A assinatura digital (ou assinatura eletrónica, eSignature, etc.) tornou-se uma ferramenta indispensável para as empresas e os particulares gerirem documentos de uma forma mais eficiente e ecológica. Neste artigo, damos-te um ponto de partida para quem quer atualizar um processo antigo – a assinatura de documentos.

O que é uma assinatura digital?

Uma assinatura digital é um método seguro e eficiente de assinar contratos num ambiente digital, em alternativa às assinaturas manuscritas.

A assinatura digital funciona como uma impressão digital humana, uma vez que cada documento tem a sua própria impressão digital eletrónica única. Nenhum outro documento pode ter a mesma assinatura digital. Se um documento digital for “selado” com uma assinatura, pode provar-se que

• o ficheiro não foi alterado após a assinatura (integridade).
  
• uma pessoa específica assinou o documento (autenticação).
  
• o signatário assinou efetivamente o documento. A pessoa não pode negar ter assinado o documento depois de ter sido criada uma assinatura digital.
  
• o documento não é uma falsificação.

As assinaturas digitais já estão a ser utilizadas em muitas indústrias para uma grande variedade de aplicações.

O que não é uma assinatura digital (válida)?

Apenas uma assinatura que também possa ser verificada por um serviço de verificação em linha autorizado (por exemplo, Acrobat Reader, RTR ou diretamente no sproof sign) pode ser classificada como legalmente conforme.

Uma imagem digitalizada de uma assinatura manuscrita não cria um documento legalmente assinado e não é legalmente válida!

O Regulamento eIDAS regula na Europa a forma como os documentos podem ser assinados de forma juridicamente válida e verificável. Podes saber mais aqui.

Como funciona a assinatura digital de documentos PDF

A aplicação de uma assinatura digital válida a um documento (PDF) é um processo tecnicamente complexo que é executado discretamente em segundo plano quando assina digitalmente um documento.

Isto torna uma assinatura digital correta muito diferente da simples inserção de uma assinatura manuscrita digitalizada.

Uma assinatura digital válida permite reconhecer alterações posteriores ao documento. Não é o caso da simples inserção de imagens.

É assim que funciona a prova de intenção digital com uma plataforma de assinatura:

Passo 1: Carregamento e conversão

Primeiro, carrega o seu documento online através da sua conta numa plataforma de assinatura. O documento é convertido num documento PDF.

Passo 2: Aplicar a assinatura digital

Para a assinatura propriamente dita, é necessário um certificado digital que comprove a tua identidade como signatário. Este certificado é criado para ti quando te registas numa plataforma de assinatura. Se quiseres assinar com a norma mais elevada, a assinatura eletrónica qualificada, esta etapa é realizada por uma autoridade de certificação reconhecida pelo Estado.

Com uma plataforma de assinatura, tens a possibilidade de personalizar a tua assinatura (semelhante à versão manuscrita) e de criar o teu próprio estilo de assinatura.

Etapa 3: Encriptação do documento e das assinaturas

No passo final, todo o contrato, incluindo as assinaturas anexas, é encriptado criptograficamente. É gerado o chamado valor hash. O contrato torna-se à prova de falsificação e verificável.

As assinaturas anexas têm o maior valor probatório e já não podem ser falsificadas.

Naturalmente, os contratos assinados podem ser descarregados, enviados ou guardados em qualquer lugar.

Também posso assinar digitalmente no Word ou noutros programas do Office?

Em princípio, muitos formatos de ficheiros também podem ser assinados digitalmente. No entanto, para que a assinatura digital aplicada seja inalterável, cada documento deve primeiro ser convertido num documento PDF. Os documentos PDF são conhecidos por serem inalteráveis (ao contrário dos documentos docx, por exemplo).
As plataformas de assinatura digital convertem automaticamente muitos formatos de ficheiro num documento PDF correto, normalmente quando o documento é carregado.

Como é que obtenho uma assinatura digital?

Existem várias formas de obter uma assinatura digital.

1. registo numa plataforma de assinatura digital (FES)

Como já foi explicado, a criação de uma assinatura digital é o elemento central de uma plataforma de assinatura digital. Soluções consagradas e bem conhecidas são a DocuSign, a AdobeSign ou soluções europeias mais recentes, como a sproof sign ou a yousign, que também se especializaram especificamente para a utilização em empresas europeias.

Uma assinatura eletrónica avançada é criada para ti quando te registas.

2. identificação com uma plataforma de assinatura (QES)

Muitos fornecedores também equipam os utilizadores com uma assinatura eletrónica qualificada, que está profundamente integrada na própria aplicação. Para além do elevado valor probatório desta norma de assinatura, beneficia das muitas opções para personalizar o seu processo de assinatura.

3. identificação com um serviço estatal (QES; por exemplo, assinatura de telemóvel)

Na Áustria, mais de 50% dos cidadãos já possuem uma assinatura de telemóvel. Esta é emitida pelas autoridades públicas e cumpre a norma relativa às assinaturas electrónicas qualificadas.

Validade jurídica de uma assinatura digital

Um contrato válido é celebrado quando ambas as partes manifestam o seu consentimento. Em geral, o legislador deixa ao critério das partes contratantes a decisão de celebrar um contrato verbalmente, por escrito ou por via eletrónica. É o que se designa por liberdade de forma.

Se optar por uma solução de assinatura digital, tem a vantagem de todas as assinaturas serem integradas no ficheiro PDF de forma inalterável e à prova de falsificação.

São muito poucas as excepções em que as assinaturas electrónicas continuam a ser excluídas por lei, apesar das constantes alterações à lei. Um exemplo: um testamento.

De qualquer modo, é necessário selecionar a norma de assinatura eletrónica adequada em função do contrato.

Para o efeito, foram estabelecidas três normas, que estão definidas no Regulamento eIDAS e servem de quadro jurídico.

• EES: assinatura eletrónica simples
  
• FES: assinatura eletrónica avançada
  
• QES: assinatura eletrónica qualificada

A assinatura eletrónica qualificada (QES) cumpre os mais elevados critérios de qualidade e é legalmente 100% equivalente a uma assinatura manuscrita.

Como as implicações legais podem variar muito, factores como os custos de implementação, a facilidade de utilização (experiência do cliente), a legislação, as políticas da empresa e o risco comercial avaliado são normalmente decisivos para determinar qual o método a utilizar numa determinada situação.

Para o efeito, podes utilizar a seguinte ajuda à decisão.

Por conseguinte, há dois factores que influenciam a escolha da norma correta para a assinatura eletrónica:

• Riscos de responsabilidade, riscos operacionais
  
• Requisitos legais

As vantagens de uma plataforma de assinatura digital são que podes

• poder alterar a norma da assinatura eletrónica em qualquer momento, em função do tipo de contrato
  
• poder especificar a norma de assinatura eletrónica pretendida ao adquirir assinaturas externas.

Os fornecedores europeus de assinaturas têm-se concentrado sobretudo nas duas normas mais exigentes em matéria de assinaturas digitais.

A sproof sign é especialista no domínio das assinaturas electrónicas qualificadas (QES).

Uma assinatura digitalizada ou uma imagem de assinatura é válida?

O termo “assinatura digitalizada” significa que se trata de uma imagem digital de uma assinatura manuscrita. A assinatura original em papel é convertida para um formato digital (.jpg, .doc, .pdf, etc.) utilizando um scanner ou uma câmara.

Em princípio, estas assinaturas digitalizadas são válidas desde que não seja necessário um formulário escrito para a declaração de intenções correspondente.

Uma cópia assinada não é juridicamente válida, uma vez que o signatário não pode ser identificado e o consentimento não pode ser provado.

Uma assinatura digitalizada é fácil de falsificar, pelo que o destinatário do contrato assinado pode copiá-la facilmente (#SnippingTool #Screenshot). É óbvio que isto não é legal.

Uma assinatura digitalizada não tem valor probatório em tribunal, uma vez que é apenas uma cópia da tua assinatura original. Sem prova de como a assinatura foi feita, é considerada uma mera cópia e não uma assinatura autêntica. Por este motivo, não é válida, especialmente em transacções comerciais.

Qual a diferença entre uma assinatura digital e uma assinatura eletrónica?

Os termos “assinatura eletrónica” e “assinatura digital” podem ser facilmente confundidos. Os termos são muitas vezes utilizados indistintamente, mas, em rigor, não são a mesma coisa.

Uma assinatura eletrónica (ou e-signature) é um método de celebração de um acordo jurídico num ambiente digital. É, por assim dizer, o equivalente digital da assinatura de um documento em papel.

Enquanto a assinatura eletrónica prova o consentimento do signatário do documento, a assinatura digital é a prova da autenticidade do próprio documento. Isto significa que a combinação de documento e assinatura foi tecnicamente concebida e encriptada de forma a que o contrato seja à prova de falsificação. Assim, os termos fundem-se ou funcionam em conjunto de tal forma que um acordo digital se torna verificável e legalmente aplicável.

As vantagens de uma plataforma de assinatura digital (europeia)

Nuvem altamente segura, pronta a funcionar

O sproof sign é uma solução baseada na web para a assinatura digital de contratos e funciona em todos os dispositivos móveis (computador, smartphone, tablet). O sproof sign está sediado na Áustria e todos os dados são armazenados exclusivamente em centros de dados na UE. Garantimos a conformidade com o RGPD a todos os níveis, tanto connosco como com os nossos subcontratantes. Oferecemos aos nossos clientes estas garantias através de um acordo de processamento de dados (DPA), que se baseia nas cláusulas contratuais-tipo da UE e, por conseguinte, oferece também o mais elevado nível de segurança jurídica.

Interfaces e sistemas existentes

• O sproof sign pode ser perfeitamente integrado nos teus sistemas existentes
  
• Assina diretamente em ferramentas comuns como o MS Teams, Word, Google Drive, etc.(lista de todas as integrações)
  
• Registo único
  
• API simples para casos de utilização personalizados(documentação da API)

Armazenamento de documentos e controlo do progresso

Os contratos importantes são armazenados numa localização central de forma clara, altamente segura e encriptada. No entanto, os documentos podem ser acedidos a qualquer momento e a partir de qualquer local. Além disso, o progresso dos processos de assinatura pode ser visualizado em qualquer altura e, se necessário, podem ser enviados lembretes.

Assinatura eletrónica qualificada (QES) e avançada (FES), incluindo identificação

O sproof sign suporta todos os tipos de assinaturas electrónicas (simples, avançadas e qualificadas) em conformidade com o Regulamento eIDAS, bem como muitas outras normas de assinatura utilizadas em todo o mundo (por exemplo, conformidade com a FDA). Pode assinar dentro da sua organização, bem como com parceiros externos, fornecedores ou clientes.

Assinatura em lote: Assina contratos ao mesmo tempo

Com a assinatura em lote, inúmeros documentos podem ser assinados digitalmente e legalmente numa única operação. Uma enorme poupança de tempo.

Pasta de documentos: Envia os contratos ao mesmo tempo

Agrafa digitalmente vários documentos e envia-os juntos para assinatura. Isto poupa-te a ti e ao destinatário muito tempo.

Marca da empresa, carimbos da empresa e estilos de assinatura

Não importa se és uma grande equipa ou um único utilizador. No sproof sign, podes guardar o logótipo da tua própria empresa como um carimbo da empresa. Também podes criar diferentes estilos de assinatura para diferentes fins.

eID Hub: Obtém assinaturas em toda a Europa

A assinatura qualificada é legalmente equivalente a uma assinatura manuscrita em toda a Europa.
sproof sign permite a assinatura de contratos com vários fornecedores de assinaturas qualificadas graças à sua interface única. Esta é uma enorme vantagem na aquisição e emissão de assinaturas legalmente válidas.
Clica aqui para uma visão geral de todos os fornecedores de serviços de confiança integrados →

Verifica as assinaturas e descarrega os relatórios de teste

Podes verificar a validade das assinaturas electrónicas aplicadas diretamente no sproof sign com um clique do rato. Também podes descarregar um relatório de teste para cada execução de assinatura e ver quem assinou com que certificado e quando.

Gestão da equipa e regras de substituição

O sproof sign permite uma gestão simples de utilizadores e de direitos para os utilizadores de um plano. A quota de assinaturas também pode ser gerida centralmente e podem ser efectuadas várias definições importantes para todo o plano.

Apoio e Academia

O sproof sign é conhecido pelo seu apoio rápido e flexível. A sproof sign Academy é um portal de formação gratuito que te ajuda a ti e aos teus colaboradores a começar rapidamente.

Preços transparentes sem custos ocultos

O nosso objetivo é ser a melhor oferta na procura de um fornecedor de assinaturas adequado. Para tal, privilegiamos a equidade e a transparência. Dois valores que caracterizam a nossa cultura empresarial. Estes valores também determinam o preço da nossa solução no segmento empresarial.