EUDR Compliance Software & Tools im Vergleich

Was ist EUDR-Compliance?

EUDR-Compliance (EU Deforestation Regulation Compliance) bezeichnet die Einhaltung der Verordnung (EU) 2023/1115 der Europäischen Union. Diese Verordnung zielt darauf ab, die globale Entwaldung und Waldschädigung, die durch die Produktion und den Konsum bestimmter Rohstoffe verursacht wird, zu minimieren. Unternehmen, die relevante Güter wie Palmöl, Rinder, Soja, Kaffee, Kakao, Kautschuk und Holz sowie daraus hergestellte Produkte auf dem EU-Markt bereitstellen oder aus der EU exportieren, sind von dieser Verordnung betroffen. EUDR-Compliance ist eine rechtliche Verpflichtung, die sicherstellt, dass die in den Geltungsbereich der Verordnung fallenden Produkte „entwaldungsfrei“ sind und in Übereinstimmung mit den Gesetzen des Produktionslandes hergestellt wurden. Für Unternehmen ist dies eine digitale und prozessuale Herausforderung, die umfassende Systemanpassungen und die Integration neuer Technologien erfordert.

Die EUDR-Verordnung betrifft eine Vielzahl von Marktteilnehmern, von global agierenden Konzernen bis hin zu kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Jedes Unternehmen, das die betroffenen Produkte auf dem EU-Markt in Verkehr bringt oder exportiert, muss ein Sorgfaltspflichtsystem (Due Diligence System) einrichten und anwenden. Dieses System muss unter anderem die Erfassung von Geokoordinaten der Produktionsflächen, die Durchführung einer Risikobewertung und die Speicherung relevanter Informationen für mindestens fünf Jahre umfassen. Ohne ein wirksames Sorgfaltspflichtsystem ist ein Marktzugang in der EU nicht mehr möglich.

Die Umsetzung von EUDR-Compliance ist vielfältig. Sie umfasst die Analyse und Digitalisierung der Lieferketten, die Erfassung und Verifizierung von Geodaten, die Bewertung von Entwaldungsrisiken und die Bereitstellung nachweisbarer Dokumente. Dies kann durch spezialisierte Softwarelösungen oder durch die Anpassung bestehender Unternehmenssysteme erfolgen. Durch die Automatisierung dieser Prozesse können Unternehmen nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch ihre Lieferketten transparenter und nachhaltiger gestalten.

Ein zentrales Merkmal der EUDR-Compliance ist die Notwendigkeit der Rückverfolgbarkeit der Produkte bis zum Ursprung der Produktion. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit mit den Lieferanten und die Einführung von Systemen, die eine lückenlose Dokumentation ermöglichen. Die Software-Lösungen, die diesen Prozess unterstützen, müssen sicherstellen, dass alle relevanten Daten — von den Geokoordinaten der Anbauflächen über die Transportwege bis hin zu den Verarbeitungsschritten — korrekt erfasst und gespeichert werden.

Darüber hinaus bietet EUDR-Compliance oft Funktionen zur Echtzeit-Überwachung und -Berichterstattung, die es den Nutzern ermöglichen, den Status ihrer Lieferketten sofort zu sehen und anzupassen. Dies ist besonders wichtig für die Feinabstimmung von Prozessen und die Verbesserung der Nachhaltigkeitsleistung.

Funktionen zur Erreichung der EUDR-Compliance

Digitalisierung und Rückverfolgbarkeit der Lieferkette

Eine zentrale technische Funktion für die EUDR-Compliance ist die Digitalisierung und Rückverfolgbarkeit der Lieferkette. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, die Herkunft ihrer Rohstoffe effizient zu verfolgen und nachzuweisen, dass sie "entwaldungsfrei" sind. Dies kann über verschiedene Schnittstellen wie mobile Anwendungen zur Datenerfassung vor Ort, Webportale für Lieferanten oder APIs zur Integration in bestehende ERP-Systeme erfolgen. Die Digitalisierung der Lieferkette spart Zeit und reduziert den manuellen Aufwand. Nutzer können die Herkunftsdaten ihrer Produkte erfassen, verifizieren und die gewünschten Informationen in Echtzeit einsehen.

Risikobewertung und -minderung

Die Risikobewertung ist eine weitere wichtige Funktion, die in einer EUDR-Compliance-Lösung integriert sein muss. Diese Funktion bewertet das Entwaldungsrisiko der Liefergebiete und -länder. Dazu können geografische Informationen, wie Geokoordinaten der Anbauflächen, mit Satellitendaten und offiziellen Statistiken über Entwaldungsraten kombiniert werden. Die Software sollte Risikobewertungen in Echtzeit durchführen und Unternehmen auf potenziell risikoreiche Gebiete oder Lieferanten hinweisen. Dies hilft, proaktive Maßnahmen zur Risikominderung zu ergreifen und sicherzustellen, dass nur konforme Produkte in Verkehr gebracht werden.

Datenmanagement und -sicherheit

Ein weiteres zentrales Merkmal einer EUDR-Compliance-Software ist die sichere Handhabung und Speicherung aller relevanten Daten. Dies umfasst Maßnahmen zur Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und zur sicheren Speicherung sensibler Geodaten. Die Software sollte Verschlüsselungstechnologien verwenden, um die Daten während der Übertragung und Speicherung zu schützen. Darüber hinaus sollten Zugriffskontrollen und Authentifizierungsmechanismen implementiert werden, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten haben. Datensicherheit und Datenschutz sind entscheidend, um die Vertraulichkeit von Lieferantendaten zu gewährleisten und rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Berichterstattung und Dokumentation

Die Berichterstattungsfunktion ermöglicht die Erstellung von Berichten und Dokumenten, die den Nachweis der Sorgfaltspflicht belegen. Diese Funktion kann Berichte über die Entwaldungsfreiheit, die Einhaltung der Gesetze des Produktionslandes und die durchgeführten Risikobewertungen generieren. Berichte und Vorschauen können in Echtzeit erstellt und bei Bedarf an Behörden oder interne Stakeholder exportiert werden. Diese Daten helfen bei der Analyse der Compliance-Effizienz und der Optimierung von Prozessen. Zudem ist die lückenlose Dokumentation von entscheidender Bedeutung für Audits durch die zuständigen Behörden.

Integration mit bestehenden Systemen

Die Integrationsfähigkeit einer EUDR-Compliance-Lösung mit bestehenden Systemen des Unternehmens ist eine wesentliche technische Funktion. Diese Integration kann verschiedene Systeme wie ERP (Enterprise Resource Planning), SCM (Supply Chain Management) und PLM (Product Lifecycle Management) umfassen. Durch die nahtlose Integration wird ein konsistenter und effizienter Arbeitsablauf gewährleistet. Beispielsweise kann die Software die Synchronisation von Lieferantendaten und Produktspezifikationen automatisieren. Dies erhöht die Effizienz und verbessert die Verwaltung der Compliance-Prozesse im gesamten Unternehmen.

Wer nutzt EUDR-Compliance-Lösungen?

Marktteilnehmer in der Lebensmittel- und Agrarindustrie

Für Marktteilnehmer in der Lebensmittel- und Agrarindustrie ist eine EUDR-Compliance-Lösung eine unverzichtbare Lösung, um den Marktzugang in der EU zu sichern. Die Software hilft dabei, die Herkunft von Rohstoffen wie Kakao, Soja und Kaffee nachzuweisen, die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten und die Sorgfaltspflicht zu erfüllen. Unternehmen nutzen die Software, um Bußgelder und Reputationsschäden zu vermeiden und sicherzustellen, dass ihre Produkte den höchsten Nachhaltigkeitsstandards entsprechen.

Holz- und Papierindustrie

Unternehmen der Holz- und Papierindustrie nutzen EUDR-Compliance-Lösungen, um sicherzustellen, dass ihre Holzprodukte aus nachhaltiger und legaler Forstwirtschaft stammen. Die Software ermöglicht es diesen Unternehmen, die Geodaten ihrer Holzquellen zu erfassen, die Risikobewertung durchzuführen und die notwendige Dokumentation für die Behörden bereitzustellen. Werbeagenturen können mit dieser Software sicherstellen, dass ihre Produkte den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Zertifizierungsstellen und Prüforganisationen

Zertifizierungsstellen und Prüforganisationen setzen EUDR-Compliance-Software ein, um die Einhaltung der Verordnung bei Unternehmen zu überprüfen. Die Software ermöglicht eine einfache und schnelle Überprüfung der Sorgfaltspflichtsysteme, indem sie Zugang zu den relevanten Daten und Berichten bietet. Diese Organisationen können so sicherstellen, dass die von ihnen geprüften Unternehmen die EUDR-Anforderungen erfüllen. Der zertifizierungsumfang wird durch die Softwarelösung deutlich effizienter und umfassender.

Unternehmen mit komplexen Lieferketten

Unternehmen mit komplexen und globalen Lieferketten nutzen EUDR-Compliance-Lösungen, um Transparenz und Kontrolle über ihre Herkunftsdaten zu gewinnen. Die Software ermöglicht es ihnen, die verschiedenen Ebenen ihrer Lieferkette zu überwachen, von den Bauernhöfen und Plantagen bis hin zu den Verarbeitungswerken. Dies ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass auch die kleinsten Zulieferer die Anforderungen der Verordnung erfüllen.

Vorteile von EUDR-Compliance-Lösungen

Effizienzsteigerung und Zeitersparnis

Durch den Einsatz von EUDR-Compliance-Lösungen wird der Prozess der Sorgfaltspflicht erheblich beschleunigt. Anstatt manuelle Audits und Datenerfassungen durchzuführen, können Unternehmen ihre Arbeit schnell und unkompliziert über digitale Plattformen erledigen. Dies reduziert Wartezeiten und entlastet das Compliance-Team, sodass es sich auf andere wichtige Aufgaben konzentrieren kann. Die automatische Erfassung und Verarbeitung von Geodaten und Lieferantendokumenten spart Zeit und minimiert den Aufwand.

Verbesserte Sicherheit und Compliance

EUDR-Compliance-Lösungen tragen wesentlich zur Verbesserung der Sicherheit und Compliance in Unternehmen bei. Durch die digitale Erfassung und Überwachung aller Produktdaten wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Zugang zu den Daten haben. Die Software kann Zugangsberechtigungen verwalten und Geodaten mit bestehenden Sicherheitssystemen integrieren, um eine umfassende Sicherheitslösung zu bieten. Zudem hilft die Software bei der Einhaltung der EUDR-Richtlinien, indem sie sicherstellt, dass die Produktdaten geschützt und nur von autorisierten Personen eingesehen werden können.

Professionelles Risikomanagement

Mit einer EUDR-Compliance-Lösung können Unternehmen einen professionellen und organisierten Eindruck bei ihren Kunden und Partnern hinterlassen. Der automatisierte Prozess zur Risikobewertung und die nahtlose Kommunikation sorgen dafür, dass die Compliance-Prozesse pünktlich und zuverlässig abgeschlossen werden. Die Software ermöglicht es Unternehmen, ihre Arbeitsabläufe individuell anzupassen, indem sie beispielsweise Benutzeranleitungen, Schulungen und Feedback bereitstellt. Ein gut organisiertes Risikomanagement trägt zur positiven Wahrnehmung des Unternehmens bei und stärkt die Kunden- und Partnerbeziehungen.

Echtzeit-Überwachung und Berichterstattung

Die Möglichkeit zur Echtzeit-Überwachung und Berichterstattung ist ein weiterer wichtiger Vorteil von EUDR-Compliance-Lösungen. Unternehmen können jederzeit nachvollziehen, welche Produkte konform sind und wie der Fortschritt der Sorgfaltspflicht aussieht. Dies ist besonders nützlich für das Management von Produktdaten und die Ressourcenplanung. Bei einem hohen Arbeitsaufkommen kann schnell ermittelt werden, welche Lieferketten priorisiert werden sollten. Darüber hinaus können die gesammelten Daten für die Analyse von Lieferketten-Trends und die Optimierung von Beschaffungsstrategien genutzt werden. Berichte und Statistiken können in Echtzeit generiert und exportiert werden, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Kostenreduktion

EUDR-Compliance-Software kann auch zur Reduktion von Kosten beitragen. Durch die Automatisierung der Sorgfaltspflicht-Prozesse werden administrative Aufgaben reduziert und die Notwendigkeit für manuelle Prozesse verringert. Dies führt zu einer Senkung der Betriebskosten und einer effizienteren Nutzung von Personalressourcen. Zudem können durch die verbesserte Sicherheit und das professionelle Risikomanagement potenzielle Risiken und Kosten im Zusammenhang mit Bußgeldern oder Reputationsschäden minimiert werden.

Integration und Skalierbarkeit

Ein weiterer Vorteil von EUDR-Compliance-Lösungen ist ihre Fähigkeit, sich nahtlos in bestehende Systeme und Prozesse zu integrieren. Die Software kann mit ERP-Systemen, SCM-Tools und Cloud-Speicherdiensten verknüpft werden, um eine umfassende und integrierte Lösung zu bieten. Darüber hinaus ist die Software skalierbar und kann an die wachsenden Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Unabhängig von der Größe des Unternehmens oder der Komplexität der Lieferkette kann die Lösung flexibel eingesetzt und erweitert werden. Der Zertifizierungsumfang kann ebenfalls skaliert werden, um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden.

Auswahlprozess für die passende EUDR-Compliance-Lösung

Erstellung einer Long List

Der erste Schritt im Auswahlprozess einer passenden EUDR-Compliance-Lösung ist die Erstellung einer Long List. Man beginnt mit einer umfassenden Recherche, um eine Liste potenzieller Anbieter und Lösungen zusammenzustellen. Dabei sollten unterschiedliche Quellen genutzt werden, wie Branchenberichte, Online-Bewertungen, Empfehlungen von Geschäftspartnern und Fachzeitschriften. Ziel ist es, eine breite Palette an Lösungen zu identifizieren, die den grundsätzlichen Anforderungen des Unternehmens entsprechen könnten. Diese Liste sollte alle relevanten Anbieter umfassen, unabhängig davon, ob man bereits konkrete Präferenzen hat. Dabei ist es wichtig, auch die Erfahrungen von Zertifizierungsstellen mit den jeweiligen Lösungen zu berücksichtigen.

Definition der Anforderungen

Im nächsten Schritt definiert man die spezifischen Anforderungen, die die EUDR-Compliance-Lösung erfüllen muss. Dazu gehört die Festlegung der gewünschten Funktionen, wie die Digitalisierung der Lieferkette, die Risikobewertung, die sichere Speicherung von Geodaten und die Integration mit bestehenden Systemen. Auch budgetäre Vorgaben, Skalierbarkeit und Support-Anforderungen sollten berücksichtigt werden. Eine detaillierte Anforderungsliste hilft dabei, die Long List zu überprüfen und die Anbieter herauszufiltern, die den festgelegten Kriterien nicht entsprechen. Besonders der Zertifizierungsumfang und die Fähigkeit der Lösung, diesen abzudecken, sollte hierbei eine Rolle spielen.

Erstellung einer Short List

Mit den definierten Anforderungen im Hinterkopf überprüft man die Long List und reduziert diese auf eine Short List von 5-10 Anbietern, die die wichtigsten Kriterien erfüllen. Dabei berücksichtigt man insbesondere die Funktionalitäten, die technischen Spezifikationen, die Benutzerfreundlichkeit und die Referenzen der Anbieter, insbesondere von anderen Marktteilnehmern. Auch das Preis-Leistungs-Verhältnis sollte eine Rolle spielen. Die Anbieter auf der Short List sollten diejenigen sein, die am ehesten die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllen können.

Durchführung von Demos und Tests

Im nächsten Schritt organisiert man Demos und Testphasen mit den Anbietern auf der Short List. Dies ermöglicht es, die EUDR-Compliance-Lösung in der Praxis zu erleben und deren Bedienbarkeit und Funktionsumfang zu überprüfen. Man sollte detaillierte Fragen stellen und Szenarien durchspielen, die im eigenen Arbeitsalltag auftreten. Wichtig ist es auch, die Reaktionsfähigkeit und den Support der Anbieter zu testen, um sicherzustellen, dass diese zuverlässig und kompetent sind.

Bewertung und Vergleich

Nach den Demos und Tests bewertet man die verschiedenen Lösungen anhand eines strukturierten Bewertungsrasters. Dabei sollten die festgelegten Anforderungen als Bewertungsgrundlage dienen. Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität, Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten und Support sollten bewertet und verglichen werden. Auch die Rückmeldungen der Mitarbeitenden, die an den Tests teilgenommen haben, sollten in die Bewertung einfließen. Ziel ist es, eine fundierte Grundlage für die finale Entscheidung zu schaffen.

Einholung von Referenzen und Bewertungen

Bevor man eine endgültige Entscheidung trifft, sollte man Referenzen und Bewertungen von anderen Unternehmen einholen, die die Software bereits nutzen. Dies kann durch direkte Kontaktaufnahme mit Referenzkunden oder durch das Lesen von Erfahrungsberichten und Bewertungen auf unabhängigen Plattformen geschehen. Man sollte gezielt nach Erfahrungen fragen, die für das eigene Unternehmen relevant sind, um ein umfassendes Bild von den Stärken und Schwächen der Lösungen zu bekommen. Besonderes Augenmerk sollte hierbei auf dem Feedback zu den Risikobewertungs-Funktionen liegen.

Verhandlungen und Vertragsabschluss

Sobald man eine präferierte Lösung identifiziert hat, beginnt die Phase der Verhandlungen. Dabei geht es um Preisgestaltung, Lizenzmodelle, Vertragslaufzeiten und Support-Optionen. Man sollte sicherstellen, dass alle wichtigen Punkte vertraglich festgehalten werden und dass es keine Unklarheiten gibt. Auch mögliche Anpassungen und zukünftige Erweiterungen, die den Zertifizierungsumfang beeinflussen könnten, sollten besprochen und im Vertrag berücksichtigt werden.

Implementierung und Schulung

Nach der Vertragsunterzeichnung beginnt die Implementierung der EUDR-Compliance-Lösung. Man arbeitet eng mit dem Anbieter zusammen, um die Software in die bestehenden Systeme zu integrieren und alle notwendigen Anpassungen vorzunehmen. Gleichzeitig organisiert man Schulungen für die Mitarbeitenden, die die Software nutzen werden. Ziel ist es, eine reibungslose Einführung und eine hohe Akzeptanz der neuen Lösung im Unternehmen zu gewährleisten.

Monitoring und Optimierung

Nach der Implementierung überwacht man die Nutzung der EUDR-Compliance-Lösung kontinuierlich und sammelt Feedback von den Nutzern. Auf Basis dieses Feedbacks können Optimierungen und Anpassungen vorgenommen werden, um sicherzustellen, dass die Software optimal genutzt wird und den gewünschten Mehrwert bietet. Regelmäßige Updates und Weiterentwicklungen der Software sollten ebenfalls berücksichtigt und umgesetzt werden, um die langfristige Effizienz und Sicherheit zu gewährleisten.