北大股份有限公司 V2.1

北大股份有限公司 V2.1

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  2011 年全國大專院校 ACL電腦稽核個案競賽個案範例 北大數位股份有限公司 (以下簡稱北大或該公司)成立於公元 2000 年 1 月，主要經 營國外知名管理資訊系統產品代理銷售與系統建置顧問服務，該公司已於美國設有子公 司，專責新產品研發工作，2002 年並於歐洲籌設子公司，以拓展自有品牌之行銷通路。 另為因應台灣工資率上揚等因素，轉投資大陸上海設立子公司，開拓大陸市場，預計於 公元 2011 年第一季正式運作。 北大已於公元 2008 年 1 月 24 日經證期局核准通過上櫃申請，並於公元 2009 年 3 月正式於櫃檯買賣中心掛牌買賣。2011 年預計營業額達十億元，稅後淨利約一億元，每 股盈餘 2.5 元。 北大產品廣泛運用於各種產業如電子、消費性產品、商務機器、醫療器材、 工業儀器、運輸、及通訊應用等產業，由於涵蓋面較廣，因而受到單一產業不景 氣之波動影響較低，亦較不受季節性影響。 公司主管擔心採購循環的內部控制有疏漏 並且可能有舞弊事件發生 因此 ， ， ， 特別要求您組織稽核小組進行專案調查，首先，依照您在這方面專業判斷，列出 可能會有下列幾項風險：  違反採購單的核准程序(To violate pPurchase order authorization)  分割採購 (Split purchases)  不正確的帳單 (Inaccurate invoices)  重複付款 (Duplicate payments)  供應商與員工間的串謀 (Collusion between vendors and employees)
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  2011 年全國大專院校 ACL電腦稽核個案競賽個案範例 您的任務: 根據您初步的分析判斷，認為採購付款流程上存有許多內部控制缺失，容易造成 重複付款及不正確付款的情形，因此決定列入本次查核重點。 請您依照『查核主題』『查核範圍』『風險分析』『控制活動』『查核程序與步 、 、 、 、 驟』『查核發現』及『查核結論與建議』等架構進行說明。 、 參考資料: 壹、採購付款作業說明 根據需求，請資訊部門提供採購付款作業循環的說明與相關資料檔明細，提 供查核使用。 應付帳款 請購作業 採購作業 驗收作業 付款作業 作業 一、 請購作業: (1) 申請單位依實際需求提出財產或事務用品請購時，應填立〝請購單〞一 式三聯，敘明需求之品項、數量、需求日期等資料，依核決權限呈核後， 送交總務單位處理。 二、 採購作業: (1) 總務單位接獲申請單位傳來之〝請購單〞，應即予編列採購編號輸入採
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  2011 年全國大專院校 ACL電腦稽核個案競賽個案範例 購系統，進行採購。 (2) 總務單位進行財產或事務用品採購時 應依公司規定向廠商詢價 經比 ， ， 、 議價後，擬定供應商呈請權責主管核准。若採購品項有固定配合且簽訂 長期供貨合約之廠商者，可不經比議價程序，直接向該供應商訂購。 (3) 總務單位根據系統核准之採購供應商，印出編製〝訂購單〞 ，經呈核後， 傳真向供應商訂貨並確認。於完成訂購手續後，〝請購單〞第三聯送交 申請單位存查；〝請購單〞第一、二聯併同〝訂購單〞由總務單位暫存， 據以辦理驗收作業。 (4) 由於採購系統功能不夠完備，總務單位經常需要請資訊單位人員進入資 料庫系統更改採購項目內容，更改作業皆有得到事前主管的口頭核准， 以及變更申請記錄簿中。 三、 驗收作業 (1) 驗收作業係依「驗收作業－財產及事務用品」之規定辦理。 (2) 總務單位於廠商交貨時，應以原採購之〝請購單〞第一、二聯及〝訂 購單〞作為驗收之依據，並會同請購及相關單位(如電腦設備驗收應會 同資訊單位)辦理。 (3) 總務單位經核對廠商送貨文件、發票、財產／事務用品品項、數量與 採購單據資料無誤後，應予將〝送貨單〞由請購及總務單位分別註明 驗收結果，依核決權限呈核。 (4) 經驗收合格後之財產／事務用品。交由請購單位負責管理，總務單位 則應依驗收品項之性質，分別依列管財產與非列管財產及事務用品辦 理系統驗收入帳作業。 (5) 倘驗收不合格時，總務單位應即時向供應廠商反應，並聯繫辦理退、 換貨事宜。 四、 應付帳款作業 (1) 請購單位申請付款時，應檢附〝驗收單〞第一聯、〝訂購單〞、〝請 購單〞第一聯，廠商開立之發票及送貨文件，填具〝申請付款單〞， 經呈核後，送交會計單位辦理。 (2) 會計單位接獲各項申請付款憑證，應審核單據內容是否合乎規定、資 料是否相符；於審核無誤後，據以於會計系統編製並列印〝應付帳款
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  2011 年全國大專院校 ACL電腦稽核個案競賽個案範例 傳票〞，經呈核後入帳存查，並依「付款作業」辦理。 五、 付款作業 (1) 會計單位應依「應付款項作業」完成立帳之申請付款項目，並於付款 日前自會計系統列印〝應付帳款對帳單〞(廠商別)，並自動產生付款憑 單編號，經與應付款項之立帳傳票及相關單據核對無誤後，將〝應付 帳款對帳單〞、立帳傳票及相關單據送交財務單位據以付款。 (2) 公司政策允許臨時性付款申請，人工填製『付款申請單』，會計單位 會進入會計系統先行輸入付款交易分錄，取得付款憑單編號，經核准， 交由財務單位據以付款。 (3) 財務單位應依據會計單位傳來之〝應付帳款對帳單〞／〝申請付款單〞 開立支票(或取款條)，並登錄開票明細後，併同相關單據呈請權責主管 核准及用印後，於憑證上加蓋付訖章。 (4) 〝應付帳款對帳單〞／〝申請付款單〞及各項請款／立帳單據應於付 款後送交會計單位，據以於會計系統編製付款傳票，經呈核後輸入會 計系統入帳存查。 (5) 會計單位應定期依據銀行對帳單及相關資料，編製銀行調節表，並呈 權責主管核閱。 貮、採購付款系統資料檔關係與結構
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  2011 年全國大專院校 ACL電腦稽核個案競賽個案範例 1. 採購主檔 Purchase_Orders 記錄長度: 99 bytes 起始 欄位 小數 欄位名稱 欄位型態 欄位說明 位置 長度 位數 po_number CHARACTER 1 12 採購編號 po_date DATE 13 8 採購日期 vendor_number CHARACTER 21 17 廠商編號 po_amount NUMERIC 38 14 2 採購金額 requisition_number CHARACTER 52 12 申購編號 created_on DATE 64 8 輸入日期(格式: "YYYYMMDD") created_by CHARACTER 72 10 輸入者(員工代號) approved_on DATE 82 8 核准日期(格式: "YYYYMMDD") approved_by CHARACTER 90 10 核准者(員工代號) 2. 採購明細檔 Purchase_Orders_Items
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  2011 年全國大專院校 ACL電腦稽核個案競賽個案範例 記錄長度: 58 bytes 起始位 欄位長 小數 欄位名稱 欄位型態 欄位說明 置 度 位數 po_number CHARACTER 1 12 採購編號 line_number NUMBERIC 13 12 0 項次 inventory_number CHARACTER 25 16 產品編號 quantity NUMERIC 41 8 0 採購數量 unit_cost NUMERIC 49 10 2 單價 3. 應付帳款主檔 Vouchers 記錄長度: 113 bytes 起始 欄位 小數 欄位名稱 欄位型態 欄位說明 位置 長度 位數 voucher_number CHARACTER 1 12 應付憑單編號 voucher_date DATE 13 8 應付帳款建立日期(格式: "YYYYMMDD") vendor_number CHARACTER 21 17 廠商編號 po_number CHARACTER 38 12 採購單號 reference_number CHARACTER 50 12 發票號碼 items_listed NUMERIC 62 4 0 項目個數 voucher_amount NUMERIC 66 12 2 應付金額 created_by CHARACTER 78 10 輸入者(員工代號) created_on DATE 88 8 輸入日期(格式: "YYYYMMDD") approved_by CHARACTER 96 10 核准者(員工代號) approved_on DATE 106 8 核准日期(格式: "YYYYMMDD" ) 4. 應付帳款明細 Vouchers_items 檔 記錄長度: 56 bytes 起始 欄位 小數 欄位名稱 欄位型態 欄位說明 位置 長度 位數 voucher_number CHARACTER 1 12 應付憑單編號 item_number NUMBERIC 13 12 0 項次 inventory_number CHARACTER 25 16 產品號碼 purchase_quantity NUMERIC 41 6 0 採購數量 unit_cost NUMERIC 47 10 2 單價 5. 付款檔 Payments
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  2011 年全國大專院校 ACL電腦稽核個案競賽個案範例 記錄長度: 111 bytes 起始 欄位 小數 欄位名稱 欄位型態 欄位說明 位置 長度 位數 payment_number CHARACTER 1 12 付款憑單編號 payment_date DATE 13 8 付款日期 payment_amount NUMERIC 21 14 2 付款金額 vendor_number CHARACTER 35 17 廠商編號 check_number CHARACTER 52 12 支票號碼 voucher_number CHARACTER 64 12 應付憑單編號 created_by CHARACTER 76 10 輸入者(員工代號) created_on DATE 86 8 輸入日期(格式: "YYYYMMDD") approved_by CHARACTER 94 10 核准者(員工代號) approved_on DATE 104 8 核准日期(格式: "YYYYMMDD") 6. 員工主檔 Employees 記錄長度: 309 bytes 起始 欄位 小數 欄位名稱 欄位型態 欄位說明 位置 長度 位數 employee_number CHARACTER 1 10 員工代號 first_name CHARACTER 11 20 名字 last_name CHARACTER 31 25 姓氏 ssn CHARACTER 56 12 社會安全碼 department CHARACTER 68 30 部門 position CHARACTER 98 30 職位 employee_type CHARACTER 128 2 員工身份 hire_date DATE 130 10 僱用日期 home_phone CHARACTER 140 15 居住電話 home_address1 CHARACTER 155 50 居住地址 home_city CHARACTER 205 20 居住所在城市 home_state CHARACTER 225 2 居住所在州 home_zip CHARACTER 227 5 居住地郵遞區號 hourly_rate NUMERIC 232 8 2 時薪 salary NUMERIC 240 10 0 薪資 created_by CHARACTER 250 10 輸入者(員工代號) created_on DATE 260 10 輸入日期(格式: "YYYY-MM-DD") updated_by CHARACTER 270 10 更新者(員工代號) updated_on DATE 280 10 更新日期(格式: "YYYY-MM-DD" )
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  2011 年全國大專院校 ACL電腦稽核個案競賽個案範例 approved_by CHARACTER 290 10 核准者(員工代號) approved_on DATE 300 10 核准日期(格式: "YYYY-MM-DD") 7. 權限檔 Authorizations 記錄長度: 71 bytes 起始 欄位 小數 欄位名稱 欄位型態 欄位說明 位置 長度 位數 employee_number CHARACTER 1 10 員工代號 system CHARACTER 11 2 系統代號 process CHARACTER 13 2 作業代號 view CHARACTER 15 1 瀏覽權限(T/F) create CHARACTER 16 1 新增權限(T/F) approve CHARACTER 17 1 核准權限(T/F) modify CHARACTER 18 1 修改權限(T/F) delete CHARACTER 19 1 刪除權限(T/F) limit NUMERIC 20 16 2 限額 created_by CHARACTER 36 10 輸入者(員工代號) created_on DATE 46 8 輸入日期(格式: "YYYYMMDD" ) approved_by CHARACTER 54 10 核准者(員工代號) approved_on DATE 64 8 核准日期(格式: "YYYYMMDD")