Цифровият подпис (или електронният подпис, електронният подпис и т.н.) се превърна в незаменим инструмент за компаниите и частните лица за управление на документи по по-ефективен и екологичен начин. В тази статия предлагаме отправна точка за всеки, който иска да осъвремени един стар процес – подписването на документи.

Какво представлява цифровият подпис?

Цифровият подпис е сигурен и ефективен метод за подписване на договори в цифрова среда като алтернатива на саморъчните подписи.

Цифровият подпис работи като човешки пръстов отпечатък, тъй като всеки документ има свой собствен уникален електронен пръстов отпечатък. Никой друг документ не може да има същия цифров подпис. Ако даден цифров документ е “запечатан” с подпис, може да се докаже, че

• файлът не е бил променян след подписването (цялостност).
  
• определено лице е подписало документа (удостоверяване на автентичността).
  
• подписалото лице действително е подписало документа. Лицето не може да отрече, че е подписало документа, след като е създаден цифров подпис.
  
• документът не е фалшификат.

Цифровите подписи вече се използват в много индустрии за най-различни приложения.

Какво не е (валиден) цифров подпис?

Само подпис, който може да бъде проверен и от оторизирана онлайн услуга за проверка (например Acrobat Reader, RTR или директно в sproof sign), може да бъде класифициран като правно съвместим.

Сканираното изображение на саморъчен подпис не създава законно подписан документ и не е правно валидно!

Регламентът eIDAS урежда за Европа как документите могат да бъдат подписвани по правно валиден и проверим начин. Можете да научите повече тук.

Как работи цифровото подписване на PDF документи

Прилагането на валиден цифров подпис към (PDF) документ е технически сложен процес, който протича ненатрапчиво във фонов режим при цифрово подписване на документ.

Това прави правилния цифров подпис много различен от простото поставяне на сканиран ръкописен подпис.

Валидният цифров подпис дава възможност за разпознаване на последващи промени в документа. Това не е така, когато просто се вмъкват изображения.

Ето как работи цифровото доказателство за намерение с платформа за подпис:

Стъпка 1: Качване и преобразуване

Първо, качвате документа си онлайн чрез профила си в платформа за подписване. Документът се преобразува в PDF документ.

Стъпка 2: Прилагане на цифровия подпис

За самия подпис ви е необходим цифров сертификат, който доказва самоличността ви като подписващ. То се създава за вас, когато се регистрирате в платформа за подписване. Ако искате да подписвате с най-високия стандарт – квалифициран електронен подпис, тази стъпка се извършва от държавно признат удостоверяващ орган.

С платформата за подписване имате възможност да персонализирате подписа си (подобно на ръкописния вариант) и да създадете свой собствен стил на подписване.

Стъпка 3: Криптиране на документа и подписите

На последния етап целият договор, включително приложените подписи, се криптира по криптографски път. Генерира се така наречената хеш стойност. Договорът става защитен от фалшифициране и може да бъде проверен.

Приложените подписи имат най-висока доказателствена стойност и вече не могат да бъдат фалшифицирани.

Разбира се, подписаните договори могат да бъдат изтеглени, изпратени или запазени навсякъде.

Мога ли да се подпиша цифрово и в Word или други програми на Office?

По принцип много файлови формати също могат да бъдат цифрово подписани. Въпреки това, за да може приложеният цифров подпис да бъде непроменяем, всеки документ трябва първо да бъде конвертиран в PDF документ. Известно е, че PDF документите са непроменяеми (за разлика от документите docx например).
Платформите за цифров подпис автоматично конвертират много файлови формати в правилен PDF документ, обикновено когато документът е качен.

Как мога да получа цифров подпис?

Съществуват различни начини за получаване на цифров подпис.

1. регистрация в платформа за цифров подпис (FES)

Както вече беше обяснено, създаването на цифров подпис е централният елемент на платформата за цифров подпис. Сред утвърдените и добре познати решения са DocuSign, AdobeSign или по-нови европейски решения като sproof sign или yousign, които също са се специализирали специално за използване в европейски компании.

При регистрацията ви се създава усъвършенстван електронен подпис.

2. идентификация с платформа за подписване (QES)

Много от доставчиците предоставят на потребителите и квалифициран електронен подпис, който е дълбоко интегриран в самото приложение. В допълнение към високата доказателствена стойност на този стандарт за подписване, вие се възползвате от многото възможности за персонализиране на процеса на подписване.

3. идентификация с държавна услуга (QES; напр. подпис на мобилен телефон)

В Австрия повече от 50 % от гражданите вече имат подпис на мобилен телефон. Той се издава от публични органи и отговаря на стандарта за квалифицирани електронни подписи.

Правна валидност на цифровия подпис

Валиден договор се сключва, когато и двете страни изразят своето съгласие. Законодателят обикновено оставя на договарящите се страни да решат дали да сключат договор устно, писмено или по електронен път. Това се нарича свобода на формата.

Ако изберете решение за цифрово подписване, имате предимството, че всички подписи са интегрирани в PDF файла по непроменяем и защитен от фалшифициране начин.

Съществуват само много малко изключения, при които електронните подписи все още са изключени от закона, въпреки постоянните изменения на закона. Един пример: завещание.

Във всеки случай е необходимо да се избере правилният стандарт за електронен подпис в зависимост от договора.

За тази цел са създадени три стандарта, които са определени в Регламента за eIDAS и служат като правна рамка.

• EES: прост електронен подпис
  
• FES: усъвършенстван електронен подпис
  
• QES: квалифициран електронен подпис

Квалифицираният електронен подпис (QES) отговаря на най-високите критерии за качество и от правна гледна точка е 100% равностоен на саморъчен подпис.

Тъй като правните последици могат да варират в широки граници, фактори като разходи за внедряване, лекота на използване (опит на клиентите), законодателство, фирмени политики и оценен бизнес риск обикновено са решаващи при определянето на метода, който трябва да се използва в конкретната ситуация.

За тази цел можете да използвате следното помагало за вземане на решения.

Следователно два фактора влияят върху избора на подходящ стандарт за електронния подпис:

• Рискове, свързани с отговорността, оперативни рискове
  
• Правни изисквания

Предимствата на платформата за цифров подпис са, че можете

• да може да променя стандарта за електронен подпис по всяко време в зависимост от вида на договора.
  
• да могат да посочват желания стандарт за електронен подпис, когато поръчват външни подписи.

Европейските доставчици на подписи са се съсредоточили предимно върху двата най-високи стандарта за цифров подпис.

sproof sign е експерт в областта на квалифицираните електронни подписи (QES).

Валиден ли е сканиран подпис или изображение на подпис?

Терминът “сканиран подпис” означава, че той е цифрово изображение на ръкописен подпис. Оригиналният хартиен подпис се преобразува в цифров формат (.jpg, .doc, .pdf и др.) с помощта на скенер или фотоапарат.

По принцип такива сканирани подписи са валидни, докато за съответната декларация за намерение не се изисква писмена форма.

Подписаното копие не е правно валидно, тъй като не може да се установи самоличността на лицето, което го е подписало, и не може да се докаже съгласие.

Сканираният подпис е лесен за фалшифициране, така че получателят на подписания договор може лесно да го копира (#SnippingTool #Screenshot). Очевидно е, че това не е законно.

Сканираният подпис няма доказателствена стойност в съда, тъй като е само копие на оригиналния ви подпис. Без доказателство за начина на полагане на подписа, той се счита за обикновено копие, а не за автентичен подпис. Поради тази причина той е невалиден, особено при бизнес сделки.

Каква е разликата между цифров и електронен подпис?

Понятията “електронен подпис” и “цифров подпис” могат лесно да бъдат объркани. Те често се използват като взаимозаменяеми, но строго погледнато, не са едно и също нещо.

Електронният подпис (или електронният подпис) е метод за сключване на правно споразумение в цифрова среда. Той е, така да се каже, цифровият еквивалент на подписването на хартиен документ.

Докато електронният подпис доказва съгласието на лицето, подписало документа, цифровият подпис е доказателство за автентичността на самия документ. Това означава, че комбинацията от документ и подпис е технически разработена и криптирана по такъв начин, че договорът е защитен от фалшифициране. По този начин условията се сливат или работят заедно по такъв начин, че цифровият договор става проверим и правно приложим.

Предимствата на платформата за цифров (европейски) подпис

Силно защитен облак, готов за работа

sproof sign е уеб базирано решение за цифрово подписване на договори и работи на всички мобилни устройства (настолни компютри, смартфони, таблети). sproof sign е базирана в Австрия и всички данни се архивират изключително в центрове за данни в ЕС. Гарантираме спазването на GDPR на всички нива, както при нас, така и при нашите подизпълнители. Предлагаме на нашите клиенти тези гаранции в поръчано споразумение за обработка на данни (ДУД), което се основава на стандартните договорни клаузи на ЕС и следователно предлага и най-високо ниво на правна сигурност.

Интерфейси и съществуващи системи

• sproof sign може да бъде безпроблемно интегриран в съществуващите ви системи
  
• Вписвайте се директно в често използвани инструменти като MS Teams, Word, Google Drive и др. (списък на всичкиинтеграции)
  
• Еднократно влизане
  
• Опростен API за персонализирани случаи на употреба (документация на API)

Съхранение на документи и контрол на напредъка

Важните договори се съхраняват на централно място по ясен, силно защитен и криптиран начин. Въпреки това достъпът до документите е възможен по всяко време и от всяко място. Освен това напредъкът на процесите на подписване може да бъде прегледан по всяко време и при необходимост могат да бъдат изпратени напомняния.

Квалифицирано (QES) и усъвършенствано (FES) електронно подписване, вкл. идентификация

sproof sign поддържа всички видове електронни подписи (прости, усъвършенствани и квалифицирани) в съответствие с Регламента eIDAS, както и с много други стандарти за подписване, използвани в цял свят (напр. съответствие с изискванията на FDA). Можете да подписвате в рамките на вашата организация, както и с външни партньори, доставчици или клиенти.

Пакетно подписване: Подписвайте договори по едно и също време

С пакетния подпис безброй документи могат да бъдат цифрово и законно подписани с една операция. Това е огромна икономия на време.

Папка за документи: Изпращане на договори едновременно

Скрепете няколко документа с цифрова телбод лента и ги изпратете заедно за подпис. Това спестява много време на вас и на получателя.

Брандиране на компанията, фирмени печати и стилове на подпис

Без значение дали сте голям екип или един потребител. В sproof sign можете да съхранявате собственото си фирмено лого като фирмен печат. Можете също така да създавате различни стилове на подпис за различни цели.

eID Hub: получаване на подписи в цяла Европа

Квалифицираният подпис е юридически равностоен на саморъчен подпис в цяла Европа.
sproof sign дава възможност за подписване на договори с различни доставчици на квалифицирани подписи благодарение на уникалния си интерфейс. Това е огромно предимство при закупуването и издаването на правно валидни подписи.
Кликнете тук за преглед на всички интегрирани доставчици на удостоверителни услуги →

Проверка на подписите и изтегляне на тестови доклади

Можете да проверите валидността на приложените електронни подписи директно в sproof sign с едно кликване на мишката. Можете също така да изтеглите протокол от теста за всеки изпълнен подпис и да видите кой с какъв сертификат е подписал и кога.

Управление на отбора и правила за смяна

sproof sign дава възможност за лесно управление на потребителите и правата им в рамките на даден план. Освен това квотата за подписване може да се управлява централно и да се правят различни важни настройки за целия план.

Подкрепа и академия

sproof sign е известен със своята бърза и гъвкава поддръжка. Академията на sproof sign е безплатен портал за обучение, който помага на вас и вашите служители да започнете бързо.

Прозрачно ценообразуване без скрити разходи

Нашата цел е да бъдем най-добрата оферта в търсенето на подходящ доставчик на подписи. При това ние наблягаме на справедливостта и прозрачността. Две ценности, които характеризират нашата корпоративна култура. Тези ценности определят и ценообразуването на нашето решение в корпоративния сегмент.