Energie AG Oberösterreich er en førende energi- og servicekoncern, der har spillet en nøglerolle i udformningen af den regionale energiforsyning siden 1892. Med en bred portefølje af elektricitet, gas, varme, vand, affaldshåndtering og ICT-tjenester står virksomheden for kvalitet og pålidelighed for kunder, leverandører, medarbejdere og offentligheden. Med et omfattende netværk og egne kraftværker garanterer Energie AG en bæredygtig og pålidelig forsyning af elektricitet til mere end 450.000 kunder. Som partner for over 1.000 kommuner er virksomheden også aktiv i vandsektoren. Alt dette udføres altid i henhold til de højeste økologiske standarder.

Virksomhedens navn: Energie AG Oberösterreich

Kort beskrivelse af projektet:
Implementering af en digital signaturløsning til understøttelse af effektive, fleksible forretningsprocesser og opfyldelse af databeskyttelseskrav.

Hvorfor sproof sign:
“Vi har allerede flere forskellige løsninger in-house, hvilket har lært os, hvilke funktioner der er særligt vigtige for os, og hvilke der ikke kan tilbyde os den fleksibilitet, vi har brug for. Da vi evaluerede potentielle udbydere, definerede vi derfor specifikke krav (…) sproof sign var i stand til at give os disse.”

Hvordan opstod beslutningen om at indføre den digitale signatur?

Burger: “Vi besluttede at implementere en digital signaturløsning for at tackle to vigtige udfordringer. For det første indså vi, at vi ofte stødte på et mediebrud i vores processer med slutkunderne. Mange oplysninger blev indsendt i papirform, hvilket førte til tidskrævende manuelle processer til registrering, arkivering og videre behandling. Dette mediebrud bremsede vores processer betydeligt. Ved at digitalisere disse processer og indføre digitale signaturer var vi i stand til at fjerne denne flaskehals og øge effektiviteten.

Derudover tvang COVID-19-pandemien os til at tilpasse vores interne processer. Den traditionelle metode med fysisk underskrift af dokumenter var ikke længere mulig på grund af rejserestriktioner og regler for hjemmekontoret. Behovet for at implementere en digital løsning blev tydeligt for at opretholde forretningsdriften. I den forbindelse var vi på udkig efter en løsning, der kunne give os den nødvendige fleksibilitet.”

Til hvilke applikationer bruges den digitale signatur?

Burger: “Vi bruger digitale signaturer til forskellige formål. På den ene side bruger vi det i kundekontakt, for eksempel når en kunde ønsker at indgå en kontrakt eller har brug for at bekræfte en leveret tjeneste. En anden brugssag er intern brug, især i situationer som hurtig implementering af nye regler, f.eks. hjemmekontorforordningen. I et sådant tilfælde skulle vi hurtigt behandle dokumenter for 1500 medarbejdere, hvilket ikke ville have været muligt med konventionelle papirbaserede processer. Til at håndtere denne proces brugte vi interne løsninger, som er integreret via en specialudviklet app. Der blev implementeret en godkendelsesproces, hvor dokumenterne først blev godkendt af de direkte overordnede, før de blev sendt til medarbejderne ved hjælp af de foruddefinerede signaturpladsholdere.”

Hvorfor besluttede du dig for en europæisk signaturløsning, og hvilken rolle spiller GDPR?

Burger: “Som energileverandør med kritisk infrastruktur opererer vi i et meget reguleret område. Databeskyttelse er af allerstørste betydning for os, da vi konstant arbejder med persondata. Det var derfor afgørende at finde en udbyder i lokalområdet, helst i Østrig eller i det mindste i Europa. En amerikansk udbyder ville have været forbundet med for mange usikkerheder og udfordringer, og vi kan ikke tage nogen chancer. Vores politik sætter derfor et klart fokus på europæiske udbydere for at sikre, at vi opfylder kravene i GDPR og minimerer databeskyttelsesrisici.”

Hvilke standarder for datasikkerhed og compliance skal en softwareløsning opfylde i din virksomhed?

Burger: “Ud over GDPR har andre standarder stor betydning for os, f.eks. ISO 271001, som er særlig vigtig for os, da vi selv er certificeret og forventer, at vores leverandører kan opfylde de samme sikkerhedsstandarder som os. Vi gennemfører også regelmæssige sikkerhedsaudits for at sikre, at vores infrastruktur altid er beskyttet. Disse revisioner udføres årligt for at identificere potentielle sårbarheder i god tid og udbedre dem, før der opstår sikkerhedshændelser, som kan være meget dyre.”

“Mange oplysninger blev indsendt i papirform, hvilket førte til tidskrævende manuelle processer […]. Denne medieforstyrrelse bremsede vores processer betydeligt. Ved at digitalisere disse processer og indføre digitale signaturer var vi i stand til at fjerne denne flaskehals og øge effektiviteten.”

Dr. Franz Burger
Konsulent Content Management og samarbejde

Hvordan er evalueringsprocessen for digitale signaturløsninger organiseret i en virksomhed af jeres størrelse?

Burger: “Vi har allerede flere forskellige løsninger in-house, og det har lært os, hvilke funktioner der er særligt vigtige for os, og hvilke der ikke kan tilbyde os den fleksibilitet, vi har brug for. Da vi evaluerede potentielle udbydere, definerede vi derfor specifikke krav, herunder muligheden for at flytte signaturpladsholderen efter behov og justere skaleringen samt muligheden for, at brugerne fleksibelt kan konfigurere deres signaturrolle. Det fandt vi ikke alle steder. Vi prioriterede også muligheden for at integrere i eksisterende processer, især via REST API, for at sikre problemfri integration i vores arbejdsgange. “

Hvad kan du særligt godt lide ved sproof sign?

Burger: “Efter en undersøgelse blandt vores nøglebrugere, som bruger produktet ofte, blev brugervenlighedsaspektet fremhævet som særligt positivt. Brugergrænsefladen er intuitivt designet, hvilket forenkler underskriftsprocessen for brugerne. Den fungerer også problemfrit på mobile enheder, hvilket vores medarbejdere sætter stor pris på. Derudover havde de kun brug for lidt eller ingen træning for at bruge produktet. Det minimerede oplæringsindsatsen betydeligt og var en stor fordel for os. Et andet positivt aspekt er muligheden for frit at konfigurere signaturstempler. Det giver os mulighed for at dække forskellige krav og understøtte individuelle processer. Andre signaturløsninger kunne simpelthen ikke klare denne udfordring.”

Er der allerede ideer til fremtidige anvendelser af sproof sign?

Burger: “Vi er i øjeblikket i testfasen af en integration med SAP til tilbudsprocessen. Det er her, tilbuddene oprettes, godkendes og underskrives, før de sendes til kunden. Denne integration er allerede sat op og vil blive rullet ud gradvist fra sommeren. Noget, der sandsynligvis også ville have potentiale, er vores interne HR-område. Vi har omkring 4.500 medarbejdere, som skal understøttes. Selvfølgelig er alt, hvad der fungerer digitalt og bevæger sig væk fra papir, en enorm løftestang.”