Energie AG Oberösterreich is een toonaangevend energie- en dienstenconcern dat sinds 1892 een sleutelrol speelt bij het vormgeven van de regionale energievoorziening. Met een breed portfolio van elektriciteit, gas, warmte, water, afvalverwerking en ICT-diensten staat het bedrijf voor kwaliteit en betrouwbaarheid voor klanten, leveranciers, medewerkers en het publiek. Met een uitgebreid netwerk en eigen energiecentrales garandeert Energie AG een duurzame en betrouwbare elektriciteitsvoorziening voor meer dan 450.000 klanten. Als partner van meer dan 1.000 gemeenten is Energie AG ook actief in de watersector. Dit alles wordt altijd uitgevoerd volgens de hoogste ecologische normen.

Bedrijfsnaam: Energie AG Oberösterreich

Korte beschrijving van het project:
Implementatie van een oplossing voor digitale handtekeningen om efficiënte, flexibele bedrijfsprocessen te ondersteunen en te voldoen aan de vereisten voor gegevensbescherming.

Waarom sproof sign:
“We hebben al verschillende oplossingen in huis, wat ons heeft geleerd welke functies bijzonder belangrijk voor ons zijn en welke ons niet de flexibiliteit kunnen bieden die we nodig hebben. Bij de evaluatie van potentiële leveranciers hebben we daarom specifieke eisen gedefinieerd (…) sproof sign kon ons hierin voorzien.”

Hoe is de beslissing om de digitale handtekening te introduceren tot stand gekomen?

Burger: “We besloten een oplossing voor digitale handtekeningen te implementeren om twee belangrijke uitdagingen aan te pakken. Ten eerste realiseerden we ons dat we in onze processen met eindklanten vaak te maken hadden met een mediaonderbreking. Veel informatie werd op papier aangeleverd, wat leidde tot tijdrovende handmatige processen voor registratie, archivering en verdere verwerking. Deze mediaonderbreking vertraagde onze processen aanzienlijk. Door deze processen te digitaliseren en digitale handtekeningen te introduceren, konden we dit knelpunt elimineren en de efficiëntie verhogen.

Daarnaast dwong de COVID-19 pandemie ons om onze interne processen aan te passen. De traditionele methode van het fysiek ondertekenen van documenten was niet langer haalbaar vanwege reisbeperkingen en de regels van het thuiskantoor. De noodzaak om een digitale oplossing te implementeren werd duidelijk om de bedrijfsactiviteiten in stand te houden. In deze context waren we op zoek naar een oplossing die ons de nodige flexibiliteit kon bieden.”

Voor welke toepassingen wordt de digitale handtekening gebruikt?

Burger: “We gebruiken digitale handtekeningen voor verschillende toepassingen. Enerzijds gebruiken we het in klantcontact, bijvoorbeeld wanneer een klant een contract wil afsluiten of een geleverde dienst wil bevestigen. Een andere toepassing is intern gebruik, met name in situaties zoals de snelle implementatie van nieuwe regelgeving, zoals de thuiswerkregeling. In één zo’n geval moesten we snel documenten verwerken voor 1500 werknemers, wat niet mogelijk zou zijn geweest met conventionele papieren processen. Voor dit proces gebruikten we interne oplossingen die geïntegreerd zijn via een speciaal ontwikkelde app. Er werd een goedkeuringsproces geïmplementeerd waarbij de documenten eerst werden goedgekeurd door de direct leidinggevenden voordat ze naar de werknemers werden gestuurd met behulp van de vooraf gedefinieerde plaatsaanduidingen voor handtekeningen.”

Waarom hebben jullie gekozen voor een Europese handtekeningoplossing en welke rol speelt de GDPR?

Burger: “Als energieleverancier met kritieke infrastructuur opereren we in een sterk gereguleerd gebied. Gegevensbescherming is voor ons van het grootste belang, omdat we voortdurend met persoonlijke gegevens werken. Het was daarom cruciaal om een provider in de buurt te vinden, bij voorkeur in Oostenrijk of op zijn minst in Europa. Een Amerikaanse provider zou te veel onzekerheden en uitdagingen met zich meebrengen, omdat we geen enkel risico kunnen nemen. Ons beleid legt daarom een duidelijke focus op Europese providers om ervoor te zorgen dat we voldoen aan de vereisten van de GDPR en de risico’s voor gegevensbescherming tot een minimum beperken.”

Aan welke normen voor gegevensbeveiliging en compliance moet een softwareoplossing in uw bedrijf voldoen?

Burger: “Naast de GDPR zijn ook andere standaarden van groot belang voor ons, zoals ISO 271001. Dit is vooral belangrijk voor ons omdat we zelf gecertificeerd zijn en van onze leveranciers verwachten dat ze aan dezelfde beveiligingsstandaarden voldoen als wij. We voeren ook regelmatig beveiligingsaudits uit om ervoor te zorgen dat onze infrastructuur altijd beschermd is. Deze audits worden jaarlijks uitgevoerd om potentiële kwetsbaarheden tijdig te identificeren en deze te verhelpen voordat er beveiligingsincidenten optreden, die zeer kostbaar kunnen zijn.”

“Veel informatie werd op papier aangeleverd, wat leidde tot tijdrovende handmatige processen […]. Deze verstoring van de media vertraagde onze processen aanzienlijk. Door deze processen te digitaliseren en digitale handtekeningen te introduceren, konden we dit knelpunt wegnemen en de efficiëntie verhogen.”

Dr Franz Burger
Consultant Inhoudsbeheer en samenwerking

Hoe verloopt het evaluatieproces voor oplossingen voor digitale handtekeningen in een bedrijf van uw omvang?

Burger: “We hebben al verschillende oplossingen in huis, wat ons heeft geleerd welke functies bijzonder belangrijk voor ons zijn en welke ons niet de flexibiliteit kunnen bieden die we nodig hebben. Bij het evalueren van potentiële leveranciers hebben we daarom specifieke eisen gedefinieerd, waaronder de mogelijkheid om de plaatshouder van de handtekening naar wens te verplaatsen en de schaal aan te passen, evenals de optie voor gebruikers om hun handtekeningrol flexibel in te stellen. Dat vonden we niet overal. We gaven ook prioriteit aan de mogelijkheid om te integreren in bestaande processen, met name via de REST API, om een naadloze integratie in onze workflows te garanderen. “

Wat vind je vooral leuk aan sproof sign?

Burger: “Na een enquête onder onze belangrijkste gebruikers, die het product vaak gebruiken, werd vooral het gebruiksaspect positief benadrukt. De gebruikersinterface is intuïtief ontworpen, wat het ondertekenproces voor gebruikers vereenvoudigt. Het werkt ook soepel op mobiele apparaten, wat zeer gewaardeerd wordt door onze medewerkers. Bovendien hadden ze weinig of geen training nodig om het product te gebruiken. Dit minimaliseerde de trainingsinspanning aanzienlijk en was een groot voordeel voor ons. Een ander positief aspect is de mogelijkheid om handtekeningstempels vrij te configureren. Hierdoor kunnen we aan verschillende eisen voldoen en individuele processen ondersteunen. Andere handtekeningoplossingen konden deze uitdaging eenvoudigweg niet aan.”

Zijn er al ideeën voor toekomstige toepassingen van sproof sign?

Burger: “We zitten momenteel in de testfase van een integratie met SAP voor het offerteproces. Hier worden offertes gemaakt, goedgekeurd en ondertekend voordat ze naar de klant worden gestuurd. Deze integratie is al opgezet en zal vanaf de zomer geleidelijk worden uitgerold. Iets wat waarschijnlijk ook potentieel heeft, is onze interne HR-afdeling. We hebben ongeveer 4.500 werknemers die ondersteund moeten worden. Natuurlijk is alles wat digitaal werkt en papier overbodig maakt een enorme hefboom.”