La firma digital (o firma electrónica, firma electrónica, etc.) se ha convertido en una herramienta indispensable para que empresas y particulares puedan gestionar los documentos de una manera más eficiente y respetuosa con el medio ambiente. En este artículo, le daremos un impulso para cualquiera que quiera actualizar un proceso antiguo, la firma de documentos.

¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es una forma segura y eficiente de firmar contratos en un entorno digital, como alternativa a las firmas manuscritas.

La firma digital funciona como una huella dactilar humana, ya que cada documento tiene su propia huella digital electrónica. Ningún otro documento puede tener la misma firma digital. Si un documento digital está “sellado” con una firma, se puede demostrar que:

• El archivo no se ha modificado después de firmar (integridad).
  
• Una persona específica ha firmado el documento (autenticación).
  
• el firmante ha firmado realmente. La persona no puede negar haber firmado el documento después de que se haya creado una firma digital.
  
• El documento no es una falsificación.

Las firmas digitales ya se están utilizando en muchas industrias para una amplia variedad de casos de uso.

¿Qué no es una firma digital (válida)?

Sólo una firma que también pueda ser verificada por un servicio de verificación en línea autorizado (por ejemplo, Acrobat Reader, RTR, o directamente en sproof sign) puede clasificarse como legalmente conforme.

¡Una imagen escaneada de una firma manuscrita no produce un documento firmado legalmente válido y no es legalmente válido!

El Reglamento eIDAS regula para Europa cómo se pueden firmar los documentos de forma legalmente válida y verificable. Puedes obtener más información aquí.

Cómo firmar digitalmente documentos PDF

La aplicación de una firma digital válida a un documento (PDF) es un proceso técnicamente complejo que se ejecuta discretamente en segundo plano cuando un documento se firma digitalmente.

Esto hace que una firma digital correcta sea muy diferente de simplemente insertar una firma manuscrita escaneada.

Una firma digital válida permite detectar cambios posteriores en el documento. Este no es el caso con la simple inserción de imágenes.

Así es como funciona la prueba de intención digital con una plataforma de firma:

Paso 1: Cargar y convertir

Primero, carga su documento en línea a través de su cuenta con una plataforma de firma. El documento se convierte en un documento PDF.

Paso 2: Adjuntar la firma digital

Para la firma en sí, necesitará un certificado digital que acredite su identidad como firmante. Esto ya está creado para usted cuando se registra en una plataforma de firma. Si desea firmar con el estándar más alto, la firma electrónica calificada, este paso se realiza en una autoridad de certificación reconocida por el estado.

Con una plataforma de firma, tienes la opción de personalizar tu firma (similar a la versión manuscrita) y crear tu propio estilo de firma.

Paso 3: Cifrar el documento y las firmas

En el último paso, todo el contrato, incluidas las firmas adjuntas, se cifra criptográficamente. Se genera el llamado valor hash. El contrato se vuelve a prueba de falsificaciones y verificable.

Las firmas adjuntas tienen el mayor valor probatorio y ya no se pueden falsificar.

Por supuesto, los contratos firmados se pueden descargar, enviar o almacenar en cualquier lugar.

¿Puedo firmar digitalmente en Word u otros programas de Office?

En principio, muchos formatos de archivo también pueden firmarse digitalmente. Sin embargo, el requisito previo para la inmutabilidad de la firma digital adjunta es que cada documento se convierta primero en un documento PDF. Como es bien sabido, los documentos PDF ya no se pueden cambiar (a diferencia de los documentos docx, por ejemplo).
Las plataformas de firma digital convierten automáticamente muchos formatos de archivo en un documento PDF correcto, generalmente cuando se carga el documento.

¿Cómo obtengo una firma digital?

Hay varias formas de obtener una firma digital.

1. Registro en una plataforma de firma digital (FES)

Como ya se ha explicado, la creación de una firma digital es el elemento central de una plataforma de firma digital. Entre las soluciones establecidas y conocidas se encuentran DocuSign, AdobeSign o soluciones europeas más recientes como sproof sign o yousign, que también se han especializado específicamente para su uso en empresas europeas.

Se crea una firma electrónica avanzada para usted durante el registro.

2. identificación con una plataforma de firmas (QES)

Muchos proveedores también proporcionan a los usuarios una firma electrónica cualificada, que está profundamente integrada en la propia aplicación. Además del alto valor probatorio de este estándar de firma, se beneficia de las muchas posibilidades de diseñar su proceso de firma individualmente.

3. identificación con un servicio estatal (QES; por ejemplo, firma de teléfono móvil)

En Austria, más del 50% de los ciudadanos ya tienen una firma de teléfono móvil. Esta es emitida por las autoridades y corresponde al estándar de la firma electrónica cualificada.

Naturaleza jurídicamente vinculante de una firma digital

Un contrato válido se celebra cuando ambas partes expresan su consentimiento. Por regla general, el legislador deja en manos de las partes contratantes la decisión de celebrar un contrato oralmente, por escrito o por vía electrónica. Esto se llama libertad de forma.

Si elige una solución de firma digital, tiene la ventaja de que todas las firmas se integran en el archivo PDF de forma inalterable y a prueba de falsificaciones.

Solo hay unas pocas excepciones en las que la firma electrónica sigue estando excluida por ley a pesar de los constantes ajustes legislativos. Un ejemplo: el testamento.

De cualquier manera, es necesario seleccionar el estándar de firma electrónica adecuado según el contrato.

Para ello se han establecido tres estándares, que se definen en el Reglamento eIDAS y sirven de marco legal.

• EES: firma electrónica simple
  
• FES: firma electrónica avanzada
  
• QES: firma electrónica reconocida

La firma electrónica reconocida (QES) cumple los criterios de calidad más exigentes y es legalmente equivalente al 100% a una firma manuscrita.

Dado que las implicaciones legales pueden variar ampliamente, factores como los costos de implementación, la facilidad de uso (experiencia del cliente), la legislación, las políticas de la empresa y el riesgo comercial evaluado suelen ser decisivos para determinar qué método debe usarse en una situación determinada.

Para ello, puede utilizar la siguiente guía de decisión.

Por lo tanto, dos factores influyen en la elección del estándar adecuado para las firmas electrónicas:

• Riesgos de responsabilidad, riesgos operativos
  
• Requisitos legales

Los beneficios de una plataforma de firma digital son que

• puede cambiar el estándar de firma electrónica en cualquier momento, según el tipo de contrato
  
• Ser capaz de especificar el estándar de firma electrónica deseado de manera vinculante al adquirir firmas externas.

Los proveedores de firma europeos se han centrado principalmente en los dos estándares de firma digital más altos.

sproof sign es experto en el campo de la firma electrónica reconocida (QES).

¿Es válida una firma escaneada o una imagen de firma?

El término “firma escaneada” significa que es una imagen digital de una firma manuscrita. Para ello, la firma original en papel se convierte a un formato digital (.jpg, .doc, .pdf, etc.) con la ayuda de un escáner o una cámara.

En principio, estas firmas escaneadas son válidas siempre que no se requiera una forma escrita para la declaración de intenciones correspondiente.

Una copia firmada no es legalmente válida porque el firmante no es identificable y no se puede probar el consentimiento.

Una firma escaneada es fácil de falsificar, por lo que el destinatario del contrato firmado puede copiarla fácilmente (#SnippingTool #Screenshot). Es obvio que esto no es legal.

Una firma escaneada no tiene valor probatorio en la corte, ya que es solo una copia de su firma original. Sin prueba de cómo se hizo la firma, se considera una mera copia y no una firma auténtica. Por esta razón, no es válido, especialmente en transacciones comerciales.

¿La diferencia entre una firma digital y una firma electrónica?

Los términos “firma electrónica” y “firma digital” pueden confundirse fácilmente. A menudo, los términos se usan indistintamente, pero estrictamente hablando, no son lo mismo.

Una firma electrónica (o firma electrónica) es un método para celebrar un acuerdo legal en un entorno digital. Es, por así decirlo, el equivalente digital de firmar en un documento en papel.

Mientras que la firma electrónica prueba el consentimiento del firmante del documento, la firma digital es la prueba de la autenticidad del documento en sí. Esto significa que la combinación de documento y firma ha sido técnicamente diseñada y encriptada de tal manera que el contrato es a prueba de falsificaciones. De esta manera, los términos se fusionan o trabajan juntos de tal manera que un acuerdo digital se vuelve verificable y legalmente exigible.

Los beneficios de una plataforma de firma digital (europea)

Nube altamente segura, lista para funcionar desde el primer momento

sproof sign es una solución web para firmar contratos digitalmente y funciona en todos los dispositivos móviles (ordenador de sobremesa, smartphone, tableta). sproof sign tiene su sede en Austria y todos los datos se guardan exclusivamente en centros de datos de la UE. Garantizamos el cumplimiento del GDPR a todos los niveles, tanto con nosotros como con nuestros subcontratistas. Ofrecemos a nuestros clientes estas garantías en un acuerdo de procesamiento de datos (APD) encargado, que se basa en las cláusulas contractuales estándar de la UE y, por tanto, también ofrece el máximo nivel de seguridad jurídica.

Interfaces y sistemas existentes

• sproof sign puede integrarse perfectamente en tus sistemas existentes
  
• Inicie sesión directamente en herramientas populares como MS Teams, Word, Google Drive, etc. (lista de todas las integraciones)
  
• Inicio de sesión único
  
• API simple para casos de uso personalizados (documentación de API)

Almacenamiento de documentos y monitoreo del progreso

Los contratos importantes se almacenan de forma centralizada, clara, altamente segura y encriptada. Sin embargo, el acceso a los documentos es posible en cualquier momento y desde cualquier lugar. Además, se puede ver el progreso de los procesos de firma en cualquier momento y se pueden enviar recordatorios si es necesario.

Firma electrónica cualificada (QES) y avanzada (FES) incl. Identificación

sproof sign admite todo tipo de firmas electrónicas (simples, avanzadas y cualificadas) de acuerdo con el Reglamento eIDAS, así como muchas otras normas de firma utilizadas en todo el mundo (por ejemplo, el cumplimiento de la FDA). Puedes firmar tanto dentro de tu organización como con socios externos, proveedores o clientes.

Firma por lotes: Firma contratos al mismo tiempo

Con la firma por lotes, se pueden firmar innumerables documentos de forma digital y legal en una sola operación. Un enorme ahorro de tiempo.

Carpeta de documentos: Enviar contratos al mismo tiempo

Engrape digitalmente varios documentos y envíelos juntos para su firma. Esto le ahorra mucho tiempo a usted y a los destinatarios.

Marca de la empresa, sellos de la empresa y estilos de firma

No importa si eres un gran equipo o un único usuario. En sproof sign, puedes guardar el logotipo de tu propia empresa como sello de empresa. También puedes crear diferentes estilos de firma para distintos fines.

eID Hub: Obtener firmas en toda Europa

La firma cualificada es legalmente equivalente a una firma manuscrita en toda Europa.
sproof sign permite firmar contratos con varios proveedores de firma cualificada gracias a su interfaz única. Esto supone una enorme ventaja a la hora de conseguir y emitir firmas legalmente válidas.
Haz clic aquí para obtener una visión general de todos los proveedores de servicios de confianza integrados →

Verificar firmas y descargar informes de prueba

Puedes comprobar la validez de las firmas electrónicas aplicadas directamente en sproof sign con un clic del ratón. También puedes descargar un informe de prueba para cada firma ejecutada y ver quién firmó con qué certificado y cuándo.

Gestión de equipos y acuerdos de sustitución

sproof sign permite una gestión sencilla de usuarios y derechos para los usuarios de un plan. Además, la cuota de firmas se puede gestionar de forma centralizada y se pueden realizar varios ajustes importantes para todo el plan.

Soporte y Academia

sproof sign es conocido por su asistencia rápida y flexible. La Academia sproof sign es un portal de formación gratuito que te ayuda a ti y a tus empleados a empezar rápidamente.

Precios transparentes sin costes ocultos

Nuestro objetivo es ser el mejor postor inigualable en la búsqueda de un proveedor de firma adecuado. Al hacerlo, asignamos gran importancia a la equidad y la transparencia. Dos valores que dan forma a nuestra cultura corporativa. Estos valores también determinan el precio de nuestra solución en el segmento empresarial.