Bằng những phương pháp thu hút, sự kiện trực tuyến và sự kiện theo hình thức kết hợp mang đến cho bạn tính linh hoạt cao nhằm tiếp cận với nhiều khán giả hơn. Sử dụng hướng dẫn từng bước của chúng tôi để lập kế hoạch và tiến hành tổ chức sự kiện trực tuyến thành công với mọi quy mô và kích thước.
Có vô số lí do bạn nên tổ chức sự kiện trực tuyến, dù bạn bị ảnh hưởng bởi việc đi lại hay chỉ đơn giản muốn đưa sự kiện đến với nhiều khán giả hơn mà vẫn tiết kiệm được thời gian và tiền bạc.
Khi diễn giả và người dự thính ở mọi nơi đều có thể tham gia sự kiện của bạn, mọi người sẽ có cơ hội tuyệt vời để giao lưu, chia sẻ kiến thức, giảng dạy và học tập, cũng như kết nối với nhau một cách gần gũi hơn.
Nếu bạn đang tổ chức sự kiện trực tiếp thì bạn vẫn có thể thêm yếu tố trực tuyến vào sự kiện của mình để mở rộng phạm vi tiếp cận khán giả. Sự kiện theo hình thức kết hợp mang lại trải nghiệm tham gia chung cho cả khán giả trực tiếp và khán giả trực tuyến.
các nhà tiếp thị lên kế hoạch chuyển từ sự kiện trực tiếp sang sự kiện trực tuyến.1
Trải nghiệm phát trực tiếp sẽ đem lại tính tương tác vượt trội hơn so với nội dung được ghi trước, từ đó tạo điều kiện kết nối mạnh mẽ hơn.
Nhận các mẹo từ sự kiện Zoomtopia gần đây nhất của chúng tôi.
Tạo trải nghiệm đáp ứng nhu cầu và sở thích riêng của khán giả.
Giúp sự kiện của bạn trở nên sống động với sự trợ giúp của AI.
Thể hiện thương hiệu của bạn với những người yêu quý thương hiệu qua cả hình thức lẫn nội dung của sự kiện.
các nhà tiếp thị tin rằng video tạo ra lợi tức đầu tư tốt 2
Việc đặt câu hỏi hợp lý sẽ giúp bạn xây dựng được nền tảng vững chắc để lập kế hoạch và đưa ra quyết định từ khâu chọn diễn giả phù hợp đến việc tìm phương pháp và phạm vi quảng bá sự kiện của bạn. Sau đây là danh sách câu hỏi để bạn bắt đầu.
Khi xác định được đối tượng khán giả mục tiêu, bạn sẽ định hình được toàn bộ trải nghiệm trong suốt sự kiện, từ lịch trình và thời gian biểu cho đến nội dung mà bạn mang đến cho khán giả của mình.
Xem xét các giá trị bạn có thể mang đến cho khán giả về mặt nội dung, hoạt động giao lưu và những cơ hội khác.
Dù bạn muốn chỉ dẫn cho khách hàng hiện tại hay tìm kiếm khách hàng tiềm năng, hãy xác định rõ các mục tiêu của mình và lập chiến lược để đạt được các mục tiêu đó.
Kết nối, tương tác, cộng tác – hãy suy nghĩ xem bạn muốn người dự thính sẽ tương tác như thế nào với nội dung, diễn giả, và những khán giả khác trong sự kiện. Bạn muốn tổ chức hội thảo trực tuyến một chiều hay muốn hội thảo tương tác hơn, chẳng hạn như kiểu cuộc họp? Hay bạn đang lên kế hoạch tổ chức hội nghị với nhiều phiên và phòng để khán giả lựa chọn?
Đối với những người lập kế hoạch sự kiện trực tuyến lần đầu tiên, chúng tôi khuyên bạn nên dành ít nhất bốn đến sáu tuần cho hầu hết các sự kiện. Hãy dành ít nhất 12 tuần để lập kế hoạch cho sự kiện trực tuyến lớn diễn ra trong nhiều ngày với các phòng hoạt động đồng thời.
Tận dụng đội ngũ CNTT (hoặc thuê chuyên gia công nghệ từ đầu — Zoom Events có các chuyên gia sự kiện để trợ giúp khách hàng trong quá trình thiết lập, lập kế hoạch, tập dượt và hỗ trợ trực tiếp), đồng thời đưa họ vào tất cả các cuộc họp nhằm xác định những hạn chế về công nghệ, đề xuất giải pháp, kiểm tra và khắc phục sự cố.
Phân bổ ngân sách cho hoạt động tiếp thị và thu hút người dự thính, phát triển nội dung, chi phí mời diễn giả, quà tặng cho người dự thính, cũng như thiết bị âm thanh và video.
Các số liệu có thể thay đổi tùy theo mục tiêu sự kiện, quy mô khán giả, ngành và loại sự kiện.
Bạn có thể xem xét các yếu tố sau:
Đảm bảo rằng bạn thiết lập các phương pháp để theo dõi những số liệu quan trọng nhất đối với bạn.
Chọn được công nghệ phù hợp là điều vô cùng quan trọng để sự kiện trực tuyến của bạn thành công. Có sẵn nhiều tùy chọn đa dạng trên thị trường, mỗi tùy chọn có tập hợp tính năng và lợi ích riêng. Các tùy chọn này thường được chia thành hai loại:
Khi chọn nền tảng, hãy cân nhắc các yếu tố như:
Hãy nhớ rằng, công cụ tốt nhất là công cụ không chỉ đáp ứng nhu cầu của bạn ở vai trò người tổ chức mà còn mang lại trải nghiệm mượt mà cho người dự thính. Tốt nhất là bạn nên sử dụng một nền tảng mà khán giả đã quen thuộc, giúp giảm thiểu thời gian tìm hiểu và hạn chế các vấn đề kỹ thuật có thể xảy ra.
Zoom cung cấp các sản phẩm đa dạng có thể xử lý nhiều loại sự kiện trực tuyến khác nhau, từ hội thảo trực tuyến đơn giản đến hội nghị phức tạp theo hình thức kết hợp. Là một nền tảng đã được hàng triệu người tin tưởng và sử dụng, Zoom cung cấp giao diện quen thuộc cho nhiều người dự thính.
Danh mục giải pháp của chúng tôi bao gồm:
Tùy chọn mức giá linh hoạt
Chúng tôi hiểu rằng các tổ chức khác nhau có nhu cầu tổ chức sự kiện khác nhau. Đó là lý do tại sao chúng tôi cung cấp các gói mức giá linh hoạt:
Các tùy chọn này cho phép bạn chọn gói phù hợp nhất với các yêu cầu về tần suất sự kiện và ngân sách.
Hãy nhớ rằng, điều quan trọng là phải chọn một công cụ phù hợp với mục tiêu sự kiện của bạn và mang lại giá trị cho người dự thính. Cho dù bạn chọn Zoom hay nền tảng khác, hãy tập trung vào việc tạo ra trải nghiệm hấp dẫn và mượt mà cho khán giả trực tuyến.
Việc quyết định sử dụng Zoom Meetings hay Zoom Webinars cho một phiên riêng lẻ là một lựa chọn quan trọng. Giải pháp phù hợp sẽ cho phép bạn xây dựng một trải nghiệm đáp ứng các mục tiêu và trên hết mang lại thành công cho sự kiện của bạn. Người dùng Zoom Events có thể dễ dàng lựa chọn sử dụng giải pháp nào cho phiên riêng lẻ trong sự kiện của bạn.
Khi lập kế hoạch tổ chức một phiên lớn hơn, bạn có thể muốn sử dụng nền tảng hội thảo trực tuyến để đưa ra các bài phát biểu chính, diễn giả khách mời, và yếu tố giải trí (chẳng hạn như sân khấu chính) và tùy chọn cuộc họp cho các phòng theo nhóm và các cuộc thảo luận bàn tròn quy mô nhỏ hơn.
Khi bạn lựa chọn giữa hình thức cuộc họp và hội thảo trực tuyến, hãy cân nhắc ba yếu tố quan trọng dưới đây:
Kết hợp Zoom Meetings và Zoom Webinars với một vé cho người dự thính và Phòng đợi.
Bạn muốn người tham gia sự kiện tương tác với nhau hay muốn tập trung vào người thuyết trình?
Nếu bạn muốn khán giả bật video, phát biểu hoặc chia sẻ màn hình của họ, hãy chọn Zoom Meetings.
Nếu bạn muốn tổ chức một sự kiện chỉ xem, trong đó người chủ trì kiểm soát việc hiển thị hình ảnh và phát âm thanh của người dự thính, hãy chọn nền tảng hội thảo trực tuyến.
Những người dự thính bạn quen biết (ví dụ: nhân viên hoặc khách hàng) thường có ít nguy cơ gây gián đoạn và có thể họ sẽ cần các tính năng tương tác do Zoom Meetings cung cấp. Zoom Webinars là lựa chọn phù hợp hơn cho những sự kiện có phần lớn người dự thính là người lạ, bởi dịch vụ này giúp bạn tăng cường kiểm soát với những yếu tố như cho phép người nào được phát biểu và bật camera.
Phiên theo nhóm
Bàn tròn người dự thính
Nhóm tập trung
Đào tạo quy mô nhỏ, tương tác cao
Phiên giao lưu
Bài phát biểu chính
Thuyết trình trên sân khấu chính
Yếu tố giải trí trong sự kiện trực tiếp
Giới thiệu sản phẩm với khán giả quy mô lớn
Nhóm tham luận kiểu cuộc họp hỏi đáp
Zoom Webinars rất phù hợp cho các buổi thuyết trình một phiên của một người tới nhiều khán giả. Nếu bạn mua giấy phép Zoom Events, bạn cũng có thể hưởng mọi lợi ích từ Zoom Webinars và nhiều lợi ích khác.
Bạn có thể chọn chủ trì Hội thảo trực tuyến từ cổng web so với thiết lập sự kiện trong Zoom Events. Hoặc sử dụng Zoom Events để thêm khả năng của Zoom Webinars nhằm kết nối nhiều phiên hội thảo trực tuyến, đồng thời kết hợp cả với Zoom Meetings để mang lại trải nghiệm trực tuyến lâu hơn và tương tác nhiều hơn. Zoom Events bao gồm chức năng quản lý sự kiện đầy đủ với các tính năng như trung tâm sự kiện có quảng bá thương hiệu, đăng ký và phát vé, cũng như báo cáo nâng cao. Tham khảo Những câu hỏi thường gặp dành riêng cho Zoom Webinars.
Một số ví dụ về trường hợp cần cân nhắc chủ trì một phiên Zoom Webinars từ web portal bao gồm đào tạo, thuyết trình, sự kiện một phiên/sự kiện thuyết trình của một người tới nhiều khán giả.
Sử dụng Zoom Events cho các sự kiện dài hơn, gắn kết hơn như sự kiện khởi động bán hàng, sự kiện khách hàng, cuộc họp hỏi đáp và hướng dẫn nhập môn cho nhân viên.
Tích hợp Zoom với kho công nghệ hiện có của bạn để tổ chức sự kiện trực tuyến hiệu quả hơn.
Truy cập Zoom App Marketplace để xem hơn 1.000 thành phần tích hợp!
Bạn muốn tính phí cho sự kiện của mình? Sử dụng Zoom Events và kết nối với PayPal hoặc Stripe để tối ưu quy trình thanh toán.
Điều gì tạo nên một sự kiện thành công? Đó chính là trải nghiệm bạn mang đến cho khán giả.
Sự kiện trực tuyến có thể đem lại rất nhiều trải nghiệm khác ngoài việc chỉ ngồi trước máy tính và xem một chương trình hoặc video trực tiếp. Nếu bạn muốn biến một sự kiện thường được tổ chức trực tiếp tại một địa điểm thành trải nghiệm trực tuyến, hãy sáng tạo và cẩn trọng khi đưa ra các hoạt động tương tác đó theo hình thức trực tuyến.
Từ khâu chuẩn bị trước sự kiện đến trải nghiệm trực tiếp, hãy xem bạn có thể mang tính tương tác và kết nối vào sự kiện như thế nào.
Thiết kế trang đích của sự kiện
Trang đích của sự kiện là trung tâm cho nỗ lực quảng bá. Đó là tờ rơi giới thiệu theo hình thức kỹ thuật số, là ấn tượng đầu tiên của những người dự thính tiềm năng đối với sự kiện của bạn. Từ trước đến nay, việc tạo ra một trang sự kiện thu hút đòi hỏi một nhóm chuyên gia, gồm một người viết nội dung, một nhà thiết kế hình ảnh và một nhà phát triển trang web để kết hợp mọi thành phần với nhau. Quá trình này không chỉ tốn thời gian mà còn tốn chi phí.
Rất may là sự ra đời của các trình xây dựng trang web không cần mã đã giúp người dùng không chuyên tạo ra các trang sự kiện ấn tượng một cách dễ dàng hơn. Tuy nhiên, những nền tảng này thường tốn chi phí và có cách sử dụng riêng cần tìm hiểu.
Tại Zoom, chúng tôi mới ra mắt trình tạo trang sự kiện trên nền tảng Zoom Events để hỗ trợ các nhà tiếp thị sự kiện tạo trang sự kiện chuyên nghiệp, có thương hiệu bằng chức năng kéo và thả đơn giản. Hoàn toàn không cần kỹ năng lập trình!
Các tính năng chính của trình tạo trang trên Zoom Events:
Khi tận dụng các công cụ này, bạn có thể đảm bảo thông điệp, thông tin chi tiết, lời kêu gọi hành động, hình ảnh và thiết kế trên trang sự kiện đều phù hợp với thương hiệu và thể hiện cá tính độc đáo của sự kiện. Kết quả sẽ thế nào? Một trang không chỉ cung cấp thông tin mà còn tạo hứng thú cho những người dự thính tiềm năng, qua đó thúc đẩy mọi người đăng ký và tạo tiền đề cho một sự kiện thành công.
Bật tính năng hỏi đáp
Tính năng Hỏi đáp cho phép người dự thính trong hội thảo trực tuyến gửi câu hỏi và nhận giải đáp trực tiếp hoặc bằng văn bản trong phiên. Sau đây là một số mẹo để sử dụng tính năng Hỏi đáp trong hội thảo trực tuyến:
Tiếp nhận phản hồi theo thời gian thực từ khán giả hoặc đánh giá mức độ hiểu biết của họ về nội dung bạn trình bày tại sự kiện và khởi động cuộc bình chọn thiết lập trước trong phiên.
Sử dụng các công cụ như Slido, Kahoot! hoặc “vòng quay chọn tên” để tăng tương tác và giúp sự kiện của bạn trở nên thú vị hơn.
Tạo điều kiện cho người dự thính tương tác với nhau theo nhóm nhỏ trong sự kiện của bạn. Bạn có thể chỉ định người dự thính vào Phòng theo nhóm theo thời gian thực, chỉ định trước người dự thính vào Phòng theo nhóm, hoặc cho phép họ tự chọn phòng họ muốn tham gia và tự do di chuyển giữa các phòng.
Tất cả những điều bạn cần biết về Phòng theo nhóm của Zoom.
Gửi khảo sát sau sự kiện để nhận phản hồi khi sự kiện của bạn đã kết thúc. Nếu đang sử dụng Zoom Webinars, bạn có thể thiết lập để khảo sát tự động khởi chạy sau khi khách của bạn rời phiên.
Đăng ký tham gia hội thảo trực tuyến Giới thiệu về Zoom Events
Hãy yêu cầu demo với chuyên gia Zoom.
Để tổ chức một sự kiện trực tuyến thành công cần có nỗ lực của cả tập thể! Bạn sẽ cần bố trí diễn giả và thống nhất công việc cho nhóm sự kiện để đảm bảo quá trình tổ chức diễn ra suôn sẻ. Soát lại danh sách kiểm tra các đầu việc của sự kiện để chắc chắn không có bất kỳ sai sót nào.
Chỉ định một hoặc nhiều nhà sản xuất phụ trách tất cả các công việc liên quan đến sản xuất.
Tận dụng Zoom Team Chat để tạo các kênh riêng giúp nhóm của bạn lập kế hoạch cho sự kiện trực tuyến để thống nhất về các công việc và mục hành động. Zoom Team Chat cho phép bạn cộng tác theo thời gian thực với các thành viên nhóm nội bộ cũng như bên ngoài.
Lịch trình sản xuất của bạn cần có trình tự và thời gian diễn ra của tất cả các phiên, thông tin người thuyết trình, phần chuyển đổi, quy trình và giờ giải lao.
Xác định rõ và hình dung trải nghiệm trong sự kiện trực tuyến của bạn với thông số kỹ thuật cho từng phiên, tùy chọn phát trực tiếp và những chi tiết khác nhằm thống nhất quy trình làm việc giữa nhóm sản xuất với nhóm kỹ thuật và nhóm thuyết trình.
Làm việc với nhóm thuyết trình để xác định rõ và bật cài đặt cho mỗi phiên, chẳng hạn như có bật tính năng Hỏi đáp hay cho phép người dự thính trò chuyện hay không.
Khi lên lịch hội thảo trực tuyến của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn chọn “Enable practice session” [Bật phiên tập dượt] để người chủ trì và tham luận viên có thể tham gia vào nền tảng hội thảo trực tuyến trước để chuẩn bị.
Nếu bạn đang sử dụng Zoom Webinars, mỗi tham luận viên bắt buộc phải tham gia bằng một liên kết riêng được gửi đến họ qua email. Sau khi đã chọn diễn giả và lên lịch hội thảo trực tuyến, hãy gửi liên kết lời mời và đảm bảo diễn giả đã nhận được liên kết đó.
Tiến hành tổng duyệt với người thuyết trình để kiểm tra camera, micrô, ánh sáng và các cài đặt khác, đồng thời luyện tập phần giới thiệu, nội dung và chuyển tiếp. Khuyến khích người thuyết trình tham gia vào quá trình tổng duyệt bằng thiết bị mà họ sẽ sử dụng vào ngày diễn ra sự kiện.
Quyết định xem bạn muốn phát trực tiếp trên Facebook Live, YouTube Live, mộtdịch vụ tùy chỉnh hay nhiều nền tảng cùng lúc bằng cách sử dụng restream.io.
Quyết định người sẽ chịu trách nhiệm thực hiện quá trình này và cách thức hoàn thành. Bạn nên ghi vào đám mây hoặc trên thiết bị.
Gửi cho người thuyết trình tài nguyên hướng dẫn sử dụng Zoom và đảm bảo chất lượng âm thanh và video trước khi bắt đầu.
Nếu phiên của bạn có nhiều diễn giả thuyết trình, hãy tạo một lịch biểu để mỗi người thuyết trình biết họ sẽ có bao nhiêu thời gian.
Yêu cầu diễn giả gửi trước nội dung bài thuyết trình, tiểu sử và câu hỏi của khán giả (để bỏ phiếu trực tiếp hoặc hỏi đáp).
Cách này sẽ ngăn chặn mọi sự cố kỹ thuật với kết nối wifi không ổn định, có thể ảnh hưởng đến chất lượng âm thanh và trải nghiệm tổng thể của người dự thính. Khuyến khích người thuyết trình trực tuyến thực hiện tương tự.
Sử dụng micrô độc lập hoặc tai nghe tốt để có chất lượng âm thanh tốt nhất. Thiết lập cài đặt âm thanh của bạn để loại bỏ tạp âm nền.
Mở cài đặt video của bạn để bật HD, điều chỉnh cho ánh sáng yếu và làm đẹp ngoại hình của bạn nếu cần.
Bạn có thể tạo nền ảo có quảng bá thương hiệu cho tất cả người thuyết trình, trong đó hiển thị tên, công ty và chức danh. Nếu bạn không muốn sử dụng nền ảo, hãy đảm bảo rằng nền thật của bạn gọn gàng và tối giản.
Chọn màu trơn thay vì sọc hoặc hoa văn nhỏ, nhiều họa tiết. Nếu bạn có màn hình xanh lục, đừng quên chọn trang phục có màu khác!
Mẹo chuyên nghiệp
Gửi cho diễn giả một bộ dụng cụ với mọi thiết bị cần thiết: micrô/tai nghe, cáp ethernet, hệ thống đèn vòng và webcam. Tập hợp một thư mục các nội dung kỹ thuật số với mẫu nền ảo, đồ họa sự kiện và bản sao bài đăng trên mạng xã hội mẫu để diễn giả có thể quảng bá phiên của họ cho mạng lưới của họ.
Bạn có thể thiết kế trải nghiệm sự kiện tuyệt vời nhất trên thế giới, nhưng nếu không dành thời gian để quảng bá, bạn sẽ không tiếp cận được khán giả mục tiêu. Tạo nội dung cho phép bạn tiếp thị sự kiện một cách hiệu quả và thu hút người dự thính vào trang web của bạn để tìm hiểu thêm.
Trang đích hoặc trang web sự kiện của bạn phải cung cấp cho khách truy cập tất cả thông tin họ cần để đăng ký và tham dự sự kiện của bạn. Trang web cũng phải truyền đạt giá trị mà sự kiện của bạn sẽ mang đến cho khách truy cập — sự kiện gồm những nội dung gì và tại sao họ không nên bỏ lỡ.
Chủ đề của sự kiện là gì? Sự kiện dành cho ai? Trình bày những nội dung đáng mong chờ dành cho người dự thính bằng 1-2 đoạn văn ngắn.
Đừng quên ghi cả múi giờ nữa!
Bao gồm mô tả ngắn về mỗi phiên.
Bao gồm ảnh và tiểu sử ngắn gọn để quảng bá thông tin lý lịch của diễn giả.
Giới thiệu các nhà tài trợ ủng hộ sự kiện của bạn bằng logo và thông tin công ty.
Tổng hợp danh sách các tài liệu, chẳng hạn như các bài đăng trên blog hoặc trang web để đọc thêm hoặc một kênh trò chuyện sự kiện trên Zoom dành cho người tham gia sự kiện.
Trả lời các câu hỏi thường gặp như “Chi phí tham dự là bao nhiêu?” và “Liệu tôi có thể xem các phiên được ghi lại sau sự kiện không?”
Thu hút khán giả tham gia và quảng bá thương hiệu của bạn bằng các nội dung trực quan để thuyết phục khán giả tiềm năng mục tiêu tham dự.
Cả Zoom Events và Zoom Webinars đều cho phép bạn tùy chỉnh trang đăng ký của mình với quảng bá thương hiệu và các câu hỏi dành riêng cho tổ chức của bạn.
Một video quảng cáo ngắn hấp dẫn cũng có thể giúp khơi dậy sự hào hứng về sự kiện của bạn trên phương tiện truyền thông xã hội và trong các nỗ lực tiếp thị khác.
Bắt đầu quảng bá sự kiện trực tuyến của bạn trước thời gian bắt đầu ít nhất hai đến ba tuần để tăng số lượng đăng ký. Đừng quên tạo các liên kết theo dõi nguồn dành cho đăng ký hội thảo trực tuyến để xác định những nỗ lực tiếp thị hiệu quả nhất.
Sử dụng cơ sở dữ liệu hiện có của bạn để gửi email tiếp thị mục tiêu đến những người có thể quan tâm đến sự kiện của bạn. Nếu là khách hàng của Zoom Webinars Plus hoặc Events, bạn có thể gửi email tiếp thị tùy chỉnh trực tiếp từ nền tảng sự kiện. Thành phần tích hợp này giúp đảm bảo tính nhất quán của thương hiệu trong suốt hành trình sự kiện của bạn và hợp nhất các công cụ của bạn, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro thông tin sai lệch.
Tiếp thị nội dung cho phép bạn kể câu chuyện về sự kiện của mình, cung cấp thông tin và tiếp cận sâu hơn so với email. Sử dụng các từ khóa phù hợp để tăng lượt truy cập tự nhiên.
Thông cáo báo chí và tiếp cận phương tiện truyền thông làm nổi bật những diễn giả đáng chú ý và các chi tiết hấp dẫn khác có thể giúp sự kiện của bạn tiếp cận được nhiều người hơn. Tập hợp một danh sách phương tiện truyền thông với các ấn phẩm trong ngành và tìm kiếm công ty truyền thông đưa tin về các sự kiện tương tự sự kiện của bạn để tiếp cận đối tượng khán giả mục tiêu. Đảm bảo gửi lời mời đến các phóng viên quan tâm đến sự kiện trực tiếp.
Thu hút người theo dõi lan rộng hashtag, đồ họa và chiến dịch truyền thông xã hội của sự kiện. Đừng quên các bài quảng cáo và bài đăng được tăng cường để vượt qua lượt tiếp cận tự nhiên.
Tạo nội dung trực quan và bài đăng mẫu trên mạng xã hội mà đối tác và diễn giả có thể dễ dàng sử dụng, chẳng hạn như mẫu đồ họa mà họ có thể chỉnh sửa để thêm tên và thông tin phiên của họ.
Nếu phù hợp, hãy quảng bá sự kiện của bạn trên các podcast chuyên ngành.
Chia sẻ trong các cộng đồng hoặc diễn đàn trực tuyến phù hợp.
Thu hút những người có sức ảnh hưởng trong ngành để quảng bá sự kiện của bạn.
Cân nhắc chạy quảng cáo có mục tiêu để tiếp cận nhiều đối tượng hơn cho một sự kiện quan trọng.
Khuyến khích nhóm của bạn chia sẻ sự kiện với mạng lưới của họ bằng các mẫu dễ chia sẻ để thúc đẩy mọi người tham gia
Bạn đã lập kế hoạch và chuẩn bị xong. Bây giờ đã đến phần quan trọng nhất: chủ trì sự kiện của bạn. Từ khi tiến hành tổng duyệt (cực kỳ cần thiết!) đến ngày diễn ra sự kiện, điều vô cùng quan trọng là duy trì tính nhất quán của thương hiệu mà bạn đã thiết lập thông qua những nỗ lực quảng bá. Sau đây là những điều bạn cần ghi nhớ.
Lên lịch tổng duyệt khoảng một tuần trước khi diễn ra sự kiện của bạn với nhóm sản xuất, người chủ trì sự kiện, diễn giả và bất kỳ ai khác có vai trò hoạt động để giải quyết mọi vấn đề trước ngày diễn ra sự kiện.
Danh sách kiểm tra toàn diện cho buổi tổng duyệt sự kiện
Cung cấp cho diễn giả và tham luận viên các mẹo chuẩn bị về công nghệ để họ sẵn sàng lên hình đẹp nhất.
Phiên tập dượt hội thảo trực tuyến cho phép người chủ trì bắt đầu hội thảo trực tuyến và chỉ cho phép tham luận viên và đồng chủ trì tham gia. Gọi điện cho diễn giả của bạn 10 đến 20 phút trước khi sự kiện bắt đầu để họ tham gia vào phiên tập dượt, kiểm tra âm thanh và video của họ, cũng như khắc phục sự cố vào phút cuối trước khi phát trực tiếp.
Mẹo chuyên nghiệp
Chỉ người chủ trì và đồng chủ trì mới có thể nhấn vào nút Start Webinar [Bắt đầu hội thảo trực tuyến] trong phiên tập dượt. Không thể hoàn tác hành động này, vì vậy chỉ được nhấn vào nút khi mọi người đã sẵn sàng phát trực tiếp!
Cố gắng khởi động hội thảo trực tuyến của bạn sớm vài phút để người dự thính có thời gian tham gia trước khi chương trình bắt đầu. Nếu bạn muốn phát nhạc chào mừng, hãy đảm bảo nhạc đó được miễn phí tiền bản quyền.
Trong khi người dự thính đang tham gia, đây là thời điểm hoàn hảo để đảm bảo cài đặt cuộc họp hoặc hội thảo trực tuyến của bạn là chính xác. Kiểm tra xem bạn có đang ghi và phát trực tiếp trên các nền tảng phù hợp hay không, đồng thời bắt đầu phát trực tiếp nếu tính năng này không được bật tự động. Đồng thời đảm bảo cài đặt Hỏi đáp được bật đúng cách và những tham luận viên và đồng chủ trì có quyền phù hợp.
Bắt đầu sự kiện của bạn bằng một thông báo ngắn gọn cho người dự thính biết liệu hội thảo trực tuyến có được ghi lại không, cách gửi câu hỏi, và nội dung của hội thảo trực tuyến. Đừng quên gửi lời cảm ơn đến các diễn giả và nhà tài trợ của sự kiện!
Luôn mở sẵn các trang hỗ trợ Zoom Events, Zoom Webinars hoặc Zoom Meetings để nhanh chóng khắc phục sự cố trong quá trình tổ chức sự kiện. Nếu người tham luận viên gặp bất kỳ vấn đề nào, hãy trao đổi riêng với họ trên máy khách Zoom hoặc bằng tính năng trò chuyện riêng tư trong phiên.
Zoom Events cung cấp một số tính năng để nâng cao trải nghiệm sự kiện trực tiếp của bạn:
Kết thúc rồi! Sự kiện của bạn kết thúc không có nghĩa là mọi công việc đã hoàn thành. Hãy thực hiện thêm một số bước để thu thập phản hồi, tạo bản ghi và tiếp tục liên hệ với những khách hàng tiềm năng mới để khai thác tối đa lợi ích của sự kiện mà bạn đã vất vả tổ chức.
Thu thập phản hồi của người dự thính về điểm mạnh cũng như những mặt cần được cải thiện trong sự kiện của bạn. Sử dụng khảo sát để thu thập Chỉ số tín nhiệm của khách hàng từ người dự thính về toàn bộ sự kiện và đối với từng phiên.
Chỉnh sửa bản ghi và bản chép lời, sau đó đăng lên trang web hoặc trang sự kiện của bạn. Nếu muốn, bạn có thể yêu cầu cung cấp thông tin để xem nội dung nhằm thu thập dữ liệu người dùng khi họ truy cập các bản ghi. Với Zoom Events, bạn có thể tạo một trung tâm nội dung trực tuyến để lưu nội dung sự kiện theo yêu cầu của bạn và sử dụng để quảng bá các sự kiện trong tương lai tại một vị trí dễ truy cập.
Chỉnh sửa bản ghi và bản chép lời, sau đó đăng lên trang web hoặc trang sự kiện của bạn. Nếu muốn, bạn có thể yêu cầu cung cấp thông tin để xem nội dung nhằm thu thập dữ liệu người dùng khi họ truy cập các bản ghi.
Gửi email kèm liên kết đến các bản ghi sự kiện và tài liệu bổ sung cho người dự thính.
Nếu bạn sử dụng Zoom Events, hãy xem lại bảng điều khiển Tóm tắt sự kiện, lập báo cáo cuộc họp bao gồm dữ liệu về đăng ký và bỏ phiếu hoặc báo cáo hội thảo trực tuyến bao gồm dữ liệu về đăng ký, người dự thính, hỏi đáp, bỏ phiếu và hiệu suất của sự kiện.
Sử dụng thông tin từ các báo cáo để sàng lọc khách hàng tiềm năng và áp dụng những thành phần tích hợp quan trọng nêu trên để kết nối khách hàng tiềm năng với bộ phận bán hàng.
Cải thiện các sự kiện trực tuyến trong tương lai bằng việc đánh giá ưu điểm và nhược điểm. Tận dụng dữ liệu và phản hồi của người dự thính trong báo cáo cũng như của mọi diễn giả và tham luận viên, đồng thời theo dõi mức độ gắn kết của mọi người với nội dung của bạn và những tính năng sự kiện khác.
Việc tạo ra trải nghiệm sự kiện có quảng bá thương hiệu gây ấn tượng mạnh cho đối tượng mục tiêu từ đầu đến cuối không phải là việc dễ dàng. Điều này đòi hỏi phải có kế hoạch cẩn thận, truyền tải thông điệp nhất quán và các công cụ phù hợp để thực hiện tầm nhìn của bạn. Zoom Events cung cấp giải pháp toàn diện giúp đơn giản hóa quy trình này, qua đó tạo điều kiện cho bạn:
Bằng cách tận dụng những khả năng này, bạn có thể tạo ra các sự kiện trực tiếp không chỉ đáp ứng mà còn tốt hơn mong đợi, qua đó thúc đẩy kết nối hiệu quả và thúc đẩy kết quả kinh doanh trong thời đại kỹ thuật số.
Hãy nhớ rằng bí quyết để có một sự kiện trực tuyến thành công là các chi tiết. Từ cú nhấp chuột đầu tiên vào trang sự kiện cho đến email theo dõi cuối cùng, mỗi lần tương tác đều là cơ hội để củng cố thương hiệu của bạn và mang lại giá trị cho đối tượng mục tiêu của bạn. Với Zoom Events, bạn có các công cụ để biến mọi bước trong hành trình này trở nên đáng nhớ và có tác động đáng kể.
Bạn muốn tìm hiểu thêm? Hãy xem Trung tâm học tập Zoom Events!
