7 herausragende Onboarding-Softwares
Onboarding-Tools killen Zeitfresser effizient: Wir zeigen dir die besten Tools
- Was sind Onboarding-Softwares?
- Die Vorteile von Onboarding-Software
- Die Top 7 Onboarding-Softwares auf OMR Reviews
- 1. HR WORKS
- 2. elearnio
- 3. reteach
- 4. Personio
- 5. Factorial
- 6. HRlab
- 7. WorkMotion
- Weitere Anbieter von Onboarding-Tools
Das Leben als HR-Manager*in hält täglich viele Aufgaben bereit. Früher wurden sie mit Angestellten-Akten, Excel-Tabellen und simplen Lohnabrechnung-Softwares erledigt. Heutzutage helfen All-in-One-Tools im HR-Bereich aus, angefangen beim Recruiting bis hin zum effizienten Personal-Management. Ein Bereich ist in kleinen und großen Unternehmen gleichermaßen ein bedeutender Zeitfresser für die Verantwortlichen: das Onboarding von neuen Mitarbeitern*innen. Es ist wichtig sich intensiv dem*der neuen Kollegen*in nach der Vertragsunterschrift zu widmen, um ihn*sie bestmöglich einsetzen zu können. Doch das kostet Geld und Zeit. Onboarding-Softwares unterstützen hierbei alle Beteiligten effektiv, wodurch personeller Zeitaufwand und Budget gespart werden können. Im besten Fall verrät dir eine automatische Onboarding-Software auch etwas über die Fluktuation während der Probezeiten, um die Unternehmenskultur an den richtigen Stellen verbessern zu können.
Wir haben in diesem Beitrag die 7 besten Tools dieser Art zusammengesammelt und stellen sie dir mit allen Vorteilen, Besonderheiten und Kosten vor. Zunächst gehen wir kurz genauer darauf ein, was Onboarding-Softwares eigentlich machen und warum du eine nutzen solltest.
- Onboarding-Softwares automatisieren den Einstieg neuer Mitarbeiter*innen und sparen Zeit sowie Ressourcen im HR-Alltag.
- Sie fördern ein positives Arbeitgeberimage, steigern die Motivation und helfen, Fluktuation in der Probezeit zu senken.
- Tools wie HRworks, elearnio, Personio oder WorkMotion bieten Funktionen wie digitale Checklisten, Lernpfade und internationale Compliance.
- Neue Mitarbeitende profitieren durch strukturierte Einführung, frühzeitige Informationen und direkte Kommunikationswege.
- OMR Reviews listet die besten Onboarding-Tools mit Nutzerbewertungen für fundierte Entscheidungen im HR-Softwarevergleich.
Was sind Onboarding-Softwares?
Employee-Onboarding-Softwares sollen frisch gebackene Mitarbeiter*innen in ihre neue Arbeitsstelle einführen, die Unternehmenskultur näher bringen und sämtliche relevanten internen Prozesse zeigen. Zudem unterstützt ein Onboarding-Tool dabei, erste Kontakte zu Kollegen*innen aufzubauen, um zu erfahren, wer was in der Firma macht – oder mit wem man sich in der Mittagessen verabreden könnte. Das gesamte Onboarding dauert im Normalfall solange die vereinbarte Probezeit läuft. Eine gute Onboarding-Software unterstützt Human-Resource-Abteilungen und Mitarbeiter*innen im Idealfall weit darüber hinaus, auch wenn es anschließend um Teambuilding und Feedbackgespräche geht.
Die administrativen Tasks und Einarbeitungsschritte können mithilfe eines Onboarding-Tools weitestgehend automatisiert werden. Angefangen mit der Organisation aller Informationen und Arbeitsmittel, einem gelungenen Employer-Branding, bis hin zur Einführung in die Aufgaben des*der neuen Angestellten*in. In den meisten Fällen ist ein Onboarding-Planning-Tool Teil einer HR-All-in-One-Software, wie d.vinci Bewerbermanagement (Jetzt kostenlos testen). Als Modul sind diese entweder direkt im Tool integriert oder können nach Bedarf hinzugefügt werden. Selten handelt es sich um reine Onboarding-Softwares wie Appical.
Empfehlenswerte HR Tools & Softwarelösungen
Weitere empfehlenswerte HR-Software-Anbieter kannst du auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews finden. Dort haben wir über 500 HR-Softwares für kleine und mittlere Unternehmen, Start-Ups und Großkonzerne gelistet, die dich in allen Bereiche des Human Resource Managements unterstützen. Also schau vorbei und vergleiche die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzerbewertungen:
- HR Suites
- Recruiting, Bewerbermanagement & Personaleinsatzplanung
- Zeiterfassung
- Mitarbeiterbenefits
Die Vorteile von Onboarding-Software
Was die Vorteile von Onboarding-Tools sind? Ganz einfach: Sie vereinfachen das Leben von jedem*r HR-Mitarbeiter*in, indem nicht für jede*n neue*n Mitarbeiter*in der Onboarding-Prozess erneut geplant und manuell durchgeführt werden muss. Zusätzlich hat auch er*sie den Vorteil alle Infos zu erhalten, die er*sie benötigt, um effizient mit der Arbeit anzufangen – statt tagelang auf verlorenem Posten zu stehen. Konkret ausgedrückt, liefern Onboarding-Softwares dir folgende Vorteile ins Unternehmen:
Vorteile von Onboarding-Software für HR-Verantwortliche
- Automatisierte Prozesse (Vorstellung, Einführung am Arbeitsplatz, Termine koordinieren etc.)
- Employer Branding kann besser wirken, um Kündigungen in der Probezeit vorzubeugen und die Motivation zu steigern
- Interne Prozesse, Unternehmenskultur und Kolleg*innen können auf einen Blick aufgezeigt werden
- Große Zeitersparnis, da zahlreiche Gespräche und Einarbeitungs-Prozesse mit Präsenz entfallen
- Kostenersparnis für das Unternehmen
- Effizienterer Einsatz der HR-Abteilung (beispielsweise für Mitarbeiterbindung oder nachhaltiges Recruiting)
- Analyse der Fluktuation, um diese zu minimieren
Vorteile von Onboarding-Software für neue Mitarbeiter*innen
- Mitarbeiter*innen können sich noch vor ihrem ersten Tag über alles Wichtige informieren (Pre-Onboarding)
- Mitarbeiter*innen lernen die Attraktivität des Unternehmens kennen
- Mitarbeiter*innen erhalten einen Überblick über Positionen und Fähigkeiten der Kollegen*innen
- Mitarbeiter*innen können schneller ihren Aufgaben nachgehen
- Mitarbeiter*innen können vor dem ersten Arbeitstag bereits digital Schulungen wahrnehmen, um sich auf die kommenden Aufgaben vorzubereiten
- Reibungslose Kommunikation zwischen Mitarbeiter*innen und Personalabteilungen
- Schnelles Lösen von Problemen durch Feedback-Features
Natürlich ersetzen Onboarding-Softwares nicht den persönlichen Kontakt. Schließlich ist das menschliche Miteinander in einem Unternehmen noch immer der wichtigste Faktor. Dennoch können solche Tools über eine gute Unternehmenskultur entscheiden und helfen der Personalabteilung sowie der Geschäftsführung, sodass sich Mitarbeiter*innen wohlfühlen. Einfach nur durch die daraus resultierende schnelle Kommunikation, Informations-Lieferung oder geringe Kontakthürde.
Die Top 7 Onboarding-Softwares auf OMR Reviews
Das sind die 7 beliebtesten Onboarding-Softwares auf OMR Reviews basierend auf verifizierten Nutzer*innenbewertungen und -erfahrungen:
Fehlt ein Tool in unserem Ranking? Lass uns gerne wissen, welches Tool du vermisst! Wir als Redaktion freuen uns über deine Vorschläge und prüfen gerne, ob wir dein Lieblings-Tool in einem zukünftigen Update aufnehmen können.
1. HR WORKS
HRworks ist eine umfassende HR-Software für kleine und mittelständische Unternehmen, die dich bei der Digitalisierung und Vereinfachung deiner Personalprozesse unterstützt – darunter auch beim strukturierten Onboarding neuer Mitarbeiter*innen. Mit dem Onboarding-Modul kannst du neue Teammitglieder gezielt vorbereiten, indem du ihnen vor dem ersten Arbeitstag alle relevanten Informationen, Aufgaben und Dokumente zur Verfügung stellst. Im Vergleich zu anderen Onboarding-Tools punktet HRworks besonders durch die enge Verzahnung mit anderen HR-Prozessen wie Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und digitalen Personalakten – so erhältst du ein ganzheitliches HR-System aus einer Hand.
Weitere Funktionen von HRworks
- Digitale Erstellung und Verwaltung von Onboarding-Checklisten
- Automatisierte Aufgabenverteilung an neue Mitarbeiterinnen und Kolleginnen
- Integration von Dokumenten-Uploads und elektronischen Unterschriften
- Zentrale Verwaltung von Personalstammdaten
- Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung
- Mitarbeiter*innenportal mit Self-Service-Funktionen
- DSGVO-konforme Datenverarbeitung und Hosting in Deutschland
- Mobile App für Mitarbeitende und HR-Verantwortliche
HRworks Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von HRworks sowie der HRworks-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete HR-Tool mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.
2. elearnio
elearnio ist eine moderne Plattform für digitales Onboarding, Schulungen und Mitarbeiterentwicklung, die besonders auf interaktive Lerninhalte und automatisierte Abläufe setzt. Das Tool hilft dir dabei, neue Mitarbeiter*innen effizient und nachhaltig einzuarbeiten – mit individuell gestaltbaren Lernpfaden, Quizzes und Videotrainings. Im Gegensatz zu vielen klassischen HR-Lösungen liegt der Schwerpunkt bei elearnio klar auf dem Lern- und Entwicklungsaspekt: Du begleitest neue Kolleg*innen nicht nur beim Start, sondern unterstützt sie auch langfristig beim Kompetenzaufbau - ganz ohne starre Excel-Listen oder unübersichtliche E-Mail-Ketten.
Weitere Funktionen von elearnio
- Erstellung personalisierter Onboarding-Workflows
- Interaktive Lernmodule mit Videos, Quizfragen und PDF-Inhalten
- Automatisierte Erinnerungen und Fortschrittskontrolle
- Vorlagen für standardisierte Schulungsprozesse
- Feedbackfunktionen zur Qualitätsmessung der Inhalte
- Zertifikatsausstellung nach Abschluss von Lerneinheiten
- Integration mit bestehenden HR-Systemen und Tools
- DSGVO-konform und in Deutschland gehostet
elearnio Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von elearnio sowie der elearnio-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete HR-Tool mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.
3. reteach
reteach ist eine E-Learning- und Onboarding-Plattform, mit der du dein Team digital einarbeiten, schulen und weiterentwickeln kannst – ganz ohne technisches Vorwissen. Die Software richtet sich vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen, die ihre Lerninhalte schnell und unkompliziert digitalisieren möchten. Besonders im Onboarding spielt reteach seine Stärken aus: Du kannst strukturierte Lernpfade erstellen, Pflichtschulungen hinterlegen und jederzeit nachvollziehen, ob neue Mitarbeiter*innen alle relevanten Inhalte durchlaufen haben. Im Vergleich zu anderen Onboarding-Tools (Direkt zum Anbieter) überzeugt reteach durch einfache Bedienbarkeit, hohe Flexibilität und volle Kontrolle über die Inhalte.
Weitere Funktionen von reteach
- Erstellung individueller Schulungen mit Video-, Audio- und Textinhalten
- Automatisierte Zuweisung von Kursen beim Onboarding
- Interaktive Lernpfade und Quiz-Funktionen zur Wissensüberprüfung
- Zertifikate nach Abschluss von Trainings
- Fortschrittsverfolgung auf Team- und Einzelebene
- DSGVO-konformes Hosting auf deutschen Servern
- White-Label-Option für unternehmenseigenes Branding
- Mobile-optimierte Darstellung für flexibles Lernen
reteach Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von reteach sowie der reteach-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete HR-Tool mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.
4. Personio
Personio ist eine ganzheitliche HR-Software für kleine und mittelständische Unternehmen, die alle zentralen HR-Prozesse – von der Bewerberverwaltung bis zum Offboarding – in einer Plattform vereint. Im Bereich Onboarding unterstützt dich Personio dabei, neue Mitarbeiter*innen strukturiert, effizient und transparent ins Unternehmen zu integrieren. Du kannst standardisierte Onboarding-Vorlagen nutzen, Aufgaben automatisieren und jederzeit nachvollziehen, ob alle Schritte im Einarbeitungsprozess erledigt wurden. Im Vergleich zu spezialisierten Onboarding-Tools punktet Personio durch die nahtlose Verbindung zu weiteren HR-Funktionen wie Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Personalentwicklung – ideal, wenn du alle Prozesse an einem Ort bündeln willst.
Weitere Funktionen von Personio
- Automatisierte Onboarding-Workflows mit Aufgabenverteilung
- Übersichtliche To-do-Listen für neue Mitarbeiter*innen und HR
- Integration von Dokumenten, Unterschriften und Zugangsrechten
- Zentrale Verwaltung von Mitarbeiterdaten und Rollen
- Self-Service-Bereich für Mitarbeitende
- Digitale Personalakte und Vorbereitungsfunktionen für den ersten Arbeitstag
- Kalender- und E-Mail-Integrationen zur Terminverwaltung
- DSGVO-konform mit Hosting in Deutschland
Personio Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von Personio sowie der Personio-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete HR-Tool mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.
5. Factorial
Factorial ist eine cloudbasierte All-in-One-HR-Software, die besonders für kleine und mittlere Unternehmen entwickelt wurde, um Personalprozesse zu vereinfachen – darunter auch das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen. Mit Factorial kannst du strukturierte Onboarding-Prozesse aufsetzen, Aufgaben automatisieren und neuen Kolleg*innen alle wichtigen Informationen und Tools zur Verfügung stellen – vom ersten Kontakt bis zum produktiven Einstieg. Im Vergleich zu anderen Onboarding-Softwares überzeugt Factorial durch seine intuitive Benutzeroberfläche, den Fokus auf Automatisierung und die integrierten Module für Zeiterfassung, Abwesenheiten und Dokumentenmanagement.
Weitere Funktionen von Factorial
- Erstellung individueller Onboarding-Flows mit automatischen Aufgaben
- Digitale Signatur für Verträge und andere Dokumente
- Mitarbeiter*innenportal mit Self-Service-Funktionen
- Zentrale Verwaltung von Mitarbeiterakten und Rollen
- Abwesenheits- und Zeiterfassungsmanagement
- Performance-Reviews und Zielverfolgung
- Integrationen mit Drittanbieter-Tools wie Slack, Google Workspace & Co.
- DSGVO-konformes Hosting auf europäischen Servern
Factorial Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von Factorial sowie der Factorial-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete HR-Tool mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.
6. HRlab
HRlab ist eine cloudbasierte HR-Software, die dir hilft, alle personalbezogenen Prozesse – inklusive Onboarding - effizient zu verwalten und zu automatisieren. Besonders beim Einstieg neuer Mitarbeiter*innen bietet HRlab dir die Möglichkeit, standardisierte Onboarding-Prozesse mit klaren Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten zu erstellen. So stellst du sicher, dass keine Schritte vergessen werden und neue Kolleg*innen von Anfang an strukturiert begleitet werden. Im Vergleich zu anderen Tools liegt der Fokus bei HRlab auf Transparenz, Prozesssicherheit und individueller Anpassbarkeit – ideal für mittelständische Unternehmen mit vielfältigen Anforderungen.
Weitere Funktionen von HRlab
- Erstellung und Verwaltung individueller Onboarding-Checklisten
- Automatisierte Aufgabenverteilung an relevante Ansprechpersonen
- Zentrale Verwaltung von Personalakten und Vertragsdokumenten
- Abwesenheits- und Zeiterfassungsmodul inklusive digitalem Kalender
- Self-Service-Portal für Mitarbeiter*innen
- Rechte- und Rollensystem zur flexiblen Zugriffssteuerung
- Auswertungen und Reports zu HR-Kennzahlen
- Hosting in Deutschland und DSGVO-konforme Datenverarbeitung
HRlab Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von HRlab sowie der HRlab-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete HR-Tool mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.
7. WorkMotion
WorkMotion ist eine globale HR-Plattform, die es dir ermöglicht, Mitarbeiter*innen weltweit rechtskonform einzustellen und zu onboarden – ganz ohne eigene Niederlassung im jeweiligen Land. Besonders für remote-first oder international expandierende Unternehmen ist WorkMotion eine starke Lösung, um den Onboarding-Prozess für internationale Talente effizient zu gestalten. Das Tool kümmert sich um alle rechtlichen, steuerlichen und administrativen Anforderungen – vom Vertrag bis zur Gehaltsabrechnung. Im Vergleich zu klassischen Onboarding-Softwares liegt der Schwerpunkt hier auf globaler Compliance, Automatisierung und schneller Integration internationaler Mitarbeitender.
Weitere Funktionen von WorkMotion
- Globales Onboarding inkl. Vertragsmanagement & lokaler Compliance
- Automatisierte Erstellung von Arbeitsverträgen nach lokalem Recht
- Verwaltung von Gehaltszahlungen und Benefits weltweit
- Überblick über Onboarding-Status und rechtliche Fristen
- Employer-of-Record (EOR)-Services in über 160 Ländern
- Digitale Signaturen und Dokumentenmanagement
- Support durch HR- und Legal-Expert*innen
- DSGVO-konformes System mit Hosting in Europa
WorkMotion Alternativen
Auf OMR Reviews findest du eine Übersicht der Preispläne von WorkMotion sowie der WorkMotion-Alternativen. Dort kannst du dich mithilfe von verifizierten Nutzererfahrungen und -bewertungen für das am besten geeignete HR-Tool mit Arbeitszeiterfassung entscheiden.
Weitere Anbieter von Onboarding-Tools
Weitere Onboarding-Software-Anbieter könnt Ihr auf unserer Vergleichsplattform OMR Reviews finden. Dort haben wir zahlreiche Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen, Start-ups und Großkonzerne gelistet, die Euch in allen Bereiche des Human Resource Managements unterstützen – nicht nur beim Pre-, On- oder Offboarding. Also schaut vorbei und vergleicht die Softwares mithilfe der authentischen und verifizierten Nutzer:innenbewertungen:
Nils ist Gründer der Personal Branding Rebels und seit Jahren fester Bestandteil des LinkedIn-Games. Mit seinem Team hilft er Menschen und Unternehmen, auf LinkedIn und anderen Plattformen als Personal Brands sichtbar zu werden. Die Rebels unterstützen dabei, Corporate Influencer auszubilden, Personal Brands aufzubauen und bieten Workshops an. Immer mit einem rebellischen Ansatz: Out-of-the-Box-Denken und authentische Sichtbarkeit stehen im Fokus, fernab von starren Algorithmen und Blaupausen.