Vyhlásenie o ochrane osobných údajov

Úvod

Európsky parlament sa zaviazal chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Európsky parlament zhromažďuje a ďalej spracúva osobné údaje podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov.

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov sa objasňuje, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako ich zhromažďujeme, ako s nimi zaobchádzame a ako zabezpečujeme ochranu všetkých poskytnutých osobných údajov, ako získané informácie používame a aké práva máte v súvislosti s vašimi osobnými údajmi. Takisto sa v ňom uvádzajú kontaktné údaje zodpovedného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, zodpovednej osoby a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Toto vyhlásenie o ochrane osobných údajov sa týka spracovania osobných údajov Európskym parlamentom pri vybavovaní prvých a opakovaných žiadostí o prístup k dokumentom podaných podľa nariadenia (ES) č. 1049/2001, ktoré vykonáva oddelenie pre transparentnosť na generálnom riaditeľstve pre Predsedníctvo Európskeho parlamentu.

Európsky parlament nie je zodpovedný za spracúvanie osobných údajov prevádzkovateľmi súkromných webových sídel a platforiem, ktoré nie sú oficiálne prepojené s inštitúciou a boli použité na podanie žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom Parlamentu.

Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?

Európsky parlament vykonáva spracovateľskú operáciu „prístup k dokumentom“ na účely vybavovania vašich žiadostí o prístup verejnosti k dokumentom podaných podľa nariadenia (ES) č. 1049/2001, vypracovania výročnej štatistickej správy podľa článku 17 ods. 1 tohto nariadenia a následných opatrení v nadväznosti na vyšetrovanie európskeho ombudsmana alebo v prípade súdneho konania.

Spracovateľská operácia „prístup k dokumentom“ sa vzťahuje na spracúvanie osobných údajov v súvislosti s:

• overením súladu s nariadením (ES) č. 1049/2001 a vykonávacími opatreniami Európskeho parlamentu a
• komunikáciou so žiadateľmi.

Účelom spracovania nepovinných údajov uvedených žiadateľmi je ďalej uľahčiť vybavovanie žiadostí a zlepšiť výročnú štatistickú správu.

Žiadatelia uvedú svoje údaje pri podávaní žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom Parlamentu prostredníctvom webového sídla alebo funkčnej e-mailovej schránky AccesDocs@europarl.europa.eu alebo tradičnou poštou (v papierovej forme).

Vaše osobné údaje sa nepoužijú na automatizované rozhodovanie, a teda ani na profilovanie.

Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?

Európsky parlament spracúva vaše osobné údaje:

• v súlade s článkom 5 ods. 1 písm. a) nariadenia (EÚ) 2018/1725, pretože spracúvanie je nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme a
• v súlade s článkom 5 ods. 1 písm. b) nariadenia (EÚ) 2018/1725, pretože spracúvanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti, ktorá sa vzťahuje na Európsky parlament.

Uvedené spracúvanie je založené na práve Únie, konkrétne na článku 15 ods. 3 Zmluvy o fungovaní Európskej únie a na nariadení (ES) č. 1049/2001 .

Spracovanie nepovinných osobných údajov, ktoré poskytujete vo vašej žiadosti o prístup verejnosti k dokumentom, je okrem toho založené na vašom súhlase, v súlade s článkom 5 ods. 1 písm. d) nariadenia (EÚ) 2018/1725.

Ktoré osobné údaje zhromažďujeme a spracúvame?

Na vykonávanie uvedenej činnosti zhromažďujeme a spracúvame:

a) osobné údaje ktoré poskytne žiadateľ prostredníctvom online žiadosti:

• povinné údaje: meno a priezvisko, štátna príslušnosť, oslovenie (pán/pani), osobitné kontaktné údaje (e-mailová a poštová adresa, krajina pobytu), predmet žiadosti (môže obsahovať osobné údaje v prípade, že sa týka identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby);
• nepovinné údaje: iné kontaktné údaje (telefónne číslo), povolanie a organizácia;

b) osobné údaje, ktoré žiadateľ poskytol v žiadosti predloženej v inom elektronickom alebo papierovom formáte;

c) osobné údaje uvedené v akejkoľvek inej korešpondencii so žiadateľom.

Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Európsky parlament uchováva vaše osobné údaje len počas obdobia potrebného na splnenie účelu zhromažďovania alebo ďalšieho spracovania, teda nie dlhšie ako päť rokov po uzavretí spisu.

V počiatočnej fáze sa spis považuje za uzavretý po tom, ako sa pôvodné rozhodnutie Európskeho parlamentu stane konečným (t. j. lehota 15 pracovných dní od doručenia rozhodnutia už uplynula a nebola podaná žiadna opakovaná žiadosť), pokiaľ si vyšetrovanie európskeho ombudsmana nevyžaduje ďalší postup.

V takomto prípade sa spis považuje za uzavretý, ak európsky ombudsman uzavrel svoje vyšetrovanie týkajúce sa danej sťažnosti bez toho, aby Európsky parlament musel prijať akékoľvek ďalšie kroky, pokiaľ ide o žiadosť o prístup verejnosti k dokumentom.

Vo fáze opakovanej žiadosti sa spis považuje za uzavretý po tom, ako sa potvrdzujúce rozhodnutie Európskeho parlamentu stane konečným, t. j.:

— lehota na podanie žaloby pred súdmi Únie už uplynula alebo

— súdy Únie potvrdili potvrdzujúce rozhodnutie alebo

— Európsky parlament dokončil následné opatrenia, o ktoré požiadali súdy Únie.

Spis sa nepovažuje za uzavretý napriek tomu, že potvrdzujúce rozhodnutie je konečné, v prípade vyšetrovania európskeho ombudsmana, ktoré si vyžaduje ďalší postup. V takomto prípade sa spis považuje za uzavretý, ak európsky ombudsman uzavrel svoje vyšetrovanie týkajúce sa danej sťažnosti bez toho, aby Európsky parlament musel prijať akékoľvek ďalšie kroky, pokiaľ ide o žiadosť o prístup verejnosti k dokumentom.

Toto „obdobie administratívneho uchovávania“ v trvaní piatich rokov je založené na politike uchovávania dokumentov Európskeho parlamentu (a osobných údajov v nich obsiahnutých), ktorá sa riadi rozhodnutím Predsedníctva z 2. júla 2012 týkajúcim sa pravidiel správy dokumentov v Európskom parlamente a jeho vykonávacími opatreniami prijatými rozhodnutím generálneho tajomníka z 25. októbra 2013.

Toto rozhodnutie je regulačným dokumentom vo forme harmonogramu uchovávania, v ktorom sa stanovujú lehoty uchovávania pre rôzne druhy spisov Európskeho parlamentu.

„Obdobie administratívneho uchovávania“ je obdobie, počas ktorého sa od útvarov Európskeho parlamentu vyžaduje, aby spis uchovávali, a to v závislosti od jeho užitočnosti na administratívne účely a príslušných zákonných a právnych povinností. Toto obdobie začína plynúť od okamihu uzavretia spisu.

Po „období administratívneho uchovávania“ možno spisy týkajúce sa žiadostí o prístup k dokumentom (a osobné údaje, ktoré sa v nich nachádzajú) preniesť do historického archívu Európskeho parlamentu na archívne účely (pre operácie spracovania týkajúce sa historického archívu pozri záznam s ref. č. 2 v registri záznamov Parlamentu o ochrane údajov).

Ako chránime vaše osobné údaje?

Všetky údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, nahraté súbory údajov atď.) sú uložené buď na serveroch Európskeho parlamentu, alebo na serveroch jeho dodávateľov.

Dodávatelia Európskeho parlamentu sú viazaní osobitnými zmluvnými doložkami pre všetky operácie spracovania vašich osobných údajov v mene Európskeho parlamentu a povinnosťami zachovávania dôvernosti vyplývajúcimi z transpozície všeobecného nariadenia o ochrane údajov v členských štátoch Únie’.

S cieľom chrániť vaše osobné údaje Európsky parlament zaviedol niekoľko technických a organizačných opatrení. Technické opatrenia môžu zahŕňať vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, berúc do úvahy riziko, ktoré predstavuje spracovanie a povaha spracúvaných osobných údajov. Súčasťou organizačných opatrení je obmedzenie prístupu k osobným údajom len pre oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely konkrétnej operácie spracovania.

Vaše osobné údaje sa spracúvajú len na území Únie a neposkytujú sa tretím krajinám ani medzinárodným organizáciám.

Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje oprávneným zamestnancom Európskeho parlamentu zodpovedným za vykonanie spracovateľskej operácie a podľa zásady „potreba poznať“. Na týchto zamestnancov sa vzťahujú z právnych predpisov vyplývajúce povinnosti, resp. ďalšie doložky o zachovaní dôvernosti.

Osobné údaje uvedené v požadovaných dokumentoch sa môžu zverejniť po posúdení podľa nariadenia (ES) č. 1049/2001 v spojení s nariadením (EÚ) 2018/1725. Ak máte pobyt mimo EÚ a Európsky parlament udeľuje verejný prístup k požadovaným dokumentom, osobné údaje uvedené v týchto dokumentoch sa zverejnia, len ak takýto prenos spĺňa podmienky kapitoly V nariadenia (EÚ) 2018/1725 o medzinárodných prenosoch osobných údajov.

Osobné údaje získané od žiadateľov, ktorí žiadajú o prístup k dokumentom, nebudú poskytnuté žiadnej tretej strane okrem prípadov:

• v rozsahu, v ktorom môže byť Európsky parlament povinný ich poskytnúť z dôvodu právnych predpisov, a na tento účel; a
• na účely odosielania rozhodnutí Európskeho parlamentu o prístupe k dokumentom doporučenou poštou prostredníctvom DHL International (so sídlom v Belgicku).

Aké sú vaše práva a ako ich môžete uplatniť?

Osobitné práva máte ako „dotknutá osoba“ podľa kapitoly III (články 14 až 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725. Pokiaľ ide o túto operáciu spracovania, môžete uplatniť tieto práva:

• právo na informácie (články 14 až 16 nariadenia (EÚ) 2018/1725);
• právo na prístup k svojim osobným údajom (článok 17 nariadenia (EÚ) 2018/1725);
• právo na opravu, ak sú vaše osobné údaje nepresné alebo neúplné (článok 18 nariadenia (EÚ) 2018/1725);
• prípadne právo obmedziť spracúvanie svojich osobných údajov (článok 20 nariadenia (EÚ) 2018/1725) a právo na prenosnosť údajov (článok 22 nariadenia (EÚ) 2018/1725); a
• prípadne právo na vymazanie svojich osobných údajov (článok 19 nariadenia (EÚ) 2018/1725) a právo namietať proti spracúvaniu svojich údajov z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie (článok 23 nariadenia (EÚ) 2018/1725). Pokiaľ ešte nebola poskytnutá odpoveď na žiadosť o prístup verejnosti k dokumentom, z uplatnenia ktoréhokoľvek z týchto dvoch práv teda vyplýva, že daná žiadosť sa musí považovať za stiahnutú.

Pokiaľ je spracúvanie vašich osobných údajov založené na vašom súhlase (najmä pokiaľ ide o nepovinné osobné údaje), môžete svoj súhlas kedykoľvek odvolať oznámením prevádzkovateľovi údajov. Týmto odvolaním nebude ovplyvnená zákonnosť spracúvania vykonávaného pred stiahnutím vášho súhlasu.

Svoje práva môžete uplatniť kontaktovaním prevádzkovateľa údajov alebo – v prípade sporu – zodpovednej osoby. V prípade potreby môžete osloviť aj európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Ich kontaktné údaje sú uvedené nižšie v oddiele „Kontakty“.

Ak chcete uplatniť svoje práva v súvislosti s jednou alebo viacerými spracovateľskými operáciami, opíšte ich vo svojej žiadosti (uveďte najmä referenčné číslo, ak je k dispozícii).

Informácie o každej žiadosti o uplatnenie uvedených práv vám budú poskytnuté do jedného mesiaca od prijatia vašej žiadosti prevádzkovateľom. Uvedená lehota sa môže v prípade potreby predĺžiť o ďalšie dva mesiace, pričom sa zohľadní zložitosť žiadostí a ich počet.

Kontakt

prevádzkovateľ údajov:

Ak by ste chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725 alebo ak máte pripomienky, otázky alebo obavy, alebo ak by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa zhromažďovania a používania vašich osobných údajov, obráťte sa prosím na prevádzkovateľa údajov.

zodpovedná osoba Európskeho parlamentu:

Pokiaľ ide o otázky týkajúce sa spracovania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, môžete sa obrátiť na zodpovednú osobu:

Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS):

Ak sa domnievate, že v dôsledku spracovania vašich osobných údajov prevádzkovateľom boli porušené vaše práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov e-mailom na adrese edps@edps.europa.eu (prípadne mu predložiť sťažnosť).

Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Zodpovedná osoba Európskeho parlamentu uverejňuje register všetkých operácií spracovania osobných údajov Európskym parlamentom, ktoré boli zdokumentované a ktoré mu boli oznámené. Prístup k tomuto registru je na tomto odkaze:

http://www.europarl.europa.eu/data-protect/?language=en

Táto špecifická operácia spracovania bola zahrnutá do registra záznamov Parlamentu o ochrane údajov v zázname s ref. č. 116.