas masing-masing jabatan, internal kontrol, prosedur dan pembagian tugas. 1. Proses bisnis (business process) Business process menggambarkan rangkaian tugas yang harus diselesaikan menurut aturan tertentu untuk memperoleh suatu tujuan (goal) atau hasil. Analisis ini meliputi proses pencatatan, bukti transaksi, dokumen pencatatan, laporan dan metode pengkodean. 1. Ketentuan/aturan yang ada (business rules) Hal ini meliputi batasan/ketentuan yang dapat menjaga integritas/keabsahan datya perusahaan utnuk menjamin sistem dapat berjalan sesuai yang diharapkan. Seperti pihak mana saja yang bisa mengakses data-data tertentu. Analisis ini berfungsi sebagai desain dalam autentifikasi akses terhadap fasilitas dalam aplikasi yang dikembangkan. 1. Masalah dan mencari solusinya (business problems & solutions) 2. Business tools 3. Rencana perusahaan (business plans) 3. Desain Sistem Apabila analisis sistem lebih berbicara „what?‟, sedangkan desain sistem lebih banyak berbicara tentang „how?‟. Desain sistem lebih fokus pada bagaimana sistem itu dibentuk untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis sistem. Manfaat desain sistem memberikan rancang bangun (blueprint) yang lengkap sebagai penuntun (guideline) bagi programer dalam mengembangkan aplikasi. Setidaknya dalam sistem informasi terkomputerisasi terdiri atas harware (input, proses, output & network), software (sistem operasi, utilitas dan aplikasi), data (struktur data, keamanan, integritas data), prosedur (dokumentasi, sistem, buku petunjuk, operasional dan teknis) serta manusia (pengguna
- 4. sistem informasi). Dalam desain sistem, beberapa kegiatan yang dilakukan adalah: permodelan sistem, desain basis data, desain aplikasi, desain perangkat keras/jaringan dan desain jabatan (user). 4. Pembuatan Sistem Setelah proses perancangan yang cukup pancang, tahap berikutnya adalah membuat sistem informasi. Pembuatan sistem ini meliputi kegiatan pembuatan aplikasi berdasarkan rancangan yang telah dibuat, disertai dengan pembuatan buku penggunaan aplikasi agar mudah saat melakukan training dan implementasi sistem. Pada tahap ini diperlukan proses ujicoba aplikasi meliputi : uji performa, program logic (sintaks), implementasi business rules, faktor manusia, business process/procedure,efesiensi input dan output. 5. Implementasi Sistem Sebelum melakukan implementasi sistem, diperlukan persiapan yang memadai dalam hal perangkat keras, perangkat lunak, ruangan dan fasilitas pendukung lainya. Dalam implementasi sistem hal yang penting untuk diperhatikan adalah : 1. Konversi Sistem baru akan memberikan hal-hal baru yang butuh penyesuaian. Konversi ini diperlukan terutama dalam implementasi sistem lama ke sistem baru, apalagi sebelumnya telah menggunakan aplikasi yang sudah terkomputerisasi. 1. Pelatihan Diperlukan pengenalan secara menyeluruh untuk setiap pihak yang terlibat dalam menggunakan sistem informasi. Diperlukan sosialisasi kepada pihak-pihak yang terlibat langsung dalam sistem namun tidak menggunakan aplikasi sistem secara langsung. 1. Testing penerimaan Penyesuaian sistem baru dengan melakukan testing selama periode tertentu sebagai proses belajar. 6. Pemeliharaan Sistem Setelah terbentuk sistem dan diimplementasikan, diperlukan proses pemeliharaan. Pada tahap pemeliharaan ini mencangkup seluruh proses yang diperlukan untuk menjamin kelangsungan, kelancaran dan penyempurnaan sistem yang telah dioperasikan. Tahap ini meliputi kegiatan pemantauan dan kontrol pengoperasian,
- 5. antisipasi gangguan kecil (bug), melakukan penyempurnaan yang mungkin terlewatkan, dan antisipasi faktor-faktor eksternal (virus, kehilangan/kerusakan data, cheating, dll). Prototyping Prototyping merupakan salah satu model yang digunakan dalam mengembangkan sistem informasi. Prototyping merupakan model yang paling banyak digunakan dalam mengembangkan sistem informasi. Model prototyping ini efektif bagi pengembangan sistem informasi bagi end user (pengguna) dan IS specialis. Karena model prototyping memungkinkan anatara pengembang (IS Specialis) dan enduser (pengguna) melakukan interaksi selama proses pembuatan sistem. Proses interaksi yang intensif antara pengguna dan pengembang dalam pembuatan sistem informasi dengan model ini, karena pengguna hanya memberitahukan keinginan secara umum dari sistem informasi yang dikembangkanya sedangkan pengembang yang akan menerjemahkan keinginan pengguna dengan memperhatikan efesiensi algoritma, kemampuan sistem operasi, serta interface yang menguhubungkan mesin dan manusia. Untuk mengatasi ketidaksesuaian antara pengguna dan pengembang dibutuhkan kerjasama yang baik diantara keduanya sehingga pengembang akan mengetahui benar apa yang benar- benar diinginkan pengguna tanpa mengesampingkan segi teknis dan pengguna akan mengetahui proses-proses dalam menyelesaikan sistem informasi yang diinginkan. Kunci keberhasilan dalam menerapkan model prototyping ini adalah sejak awal telah mendefinisikan aturan main anatara pengguna dan pengembang bahwa protoype yang dibangun sesuai dengan kebutuhan. Prototype yang tidak sesuai akan dihilangkan dan perangkat lunak aktual yang direkayasa dengan kualitas dan implemantasi yang telah ditentukan. Tahapan prototyping agar sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan adalah : pengumpulan kebutuhan, membangun prototyping, evaluasi prototyping, pengkodean sistem, menguji sistem, evaluasi sistem dan menggunakan sistem. Keunggulan model prototyping ini adanya interaksi antara pengguna dan pengembang sejak proses prototyping, sehingga penyesuain-penyesuain dapat dilakukan sedini mungkin. Selain itu, prototyping dapat bekerja dengan baik pada penerapan yange memiliki resiko tinggi dengan masalah-masalah yang tidak terstruktur, sering terjadi perubahan dari waktu ke waktu dan konsisi-kondisi yang tidak menentu. Interaksi yang intensif, artinya sistem harus menyediakan ruang dialog antara user dan komputer (help). Memerlukan
- 6. penyelesaian yang cepat dan tanggap serta untuk perilaku users yang sulit ditebak. Selin itu, prototyping cocok diimplementasikan pada sistem yang inovatif, dimana penyelesaian masalah membutuhkan penggunaan hardware yang mutakhir serta perkiraan tahap penggunaan yang relatif pendek. Prototyping memiliki keunggulan dan kelmahan, berikut keunggulan dan kelemahan model prototyping : Keunggulan Prototyping : 1. End user dapat berpartisipasi aktif 2. Penentuan kebutuhan lebih mudah diwujudkan 3. Mempersingkat waktu pengembangan SI 4. Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan 5. Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan 6. Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan sistem 7. Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem 8. Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya. Kelemahan Prototyping : 1. Proses analisis dan perancangan terlalu singkat 2. Mengesampingkan alternatif pemecahan masalah 3. Bisanya kurang fleksible dalam mengahadapi perubahan 4. Prototype yang dihasilkan tidak selamanya mudah dirubah 5. Prototype terlalu cepat selesai, hasil kurang maksimal Pengembangan sistem informasi manajemen dilakukan melalui beberapa tahap, dimana masing-masing langkah menghasilkan suatu yang lebih rinci dari tahap sebelumnya. Tahap awal dari pengembangan sistem umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan penjabaran rencana stratejik dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka panjang, lazimnya untuk periode 3 sampai 5 tahun. A. Organisasi Bisnis Organisasi bisnis merupakan struktur yang memiliki herarki yang memiliki keahlian berbeda. Struktur biasanya akan mengga,barkan dengan jelas pembagian kerja. Wewenang dan tanggung jawab dalam perusahaan bisnis diorganisasikan sebaga suatu herarki, atau struktur piramida dari wewenang dan tanggung jawab yang semakin bertambah. Tingkat atas herarki terdiri atas manajerial, profesional, dan karyawan
- 7. teknis, sedangkan tingkatan terendah terdiri atas pekerja operasional. Herarki tersebut terdiri atas manajemen tingkat senior, manajemen tingkat menengah, dan manajemen operasional. Manajemen tingkat senior (senior managemen) membuat keputusan strategi jangka panjang tentang produk dan jasa serta memastikan kinerja finansial dari perusahaan.Manajemen tingkat menengah (middle management) akan menjalankan rencana dan program dari manajemen senior. Manajemen tingkat operasional (operational management) bertanggung jawab untuk mengawasi kegiatan harian besok. Tenaga ahli (knowladge wroker) seperti insinyur, ilmuan atau arsitek, merancang produk dan jasa dan menciptakan pengetahuan baru dari perusahaan, sedangkan pekerja data (data worker) seperti sekretaris, membantu pekerjaan surat menyurat dan laporan di semua tingkatan perusahaan. Pekerja produksi (production worker) atau pekerja jasa (service worker)sesungguhanya memproduksi produk dan menghasilkan jasa. Para ahli dipekerjakan dan dilatih pada fungsi bisnis yang berbeda. Fungsi bisnis utama atau tugas khusus dilakukan oleh organisasi bisnis yang terdiri atas bagian penjualan dan pemasaran, bagian manufaktur dan produksi, akuntansi dan keuangan, dan sumber daya manusia. Dalam organisasi harus menjabarkan : 1. Visi dan Misi; Strategi pengembangan sistem membutuhkan keputusan politis dari pimpinan tertinggi yang telah dijabarkan dalam strategi aktivitas organisasi. Sistem Informasi Manajemen 2. Analisis Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi dan kompetensi yang dimiliki. Analisis Tupoksi akan mengarah pada seberapa jauh pencapaian kinerja organisasi dapat dicapai, dengan menggunakan trend-trend penting, risiko-risiko yang harus dihadapi dan potensi peluang yang dimiliki (menggunakan analisis SWOT)
- 8. Sistem informasi dikembangkan dan digunakan dalam organisasi-organisasi bisnis. Area bisnis dalam perusahaan adalah: Keuangan Sumber daya manusia Layanan informasi Produksi Pemasaran Sistem informasi ini dirancang khusus untuk organisasi fisik, yaitu bagaimana cara sumber daya fisik (manusia, bahan baku, mesin dan uang) dialokasikan ke berbagai area fisik perusahaan global, divisi, wilayah, distrik, cabang dan seluruhnya. B. Organisasi Layanan Informasi Selain dalam tingkatan organisasi, manajer dapat ditemukan diberbagai area bisnis. Tiga area bisnis traditional adalah pemasaran, produks, dan keuangan. Belakangan ini dua area tambahan telah dianggap memiliki arti yang cukup penting yaitu sember daya manusia dan layanan informasi Kita telah menggunakan istilah layanan informasi untuk menguraikan unit perusahaan yang memiliki tanggung jawab atas mayoritas sumber daya informasi. Nama lainnya adalah divisi SIM atau departemen SIM, tetapi khususnya istilah teknogi informasi (TI) lebih populer digunakan. Gambar Organisasi Layanan Informasi
- 9. Sumberdaya informasi seperti perangkat keras komputer, perangkat lunak, ahli informasi, pengguna, fasilitas, data base, dan informasi, sebagian besar sumber daya tersebut berada di lokasi pelayanan informasi dan menjadi tanggung jawab Chief Information Officer (CIO). Sumber daya informasi yang berada di lokasi pengguna menjadi tanggung jawab manajer di area pengguna yang bersangkutan. Ahli informasi (information specialist) untuk menggambarkan pegawai yang bertanggung jawab penuh dan berkontribusi dalam menyediakan sumber daya informasi yang diperlukan perusahaan. Ahli informasi berawal dari profesi-profesi analisis sistem, programer, dan operator. Ditambah lagi dengan administrator data base, ahli jaringan, dan webmaster. Analisis Sistem Bekerja dengan pengguna untuk mengembangkan sistem-sistem baru dan memperbaiki sistem yang sudah ada. Analisis sistem adalah orang yang ahli dalam
- 10. mendefenisikan masalah dan dalam membuat dokumentasi tertulis mengenai bagaimana komputer akan membantu menyelesaikan masalah-masalah tersebut. Administrator Basis Data Bagian ini bertanggung jawab atas basis data disebut sebagai administrator basis data (database administrator-DBA). Tugas DBA terbagi dalam empat area utama yaitu : perencanaan, implementasi, operasi, dan keamanan. Webmaster Webmaster bertanggungjawab atas isi dan penyajian atas situs Web perusahaan. Webmaster harus beekerja sama dengan spesialis jaringan untuk memastikan selalu terbuka. Tugas penting dari webmaster adalah melacak orang-orang yang mengunjungi halaman web perusahaan. Spesialis Jaringan Bekerja dengan analisis sistem dan pengguna dalam membuat jaringan komunikasi data yang menyatukan sumber daya komputasi yang menyebar. Programer Menggunakan dokumentasi yang dibuat oleh sistem analissi untuk membuat kode program komputer yang mengubah data menjadi informasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Operator Operator menjalankan peralatan komputasi berskala besar, seperti komputer maniframe dan server yang biasanya berlokasi dalam fasilitas komputasi perusahaan. C. Struktur Organisasi Layanan Informasi Ahli informasi dalam pelayanan informasi dapat dikelompokkan dalam berbagai cara. Pertama kali unit organisasi dipusatkan di perusahaan, dalam pelaksanaannya semua sumber daya informasi berada dalam unit tehnologi informasi. Strutr oranisasi bersifat
- 11. operasional tersentralisasi. Struktur organisasi ini digabungkan dalam siklus hidup sistem. Perusahaan menugaskan sekelompok programer dan analisi sistem tertentu untuk membangun sistem baru dan menugaskan analisis sistem dan programer untuk memelihara sistem yang telah ada. Unit unit operasional, database, administrasi dan network memberikan kontribusi dalam mengembangkan serta memelira sistem. Yang mana masing-masing kelompok ini dipimpin oleh seorang manajer. Struktur organisasi perusahaan yaitu sentralisasi dan desentralisasi mempunyai kelebihan seperti perusahaan-perusahaan besar menginginkan struktur organisasi atau struktur sentral yang tedesentralisasi yaitu dapat dicapai dengan memberikan kewenangan terhadap unit SI perusahaan untuk membuat keputusan yang bersangkutan dengan infrastruktur TI dan memberikan kewenangan kepada area bisnis untuk membuat keputusan mengenai strategi penggunaan TI di arealnya masing- masing. Struktur sentralisasi ini memiliki dua kesulitan yaitu : pertama, TI saat ini memegang peranan lebih penting dalam perusahaan di banding beberapa tahun sebelumnya. Kedua, cepatnya perubahan teknologi mengharuskan strutur organisasi memberikan perhatian khusus untuk mengembangkan penetahuan informasi dan keterampilan di bidang informasi baik di pihak pengguna maupun di pihak pengembang sistem. Selain itu, baik vendor maupun konsultan harus mampu menyediakan berbagai tipe sumber daya informasi yang diperlukan. Dalam merespon kebutuhan ini ada tiga struktur inovatif, yaitu model partner, model platform dan model berskala. Masing-masing model inovatif bergabung dengan tiga jaringan komunikasi. Visioning network memungkinkan CIO bekerja bersama dengan managemen puncak untuk membuat perencanaan strategis sumber daya informasi. Jaringan inovasi digunakan oleh CIO untuk berhubungan dengan area bisnis sehingga aplikasi inovatif dapat dikembangkan untuk area tersebut. Sourcing network dimanfaatkan sebagai interface dengan vendor dengan tujuan untuk mendapatkan sumber daya informasi.
- 12. 1. Model partner adalah ide yang mengemukakan bahwa TI bekerja dengan area bisnis dalam penggunaan TI untuk mencapai inovasi-inovasi bisnis. Struktur tersebut menggambarkan unit TI bertanggung jawab dalam inovasi nilai, perencanaan strategis, mengelola infrastruktur, mengelola keuangan, mengelola sumber daya manusia, dan ketersediaan pelayanan. Visioning network yang dilibatkan CIO, CEO, dan managemen tingkat puncak membentuk tim dalam perencanaan strategis mengenai bagaimana sumber daya informasi kapan digunakan. Inovation network digunakan CIO yang bekerjasama dengan masing- masing area bisnis dan DIO (divitional information officer) masing-masing dalam mencapai nilai inovasi dan menyampaikan hasil solusi. Sourcing network digunakan sebagai interface dengan vendor untuk mendapatkan sumber daya informasi 2. Model platform mengasumsikan bahwa TI tidak akan berinisiatif secara aktif untuk memulai inovasi bisnis, tetapi akan menyediakan jaringan sehingga informasi dapat dilakukan oleh area bisnis. visioning network melibatkan CIO dalam perencanaan informasi strategis, tetapi network inovatif digunakan oleh menejer keuangan untuk mencapai inovasi nilai dalam area-area bisnis. Meneger dari enam area inovasi lainnya, khususnya menejemen infrastuktur, penyampaian solusi dan penyediaan pelayanan mengembangkan kemampuan TI pada area masing-masing sehingga mereka dapat menerapkan pengetahuan dan keterampilan dalam area bisnisnya. 3. Model terskala. Beberapa perusahaan, khususnya beroperasi secara berulang- ulang, terus secara cepat menyesuaikan tingkat sumber daya informasi mereka untuk merespon kondisi pasar. Sumber daya harus cepat di dapatkan ketika mendapatkan kesempatan merebut pasar dan harus cepat disimpan ketika kondisi pasar tidak memungkinkan untuk mempertahankan biaya tetap minimum. D. End User Computing End User Computing (EUC) adalah pengguna yang menggunakan prioduk akhir dari satu sistem berbasis komputer. Komputasi Pengguna Akhir (EUC) berarti pengembangan seluruh atau sebagian sistem informasi oleh pengguna.
- 13. Sistem informasi yang pertama dikembangkan dengan para spesialis informasi melakukan seluruh pekerjaan bagi para pengguna. Pengguna dipisahkan dari komputer oleh para spesialis informasi. Namun, sekarang pengguna akhir tidak perlu bertanggung jawab penuh atas pengembangan sistem, namun mereka harus menanggung sebagian dari tanggung jawab tersebut. Dalam banyak kasus, pengguna akan bekerja sama dengan spesialis informasi dalam mengembangkan sistem. Oleh karena itu, konsep EUC tidak berarti hilangnya kebutuhan akan spesialis informasi. Konsep ini lebih diartikan bahwa spesialis informasi lebih banyak berperan sebagai konsultan daripada yang sebelumnya mereka lakukan. Dampak pendidikan komputer. Sejak awal tahun 1980-andampak dari program-program pendidikan komputer ditngkat pendidikan universitas dan pra-universitas sangat terasa. Berbagai tingkatan manajemen, terutama ditingkat yang bawah, mulai diisi dengan orang-orang yang memiliki keahlian komputer yang baik. Antrian layanan informasi. Para spesialis informasi selalu memiliki pekerjaan yang labih banyak daripada yang dapat mereka tangani. Ketika pemakai muai meminta jasa-jasa informasi untuk dukungan sistem tambahan, unit layanan tidak dapat menanggapi dengan cepat, dan terjasi timbunan pekerjaan yang menunggu untuk diolah komputer. Murahnya peranti keras. Pasar selalu oleh komputer yang murah. Para pemakai dapat mendapatkan perangkat keras mereka dengan mudah. Bahkan mereka bisa memesannya melalui telepon kemudian pesanan akan diantar. Peranti lunak siap pakai.
- 14. Ada berbagai perangkat lunak yang disediakan oleh perusahaan piranti keras maupun piranti lunak. Perangkat lunak tersenut mengerjaka tugas-tugas akuntansi dan sekaligus memberi informasi bagi pengambilan keputusan. E. Pengguna Sebagai Suatu Sumber Daya Informasi Pengguna dari sistem informasi perusahaan adalah sumber daya informasi penting yang dapat memberikan suatu kontribusi nyata dalam mencapai sasaran strategis dan meraih keunggulan kompetitif. Hal ini terutama berlaku ketika pengguna dapat secara aktif ikut berpartisifasi dalam pengembangan sistem dan mempraktikan komputasi pengguna akhir. Keuntungan komputasi pengguna akhir antara lain adalah untuk menyalakan kemampuan dan tantangan dan mempersimpit jarak komunikasi. Pergeseran beban kerja ke area-area pengguan akan memberikan kelonggaran sedikit kepada spesialis informasi untuk lebih konsentrasi pada organisasi secara luas, dan memungkinkan mereka melakukan pekerjaan yang lebih baik lagi di area-area tersebut. Spesialis juga akan memiliki banyak waktu untuk memelihara sistem yang sudah ada. Kombinasi antara pendidikankomputer, teknologi yang murah, dan piranti lunak yang siap pakai, teleh memungkinkan pengguna menciptakan beberapa sistem. Ketika pengguna mengembangkan aplikasi mereka sendiri, mereka bahkan tidak perlu komunikasi lagi, jadi jarak komunikasi akan menyempit. Namun, pengembangan sistem yang dilakukan sendiri akan menghadapkan perusahaan kepada sejumlah risiko, yaitu: Sasaran sistem yang buruk Sistem yang dirancang dan didokumentasikan dengan buruk, karena sepintar- pintarnya para pengguna tetap tidak akan bisa mengalahkan profesionalisme speeialis informasi. Pengguanaan sumber daya informasi yang tidak efisien, misalnya karena ketidakcocokan hardware dengan software sehingga harus mengulang sistem yang telah dibuat.
- 15. Hilangnya integritas data, misalnya pengguna akhir salah dalam memasukan informasi sehingga berdampak kepada pengambilan keputusan. Hilangnya keamanan karena kecerobohan pengguna akhir dalam menjaga data Hilangnya kendali Karena potensi yang dimilikinya, perusahaan harus mengembangkan suatu rencana strategis sumber daya informasi yang memungkinkan EUC berkembang dan tumbuh subur. Sedangkan untuk risikonya, jenis-jenis pengendalian yang bekerja begitu baik di layanan informasi juga harus diterapkan pada area-area pengguna. F. Kriteria Pendidikan, Pengetahuan, dan Keahlian yang Dibutuhjan Untuk Karir Di Bidang Layanan Informasi Pengetahuan dan keahlian sangat dibutuhkan dalam pengembangan sistem informasi. Para spesialis informasi menggunakan pengetahuan dan keahliannya secara continiu. Sedangkan para pengguna menggunakannya saat mereka membutuhkannya saja atau saat mereka terlibat dalam komputasi pengguna akhir. Pengetahuan pengembangan sistem Pengetahuan dalah sesuatu yang dapat dipelajari, melalui pendidikan formal maupun pendidikan sendiri seperti membaca dan mengamati. Ada beberapa pengetahuan yang dibutuhkan dalam mengembangkan sistem 1. Pengetahuan komputer (computer literacy) adalah kemampuan untuk menggunakan sumber daya komputer guna mendapatkan pemrosesan yang dibutuhkan. 2. Pengetahuan informacy (informasi literacy) meliputi pemahaman bagaimana menggunakan informasi dalam setiap langkah memcahkan masalah dimana informasi itu akan diperoleh dan bagaimana membagi informasi denan orang lain. 3. Dasar-dasar bisnis (business fundamentals) yaitu pemahaman tentang bisnis yang baik. 4. Teori sistem (system theory) menjelaskan bagaimana mengembangkan suatu fenomena dalam bentuk struktur-struktur sistem normatif. 5. Pengembangan sistem (system development process) terdiri atas langkah-langkah yang diambil untuk mengembangkan sistem informasi.
- 16. 6. Pembuatan model sistem (systems modeling) terdiri atas berbagai cara untuk mendokumentasikan suatu sistem. Keahlian Pengembang Sistem Meskipun keahlian merupakan suatu hal yang dapat dipelajari, namun setiap individu memiliki keahlian yang berbeda yang berasal dari bakat alamiah, dan proses belajar merupakan penyempurnaannya. Keahlian pengembang sistem meliputi keahlian komunikasi, kemampuan analisis, kreatifitas, dan kepemimpinan. Comunication skills (keahlian komunikasi) merupakan kemampuan menyampaikan informasi kepada orang lain dengan baik secara lisan, tulisan, maupun dengan gambar. Analytical ability (kemampuan analisa) melibatkan studi atau pemahaman akhir atas suatu situasi dengan tujuan untuk merumuskan respon atausolusi.Creativity(kreativitas) yaitu menciptakan ide atau solusi baru sepenuhnya atau sebagian.Leadership (kepemimpinan) merupakan kemampuan mengarahkan orang liain untuk melaksanakan tugasnya. G. Otomatisasi Kantor Otomatisasi kantor (Office Automation – OA) adalah penerapan otomatisasi, seperti teknologi komputer pada pekerjaan kantor. OA meliputi sistem elektronik formal maupun informal yang terutama berhubungan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar perusahaan. Suatu keunggulan dari OA adalah adanya fakta bahwa ia memberikan suatu sehubungan dengan komunikasi bagi orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk salaing berkomunikasi satu sama lain. Aplikasi OA sebelumnya dimaksudkan unutk mendukung kerja sekretariatan dan administratif.Seiring dengan bertambahnya pengetahuan komputer di kalangan manajer dan profesional, mereka menyadari bahwa mereka dapan menggunakan berbagai aplikasi untuk memecahkan madalah. Mereka mulai denhan menggunakan e-maial untuk komunikasi dengan pemecah masalah lainnya.menggunakan penanggalan
- 17. elekttronik untuk menjadualkan rapat dengan pemecah masalah yang lain., melakukan konfrensi video untuk menghubungka mereka di wilayah geografis yang luas. H. Kantor Maya Suatu pekerjaan tidak hanya di lakukan di dalam kantor saja, pekerjaan dapat dilakukan dimana saja di suatu kantor maya. Konsep kantor maya (virtual office) pekerjaan dapat dilakukan dimana saja selama tempat kerja tersebut terhubung dengan satu atau lebih lokasi tetap perusahaan oleh suatu jenis kemampuan komunikasi elektronik. Konsep ini dimulai dengan telecommuting, lalu disempurnakan untuk menciptakan suatu fasilitas kantor yang disebut hoteling. Telecommuting Istilah telecommuting diperkenalkan karena merupakan seuatu cara yang tepat untuk menggambarkan bagaimana karyawan dapat secara elektronik pergi ke tempat kerja. Keuntungan terbesar bagi karyawan adalah fleksibilitas yang diberikan dalam menjadualkan tugas-tugas pekerjaan sehingga tugas pribadi juga dapat diakomodasi. Keuntungan lainnya adalah perusahaan biasanya memberikan perhatian yang lebih besar kepada kebutuhan komunikasi. Namun terdapat juga kerugiaanya seperti karyawan yang melakukan telekomuting merasa dianggap tidak begitu penting karena sifatnya yang terisolasi. Kerugian yang lainnya adalah kekhawatiran akan kehilangan pekerjaan atau terganggunya karir. Karena pekerjaan dilakukan terpisah dari operasi perusahaan, karyawan bisa berpikiran semua karyawan yang bekerja dengan menggunakan komputer dan modem akan dapat melakukan pekerjaan mereka dan mereka dapat menjadi korban “pemecatan elektronik”. Meskipun mereka tidak dipecat, mereka merasa bahwa mereka akan sulit mendapatkan peluang karir. Kerugian yang ketiga adalah meningkatnya ketegangan keluarga. Batasan keluarga dengan urusan pekerjaan akan menjadi kabur, situasi keluarga bisa mempengaruhi kerja karyawan tersebut.
- 18. Hoteling Konsep hoteling adalah semua karyawan hanya datang ke kantor jika mereka perlu, dan ide di baliknya adalah bahwa perusahaan menyediakan suatu fasilitas terpusat yang dapat dibagi bersama karyawan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dan dukungan kantor. Keuntungan hoteling adalah pemanfaatan sumber daya ruangan yang kebih efektif dan fokus pada yang lebih baik tentang apa yang dibutuhkan. Risiko lainnya adalah anggapan akan hilangnya bonus oleh para karyawan yang tidak memilki kantor pribadi, hilangnya perasaan berada dalam satu komunitas. Beberapa keuntungan kantor maya adalah sebagai berikut: 1. Karena berkurangnya karyawan yang berada di kantor maka biaya fasilitas dapat dikurangi. 2. Hanya dengan memberikan komputer dan modem perusahaan dapat mempekerjakan karyawannya di rumah, maka biaya peralatan pun akan berkurang. 3. Dengan kantor maya ini karyawan dapat melakukan pekerjaan setiap hari, jadi tidak ada alasan tidak bekerja karena hujan, badai, dan sebagainya. 4. Kantor maya turut dalam kontribusi sosial, seseorang yang cacat fisiknya sekalipun dapat dipekerjakan asal memiliki keahlian dan pengetahuan yang cukkup. Di balik kelebihat tersebut ada kekurangan yang harus dipertimmbangkan, seperti rendahnya moral karyawan karena tidak adanya umpan balik karena tidak bertatap muka oleh atasan dan rekan karyawan. Selain itu keamanan informasi sangat penting untuk dipertimbangkan, dengan adanya kantor maya perusahaan akan sulit mengontrol lingkungan kantor maya. PERENCANAAN STRATEGIS
- 19. 1. Konsep Perencanaan Salah satu fungsi manajemen yang paling utama adalah Perencanaan karena dari fungsi tersebutlah fungsi-fungsi lain disusun. Perencanaan merupakan cetak biru untuk pencapaian tujuan yang memuat pengalokasian sumberdaya yang dibutuhkan, jadwal, tugas-tugas dan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilaksanakan terkait dengan pencapaian tujuan tersebut. Dapat dikatakan bahwa sebuah rencana merupakan jembatan yang dibangun untuk menghubungkan antara masa kini dengan masa datang yang diinginkan, karena perencanaan adalah mempersiapkan masa depan. Masa depan memang akan datang dengan sendirinya, tapi tanpa perencanaan masa depan tersebut mungkin bukan masa depan yang kita inginkan. Dalam manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan tak akan dapat berjalan. Merumuskan Tujuan untuk sebuah Rencana Sebelum sebuah rencana kerja dapat disusun, hal yang pertama yang harus dirumuskan adalah sasaran-sasaran apa yang hendak dicapai. Sasaran- sasaran tersebut dapat dirunut dari visi dan missi yang dirumuskan oleh organisasi. Melalui Missi Organisasi kita dapat mengetahui untuk tujuan apa organisasi itu didirikan dan mengapa organisasi itu ada. Missi merupakan dasar bagi tujuan dan garis besar perencanaan dalam keseluruhan organisasi. Oleh karenanya dalam menyusun sebuah perencanaan yang efektif, seorang manajer harus memastikan bahwa kebijakan-kebijakan internal, peran-peran organisasional, kinerja, struktur organisasi, produk yang dihasilkan, dan keseluruhan operasional organisasi tetap sejalan dengan missi organisasi. Untuk memastikan apakah sasaran/tujuan-tujuan yang disusun dalam sebuah perencanaan dapat lebih efektif, maka ada beberapa kriteria yang perlu diperhatikan oleh seorang manajer : 1. Rumusan tujuan harus jelas dan spesifik dan sebisa mungkin menggunakan kalimat kuantitatif agar mudah mengukurnya 2. Tujuan tersebut harus mencakup hasil sektor-sektor kunci. Karena tujuan atau sasaran tidak mungkin disusun berdasarkan hasil kerja orang-per-orang, maka sasaran tersebut dibuat berdasarkan hasil dari kontribusi persektor/perbagian. 3. Tujuan harus mampu memberikan tantangan untuk mencapainya, namun bukan berarti harus sangat sulit untuk dicapai. 4. Tujuan harus memiliki tenggat waktu yang jelas untuk mencapainya 5. Tujuan mestinya dikaitkan juga dengan penghargaan bagi yang mencapainya.
- 20. Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan perencanaan. Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien. Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya. Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan. Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluatingadalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan. Perencanaan memberikan arah tindakan saat kini yang terfokus pada pencapaian tujuan yang kita impikan di masa yang akan datang. Melalui perencanaan kita dapat mengantisipasi perubahan lingkungan dan memperkirakan resikonya sambil terus menyesuaikan tindakan/aktifitas dengan tujuan yang hendak kita capai. Karena pentingnya fungsi perencanaan, maka dalam dunia militer dikenal idiom :”Jika kamu gagal merencanakan, maka kamu merencanakan kegagalan” Melalui perencanaan yang baik, enam pertanyaan pokok dalam setiap aktifitas untuk mencapai tujuan akan terjawab. Keenam pertanyaan tersebut yang dikenal dengan 4W &2 H) adalah sebagai berikut : 1. What needs to be accomplished? (apa yang harus dikerjakan?) 2. When is the deadline? (Kapan harus dilaksanakan dan diselesaikan? 3. Where will this be done? (Dimana tempat pelaksanaannya?) 4. Who will be responsible for it? (Siapa penanggungjawabnya?) 5. How will it get done? (Bagaimana cara melaksanakannya?) 6. How much time, energy, and resources are required to accomplish this goal? (Berapa banyak waktu, tenaga dan sumberdaya yang dibutuhkan untuk mecapai tujuan)
- 21. Perencanaan memberikan manfaat yang sangat besar dalam pencapaian tujuan, manfaat-manfaat yang diberikan tersebut diantaranya adalah : 1. Memberikan arah tindakan pada organisasi. Tanpa rencana yang memiliki tujuan sebuah organisasi tidak akan sampai kemanapun. 2. Memfokuskan perhatian pada sasaran-sasaran dan hasil-hasil yang hendak dicapai. Rencana membantu baik manajer dan maupun karyawan untuk memusatkan perhatian mereka pada sebuah gambaran besar yang disebut rencana. 3. Menetapkan dasar bagi kerjasama tim. Sebuah rencana mengintegrasikan berbagai bagian/unit dalam organisasi untuk mencapai tujuan yang sama. 4. Membantu mengantisipasi permasalahan dengan memperhitungkan situasi dan perubahan lingkungan yang akan terjadi 5. Rencana juga memberikan arahan dalam pembuatan keputusan. Keputusan selalu berorientasi ke masa depan, jika manajemen tidak memiliki rencana untuk masa depan maka keputusan keputusan yang dibuatpun hanya sedikit yang dapat berorientasi ke masa depan. 6. Merupakan prasyarat bagi terlaksananya fungsi-fungsi manajemen yang lain. Melalui perencanaan, manajemen akan mengetahui pengorganisasian apa yang harus ditangani, karyawan apa dan bagaimana yang dibutuhkan, bagaimana memimpin, memotivasi karyawan, dst. LINGKUP & JENIS PERENCANAAN Perencanaan sebagai salah satu fungsi pokok manajemen pasti dilakukan oleh manajer pada semua tingkatan, meski skala atau lingkup rencananya berbeda sesuai dengan level manajerialnya. Kendati menyusun rencana yang sifat dan lingkupnya berbeda, setiap manajer harus mengkoordinasikan rencananya dengan rencana yang bersifat lebih luas agar tidak terjadi kontradiksi penetapan tujuan antar unit kerja dan antar bagian yang lebih tinggi. Memilahkan lingkup rencana tersebut adalah untuk membentuk sebuah mata rantai Sarana -Tujuan yang menghubungkan antara aktifitas organisasi sehari-hari dengan pencapaian tujuan secara keseluruhan. Mata rantai Sarana-Tujuan tersebut dibentuk dalam level perencanaan adalah sbb: 1. Rencana Strategis yang merupakan perencanaan jangka panjang yang bersifat umum dan di dalamnya mencakup pengembangan missi organisasi, serta tujuan-tujuan pokok yang akan dicapai organisasi secara keseluruhan. Top Level Manajer adalah yang bertanggung-jawab dan berkepentingan dengan perencanaan ini.
- 22. 2. Rencana Taktis merupakan rencana yang menjabarkan Rencana Strategik menjadi rencana dengan target-target spesifik yang harus dicapai oleh setiap divisi. Oleh karenanya memuat tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana cara melakukannya dan siapa yang bertanggungjawab pada setiap divisinya. Yang bertanggungjawab untuk mengidentifikasikan tindakan-tindakan taktis spesifik yang harus disusun dalam Rencana taktis ini adalah Manajer tingkat menengah yang membawahi divisi-divisi spesifik. 3. Rencana Operasional merupakan rencana jangka pendek atau rencana tahunan yang merupakan jabaran lebih rinci dari Rencana Strategik per-unit kerja. Rencana Operasional adalah blueprint rencana tindakan sesungguhnya dari setiap unit kerja dalam satu tahun kerja, oleh karenanya juga disebut sebagai Rencana Sekali Pakai (Single-use Plans) . Di dalam rencana operasional tercakup aktifitas apa yang harus dilakukan, jadwal kerja, penanggungjawab, dll. Anggaran penerimaan dan belanja organisasi juga termasuk dalam katagori ini 4. Rencana Kontijensi. Rencana ini adalah rencana yang dikembangkan sebagai antisipasi jika rencana semula yang telah dibuat ternyata gagal mencapai tujuan atau bahkan tidak dapat dilaksanakan kerena berbagai sebab. Organisasi-organisasi besar biasanya memiliki rencana kontinjensi, karena bagaimanapun telitinya seorang manajer dalam mempertimbangkan berbagai aspek dalam perencanaannya, situasi lingkungan bisa berubah. 5. Contuinuining or Ongoing Plans, adalah bentuk rencana yang dibuat untuk kepentingan beberapa tahun dengan kemungkinan revisi atau pembaruan secara periodik. Yang termasuk Ongoing Plans ini adalah : a. Kebijakan, yang merupakan arahan umum yang harus diikuti oleh para manajer manakala menangani masalah yang berkaitan dengan wilayah- wilayah penting dalam pembuatan keputusan (misalnya kebijakan kepegawaian dan pengelolaan sumberdaya manusia, kebijakan kenaikan upah/gaji, dlsb) b. Prosedur, yakni petunjuk langkah demi langkah yang menjelaskan bagaimana suatu aktifitas harus dilakukan. Prosedur memberikan standarisasi penanganan untuk aktivitas-aktivitas yang dilakukan secara berulang (misalnya tentang prosedur penilaian kerja, prosedur pembuatan laporan keuangan, prosedur pemesanan barang, dll). c. Aturan, yakni pernyataan yang secara explicit memberikan batasan pada karyawan tantang apa yang boleh atau tidak boleh mereka lakukan saat bekerja (misalnya larangan absen atau bahkan datang terlambat ke tempat kerja, dll, aturan-aturan yang secara explicit juga dicantumkan pada saat calon karyawan menandatangani kontrak kerja, dll). KENDALA-KENDALA DALAM PERENCANAAN Agar rencana yang telah dibuat dapat terlaksana dengan efektif, manajer harus mampu mengidentifikasikan beberapa kendala potensial dalam perencanaan dan berusaha mengatasinya. Kendala-kendala tersebut umumnya adalah :
- 23. 1. Ketidakmampuan membuat Rencana atau Rencana yang tidak cukup Baik. Tentu saja tidak semua manajer otomatis memiliki kemampuan membuat perencanaan. Faktor penyebabnya adalah kurangnya pengalaman, pendidikan atau bahkan karena diajari atau tidak memiliki pengetahuan tentang bagaimana membuat rencana yang benar. 2. Kurangnya Komitmen dalam proses pembuatan rencana. Mengembangkan sebuah rencana adalah pekerjaan yang membutuhkan pemikiran yang cukup banyak dan menyita waktu. Kebanyakan manajer beralasan mereka tidak cukup punya waktu untuk mengikuti proses pembuatan rencana yang cukup panjang, atau bahkan mereka tidak membuat rencana yang memadai karena sebenarnya mereka takut gagal tidak mencapai yang mereka targetkan dalam rencana tersebut. 3. Lemahnya informasi. Karena yang menjadi dasar dari sebuah rencana adalah informasi, maka bagaimanapun canggihnya seorang manajer dalam teknik pembuatan rencana, namun apabila informasi yang digunakan dalam penyusunan rencana tersebut kurang memadai (informasi kurang akurat, kurang lengkap, basi), maka rencana tersebut juga akan kurang bermutu atau bahkan rencana yang gagal. 4. Terlalu berfokus pada masa kini. Kegagalan mempertimbangkan efek jangka panjang sebuah rencana karena terlalu menekankan pada penanganan persoalan-persoalan jangka pendek, justru dapat menyebabkan kegagalan organisasi mempersiapkan masadepan. Seorang manajer seharusnya memiliki gambaran besar dalam benaknya tentang masa depan dan sasaran-sasaran jangka panjang yang ingin diraih saat menyusun sebuah rencana. 5. Terlalu mengandalkan diri pada unit/Bagian Perencanaan. Banyak organisasi/perusahaan yang memiliki bagian perencanaan atau bagian perencanaan dan pengembangan tersendiri. Bagian ini yang melakukan penelitian, studi, membangun model, percobaan, dll, tapi sesungguhnya tidak mengembangkan perencanaan itu sendiri. Hasil dari bagian ini hanyalah merupakan alat bantu yang dapat dimanfaatkan oleh manajer dalam membuat rencana, apalagi menyusun sebuah rencana organisasi tetaplah tanggung-jawab manajer. 6. Memusatkan perhatian pada faktor-faktor yang dapat dikuasainya. Kebanyakan manajer hanya berkonsentrasi pada hal-hal yang paling dikuasai dan menghindarkan diri hal yang kurang dikuasasi karena khawatir dianggap kurang mampu. Misalnya memusatkan perhatian pada pembuatan gagasan-gagasan dan ide-ide baru, namun mengabaikan bagaimana cara menjadikan gagasan/ide tersebut teraplikasikan karena kurang menguasai operasional organisasinya. Kendala-kendala tersebut pastilah dapat diatasi manakala manajer menginginkan sebuah rencana berkualitas yang tersusun. Cara termudah dan termurah tentu saja melalui komunikasi yang efektif dengan karyawan dan melibatkan mereka dalam penyusunan rencana. Komunikasi yang efektif menjamin manajer memperoleh informasi yang berkualitas, dan melibatkan karyawan dalam proses pembuatan rencana akan memperluas dan memperdalam perspektif rencana itu serta mengurangi resiko kurang ketidak- berhasilan rencana tersebut saat dilaksanakan. 2. Konsep Strategis Strategi merupakan suatu kegiatan komprehensif yang menentukan petunjuk dan pengarahan yang kritis terhadap pengalokasian sumber daya untuk
- 24. mencapai sasaran jangka panjang organisasi. Dalam prakteknya pilihan strategi merupakan sesuatu yang kompleks dan tugas yang berisiko. Beberapa strategi organisasi diharapkan dapat menghadapi lingkungan yang kompetitif. Disini manajer merencanakan buaran kekuatan dan kelemahan organisasi dengan kesempatan dan ancaman di lingkungnya. Strategi dirumuskan dalam dua perspektif berbeda, yang pertama strategi adalah program yang luas untuk mendefinisikan dan mencapai tujuan organisasi dan melaksanakan misinya. Pengertian ini lebih mengarahkan pada peranan aktif organisasi untuk melaksanakan program sebagai strategi organisasi menghadapi perubahan lingkungan. Strategi ini dikenal sebagai perencanaan strategi. Perspektif kedua strategi adalah pola tanggapan organisasi yang dilakukan terhadap lingkungan sepanjang waktu. Pengertian ini lebih mengarahkan organisasi untuk bersikap pasif, yang artinya para manajer akan menganggapi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan hanya jika mereka merasa perlu untuk melakukannya. Strategi ini dikenal sebagai strategi adaptif. Pembahasan pada materi ini akan lebih di tekankan pada peranan aktif manajer yang dikenal seebagai perencanaan strategis yang fokusnya luas dan berjangka panjang. Disamping ke dua perspektif tersebut dikenal strategi entrepreneur yaitu strategi yang dirancang pemimpin usaha berdasarkan inisiatif untuk pertumbuhan yang konstan dengan mencari peluang baru secara aktif. Pengertian ini juga mengarahkan peranan aktif seseorang dalam hal ini adalah seorang entrepreneur atau wirausahawan. Daftar Pustaka : Putra, Yananto Mihadi. (2018). "Pengguna dan Pengembang Sistem Informasi". Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen. FEB - Universitas Mercu Buana: Jakarta Farhan, 2012, http://farhan48.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2012/10/11/siklus- pengembangan-suatu-sistem-informasi-prototyping/ (30 Sep 2018, 20:33) http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:http://web.unair.ac.id/a dmin/file/f_20025_4l.docx