Scopri di più su Software di gestione delle spese
Che cos'è il software di gestione delle spese?
Il software di gestione delle spese si riferisce a soluzioni che elaborano, pagano e verificano le spese avviate dai dipendenti, come voli, noleggio auto, alloggio, pasti, lavanderia, chiamate di lavoro e spedizione di articoli legati al lavoro. Questo tipo di software condivide alcune somiglianze con la gestione delle spese, che pianifica e monitora le spese di approvvigionamento come materie prime, servizi aziendali o investimenti.
I dipendenti possono gestire le spese in diversi modi, dalle app mobili per la scansione delle ricevute al software aziendale che copre le politiche di viaggio, le approvazioni, il monitoraggio delle spese e la gestione dei costi di viaggio.
Quali tipi di software di gestione delle spese esistono?
Alcuni software di contabilità e sistemi ERP includono funzionalità di base per la gestione delle spese, che di solito sono insufficienti per le aziende con molti dipendenti mobili. Questi sistemi possono essere utilizzati per consolidare i dati di gestione delle spese ma non sono una buona opzione per le approvazioni, il monitoraggio e il controllo delle spese.
Standalone
Il software di gestione delle spese standalone esiste separatamente da altri sistemi. Questo tipo di software si concentra esclusivamente sulla gestione delle spese e offre poca o nessuna funzionalità per la gestione dei viaggi. I fornitori di solito offrono integrazione con software di gestione dei viaggi, sistemi ERP e software di contabilità.
Viaggio e spese
Il software di gestione delle spese può far parte di soluzioni di viaggio e spese, sia come modulo separato che come pacchetto che può essere acquistato e utilizzato solo come un unico sistema. I fornitori che offrono moduli o prodotti separati per la gestione dei viaggi e delle spese tendono anche a combinarli in suite per le aziende che necessitano di entrambi i tipi di funzionalità.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di gestione delle spese?
Le seguenti sono alcune caratteristiche fondamentali all'interno del software di gestione delle spese che possono aiutare gli utenti a categorizzare le loro spese, affinare i loro flussi di lavoro e creare report di spesa, per citarne alcuni.
Report di spesa: Per ottenere il rimborso, i dipendenti devono creare report di spesa e fornire informazioni su ogni tipo di spesa, l'importo e la data. Le ricevute devono essere incluse nei report di spesa in modo che i manager e i contabili possano avere la prova che il dipendente ha speso il denaro per cui richiede il rimborso. I moduli di report di spesa hanno tipicamente campi predefiniti che allocano le spese per tipo, dipartimento o unità aziendale.
Categorie di spesa: Le aziende devono categorizzare le spese aziendali per organizzare meglio le spese aziendali, come viaggi, forniture per ufficio e uscite di squadra, ottimizzando anche il monitoraggio di questi costi. Le principali categorie utilizzate dalle aziende sono trasporti, pasti, alloggio, spese di trasloco e servizi legati al lavoro (come chiamate di lavoro o pulizia della lavanderia). Le aziende devono anche differenziare tra spese deducibili e non deducibili. Secondo l'IRS, le spese sono deducibili se sono utilizzate per affari e lavoro. La parte delle spese utilizzata per scopi personali è di solito non deducibile. A volte le aziende possono decidere di coprire alcune spese personali per migliorare la soddisfazione dei dipendenti.
Flussi di lavoro di approvazione: Le spese di viaggio devono essere approvate dai manager per essere elaborate e rimborsate. In alcuni casi, anche i contabili devono approvare le spese (ad esempio, una spesa di trasloco di $10.000 dovrà essere approvata dai manager e dai contabili prima di essere elaborata). Per definire chi deve approvare quali tipi di spese, il software di gestione delle spese fornisce flussi di lavoro per determinare i passaggi del processo di approvazione. I flussi di lavoro di approvazione standard sono di solito forniti pronti all'uso ma possono essere modificati dalle aziende in base alle loro esigenze specifiche.
Integrazione dei pagamenti: I rimborsi delle spese vengono effettuati tramite trasferimenti di denaro direttamente sul conto bancario del dipendente. Le aziende devono gestire vari tipi di pagamenti, come anticipi in contanti e pagamenti parziali. È anche essenziale regolare i pagamenti quando si verificano errori e i dipendenti vengono rimborsati per l'importo errato. Poiché la maggior parte dei sistemi di gestione delle spese non fornisce funzionalità avanzate per i pagamenti, è fondamentale integrare con software di gateway di pagamento e altre soluzioni di elaborazione dei pagamenti.
Analisi: Le transazioni di spesa generano molti dati che devono essere analizzati per determinare inesattezze e tendenze. L'analisi delle spese aiuta i manager a monitorare le spese di viaggio a diversi livelli dell'azienda. Anche i contabili utilizzano l'analisi per prevedere importi futuri e tenerne conto nella creazione dei budget.
Altre funzionalità del software di gestione delle spese: Promemoria automatici, Integrazioni con carte di credito, Conversione di valuta, Gestione degli itinerari, Capacità offline, Conformità alle normative PCI, Gestione della conformità alle politiche, Cattura delle ricevute, e Notifiche di viaggio.
Quali sono i vantaggi del software di gestione delle spese?
Ridurre i costi di viaggio e l'elaborazione delle spese aziendali: Il software di gestione delle spese semplifica il processo di reportistica e approvazione, il che consente alle aziende di monitorare facilmente le spese dei dipendenti. Questo a sua volta consente alle organizzazioni di garantire che stiano ottenendo il miglior valore dalle loro spese di viaggio e legate ai dipendenti.
Ridurre gli errori di spesa: Questo software automatizza diversi passaggi coinvolti nel monitoraggio, nella reportistica e nella presentazione delle spese, riducendo la quantità di coinvolgimento umano. Anche se probabilmente è nel miglior interesse di un'azienda rivedere comunque il lavoro completato durante il flusso di lavoro, questa automazione riduce gli errori comuni commessi dagli esseri umani.
Garantire la responsabilità delle spese legate ai dipendenti e ai manager: Il monitoraggio delle spese e la "traccia cartacea" che viene creata, consente alle aziende di assicurarsi che i loro dipendenti siano ritenuti responsabili per i loro acquisti e che le spese siano conformi alle politiche aziendali. Questa funzionalità aiuta anche a prevenire spese eccessive da parte dei dipendenti e rimborsi non autorizzati.
Facilitare la trasparenza delle politiche di spesa per dipendenti, manager, clienti e investitori: Le capacità di reportistica e analisi di questo software consentono a tutti gli stakeholder una visione istantanea delle spese legate ai dipendenti e delle politiche che devono rispettare.
Chi utilizza il software di gestione delle spese?
Il software di gestione delle spese può essere utilizzato da una varietà di dipendenti in una vasta gamma di settori. Dai dipendenti che viaggiano, ai contabili e ai contrattisti, la seguente lista spiega come diversi dipendenti possono beneficiare di questo software.
Dipendenti: I dipendenti, soprattutto quelli che viaggiano frequentemente, sono i maggiori utilizzatori del software di gestione delle spese. Anche le spese di viaggio occasionali possono essere gestite utilizzando questo tipo di software, ma non giustifica l'investimento in un software di gestione delle spese. Mentre i dipendenti utilizzano il software di gestione delle spese principalmente per presentare spese già sostenute, possono anche utilizzare il sistema per chiedere l'approvazione prima di prenotare un viaggio.
Manager: I manager sono responsabili dell'approvazione delle spese e dei rimborsi. A seconda delle politiche e delle regole di spesa dell'azienda, alcuni tipi di spese non richiedono approvazione, mentre altre possono essere elaborate solo con l'approvazione di uno o più manager. I manager monitorano anche le spese totali per team o dipartimento e cercano di trovare opportunità per ridurre le spese.
Contrattisti: Contrattisti, consulenti, liberi professionisti o project manager che collaborano con l'azienda ma non sono dipendenti a tempo pieno possono anche utilizzare questo tipo di software per presentare e monitorare le spese di viaggio. Un'alternativa al software di gestione delle spese è aggiungere i costi di viaggio alle fatture per i servizi forniti dai contrattisti.
Contabili: I contabili potrebbero non utilizzare sempre direttamente il software di gestione delle spese ma richiedono informazioni sulle spese per rifletterle accuratamente nei loro libri contabili.
Software correlati al software di gestione delle spese
Le seguenti sono soluzioni che possono essere utilizzate insieme o sono strettamente correlate al software di gestione delle spese:
Software di gestione dei viaggi: Il software di gestione dei viaggi aiuta i dipendenti a trovare le migliori opzioni di viaggio, nonché con il processo di prenotazione. Le conferme di prenotazione e fatture elettroniche o ricevute possono essere utilizzate dai dipendenti per presentare report di spesa. È anche cruciale che le spese di viaggio corrispondano alle prenotazioni per evitare rimborsi inaccurati.
Software di contabilità e sistemi ERP: Il software di contabilità e i sistemi ERP monitorano e gestiscono i costi di viaggio. Le aziende devono sapere quanto spendono per i viaggi, che possono essere una parte essenziale dei loro costi totali e influenzare la loro redditività.
Software di monitoraggio del chilometraggio: Il software di monitoraggio del chilometraggio si concentra sui costi di trasporto sostenuti utilizzando veicoli personali. I dipendenti possono utilizzare le loro auto per il loro tragitto giornaliero o per viaggi più lunghi. Poiché le aziende rimborsano un importo per miglio, i dipendenti devono monitorare e presentare un chilometraggio accurato.
Servizi di gestione dei viaggi aziendali: I servizi di organizzazione dei viaggi sono utili per le aziende che preferiscono non utilizzare software per gestire i viaggi. Le agenzie di viaggio possono fornire servizi per prenotare viaggi per l'azienda e i suoi dipendenti. Questo aiuta le aziende a risparmiare denaro non investendo in software di gestione dei viaggi. Inoltre, le agenzie di viaggio hanno più esperienza nel mercato e spesso collaborano con tour operator, compagnie aeree o catene alberghiere, il che consente loro di ridurre i costi di viaggio.
Sfide con il software di gestione delle spese
Anche se il software di gestione delle spese offre una varietà di funzionalità che possono beneficiare qualsiasi organizzazione che ha un numero significativo di spese dei dipendenti da monitorare e rimborsare, possono comunque presentare una serie di sfide.
Integrazione: L'integrazione con i sistemi di gestione dei viaggi e di contabilità è fondamentale per trasferire i dati tra i sistemi. Le informazioni sulla prenotazione dei viaggi devono corrispondere alle spese effettive, che vengono poi consolidate e assegnate a vari centri di costo in contabilità. Se i dati non sono accurati e coerenti tra tutti i sistemi, l'azienda o il dipendente possono perdere denaro.
Porta il tuo software: Porta il tuo software e le tue app è una tendenza che consente ai dipendenti di utilizzare il proprio software non autorizzato dall'azienda. Mentre i datori di lavoro di solito forniscono software di gestione delle spese, i dipendenti possono utilizzare altri strumenti e app per prenotare viaggi, gestire le ricevute, o per programmi di fedeltà.
Privacy: La privacy è una preoccupazione significativa perché i dipendenti possono utilizzare le loro carte di credito per i pagamenti e forniscono informazioni bancarie personali per i rimborsi. Inoltre, i dipendenti possono mescolare viaggi di lavoro e personali, il che significa che possono utilizzare la loro carta di credito per entrambi. Infine, le informazioni personali richieste per prenotare un volo o una camera d'albergo possono essere incluse nei report di spesa. I datori di lavoro devono assicurarsi che solo alcuni dipendenti e manager possano accedere ai dati privati. È necessaria anche la protezione contro le minacce esterne.
Come acquistare il software di gestione delle spese
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di gestione delle spese
Quando si seleziona un software di gestione delle spese, è importante prima esaminare come funzionano i viaggi e le spese all'interno dell'azienda, e poi familiarizzare con i diversi tipi di software disponibili. Ci sono una varietà di opzioni quando si tratta di prodotti software di gestione delle spese, inclusi quelli progettati per le esigenze aziendali delle piccole e medie imprese.
Confrontare i prodotti software di gestione delle spese
Creare una lista lunga
Lo scopo principale del software di gestione delle spese è rendere la vita più facile a tutti; questo include il dipendente che sta presentando un report di spesa, il manager che sta approvando le spese e il membro del team finanziario e contabile che sta monitorando le spese. È importante prima creare una lista lunga di soluzioni che riuniscono tutte queste funzionalità e compiti in un'unica dashboard. Gli acquirenti possono considerare di includere software che offrono un'app mobile per gestire le spese in movimento.
Un altro fattore da considerare quando si crea questa lista è quanto sia user-friendly il software nel catturare e presentare le spese. Spesso, il software di gestione delle spese costruito per le piccole imprese è più user-friendly ma ha meno funzionalità rispetto al software aziendale.
Creare una lista corta
Dopo aver esaminato e ricercato il software nella lista lunga, l'acquirente può ridurre questa lista in base al budget disponibile. Il software di gestione delle spese è disponibile per adattarsi a tutti i budget, mentre alcune applicazioni generali di gestione delle spese potrebbero essere persino scaricate gratuitamente o acquistate a un prezzo inferiore.
Gli acquirenti devono tenere a mente, tuttavia, che più un software è specializzato, più diventa costoso. Questo è il caso perché la base di utenti per il software specializzato è di solito relativamente piccola. Se l'azienda desidera qualcosa di specifico per il loro settore o personalizzato per l'azienda, devono essere pronti a pagare un premio.
Condurre dimostrazioni
Come regola generale, le aziende dovrebbero assicurarsi di dimostrare tutti i prodotti che finiscono nella loro lista corta. Durante le dimostrazioni, gli acquirenti dovrebbero porre domande specifiche relative alle funzionalità a cui tengono di più. Ad esempio, si potrebbe chiedere di essere guidati su come monitorare le spese, come eseguire report di spesa o come importare e presentare ricevute per il rimborso.
Selezione del software di gestione delle spese
Scegliere un team di selezione
I dipendenti e i manager che utilizzeranno questo software devono essere coinvolti nel processo di selezione. Ogni azienda è diversa e gli utenti sono probabilmente nella posizione migliore per offrire un'opinione informata su quale sia la scelta migliore per le esigenze particolari dell'azienda.
Dopo aver scelto un software, gli acquirenti devono ricordare che non devono essere bloccati con questa selezione per sempre; la maggior parte delle piattaforme consente componenti aggiuntivi o modifiche. Tuttavia, questa decisione non dovrebbe essere presa alla leggera perché, indipendentemente dal software scelto, sarà un grande impegno di tempo e denaro. Per vedere un ritorno sull'investimento (ROI), gli acquirenti non possono cambiare idea pochi mesi dopo e cambiare di nuovo software.
Negoziazione
Negoziare un contratto software è importante per minimizzare il rischio, sia in termini di protezione delle prestazioni, protezione della sicurezza, o semplicemente assicurandosi che entrambe le parti siano in completo accordo su cosa aspettarsi l'una dall'altra. Se l'azienda ha abbastanza liquidità, potrebbe chiedere uno sconto in cambio di un pagamento annuale anticipato, e molti fornitori di software sono felici di fare quell'accordo. Altre volte, un fornitore di software può offrire un utilizzo illimitato se gli acquirenti pagano in anticipo invece di pagare un prezzo mensile o trimestrale.
Gli acquirenti dovrebbero anche determinare se avranno bisogno di aiuto per implementare il software di gestione delle spese o integrarlo con un altro sistema. Di solito, la prima offerta di un fornitore di software includerà alcuni servizi di implementazione in un determinato periodo di tempo. Gli acquirenti possono chiedere che questi servizi siano rimossi se possono gestirlo da soli, o se un terzo può farlo a un costo inferiore. Devono anche decidere per quanto tempo avranno bisogno di questo software. Se l'azienda utilizzerà il software per anni a venire, l'acquirente può negoziare termini più lunghi che a volte risultano in prezzi più favorevoli.
Decisione finale
La decisione finale dovrebbe basarsi su tutte le informazioni raccolte in precedenza. Le aziende dovrebbero cercare di dare priorità alle esigenze e selezionare la soluzione che soddisfa la maggior parte, se non tutte, delle loro esigenze. Le aziende devono ricordare che non esiste un software perfetto, ma probabilmente ce n'è uno che è il migliore per la loro attività.
Tendenze del software di gestione delle spese
Consolidamento di viaggi e spese
Il consolidamento con la gestione dei viaggi consente ai dipendenti di prenotare voli e alloggi rispettando le regole e le politiche di spesa dell'azienda. A seconda dei loro ruoli, i dipendenti hanno opzioni limitate quando si tratta dell'importo delle loro spese di viaggio. Ad esempio, un'azienda può decidere che l'importo massimo giornaliero è di $50, il che significa che qualsiasi spesa che supera il limite non verrà rimborsata.
Nuove tecnologie
Il cloud e il mobile sono tecnologie mainstream utilizzate dai fornitori di software e dai dipendenti. Il cloud può ridurre i costi IT e consente ai dipendenti di utilizzare il sistema da qualsiasi computer o dispositivo connesso a Internet. La maggior parte dei fornitori di gestione delle spese fornisce anche app mobili native per i loro prodotti per aumentare l'esperienza dell'utente. Il cloud semplifica anche l'integrazione con altre soluzioni come ERP, contabilità o gestione dei viaggi.
Intelligenza artificiale
L'intelligenza artificiale (AI) nella gestione delle spese è ancora nelle sue fasi iniziali, ma può fornire benefici sostanziali per gli utenti di queste soluzioni. Il principale vantaggio è che l'AI può analizzare grandi volumi di dati da migliaia o decine di migliaia di spese e identificare errori e tendenze in modo più accurato rispetto al software tradizionale.
