Isikuandmete kaitse avaldus
Sissejuhatus
Euroopa Parlament kaitseb teie isikuandmeid ja austab teie eraelu puutumatust. Euroopa Parlament kogub ja töötleb isikuandmeid vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu 23. oktoobri 2018. aasta määrusele (EL) 2018/1725 , mis käsitleb füüsiliste isikute kaitset isikuandmete töötlemisel liidu institutsioonides, organites ja asutustes ning isikuandmete vaba liikumist.
Käesolevas isikuandmete kaitse selgituses täpsustatakse, miks ja kuidas teie isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse ning kuidas tagatakse kõigi esitatud isikuandmete kaitse, kuidas seda teavet kasutatakse ja millised õigused teil seoses oma isikuandmetega on. Esitatakse ka vastutava töötleja kontaktandmed. Tema poole võite pöörduda oma õiguste kasutamiseks. Lisaks tuuakse ära andmekaitseametniku ja Euroopa Andmekaitseinspektori kontaktandmed.
Käesolev isikuandmete kaitse selgitus käsitleb isikuandmete töötlemist Euroopa Parlamendis, kui menetletakse dokumentidele juurdepääsu esialgseid ja kordustaotlusi, mis on esitatud määruse (EÜ) nr 1049/2001 kohaselt. Isikuandmeid töötleb Euroopa Parlamendi presidentuuri peadirektoraadi läbipaistvusüksus.
Euroopa Parlament ei vastuta isikuandmete töötlemise eest selliste eraveebisaitide ja -platvormide haldajate poolt, mis ei ole parlamendiga ametlikult seotud ja mida on kasutatud parlamendi dokumentidele avaliku juurdepääsu taotluse esitamiseks.
Miks ja kuidas teie isikuandmeid töödeldakse?
Euroopa Parlament teeb töötlemistoimingu „juurdepääs dokumentidele“, et menetleda dokumentidele juurdepääsu taotlusi, mis on esitatud vastavalt määrusele (EÜ) nr 1049/2001, koostada selle määruse artikli 17 lõike 1 kohane iga-aastane statistiline aruanne ning võtta järelmeetmeid seoses Euroopa Ombudsmani uurimisega või kohtumenetluse korral.
Töötlemistoiming „juurdepääs dokumentidele“ hõlmab isikuandmete töötlemist
- määrusele (EÜ) nr 1049/2001 ja Euroopa Parlamendi rakendusmeetmetele vastavuse kontrollimise ja
- taotlejatega suhtlemise otstarbel.
Taotlejate esitatud mittekohustuslike andmete töötlemise eesmärk on hõlbustada taotluste menetlemist ja parandada iga-aastast statistilist aruannet.
Euroopa Parlamendi dokumentidele avaliku juurdepääsu taotlejad esitavad oma andmed koos taotlusega veebisaidi või spetsiaalse e-posti aadressi AccesDocs@europarl.europa.eu või tavaposti (paberkandjal) kaudu.
Neid isikuandmeid ei kasutata automatiseeritud otsuste tegemiseks ega profiilianalüüsiks.
Millisel õiguslikul alusel teie isikuandmeid töödeldakse?
Euroopa Parlament töötleb teie isikuandmeid
- kooskõlas määruse (EL) 2018/1725 artikli 5 lõike 1 punktiga a, kuna töötlemine on vajalik avalikes huvides oleva ülesande täitmiseks, ja
- kooskõlas määruse (EL) 2018/1725 artikli 5 lõike 1 punktiga b, kuna töötlemine on vajalik Euroopa Parlamendi seadusjärgse kohustuse täitmiseks.
Ülalnimetatud töötlemine põhineb liidu õigusel, nimelt Euroopa Liidu toimimise lepingu artikli 15 lõikel 3 ja Lwebv4.gdpr.dataprocessing.legalbck.p4.part2 Lwebv4.gdpr.dataprocessing.legalbck.p4.part3
Dokumentidele juurdepääsu taotlusega esitatud mittekohustuslike isikuandmete töötlemiseks on vastavalt määruse (EL) 2018/1725 artikli 5 lõike 1 punktile d vaja teie nõusolekut.
Milliseid isikuandmeid kogutakse ja töödeldakse?
Eespool nimetatud toimingu tarbeks kogume ja töötleme
a) isikuandmeid, mille taotleja on esitanud taotluse veebivormil:
- kohustuslikud andmed: ees- ja perekonnanimi, kodakondsus, pöördumissõna (härra/proua), teatavad kontaktandmed (e-post ja postiaadress, elukohariik), taotluse teema (võib sisaldada isikuandmeid, kui see on seotud tuvastatud või tuvastatava füüsilise isikuga);
- mittekohustuslikud andmed: muud kontaktandmed (telefoninumber), elukutse ja organisatsioon;
b) isikuandmeid, mille taotleja on esitanud muus elektroonilises vormingus või paberkandjal taotluses;
c) mis tahes muus taotlejaga peetavas kirjavahetuses sisalduvad isikuandmeid.
Kui kaua teie isikuandmeid säilitatakse?
Euroopa Parlament säilitab teie isikuandmeid ainult nii kaua, kui on vajalik andmete kogumise või edasise töötlemise eesmärgi täitmiseks, st mitte kauem kui viis aastat pärast toimiku sulgemist.
Esialgses etapis loetakse toimik suletuks pärast seda, kui Euroopa Parlamendi esialgne otsus on muutunud lõplikuks (st alates otsuse kättesaamisest on möödunud 15 tööpäeva ja kordustaotlust ei ole esitatud), välja arvatud juhul, kui Euroopa Ombudsmani uurimise tulemusel on vaja võtta järelmeetmeid.
Sellisel juhul loetakse toimik suletuks, kui Euroopa Ombudsman on lõpetanud kaebusega seotud uurimise, ilma et Euroopa Parlament peaks seoses dokumentidele juurdepääsu taotlusega võtma lisameetmeid.
Kordusetapis loetakse toimik suletuks pärast seda, kui Euroopa Parlamendi kinnitav otsus on muutunud lõplikuks, st
– Euroopa Liidu kohtutesse pöördumise tähtaeg on möödunud või
– liidu kohtud on kinnitava otsuse kinnitanud või
– Euroopa Parlament on lõpule viinud liidu kohtute nõutud järelmeetmed.
Lõplikust kinnitavast otsusest hoolimata ei loeta toimikut suletuks, kui Euroopa Ombudsmani uurimine nõuab järelmeetmeid. Sellisel juhul loetakse toimik suletuks, kui Euroopa Ombudsman on lõpetanud kaebusega seotud uurimise, ilma et Euroopa Parlament peaks seoses dokumentidele juurdepääsu taotlusega võtma lisameetmeid.
Viieaastane halduslik säilitusaeg põhineb Euroopa Parlamendi dokumentide ja toimikute (ja neis sisalduvate isikuandmete) säilitamise poliitikal, mis lähtub juhatuse 2. juuli 2012. aasta otsusest Euroopa Parlamendi dokumendihalduse eeskirja kohta ja selle rakendusmeetmetest, mis võeti vastu peasekretäri 25. oktoobri 2013. aasta otsusega.
See otsus on säilitustähtaegade loetelu vormis regulatiivne dokument, millega kehtestatakse Euroopa Parlamendi eri liiki toimikute säilitusajad.
Halduslik säilitusaeg on ajavahemik, mille jooksul Euroopa Parlamendi osakonnad peavad toimikut säilitama sõltuvalt selle halduslikust kasulikkusest ning õigusaktidest tulenevatest ja juriidilistest kohustustest. Ajavahemikku hakatakse arvestama alates toimiku sulgemise ajast.
Pärast haldusliku säilitusaja möödumist võib dokumentidele juurdepääsu taotlusi (ja neis sisalduvaid isikuandmeid) käsitlevad toimikud ajaloolistel eesmärkidel üle anda Euroopa Parlamendi ajalooarhiivi (ajalooarhiiviga seotud töötlemistoimingute kohta vt Euroopa Parlamendi andmetöötlustoimingute andmekaitseregistri kannet nr 2).
Kuidas teie isikuandmeid kaitstakse?
Kõik elektroonilised andmed (e-kirjad, dokumendid, üleslaaditud andmekogumid jne) salvestatakse Euroopa Parlamendi või tema töövõtjate serveritele.
Kui Euroopa Parlamendi töövõtjad töötlevad parlamendi nimel isikuandmeid, on nad kohustatud järgima lepingulisi eritingimusi ja konfidentsiaalsuskohustust, mis tuleneb isikuandmete kaitse üldmääruse ülevõtmisest ELi liikmesriikides.
Isikuandmete kaitsmiseks on Euroopa Parlament võtnud mitmeid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid. Tehnilised meetmed võivad hõlmata meetmeid interneti turvalisuse tagamiseks või andmete kaotsimineku, muutmise või neile loata juurdepääsu ohu vältimiseks, võttes arvesse töötlemisest tulenevat ohtu ja töödeldavate isikuandmete laadi. Korralduslike meetmetega antakse isikuandmetele juurdepääs ainult volitatud isikutele, kellel on selle töötlemistoimingu eesmärgil õiguspärane vajadus neid teada.
Teie isikuandmeid töödeldakse ainult liidu territooriumil ja neid ei edastata kolmandatele riikidele ega rahvusvahelistele organisatsioonidele.
Kellel on teie isikuandmetele juurdepääs ja kellele need avaldatakse?
Teie isikuandmetele on juurdepääs Euroopa Parlamendi volitatud töötajatel, kes vastutavad töötlemistoimingu tegemise eest, lähtudes teadmisvajaduse põhimõttest. Need töötajad järgivad õigusaktidest tulenevaid kokkuleppeid ja vajaduse korral konfidentsiaalsust käsitlevaid lisanõudeid.
Taotletud dokumentides sisalduvaid isikuandmeid võib avalikustada pärast hindamist vastavalt määrusele (EÜ) nr 1049/2001, mida tõlgendatakse koostoimes määrusega (EL) 2018/1725. Kui elate väljaspool ELi ja Euroopa Parlament annab avaliku juurdepääsu teie taotletud dokumentidele, avaldatakse nendes dokumentides sisalduvad isikuandmed ainult juhul, kui selline edastamine vastab määruse (EL) 2018/1725 isikuandmete rahvusvahelist edastamist käsitleva V peatüki tingimustele.
Isikuandmeid, mis on kogutud dokumentidele juurdepääsu taotlejate kohta, ei anta kolmandatele isikutele, välja arvatud
- sellises ulatuses ja sellisel eesmärgil, milleks Euroopa Parlament võib olla kohustatud seadusega, ja
- Euroopa Parlamendi dokumentidele juurdepääsu käsitlevate otsuste saatmiseks tähitud kirjaga Belgias asuva volitatud töötleja DHL International kaudu.
Millised õigused teil on ja kuidas saate neid kasutada?
Teil kui andmesubjektil on teatavad õigused vastavalt määruse (EL) 2018/1725 III peatükile (artiklid 14–25). Kui Euroopa Parlament töötleb teie isikuandmeid, võite kasutada järgmisi õigusi:
- õigus olla teavitatud (määruse (EL) 2018/1725 artiklid 14–16);
- õigus oma andmetega tutvuda (määruse (EL) 2018/1725 artikkel 17);
- õigus andmete parandamisele, kui teie isikuandmed on ebaõiged või mittetäielikud (määruse (EL) 2018/1725 artikkel 18);
- (kui see on kohaldatav,) õigus isikuandmete töötlemise piiramisele (määruse (EL) 2018/1725 artikkel 20) ja andmete ülekandmise õigus (määruse (EL) 2018/1725 artikkel 22) ja
- (kui see on kohaldatav,) õigus isikuandmete kustutamisele (määruse (EL) 2018/1725 artikkel 19) ja õigus teie konkreetsest olukorrast lähtudes esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemise suhtes (määruse (EL) 2018/1725 artikkel 23). Kuni dokumentidele avaliku juurdepääsu taotlusele ei ole veel vastatud, tähendab nende kummagi õiguse kasutamine, et vastav taotlus tuleb lugeda tagasivõetuks.
Kui teie isikuandmete töötlemine põhineb teie nõusolekul (mittekohustuslike isikuandmete puhul), võite oma nõusoleku igal ajal tagasi võtta, teatades sellest vastutavale töötlejale. Tagasivõtmine ei mõjuta enne nõusoleku tagasivõtmist toimunud töötlemise seaduslikkust.
Võite oma õigusi kasutada, võttes ühendust vastutava töötlejaga või – konflikti korral – andmekaitseametnikuga. Vajaduse korral võite pöörduda ka Euroopa Andmekaitseinspektori poole. Nende kontaktandmed on esitatud allpool punktis „Kontakt“.
Kui soovite kasutada oma õigusi seoses ühe või mitme konkreetse töötlemistoiminguga, esitage palun oma taotluses nende kirjeldus (eelkõige esitage viitenumber, kui see on olemas).
Teile antakse teavet eespool nimetatud õiguste kasutamise taotluse kohta ühe kuu jooksul pärast seda, kui vastutav töötleja on teie taotluse kätte saanud. Seda ajavahemikku võib vajaduse korral pikendada kahe kuu võrra, võttes arvesse taotluste keerukust ja hulka.
Kontakt
Vastutav töötleja
Kui soovite kasutada oma õigusi, mis tulenevad määrusest (EL) 2018/1725, või kui teil on märkusi, küsimusi või muresid või soovite esitada kaebuse oma isikuandmete kogumise ja kasutamise kohta, pöörduge palun vastutava töötleja poole.
presidentuuri peadirektoraat
institutsioonidevaheliste küsimuste ja õigusloome koordineerimise direktoraat
läbipaistvusüksus
Rue Wiertz 60
B - 1047 BRUXELLES
Euroopa Parlamendi andmekaitseametnik
Andmekaitseametniku poole võite pöörduda küsimustes, mis on seotud teie isikuandmete töötlemisega määruse (EL) 2018/1725 alusel:
andmekaitseteenistus
LUX – ADENAUER 14T012
L-2929 LUXEMBOURG
Euroopa Andmekaitseinspektor
Teil on õigus pöörduda abi saamiseks Euroopa Andmekaitseinspektori poole, st õigus esitada Euroopa Andmekaitseinspektorile kaebus ( edps@edps.europa.eu ), kui leiate, et vastutav töötleja on teie isikuandmete töötlemisel rikkunud teie õigusi, mis tulenevad määrusest (EL) 2018/1725.
Kust leida üksikasjalikumat teavet?
Euroopa Parlamendi andmekaitseametnik peab avalikku registrit kõigi Euroopa Parlamendi tehtud isikuandmete töötlemise toimingute kohta, mis on dokumenteeritud ja millest talle on teatatud. Registriga saate tutvuda siin:
See konkreetne töötlemistoiming on kantud Euroopa Parlamendi andmetöötlustoimingute andmekaitseregistrisse kandenumbriga 116.