Den digitala signaturen (eller e-signatur, eSignature etc.) har blivit ett oumbärligt verktyg för företag och privatpersoner för att hantera dokument på ett mer effektivt och miljövänligt sätt. I den här artikeln ger vi en utgångspunkt för alla som vill uppdatera en gammal process – att underteckna dokument.

Vad är en digital signatur?

En digital signatur är en säker och effektiv metod för att underteckna avtal i en digital miljö som ett alternativ till handskrivna signaturer.

Den digitala signaturen fungerar som ett mänskligt fingeravtryck, eftersom varje dokument har sitt eget unika elektroniska fingeravtryck. Inget annat dokument kan ha samma digitala signatur. Om ett digitalt dokument är “förseglat” med en signatur kan det bevisas att

• filen har inte ändrats efter signeringen (integritet).
  
• en viss person har undertecknat dokumentet (autentisering).
  
• undertecknaren faktiskt har undertecknat dokumentet. Personen kan inte neka till att ha undertecknat dokumentet efter att en digital signatur har skapats.
  
• dokumentet inte är en förfalskning.

Digitala signaturer används redan i många branscher för en mängd olika tillämpningar.

Vad är inte en (giltig) digital signatur?

Endast en signatur som också kan verifieras av en auktoriserad online-verifieringstjänst (t.ex. Acrobat Reader, RTR eller direkt i sproof sign) kan klassificeras som juridiskt kompatibel.

En skannad bild av en handskriven signatur skapar inte ett juridiskt undertecknat dokument och är inte juridiskt giltigt!

eIDAS-förordningen reglerar för Europa hur dokument kan undertecknas på ett rättsligt giltigt och verifierbart sätt. Du kan läsa mer om detta här.

Så fungerar digital signering av PDF-dokument

Att applicera en giltig digital signatur på ett (PDF)-dokument är en tekniskt komplex process som körs diskret i bakgrunden när ett dokument signeras digitalt.

Detta gör att en korrekt digital signatur skiljer sig mycket från att bara infoga en skannad handskriven signatur.

En giltig digital signatur gör det möjligt att känna igen senare ändringar i dokumentet. Detta är inte fallet när man bara infogar bilder.

Så här fungerar digitalt bevis på avsikt med en signaturplattform:

Steg 1: Uppladdning och konvertering

Först laddar du upp ditt dokument online via ditt konto på en signaturplattform. Dokumentet konverteras till ett PDF-dokument.

Steg 2: Använda den digitala signaturen

För själva signaturen behöver du ett digitalt certifikat som bevisar din identitet som undertecknare. Detta skapas åt dig när du registrerar dig på en signaturplattform. Om du vill underteckna med den högsta standarden, den kvalificerade elektroniska signaturen, utförs detta steg av en statligt erkänd certifieringsmyndighet.

Med en signaturplattform har du möjlighet att anpassa din signatur (på samma sätt som den handskrivna versionen) och skapa din egen signaturstil.

Steg 3: Kryptering av dokument och signaturer

I det sista steget krypteras hela avtalet, inklusive de bifogade signaturerna, kryptografiskt. Ett så kallat hashvärde genereras. Kontraktet blir förfalskningssäkert och verifierbart.

De bifogade namnteckningarna har högsta bevisvärde och kan inte längre förfalskas.

Naturligtvis kan de undertecknade avtalen laddas ner, skickas eller sparas var som helst.

Kan jag även signera digitalt i Word eller andra Office-program?

I princip kan många filformat också signeras digitalt. För att den digitala signaturen ska vara oföränderlig måste varje dokument dock först konverteras till ett PDF-dokument. PDF-dokument är kända för att vara oföränderliga (i motsats till t.ex. docx-dokument).
Plattformar för digitala signaturer konverterar automatiskt många filformat till ett korrekt PDF-dokument, vanligtvis när dokumentet laddas upp.

Hur får jag en digital signatur?

Det finns olika sätt att få en digital signatur.

1. registrering hos en plattform för digitala signaturer (FES)

Som redan förklarats är skapandet av en digital signatur det centrala elementet i en plattform för digitala signaturer. Etablerade och välkända lösningar inkluderar DocuSign, AdobeSign eller nyare europeiska lösningar som sproof sign eller yousign, som också har specialiserat sig specifikt för användning i europeiska företag.

En avancerad elektronisk signatur skapas åt dig när du registrerar dig.

2. Identifiering med en signaturplattform (QES)

Många leverantörer utrustar också användarna med en kvalificerad elektronisk signatur, som är djupt integrerad i själva applikationen. Förutom det höga bevisvärdet för denna signaturstandard drar du nytta av de många alternativen för att anpassa din signaturprocess.

3. Identifiering med en statlig tjänst (QES; t.ex. mobiltelefonsignatur)

I Österrike har mer än 50% av medborgarna redan en mobiltelefonsignatur. Den utfärdas av offentliga myndigheter och uppfyller standarden för kvalificerade elektroniska signaturer.

Juridisk giltighet för en digital signatur

Ett giltigt avtal ingås när båda parter uttrycker sitt samtycke. Lagstiftaren överlåter i allmänhet åt avtalsparterna att bestämma om de vill ingå ett avtal muntligen, skriftligen eller elektroniskt. Detta kallas för formfrihet.

Om du väljer en lösning med digitala signaturer har du fördelen att alla signaturer integreras i PDF-filen på ett oföränderligt och förfalskningssäkert sätt.

Det finns endast ett fåtal undantag där elektroniska signaturer fortfarande är uteslutna enligt lag, trots ständiga lagändringar. Ett exempel: ett testamente.

I vilket fall som helst är det nödvändigt att välja rätt standard för e-signatur beroende på avtalet.

Tre standarder har fastställts för detta, vilka definieras i eIDAS-förordningen och fungerar som en rättslig ram.

• EES: enkel elektronisk signatur
  
• FES: avancerad elektronisk signatur
  
• QES: kvalificerad elektronisk signatur

Den kvalificerade elektroniska signaturen (QES) uppfyller de högsta kvalitetskriterierna och är juridiskt sett 100% likvärdig med en handskriven signatur.

Eftersom de juridiska konsekvenserna kan variera kraftigt, är faktorer som implementeringskostnader, användarvänlighet (kundupplevelse), lagstiftning, företagspolicy och den bedömda affärsrisken vanligtvis avgörande för vilken metod som ska användas i en viss situation.

Du kan använda följande beslutsstöd för detta ändamål.

Två faktorer påverkar därför valet av rätt standard för den elektroniska signaturen:

• Ansvarsrisker, operativa risker
  
• Rättsliga krav

Fördelarna med en plattform för digitala signaturer är att du kan

• kunna ändra standarden för e-signaturer när som helst beroende på typen av avtal
  
• kunna ange önskad standard för e-signaturer vid upphandling av externa signaturer.

Europeiska signaturleverantörer har främst fokuserat på de två högsta standarderna för digitala signaturer.

sproof sign är expert inom området kvalificerade elektroniska signaturer (QES).

Är en skannad signatur eller en signaturbild giltig?

Begreppet “skannad signatur” innebär att det är en digital bild av en handskriven signatur. Den ursprungliga pappersunderskriften konverteras till ett digitalt format (.jpg, .doc, .pdf, etc.) med hjälp av en skanner eller kamera.

I princip är sådana skannade signaturer giltiga så länge som det inte krävs någon skriftlig form för motsvarande avsiktsförklaring.

En undertecknad kopia är inte juridiskt giltig eftersom undertecknaren inte kan identifieras och samtycke inte kan bevisas.

En skannad signatur är lätt att förfalska så att mottagaren av det undertecknade avtalet enkelt kan kopiera den (#SnippingTool #Screenshot). Det är uppenbart att detta inte är lagligt.

En skannad namnteckning har inget bevisvärde i domstol, eftersom den bara är en kopia av din ursprungliga namnteckning. Utan bevis på hur underskriften gjordes betraktas den som en ren kopia och inte som en äkta underskrift. Av denna anledning är den ogiltig, särskilt i affärstransaktioner.

Vad är skillnaden mellan en digital signatur och en elektronisk signatur?

Begreppen “elektronisk signatur” och “digital signatur” kan lätt förväxlas. Termerna används ofta synonymt, men i strikt mening är de inte samma sak.

En elektronisk signatur (eller e-signatur) är en metod för att ingå ett juridiskt avtal i en digital miljö. Det är så att säga den digitala motsvarigheten till att underteckna ett pappersdokument.

Medan den elektroniska signaturen bevisar samtycket från undertecknaren av dokumentet, är den digitala signaturen ett bevis på själva dokumentets äkthet. Detta innebär att kombinationen av dokument och signatur har utformats tekniskt och krypterats på ett sådant sätt att avtalet är förfalskningssäkert. Villkoren smälter således samman eller fungerar tillsammans på ett sådant sätt att ett digitalt avtal blir verifierbart och rättsligt verkställbart.

Fördelarna med en plattform för digitala (europeiska) signaturer

Mycket säkert moln, redo att tas i bruk

sproof sign är en webbaserad lösning för digital signering av avtal och fungerar på alla mobila enheter (desktop, smartphone, surfplatta). sproof sign är baserat i Österrike och all data säkerhetskopieras uteslutande i datacenter inom EU. Vi garanterar efterlevnad av GDPR på alla nivåer, både hos oss och hos våra underleverantörer. Vi erbjuder våra kunder dessa garantier i ett databehandlingsavtal (DPA), som baseras på EU:s standardavtalsklausuler och därför också erbjuder den högsta nivån av rättssäkerhet.

Gränssnitt & befintliga system

• sproof sign kan integreras sömlöst i dina befintliga system
  
• Signera direkt i vanliga verktyg som MS Teams, Word, Google Drive etc.(lista över alla integrationer)
  
• Enkel inloggning
  
• Enkelt API för skräddarsydda användningsfall(API-dokumentation)

Dokumentlagring och kontroll av framsteg

Viktiga avtal lagras på en central plats på ett tydligt, mycket säkert och krypterat sätt. Dokumenten kan dock nås när som helst och från vilken plats som helst. Dessutom kan man när som helst se hur signaturprocesserna fortskrider och vid behov skicka påminnelser.

Kvalificerad (QES) och avancerad (FES) elektronisk signering inkl. identifiering

sproof sign stöder alla typer av elektroniska signaturer (enkla, avancerade och kvalificerade) i enlighet med eIDAS-förordningen samt många andra signaturstandarder som används över hela världen (t.ex. FDA-efterlevnad). Du kan signera inom din organisation såväl som med externa partners, leverantörer eller kunder.

Batchsignatur: Signera avtal på samma gång

Med batchsignaturen kan otaliga dokument signeras digitalt och juridiskt i en enda operation. En enorm tidsbesparing.

Dokumentmapp: Skicka ut kontrakt på samma gång

Häfta ihop flera dokument digitalt och skicka dem tillsammans för underskrift. Det sparar mycket tid både för dig och för mottagaren.

Företagets varumärke, företagsstämplar och signaturer

Oavsett om du är ett stort team eller en enskild användare. I sproof sign kan du lagra din egen företagslogotyp som en företagsstämpel. Du kan också skapa olika signaturstilar för olika ändamål.

eID Hub: Få signaturer i hela Europa

Den kvalificerade signaturen är juridiskt likvärdig med en handskriven signatur i hela Europa.
sproof sign gör det möjligt att underteckna avtal med olika leverantörer av kvalificerade signaturer tack vare sitt unika gränssnitt. Detta är en enorm fördel vid upphandling och utfärdande av juridiskt giltiga signaturer.
Klicka här för en översikt över alla integrerade leverantörer av betrodda tjänster →

Verifiera signaturer och ladda ner testrapporter

Du kan kontrollera giltigheten för de använda elektroniska signaturerna direkt i sproof sign med ett musklick. Du kan också ladda ner en testrapport för varje signaturkörning och se vem som har signerat med vilket certifikat och när.

Lagledning och regler för byten

sproof sign möjliggör enkel användar- och rättighetshantering för användare inom en plan. Signaturkvoten kan också hanteras centralt och olika viktiga inställningar kan göras för hela planen.

Support & Akademi

sproof sign är känt för sin snabba och flexibla support. sproof sign Academy är en kostnadsfri utbildningsportal som hjälper dig och dina anställda att få en snabb start.

Transparent prissättning utan dolda kostnader

Vårt mål är att vara den oöverträffat bästa budgivaren i sökandet efter en lämplig signaturleverantör. När vi gör det betonar vi rättvisa och transparens. Två värden som präglar vår företagskultur. Dessa värderingar avgör också prissättningen av vår lösning i företagssegmentet.