De digitale handtekening (of e-handtekening, eSignature enz.) is een onmisbaar hulpmiddel geworden voor bedrijven en particulieren om documenten op een efficiëntere en milieuvriendelijkere manier te beheren. In dit artikel geven we een startpunt voor iedereen die een oud proces – het ondertekenen van documenten – up-to-date wil brengen.

Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening is een veilige en efficiënte methode om contracten te ondertekenen in een digitale omgeving als alternatief voor handgeschreven handtekeningen.

De digitale handtekening werkt als een menselijke vingerafdruk, omdat elk document zijn eigen unieke elektronische vingerafdruk heeft. Geen enkel ander document kan dezelfde digitale handtekening hebben. Als een digitaal document “verzegeld” is met een handtekening, kan bewezen worden dat

• het bestand is niet gewijzigd na ondertekening (integriteit).
  
• een specifieke persoon het document heeft ondertekend (authenticatie).
  
• de ondertekenaar het document daadwerkelijk heeft ondertekend. De persoon kan niet ontkennen dat hij het document heeft ondertekend nadat een digitale handtekening is aangemaakt.
  
• het document geen vervalsing is.

Digitale handtekeningen worden al gebruikt in veel industrieën voor een breed scala aan toepassingen.

Wat is geen (geldige) digitale handtekening?

Alleen een handtekening die ook kan worden geverifieerd door een geautoriseerde online verificatiedienst (bijv. Acrobat Reader, RTR of rechtstreeks in sproof sign) kan worden geclassificeerd als wettelijk compliant.

Een gescande afbeelding van een handgeschreven handtekening creëert geen rechtsgeldig ondertekend document en is niet rechtsgeldig!

De eIDAS-verordening regelt voor Europa hoe documenten op een rechtsgeldige en controleerbare manier kunnen worden ondertekend. Je kunt hier meer informatie vinden.

Hoe digitaal ondertekenen van PDF-documenten werkt

Het toepassen van een geldige digitale handtekening op een (PDF-)document is een technisch complex proces dat onopvallend op de achtergrond wordt uitgevoerd bij het digitaal ondertekenen van een document.

Dit maakt een correcte digitale handtekening heel anders dan het simpelweg invoegen van een gescande handgeschreven handtekening.

Een geldige digitale handtekening maakt het mogelijk om latere wijzigingen in het document te herkennen. Dit is niet het geval bij het invoegen van afbeeldingen.

Dit is hoe digitaal bewijs van intentie werkt met een handtekeningplatform:

Stap 1: Uploaden en converteren

Eerst upload je je document online via je account op een handtekeningenplatform. Het document wordt omgezet in een PDF-document.

Stap 2: De digitale handtekening toepassen

Voor de handtekening zelf heb je een digitaal certificaat nodig dat jouw identiteit als ondertekenaar bewijst. Dit wordt voor u aangemaakt wanneer u zich registreert op een handtekeningplatform. Als u wilt ondertekenen met de hoogste standaard, de gekwalificeerde elektronische handtekening, wordt deze stap uitgevoerd door een door de staat erkende certificeringsinstantie.

Met een handtekeningplatform heb je de mogelijkheid om je handtekening aan te passen (vergelijkbaar met de handgeschreven versie) en je eigen handtekeningstijl te creëren.

Stap 3: Het document en de handtekeningen versleutelen

In de laatste stap wordt het hele contract, inclusief de bijgevoegde handtekeningen, cryptografisch versleuteld. Er wordt een zogenaamde hashwaarde gegenereerd. Het contract wordt zo fraudebestendig en verifieerbaar.

De bijgevoegde handtekeningen hebben de hoogste bewijskracht en kunnen niet meer vervalst worden.

Natuurlijk kunnen de ondertekende contracten overal worden gedownload, verzonden of opgeslagen.

Kan ik ook digitaal ondertekenen in Word of andere Office-programma’s?

In principe kunnen veel bestandsformaten ook digitaal ondertekend worden. Om ervoor te zorgen dat de toegepaste digitale handtekening onveranderlijk is, moet elk document echter eerst worden geconverteerd naar een PDF-document. Van PDF-documenten is bekend dat ze onveranderlijk zijn (in tegenstelling tot bijvoorbeeld docx-documenten).
Platformen voor digitale handtekeningen zetten veel bestandsformaten automatisch om in een correct PDF-document, meestal wanneer het document wordt geüpload.

Hoe krijg ik een digitale handtekening?

Er zijn verschillende manieren om een digitale handtekening te verkrijgen.

1. registratie bij een platform voor digitale handtekeningen (FES)

Zoals reeds uitgelegd, is het aanmaken van een digitale handtekening het centrale element van een platform voor digitale handtekeningen. Gevestigde en bekende oplossingen zijn DocuSign, AdobeSign of nieuwere Europese oplossingen zoals sproof sign of yousign, die zich ook specifiek hebben gespecialiseerd voor gebruik in Europese bedrijven.

Een geavanceerde elektronische handtekening wordt voor u aangemaakt wanneer u zich registreert.

2. identificatie met een signatuurplatform (QES)

Veel leveranciers rusten gebruikers ook uit met een gekwalificeerde elektronische handtekening, die diep in de applicatie zelf is geïntegreerd. Naast de hoge bewijskracht van deze handtekeningstandaard, profiteert u van de vele opties om uw handtekeningproces aan te passen.

3. identificatie met een staatsdienst (QES; bijv. mobiele telefoonhandtekening)

In Oostenrijk heeft al meer dan 50% van de burgers een mobiele telefoonhandtekening. Deze wordt uitgegeven door overheidsinstanties en voldoet aan de norm voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen.

Rechtsgeldigheid van een digitale handtekening

Een geldig contract wordt gesloten wanneer beide partijen hun instemming betuigen. De wetgever laat het over het algemeen aan de contractpartijen over om te beslissen of ze een contract mondeling, schriftelijk of elektronisch sluiten. Dit wordt vormvrijheid genoemd.

Als je kiest voor een oplossing met digitale handtekeningen, heb je het voordeel dat alle handtekeningen op een onveranderlijke en fraudebestendige manier in het PDF-bestand worden geïntegreerd.

Er zijn slechts enkele uitzonderingen waarbij elektronische handtekeningen nog steeds zijn uitgesloten door de wet, ondanks voortdurende wetswijzigingen. Eén voorbeeld: een testament.

Hoe dan ook, het is noodzakelijk om de juiste standaard voor e-handtekeningen te kiezen, afhankelijk van het contract.

Hiervoor zijn drie normen vastgesteld, die zijn gedefinieerd in de eIDAS-verordening en als wettelijk kader dienen.

• EES: eenvoudige elektronische handtekening
  
• FES: geavanceerde elektronische handtekening
  
• QES: gekwalificeerde elektronische handtekening

De gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) voldoet aan de hoogste kwaliteitscriteria en is juridisch 100% gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening.

Aangezien de juridische implicaties sterk kunnen variëren, zijn factoren zoals implementatiekosten, gebruiksgemak (klantervaring), wetgeving, bedrijfsbeleid en het ingeschatte bedrijfsrisico meestal doorslaggevend bij het bepalen welke methode in een bepaalde situatie moet worden gebruikt.

Je kunt hiervoor de volgende keuzehulp gebruiken.

Twee factoren beïnvloeden daarom de keuze van de juiste standaard voor de elektronische handtekening:

• Aansprakelijkheidsrisico’s, bedrijfsrisico’s
  
• Wettelijke vereisten

De voordelen van een platform voor digitale handtekeningen zijn dat je

• de standaard voor e-handtekeningen op elk moment kunnen wijzigen, afhankelijk van het type contract
  
• de gewenste standaard voor e-handtekeningen kunnen specificeren bij het aanschaffen van externe handtekeningen.

Europese leveranciers van handtekeningen hebben zich vooral gericht op de twee hoogste standaarden voor digitale handtekeningen.

sproof sign is een expert op het gebied van gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES).

Is een gescande handtekening of een afbeelding van een handtekening geldig?

De term “gescande handtekening” betekent dat het een digitale afbeelding is van een handgeschreven handtekening. De originele papieren handtekening wordt omgezet naar een digitaal formaat (.jpg, .doc, .pdf, enz.) met behulp van een scanner of camera.

In principe zijn dergelijke gescande handtekeningen geldig zolang er geen schriftelijke vorm vereist is voor de overeenkomstige intentieverklaring.

Een ondertekende kopie is niet rechtsgeldig omdat de ondertekenaar niet kan worden geïdentificeerd en toestemming niet kan worden bewezen.

Een gescande handtekening is eenvoudig te vervalsen zodat de ontvanger van het ondertekende contract deze eenvoudig kan kopiëren (#SnippingTool #Screenshot). Het is duidelijk dat dit niet legaal is.

Een gescande handtekening heeft geen bewijskracht in de rechtbank, omdat het slechts een kopie is van je originele handtekening. Zonder bewijs van hoe de handtekening is gemaakt, wordt het beschouwd als een kopie en niet als een authentieke handtekening. Daarom is deze ongeldig, vooral bij zakelijke transacties.

Het verschil tussen een digitale handtekening en een elektronische handtekening?

De termen “elektronische handtekening” en “digitale handtekening” kunnen gemakkelijk worden verward. De termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar strikt genomen zijn ze niet hetzelfde.

Een elektronische handtekening (of e-handtekening) is een methode om een juridische overeenkomst te sluiten in een digitale omgeving. Het is als het ware het digitale equivalent van het ondertekenen van een papieren document.

Terwijl de elektronische handtekening de toestemming van de ondertekenaar van het document bewijst, is de digitale handtekening het bewijs van de authenticiteit van het document zelf. Dit betekent dat de combinatie van document en handtekening technisch zo is ontworpen en versleuteld dat de overeenkomst fraudebestendig is. De voorwaarden smelten zo samen of werken zo samen dat een digitale overeenkomst verifieerbaar en juridisch afdwingbaar wordt.

De voordelen van een digitaal (Europees) handtekeningenplatform

Zeer veilige cloud, klaar voor gebruik

sproof sign is een webgebaseerde oplossing voor het digitaal ondertekenen van contracten en werkt op alle mobiele apparaten (desktop, smartphone, tablet). sproof sign is gevestigd in Oostenrijk en alle gegevens worden uitsluitend opgeslagen in datacenters binnen de EU. Wij garanderen GDPR-naleving op alle niveaus, zowel bij ons als bij onze onderaannemers. Wij bieden onze klanten deze garanties in een in opdracht gegeven gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA), die is gebaseerd op de standaard contractbepalingen van de EU en daarom ook het hoogste niveau van rechtszekerheid biedt.

Interfaces en bestaande systemen

• sproof sign kan naadloos worden geïntegreerd in uw bestaande systemen
  
• Direct ondertekenen in veelgebruikte tools zoals MS Teams, Word, Google Drive etc.(lijst met alle integraties)
  
• Enkelvoudig aanmelden
  
• Eenvoudige API voor aangepaste use cases(API-documentatie)

Documentenopslag en voortgangscontrole

Belangrijke contracten worden opgeslagen op een centrale locatie op een duidelijke, zeer veilige en versleutelde manier. Desondanks zijn de documenten op elk moment en vanaf elke locatie toegankelijk. Bovendien kan de voortgang van de ondertekeningsprocessen op elk moment worden bekeken en kunnen er indien nodig herinneringen worden verstuurd.

Gekwalificeerd (QES) en geavanceerd (FES) elektronisch ondertekenen, inclusief identificatie

sproof sign ondersteunt alle soorten elektronische handtekeningen (eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde) in overeenstemming met de eIDAS-verordening en vele andere handtekeningstandaarden die wereldwijd worden gebruikt (bijv. FDA compliance). U kunt zowel binnen uw organisatie als met externe partners, leveranciers of klanten ondertekenen.

Batchondertekening: Onderteken contracten tegelijkertijd

Met de batchhandtekening kunnen talloze documenten in één keer digitaal en legaal ondertekend worden. Een enorme tijdsbesparing.

Documentenmap: Verzend contracten tegelijkertijd

Niet verschillende documenten digitaal aan elkaar en verstuur ze samen ter ondertekening. Dit bespaart jou en de ontvanger veel tijd.

Bedrijfsbranding, bedrijfsstempels & handtekeningstijlen

Het maakt niet uit of je een groot team of een enkele gebruiker bent. In sproof sign kun je je eigen bedrijfslogo opslaan als bedrijfsstempel. Je kunt ook verschillende handtekeningstijlen maken voor verschillende doeleinden.

eID Hub: handtekeningen verkrijgen in heel Europa

De gekwalificeerde handtekening is in heel Europa wettelijk gelijkwaardig aan een handgeschreven handtekening.
sproof sign maakt het ondertekenen van contracten met verschillende leveranciers van gekwalificeerde handtekeningen mogelijk dankzij de unieke interface. Dit is een enorm voordeel bij het verkrijgen en uitgeven van rechtsgeldige handtekeningen.
Klik hier voor een overzicht van alle geïntegreerde leveranciers van vertrouwensdiensten →

Handtekeningen verifiëren & testrapporten downloaden

Je kunt de geldigheid van de toegepaste elektronische handtekeningen direct in sproof sign controleren met een muisklik. U kunt ook een testrapport downloaden voor elke uitgevoerde handtekening en zien wie wanneer met welk certificaat heeft ondertekend.

Teammanagement en vervangingsregels

sproof sign maakt eenvoudig gebruikers- en rechtenbeheer mogelijk voor gebruikers binnen een plan. Daarnaast kan het handtekeningquotum centraal worden beheerd en kunnen verschillende belangrijke instellingen voor het hele plan worden gemaakt.

Ondersteuning & Academie

sproof sign staat bekend om zijn snelle en flexibele ondersteuning. De sproof sign Academy is een gratis trainingsportaal dat u en uw medewerkers helpt snel van start te gaan.

Transparante prijzen zonder verborgen kosten

Ons doel is om de beste bieder te zijn in de zoektocht naar een geschikte leverancier van handtekeningen. Daarbij leggen we de nadruk op eerlijkheid en transparantie. Twee waarden die onze bedrijfscultuur kenmerken. Deze waarden bepalen ook de prijsstelling van onze oplossing in het zakelijke segment.