Semnătura digitală (sau semnătura electronică, eSignature etc.) a devenit un instrument indispensabil pentru companii și persoane fizice în gestionarea documentelor într-un mod mai eficient și mai ecologic. În acest articol, oferim un punct de plecare pentru oricine dorește să aducă la zi un proces vechi – semnarea documentelor.

Ce este o semnătură digitală?

O semnătură digitală este o metodă sigură și eficientă de semnare a contractelor într-un mediu digital, ca alternativă la semnăturile scrise de mână.

Semnătura digitală funcționează ca o amprentă umană, deoarece fiecare document are propria amprentă electronică unică. Niciun alt document nu poate avea aceeași semnătură digitală. Dacă un document digital este “sigilat” cu o semnătură, se poate dovedi că

• fișierul nu a fost modificat după semnare (integritate).
  
• o anumită persoană a semnat documentul (autentificare).
  
• semnatarul a semnat efectiv documentul. Persoana nu poate nega că a semnat documentul după ce a fost creată o semnătură digitală.
  
• documentul nu este un fals.

Semnăturile digitale sunt deja utilizate în multe industrii pentru o mare varietate de aplicații.

Ce nu este o semnătură digitală (validă)?

Numai o semnătură care poate fi verificată și de un serviciu de verificare online autorizat (de exemplu, Acrobat Reader, RTR sau direct în sproof sign) poate fi clasificată ca fiind conformă din punct de vedere juridic.

O imagine scanată a unei semnături scrise de mână nu creează un document semnat legal și nu este valabilă din punct de vedere juridic!

Regulamentul eIDAS reglementează pentru Europa modul în care documentele pot fi semnate într-un mod valabil din punct de vedere juridic și verificabil. Puteți afla mai multe aici.

Cum funcționează semnarea digitală a documentelor PDF

Aplicarea unei semnături digitale valide unui document (PDF) este un proces complex din punct de vedere tehnic care rulează discret în fundal atunci când se semnează digital un document.

Acest lucru face ca o semnătură digitală corectă să fie foarte diferită de simpla inserare a unei semnături manuscrise scanate.

O semnătură digitală validă face posibilă recunoașterea modificărilor ulterioare ale documentului. Acest lucru nu este valabil în cazul simplei inserări de imagini.

Acesta este modul în care dovada digitală de intenție funcționează cu o platformă de semnături:

Pasul 1: Încărcare și conversie

În primul rând, vă încărcați documentul online prin intermediul contului dvs. pe o platformă de semnături. Documentul este convertit într-un document PDF.

Etapa 2: Aplicarea semnăturii digitale

Pentru semnătura propriu-zisă, aveți nevoie de un certificat digital care vă dovedește identitatea de semnatar. Acesta este creat pentru dvs. atunci când vă înregistrați pe o platformă de semnături. Dacă doriți să semnați cu cel mai înalt standard, semnătura electronică calificată, această etapă este efectuată de o autoritate de certificare recunoscută de stat.

Cu o platformă de semnături, aveți opțiunea de a vă personaliza semnătura (similar cu versiunea scrisă de mână) și de a vă crea propriul stil de semnătură.

Etapa 3: Criptarea documentului și a semnăturilor

În etapa finală, întregul contract, inclusiv semnăturile atașate, este criptat criptografic. Este generată o așa-numită valoare hash. Contractul devine infalsificabil și verificabil.

Semnăturile atașate au cea mai mare valoare probantă și nu mai pot fi falsificate.

Desigur, contractele semnate pot fi descărcate, trimise sau salvate oriunde.

Pot semna digital și în Word sau în alte programe Office?

În principiu, multe formate de fișiere pot fi, de asemenea, semnate digital. Cu toate acestea, pentru ca semnătura digitală aplicată să fie inalterabilă, fiecare document trebuie mai întâi să fie convertit într-un document PDF. Documentele PDF sunt cunoscute ca fiind inalterabile (spre deosebire de documentele docx, de exemplu).
Platformele de semnătură digitală convertesc automat multe formate de fișiere într-un document PDF corect, de obicei atunci când documentul este încărcat.

Cum obțin o semnătură digitală?

Există diferite modalități de a obține o semnătură digitală.

1. înregistrarea pe o platformă de semnătură digitală (FES)

După cum s-a explicat deja, crearea unei semnături digitale este elementul central al unei platforme de semnătură digitală. Printre soluțiile consacrate și bine-cunoscute se numără DocuSign, AdobeSign sau soluții europene mai noi, precum sproof sign sau yousign, care s-au specializat, de asemenea, în special pentru a fi utilizate în companiile europene.

O semnătură electronică avansată este creată pentru dvs. atunci când vă înregistrați.

2. identificarea cu o platformă de semnături (QES)

De asemenea, mulți furnizori echipează utilizatorii cu o semnătură electronică calificată, care este profund integrată în aplicația în sine. În plus față de valoarea probatorie ridicată a acestui standard de semnătură, beneficiați de numeroasele opțiuni de personalizare a procesului de semnătură.

3. identificarea cu un serviciu de stat (QES; de exemplu, semnătura telefonului mobil)

În Austria, mai mult de 50% dintre cetățeni au deja o semnătură pe telefonul mobil. Aceasta este emisă de autoritățile publice și îndeplinește standardul pentru semnăturile electronice calificate.

Valabilitatea juridică a unei semnături digitale

Un contract valabil este încheiat atunci când ambele părți își exprimă consimțământul. În general, legiuitorul lasă la latitudinea părților contractante să decidă dacă încheie un contract verbal, în scris sau electronic. Acest lucru este denumit libertate de formă.

Dacă optați pentru o soluție de semnătură digitală, aveți avantajul că toate semnăturile sunt integrate în fișierul PDF într-un mod nealterabil și infalsificabil.

Există doar foarte puține excepții în care semnăturile electronice sunt încă excluse prin lege, în ciuda modificărilor constante ale legii. Un exemplu: un testament.

În orice caz, este necesar să selectați standardul de semnătură electronică potrivit în funcție de contract.

Au fost stabilite trei standarde în acest sens, care sunt definite în Regulamentul eIDAS și servesc drept cadru juridic.

• EES: semnătură electronică simplă
  
• FES: semnătură electronică avansată
  
• QES: semnătură electronică calificată

Semnătura electronică calificată (QES) îndeplinește cele mai înalte criterii de calitate și este, din punct de vedere juridic, 100% echivalentă cu o semnătură scrisă de mână.

Întrucât implicațiile juridice pot varia foarte mult, factori precum costurile de implementare, ușurința în utilizare (experiența clienților), legislația, politicile companiei și riscul de afaceri evaluat sunt, de obicei, decisivi în determinarea metodei care ar trebui utilizată într-o anumită situație.

În acest scop, puteți utiliza următorul ajutor de decizie.

Prin urmare, doi factori influențează alegerea standardului potrivit pentru semnătura electronică:

• Riscuri de răspundere, riscuri operaționale
  
• Cerințe legale

Avantajele unei platforme de semnătură digitală sunt că puteți

• să poată modifica standardul de semnătură electronică în orice moment, în funcție de tipul de contract
  
• să poată specifica standardul de semnătură electronică dorit atunci când achiziționează semnături externe.

Furnizorii europeni de semnături s-au axat în principal pe cele mai înalte două standarde de semnătură digitală.

sproof sign este un expert în domeniul semnăturilor electronice calificate (QES).

Este valabilă o semnătură scanată sau o imagine a semnăturii?

Termenul “semnătură scanată” înseamnă că este o imagine digitală a unei semnături scrise de mână. Semnătura originală pe hârtie este convertită într-un format digital (.jpg, .doc, .pdf etc.) cu ajutorul unui scanner sau al unui aparat foto.

În principiu, astfel de semnături scanate sunt valabile atât timp cât nu este necesară o formă scrisă pentru declarația de intenție corespunzătoare.

O copie semnată nu este valabilă din punct de vedere juridic, deoarece semnatarul nu poate fi identificat, iar consimțământul nu poate fi dovedit.

O semnătură scanată este ușor de falsificat, astfel încât destinatarul contractului semnat o poate copia cu ușurință (#SnippingTool #Screenshot). Este evident că acest lucru nu este legal.

O semnătură scanată nu are valoare probatorie în instanță, deoarece este doar o copie a semnăturii originale. Fără dovada modului în care a fost realizată semnătura, aceasta este considerată o simplă copie și nu o semnătură autentică. Din acest motiv, ea nu este valabilă, în special în tranzacțiile comerciale.

Care este diferența dintre o semnătură digitală și o semnătură electronică?

Termenii “semnătură electronică” și “semnătură digitală” pot fi ușor confundați. Termenii sunt adesea folosiți în mod interschimbabil, dar, strict vorbind, nu sunt același lucru.

O semnătură electronică (sau semnătură electronică) este o metodă de încheiere a unui acord juridic într-un mediu digital. Este, ca să spunem așa, echivalentul digital al semnării unui document pe hârtie.

În timp ce semnătura electronică dovedește consimțământul semnatarului documentului, semnătura digitală este o dovadă a autenticității documentului în sine. Aceasta înseamnă că combinația dintre document și semnătură a fost concepută din punct de vedere tehnic și criptată în așa fel încât contractul este infalsificabil. Astfel, termenii fuzionează sau funcționează împreună în așa fel încât un acord digital devine verificabil și executorie din punct de vedere juridic.

Avantajele unei platforme de semnătură digitală (europeană)

Cloud extrem de sigur, gata de utilizare

sproof sign este o soluție bazată pe web pentru semnarea digitală a contractelor și funcționează pe toate dispozitivele mobile (desktop, smartphone, tabletă). sproof sign are sediul în Austria și toate datele sunt salvate exclusiv în centre de date din UE. Garantăm conformitatea cu GDPR la toate nivelurile, atât la noi, cât și la subcontractanții noștri. Oferim clienților noștri aceste garanții într-un acord de prelucrare a datelor (DPA) comandat, care se bazează pe clauzele contractuale standard ale UE și, prin urmare, oferă și cel mai înalt nivel de certitudine juridică.

Interfețe și sisteme existente

• sproof sign poate fi integrat fără probleme în sistemele dvs. existente
  
• Semnați direct în instrumente comune precum MS Teams, Word, Google Drive etc.(lista tuturor integrărilor)
  
• Conectare unică
  
• API simplu pentru cazuri de utilizare personalizate(documentație API)

Stocarea documentelor și controlul progresului

Contractele importante sunt stocate într-o locație centrală într-un mod clar, foarte sigur și criptat. Cu toate acestea, documentele pot fi accesate în orice moment și din orice locație. În plus, progresul proceselor de semnare poate fi vizualizat în orice moment și pot fi trimise memento-uri, dacă este necesar.

Semnare electronică calificată (QES) și avansată (FES), inclusiv identificare

sproof sign suportă toate tipurile de semnături electronice (simple, avansate și calificate) în conformitate cu Regulamentul eIDAS, precum și multe alte standarde de semnătură utilizate în întreaga lume (de exemplu, conformitatea cu FDA). Puteți semna în cadrul organizației dvs., precum și cu parteneri externi, furnizori sau clienți.

Semnarea pe loturi: Semnați contracte în același timp

Cu semnătura pe loturi, nenumărate documente pot fi semnate digital și legal într-o singură operațiune. O economie enormă de timp.

Dosar de documente: Trimiteți contracte în același timp

Agrafați digital mai multe documente și trimiteți-le împreună pentru semnare. Acest lucru vă economisește mult timp, atât dumneavoastră, cât și destinatarului.

Branding de companie, ștampile de companie și stiluri de semnătură

Nu contează dacă sunteți o echipă mare sau un singur utilizator. În sproof sign, vă puteți stoca propriul logo al companiei ca ștampilă a companiei. De asemenea, puteți crea diferite stiluri de semnătură pentru diferite scopuri.

eID Hub: Obțineți semnături în întreaga Europă

Semnătura calificată este echivalentă din punct de vedere juridic cu o semnătură de mână în întreaga Europă.
sproof sign permite semnarea de contracte cu diverși furnizori de semnături calificate datorită interfeței sale unice. Acesta este un avantaj enorm la procurarea și emiterea de semnături valabile din punct de vedere juridic.
Faceți clic aici pentru o prezentare generală a tuturor furnizorilor de servicii de încredere integrate →

Verificarea semnăturilor și descărcarea rapoartelor de testare

Puteți verifica validitatea semnăturilor electronice aplicate direct în sproof sign cu un clic al mouse-ului. De asemenea, puteți descărca un raport de testare pentru fiecare semnătură executată și puteți vedea cine a semnat cu ce certificat și când.

Managementul echipei și regulile de înlocuire

sproof sign permite gestionarea simplă a utilizatorilor și a drepturilor pentru utilizatorii din cadrul unui plan. În plus, cota de semnături poate fi gestionată la nivel central și pot fi efectuate diverse setări importante pentru întregul plan.

Asistență și Academie

sproof sign este cunoscut pentru asistența sa rapidă și flexibilă. Academia sproof sign este un portal gratuit de instruire care vă ajută pe dvs. și pe angajații dvs. să începeți rapid.

Prețuri transparente, fără costuri ascunse

Scopul nostru este de a fi cel mai bun ofertant în căutarea unui furnizor de semnături adecvat. În acest sens, punem accentul pe corectitudine și transparență. Două valori care caracterizează cultura noastră corporativă. Aceste valori determină, de asemenea, prețul soluției noastre în segmentul întreprinderilor.